如何實現高校檔案管理工作創新

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摘要：為進一步優化高校檔案管理質量與效率，本文立足新形勢下高校檔案管理工作的實際需要，圍繞高校檔案管理創新路徑設計問題進行了系統的分析，從歸納現階段高校在檔案管理方面存在的不足入手，于創新管理思想、加強人才隊伍建設、完善檔案管理制度、充分運用現代化工具四個方面提出創新建議，希望能夠有力推動高校檔案管理工作水平的提升。

關鍵詞：高校檔案管理；創新；建議

一、引言

近幾年，我國科學技術發展迅猛，越來越與各類經濟和管理活動密不可分，在此大環境之下，高校檔案管理工作也發生了翻天覆地的變化，這使它面臨著全新機遇，同時也迎來巨大挑戰。若想在新趨勢中擺脫導致高校檔案管理水平無法提升的障礙，就必須提高其管理水平。具體操作方式是根據時展特色，分析當前管理體系的不足，再融入創新精神，對管理制度進行深入改革，形成高效管理模式，進而提高檔案管理水平。

二、新形勢下高校檔案管理工作面臨的主要問題

（一）高校領導對檔案管理工作缺乏必要的重視其實，現在已經有許多高校知悉檔案管理工作的作用，但由于種種原因其重視程度較低。對高校領導而言，即便檔案管理工作處理得再好，也無法獲得可量化的經濟收益，亦無法改善高校的社會形象，因此雖然重視該部分工作卻不會投入過多精力，甚至有部分高校領導層在該思想的引導下，認為高校檔案管理工作只需滿足形式化、場面化要求即可。在分配資源、資金時，也忽略了高校檔案管理。導致該部分管理工作的投入資金減少、薪資水平也比較低，工作質量低下。

（二）檔案管理工作者業務素質偏低與其他工作相比，高校檔案管理屬于比較單一煩瑣的工作，很多人認為這項工作極其乏味，因此也不愿選擇該崗位。尤其是年輕人，對其更無興趣。因此，大部分高校檔案的管理者多數為中老年人或技術水平較差的員工，這部分人員普遍素質水平偏低，很難快速掌握現代化信息技術并妥善運用。實際上，進行檔案管理工作時，不僅是掌握專業知識，還需懂得計算機操作方式，才可確保檔案管理工作的效率。目前，許多檔案管理者的工作時間較長。但由于不懂得計算機操作，工作效率低下，也未投入精力去找出創新性的工作方式，無法在短時間內完成高質量的管理工作。

（三）檔案管理信息化水平低目前，許多高校檔案均為紙質檔案，無法體現出信息化特色，更無法提高信息化管理水平。還需花費較多的人力物力對其進行分類、管理，其管理質量也很難控制。但上文已講述，高校管理層并未針對該領域投入大量資金，對其重視度較低，即便管理人員向上級提出建設檔案信息化系統的建議，也很有可能被忽略。因此，只能以人工操作的方式進行檔案管理。此外，雖然部分高校已采購信息化設備、引進信息化管理系統。但由于利用頻率較低，經常被忽略或成為擺設。究其根本，是由于電子檔案管理的普及度較低，許多檔案管理者根本無法深入了解并掌握專業知識。面對電子檔案系統時，由于操作手法生疏無法提高效率。

（四）檔案管理制度欠缺完善合理完善度較高的管理制度，有利于提高檔案管理工作效率，優化管理模式。據調查，我國仍有大量高校未制定符合本校特色的檔案管理制度，更未規范與之相關的規章制度。具體體現在未明確哪些資料需整理歸檔、歸檔所選用的紙張、裝訂方式、若采用電子管理系統，所提交的電子檔案文本格式及整理期限等均未制定詳細制度。這些都是高校檔案管理制度不完善的體現，也是影響其規范性的主因。

三、新形勢下辦公檔案管理工作創新建議

（一）創新管理思想，提高對高校檔案管理工作的重視程度最終結果的決定性因素在于行動，行動的決定性因素則在于態度，態度的決定性因素在于思想。將某些落后于人的觀念摒棄，對管理思想進行創新，而且還需要注重高校的檔案管理工作，這些都是領導干部應該有用的特質。對檔案方面的管理模式進行創新，使之變得更為規范化，此項工作為基礎工作。檔案所起的作用是總結以及記錄過往發展經驗，其不單單跟高校所擁有的發展歷史以及策略息息相關，還關乎是否得以傳承，在此方面加強意識，能夠讓高校在發展的過程中擁有更為強盛的競爭力。其指引應該是較為先進的檔案管理思想，在進行高校全方位發展規劃時，要將檔案管理工作列入其中，恰到好處的給予傾斜，不管是資金的配備還是人員的調整，均應如此，只有這樣，方能從管理格局上對檔案工作的良性發展發揮作用。

（二）創新檔案管理人才團隊建設工作，提升檔案管理工作者素質在檔案管理的團隊建設方面進行強化，使工作人員不管是業務素質還是職業道德都得到提高，方能夠保證實施檔案管理工作時可以達到高效且規范的要求。就現狀而言，眼下從事高校檔案管理的工作人員不具備較高素質，因此必須注重對人才培養機制進行應有的創新，既可對相關培訓進行組織，使之能夠擁有更為寬廣的知識面；又可以對工作者的創新意識進行培養，使之能夠自主對較為先進的管理經驗進行學習，并領會其要點，最終讓所展開的工作效率得到保證。根據實際情況，調整現有的隊伍結構，對年輕員工予以鼓勵，使之能夠投身到檔案管理事業當中，將更為優秀的工作環境對其進行提供，可按照具體情況將其福利待遇上調。采用引導的方式，使之能夠對計算機的相關操作熟悉，要達到此項目的，可以進行網上自學，可以選擇購買書籍自學，該方面的學習能夠使之對檔案管理系統熟練操控，若條件允許，也可選擇邀請專家進入學校舉辦講座。總而言之，必須采用各種渠道讓檔案管理工作者自身的素質水平得到本質上提升，如此一來，方能讓工作的良性開展擁有更多有利人才支撐。

（三）創新高校檔案管理工作制度大多數高校在制定有關檔案管理的制度方面均不夠嚴謹，并未采用確立制度的方式對不少相關事項進行要求，以至于其工作的展開無法達到井然有序。所以，就必須對檔案管理工作從制度方面進行創興，對所有人均分工明確，并且對其職責進行界定。一旦形成檔案，就需要對制度加以利用，使其保管以及應用都能夠責任到人，哪些資料需要形成檔案在制度中進行明文規定，并且要規定資料的呈報方式以及其保密程度，包括有檔案被借閱之后，其歸還的具體時間，還有一旦丟失檔案，該采取怎樣的方式對借閱人追責等等。

（四）創新檔案信息化管理工作由于信息技術的高速發展，將其應用于高校檔案管理工作中，勢必會十分明顯的提高其工作效率以及質量，由于現在對檔案進行信息化管理時絕大多數高校所擁有的信息化水平不高，因此在該方面必須采取積極的態度進行創新。具象化來說便是高校必須將調研以及考察工作完善，并以此為基礎，促使信息化管理所需要的軟硬件設施趨于完善，可以適當地投入部分資金，將該方面較為先進的系統進行引進。因為高校檔案所擁有的種類不少，所以在前期時，構建信息化時，需要進行信息化處理的只是那些相對而言擁有較高價值的檔案，等到其水平已經提高到一定程度之后，再進行廣泛應用，如此一來，不僅能夠讓效率得到有效的提升，同時也能夠讓從紙質到電子檔案的管理在過渡的時候趨于穩定。對于新媒體所帶來的優勢加以利用，加強有關方面宣傳工作，可利用微信公眾號以及微信等方式達到該目的，可以讓領導以及員工深層次地對建設檔案信息化有一定的了解，清楚其意義以及作用所在，使之對檔案信息化管理的展開起到一個推動作用。

四、結語

結合以上內容可以看出，當處于新形勢之下時，高校檔案管理工作較為系統，而若想讓其工作效率以及質量得到相應提升，就一定得根據實際情況積極創新。而身為高校領導人員以及對檔案進行管理的工作人員，就必須開拓進取，開展創新思維，并在實際工作中加以運用，對高校檔案管理工作起到積極的促進作用，使之發展始終保持在良性狀態。

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作者：李娟 單位：山東青年政治學院