財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)實(shí)踐

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摘要：信息時(shí)代的財(cái)務(wù)管理同時(shí)面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)。通過(guò)完善信息化建設(shè)，整合物流、資金流、信息流，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理將實(shí)現(xiàn)高效率和高效益，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力也將得到提高。與此同時(shí)，企業(yè)還須時(shí)刻警惕網(wǎng)絡(luò)安全等問(wèn)題，利用信息系統(tǒng)加強(qiáng)內(nèi)部控制的同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)本身的內(nèi)部控制。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)管理；信息化；系統(tǒng)化；資金管理系統(tǒng)；應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)；預(yù)算管理系統(tǒng)；供應(yīng)商融資系統(tǒng)

一、信息化和系統(tǒng)化是財(cái)務(wù)管理發(fā)展的趨勢(shì)

在這個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，大部分企業(yè)的會(huì)計(jì)處理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，隨之而來(lái)的必將是集財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、營(yíng)銷、生產(chǎn)、人事為一體的綜合性信息系統(tǒng)的興起。再利用OUTLOOK和INTERNET將這些系統(tǒng)與外部信息環(huán)境相連接，即可形成一個(gè)完整的信息循環(huán)體系。圖1完整的企業(yè)管理信息體系通過(guò)信息化建設(shè)，我們可以促進(jìn)經(jīng)營(yíng)與財(cái)務(wù)活動(dòng)的有效集成，將財(cái)務(wù)管理由傳統(tǒng)的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)向主動(dòng)管理、由事后控制擴(kuò)展到事前和事中控制，從而實(shí)現(xiàn)：

1.將財(cái)務(wù)管理制度固化到應(yīng)用程序中去，減少人為影響；

2.將管理層的財(cái)務(wù)管理理念通過(guò)系統(tǒng)貫徹到日常財(cái)務(wù)活動(dòng)去；

3.縮短人工工時(shí)，盡量減少手工操作；

4.實(shí)現(xiàn)有效的職責(zé)分離，提高監(jiān)督水平；

5.減少人為錯(cuò)誤，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性；6.實(shí)現(xiàn)有效的內(nèi)部溝通，使得各類信息更容易取得。

二、信息化時(shí)代的副產(chǎn)品

信息時(shí)代給財(cái)務(wù)工作所帶來(lái)的不僅僅是“福利”，還同時(shí)攜帶了信息泄漏、密鑰被盜等“病毒”。如果不能建立健全相關(guān)制度、采取恰當(dāng)措施來(lái)防范相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)面臨的將可能是難以估計(jì)的損失。 

1.系統(tǒng)自身缺陷導(dǎo)致的錯(cuò)誤；

2.系統(tǒng)安全控制若存在無(wú)效設(shè)置，將可能引發(fā)不適當(dāng)?shù)挠涗洝⒒驒?quán)限控制失控等；

3.系統(tǒng)癱瘓等引起的數(shù)據(jù)丟失或訪問(wèn)被拒等風(fēng)險(xiǎn)；因此,加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的控制,建立系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、可審計(jì)、可持續(xù)改進(jìn)的系統(tǒng)內(nèi)部控制制度也十分必要。

三、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的模塊構(gòu)建

1.建立流動(dòng)性、風(fēng)險(xiǎn)與決策管理一體化的金字塔體系。

財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)以生產(chǎn)營(yíng)銷系統(tǒng)、會(huì)計(jì)和人事系統(tǒng)為依托，以資金管理系統(tǒng)為中心，以應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)為輔，以預(yù)算管理系統(tǒng)為優(yōu)化，形成一個(gè)既能提高日常流動(dòng)性管理效率、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，又能為決策管理層提供支持的完整體系，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的“高附加值”。圖2金字塔形的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)2.資金管理系統(tǒng)——結(jié)算集中化，信息集中化和資金集中化。資金管理系統(tǒng)的目標(biāo)，應(yīng)著眼于“結(jié)算集中化、信息集中化、資金集中化”，使日常資金運(yùn)營(yíng)轉(zhuǎn)向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、可審計(jì)和可持續(xù)改進(jìn)。資金管理系統(tǒng)，主要由收款、付款、存貸款交易、外匯交易、貿(mào)易財(cái)務(wù)、資金管理六大模塊構(gòu)成，集團(tuán)牽頭企業(yè)還可以考慮增加“集團(tuán)資金池”模塊。條件允許的企業(yè)，更可考慮通過(guò)HOSTINGTOHOSTING的方式，實(shí)現(xiàn)銀行和企業(yè)之間收付款、L/C等信息的實(shí)時(shí)傳輸。此外，企業(yè)還可以將資金管理系統(tǒng)與央行推廣的電子匯票系統(tǒng)相聯(lián)、實(shí)現(xiàn)銀企間的無(wú)縫對(duì)接。

2.1收款模塊。

包括現(xiàn)金、票據(jù)和電匯。財(cái)務(wù)人員通過(guò)手工輸入或數(shù)據(jù)上傳，將收款信息錄入系統(tǒng)，使各部門間能夠及時(shí)共享收款信息、便于應(yīng)收賬款和出貨等管理。還可通過(guò)自動(dòng)發(fā)送收款通知EMAIL方便公司內(nèi)外聯(lián)絡(luò)。

2.2付款模塊。

包括現(xiàn)金、票據(jù)、電匯、報(bào)銷、同名劃轉(zhuǎn)。營(yíng)業(yè)人員在系統(tǒng)里提交付款申請(qǐng)，各級(jí)授權(quán)者逐級(jí)審批，最終由財(cái)務(wù)人員輸出數(shù)據(jù)到網(wǎng)上銀行后支付。在服務(wù)器容量允許的情況下，還可以將發(fā)票等附件掃描到系統(tǒng)里，以供相關(guān)用戶事中或事后查詢。財(cái)務(wù)人員輸出數(shù)據(jù)的同時(shí)，可設(shè)定自動(dòng)發(fā)送EMAIL通知指定人員。

2.3資金管理模塊。

包括資金賬簿管理、銀企對(duì)賬。資金賬簿管理可匯總其他模塊的數(shù)據(jù),從而提示每日頭寸盈余或短缺，以便提早準(zhǔn)備借款或存款申請(qǐng)。通過(guò)導(dǎo)入網(wǎng)銀流水帳，還可實(shí)現(xiàn)銀行日記賬“日日清”的對(duì)賬目標(biāo)。企業(yè)甚至可以增加資金計(jì)劃的功能，規(guī)范、匯總和復(fù)核營(yíng)業(yè)部門提交的資金計(jì)劃。

2.4存貸款交易和外匯交易模塊。

2.5貿(mào)易財(cái)務(wù)模塊。

包括匯票、L/C、D/A、D/P等進(jìn)出口業(yè)務(wù)。營(yíng)業(yè)人員按規(guī)定格式在系統(tǒng)里填寫L/C開立申請(qǐng)，經(jīng)審批后，財(cái)務(wù)人員可直接將該數(shù)據(jù)輸出到開證銀行。

2.6流程管理模塊。

將財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的流程變得可視化，可隨時(shí)查詢到業(yè)務(wù)進(jìn)行到哪一個(gè)環(huán)節(jié)、停留在哪位人員處。

2.7集團(tuán)資金池管理模塊。

通過(guò)上述模塊，企業(yè)將實(shí)現(xiàn)：從書面授權(quán)到EDI授權(quán)的轉(zhuǎn)變；從手工記賬到自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄的轉(zhuǎn)變；從紙質(zhì)文件傳遞到電子文件傳遞的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的同時(shí)實(shí)現(xiàn)企業(yè)社會(huì)責(zé)任；從手工填寫銀行申請(qǐng)到自動(dòng)輸出打印的轉(zhuǎn)變，減少人為錯(cuò)誤；從EXCEL管理數(shù)據(jù)到系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)告的轉(zhuǎn)變；從各部門重復(fù)管理數(shù)據(jù)到部門間共享數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變；從口頭溝通審批情況到流程可視化的轉(zhuǎn)變；從電話聯(lián)絡(luò)到EMAIL實(shí)時(shí)聯(lián)絡(luò)的轉(zhuǎn)變；從手工翻查單證到電子查詢的轉(zhuǎn)變；從手動(dòng)管理頭寸到系統(tǒng)自動(dòng)輸出頭寸調(diào)撥建議的轉(zhuǎn)變。由于資金管理系統(tǒng)與會(huì)計(jì)、營(yíng)銷、生產(chǎn)、人事等系統(tǒng)相連，相關(guān)信息在系統(tǒng)之間可實(shí)時(shí)傳輸。因此，各部門的操作也將影響其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。例如，申請(qǐng)付款時(shí)，營(yíng)業(yè)部在從會(huì)計(jì)系統(tǒng)傳輸過(guò)來(lái)的應(yīng)付賬款明細(xì)賬中選擇未付項(xiàng)目，出賬后資金管理系統(tǒng)又將自動(dòng)生成“DR應(yīng)付賬款/CR銀行存款”的會(huì)計(jì)分錄、并輸送回會(huì)計(jì)系統(tǒng)。又例如，當(dāng)某個(gè)客戶的收款錄入資金管理系統(tǒng)后，將自動(dòng)生成“DR銀行存款/CR應(yīng)收賬款”的會(huì)計(jì)分錄，在傳輸?shù)綍?huì)計(jì)系統(tǒng)的同時(shí)還會(huì)傳輸?shù)綉?yīng)收賬款系統(tǒng)——更新該客戶的信用狀況。

3.應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)——事前防范，事中和事后控制。

很多跨國(guó)企業(yè)在中國(guó)水土不服的難題之一就是“收賬難”，應(yīng)收賬款管理已經(jīng)成為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理中非常重要的一環(huán)。從新客戶甄選、進(jìn)出貨控制，到應(yīng)收賬款回收，應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)將幫助財(cái)務(wù)人員不再停留在事后救火的被動(dòng)處境。

3.1新客戶準(zhǔn)入制度的植入。

輸入客戶的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)抵押等情況，系統(tǒng)可自動(dòng)計(jì)算各財(cái)務(wù)指標(biāo)（包括資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率等）；按照上述指標(biāo)、企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理制度制訂的標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)重，系統(tǒng)可對(duì)新客戶自動(dòng)評(píng)分和評(píng)級(jí)；根據(jù)評(píng)分結(jié)果，系統(tǒng)可自動(dòng)給出信用期、信用額度等建議，供決策者參考。

3.2老客戶的定期更新和維護(hù)。

更新客戶信用級(jí)別時(shí)，系統(tǒng)可根據(jù)客戶與本企業(yè)的交易歷史與應(yīng)收賬款回收數(shù)據(jù)對(duì)老客戶的品質(zhì)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化情況進(jìn)行評(píng)估；再輸入客戶的最新財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，輔以1、中所述評(píng)估手段，財(cái)務(wù)人員可以更客觀地對(duì)老客戶重新評(píng)級(jí)、篩選、調(diào)整信用額度和信用期。

3.3日常控制。

通過(guò)與營(yíng)銷系統(tǒng)的聯(lián)結(jié)，當(dāng)某客戶出貨金額已經(jīng)超過(guò)設(shè)定額度時(shí)，系統(tǒng)可跳出警告對(duì)話框、甚至輸出“催款函”。通過(guò)與OUTLOOK的聯(lián)結(jié)，當(dāng)某客戶應(yīng)收賬款出現(xiàn)逾期或超額時(shí)，系統(tǒng)可自動(dòng)發(fā)送EMAIL通知相關(guān)部門。

3.4定期對(duì)賬。

系統(tǒng)可按照用戶要求隨時(shí)輸出賬齡表，以供內(nèi)部對(duì)賬。內(nèi)容包括客戶的信用期、信用額度、各期間的應(yīng)收賬款余額、及逾期情況。

3.5特殊結(jié)算方式的應(yīng)收賬款管理。

此外，對(duì)于通過(guò)L/C等方式結(jié)算的應(yīng)收賬款，系統(tǒng)可設(shè)置特定模塊，以供相關(guān)人員查詢和備案。

3.6內(nèi)部利息及收賬成本的計(jì)算

4.預(yù)算管理系統(tǒng)——規(guī)范預(yù)算管理，加強(qiáng)報(bào)告分析。

傳統(tǒng)的預(yù)算工作，通常由各部門提交五花八門的預(yù)算表格。有些數(shù)據(jù)甚至不符合基本的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)邏輯。究其原因，大多數(shù)營(yíng)業(yè)主管的財(cái)務(wù)知識(shí)還比較缺乏。但營(yíng)業(yè)部是企業(yè)業(yè)務(wù)的第一線，第一手預(yù)算數(shù)據(jù)最好取自營(yíng)業(yè)部。因此，預(yù)算管理系統(tǒng)的主要功能集中在規(guī)范預(yù)算和實(shí)績(jī)數(shù)據(jù)提交上。當(dāng)然，系統(tǒng)還可以根據(jù)管理者和決策者的要求，輸出各類分析報(bào)告，包括分部門的資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、庫(kù)存報(bào)告和毛利分析報(bào)告等。

5.供應(yīng)商融資系統(tǒng)——高效的應(yīng)付賬款管理。

前述系統(tǒng)基本都以內(nèi)部管理為目標(biāo)，而企業(yè)還可以利用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)為外部合作者（例如供應(yīng)商）提供更多服務(wù)和便利，實(shí)現(xiàn)雙贏。在企業(yè)供應(yīng)鏈管理中，“供應(yīng)商融資”發(fā)揮的作用日漸顯露——降低核心企業(yè)采購(gòu)成本、降低供應(yīng)商融資成本、實(shí)現(xiàn)融資期限多樣化、促進(jìn)核心企業(yè)與上游供應(yīng)商建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作關(guān)系。但對(duì)大型跨國(guó)企業(yè)而言，由于供應(yīng)商遍布全球、數(shù)量眾多，完全靠人工來(lái)管理供應(yīng)商融資顯然力不從心。因此，一些跨國(guó)集團(tuán)會(huì)與跨國(guó)銀行協(xié)同建立供應(yīng)商融資系統(tǒng)來(lái)提高管理效率。例如，某知名跨國(guó)企業(yè)與經(jīng)辦銀行合作，由其核心企業(yè)（后述簡(jiǎn)稱“企業(yè)”）牽頭，邀請(qǐng)主要供應(yīng)商加入VENDORFINANCINGPROGRAMME，并安裝供應(yīng)商融資系統(tǒng)（后述簡(jiǎn)稱“系統(tǒng)”）。買賣雙方約定的付款期限統(tǒng)一為60天，年融資利率為2%。銀行會(huì)先將其授予企業(yè)的信用額度輸入該系統(tǒng)、作為所有供應(yīng)商融資的總額度；當(dāng)企業(yè)向供應(yīng)商下訂單時(shí)，企業(yè)通過(guò)系統(tǒng)發(fā)送訂單信息給銀行；出貨后，供應(yīng)商通過(guò)系統(tǒng)提交約定付款單據(jù)；企業(yè)核查后，在系統(tǒng)里同時(shí)發(fā)送確認(rèn)指令給銀行和供應(yīng)商。各供應(yīng)商根據(jù)各自的資金狀況來(lái)決定是否要提前提交付款申請(qǐng)：

5.1供應(yīng)商A

因資金短缺，需要盡快收款，于是立即在系統(tǒng)里提交了付款申請(qǐng)，銀行確認(rèn)后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)支付給A。假定銀行在出貨后第10天確認(rèn)付款。A最終收款金額=發(fā)票金額-發(fā)票金額*2%*（60-10）/360。這一筆發(fā)票金額將從銀行給企業(yè)的授信總額里扣減；當(dāng)各供應(yīng)商申請(qǐng)?zhí)崆案犊畹慕痤~超過(guò)授信總額時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)提示企業(yè)和銀行。

5.2供應(yīng)商B

因資金充足，在規(guī)定的60天內(nèi)均未提交付款申請(qǐng)，則銀行將在60天到期時(shí)自動(dòng)支付全款給B。B收款金額=發(fā)票金額*100%。這一筆發(fā)票金額將不會(huì)占用銀行給企業(yè)的授信總額。無(wú)論A或B，當(dāng)60天期滿之日，銀行將自動(dòng)從企業(yè)賬戶里全額扣款（=發(fā)票金額）。上述過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)了訂單提交和確認(rèn)、付款申請(qǐng)和確認(rèn)、及在線支付的全程無(wú)紙化和電子化。企業(yè)與供應(yīng)商不僅實(shí)現(xiàn)了雙贏、還大大地提高了采購(gòu)交易后期和應(yīng)付賬款的管理效率。當(dāng)然，這個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，對(duì)上游供應(yīng)商的硬件和軟件要求較高，規(guī)模較小的企業(yè)可能在人員和設(shè)備方面存在一定困難。

四、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)自身的風(fēng)險(xiǎn)管理

在高度電子化的信息環(huán)境中，業(yè)務(wù)活動(dòng)可能引發(fā)新的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)需要加以防范來(lái)滿足內(nèi)部合規(guī)的需要、同時(shí)達(dá)到外部審計(jì)的要求。系統(tǒng)項(xiàng)目的選定應(yīng)確保符合經(jīng)營(yíng)需要、管理成本效益原則；同時(shí)還應(yīng)按照公司制度進(jìn)行審批。系統(tǒng)項(xiàng)目的開發(fā)，應(yīng)以充分的用戶意見聽取（HEARING）為前提，確保最大限度地滿足用戶需求、解決工作中的實(shí)際問(wèn)題；同時(shí)還應(yīng)以財(cái)務(wù)管理制度和內(nèi)控制度（包括職責(zé)分離、審批授權(quán)制度等）為基礎(chǔ)，汰劣留良、借機(jī)對(duì)現(xiàn)有營(yíng)業(yè)模式進(jìn)行規(guī)范和整理。系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施，應(yīng)確保有效的用戶培訓(xùn)、足夠的用戶測(cè)試時(shí)間和數(shù)量，以及初始數(shù)據(jù)遷移的準(zhǔn)確性。系統(tǒng)的維護(hù)，應(yīng)確保定期跟蹤和檢查系統(tǒng)使用情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。還應(yīng)定期檢查和維護(hù)用戶數(shù)據(jù)庫(kù)，確保符合最新的公司制度和授權(quán)規(guī)定。此外，網(wǎng)銀安全、密鑰安全、數(shù)據(jù)安全、操作系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全和物理安全，這些都是財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)必要的維護(hù)內(nèi)容。

作者：劉倩 單位：伊藤忠纖維貿(mào)易(中國(guó))有限公司