數字化檔案論文精選(九篇)

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第1篇：數字化檔案論文范文

［關鍵詞］數字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數字化的主要內容

檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫，以多種類型的檢索關鍵字為基礎以便于快速檢索；載體檔案的數字化，是檔案信息數字化的主體對象，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術、掃描與信息處理技術、數據庫等新技術進行數字化，最后以數字化的形式存儲、與網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個具有有序結構的檔案信息庫，及時利用，實現資源共享。

二、檔案信息數字化存在的安全隱患

（一）制度建設層面缺失。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，要求在開展檔案信息數字化建設時，必須制定相應健全的管理制度，以確保檔案信息數字化工作中的各個環節有據可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設不重視，使得在檔案信息數字化建設中，沒有建立相應的管理制度用于規范工作行為，使其在檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。（二）技術上的不安全因素。1.使用國外技術和產品帶來的安全隱患。目前我國大多數的檔案信息系統所需要硬件、軟件均沒有實現國產化。我國數字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產品和技術特別是操作系統和應用系統都存在一定的安全風險和安全隱患。2.計算機網絡的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網和互聯網并用的方式是一個很好的解決方案。不同應用系統（管理系統和利用系統）之間的網絡系統處于相對隔離的狀態，而且設有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術領域有了長足進步，但它們或多或少在技術上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數據的安全。例如，人為的操作失誤，導致數字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業操守欠缺，為私利對數據有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數據丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構成威脅。

三、檔案信息數字化安全的具體措施

（一）制度建設層面完善。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規章制度和操作規程。在制度中，要根據工作人員不同的專業特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權限分明，做到在檔案信息數字化過程中的各個環節都有人負責。發生泄密或其他事故時要有相應的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數據進行檢查的內容和時間標準，指定檢查的人員。（二）提高技術層面安全防護能力。檔案信息數字化安全防護能力在技術層面上的提高是包括硬件設施、軟件設計、網絡防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應提高我國具有自主知識產權硬件及軟件的使用率，在核心設備上可以用國產替代的，要堅決使用國產設備。（2）應保障存儲設備的安全，建立符合標準的電子設備信息機房。（3）對內部局域網和外部互聯網要進行物理隔離，防止外部網絡對內網的非法訪問。（4）應長期跟蹤軟件的使用效果，發現并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規范，及時做好數據的備份。（6）建立嚴格的數字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數字化檔案傳輸安全控制，包括網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養。無論是制度建設還是技術手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養方面應注意：（1）做好檔案管理人員專業技能培訓，提高其業務能力。（2）加強職業道德培訓和相關法律法規的學習，使相應的人員具備較高的職業操守和較強的法紀意識。（3）結合檔案數字化管理自身的特點，通過定期的培訓提高從業人員的信息化水平。數字化檔案信息的安全管理是一項系統工程，在檔案信息數字化實施過程及后期的管理、應用中，需要從制度、技術、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設施的不斷完善為基礎，確保檔案信息數字化應用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內蒙古烏蘭察布市微波總站

第2篇：數字化檔案論文范文

一、數字化檔案管理的優勢

（一）提高經濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使以往傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了人力物力等保管費用，更節省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時準確的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。（五）檔案數字化更加方便部門之間的溝通聯系。檔案數字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯網平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現象。檔案利用過程還可以不經過現場通過有關網絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。

二、數字化檔案管理的意義

（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。隨著信息時代的飛速發展，檔案管理的數字化已經成為加快我國信息化步伐和發展檔案事業的需要。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發展等方面可以充分發揮數字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數字化檔案管理的發展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現檔案事業的跨越式發展。檔案管理的數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數字化建設作為實現檔案管理現代化的關鍵，加快檔案數字化建設步伐，加強檔案的規范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。

作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局

第3篇：數字化檔案論文范文

目前，許多學校教學檔案管理都滯后于時代的發展，檔案的管理主要是以紙質和實物載體為主，在安全保管、快速查閱、有效利用方面存在缺陷。為了確保教學檔案長期保存，需要花費大量的人力、物力、財力。紙質和實物檔案占用的空間也比較大，對保管的環境和儲藏室要求也比較高，這無形中也增加了管理成本。教學檔案大多是紙質檔案，在查閱過程中，由于對紙質檔案反復查閱，很容易損壞檔案原件，保存的難度也加大。隨著計算機和網絡技術在檔案管理中的應用日趨廣泛，教學檔案數字化也是學校檔案管理的必然趨勢。教學檔案的數字化管理對促進檔案信息資源有效整合，豐富信息資源庫，實現資源共享具有十分重要的作用。教學檔案數字化管理是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現教學檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。它既是傳統教學檔案管理手段的補充和延伸，更是傳統教學檔案的發展和革新。一方面，教學檔案的數字化應該具備傳統教學檔案的基本功能，它包括了檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護、利用等；另一方面，它也與傳統教學檔案有著本質的區別。因此，加快學校教學檔案的數字化管理是學校信息化建設的需要，是學校管理信息化進程的必然所在。

二、教學檔案數字化管理的主要內涵

學校教學檔案數字化的內涵主要在于加強綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設。首先，要充分利用校園網絡，構建網絡化和分層級的檔案信息管理平臺，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網絡化管理系統，通過校園網內運行，方便快捷，設置校內外訪問控制列表，確保系統運行安全。其次，為了達到教學檔案存儲的安全性，要建立多級存儲系統。教學檔案的數據存儲可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫等多級存儲方式，通過數據多級存儲，確保數據安全。最后，為提高檔案查詢的準確度和效率，實現檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對檔案中的一些關鍵詞、檔案號等進行編排，提高檢索和查詢速度，提高檔案的利用率和實現快速查閱功能。教學檔案在收集歸檔時，對紙質和實物檔案的歸檔要進行處理，完成教學檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現不穩定的狀態。因此，紙質和實物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時做好紙質、實物檔案與電子文檔的相互印證和標注，同時做好歸檔工作。教學檔案數字化管理，要對檔案實體進行掃描，然后進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污等處理。要核對電子信息，對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，對電子數據進行歸檔，為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在教學檔案數字化建設的整個過程中，各部門、各操作環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成教學檔案信息的采集、審核和入庫工作。教學檔案的查閱實行分級審核方式，按管理和使用權限查閱，確保信息安全。教學檔案數字化查閱，以校園網為網絡基礎，在校內外實現查檔、閱檔功能。學校綜合檔案館（室）在系統安全管理方面進行多方考慮：可按日期、按時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權。按閱檔權限審批，對教學檔案閱檔過程進行詳細的記錄。教學檔案信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性。首先，提高了管理的效能。過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和費用為唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理教學檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節省了保管費用和空間，而且查閱起來極為迅速快捷，從而避免了紙張和人員的浪費。其次，提高了教學檔案管理的效率。數字化檔案管理使教學資料能及時歸檔，并盡快提供利用，使教學檔案的查閱變得更加簡單、快捷。由于信息的超時空流動，數字化檔案加速了信息化校園的建設，教學檔案也從文件實體的保管變成了提供利用方便的信息存儲和控制中心。最后，增強了教學檔案原件的保護。將紙質的教學檔案轉變為數字電子檔案以后，檔案的使用更加安全。許多學校都有悠久的辦學歷史，尤其對歷史久遠的教學檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好地保護。通過教學檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改、損害和銷毀的行為。因此，教學檔案的數字化管理具有豐富的內涵和利用價值。

三、教學檔案數字化管理存在的問題

教學檔案是一所學校在教學實施過程中形成的最原始的材料。由于學校都是按照各個學科教研室進行教學管理，由各科室完成教學檔案，在教學檔案的管理中還存在著許多問題，具體表現在以下幾個方面：第一，教學檔案管理理念滯后。一些學校管理理念滯后，不注重教學檔案信息資源的價值，沒有及時開發和利用教學檔案信息資源。由于長期采取封閉式的管理模式，教學檔案沒有開發利用。管理人員服務意識不強，服務技術水平低下，經費投入不足，設備陳舊，影響了教學檔案數字化管理的進程。第二，教學檔案信息化程度低。由于長期受傳統觀念和傳統教學檔案管理模式等因素的影響，目前一些學校在教學檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒有充分利用網絡信息技術，管理效能低下。大多數教學檔案以紙質載體為主，在檔案的收集、整理和保管過程中都是采取手工操作為主的方法。由于學校教學檔案數量較多，電子檔案的管理沒有建立系統化，沒有在校園網管理系統下運行，不利于教學檔案的利用和快速查閱，造成校園網資源浪費。第三，教學檔案目錄查詢系統不完善。學校教學檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒有建立電子檔案查詢系統，教學檔案查詢時效低下，無法適應和滿足教學的需要。電子檔案在查詢利用過程中，沒有建立完善的安全保障措施，系統管理在受到“黑客”攻擊時，致使系統不能正常運行。第四，教學檔案信息缺乏系統管理。由于學校教學檔案都是由各科室、教研室獨立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統的管理，沒有依靠計算機網絡系統集成，教學檔案資源不能共享，以至出現重復建檔、利用手段單一的現象。由于一些學校教學檔案管理的信息化程度比較低，沒有充分利用計算機和網絡技術來提高管理的效率。

四、教學檔案數字化管理的措施

一是提高檔案管理者信息素養。檔案管理信息化建設是為教學服務的，在教學檔案數字化管理進程中，不僅僅是計算機軟硬件的建設，更要體現的是人與管理技術之間的集合。所以，學校檔案管理人員要掌握現代信息基本技能，掌握計算機和網絡技術，熟悉計算機管理軟件，熟練掌握各種現代信息技術，運用網絡工具，為學校教學檔案信息開發打下良好的基礎。學校檔案管理人員要養成良好的信息收集能力，熟悉網上的檔案信息資源，引導查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對學校教學檔案信息的加工、提煉能力。學校要加強檔案管理人員的信息化培訓，熟練掌握現代信息技術，不斷提高自身的專業能力和信息素養。

二是推進教學檔案管理信息化進程。教學檔案數字化能夠推動學校信息化建設，它具有紙質檔案和實物檔案不可比擬的優點，使信息檢索更方便，傳遞速度更快，不受時間限制，可以提高工作效率和檔案的利用率。學校信息化進程是信息收集、傳播和運用能力的發展，將充分顯示其對教育的變革作用。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理。學校要把計算機、通訊、網絡等現代計算機技術運用于教學檔案管理之中。在教育信息化發展的大背景下，我們必須發揮學校教學檔案實現信息化的獨特優勢，將教學檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務等多項職能轉變，實現檔案信息資源合理配置，為學校發展提供高效、優質的服務。快速、優質的教學信息支持學校的教育管理決策。學校要把教學檔案信息化納入學校數字校園建設規劃中，實施數字化校園發展戰略。要不斷加大教學檔案管理的軟、硬件投入，在信息化建設中，要加大計算機設備的投入，要配備數字化設備，如掃描儀、數碼攝像、攝影設備等。要充分利用信息技術的優勢，更好地為學校的教育發展服務。

三是創新教學檔案管理工作機制。推進學校教學檔案數字化建設，創新教學檔案管理機制，加快學校教學檔案管理信息化進程。教學檔案數字化是檔案建設最基礎的工作，學校要對庫存的傳統載體檔案加工成數字檔案，通過計算機檢索、閱讀電子檔案，提高教學管理水平和效率。要加強教學檔案一體化建設，通過檔案數字化建設完成電子數據備份系統建設。首先，將教學檔案的紙質載體與數字檔案相結合，逐步推進檔案的信息化管理程度。對紙質文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，同時要對紙質文件建立機讀目錄、掃描、刻錄、脫機備份，實現信息化管理。其次，建立學校教學檔案的基礎數據庫，讓學校檔案數據之間可以互相轉換，實現資源共享。

四是完善教學檔案規范化管理。制定實施相應的標準規范，建立健全各項規章制度，是學校教學檔案管理數字化建設的關鍵性所在。將學校檔案館藏的檔案通過掃描轉化為可供計算機識別和處理的數字化信息，收集電子文件歸檔存儲。建立電子檔案字符內部編碼標準和數據處理格式標準。在數據利用方面，建立數據輸出標準。在引進、開發、研制學校教學管理檔案時，必須建立符合計算機系統管理的相關標準和技術規范，如教學檔案的收集標準，分類、錄入等符合標準化管理要求。建立教學檔案的規范化管理體系，對教學電子檔案的歸檔、傳統載體檔案的數字化處理、數字檔案的保管與利用進行科學管理，才能實現教學檔案的標準化和數字化管理，達到資源共享。

五是加強教學檔案數據的安全管理。學校要加強教學電子檔案的管理，確保數據存儲安全。隨著數字化的建設，網絡的不安全性也日益凸顯。要注重對網絡安全信息技術的研究與開發，采取有效防范措施，確保教學電子檔案的安全。要完善電子檔案的管理制度，在查閱、利用上設置訪問權限和身份認證，防止數據被更改、刪除和復制，確保檔案數據的原始性、真實性。做好電子檔案的數據備份。在安全措施方面，可采取物理安全措施、信息加密措施、網絡安全管理措施、訪問控制措施等。在訪問控制方面做好入網訪問、權限、目錄、網絡服務器、網絡監測、網絡鎖定、網絡端口和防火墻等控制，通過加強網絡信息安全技術，確保教學檔案信息安全。六是提高教學檔案管理效率。學校教學檔案數量較大，給歸檔工作和數字化管理帶來很大難度，要建立一支專兼職相結合的管理隊伍，專職檔案管理人員負責檔案的審核、指導工作，兼職檔案人員完成具體材料的收集、整理和歸檔及數字化工作?；A材料的裝訂整理和數字化處理由兼職人員完成，立卷、審核和指導則由專職檔案人員完成。由于教學檔案的形成涉及的部門和人員比較廣，數據的收集整理按類同步分別進行。教學檔案的數量比較大，為了規范管理，以學期為單位進行收集整理歸檔，提高教學檔案的信息化程度，提高管理效率。對現有檔案管理人員進行培訓，提高專業能力和信息素養，進一步推進管理的效能。

第4篇：數字化檔案論文范文

1.1減輕了歷史檔案的損傷我國農業科研工作起步較早，農業科研檔案的保存工作也同時起步，因此檔案室內的部分科研檔案具有一定的存儲歷史，有的檔案儲存時間已有50~60a，紙張的質量與字跡都已經發生了改變，每一次翻閱都可能會造成一定程度的損壞，但是又不能一味追求保存而不參與借閱，致使檔案失去存檔價值。檔案數字化管理的應用，在一定程度上減輕了對歷史檔案的損傷，將檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，形成一個有序結構的檔案信息庫，既提高了查閱速度，又避免了對非目標文件的翻閱，在一定程度上保護了檔案。

1.2防止丟失與排放混亂檔案管理工作自檔案材料交接到檔案工作者手中的時候就正式形成了，并在規定程序下對檔案進行移交、存檔，每一份檔案都有自己所在位置與范圍，錯放、丟失都會影響檔案管理工作。因此，檔案一經存檔，就要確保其所在編目位置，盡量避免錯放，以減少混亂現象發生；在對檔案進行錄入后，只有成為目標文件時才會被查閱，減少查閱該文件時與其他相似文件混淆。而利用計算機系統直接對電子檔案進行查檔，檢索系統直接生成文件內容，可以有效防止檔案的混亂排放，減少丟失現象的發生。

2提高農業科研檔案數字化管理水平的主要措施

2.1建立健全各項規章制度農業科研單位在遵照國家相應法律法規規定的前提下，制定適合本單位實際情況的檔案管理制度。一方面，使檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統計、借閱、利用以及安全、保密等各個環節有章可循，有力地促進檔案管理的規范化，方便檔案管理工作進行量化考核；另一方面，提高檔案管理的保密力度。進一步提高管理人員的責任意識，牢固樹立“保密工作無小事”的觀念，在實際執行中，不斷完善規章制度，確保農業檔案管理的規范化、制度化。

2.2加大投入力度，配備相應的硬件設施傳統檔案基本上是以紙質或照片的形式存在，需要通過錄入、掃描等工作進行數字化處理，才能生成數據庫資源進行儲備，最終實現檔案的數字化管理。因此，現代化硬件設施、電子設備等資源是檔案數字化的基礎。要及時配備檔案管理所需的設備，并對老化的設備進行更換，充分發揮現代科技在檔案管理中的作用。而對檔案管理的投入程度，直接反映出對此項工作的重視程度，這就需要農業單位的重視，作為一項系統工作來抓。

第5篇：數字化檔案論文范文

檔案信息是社會發展過程中信息資源的重要組成部分，并在社會的發展過程中起著特殊而又重要的作用，因此，相關部門一定要做好檔案信息的管理工作，并不斷引進新的管理理念和方法，不斷更新各項管理設施，保證檔案信息管理工作的順利開展。在我國傳統的檔案信息管理過程中往往是采用紙質材料的方式進行記錄和管理，但是隨著近些年來檔案信息的急劇增加，使得檔案信息面臨著很大的壓力，傳統的檔案管理模式已經適應不了當前高速發展的社會形勢。在這種新形勢下，數字化檔案信息管理模式應運而生，與傳統的手工管理模式相比，這種方式的優勢在于操作方便、速度快、準確性高、儲存量大、節省資源等方面，這種方式能夠大大提升檔案信息管理的工作效率，大幅降低工作時間，而且在檔案信息管理工作者中引入計算機技術是發展和改善檔案信息管理現狀的重要前提，是推動檔案信息管理逐步走向正規化、高效化的前提條件。但是就目前我國檔案信息管理的發展現狀而言，不難發現，我國檔案信息管理工作中還存在一些問題，對于一些檔案信息的管理還不夠科學、便捷，這就導致工作人員在進行檔案信息查找時的繁瑣，導致檔案信息功能得不到充分的發揮，這就需要管理部門不斷提高檔案信息管理的工作水平，合理利用計算機技術和各項管理資源，促進計算機技術在檔案信息數字化管理中的廣泛應用，進一步完善檔案信息數字化管理工作體制。

2計算機技術在檔案信息管理中發揮的作用和功能

計算機技術在檔案信息數字化管理中發揮著巨大的作用，其對于檔案信息管理工作的有效開展有著非常重要的促進作用，下面就計算機技術在檔案信息數字化管理中發揮的作用和功能做具體分析。

2.1實現檔案信息的自動化管理

計算機技術是現代高新技術的代表，是對高速發展的科學技術的充分反映，計算機技術的最大特點就在于其具有極為高效的信息儲存和處理能力，能夠同時進行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過人類處理速度的上千甚至上萬倍，并且它能夠完成對信息的整理、分析和推理工作，進行系統的信息管理和查詢服務。此外計算機技術還能夠按照人類設定的相關程序進行運行，在無人控制的情況下實現對檔案信息的綜合管理工作，實現檔案信息管理的全自動化，大大提升檔案信息開發、利用、研究的效率，推動檔案信息的管理工作更為科學地開展。

2.2實現對檔案信息管理的數字化

在檔案信息管理工作中引入計算機技術，可以運用計算機技術對各種載體的檔案信息進行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數字化檔案信息管理更易于對其保存、查詢和修改工作的進行，而且實行數字化檔案信息管理后，可以計算機網絡技術進行各地間檔案信息的了解，通過網絡進行實時地查閱，實現相關檔案信息的綜合管理，更加利于對于檔案信息的管理工作。實現檔案信息的數字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過程中使用的紙質資源，實現資源的節儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過程中，檔案信息都是以數字化的形式進行儲存，保證檔案信息不會因時間過長造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開展。

2.3實現檔案信息的網絡化檢索

隨著現代信息技術的高速發展，我國計算機技術有了很大的提升，而且計算機網絡技術也實現了普及，在檔案信息管理工作中，應用計算機網絡通信技術能夠實現對檔案信息的綜合檢索工作，可以對相關檔案信息進行智能聯網綜合網絡檢索工作，可以實現足不出戶就能夠完成對相關檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進了檔案信息管理的網絡化和數字化，促進檔案信息的資源共享。

3計算機技術在檔案信息數字化管理工作中的幾個重要環節

在檔案信息數字化管理工作中，應該充分利用計算機技術，再根據檔案系統管理本身的發展現狀和具體模式，選用更合理的現代化科學技術進行調整和調配，確保計算機技術能夠在檔案信息數字化管理工作中發揮出更大的作用，有效地促進檔案信息數字化管理工作的順利開展。下面就計算機技術在檔案信息數字化管理工作中的應用作具體分析，對其中的幾個重要環節進行整理，對容易出現問題的地方進行有效預防。

3.1需要高度重視信息儲存的相關基礎工作

檔案信息的儲存和記錄工作是檔案信息數字化管理工作中的重要環節，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數字化管理工作的順利進行，是檔案信息管理工作實現自動化、一體化、智能化的重要前提。在現代檔案信息數字化管理工作中，檔案信息的儲存工作都是借助計算機技術的相關設備來進行的，對于所配備的計算機硬件等相關設備，應該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時展的需要，在數字管理、整體性能以及系統升級等方面進行適當的調整，并對相關計算機軟件進行及時的更新，滿足不斷高速發展的社會新形勢，為實現檔案信息數字化的綜合管理奠定堅實的基礎。此外，在信息的儲存過程中，各級管理部門應該做好信息監督和檢查工作，嚴把數據錄入的準確無誤，適應檔案信息數字化管理的長期發展要求。

3.2重視檔案管理的計算機網絡系統建設工作

當今社會，高新技術一直處于高速發展的狀態，同樣對于檔案信息數字化管理工作中運用到的計算機技術而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關部門對計算機技術和設備進行及時的更新工作，對不符合時展需求、阻礙檔案信息數字化管理工作的設備和技術要進行及時的處理，不斷更新計算機網絡管理系統，確保檔案信息數字化管理工作對計算機技術的要求。此外，為了提升檔案信息數字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內部建立一套完善的、科學的信息網絡系統，通過網絡通信技術實現對檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務功能。

3.3重視檔案信息管理人才隊伍的建設工作

隨著我國社會的不斷發展和國民經濟的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數字化管理工作更加復雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學管理技術手段，同時要不斷壯大檔案管理工作隊伍，以應對不斷復雜的檔案信息管理工作。具體來說，在檔案信息管理單位內部應該定期對檔案信息管理工作人員進行培訓工作，確保他們能接收到高素質的專業知識和管理技巧，督促其不斷加強對相關計算機技術知識的學習，從根本上提升每位檔案信息數字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內部能夠形成一支工作效率高、綜合素質強的檔案信息管理隊伍，保證檔案信息數字化管理工作的順利進行。

3.4繼續做好紙質等傳統檔案信息管理工作

雖然計算機技術能夠有效提升檔案信息數字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質檔案的存在，因為電子檔案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運用計算機技術的同時，結合紙質檔案信息等傳統檔案信息管理手段，實現對檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設工作的順利開展。

4總結

第6篇：數字化檔案論文范文

為了使各部門/現場自主地控制文件編號，項目組制定了各部門代號、工作地點代號和文件類型代號，而來往文件編號組成規則見表1：發文為“項目名稱－文件類型－地點代號－對方單位代號－年號－流水號（4位）”。收文編號從對方來文中提取。針對各個承包商提交的工程文件，項目組也為其制定了一整套統一的編碼規則。工程項目各個工程階段的相關編碼規則主要包括地理信息碼、設計圖紙編碼、設備編碼、材料編碼、建造完工資料編碼、模型編碼、供應商設備完工資料編碼等，見表2。

2EDIS_PIP技術設計

有了標準化的檔案編碼規則，工程項目檔案管理平臺的應用便可以標準的文檔編碼為基礎進行開發，其功能模塊主要包括：收文管理、發文管理、版本跟蹤、文檔管理等。發文管理指項目組發送給外單位發文的擬稿、審批、發送全過程管理，流程示意圖如圖1。收文管理指項目組對外單位來文的登記、審批、處理、跟蹤等全生命周期管理，流程示意圖如圖2，圖2中虛線部分表示為可選分支，實線部分為主流程。版本跟蹤通過對設計文件的傳遞和審批過程進行管理，對設計文件的版本升級過程進行跟蹤，并形成跟蹤報表。文件傳送單的生成可自動進行，從而大大簡化人員的操作，降低了人為出錯的可能，設計圖紙審批流程示意圖見圖3。文檔管理模塊提供了文檔的統一查詢界面。通過全文檢索或高級檢索，可以在全部文檔范圍內或特定目錄范圍內查詢和管理文檔。文檔管理模塊下主要有文檔權限管理、文檔目錄管理、文檔歸檔、新增文檔等功能。

3數字化管理項目實施及應用效果

信息技術在企業的廣泛應用，不僅改變了傳統的手工處理數據的方式，而且觸發了企業的管理模式、生產方式、交易方式、作業流程的全面變革，實現信息化管理與企業未來發展的戰略目標一致，EDIS數字化工程的實施及推廣取得了良好的效果。相對于以前線下辦公，EDIS_PIP具有以下優勢:改變了傳統的管理模式。EDIS_PIP平臺工作流很好地取代了原有的線下辦公流程,把原來各自獨立的文件管理和檔案管理納入統一的系統之內，避免不必要的重復勞動，能極大地節約資源和成本，并提高了工作效率。實現了檔案工作的標準化和規范化建設。從文件的形成開始，一直到立卷歸檔，都必須認真執行檔案案卷質量方面的標準規范，有效保證文件質量。實現了檔案管理的現代化。文檔一體化管理把文件管理和檔案管理兩套系統合并為一套系統，刪除了不必要的環節，為計算機管理提供了方便。特別是，計算機聯網或者向檔案館上報軟盤制度可以加快檔案館檔案管理的現代化進程。基于網絡的管理方式使得企業內部溝通和協調不再受到地理位置的限制。讓項目組與各現場之間保持更暢通、高效的聯系，更好地實現信息共享，各類材料的傳輸更為快捷，最大程度地發揮這些信息的實效性。工作安排部署和貫徹落實情況實現了即時歸集。

4未來發展與展望

第7篇：數字化檔案論文范文

關鍵詞：高校;學籍檔案;數字化管理建設

高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容?；趯W籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析

從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應天職業技術學院

參考文獻：

［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.

第8篇：數字化檔案論文范文

（一）有利于提高學籍檔案管理工作效率

將學生學籍檔案數字化對于提高學籍檔案管理工作的效率和減少勞動成本都有著十分重要的作用。學生的學籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學生在學校期間的思想、學習、生活等方面的具有參考價值的資料，同時還包含有學生在學校的教訓和管理活動所形成的具有參考、利用價值的資料，而且其所記錄的時間跨度相當的長，信息量是否的龐大。同時，隨著現在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數也在不斷的增加，面對如此龐大的信息數量，學籍檔案管理工作的效率已經越來越受到重視。進行學籍檔案數字化管理，不僅僅能夠減少學籍檔案管理工作人員的工作量，同時還能夠減少他們出錯的幾率，從而大大的提高工作效率。

（二）有利于完整學籍檔案信息

學籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現在的學籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業、班級為單位來裝訂成冊的，有的學校還會將學生的學籍發生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面?？傊褪菍W生的各種學籍信息來進行分開的存放，而不是統一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進行數字化存放到統一的數據庫中，雖然學生的信息是由不同的部門的人分別進行錄入的，但是在數據庫中的存儲卻能夠讓這些信息統一的呈現出來，從而讓學生的學籍信息更加的完整。

（三）實現資源共享，方便管理

學籍檔案信息數字化是各個高校學籍檔案管理工作的一個重要的發展方向。將學籍檔案管理數字化建設納入到學校檔案管理信息化建設中，可以有效的實現資源共享，利用學籍檔案的管理，同時還能夠對學校的管理環境進行優化，使得學籍檔案管理工作真正的為學生、學校，乃至整個社會服務。

二、當前高校學籍檔案數字化建設存在的問題

（一）數字化程度不足

高校雖然將學籍檔案管理數字化建設當中工作中的重點，但是當前仍然存在著數字化程度遠遠不夠，現行使用的數據庫與網絡技術還沒有跟上時代的發展步伐。長期以來，學籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現代化的信息技術手段來進行，手工操作面對如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時使用人工進行管理還存在著許多的不可控因素，使得學籍檔案管理工作很多地方都不規范，不規范的管理工作大大的降低了學籍檔案管理工作的效率。而現在一些已經采用了先進的網絡硬件設備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現象。這些高校只注重了硬件設備的建設，忽略了各種應用軟件的開發，學校還沒有意識到要在網絡硬件平臺上搭建一個更加合理的信息化軟件環境，使得先進的硬件系統得不到充分的利用。

（二）當前的學籍檔案管理系統無法滿足學籍工作的要求

有很多高校為了能夠改善本校的學籍檔案管理工作，或自己開發或者和其他公司合作進行開發了一些教務管理系統，這些軟件的開發對學籍檔案管理的數字化起到了一定的推動作用，并積累了一些經驗。但是在這些軟件中還存在著不少的問題。例如適應性不強，每個高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結合每個高校的自身當前的情況所開發的，因此就不具備很強的適應性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學籍檔案管理工作的各個環節。

（三）學籍檔案管理工作人員的計算機水平不夠高

現有的學籍檔案管理工作人員基本都只是對自己的業務知識很熟悉，卻對各種計算機技術不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個問題?，F在的高校都急需既精通學籍檔案管理業務又熟練掌握計算機技術的復合型人才。之所以現在很多學籍檔案管理系統或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發人系統的卻又不高所造成的。

三、高校加強學籍檔案數字化的措施

（一）引進功能較為齊全的學籍檔案管理系統或者晚上現有系統功能

高校應該根據自身實際情況，建立起一個完善的網絡學籍檔案管理系統，可以跟系（部）、處室、班級相連，進行數據共享。為此學校可以根據自身情況，對現有的軟件系統功能進行完善，使之能夠完全的適應學校學籍檔案管理的要求?；蛘邔W校去引進符合學?，F狀的先進學籍檔案管理系統，以此來積累經驗推進學校學籍檔案數字化的進程

（二）加強學籍檔案管理軟件開發人員與學籍檔案管理工作人員之間的溝通

為了能夠真正的開發出符合學校自身情況的學籍檔案管理軟件，開發人員必須要深入到學籍檔案管理工作的第一線，以此來對學籍檔案管理工作有一個更加直觀的了解。同時還必須要與學校學籍檔案管理工作人員進行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細的了解，并對國家高教部學籍信息化管理的工作要求進行認真的學習，在此基礎才能著手開發學籍檔案管理軟件，同時在開發的過程中要隨時與學籍檔案管理工作人員進行溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。

第9篇：數字化檔案論文范文

一、提高文書檔案管理工作效率

以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動操作，對人員的檔案管理素質要求較高，需要用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，歸檔文件需要嚴格執行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個環節，這樣的檔案管理工作又費時，又費力。引進計算機處理相關工作，實行辦公自動化，通過信息化技術和方法的應用，加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，運用相關程序對檔案管理工作進行自動篩選、編號、歸檔和保存，在文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準備、設計、施工、竣工驗收、建立及使用維護等內容，區分保管期限組成案卷，且每個工程項目的文件材料要保持成套性，這樣對文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費時費工，耗時耗材，引入自動化系統，則方便快捷，利用電子文件非實體歸檔的特效，用計算機網絡技術，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務，實現隨時辦結隨時歸檔。

二、提高檔案利用工作的效率

檔案利用的方法是檔案部門為達到迅速、準確、全面、及時地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設閱覽室、檔案外借、制發檔案復制本、出具檔案證明、提供咨詢服務、印發檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應用辦公自動化系統后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據不同的需求自行選擇相應的儲存介質，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等，這些介質通過互聯網或專門的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價值得以更好地體現。

三、保障文書檔案資料安全性

傳統文書檔案資料以紙張為載體，在檔案保存和利用的過程中，檔案紙張在外觀、結構和性質諸方面逐漸發生著不可逆的變化，比如變色、強度下降和化學性質變化。紙質的文書檔案資料不利于環保節能，保存檔案資料時占用地方，特別是小心保存的同時還不能保障完全的安全，紙質的文書檔案資料極其容易受到保存環境的影響，比如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，會發生水解和氧化反應。在《檔案法》中從法律角度明確了檔案保管工作的職責和內容，《檔案館建筑設計規范》中也對檔案館的庫房建設提出了具體要求，可見保管檔案對基本物質條件有相當嚴苛的要求。在實際操作中，稍有不慎，在文書檔案管理的工作過程中，就可能發生不可挽回的損失。實行辦公自動化后，文書檔案的管理介質有了較大的提升，這類新載體的優點是存、讀方便快捷，便于攜帶，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具備可修復性，具有很強的穩定性，復制容易，交流方便等。