檔案數字化業務外包工作問題探究

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摘要：檔案數字化業務外包，是檔案管理部門適應檔案管理信息化建設要求的重要路徑。文章針對檔案數字化業務外包中存在的問題，從宏觀層面、中觀層面、微觀層面提出完善對策建議，為檔案管理部門推進檔案數字化外包服務工作提供參考借鑒。

關鍵詞：檔案管理；信息化；數字化

業務外包檔案數字化業務外包，主要是指檔案管理部門為了順應檔案信息化建設形勢要求，由專業檔案服務公司承擔檔案數字化業務，利用自身的數字掃描存儲、多媒體、計算機等技術，對傳統檔案資源進行掃描、加工與處理的一種檔案業務處理模式[1]。20世紀90年代，我國正式開始檔案數字化業務外包工作，并已經積累了較為成熟的業務合作模式。但在檔案數字化業務外包工作實踐中，也存在諸多安全隱患，必須要對其高度重視，采取嚴格的管控措施，推動檔案數字化業務外包工作持續健康發展。

一、檔案數字化的現實價值與意義

2018年2月，習近平總書記在主持中央網絡安全和信息化小組會議中提出：“沒有網絡安全就沒有國家安全，沒有信息化就沒有現代化?！碑斍?，我國檔案管理已經向數字化方向轉變，許多檔案管理部門都通過檔案數字化業務外包的方式實現檔案數字化。因此，檔案數字化的現實價值主要體現在以下幾個方面[2]。

1.數字化是檔案信息化的重要內容。通過檔案數字化，把傳統紙質檔案、音頻檔案、照片檔案、影像檔案進行數字化處理，可以大大提高檔案部門的業務管理水平，為推進檔案資源數據庫建設奠定基礎。國家檔案管理部門已經明確，在新時期檔案管理工作中，要建設人民滿意的檔案資源開發利用體系，而檔案數字化是對館藏存量傳統檔案升級提升的重要內容，是推進檔案信息化建設的重要組成部分。

2.數字化更加有利于檔案實體保護。對傳統檔案進行數字化處理形成電子檔案以后，在對檔案資源進行利用過程中，就可以實現對傳統檔案原件的替代，減少傳統檔案使用次數，將可以對傳統檔案原件實體進行保護，有效降低檔案在使用過程中由于不確定性因素導致的檔案實體損毀、丟失等問題。而且對傳統檔案進行數字化處理，形成數字化檔案副本，其本身也是對傳統檔案的備份，可以通過現代技術手段，對相關檔案資源進行還原保護。

3.數字化可以提供更加準確的檔案。在對傳統檔案進行數字化處理的過程中，需要對原有的檔案資料進行相應的技術處理，特別是對模糊褪色字跡復原、污損殘缺修復，都可以通過現代專業技術工具進行提亮、去污和裁剪處理，為檔案用戶提供更加真實、清晰的檔案信息。

4.數字化可以提高檔案的利用效率。對檔案資源進行數字化處理以后，檔案資源用戶可以通過互聯網進行遠程查閱、瀏覽和使用，同時在使用過程中，在檔案信息資源系統中進行關鍵詞檢索查閱，大大提高了檔案資源使用效率，有效節省了檔案資源用戶時間與精力，而且也可以對同一個檔案資料進行共享共用，有效提高了檔案數字資源的使用價值。

5.數字化可以提高檔案的隱私保護。由于檔案信息獨有的內向性特點，決定了在檔案信息查詢利用過程中，必須要對檔案信息資源中的大量保密信息進行安全處理，而在傳統檔案管理中始終是一項較為繁雜的工作，特別是要保護檔案實體要求之下，此項工作難度更大。但是，對檔案數字化處理以后，則可以對數字化檔案副本通過相應技術手段處理，更加容易實現。

二、檔案數字化業務外包工作中的問題

雖然檔案數字化業務外包在國內已經基本形成較為成熟的業務模式，但在實踐中仍然存在以下幾個方面的問題。

1.行業宏觀管理的問題。第一，檔案數字化外包服務機構缺乏專業的制度規范執行體系。相比較傳統檔案管理行業而言，檔案數字化外包服務出現的時間較短、起步較晚，雖然發展速度較快，但由于國家檔案管理部門未能制定專業的業務操作規范流程，未能對檔案數字化外包服務機構準入標準進行限定，沒有對檔案數字化外包服務人員素質能力、外包服務實施軟硬件指標進行要求，在業務外包服務過程中也沒有制定統一標準，導致檔案數字化業務外包工作中的質量難以衡量[3]。第二，檔案數字化業務外包服務機構缺乏統一行業管理。當前，檔案數字化業務外包服務行業尚未建立專門管理機構或者行業自律組織，各個地方成立的檔案數字化服務公司基本處于各自為戰狀態，無法對外包服務行業資源進行整合，缺乏行業操作管理標準。

2.檔案管理部門的問題。第一，檔案管理部門現有人員素質能力難以適應檔案數字化的要求。檔案管理部門在實施檔案數字化業務外包以后，由于對外包服務公司的過度依賴，忽視了內部檔案管理人員素質與技能的要求，特別是缺乏對數字化方面人才的引進和培養。而且，由于檔案管理人員缺乏數字化業務操作和管理的意識與實踐，對檔案數字化業務外包工作重視程度不夠，疏于此項業務學習和培養，影響到檔案管理工作的長期發展。因此，檔案管理部門未能加強內部檔案管理人員素質與能力的同步培訓與提升，不利于檔案數字化業務外包工作的長遠推進。第二，缺乏對檔案數字化業務外包服務范圍的明確限定。雖然檔案數字化是檔案管理的必然趨勢，但是在資源投入有限的情況下，必須要對檔案數字化范圍和檔案數字化業務外包的范圍有明確限定，并劃定先后次序，同時還要整體考慮檔案資料的密級以及是否需要公開。但在實際工作中，國內對于檔案數字化業務外包的范圍并沒有給予詳細具體的標準限制，在外包服務范圍劃分方面存在一定隨意性。第三，檔案數字化業務外包中存在著諸多安全風險。首先，存在檔案實體的安全風險。檔案在進行數字化過程中，需要把檔案移庫處理，如果缺乏嚴格的檔案交接手續或核對手續，容易使檔案在移庫交接過程中出現順序混亂、交接不清的狀況，導致檔案丟失的問題。而且檔案在進行數字化掃描的時候，可能需要對檔案進行拆分、裝訂、重新排序等，如果檔案數字化業務外包人員為了追求速度，缺乏專業培訓，可能在操作過程中對檔案實體造成損壞。其次，檔案數字資源安全風險。檔案在數字化處理過程中，涉及對檔案資料的鑒定、整理、數據分析、圖像處理、資料校對和數據入庫等多個環節，任何一個環節出現問題，都可能會導致檔案數據的泄露風險。第四，檔案數字化業務外包質量缺乏評估標準。檔案數字化處理是一項專業性很強的業務工作，但是缺乏對質量進行驗收的環節，檔案管理部門只能在驗收階段對其開展質量檢查，但是在工作量巨大、技術不專業、人員不充足的情況下，無法對數字化以后的檔案信息逐一驗收，可能會對檔案數字化業務質量產生較大影響。

3.檔案數字化業務外包服務公司存在的問題。第一，檔案數字化業務外包服務公司水平參差不齊。檔案數字化業務外包服務在國內雖然很早已經出現，眾多外包服務公司都開展了此項業務，但是與國外起步較早的公司相比，在技術實力、管理能力等方面還存在較大差距，缺乏完善的檔案數字化業務服務體系，特別是在建設檔案數據庫、開發檔案管理軟件、建設檔案服務網站等方面受現有技術實力限制，導致其業務服務領域較窄、業務銜接度較低。如果檔案數字化業務外包服務公司缺乏檔案數據庫建設與維護的能力，可能導致檔案數字化過程中的系統不匹配問題，在接入檔案數據資源的時候就會出現一些問題和漏洞。而且，有的檔案數字化業務外包服務公司缺乏嚴格的工作管理制度和保密管理要求，導致在檔案數字化服務過程中出現混亂、結果不甚理想的問題。第二，檔案數字化業務外包服務公司人員素質欠缺。一些承擔檔案數字化業務外包的公司自身實力較弱，員工專業技能與素質不高，加上人員流動性比較大，為了節約人工成本，就通過招聘一些業務素質能力較差的人員臨時承擔業務工作，未能對其進行上崗培訓或者崗位培訓，很難確保檔案數字化外包服務工作的質量和進度。

三、檔案數字化外包服務問題改進對策建議

針對檔案數字化業務外包工作中存在的問題，主要可以從宏觀層面、中觀層面和微觀層面[4]，分別予以改進提升。

1.檔案數字化外包服務宏觀改進建議。第一，要對檔案數字化外包服務配套法律法規制度進行完善，對檔案數字化業務外包領域進行規范。在制定相關管理政策中，既要對準入制度和監管制度進行完善，也要對檔案數字化外包服務質量進行規范。檔案數字化外包服務準入標準中，要對檔案數字化外包服務人員素質能力、軟硬件設施、質量標準內容進行具體詳細規定，同時也要對檔案數字化外包后續服務內容加以約束。第二，建立檔案數字化外包服務行業組織，對行業資源進行整合，并建立行業自律制度，對檔案數字化外包服務行業管理標準進行統籌，形成完善的檔案數字化外包服務體系。

2.檔案數字化外包服務中觀改進建議。第一，要在檔案管理部門內部推進信息化建設。檔案管理部門要重視檔案信息化建設，明確檔案信息化是檔案管理發展必然趨勢，要成立專門的部門，專項推動檔案管理信息化建設工作，積極學習掌握檔案數字化技術，對檔案信息化建立全程監管工作制度，加強對檔案數字化外包服務公司、服務人員和服務過程的監控管理。第二，要加強對檔案數字化外包服務公司的資質選擇，通過公開招投標的方式，對外發布檔案數字化業務外包項目信息，明確檔案數字化工作內容和要求，同時也要做好外包服務公司資質的選擇，包括公司資質、人員配備、技術實力、服務口碑、項目經驗、業務能力等，選取綜合實力雄厚并具有專業背景的公司開展檔案數字化外包服務。第三，與外包服務公司簽訂嚴格的業務服務合同，嚴格項目驗收評估。檔案管理部門要與外包服務公司之間簽訂嚴格的外包服務業務合同，明確檔案數字化外包服務內容、時間限定、質量要求、責任界定、知識產權歸屬、驗收標準、違約責任、保密規定、售后服務等相關內容，并按照合同規定推進項目，對不符合服務項目規定的時間或內容等及時糾偏。同時也要建立項目驗收評估體系，對圖像處理、數據校對、檔案著錄、檔案復原、光盤刻錄等嚴格要求，并將項目在前一階段驗收評估中出現的問題及時反饋給業務服務外包公司，在其及時整改后才能推進下一步數字化服務工作。

3.檔案數字化外包服務微觀改進建議。第一，加強檔案服務人員培訓。檔案管理部門要求并指導檔案數字化外包服務公司的人員培訓，組織開展《檔案法》《紙質檔案數字化技術規范》《檔案著錄規則》等相關業務知識與能力的培訓，對檔案數字化操作人員開展崗前培訓，在操作過程中嚴格遵守相關規范要求，確保檔案數字化各個環節和各個流程順利實施。第二，加強檔案資料安全保密。檔案管理部門要建立檔案數字化外包服務中的信息安全保密制度，與外包服務公司簽訂保密協議，在檔案數字化外包服務完成以后，確保所有的檔案信息存儲設備和處理設備都作安全技術處理，檔案數字化外包服務公司和人員不得私自保留任何檔案信息資料，使檔案數字資源安全得到有效保障。

參考文獻

[1]黃麗華，宋華.檔案數字化外包安全管理研究[J].中國檔案，2015（6）：60-63．

[2]范明.檔案數字化外包中檔案實體的安全管理及應用[J].蘭臺世界，2015（9）：38．

[3]馬雁云.檔案數字化外包安全隱患與對策[J].蘭臺經緯，2016（7）：85-86.

[4]葛俊.檔案數字化業務外包存在的問題與對策[J].檔案建設，2015（4）：79-83.

作者:王丹 單位:營口市中心醫院檔案室