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關鍵詞 數據庫技術;物業管理;信息
在物業管理中涉及到的數據較多。如為了更好地服務于業主及使用人,需了解業主及使用人的基本信息;為了保障建筑物及設施設備能夠正常發揮其功能,需了解建筑物及設施設備的施工安裝信息等。這些數據較復雜,除一般的結構化數據外,還有大量非結構化的數據,如圖形、模型等,這給數據的有效管理帶來了麻煩。在物業管理信息系統中引入數據庫技術,解決了這一難題,使得數據的應用與存儲獨立,保證了數據存取的一致性。
一、數據庫技術的歷史和發展
數據管理是數據庫的核心任務,內容包括對數據的分類、組織、編碼、儲存、檢索和維護。從數據管理的角度看,數據管理到目前共經歷了人工管理階段、文件系統階段和數據庫系統階段。
1.人工管理階段
人工管理階段是指計算機誕生的初期(即二十世紀50年代后期之前)。這個時期的計算機主要用于科學計算,從硬件看,沒有磁盤等直接存取的存儲設備;從軟件看,沒有操作系統和管理數據的軟件。數據處理方式是批處理。
2.文件系統階段
文件系統階段是指計算機不僅用于科學計算,而且還大量用于管理數據的階段(從50年代后期到60年代中期)。在硬件方面,外存儲器有了磁盤、磁鼓等直接存取的存儲設備,在軟件方面,操作系統中已經有了專門管理數據的軟件,稱為文件系統,在處理方式上,不僅有了文件批處理,而且能夠聯機實時處理。
3.數據庫系統階段
數據庫系統階段是60年代后期開始的。在這一階段中,數據庫中的數據不再是面向某個應用或某個程序,而是面向整個企業(組織)或整個應用的。數據庫系統解決了人工管理和文件系統的弊端,它把數據的定義和描述從應用程序中分離出去,程序對數據的存取全部由數據庫管理系統(DBMS)統一管理。從而保證了數據和程序的邏輯獨立性,這樣,數據就可以供各種用戶共享且具有最小的冗余度,若建立了一個良好的數據庫管理系統軟件,就可以為多種程序并發使用數據庫提供了及時有效的處理,并保證數據的安全性和完整性。
二、物業管理信息系統總體設計
物業管理信息系統軟件開發環境用Windows XP作為操作系統,以保證軟件研究和開發后有好的交互性;用Access 2003作為后數據庫操作語言,可用于各種平臺的關系數據庫系統,它具有功能強、使用簡單、管理方便、運行速度快等優點,很適合于物業管理中的數據庫系統;前端開發工具選用Delphi語言,實現有關界面和代碼設計,作為當前最流行的基于Windows功能環境、面向對象的可視化應用軟件開發工具,在數據庫方面的優勢尤為突出,Delphi連接數據庫的數據引擎為主要有 BDE、ADO、dbExpress和InterBase。其中利用ADO技術可以訪問本地或遠程數據庫,并且它具有速度快、占用內存少、直接使用API函數、支持Web應用開發、支持RDS(Remote Data Service)等優點。
三、物業管理信息系統數據庫設計
1.數據庫需求分析
根據系統要求和程序功能,系統需要以下數據:(1)業主和住戶的信息。業主和住戶的信息包括業主和住戶的姓名、樓號、門棟、樓層、房號、面積、入住時間、聯系方式等。(2)物業的信息。物業的信息包括兩個方面:一是由建設單位或業主委員會在接管驗收時移交的物業資料,如竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、竣工驗收資料;設施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料;二是物業服務企業在物業維修保養過程中積累的資料,如維修計劃、維修保養記錄等。(3)物業管理方面的信息。物業管理方面的信息包括三個方面:一是管理基礎資料,如物業服務合同、業主公約、與專業分包公司簽訂的專業分包合同、物業管理年度工作計劃以及物業服務企業各項報告的批復等;二是管理標準、規章制度、管理服務實施細則等;三是有關員工的資料,如員工的基本情況、工作崗位變動及獎懲情況等;四是物業管理收費資料,如收費項目、欠費標準、交費情況、欠費記錄等。
2.數據模塊設計
利用Delphi中提供的數據模塊窗體,可以避免通過向每個窗體中添加數據訪問組件來訪問數據庫中的數據,在其他窗體需要訪問數據庫時,只需在其單元文件中引用數據模塊的單元文件就可以直接訪問到數據集中的數據了。
(1)給數據庫建立連接
首先在窗體上添加TADOConnection組件,TADOConnection用于與一個物理數據庫連接,它的CS屬性用來制定數據提供者或服務提供者打開數據源連接所需要的信息,是多個字符串的集合。
(2)選擇數據訪問組件
在窗體上添加數據訪問組件:TADOTable、TADOQuery等,用于訪問磁盤上的實際數據庫表或檢索操作由一個合法的SQL語句生成的數據集。
(3)選擇數據控制組件
利用TDataSourse控件來建立與數據訪問組件的連接,它用于顯示和編緝數據庫中的數據。
【關鍵詞】大數據;企業財務;管理信息;系統分析
大數據時代的到來為企業帶來諸多便利,但是也為企業帶來一系列的問題。現代企業管理中由于很多管理理論已然不能與財務管理理念兩者相統一,所以就讓現代企業管理中的很多問題凸顯出來,如管理中出現資金短缺,財務系統不健全的情況,這些漏洞均會給人財務人員管理帶來不利影響。
一、大數據背景概述
第一,大數據背景的優勢。大數據時代的到來為我國的財務管理信息系統發展帶來很多優勢,使企業在深層次的發展中獲取高效的數據信息,并能深層次的對數據信息進行挖掘。當前我國受到經濟全球化的影響,使我國的企業不僅要面對國內企業的競爭壓力,更要對國外企業的市場搶占等因素充分考慮清楚。由于發展中國內市場涌入大批量的信息數據,導致傳統的財務管理模式不能與市場發展相適應,所以企業的財務部門需要高效、精準的對信息能力進行處理,要根據現有的數據情況進行系統化反應,最終估算企業的未來發展新模式,在結合企業自身發展態勢的同時,選擇合理的路徑,以讓企業能更好、更快的發展下去。第二,大數據背景的劣勢。大數據時代不但能帶來機遇同時也能帶來挑戰。由于數據信息的快捷與便利,就會為獲取信息侵犯到他人隱私,最為典型的是私人電話或者住宅信息的泄露,讓人們的日常生活受到嚴重影響。其實在這個時代中人們的隱私會經常受到侵犯,部分數據信息進行采集時都不是人們知道的,甚至很多人為了獲取暴利,直接出售手中的信息,侵害他人的隱私;除此之外,很多企業在信息數據量缺失的情況下,能看到到數據信息存有虛假的信息狀況,導致信息片面性較大,甚至很多信息具有虛假性質,最終引導人們做出錯誤的決策。
二、企業財務信息管理系統應用存有的問題
(一)數據分析實效性不足。大數據時代的到來,能讓企業的數據進入到海量增長的態勢,財務人員需要花費大量的時間分析、預測日常管理中控制不足的地方,所以就要提高人員數據的分析能力,以讓數據的分析率提高。由于全面會計電算化的實現,計算和核對變得更為簡單,進而以減少會計人員的編制,人員說數量開始減少,但是經營管理中由于財務信息量大幅度提升,加之計算機處理能力有限度的情況下,會計人員需要需要耗費大量的時間與精力完成初始經濟活動,如信息的錄入,讓會計人員將主要的時間全部花費到繁瑣的核算上,因而就沒有太多的時間將工作的重點集中到經濟活動中,特別是在預測、分析和管理上更是精力嚴重欠缺。(二)功能模塊應用不足。功能模塊應用就以擁有和金蝶為例,對其進行財務分析的時候,部分企業購買軟件時,不能全面的使用財務軟件上的每一項功能,只能在總賬系統里面進行記賬功能,忽略財務軟件的整體性效能發揮。一個企業在購買ETP軟件的時候,使用最多的功能和項目僅為銷之類的軟件,不能更好的應用其中的總賬系統,還有部分財務部門使用的系統是與總賬系統不相關的電算總賬軟件,所以這種不科學的管理方式讓整個財務電算化資源浪費,也很難使軟件的作用更好的凸顯出來。(三)復合型財務管理人員缺失。發展軟件技術的同時,管理人員的職能與業務能力也要進行大幅度的轉變。我們知道一點既財務軟件信息錄用時,不僅是為了在總賬中獲得更多的憑證信息,更需要在財務表報中進行數據挖掘。系統化財務信息管理的建設,能讓部分崗位素質偏低,數據能力不足的人員,在信息化數據的使用中以適應未來的經濟發展新趨勢,同時由于大的數據信息開始在企業中海量存有,所以就要及時的找到和挖掘對應的數據信息為企業所使用。當前,由于計算機技術的日益發展與壯大,財務管理不能單純發揮其自身的核算職能,其中大數據和云計算的重要性也開始日益凸顯,可以這樣說在企業未來發展之路,其成功與否與企業的財務管理信息結合運用有著直接聯系,所以就建立大數據和云計算機環境下的財務信息管理系統。
三、大數據環境下財務管理系統的優化
(一)獲取企業財務數據。傳統的數據信息獲取多來源于企業的內部經濟數據,要求從不同的系統中錄入原始的憑證,直接生成總賬形成新的記賬憑證,但是使用這種記賬模式卻會忽略掉部分與經濟業務聯系較少的財務信息,對企業的經濟狀況反應不足。受到數據和云計算的影響,財務信息管理中可以直接把企業的歷史數據和現階段數據全部集中到大數據中心,使數據的資源更為廣泛,同時也能為下一階段的數據發展提供基礎保障,具體的實施措施如圖一所示。圖一大數據下財務管理信息化運行框架(二)數據處理存儲。企業可以將各類數據進行整理,其中包括結構化數據以及一些并不具有明確結構的數據,這些數據都可以利用云計算技術進行處理。財務數據加工存儲層的工作可以通過ODS、等技術進行分析。通過先進技術的應用使得分析后得到的數據更加準確、可靠,之后再將這些數據輸送到下一個處理過程當中,通過報表工具和玩具工具向管理者進行展示。圖1所示的加工存儲層當中,云計算平臺的主要功能是服務于企業的全面工作,使得企業財務運營的全過程都能夠有效的使用云服務。云服務當中包括很多種,譬如資金服務與核算服務等等。通過這些服務的有效共享,使得企業的內外部信息溝通以及企業資源的重新整合工作能夠得到有效落實。(三)數據輸出。會計數據在經過一系列的處理之后便可以開始挖掘分析工作,這一環節完成之后所得到的數據便要進入方法庫以及模型庫,從而使得信息進入報表系統,再通過報表工具等進行展示。這些經過一系列分析后所得到的數據對于企業的管理者進行預算管理工作,以及投資管理工具等等。企業的財務數據對于企業當中的各個部門來說都非常的重要,行業與行業間也需要進行相關財務數據的準確共享,從而實現財務工作的有效傳遞和匯總、發放工作。財務管理制度在建立時就需要對大數據時代所特有的優點進行針對性的動態財務查詢系統。這種系統能夠提供遠程查詢和遠程信息交換,在進行行業和部門之間的財務信息管理工作時,能夠提供具有很高精度的財務信息。通過對此信息進行分析便可以明確行業間的財務關系,并對子公司在母公司決定擴張。此外,對于伙伴的財務信息合作商可以通過查詢系統進行詳細的了解,從而得到更加詳細和準確的合作商資料,從而在選擇合作伙伴時能夠更好的準備。在設計這類系統時,為了保證系統數據庫當中的信息能夠與現實當中的實際信息進行匹配,系統的程序還需要連接網絡進行更新。但是動態查詢過程對于財務安全有一定的威脅,所以在進行設計時可以對物理性質的數據存儲庫進行一定的優化。(四)統一機制。統一的資金管理體制對于企業來說非常重要。統一的資金體制能夠使得企業的資金被企業進行更加合理的利用,并且對資金運行當中所必然存在的風險進行減弱,同時對于企業的監管能力也有很大的提高。企業應該制定完善的資金管理制度,合理利用信息技術并創建結算部門。使得企業能夠直接與銀行之間進行相互連接,達到實時監控的目的,從而加強了資金的使用效率。
四、結束語
大數據潮流發展態勢已經銳不可當。受到當前社會發展影響,新的有效財務管理體制能為企業帶來新的效益,尤其是現代企業為能在激烈的市場競爭中立于不敗之地,就要提升企業自身的運行機制和創新模式,在緊跟時代與市場發展態勢的同時,要改革管理體制。在所有的工作中,財務管理才是管理的核心要素,所以財務管理工作質量的高低與否直接與企業形象有著本質聯系。故此,大數據背景下進行制度更新,能取得新的進展與突破。
作者:戴迎迎 單位:天津財經大學
參考文獻
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【關鍵詞】 企業財務業務流程再造;管理信息系統;組織結構重構
一、管理信息系統發展歷史簡述
1957年,美國生產與庫存控制協會(American Production and Inventory Control Society,APICS)成立。1960年左右,Joseph Orlicky等人開發的第一套物料需求計劃(material requirements planning,MRP)面世,標志著現代管理信息系統的發展開始起步。管理信息系統是一個以人為主導,利用計算機軟件、硬件、網絡通訊設備以及其他辦公設備,進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護,以增強企業戰略競爭力、提高效益和效率為目的,支持企業高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統。它決不僅僅是一個技術系統,而是把人包括在內的人機系統,因而它是一個管理系統,是一個社會系統。20世紀80年代后期,信息被看作是一種戰略資源,是獲得競爭優勢的可能來源,是擊敗和威懾競爭者的戰略武器。管理信息系統的建立,將根本改變企業的目標、產品、服務以及內外關系,建立此系統的目的,就是要改進企業的經營管理方式,使之保障企業生存和繁榮的有效手段。
縱觀50年的發展歷程,管理信息系統的每一次進步與社會經濟發展階段、企業所處經營環境的變化息息相關。具體而言,管理信息系統的演進歷史可以歸納(如下表)。
管理信息系統的演進
汪一凡在《用數據庫表達管理思想》一書,用了一個精辟的全景圖展現了管理信息系統的全景內容:
在此全景表格中,會計信息系統是管理信息系統所能發揮作用的最高層次,會計信息系統的數據來源于企業財務會計對企業發生的交易和事項等業務的反映。在此其中,企業財務業務流程的設計,是會計信息生成的關鍵一環。本文接下來擬對管理信息系統推行障礙及其應對措施展開說明,進而展開說明企業財務業務流程再造的必要性和將會面臨的問題。
二、推行管理信息系統的障礙
管理信息系統的采用必然要引起企業財務業務流程的變化和企業內各層人員工作方式的改變。其中,基層應用的是數據處理系統,用以提高效率,中層原本是起信息溝通作用,基層與高層可以借助信息系統直接進行信息傳遞,使組織結構呈扁平化,高層用的是決策支持系統,主要用來提高效益和尋找機會。推行管理信息系統,進行業務流程再造,對不同的層次將會有不同的影響,因而也有不同的阻力。
1.來自基層的障礙。基層擔心系統代替人的傳統記賬工作會導致相關業務程序消失,可能會引起自己的失業或工作負擔過重,也有的人是不愿意學習新的知識和不愿意放棄舊的工作方式。有了這種思想,就會在行動上有所表現,他們或者采取不合作的態度,不交出自己手工作業的程序和經驗,或者不愿意承擔新的信息收集工作,采取消極怠工的態度。克服這種阻力可能是有困難的,只要領導的決心大,方法對,這種阻力是可以克服的。從總體上講,任何一個先進的生產力給職工帶來的不是工作崗位的減少和生活的降低,只是工作崗位的轉移,只要領導決心大,向財務人員講清楚道理,當他們了解到事業的需要時,他們是會合作的。
2.來自中層的障礙。來自中層的阻力是最大的。因為中層財務管理人員最擔心的是組織和權力結構的變化。他們會較多地考慮管理方式的改變以及自己在這種變革中所受到的影響,隨時在想是否能跟上和適應這種變革,或者是退下來會付出怎樣的代價,他們開始不贊成變革,繼而表現為觀望、等待。在管理信息系統發展的初級階段,有所謂“中層管理消失”的說法。20多年的實踐證明,信息系統的發展,中層管理不是消失,只是結構發生了變化。中層組織的數目減少了但相對人數增加了,臨時性組織增加了,組織的變動加快了。中層財務管理人員只有認識到社會的發展趨勢,樹立變革和進取的思想,從大局出發,發揮積極性,才能適應管理發展的需要。實際上,管理信息系統的實施會給中層財務管理人員帶來施展才華的廣闊天地。
3.來自高層的障礙。高層財務管理人員不必擔心業務流程再造會給他帶來失業。推行管理信息系統,高層主要是認識問題,是如何認識這種變革的重要性,是如何處理眼前利益與長遠利益的矛盾,還有如何克服阻力的問題。當然管理信息系統支持下的財務業務流程再造對高層的決策方式也有影響,高層管理一般表現有二種:第一種是漠不關心,甚至采取回避態度;或是空有熱情,把企業業務流程再造當成是一般技術開發,并沒有把管理信息系統的開發當成是一次企業財務業務變革和管理變革。第二種是親自參與領導,懂得把管理信息的開發和財務管理模式的變革結合起來,能抓住關鍵問題。雖然它們并不懂很多管理信息系統的技術,但他們會領導企業財務業務流程再造的開發。善于提出目標,組織動員群眾;善于分析和利用各種矛盾,因勢利導;善于變消極因素為積極因素,掃清前進道路上的障礙。在他們的領導下,管理信息系統的開發沒有不成功的。
三、建設管理信息系統平臺的措施
管理信息系統的建設一定要循序漸進,統籌安排。
1.正確認識和認真分析財務工作環境。一般認為,應從企業的實際出發,確定合適的目標,取得合適的進展,不是一味追求某種理想的境界。應注意認真分析信息系統對企業財務工作帶來的好處;提高管理人員的改革意識和管理水平;提高職工的文化素質和企業的管理基礎;認真分析企業的技術力量情況;認真分析企業的資金情況;認真分析管理信息系統的平臺作用;提出企業財務業務流程再造的方案;提出財務業務流程再造可能出現的問題及應急預案;信息與管理的人力資源儲備。識企業財務工作環境,要分析動力何在,如何激勵。開發信息系統的動力來自兩方面:一種是內力驅動,一種是外力驅動。內力驅動是來自內部的提高效益或改進技術的需要,外力驅動則是市場經濟的要求驅動或上級驅動。當前中國不能不說行政驅動仍是一種有效的動力。行政驅動有時會出現一些假象,某企業為了上等級,搞一些規劃和買一些計算機當花瓶擺樣,這是沒有實際價值。
2.選擇合適的方式。針對自己企業財務工作的情況選擇合適的方式,是成功的關鍵。成功的企業大致有以下兩種模式:(1)自上而下開發的方式。這種方式一般是列入上級規劃,得到上級立項支持。一般起點高,采用內外結合的方式。采用這種方式的企業,首先都是建立以總會計師為首的財務業務流程再造領導班子,然后進行總體規劃,明確系統目標,選擇精干的技術隊伍,最后按照系統工程步驟按部就班地嚴格執行。(2)全面引進的方式。在引進信息系統的時候,不僅引進硬件和軟件,而且引進國外的財務管理系統和管理方式。全面引進的方式不僅能提高設備水平,還能大大提高我國的管理水平,這種方式效果好,但實現難度大,內部人員以及資金要求均較高。
四、財務業務流程再造的管理信息系統開發戰略
企業管理信息系統的建設必然要求企業具體的各種工作業務進行業務流程的再造,以適應管理信息系統的要求并發揮管理信息系統的優勢。財務業務的流程再造是企業管理信息系統建設的重要內容之一。傳統的財務業務流程和管理組織形式與社會的發展及平穩的管理環境相對應,也是信息技術不發達的結果。現代組織理論的創立者切斯特?巴納德指出:組織的共同目標和人們的協作意愿需要通過信息溝通來連接才能成為動態的過程,由信息傳遞技術所決定的傳遞渠道、體系、覆蓋面及密度在很大程度上影響著組織的結構。信息技術的發展改變了原有組織和管理體系的信息基礎,即改變了主要依靠語言和文字的信息交流方式、主要依靠人腦和手工的信息處理方式、主要依靠人腦和文件的信息存儲方式,可以實現信息的快速處理與傳遞,實現全方位的信息共享,實現異地控制及分布式的統一協調。現代信息技術的發展呼喚全新的業務流程與企業組織結構的出現。企業應利用開發管理信息系統的時機,以BPR思想為指導重構企業業務與管理組織。美國的IBM公司和福特公司、日本的富士通公司、意大利的菲亞特公司等利用財務業務流程再造及現代信息技術已取得了巨大的成效。
1.財務業務流程重構。針對財務業務流程調查結果,以財務流程為改造對象,以管理信息系統為技術平臺,對企業財務流程進行根本性的思考和分析,通過對財務流程的構成要素重新組合,產生出更為有價值的結果,以此實現財務流程徹底的重新設計,從而獲得企業績效的巨大改善。
2.組織結構重構。根據財務業務流程重構方案,打破舊有模式重組財務組織結構。管理信息系統可以使具有以下特點的財務管理組織有效運轉:(1)縮減乃至取消中間管理層,加強作業層與決策層的直接溝通;(2)增寬管理幅度,確保管理者與下屬間信息的有效傳遞;(3)組織規模減小且成扁平狀,提高企業財務管理的靈活性、彈性和對市場的反映能力;(4)實行團隊工作,確保團隊成員間的全方位溝通以及團隊與團隊之間的信息交流;(5)全新的網絡結構組織確保信息上下左右暢通無阻,組織結構具有較高的靈活性和機動性。
財務業務流程與組織結構的重構,使管理信息系統的財務部分工作大大簡化。事實上,財務流程再造過程已經充分考慮了重構方案的邏輯實現,為數據流程方案的實現奠定了基礎。
五、實施企業財務業務流程再造戰略的措施
1.領導重視并親自主持。企業財務業務流程再造事關企業管理信息系統建設的全局,其全局性和戰略性決定了它的實施必須有最高權力的企業領導的高度重視和親自主持。企業領導應與管理信息系統開發小組及財務專業小組一起,對企業的發展及管理信息系統的構建有一個整體的切實可行的構想,然后義無反顧地付諸行動,革新業務流程、重構組織結構,以最終實現預定的目標。
2.業務部門的溝通。財務業務的流程再造,不僅會改變本部門人員的工作習慣,也會改變企業其他部門管理人員多年習以為常的工作方式,并涉及其權力和利益,它的實施必然會帶來較大的阻力。企業領導要對職能部門和有關人員進行教育和培訓,使他們明確財務業務流程再造的必要性及其對企業發展和職工利益帶來的益處,并充分授權,最大限度地發揮各自的創意,從而減少或消除阻力,進一步調動全體員工的積極性,為財務業務流程的順利實施奠定堅實的群眾基礎,以配合財務部門的業務流程再造工作。
參考文獻
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企業物流運輸管理信息系統(簡稱TMS)主要功能是對企業的物流業務進行管理,與倉儲作業系統進行協同,接收上游信息系統的發貨運輸需求,對運輸需求進行計劃調度管理,安排運輸任務,并可通過系統管理自有車隊,調度和配載車輛。對運輸過程進行在途跟蹤和節點管理,可集成GPS系統與地圖信息實時顯示運輸的路線及位置。系統提供運輸費用結算及回單管理的功能。
【關鍵詞】企業物流運輸管理信息系統 功能 技術架構 系統特點
企業物流運輸管理信息系統(TMS)在多行業運用廣泛應用,覆蓋的行業包括第三方物流行業、汽車制造行業、煙草行業、家電行業、醫藥行業、分銷行業、電商行業等。典型的用戶包括國美電器、海爾電器、中糧集團、中國遠洋物流、天天物流、勤時通物流等,為多個行業的大量企業所應用,為這些企業提供了企業運輸業務的高效和精細化管理的有效手段。
1 系統主要功能
企業物流運輸管理系統(TMS)的主要功能包括訂單管理、運輸計劃與管理、運輸在途管理、運費結算管理幾大功能模塊。TMS需要結合上下游系統使用。TMS上游系統是ERP(企業資源計劃)系統、供應鏈管理系統等,具體業務類型包括銷售、采購、移庫等,TMS通過EDI(電子數據交換)接受運輸訂單需求。在TMS的訂單管理系統中,用戶根據需求對訂單拆分后分批處理,也可以對訂單的庫存作預分配,鎖定庫存資源。預分配訂單資源的作用是防止庫存資源被其它訂單需求使用,保證對客戶發貨承諾的兌現。訂單的需求來源也可以是通過電話、傳真、電子郵件等方式的委托發貨,由人工輸入或者Excel文件格式導入到TMS的訂單系統。用戶確認了這些訂單需求后,作訂單下達,訂單需求就在TMS中正式生效了。
在TMS的運輸計劃與管理模塊中,用戶在系統中編制貨運計劃。整理訂單需求,按照一定的規則生成運輸計劃單。例如,對同始發地、目的地、運輸方式的訂單在滿足客戶交期的前提下進行合并,整合到一張運輸訂單中,提高運輸效率和節約運輸成本。對于第三方物流企業,這種訂單的運輸需求整合特別重要,也是提高物流企業市場競爭力的重要手段。很多企業擁有自有車隊,系統能夠在這方面提供自有車隊和車輛的管理功能,通過系統運算匹配運輸需求和運輸資源(包括車輛和司機),自動配載車輛與貨物。TMS還能夠提供線路優化功能,當一條線路有很多送貨點時,可以根據順路、道路情況進行自動優化運算。而對于沒有自有運輸資源的企業,通常委托第三方物流公司完成運輸業務,這時就需要系統幫助優選承運商。貨運方式一般有鐵路、公路、航空幾種貨運方式,把不同的承運商的貨運方式、運輸時效、價格費率、附加服務等基礎信息輸入到系統,在TMS系統中建立優選承運商的規則,就可以通過系統運算提供給用戶建議選擇的承運商。例如,有的公司在選擇承運商時,考慮運時和服務滿足的前提下成本最低的原則。而對于一個功能足夠靈活的TMS系統應提供優選承運商規則的自定義功能,以滿足用戶對系統需求的多樣性的要求。TMS支持不同貨運方式的多級聯運,計劃運輸線路時可以使用陸-陸、陸-空、陸-海多種聯運方式。運輸計劃完成后生成運輸單,這時可以下達運輸單給有關的運輸部門執行運輸任務。
承運商或者承運車隊根據運輸委托任務到企業的倉庫提取運輸貨物,安排運輸任務,系統進入運輸執行的流程。在實際的物流運輸情景中,應用條碼化管理是現代化物流運輸的重要手段。在運輸的各個節點使用移動終端設備對貨物作掃描,記錄貨物的運輸狀態。運輸節點一般包括出庫節點、中轉節點、最終到貨節點。企業可根據自身的實際運作情況設置需要監控的運輸節點,對于無法實現條碼掃描的節點可通過其他方式作節點跟蹤,如與承運商的信息系統進行EDI對接或者要求承運商人工登錄到系統反饋運輸節點狀態。 對于自有車隊的運輸過程的在途跟蹤可以與GPS地圖系統對接使用,根據GPS終端設備返回的經度緯度坐標信息接入到地圖系統(如谷歌地圖、百度地圖),就可以顯示運輸的實際線路與當前位置。如果承運商也有TMS系統,可以通過EDI數據接口向本企業的TMS系統傳送運輸節點到貨信息,但這必須要有一個前提,就是兩個系統的運輸節點設置相同而且能夠對應上。如果兩個系統的運輸節點無法對應,這大概就需要人工干預,由人工登錄到本企業的TMS系統中維護節點到貨信息。為了能夠讓節點到貨信息能夠及時維護,可以在TMS系統中啟用警訊管理功能,設定承運商應維護節點信息的時間,當承運商到這個時間還沒有維護節點到貨信息,系統就會調度郵件系統、短信網關或者短信終端機給相關的用戶發提醒郵件和短信。貨物到達最終收貨地點后,用戶在貨物簽收單上簽收,承運方應帶回POD簽收單或者通過終端設備拍照上傳POD簽收單給委托運輸方的企業。委托企業如果收到紙制的POD簽收單,可以安排人員利用速拍儀等設備把POD信息輸入到TMS系統作為電子存檔。POD回單在很多委托方企業中作為運輸完成的費用結算條件,如果有些承運商因為其他原因無法提供POD回單,這就需要委托方和承運方雙方談好處理條件。運輸途中如果發生異常情況,則要填寫質量事故單據,對異常情況進行跟蹤處理。TMS系統應對每一個需求訂單的運輸在途節點情況通過可視化圖表的方式呈現給業務管理部門和委托方的用戶,這種呈現方式與目前一些電商企業的在途節點狀態顯示相似(如淘寶網、京東網)。
運輸結算管理在TMS系統中是企業與客戶和承運商結算費用的模塊。如果是委托運輸的企業,企業首先就要先與承運商進行費用結算。結算的基礎數據就是企業與承運方簽訂的運輸合同。如果是企業長期的承運商,一般會簽訂一個較長時間區間的運輸合同。承運商有幾種計費方式。如航空、鐵路按照重量計費,盛輝物流按照體積或者重量計費,EMS按照首重續重計費并考慮重量和體積重量(體積除以一個變量參數)的比較后計費。計費因素中還考慮到件數、包裝、保險費、大單計費、特殊服務費等。TMS系統考慮以上各種計費情況建立各家承運商的合同與計費模型。結算時系統自動運算出各個承運商的運輸費用,企業用戶對運算出來的費用核對調整后生成對承運商的應付賬單。承運商可以登錄到系統進行對賬,對應付賬款的差異作標注,企業用戶再與承運商溝通確認最后的應付賬單結果。企業的物流部門往往還需要把這些運輸費用分攤到委托運輸的單位,形成應收賬款賬單。應收賬單和應付賬單可以通過電子數據接口傳給公司的財務管理信息系統進行處理。
最后,TMS系統還提供靈活的報表功能,通過系統輸出各種KPI考核的報表。企業用戶也可以通過報表配置工具定義自己需要的報表。
2 技術架構
系統通常采用B/S架構的三層結構。包括Web界面呈現層、業務邏輯應用層、數據庫持久層。Web界面層有的應用AJAX技術,增強用戶界面友好體驗。業務邏輯應用層可運用Hibernate/Spring技術或者Microsoft .Net Framework及WCF技術。數據庫支持多種主流數據庫,如Oracle、SQL Server、DB2等數據庫。Java平臺技術架構示意圖如圖1。
3 系統特點
系統集中部署,所有功能通過標準瀏覽器訪問,用戶可以通過互聯網在世界任何地方訪問系統;作為一個物流運輸的協同操作軟件平臺,供應商、客戶、承運商、商都可以登錄到系統使用業務功能。例如,供應商通過系統傳遞訂單,承運商承接和管理發運單,客戶可查看其訂單的交付狀態;具有靈活的可擴展性,即能應用于小規模的應用范圍,也能隨著業務數量的增長,保持足夠的性能和服務水平;系統是一個開放的平臺,能夠通過通用的接口協議和其它信息系統交換數據;系統對集團化的多組織結構的業務的支持,除了業務數據處理上能夠劃分集團公司中不同分支機構、不同承運商、不同客戶的數據,還能讓不同類型的用戶在權限范圍內只能訪問自己的業務數據;企業運輸信息管理系統與當前的先進的通訊技術相結合,例如,自動化發送短信、電子郵件傳遞信息,與GPS/GIS信息系統對接實現在百度地圖上跟蹤運輸在途的實時位置信息,手機拍照實現物流運輸的電子簽收等。
4 總結
總之,企業應用TMS系統能夠給物流管理帶來的提升是多方面的。首先,運輸物流管理的精細化和規范化得到了很大的加強。其次,在物流成本降低和運輸質量的提高方面也有著重要的影響。但是,運用TMS系統也需要企業具備一些基本的基礎條件,如物品基礎信息數據定義要求規范完整,運輸的流程要求規范化等。在當前物流行業快速發展的中國經濟環境下,企業物流運輸管理信息系統的前景是非常的廣闊的。
1.1基本需求
信息管理系統服務于用戶,其實際業務需求是根本,因此系統開發的各項功能需與之相匹配。經過深入交流和歸納分析,明確了用戶要求的系統主要功能如下:a.實現對信息資源的高效管理。飛機維修業務部門信息資源種類繁多,數據量大,涵蓋人員信息、客戶信息、飛機產品信息、基本構型信息、故障信息等,僅基本構型模塊包括的各種部附件就達上萬種類型,憑借過去的手工管理很難進行查詢分析和統計匯總。系統需利用計算機對這些資源進行信息化統一管理,方便用戶高效、精確檢索,獲取自己所需信息,減少手工處理工作量,提高管理效率。b.信息資源共享與傳輸。信息資源的高效管理基于整個系統存在的數據,方便了人員對信息的管理和利用。當用戶希望從其他科室或人員獲取信息時,通過信息資源共享與傳輸,便可及時得到對方授權并獲取自己所需資源,最終實現減少部門人員遠距離往來各科室索要、傳遞、拷貝文件等時間,提高業務處理效率,且保持了相關信息的同步一致性。c.規范流程、明確責任,實現對飛機維修業務的有效監控和管理。飛機維修業務涉及的單位和人員眾多,在以往的管理過程中,由于不能對業務進程進行及時跟蹤,無法對各任務環節和狀態形成直觀了解,這種情況往往容易造成業務上的管理和監督不及時,致使任務無法按期完成。另一方面,由于流程的不清晰,對業務辦理過程中出現的問題反饋慢、解決問題時間長且難以明確責任。因此,系統應在建立標準化、規范化飛機維修業務流程的基礎上,對具體任務中各科室、人員的辦理狀態、時效等進行跟蹤,實時查看督辦,及時發現和解決問題,有利于規范各單位職責,提高工作效率。d.對各類靜、動態信息進行科學預測統計、數據整理分析以及報表輸出。本系統包含飛機維修業務所需的大量靜、動態數據信息,用戶需定期或根據自身需要有條件地對該類數據進行統計分析并輸出相關報表,以跟蹤飛機產品售出后的使用狀況,并以此作為評估其性能和日后進行改進的重要依據。此外,對機這樣的大型復雜系統來說,航空設備種類和數量較多,備件需求問題不僅僅是單個零部件的問題,系統中每個部件對系統壽命周期及費用都起著不同作用。如何在可用度、可靠度以及費用之間找到一個綜合的解決方案,合理科學地對所需備件的需求數量進行預測也是本系統要實現的重要功能。
1.2業務流程分析
業務流程分析主要是通過相應的業務流程圖對各環節的業務活動以及信息資源流動進行詳細描述。通過整理分析,該飛機維修部門的整體業務流程描述為:首先飛機客戶或企業派駐用戶現場的服務代表將飛機產品使用過程中的故障信息或維修支援請求等通過傳真形式反饋至維修業務部門,由信息中心接收后把收集的各項數據按機型分類并以標準格式錄入信息管理系統,而后傳閱至部門主管領導(部長)。部長首先要對信息進行審閱,退回不符合規定的現場服務報表信息后,根據對具體情況的分析分派任務到各業務科室,指定具體機型負責人(質量控制科分辦員)承辦。科長收到任務后,依據部長處理意見和本科室具體流程分派人員落實,質量控制科分辦員則根據傳真信息的具體內容及問題類別,負責在系統中錄入相應的技術咨詢、故障信息卡、返修跟蹤卡、備件申請、月報、供應商評價等數據,而后將信息分派到各責任科室進行具體處理,此過程由質量控制科科長審核。需要辦理信息反饋的任務主要分派到質量控制科,由各機型負責人按質控文件“航空產品外場質量信息反饋處理程序”進行辦理,最終將結果上傳至系統;服務現場故障處理信息通過“航空產品故障信息卡”和“故障品返修索賠跟蹤卡”分派到售后服務科,并由其負責跟蹤處理及閉環,售后服務科還負責飛機月報統計、分析等;備件申請類信息分派至備件服務組,若有要件信息需辦理,首先查看庫存數量是否滿足,如庫存不滿足則進入下令程序,庫存滿足條件需要發運時,則直接進入發運管理程序;對技術單、服務通報編發、客戶培訓等相關信息則分派到技術培訓科,分別按技術單流程和培訓流程實施。飛機維修業務整體流程如圖1所示。
2系統總體設計
2.1系統的開發結構模式
本系統采用B/S結構開發,B/S(Browser/Server)結構即瀏覽器和服務器結構,這是一種基于Web的新型信息管理系統平臺模式。B/S結構模式把傳統C/S結構模式中的服務器進行了分解,轉變成一個數據服務器以及一個或多個應用服務器(Web服務器),這種技術是因特網以及WWW服務發展的直接結果,是對C/S結構的一種變化或者改進。在B/S結構下,用戶操作界面通過客戶端瀏覽器實現,極少部分事務邏輯置于前端(Browser),主要事務邏輯都在服務器端(Server)實現,從而形成3層結構。采用B/S結構模式開發出的信息管理系統,主要通過HTTP協議進行信息傳輸。程序本身部署在服務器端,而后使用一臺Web服務器用于處理用戶在客戶端提交的請求,另外一臺數據庫服務器專門用于處理相關數據請求。在B/S結構模式中,瀏覽器借助一些開放的公用端口容易非法入侵Web服務器,而在數據庫服務器和Web服務器分開部署后,前者和后者的物理地址將變得毫不相關。對數據庫服務器而言,當主要用于數據存儲和處理時通常只需開放與之相關的部分端口,因此該模式能有效地保護數據庫服務器不被入侵。基于上述分析,給出系統B/S結構模型。
2.2系統的功能結構
為了更明確地描述系統功能活動,在系統需求分析的基礎上,按照層次將系統功能劃分為兩大類:信息資源管理、工作流管理。其中,信息資源管理模塊實現維修體系中各項基礎公共數據的管理,主要包括人力資源管理、出差任務管理、飛機交付動態、基本構型管理、相關單位管理等子模塊;工作流管理模塊實現維修管理中各項業務流程進行標準化管理,包括事務處理、客戶故障處理、信息反饋管理、技術單管理、備件管理和培訓業務管理等子模塊。信息資源模塊同時為工作流管理模塊提供基礎信息,其準確性將直接影響相關流程的控制和管理。
3系統信息模型及數據庫設計
信息模型的建立是系統開發極為重要的一部分,其目的是把將要設計的結構與系統行為聯系起來,同時也是為了更好地理解所要開發的系統,提圖3系統整體功能結構示意圖供簡化和復用的機會。信息模型可從多個角度來進行描述,可以是結構性的,用于強調系統組織或業務結構等;也可以是行為性的,著重強調流程控制或動態行為。在信息模型的基礎上,設計出相關的數據庫表,能為飛機維修業務信息管理系統提供數據支撐。
3.1用例模型分析
為了進一步把握和分析用戶需求,需要從用戶角度來理解系統所需功能,并為其提供一個需求模型。用例模型描述的即是外部參與者(Actor)所理解的系統功能,它的建立是在與用戶反復討論的基礎上進行模型分析和改進,從而逐步完善系統功能需求。首先,它對所要開發系統的功能需求加以表述;其次,把系統看作黑盒,在不關心系統內部結構和設計的情況下以外部參與者角色進行理解;最后,它對需求分析階段之后的開發行為起到驅動作用,不僅確保了開發過程中系統各項功能的實現,而且能用于驗證和檢測。本文采用面向對象的方法,使用統一建模語言UML構建可視化需求模型,該模型的建立能夠更加清楚地表達用戶需求,有助于進一步分析并挖掘更深層次功能。在圖4中,以備件業務組作為系統參與者為例,描述了參與者與用例的通訊關聯(CommunicationAssociation)以及用例間的相互關系。該圖涵蓋了用例的使用、泛化以及擴展關系。用例關系的使用不單是對用例圖描述進行補充,更重要的是它清楚地展示了系統各功能之間的聯系,易于使用者及開發人員理解,有助于系統需求模型的建立和完善。
3.2系統靜態結構模型
靜態結構模型可根據用例模型來構建,利用UML統一建模語言建立系統靜態結構模型時,主要是靠類圖或者對象圖來進行描述。在面向對象設計的過程中,對象是客觀世界的任一實體的映射,類是從具體對象抽象出來的一些共有屬性和特性集合。圖5和圖6是以技術單管理業務類和備件發運用例為例分別給出的狀態圖和類圖。
3.3系統動態行為模型
系統靜態結構模型的建立使系統的內部結構和相互聯系變得更加清楚,但并沒有描述系統的動態行為特征,為了進一步論證和分析用戶需求,在靜態結構模型建立的基礎上還要建立動態行為模型,包括序列圖、活動圖、狀態圖和協作圖等的建立,這也是對前者的驗證和補充。
3.4系統數據庫設計
本文研究和開發的飛機維修業務信息管理系統,其使用的主體是維修業務部門各科室用戶,具體功能種類多、數據信息量大,系統數據庫設計的好壞將直接影響業務處理效率和用戶體驗。本系統使用關系型數據庫進行數據庫設計,它是建立在關系模型基礎上的數據庫,主要通過集合代數等數學概念和方法對數據庫中的數據進行處理。而靜態結構建模過程中描述的UML類圖實質上也是一個擴展的實體-關系模型,且該模型比較容易映射到關系數據庫。因此,基于一定的映射規則,以系統模型中實體類為重點對所有對象類和關系進行映射,能得到對應的系統數據庫表,實現對系統數據庫結構的初步設計。以質量控制科的飛機產品故障信息管理和技術培訓科的技術單業務處理中涉及的實體類為例,飛機產品故障信息管理過程所涉及到的實體類有:已交付飛機類、故障信息卡類、返修索賠卡類、基本構型類、單機質量檔案類、機型系列類、飛機產品客戶類、機型負責人類、USER類、供應商和維修商類,這些類都需要設計為數據庫表。每架已交付的飛機產品都有獨自的單機質量檔案,因此已交付飛機表是單機質量檔案表的父類表。其中,飛機產品客戶類、機型系列類和已交付飛機類之間是“一對多”的關系,供應商、制造商和基本構型之間也是“一對多”的關系,因此在映射的相關表之間建立了外鍵,各表通過相應的外鍵字段關聯。按上述方法把飛機維修業務信息管理中包含的所有實體類映射到對應的表,初步完成整個數據庫表的建立。在此基礎上,還需根據需求分析對數據庫做進一步的改善和調整,包括檢查數據庫的完整性、對其進行優化設計等。該過程能保證所設計數據庫的準確性和一致性,同時可有效避免因依賴關系引起的數據冗余,提高數據庫使用性能。
4系統實施
該飛機維修業務信息管理系統采用B/S結構,系統開發環境為VisualStudio2008。系統表示層通過ASP.NET以及JavaScript、HTML語言來實現界面展示和輸入響應,邏輯層使用C#語言編程實現。系統業務處理過程中包含較大的數據量且系統受訪問的次數頻繁,在衡量了Web服務器以及數據庫管理系統的適用性,并結合企業和系統自身特點的情況下,采用WindowsServer2003搭配集成的Internet信息服務IIS6.0構建Web服務器,選擇SQLServer2005作為數據庫管理系統。安裝并配置好SQL數據庫和IIS服務器各項功能后,啟動IIS服務,用戶在自己PC端的IE瀏覽器中輸入相應IP地址即可進入該飛機維修業務信息管理系統。登錄成功后,依據管理員賦予權限的不同可進行相應的信息查詢、管理及業務處理操作。
5結束語
關鍵詞:企業財務管理 ;信息系統; 建設阻礙; 解決方法
企業財務管理信息體系的出現從根本上而言是我國市場經濟不斷發展的結果,其最終目的也是希望推動我國國民經濟更還更快地發展。從實際上而言,在我國市場經濟發展的過程中,中小型企業的活躍程度以及發展程度對于國民經濟發展的影響甚至大于那些大型企業的影響,其作用力是不容小覷的。然而,在企業財務管理信息系統的建設與實現過程中又以中小型企業遇到的問題尤為明顯。因此,從一定程度上而言,解決我國企業財務管理系統現存問題的實質就是解決中小型企業在企業財務管理系統信息化的過程中存在的問題,而以下即是對這一問題的分析和建議的提出。
一、研究企業財務管理信息系統的建設與實現問題的意義
前文提到,在我國市場經濟的發展進程中,中小型企業發揮著越來越重要的作用。但是在實際市場體系中,由于中小型企業建立時間較短且規模和實力較小,在其發展過程中往往面臨著比大型企業更多的問題。例如在企業財務管理方面,中小型企業因為缺乏有效地可靠經驗而往往會碰到各種各樣的問題,從而影響到企業的運行和發展,并因此影響到整個國民經濟的發展。雖然企業財務管理信息系統的使用可以更好地規避人為處理導致的某些財務處理不科學的現象,但是在企業財務管理信息系統的建立和實現這一方面,中小型企業又面臨著十分嚴峻的難題。因此,解決中小型企業企業財務管理信息系統建設和實現中存在的問題,提高中小型企業財務處理效率,對于中小型企業以及整個國民經濟的發展都具有不容忽視的作用,因此,本文進行的此項研究是具有一定意義的。
二、我國企業財務管理信息系統的建設與實現過程中存在的問題
(一)通用企業財務管理信息系統要價太高
對于現在的企業財務管理信息系統而言,由于其發展尚不成熟,因此在市場上通用的財務管理信息系統要價較高。雖然這在新型物品行上市的情況下是非常正常的,并且,許多的財務實力雄厚的公司也不將這一成本放在眼里。但是,對于資金和實力都相對不夠雄厚的中小型企業來講,通用型的企業財務管理信息系統要價過高導致其無法承擔這一成本,從而無法對財務管理信息系統進行購買,由此導致企業財務管理的效率和準確度有限,也使得企業財務管理信息系統無法得以良好的建設與實現,因此,解決其價格問題對于企業財務管理信息系統的建設與實現具有根本性的作用。
(二)企業財務管理信息系統針對性不強
在我國流通的企業財務管理信息系統軟件中,幾乎都為通用型的軟件系統,這就導致即使各個企業之間經營模式和財務模式有所區別,也只能按照固定模式進行財務管理。這種差別在大型企業以及中小型企業之間尤為明顯,大型企業的財務管理往往相對復雜而中小型企業的財務管理模式往往比較簡單,這就使得中小型企業與大型企業在財務管理模式方面其實是存在很大差異的。但是,市場上流通的通用型的企業財務管理信息系統并沒有針對不同企業的不同財務特點進行相應的特色化,這就導致在某些企業財務處理的過程中的特殊需求無法從信息系y得到滿足,因此而影響企業財務管理信息系統的建設和實現。
(三)我國當前的企業財務管理信息系統技術尚不成熟
除了從其適用性方面而言,就其技術性方面而言,我國目前的企業財務管理信息系統也存在著一定的問題。由于企業財務管理信息系統研發時間較晚,導致其技術尚且處在不發達的階段,這也就直接導致了現存的企業財務管理信息系統在某些功能和細節方面未得到完善。例如,當開發者在開發軟件時,只注重到現在企業財務管理的一般流程,而忽視了在很多緊急情況或者特殊情況下應當使用的備用措施,并且,從類別上,我國當前的企業財務管理信息系統類別太少,無法滿足廣闊的市場需求,因此,企業財務管理信息系統開發技術的有限性也是造成其不能得到有效地建設與實現的重要原因,也是需要加以解決的。
三、解決我國企業財務管理信息系統的建設與實現過程中現存問題的措施
(一)適當降低通用型信息系統的價格以滿足大部分企業的需求
前文提到,由于我國企業財務管理信息系統開發時間較晚,因此其要價較高,從而導致許多中小型企業無法對其加以利用,因此,這就要求我們加速企業財務管理信息系統的研發,從而使其研發成本降低以降低其市場價,滿足中小型企業的需求,他們的需求一旦得到滿足,就會使其財務管理更加科學合理、快速便捷,從而減少中小型企業由于財務管理不當而面臨的危機。而且,財務管理信息系統要價過高本身就是造成中小型企業無法建設和實現其利用的最根本的原因,因此,對其價格進行適當的調整是有利于其普及的。
(二)針對不同的公司開發不同的財務管理信息系統
財務管理系統的針對性不強也是造成其無法得到普遍利用的一大原因,因此,要解決這一問題,就應當對財務管理系統的開發進行改進,開發者應當更多地了解不同企業之間的財務管理需求的差異,并針對其較為顯著的差異開發出具有針對性的財務管理系統,因為,在每個公司的財務管理進程中都有其區別之處,雖然軟件的開發不可能兼顧到每一個企業的特殊需求,但是可以就某一企業群體的共同需求進行開發,例如,可以為中小型企業開發流程相對簡單的、要價較低的軟件,以此滿足中小型企業的特殊需求。只有這樣,企業財務管理信息系統才會有更廣闊的市場,才會得到更好的建設與實現。
(三)研發人員應當加快研發進程推進技術成熟
系統研發技術的不成熟導致許多問題無法得到很好的解決,因此,推進研發技術的成熟也是十分必要的。例如,開發者可以針對現實的企業需求開發更為完善和全面的系統,也可以不斷地增加系統的不同類別以吸引不同企業管理者的青睞,只有將企業財務管理信息系統不斷地做好,才能使人們增加對其使用的熱情,才能使其得到更好地建設與實現。
四、總結
總的來說,在我國國民經濟發展的過程中,受到許多因素的影響和推動,而企業作為最重要的主體之一,其發展無疑是推動整個宏觀經濟發展的巨大推動力。而企業的財務是整個企業發展的重要命脈,因此,加強企業財務管理信息系統的建設和實現提高企業財務管理的有效性和科學性對于我國的經濟發展而言是具有十分重大的意義的。而要做到這一點發展,就要求我們在日后的經濟不斷發展的進程中,對企業財務管理信息系統進行不斷地研究和改進,使更多的企業能夠使用上企業財務管理信息系統,使用上企業財務管理信息系統的企業能更加科學的實現其根本用途,以此來促進更多企業的蓬勃發展,為我國國民經濟的進一步提高貢獻力量。
參考文獻:
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一、當前檔案信息資源管理系統中曝露的問題
首先,檔案歸檔管理模式陳舊目前。我國檔案歸檔已經慢慢地實現了通過計算機系統進行控制的目錄管理以及全文管理,同時,電子檔案歸檔也逐步向著網絡化的方向發展。然而,對于歸檔管理而言,其模式卻并沒有實現同步的發展。管理中對歸檔部門業務引導方法效果不佳,沒有管理好兼職檔案人員,對于歸檔文件的質量管理工作執行不到位。其次,檔案信息資源管理系統運作效率低。企業或者部門的檔案工作人員是檔案信息資源管理系統的直接使用者,對于檔案管理的流程他們都比較了解,熟悉系統的運作模式,明白業務規則制定以及管理的方法。但是,由于業務規則存在形式是代碼,而代碼在計算機系統中不集中,計算機系統靈活性和友好性都較差,所以規則的修改和調整需要由檔案工作人員將意圖告訴IT技術人員,然后再由技術人員對業務規則進行修改,這就導致了業務規則調整的時間變長,管理系統的運作效率降低。再次,檔案信息資源管理系統維護費用較高。很多人認為信息系統上線運作后就代表工作的成功,然而這卻僅僅是工作的開始,在后面還有更多的工作等著完成。系統的維護、軟件的升級、數據庫的開放等等,這些后續的工作導致了檔案信息資源管理系統維護費用昂貴。然而,檔案業務人員對于系統的維護工作不懂,必須有專業的技術人員或者公司進行,這勢必會造成維護費用的提升。最后,檔案信息資源管理系統壽命過短。許多檔案部門為了省事直接把檔案信息資源管理系統的開發工作交給外包公司來完成,然而最終能夠成功開發出合適系統的并不多。因為我國的檔案事業發展比較迅速,管理規則以及操作制度等變化較快。檔案管理部門種類不同、級別不同,則業務管理標準也不相同。業務規則經常發生變化,而規則每變動一次就要對軟件進行一次修改,經常有系統剛要交付就有出現需要修改規則的要求。
二、業務規則管理及其系統原理
業務規則是描述信息,它主要功能是對業務邏輯結構進行驗證,影響并控制業務邏輯。業務邏輯的處理方式正是受到了業務規則管理而發生改變,業務行為采用結構化的業務規則數據表示。業務規則與程序之間相互獨立。所以在編寫程序時,可使用專業術語,對業務人員開放業務系統。業務規則系統屬于工具和機制的綜合,包括了多個組成部分。規則集成開發環境、規則語言框架、規則管理工具、訪問控制、規則庫、規則引擎等。規則集成開發系統主要是對規則進行調整。規則語言框架根據面對的對象不同,存在方式不同,有程序設計形式、數據庫處理語言形式以及業務規則語言形式三種存在形式。規則管理工具面向更加多樣化的對象,向他們提供入口,方便他們對規則進行調整。訪問控制主要是設置訪問權限,保證規則數據庫的安全。應用程序主要把對象和數據交給規則引擎,規則引擎調用對應的規則,發生動作。總的來講,業務規則管理系統的功能包括了管理規則、部署規則、分析規則、定制規則和設計規則,這些功能共同提高了業務規則管理的水平。
三、業務規則管理系統在檔案信息資源管理中的應用
檔案業務規則管理系統組成主要包括了五個部分,首先是檔案業務規則集成開發的環境,它主要集成業務編輯器和編譯工具,管理業務規則等工作。依據圖形界面,能夠方便用戶建立業務模型對象。其次是檔案業務對象的模型,它主要對檔案管理工作進行描述,記錄檔案業務的約束條件和名稱等。業務規則語言是通過業務對象模型提供詞匯。第三是檔案業務規則語言,語言模型能夠為技術人員以及業務人員提供了業務規則的語言,語言通過系統的處理后,以代碼的形式傳給規則引擎,由它進行執行。通常情況下對業務人員提供受限中文業務規則語言,對技術人員提供Java之類的語言。第四是檔案規則庫,其發揮的作用主要是存儲作用。當用戶將規則輸入后,系統編譯后將其存儲在檔案規則庫,規則引擎可以對檔案規則庫中的規則進行調用和執行。有些公司還對檔案規則庫進行了分類,方便使用。最后是檔案業務規則引起,其工作流程大致是創建對象、加載更換規則集、數據集合的提交、命令、得出結果。
在大數據時代,信息收集、提取、整理等多項工作的效率在計算機網絡技術的支持下得到飛速地提升。為加強事業單位的財務管理工作。我們需要借助當今先進的科學手段來為財務管理工作進行優化升級,提高他們的工作效率,降低財務管理的發生成本,促進財務工作的有效發展。鑒于此,本文將深入研究財務信息化的特性和作用,從此處著筆,探究事業單位如何在內部進行財務管理工作轉型,搞好信息化建設,以更好地作用于其財務管理。
一、事業單位財務信息化管理的作用分析
之所以要推行財務管理工作改革,使其向著信息化、智能化的方向發展,究其主要原因還是為了讓他們在現有基礎上,對財務管理的各項數據資源和信息資源進行有效整合,最大程度上提高財務管理工作的效率。財務管理工作要求加強信息化建設的主要作用表現在以下兩個方面:
首先,信息化進程是互聯網社會發展的主流趨勢,在財務管理工作中推進網絡化、智能化、信息化是事業單位進行管理體系改革的先行條件。當前我國加快了對事業單位全面改革的進程,而在此過程中,相關部門需要以事業單位的財務情況作為依據,制定事業單位改革的方向、方針和發展策略。對此,在進行大批量的財務工作面前,我們需要創造一套更行之有效的財務管理方法來以最快速度促進財務管理工作的系統化和便捷化,以便讓財務管理中的各項信息數據能夠盡快整合,讓財務工作更好地服務于本單位發展。所以我們說。財務部門推行信息化建設是事業單位進行全面改革的先行條件。
其次,財務部門是本單位的關鍵性部門,推行信息化建設是滿足現階段事業單位各部門發展的需要。眾所周知,財務涉及到了事業單位工作的方方面面。通過財務的各項信息,能快速掌握該部門的發展情況及未來發展方向。當部門領導要制定重要決策時,需要財務管理部門提供有效的財務信息數據作為決策依據,因此,我們需要大規模地進行財務數據分析和處理。加強財務工作的信息化建設,提高財務數據信息統計的綜合性和準確性,降低財務發展風險,為事業單位各級領導提供更為科學的決策支持,這是對于財務部門來說是非常重要的。此外,加強信息化建設,可依托于網絡傳輸的便捷性,方便各級部門進行遠程辦公,可節省大量的物質資源,同時也縮短了各項工作的耗時,可謂是一舉三得。
二、事業單位財務信息化管理模式的基本特點
(一)財務信息的實時性
實現信息化管理后,事業單位財務系統的各項財務數據能夠就實現實時傳輸,這種實時傳輸包括事業單位內部財務信息的各項數據匯總和整理,同時包括事業單位與外部進行的一切財務活動信息,例如,當稅收繳納、物料采購購買及銀行貸款等外界財務活動發生后,財務部門可通過財務信息操作系統和相關網站,獲得最快速的信息收集通道,保證能夠快速、準確收集企業外部財務活動信息。此外,通過這樣的方式,可以將事業單位的財務活動納入到財務監管和內部審計的內容中,可以最大程度上降低財務發展風險,保證財務信息的準確性。
(二)數據資源的共享性
財務管理的信息化建設不僅包括事業單位內部的信息化建設,還包括各級事業單位體系內的財務信息一體化建設。在事業單位內部,加強信息化建設能夠在本事業單位內形成一個有效的信息化網絡。在這個信息化網絡內,可以形成同級的財務信息共享,各級單位可以利用財務信息網絡進行財務信息上報、費用報銷、預算報表、經營計劃審核等各項工作,可以有效促進事業單位內部進行無紙化辦公。這就有效降低了事業單位的辦公成本和其他物料費用,降低了其自身經營成本,促進事業單位可持續發展。
而對于事業單位整體的財務管理工作來說,加強信息化建?O可以有效實現財務信息資源共享,保證財務信息資源不會因突發事故而遭到毀壞,保證各項數據信息能夠一直為人們所應用。
(三)工作流程的可視性
財務管理信息化建設可以促進財務工作的透明化和可視化。信息化的一大優勢是能夠實現資源共享,這樣,就可以在事業單位各級部門內公布財務管理的動態數據,并將之分享給各級領導,幫助他們掌握本部門內的財務情況和經營情況,從而引導他們進行有利于本部門發展的工作規劃。
三、事業單位財務信息管理系統的建設途徑
(一)整體規劃財務管理系統的信息化建設
信息化建設是全民關注、全民參與的重要工程,這同樣適用于事業單位的發展。首先,在財務管理信息化建設籌備工作中,財務部門需要熟悉掌握內部各級部門的財務信息和財務經營目標,并按照目標中的各項任務制定行之有效的信息化建設規劃,并將這份規劃作為未來事業單位信息化工作的主要指導性方案。
其次,在方案執行過程中,財務部門要要對每一項工作設置節點和執行規范,要求每一項工作都必須要按照總的指導方案中的計劃進行,當個別領導干部對財務信息化工作感到不理解時,應及時糾正并與他們進行溝通,引導他們正確認識財務管理信息化的重要性。要堅決反對在信息化建設的過程中盲從、盲干的行為,確保信息化工作能夠順利進行。
(二)創建財務管理信息化網絡平臺
在現有基礎上,我們需要對財務部門的基礎工作進行優化調整,首先,我們應進一步完善電算化會計政務系統,在現有核算的基礎之上,建立部門財務基礎板塊應用,對所有部門的財務情況進行獨立核算,最后再匯總到一個整體的財務信息管理系統中,對各基礎部門以及事業單位財務信息進行分析和匯總,當個別部門財務情況出現異常時,要及時與部門管理者進行溝通,對財務異常情況進行了解,保證財務信息的準確性和及時性。其次,要建立全面的財務信息分析系統,借助高科技信息化手段,建立動態財務信息管理系統,讓各級部門內財會人員進行學習并把握好本部門財務動態發展趨向,讓財務信息統計能夠盡可能完善、完整。
(三)健全事業單位財務管理信息化制度建設
健全的制度管理可以為信息化建設提供強有力的保障,因此,應加強事業單位相關的財務制度建設。首先,事業單位各級員工需要對財務管理知識和信息化理論進行了解,在此基礎上,要對財務管理的基礎流程進行改進,特別是要對業務口的審批流程進行簡化,為財務管理提供便利條件。其次,還要強化財務信息化管理制度的執行力度,保證財務管理信息化工作的良好環境。
(四)強化對財務工作人員的素質培養和提升
財務信息管理工作需要專業人員來進行,因此必須要加強對財務工作人員的素質培養和提升。首先要加強對財務工作人員進行專業的網絡信息化技術培訓,讓他們掌握扎實的信息化專業基礎知識,以適應未來專業的財務信息化工作。其次,還需要根據社會經濟發展的情況進行現代經濟理論知識培訓,讓他們了解當今經濟的發展,了解事業單位財務管理的人最新理?,通過深化學習讓他們更好地在崗位上進行財務管理工作。
(五)有序落實財務管理信息化建設功能
當前我國財務信息化基礎功能主要包括會計核算信息系統財務決策支持信息系統以及建設網絡財務信息系統三個主要財務管理系統。其中會計核算信息系統是事業單位進行日常經營管理和成本輸出的第一個環節,這個環節關系到以后財務決策支持系統和網絡財務信息系統的建立和完善,因此,對這個環節,我們需要保持高度重視。在該系統運行中,應重點掌控事業單位的資金流想和財務信息流向,確保財務管理的安全性。財務決策支持信息系統和網絡財務信息系統的建立需要與專業的網絡服務技術人員對接,運用高科技財務信息管理技術和數據處理分析技術進行財務數據的分析和挖掘,確保網絡財務信息系統數據管理的準確性和真實性。
[關鍵字]智能小區;物業新聞管理系統;設計策略
文章編號:2095-4085(2015)03-0028-02
智能小區物業新聞管理系統是小區內部用來供業主進行新聞查看的工具。它的核心業務是為了輔助小區業主更方便及時的了解小區管理的當前動態,并可以隨時隨地只要能連接網絡即可進行新聞的瀏覽和相關新聞的查看。同時,在通知公告模塊,對于這里的通知需要業主必須瀏覽,所以這里設置了一個瀏覽確認的功能,即登錄者在查看通知公告的新聞時,在詳細信息查看界面(正文界面)需要點擊瀏覽確認按鈕,標識當前登錄者已經瀏覽過當前的通知或公告新聞。
1 設計約束
設計約束是系統在架構設計的時候,應該遵循的規范準則。包括需求約束和UI設計約束,即系統在設計之時,嚴格遵循《系統需求說明書》所約定的需求范圍;在進行UI設計時,將充分考慮使用者的計算機應用水平,盡可能的整體形成統一的操作規范風格。
2 設計策略
根據產品的需求與發展戰略要確定設計策略。在本系統設計時,主要涉及兩類策略:擴展策略和復用策略。其中擴展策略主要偏重于業務上的延伸,而復用策略來自于底層技術實現的接口復用。
2.1 擴展策略
當前新聞管理系統主要是滿足物業管理工作安排有序性的功能,其在業主對物業公司的監控上,顯得功能比較單薄。在未來系統的可擴展性方面,需求可擴展性可以從監控著手進行延伸。為了方便未來的擴展,當前在數據結構設計的時候,必須要考慮到其可擴展性,所以數據模型必須要預留出能夠兼容存儲監控匯報所需要的數據結構。
2.2 復用策略
新聞管理系統在復用策略上,將對數據庫交互的接口以及對于日期、字符串處理的一系列共同接口進行復用。這些接口將以組件的方式,提供API接口對外復用。
3 系統總體結構
新聞管理系統在整體架構上,分為四個層次:應用服務層、基礎接口層、基礎軟件層和硬件環境層。
3.1 硬件環境層
硬件環境層指的系統運行所需的硬件服務器和網絡環境。本系統僅僅需要一臺硬件服務器就能夠完成系統的部署和運行。
3.2 基礎軟件層
基礎軟件層是系統運行所需要的外部軟件支撐環境。本系統需要三方面的軟件:操作系統、應用服務器和數據庫。
3.3 基礎接口層
基礎接口層是系統在開發過程中,可復用的公共技術資源。它包括三個方面的接口:數據庫交互接口、數據轉換接口和分頁接口。其中數據庫交互接口主要完成數據庫的連接管理;數據轉換接口主要管理系統中數據的各種類型轉換;分頁接口主要負責系統中各類列表的分頁。
3.4 應用服務層
應用服務層是系統對用戶提供業務操作功能的層次。它包括通知公告、物業動態、社區活動、業主專欄和設置。這五個部分分別對應需求中的五大模塊。
4 功能模塊設計
本系統主要有用戶登錄、新聞列表、新聞查看、圖片查看和附件下載5個基本功能。
(1)用戶登錄,功能為填寫用戶名密碼,點擊獲取驗證碼,填寫驗證碼,確認無誤后,點擊登錄按鈕,程序頁面名稱為login. xml。
通過點擊手機桌面的新聞圖標即可跳轉到登錄界面(前提:網絡連接暢通、首次登陸)。填寫用戶名密碼,點擊獲取驗證碼按鈕,接收短息,填寫驗證碼,點擊登錄按鈕即可登錄。
(2)新聞列表,新聞列表程序流程為,新聞列表一手機界面一分類一數據庫。成功登錄的用戶點擊不同的分類即可跳轉到不同的列表界面。
(3)新聞查看功能,錄用戶通過點擊新聞列表界面的列表項。程序頁面名稱為newstext. xml。登錄用戶通過點擊新聞列表的列表項即可跳轉到詳細信息查看界面,在該界面顯示所選中的新聞的詳細信息。
(4)圖片查看,功能為實現詳細新聞顯示界面圖片的查看。程序頁面名稱為newstext. xml。
登錄用戶在查看新聞的詳細信息時,若該新聞有圖片則可以點擊圖片可以調用系統的圖片查看軟件,進行圖片的查看。
(5)附件下載:詳細新聞顯示界面附件的下載,程序頁面名稱為newstext. xml。登錄用戶在查看新聞的詳細新聞時,若有附件(如需要業主填寫的表格等)就會顯示在新聞的最下方,點擊下載按鈕就會在通知欄進行下載,若下載完成點擊通知欄,會調用系統中可打開的軟件將下載的文件打開。
5 軟件界面設計
軟件用戶界面是指軟件用于和用戶交流的外觀、部件和程序等等。軟件界面的設計,既要從外觀上進行創意以到達吸引眼球的目的,還要結合圖形和版面設計的相關原理,從而使得軟件設計變成了一門獨特的藝術。通常的講,企業軟件用戶界面的設計應遵循以下幾個基本原則:
5.1 用戶向導
設計用戶界面首先要明確到底誰是使用者,要站在用戶的觀點和立場上來考慮設計軟件。要作到這一點,必須要和用戶來溝通,了解他們的需求、目標、期望和偏好等。設計者要清楚,用戶之間差別很大,他們的能力各有不同。
5.2 簡單原則
簡潔和易于操作是界面設計的最重要的原則。畢竟,軟件建設出來是用于用戶來查閱信息和使用服務。不需要在界面上設置過多的操作,堆集很多復雜和花哨的圖片。設計要盡量簡單,并且有明確的操作提示;軟件所有的內容和服務都在顯眼處向用戶予以說明等。
5.3 和諧與一致性
通過對軟件的各種元素(顏色、字體、圖形、空白等)使用一定的規格,使得設計良好的網頁看起來應該是和諧的。或者說,軟件的眾多單獨網頁應該看起來像一個整體。軟件設計上要保持一致性,這樣可以讓瀏覽者對軟件的形象有深刻的記憶;一致的導航設計,可以讓瀏覽者迅速而又有效的進入在軟件中自己所需要的部分;一致的操作設計,可以讓瀏覽者快速學會在整個軟件的各種功能操作。破壞這一原則,會誤導瀏覽者,并且讓整個軟件顯的雜亂無章,給人留下不良的印象。
6 菜單主題設計
智能小區物業新聞管理系統主要包括的功能:通知公告、物業動態、社區活動、業主專欄和設置。通知公告模塊包含了2個小的功能模塊:通知和公告;物業動態模塊包含了4個小的功能模塊:管理動態,建設動態,投訴處理和生活提示;社區活動模塊包含了4個小的功能模塊:讀書,休閑運動,老年大學,志愿者服務;業主專欄是一個小型的BBS系統,用于業主之間溝通交流;設置模塊包含了2個小的功能模塊:關于和注銷。