采購管理流程及辦法精選(九篇)
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第1篇：采購管理流程及辦法范文
關鍵詞：項目管理 采購 環節 職責 流程
項目管理是在有限的資源條件下，為實現項目目標所采取的一系列管理活動。項目采購管理是項目管理的重要組成部分。項目采購管理幾乎貫穿于整個項目生命周期，項目采購管理模式直接影響項目管理的模式和項目合同類型，對項目整體管理起著舉足輕重的作用。
隨著經濟的發展和對項目管理、采購管理認識的不斷深入，采購在工程項目中的角色已經從單純的支持服務發展成為新的利潤增長點，采購管理也發展成為成本控制和促進項目效應最大化的關鍵環節之一。
1.明確項目采購管理中的關鍵環節
企業規模越大，采購金額越高，管理者對程序的設計越為重視。這里將一般采購作業流程設計應注意的關鍵環節闡述如下：
1.1根據不同工程項目或各工程項目工作包的特點，充分考慮成本控制、設計、施工等因素確定工程項目管理模式從而確定工程項目采辦模式，便于采辦成本控制。
1.2實施工程項目采購預算制，有了采購預算的約束，能提高工程項目資金的使用效率，優化工程項目采購管理中資源的調配。從而達到控制工程項目采購成本目的。
1.3采購包的劃分。要根據設備材料的性質、市場供貨商的供應能力和經濟批量劃分采購包。合理劃分采購包，可降低采購價格。
1.4充分利用好工程項目內外部環境。在工程項目采購管理中充分利用采購環境，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。
1.5供應商的優化選擇和管理。工程項目前期供應商一旦選錯，將給工程項目建設造成嚴重影響，因此，招投標尤其是國外設備招投標要特別慎重。
1.6確立采購全流程成本的概念，應該關注的是整個工程項目流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。
2.細化項目采購管理中的的部門職責
科學合理的流程，明確細致責任化的分工，對于規范采購管理有著積極的作用。
2.1各部門:負責采購需求計劃提出、采購的參與、貨物的驗收。
2.2專業管理部門:負責審核專項物資申請（必要性、替代性、可否調撥、數量、型號、品牌），出具專業意見；協助采購對新的專業設備或物料的采購。
2.3行政組:負責監控各處采購計劃執行情況；下達各處物品申購計劃額度；物品需求申請單審核，負責不定期市場調查和價格監督。
2.4人事行政部采購組：負責采購通用類固定資產、低值易耗品、生產輔料等，進行采購實施的全過程――詢價、供應商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。
2.5生管部采購組：負責采購設備治具類與計量儀器類固定資產、生產材料等，進行采購實施的全過程――詢價、供應商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。
2.6行政庫房：負責辦理出、入庫手續；負責輔料、勞保品的存儲和管理；負責提供輔料庫存月報表和勞保庫存月報表。
2.7品保部：負責對到貨生產輔料的檢驗以及協助索賠、出具檢驗報告；參與計量儀器類資產采購支持。
2.8技術部：負責參與設備治具類資產采購，給予相關專業技術參數支持。
3.強化項目采購管理中的制度執行
沒有規矩不成方圓。建立并完善配套的采購管理制度是開展項目管理工作的必要條件，強化制度執行力是推行項目采購管理的有力保障。
3.1建立健全各項采購管理制度。項目一進駐，就要按單位企業下達的責任成本預算指標，制定一套采購成本管理辦法和制度。在操作過程中，應結合實際情況，不斷修正、改進，通過實踐使之趨于完善，以確保制度科學可行性，真正起到規范項目成本管理的作用，最終達到提高施工項目成本管理水平的目的。
3.2全過程控制。控制總成本在探討項目采購管理中降低成本的問題時，應該確立采購全流程成本的概念，我們所應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。
4.采購業務流程管理的注意事項
4.1注意流程的先后順序及時效控制。應當注意作業流程的流暢性與一致性，并考慮作業流程所需時限。避免同一主管對同一采購案件作多次簽核；同一采購案件在不同部門有不同的作業方式；同一采購案件會簽部門過多，影響實效。
4.2價值與程序繁簡相適應。程序繁簡或被重視的程度應與所處理業務或采購項目的重要性或價值大小相適應。凡涉及數量比較大，價值比較高或者易發生舞弊的作業，應有比較嚴密的處理監督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。
4.3避免作業過程發生混亂。要注意變化性或彈性范圍，以及偶發事件的因應法則。譬如在遇到“緊急采購”及“外部授權”時，應有權宜的辦法或流程來特別處理。
4.4流程設計應適應現實環境。應當注意流程的及時改進，早期設計的處理流程，經過若干時間段后，應加以審視，不斷加以改進，以適應組織變更或作業上的實際需要。
4.5配合作業方式的改善。譬如當手工的作業方式改變為信息化的作業方式時，流程就需要做相當程度的調整或重新設計。
5.結語
梅瑞狄斯在《項目管理――管理新視角》中提到：“在采購設備、原材料和分包服務的過程中，必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。”項目采購管理作為項目管理的一個重要組成部分，企業要獲得最大的經濟利益，有效地降低材料采購成本是關鍵，就必須要加強對項目采購的管理與控制，具體方法和可操作模式要根據單位實際情況區別對待，實踐摸索。
參考文獻：
第2篇：采購管理流程及辦法范文
關鍵詞 集團管控 采購價格 體系構建
中圖分類號：F276.1 文獻標識碼：A
采購工作是企業產品生產的第一步，采購成本比重高、資金投入大，確定準確合理的采購價格始終是企業物資采購單位最關心的問題。據統計，采購環節每降低1%。企業利潤將增加5%～10%。在物資采購過程中，有效的價格管理，能夠幫助企業以最低的成本獲得最需要的資源，獲得最大化的經濟效益。
1現狀及問題分析
目前大型企業或集團企業普遍建立了采購部門，承擔采購管理職能，并借助于信息化系統對價格數據進行管理，采購價格的規范、公開透明程度不斷上升，但還存在一些突出問題亟待解決，主要體現為：
（1）采購事前、事中監督較弱。物料管理、采購管理、供應商管理通常由一個職能部門來完成，業務信息共享程度弱，僅對采購價格事后進行審核，事前、事中管理還比較薄弱。（2）價格管理中性價比分析環節弱。與市場價格脫軌，采購中主要關注價格，未綜合比較質量、品牌和售后服務等因素。（3）管理的精益化程度不夠，集團管控能力不強，缺乏系統、操作性強的配套措施，同一集團內部價格不統一，綜合采購成本增加。（4）采購機構臃腫與人員結構存在結構性矛盾，采購人員專業知識缺乏，較難適應現代企業管理的要求。（5）采購價格管理還不系統、不全面，實物類的物資采購價格管理相對完善，勞務費用類的采購價格管理還不到位。
2集約化采購價格管理模式的設計
集約化采購價格管理模式是國內外大型企業通行的辦法，是集團物資采購管理改革確定的主線和大勢所趨。集約化管理的核心內涵是集中、統一、精益、高效。實踐證明，建設集約化采購管理體系，有利于降低采購成本和管理成本，防范財務風險，提高運作效率，產品及時供應，應急反應能力增強。
2.1基本目標
（1）一體化。建立統一的物資管理體系，建立統一管理標準、統一管理平臺、統一運作流程。（2）制度化。采購管理組織體系和制度體系建設完善，職責到位，流程規范，體系正常運轉。（3）信息化。采購業務推行ERP 管理模塊，各級物資管理業務的縱向信息貫通和橫向信息集成共享。（4）精益化。抓住物資管理關鍵環節，強化物資計劃管理，深化招標采購管理，全方位提高物資管理水平和規模效益、運轉效率與保障能力。
2.2基本原則
（1）集中管理，分級負責。集團公司成立采購集中管理機構，如采購中心。采購中心負責制定采購原則和采購的各項規章制度，并負責監控大宗原材料的供應商的選擇，以及通過招標進行價格管理和監督。子公司負責采購實體操作。
（2）分類管理。依據ABC分類原理，根據采購品種和價值，將物資劃分為特別重要的物資（資金占用的比重大，而且單價比較高）、次重要物資（資金占用的比重較大，平均單價比較低，通常進行批量采購）、普通物資（資金占用比例最小，單價也低），進行對癥下藥的管理，提高管理效益。
（3）協作化采購。隨著采購的品種數量和頻率的增加，企業內部協作化和企業外部協作化作用越發明顯。內部協作化強調企業內部研發部門、生產部門、銷售部門 、財務部門等各業務部門的協作配合，適時進行相關數據的維護和交換。企業外部協作化強調與供應商在庫存需求等方面信息的共享。企業可以根據供應鏈的供應能力調整采購計劃及執行的過程。同時，供應商可以根據企業的庫存、采購計劃調整供應計劃。
（4）全過程價格監督檢查。企業監督委員會對物資采購價格事前控制、過程監督和事后檢查。
2.3業務模式
根據分類管理原理，實行采購招標定價與非招標審議價格相結合的業務模式。采購部門編制準確細化、可操作性強的采購計劃和預算，建立物資采購價格檔案，確定采購批量、次數和運輸方式，制定采購方案。對超預算和預算外項目應先履行預算調整及審批程序后方可實施。
（1）招標采購。對劃分為重要的物資、次重要物資的，或通用性強、供應商資源市場充足的物資，通常情況下批量大、涉及金額大，均要通過委托招標或企業自行組織招標確定采購價格。對年度同類小型業務和有季節性差價的物資利用季節性差價一次性“捆綁式”招標。
（2）非招標采購。對供應渠道來源單一、小額零星業務、臨時緊急需求的情況，以及不具備招標條件或招標成本相對較高的采購，進行非招標采購，采用比質比價方式采購。一般情況下，計劃辦先擇兩到三家行業內規模大信譽好、售后服務優良的企業進行詢價、商談并提供資料，價格辦應重點從采購方式、報價合理性、供方選擇范圍及供方資質信譽、供貨周期等方面進行綜合評審，選擇性價比高的采購報價，監督部門參與過程監督的方法。
2.4操作流程
（1）掌握采購物資信息，科學編制物資采購計劃和預算。（2）進行市場調查與價格分析，確定采購價格上限。（3）在資質合格的資源市場范圍內合理選擇供應商。（4）結合需用物資的實際情況，靈活機動地選擇采購方式。（5）簽定采購合同，細化合同款項。
3集約化采購價格管理模式體系的構建
集約化采購價格管理模式下，必須構建相應的體系，包括組織機構、管理制度、信息化手段和供應商管理等部分。
3.1組織架構
為實現有效管控，必須強化職責分工，建立決策、執行、監督“三權分離”采購管控體系（如圖1所示）。集團公司層面設立采購委員會，由企業高層和相關部門負責人組成，主要負責制定采購政策、評價指標和重大采購事項審議，執行決策角色。
下設監督委員會，由財務處、紀檢監察、審計處、職工代表等組成，負責全過程監督。
下設采購中心，負責日常價格審核、采購的各項規章制度、招投標的組織管理、供應商的選擇等。內設招標辦（負責招投標組織和合同管理）、計劃辦（ 采購數據匯總和數據分析、供應商選擇和質量管理）、信息辦（負責信息處理和信息系統維護）、資金辦（負責計量管理、資金的申請和支付工作）、價格辦（專業的價格管理部門，多渠道收集價格信息）。
子公司采購部門受子公司行政和集團公司采購中心雙重領導，具體執行申報采購計劃、審驗采購物資、供應商管理和評價、相關票據的處理。
3.2管理制度和流程
沒有規矩不成方圓。物資采購價格管理一系列相關制度必須建立健全，包括確定組織架構、明確部門職責、細化工作流程、加強監督與考核等方面內容，做到責權分明、有章可循、有法可依。比如，供應商選擇、管理和評價辦法、采購合同管理辦法、價格管理辦法、采購質量評審辦法、風險管控辦法、采購監督檢查監察辦法等。
3.3信息化手段
（1）推行ERP系統管理。所有的采購業務流程都納入ERP系統管理，運用EDI數據交換技術和產銷系統的現有集成模塊，完善CRM系統功能，實現了采購業務的操作、管理和監督線上運行。
（2）構建采購價格信息平臺。建立反應靈敏、傳遞迅速的市場價格信息平臺，主要做法：一是根據歷史價格建立采購物資價格檔案；二是利用互聯網、查閱大量物資信息報刊、雜志，收集物資價格信息；三是通過電話、電傳、信函、現場實地調研，及時了解市場價格波動情況。
3.4供應商管理
（1）建立供應商選擇準入制度。對供應商選擇和準入環節設計一套嚴格的程序對供應商進行全面考核，通過考察，了解供應商的服務質量、價格、銷售服務、技術水平、企業信譽、企業內部管理等情況，建立供應商檔案。
（2）建立重點供應商戰略合作機制。與服務質量好、價格低的供應商簽訂長期合作協議，建立穩定、互惠的供需關系，在采購量、付款順序等方面給予照顧。
（3）建立供應商評價制度。由專人負責供應過程中對物資價格、質量和消耗進行跟蹤，掌握物資的使用情況，評價供應商的售后服務、供應能力，對出現質量問題的供應商進行處罰。
4采購價格管理實務中應注意的問題
4.1加強物資采購價格管理隊伍管理
首先把好采購隊伍選擇關。要將責任心強、心細、勤政廉政的員工選擇為物資采購員，培養采購員責任心，打造高素質的隊伍。其次是加強物資采購人員的培訓。培訓采購人員形成科學的價格分析能力，培養采購員工密切關注市場供求狀況變化規律與趨勢的職業素養，全體采購人員務必要熟悉采購策略和流程。最后，加強采購全過程績效考核和監督。
4.2加強采購價格分析能力培育
物資采購價格分析工作特別重要，采購價格管理部門應以企業內部指導價格為依據，比較分析實際采購價格與上年同期價格、歷史最高價格、國內外市場價格的差別，找出影響價格的主要原因。同時，以市場為導向，把握市場價格的變化，隨時捕捉市場信息，有針對性地對市場價格做一些調查了解。
4.3提高采購透明度
采購行為必須規范化、程序化。采購計劃、招投標采購范圍和采購原則必須公開，提高采購的透明度。
4.4建立與競爭機制相配套的評價、監督、激勵機制
競爭、評價、監督、激勵等四個機制是相輔相成、辯證統一的有機整體。其中，競爭是核心，評價是關鍵， 監督是保證， 激勵是動力， “四個機制” 互為條件、 相互協調。利用采購方地位，充分發揮市場競爭機制的作用，利用廠商相互競爭，不斷調整采購價。充分發揮評價機制的作用，堅持事前、事中、事后評價相結合。建立監督機制，要將監督機構與執行機構完全隔開，加大監督的力度。建立激勵機制，要獎懲分明，充分運用價格手段和經濟手段，對那些產品性能好、質量優、交貨及時的供應商進行獎勵，對服務較差的供應商進行適時處罰。
4.5適時推行電子采購管理模式
據統計，運用電子采購管理能夠獲得 5%-30%的總節約，還能及時尋找并評價供應商、詢價、形成采購單、審批、跟蹤采購任務完成。運用電子采購管理，應該及時對采購數據的唯一性錄入、動態更新和維護，信息快速傳遞，數據進行共享。
參考文獻
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[2] 李之奇，王珂，劉榮.企業物資采購價格管控系統的構建與實施[J].冶金財 會，2011（7）.
[3] 翟光明.采購與供應商管理[M].中國物資出版社，2009.
第3篇：采購管理流程及辦法范文
1.采購流程
通過對其采購數據的整理分析，發現Q公司現有的一些問題：采購流程中具體操作規范不明晰；反應時間略長；采購流程有待進一步細化。
2.采購組織
此前，Q公司是按照地域區分公司，根據工廠，設置部門，制造、貨物供應和貨物調整部門等均為單獨分散的部門，部分的分散造成了人員冗余，運營成本高。Q公司削減冗余，機構重組，簡化運營勢在必行。
3.采購管理信息系統
Q公司利用SAP軟件進行訂單的下達、處理。利用自行開發的SRM(供應鏈關系管理)系統進行訂單的確認和管理，其訂單管理內容包括新訂單確認、訂單查詢、修改等。現有的系統并沒有做到信息的無縫連接，而且與供應商的信息溝通不能及時反映到系統中來，有待于進一步優化。
二、Q公司采購管理對策建議
1.采購流程細化
針對Q公司現有的采購流程，對相關的實施細節進行規范，列出切實的操作細則。
(1)供貨準備階段
成為Q公司認可的合格供應商引入后，在開始批量供貨之前，須與Q公司采購部門簽訂采購合同，協商關于價格、質量、服務等相關條款，確定采購價格標的等事務。具體流程細則和注意事項如下：
①簽署協議
通過供應商引入，被納入合格供方名單的供應商需由供方法定代表人或合法授權人與Q公司采購部授權人共同協商簽訂“采購協議”、“協議附件”、“相關協議”后方能進行正常合作。
②商定價格
供方應向Q公司采購部定期反饋即時市場價格、貨期等真實的信息。供方的報價必須基于誠實原則，其對采購部門及其他部門的報價一致。同時，供應商應按Q公司要求提品分項報價表供其采購部作參考，并在報價發生變化時，將更新后的報價在3個工作日內通知Q公司采購部。
(2)正常供貨流程
產品通過測試后即進入批量供貨階段，正常供貨流程主要涉及到如下環節：
①訂單確認
采購部根據物料使用計劃和采購周期制定采購訂單。訂單需包含產品型號、數量、價格、交貨期、交貨地點等相關信息。供方在收到訂單后，應在36小時內進行確認。確認后供應商須全面履行訂單中所涵蓋的全部要求。
②備貨與交貨
供方應按協議及其附件的要求提供訂單中的產品和服務。供方不得擅自提前或延遲交貨并于備妥待運后24小時內已書面形式通知Q公司，供應商根據指定的交貨模式履行交貨義務。
③收貨及驗收
供方或其指定的承運人應到交貨現場同Q公司采購部一起清點產品，核對產品名稱、數量、包裝等，辦理收貨手續。檢驗合格后辦理入庫。
④付款
產品檢驗合格后Q公司應向供應商支付相應貨款，具體的支付辦法以生效訂單中規定的為準。供應商必須在付款日前10天內將正本發票送達Q公司。
⑤DOA索賠
在檢驗、測試、組裝過程中發現的個別不良品，Q公司對供應商的不良品進行判定，必要時請供應商一起確認責任歸屬。Q公司提出索賠申請，供應商反饋索賠信息，核對審批內容與申請內容一致后，供應商必須根據物料特性的索賠要求在規定的時間內將物料維修完好后全部返回或提供索賠款。
2.采購組織整合
針對目前Q公司各分公司分散管理采購的現狀，應該將生產、供應鏈和采購部門合并為一個新的運營部門，集中負責Q公司的全國供應鏈和采購業務。采購中心的任務是管理和整合零配件供應商。Q公司全國采購的資源被分成兩類：一類是生產資料采購，直接用于生產；另外一類是通用型采購。在管理生產資料供應商方面，運營部門有三個戰略性任務。一是保證供應商供應的連續性。二是保證供應商在生產成本方面有一定的領先性。三是要保證供應商產品的品質。
3.采購管理信息系統優化升級
第4篇：采購管理流程及辦法范文
[關鍵詞]陽光采購 內部采購 采購成本
一、基于陽光采購電子平臺內部采購管理的基本內涵
河鋼宣鋼引入并逐步實現陽光采購電子平臺系統，并與ERP系統實施無縫連接，與其他網上采購系統相比，采購系統具有計劃管理，供應商全面上線管理，利用網上陽光采購電子平臺，嚴格計劃審批，擴大招標、比價比例，審批流程進一步完善，并且準確迅速地傳遞物資材料的招標、比價及采購計劃信息，縮短供需距離。利用互聯網資源來減少和杜絕中間環節，實現價格透明化。
基于河鋼宣鋼物資采購EPS系統運行模式，完善、加強內部采購管理。通過立足精細化管理思想，運用現代網絡技術及電子采購的規范性和法律有效性，并利用其保密性強與操作方便、快捷的特點，建立起新型的過程監督及運行機制，節約采購成本，降低采購費用，堵塞內部采購環節的管理漏洞，從而由規范采購程序提高企業整體采購管理水平，向全面優化提升企業管控水平目標邁進，意義深遠。
二、加強基于陽光采購電子平臺內部采購管理的具體做法
進一步夯實制度管理基礎，明確部門職責，完善陽光采購電子平臺的采購管控過程；通過制定準入標準、新增供應商程序，完善的評價及激勵考核機制，建立健全公司供應商管理體系，確保供應商隊伍提供優質、高效的供貨和服務；通過實施分級管理，增加了公司物資采購的靈活性和采購物資質量的穩定性，在進一步提升公司對供應商全過程管理水平的同時，持續創造了更大的管理效益、社會效益和經濟效益。
（一）完善陽光采購電子平臺的內部采購，規范采購流程。
基于人本理念和信息化知識，通過陽光采購電子平臺，將管理思想和信息技術的概念深入宣貫與執行。通過該平臺，采購作為生產的服務環節，為保生產保安全保質量不斷提升服務理念；充分拓展客戶群及有效實施采購競爭，提升競爭觀念；通過提高招投標效率達到提升時間與效益觀念；通過有效保證招標采購的性價比最優，實現采購效益最大化和提升企業經濟效益觀念；通過采購過程電子化和信息化，透明決策過程，實現陽光采購，避免采購的人為暗箱操作，對采購業務實現全程的可控制、可監管、可查詢、可追溯和可測評，降低采購監管成本，提升企業知識觀念和信息觀念。
通過陽光采購平臺進行招標采購，首先將企業的實際管控流程完整體現在平臺內，根據企業制度對不同審核節點設定不同的審核權限，可以就關鍵管理節點控制的自動流轉、自動提醒，并且各級領導都有增加招標供應商的權力，能充分體現審批節點的強制性作用，嚴防未經審批的文件和業務向下一程序流轉，在提高管理層審批操作的便捷性的同時，確保企業采購管理的和作業流程的合規性，將采購風險控制到最低。通過該流程再造，并解決了以下問題：解決了采購周期長；解決了審批人員紙質審批單審批地點分散問題；達到無紙化；通過招標公告及領導增加供應商，擴大招標供應商范圍防止串標、圍標；通過中標公告供應商及時了解中標情r。
（二）完善的評價及激勵考核機制，建立健全公司供應商管理體系。
1.嚴把供應商入圍關
供應商的入圍是供應商管理的關鍵環節，嚴格執行供應商準入流程，使供應商的入圍做到科學化、嚴謹化，保證采購物資的最優性價比。
（1）供應商入圍實行“誰推薦，誰負責”原則，建立各級審批制度。
（2）跟蹤建檔后的供應商，監督其供貨時間、供貨質量，及時對不良供應商做出記錄。
（3）加強供應商動態管理、實行優勝劣汰，對供應商組織每年一次合格供應商的評審。
（4）嚴格供應商的準入，首先要把好供應商資質的審核關。
2.建立供應商日常管控模式
在供應商隊伍的日常管理方面，由業務部門建立供應商檔案，其內容包括：供應商的各種有效資質證明材料、供應商分類評價表、對供應商進行的審核報告等。
3.實施供應商評價管理策略
為確保公司供應商隊伍穩定、采購物資質量穩步提升，遵照公開、公平、公正的原則，嚴格執行供應商評價及管理辦法，對供應商進行分類供貨業績評價，并定期對評價標準進行修訂和完善，確保供應商業績評價工作的科學性、有效性和可操作性。
（三）實施分級管理，嚴格過程管控。
1.強化比價、商談工作
為強化內部比價管理，達到規范流程、降低采購成本的目的，使定價更加合理，最終達到降低采購成本的目標，強化比價、商談工作。
2.嚴把開標過程控制
（1）尋求先進，提升供應商質量保證能力
公司為進一步規范供應鏈管理，優化供應商隊伍，提升供應商質量保證能力，實現供應商管理的全過程管理。從供應商“尋源.準入.日常管理和優化.退出”四個環節建立了完整的制度體系，實現全過程管理，并根據產品定位以及采購物資的性質和采購方式等，分別設置了不同的準入標準和管理辦法，提高了供應商管理的針對性和可操作性，實現分類管理。
（2）查找癥結，全面優化供應商管理制度
公司根據生產經營實際情況，對現行的供應商管理制度體系進行了全面的梳理，從制度體系建設方面實現了對供應商準入、評價、考核、激勵、淘汰等全過程管理，以實現供應商的全過程管理為目標。
三、效果評價
通過供應商管理體系的有效穩定運行，結合公司快速反應高效聯動的運營模式，準確把握市場動態，通過適時調整采購策略，充分利用陽光采購電子平臺，大力促進供應商公開、公平競爭，物資采購成本不斷降低，為公司創造了巨大的經濟效益。
第5篇：采購管理流程及辦法范文
1.物資采購管理機制不完善
突出表現在部分企業未明確物資采購管理工作的責任部門，并賦予相應的權責，實行物資采購歸口管理；有的未明確與子分公司物資采購分級管理的額度權限；有的未對零星物資采購管理制定相應的工作流程。個別單位把物資采購的權責全部交由子（分）公司自行管理，受子分公司管理水平、人員素質因素影響，往往出現制度落實不到位或違規操作現象。
2.物資招投標采購比重不高
據2012至2013年采購情況調查，全局非運輸企業采用公開招標、邀請招標、競價采購方式的比重僅占采購總額的48%，而采取詢價采購、零星采購方式的占一半以上。與運輸業集中采購實行招標相比，非運輸企業物資采購的批量優勢沒有完全發揮出來。有的企業片面追求闖市場增收入，在內部挖潛降本增效上力度不夠，影響了企業整體效益的提高。
3.物資采購過程不規范
個別企業因計劃不周或工期緊張等原因，該招標的沒有招標，僅以電話詢價代替招標；有的企業未遵循詢價比價至少要三家以上的規定，有的沒有保留完整的詢價記錄；有的采購合同管理不規范，個別企業未經審批完畢就提前簽訂合同。
二、加強鐵路非運輸企業物資采購管理的現實必要性
1.加強物資采購管理是非運輸企業完善經營管理機制的迫切需要
物資采購管理是企業經營的關鍵環節，與經營成本、廉政風險防控息息相關。近年來非運輸企業經過一段快速發展，已經具備一定規模。要想進一步提升企業實力，實現由生產經營型向資產經營型轉變，實現做大做強的目標，迫切需要完善陽光采購機制，凈化采購渠道，優化物資采購管理，促進建立與企業發展相適應的現代企業經營管理機制。
2.加強物資采購管理是非運輸企業參與市場競爭的必然選擇
鐵路非運輸業的加工制造、工程施工、現代物流、旅行服務企業不僅僅服務于鐵路旅客貨主，更多地參與到市場競爭的多個行業，與地方企業站在同一個起跑線上。物資采購成本直接關系到企業競爭優勢，關系到能否開辟更廣闊的市場。近年來鐵路非運輸企業生產的工務、橋梁配件及電纜產品成功進軍城市地鐵、輕軌市場不僅僅靠的過硬的產品質量，成本優勢亦十分突出。
3.加強物資采購管理是非運輸企業提高經營效益的有效途徑
路局運輸業對列入運輸成本的運輸單位物資采購實施計劃管理。非運輸企業由于列入企業經營成本，且涉及行業門類眾多，在采購管理上對路局的要求理解不一，做法不同，一定程度上影響企業經營的整體效益。因此，在企業努力增收的同時，要進一步在降低成本上下功夫。在當前全路推進資產經營開發，實施多元化發展戰略的新形勢下，亟需規范非運輸企業物資采購管理，在增收創效的同時，實現降本增效，提高經營管理整體效益。
三、加強鐵路非運輸企業物資采購管理的對策措施
1.構建權責明確分級負責的物資采購管理機制
1.1明確管理權責。鐵路局非運輸企業主管部門負責非運輸業系統物資采購管理頂層設計，參加鐵路局組織的物資采購招投標相關工作，對非運輸企業物資采購管理行為實施指導、協調和監督職能。各鐵路非運輸企業負責按照路局總體部署，實施本企業物資采購管理，對所屬子分公司物資采購行為進行指導、檢查和考核。企業的物資需求部門、采購實施部門、財務、審計、法律、紀檢等相關部門賦予相應權責，構建層次清晰、權責明確、運行有序的物資采購管理機制。
1.2明確管理范圍。鐵路非運輸企業僅負責按路局規定，屬于自主采購權限范圍的生產經營、設備設施大維修、固定資產投資項目等所需物資的采購管理。對于鐵路局實施統一集采集供的物資嚴格執行規定。
2.實施專業歸口分層管理的采購管理制度體系
2.1實施專業歸口。各非運輸企業要成立物資采購領導小組，明確歸口管理部門，堅決杜絕多個部門插手物資采購，避免造成管理混亂，甚至違法違規問題的發生。
2.2建立健全制度體系。制定符合本企業實際的物資采購管理辦法，涵蓋采購全過程，形成物資計劃、物資采購、物資驗收、物資出入庫各環節的有序可控，實現物資采購行為有法可依。
2.3實施分層管理。按全面預算管理要求，各非運輸企業應明確界定集團公司、分（子）公司的物資采購管理權限和額度。本著有利于集中批量、降低成本的原則，建立集團本級管理物資采購目錄，并報路局主管部門備案。按“不相融崗位分離”原則完善物資采購內控制度，真正落實“誰采購、誰負責”，“誰驗收、誰負責”的采購質量、成本控制責任。
3.強化物資采購過程控制實現降本增效
3.1最大限度集中批量實施招標采購。一是凡采購品種、批量、采購金額或供貨廠商數量達到招標條件的，均應實行公開招標采購，不斷提高招標采購比重。二是公開招標采購要堅持相同性能和質量條件下的最低價中標原則。三是各企業根據加工制造、工程施工、建筑安裝、旅行服務商品等不同類別界定相應的額度，達到額度的必須招標。四是充分發揮網絡優勢，具備條件的大力開展網上競價采購，充分挖掘供應商潛力，達到減低采購成本的目的。五是在不具備招標條件時，進一步規范競爭性談判等采購方式，力爭取得最佳的效果。
3.2全面規范詢價采購工作流程。各非運輸企業制定操作性強的詢價采購工作流程，規范零星、小額采購。根據鐵路企業實際，實施物資詢價采購審批和公示制度，明確采購人、采購部門負責人、分管領導、企業主要負責人的責任，詢價采購審批要有各級相關人員、分管領導簽字，規范采購程序。同時要確定采購監督部門，定期對采購部門所購物資進行市場詢價，落實監督檢查責任，構建科學合理、運行有效的詢質比價監督機制。
3.3加強物資供應商管理。建立物資供應商信息庫，對采購渠道實施動態管理。各非運輸企業及下屬公司要根據各自權限范圍的采購物資，按類別、采購方式建立采購渠道檔案。從產品價格、質量和供應服務等方面對供應商進行定期考核評估；要制定供應商不良行為的內容和判定標準，對不良行為記錄檔案，對發生嚴重問題的納入黑名單，限制其進入鐵路市場。
3.4規范采購合同管理。嚴格合同簽訂、審查，落實履約責任。定期對合同履約情況進行分析和評價。加強合同及相關采購檔案管理，嚴格按合同約定條款和資金管理制度進行資金支付。
3.5實施質量追溯機制。建立采購物資質量跟蹤追溯、信息反饋制度，建立質量問題產品的退貨、終身索賠機制和責任追究制度。各非運輸企業專業技術部門和使用單位應當及時將產品設備使用中存在的問題和整改建議反饋物資采購責任部門，作為對物資供應商考核評價的重要依據，形成物資采購質量控制閉環管理。
3.6加強監督檢查。建立健全企業內部物資采購監督檢查制度，形成采購決策、采購招標、合同執行、質量驗收、資金撥付等環節既相互協調、又相互制衡的有效機制。把規范管理程序、加強質量控制、廉政風險點控制作為監督檢查的重點，強化物資采購全過程的監督檢查。
4.開展物資采購管理機制運行評價提升采購管理水平
全局非運輸企業要建立物資采購管理運行評價機制，采取季度或年度形式對所屬單位物資采購管理執行情況進行考核評價。考核評價的主要內容包括：物資采購辦法的建立及執行情況，工作流程運行情況，物資目錄執行情況，節約采購成本的分類對比情況、物資采購質量管理情況，物資采購管理存在的問題，不斷優化物資管理機制，在動態管理中提升管理效能。
四、結語
第6篇：采購管理流程及辦法范文
在藥庫工作人員的共同努力和相互配合下，較好的完成了藥品、材料的購進，保障了醫院物資供應，滿足了廣大患者的用藥需求。在新的一年里，藥庫將根據醫院發展的總體目標，以改革創新的意識，求真務實的精神，腳踏實地的作風，努力做好藥庫各項工作，以下是2020年藥庫工作的工作計劃：
一、藥事管理
認真執行藥事管理相關制度，開展藥事管理與藥物治療學組的日常工作，收集臨床用藥意見及新藥申請，加大力度監督檢查本院藥品的合理使用及采購情況，定期召開藥事管理委員會會議，商討本院新進或者淘汰的藥品，指導臨床合理用藥。
二、藥品采購管理
1、 認真執行國家基藥政策，按照山東省藥品采購管理法辦法的規定，做好藥品采購工作，保障臨床用藥。采購員將嚴格按照藥品管理的相關法律法規執行網上采購藥品，通過“山東省藥品集中采購平臺”采購國家基本藥物目錄和山東省基本藥物補充目錄的藥品。根據省衛生計生委《關于執行新一輪藥品集中采購結果的通知》要求，認真做好新標藥品的采購和使用。
2、對我院及村衛生室上報的基本藥物采購計劃進行收集、審核、匯總、集中發送網上采購訂單、對配送到位的藥品驗收、入庫并分發至藥房及村衛生室，做好村衛生室的藥品代購、分發工作。
3、建立藥品購進檢查驗收制度，對送達的藥品及時驗收，并在 24 小時內完成網上入庫確認工作。對生產廠家、品規、劑型等與采購訂單不符和或者質量、有效期、包裝等不符合要求的藥品，驗收人員要拒絕接受。
4、 進一步加強麻醉藥及精神藥品的采購、管理工作，嚴格執行“五專”制度，確保麻醉藥品的采購及使用的安全性。
三、藥品儲存和質量管理
圍繞《醫院物資管理辦法》，對庫存藥品做到分類定位，按照“高危藥品”、“急救藥品”、“麻精藥品”、“包裝相似”等分別設立標簽，整齊存放，定期統計藥品的用量。藥庫的溫濕度對藥品的質量也至關重要。每日上午 9 時左右監測并記錄一次藥庫溫度、濕度，根據溫濕度狀況，采取相應的降溫、除濕等調控措施以保障藥品的質量，并做好記錄。
四、臨床貴重藥品使用管理
了解醫院工作動態，及時合理地控制藥占比。杜絕高價藥品的不合理使用。藥庫要進行總量控制。
五、醫用耗材采購管理
為加強我院醫用耗材的管理和監督，規范醫用耗材的采購、配備，保證醫用耗材的安全有效，減輕患者不合理負擔，結合我院實際情況，成立了醫用耗材采購管理委員會，制定了我院醫用耗材采購管理辦法，并嚴格按照本辦法采購醫用耗材，同時，要對采購過程中的各個流程、環節及時在公示欄內公示。
第7篇：采購管理流程及辦法范文
建筑材料集中采購的概述
采購是指企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業資源，以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。
集中采購是指在同一企業或同一企業集團內部的采購管理集中化趨勢，即通過對同一種類材料進行集中化采購來降低采購成本。由于集中采購數量多、金額大，環節比較復雜，需要有規范嚴謹的工作流程和便捷高效的信息化平臺做支撐，這樣集中采購系統（亦稱電子化采購平臺）便應運而生，其科學的流程設計能有效提高采購過程的規范化，信息化平臺能夠為采購全流程提供必要的信息支持，使供應商的信息及與采購相關的歷史數據能夠及時方便的獲取。
施工企業大宗建筑材料集中采購存在的問題
存在問題：（1）由于實施集中采購的材料數量巨大、種類繁多，必然存在如何把握采購最佳時機的問題。例如鋼材的采購就與國際的鐵礦石價格有較強關聯，其價格波動較大，采購的最佳時機稍縱即逝，對材料采購的成本、價格影響至關重要；（2）如何解?Q好與優質貨源供貨商建立長期合作、穩定發展關系。只有妥善處理好這類合作關系，才能“互惠共贏”，不斷優化大宗建筑材料集中采購招標資源，有效提高項目經濟效益；（3）資金支付不能按合同約定支付，時常出現拖延支付的現象，將造成企業信譽度降低，打擊供應商競價熱情或損失優質供應商資源，為以后采購工作增加更多的負面影響，帶來不必要的損失。更為嚴重的是給企業帶來經濟糾紛和法律訴訟問題；（4）企業采購信息化程度不高或溝通渠道不暢通，造成采購不及時或重復采購，造成項目采購成本增大，造成企業資金的積壓，不能有效提高企業資金運作效率。
施工企業大宗建筑材料集中采購管理的對策
3. 統一采購主體、分級管理供應商
將集團總部作為采購主體，成立集中采購中心，建立集中采購平臺，使各分公司或區域指揮部中的物資保障部門成為采購主體的輔管理體系，實施大宗材料集中采購。各施工項目通過子公司或者區域指揮部定期向集采中心提交大宗材料采購計劃。子公司或區域指揮部簽訂集中采購合同，并統一資金結算、貨款支付等工作。在選擇供應商時，應對供應商進行分級管理，采用名錄管理制度、過程管理制度與淘汰機制管理模式，并與供應商、直屬單位進行溝通，時刻關注大宗材料的價格變化，實時監督物流信息、供應商的發貨、送貨情況，協調好物料運輸車輛進場與出場，合理安排材料堆放位置。區域采購人員負責監督檢查與評議供應商履約情況，總部人員根據履約評估結果調整付款條件與采購數量；在淘汰管理方面，項目采購人員負責提供淘汰評審意見，區域及總部采購人員負責定期評審、更新與淘汰部分不合格的供貨商。
3. 規范采購流程、合理選擇采購形式
規范化管理采購流程是實現集中采購目標的有效保障，為有效規范采購流程，應把握好以下關鍵點：（1）明確集中采購的具體功能，合理設計作業環節，控制集中采購作業的時效性，保證采購流程的一致性與流暢性；（2）劃分各項采購環節的權利與任務，避免采購流程混亂、重復，協調各采購部門之間的關系；（3）根據集中采購條件與采購規模適時調整采購程序，保證采購流程可以有效適應大宗材料的供應過程。此外，還可以根據大宗材料特性，如使用過程的安全性與產品質量的可靠性等采用最高限價的集中采購形式。
對施工企業大宗材料集中采購管理的建議
4. 建立采購監管機制
為了有效監管大宗材料集中采購工作，可以從權力監管與制度監管兩個方面入手：（1）權力監管應避免集中采購權力過于集中，以防止違規行為。物資保障部門建立企業內部的采購管理制度，如《物資集中采購辦法》，《招投標管理辦法》，《物資人員工作守則》等，完善企業內部的集中采購權責管理機制，確保采購機制具有權力制衡、決策民主的特點，實行陽光采購，減少依仗背景漫天要價、居間為供應商業務等行為。（2）制度監管方面，可按照明確責任與嚴格考核的原則規范集中采購工作，強化監督各個集中采購環節，確保大宗材料質優價廉，質量符合行業標準與國家標準，避免假冒偽劣材料流入施工現場。采購時還應注意保持合理儲備，確保材料不斷供、不超儲。
4. 管理好重點采購環節
制定采購計劃時可對大宗材料的需求量進行統一匯總及分類，以提高集中采購的標準化管理水平。例如，可將能夠影響建筑工程質量且較為急需的大宗材料，如水泥及鋼筋等列為 A 類材料，將碎石、砂等需要進行大量采購的材料列為 B 類材料，將模板等不通用或不急需的材料列為 C 類材料。采購大宗材料時根據 A、B、C 分類法列出施工現場材料供應輕重緩急情況與采購量，合理制定大宗材料采購計劃。根據采購計劃統一訂購 A 類、B 類及 C 類材料，并要求供應商將材料統一配送至施工現場或自行集中安排材料運送工作。在招標時可根據采購金額與 A 類、B 類及 C 類材料管理方法合理選擇公開招標、邀請招標、議標及詢價比價等采購方式，以有效提高招標投標效率。
第8篇：采購管理流程及辦法范文
關鍵詞： 項目管理 成本控制
項目管理是在有限的資源條件下，為實現項目目標所采取的一系列管理活動。
『1項目管理的知識體系被劃分為9個知識領域，包括：項目綜合管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理以及項目采購管理。本文所關注的是其中的項目采購管理領域，并從項目資金的合理使用角度出發，探討在項目的采購管理中應該如何降低成本、減少現金流出，并提高項目資金的使用效率。
項目的執行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應的設備、設施、原材料、零件、服務和其它物質資源，離開了這些物質資源，再高明的項目經理也不可能按要求完成項目的任務，在市場條件下，這些產品和服務是通過采購活動來實現的。從執行組織以外通過采購取得項目所需要的產品或服務，就是所謂的項目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費一定的項目資金的，如何合理而有效的使用這些項目資金？如何使一筆有限的資金發揮其最大的效用？是在項目的采購管理中所應該關注的之一。
梅瑞狄斯在《項目管理——管理新視角》中提到：“在采購設備、原材料和分包服務的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。”在現實的項目采購操作中，要實現這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項目采購管理中部分環節的控制，來有效的降低采購成本，從而使項目資金達到最優的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在項目采購管理中所能夠實現的成本目標。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。
1、制定采購預算與估計成本
制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。
制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，優化項目采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。
2、供應商的選擇
供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現市場經濟運行的規則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。
第一，選擇供應商的數量。
供應商數量的選擇問題，實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應的風險，也不利于對供應商進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說，批量供貨由于數量上的優勢，可以給采購方以商業折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現金流出，降低采購成本。因而，在進行供應商數量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應商的數量以不超過3－4家為宜。
第二，選擇供應商的方式。
選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。我們認為，在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購成本。
3、采購環境的利用
項目的外部環境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的，外部環境包括宏觀環境和微觀環境。宏觀環境是指能對項目組織怎樣及如何采購產生影響的外部變化，包括市場季節性的變化、國家宏觀經濟政策的變化、國家財政政策的調整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。而微觀環境則是指項目組織的內部環境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和程序。在符合微觀環境原則的前提下，一個好的項目采購策略應當充分利用外部市場環境為項目整體帶來利益。
充分利用采購環境的一個重要就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目所需要的貨物及服務的多方面市場信息。比如，結合所采購貨物或服務的種類、性能參數、質量、數量、價格的要求等，了解熟悉國內、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿易支付辦法、保險合同等有關國內、國際貿易知識和商務方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關的市場信息機制，以達到有效利用采購環境的目的，良好的市場信息機制包括：
建立重要貨物供應商信息的數據庫，以便在需要時候能隨時找到相應的供應商，以及這些供應商的產品或服務的規格性能及其他方面的可靠信息。
建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。
對市場情況進行和，作出市場變化的預測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據作為。
只有建立了良好的市場信息機制，才能在項目采購中做到“知己知彼”，并對采購環境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優勢，不僅取得高質量的貨物或服務，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關信息的熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預算的超支，失去成本控制的優勢。因此，在項目采購管理中充分利用采購環境，建立良好的市場信息機制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。
4、供應商的管理
基于長期的降低采購成本的理念出發，我們認為，在項目的采購管理中應該貫穿一個“供應商管理”的思想，也即是把對供應商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢，對降低項目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點值得注意：
第一，與供應商建立直接的戰略伙伴關系。
對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應商，應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優勢，也使供應商擁有長期穩定的大客戶，以保證其產出規模的穩定性。這種戰略伙伴關系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。
第二，供應商行為的績效管理。
在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理，以評價供應商在合作過程中供貨行為的優劣。比如：建立供應商績效管理的信息系統，對供應商進行評級，建立量化的供應商行為績效指標等等，并利用績效管理的結果衡量與供應商的后續合作：增大或減少供應份額、延長或縮短合作時間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續改善供貨行為，保證優質及時的供貨，從而有效的降低項目采購總成本。
第9篇：采購管理流程及辦法范文
項目的執行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應的設備、設施、原材料、零件、服務和其它物質資源，離開了這些物質資源，再高明的項目經理也不可能按要求完成項目的任務，在市場經濟條件下，這些產品和服務是通過采購活動來實現的。從執行組織以外通過采購取得項目所需要的產品或服務，就是所謂的項目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費一定的項目資金的，如何合理而有效的使用這些項目資金？如何使一筆有限的資金發揮其最大的效用？是在項目的采購管理中所應該關注的問題之一。
梅瑞狄斯在《項目管理——管理新視角》中提到：“在采購設備、原材料和分包服務的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。”在現實的項目采購操作中，要實現這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項目采購管理中部分環節的控制，來有效的降低采購成本，從而使項目資金達到最優的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在項目采購管理中所能夠實現的成本目標。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。
1、制定采購預算與估計成本
制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。
制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，優化項目采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。
2、供應商的選擇
供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現市場經濟運行的規則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。
第一，選擇供應商的數量。
供應商數量的選擇問題，實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應的風險，也不利于對供應商進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說，批量供貨由于數量上的優勢，可以給采購方以商業折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現金流出，降低采購成本。因而，在進行供應商數量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應商的數量以不超過3－4家為宜。
第二，選擇供應商的方式。
選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。我們認為，在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購成本。
3、采購環境的利用
項目的外部環境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響，外部環境包括宏觀環境和微觀環境。宏觀環境是指能對項目組織怎樣及如何采購產生影響的外部變化，包括市場季節性的變化、國家宏觀經濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。而微觀環境則是指項目組織的內部環境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和程序。在符合微觀環境原則的前提下，一個好的項目采購策略應當充分利用外部市場環境為項目整體帶來利益。
充分利用采購環境的一個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目所需要的貨物及服務的多方面市場信息。比如，結合所采購貨物或服務的種類、性能參數、質量、數量、價格的要求等，了解熟悉國內、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿易支付辦法、保險合同等有關國內、國際貿易知識和商務方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關的市場信息機制，以達到有效利用采購環境的目的，良好的市場信息機制包括：
建立重要貨物供應商信息的數據庫，以便在需要時候能隨時找到相應的供應商，以及這些供應商的產品或服務的規格性能及其他方面的可靠信息。
建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。
對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據作為參考。
只有建立了良好的市場信息機制，才能在項目采購中做到“知己知彼”，并對采購環境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優勢，不僅取得高質量的貨物或服務，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關信息的熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預算的超支，失去成本控制的優勢。因此，在項目采購管理中充分利用采購環境，建立良好的市場信息機制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。
4、供應商的管理
基于長期的降低采購成本的理念出發，我們認為，在項目的采購管理中應該貫穿一個“供應商管理”的思想，也即是把對供應商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢，對降低項目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點值得注意：
第一，與供應商建立直接的戰略伙伴關系。
對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應商，應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優勢，也使供應商擁有長期穩定的大客戶，以保證其產出規模的穩定性。這種戰略伙伴關系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。
第二，供應商行為的績效管理。
在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理，以評價供應商在合作過程中供貨行為的優劣。比如：建立供應商績效管理的信息系統，對供應商進行評級，建立量化的供應商行為績效指標等等，并利用績效管理的結果衡量與供應商的后續合作：增大或減少供應份額、延長或縮短合作時間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續改善供貨行為，保證優質及時的供貨，從而有效的降低項目采購總成本。
5、全流程成本概念，控制總成本
在探討項目采購管理中降低成本的問題時，應該確立采購全流程成本的概念，我們所應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優質的服務、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應，這種成本降低是不會體現在項目采購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來達到對整個項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應該僅僅只看到最直接的成本降低，還應該從項目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購過程中發掘無處不在的降低成本的機會。
參考文獻
[1]王德海等，現代項目管理的理論與方法[M]，中國農業出版社，1998
