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關鍵詞:固定資產 管理 成本核算
隨著醫療衛生市場競爭日漸激烈,醫院對固定資產的購置力度在不斷加大。同時固定資產管理中存在的問題也逐漸暴露出來。如何加強固定資產管理、提高資產使用效率。成為醫院資產管理的一項重要內容。
一、目前醫院固定資產管理中存在的問題
(一)固定資產的購置存在盲目性和隨意性
由于缺乏責任心或某些利益的驅動,在沒有經過科學論證和效益分析的情況下,盲目購置,或者與其他醫院相互攀比競購,而市場已飽和。導致固定資產重置、閑置、設備使用效率低,使醫院處在高風險運營狀態。
(二)職工管理意識淡薄
固定資產使用部門管理人員基本上是兼職人員,大多缺乏必要的財務專業知識。所以,資產管理者往往管理意識淡薄,日常工作中經常會出現各科室之間互借資產的情況。由于缺乏管理,科室之間資產借用隨意性較大,借用時無手續、無憑據,時間一長易造成資產歸屬不清[1],甚至出現多方轉借,資產最后去向不明的情況,增加清點難度。出現問題又相互推諉,常常以盈虧處理,造成賬實不符、資產流失。
(三)盤點清查工作流于形式
在盤點清查管理上,管理人員缺乏責任意識,不少醫院普遍存在對盤點清查管理重視程度不夠和盤點清查管理流于形式,一些醫院每年只執行一次的盤點清查,通常由資產管理部門從計算機系統中調出資產清單交與使用部門自行盤點清查,對一般設備如存在賬實不符,不是去認真地查找原因,而是填報資產報廢申請單,將未盤點清查到的固定資產直接報廢。以求賬實相符。或者即使清查了也只是簡單地對數量進行清點,對固定資產的完好率、利用率等無報告與分析。
(四)固定資產入賬價值不完整,導致賬面價值失真,虛增固定資產
新購置的固定資產的入賬價值,往往只是按照發票金額入賬。為購置固定資產而發生的運輸費、裝卸費、安裝費、調試費等未計入固定資產價值,大多數醫院固定資產改擴建、大修理費經常是報支核算,除非達到基本建設規模,才增加固定資產,因此,難以真實反映固定資產的價值和現狀。
利用貸款購置或建造的固定資產所支付的貸款利息不計入固定資產的價值,利息支出不進行項目具體化,在支付時直接列作當期支出,從而影響固定資產的入賬價值,導致這些設備、基建項目的入賬價值不夠準確、完整。固定資產的賬面價值失真。
二、改善醫院固定資產管理的對策
(一)固定資產購置的管理
醫院應該成立購置管理專業委員會,負責固定資產購置工作,對需購置的資產要充分論證、分析其可行性。任何部門和個人不得私自購入。嚴格執行請購、詢價、公開招標程序,嚴把質量關,采購部門要和使用部門以及管理部門從使用的實際出發做好市場分析及收益測算,及時了解市場行情及國內外先進技術。保證購入設備的先進性、安全性、可靠性。能夠共享的醫療和一般設備,禁止重復購置。
(二)應建立健全固定資產盤點清查制度
成立由院領導、資產管理部門、使用部門、財務、審計等有關人員組成的固定資產清查小組,每年定期對醫院固定資產進行全面的盤點清查,不定期地進行貴重儀器設備抽查。提交盤點清查報告,存在賬實不符要認真分析原因,提出修正意見及建議、針對盤盈或盤虧要查明責任,必要時采取相應的獎懲措施。同時還要對儀器、設備的使用效率、閑置情況作出明確的報告及分析。
(三)固定資產報廢的管理
對提前報廢的固定資產應由資產管理部門會同財務部門、技術部門審核鑒定,嚴格按審批權限報送審批。對報廢資產的殘值變價收入必須交財務科入賬,嚴禁資產管理部門、使用部門私自變賣報廢資產。
(四)規范固定資產的入賬價值
醫院取得或購建固定資產的入賬價值,按照實際支付的買價或調撥價以及運雜費、安裝費、專業人員服務費等作為入賬成本。發生的固定資產貸款利息和有關費用,以及外幣借款的匯兌差額,在固定資產辦理竣工決算之前發生的,均計入固定資產成本,在竣工決算之后發生的,計入當期支出。
(五)實行成本核算與績效評價相結合的原則,加強固定資產指標考核
對各科室在用、閑置的固定資產、使用的房屋等所有的固定資產皆按照規定標準計提折舊計入各科室成本,通過全成本核算,與科室績效掛鉤,增強了全院職工的成本控制意識,從而減少閑置設備,提高固定資產的最大利用率。分析科室固定資產的使用率、完好率、報廢率、損失率、百元固定資產業務收入等指標,通過縱向與以往年度對比、橫向與其他醫院對比,找出差距、分析原因,采取措施,挖掘潛力、提高固定資產的使用效率。
固定資產管理是醫院經濟管理的重要組成部分,要堅持資產管理與財務管理、實物管理與價值管理相結合的原則。降低醫療運行成本,對提高醫院經濟效益和社會效益,保持醫院可持續發展具有重要意義。
參考文獻:
1、查明各項物品、材料、固定資料的可用程度,以達到有效利用資產的目的。
2、核對現有存貨、固定資產等與帳上記載數目是否一致,以把握公司資產的準確性。
3、為下期的采購計劃、銷售計劃、生產計劃提供依據。
4、最低存量與最高存量的把握。
5、不良品、呆滯品的發現。
6、確定各項資產的真實價值,以利成本的計算。
盤點范圍
1、原材料。
2、半成品。
3、成品。
4、邊角料、廢品。
5、固定資產。
職責
1、盤點組員會:由總經理擔任組長,各部門總監為成員,主導指揮盤點工作。
2、初盤:各部門上報盤點人員,由盤點組員會按2人1組進行編制。
3、復盤:由盤點組員會似定復盤人員名冊,按2人1組進行編排,其中應有原初盤人員1人在內進行指引。
4、抽盤:由公司主管級成員2人1組進行編排,進行抽查,具體名冊由盤點組員會擬定。
實施時間
1、每年進行兩次,分別為月底及月底。
2、盤點之日全廠停工操作。
3、初盤定于盤點日的第一天,復盤定為盤點日的第二天,抽盤根據具體情況定于盤點日第二天或第三天。
盤點單準備及注意事項
1、各部門應于一個月前提報盤點需求數量,包括盤點票據需求。行政部應提前兩周采購備齊。
2、各部門開準備會議,擬制盤點計劃、盤點人員名冊等。
3、按培訓計劃進行盤點培訓。
4、各部門應于一周內陸續進行整理整頓清掃清潔工作,對盤點困難較大的部分可以提前一周預盤。
5、盤點票據區分為(最好用顏色區分):
a、原材料為白色。
b、半成品為藍色。
c、成品為黃色。
d、廢品為綠色
e、固定資產為紅色。
6、原材料、半成品、成品、物料附屬料:
a、盤點前一周通知各供應商盤點日停止送貨,通知客戶盤點日停止出貨。
b、所有帳目應在盤點日前一天完成。
c、進貨未入帳之物品存放入進貨待處理區,不列入盤點。
d、呆滯廢料應事前予以分開。
e、生產線在盤點前一周內現場物料全部整理落實到位。
f、生產線停工后,應進行清線工作,即生產線上不允許殘留在制品,然后理行整理整頓工作。
g、已完成的半成品及成品應于盤點日前入倉完畢。
7、固定資產:
a、各固定資產應于盤點前一天由使用人員擦拭清潔,并將盤點票據附掛其上。
b、帳外資產或閑置設備均應于盤點票上注明。
c、已報廢之固定資產應于一周內整理至指定區域。
盤點實施
1、材料盤點分類進行。
2、發外加工材料儲運部會同綜合服務部前往發外加工單位,或委托外加工單位清點實際數量。
3、盤點時應將盤點票據填寫好,根據票據要求填寫清楚。
4、盤點票不得更改涂寫,更改需用紅筆在更改處簽名。
5、初盤完成后,將初盤數量記錄于盤點表上,將盤點表轉交給復盤人員。
6、復盤時由初盤人員帶復盤人員到盤點地點,復盤人員不應受到初盤之影響。
7、復盤與初盤有差異者,應與初盤人員一起尋找差異原因,確認后記錄于盤點表上。
8、抽盤時可根據盤點表隨機抽盤,隨地抽盤,可以根據材料的比例分5:3:2進行抽盤。
盤點后工作
1、帳目:
a、盤點抽查,均未發現問題后,將抽盤數量記錄于盤點表上,與帳目核對。
b、差錯率:
固定資產產錯率為0。
原材料差錯率為0.5%。
半成品和成品差錯率為1%。
附屬性物料差錯率為2%。
c、復盤與初盤在差錯規定以上者,均需再盤點一次,經初盤、復盤人員共同確認后,再經抽盤組人員核實后予以記錄。
d、盤點后儲運部需做好《盤點盈虧表》交財務部門。
2、問題及分析:
a、檢查呆料比重是否過高,并設法降低。
b、檢查存貨周轉率高低,存料金額是否過大,當造成財務負擔過大時,宜設法降低存量。
c、物料供應不繼率是否過大,過大時應設法強化物料計劃與庫存管理以及采購的配合。
d、倉儲、物料存放地點是否影響到物料管理績效,若有影響,應設法改進。
e、物料盤點工作完成以后,所發生的差額、錯誤、變質、呆滯、盈虧、損耗等結果,應分別予以處理,并分析原因,提出糾正預防措施,防止以后再發生。
獎懲
1、盤點差錯率:
固定資產產錯率為0。
原材料差錯率為0.5%。
半成品和成品差錯率為1%。
附屬性物料差錯率為2%。
2、獎勵:
所有盤點差錯率在規定以下者,每人獎勵30元。
所有盤點無任何差錯者,每人獎勵50元。
2、處罰:
原材料差錯率超出0.5%以上者,罰款10元處理;差錯率有1%以上者,罰款20元處理,差錯率有2%以上者,罰款30元處理。
半成品、成品差錯率超出1%以上者,罰款10元處理;差錯率有2%以上者,罰款20元處理,差錯率有3%以上者,罰款30元處理。
關鍵詞:固定資產; “賬卡物”; 管理
一、專業管理理念與策略
公司以推進“賬卡物”全口徑動態一致為目標,以固定資產清查為基礎,以各專業系統和ERP為平臺,以國網公司相關管理規定為向導,通過完善公司固定資產管理制度和流程,推動固定資產管理全口徑覆蓋,建立各專業系統與ERP的強關聯度,為進一步提升公司設備實物資產管理水平,實現固定資產“賬卡物”動態一致打下堅實基礎。
二、固定資產清查的主要做法
(一)主要流程及說明
1.數據準備。依據公司固定資產清查整體方案,實物管理歸口部門、資產價值管理部門提出盤點底稿,使用保管部門依據盤點底稿落實責任,制定詳細的盤點方案,交由中介機構審核,審核通過后進入現場盤點階段。
2.現場盤點。各使用保管部門對現場實物進行盤點,要求對實物進行拍照,并命名整理,最后將盤點數據整理成《實物盤點結果表》,交由中介機構審核通過后進入盤點結果整理階段。
3.盤點結果整理。該階段由實物管理歸口部門將《實物盤點結果表》與ERP數據進行比對,并交由使用保管部門進行核實,核實后將數據整理成《專業系統設備臺賬明細表》,并標明主子設備關系,交由中介機構審核通過后進入價值追溯調整階段。
4.價值追溯調整。該階段由中介機構通過查閱相關合同、項目決算資料及資產卡片轉資憑證,判斷資產卡片價值是否準確,若不準確,則由資產價值管理部門依據相關合同、項目決算資料及資產卡片轉資憑證對價值不準確的資產卡片進行調整,在《專業系統設備臺賬明細表》的基礎上形成《固定資產清查表》,交由中介機構審核,審核通過裝訂成冊后,進入系統完善階段。
5.系統完善。該階段由使用保管部門根據《固定資產清查表》完善各專業系統設備卡片和ERP資產卡片信息。在完善系統的同時,實物管理歸口部門根據《固定資產清查表》填寫《資產價值轉移表》,各單位審核蓋章后,移交給資產價值管理部門。中介機構統計公司盤盈盤虧情況,出具鑒證報告,上報省公司。
6.賬務處理階段。設備卡片和資產卡片完善后,根據《資產價值轉移表》及盤盈盤虧情況,對資產卡片價值進行調整。
7.長效機制建設。一是各單位對固定資產清查工作進行總結,中介機構向公司提交管理建議書;二是實物管理歸口部門推動各專業系統管理口徑的覆蓋,同時與省公司協調,建立與ERP的強關聯度;三是資產價值管理部門進一步規范ERP資產卡片的創建、轉資及報廢流程等,確保資產實物發生變更時,使用保管部門及時填寫資產變更單,并交由實物管理歸口部門,對設備卡片和資產卡片信息進行變更,最后由資產價值管理部門對資產卡片價值進行調整。
(二)確保流程正常運行的保障
1.成立三級清查小組
由財務部牽頭,各單位領導組成固定資產清查領導小組,主要負責固定資產清查方案的制定及重大決策工作;固定資產清查領導小組下設清查辦公室,主要負責固定資產清查工作的具體組織和實施,同時,定期到各單位進行督導,對清查過程中遇到的問題進行收集,討論整理解決措施;公司下屬各分公司,同時成立相應的固定資產清查專門機構,負責本單位固定資產清查工作的組織和實施。
2.建立協調溝通機制
財務部認真履行牽頭職責。一是加強縱向橫向協同工作機制。不定期與省公司相關部門協同工作,及時反映工作中難點問題,獲取關鍵性的指導意見。二是構建內外協同工作機制。與會計師事務所密切配合,無縫協同溝通。三是建立微信群,及時工作動態,答疑解惑。
3.技術措施
(1)在現場盤點前,將《湖北省電力公司固定資產目錄》及《設備分類和固定資產目錄對應關系》印刷成手冊,作為參考資料下發各單位,明確各類資產建卡原則,對各單位的清查工作進行指導。
(2)挑選典型現場實物照片做為示例,附上盤點原則講解,以及拍照方法,形成可視化手冊,指導現場盤點人員,保證實物盤點的效率及質量。
(3)在各單位現場盤點、數據整理等各個階段,收集清查人員遇到的問題,形成《一問一答手冊》,為各單位固定資產清查工作答疑,同時保持對問題的收集,及時更新手冊。
(三)專業管理的績效考核與控制
1.及時通報。定期在公司網頁固定資產清查相關新聞報道及各單位清查進度通報信息,形成良好的信息氛圍與競爭意識,推動公司固定資產清查順利進行。
2.嚴格考核。一是將考核結果與薪酬掛鉤,提交公司人力資源部作為績效考核的依據,在核定績效工資時予以兌現;二是將考核結果及時反饋到個人,以促進員工能力提升和持續改進。
三、評估與改進
(一)專業管理的評估方法和內容
1.采用定量與定性分析手段,評估固定資產清查的結果。其中,定量分析,指是否完成對公司管轄范圍內所有固定資產的清查,是否在規定時間內完成固定資產清查工作等。定性分析,主要檢查固定資產清查的完整性、清查過程的合法合規性、資產價值的合理性、盤盈盤虧的真實性。
2.通過清查結果,對固定資a管理進行評估。清查中,不少單位根據資產管理的制度要求,針對本單位資產管理的薄弱環節(資產新增、資產變更、資產退出環節),按照“統一領導、分級管理、責任到人”原則,建立和健全了資產管理辦法,進一步明確了各部門和資產使用人員的職責,規范固定資產管理流程。
3.通過資產清查,已經完成《固定資產清查表》,在系統完善的情況下,根據清查表,可在各專業系統、ERP系統中對資產卡片、設備卡片的相應變更,使全口徑的資產達到高度一致。
(二)專業管理存在的問題
1.資產新增
工程轉資方面。職責分工不明確,導致效率較低,出現轉資不及時、資產信息不完整等問題,影響固定資產“賬卡物一致性”,可能導致資產價值管理與實物管理脫節。
資產建卡方面。存在建卡不規范的問題,部分作為子設備管理的設備單獨形成了資產,部分應作為主設備管理的設備卻打包到其他設備對應的資產中,資產卡片的不規范,增加資產變更工作難度,影響公司固定資產管理。
用戶工程資產接收方面。在資產移交時,效率較低,相關資料不齊全,存在審計風險。
2.資產運行
公司組織機構發生變動后,存在資產調撥不完整的情況,例如信通公司成本中心存在調控中心的資產,給各單位固定資產管理帶來不便。用戶資產接收后實施更新改造、報廢的,未及時變更設備卡片及資產卡片信息,導致賬卡物不對應。
3.資產退出
因自然災害等原因導致電網資產退出或損毀的,未及時變更設備卡片及資產卡片,影響“賬卡物一致性”。資產改造更新后,舊設備再利用流程不規范,缺少相關記錄,影響公司資產的安全及完整性。經鑒定已達到報廢程度的資產,未及時履行資產報廢手續,導致公司資產價值虛高。
(三)今后的改進方向或對策
1.資產新增
明確各方職責,工程完工后,實物管理歸口部門盡快組織現場驗收、實物盤點、工程結算工作,并向財務部門移交相關資料,完成工程決算和項目轉資。各單位根據《湖北省電力公司固定資產目錄》及《設備分類和固定資產目錄對應關系》規范建卡,提高轉資效率和數據準確性。對超期未轉資項目,加強相應績效考核力度,財務部應盡快組織相關單位,進行清理、轉資。
2.資產運行
當資產發生調撥和變更時,使用保管部門及時提供相應信息,實物管理歸口部門依此在各專業系統更新設備臺賬信息,并聯動更新資產卡片,保證賬卡物動態一致。
3.資產退出
對退役資產進行評估,確認可再利用資產及待報廢資產清單。對再利用資產進行登記,當進入再利用狀態時,記錄相關信息,并對各系統設備卡片及資產卡片進行變更。對待報廢資產應及時履行報廢流程,并將對應資產卡片信息提供給財務部門進行下賬處理。
4.建議
(1)根據《設備分類和固定資產目錄對應關系》,建議將檢修儀器儀表、生產用車、工器具類納入PMS管理范疇,保證全口徑覆蓋,并形成強關聯度,使之管理更為規范。
關鍵詞:企業固定資產;管理;合理配置
近幾十年來,我國市場經濟得到了深入而飛速的發展,而經濟的發展也越來越全球化,我國的企業不可避免的參與到了全球化的競爭中,如何在這場競爭中獲取利益最大化,企業不僅需要不斷進行改革和創新以提高企業價值,更需要更好的管理和配置自己的資源。固定資產是企業的重要資源,在生產經營中扮演著舉足輕重的角色,為企業獲取經濟效益貢獻了重要的力量。因此,在企業不斷發展壯大中,企業固定資產的管理和配置顯得尤為重要和關鍵。
一、我國企業固定資產管理的特點
固定資產是指企業為了生產產品、經營管理等而持有的、使用期限超過一年、并且達到一定價值標準的資產。而固定資產管理則是指對固定資產的采購擬定計劃、進行購置、登記入庫、領取使用、進行維修、最終報廢等整個過程的管理。作為企業的長期資產,固定資產在企業的總資產所占的比重很大,因此固定資產的管理也是一項非常復雜而艱巨的工作,首先,它需要企業各個部門共同參與管理,這些部門涉及購置部、財務部、后勤部等部門,對于固定資產的管理貫穿了企業生產經營的始終,對于固定資產的管理也不僅僅是固定資產專員的責任,也包括其他部門人的配合和參與,這樣才能保證固定資產高效的使用;其次,固定資產一般設定為價值超過2000元以上的資產,其價值大,具有專用性,因此對于固定資產的管理要求的技術性較強,需要配備有責任心、技術能力強、吃苦耐勞的專職人員;最后,固定資產由于用途不同,要求的核算方法也不一致,例如固定資產的租賃就分了經營租賃和融資租賃,二者核算方法有明顯的區別,需要會計人員熟練掌握固定資產各種用途下的核算方法,準確無誤的對固定資產進行核算。
二、我國企業固定資產管理和配置的現狀分析
1.固定資產管理制度存在缺陷雖然我國已經頒布了《固定資產管理辦法》,同時企業也根據該辦法設置了自己的固定資產管理制度,但是在我國企業中卻普遍存在著管理制度與固定資產的實際管理情況發生脫節,制度形同虛設,同時企業領導重視程度也不夠,很多企業主要依靠財務部門和購置部門進行管理,未做到各個部門的共同參與,財務部與采購部也會經常發生管理紕漏,例如固定資產入賬不及時,財務入賬時間與采購部入賬時間存在出入,采購部門在固定資產辦理入庫時缺少入庫單等情況。2.固定資產的核算問題固定資產的核算作為固定資產管理的一個非常重要的環節,也存在著很多問題,首先,在建立固定資產卡片時對固定資產分類不準確,固定資產發生變更時信息不對稱問題嚴重,在人員發生變動時,固定資產卡片未及時交接并且做變更處理,在人員變動部門增加新員工時,未做領用固定資產登記直接使用已離職人員固定資產,從而造成固定資產使用狀況混亂,管理不到位;其次,固定資產的使用年限及折舊方法未針對固定資產的類別不同而設置不同的核算辦法,統一使用單一的核算方法,從而不能準確體現固定資產的狀態。3.固定資產存在大量閑置,未做到合理配置在很多企業中,企業管理層思想落后,認為固定資產為實務存放在企業中也丟不了,只注重企業的資金流向而忽視固定資產的管理,不去對固定資產的管理進行監督,從而給一些員工投機的機會,隨意申請購置固定資產,造成固定資產大量閑置,無法做到合理配置,浪費企業資源,企業固定資產的利用率也非常低。4.固定資產盤點不及時固定資產由于其使用周期較長,需要定期對固定資產進行盤點。然而很多企業僅僅在年終進行盤點,但是在盤點過程中會發現,由于財務部門和使用部門登記固定資產的名稱不一致,往往造成盤點困難,同時未建立固定資產臺賬,賬面反映的固定資產與實物不相符,有帳無物、有物無賬現象時有發生。從而會出現固定資產利用不充分,不能充分挖掘固定資產修舊利廢,不能對企業固定資產做到心中有數,賬目了然等弊端。5.缺少內控制度和監督機制我國于2010年頒布了《企業內部控制規范配套指引》,旨在督促企業建立完善的內部控制制度,但是很多企業的內部控制建設依然在探索中,固定資產的內控制度的缺乏也就不足為奇了。出現的問題主要有:第一,權責模糊,固定資產的責任人缺乏,常常會出現固定資產無人看管,責任無法追究到人的現象;第二,固定資產崗位設置不全,經常會出現一人即負責固定資產的采購又負責固定資產的入庫和保管等工作,沒有做到不相容崗位的分離,造成固定資產遺失;第三,企業各相關部門溝通不暢,協作不力,采購部門、財務部等各部門只局限自己的職責,使得固定資產的整體合理配置低下。
三、提高企業固定資產管理和合理配置的建議
1.完善固定資產管理制度要完善固定資產的管理制度,首先要使企業管理層的思想進行轉變,要對固定資產的管理重視起來,對相關部門進行監督,不定時對固定資產進行抽查,發現問題,并及時解決問題,嚴格要求他們依照固定資產管理制度進行固定資產的管理,建立獎罰機制;其次,確保有專人對固定資產進行管理,并且對管理專員進行定期培訓,學習先進的管理方法,并且熟練掌握固定資產相關的會計法規。通過對固定資產管理制度的完善,從而從源頭上嚴抓固定資產的管理。2.建立健全固定資產內部控制制度固定資產管理的有效進行離不開完善的內部控制制度。首先應當建立權責運行機制,在企業現有的組織結構下,各相關部門人員應當明確自己的職責范圍,從而保證各項工作有序進行,提高工作運行效率,財務部門在清楚企業現有固定資產的實際狀態和管理要求后,要按照相關制度制定切實可行的能夠對固定資產進行考察和評估的指標體系。通過該運行機制,使得固定資產的管理機制有效運行,獎罰分明,激勵員工切實做好自己的工作,促進各項指標順利完成,使固定資產發揮最大的價值。3.定期對固定資產進行清查我國會計準則規定,企業存在的固定資產至少每年應當進行一次固定資產的盤點,從而保證企業的固定資產賬上數與實物數相符,也可以檢查固定資產是否保存完整、是否正常使用、是否需要維修以保證固定資產的正常使用。通過定期的固定資產盤點,可以及時發現固定資產實物存在的問題,企業管理層召開會議商量解決問題的方案,確保固定資產的完整及安全。而實際中,給固定資產盤點配備的人員往往較少,這也使固定資產盤點流于形式。因此,在進行固定資產清查和盤點時,要配備足夠的人員,認真落實到位,從細小事件抓起,對出現的問題及時整改,做到固定資產的完整保存。準確填制固定資產盤點表,對固定資產存在的數量進行登記,一旦出現實物與賬務的不符,應當及時編制固定資產盤盈盤虧表,注明原因、責任人,同時進行上報,在企業領導批示后,財務人員做固定資產盤盈盤虧賬務處理。4.完善固定資產核算體系固定資產的核算有專門的辦法和規定,企業應當要求財務人員根據現有的法律法規制定出符合自己企業的固定資產核算辦法,實現現有固定資產核算的優化、新增固定資產核算準確、固定資產變更處理的即時等等,從而使固定資產核算做到賬賬相符、賬實相符、賬證相符,真實、準確的反映固定資產的狀態,做好固定資產管理的基本工作。5.構建固定資產信息系統固定資產是企業重要的資產,在企業總資產中占有很大比重,在信息化時代,僅僅依靠傳統的固定資產核算和管理方法處理固定資產從購置到報廢的整個過程已經滿足不了現代企業發展的需要了,而且傳統的方法也使固定資產管理效率低下,同時造成工作量很大。因此企業應當順應時代根據自身企業信息化程度構建固定資產信息管理系統,使固定資產信息能夠在信息系統中準確的體現,實現各部門信息的共享,確保固定資產的合理配置,提高企業固定資產管理效率,優化固定資產的管理。
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關鍵詞:條碼技術 固定資產 信息化
中圖分類號:F123.7 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2015)08-246-02
醫院的固定資產一般占醫院資產總額的60%以上,是醫療服務的物質基礎,是醫院現代化水平的重要標志,更是醫院財務管理的重要內容。隨著新《醫院會計制度》與《醫院財務制度》的執行,對醫院固定資產核算、管理、控制提出了更為明確具體的要求。
一、當前醫院固定資產管理所存在的問題
傳統的醫院固定資產管理模式是一種粗放型、經驗式管理模式,管理職能分散,管理方式粗放,差錯率高,弊端較多,導致醫院普遍存在固定資產管理賬、物脫節的情況。根據醫院財務制度規定,每年年底都要組織固定資產清查盤點。因為缺乏統一管理,誰都不能明確知道所有資產所在的位置,也無法得知某個位置上究竟有多少資產,加大了資產清查盤點工作的難度。每次盤點醫院要花費大量的人力物力與時間,特別是科室之間還經常存在調撥、借用、維修變動、科室移動等變化,導致清查過后,時隔不久,實物資產又會出現混亂。通過分析,除了醫院資產管理制度不夠健全外,很重要的原因還是缺乏現代化管理模式與操作性流程,固定資產缺乏統一分類、統一編碼、統一管理。
二、國有資產信息系統在固定資產管理中的運用
由于目前市場上固定資產管理系統種類繁多,且硬件、軟件設施投資額巨大,非一般中小型醫院所能承受,所以由江蘇省財政廳與用友軟件公司聯合開發的“江蘇省行政事業單位國有資產管理信息系統”,在中小型公立醫院固定資產管理工作中得到了推廣與運用。該系統根據固定資產管理制度要求,結合固定資產購置、使用與處置流程,設計了“基礎數據”、“資產配置”、“資產自用”、“資產處置”、“條碼管理”、“績效監督”等模塊,引入了科學的管理方法和手段,樹立全新的資產管理理念。通過資產管理信息系統的運用,使醫院固定資產管理工作更具信息化、規范化與標準化,全面提升了固定資產管理的工作效率與管理水平,使固定資產管理工作變得更準確、更全面、更快捷。
1.“基礎數據”功能實現產權管理一體化。理順國有資產產權關系,實施產權管理,是保障資產安全、完整,提高資產使用效益,實現資產保值增值的重要制度和方法。“基礎數據”功能模塊中設立了管理組織和辦事機構,對“單位產權信息”、“資產使用部門”、“資產使用責任人”等信息進行了初始化設定,一經設定則無法隨意變更。該功能加強了固定資產全過程控制,實施產權一體化管理,真正達到提高國有資產安全增效的目的。
2.“資產配置、自用與處置”功能實現資產管理信息化。國有資產管理信息系統中,“資產配置”、“資產自用”、“資產處置”等功能,以現代信息技術手段對固定資產進行層次化和集中化管理,簡化流程,提高資產管理效率,同時降低管理成本。
系統中根據國標GB/T14885《固定資產分類與代碼》,生成本單位固定資產目錄與編碼,按門類、大類、中類、小類和序,應用管理信息系統建立“目錄樹”,用于資產登記時的類別管理;從資產購置時即在資產卡片中登記“資產編號”、“資產類型”、“資產使用部門”、“資產使用人”、“存放地點”、“資產價值”等信息,建立固定資產數據庫;資產自用中“類別變更”、“價值變更”功能,實現了資產類別管理與資產價值增值的需求;資產處置過程中根據《行政事業單位國有資產處置管理辦法》的相關要求,將固定資產報廢報損、出售出讓、轉讓置換及劃轉捐贈等處置流程與權限進行規范設置,由于該系統的聯網功能,真正實現了財政部門與衛生主管部門和各單位之間固定資產的網絡化管理,實現了固定資產從“入口”到“出口”全過程的動態監管。
3.“條碼管理”功能實現資產管理動態化。條碼技術是在計算機技術與信息技術基礎上發展起來的一門融編碼、印刷、識別、數據采集和處理于一體的新興技術,用條碼對資產從購入、領用、轉移、維修、盤點、退出等全程跟蹤管理,已在我國各行各業廣泛應用。
運用國有資產管理信息系統,使用該系統軟件中已經具備的條碼管理功能,資產信息錄入后,系統根據每件固定資產的類別、規格、型號、單價、使用科室等生成唯一條碼,再通過設計部門推薦的斑馬GK888t專用條碼打印機自動打印生成不干膠條形碼標簽,將條形碼標簽貼在資產實物上,既明顯地區分資產的使用部門,又給盤點帶來方便。由于醫院內部固定資產位置比較分散,有些大型醫療設備不便移動,因此,本系統采用移動掃描盤點機,利用掌上數據采集終端,采集資產條碼數據,能夠輕松、高效地完成資產清查工作。同時,該系統專門設計的“盤點卡管理”程序可以實現盤點數據導入、導出,盤點數據導出至條碼掃描槍,方便攜帶、可用于各部門資產清查和數據核對,實現對單位資產流向全方位的跟蹤,完善了資產動態管理。
4.“績效監督”功能實現資產管理精細化。資產管理系統中“績效監督”功能,進一步完善了定量指標體系的建設,考核指標包括“設備數量的利用”(現有設備利用率)、“設備時間的利用”(設備臺時利用率)、“設備能力的利用”(設備工作效率)、“設備技術狀況”(設備完好率)、“設備成本核算”等指標,實現了對儀器設備綜合效益的評估,有利于醫院固定資產的考核評價和精細化管理。
5.建立資產信息系統專管員制度。為了保證國有資產信息系統中數據的真實與完整,單位還應建立資產信息系統專管員制度,指定專職資產管理人員(包括固定資產信息錄入人員、審核監管人員、保管責任人等),明確分工,落實責任并賦予相應的工作權限,認真做好賬面固定資產、實物、信息系統數據的登記核對工作。
三、結束語
醫院固定資產管理借助國有資產管理信息系統,實現了從傳統的粗放型管理模式向現代醫院資產管理模式的轉變。通過對醫院管理模式的創新,健全管理體制,改進管理方法,完善管理制度,以達到國有資產安全增效的目的。
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醫院固定資產是指單位價值在1000元以上(其中,專用設備單位價值在1500元及以上),使用年限在1年以上(不含1年),并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。單位價值雖然為達到規定標準,但耐用時間在1年以上(不含1年)的大批同類物質,應作為固定資產管理。醫院固定資產分為四類:房屋及建筑物、專用設備、一般設備、其他固定資產。
一、醫院固定資產存在主要問題
第一,固定資產管理意識淡薄,制度落實不到位。醫院固定資產管理屬于多頭管理,醫院財務科管總賬,行政科管明細賬、車輛、房屋及辦公家具等,器械科管醫療設備明細賬,醫療設備購進在器械科,計算機、服務器、交換機購進及管理在信息科,但信息科未設置明細賬,由于資產管理部門與使用部門相互脫節,各部門之間缺乏有效溝通與協調,導致固定資產信息失真,造成“有賬無物、有物無賬、賬實不符”等普遍想象,各領用部門無責任人管理資產。在固定資產盤點管理上,醫院普遍存在對盤點清查管理重視程度不夠喝盤點清查管理流于形式等問題。
第二,不嚴格執行制度,不重視固定資產使用。固定資產在使用過程中也存在許多問題,驗收不夠嚴謹,倉庫保管員在入庫時往往按照隨貨清單入庫,未看見實際實物進行入賬,造成實物與固定資產明細賬不相符,無法追溯責任,登記制度不健全,造成資產使用狀況不明,管理困難,又不及時定期盤點,造成賬實不符,使用部門在固定資產調整或資產管理人員變更時,移交、監交制度不能嚴格執行,造成部分資產流失無法追究責任。
第三,固定資產處置隨意,報廢的固定資產反映不真實。目前,醫療衛生單位固定資產購置時都能按照相關財務制度的規定辦理驗收入庫手續,使各項固定資產從一開始都能納入醫療衛生單位的資產管理范圍。但由于醫院固定資產品種多、數量大、使用分散,單位財務或固定資產管理辦公室很難深入到各使用部門加以認真清查盤點,從而造成固定資產在清查、報廢、毀損處理上監督的欠缺,而使用部門的管理人員又不熟悉固定資產處理過程中的具體操作規程,使得早已沉淀、報廢,沒有得到及時的賬務處理,造成了固定資產賬面價值與實際價值的嚴重背離。有的固定資產盤虧是由于使用固定資產的科室無專人保管財物,使財產流失或視為廢物丟棄。有的盤盈固定資產不入賬,而將盤虧的固定資產入賬。醫院每年均有資產報廢情況,但未對這些已報廢資產建立賬銷案存管理制度,已報廢資產形成賬外資產且缺乏監管。
二、加強醫院固定資產管理的措施
第一,為加強醫院固定資產管理,規范和加強各科室、職能部門固定資產管理行為,科室合理購置、分配、使用醫院固定資產,進一步促進醫院固定資產使用效能的發揮,根據《醫院財務制度》和《醫院會計制度》要求,結合醫院實際情況,制定《固定資產管理制度》。
第二,固定資產管理制度往往重視大的原則性內容,忽視了一些細節和工作流程,固定資產管理部門目前在根據工作實際,完善管理流程。完善制度,加強制度可操作性。例如,科室發生變動,需要調整的固定資產的管理如何進行,管理部門及科室權限如何規定等都要給出細化的管理制度。
第三,制定、完善固定資產管理,醫院固定資產實行三賬一卡管理,即財務部門負責總賬和一級明細分類賬,固定資產管理部門負責二級明細分類賬,使用部門負責建卡(臺賬)。
三、醫院固定資產內部審計的探討
第一,加強審計監督,完善內部控制制度。醫院定期對醫院的固定資產進行審計,審計固定資產是否得到充分利用,是否有賬外固定資產以及固定資產有無流失現象,切實解決固定資產保管善、賬實不符、閑置浪費及被非法侵占的問題,及時發現問題、分析問題、解決問題,建立健全固定資產管理的內控制度,固定資產的采購和出入庫應有不同的人來擔任。要組織專門人員對固定資產進行定期或不定期的清查,要依據清查中出現的問題,不斷修改和完善固定資產管理的各項內控制度。
第二,加強固定資產購置的可行性論證與經營效益分析。醫療設備是固定資產管理的重點,在購置醫療設備時,從應用和性能等全方位來論證購買醫療設備的可行性、必要性、科學性和實用性,再由采購部門進行深入的調查,收集各方面的相關資料與信息,分析經濟效益及社會效益,同時考慮人員技術力量支持情況,有無維修能力及維修站等,在做好充分準備后,由醫院領導以及各相關部門組成采購小組,找到性價比最優的供應商,保證采購的過程公開,透明,所購的物品價廉物優,在資產使用過程中時時要用科學的分析方法對資產進行經營效益的分析、預測,為領導決策提供科學的依據。
【關鍵詞】 資產管理 分析 措施
引言:按照資產“屬地化管理,按職能歸口,責任到人,確保“賬”、“卡”、物”、“人”、“四位一體”的基本原則。由靜態管理方式改進到運營資產動態管理。
一、運營商的固定資產管理分析
1.1日常管理機制
管理意識缺失,突擊盤點、轉固不及時和原有設備混肴使用,導致資產盤點不實、發生資產錯盤、漏盤,甚至為達任務目標而舞弊,造成盤盈和盤虧等資產不實的失誤,與資產管理目標背道而馳,即進入“前清后亂”的惡性循環。
1.2電子信息化手段的功能不足
現有的電子化系統是支撐和管理資產臺賬的唯一手段,但是存在真正的固定資產管理責任人不能掌控和了解到資產使用人、借用人的個人名下資產臺賬信息和使用狀況,導致資產“賬”的管理僅浮在資產管理員管理層面。
1.3工程項目轉固階段接收資產審核不嚴
每年新增數千萬甚至更多資產的接收、管理量,不到現場進行臺賬、實物信息的核對,導致資產接收后便出現卡實不符、出現盤盈盤虧情況,增大了后續資產信息更新操作量及維護難度,缺少有效的在使用和監管的手段。
二、管理措施
資產管理不是一次性任務,必須自始至終在組織實現其目標的全過程中實現動態管理,現有管理方式就嚴重忽視了管理的持續性過程管控,未形成常態化的管控機制,讓資產管理人員“談資產色變”,針對以上情況采取以下改進措施。
2.1創新管理―落實動態化管控機制
按照“管理就是實行計劃、組織、指揮、協調和控制”的理論,創新出一套完整客觀的動態化管控流程,需要資產管理人員有組織,有計劃的落實,通過定期或不定期清查上報、分析,進行過程進度管控,將資產清查工作融合到日常巡檢工作中,同時對機房、基站內固定資產進行盤點、清查,提高工作整體效率,有效性的完成計劃任務。
2.2技術創新―有效的電子信息化支撐方式
開發和完善現有固定資產實物管理系統內容。第一,對現有電子支撐系統資產管理模塊進行擴展、延伸,建立實際資產責任人臺賬管理模塊,使責任人直觀看到個人所有固定資產的數據信息。第二,落實固定資產的責任制,對新增資產進行確認接收、拒接操作,對非自己名下的資產,進行退回,由資產管理員進行重新調配。第三,利用系統及配套的多功能掃描儀,現場掃描資產卡片信息情況,管理人員可隨時掌握計劃執行進度。利用系統比對功能,掃描結果在系統中直接導出數據,減少了大量的人工匯總、統計、分析工作量。第四,對資產所在地點進行地址標簽粘貼,建立坐標位置和地理信息,簡化盤點掃描過程。
實物管理系統總體實現了固定資產個人臺賬顯示,個人資產確認、固定資產標簽打印及盤點管理功能,使操作人員能夠輕松上手。“實名制”的管理,落實“誰維護、誰使用、誰負責”原則,實行責任捆綁,將帳-卡-實-人對應,確保資產的完整性、準確性、規范性。同時,通過完善資產臺賬數據維護的閉環流程,保證屬性數據的持續維護,使資產管理職能向維護人員的末端延伸,經過責任人親自確認接收、拒接,為后期資產管理打下基礎。
2.3實物管理系統配套的多功能資產手持掃描終端
實現電子化資產清查、盤點,減少手工登記、手工清查的大量勞力,手持終端中安裝了開通GPRS網絡功能的SIM卡,通過APN接入點與實物管理系統數據庫進行同步及終端掃描結果的實時動態上傳達到了監控的目的,同步看到資產掃描動態結果,解決了原有支撐系統功能的缺失、不足問題,創新性的實現了有效電子信息化手段,對資產管理各項工作發揮了巨大推動作用。
2.4健全管控措施,加強資產源頭控制
加大前期管控力度,嚴格要求交接雙方至現場進行資產實物的審核、點交、清點、審核、簽字,把控源頭資產信息數據的正確性,杜絕資產信息、實物不清的情況,對履職不清、不嚴的情況加大考核指標。
關鍵詞:事業單位;會計;固定資產
中圖分類號:F230 文獻識別碼:A 文章編號:1001-828X(2015)017-000-02
隨著我國經濟發展和社會的進步,各項改革措施也取得了相應進展,并且成績卓著,因而在我國全面深化改革的大背景下,如何使事業單位會計對于固定資產管理與核算問題進行新認識,并通過新方法,使其得到明確化、清晰化,經過統計分析與應用,使其發揮出更大作用,還需要進一步的展開分析與討論,從而推進事業單位中的固定資產問題的管理與核算,使其更加科學化。
一、概述
在事業單位中的正常運行中,其基礎建立在其固定資產的應用方面,它也是構成國有資產的重要組成部分之一。伴隨事業單位改革的不斷深入發展,應該認識到,對其進行管理與核算分析,有助于事業單位財務管理工作的改進與加強,也有助于整體的預算編制的科學化與合理化。另一方面,事業單位工作職能的發揮十分有賴于整個固定資產管理能力的提升,因而,為了保證其資產完整性,真正實現其社會服務功能,就應該努力使事業單位的固定資產得到真實有效的管理,并使其在核算中得到具體體現。
二、事業單位固定資產管理與核算中存在的問題
1.信息失真
為了使固定資產得到明確的核算,從而增加其管理的有效性,對于固定資產的信息就應該明確化,使其清晰準確的得到統計與分析。但是從目前的發展來看,會計對于事業單位的固定資產的具體數據的記錄不全面,而且失真現象的存在比較嚴重,因而總起來看,缺乏一種全面的綜觀與有效的準確記錄,對于在整個的財務管理方面控制達不到較好的效果。所以,應該對其信息失真的原因加以分析,從現在看,主要集中于兩大方面,一是由于在核算方式上,本身存有缺陷,這也是由于固定資產在實際的應用中隨時間推移會出現磨損,而且折舊價格又不斷因市場行情而隨時會發生變化,在登記過程中,購價是基本記錄,而隨之而來的是固定資產的虛增現象發生;另一個方面存在的問題是,購入與利潤計算間的問題,由于支出以當期購買為主,所以分期核算時,分攤成本不能得到有效的正確結算,因而當期成本就顯著增加,利潤相應的降低,所以最終的年度總利潤與實際的利潤之間的差異出現。
2.盤點與清查力度不足
以事業單位中會計的日常工作看,對于現金的核算與管理工作占到主要部分,而對于固定資產的管理重視程度不夠,所以在核算中未形成對于它的定期核算習慣。從盤點與清查的角度看,在整個的固定資產的購進中,是得到了較好的記錄,但是隨著使用期的增加,對于它的定期清查、盤點力度不足,而且往往由于數量與市場價格間的變化而不能夠精準的使數據得到統計與體現,所以,在管理方面也進一步產生了漏洞。還有,在具體的清查與盤點中,其方法采用對固定資產登記簿的情況進行核對,其結果是實務的事實上的磨損并未進行評估,所以其遺漏現象,評估不當現象等都存在著賬目與實際資產的不相符。
3.報廢處置不當
因固定資產的使用會隨時間而發生變化,尤其是會進行報廢或者調拔,所以,應該及時對其進行記錄,并對其實際上的損耗進行核算,然而,事實上,在這一方面的工作實際情況是,事業單位在該方面處置的隨意性較大,手續不全,報廢處理過程實際上變成了一個未經賬目登記或移除的過程,造成了流失;其二是在審查方面的缺乏與監督的不完善,給其管理工作帶來了麻煩,造成了混亂。
4.制度保障不足
從財務管理的角度切入分析,固定資產管理及核算是事業單位會計工作的重要組成部分之一,然而實質上的管理情況表現是,會計工作不到位,其中的原因,一方面可以歸咎于管理制度上的不完善,因為,從目前的大多章程與規范分析,其中,對于固定資產的規定較少,而且在購入、使用、處理等方面的工作,管理是工作中的職責不明確,操作手續不全,規定的具體內容也非常缺乏,所以,明確度不高,管理中的針對性不強,因而大多只是一些表面賬目上的數字,從來未進行實際的固定資產的核算與有效管理。另一方面,會計部門也未能因此問題,與其他各部門間進行一系列有效的協調,結果使事業單位的固定資產的管理工作未能落到實處,因此,應該從制度方面進行一系列的改進與完善,應該細化,具體化,提高其針對性。
三、解決措施
完善管理制度。從上面的分析可以看出,對于事業單位而言,一個良好、完善的管理制度,其作用是多么強大,因而,首先需要進行的工作,是從管理制度方面著手,對事業單位的固定資產管理及核算工作進行強化。一是建立完善的管理制度,也即是說,將其納入到管理之中,進行具體的細致化條文規定制定,從責任部門、職責、經辦手續、處理方式等各方面進行考慮。其次,在具體的完善過程中,應該注重責任管理制,分層落實,明確相關的負責人,應該對領導、會計各方面的權力進行劃分,凸顯其各自的職責與職能范疇,如此有助于問題暴露時的責任承擔風險降低到最小,第三,應該將固定資產的管理制度進行環節化處理,比如,在購入、使用、維護、報廢或調撥方面制定出詳細規定,使各環節得到明確的處置,因而增強其中的管理秩序,最終增加對于固定資產的管理工作與核算的具體化。
四、定期盤點、分時清查
在會計的工作中,應該使賬目與實際的固定資產價值對應起來,從而增加事業單位在固定資產方面的準確、合理、科學使用,因此,應該建立有效的定期盤點與清查工作制度。另一方面,在清查與盤點中應該注意方法的使用,比如對于時間的確定,可以分年、半年甚至一些具體的固定資產還需要按月進行盤點與清查。第三,應該在事業單位間形成合作的局面,通力合作,各部門與會計部門之間,應該協調好關系,積極配合調查工作,一個是達到對于固定資產的整個狀況的摸底,一個是使管理與核算得到具體體現,將其中的問題明確化,從而對其加以分析,將其中的原因找出,并且找到相應的應對措施,如此有助于固定資產得到安全可靠的保障。尤其是對于一些價格較高或價值較大的資產更應該做到卡、賬、物三者間的一致,使其得到正確處理,杜絕流失、貪污現象發生。
五、以市場為基礎,做好折舊工作
固定資產在使用過程中會發生必然的磨損與貶值,因而,折舊工作就變得尤其必要,所以應該將這一項作為折舊科目進行設置,具體可以對其使用年限、磨損程度進行細致規定,在核算過程中,根據時限與具體的處理結果進行一定的折舊計算,應該注意當時的市場價值與價格情況,做到不偏不倚的核算,這樣有利于事業單位對于固定資產進行實質性的實際價值的核算,從而也有利于管理中的具體化與有效性。
六、利用新技術增強工作
時代精神應該體現在現代社會發展的各方面,因而在對事業單位的固定資產進行管理與核算中,也應該采用計算機與互聯網絡技術,利用各種辦公軟件以及相關的APP軟件進行核算與管理工作,如建立固定資產管理網絡化平臺,使整個公司中的各部門通過一個網絡平臺進行交流與問題探討,并使其固定資產得到及時的通報,一是可以提升監督,一是可以利用這樣工具平臺實現固定資產的及時有效的信息交流,從而達到實時核算,有效管理的目的,其準確性也得到了提高,減少了會計工作人員與各部門間的勞動量,提高了管理效率。
七、對會計人員素質進行提升
無論何種工作,只要有人為的參與,參與的人員就應該具備相應的技能與素質,對于固定資產的管理及核算工作也不例外,因此,對于會計人員的要求應該從兩個方面進行培養與促進,一是對會計人員的思想觀念進行理念的更新,使其認識到財務管理工作在事業單位中的全面性及重要性,以及固定資產的實際作用;二是應該使會計人員在本職工作中加強對其專業素質的提升,可以個人進行專業提升,也可以適當增加一些相應的會計培訓,使其整體能力得到提升,并使其形成強而有力的團隊,朝向一個目標,使用同一種向心力,去努力完成好固定資產管理與核算工作。
八、結束語
總而言之,事業單位中的固定資產的管理與核算問題,是其成本管理中的重要部分,也是預算編制中的重要部分,所以,應該在原有的管理與核算基礎上進行優化,并采取一系列的具體措施使其達到最佳效果,因而應該完善其管理制度、增加定期盤點與分期清查,還應該對折舊工作予以慎重處理,對其折舊價格進行市場評估;另一方面還應該因時制宜,即采用現代化的計算機與互聯網技術,加強對固定資產管理與核算工作;同時,還需要對會計工作人員進行一些必要的培訓,使其整體素質與個人的綜合素質得到培養與提高,最終希望通過本文的探討、研究能夠加強事業單位固定資產管理與核算。
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關鍵詞:內部控制;固定資產;管理
一、 固定資產內部控制的相關要素分析
內部控制貫穿于經營活動的全部過程,包括控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通,監督等五個要素,并受企業董事會、管理階層及其他人員影晌。內控制度五要素內容廣泛、互相關聯,控制環境是其他控制要素的基礎。就固定資產而言,控制環境關系到固定資產管理的制度建設、實施與效果;風險評估直接關系到固定資產正常運行及保值增值;控制活動關系到固定資產的正常使用與合理攤銷、價值轉移(折舊);信息與溝通關系到固定資產的采購、使用、處置等通過賬務、報表等進行的反映;監督也是固定資產內部控制關鍵的一個方面。因為固定資產的價值比重較大,使用時間長,使用與攤銷不當,或者提前毀損對企業的經營狀況、經營成果、現金流量情況的影響都非常大,屬于企業的關鍵控制方面,也是企業容易存在錯弊的環節,因此,監督因素也非常重要。
二、 固定資產內部控制的現狀分析
(一) 控制環境不完善
控制環境直接影響企業員工的控制意識,提供了內部控制的基本規則和構架。目前,較多的企業對于固定資產的采購、使用等都制定了相關制度,但總的來說,相關制度并不是很完整,如在部分關鍵崗位如固定資產會計、資產管理員等崗位職責說明中對道德與職業操守方面的要求及在招聘和離職方面的特殊重要內容還不夠完善。此外,公司雖然制定了有關資產管理的辦法和流程,但對相關辦法和流程執行和落實不夠。如較多的企業在固定資產的移交、盤點方面流于形式,從而直接影響公司的固定資產的安全完整、固定資產記錄的真實準確以及固定資產信息泄密。該不足將導致公司對資產難以進行有效管控。
(二) 風險評估不健全
較多的企業的風險評估工作還比較薄弱,沒有建立起完整統一的公司風險預控體系:要建立一個包含風險預期與識別、評估、報告、處理的完整而正式的風險管理體系。某些企業即使建立了風險評估體系,但往往分散在各部門和業務流程中,多為風險的事后控制,缺乏風險的事前識別與評估,尚沒有建立起全面風險控制體系。如果缺乏風險評估體系,將會無法全面識別企業運營中的風險,可能出現盲目投資造成資產閑置及資源浪費的風險,給企業帶來經濟損失。
(三) 控制活動缺乏必要的針對性
控制活動貫穿于整個企業的所有層次和部門,具體包括批準、授權、查證、核對、復核經營業績、資產保護以及職責分工等活動。控制活動貫穿了固定資產采購、使用、流轉、處置的全過程。如對于固定資產采購,需要履行相應的審批手續,并按采購預算進行。投入使用時需要建立領用責任管理制度、移交調撥制度、折舊制度等。在固定資產使用結束時還需要按處置制度進行。
(四) 信息與溝通不完整、不及時
一方面,在管理手段上比較落后。目前較多企業傳統固定資產管理手段,帳、卡、物的管理各自獨立,相互分離,沒有一套系統把它們有機地聯系在一起。存在資產信息不準確的風險,影響財務報告的準確性,同時也使公司管理層無法掌握真實完整的資產狀況。另一方面,在內容上比較混亂,“前清后犯,前查后亂”的現象比較嚴重。如對于新購的資產沒有及時入賬,造成盤盈,形成賬外資產為固定資產管理和使用帶來不便;固定資產的報廢、出售等處置控制意識薄弱,未經過適當的授權批準,處理后也未及時通知會計部門入賬,造成賬存實忘;或者處置收入不入賬,形成賬外收入,給貪污舞弊帶來可乘之機;對于折舊和減值,長期不需用的資產沒有根據實際情況按可回收凈值計提減值準備。
(五) 監督無力
有些企業部門固定資產實物賬長期不與財務賬核對;財務部門沒有要求業務部門、使用部門定期匯報固定資產使用、管理情況,沒做到定期進行固定資產盤點。固定資產的相關調整變化不進行相關賬務處理,從而造成固定資產財務賬面虛高的現象。如某些企業固定資產借出、借入沒有經財務部門審核,造成了財務管理和實物管理的脫節。又如某些企業為了縮減內控成本,造成大量固定資產的流失,部分固定資產沒有及時維修或更新改造,處于報廢狀態;同樣一部分的資產沒有盤點,有些早已不知去向,這些都是人為管理不善造成的。
三、 基于內部控制的固定資產內部控制的改進建議
(一)從控制環境的角度
企業總是在一定的環境中生存、發展。對于企業而言,內外環境同樣重要。內部控制的控制環境就是企業在各內部控制關鍵點、關鍵人員的組織機構與行為準則。針對固定資產內部控制,管理層首先要建立合理的組織機構,設置或完善采購、驗收、保管、預算及財務部門,明確崗位與職責,相互獨立,不得越權,互相監督。明確各部門職責后,管理者要堅決執行其制定的內部控制要求。通過制訂關鍵崗位管理辦法,補充對關鍵崗位范圍的說明、在職業道德方面的要求、在招聘和離職方面的等內容。同時通過完善員工離職管理辦法,對關鍵崗位人員的離職的工作交接、公司財產移交、信息保密等方面保持特殊關注。
(二)從風險控制的角度
管理層應有風險控制意識,根據固定資產管理的目標及時對企業存在的風險進行評估,如由于科學的不斷發展,技術上的進步等客觀因素,導致設備需要及時改進,以符合市場的需求;或者由于自身內控制度存在漏洞造成管理不善而導致的風險。所以管理著必須有風險意識,若發現問題應及時采取應對措施,以達到控制風險的目的。
(三)從控制程序的角度
1.固定資產購建
對于企業固定資產的購建,企業應根據金額或重要程度進行立項或預算管理,并由企業相應決策層進行簽批,并在公司規定的時限內完成批復;經過工程、行政、信息化等專業部門的審核并留下審核痕跡(簽字和日期),公司管理層或授權部門在限額范圍內對購置申請審核和批準,并留下痕跡;融資租入項目合同符合公司或國家相關規定,公司管理層或授權部門在限額范圍內對融資租賃業務申請進行審核和批準,并留下痕跡。購建完成后,驗收部門在驗收時可以進 行相關測試,查看固定資產是否符合企業的要求;驗收移交給保管人(使用人)時,要進行技術交底,責任手續完善等。
2.固定資產的使用、保養與維修
首先,要按企業選擇的會計制度合理進行折舊計提,并按成本對象進行對象化或費用化。定期進行賬卡核對和卡實核對,并留下書面記錄;如有差異,對核對發現的差異及時進行確認和處理。其次,固定資產管理部門應對固定資產使用、保養、維修及改造等各情況記錄在冊,并和財務部門溝通;固定資產維修計劃有相應的管理層審批文檔;管理層在其由公司規定的維修權限內及時進行審批。要注重修理與改造更新相結合。再次,盤點符合公司制定的政策和規定,并至少每年一次;循環盤點報告與循環盤點計劃、循環盤點清查表的內容相符,盤盈盤虧資產匯總表與循環盤點報告的內容相符,并及時由企業管理層就盤點結果進行處理意見的批復并及時進行賬務處理。
3.固定資產的處置
鑒于固定資產對企業的影響較大,紀錄也比較嚴密,因此,除了保管記錄必須完善之外,處置制度也必須完善、嚴格才能達到精細化管理的要求,才能保證賬實相符,而不被貪污或挪用。資產報廢必須經過資產專業管理部門技術鑒定,有適當的審批文件。處置價款應根據市場評估作價,款項應及時收回并入賬。處置事項完畢后,會計憑證的金額和性質描述與清理的原始單據一致,并修改固定資產卡片。
(四)從信息與溝通的角度
只有將信息傳遞與溝通管理相結合,才能提高固定資產內控管理水平。首先,要做好設備運行管理,完善檢查記錄并統計,制訂設備保養、盤點檢查的周期計劃并實施保養動態管理。其次,要做好設備保養維修管理,根據設備運行狀態與設備維修周期自動制作維修計劃,對設備維修費用及其構成、維修計劃完成率、維修頻率等數據進行統計分析,并建立設備維修檔案。最后,要做好設備資產綜合統計,根據設備管理作業記錄實現完整的基本情況、技術狀況、管理水平與經濟效益、狀態統計和經濟技術統計評價相結合,才能合理確定與評價固定資產使用效率,為企業的生產經營與類似固定資產的購建提供有價值的參考信息。
引入固定資產信息化管理系統。固定資產信息化管理是將計算機通信技術、網絡技術、條碼技術等先進的信息化手段應用到固定資產的管理之中,使固定資產的管理更加有效、快捷、科學。隨著企業規模不斷擴大,固定資產數量急劇增加,種類繁多,有關固定資產的各種信息也成倍增長。通過信息管理系統,可以極大地提高固定資產的管理效率,及時反映固定資產的增減變化及日常管理信息。
(五)從內部監督的角度
一方面,要根據公司有關文件要求,及時下發完善固定資產管理實施細則,并嚴格按照細則要求對帳、實情況進行核實,真實完整地反映各單位的資產狀況、財務狀況和經營成果,提升財務信息質量。另一方面,要加強現有內控人員的培訓,特別是信息技術和法律法規方面的培訓,同時通過招聘和培訓對現有內控人員專業結構進行優化,提高內控人員在生產設備、設施方面的專業素質,保證固定資產審計工作的開展。
參考文獻:
[1]楊雄勝.內部控制理論面臨的困境及其出路,《會計研究》,2006(02).