檔案合同管理精選(九篇)

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第1篇：檔案合同管理范文

【關鍵字】企業合同；檔案管理

前言

在當今這個社會，很多的財富都是由合同構成的，現代企業的經營離不開合同，合同不僅是進行經濟活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應用越來越廣泛的情況下，如何加強合同檔案的管理是一個值得思考的問題，文章從以下幾個方面進行分析了合同檔案的各項問題。

1、合同檔案的收集工作

合同要經過起草、審核、審批簽署、責任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，因而這一過程中的長時間流轉會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發都應到場，根據合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時候對合同進行編號登記使其成為合同檔案的憑據，合同文本一經簽字、蓋章、公證后就即時收集歸檔。合同檔案的管理人員還應用系統、發展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關的文件如催告函件等也應該及時收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析，在合同審批的過程中應該填寫合同審批單，審批單應由經辦部門填寫，記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息，并實行一式三聯的統一格式，附合同文本一并辦理審批流轉，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時候一般不應提供合同文本的原件，而是提供復印件。對合同檔案的查閱應該建立起管理制度，加強合同檔案的保密性。只有按上述規范操作才能真實反映每一份合同形成的全過程信息，進而從根本上解決合同檔案收集難的現象。

2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍

說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進行分類，分為合同準備前期文件、合同簽訂文件、合同執行文件。筆者所在的企業，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目。《國家重大建設項目要求與檔案整理規范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規范性附錄中均有規定，可以參照制訂企業合同檔案的歸檔范圍。

然而隨著檔案信息數字化處理技術和計算機網絡技術的廣泛應用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監控保管，把人們從繁重單調的勞作中解放出來；同時也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當前很多檔案館都在努力推行數字化管理，一方面對館藏檔案進行掃描，建立信息管理系統；另一方面，對新進館檔案實行電子報送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統。從實現合同檔案管理數字化、建立數字合同檔案館的長遠目標來看，實行電子歸檔是其中最為關鍵的環節。筆者所在的企業根據規定合同檔案的歸檔范圍為：合同準備前期文件包括前期準備綜合性文，立項與相關文件，資格預審，詢價、報價，招標、投標、評標文件、合同推薦及支持文件、談判及相關文件（含會議紀要、來往函件、談判中的臨時協議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補充協議書、保函與其它。

3、明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法

《企業檔案工作規范》中規定“企業各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統負責；企業各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對齊全、準確和形成質量負責；專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質量負責。”據此，我們可以肯定合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經辦人負責合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規定合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內向檔案部門移交，合同執行文件在合同執行完畢后1季度內向檔案部門移交。這推進了合同檔案整理的規范性和可操作性。

4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作

在很多人的認識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強，要做好此項工作，必須要得到公司領導的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數掛鉤。筆者所在的企業就將文件是否及時歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進行統計分析，形成報告由公司領導簽發，通報公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統計未歸檔合同清單，發與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時性，并確保歸檔文件的原始性。

5、合同檔案工作遇到的問題和思考

合同檔案工作雖然滿足了企業一部分的需要，但在合同檔案工作中，發現仍存在一些問題。

1.檔案人員催促合同經辦人及時移交檔案，合同經辦人抱怨工作太多，沒有時間整理，或整理質量較差。針對這個問題，筆者建議可以考慮采用合同經辦人負責合同歸檔有關文件的收集和初步整理，合同部門設立專職檔案人員負責合同檔案的規范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負責向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標和談判過程，便于掌握合同相關有關情況，利于理解合同檔案的系統性。專職檔案人員保持相對穩定，檔案部門對其進行定期的指導和培訓。

2.檔案人員無法及時掌握合同簽訂情況，不能及時跟蹤。雖然制定了合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個月內向檔案部門移交，合同執行文件在合同執行完畢后1個月內向檔案部門移交規定。但因為檔案部門不能掌握合同是否簽訂，何時簽訂等信息，無法做到及時跟蹤。經常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發現合同沒有移交的情況。針對這個問題，可以考慮在信息系統合同管理模塊中加入檔案人員節點，合同管理模塊與文檔管理之間建立關聯，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時合同模塊也可以調閱與該合同相關的文檔，及時掌握合同執行情況。

6、加強合同檔案部門的管理工作

合同檔案還沒有作為一個單獨的管理門類，而是依據合同的的性質、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經常指定同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案。如今企業的合同數目增多，使用的頻率也提高，同時伴隨合同信息資源的深層次開發，傳統的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業認證工作，建立專業化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。

6.1檔案部門要加強其有關業務部門的聯系

檔案部門要發揮主觀性配合業務部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業務部門的檔案意識，同時應該明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，并根據不斷變化的情況進行修訂和補充，清理遺漏的合同材料，對有期限規定的合同的辦理情況進行通報和督促。

6.2檔案管理部門要實行合同安全統一管理

為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進行集中管理。統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作。

6.3開展檔案部門跟蹤考核管理

在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統計未歸檔合同清單，同時發與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計劃，進行每月的跟蹤考核。在年中再次統計分析這半年的歸檔情況，形成報告由公司領導簽發，通報公司各部門。

6.4明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法

根據《企業檔案工作規范》的規定，合同檔案管理部門應該配備專職人員進行負責管理，管理部門和人員應該對歸檔文件的完整和系統負責。合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，合同經辦人負責收集和整理合同歸檔文件，完畢后一季度月內移交檔案部門。同時將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數掛鉤。

第2篇：檔案合同管理范文

【關鍵詞】企業合同；檔案；管理

一、合同檔案的特點

合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，是企業發展的重要參考憑證及企業文化的重要體現，對企業生存和發展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發展，合同檔案在企業經濟工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為企業檔案工作中的一項重要內容。合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有依據憑證性、法律約束力和實效性三個特點。

二、合同管理的關鍵

合同檔案不單單是一種簡單的檔案，還有自身的一些特性。鑒于合同檔案的重要性和特殊性，結合作者多年來從事合同檔案的管理工作，淺談在合同檔案管理中應注意以下幾個方面：

（一）明確歸檔責任部門，推行“誰產生、誰錄入、誰審核”原則。2010年1月1日開始執行的《企業檔案工作規范》中明確規定：企業各職能或承辦部門應對本部門歸檔文件的完整和系統負責，合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，各職能部門負責積累、收集、整理應歸檔文件。

（二）合同檔案整理范圍不僅僅是合同文本，還要最大限度地保持文件之間的聯系。這些聯系包括以下幾點：第一，各類合同都來源于企業的經濟和科技活動，是處理企業與企業之間、企業與國家之間、企業與其他經濟部門之間、企業各部門之間經濟關系的依據，維護企業經濟利益和合法權益的憑證。第二，同一合同內的文件材料是一個整體，無論是合同原件，還是企業為全面執行合同所形成的各種材料、各方面往來函電，以及在合同履行期限內形成的文件，如補充、續簽合同，都是合同的有機組成部分，是處理經濟關系和經濟糾紛不可或缺的依據和憑證。第三，各類合同，雖然簽約對象不同，內容千差萬別，但都是實現一定的經濟目的的工具，它是有別于其他文件材料的一種特殊文書形式。因此，在合同檔案的收集、整理過程中，合同檔案管理人員應當與有關業務部門進行合作，明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進行修訂和補充，使合同檔案以提供利用為前提，及時、完整地歸檔。比如：施工合同檔案組成包含下列內容：①合同條款。②技術條款。③圖紙及配套說明。④已標價的工程量清單。⑤投標報價書。⑥中標通知書。⑦合同協議書。⑧對方資質證明。⑨變更文件。⑩談判記錄、會議紀要等。

（三）合同檔案保管期限有別于普通文書檔案。合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，對一般經濟合同而言，雙方當事人經過要約、承諾、簽字蓋章后即表示該合同辦理完結，這類合同標的的履行期限是劃分合同保管期限的重要參考指標，如合同所依附的設備儀器使用年限、安裝運輸合同的結束時間等。還有一些經濟合同，公證生效后，并不意味著辦理完結，還需要定期檢查合同的履行情況，有時需要修訂、補充或更改，如長期租賃合同。另外，合同期長短也不盡相同，短的幾天內履行完畢，長的要幾年甚至十幾年，這就要求合同檔案的管理人員在劃分合同檔案保管期限時，要用系統、發展的眼光綜合各方面信息。近年來，經濟糾紛案件呈上升之勢，這也要求劃分合同檔案保管期限必須考慮合同爭議的訴訟時效問題。

（四）鑒于合同檔案涉及企業諸多商業秘密和技術秘密，建立保密制度。確定合同檔案保密密級，劃分保密期限，以便檔案管理人員根據不同密級采取不同的管理措施，確保企業秘密不會泄露和失控。制定合同檔案密級和保密期限是保證企業生產經營活動正常進行、保障企業正當權益不受侵害的重要措施。

（五）統一標準，增強可操作性，確保歸檔質量。合同檔案管理采取單立項目、自成一體、以件為單位、逐件整理、科學保管的原則，不僅便于合同的保管和利用，而且能夠突出合同檔案在企業檔案中的位置和作用。在合同檔案歸檔過程中，檔案部門為確保歸檔質量，提出整理辦法和質量要求，考慮企業職能部門檔案移交人員大多是兼職人員，為了方便直觀，可以制作合同檔案整理模板供移交人員參考。

總而言之，做好合同檔案管理工作，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時，從而保證合同檔案妥善保管、有序存放、方便利用，維護企業的合法權益，發揮合同檔案在企業發展中依據、憑證和參考作用。

三、結論

合同檔案管理是否規范關系到合同簽約雙方的利益和權益，規范的合同檔案管理可以有效地保護合同簽約雙方的切身利益。然而目前簽訂合同的時候由于種種原因會存在各種各樣的不規范或者困難，這樣就會對合同簽約雙方造成不必要的風險，本文結合作者多年來從事合同檔案的管理工作，從目前合同檔案管理中存在的一些問題出發，并給出了一定的解決方案，為以后從事類似合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

【參考文獻】

第3篇：檔案合同管理范文

一、農村土地流轉合同檔案管理亟須規范化

土地是我國農村重要的生產資料,隨著經濟結構的變化,農村土地流轉現象越來越多,城鄉建設頻繁征占用農戶承包地,農戶土地承包狀況時常發生變動,這就使得相關合同和檔案管理工作規范化顯得尤為重要,一方面關系到切實維護農民的正當權益,另一方面有助于促進黨的農村土地承包政策的落實與貫徹,事關農民土地承包權益的維護保障。

調查顯示,由于種種原因,當前許多地方農村土地流轉檔案的管理不夠規范化,保護措施疲軟,諸如:有的地方不能對相關合同和檔案材料及時立宗歸檔,可能導致信息遺失;還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統的書面辦公中存在的材料填寫不規范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現出當前許多地方的土地流轉合同管理沒有跟上社會經濟的發展步伐,不符合《檔案法》的規定,更與農村土地承包管理規范化和制度化的精神相悖,甚至帶來實際的消極影響,給維護農民土地承包權益工作帶來重大影響。

二、如何完善農村土地流轉檔案管理工作

各級單位要充分認識到農村土地流轉合同規范管理的緊迫性,在國家相關法律法規的基礎上探索契合當地實情的管理方式,加強責任意識和憂患防范意識,以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農村土地流轉和經營中的糾紛、依法維護農民土地流轉權益奠定基礎。

1.普及檔案管理法制知識,提升管理能力

檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識。首先,要進行分級培訓。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓,加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉相關法律法規的理解和認識,促進各單位依法開展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學習法制內容后進行全面的考核,考核合格后領取《法制培訓合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來就可以將法律學習培訓納入全員崗位培訓內容,在綜合培訓中加強法律知識的培訓,以增強全員的法律意識。

2.明確管理責任,嚴格依法歸檔

各級單位對土地流轉合同檔案管理有不同的針對對象和責任,明確管理權限和責任是規范管理的基礎,只有這樣才能落實依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉合同的,必須一式五份,縣、鄉、村、當事人各存一份,還有一份由鄉鎮管理機構集中向當地綜合檔案館移交備份實行一體化管理。另外,土地流轉過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。

一般來說,目前土地流轉相關歸檔中的土地承包經營權登記申請書、農村承包土地調整方案批件、土地承包經營權登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權權屬證明文件、現場勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺賬、權屬變更登記材料、登記發證原始材料、登記管理信息系統備份等交由縣級人民政府農村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調整方案、土地承包方案、土地流轉委托書等檔案材料,由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座,責任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責任追究中李代桃僵等不規范的事情發生。

3.嚴審檔案質量,規范收集整理

傳統的檔案大多是手寫體,其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規范管理中,土地流轉相關合同務必經過嚴審確保材料真實有效,要求數據準確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標識性和合法性;紙質合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫,紙張及裝訂要嚴格按照檔案保護的要求,不易損壞和失散。

及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責任到人,及時將合同信息及相關材料進行收集整理,完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應編制目錄以備查詢。

4.注意安全保管,完善信息管理

第4篇：檔案合同管理范文

關鍵詞：檔案管理；實施；應用；措施

前言

檔案工作是企業管理的重要組成部分。隨著信息技術的發展，原有的檔案系統在管理和應用等方面存在著諸多問題。例如檔案借閱只限于紙質文件，數字化程度很低；檔案檢索效率不高，檢索結果質量不佳；檔案管理人員綜合素質不高等。這些問題制約了企業的檔案管理，無法滿足企業長遠發展的需要。因此建立一個統一、規范、完備的檔案管理系統是必須之舉。檔案管理系統是中石油統一推廣的檔案管理平臺。通過該系統能夠實現公司檔案管理的規范化、數字化，促進公司檔案管理水平的提升。

1 系統簡介

檔案管理系統是由整合收集、科學保管和開發利用三個方面構成，實現了檔案業務的收集、整理、保管、鑒定、檢索和利用等功能。公司現有包含文書類、會計類、建設項目類、設備類等全部歷史檔案將全部電子化進入系統。實現了電子檔案和實體檔案的雙軌管理。用戶根據自身的權限登錄系統，即可實時瀏覽檢索其所需的電子檔案，改變了以往只能借閱實體檔案的限制，實現了對檔案內容的整合和利用，真正實現了檔案的數字化。

2 系統實施和應用

2.1 數據整理

基礎數據整理。按照統一要求，檔案部門對本單位組織機構、用戶權限、操作流程及業務數據等基礎數據進行收集整理。信息部門配合檔案部門把用戶信息和組織機構導入到系統環境中。

歷史數據整理。信息部門協助檔案部門把歷史數據從舊系統中導出并整理成樣例表的格式。檔案部門根據檔案管理規范，按要求對檔案進行數據整理，對于有錯誤或不規范的內容進行修改，并按照類別進行分類梳理，確保檔案遷移和數字化的質量。

2.2 系統配置

信息部門把用戶信息和組織機構導入到系統環境中。兩個部門共同檢查確認用戶權限和單位設置。檔案部門設置好系統流程、檔案類型、著錄項等項目。信息部門再配置電子公文系統與檔案系統接口。經過測試，系統實現了中油電子公文系統內已辦結公文自動流轉至檔案系統，再由檔案管理人員操作后，實現了檔案的借閱，系統具備了上線條件。

2.3 系統培訓

公司積極做好系統推廣工作，派人參加關鍵用戶培訓班。關鍵用戶學成后，對檔案部門管理人員進行了包括系統功能、系統管理、應用管理及系統操作等方面的培訓，使檔案管理人員熟悉系統的使用。針對下屬各單位的檔案最終用戶也對其進行包括制度在內的系統操作培訓。

2.4 數據遷移

數據遷移前，按照誰產生誰定密的原則由原歸檔部門進行定密。定密后再進行數據遷移。歷史數據遷移是系統應用的基礎，是一項非常繁重而綿長的工作不是一蹴而就的，需要分期、分批、有序進行。

2.5 應用中存在的問題

目前，檔案管理系統已在公司內部得到廣泛應用，成為企業管理的重要系統之一。但是在檔案管理和應用方面還存在一些不足，主要體現在下屬單位檔案收集整理不及時；缺少即懂檔案業務又熟悉信息技術的骨干；檔案的數字化進度緩慢；已辦結電子公文自動流轉至檔案系統，有時存在數據不暢等問題。這些問題制約了檔案系統的應用，因此如何改善成為檔案管理人員的重要工作。

3 檔案管理的幾個改善措施

3.1 建立健全公司內部檔案制度，規范檔案管理。

按照中石油統一的檔案管理標準，結合本單位實際情況，建立健全企業內部檔案制度，完善檔案管理業務流程和技術規范，細化檔案工作的各個環節和步驟，同時劃清各類管理人員的職責，使各項工作做到有章可循，促進了檔案管理工作的規范化、制度化，確保了檔案工作的及時、準確和完整。公司下屬單位的檔案管理人員按照公司要求及時做好檔案的收集整理和歸檔，避免材料遺失。公司檔案部門的管理人員，則嚴格按照統一的檔案規范，做好實體和電子檔案的收集、整理等工作。

3.2 加強系統安全的監管和維護，做好信息安全。

檔案是企業最重要的材料之一，反映了企業不同時期的生產經營和管理情況，因此保證檔案數據的安全是重中之重。檔案管理系統在設計和開發時就做好了系統內安全防護，檔案數據在系統內的安全由總部統一部署和保證。各下屬單位在使用檔案系統過程中，也要注意信息安全和保密。

配備專用計算機，通過專網保障數據的安全運行。用作檔案管理的計算機應專機專用，專人管理。禁止該機器上互聯網或安裝其它非信息系統。定期做好操作系統的優化和升級，經常清除系統垃圾，清除惡意軟件。安裝可靠的防火墻、防病毒軟件。嚴格U盤使用制度，關閉無用的端口。系統賬戶、口令的設置必須符合規范。切斷一切與計算機有關的風險因素，通過中油內部網和統一的身份認證平臺登錄系統，就可以確保數據的應用安全。

強化意識，加強系統用戶的監管力度。隨著檔案管理系統的逐步深化應用，系統用戶將大幅增加，系統安全運行的風險將加大。只有通過制度約束，加強對系統用戶的監管，才能防患于未然，確保系統的安全、可靠。強化表單管理，細化用戶權限表單內容。公司屬各單位用戶權限變更，由各單位領導做好把關工作。檔案管理人員收到用戶服務申請表時，做好用戶信息核對和審批，必要時可進行電話核對，確保系統中用戶信息和權限的真實有效。下屬各單位還要明確檔案工作的職責分工，由專人負責，明晰檔案的各項制度和規范。禁止多人使用同一用戶名和密碼登錄，禁止使用他人用戶名和密碼進行系統操作。

3.3 建立健全應急機制，提高處置突發事件的能力。

結合檔案工作特點，建立健全應急機制。制訂符合客觀實際又具有操作性的應急預案，預防突發性事件的發生，做好應對突發事件引起危害的應急措施準備。規范應急管理機構，加強應急隊伍建設。明確職責，確保發生突發事件時，能夠有效組織、快速反應共同應對和處置。檔案管理員更要提高自身的業務水平，特別是負責借閱的工作人員要十分熟悉館藏，保證在不利用計算機檢索的情形下，找到用戶所需檔案。同時對檔案管理人員開展應急培訓和演練，保證其在面對突發事件時，能夠快速反應、有效控制和妥善處理，提高處置突發事件的能力。

4 總結

檔案管理系統在該公司已上線運行一年多的時間，目前系統運行平穩有序，取得良好的效果。檔案工作人員還應充分利用系統功能，完善檔案信息化基礎設施，加大檔案數字化的力度，同時配合總部做好系統深化應用工作，力爭通過系統的應用更好地提升公司管理水平，為用戶提供更實用、更有效、更準確的檔案服務，實現檔案管理工作向新高度邁進。

參考文獻：

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[2] 汪英. E6檔案管理系統在科技檔案管理中的應用體會.科技創新與應用[J]，2012年第18期：316

[3] 高東紅 田薇. 淺談檔案管理信息化 . 神州[J]，2012年第08Z期：211

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第5篇：檔案合同管理范文

關鍵詞：檔案管理；傳統文化

文化從廣義上講包括人類社會中的物質和精神兩方面，即物質文明和精神文明的總和；狹義的文化則指與政治、經濟等并列而為人類社會活動之一部分，即關涉人類社會生活中的文學、、道德風尚等精神方面的內容。

1 文化對檔案工作者行為研究的意義

它是聯系和協調檔案工作者行為的牢固紐帶，是檔案館靈魂所在，它深刻揭示了檔案工作者中含有的文化特質，對于發展檔案事業大有益處。

（1）可以在本民族文化基礎上正確看待并理解我國檔案工作者所特有的民族心理與性格。

（2）在中國文化背景中看檔案工作者行為，可以看到當今檔案工作者行為形成的歷史因素，看到優秀的民族文化反映到這一職業上的印記，也可以恰當地解釋和描述我國檔案工作者所特有的思維和行為方式。

（3）對于檔案工作者的服務實踐過程來講，既可以在新形勢下弘揚民族的優良傳統，進一步塑造檔案工作者群體的完美人格，又可以幫助認識分析一些行為中的陋習與弊端，有針對性地加以改進并做出符合時代要求的調節。

2 檔案工作者行為獨特的文化心態

檔案工作者的價值觀是與社會的核心價值觀緊密相連的。中國傳統文化把人的價值歸結為道德價值，作為一種道德文化，它之所以可以長期、廣泛、持久地影響著檔案工作者的行為，是因為道德文化是民族傳統中的核心文化，是檔案工作者在行為中起主導作用的價值觀念，是協調檔案館與國家、政府部門之間，檔案館之間，檔案館與職工之間利益關系的準則。檔案工作者對道德踐履的盡善追求，對道德人格的完美塑造以及呈現出的高志功低物欲的行為特征，都是道德這把價值尺度在起作用。

當今人們對檔案工作者的贊美也是從道德尺度出發的，“人梯”、“橋梁”、“默默無聞”、“為他人做嫁衣”這些話，集中描述了檔案工作者行為中的勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻、創造性的人格品質，忽視了這一點，就從根本上模糊了檔案工作者的心理特色。社會上很多人都說檔案工作待遇、地位這樣低，但檔案工作者對檔案事業、對利用者服務卻那么熱情，這種忠于檔案事業的獻身精神真是讓人感動，其實這就是道德理想高于物質利益的價值觀的力量，它充分體現了中國文化積極有為、奮發向上的基本精神，它從整體上塑造了檔案工作者的風貌，也是檔案工作者所具有的共同心理特征，其具體表現在：

2.1 道德追求大于社會索取

現實中，檔案工作者所從事的工作在道德力量的支持下，歷久不渝地與社會上“富貴利達”為生活目標的世俗價值觀大相徑庭，對社會文化價值觀的贊美與對世俗價值觀的鄙視，是檔案工作者對這種濃重道德的追求經久不衰的深層原因。

2.2 社會本位高于個人本位

檔案工作者有著一種強烈推動社會發展的歷史使命感，能以天下為己任，且對國家民族有較強的社會從屬感。保存黨和國家重要檔案文獻、珍貴文化遺產，傳播優秀文化思想，培養人才幾乎成為全體檔案工作者的信條，對社會未來的負責勝過自身付出的思考，行為表現處處皆反映出它所屬的社會團體的性質。

2.3 自我修養先于對他人的服務

自強、剛毅、耐力而樂觀向上的性格，是每一個檔案工作者心理品質的主流，發憤忘食，樂以忘憂，學而不厭，誨人不倦，已成為檔案工作者服務的標準。

3 檔案工作者交往中的文化特征

中國傳統文化中有關人際關系的理論特別發達，我們民族心理傾向是“仁愛”與“和諧”，檔案工作者在對內、對外交往中也具有明顯的這一民族文化特征，不但強調“和為貴”的人與人的和諧，知行合一的身與心的和諧，天人合一的人與環境的和諧，而且延伸到人內在的精神和諧，這種文化滲透到歷代檔案工作者的服務思想、途徑、形式和方法之中。直到今天，檔案工作者仍保留著“和諧”、“仁愛”、樂融的特色并收到了明顯的服務效益，這種文化現象在檔案工作者與利用者之間已生成并深化為一種文化型的服務思想并構建了具有經典意義的民族精神。和為貴的文化觀念在與利用者的關系上突出的是“愛”，強調的是服務過程中的情感因素，并具有以下特征：

“融”，即情感的融匯狀態，首先要解決的是代界的填充和角色界線的延伸。心理相互滲透，“假如我是一個利用者”的心理換位，在服務功能上表現為和風細雨的溝通，減少對立情緒，掃除情感障礙。

“情”，在實際工作中只有產生情的效應，才能充分發揮服務功能，捕捉住服務最佳時機并產生出最佳效果。高質量、高效益的服務，往往會使利用者產生出久久不能平息的激情，而利用者給檔案工作者的一點點慰問，也往往使我們難于忘懷。

中國傳統文化重視事物的相互聯系及統一，主張，使檔案工作者把利用者看成是與之相輔相成的，不是對抗力量，因此要追求和諧。行為中的氣質表現應是：穩建，平和，溫良，體諒，不憑感情起伏任意發泄，不走極端，不沖動，不破壞內心平穩，對服務工作增加正效應，減少副作用。

4 現實對檔案工作者傳統道德文化的沖擊

從社會發展的現實來看，中國傳統文化對檔案工作者的人格力量的塑造與支配力量是不可低估的，其有值得肯定和發揚的一面，但傳統文化弊端的暴露也是比較明顯的。近幾年，中西文化的碰撞已明顯觸及到檔案工作者行為的實踐領域，商品經濟的發展使民族文化傳統受到了強大的沖擊，檔案工作者的價值觀也隨之發生了變化。首先，當社會在重視了檔案工作者高層次道德追求后，卻忽視了檔案工作者的物質享受，對檔案工作者及優秀事跡的表彰幾乎都是以艱難困苦作為必備條件，評價中習慣的不是工作效能、質量以及對社會發展進步產生的作用，而僅僅是比較奉獻與付出，社會分配中不注意檔案工作的需求，尤其是在社會發展的特殊歷史時期，檔案工作處在比較困惑之中時，以上問題顯得尤其嚴重。其次，中國傳統中的“和”對檔案工作者行為同時也產生了一定的消極影響，它以進展平穩為理想，采用克制、諒解的方法，追求人際關系的平衡。服務過程中，往往表現為消極容納、妥協，缺乏工作的主動意識，具有一定的保守性。由于檔案工作者的內心普遍存在著“息爭”心態，缺乏對沖突的正確認識和恰當處理，當服務中出現矛盾時以調合甚至降低服務水準為代價來平息檔案工作者與利用者之間的沖突。

檔案工作者情感一般不外露，缺乏宣泄，形成了含蓄、內向、老成、穩建的風度，心理的自責與積累，造成壓抑，內心的焦慮與挫折比較嚴重。

第6篇：檔案合同管理范文

1 電子檔案與傳統檔案管理工作現狀分析及相關特征

結合檔案電子檔案與傳統檔案管理工作現狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進一步的優化與規范；（2）檔案管理人員專業水平有待提高，電子檔案與傳統檔案管理工作創新性任重道遠。同時，由于實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現象的出現；（3）傳統檔案受到當前發展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰。相對而言，電子檔案由于受到計算機網絡及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特征。傳統檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統紙質檔案在管理中的區別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結合電子檔案與傳統紙質檔案的特征及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時間不同

當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成后可在計算機網絡及信息技術的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同

電子檔案與傳統紙質檔案在保管方式方面的區別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網絡及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應進行格式轉換，確保電子檔案的統一保存；傳統紙質檔案保管中需要對紙制品材料進行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴格控制存儲環境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。

3 ?子檔案與傳統紙質檔案之間的聯系

電子檔案與傳統紙質檔案之間的聯系表現在：（1）二者本質上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統紙質檔案信息；（2）電子檔案是對傳統紙質檔案的繼承，相比紙質檔案管理工作效率更高， 某些業務中也需要交叉使用電子檔案與紙質檔案；（3）電子檔案的發展與傳統紙質檔案密切相關，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。

第7篇：檔案合同管理范文

關鍵詞 供電公司 技術檔案管理

檔案管理工作是電力系統經營管理工作中的一個重要組成部分，為電力企業的一項基礎工作，必然要提高它的管理水平，以適應現代電力系統管理模式。那么，如何加強縣級供電公司電力系統檔案管理呢？

一、加強對電力系統檔案管理的認識

1、電力企業檔案管理的重要性

電力企業檔案是電力企業生產經營活動的原始記錄，具體而言，電力企業檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業不可或缺的寶貴財富。然而從目前來看，很多電力企業的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業檔案工作新領域，進一步加快檔案管理信息化建設，從而真正為促進電力企業的發展發揮重要的作用。

2、檔案工作內容

a.文書材料的立卷：根據國家實行文書部門立卷的原則，為全面真實地反映一個企業的歷史面貌，及時地將企業在一定時期內所形成的文書材料組成相應的案卷。

b.檔案的收集及整理：為了最大限度地發揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時收集，對所收集的檔案進行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規律和原則加以科學地整理使其更加系統化。

c.檔案的檢索及保護：為了滿足大多數人對檔案的利用，編寫檔案目錄，對檔案進行科學分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環境和社會環境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長久保存，采用科學方法對檔案加以有效的保護。

二、加強縣級供電公司電力系統檔案管理的策略

1、提高專業檔案人員素質

隨著電力系統檔案工作的領域拓寬，檔案服務的范圍擴大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業人員還要有工程建設、監理、設計等專業技術人員以及其他相關專業人員等，不同專業人才的相互配合高效地利用現代化的專業技術知識，使檔案管理工作高效進行。這就要求檔案人員必須加強業務培訓，在完善本專業能力基礎上，積極提高電力系統檔案管理水平，做到合理的規劃、分類與管理。因此，在電力系統建設檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質，學習工程檔案相關的政策、規定及相關的業務知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面檔案管理人員還要經常走進工程施工現場，把握工程建設進程，主動參與到工程建設驗收與評審活動中。要根據工程建設的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設的變更動態，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力系統檔案管理工作有秩序、有規劃地開展起來。同時，要完善兼職檔案人員網絡體系，增強企業員工檔案意識，要將檔案管理工作切實歸入企業管理工作中，主動更新知識結構，使檔案資料發揮對企業的發展的服務作用。相關的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規，不斷提高自身的職業道德水平，實現檔案信息資源對企業的經濟效益的服務。

2、建立健全的管理制度體系

為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規劃地進行。根據電力系統項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立電力系統檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。做好電力系統檔案管理工作，建立電力系統檔案管理機制。根據檔案管理法律、法規制定相關管理制度，做到集中管理、集中規劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力系統的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現場指導的方式加強學習與溝通。

3、加大對檔案管理工作的硬件設備投入

硬件是檔案管理工作的基礎。電力企業必須加大對檔案管理工作的硬件設施投入。不光要建立與企業發展相適應的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應的防火、防潮、防盜系統；更新檔案柜，使其符合國家標準；配備最先進的電腦、打印機、數碼相機、數碼攝像機和刻錄機等，從而對檔案進行現代化信息管理并建立相應的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質量。

4、加強檔案的信息化建設

信息技術的迅速發展對電力檔案管理工作的影響不言而喻，這就需要電力企業結合自身條件，盡快把檔案的信息化建設納入企業的發展規劃之中，并予以實施。對于經濟效益相對較好、現代化管理水平相對較高的電力企業，全面開展檔案信息化建設應包括如下內容，一是建立健全電子文件的管理制度：二是對電子文件和電子檔案進行全程管理；三是通過建立企業內部的網絡服務系統來實現資源共享；四是積極開展非電子檔案的數字化轉換工作。

第8篇：檔案合同管理范文

OA系統是利用現代辦公技術和計算機網絡技術構成的一種人機信息處理系統，這個系統由辦公機構、辦公人員、辦公設備、網絡設施和辦公信息等要素構成，組織機構內的辦公人員通過網絡可以實現跨時間、跨地點的協同辦公，同時通過辦公自動化系統實施的交換式網絡應用，可以使得辦公信息傳遞更加快捷方便，辦公事務處理更加自動化，極大提高了辦公活動的高效率。

早期受到技術水平及辦公設備的限制，我國檔案收集采用的文件均是手工制作的紙張文件。傳統文件在使用過程中容易受損且保存時間較短，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內容信息的實用性，不利于其自身使用價值的發揮。在計算機技術的推動下，我國企事業單位的規劃管理開始偏向于電子文件管理。經過最近幾年的推廣運用，企事業單位開始意識到電子文件的便捷性、安全性、可靠性。然而，電子文件除具有一般文件的基本特性外，與紙質文件相比，還有一些自身的特性。主要有：

（一）對硬件和軟件的相對依賴性。電子文件一般是由數字設備生成的，產生于一定的硬件和軟件環境。以前由于信息技術發展水平的制約，數字產品的硬件、軟件更新換代后，相互之間兼容性較差，造成電子文件存儲、讀取等對原生成環境存在依賴性。隨著技術的不斷發展，這一問題在一定程度上有望得到解決。但在原始性、真實性保持方面的問題還需要從文件的生成運行過程中采取管理和技術措施進一步研究解決。

（二）非直讀性。電子文件不能為人直接閱讀，需要借助特定的數字設備和相關軟件才能閱讀，這就需要采取遷移等措施和手段保持電子文件的長期可讀性。

（三）信息與載體的相對分離性。與紙質文件相比，電子文件的載體與其信息的結合是松散的，電子文件雖然也需要依附于一定形式的載體上，但載體相對于信息內容來說不再具有原始性、一致性和唯一性。

二、加強辦公自動化環境下電子文件檔案管理的幾點對策

檔案作為真實記錄社會政治、經濟、科技、文化等各項活動的第一手材料，是人類社會記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個國家或地區歷史文化財富的重要載體。伴隨OA系統在企事業單位的廣泛應用而產生的電子文件和電子檔案，同傳統的紙質文件、檔案一樣，都是重要的信息資源和珍貴財富。由于電子文件檔案的出現和發展時間短，暴露的問題較多，網絡環境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅，因此，如何加強對電子文件檔案的科學管理已成為一個全球面臨的亟待解決的重要課題。

第9篇：檔案合同管理范文

1 完善檔案管理制度，明確責任

檔案管理工作必須建立嚴格的制度，健全完善的制度是一切工作的基礎和保證。首先要明確檔案工作的職責，使各科室對文件資料的收集和整理有章可循。其次要建立嚴格的檔案查閱制度，有專人負責，明確檔案查閱的相關規定，并做好詳細記錄。如需外借檔案，必須有所需檔案單位開具的正式介紹信并有主管單位或部門蓋章簽字才可外借。再次要建立嚴格的檔案保管制度，做好檔案歸類，使檔案便于查找。注意文件材料不得拆頁、不得丟失，以確保檔案的完整性。

在健全檔案管理制度的同時，還要明確檔案管理人員分工，統一管理，責任到人。采取有力措施，改變檔案管理人員的傳統觀念，樹立正確的價值觀和時效觀，結合單位工作實際，建立檔案管理體系，為檔案管理工作打下堅實基礎。用行政手段明確權、責、利的關系，使檔案管理更有效、更持續健康發展，從而加強和規范檔案管理工作。

2 提升檔案管理人員素質

檔案管理人員是負責單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的工作人員，是直接接觸檔案的基層服務人員。因此檔案管理人員的個人素質直接關系到一個單位檔案管理工作的水平和效率。檔案管理人員必須具備檔案管理專業知識和檔案管理工作經驗，熟悉檔案管理的相關法律法規。對于醫療衛生系統的檔案管理人員，還要在此基礎上，了解并熟悉醫療行業的相關業務知識。檔案管理人員必須具有較強的責任心和原則性，對待檔案管理工作必須嚴肅，嚴格遵守檔案管理的相關規定。檔案管理人員還要樹立較強的保密意識，對文件檔案等做好保密工作，不得隨意泄露檔案資料內容，尤其在當今信息化的時代，無紙化辦公越來越普及，電子檔案越來越多地被使用，處理電子檔案時更需要注意網絡安全。在此基礎上，細心和耐心也是檔案管理人員需要具備的素質。

3 提高對檔案管理工作的重視度

在醫療衛生行業中，有時還存在重業務輕管理的觀念，對檔案管理工作也不夠重視，其實檔案管理工作也是衛生系統工作的重要組成部分，醫療衛生檔案的管理是醫院檔案管理工作的重點，是醫療衛生事業研究中的重要依據，建立完整、系統的管理方案，提高檔案管理的水平，有利于促進醫學的發展。

從領導角度，要在領導工作中認真、客觀地對待檔案管理，將檔案管理工作作為日常工作的重要部分，嚴格抓，明確分管領導，加強領導監管，將檔案管理工作落到實處。定期組織檔案人員學習培訓或者聘請專家進行講座，為檔案人員提供更多的交流機會，學習借鑒其他單位好的管理方式，提高檔案管理人員工作的積極性。

作為檔案管理人員更要重視檔案管理工作，增強責任心、事業心，不斷提高自身素質，積極參加學習和培訓，提高業務水平。認真對待每一份檔案，秉承“全心全意為人民服務”的工作理念，認真貫徹落實上級領導對檔案工作的要求和意見，對各類檔案做好接收、登記、管理、分類、歸檔等工作，確保檔案安全。同時積極思考，努力探索檔案管理的新模式、新方法。

4 指導基層醫療單位做好檔案管理工作

衛生局檔案管理人員在做好本單位檔案整理工作的同時，還肩負著指導基層醫療單位做好檔案管理工作的職能，要悉心研究醫院檔案工作新情況、新問題，加強對醫院檔案工作的指導，使檔案工作能夠適應醫院的發展需要。其次，還要加強對各單位檔案員進行業務指導，及時傳達檔案工作有關精神、檔案整理標準，使各單位形成的檔案更加規范化、標準化，符合檔案管理部門的要求，便于各基層醫療單位檔案利用和借閱工作的順利開展。再次，加強組織各醫療單位檔案管理員的業務培訓，采取走出去、請進來的辦法，促進各單位間的交流，介紹好的工作方法和經驗，不斷提高業務知識和工作能力。

5 組織全員參與，創新檔案管理

（一）觀念的創新

面對醫療改革的不斷深化，醫療衛生系統的檔案管理工作也應與時俱進，首先，要改變舊的管理模式、樹立新的管理理念。把檔案工作放到整個時代大背景下來思考，打破傳統封閉的工作模式，不斷拓展檔案工作領域，延伸檔案工作觸角，增強檔案工作滲透性；其次，提高認識，做好充分的準備。醫療衛生檔案事業面臨著新的挑戰，電子檔案的廣泛應用，信息技術的飛速發展，新型檔案載體的保管等等，都亟待檔案工作者去認識、去解決；最后，轉變思想。將被動工作轉變成主動開發檔案信息資源，為利用者服務，從重保管、輕利用轉變為保管、利用“兩手抓”，把檔案實體的靜態管理轉變為檔案信息動態管理，最大限度地發揮醫療衛生檔案的整體效能。

（二）現代化管理手段的創新

要采用現代化手段和管理措施，實現檔案信息資源的網絡化，建立檔案信息數據庫和檔案信息網絡，完成目錄數據庫、全文數據庫、專題數據庫和檔案目錄中心的建立，提高檔案信息存儲電子化、檢索網絡化建設，建立檔案信息咨詢平臺，深化咨詢服務，以現代化手段向社會提供利用。同時，還應完善檔案信息庫，加強對新型載體檔案信息的管理，確保檔案的安全。

（三）檔案管理服務上的創新

首先是服務方式上，作為新時期下的檔案管理人員要創新服務理念，提高檔案工作水平，增強服務意識，尋找檔案管理工作的新模式。醫療衛生機構檔案人員要變被動服務為主動服務，充分利用檔案信息和現行文件資源優勢，進行科學整合；其次內容的編研上，編研工作是檔案管理的重要組成部分，是反映檔案管理整體水平以及人員素質的一個直觀指標；最后是檔案管理所提供的服務內容上，醫療衛生機構的檔案工作人員要根據本部門檔案工作的性質、任務和服務對象，按照有關的規定加強檔案征集工作創新，整合信息資源。及時完整收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價值的檔案，不斷擴展檔案門類，建立內容豐富、結構合理的體系。

（四）檔案收集的創新

組織全員參與檔案收集工作是很有必要的，過去的檔案管理工作模式過于單一，宣傳力度不夠，檔案管理工作不應與其他部門分離，而是要有機地結合在一起，檔案收集工作需要全體人員共同配合。檔案管理人員要積極開展檔案知識的宣傳工作，增強全體干部職工的文件歸檔意識，定期將科室的文件資料統一歸檔保存在檔案室，轉變以往保存在自己科室的觀念，主動向檔案管理部門提供有價值的文件資料，在檔案室統一保存備查。制定詳細的工作計劃，合理安排工作流程，有條不紊地進行檔案管理工作。

6 結束語

總之，醫療衛生機構檔案管理模式主要從管理思想、管理方式、管理手段上著手進行，滲透新管理、新技術。醫療衛生機構檔案管理模式是以檔案實體及其相關信息為管理對象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現代高新技術，實現對檔案信息的多功能開發、利用。全面提升醫療衛生檔案管理水平，更好的服務于百姓，為解決群眾看病問題奠定良好的基礎。