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1.1缺乏完善的針對高校的有關內(nèi)控法律法規(guī)
20世紀末,我國分別頒布了《內(nèi)部控制和審計風險》《國家審計基本準則》等有關內(nèi)部控制的法律和法規(guī),可是我國這些法律法規(guī)缺少內(nèi)在聯(lián)系,不能指導高校的實際情況,高校沒有一套完整的內(nèi)部控制理論作為指導,導致高校內(nèi)部控制不能完全發(fā)揮作用。
1.2高校缺乏完善的內(nèi)控會計制度
高校缺乏完善的內(nèi)部會計控制制度,不重視會計制度設計,財務的主要職責是核算、監(jiān)督以及管理。大部分高校財務只履行基本的核算職能,缺乏內(nèi)部控制制度或者存在滯后的內(nèi)部控制制度,不能有效約束相關人員和適應時代的發(fā)展,導致高校經(jīng)常發(fā)生經(jīng)濟糾紛,嚴重損害了高校的經(jīng)濟效益和社會效益,也影響了高校正常的教學科研活動以及黨風廉政建設等。
1.3高校缺乏良好的內(nèi)部審計
高校傳統(tǒng)的內(nèi)部審計已經(jīng)不能適應時代的發(fā)展,高校沒有認清內(nèi)部審計工作的重要性,主要體現(xiàn)在職責定位模糊、工作制度不規(guī)范、審計觀念落后、審計方法單一、人員素質不高等方面。有些人認為高校并非生產(chǎn)經(jīng)營性單位,內(nèi)部審計并不重要,且和其他部門的職能產(chǎn)生沖突。這些問題嚴重阻礙了高校在現(xiàn)代社會的發(fā)展。
1.4高校缺乏風險管理
風險指的是某一行動具有不確定的結果。高校過去處于計劃經(jīng)濟體制中,由國家統(tǒng)一安排教育經(jīng)費、招生計劃,學生事業(yè)支出不要求核算培養(yǎng)成本,也不用考慮辦學效益,所以高校缺乏較高的風險意識和風險防范能力。可是最近幾年,高校不斷深化體制改革,其所處的內(nèi)部和外部環(huán)境也發(fā)生了很大的轉變,國內(nèi)外高校之間的競爭非常激烈,特別是招生和就業(yè)壓力不斷增加,高校面臨很大的風險,特別是財務風險。所以高校要提高風險管理意識,并且采取有效措施,提高自身的綜合實力。
2高校內(nèi)部控制管理的完善措施
2.1構建完善的法律體系
市場經(jīng)濟的快速發(fā)展促使我國既要不斷總結國內(nèi)內(nèi)部控制理論,還要廣泛研究國外內(nèi)部控制理論的實際執(zhí)行情況,以目前的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》為基礎,不斷完善其他具體操作規(guī)范,構建一個完整的內(nèi)部控制規(guī)范和法律體系,指導和規(guī)范組織內(nèi)部控制制度建設。
2.2加強內(nèi)部控制意識
高校領導者要樹立內(nèi)部控制意識,不斷更新自己的觀念,加強管理。首先,高校要成立專門的財經(jīng)領導小組,精心組織和審核學校重大經(jīng)濟事項,規(guī)范財務管理活動;其次,高校要重視財務管理崗位,將財務管理崗位作為一個重要的技術崗位,提升財務人員業(yè)務水平。
2.3健全高校內(nèi)部審計
高校要創(chuàng)設良好的內(nèi)部審計環(huán)境。高校應重視審計工作,關心和支持審計工作,加強宣傳內(nèi)部審計工作,提高每一個職工的內(nèi)部審計意識。不斷完善內(nèi)部審計規(guī)章制度,依照有關法律進行審計和開展高校的各項活動;同時,建立健全內(nèi)部審計的激勵和責任機制,使內(nèi)部審計工作更加法制化、制度化和規(guī)范化。此外,高校要拓展內(nèi)部審計的領域。高校內(nèi)部審計以后勤管理、教學管理為中心,為教師和學生提供更好的服務。此外,還要加強離任審計、工程項目審計、績效審計,提高審計效果,有效發(fā)揮預防、引導、監(jiān)督以及服務職能,不斷深化改革,切實提高辦學效果。
2.4加強高校的風險管理
為了有效發(fā)揮內(nèi)部控制對高校的推動作用,使高校發(fā)展更加健康和快速,高校自身要加強風險意識和風險管理。有效控制財務風險的重點在于維持一個相對合理的負債水平。第一,高校為了拓展自身的規(guī)模和增加辦學投入,可以充分利用舉債發(fā)展這個辦法;第二,避免高校因為過度負債而面臨巨大風險。因此,高校有必要提高外籌決策機制的規(guī)范性,加強對籌資項目立項、評估、決策以及實施等環(huán)節(jié)的控制,降低財務風險。而高校在控制其他內(nèi)部風險時可以采取各種防范措施,建立健全內(nèi)部控制制度,有效管理風險。此外,高校還要不斷建設財務人才隊伍,因為任何制度都需要由人來執(zhí)行。高校要有計劃地聘用和選擇財務人員,也要加強對這些人員的培訓,全面提高他們的素質,確保高校可以有效執(zhí)行各種內(nèi)控制度。
3結語
關鍵詞:內(nèi)部控制;控制環(huán)境;風險評估;控制活動
一、內(nèi)部控制產(chǎn)生與發(fā)展的歷史回溯
20世紀40年代以后,內(nèi)部控制實踐與理論得到了廣泛的應用與突飛猛進的發(fā)展,內(nèi)部控制完成了其主體內(nèi)容的構建,其各項構成要素和控制措施也零星可見,散布于企業(yè)各項管理制度和實務中,但未從理論上進行總結,把內(nèi)部控制當作管理的附屬。1949年美國會計師協(xié)會的審計程序委員會在《內(nèi)部控制,一種協(xié)調制度要素及其對管理當局和獨立注冊會計師的重要性》的特別報告中,承認內(nèi)部控制超越了與財務部門直接相關的事項。1958年10月,該委員會的第29號審計程序公告《獨立審計人員評價內(nèi)部控制的范圍》,對內(nèi)部控制的定義重新進行了表述,將內(nèi)部控制劃分為內(nèi)部會計控制和內(nèi)部管理控制兩類。進入20世紀80年代以后,內(nèi)部控制理論的研究又有了新的進展,西方學術界在對內(nèi)部控制理論進行研究時,亦已認識到內(nèi)部會計控制和內(nèi)部管理控制的不可分割性和相互聯(lián)系性,但重點逐步從一般含義向具體內(nèi)容深化。這一變化的標志是1988年4月AICPA的《審計準則公告第55號》,規(guī)定從1990年1月起以文告取代1972年的《審計準則公告第1號》。該公告的頒布和實施是內(nèi)部控制理論研究的突破性成果,它首次以“內(nèi)部控制結構”一詞代替原有的“內(nèi)部控制”。指出:“企業(yè)的內(nèi)部控制結構包括為提供企業(yè)特定目標的合理保證而建立的各種政策和程序。”并明確解釋了內(nèi)部控制結構的三要素,即控制環(huán)境、會計制度、控制程序及它們的具體內(nèi)容。20世紀90年代后,由美國會計學會、注冊會計師協(xié)會、國際內(nèi)部審計人員協(xié)會等組織參與的“發(fā)起組織委員會”(簡稱為COSO)報告《內(nèi)部控制———整體框架》。1996年美國注冊會計師協(xié)會發(fā)《審計準則公告第78號》,全面接受COSO報告的內(nèi)容,并從1997年1月起取代1988年的《審計準則公告第55號》。公告中指出內(nèi)部控制是由一個企業(yè)董事會、管理階層和其他人員實現(xiàn)的過程。旨在為實現(xiàn)經(jīng)營的效果和效率、財務報告的可靠性、符合適用的法律和法規(guī)等目標提供保證。將內(nèi)部控制結構分為控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督5個要素。
縱觀內(nèi)部控制的產(chǎn)生和發(fā)展歷史軌跡,其理論和概念的演變就本質而言,可以分為兩個階段,即形成階段和發(fā)展與完善階段。20世紀80年代前,人們對內(nèi)部控制的認識源于內(nèi)部牽制的理論假設,這一階段的特點為:在企業(yè)內(nèi)部形成了比較系統(tǒng)的內(nèi)部控制措施、程序和方法,基本上形成了業(yè)務處理程序化、業(yè)務分工標準化、企業(yè)員工間協(xié)作與制約制度化,以及與經(jīng)營目標關聯(lián)化的理論格局。另一方面,我們也可以發(fā)現(xiàn)這一理論在于以內(nèi)部會計控制為主,重點集中在如何防弊糾錯上,使內(nèi)部控制在面對企業(yè)管理實際時顯得過于消極和狹窄。鑒于此,20世紀80年代以后,受系統(tǒng)論、控制論等理論的影響,以及90年代信息產(chǎn)業(yè)和高風險行業(yè)興起的沖擊,學術界對內(nèi)部控制的研究發(fā)生了較大的變化,具體表現(xiàn)為內(nèi)部控制結構和內(nèi)部控制整體框架兩種觀點。雖然二者存在有一定的差異,但這一階段的理論特點則反映了人們對內(nèi)部控制研究重點的轉移,即逐步從一般向具體深化,并將內(nèi)部控制“要素化”,體現(xiàn)了內(nèi)部控制源于管理階層的經(jīng)營方式與管理過程相結合的特點。
二、內(nèi)部控制理論形成與發(fā)展的根源
(一)控制論、信息論和系統(tǒng)論等自然科學理論是企業(yè)內(nèi)部控制建立的方法論
20世紀40年代起,特別是第二次世界大戰(zhàn)結束以后,科學技術的迅速發(fā)展,引起了生產(chǎn)技術的空前提高,其結果導致了生產(chǎn)迅速增長。一方面跨國公司大量涌現(xiàn),形成了跨越地域的經(jīng)濟壟斷集團;另一方面,由于企業(yè)規(guī)模擴大,內(nèi)部職能部門增加,更需要從企業(yè)內(nèi)部進行協(xié)調,以達到節(jié)約資源、防止差錯和舞弊、提高經(jīng)營效率等經(jīng)營目標。因此,在客觀上要求企業(yè)建立包括組織機構、業(yè)務程序等在內(nèi)的自我控制和自我調節(jié)機制。而此時的控制論、信息論和系統(tǒng)論等自然科學的形成恰好為內(nèi)部控制的建立提供了理論上和實踐上的支持。就控制論而言,它是一種研究由各種耦合元素組成的系統(tǒng)的調節(jié)和控制的一般規(guī)律的科學,尤其是以研究系統(tǒng)和經(jīng)濟過程如何發(fā)揮其功能、如何控制經(jīng)濟過程為目的的經(jīng)濟控制論,成為內(nèi)部控制的理論依據(jù)之一。這是因為內(nèi)部控制理論在研究每個具體組織的內(nèi)部經(jīng)營管理過程,研究每個單位如何發(fā)揮它們應有的管理功能及如何對管理過程進行有效調節(jié)和控制時所設立的自我調節(jié)、自我控制機制和控制的方法與手段,正是依照控制論的一般原理。產(chǎn)生于20世紀40年代末的信息論也是內(nèi)部控制的理論基礎。從信息論的角度分析,控制實質上就是一個通過收集、篩選、加工、傳輸?shù)男畔⒎答伒倪^程,以指導物流和資金流,按預定目標運行的有效調控機制,其中信息是控制的源泉和依據(jù)。它的真實性、及時性是內(nèi)部控制有效性的關鍵因素之一。系統(tǒng)論的誕生,不僅在自然科學和社會科學等領域結出了累累碩果,而且給人帶來了新的思想觀念,引起了管理方式的巨大變化。依照這一理論觀點,把企業(yè)當作一個由相互聯(lián)系、相互依存的若干要素組成的系統(tǒng),而內(nèi)部控制則是這一管理系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)(二)委托理論是內(nèi)部控制理論發(fā)展和完善的內(nèi)在根源
按委托理論涉及的領域來分析,它主要研究企業(yè)內(nèi)部的一種契約關系。在這種契約下,人根據(jù)委托人的委托,在其授權范圍內(nèi),以人的名義進行相應的活動。從這一理論形成的現(xiàn)實背景可以看出,資本原始積累的完成,企業(yè)從個體業(yè)主形式轉向合伙制,最后變成公司制形式,是委托———這一問題產(chǎn)生的源頭;生產(chǎn)社會化程度提高,資本高度聚集和經(jīng)營職能的高度專業(yè)化為其產(chǎn)生創(chuàng)造了條件;企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模不斷擴大,投資主體多元化,以及財產(chǎn)所有權與經(jīng)營權相分離,是該理論最終形成的內(nèi)在原因。從企業(yè)總體發(fā)展的趨勢及實際運行的效果來看,公司制企業(yè)是一種最高的企業(yè)組織形式,即,投資人或股東將企業(yè)資產(chǎn)的經(jīng)營活動權交由經(jīng)營管理階層承擔,財產(chǎn)所有權和經(jīng)營權,特別是它們與控制權的分離,使委托———關系存在成為必然。可見,企業(yè)作為一張由各利益相關者組成的契約組織,是多種委托———關系的集合,為使企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展下去,建立健全一個有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)是解決不利選擇和道德風險問題的內(nèi)部機理。企業(yè)內(nèi)部控制建設的實踐也證實了委托理論是其發(fā)展和完善的內(nèi)在根源。
(三)審計方法的改變和審計人員法律責任的增強是內(nèi)部控制理論發(fā)展的推進器
在審計發(fā)展的初期,審計方法主要采取詳細審查,詳細檢查企業(yè)全部會計憑證,計算復核所有賬戶余額,進行賬證、賬賬核對。但隨著企業(yè)規(guī)模的日益擴大,業(yè)務活動日趨繁雜,無疑于對傳統(tǒng)的審計方法形成了極大的挑戰(zhàn),因此抽樣審計的方法便應運而生。抽樣審計方法的使用,在一定程度上緩解了日益增加的審計任務帶來的難以進行詳細審計的問題,但卻帶來了由于審計人員主觀判斷而形成的審計結論可信度下降的現(xiàn)實情況。另外,如前所述,在兩權分離的情況下,企業(yè)凈資產(chǎn)的擁有者(投資者和債權人)迫切要求企業(yè)管理階層提供真實可靠的信息。為此,許多國家從法律法規(guī)的層面上來督促企業(yè)外部審計人員更加注重內(nèi)部控制的審查,一系列案件的發(fā)生和有關法令的頒布,在增強審計人員法律責任的同時,也使企業(yè)注重自身內(nèi)部控制制度的建設,以盡量避免注冊會計師拒絕接受委托審計或提出保留性的審計意見。
(四)政府是內(nèi)部控制發(fā)展的主要推動者
從內(nèi)部控制發(fā)展的實際情況看,之所以如此迅速,除企業(yè)內(nèi)部管理要求的一系列因素外,政府是推動其發(fā)展的一種主要外部力量。20世紀70至80年代,美國政府通過一系列措施推動內(nèi)部控制的實施。如1977年的《反國外行賄法案》中規(guī)定了每個企業(yè)應建立內(nèi)部控制制度;針對80年代美國出現(xiàn)的一些舞弊性財務報告和企業(yè)“突發(fā)”破產(chǎn)事件,招致了國會一些議員對財務報告制度提出了質疑,其中所關注之一,是上市公司的內(nèi)部控制的恰當性。為此,成立了“反對虛假財務報告委員會”。該委員會的目標之一,就是增加內(nèi)部控制標準和指南,其工作成果就是著名的COSO報告。從報告的內(nèi)容來看,既對以往內(nèi)部控制定義進行了修正,又為設計更廣泛的內(nèi)部控制系統(tǒng)提供了指南。我國政府于1996年12月,由財政部了《獨立審計具體準則第9號———內(nèi)部控制和審計風險》,以及1997年5月中國人民銀行頒布的《加強金融機構內(nèi)部控制的指導原則》等一系列規(guī)定和通知,在推動企業(yè)加強內(nèi)部控制建設實踐的同時,也大大地推動了內(nèi)部控制理論發(fā)展和完善的進程。
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國內(nèi)保險業(yè)經(jīng)過近幾年的快速發(fā)展,在公司業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務經(jīng)營規(guī)劃、業(yè)務經(jīng)營區(qū)域、目標客戶群體、銷售渠道等方面,在對公司組織架構和業(yè)務經(jīng)營活動進行計劃、監(jiān)督、評估和管理等方面,進行了許多大膽和有益的改革創(chuàng)新,在防范和化解經(jīng)營風險和加強公司內(nèi)部控制管理制度方面取得了顯著的成效。但同時,由于保險公司數(shù)量的增加、規(guī)模的擴大和業(yè)務活動日益復雜化,保險市場中也出現(xiàn)了一些違法違規(guī)的突出問題,在國內(nèi)保險市場對外開放步伐加快和市場競爭日益加劇的情況下,為了防范和及早發(fā)現(xiàn)經(jīng)營風險,從而避免或者減少可能遭受的經(jīng)營損失,保證保險業(yè)能夠穩(wěn)定健康快速發(fā)展,在加強保險監(jiān)管的同時,各保險公司經(jīng)營決策者應該認真制定和切實執(zhí)行公司控制風險、加強管理、穩(wěn)健經(jīng)營的內(nèi)部控制管理制度。
在日益激烈的市場競爭中,保險公司的競爭優(yōu)勢主要取決于公司的人才技術優(yōu)勢和組織管理優(yōu)勢,而不是傳統(tǒng)的資源優(yōu)勢和資金優(yōu)勢,保險資源配置和經(jīng)營管理能力的差異性和保險公司利用這些資源的獨特方式,形成了各自公司的競爭優(yōu)勢和比較優(yōu)勢。建立內(nèi)控制度和管理制度的目的是提高保險公司自我約束意識,防范和及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)營風險,建立公司內(nèi)部相互制衡機制,確保正確反映公司的經(jīng)營效益,提高公司的核心競爭力。健全有效的內(nèi)控制度可以監(jiān)督和彌補公司管理功能可能存在的缺陷,使公司在市場環(huán)境變化和人員素質差異的情況下,實現(xiàn)公司的市場經(jīng)營目標。
保險公司的內(nèi)部控制管理制度建設應注重體制創(chuàng)新和機制創(chuàng)新,應參照國際先進的管理模式進行公司內(nèi)部管理體制方面的改革創(chuàng)新,比如公司價值鏈管理、組織結構管理、業(yè)務績效管理、客戶關系管理、公司價值管理、銷售渠道管理、服務質量管理、公司品質管理、人力資源管理、激勵約束機制管理等。按照公司內(nèi)部控制管理制度,保險公司總分支公司之間應該建立嚴格的管控機制和費率反饋機制,總公司對分支公司的經(jīng)營活動必須做到心中有數(shù),及時指導,監(jiān)控到位;應建立嚴格的核保和核賠分離制度,建立必要的審核制度和檢查制度;對分支公司擅自越權和違法違規(guī)的經(jīng)營行為,對違反公司內(nèi)部控制管理制度的行為,必須認真進行內(nèi)部監(jiān)督和檢查,加大處罰力度,并及時修改和完善內(nèi)部控制管理制度,否則,保險監(jiān)管部門可以追究總公司的領導責任。
二、以監(jiān)管為核心,監(jiān)控和指導公司內(nèi)控管理制度建設
加強保險監(jiān)管部門對保險公司內(nèi)部控制管理制度建設的目的是在新的市場和法律環(huán)境下,將以往部分監(jiān)管責任轉變?yōu)楸kU公司的管理責任。保險監(jiān)管部門的監(jiān)管責任是保護被保險人的利益,保證投資人的正當投資回報權益不受侵害,監(jiān)督保險公司合法合規(guī)經(jīng)營,具備足夠的償付能力,以往這種監(jiān)管職能是通過對保險公司現(xiàn)場和非現(xiàn)場的例行檢查來實現(xiàn)的,但由于保險公司管理體制和業(yè)務經(jīng)營的復雜程度增高,增加了保險公司的經(jīng)營風險,保險監(jiān)管部門例行的檢查和抽查的真實性、準確性、及時性、有效性遇到了現(xiàn)實的挑戰(zhàn),增大了保險有效監(jiān)管的難度。在國際化競爭的大背景下,保險監(jiān)管部門必須認真研究和充分發(fā)揮保險公司的內(nèi)部控制管理制度的積極作用,將內(nèi)部控制管理制度建設作為強化監(jiān)管的重要內(nèi)容,加強事后監(jiān)管和償付能力監(jiān)管,保險公司則應該認真檢討和審視公司內(nèi)部控制管理制度執(zhí)行的現(xiàn)狀,增強對公司內(nèi)部機構、業(yè)務、財務、投資等方面的風險管理,完善和彌補內(nèi)部控制管理制度方面的缺陷和不足。保險監(jiān)管部門在加強保險法律法規(guī)建設的同時,應督促保險公司加強公司內(nèi)部控制管理制度建設,兩者是相輔相成、不可替代、互為補充、缺一不可的。
國際上一般對內(nèi)部控制按職能劃分為內(nèi)部會計控制和內(nèi)部管理控制兩類。保險公司內(nèi)部會計控制包括涉及直接與財產(chǎn)保護和財務記錄可靠性有關的所有方法和程序,包括分支機構授權和批準制度、責任分離制度以及對財產(chǎn)的實物控制和內(nèi)部審計等。保險公司內(nèi)部管理控制包括與管理層業(yè)務授權相關的組織機構的計劃、決策程序、控制環(huán)境、風險評估、控制手段、信息交流、監(jiān)督管理以及各種內(nèi)部規(guī)章制度的執(zhí)行狀況。
保險公司總公司必須對分支公司的經(jīng)營范圍和經(jīng)營規(guī)模是否相適應,內(nèi)部控制管理制度建設是否完備和完善,權力與責任的平衡是否對稱,重要職能和關鍵崗位的設立是否相互制約,獨立的內(nèi)部稽核和公正的外部審計是否健全,內(nèi)部制度建設和內(nèi)部監(jiān)督機制是否執(zhí)行落實,職業(yè)道德水平和培訓質量是否提升,違法違規(guī)行為和有意誤導行為是否得到遏制,財務制度和會計準則是否得到執(zhí)行等進行研究和評估。所有這些內(nèi)容要求保險公司必須建立科學完善的內(nèi)部控制管理體系,提高操作效率,確保現(xiàn)有規(guī)章制度的執(zhí)行,同時,保險監(jiān)管部門必須對公司內(nèi)部控制管理制度的建立和執(zhí)行情況進行認真檢查和監(jiān)督指導。
三、以競爭為手段,建立內(nèi)外資保險公司競爭合作機制
國內(nèi)保險市場的對外開放,為內(nèi)外資保險公司提供了一個競爭與合作的大市場,使國內(nèi)保險公司實際上直接或間接地參與了國際保險業(yè)的競爭,因此,保險公司應該從國際競爭的高度,提高公司的經(jīng)營管理水平和質量,應該具備全球化的經(jīng)營視野和更強的合作意識,積極主動地參與業(yè)內(nèi)的競爭與合作。內(nèi)外資保險公司各自具有不同的優(yōu)勢,如何在激烈的競爭中獲得最低成本、最佳產(chǎn)品、最優(yōu)服務、最大份額、最高利潤,是公司競爭所追求的目標。在全球經(jīng)濟一體化的過程中,保險公司共同開發(fā)和利用保險資源、保險科技、保險信息,以及保險公司經(jīng)營過程中的合作與聯(lián)系,是國際化經(jīng)營的必然要求和發(fā)展趨勢。
從管理的層面上看,外資保險公司在內(nèi)部控制管理制度建設方面的先進經(jīng)驗和做法值得國內(nèi)保險公司學習和借鑒。首先,內(nèi)外資保險公司應該加強對國際通行的內(nèi)部控制管理制度的信息溝通和交流,增強公司管理者對加強內(nèi)部控制管理的意識;其次,應注重公司內(nèi)部控制管理水平和質量的提高,以適應競爭與合作的要求;第三,應加強對業(yè)務無序競爭的管控,在管理創(chuàng)新、服務創(chuàng)新、機制創(chuàng)新等方面開展競爭活動;第四,共同營造一種合作創(chuàng)新、共同發(fā)展的市場協(xié)作精神和協(xié)作方式,提高公司的獲利水平和競爭力。
四、以管理為目標,提高公司經(jīng)營管理整體素質和水平
保險公司的組織結構是保證公司各部門和總分支公司各司其責、有序結合、分工明確和有效運作的組織保障,合理的組織管理結構可以把分散的、單個的力量聚集成為集中的、強大的集體力量;可以使保險公司每個員工的工作職權在組織管理結構中以一定形式固定下來,保證保險公司經(jīng)營活動的連續(xù)性和穩(wěn)定性;有利于明確經(jīng)營者的責任和權利,避免相互推諉,克服,提高工作效率,克服辦事拖拉的弊端;可以確保公司領導制度的實現(xiàn),公司各級領導只有依靠一套完善的組織管理機構才能有效地行使自己的權力。
圍繞風險控制和增進效益兩個目標,保險公司應該如何加強內(nèi)部控制管理水平,增強競爭能力,在日漸市場化和日益開放的經(jīng)營環(huán)境中立于不敗之地,一是應建立起高效的風險管理機制,以風險管理為核心,嚴格控制經(jīng)營風險,保證其業(yè)務收益的穩(wěn)定,滿足被保險人日益增長的保險需求;二是運用高新技術手段和先進方法對風險變動趨勢進行科學的預測,有效地進行公司經(jīng)營風險的控制和管理;三是完善保險風險內(nèi)部控制機制,對經(jīng)營風險實行嚴格的監(jiān)控,建立科學的風險監(jiān)測反饋系統(tǒng),提高公司經(jīng)營效益;四是完善公司內(nèi)部控制管理制度,用制度管人、管機構、管業(yè)務、管經(jīng)營,并接受保險監(jiān)管部門的指導和檢查。
五、以服務為理念,提升產(chǎn)品創(chuàng)新、服務創(chuàng)新的科技含量
首先,產(chǎn)品創(chuàng)新能力反映公司管理和競爭水平,保險產(chǎn)品的系列結構、規(guī)格品種,特別是產(chǎn)品更新?lián)Q代的頻度,對保險公司產(chǎn)品管理能力的高低有著十分重要的影響,因此,根據(jù)競爭的客觀需要,保險公司都把優(yōu)化產(chǎn)品結構、增加和更新產(chǎn)品作為提高其管理水平和國際競爭力的一個重要方面,但同時必須看到,國內(nèi)保險市場中仍然不同程度地存在保險產(chǎn)品結構雷同、業(yè)務單一、創(chuàng)新不足、粗放經(jīng)營等問題。業(yè)務結構方面,財產(chǎn)險保險費收入來源80%以上為機動車保險,經(jīng)營缺乏特色和品牌;業(yè)務品種方面,財產(chǎn)險傳統(tǒng)型業(yè)務比重大,創(chuàng)新型業(yè)務、高附加值業(yè)務和延伸型業(yè)務比較少或基本上沒有開展。
隨著新《保險法》的實施,保險監(jiān)管部門對保險條款費率的管制得以放松,保險公司有了更大的條款費率制定權,因此,在日益激烈的市場競爭中,保險公司應該跳出傳統(tǒng)的業(yè)務框架,認真分析市場需求,建立推進產(chǎn)品更新?lián)Q代的產(chǎn)品管理制度,加速開發(fā)和創(chuàng)新公司自身的產(chǎn)品系列,提高公司產(chǎn)品的國際化、多樣化、專業(yè)化水平,努力開拓各種市場空間。培養(yǎng)適應產(chǎn)品創(chuàng)新的人才隊伍,造就一支掌握現(xiàn)代產(chǎn)品風險管理技能和方法的高素質管理隊伍,是對保險公司管理水平和內(nèi)控機制是否完善的考驗。因此,保險公司應該注重培養(yǎng)自己的專業(yè)技術人才,建立適應市場發(fā)展的產(chǎn)品創(chuàng)新機制。
其次,科技創(chuàng)新引導保險公司的服務創(chuàng)新。北京市保險市場近年來能有快速發(fā)展,同保險公司重視服務創(chuàng)新密切相關。目前,北京市保險市場中的服務創(chuàng)新表現(xiàn)為:服務科技方面有電話語音服務、網(wǎng)絡和電子商務、銀行結算支付方式;服務管理方面有計算機網(wǎng)絡管理、承保、理賠、結算中心、人業(yè)績管理、營銷管理;服務方式方面有服務之家、客戶回訪、24小時電話咨詢服務;服務理念方面得到不斷提升和轉變。
保險公司應在現(xiàn)有的基礎上,加快電子化和網(wǎng)絡化建設的步伐,采用電子計算機和現(xiàn)代通訊技術設備,促進辦公自動化、電子商務和網(wǎng)絡保險以及由此延伸的服務手段和領域,提高保險公司的業(yè)務處理能力和運作效率,以高效、快捷、優(yōu)質的服務,積極參與保險業(yè)的國際和國內(nèi)競爭。
在信息技術引發(fā)的保險創(chuàng)新浪潮中,公司間競爭的重點不再是產(chǎn)品的價格競爭,而是服務質量和方式的競爭。只有通過高質、高效、高附加值的服務競爭,才能將各種保險產(chǎn)品更快更好地送達顧客,才有利于擴大和穩(wěn)定客戶關系,占有更高的市場份額,增加業(yè)務創(chuàng)新的機會。
第三,加強人管理制度促進服務質量提升。新《保險法》修改的一條重要內(nèi)容,是加重了保險公司對保險中介人和中介業(yè)務管理的法律責任和管理責任,保險公司應根據(jù)中介業(yè)務發(fā)展的實際,制定相應的保險中介業(yè)務管理辦法,加強和完善對保險中介業(yè)務的管理。國內(nèi)保險業(yè)的營銷方式最終將建立在市場導向型、客戶需求型這樣一種新的發(fā)展模式基礎上,使人壽保險這一“以人為本”的保險服務行業(yè)在服務意識、服務效益、服務質量、服務渠道、服務方式、服務內(nèi)容等多方面和多層次發(fā)生根本變化。
保險服務質量的提高關鍵是靠保險公司的服務意識的提高,靠保險公司服務創(chuàng)新。我國加入世界貿(mào)易組織后,保險業(yè)的制度體制改革、機構業(yè)務管理、人事分配制度等方面的改革,歸根結底都將落實在服務競爭上,因此,提高保險服務與促進保險發(fā)展是相輔相成的,是保險公司在今后激烈的市場競爭中能否立于不敗之地的客觀要求。保險公司必須高度重視售前服務、售中服務、售后服務的各個環(huán)節(jié),應該遵循公司的工作流程和管理制度運行,不能因人而易,降低服務水平和質量。
第四,高度重視銀行保險的發(fā)展機遇和經(jīng)營風險。銀行保險最直接的含義就是通過銀行網(wǎng)絡來銷售保險產(chǎn)品。充分利用龐大的金融機構網(wǎng)絡,增加保險的銷售渠道,高效率地覆蓋市場與客戶是保險公司熱衷于銀行保險的最現(xiàn)實的愿望。銀行保險所顯示出來的獨特魅力和廣闊前景對保險公司拓展銷售渠道意義重大,一是可以建立客戶資源共享機制,為雙方客戶提供綜合性互惠服務;二是加強銀行保險業(yè)務的深層次合作;三是適應網(wǎng)上保險的需求,實現(xiàn)雙方網(wǎng)站的方便連接,為客戶提供更方便,更快捷的網(wǎng)上保險、網(wǎng)上查詢和網(wǎng)上轉賬等多方面、多渠道的服務。
銀行保險業(yè)務發(fā)展勢頭迅猛,已經(jīng)成為人壽保險另一個主要銷售渠道,但同時,各保險公司應該清醒地認識到,銀行保險不是零風險,由于保險公司在內(nèi)部控制管理制度方面的滯后性,目前有些問題已經(jīng)暴露,如經(jīng)營效益風險、資金回報風險、資產(chǎn)負債匹配風險、違規(guī)操作和誤導宣傳等事件也時有發(fā)生,必須引起保險公司的高度重視,同時加快制定相關的風險控制管理規(guī)定。銀行保險注重的是品牌形象和誠信經(jīng)營,保險公司要嚴格依法合規(guī)經(jīng)營,塑造自己穩(wěn)健經(jīng)營、誠信經(jīng)營、合法守規(guī)的品牌形象,形成自己值得信賴的品牌優(yōu)勢。銀行保險需要強調的是加強人才培養(yǎng)和培訓,保險公司必須加強培訓內(nèi)容和時間。銀行保險的核心產(chǎn)品是服務,服務質量是決定銀行保險業(yè)務經(jīng)營成敗的關鍵所在。
六、以效益為中心,用內(nèi)控制度管控公司所有經(jīng)營行為
保險公司的經(jīng)營目標是實現(xiàn)股東價值的最大化,這就需要保險公司對其分支公司的管理層進行監(jiān)督,保證分支公司的管理層能夠按照公司的既定目標履行職責,有序、有效地開展業(yè)務,確保公司的經(jīng)營目標能夠得以實現(xiàn)。以實現(xiàn)股東價值的最大化為基礎的管理是一個綜合的管理工具,它可以用來推動創(chuàng)造價值的觀念深入到公司一線員工中去,用效益的觀點,通過內(nèi)部控制管理制度和經(jīng)營目標的實施,監(jiān)督和控制公司管理層的所有經(jīng)營行為。內(nèi)部控制管理制度是保證保險公司經(jīng)營效益的實現(xiàn),而分支公司的管理層既是相關制度的制定者,又是執(zhí)行者,其經(jīng)營行為直接影響內(nèi)部控制管理制度的執(zhí)行績效。
關鍵詞:小學建筑設計環(huán)境空間
小學的設計應先從選址出發(fā)。校址應選擇在陽光充足,空氣流通,場地干燥,排水通暢,地勢較高的地段。校內(nèi)應有布置運動場和提供設置給水排水及供電設施的條件。學校宜沒在無污染的地段。學校與各類污染源的距離應符合國家有關防護距離的規(guī)定。心須采取有效的隔聲措施。學校不宜與市場,公共娛樂場所等不利于學生學習和身心健康以及危及學生安全的場所毗鄰。校區(qū)內(nèi)不得有架空的高壓輸電線穿過。學校用地應包括建筑用地。運動場地和綠化用地三部分,各部分用地的劃分應符合下列規(guī)定:建筑用地,運動場地,綠化用地之間有綠化帶隔離者,應劃到綠化帶邊緣;無綠化帶隔離者,應以道路中心線為界。學校建筑用地應包括建筑占地面積,建筑物周圍通道,房前屋后的菱形綠地,小片課間活動場地。學校運動場地應包括體育課,課間操及課外體育活動的整片運動場地。學校綠化用地還應有成片的綠地和自然科學綠化用地。
小學的設計我認為應包括兩個大的方面,一是外部環(huán)境的規(guī)劃,另一個是建筑的組織形式。而學校氛圍形成最主要的一點還是外部環(huán)境的塑造。
(一)外部環(huán)境的塑造
周遭環(huán)境的情感性質是個人與環(huán)境關系的最重要的部分,因為它是決定與場所相聯(lián)系的心境和記憶的主要因素,它不僅影響個人的情緒,甚至影響個人長期的心境和健康狀況。小學規(guī)劃以及細節(jié)的設計不僅是塑造景觀環(huán)境必不可少的手段,更關系到小學生們情緒的變化與性格的形成。
環(huán)境的另一個特點是具有喚醒主的刺激,然而并非所有旨志喚醒的刺激都能誘發(fā)探索的動機和形為。小學階段是一個人探索欲非常強烈的階段,事實上,不同環(huán)境的特性總是相互聯(lián)系,彼此影響的。復雜性,神秘必能誘發(fā)和維持探索的動機和興趣;新奇和意外的發(fā)現(xiàn)使探索的好奇心得到滿足。因此,小學校園中應盡可能滿足學生們的探索欲望,要布置景觀時盡可能避免讓他們一覽無余,增加其吸引力,引導學生走入其中,發(fā)現(xiàn)更多的樂趣,這個過程無疑對培養(yǎng)學生們的探索精神起到了一定的積極作用。
心理學認為戶外自然會引起感覺刺激。設計所面臨的挑戰(zhàn)是怎樣突出并增強刺激,而不是有單調的瀝青鋪面和一些具體的植物形體。他們以一種非常直接和細致的方式來感受環(huán)境。許多研究者已注意到了兒童對周圍環(huán)境的“瑣細”描述以及兒童頻繁提到的動物、植物、自然現(xiàn)象及人類活動、實體環(huán)境的性質能夠對兒童產(chǎn)生直接的刺激性影響。環(huán)境物體的顏色、質地、形狀和活動中心的布局可以激勵兒童同環(huán)境交流,并從中學到很多,戶外空間應盡顯親切,從一個區(qū)域到另一個區(qū)域創(chuàng)造出流暢而輕松的環(huán)境空間,戶外空間出現(xiàn)豐富多彩的鋪面,盡可能利用自然環(huán)境創(chuàng)造高低起伏的空間,拓展他們的空間感受。
室外自然環(huán)境的設計還應注意自然環(huán)境與人工環(huán)境的相互融合。沃爾威爾通過研究指出:純自然環(huán)境越是復雜越是受偏愛,或許自然環(huán)境總是合諧的,不存要過分復雜的問題。在自然與人工混合的環(huán)境中人工要素末破壞合諧性的環(huán)境仍被認為是美的。小學生更有接近自然的心理要求,因此,以満足小學生接近自然,擁有自然的心理要求。同時戶外環(huán)境空間設計要考慮兒童喜歡多變運動的環(huán)境這個特點。兒童喜歡在豐富多彩的,充滿驚奇的環(huán)境中游玩,他們很難長時間從事同一活動,所以要有不同的活動選擇余地以保持他們的興趣。當兒童們?nèi)硇牡剡M行有地的活動時,他們需要隱秘的、可以躲藏的地方。他們還喜歡通過植物、土壤、巖石、水和昆蟲來探索大自然,在小學的場地規(guī)劃中,應盡可能的通過不規(guī)則的和多樣的空間、地面、高程和植物配置來實現(xiàn)這一點。種植是設計師創(chuàng)造出誘人的兒童活動場的最豐富也是最靈活的手段,植物提供了有趣、開放的環(huán)境,能夠促進探索和發(fā)現(xiàn)、表演和想象,兒童把植物作為游戲和學習的一種基本資源。學校中多種植一些高大的喬木是增加這一資源的有利途徑,高在的喬木不僅烘托了環(huán)境氛圍,更是形成了一定的領域性,適合兒童們的集體活動。
(二)建筑的組織形式
小學設計中包括三個大的方面:行政區(qū),普通教學區(qū)和物殊教育區(qū)。這三個區(qū)域應有明確的劃分而雙應有一這的聯(lián)系性,所以利用軸線來組織這三個區(qū)域,對于小學生而言,行政區(qū)是他們的次要領域,教學區(qū)是主要領域,特殊教育區(qū)則成為公共領域。明確了領域的性質,我們就能從使用多少的角度考慮建筑的形式。
從空間意象上來說,建筑作為一個城市的重要標志物,其受關注的程度也大大增加。經(jīng)過研究表明,人們首先記住的不是建筑的形式特征,而是建筑的使用特點及其意義。建筑的大小,形狀,外表,質量和周圍的環(huán)境都會影響意象的形成,對于小學生而言,他們正處于廣泛接受外部事物的階段,認知能國有限,而雙不同于幼兒園兒童的“一無所知”,如何創(chuàng)造建筑的形式,外表,顏色是設計者們要深入挖掘的。設計之初,我在思考700-800個孩子,每人要在這里度過六年時間,作為建筑的設計者應該給出一個什么樣的學校環(huán)境和建筑形式?我的思考得出了一個結論,即“寓教育于建筑”:
1.設計一座‘校園’,而不是一兩幢大樓。因為‘校園’更有利于形成豐富的空間環(huán)境,有利于兒童的多樣化發(fā)展。
2.兒童從7歲到13歲是身心發(fā)展最快的階段,但卻遇著了6年一貫的學制。兒童身心的迅速變化與學校環(huán)境的一成不變形成了一定的矛盾。如果環(huán)境單調容易產(chǎn)生厭倦情緒。在我的設計中把六年劃分為三個階段,設計了低、中、高年級三個完全不同的教室環(huán)境。學生每兩年就可以從一個教室“畢業(yè)”,升入下一個教室樓。學習環(huán)境有新鮮感,有助于兒童在6年中保持學習的興趣。
3.兒童在小學階段心智發(fā)展迅速。事實上,很多有成就的人物在少年階段已經(jīng)立下了高遠的志向。因此,校園不僅要有各種場地供兒童奔跑游戲,最好要有一個莊重寧靜的特殊場所,讓兒童沉靜地思考探索以發(fā)展他們的心智。為此,結合建筑中綠化的我設計了兩個‘庭院’。
4.小學建筑在兒童心中是‘學習生活’的一種形象象征。我們的設計要體現(xiàn)活潑輕快但又不輕浮、端莊穩(wěn)重卻又不呆板、豐富多變而又不雜亂的整體效果。學校建成以后應成為兒童們非常喜歡的學習環(huán)境。同時包含在其中的優(yōu)雅的氣氛,也會受到教師們的欣賞。
建筑應追求一種豐富多變的環(huán)境格局,分析一下我的設計,教學樓需朝向南北,所以大多是東西走向的條塊。柱廊則以南北走向為主穿插其間。校園空間因而被實體和虛體劃分、圍合、穿通、連接。構成的室外空間有大有小有虛有實,形成了比較豐富多變的環(huán)境格局。校園的空間層次就是這些由教學樓和連廊構成的院落和廣場。行人的路徑在這些空間之中上下穿行,環(huán)境不斷變化,視點不斷變化,景象不斷變化,建筑,校園的院落場所給人的空間感覺非常豐富。
(1)財務管理內(nèi)控意識薄弱。事業(yè)單位雖為公益型的國有單位,大部分只有財務制度,沒有內(nèi)部控制制度,在經(jīng)濟活動出現(xiàn)問題時,缺乏決策、判定獎懲的標準。部分單位領導層認為財務人員只是負責具體的財務執(zhí)行情況,無權參與單位的決策和管理過程,否認財會人員在內(nèi)控方面的作用。在當前財務管理中,大部分財務人員缺乏內(nèi)控意識,仍沿襲傳統(tǒng)的管理制度,認為內(nèi)控制度并不重要,以單位領導的意志來處理財務事宜,只是單純的處理類似收付現(xiàn)金、銀行支付、收支記賬、開發(fā)票等基礎工作。財務人員對單位內(nèi)部的資金使用情況進行記錄,然而缺乏行之有效地管理,更多的是著眼當前,沒有制定能使單位長久正常經(jīng)營的理財管理。此外,部分事業(yè)單位的財務管理已具有內(nèi)控意識,然而此前并無內(nèi)控的經(jīng)驗,而使內(nèi)控制度落實不到位或者停留于空想。
(2)財務管理相關人員素質不高。多年來我國事業(yè)單位財務管理的內(nèi)控意識薄弱,對財務部門也不夠重視,導致工作人員的綜合素質不高。首先,事業(yè)單位人員流動性較小,其財務人員也較少變更,絕大部分財務人員是在一個單位就職到退休。身處于瞬息萬變的科技時代,財務管理早已今時不同往日,而事業(yè)單位內(nèi)大部分在職的財務人員其財務知識仍拘泥于傳統(tǒng),對財務管理的重要性沒有概念,缺乏內(nèi)控意識,也缺乏學習新知識新事物的積極性,因此他們的工作多停滯不前。
(3)財務管理內(nèi)控制度監(jiān)管力度不足。自古嚴師出高徒,事業(yè)單位理想的財務管理內(nèi)控制度,需要有國家到位的監(jiān)管制度來輔助。而實際上,當前我國對事業(yè)單位的監(jiān)管制度力度不足,事業(yè)單位的財務管理內(nèi)控制度更是虛有形式。一方面,缺乏相應的監(jiān)管制度,對財務人員的工作方式?jīng)]有要求,財務人員的工作較為隨意,缺少進步的動力。另一方面,制度要求事業(yè)單位收支平衡,這就使得各單位想方設法將從財政取得的撥款在年終用盡,對事業(yè)單位的財務花銷的監(jiān)管力度不到位,更有部分事業(yè)單位因規(guī)模小,財務人員配備不到位,內(nèi)部沒有形成牽制,造成漏洞,如公款私用等,使事業(yè)單位乃至國家利益受損。
二、事業(yè)單位財務管理內(nèi)控制度的創(chuàng)新途徑
(1)提升事業(yè)單位的內(nèi)控意識。事業(yè)單位財務管理內(nèi)控的合理開展,其基礎在于事業(yè)單位內(nèi)部正確的內(nèi)控意識,能認識到內(nèi)控的重要性,并明確內(nèi)控的主要目的。就當前現(xiàn)狀而言,大部分事業(yè)單位顯然不具有應有的內(nèi)控意識。事業(yè)單位的日常財務管理由財務人員負責,而單位負責人才具有對重大事物的決定權,因此,強化事業(yè)單位的內(nèi)控意識,應先從強化單位負責人的內(nèi)控意識開展。對此,國家可對各個事業(yè)單位的主要負責人進行關于內(nèi)控知識的講座,讓各單位負責人了解大的內(nèi)控方向,以逐漸強化事業(yè)單位整體的內(nèi)控意識。
(2)建立健全財務管理內(nèi)控制度。財務管理內(nèi)控已愈發(fā)重要,而國家尚缺乏建立健全的內(nèi)控制度。對此,國家應制定易于實行且合理到位的內(nèi)控制度,首先應明確事業(yè)單位其內(nèi)部部門的職能及人員職責,以合理分工,進而明確財務管理內(nèi)控制度的工作內(nèi)容。同時,內(nèi)控制度應具有內(nèi)部核查制度,以保證事業(yè)單位的資金的來源合法且數(shù)額真實,事業(yè)單位的內(nèi)部支出符合效益性。此外,各事業(yè)單位應建立健全適應其實際情況且符合國家內(nèi)控制度要求的財務管理制度,并明確每一筆資金的流向。
(3)健全財務管理內(nèi)控的監(jiān)管制度。當前我國的事業(yè)單位普遍缺乏健全的監(jiān)管制度,對此應對事業(yè)單位的部門設定進行適當?shù)恼{整,主要應增加對財務管理內(nèi)控進行監(jiān)管的部門,可通過增設內(nèi)部審計部門來實現(xiàn)。內(nèi)部審計部門的主要職責在于對事業(yè)單位的財政業(yè)務和內(nèi)控制度進行獨立的評價,了解當前業(yè)務和制度的狀態(tài),發(fā)現(xiàn)其中存在的不足,提供相應的改正建議,以使事業(yè)單位經(jīng)濟成本最小化,效益最大化。同時,為使內(nèi)部審計達到更好的效果,內(nèi)部審計部門應具有一定的獨立性及權威性。
關鍵詞:高校財務管理;內(nèi)部控制;存在問題;采取的對策
隨著我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展,高校財務部門所掌管的教育資金規(guī)模越來越大,高校財務管理內(nèi)部控制愈加重要。高校財務內(nèi)部控制是控制論在高校財務活動中的具體運用,高校內(nèi)部財務控制就是利用控制論的基本原理和方法,對高校財務活動進行科學的規(guī)范、約束、評價等一系列的方法、技術、程序及理念的總稱,以期達到高校財務活動預定目標的有效實現(xiàn)。
一目前高校財務管理內(nèi)部控制存在的主要問題
近年來少數(shù)高校對資金安全管理工作重視不夠,財務管理內(nèi)控制度不健全或執(zhí)行不力,致使學校在資金管理方面出現(xiàn)問題和隱患。這給高校內(nèi)部不法分子貪污、挪用公款、非法侵占財產(chǎn)的行為帶來了便利,為舞弊行為、甚至犯罪帶來可乘之機。高校財務管理領域發(fā)生的貪污犯罪案件一般為單位負責人、財務負責人、或一般財務人員利用財務管理的漏洞,貪占、挪用甚至私分高校資金。這些問題的出現(xiàn)大多與財務管理內(nèi)部控制不嚴、監(jiān)督不到位有著直接的關系。.雖然各高校大都建立了內(nèi)部會計控制制度,而且絕大多數(shù)高校非常重視內(nèi)部控制制度,但具體實施情況卻并不盡人意,其具體表現(xiàn):
(一)內(nèi)部控制制度不健全,貪污、挪用公款現(xiàn)象時有發(fā)生。近年來,盡管一些高校按照財政部和教育部要求相繼建立了相關的內(nèi)部會計控制制度,但相對缺乏科學性和合理性,而且原則性強,可操作性弱。一些單位把某些規(guī)章制度等同于內(nèi)部控制制度,內(nèi)部控制制度不健全,甚至沒有建立相應的自我防范、自我約束的內(nèi)部控制制度和機制,致使財務控制存在許多漏洞,會計信息失真,財務管理秩序混亂。
(二)財務人員素質較低,財務制度形同虛設,財務監(jiān)督流于形式。由于有些高校特別是新建高校的財務負責人缺乏管理經(jīng)驗,加之財務人員素質較低,財務規(guī)章制度不健全,內(nèi)部會計控制制度難以有效發(fā)揮作用。有些規(guī)定多停留在文件或口頭上,即使出了問題也總是大事化小,小事化了,內(nèi)部控制制度形同虛設。能夠防止財務出現(xiàn)問題的最后一道關口應當是財務監(jiān)督,財務監(jiān)督的職能一般由上級主管部門或審計檢察部門來執(zhí)行。一些高校的上級主管部門和審計監(jiān)察部門疏于對下級財務部門進行檢查和監(jiān)督,特別是一些民營高校無上級主管部門監(jiān)督,致使個別高校的財務監(jiān)督流于形式。
(三)財務管理制度松弛,現(xiàn)金管理制度不嚴格。有些高校經(jīng)費報銷不按審批程序辦事,收入不入賬,甚至設立賬外賬,為財務人員貪污和挪用公款提供了可乘之機。還有的高校現(xiàn)金管理制度不嚴格,隨意擴大現(xiàn)金使用范圍,增加了財務風險防范的難度。
二實現(xiàn)資金管理內(nèi)部控制目標的具體方法與對策
(一)加強崗位分工,控制關鍵環(huán)節(jié)。配備合格人員,實行定期輪崗。高校應當配備德才兼?zhèn)涞娜藛T辦理資金業(yè)務。辦理貨幣資金業(yè)務的人員應具備良好的職業(yè)道德,忠于職守,廉潔奉公,遵紀守法,客觀公正;有勝任崗位工作需要的專業(yè)知識、政策水平和業(yè)務能力-能通過自我修養(yǎng)、自覺學習、接受培訓,不斷提高自己的職業(yè)道德水平和業(yè)務素質。為此,單位應當建立有關人才的選聘、培訓、考核、獎懲,晉升.崗位輪換制度,確保財務管理人員德才兼?zhèn)洹ω敃藛T要定期進行輪換,財會人員調換崗位,須按規(guī)定辦理交接手續(xù),做到前不清,后不接。
(二)建立資金業(yè)務崗位責任制,確保不相容職務相互分離。為了防止出納貪污挪用,出納不得兼任稽核、會計檔案保管、總分類賬和收入、費用、債權、債務明細分類賬登記等工作,否則,會增加出納進行行私舞弊的機會,增加出納掩蓋貪污、舞弊的可能。建立資金業(yè)務的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責權限,確保辦理資金業(yè)務的不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督,不得由一人辦理資金業(yè)務的全過程。
(三)建立健全現(xiàn)金盤點和銀行對賬制度。出納要自覺地進行經(jīng)常性的對賬工作。包括每日營業(yè)終了,將庫存現(xiàn)金余額與現(xiàn)金日記賬核對相符,保證貨幣資金收付的正確性。出納應當對貨幣資金的安全、完整直接負責。同時,單位應重視對現(xiàn)金的盤點,要建立定期或不定期現(xiàn)金盤點制度。財務負責人或內(nèi)部審計人員每季度至少要進行一次庫存現(xiàn)金突擊盤點,發(fā)現(xiàn)問題,要及時向學校領導報告或提出有關建議,確保高校貨幣資金內(nèi)部控制正規(guī)高效。
(四)強化印章和重要空白憑證管理。高校的支票保管簽發(fā)與印鑒保管使用必須實行分工負責。空白支票不得事先簽名蓋章。高校的財務專用章應由專人保管,個人名章必須由本人或其授權的人專門保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。印章的使用必須有財務負責人的書面授權,必須詳細進行登記,并要求使用印章的人予以簽名,蓋章按規(guī)定需要有關人員簽字蓋章的經(jīng)濟業(yè)務,必須嚴格履行簽字或蓋章手續(xù)。財務管理人員變更時,對印鑒應及時予以收繳。
(五)規(guī)范資金收付程序,嚴格按財務規(guī)范辦事。高校應當按照國家財政部頒布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金》規(guī)定的下列程序辦理貨幣資金支付業(yè)務:
(1)支付申請。有關部門或個人用款時,應當提前向審批人提交貨幣資金支付申請,注明款項的用途,金額,預算、支付方式等內(nèi)容,并附有效經(jīng)濟合同或相關證明。
(2)支付審批。審批人應根據(jù)其職責,權限和相應程序對支付申請進行審批。對不符合規(guī)定的貨幣資金支付申請、審批人應當拒絕批準。
(3)支付復核。復核人應當對批準后的支付申請進行認真復核。
復核支付申請的批準范圍、權限、程序是否正確,手續(xù)和相關單證是否齊備,金額計算是否正確,支付方式、支付單位是否妥當?shù)取秃藷o誤后交由出納員辦理支付手續(xù)。對于復核中發(fā)現(xiàn)的審批問題,應提請審批人糾正,審批人不予糾正的,應向單位負責人報告,請求做出處理的書面指示。對支付申請?zhí)钪撇徽_的,應要求申請人重新填制和辦理審批手續(xù)。對違法犯罪行為還有義務向國家有關部門舉報。
1.理論研究
自從企業(yè)內(nèi)部控制管理理念提出以來,人們就很重視企業(yè)檔案,一些管理專家也都提出內(nèi)控管理機制中必須要加強檔案管理。如法國管理學家亨利•法約爾認為對“管理機器”加以考察可以評估并指導企業(yè)進行改進,他所指的“管理機器”即為“包羅現(xiàn)在、過去和將來的記錄系統(tǒng)”,這里的記錄系統(tǒng)可以理解為企業(yè)檔案系統(tǒng)。而另一位管理學家盧卡•帕西奧利也強調必須關心內(nèi)部的管理控制,還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期,所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔,以及定期核查以便內(nèi)部控制”,這是早期企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制的雛形。可見在經(jīng)典管理學家們眼中,完整的企業(yè)記錄和檔案系統(tǒng)是企業(yè)極為重要的管理依據(jù)和控制手段。當前,有學者對檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關系研究現(xiàn)狀進行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(wǎng)(CNKI)數(shù)據(jù)庫為基礎,檢索出有效中文文獻18篇,相關書籍1本;以EBSCO數(shù)據(jù)庫為基礎,檢索出有效英文文獻12篇,相關法規(guī)標準2部;加上我國頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡稱《基本規(guī)范》)以及《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引》,共計35份文獻。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案,強調組織的檔案管理對組織內(nèi)部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規(guī)范》的相繼頒布,近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看,檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關系的研究還處于探索階段,研究成果數(shù)量比較少,研究方法比較單一,研究的深度、廣度和高度都有所欠缺,整體上并沒有形成完備的體系,尚存在諸多理論空白。
2.實踐發(fā)展
自2001年以來,國內(nèi)外相繼出現(xiàn)了一系列大型上市公司的會計欺詐事件,如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等,這些都反映了企業(yè)控制的嚴重不力。其中安然事件后的一片混亂,促使美國頒布了薩班斯法案,該法案對于檔案材料的真實性、完整性都做了強制性要求,同時還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時性。我國各界也逐漸認識到,作為市場經(jīng)濟的主體,企業(yè)只有提高內(nèi)部控制能力,使企業(yè)的各項活動和資源都能夠處于可控、優(yōu)化狀態(tài),才能提高其核心競爭力。2008年,我國財政部會同證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會制訂了《基本規(guī)范》,隨后越來越多的企業(yè)也開始執(zhí)行并制定適用、有效的內(nèi)部控制制度。通過閱讀可以發(fā)現(xiàn),《基本規(guī)范》中多個條款與企業(yè)檔案管理直接或者間接相關,檔案管理作為企業(yè)信息控制的關鍵,在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的重要性不言而喻,許多企業(yè)也逐漸認識到了這一點。如中國長城資產(chǎn)管理公司將檔案作為一個重要的控制點,建立了以“三鐵(即鐵規(guī)章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內(nèi)部控制制度,從根本上提高了控制效率,確保了長城公司各項工作在合規(guī)合法的前提下高效運轉。我公司在制定《內(nèi)部控制手冊》時,也將相關的檔案管理制度納入其中。
二、檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制的相互關系
《基本規(guī)范》第五條提出企業(yè)建立與實施有效的內(nèi)部控制,應當包括五大要素,即內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。其中“信息與溝通是企業(yè)及時、準確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關的信息,確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進行有效溝通”,這里的信息包含了企業(yè)檔案信息,所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務功能。可見,檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制是緊密相關、不可分割的。
1.檔案管理對企業(yè)內(nèi)部控制的作用
企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件,它的原始記錄性決定了其基本價值,即具有參考作用和憑證作用。在企業(yè)內(nèi)部控制過程中,這一作用的發(fā)揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業(yè)各項活動中形成的全部檔案信息,而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用。可以說,在現(xiàn)代化企業(yè)管理中,檔案管理負責信息的匯集和回饋,通過接收檔案信息、提供信息服務的循環(huán)運行,參與到企業(yè)管理的各個階段,是企業(yè)信息控制的關鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案既是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄和憑證,也是專利權、商標權、知識產(chǎn)權等無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明,在企業(yè)創(chuàng)新、企業(yè)管理和規(guī)避風險中具有不可替代的作用,并為規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營、維護企業(yè)合法權益和企業(yè)職工利益、完善法制經(jīng)濟、解決企業(yè)紛爭提供信息支持。可見,企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效運行,離不開完善的檔案管理工作。
2.企業(yè)內(nèi)部控制對檔案管理的影響
企業(yè)的內(nèi)部控制機制能夠有效記錄并監(jiān)控企業(yè)所有活動信息,這對于企業(yè)檔案管理也具有積極的影響。首先,企業(yè)內(nèi)部控制強化了檔案管理的規(guī)范性。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求,檔案人員需對現(xiàn)有流程進行梳理,對現(xiàn)有記錄的合理、合規(guī)性進行重新確認,對遺留問題進行調整處理,對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進行核對清理,進而確保各項信息的準確。其次,企業(yè)內(nèi)部控制進一步確保了檔案信息的真實性和完整性。由于檔案的特殊性,內(nèi)部控制過程中的檔案管理需設置兩個風險防控流程。一方面,在檔案文件材料歸檔時要認真履行交接手續(xù),保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實性;另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時,要認真履行查、借閱手續(xù),確保檔案文件材料在此過程中不會發(fā)生更改、破損、丟失等情況。再次,企業(yè)內(nèi)部控制完善了檔案管理流程。企業(yè)內(nèi)部控制要求企業(yè)的文件材料及其信息自產(chǎn)生時就要處于有效的控制管理狀態(tài),打破了文件與檔案管理的明顯界限,實現(xiàn)文件、檔案的全過程、系統(tǒng)控制管理,保證文件和檔案之間的連續(xù)性。同時由于信息是內(nèi)部控制的重要因素之一,各部門的歸檔積極性也有所提高,由被動歸檔逐步轉變?yōu)橹鲃託w檔。總之,企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制工作之間是一種良好的促進和循環(huán)關系。做好企業(yè)檔案管理工作就能夠促進企業(yè)內(nèi)控能力的提高,而企業(yè)的內(nèi)控機制又反過來完善企業(yè)檔案管理工作。
三、企業(yè)內(nèi)部控制過程中檔案管理的強化措施
企業(yè)內(nèi)部控制是一個依賴信息反饋的過程,檔案作為信息的匯集中心,在控制過程中占有非常重要的地位。因此,從內(nèi)部控制的角度出發(fā),應該對檔案管理采取相應的強化措施,從而為企業(yè)內(nèi)部控制提供信息保障,促進內(nèi)部控制工作的有效運行。
1.加強與檔案管理相關的企業(yè)法律法規(guī)建設
我國有關檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提供了依據(jù)和標準,而《基本規(guī)范》為企業(yè)內(nèi)部控制的合理性開展提供了指導和方法。通過分析檔案管理法律法規(guī)和內(nèi)部控制基本規(guī)范可以發(fā)現(xiàn),兩者具備相關性,企業(yè)內(nèi)部控制的實現(xiàn)需要檔案管理的支持,然而《基本規(guī)范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等,說明檔案管理的重要性,但在具體文字中卻仍未明確指出。同時在我國已頒布的涉及企業(yè)的法律中,也都沒有對檔案工作的明確規(guī)定。但是隨著企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展,我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關部委制定的針對上市公司內(nèi)部控制的規(guī)章中,逐漸對檔案管理提出相關要求。在全國政協(xié)十一次會議上,曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關于在國家涉及企業(yè)的法律法規(guī)中對檔案管理作出明確規(guī)定”的提案,建議有關部門在制定、修改有關企業(yè)法律法規(guī)時,具體明確企業(yè)必須建立業(yè)務檔案和財務檔案,設立合理的保管期限,建立企業(yè)檔案工作制度,保持檔案原始性和完整性等企業(yè)檔案管理內(nèi)容。明確企業(yè)檔案的重要性,加強與檔案管理相關的企業(yè)法律法規(guī)建設,這既是內(nèi)部控制與檔案管理的相互影響與促進,也是從國家層面出發(fā),建設企業(yè)內(nèi)控與檔案管理長效合作機制的必然措施。
2.加強企業(yè)內(nèi)部檔案制度建設,完善檔案管理體系
企業(yè)檔案管理體系是由多種要素構成的工作系統(tǒng),一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統(tǒng)、主要業(yè)務內(nèi)容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設備設施等要素。其中檔案工作制度是企業(yè)關于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業(yè)務標準、操作細則,它是開展檔案管理的行動指南和業(yè)務尺度,是運行和控制檔案管理的標準和依據(jù)。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內(nèi)容作為一個制度體系予以重點列出,并指出其構成內(nèi)容包含“檔案工作規(guī)章”、“檔案管理制度”、“檔案業(yè)務規(guī)范”三項內(nèi)容,說明企業(yè)檔案制度的重要性。目前,我國大多數(shù)企業(yè)的檔案制度相對完善,但隨著時間的推移以及內(nèi)部控制工作的發(fā)展需求,檔案工作制度也要不斷修訂,從文件的產(chǎn)生、傳遞到歸檔,都要有明確的管理細則,權責分明,確保檔案的真實、完整,保證檔案工作的高效、規(guī)范。同時,還要建立有效的檢查措施,定期對制度的執(zhí)行情況進行檢查,在實踐中自始至終對制度加以落實,從而滿足企業(yè)內(nèi)部控制度對檔案管理的要求。
3.轉變檔案管理模式,實現(xiàn)工作流程重組
企業(yè)檔案是企業(yè)各項職能活動的產(chǎn)物,是隨著企業(yè)各項職能活動的開展而產(chǎn)生的。對企業(yè)內(nèi)任何一個部門而言,它所產(chǎn)生的檔案是其各項行為活動的原始記錄,是其職能作用和工作績效的有力憑證,而內(nèi)部控制正是針對企業(yè)各項活動開展的風險評價和審計監(jiān)督。因此,各項活動中所產(chǎn)生的檔案是否完整系統(tǒng),檔案管理是否科學有序,將直接影響到內(nèi)部控制工作的有效性。在傳統(tǒng)管理環(huán)境下,企業(yè)檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接,檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制,這也正是在內(nèi)部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理,就應當增強企業(yè)檔案管理的靈活性、多樣性,將企業(yè)檔案管理的范圍擴展到企業(yè)文件材料形成之時,對檔案工作流程重組,構建正確的檔案管理模式,如文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理。即打破對現(xiàn)有文件管理的思維定勢,從文書管理和檔案管理的全局出發(fā),實現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理,實現(xiàn)企業(yè)檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業(yè)職能活動同步進行,控制監(jiān)督歸檔前的文件管理活動,實現(xiàn)對文件到檔案的全過程控制,做好歸檔工作;同時還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視,并與業(yè)務部門配合,做好企業(yè)重要活動檔案的跟蹤工作,及時收集易散落的文檔,真正使企業(yè)內(nèi)控在良好的檔案信息記錄習慣和充足的檔案資源基礎上實現(xiàn)。
4.提高人員參與意識,加強團隊合作
檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的地位非常重要,而一個企業(yè)的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此,要實現(xiàn)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的積極意義,必須從整體上提高企業(yè)的檔案意識。首先,對于企業(yè)管理層而言,要充分認識到檔案在企業(yè)內(nèi)部控制中所起的關鍵性作用。由于企業(yè)檔案的形成、產(chǎn)生和最終歸宿均在企業(yè)內(nèi)部,對外無明顯產(chǎn)品特性,所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業(yè)內(nèi)控的發(fā)展,檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著,檔案管理在企業(yè)活動中的重要性也日益凸顯,管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次,對于檔案管理人員而言,其對檔案現(xiàn)象的認知水平,是決定企業(yè)檔案管理水平的重要因素。因此要加強檔案管理人員對檔案工作內(nèi)容和檔案工作相關領域內(nèi)容的認識,提升檔案管理思想,學習現(xiàn)代企業(yè)制度和相關檔案管理知識,理解其職能在內(nèi)部控制過程中的作用,從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內(nèi)職責,并促使檔案工作促進并支持企業(yè)內(nèi)部控制的有效進行。最后,對于其他業(yè)務部門的工作人員而言,也要具備檔案意識,而這主要依靠檔案人員向企業(yè)員工進行宣講來實現(xiàn)。要使業(yè)務部門的工作人員認識到檔案是其各項行為活動的原始記錄,檔案管理與其職能活動的開展以及內(nèi)部控制工作的進行都是緊密相關的。提高業(yè)務部門工作人員的檔案意識,有助于推進檔案管理與企業(yè)職能活動的同步運行,實現(xiàn)文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理,從而促進檔案管理各個環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)控體系中順利開展。
四、結語
1.1“三大流程”改造構建內(nèi)控精細化管理框架
(1)作業(yè)安全控制
安全是煤礦企業(yè)的生命線。①質量動態(tài)達標。加強“雙基”建設和質量標準化建設,開展“精品工程”、“亮點工程”創(chuàng)建活動,提高了工程質量。分專業(yè)制定工程質量標準和操作標準,實施全方位貫標,推行班組自主安全評估、安全單元檢查表、安全確認的“三位一體”安全管理模式,特別是在生產(chǎn)一、二線推行員工“手指口述”活動。建立動態(tài)安全監(jiān)督機制,以動態(tài)檢查為主、集中檢查為輔。②隱患閉環(huán)管理。推行礦、科室、工區(qū)、班組、個人五級隱患排查責任體系,形成檢查—登記—整改—反饋—復查的閉環(huán)管理,對排查出的隱患做到項目、措施、資金、人員、時間、驗收“六落實”,確保現(xiàn)場安全。③薄弱環(huán)節(jié)治理。針對制約礦井安全的工作面安撤、頂板、機電提升運輸、零星工程等薄弱環(huán)節(jié),通過加大支護投入,改進支護工藝、調整支護參數(shù),加強吊裝運管理,強化施工安全措施的落實,增加工作面端頭支架支護等措施,確保了安全預控、在控、可控。④事故系統(tǒng)追查。運用因果分析、追查表分析、事件樹分析等方法,查找事故背后的深層次因素,并制定針對性的防范措施,防止事故的再次發(fā)生。⑤系統(tǒng)安全保障。堅持依靠信息化、現(xiàn)代化技術裝備來保障安全生產(chǎn),升級完善了礦井安全避險“六大系統(tǒng)”,積極推進安全避險系統(tǒng)建設,增容改造了35kV變電所,為礦井安全生產(chǎn)提供了系統(tǒng)保障。
(2)作業(yè)效率改善
通過實施“四個優(yōu)化”和一個創(chuàng)新,力求簡約高效,實現(xiàn)作業(yè)效率改善,建立簡潔高效生產(chǎn)模式。①優(yōu)化開采模式。創(chuàng)新充填技術,實現(xiàn)綠色開采。建成了井下洗選系統(tǒng),開辟了集團公司“原生矸石低成本充填置換煤炭資源”的先例,成為解決“三下”壓煤、提高資源回收率、提高創(chuàng)收創(chuàng)效能力的有效方案。創(chuàng)新實施了“拖掛回采工作面”開采工藝,實現(xiàn)了集約化生產(chǎn)。堅持掘進為回采服務的思想,在不影響高效施工的前提下,推行“全煤化”布置巷道,減少全巖掘進量,最大限度地提高產(chǎn)出率。②優(yōu)化生產(chǎn)工藝。在全省率先使用了“側卸式溜子”,實現(xiàn)了端頭支護支架化、溜子與轉載機一體化。推行“掘進迎頭平行作業(yè)法”、“快速掘進工藝”、皮帶與耙裝機一體配置、運用皮帶運輸矸石等工藝,使單進水平提高了25%。③優(yōu)化勞動組合。加強員工職業(yè)技能培訓,提高員工技能水平。在分析的基礎上,根據(jù)員工技能對其工作內(nèi)容進行合理組合,從而提高勞動效率,構建內(nèi)控精細化標準區(qū)隊和班組。④優(yōu)化系統(tǒng)裝備。使用了綜掘機、單軌吊等新型裝備,改造建設了地面排矸系統(tǒng)、全自動攪拌站、中央變電所、遠程皮帶、中央泵房、扇風機房、壓風機房、污水處理及主系統(tǒng)遠程自動控制系統(tǒng),實現(xiàn)了生產(chǎn)運行、管理控制自動化、智能化、一體化。優(yōu)化了井下運輸,在井下增設矸石倉,進行雙倉配置,用皮帶代替礦車排矸,對煤矸進行分儲分運、分時段運輸,實現(xiàn)了運矸皮帶化、連續(xù)化,提高了運輸效率。
(3)作業(yè)成本控制
①全面預算管理。構建了以全面預算管理為核心的成本控制體系,將全面預算管理工作滲透到生產(chǎn)經(jīng)營全過程,對各部門計劃指標、發(fā)生費用逐級歸口管控,實現(xiàn)了成本預算的三級量化分解、責任包保控制。②材料定額管理。健全完善了材料費用定額管理制度,定額內(nèi)容延伸到主要生產(chǎn)環(huán)節(jié)、輔助環(huán)節(jié)、材料費用、維修維護費用和非生產(chǎn)性支出,擴大了定額覆蓋率。嚴把“材料投入、材料領用、使用考核”三道關,實行周轉性材料全程跟蹤管理,提高了機修廠維修總量和質量,加強對區(qū)隊管理、班組長等關鍵人物的考核,對費用節(jié)超部分,進行100%對等獎罰,實現(xiàn)了責權利相統(tǒng)一,全過程動態(tài)控制的“四級”責任體系。③壓縮人力成本。一方面通過調整工資分配,打破“大鍋飯”格局,實行以延米進尺、噸煤產(chǎn)量為核心的工資分配辦法,挖掘人力資源的最大潛能。另一方面壓縮崗位配置,積極實施減人提效工程,優(yōu)化人員結構,減少富余崗位,控制總量、只減不增,實現(xiàn)一職多能、多崗一職。④產(chǎn)品結構優(yōu)化。從源頭和環(huán)節(jié)上抓煤質,根據(jù)客戶需求,對煤質的水分、灰分等指標加強管理;通過技術優(yōu)化改造,對工作面斷層進行科學規(guī)避,減少矸石量;合理組織工作面配采,在運輸中實行煤矸分儲分運、分時段運輸;啟用矸石倉、洗煤配煤等措施,有效提高了煤炭質量,確保了銷售銷售量。⑤內(nèi)部市場化。構建了“以一個平臺為手段、以三大管理體系為基礎、以三級交易市場為主體、以五大保障體系為支撐、以十大市場為核心”的133510市場化運行框架體系,通過市場機制充分調動了各利益主體的積極性和能動性,實現(xiàn)了崗位增值、員工增收、企業(yè)增效“三贏”。
1.2“四大系統(tǒng)”提供內(nèi)控精細化管理支撐
(1)企業(yè)文化
近幾年,新驛煤礦在山東能源集團“超越”文化和臨礦集團“實新”文化的基礎上,核心層精心設計、管理層積極推進、內(nèi)部全體員工在實踐中自覺貫徹執(zhí)行,大力加強企業(yè)文化建塑,設計展示了企業(yè)形象的視覺識別系統(tǒng),形成了以本質安全、質量效益、科技創(chuàng)新、資源節(jié)約及和諧發(fā)展為核心的精益管理理念,最終為礦井內(nèi)控精細化管理提供了思想支撐。
(2)組織機構
由全礦的14個科室,11個工區(qū)、廠,形成內(nèi)控精細化管理的組織支撐,按業(yè)務劃分為生產(chǎn)管理類、生產(chǎn)輔助類和職能管理類。生產(chǎn)管理類機構負責生產(chǎn)產(chǎn)能提升與產(chǎn)品結構優(yōu)化;生產(chǎn)輔助類機構保障煤礦安全高效生產(chǎn);職能管理類機構目標則是通過加強管理實現(xiàn)礦井效益改善。
(3)人力資源
人力資源為煤礦內(nèi)控精細化管理提供智力支持。①創(chuàng)新思路和方式,建立了“四位一體培訓機制”,加強職工教育培訓。暢通“管理、技術、技能”人才三通道,通過采取大學生評價機制、技能鑒定、品牌員工評比、技師高級技師評聘等形式,極大地激發(fā)了職工學習的積極性。②創(chuàng)新了全員業(yè)績考核運行機制,重點完善了機關業(yè)績考核,實現(xiàn)了考核指標量化、業(yè)務流程規(guī)范化,與薪酬分配、職務升降“雙掛鉤”,真正建立了人員能上能下、薪酬能升能降的有效激勵約束機制。③建設精細化標準班隊。內(nèi)控精細化管理以組織扁平化、作業(yè)精細化、核算市場化、管理自主化為特征的精細化標準班隊為基石。創(chuàng)造了適合煤礦特點的班隊長管理流程,即班前講-現(xiàn)場接-人員合理分工-走動式檢查-現(xiàn)場示范手指口述-工作驗收-班后評比,切實提升了班隊現(xiàn)場組織水平。
(4)信息系統(tǒng)
信息系統(tǒng)為礦井內(nèi)控精細化管理提供技術支持。①依托局域網(wǎng)資源,建立了涵蓋安全、生產(chǎn)、安監(jiān)、調度、人力資源等方面的管理信息系統(tǒng),將生產(chǎn)和管理的各個環(huán)節(jié)統(tǒng)一在集成化的信息化平臺上,消除了“信息孤島”,實現(xiàn)了信息共享。②安裝使用了井下安全信息管理平臺系統(tǒng)、應急語音廣播、視頻監(jiān)控等系統(tǒng),實現(xiàn)了井下安全信息電子化,大力提高了智能化、數(shù)字化礦山建設水平。③配置了“智慧礦山”、E礦山平臺、綜合自動化控制中心等19套先進系統(tǒng)裝備,礦井自動化、信息化建設及新系統(tǒng)、新裝備、新工藝的自主創(chuàng)新及應用能力全面提升,實現(xiàn)了生產(chǎn)運行、管理控制自動化、智能化、一體化。
2實施成效
(1)穩(wěn)固安全生產(chǎn)根基,建立安全可靠長效機制。礦井連續(xù)9a杜絕了重傷及以上人身事故和重大非人身事故,零打碎敲事故得到了有效控制,安全生產(chǎn)根基越加穩(wěn)固,安全生產(chǎn)形勢持續(xù)穩(wěn)定。截至2014年11月15日,煤礦連續(xù)實現(xiàn)安全生產(chǎn)3573d。
(2)優(yōu)化生產(chǎn)作業(yè)流程,打造簡潔高效生產(chǎn)模式。萬噸掘進率由2010年的143m/萬t降低到2014年的65m/萬t,實現(xiàn)了低掘進率、高回采率的源頭降本目標。2013年實現(xiàn)利潤1.81億元,在逆勢中保持了強勁的發(fā)展勁頭。
(3)挑戰(zhàn)成本管控極限,形成低成本運營體系。嚴控材料成本,2013年全年材料費用同比減少1490萬元,降幅達到18%,噸煤材料費控制到29.8元/t,創(chuàng)建礦以來歷史最低。2014年以來,繼續(xù)加強成本管控,材料費、電費、修理費、四項費用、銷售費用、洗煤廠加工費等在2013年的基礎上壓縮10%進行剛性考核。規(guī)范內(nèi)部經(jīng)濟運行秩序、推進內(nèi)部市場化工作、優(yōu)化產(chǎn)品機構、技術創(chuàng)新等措施,礦井成本構成比例達到最佳配置,實現(xiàn)了成本最低、效益最優(yōu)。2013年單位成本265元/t,同比降低21元/t,達到了省內(nèi)同類型礦井最低水平。
3結束語
(一)項目監(jiān)管
在對項目進行監(jiān)管的時候一般會出現(xiàn)的問題就是是否能夠選出優(yōu)秀的前期單位,項目的好壞在很大的程度上都是由監(jiān)管單位所決定的。有些監(jiān)管單位進行監(jiān)管的時候太過于形式化,過度追求經(jīng)濟效益,這樣就會導致資金的使用效率有所下降。單個的市政設施改善專項項目所需要的資金一般都不會很多,周期也較短,這樣建設單位自己就可以確定監(jiān)管單位,但是怎么樣確定又是一個嚴重的問題。需要注意以下三個方面,第一,要選擇資質高、技術與設備較強、有豐富經(jīng)驗的監(jiān)管單位,第二,要針對每個需要改善項目的特點來制定出詳細的監(jiān)管策劃,還需要專家來對監(jiān)管的方案進行審查,確保方案可行。第三,加大對監(jiān)管單位工作審查與業(yè)績的考核。
(二)招標監(jiān)管
在招標管理監(jiān)控中,一般需要解決的問題主要集中在質量問題上。應該避免雖然招到價格較低,但是質量卻沒有辦法得到保證的項目。所以,在招標的時候就應該要一次成功,也就是報價要合理,質量也可以得到保證的單位。根據(jù)這方面的問題,政府單位所提出的一些意見,其實也是起到了積極的作用。雖然有些單位在招標的時候是符合程序的,最終它們施工的質量卻沒有辦法令人滿意。所以,這里就應該要著重考慮到兩個方面的問題。第一,針對投標文件的控制,要對各個方面的問題考慮的盡量詳細一些。第二,評標過程中的控制,在招標過程中最重要的環(huán)節(jié)就是評標,評標在一定的程度上決定了招標能否成功。對于一些技術復雜,時間方面等有要求的項目一定要安排好時間,招標的代表人也要仔細的選定,盡可能的選擇對于項目實際情況有所了解的人員,這樣就會更加凸顯出優(yōu)勢來。
二、款項支付與財務決算資金內(nèi)部監(jiān)控管理
(一)款項支付
在專項資金內(nèi)部控制管理中最重要的環(huán)節(jié)之一就是款項支付,這其中也是存在著很多的問題。款項支付管理中財務人員起到的作用不是很大,僅僅只是起到了記賬的作用,在這個環(huán)節(jié)中沒有真正的實施財務監(jiān)管的作用,因此要加強專項資金項目在款項支付中的作用。
1.建立完善的專項資金支付審批會簽程序。
建立完善的專項資金支付審批會簽程序,有利于項目付款控制的支付簽單,這其中的內(nèi)容主要有項目的名稱、預算金額等部門意見欄目。財務人員在辦理支付款項的時候要將每一筆的項目在申請合同上進行明確記錄。
2.設置實用的會計明細賬目。
在預算的時候應該要根據(jù)相應的核算原則,針對市政改善項目大小的特點等改善項目的計劃,對于每個項目中可能會涉及到的項目等都應該要在財務中充分的體現(xiàn)出來,又或者可以在財務明細賬目中要有所設置,這樣的設置單位在查找的時候也會很方便,同時也會節(jié)省單位在竣工時所產(chǎn)生的成本預算,節(jié)省了項目在完成之后還需要額外來進行決算的時間。
(二)財務決算內(nèi)部監(jiān)控
專項項目財務決算主要就是對項目的投資情況進行總結,這樣就可以很準確的編制財務決算,也就更加的方便了單位與上級部門掌握資金使用等情況。在日后的設施改善中合理編制項目資金,有利于提高項目資金的使用率,也可以為財務部門的績效提供依據(jù)。但是財務決算內(nèi)部監(jiān)控中還是存在問題的,施工單位一般都會從自身利益出發(fā),就會出現(xiàn)向上級多報決算的現(xiàn)象。另外,施工單位為了能夠多接項目,一般都會忙于施工,對于決算辦理都是能拖欠就拖欠。
1.制定完善的考核制度。
應該要明確好財務決算時間上的要求,財務決算的結果應該與上報預算的差額之間有明確的規(guī)定。
2.加強對項目的決算審計。
經(jīng)過實踐證明可以明顯的看出,財務決算的時候引用第三方的審計是非常必要的,對于項目中投資若是高于所規(guī)定的金額,這個時候就應該強制的進行審計,但是在很多的市政改善項目中所投資的項目一般都是達不到強制審計的標準,這個時候就可以引用社會審計,社會審計就可以作為第三方。社會審計一方面可以交由管理單位直接委托,這樣與施工單位就不會發(fā)生任何的直接管理,就會較少出現(xiàn)人為方面的事故。另外,專業(yè)的審計單位在人力與專業(yè)技術等方面的優(yōu)勢,也可以提高財務決算的準確性,提高專項項目經(jīng)費的使用率。內(nèi)部控制管理是單位管理中的重要組成部分之一,上面所說到只是市政設施改善中的一個部分。在市政設施中實施有效的內(nèi)部控制管理具有重要的意義,一方面不僅可以提高項目資金的使用效率,另外對項目資金的安全性也是起著重要的作用。
三、總結