水利工程建設項目檔案質量體系研究

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摘要：基于“水利工程建設項目檔案內在質量的研究”科研項目，本文介紹了研究的緣由、方法、過程、主要內容、技術指標和解決的關鍵問題，總結了研究成果和意義，并提出成果推廣應用的范圍與前景，以期為水利工程建設項目檔案管理工作提供借鑒，供工程技術人員和檔案管理人員參考。

關鍵詞：水利工程；項目檔案；質量；研究

為了提高工程技術人員和檔案管理人員對項目檔案必要性、重要性的認識和做好項目檔案的責任意識，推進廣東省水利工程建設項目檔案管理工作和促進工程質量安全，造就一批工程技術骨干和檔案管理綜合型人才，廣東省水利廳政務服務中心開展科研項目“水利工程建設項目檔案內在質量的研究”，已完成研究報告并于2019年9月通過了廣東省檔案局評審結題驗收，獲得了科學技術成果鑒定證書。

一、研究的緣由

隨著我國社會主義市場經濟的持續發展，工程建設項目特別是水利工程建設項目的數量、規模和投資逐年增加，水利工程建設項目得到有效管理，水利工程建設項目檔案在社會經濟發展中起著重要的作用[1]。廣東省各級政府、檔案行政管理部門和工程建設項目行政主管部門積極貫徹落實國家法律法規和部、省有關檔案工作規章標準，采取有效措施積極推進工程建設項目檔案工作，健全管理機制，落實工作責任，建立檔案工作管理網絡和檔案管理制度，工程建設項目檔案管理工作取得了良好的成效[1]。科研項目組成人員通過參加廣東省檔案局組織全省重大建設項目檔案檢查和廣東省水利廳組織重點水利建設項目檔案檢查工作后，發現工程建設項目檔案外在規范方面，檔案文件材料的收集、整理、分類、編號、立卷、審核、歸檔、保管、查借閱、統計、移交等工作均比較完善，系統性達到規定要求，但在工程建設項目檔案內在質量方面，其完整性和準確性還存在不少問題，特別是工程實施過程中，文件資料需改進完善，才能保證檔案的完整、準確、系統、規范和安全[1]。為此，有必要開展水利工程建設項目檔案內在質量的研究。

二、研究的方法和過程

立足廣東省水利工程建設項目檔案工作，選擇較為典型的省內外工程建設項目檔案進行調研，在具體場景中比較各單位所采用方法、技術、實施方式的優劣，在掌握大量現實資料的情況下總結規律，研究檔案內在質量保障。運用檔案學、管理學、計算機科學、水利工程學等多學科理論進行研究，克服單一學科研究的片面性系統進行歸納與總結，旨在為本行業工程建設項目檔案管理工作提出建議。廣東省水利廳政務服務中心職能之一是具體承擔廳水利檔案管理工作，負責廳機關綜合檔案管理工作，指導和督查廳直屬單位和全省水利系統的檔案管理工作，參與省重點建設項目的水利工程的檔案專項驗收工作，為本課題研究提供了基礎[2]。科研項目組成人員結合工程設計、監理、招標、安全監管、質量監督、審查、咨詢、檔案、驗收、決算、檢查、稽查、鑒定等方面工作實踐[1]，在長期以來監督指導檢查水利工程建設項目的工作積累，研究分析水利工程建設項目檔案管理工作法規和參考文獻，自2014年著手對檔案質量的研究，從工程技術和檔案管理專業分析項目檔案外在規范和內在質量[1]。科研項目組結合省級在建水利工程建設項目檔案的監督指導，同時到省內外水利工程建設項目開展檔案工作調研，先后到珠海市竹銀水源工程及城鄉水利防災減災工程、江新聯圍禮東圍龍泉滘水閘重建及新增電排站工程和廣西大藤峽水利樞紐工程開展檔案工作調研，并形成了調研報告。同時，注重研究成果的轉化和推廣應用，成果已通過刊物、水利工程建設項目檔案工作培訓班課程及在廣東省水利廳網站課件、廣東省水利水電專業工程技術人員繼續再教育必修課課程《水利工程建設項目檔案的質量保障》等形式進行推廣應用，供工程建設項目行政管理、監管部門、建設管理、設計、監理、施工、檢測、安全監管和質量監督等單位工程技術人員和檔案管理人員學習參考，并取得了良好成效[1]。

三、研究的主要內容和技術指標

（一）主要內容一是項目檔案必要性和重要性研究。通過剖析示范工程、獲獎工程以及工程質量安全事故案例等，分析項目檔案的質量與工程建設質量、運行管理安全、廉政風險防控等關系，以及檔案內在質量與工程質量安全事故之間的關系，提出項目檔案的必要性和重要性。二是項目檔案質量控制體系構建。厘清項目文件與項目檔案之間的關聯，提出工程建設項目檔案質量的標準、要求和內涵、外在規范及內在質量含義和要求。三是項目檔案質量含義分析。剖析廣東省工程建設項目，尤其是水利工程建設項目檔案內在質量存在的問題，研究檔案內在質量存在的問題與成因[1]，提出項目檔案質量管理建議。四是項目檔案質量研究應用推廣。提出檔案內在質量管理在工程建設項目行政管理、監管部門、建設管理中的作用，為設計、監理、施工、安全監管、質量監督和檢測等單位的工程技術人員和檔案管理人員提供參考[1]，探討工程建設項目檔案工作規劃和工程建設項目檔案管理工作報告編制[5]。五是項目檔案信息化管理。利用信息化、數據分析等技術手段對檔案質量管理提出雙同步（項目檔案形成與工程建設進度同步，紙質檔案資料與電子檔案資料同步）探索和檔案安全管理要求。

（二）技術指標一是通過剖析示范（獲獎）工程、質量安全事故案例以及水利工程建設項目檔案內在質量的不足，分析項目檔案的質量與工程建設質量、運行管理安全、廉政風險防控等之間的關系，研究檔案內在質量存在問題與成因，提出項目檔案必要性和重要性及項目檔案質量管理建議。二是研究工程建設項目檔案質量的標準、要求和內涵，外在規范及內在質量含義和要求、控制因素，提出工程建設項目檔案資料檢查審核工作的必要性及其方式方法、工作依據，構建項目檔案質量控制體系[3]。三是研究項目文件與項目檔案、項目文件質量與項目檔案質量、項目文件內在質量與項目檔案內在質量等關系，分析工程質量安全事故的原因，提出項目檔案內在質量管理的啟示[4]，將違規違法違紀事件扼殺在萌芽狀態或及時處理，保證工程質量安全、項目管理人員和參建人員安全[1]。四是通過電子檔案規范前端控制、建設過程檔案協同控制、電子檔案閉環控制，檔案內在質量信息化數據比對校核，有利于項目行政主管部門和檔案管理部門做到事前指導服務、事中監督檢查和過程監控[1]。五是探討工程建設項目檔案工作規劃和工程建設項目檔案管理工作報告編制，作為有效全面開展項目檔案工作的依據和指導性文件，不斷改進檔案管理工作方式方法和完善項目檔案成果[5]。

（三）解決的關鍵問題第一，通過剖析廣東省示范工程、獲獎工程以及工程質量安全事故案例等，分析工程建設項目檔案的質量與工程建設質量、運行管理安全、廉政風險防控的關系，分析工程建設項目成果與項目檔案關系、提出項目檔案必要性和重要性。第二，通過實例剖析目前廣東省工程建設項目，特別是水利工程建設項目檔案內在質量存在的不足，研究檔案內在質量存在的問題與成因分析[1]。結合國家檔案局、水利部和廣東省等關于工程建設項目檔案質量有關要求，提出工程建設項目檔案質量的標準、要求和內涵、外在規范及內在質量含義和要求[6]。項目檔案質量內涵包括外在規范和內在質量兩方面[7]。項目檔案外在規范，也稱外在質量，是指項目文件材料的收集、鑒定、整理、分類、編號、組卷、案卷與卷內文件排列、案卷編目、裝訂、卷皮與卷內表格制作等環節的工作質量；項目檔案內在質量，也稱內容質量，是指項目檔案卷內文件材料的形成過程的質量和具體內容的質量[1]。第三，通過檔案管理和工程管理兩個維度，分析文件與檔案的關系、項目文件與項目檔案關系、項目文件質量與項目檔案質量的關系、項目文件內在質量與項目檔案內在質量的關系。通過分析工程質量安全事故的原因，剖析檔案內在質量與工程質量安全事故的關系，提出項目檔案內在質量管理的啟示[4]。第四，通過項目檔案內在質量主要控制因素研究，提出檔案內在質量管理對工程建設項目行政管理、監管部門、建設管理、設計、監理、施工、安全監管、質量監督和檢測等單位工程技術人員和檔案管理人員的建議[1]。第五，結合電子檔案規范前端控制、建設過程檔案協同控制、電子檔案閉環控制的研究，利用信息化、數據分析等技術手段對檔案質量管理提出雙同步管理（即項目檔案形成與工程建設進度同步，紙質檔案資料與電子檔案資料同步）和檔案內在質量信息化數據比對校核的探索。

四、研究成果和意義

第一，本項目嘗試突破傳統研究視角和研究領域的束縛，以新時代新要求新觀念為基礎，在總結典型實例基礎上，對水利工程建設項目檔案從形成、整理、組卷、歸檔等方面提出了一套完整的質量控制體系，有利于提高廣東省水利系統工程建設項目檔案質量和管理水平。第二，通過解析檔案質量管理重點在于項目檔案內在質量的控制因素，匯集了水利工程建設項目在檔案管理方面存在的不足，并提出完善改進的經驗做法，對水利工程建設項目檔案管理工作提供了借鑒和參考，并及時將違規違法違紀事件扼殺在萌芽狀態或及時處理整改，提高工程質量安全、項目管理人員和參建人員安全[1]。第三，通過分析項目檔案內在質量與工程質量安全事故的關系，提出了檔案內在質量控制在面向行政管理、建設管理、設計、監理、施工等單位(部門)的應用，改變檔案質量管理的傳統理念，轉向落實各參建單位和工程技術人員按建設管理程序、工程技術規程規范編制形成并及時報送檔案資料的責任管理。第四，探索提出項目紙質檔案資料與電子檔案資料同步管理和控制的方法，提出了電子檔案規范前端控制、建設過程檔案協同控制、電子檔案閉環控制，檔案內在質量信息化數據比對校核，同步管理、同步歸檔、數據分析、自動糾錯的分析和研究，大大減少了工程后期檔案整理、補充完善工作的勞務成本，加快了檔案工作進度和保證工程質量安全。第五，項目對檔案質量進行剖析，提出檔案外在規范和內在質量的分類體系，拓寬了傳統檔案管理的研究視野，使得檔案管理不僅僅局限于末端匯總，而是滲透進工程項目建設全過程，成為項目建設中的體溫計和探測器，對工程質量安全保障起到一定的作用。第六，有利于推動水利工程建設項目檔案質量的提高。從現行的國家和行業標準入手，結合調研研究成果，在實際工作中逐漸補充完善和更新檔案質量標準和要求，探索出更具操作性的水利工程建設項目檔案管理相關要求。本項目完成后對水利行業以及其他行業提供項目檔案質量管理借鑒和參考，有利于建設單位和各參建單位更好地履行合同協議中工程檔案管理主體責任，建立健全各單位內部檔案管理制度，不斷加強檔案工作的組織管理，強化全員責任制和崗位責任制，從而推動水利工程建設項目檔案質量的提高[8]。第七，有利于提高工程技術和檔案管理人員的檔案工作技能。通過項目檔案質量標準、要求、內涵以及內在質量含義解析，有利于提高參建單位工程技術和檔案管理人員檔案專業技術水平和業務素質的重要性認識，有利于促進工程技術人員高度重視工程檔案工作，熟悉掌握檔案管理工作業務理論和知識技能，也促進檔案管理人員了解掌握工程基礎知識和熟悉掌握工程建設管理相關要求，為工程項目檔案管理工作發揮主動作為的作用，為做好檔案工作提供了堅強技術保障，為提升檔案管理水平奠定了良好的基礎[8]。第八，有助于檔案學研究視野的進一步開拓。水利工程建設項目檔案內在質量研究，屬于項目檔案的行業研究，但通過對其研究成果內在質量的含義和項目檔案質量標準及質量管理要求，將為公路、鐵路、航運、住建、市政等行業項目檔案質量研究拓寬視野，為項目檔案質量的管理和監督提供參考借鑒，有利于進一步推動工程建設項目檔案質量管理工作[7]。

五、推廣和應用

推廣應用范圍與前景：檔案內在質量保障體系，確保檔案工作與工程建設同步，確保建設工程檔案是工程施工的真實記錄和工程實體的真實反映，促進工程質量安全、促進工程規范管理、促進工程領域反腐倡廉工作取得良好成效[4]。有效控制水利工程建設項目檔案內在質量，有利于推進工程建設進度，有利于保證工程質量安全，有利于有效控制工程投資，有利于工程提前發揮效益，有利于建設廉政工程項目，有利于造就一批工程技術骨干和檔案管理綜合型人才[3]。珠海市竹銀水源工程項目檔案榮獲2016年廣東省重大建設項目檔案金冊獎，是建設單位和參建單位高效開展工程檔案管理工作的成果體現，也是工程建設項目實施全過程的檔案完整、準確、系統、規范和安全的典型代表，尤其注重檔案內在質量，其檔案管理工作經驗值得借鑒和學習[7]。先后有原廣東省三防總指揮部辦公室、廣東省西江流域管理局、廣東省樂昌峽水利樞紐管理處、茂名市水務局和廉江市水務局等十家建設單位率項目參建單位相關人員參觀學習交流。該建設單位承擔的珠海市城鄉水利防災減災工程23個項目建設任務以來，推廣普及竹銀水源工程在檔案管理方面的經驗做法，為項目工程檔案工作起到了良好的引領和示范作用，并取得了良好成效。通過《水利工程建設項目檔案內在質量的研究》課題的研究，全面了解和掌握了全省水利系統工程建設項目檔案管理情況，研究分析了水利工程建設項目檔案質量存在的主要問題以及產生的主要原因，并提出相應的解決方法和建議；系統闡述了水利工程建設項目檔案的含義、工程建設項目檔案質量標準、要求和內涵、項目檔案內在質量和外在規范的含義，以及項目檔案內在質量與工程質量安全事故之間的關系，提出了做好工程建設項目檔案管理工作重要性和必要性，對今后的水利工程建設項目檔案管理具有借鑒作用；進一步推進檔案信息化建設，利用數據分析、信息化等技術手段，對檔案質量管理提出雙同步（項目檔案形成與工程建設進度同步，紙質檔案資料與電子檔案資料同步）的探索和檔案安全管理要求。

參考文獻：

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[2]陳璐，潘運方，陳光琳．水利工程建設項目檔案監督管理的工作探討[J].廣東水利水電，2016(9)：62-65.

[3]潘運方．工程建設項目檔案資料檢查審核審查工作的探討[J].廣東水利水電，2019(4)：88-91.

[4]潘運方，黃堅．檔案內在質量角度與工程質量安全事故的關系及啟示[J].廣東水利水電，2019(7)：107-111.

[5]潘運方．編制重大建設項目檔案工作規劃的探討[J].廣州檔案，2018(4)：13-15.

[6]潘運方．工程建設項目檔案質量標準研究[J].城建檔案，2019(7)：4-97.

[7]潘運方．工程建設項目檔案質量的思考與實踐[J].城建檔案，2017(11):33-36.

[8]潘運方．珠海市竹銀水源工程檔案管理工作的啟示[J].廣東水利水電，2017(10)：62-65.

作者：黃堅 潘運方 單位：廣東省水利廳政務服務中心