醫(yī)學(xué)院校檔案管理論文

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一、醫(yī)學(xué)院校檔案管理對策與建議

1.重視醫(yī)學(xué)院檔案管理工作，完善各類檔案

檔案管理工作的健全，是實(shí)際操作中，最有效的辦法是自上而下推動(dòng)檔案管理的建設(shè)，首先是意識(shí)上的轉(zhuǎn)變，學(xué)校內(nèi)部的管理層要重視此項(xiàng)工作，做好預(yù)算，引導(dǎo)和宣傳檔案管理工作的重要性，進(jìn)而激發(fā)社會(huì)對此項(xiàng)工作的重視，畢竟檔案價(jià)值的利用有利于社會(huì)醫(yī)學(xué)建設(shè)。因此，學(xué)校各級(jí)負(fù)責(zé)人認(rèn)真對待檔案管理工作，在預(yù)算計(jì)劃下，加強(qiáng)必要的投入，增強(qiáng)責(zé)任心，能夠建立檔案體系，并利用檔案價(jià)值提高學(xué)校的培養(yǎng)人才的效率。政府和企業(yè)加強(qiáng)與學(xué)校的合作，通過共同建設(shè)和相互利用醫(yī)學(xué)檔案價(jià)值資源，提高資源利用成果的運(yùn)用效果，相互合作促進(jìn)檔案管理的工作。

2.建立專門管理機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理工作需要有較強(qiáng)的責(zé)任心和認(rèn)識(shí)提高，在此基礎(chǔ)上，需要醫(yī)學(xué)院校付出實(shí)際行動(dòng)，首先需要建立檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)有利于扭轉(zhuǎn)檔案管理混亂的狀況，通過檔案管理系統(tǒng)的平臺(tái)來統(tǒng)籌醫(yī)學(xué)院的檔案管理工作。其次，利用檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化管理系統(tǒng)的操作，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)充分規(guī)范檔案管理工作的操作內(nèi)容和步驟，加大檔案管理工作的規(guī)范性。最后，通過專業(yè)人才的加入，優(yōu)化檔案管理工作，提高效率和醫(yī)學(xué)檔案資料價(jià)值利用的有效性。檔案管理人才的培養(yǎng)需要建立在檔案管理系統(tǒng)之上，學(xué)校通過吸引人才計(jì)劃，提高檔案管理部門的地位，充分利用檔案管理系統(tǒng)服務(wù)學(xué)校人才培養(yǎng)和科研實(shí)驗(yàn)的作用價(jià)值。保證各類先進(jìn)文明理念從檔案管理資料價(jià)值體現(xiàn)出來。

3.做好檔案收集工作

3.1定期集中收集。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格制定年度立卷歸檔時(shí)間期限，督促指導(dǎo)各單位集中將在工作活動(dòng)中形成的各類檔案材料按照歸檔要求收集整理歸檔，確保各類檔案資料的完整、系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范，并按期向?qū)W校向檔案部門移交。要做好檔案資料的定期集中收集，還需要有完整配套的實(shí)施措施，檔案管理部門應(yīng)制定和及時(shí)調(diào)整適應(yīng)本校檔案管理的歸檔范圍、相關(guān)制度以及歸檔質(zhì)量要求，建立健全學(xué)校檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)，使學(xué)校檔案收集工作形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化管理體制。只有在全校專(兼)職檔案人員相互配合，密切協(xié)作下，才能為學(xué)校檔案收集工作提供可靠的保證。

3.2普遍收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合。由于高校各部門產(chǎn)生和形成的文件材料種類很多，為保證學(xué)校各類檔案資料收集齊全完整，應(yīng)采取普遍收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合的方法全面收集，防止遺漏。在普遍收集的基礎(chǔ)上，還必須突出重點(diǎn)，進(jìn)行收集。采取現(xiàn)場跟蹤，加強(qiáng)對重點(diǎn)部門、重點(diǎn)事件、重大課題、重要人物等各類檔案材料的收集，對于應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔并簽字驗(yàn)收，有效地防止醫(yī)學(xué)院校重要檔案材料的丟失和遺漏，保證文件材料的齊全完整。

3.3加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理系統(tǒng)不僅僅包含了檔案目錄級(jí)別的開發(fā)，還需要增強(qiáng)檔案全文掃描的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過掃描檔案使用率較高的（統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)），易破損或老化的檔案資料，此類資料的優(yōu)先入庫，網(wǎng)上可以直接全文檢索，有利于檔案價(jià)值得到更好地利用和開發(fā)。高校互助平臺(tái)的建立也是未來檔案信息化建設(shè)的重要步驟和趨勢之一，通過各個(gè)醫(yī)學(xué)院之間的平臺(tái)對接，實(shí)現(xiàn)資源相互利用，有利于提高醫(yī)學(xué)檔案價(jià)值使用率，共享的價(jià)值大于相互孤立的檔案管理平臺(tái)。

3.4開展網(wǎng)上查詢服務(wù)。在學(xué)校的網(wǎng)站提供“檔案檢索查詢”和“網(wǎng)上咨詢”功能，或者通過微信平臺(tái)、微博平臺(tái)來增強(qiáng)互動(dòng)，從而有效提高檔案信息的利用和共建全面性、系統(tǒng)性的檔案管理工作。

二、結(jié)語

綜上，轉(zhuǎn)變醫(yī)學(xué)院校檔案管理工作的意識(shí)是第一步，充分調(diào)動(dòng)檔案價(jià)值的利用情況，增強(qiáng)人才培養(yǎng)和專業(yè)人才的管理效果，把被動(dòng)利用醫(yī)學(xué)院校檔案的觀念，轉(zhuǎn)換成有目的地主動(dòng)開發(fā)利用醫(yī)學(xué)院校檔案的工作方式、思維方式和行為方式，充分認(rèn)識(shí)醫(yī)學(xué)院校管理體制下檔案管理的新特點(diǎn)，不斷探索醫(yī)學(xué)院校檔案管理的新模式，將高校檔案管理工作推向一個(gè)新的層面。

作者：馬鳳波 單位：南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校