信息共享平臺在油田工程項目的應用

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摘要：建立信息共享平臺，使項目在實施過程中所有環(huán)節(jié)、信息實現(xiàn)可視化運行管理，有利于各相關部門及時全面掌握項目在管理過程中的運行狀態(tài)，提高項目管理效率。

關鍵詞：項目；信息；流程；共享；可視化

一、前言

工程項目從立項、實施到驗收結算業(yè)務范圍廣、管理難度大，信息溝通不暢，環(huán)節(jié)銜接易出漏洞，影響項目整體運行效率。信息共享平臺的建立不僅可實現(xiàn)項目運行中項目信息的共享，還可實時展示項目運行狀態(tài)，保證項目運行的透明度，對項目異常情況可及時反饋，實現(xiàn)項目合規(guī)管理，同時還能進一步提高項目投資完成率及項目結算及時率。平臺以項目管理流程為主線，涵蓋了項目從投資立項、實施、控制到驗收結算、項目結束等動態(tài)信息，實現(xiàn)了各系統(tǒng)的資源共享，為決策層和管理層實時掌握項目運行狀態(tài)、發(fā)現(xiàn)問題、制訂措施和方案提供可靠依據，最大限度提高項目管理效率。

二、主要做法

油田地面工程項目投資管理是一個鉆井試油、工農協(xié)調、地面建設、項目結算等環(huán)節(jié)緊密相連、環(huán)環(huán)相扣的項目管理鏈條。項目管理部門多交叉、業(yè)務廣，因此，建立一個信息共享平臺，使項目管理在平臺上可視化運行，有利于項目管理各部門實時掌握項目運行狀態(tài)。

（一）搭建項目信息共享平臺

1.梳理項目管理流程。（1）理清項目部門。項目運行管理涵蓋了計劃下達（施工前）-施工運行（施工中）-驗收結算（施工后）三個階段。由于在項目各階段運行過程中，涉及相關管理部門多，交叉業(yè)務多，平臺運行需各相關部門共同維護。（2）梳理部門流程、明確部門節(jié)點時間。通過與項目相關部門相互溝通，了解每個部門內部運轉流程，確定各環(huán)節(jié)流程交叉節(jié)點，明確平臺各自職責。設計部門在出概算、設計圖前要明確設計內容，了解設備型號，并清楚現(xiàn)場環(huán)境，就需與工程技術、油建管理、工農協(xié)調、設備物資4個部門進行配合，任一部門項目管理進度滯后，都會影響施工圖出圖時間，為此可以根據《項目實施考核細則》，確定流程各節(jié)點時間。（3）無縫銜接部門流程，優(yōu)化項目流程節(jié)點。計劃投資部門與項目相關管理部門溝通后，梳理出各部門平臺流程。此次項目流程梳理以計劃立項為基礎，再結合地質、油藏、試油、工程、地面等項目環(huán)節(jié)流程特點，梳理出廠項目流程。項目管理流程按施工前、施工中、施工后進行。施工前流程分出圖、不出圖。出圖流程考慮是否選型、協(xié)調工農土地，是否有公司投資、有主體合同、有甲供料。施工前不出圖流程考慮按有無主體合同分成兩部分；不是主體合同的流程按照參數節(jié)點，分為設計和選型，若是選型考慮是否物資采購。施工前運行的五個平臺流程在開工節(jié)點匯集后，在此按有無“三單”分成兩部分運行；施工后流程分成是否出圖報審和結算兩部分。2.梳理節(jié)點內容，明確部門職責。節(jié)點內容既要保證各部門在錄入、使用中更方便、快捷，還要清晰反映本部門項目運行進度，并且分清各部門交叉時間節(jié)點界限，以明晰各自職責權限，為下一步考核提供依據。從上面流程可以看出，設計部門負責節(jié)點是現(xiàn)場勘察、設計方案審查、施工圖、概算共4個節(jié)點。但現(xiàn)場勘察由油建管理組織，設計室沒有主導權，因此將現(xiàn)場勘察節(jié)點改為設計節(jié)點。3.建立共享平臺。（1）建立組織機構。建立平臺首先要建立組織機構，按照項目管理運行狀態(tài)，確定項目管理組織機構。組織機構確定后，計劃部門與項目管理各相關部門溝通，確定各部門負責平臺聯(lián)系人，并跟平臺各部門聯(lián)系人確定平臺相關事宜。平臺組織機構和平臺維護人員確定后，各部門根據項目運行狀態(tài)，及時更新本部門所維護的內容。（2）確定平臺需求。根據項目流程要求并結合各部門需求：平臺有導入項目的功能；按照流程節(jié)點錄入信息的功能，不按照按流程節(jié)點錄入信息的功能；以甘特圖顯示項目進度的功能；人員流動重新調整的功能。根據上述功能需求，把平臺分成五個功能模塊進行管理。門戶模塊要能直觀顯示出項目運行進度，經過與項目相關部門多方探討，決定以甘特圖形式來顯示項目進度。由甘特圖可以反映項目計劃下達、項目委托、選型、設計、工農、設計方案審查、施工圖、概算、標底編制、標底報審、招標委托、甲供料、物資采購各狀態(tài)均已完成；合同審批正在進行；圖紙會審、工程質量監(jiān)督注冊、開工、施工、驗收、結算尚未進行，從而使項目運行各環(huán)節(jié)顯示清楚，一目了然，便于決策層全面掌握項目運行進度，有針對性督促項目相關部門，并使問題得到及時解決，能最大限度提高項目管理運行效率。項目模塊。所有計劃項目需要導入平臺，再將石油模塊進行計劃項目導入和上傳。項目在批量提交過程中，會產生項目下發(fā)成功和不成功兩種情況。項目下發(fā)成功后，會直接在項目管理各相關部門待辦流程上顯示，下發(fā)不成功各相關部門就無法錄入。項目模塊可避免計劃項目多傳、誤傳，保證了項目上傳的正確率。流程模塊可統(tǒng)計各部門已辦完項目和待辦項目，并對每個項目的流程圖和運行狀態(tài)進行清晰顯示，并對計劃投資部門下達子項目在項目委托節(jié)點有合并子項目功能。知識模塊。正常流程施工的項目，在流程模塊就可錄入。異常施工項目，各部門在知識模塊進行錄入。異常施工項目就是未按照項目正常流程運行的項目，比如無計劃進行項目施工，事后合同、事后圖紙、三單簽證滯后等不按照正常流程運轉的項目，都在知識模塊進行錄入。異常模塊可及時錄入異常節(jié)點內容、異常項目頻率等。對于領導工作決策提供理論依據，也便于項目的合規(guī)管理。人事模塊。項目管理組織機構和項目管理人員增加和刪除在人事模塊顯示。人事模塊組織機構按照職責權限的不同分三級：一級是決策層可查看門戶界面；二級是管理層可查看門戶和本科室維護節(jié)點內容；三級是執(zhí)行層可查看門戶和本科室維護節(jié)點內容。

（二）利用平臺提高項目管理效率

平臺上線運行后，計劃部門重新在平臺石油模塊導入計劃項目信息，并以電話形式告知各部門維護相關節(jié)點信息和上傳附件。1.平臺宣貫。計劃部門首先以電話、郵件形式告知各相關部門平臺錄入相關功能，并對大家提出的問題及時解決。待大家對平臺相關內容基本熟練掌握后，計劃部門以PPT形式把平臺功能、界面信息、如何錄入、流程梳理等內容對各相關部門進行宣貫，并隨時解答大家提出的相關問題。2.平臺運行。平臺正式運行后，計劃部門以電話、郵件形式通知各相關部門登陸平臺網址、賬號、密碼以及平臺相關功能，并導入計劃項目。項目導入成功后，及時通知各部門聯(lián)系人登錄自己部門賬號，查看本部門待辦事宜。計劃部門相關節(jié)點人員登錄待辦項目后，上傳相關節(jié)點內容，填寫完畢后選提交功能，該項目就在已辦事宜中顯示。在平臺運行過程中，計劃部門內部以PPT、郵件形式梳理項目流程。在選型節(jié)點會出現(xiàn)由于設計方案參數選擇不對無法選型情況，在選型節(jié)點和設計方案節(jié)點間增加退回流程。出圖流程里是否有主體合同節(jié)點原定在招標委托節(jié)點流程觸發(fā)，在試運行過程中發(fā)現(xiàn)流程按此運行有問題，調整在招標編制節(jié)點觸發(fā)，進行項目流程更改。平臺可支持多種格式文件的附件上傳、下載（單次50M），可大大提高信息資源共享。3.完善平臺考核機制。為了保證平臺項目正常運行，平臺信息及時更新，完善了《工程項目管理辦法》《項目實施考核細則》。《項目實施考核細則》規(guī)定了項目運行的考核細則與扣罰標準。

三、實施效果

信息共享平臺從試運行到正式上線，實現(xiàn)了項目的信息共享，梳理了項目管理程序，保證了項目合規(guī)管理，加快了項目結算進度，達到了管理提升的目的。1.實現(xiàn)了項目運行中的信息共享。信息共享平臺的建立，使領導和項目管理各相關部門均可通過電腦、手機、郵件等形式查看、掌握項目運行狀態(tài)，實現(xiàn)了信息共享，為領導下步決策提供依據，并及時提醒各相關部門加快項目實施、更新本部門項目運行進度錄入。2.理順項目管理程序。項目管理各部門在平臺上錄入每一個項目節(jié)點內容的過程，就是平臺后臺系統(tǒng)對項目流程梳理的過程。正常按照平臺流程運行的項目，平臺門戶模塊以甘特圖進行界面顯示。對于未按照平臺流程運行的項目，各項目管理相關部門在知識模塊中以EXCEL表形式顯示項目實施進度。平臺對于運行異常的項目節(jié)點內容、頻率等進行統(tǒng)計，給領導下一步決策提供依據。3.加強項目合規(guī)管理。平臺流程分48個節(jié)點，從計劃下發(fā)開始至流程歸檔為止。上一節(jié)點內容錄入完成，才能開始下一節(jié)點流程。管理層和決策層就會依據平臺流程狀態(tài)，及時督促相關部門進行工作，從而避免了項目的無序運行，提升了項目管理水平，保證了投資項目的合規(guī)管理。4.確保項目投資完成率。平臺按照每季度計劃及時更新，對完工項目結算金額及時錄入統(tǒng)計，對投資完成情況一目了然。以前投資完成率只能通過人工統(tǒng)計比較煩瑣并容易出現(xiàn)偏差，現(xiàn)在通過平臺可隨時統(tǒng)計，能極大提高項目投資使用效率，確保項目投資完成。

參考文獻：

[1]哈羅德•科茲納.項目管理：計劃、進度和控制的系統(tǒng)方法[M].第11版.楊愛華，王麗珍，洪宇，等（譯）.北京：電子工業(yè)出版社，2014.

作者：劉華 單位：華北油田公司第三采油廠