縣級工傷保險業(yè)務檔案歸檔探析
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一、材料歸檔范圍和保管期限的調整
1.待遇類材料。
一起工傷工亡事故，從發(fā)生到申報，工傷認定，醫(yī)療待遇核定，一次或多次住院、轉院治療，傷殘鑒定，傷殘工亡待遇核定，待遇領取全過程，往往跨越幾個年度，而且材料的種類繁多。在歸檔時，如果強調以材料形成年度，或材料的種類來歸檔勢必造成一起工傷工亡事故的整體材料被人為分割到了各個年度或各個種類的情況，不便于材料管理、歸檔和查找利用。筆者認為：參照人民法院、公安刑偵治安、審計等案件材料歸檔管理經驗，擬采取以每一起工傷材料作為“一件”的管理辦法，將每一起工傷認定事件全過程、全方面產生的各種材料分類，按固定順序進行排列，編制頁碼，打印件內材料清單（樣式見表一），制作封皮，按件裝訂。工傷保險待遇類材料的歸檔年度擬以《決定書》的發(fā)文年度為準，每一年中則以《決定書》的文號為件的排列順序，每個檔案盒中可存放多件，盒號每年獨立編制。下一年度在歸檔時，對以往年度《決定書》所產生的新增材料，原則上不再附加到原有的歸檔材料之中去，而是以《決定書》復印件為依據(jù)，新增材料附后，裝訂成件入盒，件號和盒號依《決定書》所在年度順延。工傷待遇類材料大部分的保管期限為50年，但工傷備案材料、工傷保險待遇核定材料、工傷預防費用核定材料這三種保管期限為10年，為保證同一事件材料的完整性，建議統(tǒng)一升級為保管期限50年。
2.財務統(tǒng)計類材料。
在《規(guī)定》中，征繳類有工傷保險費收款憑證、賬簿、報表；待遇類中有工傷保險付款憑證、會計賬簿、會計報表、統(tǒng)計報表；統(tǒng)計報表類中有統(tǒng)計報表、分析報告、月度/季度報表。對縣級工傷保險管理來講，分類方法相對復雜，保管期限眾多，給材料管理造成較大不便。由于縣級工傷管理部門人員較少，在現(xiàn)行的縣級財政結算方式下，工傷保險費的收支是合二為一的，歸檔時也不可能分開。建議將征繳類、待遇類中的財務資料劃歸到統(tǒng)計報表類中歸檔，類別設置為財務統(tǒng)計類。
1.原始資料的標準化。
一是頁面的標準化。需要歸檔的各項原始材料，要嚴格以A4頁面為標準，在各種材料的設計印刷過程中，應盡量避免不規(guī)范頁面的產生，便于裝訂、編寫頁碼、保管和查閱。二是避免復寫件存檔。一式幾聯(lián)的復寫材料應將第一頁設計成歸檔頁，而不應該將其他頁次作為歸檔頁，避免因時間較長，字跡模糊褪化，失去保存價值。在參保類材料中，頁面不規(guī)范的是參保人員身份證復印件和照片。一個縣工傷參保人員約在1-2萬人，如果均需要在歸檔時進行身份證復印件和照片的整理，工作量是非常大的。經辦機構可以統(tǒng)一設計參保人員身份證、照片粘貼表，要求參保單位在上交參保材料時，規(guī)范粘貼到位。在待遇類材料中，頁面不規(guī)范的原始材料主要為身份證復印件、住院診斷證明、住院發(fā)票、入院證、出院證、住院費用清單、工傷待遇結算單等材料。在待遇領取前，可以要求當事人將這些不規(guī)范材料分類粘貼到A4紙上。復寫件歸檔不規(guī)范的主要是工傷認定審批表、事故快報表、事故調查表、詢問筆錄等，因此類材料第一聯(lián)由市級經辦機構存檔，縣級經辦機構可將第二聯(lián)作為存檔聯(lián)，對于復寫效果不好的，在存檔時應進行復印，一同存檔。
2.檢索工具的實用化。
業(yè)務檔案的歸檔目錄，應以便于電腦檢索為首要目標。因此，歸檔目錄沒有必要按照文書檔案目錄的格式，而是將業(yè)務檔案的關鍵查找要素體現(xiàn)出來，便于電腦檢索和手工檢索，提高查閱速度。對于參保類檔案，關鍵要素是參保單位代碼、單位名稱。對于待遇類檔案，關鍵要素是工傷人姓名、工傷人所在單位、認定工傷決定書文號、認定工傷時間等。歸檔文件的電子版可以復制到各職能股室，方便電腦檢索。