電子文檔風險管理論文

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1電子文檔的風險種類劃分

根據電子文檔的生命周期劃分，可以將電子文檔的風險劃分為產生階段的風險、使用階段的風險和保管階段的風險。電子文檔在產生階段的風險，主要體現在電子文檔形成階段，內容不全面不客觀，不真實不準確等。在對電子文檔進行保存或者修改時，可能因某些操作方法不當，造成電子文檔格式不準確，從而引發風險。在電子文檔的使用階段，因電子文檔自身的特性，所以導致可以進行隨意修改，卻難以留下修改的痕跡，或者在電子文檔使用過程中，存在保護不當，被人為復制傳播，造成泄密。在電子文檔的保管階段，保管人員責任性不強，或因某些技術漏洞等，會給這一階段的電子文檔帶來安全隱患。

2電子文檔風險管理方面存在的問題

2.1電子文檔缺乏科學管理方法

電子文檔如何有效地進行風險管理，長期以來，并沒有統一的科學管理方法，仍然采用紙質文檔的管理方法，這種落后的文檔管理方法，很難有效地運用在電子文檔的管理過程中。對電子文檔的管理缺乏系統的科學論證，缺乏科學的管理手段，都容易給電子文檔帶來風險。另外在電子文檔的管理過程中，對于其安全管理工作存在很嚴重的偏差。在電子文檔的管理人員看來，為了確保電子文檔的絕對安全，可以采用任何極端措施，但其實電子文檔的安全是相對的，風險是絕對的，這種次序顛倒的認知，使得實踐中的方法很難有效地運用到電子文檔的管理過程中。另外部分電子文檔的管理人員缺乏安全管理意識，對電子文檔的保管依賴于網絡密碼和計算機密碼等初級技術等，都可能給電子文檔的保管帶來安全隱患。

2.2電子文檔的管理環節不連貫

電子文檔的重要性不僅僅在于它的隱私內容、更重要得是，電子文檔其實是企業的一種隱形資產。在對電子文檔的管理工作中，應該將各個環節連貫起來，形成對電子文檔的一種系統管理。但現實中，對電子文檔的管理工作存在很大的漏洞。電子文檔的風險評估、風險應對、風險監控等是一個系統化的管理過程中，缺乏任何一個環節，都可能造成電子文檔的風險。但人們往往忽略電子文檔的風險評估環節，憑借著經驗或者“他山之石”進行粗略地風險評估，一旦確定自身風險后，在風險應對方面也存在著很大的漏洞，風險應對不徹底不科學，在風險監控環節中，往往僅僅停留在電子文檔產生和使用階段，對其傳輸階段的監控意識和監控能力不到位。

3對電子文檔風險管理的思考

風險管理的電子文檔安全管理體系是一個系統化、程序化和文件化的管理體系。具體應該處理好以下幾個方面。

3.1提升電子文檔的風險管理意識

物質決定意識，意識反作用于物質，這是亙古不變的哲理，運用到電子文檔的風險管理中，要求管理人員要樹立電子文檔的風險管理意識，認識到電子文檔其實是存在風險的，沒有絕對安全的電子文檔管理方法，任何方法都是存在漏洞可言的，應該只有樹立電子文檔的風險管理意識，才能做好風險預估、風險分析等，也才能規避電子文檔可能存在的風險。

3.2構建電子文檔的風險管理體系

在電子文檔的風險管理中，要構建環環相扣的管理體系，從風險的識別入手，依次做好風險分析、風險控制、風險報告。風險識別是風險管理體系的首要環節，在風險識別中，要求管理人員對電子文檔可能存在的或者已經存在的風險進行有效識別，將風險按照性質、產生原因、產生階段等不同進行有效分類，分類的目的是辨明風險的種類，便于管理人員進行原因查找，并推進應對辦法。風險分析其實就是預測風險的影響范圍及大小，在識別完畢風險后，要對風險帶來的危害性進行有效分析，以估計其發生頻率、影響范圍、影響大小等。風險控制是在管理人員識別風險，并做風險作出一定的分析后，為了防止風險對電子文檔的破壞，需要及時采取一定的措施來保證電子文檔的安全。風險報告是風險管理體系的最后一個環節，管理人員需要對風險識別、分析及控制進行總結，總結不足之處，將其形成經驗，以便充實整個電子文檔的風險管理環節。

4結束語

電子文檔的風險管理體系并不完善，需要根據電子信息技術的發展不斷充實，在實踐中也應該不斷構建科學的風險管理體系，以應該更加復雜的電子文檔風險。

作者：吳曉燕 單位：中共徐州市委黨校辦公室