淺析優化物業檔案管理問題

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摘要：物業檔案管理是物業服務工作中十分重要的一部分，其管理質量的好壞直接體現出物業企業的服務規范和質量，因此應當重視對物業檔案管理工作的優化。本文首先對當前物業檔案管理工作中存在的問題展開探討，然后在此基礎上提出優化物業檔案管理的策略。

關鍵詞：物業檔案管理；問題；策略

1引言

在當前的社會中，人們對各方面的服務質量提出更高的要求，在物業服務之中也同樣如此。而物業檔案管理與物業服務質量有著直接性的影響，優化物業檔案管理工作對提升物業服務質量有著非常大的幫助，下面對優化物業檔案管理問題的相關策略展開具體研究。

2物業檔案管理存在的問題分析

在當前的物業檔案管理工作中存在著較多的問題，這些存在的問題嚴重影響到當前物業服務的質量，對物業企業的發展帶來較大的不良影響。其主要體現在以下幾個方面：

2.1管理層對物業檔案管理不夠重視

在當前物業企業中高層領導者中對于物業檔案管理的意識較為薄弱，沒有充分認識到物業檔案管理與物業服務質量之間的關系，從而在對物業企業中遠期規劃建設之中，在物業檔案管理的投入上較少，在人才的引進上沒有引起重視，在相關信息設備的采購上沒有進行合理的規劃。這就造成物業檔案管理工作效率十分低下，影響到最終物業企業的整體服務質量，實質上造成這一點的根本原因在于領導者沒有看到物業檔案管理工作帶來的長期效益，進而影響到其在這上面的重視度。

2.2管理制度上存在較多漏洞

在當前的物業檔案管理制度中存在著較多不完善的地方，其中主要體現在以下三個方面：第一，在基礎管理工作上缺乏統一有效的管理標準。在進行物業檔案管理的過程中沒有對如何進行分類、信息保管時間的長短等做出統一，在操作上表現出較大的隨意性，影響到物業檔案管理的質量。第二，在檔案信息的管理上過于分散。對于許多的物業企業來講，在檔案管理工作中都是將信息管理分散到各個部門之中，并沒有對檔案信息進行集中統一，不僅容易造成檔案信息的遺失，而且對檔案信息的利用效率也較為低下。第三，物業檔案管理缺乏前期檔案介入。

2.3物業企業檔案管理人員綜合素質較低

當前，物業檔案管理存在缺乏專業人才的問題，該管理工作屬于一種基層的管理工作，很難吸引一些具有高素質的人才，這就造成在當前物業企業檔案管理中許多管理人員在專業性上較弱，在理論知識上較為缺乏。甚至一些物業企業采用兼職的方式來進行物業檔案管理，沒有專門的物業檔案管理人員，由其他的一些工作人員代為進行管理，在這種情況之下嚴重影響到物業檔案管理的水平和質量。

3優化物業檔案管理問題的策略研究

針對當前物業企業檔案管理中表現出來的一系列問題，物業企業應當重點針對這些問題展開優化，采取有效的物業檔案管理策略，從而有效提升物業企業服務的整體質量，促進物業企業健康發展。

3.1提升管理層物業檔案管理意識

物業企業領導人員對物業檔案管理的重視程度直接影響到物業檔案管理的效果，因此在對物業檔案管理問題進行優化時，首先需要提升物業企業管理層物業檔案管理的意識，讓他們充分意識到加強物業檔案管理對提升物業服務質量的重要性。為此需要加強對物業企業管理人員檔案服務工作的宣傳教育，通過宣傳教育來改進和提升他們的管理意識。

3.2不斷完善物業檔案管理制度

物業檔案管理工作的開展必須具有完善的檔案管理制度，才能夠更好地對管理工作進行約束和規范，從而提升物業檔案管理的質量，其主要可以從以下幾方面加以完善：第一，建立統一完善的標準，對物業檔案信息的分類、保存時間做出明確的規定，對于重要檔案信息需要做好保密工作等，實現對物業檔案的規范化管理。第二，根據物業企業的實際情況，選取科學合理的物業檔案管理方式。明確物業檔案管理的崗位職責，實施全方位管理，保證檔案的質量，促進物業管理和服務水平的提高。

3.3提升物業企業檔案管理人員綜合素質

提升物業企業檔案管理人員的綜合素質對優化物業檔案管理問題起到關鍵性的作用。首先，物業企業檔案管理人員應當在招聘時選取更加專業，具有較強的專業知識和專業技能，能夠獨力高效地處理各種物業檔案管理問題的人才；其次，物業檔案管理人員必須具備較強的信息技術能力，能夠熟練應用相關的管理軟件，這也是現代物業管理工作必備的技能之一；最后，物業企業應當加強對檔案管理人員的培訓工作，通過定期對物業檔案管理人員進行培訓，提升他們的專業知識和專業技能。

4結語

綜上所述，物業檔案管理工作在現代物業服務中有著非常高的重要性，物業企業應當對此引起足夠高的重視，對當前物業檔案管理工作中存在的問題引起關注，并針對這些問題采取科學有效的優化策略，以此來不斷提升物業檔案管理的質量，讓物業服務的整體質量得到提升，從而有效提升當前物業企業的綜合競爭力，促進物業企業的健康發展。

參考文獻

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作者:李明陽 單位:吉林省四平市物業管理中心