基層單位檔案管理現代化路徑探析

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摘要：檔案是針對以往發生過的人或事的一種記錄，對各行各業有著參考和憑證作用。在基層單位中，檔案可對其起規范作用，促進其前進發展。我國基層單位檔案管理水平不高，為改變這一現狀，需提高檔案信息化進程，促進其檔案管理工作的現代化。隨著信息技術涉及范圍越來越廣，其技術也在逐步成熟。由此，基層單位可合理運用該技術，對檔案進行統一調整、管理，促進檔案管理專業現代化的實現。本文講述在基層單位中文件檔案管理中遇到的問題及解決方案。

關鍵詞：基層單位；檔案管理；現代化

1引言

隨著信息技術的逐漸成熟，其對我國各行業領域發揮著重要作用，促進著我國現代化的進一步發展。針對基層單位的檔案管理問題，需其合理改進人工管理方式，合理利用信息技術，實現檔案管理現代化。檔案管理現代化不但能節約人工消耗，還能節省人員查閱時間，有利于提升其工作效率。基層單位的檔案管理工作只有不斷的完善更新，與時俱進，才能提升其現代化水平。如何提高基層單位文檔案管理的現代化進程，是現階段較為關注的問題。

2基層單位文件檔案管理現狀

（1）檔案管理制度不完善。針對目前狀況來看，基層單位的檔案管理問題頗多，其中檔案管理制度制定不完善：①檔案管理工作沒有統一的審核標準，管理人員整理檔案較為隨便，致使檔案查詢不便，尋找檔案不全，不利于其他人員在有效時間內查詢。②檔案文綜上標題及檔案目錄不完整，較為嚴重的是，有的檔案目錄已破損甚至遺失；檔案查詢編號也沒有對其進行統一編寫，歸類上特別隨意。當辦公人員對其整理時，沒有健全的整理制度，無法對整理的檔案進行規范作用，使檔案管理工作無法有序進行。針對這些問題，可顯示出基層單位檔案管理工作制度存在很大缺陷，檔案管理制度不完善，致使管理人員停滯不前，缺乏創新精神，使其工作質量下降。

（2）檔案查詢系統不完善。對檔案進行整理歸納是為后續查詢工作提供便利條件，合理的查詢系統是檔案文件查詢的基礎。可是根據目前情況來看，一些基層單位的檔案查詢系統不完善，無法快速方便的查詢到自己所需要的完整檔案。其主要的查詢方式依然在依靠人工來查詢，查詢效率不但低，還浪費時間、浪費精力。

（3）工作人員缺乏專業化知識。有些基層單位不注重對檔案的管理工作，對其管理人員沒有進行專業的指導與培訓，促使其專業化知識較低。甚至有些檔案管理人員是從別的部門借調過來的，致使檔案整理混亂或丟失，不利于檔案的有效查閱。

（4）檔案管理人員與其他部門溝通少。檔案管理工作需及時搜集、整理、分析相關資料，因基層單位領導對檔案工作的不重視，促使其管理人員與其他部門溝通少，資料不能在有效時間內進行更新和完善，致使一些資料的缺失及不完整。

3檔案管理現代化的有效方法

隨著時代的變化，基層單位需利用合理手段，與時俱進，促進檔案管理工作的現代化。其現代化途徑主要是通過信息技術和專業化管理辦法，使基層單位的檔案管理更合理化，從而提高其管理的專業化水平。

（1）加強檔案管理制度。緊追時展腳步，基層單位需結合自身實際情況合理完善檔案管理制度，從而規范管理人員的工作行為，提高檔案的整理清晰度。隨著信息時代的發展，互聯網的廣泛應用為檔案管理信息化奠定了基礎。檔案管理信息化可提高檔案的利用率，增強檔案的安全性，以此基層單位需建立更加完善的管理制度，促進檔案管理工作現代化的有力開展。如：①完善檔案管理工作章程，使管理人員重新整理檔案案卷，促使其規范化。②結合檔案文綜內容，規范檔案目錄、分類序號等內容。③紙質版檔案向信息數字化轉變，提高檔案查詢效率。④完善信息技術系統，保證檔案信息化安全。⑤單位需定期對檔案管理人員進行培訓，加強其人員的專業水平。

（2）建立完善的檔案查詢系統。基層單位需及時合理運用信息化技術，節約人工消耗，提高查詢效率。基層單位需建立健全查詢系統，使其系統更加科學化和標準化。①利用現代信息化技術，建立數字化查詢目錄，并根據檔案查詢條件，完善檔案查詢系統。②查詢系統可完善關鍵詞檢索方法，查詢人員可以根據自身需要，在查詢系統內輸入相關關鍵詞，而后查詢系統可將對應的文獻顯現出來，這樣的方法可縮短查詢時間，提高檔案查詢效率。③信息化發展速度較快，管理者需及時優化和更新查詢系統，完善檔案編輯體系，保證檔案的有效查詢。

（3）增強管理人員專業知識；引進新人才。國家對檔案管理工作越來越重視，基層單位檔案管理復雜度較高，需提高管理者的相應專業性知識，促進其工作的有效開展。①提高檔案管理工作者的專業素養，讓其明白檔案現代化管理的重要性，使其對工作全身心的投入。基層單位也需加強對檔案管理人員的職業培訓，如信息技術的應用，促進其專業素養的提高。此外，也需制定相關的獎懲制度，激進管理人員的工作熱情，從而提升其專業化水平。②引進新的專業人才；為提高檔案管理工作的現代化，基層單位需引進相關專業的人才，使其發揮專業領域知識，提高基層單位檔案管理現代化進程。

（4）加強與其他部門的聯系。①檔案管理部門整理資料前，需搜集相關的文獻資料，因此需要加強檔案部門與其他部門的溝通聯系，促進檔案現代化管理工作的有序進展。②為提高檔案管理現代化進程，該管理部門需加強與電子信息部的聯系，使其為檔案部門提供完整的信息技術服務，促進其信息現代化工作的有效開展。

4結束語

總體來說，基層單位需積極改進檔案管理工作中的問題，合理運用現代信息化技術，促進其工作的現代化發展。檔案是對以前工作經驗的記實，可對基層單位起到參考作用，利于其后續的發展。針對檔案管理工作的現狀，本文提出了相對應的處理方案，基層單位需重視起該方案，確保其管理現代化工作的有效開展。

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作者：王霞 單位：通化縣環境衛生服務中心