政府檔案管理信息化建設路徑

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摘要：在信息技術不斷發展的當下，我國各行各業都開始進行信息化建設，并且在提升工作效率、降低工作強度等方面取得了較好的效果。而在鄉鎮政府的檔案管理信息化建設工作中，由于存在管理方式落后、硬件設施建設水平有限等問題，導致現階段我國鄉鎮檔案管理工作的信息化水平還比較有限。針對這些問題，本文進行了深入的研究，并制定了一些有針對性的解決措施，希望能夠幫助鄉鎮政府提升自身的檔案管理信息化水平。

關鍵詞：鄉鎮政府；檔案管理；信息化建設

一、引言

對我國鄉鎮一級政府來說，進行檔案管理信息化建設是適應信息技術高速發展的必要手段。通過進行檔案管理信息化建設，不僅能夠增加檔案管理工作的準確性，而且能夠有效提升工作效率，降低工作強度，因而具有重要的現實意義。但是必須看到，現階段我國鄉鎮一級政府的檔案管理信息化建設水平還比較有限，因而需要對檔案管理信息化建設中存在的問題進行研究，并制定科學的解決措施。

二、檔案信息化管理的作用

（一）滿足鄉鎮政府管理工作的需求

在經濟和科學技術高速發展的當下，檔案的管理工作變得更加復雜，而且工作量變得越來越大。這種情況不僅導致檔案管理工作變得愈發復雜，而且導致檔案管理工作對工作人員的素質要求越來越高。而進行信息化建設，就能夠將傳統的檔案管理工作納入計算機信息系統之中，進而有效提升檔案給管理工作的效率和質量。在這一基礎上，基于信息技術的檔案管理工作就能夠更加有效的滿足信息化條件下對檔案管理工作的各方面需求。

（二）有利于工作效率的提升

在進行檔案管理工作的過程中，采用信息技術能夠在提升工作效率方面發揮至關重要的作用。具體來說，在信息化檔案管理模式下，所有檔案都以電子文件的形式存儲在計算機中。如果需要查詢和調取檔案，只需要在計算機中進行操作即可，而不需要逐一翻閱紙質檔案。因此，檔案管理人員的工作效率就能夠得到有效的提升。同時，由于所有檔案資料都存儲在計算機中，因而在查詢和使用過程中發生錯誤的概率被進一步降低，有利于工作效率和質量的進一步提升。

（三）降低工作強度

在傳統的檔案管理模式下，管理人員需要通過人工形式對紙質檔案進行管理和查詢。在很多時候，查找一份檔案需要在眾多相關檔案中進行搜索和尋找，工作量非常大。同時，紙質檔案還存在占用空間大、容易損壞和丟失等問題。然而在信息化管理模式下，由于所有檔案都是存儲在計算機中的，因而管理人員只需要在計算機中輸入需要的檔案名稱進行搜索即可。同時，電子形式的檔案也不需要進行養護、搬運等工作。可以說，信息化模式下的檔案管理工作量得到了大幅度降低。

三、現階段鄉鎮政府檔案管理信息化建設中的問題

（一）管理方式落后

在現階段，我國鄉鎮一級政府在進行檔案管理工作的過程中，存在的最主要問題之一就是管理方式落后導致信息化檔案管理無法發揮應有的作用。在當下，很多鄉鎮一級政府進行檔案管理工作的過程中還辦照管理紙質檔案的方式對電子檔案進行管理。在這樣的情況下，一旦需要進行檔案檢索，需要履行的手續就變得非常復雜，進而導致工作效率無法得到有效提升。同時，管理模式的落后，也反映出鄉鎮一級的政府部門對檔案管理工作缺乏足夠的重視。

（二）設備條件不佳

在當下，雖然信息化已經成為檔案管理模式的主要發展趨勢，但我國很多鄉鎮一級政府中由于缺乏必要的硬件設施，導致檔案管理信息化建設的水平比較有限。具體來說，在現階段，很多鄉鎮一級政府中用于檔案管理的計算機只能提供打印和查詢服務，而不能通過檔案管理信息系統對檔案進行管理。同時，檔案管理信息化設備的不足也導致政府部門中存放有大量的紙質檔案，不僅加大了存儲和管理的難度，而且存在一定的安全隱患。

（三）缺乏高素質的檔案管理人員

在當下，我國很多鄉鎮一級政府在檔案管理人才隊伍建設水平方面還存在較大的提升空間，這也是導致檔案管理信息化健身水平不佳的重要原因之一。具體來說，首先，在很多基層政府部門，并沒有專門的檔案管理人員，所有的檔案管理工作都是由其他崗位的工作人員兼職進行的，能夠狀況導致檔案管理工作的專業性缺乏足夠的保障。其次，在現階段，我國一些鄉鎮的檔案管理人員掌握信息技術的程度還比較有限，無法高效的利用信息技術進行檔案管理工作，導致檔案管理信息化建設的程度一直無法得到有效提升。

（四）管理制度有待完善

在當下，缺乏完善的檔案管理制度也是導致檔案管理信息化建設水平無法得到有效提升的重要原因之一。具體來說，首先，在當下，由于對檔案管理工作的重視程度有限，很多基層的政府部門并未建立系統的檔案管理制度，導致檔案管理工作無法得到有效的監督和管控。其次，在當下，很多基層鄉鎮政府的檔案管理制度是以傳統管理模式為基礎設置的。在檔案管理信息化水平不斷提升的當下，這樣的管理制度已經無法發揮應有的作用，必須進行改革與創新。

四、解決鄉鎮政府檔案管理信息化建設問題的對策

（一）對管理方式進行升級

在對檔案管理工作進行信息化建設的過程中，鄉鎮一級政府需要對自身的管理方式進行升級，從而適應信息化給檔案管理工作帶來的變化。在具體措施上，首先，政府部門應該對現有的檔案管理工作程序進行進一步簡化，以適應信息化建設對檔案管理工作的新要求。其次，在進行檔案管理工作的過程中，工作人員應該擺脫傳統檔案管理模式的影響，對檔案管理信息化建設的方法進行深入的研究和創新，從而保障檔案管理信息化建設的效果。

（二）加強硬件設施建設

針對硬件設施建設水平不高的問題，我國鄉鎮一級的政府部門應該進一步加強檔案管理信息化硬件設施建設工作。在具體措施方面，首先，政府部門應該在利索能力的情況下投入更多資金，用于購買電腦等設備，加強硬件設施建設水平。其次，在進行檔案管理信息化建設的過程中，政府部門應該根據所有檔案管理工作的特點，組織開發新的檔案管理信息系統。在這一過程中，鄉鎮政府的檔案管理人員應該發揮自身工作經驗豐富的長處，為信息系統的開發做出應有的貢獻。

（三）加強對檔案管理人員的培訓工作

為進一步加強檔案管理信息化建設，鄉鎮一級政府首先需要做的就是在崗位設置方面安排專門的檔案管理人員。而招聘這些檔案管理人員時，需要優先錄用那些擁有專業學習背景和工作經驗的人才。其次，針對現階段檔案管理人員信息技術應用能力有限的問題，政府需要組織檔案管理人員進行更加專業的信息技術應用培訓，提升其信息技術應用水平，從而保障檔案管理信息化建設的順利進行。

（四）進一步健全檔案信息化管理制度

為保障檔案管理信息化建設水平的進一步提升，鄉鎮一級政府需要進一步加強自身的檔案管理制度建設。在具體措施上，首先，鄉鎮一級政府部門應該針對檔案管理工作建立專門的監督與管理制度，從而將所有檔案管理工作納入有效的監督和管控中。其次，在進行制度建設的過程中，政府部門還需要深入研究信息化背景下檔案管理工作的特點，并對檔案管理制度進行科學的調整。只有做到這一點，才能保障檔案管理信息化水平的進一步提升。

五、結論

綜上所述，在進行檔案管理信息化建設的過程中，我國很多鄉鎮一級政府還存在一些需要解決的問題。針對這些問題，本文制定了對管理方式進行升級、加強硬件設施建設、加強對檔案管理人員的培訓工作以及進一步健全檔案信息化管理制度等有針對性的解決措施。通過這些措施，希望能夠進一步提升我國鄉鎮一級政府的檔案管理信息化建設水平，提升檔案管理工作的效率和質量。只有如此，檔案管理工作才能在政府部門的行政管理工作中發揮出更加重要的作用。

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作者：高海英 單位：內蒙古興安盟扎賚特旗音德爾鎮人民政府