高校財務會計檔案管理內控制度建設

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摘要：高校財務會計檔案管理是高校財務管理中非常重要的環節和內容，財務會計檔案能夠將學校的財務活動狀況反映出來，做好財務會計檔案的管理工作至關重要。為了全面提升高校財務會計檔案管理的效率和質量，就要求相關的工作人員要加強內部制度的建設。本文就高校財務會計檔案管理的內部制度建設進行探析，旨在為人們提供一定的參考。

關鍵詞：高校；財務會計；檔案管理；內控制度

當前，國家財務部門對高校的內部控制規范建設做出了明確的規定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容，在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用，成為了高校內部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現狀來看，內控現狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。

一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性

高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經濟業務事項。

1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現內部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動，全面覆蓋了各類經濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現了內部控制的過程。

2.高校財務會計檔案管理體現了內部控制的原則高校的財務會計檔案管理過程中體現了內部控制的原則，行政事業單位響應國家財務部門的號召，注重內部控制，在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內部控制實施過程中，要對所有的經濟活動和業務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術不斷發展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現了內部控制的適應性原則。

3.內部控制方法指導高校財務會計檔案管理內部控制方法中對財務會計控制做出了明確的規定，指出行政事業單位要建立完善的財務管理制度，建設會計機構，不斷提升相關工作人員的業務水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎工作做出規范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規定。高校財務會計檔案管理本身就是內部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內部控制。因此，高校內部控制的方法對高校的財務會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、當前高校財務會計檔案管理內控存在的不足

1.沒有正確認識到高校財務會計檔案管理的功能高校的財務部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現都離不開財務部門，無論是科學研究還是人才培養過程中，財務部門都發揮著非常重要的服務作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務人員都將工作重點放在和財務相關的工作上，包括財務預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領導層和相關的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內部控制建設的要求不相符合。

2.高校會計檔案管理系統有待升級近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數量越來越多，高校的各種經濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統主要是針對以紙質為載體的檔案信息和數據進行管理，隨著信息技術的不斷發展和進步，這種落后的會計檔案管理系統凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數據存儲進行處理。近年來，內部控制規范建設也在不斷進步，財務核算系統也正朝著電子化建設的方向發展，由于信息技術的介入，導致檔案信息的儲存介質也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統和其他部門的信息化管理系統還很難實現兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質會計檔案進行存檔時雖然比較穩定，但是，對于紙質會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內部控制規范建設工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統還很難實現，這就要求要采用電子查詢系統，發揮電子查詢系統的功能和優勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調取打印已經成像的原始憑據，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統要及時升級。

3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務人員。財務人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執行還是按照企業會計來執行，陷入了兩難的境地。由于高校財務檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規定，而很多高校并沒有結合自身發展的具體情況，來制定健全的財務會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現各種問題。

4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升高校會計檔案管理對管理人員的專業化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務部門并沒有專業的會計檔案管理人員，并且也只有極少數的高校在財務部門設置了獨立的檔案管理科室，和其他的業務科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業化水平比較低。近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理也朝著數字化的方向發展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設和數字化管理難以實現，不符合內部控制建設的要求。

三、高校財務會計檔案管理的內控制度建設

1.重視會計檔案管理的內控建設高校要對會計檔案管理的內控建設給予高度重視，深刻認識到內部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經費預算，結合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統維護、設備添置以及平臺建設等各項工作都要做好充足的預算，確保基本建設有充足的經費，建立經費內部控制的有效機制。制定會計控制內控的規范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關業務都能夠有章可循。高校可以結合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結合高校的實際情況來進行調整，詳細規定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統、規范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。

2.會計檔案管理實現專人專管高校會計檔案管理的專業性比較強，因此，應該由專門的人員來進行專業管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業務科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業的會計檔案管理人員來審核業務科室提交的原始數據，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應該由專業的人員來進行專管，各個環節的專業管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結合會計檔案的管理制度來完成對應的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環節的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質完成對應的工作。

3.做好會計檔案管理的組織建設高校會計檔案管理的內部建設離不開好的組織建設，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業務科室，在管理過程以及傳達指令時要經過科室來進行轉達，這樣就導致了會計檔案管理的執行力比較分散。內部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關系，這樣業務科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經濟活動等的相關數據和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設置科室，由會計管理部門直接領導，會計檔案管理功能科室應該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關系，相互之間能夠平等制衡。

4.以內部控制原則來規范會計檔案管理在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內部控制的原則來對會計檔案的管理進行規范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經過財務管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經過內部授權審批才能執行，會計管理相關的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關的會計檔案進行定期的清點和整理。

5.升級會計檔案管理系統，提升管理人員專業素質要做好會計檔案管理的內部控制，升級會計檔案管理系統和提升管理人員的專業素質是基礎。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統進行升級，使其和財務核算的平臺能夠相適應，將數字存儲技術、數字成像技術、信息化錄入技術以及電子掃描技術等都及時應用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內部控制的效果和效率。利用計算機技術來完善存儲設施，不僅要對傳統的紙質檔案進行存檔，同時還應該利用掃描儀掃描原始單據，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應該提升會計檔案管理人員的專業素質，加強信息化建設，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養。

四、結語

當前，高校財務部門面臨著新的挑戰，在內部控制制度的背景下，財務部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業務，并引入內部控制規范建設來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質量得到顯著提升，以此來適應當前社會的需求和環境變化。

作者：徐世榮 單位：湖北荊門