學校檔案工作規范化管理的加強

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【摘要】學校檔案工作的開展對保證學校學生信息的絕密性有較大意義，在檔案工作的開展中，校方采取的管理態度將影響工作的開展質量，提高工作效率，減少工作冗余，避免浪費工時的出現。作為校方，應當重視學生在學校中留存的檔案，從檔案管理上入手，通過工作的規范化保證方案的安全環境。本文主要從加強學校檔案工作規范化管理入手，探討了學校檔案工作規范化管理的定義和意義，提出目前學校在開展檔案工作時存在的問題，并探究如何加強學校檔案工作規范化管理，為學校保證檔案信息的隱私性提出建設性的意見，以供專業人士參考。

【關鍵詞】學校檔案;檔案管理;規范化管理

檔案工作的開展直接影響到學校的日常管理質量，在學校全面發展中，檔案工作的開展能幫助學校更好地制定管理計劃，利于學校自身的定位，也利于學校制定發展目標。另外，檔案工作的開展也能讓學校有明確的發展意識，便于學校意識到學校發展中的小問題，再通過發展計劃的實施來促進學校的發展。作為校方，必須重視學校檔案工作的開展，定期開展檔案工作、定期對檔案工作的開展進行監督管理，提升檔案管理的質量，對校方管理工作的開展也有直接的促進作用。

一、學校檔案工作規范化管理定義

(一)檔案工作。檔案工作主要面對的對象，便是記載著信息的檔案，檔案工作本身有較強的隱私性，不僅需要管理人員在注重管理步驟時的管理重視度，也需要管理人員在管理時注重檔案信息的隱私性。檔案工作屬于基礎的管理工作，利用電腦對電子檔案進行管理，或直接對紙質檔案進行管理，屬于基礎的服務類工作。學校檔案工作面對著學生群體，主要負責對學生的檔案進行管理，完成學生信息的記錄和匯總工作，完成學校安排的管理任務，屬于學校實現基礎管理的重要工作內容。

(二)學校檔案工作規范化標準。1．檔案歸檔標準更加統一。學校檔案本身面向學生群體，檔案的繁多使得管理人員在管理時難以下手。傳統的管理方式下，管理人員在檔案的收集和檔案的歸檔上耗費不少時間，在實際管理時，學校管理人員也不能很快地實現檔案管理目標。新的檔案管理工作標準要求檔案的歸檔更加統一，統一的歸檔標準使得檔案本身有較強的順序性，管理人員在對檔案進行管理時更容易找到對應檔案，并且對檔案進行實時管理。歸檔標準的統一是規范化標準的內容之一，在這樣的標準要求下，學校管理人員的管理效率大大提升，其管理壓力也能減輕不少。2．檔案儲存量更大。傳統的學校檔案管理通過紙質材料管理的方式進行，由于紙質材料的保存需要學校提供對應的儲存空間，且同時需要考慮儲存空間的溫度和濕度條件，實際上，隨著學生數量的增多和檔案信息的擴大，并不利于檔案管理工作的開展。而目前學校的檔案管理工作通過電腦進行，越來越多的檔案資料被劃為電子資料，被儲存在電腦中。由于電腦儲存量的無限大，學校在進行檔案存儲時，可以滿足自身的存儲需求，不僅利于信息的永久保存，也方便學校隨時檢索，并對所需檔案進行管理。3．管理成本降低。由于規范管理下，大多數學校所用的檔案管理方式都依托于電腦，實際上大部分學校不必考慮紙質檔案的保存條件和儲存空間，為大部分學校的檔案管理工作減少時間成本的花費，電腦管理的成本主要花費在電腦設備的更新和電腦安全環境的監測上，總體而言，電腦對檔案進行管理的費用與紙質檔案材料的管理費用相比更低，是不少學校追求的理想檔案管理狀態，能最佳地滿足學校的檔案管理需求。

(三)加強學校檔案工作規范化管理的意義。根據上述可知，加強學校的檔案工作規范性，能夠使得學校的檔案管理工作效率提升，也能減輕管理人員的管理壓力，以及盡可能地節約校方的管理開支。作為學校管理方，對檔案工作的規范性制定要求，也是對檔案管理的重視。隨著我國隱私意識的不斷加強，作為校方應該明確檔案工作的規范性與學校隱私信息的保護有密切的聯系，目前雖然大多數學校在課堂教學中為學生提供多媒體，但卻未將多媒體介入到檔案管理工作中，導致檔案工作管理效率的停滯不前。為此幫助整個學校提升管理安全性，加強學校檔案工作規范化管理必須提上日程。

二、學校檔案工作存在的問題

(一)管理人才的匱乏。學校的檔案管理崗位工作人員管理能力受到其管理經驗的影響，加上閱歷共同作為其管理基礎，不同的管理人員受管理環境的影響，管理效果也不大相同。而目前學校的檔案管理人員基本上都是“半路出家”，他們本身所學專業也并非是檔案管理，在實際管理工作中，除不了解電子信息技術外，也沒有基礎的檔案管理理論，導致在整個學校的管理環境中，這些管理人員并不能夠為學校的檔案管理出謀劃策，對學校檔案管理規范化工作的開展，反而有制約的消極影響。

(二)檔案管理工作不規范。由于不少學校在檔案工作開展時并未有規范化的要求，導致管理人員在檔案管理工作中，未有規范化意識，直接影響到檔案管理工作的細致性。部分管理人員在管理時并未參考整個學校的檔案儲備情況，安排過多的人或安排過少的人進行檔案管理，導致管理工作的分工不勻，影響管理效果。另外，大多數檔案管理工作人員對信息系統的操作極不規范，在管理時信息系統常發生安全問題，解決時也耗費不少時間，額外增加了校內電腦維修人員的負擔，也大大減慢了管理工作的效率。

(三)管理意識淡薄。傳統的檔案管理人員長期與紙質檔案接觸，在管理工作的安排上，并未強調與信息化系統有關的內容，而目前的檔案管理要求以電子檔案管理為主要內容，要求管理人員在管理時不僅需要完成自己的規定工作，也需要滿足時展的要求，不斷強化自己的信息技術和信息化管理技術。但傳統的檔案管理人員并沒有及時更新自己的管理意識，對信息化系統的學習興致也較低，在對檔案進行管理時，還是沿用傳統的管理思想，導致信息化電子檔案在管理時難以保證安全性，為學校的檔案工作開展增加更多安全隱患。

三、加強學校檔案工作規范化管理的策略

(一)培養并引進優質的管理人員。管理人員控制著整個學校檔案工作，對檔案工作的開展秩序以及檔案工作的開展狀態都有較強的監控作用，作為校方，需要引進優質的管理人員，并且結合學校目前的檔案管理現狀，對管理人員進行培訓，以便管理人員能夠更好地結合目前學校的檔案工作開展情況，制定對應的規范管理策略。此外，管理人員的培養內容還包括:個人管理技能的培養，學校必須對管理人員進行深入的管理技能培訓，多從本校的實際方案管理工作入手，組織管理人員多操作檔案管理工作，組織管理人員多進行檔案管理實踐，通過實踐更了解檔案工作，加深管理意識。另外，學校也應該定期對管理人員進行理論培訓，讓管理人員在管理工作進行時也不忘加深自己的理論知識，通過理論知識與實踐的結合，讓管理人員加深自己的管理意識，不僅能夠使其在工作崗位中更重視自己管理步驟的實施，也能使其在工作中不斷提升對自己的要求，從學校的發展角度來看，培養并引進優質的管理人員能直接提升學校的管理質量，盡可能減少因管理而產生的麻煩問題。

(二)健全檔案信息化系統。目前大部分學校在進行檔案管理時，都采取信息化管理模式，有少部分學校在管理時還始終保持紙質檔案的管理工序，信息化系統在檔案管理工作中的應用大大提升了管理人員的管理效率，檔案工作的規范化管理對信息化系統也有較高的要求。需要學生為檔案管理提供信息化的管理環境，才能便于學校推進規范化管理工作。而健全檔案信息化系統主要需要通過以下兩個方面進行:一是學校自身的信息化系統必須健全，對應的電子檔案材料也必須存儲在系統中，這樣才能保證學校各部門都能通過信息化系統參與到管理工作中，以提升整個學校的管理效率;另外學校也應該定期對管理人員進行技能培訓，組織管理人員掌握信息化系統的管理技術，幫助管理人員樹立管理意識，對檔案管理工作的開展保持較積極的參與態度;二是信息化系統的安全性也需要得到管理人員的重視，學校在管理時，需要不斷強化管理人員的安全意識，讓管理人員在對檔案信息進行管理時，隨時備份，并且隨時對信息系統的安全環境進行監測，通過這樣的方式來增強管理人員對信息系統的熟練操作度，為健全檔案信息化系統做好準備工作。

(三)制定學校檔案工作規范化管理制度。制度的制定能夠有效地增強管理人員的管理意識，對學校安排的規范管理工作也能保持最佳的工作態度。同時，規范化管理制度也是給管理人員下命令的主要體現，通過管理制度中的條例，管理人員才能明確自己的工作范圍以及最終需要達成的工作目標。制定管理制度，一方面是幫助管理人員樹立管理目標，另一方面也能有參照標準，幫助學校更好地規劃自己未來的發展。在實際管理制度的制定時，學校應該首要關注管理工作中，各部門的任務分布，將制度中的分級管理任務詳細地羅列，也有助于維持管理工作的開展秩序，有效地提升工作效率;在管理制度中，每項管理工作的開展要對應單獨的管理人才，學校只有將每項管理任務安排在單個人身上，才有利于后期管理工作的追責處理，也能增強管理人員的管理意識，學校在制定制度時，督促檔案規范化管理工作的開展，讓管理人員自發性地對個人工作和同事工作質量進行核查，也能在一定程度上起到增強管理質量的效果。

四、結語

總而言之，在檔案工作的開展中，校方采取的管理態度將影響工作的開展質量，作為校方，應該有意識地為檔案工作制定管理計劃，積極地開展規范管理工作。作為管理人員，也應該積極地響應校方的管理安排，為工作的規范性做出最大努力，也為增強學校本身的管理能力作出貢獻。

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作者：吳冬梅 單位：湖北黃岡人