科學(xué)化管理會(huì)計(jì)檔案與工作創(chuàng)新探討

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【摘要】隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速度的發(fā)展與調(diào)整為了滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求，教育體制改革也在不斷地進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)參與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高等學(xué)校作為自我發(fā)展及自我約束的事業(yè)法人實(shí)體，除依靠國(guó)家的財(cái)政撥款外，還必須充分利用自身的教學(xué)與科研優(yōu)勢(shì)等知識(shí)的聚集效應(yīng)，多方面多渠道的籌措社會(huì)資金。因此，高校與社會(huì)各個(gè)部門(mén)發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)款日益增多，做好票據(jù)檔案管理工作非常重要。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)；檔案管理；聚集效應(yīng)

什么是會(huì)計(jì)檔案，我認(rèn)為也就是人們常說(shuō)的在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)中所發(fā)生的各種合同、資料、往來(lái)款項(xiàng)、教學(xué)、科研以及學(xué)校各部門(mén)經(jīng)費(fèi)支出所發(fā)生的費(fèi)用支出過(guò)程的一個(gè)真實(shí)的歷史記錄。我們檔案管理工作就是把同一年度內(nèi)的所有會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的憑證做賬財(cái)務(wù)報(bào)表等等集中統(tǒng)一保管。因此加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是當(dāng)前高校財(cái)務(wù)工作中的一個(gè)重點(diǎn)工作。隨著高校體制改革建設(shè)的步伐不斷的加快檔案的管理越來(lái)越顯示出它存在的重要性。

一、高校會(huì)計(jì)檔案管理目前存在的問(wèn)題

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)實(shí)作用缺少客觀上的認(rèn)識(shí)

會(huì)計(jì)檔案就是對(duì)過(guò)去以前年度或者說(shuō)是對(duì)過(guò)去一定時(shí)期的會(huì)計(jì)信息、經(jīng)濟(jì)信息的一種記錄，對(duì)我們?cè)谝院蟮墓ぷ髦心軌颢@取一定有經(jīng)濟(jì)價(jià)值信息，也可以為我們的財(cái)務(wù)工作發(fā)展預(yù)測(cè)起到一個(gè)扶持的作用，也可以為在經(jīng)濟(jì)糾紛中維護(hù)自身利益起到舉足輕重的作用。很多的人認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只是一個(gè)報(bào)銷(xiāo)完單據(jù)，人們報(bào)銷(xiāo)完賬以后什么用處也沒(méi)有了，除了供給內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)和行政檢查以外沒(méi)有多大的用處了，無(wú)法能夠?yàn)閷W(xué)校或單位帶來(lái)收入，或者說(shuō)是經(jīng)濟(jì)效益，這是一種比較片面的理解和認(rèn)識(shí)，不符合現(xiàn)在檔案檔案管理者想想的要求。

（二）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度不夠

會(huì)計(jì)檔案就是記錄或者說(shuō)保存前一年度的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)所發(fā)生的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)考證的重要資料和依據(jù)。在我們以往的工作中人們往往對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作這個(gè)領(lǐng)域并為得到足夠重視，很多的財(cái)務(wù)處室都沒(méi)有設(shè)置一個(gè)專(zhuān)職會(huì)計(jì)檔案管理崗位。大多單位都是由辦公室工作人員兼任，這就造成了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)資料方面的很多東西在存放及查詢上造成了很多的不必要麻煩，使我們的管理工作上出現(xiàn)了一定的不必要混亂局面。有些單位對(duì)保管超期的財(cái)務(wù)資料、憑證都沒(méi)有按照【中華人民共和國(guó)檔案管理法】第十條規(guī)定對(duì)這些會(huì)計(jì)資料進(jìn)行及時(shí)有效的鑒定。這就造成了對(duì)超過(guò)保管年限的很多無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案大量積累，造成存放會(huì)計(jì)檔案的管理上的混亂，占有的庫(kù)房越來(lái)越多設(shè)施投入也越來(lái)越大造成了一些沒(méi)有必要的投入使得國(guó)家.及單位造成了大量的人、財(cái)、物的浪費(fèi)。

二、切實(shí)做好會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)化管理工作

（一）必須做好加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)

高校財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該結(jié)合本單位的特點(diǎn)和實(shí)際情況，但是必須按照【中華人民共和國(guó)檔案管理法】的條例制定一個(gè)比較適合工作的管理?xiàng)l例，對(duì)其單位會(huì)計(jì)檔案管理必須按照條例及規(guī)章制度所要求的一切來(lái)執(zhí)行這項(xiàng)管理工作。每個(gè)單位都應(yīng)該設(shè)立一個(gè)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理崗位，由專(zhuān)業(yè)工作人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作。工作人員必須定期向?qū)W校檔案室移交前一年度的所有合同、報(bào)表和會(huì)計(jì)憑證等。在會(huì)計(jì)資料交接前必須做到把一個(gè)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)材料按不同的性質(zhì)分開(kāi)做到認(rèn)真清理，保證歸檔質(zhì)量準(zhǔn)確性及全完整，便于財(cái)政機(jī)關(guān)及各部門(mén)的查找利用。如果有的學(xué)校使用了電子文件在使用過(guò)程中必須實(shí)嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施。我們還要做到對(duì)電子文件實(shí)行全面全方位的管理及監(jiān)控，絕對(duì)要保證歸檔的會(huì)計(jì)資料長(zhǎng)久的利用。另一點(diǎn)特別說(shuō)明的，對(duì)于長(zhǎng)期保管的會(huì)計(jì)資料的文檔及拷貝光盤(pán)應(yīng)該每半年或一年進(jìn)行檢查，防止出現(xiàn)人為的損壞或者保管不利損壞等問(wèn)題，造成電子會(huì)計(jì)資料及其他資料的丟失等。定期地對(duì)檔案室進(jìn)行通風(fēng)及清潔工作，嚴(yán)格規(guī)范檔案件室工作人員的出入管理制度。

（二）加強(qiáng)工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平

如果說(shuō)一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔管理工作比較關(guān)心，那么這個(gè)單位的工作人員的自身素質(zhì).工作能力.對(duì)業(yè)務(wù)的研究能力肯定要好。如果說(shuō)一個(gè)單位有一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)在監(jiān)督這項(xiàng)工作，那么必須建立健全落各級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)章制度。分工明確必須建立崗位的責(zé)任制。明確區(qū)分每一個(gè)人的工作范圍及職責(zé)。只有這樣才能夠使我們?cè)诠ぷ髦袇^(qū)分檔案收集者、歸檔整理者、歸檔保管者等工作得到落實(shí)到每一個(gè)人。高校要培養(yǎng)和選拔一批優(yōu)秀人員到這個(gè)工作崗位上，我認(rèn)為選拔的最基本的條件是必須是共產(chǎn)黨員而且具有高等學(xué)歷的，具有開(kāi)拓性的青年為好來(lái)提高單位及部門(mén)工作管理水平。財(cái)務(wù)處部門(mén)和檔案部門(mén)聯(lián)合起來(lái)組織學(xué)校各級(jí)部門(mén)，經(jīng)常組織一些相關(guān)的學(xué)習(xí)及對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行理論培訓(xùn)和一些業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使學(xué)校的每一位會(huì)計(jì)人員及檔案管理工作者認(rèn)識(shí)到他們的每一項(xiàng)工作的重要性，保證會(huì)計(jì)檔案在歸檔前后準(zhǔn)確性及各項(xiàng)工作的完整性和連續(xù)性。

（三）加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理設(shè)施的投入

要想有一個(gè)良好的辦公條件，必須有一個(gè)良好的辦公場(chǎng)所。在現(xiàn)代化的工作環(huán)境中工作，必須要保障辦公設(shè)施房屋及辦公環(huán)境等方面的改造投入。尤其是辦公房屋的要求是比較高的，因?yàn)槎荚谑褂矛F(xiàn)代化辦公設(shè)備.人們都在使用電子設(shè)備建立電子信息檔案。要求我們?cè)诠ぷ髦行柰度胭Y金對(duì)電子設(shè)備隨時(shí)更新確保設(shè)備的良好性，保證信息的歸檔、立卷、查詢、防范會(huì)計(jì)資料的丟失。因此，必須要求管理工作人員定期都要對(duì)文件.資料.會(huì)計(jì)信息等進(jìn)行電子文檔全面更新，對(duì)一般設(shè)備操作的工作人員的計(jì)算機(jī)要求不能與外部聯(lián)網(wǎng)一定要求他們?nèi)サ艄怛?qū)不能把與工作有關(guān)系的資料及信息放入網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這樣做就是防止外入病毒危險(xiǎn)及文件資料的丟失。

三、新時(shí)期學(xué)校會(huì)計(jì)檔案工作的管理創(chuàng)新

（一）觀念上的創(chuàng)新

要求我們檔案管理工作人員一定要有適應(yīng)信息時(shí)代的優(yōu)秀人才對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理要有改革創(chuàng)新精神，能夠理論聯(lián)系實(shí)際及關(guān)注社會(huì)發(fā)展信息的工作管理者，善于在工作中揚(yáng)長(zhǎng)、巧于在工作中避短在工作中發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，又要在工作中能以科學(xué)的創(chuàng)新精神和務(wù)實(shí)的態(tài)度服務(wù)于人，認(rèn)真地對(duì)待本職工作研究和解決本職工作中出現(xiàn)一些常見(jiàn)問(wèn)題，在工作中積極去研究和探索創(chuàng)新。我的想法從以下幾個(gè)方面研究及探索，第一個(gè)方面；要樹(shù)立一個(gè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作新觀念的效益理論。保管、利用、開(kāi)發(fā)與效益并存統(tǒng)一新的觀念。目前，我國(guó)大部分單位及部門(mén)在檔案管理工作上始終停留在老一套的工作管理方式上，建立檔案、管理檔案、你來(lái)查找我提供的水平上，學(xué)校管理者并沒(méi)有高度的去重視這些過(guò)去的會(huì)計(jì)信息對(duì)未來(lái)高校改革與高校未來(lái)發(fā)展起到多大的決策與多大參考作用，人們都沒(méi)有很好地去利用會(huì)計(jì)檔案價(jià)值與開(kāi)發(fā)，使這些會(huì)計(jì)原始資料能夠產(chǎn)生出更多的有利用經(jīng)濟(jì)效益。第二個(gè)方面；樹(shù)立會(huì)計(jì)檔案服務(wù)于社會(huì)的效率觀念。在我們的工作中會(huì)計(jì)資料的查詢程序我認(rèn)為應(yīng)該采取服務(wù)于人但嚴(yán)謹(jǐn)而簡(jiǎn)單，在工作中應(yīng)該做好認(rèn)真研究會(huì)計(jì)資料的存放信息需求者需要他們的資料內(nèi)容及存放在那個(gè)地方位置，他們查閱會(huì)計(jì)資料時(shí)都想快點(diǎn)找到.要求我們手續(xù)簡(jiǎn)單快捷。我們?cè)诠ぷ髦心芊癜褜彶椤徍恕徟瘸绦蛟僮龅暮?jiǎn)單一點(diǎn)，這樣就更加方便高效率地滿足了不同人員對(duì)不同信息的需要。第三個(gè)方面；強(qiáng)化檔案開(kāi)放為民服務(wù)意識(shí)。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)樹(shù)立全方位服務(wù)意識(shí)，確立檔案資源共同分享的管理理念和為需求者服務(wù)的理念，做好內(nèi)部資源管理，積極組織和更好地開(kāi)展管理開(kāi)放式管理工作職能，在做到認(rèn)真與嚴(yán)格重點(diǎn)保密的前提條件下，使其更好的成為高校研究快速發(fā)展與為以后發(fā)展的可靠依據(jù)。

（二）管理上的創(chuàng)新

隨著現(xiàn)在辦公電子信息不斷的快速發(fā)展變化，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)這些高科技都在我們工作開(kāi)展運(yùn)用了，高校的財(cái)務(wù)管理工作手段也從手工記賬更新發(fā)展到使用微機(jī)記賬這對(duì)我們來(lái)說(shuō)發(fā)生了絕對(duì)的變化。因此，工作人員應(yīng)做到對(duì)歸檔電子文件管理同時(shí)也要對(duì)同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)該在內(nèi)容及相關(guān)說(shuō)明描述上保持一致。首先，我們?cè)诠ぷ髦斜仨氁龅揭幸粋€(gè)現(xiàn)代化管理模式為主導(dǎo)，在工作中還要做到對(duì)檔案管理有一個(gè)更加準(zhǔn)確定位的管理模式。根據(jù)【中華人民共和國(guó)檔案法】第十一條規(guī)定會(huì)計(jì)檔案管理必須要做到以下幾個(gè)方面，收集資料過(guò)程、整理資料、.對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分類(lèi)、排序等過(guò)程最后到歸檔整理分門(mén)別類(lèi)的存入電腦，我們必須強(qiáng)調(diào)的是，按照有關(guān)國(guó)家規(guī)定的程序?qū)ζ鋾?huì)計(jì)資料多方面的對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、日期確定、目錄都要符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，做到條理清晰、分類(lèi)準(zhǔn)確、目的明確、保證完整、不能漏失。其次，我們要在管理手段上進(jìn)行大膽的創(chuàng)新，各高校都在采用先進(jìn)的辦公技術(shù)、先進(jìn)的設(shè)備來(lái)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的同時(shí)，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)好國(guó)家的法律法規(guī)及【中華人民共和國(guó)檔案管理?xiàng)l例】來(lái)保證本單位的會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。最后我還是要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是作為一個(gè)管理者我們要在體質(zhì)上有一個(gè)創(chuàng)新。檔案工作人員必須做到在工作中要真正建立好一套確實(shí)可行完整的規(guī)范的管理制度，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理，建全會(huì)計(jì)檔案管理人員規(guī)章制度真正做到崗位責(zé)任制，強(qiáng)化法律責(zé)任，一定要把高校會(huì)計(jì)檔案管理工作納入學(xué)校重點(diǎn)發(fā)展保護(hù)對(duì)象及整體規(guī)劃之中，必須要對(duì)檔案管理這個(gè)部門(mén)進(jìn)行宏觀管理。

（三）服務(wù)上的創(chuàng)新

檔案管理工作人員工作能力好壞及業(yè)務(wù)素質(zhì)的水平高低，他們?cè)诠ぷ髦械姆?wù)態(tài)度等因素會(huì)影響到我們這個(gè)部門(mén)在人們心中的定位對(duì)這個(gè)部門(mén)服務(wù)水平有一個(gè)準(zhǔn)確評(píng)價(jià)。一個(gè)既有管理能力又有高素質(zhì)的業(yè)務(wù)能力的管理人員，他們?cè)诠ぷ髦心軌蛴幸惶讓?duì)會(huì)計(jì)檔案工作發(fā)展的新設(shè)想.也有一種在工作中開(kāi)拓創(chuàng)新精神人才是我們搞好檔案管理工作的基礎(chǔ)和實(shí)現(xiàn)未來(lái)的根本保證。首先，我們必須要從最基礎(chǔ)的服務(wù)理念上去大膽創(chuàng)新。檔案管理職能部門(mén)必須做到大力宣傳服務(wù)意識(shí)、服務(wù)宗旨，讓每一位職工都知道我們工作素質(zhì)好壞將影響一個(gè)部門(mén)整體服務(wù)水平，大家應(yīng)該牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。其次，在工作中應(yīng)對(duì)我們的服務(wù)意識(shí)上要有一個(gè)大膽的創(chuàng)新，對(duì)于檔案管理工作目前肯定地說(shuō)還有些人不太了解這個(gè)工作性質(zhì)到底是干什么的，我們應(yīng)該通過(guò)各種渠道、多種途徑的方式進(jìn)行宣傳，使學(xué)校的每一位教職工都能夠基本知道這個(gè)部門(mén)了解到這個(gè)管理部門(mén)的工作的性質(zhì)及工作性能，尤其是在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)院系的負(fù)責(zé)人之間廣泛的宣傳，使他們正確認(rèn)識(shí)到檔案管理部門(mén)在學(xué)校發(fā)展中作用與利用會(huì)計(jì)檔案在學(xué)校未來(lái)發(fā)展的重要性，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)帶來(lái)更多的可利用價(jià)值。最后，我們應(yīng)該在服務(wù)內(nèi)容上一定要進(jìn)行大膽的改革創(chuàng)新。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身的服務(wù)條件為學(xué)校的未來(lái)的發(fā)展提供更多的信息，開(kāi)展多種服務(wù)積極利用現(xiàn)有的資源為學(xué)校現(xiàn)代化建設(shè)及學(xué)校的未來(lái)發(fā)展提供有經(jīng)濟(jì)價(jià)值的信息。學(xué)校檔案管理部門(mén)一定要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理智能化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化，為學(xué)校的發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)、快速的服務(wù)。從而不斷的發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案資源在高校產(chǎn)業(yè)化辦學(xué)中起到積極作用。以上所述，就是我對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)規(guī)范管理與創(chuàng)新的理解和認(rèn)識(shí)，只有科學(xué)規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理有利于促進(jìn)高校整體資金的合理使用和更好的.更加充分的把資金發(fā)揮利用。因此，加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，在工作中要大膽的創(chuàng)新，對(duì)我們高校的教育體制改革和高校建設(shè)發(fā)展有著極其重要的意義。

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作者：倪小勤 單位：內(nèi)蒙古師范大學(xué)財(cái)務(wù)處