檔案整理案例精選(九篇)

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第1篇：檔案整理案例范文

對此，西方檔案界已經取得了比較一致的認識和實踐成果，他們以“文件生命周期理論”為理論基礎，以文檔一體化為實踐基礎，在電子政務平臺上，創造了元數據的檔案整理技術，從而結束了西方傳統檔案實體整理的技術時代。而中國檔案界，一方面是迅速地引進了西方的元數據檔案整理技術，另一方面則又提出了自己的多種多樣的檔案整理技術，如“以‘件’為單位的檔案整理技術”、“雙套制的檔案整理技術”、“不同載體的混合檔案整理技術”等等。雖然中國一下出現了如此之多的檔案整理技術，顯得有些混亂，但這些檔案整理技術具有一個共同的特征，那就是它們并不使用“元數據”來整理檔案。這不是一般的技術上的不同，而是顯露出了中、西方迥然不同的檔案整理技術走向。我們始終認為，中國現有檔案整理技術的出現，必然有它形成的道理。所以，我們借此篇文章，通過對不同檔案整理技術的比較，來揭示檔案整理技術的本質及其我國檔案整理技術的發展趨勢。

“元數據檔案整理技術”已被檔案界普遍接受，“非元數據檔案整理技術”則還是一個剛剛提出的概念。這里只是利用“非”這一重要的邏輯概念表明，只要西方的“元數據”不是檔案整理的唯一技術，那么在“元數據”之外，就應該有“非元數據”檔案整理技術的存在。大家必須理解，我們提出“非元數據檔案整理技術”，并不是要去反對和否定元數據檔案整理技術，而只是要用“非元數據檔案整理技術”的概念開道，來梳理在中國已經出現的檔案整理技術，并證明它們同樣是現代的，而且是更適應中國檔案實踐的檔案整理技術體系。

一、元數據檔案整理技術

“元數據檔案整理技術”是西方檔案界提出的一種檔案整理技術。而西方產生這種技術的實踐基礎是，他們利用計算機網絡及其技術實現了“電子政務”，并且使“電子政務平臺”成為他們日常行政管理的實踐基礎和管理工具。

在這種特殊的條件下，電子政務系統本身不僅能產生著電子文件、而且也能提供電子文件的實體信息(數據)，并且能根據電子文件生成的具體環節，提供隱含在具體環節背后的、電子文件與社會實踐及其過程之間的對應信息——元數據(數據的數據)，即檔案實踐通常所稱的“檔案歷史聯系信息”。于是，嵌在電子政務平臺中的檔案整理系統就可以在電子政務的支持下，利用所采集的“元數據”完成“檔案歷史聯系”的整理，它不但獲得了“電子文件實體集合”，而且具有了足以使這一文件實體集合轉化為檔案的“檔案歷史聯系的記錄”。而“電子文件實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”這兩種物質實體的獲得，就構成了它所要得到的電子檔案實體。因此“元數據檔案整理技術”本身是一個具有科學性、高自動化程度的檔案整理技術體系。

由于現在西方和我國還只是將“元數據檔案整理技術”嵌入到了電子政務系統，所以有人可能誤認為，元數據檔案整理技術只適用于電子政務。其實不然，它不但能適應電子政務的檔案整理，而且也能適應諸如電子銀行、電子商務、電算化會計等等電子管理平臺的應用。事實上，只要人們能為某一社會實踐的管理建立電子管理的平臺，那么元數據檔案整理技術就能嵌入這個電子管理系統，成為適應它的檔案整理技術。所以“元數據檔案整理技術”本身是一種具有很寬實踐范疇的實用檔案整理技術。

“元數據檔案整理技術”所具有的特征是，它徹底變革了傳統檔案實體整理的技術，成為“文件實體整理”與“檔案歷史聯系整理”分離的技術。這種文件實體與檔案歷史聯系整理的技術分離，使元數據檔案整理技術中的“檔案歷史聯系整理”，不再受電子文件實體的干擾，而使檔案整理真正地進入了多元的時代，使檔案整理原則從一維的“來源原則”，發展為具有“實踐主體”、“實踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。“元數據檔案整理技術”所具有的“文件實體整理與檔案歷史聯系整理技術的分離”、“檔案歷史聯系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質實體的雙重構成”是其檔案整理技術的四大特征。

二、非元數據檔案整理技術

在檔案整理技術中“非元數據”與“元數據”是相對存在的兩種檔案整理技術。從概念上說，除了“元數據”的檔案整理技術之外，都屬于“非元數據”檔案整理的技術范疇。但本篇文章不再研究傳統的檔案實體整理，它包含的只是新提出的“以‘件’為單位的檔案整理技術”、“雙套制的檔案整理技術”和“不同載體的混合檔案整理技術”。

不管是“以‘件’為單位的檔案整理技術”，還是“不同載體的混合檔案整理技術”，它們的檔案實體整理與檔案歷史聯系整理都是相互分離的。“雙套制的檔案整理技術”比較特殊，從表面上看，它是用整理紙質檔案的方法完成了電子檔案的整理，但它同樣告訴我們，也能夠用整理電子檔案的方法整理紙質檔案。由此我們可以看出，中國檔案界提出的這些非元數據的檔案整理技術，具有一個共同特點，即它們都是“檔案實體整理”與“檔案歷史聯系整理”相互分離的檔案整理技術。由于這些“非元數據檔案整理技術”是“檔案實體整理”與“檔案歷史聯系整理”相互分離的技術，所以它們就同樣都能實現檔案歷史聯系的多維化。它的檔案整理原則，也可以從一維的“來源原則”，過渡到具有“實踐主體”、“實踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。它們最終都要形成由“文件的實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”兩種物質實體共同構成檔案。

于是我們發現，中國提出的非元數據檔案整理技術雖然還存在著許多的缺點，但在“質”上，這些非元數據檔案整理技術都具有“文件實體整理與檔案歷史聯系整理的分離”、“檔案歷史聯系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質實體的雙重構成”的四大檔案整理技術的特征。

三、兩種典型檔案整理技術的比較

我們的研究發現，雖然非元數據和元數據檔案整理技術的技術環境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術具有相同的內在結構，完全可以用同一的《檔案整理結構的模型》來認識和解釋它們的機理和過程。或者說，是因為它們具有相同的檔案整理結構，所以它們才具有它們的共同特征。所以非元數據和元數據檔案整理技術這兩種看似非常不同的檔案整理技術，其實是同一檔案整理結構的兩種不同技術表現形式。

為什么會產生這兩種不同的檔案整理技術形式，或者說，西方為什么采用元數據檔案整理技術，而中國為什么要采用非元數據檔案整理技術，而這是相同的檔案整理原理為適應不同國家檔案實踐條件而產生必然結果。在中國，其實始終存在著兩種不同的檔案實踐和理論體系。一種是，從民國時期開始的“文檔連鎖法”，后來的“文檔一體化”和現階段提出的“文件中心”，與之相應的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實踐分離的檔案實踐，在解放后，中國接受了前蘇聯的檔案實踐和“立卷人——檔案室——檔案館”的檔案實踐體制，同時也就形成了有別于西方的檔案學理論。

原理、價值和理念要過渡到實踐，就需要技術的中介，由于技術離實踐更近，所以它更要受到實踐的約束，先進的技術并非在哪里都適用，對誰都是具有實用的價值。中國人民大學王健教授在國家社科基金項目“OA環境下的文件、檔案一體化管理研究”的技術報告中就客觀和直率地提出，在中國“無論是檔案行政管理機構，還是檔案館，都無權指導各機構的文件工作，……因而無法具備全面的一體化功能。”①對于在中國建立文件中心的問題上她也指出“全盤否定檔案室的態度是不科學的，完全撤銷檔案室的做法是不現實的，在保留檔案室的基礎上再重建一套文件中心是不必要的，簡單地將檔案室改名為文件中心也解決不了根本問題。”②這些認識對于認識檔案整理技術的發展同樣有效。

我們應特別注意，計算機化與現代化是兩個不同的概念，比如，一種檔案整理技術雖然沒有實現計算機化，但如果它能實現多維的檔案歷史聯系聯系整理；而另一個雖然實現了計算機化，但它形成的檔案歷史聯系卻是一維的，那么我們究竟應該將哪種技術判斷為現代檔案整理技術呢？檔案整理技術現代化的關鍵是檔案整理技術內容上的現代化，計算機化只是檔案整理現代化的一種外在的形式。

在自動化和計算機技術應用的程度上，元數據顯然要高于非元數據檔案整理技術。但在中國發展元數據檔案整理技術，有著諸多檔案界自身無法克服的現實障礙，但只要我們放棄部分元數據檔案整理技術的高自動化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實現“文檔一體化”、能脫離電子政務環境、不用制定也不依賴“檔案元數據集”的條件下，創造出一種可應用于文書和科技檔案、并適用于紙質文件、電子文件和實物混合的、非常實用的檔案整理技術。所以不要簡單化地根據計算機技術的應用程度，來論檔案整理技術的長短。

四、中國檔案整理技術前景的展望

通過“非元數據檔案整理技術”與“元數據檔案整理技術”的比較研究，我們認為：

中國檔案界，須在元數據和非元數據檔案整理技術之間做一抉擇，這是不能回避的。它不是單純的檔案理論和技術問題，而是干系到中國檔案事業未來發展的一次抉擇。它是檔案工作者、檔案學者和中國檔案事業的領導者都必須傾心關注的問題。

不應該排斥元數據檔案整理技術，但在相當長的一段時期內，“非元數據檔案整理技術”應該是一條更適應中國國情的檔案整理技術路線。我們甚至認為，它是遲早要被國人所接受的一種檔案整理技術。

“非元數據檔案整理技術”雖然已經有了基礎，但技術整體還處于相當混亂的狀態。我國應該在夯實它的檔案學理論基礎、簡約它的技術、注重它的實用性的前提下，統一制定中國的檔案整理技術規范。其結果應該是創造出一種具有中國特色的檔案整理技術體系和理論。這也是中國檔案界在世界有所建樹的一個契機。

我國在轟轟烈烈引進元數據檔案整理技術的過程中已經積累了許多實踐經驗，現在是否應該對它進行一次階段性的總結，召開一次高端研討會，客觀地評價一下得失，這可能是一個非常有益的建議。

第2篇：檔案整理案例范文

【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。

一、電子檔案與紙質檔案的優缺點

（一）電子檔案的優缺點。隨著當代科學技術的飛速發展，許多行業隨之進入了全新的時代。當代的各行各業以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發展。在信息發展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業中，還是在社會交流與國際聯系中，互聯網都發揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節約大量時間，最大程度地發揮其共享他人資源的優勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業的發展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質檔案的優缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發展促進了紙質檔案的進一步發展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發揮電子檔案和紙質檔案各自的優勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發展，不僅可以發揮各自的最大優勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續健康發展服務。

（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質檔案的優缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質檔案兩者的優缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現兩方面優勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發揮更大的優勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優勢要加以保留。將兩者的優勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優化。

三、結束語

在高速發展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發展構成了完整的檔案管理系統，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。

【參考文獻】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風等.高校學報檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設與商業網點，2009(29)：12-13.

[2]董建萍.產業轉移和信息化條件下會計檔案的安全管理措施[J].中國鄉鎮企業會計，2015(4)：220-221.

第3篇：檔案整理案例范文

【關鍵詞】土地整理；檔案管理；建議

我國土地檔案管理工作暫行規定中指出，土地檔案管理包括：地籍管理檔案、土地利用規劃檔案、建設用地檔案、土地監督檢查檔案、土地科技管理檔案和土地管理教育檔案等。土地整理檔案是土地科技檔案的一種，整理內容是對成片土地上的道路、水源、農居建設及耕地坡度改造等，工作內容主要有選址、測量、科研論證、規劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監管、竣工驗收等多個環節，所涉領域涵蓋工程建設、田間道路、農田水利、護林綠化、土地復墾等。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發揮著重要作用。因此，轉變傳統觀念，創新服務機制，研究檔案管理工作規律，是實現土地整理檔案資料在現代社會經濟發展中發揮重要作用的技術保障。

一、提高土地整理檔案管理的重要性

土地整理檔案詳細記錄了采取工程、生物等措施，對田、水、路、林、村等實行綜合整治等關于土地總體規劃或專項規劃的過程，通過土地整理措施的實施，增加了有效耕地面積，提高了耕地質量，調整了土地資源利用結構，改善了農業生產和生態環境，改善了農民生活條件。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發揮著重要作用。因此研究和探討如何規范、提高土地整理檔案管理工作有利于最大限度發揮土地整理檔案在現代社會經濟發展過程中的重要作用，有利于提升土地整理檔案的利用效率。

二、土地整理檔案管理的策略探究

（一）提高檔案管理認識，是土地整理檔案管理的基礎。1.加強學習，增強意識。要認真學習《檔案法》《檔案法實施辦法》，充分認識到檔案管理的重要性，從主觀上樹立工作責任感和嚴肅認真做好工作的思想意識，按工作優先，服務至上的原則，最大限度地發揮管理人員的主觀能動性，更積極主動的投身于檔案管理工作中。2.增強宣傳，提高認識。加強對檔案管理和保護檔案資料的宣傳，提高全體干部職工對檔案管理重要性的認識；充分認識檔案資源的價值，從主觀上對檔案管理有個全新的了解和認識，積極主動配合做好檔案法制建設，使檔案工作開展做到有法可依。3.爭取領導支持是工作順利開展的有力保障。向領導宣傳土地整理檔案管理工作取得的成績，讓領導層充分認識檔案工作的地位和作用，積極爭取領導的重視和支持；從機制上加強檔案管理，重視人員、硬件、資金等投入，確保人力、物力和資源的合理配備。

（二）提高檔案工作人員的素質是土地整理檔案管理的前提。檔案管理是非常復雜、煩瑣的工作，是業務性很強的專業性工作，因此要加強檔案工作者職業道德建設，培養檔案工作人員愛崗敬業的精神；工作中嚴格遵守職業道德規范，尊重檔案資料的真實性；培養埋頭苦干，無私奉獻的道德情操；培養嚴謹、細致、認真地做好檔案收集、歸檔及保管工作的態度，樹立扎實干，服務優，守紀律，創一流的堅定信念。不斷提高管理人員的綜合素質。

（三）做好檔案分類處理是土地整理檔案管理的重點。土地整理檔案所要保存的內容是具有價值的文字材料、圖紙、圖表以及聲像等文件資料。在管理中要依照選址、測量、科研論證、規劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監管、竣工驗收等不同階段進行細致分類，認真歸檔。要認真負責的對歸檔項目進行審查，文件材料要收集齊全，單項工程要有項目負責人審定。分類是土地整理檔案管理中的初級工作，分類要細致，歸檔要認真，才能充分發揮檔案資料在后期土地規劃、利用環節的重要作用，是土地資源長期發展的歷史依據。

（四）將檔案資料數字化管理是土地整理檔案管理發展的必然需求。1.開展管理人員技術培訓是實現數字化管理的技術保障。隨著網絡技術的大力發展和信息技術的逐漸深入，不僅大大提高了工作人員的工作效率，而且提高了檔案資料的完整性和持久性，在引進先進的土地檔案管理信息系統后，要邀請業內專家對管理人員進行相關技術培訓，轉變管理理念，提高熟練操作軟件的技能，定期考察管理人員的技術基礎和工作能力，是實現數字化管理的技術保障。2.檔案資料數字化管理是社會經濟飛速發展的必然需求。當前正處于推進“四城同創、提升耕地質量、打造美麗鄉村、建設生態宜居涪陵”建設的重要時期，土地征用與土地流轉、農村建設用地復墾等工作大量涌顯，檔案查詢、調卷和出具證明等工作繁多，管理人員的紙質業務堆積如山，為滿足群眾對檔案資料的查閱和利用需求，充分發揮檔案資料的利用價值，實現檔案資料的安全管理和便捷查閱，需要做好網上備份、分類，建立數字化管理體系，因此，土地整理檔案數字化管理是現代化建設的必然需求。

三、結語

總之，土地整理檔案管理要能適應經濟社會的發展，在社會經濟建設中發揮較大效用，最大限度的發揮國土檔案的使用價值，為土地的開發利用提供最真實的依據。

【參考文獻】

[1]唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案,2006(03).

[2]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案,2010(03).

第4篇：檔案整理案例范文

【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。

一、電子檔案與紙質檔案的優缺點

（一）電子檔案的優缺點。隨著當代科學技術的飛速發展，許多行業隨之進入了全新的時代。當代的各行各業以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發展。

在信息發展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業中，還是在社會交流與國際聯系中，互聯網都發揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。

總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節約大量時間，最大程度地發揮其共享他人資源的優勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業的發展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質檔案的優缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發展促進了紙質檔案的進一步發展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發揮電子檔案和紙質檔案各自的優勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發展，不僅可以發揮各自的最大優勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續健康發展服務。

（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。 只有綜合利用電子與紙質檔案的優缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。

電子檔案、紙質檔案兩者的優缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現兩方面優勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發揮更大的優勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優勢要加以保留。將兩者的優勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優化。

三、結束語

在高速發展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發展構成了完整的檔案管理系統，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。

【參考文獻】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風等.高校學報檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設與商業網點，2009（29）：12-13.

第5篇：檔案整理案例范文

一、工作目標

各單位機關工作人員計劃生育管理建檔率100%、環孕檢率100%、避孕節育措施落實率100%。

二、工作步驟

整個管理服務月活動分三個階段進行：

1、宣傳發動階段（3月8日—3月15日）

召開全鎮集中開展黨政機關、企事業單位計劃生育管理服務月活動動員大會。各單位在3月10日前要召開本單位全體工作人員及下屬單位負責人會議，成立領導和辦事機構，制定實施方案，將會議精神傳達到每個工作人員。

2、組織實施階段（3月11日—4月5日）

凡國家公職人員要按照要求詳細填寫環孕檢信息檔案，對所填寫信息內容，單位領導要嚴格把關，確保信息內容真實；同時督促其下屬單位將信息檔案送交當地鎮計生辦，信息檔案建好后，組織本單位人員按照要求統一到指定鎮計生服務所進行環孕檢，具體建檔環孕檢安排：黨群口3月11日—3月17日；綜合經濟口、條管單位：3月18日—3月24日；民生事業口及其他單位在3月31日前完成建檔環孕檢工作。鎮計生服務所安排1—2名工作人員值班，認真做好環孕檢登記。

3、鞏固提高階段（4月1日—4月10日）

各單位要對本單位及其下屬單位干部職工建檔環孕檢情況進行自查，對未建檔或未做環孕檢人員進行督促，確保一人一檔，不漏檢一人。

三、主要措施

1、加強領導，為集中開展黨政機關、企事業單位計劃生育管理服務月活動提供組織保障。切實加強對管理服務月活動的領導，成立“縣鎮集中開展黨政機關、企事業單位計劃生育管理服務月活動領導小組”，其組成人員如下：

各單位、要成立相應的領導機構。根據本實施方案，制定抓好屬地機關單位管理服務月活動實施方案。對屬地機關單位建檔及環孕檢情況向縣人口計生委和其上級主管部門進行通報。

第6篇：檔案整理案例范文

關鍵詞：檔案;整理;鑒定

檔案是十分重要的信息資源，而且是任何資源都不可替代的，是不可再生的，也是一個社會進步發展的原動力和精神原材料。只有抓好檔案的整理和檔案的鑒定工作，才能充分發揮檔案這種特殊的知識產品服務經濟建設，服務政務建設，服務文化建設，服務社會建設。

一、抓好檔案整理基礎，是提高檔案質量和效率的關鍵

檔案的整理工作，包括機關文件的平時歸卷與調整，文件組卷、案卷排列、案卷目錄的編制、檔號的編寫、局部案卷或保管單位的調整等項工作內容。在一般情況下，上述工作主要由機關文件處理部門與檔案室共同完成，其大部分工作由文件處理部門或有關業務部門來完成，作為檔案室只負責對有關具體工作的指導和業務檢查以及進行局部的加工處理工作，有時檔案室也接收和征集到一些比較零散的文件，這就需要開展全過程的整理工作。

二、注重檔案整理的系統性、完整性、是發揮檔案資源利用的保證

檔案收集工作的質量高低直接影響檔案館和檔案室各項業務工作的水平。整理檔案的過程也就是鑒選檔案的過程，只有把有保存價值的檔案集中在檔案館和檔案室，就能為開發利用檔案信息資源奠定一個良好的基礎，檔案質量高，材料收集齊全，才能豐富檔案資源，提高檔案工作的質量，更好地為社會經濟提供優質服務。在做好檔案整理工作的同時，檔案的正確分類管理是資源利用高低的體現，檔案的分類要根據檔案的數量、內容、分類層次，實際工作的需要，檔案管理的原基礎等情況進行具體的比較，綜合分析，客觀公正的選擇符合實際情況的最佳分類標準。檔案整理工作的第一個步驟就是區分全宗，這也是檔案整理工作中的重要內容，由于全宗是檔案管理的核心單位，所以區分全宗就成為檔案整理乃至整個檔案管理工作的首要任務。

三、強化業務學習是檔案鑒定工作的前提

社會的不斷發展，促進了檔案數量的增長。一個單位、部門、企業要進行正常的工作、生產等等活動，這一切都會形成大量的文件檔案。它們的發展每時每刻都在產生或形成檔案，單位、部門、企業的擴大，人員的增加、設備的更新換代、職能的擴大都在形成大量的檔案，檔案的劇增給檔案鑒定工作提出了新要求，一部分檔案將成永久保管，―部分沒有可存價值的，這就要求檔案工作人員要根據檔案有關規定，進行全面地鑒定，檔案鑒定的正確與否，關系至關重要，檔案工作者要不斷強化業務學習，掌握有關知識政策，不斷提高鑒別能力，使真正有價值的東西成為檔案，為經濟社會發展提供服務，對于無價值的檔案進行及時銷毀，以便減輕檔案館（室）庫存壓力。

四、逐步實現檔案鑒定理論與實踐的統一，是檔案工作良性循環的途徑

檔案鑒定是檔案管理的一個關鍵環節，它關系到檔案的銷毀館藏的優化以及檔案質量與檔案效益的發揮。檔案鑒定包括鑒定檔案保存價值，鑒定檔案的真偽。在檔案館和檔案室的業務工作中經常進行的鑒定工作屬于檔案的保存價值，也就是對檔案保存價值的大小進行鑒定，來確定檔案的存放時間，一般來說，大部分檔案保存部門都注重檔案的“存”而對于“毀”往往是不為的，這就有一個鑒定檔案的關鍵。檔案保存價值鑒定工作難度較大，人們一般不便輕易銷毀，這樣長期以來就會形成大部分無用檔長期存在，如果對檔案的價值判斷不準確，輕視檔案的存在，錯誤的銷毀了有用之檔，將難以挽救，因此，檔案銷毀是一個薄弱壞節，開展這項工作要慎重而認真。

隨著社會的發展和進步，檔案這一特殊的資源所起的作用越顯重要，檔案質量的高低如何來衡量，這就要求我們對檔案的價值予以定期鑒定，只有通過鑒定工作才能不斷提高檔案的質量。

第7篇：檔案整理案例范文

關鍵詞 科研檔案 卷改件 卷內目錄 漫談

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A

中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》的實施，是我國檔案工作改革的一項重要舉措，是檔案管理進入了一個更新、更高境界的標志。筆者結合工作體驗，就文書檔案的整理問題進行了探討，主要肯定了文書檔案實行“卷改件”給整理工作帶來的高效率。而對于科研檔案的整理，由于它的特殊性和復雜性，檔案界眾說紛紜。本文就科研檔案的有關整理問題進行初步的探討。

（1）以件歸檔在文書檔案方面有利實現檔案的現代化管理，而在科研檔案中對檢索的效則會產生或多或少的制約。以件歸檔的現代化管理至少要建立在文件目錄的電腦管理的基礎上，每一條文件目錄都要輸入電腦中，這樣檢索每份文件就迅速。通常文書檔案是一份份利用，案卷對文書檔案來說不是一個必要的檢索層次，而文件才是檢索的必要層次，所以以件歸檔使得文書檔案的利用顯得非常便利。而在科研檔案的檢索利用中，課題是很重要的一個分類層次，案卷一般是以課題命名。案卷是科研檔案檢索的必要層次，增加了文件級就增加了一個檢索層次，同時，科研材料的內容比較規范，同一類型的科研材料內容都是大同小異，主要有申報書、鑒定證書、總結報告、論文、查新報告、應用證明等等，而且不同階段的材料不會混在一起，很利于查找。如果不是全文管理，類似的文件題名的輸入利少弊多，不僅耗費人力，而且增加了數據庫的層次，影響了檢索效率。

（2）以件歸檔在文書檔案方面有利于日常整理保管，而對科研檔案則不適用。文書檔案歸檔后迅速移交檔案室保管，檔案室管理有序，一般不會丟失。通常文書檔案的利用、借用時間不長，易管理。而對于科研檔案來說，歸檔前材料是由科研人員保管的，要科研人員做到隨辦隨歸無論在業務能力上，還是在意識上都難以辦到。此外，目前科研檔案的歸檔方式主要有兩種：課題結束一次性歸檔和分階段歸檔。如果是采用分階段的辦法，因課題還沒結束，一般都由課題組借出長期自己保管。即使是課題結束一次性歸檔，在課題結束一、二年內，由于申請下一個課題的需要，課題組也需較長時間的借用。采用以件歸檔，科研人員借去時間長了很容易丟失檔案。

（3）科研檔案卷內目錄應采用固定格式。目前我國的科研檔案的卷內目錄是按照科研檔案在形成過程中各個工作程序的特點，從應歸檔的文件材料中歸納出來的。長期以來，每項科研項目所形成的科研檔案歸檔項目都有相對固定的內容材料。針對這一特點，筆者認為對科研檔案卷內目錄采用固定格式來填寫各部分的材料內容，有助于提高科研檔案工作標準化、規范化、同時提高科研檔案整理的工作效率。

科研檔案卷內目錄采用固定格式具體的做法：在制定科研檔案的卷內目錄時，應細致地分析科研活動各個階段形成科技文件材料的特點和規律，按照國家規定的應歸檔的文件材料內容進行篩選，根據文件材料形成先后或重要程度將內容系統排列，確定后將這些內容印刷在統一規定的科研檔案的卷內目錄上，成為卷內固定格式目錄。其益處是：首先，便于歸檔人員對科研檔案的收集和整理。參與歸檔的科技人員一般對一個項目的科研文件材料應歸檔的范圍、內容和文件排列的先后順序都不十分了解，通過卷內目錄的固定格式內容，可以清楚地知道哪些文件應該歸檔，哪些文件可不歸檔，哪些文件排列在前，哪些文件排列在后。卷內固定格式目錄對科研項目的文件材料歸檔和整理起到指導作用。其次，卷內固定格式目錄填寫方便。填寫卷內固定格式目錄時，只需“對號入座”，即將收集到的科技文件材料，按卷內固定格式目錄所確定的順序排好，將內容逐項填上“頁次”即可。

由于項目大小不同，形成的科研文件材料數量不同，卷內固定格式目錄中各項內容不可能都有，這種情況可通過所填寫的卷內目錄“順序號”加以體現，即將所收集的科研檔案文件材料按順序填寫順序號，不需要收集的項目跳過，不填寫順序號，卷內共有多少份檔案一目了然。如果項目材料很多，卷內固定格式目錄中沒有表現相應的內容，可以將這些內容材料補在最后。

總之，檔案整理工作要不斷地標準化、規范化使之與時俱進，促進科技進步，更好地服務于我國的科學技術事業。

第8篇：檔案整理案例范文

1鄉鎮政府檔案管理存在的問題

1.1檔案管理工作意識不強

由于我國檔案管理工作的起步較晚，發展速度較慢，領導階層將精力集中在經濟建設方面，忽視了對檔案管理工作的重視，對檔案管理工作帶來的效益認識不到位，主要體現在兩個方面：一是他們認為鄉鎮政府主要圍繞經濟、社會保障等工作，檔案管理是鄉鎮政府附帶工作，與主體工作的關系不大，鄉鎮政府只需負責配合上級檔案管理部門的工作；二是他們把鄉鎮政府檔案管理工作等同于行政材料收集、整理和存放，是一項無需專業知識和技能的簡單工作，從而只需指定工作能力一般的員工負責即可，有些甚至沒有指派專人負責，而是采取臨時負責的形式。

1.2檔案收集工作不到位

首先，鄉鎮政府的檔案管理人員對于檔案管理工作的重視不夠，對于檔案的收集和整理工作缺乏科學性和系統性，檔案存放雜亂無章，很容易出現丟失、亂擺亂放的現象，降低了檔案保存的完整性，同時也降低了檔案的利用率。其次，鄉鎮政府工作人員對于檔案管理存檔的意識不強，很多資料沒有及時交給檔案管理人員，對一些重要的會議記錄及資料沒有進行完整的保存，久而久之造成資源的丟失，從而降低了鄉鎮政府檔案資料的系統性和完整性。

1.3檔案管理制度不健全

由于鄉鎮政府主要職能是服務于地方經濟，因此，鄉鎮檔案管理往往被認為是處于次要地位的“后勤工作”，鄉鎮政府往往缺乏一套長期、規范的檔案管理制度，檔案管理往往具有很大的隨意性。一般表現為人員配備不齊，管理制度空白，獎懲機制缺失，檔案管理工作效率低下，即使部分鄉鎮有相應的檔案管理制度，但這些制度也更多地注重外部層面的指示和要求，忽視了對鄉鎮政府檔案管理工作的實際需求，從而降低了鄉鎮政府檔案管理的服務功能。

1.4檔案管理人員業務素質有待提高

鄉鎮政府的檔案管理人員一般是由黨政辦公室秘書兼任，或者為了應付檢查而臨時指定的，不管是哪一類，他們都是兼職性質的，他們的主要工作不是檔案管理，因此，在工作中普遍存在缺乏檔案管理專業知識，缺少檔案管理工作熱情，不熟悉檔案管理業務，對鄉鎮檔案的收集、歸類與整理等較為隨意。即使有部分鄉鎮檔案管理人員是專職的，一般情況下也是由年齡較大、文化技術水平較低的人員擔任，這部分人員思想保守，對現代化的檔案管理模式無法適應，從而制約了新的管理手段和技術在鄉鎮政府檔案管理工作中的推廣和普及。

2加強鄉鎮檔案管理工作的措施

2.1加強檔案宣傳教育工作

加強?n案管理的宣傳教育工作，是提高鄉鎮政府檔案保存完整性的重要條件。組織政府工作人員學習相關的檔案法律、法規，使工作人員都能夠意識到檔案管理工作的重要意義，積極的配合檔案管理人員進行日常的檔案收集、歸檔工作。搭建良好的交流平臺，使檔案管理人員之間進行積極的溝通與交流，提高自身的業務水平和道德素養，提高檔案的利用率。

2.2做好檔案管理工作

首先，檔案管理人員要加強日常的風險防范意識，確保檔案收集、存檔等環節的安全性，提高安全意識。第二，建立完善的檔案管理制度，規范檔案管理人員的日常工作行為，領導階層應加強對檔案管理工作的監督檢查，指派專人進行監管，對借閱、歸檔等環節的手續進行定期、不定期的檢查，堅決杜絕檔案丟失、損壞等現象的出現。三是，要加強日常內部管理，確保檔案室安全。檔案室是檔案安全管理的重要陣地，要積極采取措施，安裝好防火、防盜設備，加強對消防和供水、供電線路的管理，確保檔案室安全。鄉鎮檔案員要對檔案的數量、質量、霉變等情況經常進行抽樣檢查，把安全管理責任制落到實處，確保檔案絕對安全。四是，要加強學習，不斷提高綜合素質。鄉鎮檔案員要有過硬的政治素質，嫻熟的業務技能和扎實的工作作風。

2.3提高檔案服務能力

檔案服務是檔案工作的重要目的，要不斷改進檔案服務工作，提高服務能力，切實增強檔案為經濟社會服務的功能。一是，要不斷明確服務方向。檔案管理人員要對檔案服務功能有更加全面的認識，既要為黨委和政府服務，也要為農村和農民服務。要主動提供檔案信息，明確服務方向。要掌握服務需求，積極主動開發檔案信息資源，定向提供專題服務，真正把群眾對檔案的需求作為服務的方向。二是，要不斷拓展服務領域。隨著我國經濟和社會建設的不斷發展，鄉鎮檔案工作在做好原有領域建檔服務的同時，積極做好新的領域的建檔服務。一方面，要重視現有檔案中的民生檔案資源的整合與開發，綜合利用好現有的戶籍檔案、婚姻檔案、土地承包檔案、林權檔案、計生檔案、綜治檔案等。另一方面，要進一步拓展民生檔案的服務領域，切實做好近幾年新形成的新型合作醫療檔案，土地流轉檔案，民營企業檔案，農技推廣檔案，村級財務檔案等事關人民群眾生產生活的民生檔案，作為服務平臺，進行科學整合開發利用，為人民群眾利用檔案提供實實在在的服務。

第9篇：檔案整理案例范文

關鍵詞: 市政工程檔案科學管理機制

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

引言

市政工程是為城市基礎設施服務的工程, 是城市的神經和脈絡, 是城市賴以生存和發展的基礎。因此, 市政工程檔案既是工程建設的實際記錄, 也是城市發展的歷史縮影。近年來, 市政建設投資規模不斷擴大、工程數量持續猛增, 每年都有很多市政工程項目竣工。同時市政工程項目涵蓋的工程類型也越來越多, 由原先的地面道路工程、排水系統工程以及橋梁工程, 發展到現在的高架道路工程、地鐵工程、越江隧道工程、高速公路工程等多元化的市政工程。因此, 城市建設的快速發展給市政工程檔案管理工作帶來機遇的同時也面臨了許多挑戰, 如何加強市政工程檔案的管理, 保證其完整、準確、系統, 得到妥善保管和有效利用, 是市政工程建設和管理單位必須引起關注的重要問題。

1 市政工程檔案的作用和面臨的問題

1.1市政工程檔案的作用

1.1.1市政工程檔案是城市規劃、建設和市政設施管理的依據。沒有市政檔案，市政規劃編制、調整、完善只能是紙上談兵。隨著現代化城市建設的加快, 城市的基礎設施建設也在不斷的更新和發展, 不論是建設新設施, 還是改造舊設施, 所有的規劃都必須建立在現有市政設施基礎之上, 而這一切的來源就是市政工程檔案。因此, 市政工程就是市政規劃編制和調整的基礎和前提。現代城市立體化的發展使城市不斷向地下和空中延伸, 這些新增加的市政設施科學管理和維護的重要依據就是在建設過程中形成的工程檔案, 只有真實、完整、可靠的市政工程檔案才能為日后的工程維修和應付突發事件提供有力的工程依據。

1.1.2 市政工程檔案是市政工程質量保證體系的重要組成部分。市政工程檔案真實地反映了工程建設的全過程,使工程質量控制、以及工程后期的改、擴建的依據, 同時, 國家也出臺了相關法規和政策, 明確規定了工程檔案在工程建設中的重要地位, 并通過加強工程檔案的管理來促進工程質量的提高。

1.1.3市政檔案是市政工程管理、養護和維修工作的依據。市政檔案既是市政工程的“履歷表”，又是市政工程的“健康檔案”。科學分析市政設施現狀，根據其不同特點，才能制定出科學合理的管養經濟責任制。道路路況檔案為道路大中修或改建提供決策資料，以其確定工程的投資規模及見效程度一特別是地下管線及構筑物，哪里發生故障，確定怎樣的維修方案，必須查找準確的檔案同時，維修改造后的成果，又組成了新的市政檔案，為下一步的管養提供最新的依據。沒有準確的市政檔案就不能實現城市的可持續發展。

1.1.4市政檔案工作是科技資源的儲備手段。搞市政建設，不但要有充分的物質資源和資金，而且要有設計文件，勘測、施工和預算資料等科技資源。利用原有的檔案資料，可以啟迪思踐，開闊視野，促進科研工作的發展.通過原有資料的分析，有助于探索市政建設的發展變狂規律，為領導決策提供依據，為科研指明方向。

1.2市政工程檔案現存的問題

1.2.1市政工程檔案質量問題。目前市政工程建設存在著重建設, 輕檔案, 對工程檔案缺乏足夠的重視, 使得工程檔案資料不規范、齊全，甚至出現造假現象, 同時檔案管理人員大多沒有參加專業知識訓練,管理水平低, 服務意識差, 工作往往處于被動應付狀態,從而大大影響了工程檔案的質量。

2.2.2市政工程檔案管理問題。由于建設單位對市政檔案工作的不重視, 造成檔案管理機制不健全, 同時由于缺乏一套完整的管理體系和現代化信息管理機制, 使得工程檔案管理落后,缺乏對工程建設的約束性。因此, 如何加強工程檔案的科學管理, 建立完善的科學管理體制, 使之為城市建設發展提供完備、詳實的軟件資料, 是當前市政工程檔案管理的重要課題。

2 關于市政工程檔案管理工作的幾點建議

2.1重點加強管理機制:市政工程建設有其自身的特性, 一個項目是由參加建設的各方共同完成的, 其檔案工作也一樣, 從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交整個環節需要建設、設計、施工、監理、采購等單位密切協作配合。因此, 理順機制, 明確職責, 保持各環節的有效銜接, 是做好市政工程檔案工作的基本保障。理順管理機制, 變檔案一級管理為檔案室、項目管理部兩級管理, 這樣可以較好地解決管理機制差的問題。在每個工程項目管理部設立專職檔案員,負責該項工程的檔案工作, 將工程檔案的編制職責交到項目管理部, 并且要求檔案工作與工程項目的建設同步進行。檔案室負責對項目管理部的檔案工作進行指導、督促、檢查, 變工程檔案工作的一級管理為兩級管理。

市政工程檔案的兩級管理體制有其自身的優點:一是檔案工作力度加強, 管理重心下放, 解決了市政工程檔案編制工作不到位的問題, 保證了及時收集和歸檔; 二是檔案工作責任進一步落實, 工程檔案工作成為項目管理部的考核內容后, 使檔案工作在項目管理部受到重視, 從領導到一般工作人員都能自覺地做好文件材料的收集, 及時交給檔案員。在項目各標段工程結束時, 項目管理部能主動組織標段工程檔案的驗收, 為整個工程項目檔案的按時驗收提供了保障; 三是專業分工有利于檔案員進一步掌握相關專業知識使工程檔案的組卷更為合理、實用;四是有利于對項目竣工圖變更情況的掌握, 保證項目竣工圖的編制質量。由于項目管理部設在施工現場, 檔案員對工程的進度和工程變更情況比較了解,可以及時督促施工單位做好變更文件的收集和相關圖紙的修改工作, 以保證項目竣工圖能夠與市政工程實際狀況相符。

2.2 市政工程檔案的完整化、系統化。市政工程檔案的完整、系統是有效利用, 發揮市政工程檔案作用, 實現其價值的前提。加強管理必須抓住收集齊全, 材料系統這二個環節。保持歸檔文件的完整性是檔案系統的前提, 也是最重要的工作環節。市政工程檔案來源分散, 形成周期長, 同時內容繁雜、數量龐大, 給做好收集工作帶來很大的困難。檔案人員只有全面了解工程項目建設情況, 才能合理確定各階段文件材料歸檔范圍, 既不重復也不遺漏。收集工作要從平時做起, 階段工作完成后要對歸檔文件完整性進行檢查, 檢查歸檔材料是否齊全、完整。把握歸檔文件的系統性, 是實現市政工程檔案有效利用的先決條件。市政工程項目歸檔材料只有在完整、準確的基礎上, 按照國家相關規范進行系統化整理和編目, 科學分類, 合理組卷, 才能為今后工程管理和運行提供依據。

2.3檔案管理自動化、信息化。現行的市政工程建設過程中, 除了傳統的紙質文件外, 還會產生許多照片、電子文件等, 這些特殊的文件材料也反映了市政建設的過程, 是工程項目檔案不可缺少的組成部分, 在收集時不能疏忽遺漏。同時在當今的現代化的社會已經高速發展到信息化階段, 順應時展, 建立的市政工程檔案, 使市政工程檔案能更快捷、更方便的為城市建設提供了一個新的平臺。

綜上所述, 只有提高思想認識, 加強責任意識, 建議一套完整的、科學的市政工程檔案管理模式和機制, 才能順應時展, 使市政工程檔案真正為城市建設的發展發揮出應有的作用。

參考文獻: