公文管理精選(九篇)

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第1篇：公文管理范文

一、 黨政辦公室是公文制發的管理部門，負責本機關公文發文處理工作。由專人具體負責。

二、 文種包括：社區黨發、社區發、社區黨辦發、社區辦發、會議紀要、函件以及白頭、黑頭、網上通知等。

三、公文制發堅持控制數量，提高質量，注重效用，提高效率的原則。年社區黨發、社區發文件原則上不超過90個；辦公室發文原則上不超過40個。公文正文字數原則上不超過3000字。簡報由辦公室統一管理。各類簡報反映的情況力求及時、準確、簡明、生動，篇幅不宜過長，原則上不超過3000字。

四、 公文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、打字、校對、繕印、用印、分發、歸檔、立卷、銷毀等程序。

五、 擬稿人員擬出初稿后要對文稿進行初步檢查。主要檢查結構、層次是否合理，語句是否通順，數字、詞句是否準確、規范。由本人簽字后送本部門主管領導審定簽字后，送辦公室核稿，辦理發文手續。

六、 辦公室收到送審文稿后，按要求登記收文時間、擬稿處室、送稿人員、文稿標題。

七、 辦公室對送審文稿從以下幾個方面進行審核：是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關的規定；是否需要行文；是否需與有關部門協商、會簽；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關規定。文稿技術性問題，由核稿人員直接修改，非技術性問題可提出修改意見，發回擬稿部門，由擬稿部門負責修改。

八、 送審文稿一律為微機打字稿。

九、 辦公室根據文稿字數和緊急程度限時核稿。2000字以內文稿在1天內核完；2000字以上的3天內核完；內容復雜、需與有關方面協商的，適當延長核稿時間，同時有兩件以上文稿，急件先辦；對社區領導有明確意見，需盡快下發的文稿或轉出會簽的文稿及其他需緊急處理的文稿，優先審核，防止壓誤。

十、 文稿審核后，核稿人員要根據領導分工送分管領導審簽后，由辦公室主任負責審核簽署呈簽意見，送主要領導簽發。

第2篇：公文管理范文

關鍵詞：電子公文管理；電子政務；思考

中圖分類號：TP399 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2012) 04-0000-02

所謂公文，主要指軍隊、政府、單位等部門用于請示報告、下達命令的重要一部分。傳統的公文歸檔工作，以紙質、手工操作為主，如果公文數目較多，可能造成查找與使用工作的效率降低。如果用戶不能報出公文具體的標題、年份等，基于模糊的公文查詢，基本無法實現。另外，由于紙質公文受到管理手段、維護手段等影響，需要大量的人力、物力支持。在信息化時代，計算機與局域網的廣泛應用，提高了公文管理的水平，大多數撰寫公文也通過電子版本完成，因此公文管理也應以電子版為主[1]。通過現代化公文管理系統與傳統方法有機融合，既可提高工作效率，也可將工作人員從繁瑣的日常管理中解脫出來，進一步提高公文管理、維護、查找工作的質量水平，具有一定現實意義。

一、現代化公文管理系統的應用意義

隨著社會信息化的不斷發展與完善，精準、快捷的傳遞方式正逐漸取替手工、紙質作業方式而存在。近年來隨著各單位工作任務的加強，對“下情上達、上情下達”的及時性、準確性提出了更多要求。為了確保各種公文的順利傳輸，同時提高信息保密性、準確性，降低管理成本、提高管理水平，現代化公文管理系統應運而生。通過構建電子公文管理系統，利用計算機與網絡實現公文傳輸，極大降低工作人員的勞動強度，提高公文發放與傳閱速度，降低紙質文件成本問題，確保各部門、各項工作的順利開展，實現工作流程的制度化、規范化[2]。由于各種業務的流程處理、公文處理以及審批等工作均通過網絡完成，再加上強大的自定義功能支持，網上協同辦公已發揮作用，以此保證文件流程的快捷、安全。

二、公文流轉方式研究

公文流轉是公文管理的核心問題，加強對公文流轉的研究，提高公文流轉效率、保障質量，具有現實意義。所謂公文流轉，主要包括公文的編制、處理與管理等內容，處于公文從運轉到傳遞、辦理、存儲、歸檔等整個周期中，遵循特定流轉原則，發揮公文效應，提高工作效率。公文流轉的根本任務與目標在于，及時、有效地編制、加工、處理、管理公文，為各種公務活動提供信息保障[3]。公文流轉的主要內容包括：①公文編制；②公文傳遞；③公文管理；④公文處理；⑤公文歸檔；⑥公文使用等。公文流轉已成為現代辦公系統中的重要子系統之一，也是各個企事業單位實行公文管理過程中，最關鍵、最重要的辦公系統之一。通過公文流轉狀況，可直接體現單位的行政職能，因此也是辦公自動化中的基本模塊[4]。

以傳統的公文流轉系統來看，普遍存在管理不力、工作效率低下、監督職能不到位等弊端。因此，一個良好的電子公文流轉系統，可有效提高單位辦公效率，實現規范化管理。在公文流轉系統中，應用現代化自動辦公體系，面向各個單位，處理行政事物，實現了真正的無紙化辦公[5]。對于各部門的信息、通告等，通過該管理系統進行傳送；行政管理部門也可以通過管理系統上級指示、公告、審批公文等，實現了各部門之間的廣泛交流與溝通，便于有針對性地調整工作計劃，提高工作科學性、效率性。

三、現代化公文管理系統的實現

對于現代化公文管理系統來說，與傳統的管理手段有所不同。為高效率、規范化工作提供支持。

（一）便捷的存儲手段

隨著信息技術的快速發展，我國政務辦公已經翻開新篇章，實現了自動化發展之路。隨著電子政務辦公的實現，各種公文通過光、磁等載體介入，打破傳統存儲空間的限制，極大提高信息的存儲密度。所有公文中的電子信息都可以通過二進制數字式代碼方法存儲在網絡空間中，再加上計算機超大容量的硬盤支持，解決了海量公文的存儲壓力問題[6]。另外，電子公文也可以通過離線、脫機等形式存儲，無論是保存在磁帶、軟磁盤、硬盤還是光盤中，都縮小載體體積，便于攜帶與保管，同時增強信息存儲密度，提高信息存儲的安全性。隨著CAD文件電子光盤的出現，再次打破了存儲空間的局限，為現代化公文管理系統的構建，提供更多空間與技術支持。今后，我國各種電子技術將更快更好地發展，給電子公文帶來更多可存儲空間，存儲的安全性也將不斷優化。

（二）精準的檢索途徑

在電子政務系統中，電子公文管理系統的應用，給公文檢索手段提供更多支持與要求。電子公文的檢索對象不再局限于傳統的紙質公文目錄，或者計算機中的機讀目錄，而是涉及到電子公文的具體目錄與全文。顯然，單一化的檢索難以滿足用戶的多元化需求，亟需提出一種適應公文技術特點的檢索手段[7]。聯機檢索以及超文本檢索功能，可以幫助用戶提高檢索效率與精確度，即使用戶檢索語言模糊、沒有檢索策略，也可通過計算機系統，以人機對話的方式，結合邏輯思維習慣，對公文信息進行檢索與瀏覽，以實現快捷檢索目標。在構建電子政務過程中，涉及到各種信息資源的傳輸與轉化問題，用戶只有通過超文本檢索或者聯機檢索模式，才能更好地保障信息應用效率，再加上電子公文信息整理職能的支持，極大方便了檢索工作的實施。

過去，我國計算機檔案的檢索工作，以單機形式為主，或者在檔案部門內部，計算機之間實現連接，以此保證公文內容不泄露，提高公文信息的安全性。但是在實際使用中，這種方法的查詢速度慢、精準性不高、不便于操作。通過聯機檢索與超文本檢索方式，提高了檢索手段的迅速性、便捷性，但是公文的任意篡改、泄漏、刪除等問題不容忽視[8]。當前，一些部門采取元數據技術，在公文管理中嵌入元數據，通過系統完成著錄工作，并要求在公文形成過程中，由形成者負責輸入著錄項目，提高信息準確性，為檢索與應用提供方便。

（三）高效率的集成手段

在開展電子政務過程中，電子公文管理系統集合了多媒體的文字、圖像、聲音等數字化優勢，經過相關軟件處理后，形成全新信息光盤或信息網絡，改變了以往紙質辦公中白紙黑字的呆板表現形式。通過圖文、聲音、動畫等，提高公文的智能性與實用性，將公文信息更加直觀、生動地下達到各個部門。通過應用電子政務系統中的電子公文，可支持全文查閱，利用互聯網實現遠距離的傳輸，確保上下級部門、同級部門之間的溝通與互動，公眾可以通過網絡，查閱到單位公開的各種電子公文，通過網絡查閱、局部輸出以及全文輸出等功能，更好地使用公文。通過強大的超鏈接支持，便于查閱各種信息。

（四）支持一體化建設

在當前電子政務發展的大環境下，很難明確劃分公文和檔案之間的區別、界限。基本實現全程管理原則，使得電子公文的收集、鑒定、歸檔與整理工作更加快速、簡潔。在此背景下，公文管理更具價值。通過電子政務系統的應用，優化了電子公文全部流程，使得檔案管理工作與電子公文處理工作融為一體，實現一體化管理模式，將傳統意義的檔案與公文兩大管理階段界限淡化。但是由于受到傳統觀念的影響，可能一些單位仍存在形式上的文檔一體化，誤將文檔一體化軟件當做文檔一體化，造成重復建設，需極力避免。實際上，若想實現真正的文檔一體化管理，必須統籌安排電子公文流程，將電子公文的收集、鑒定、整理及歸檔等各環節均納入電子公文管理系統，統一執行、統一管理。

四、結束語

總之，公文管理系統將不斷發展與完善。一方面，通過跨平臺的技術、集成信息等，與公文管理系統相結合，實現真正意義上的公文管理，將辦公系統與互聯網相連接，確保各項公文審批迅速公布，避免任何內外干擾，在單位內部構建信息基礎；另一方面，從公文的編制、審批、會簽到簽發、下發、歸檔、使用等若干環節，減少不必要的繁瑣內容，優化流程，以先進的辦公技術，支持公文管理系統的高效率、高質量，促進單位無紙辦公。

參考文獻：

[1]孔琳俊.基于WEB的無紙化公文管理系統研究[J].中國教育技術裝備,2007(6)

[2]周春.基于J2EE的動態工作流管理系統的研究與應用[D].沈陽理工大學:計算機軟件與理論,2009

[3]李強.試論現階段電子公文管理系統問題及對策研究[J].中國外資，2009(11)

[4]劉家真,程萬高.我國電子公文文檔一體化的障礙與對策[J].檔案學研究,2008(1)

[5]詹曉陽,劉家真.論我國電子政務管理系統中電子公文文檔的協同管理策略[J].科技進步與對策,2010(8)

第3篇：公文管理范文

1 當前高校公文檔案管理存在的問題

1.1 公文處理程序不規范，給檔案收集管理工作造成困難。由于公文信息網絡的應用，實現了局域網資源共享，各業務部門下發的文件均可自行辦理，導致文書部門對各部門發文失控。主要表現在：一是工作人員不能主動將文件正文交給文管人員的概率提高，使檔案不能及時登記、收集，導致文件編號重復或斷檔，立卷時原始資料不完整。二是各部門自行輸入的文件檔案缺乏統一標準，公文形成過程中的處理手續不健全，檔案資料缺乏原始真實性。三是文件格式不統一，文號使用隨意性大，留作存檔的文件無印章，將來利用時無法起到憑證作用，真實性受到質疑。四是要求統一管理歸檔的難度較大，面臨許多技術難題。

1.2 現有機關公文檔案內容繁瑣、分類不科學。如各級黨委和政府的文件、信息，上級業務部門的有關報表、資料，同級部門之間的函件、通報，下級業務部門往來的各種請示、匯報，等等。依傳統的立卷整理方法、需求分類方案進行一級級分類、編頁號、抄內目、擬案卷題目、確定保管期限、編制檢索工具，等等，一環扣一環，程序繁瑣，手法欠缺，效果不佳，檔案專職人員經常要加班加點，有時還要抽調人員幫忙，案卷質量卻難以保證。現有的立卷方式要根據本機關的職能與內設機構等編制分類方案，而分類方法又有多種選擇，即使是同一機關，不同的檔案工作人員制訂的分類方案也會有差異，不同專業的人員操作結果大相徑庭。如分類組卷過程中即使完全按照分類方案組卷，也會遇到一些文件難以確定其屬類。

1.3 現有的機關公文歸檔管理不夠規范。主要是：檔號不規范，沒有目錄號。一卷多冊現象較多；案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容，永遠無法檢索而難以利用；許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷；案卷厚薄不一。總之，機關綜合性檔案館（室）建館（室）時間越長、館（室）藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。

1.4 公文檔案管理人員的素質不能滿足要求，影響檔案資源利用率的提高。在當今網絡環境下公文檔案的管理，需要檔案管理人員既具備文秘、檔案管理的知識和經驗，又要具備計算機應用的能力和實踐技能，兩者皆備的人很少。年齡偏高一些的工作人員，對計算機無所適從；年輕的工作人員專業檔案管理經驗和規范化工作能力相對不足，檔案管理隊伍在網絡環境下的建設需要一個磨合期。

2 加強機關公文檔案管理的有效措施

2.1 樹立“文檔一體化”意識，強化“全過程管理”工作。“文檔一體化”的實質是把現代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體全程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。同時，更要強化“全過程管理”工作。首先，要樹立質量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個工作人員都要確立質量第一觀念，明確認識各自的崗位質量責任，這是“全過程管理”的前提。其次，要制定嚴格的質量標準。《檔案法》、《格式》和《辦法》等法規對國家機關公文處理工作應當遵循的基本原則、公文格式、行文規則、收發程序、公文管理要求及公文歸檔工作均作了明確規定，這是“全過程管理”的根本法規，全體檔案工作人員和文秘人員應認真學習，熟練掌握，在精通的基礎上模范執行。最后，還要理順管理體制，完善組織機構，建立優秀的工作隊伍。要建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規范程序辦理公文。規定和程序要盡可能細化，簡捷明確，操作性強。要嚴格執行公文行文規則，嚴格審核簽發制度，禁止濫發文件和發無效、無用的文件，要依靠先進的裝備和技術，配置性能優良的設備和工具，注意操作的熟練性和規范化，對一切不合理、不經濟、不正當的使用行為要堅決制止。

2.2 保證質量，科學分類。一要剔除重份或無查考價值的文件，避免實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。二要重新組合案卷，實現案卷規范化。盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。同時還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范。三要結合檔案館（室）實際，規范著錄工作。檔案著錄實質是壓縮、貯存信息，是供檢索途徑，以便開展檔案的利用。由于各個檔案館（室）的條件存在差異，再加上計算機管理又提出了新的技術性要求，各個檔案館（室）應該以《檔案著錄規則》為依據，并從自己的實際情況出發，根據計算機管理的技術要求，制定出適合本館（室）著錄工作的著錄細則。四要統一分類號，便于查找，保證檢索查全率。五要規范題名，保證檢索查準率。在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現，影響檢索的準確率。

檔案分類是根據檔案內容、形式的相同性和差異性，按照一定的分類標準區分檔案的過程，根據具體分類對象不同，檔案分類又可分為檔案種類劃分、檔案實體分類和檔案信息分類。可以通過簡化分類方法等達到簡化整個歸檔程序、分類便于檢索，便于操作，如按年度——組織機構分類。把全宗內容檔案先按年度分開，每個年度下再按組織機構分類。

2.3 規范網絡環境下檔案管理工作的數字化建設。檔案數字化是新時期信息技術在檔案管理中的具體應用，檔案數字化的發展將推動檔案資源信息化建設的進程，為實現檔案信息資源的社會共享打下堅實的基礎。檔案數字化的關鍵是多媒體技術的開發與應用。多媒體技術在檔案管理中的應用很廣泛，如檔案數字化、檔案信息存儲、檔案信息檢索、檔案信息利用、檔案信息編輯等，其中，檔案數字化是最基本的應用方式之一。隨著機關公文數字化設備的普及和辦公自動化的推廣應用，越來越多的檔案一產生就是數字形式的，即數字檔案（電子檔案）。但是許多傳統檔案還需要通過數字化形式的轉換，形成數字化的檔案。目前，機關檔案數字化的方式主要有以下兩種：一種是數據錄入。檔案數據錄入就是將檔案著錄、標引形成的、反映檔案特征的檔案信息，如，文件編號、題目、責任者、分類號、檔號、時間等輸入計算機，形成檔案目錄數據庫。建立檔案目錄數據庫是檔案計算機管理的基礎，數據錄入是最常見的數字化方法，是建立檔案目錄數據庫最主要的技術方式。一種是檔案掃描。檔案掃描就是采用光學掃描、數字相機等對現有的紙質檔案進行計算機處理，將原有檔案模擬信息轉換成數字信息。紙質檔案是當前機關檔案保存的主要形式，檔案掃描是最常見的、能夠快速將大量紙質檔案數字化的技術，也是目前國內檔案內容數據庫建設的主要手段。

第4篇：公文管理范文

1.公文文種使用的錯誤或模糊認識

錯誤一，是請示與報告混用。在報告中夾帶了請示事項，混淆了請示與報告的根本界線——是否有請求指示的寫作意圖；與此相聯系的常見錯誤是不遵守請示“一事一請”的寫作要求、直接向上級機關的領導同志行文等，影響了上級答、復解決下級請求和問題的效率，違反了正常管理程序的要求。錯誤二，是某些不宜用請示的情況下，不能正確地使用函來代替。如實際工作中，經常會遇到級別較高的機關向根據屬地管理的原則，要請求所在城市級別較低的業務主管理部門協調處理有關工作，這時正確使用不相隸屬機關間常用的函，會避免使用請示可能帶來的問題，使行政管理的程序更加符合基層工作的實際。錯誤三，是模糊了通知與通報的界限，在一些具有傾向性的寫作領域仍然不恰當地使用通知，使本要表達的行文機關意圖不能得到完全展開，不能充分發揮通報弘揚正氣、批駁落后、鼓勵先進、懲戒錯誤的作用。

2.公文與事務文書之間的使用錯誤

錯誤一，混淆了請示與申請的嚴格界限。在公務處理中使用比較隨意的事務文書申請，極大地降低了公務管理的規范性和公務文書的嚴肅性。錯誤二，不能嚴格區分公文中的報告與事務文書中的匯報、總結、調查報告等文種，片面地認為所有需要向上級匯報的或是帶“報告”字眼的文書都屬于公文中的報告，過分地擴大了公務管理的范圍和領域。錯誤三，對紀要與會議紀錄的嚴肅程度存在一定的模糊認識，在紀要的寫作中不能嚴格遵循公文寫作規范，而在作會議記錄時又存在向紀要靠攏的傾向，降低了會議紀錄的照實記錄性。錯誤四，在使用決定與決議時常出現猶疑。在公文起草中，將本應該以決定形式下發的公文以決議的形式公布，模糊了公務活動與普通的機關內部事務之間的界限，忽視了決定效力的嚴肅性。

3.對公務管理及公文寫作的一些特殊要求不能正確處理

如在一些需要以通知下發規范性文件的情況下，如下發各類辦法、實施細則等工作制度時，直接將這些規范性較強的文書視為公文下發；而在一些不需要以通知形式下發的規范性文件，如意見和決定，畫蛇添足地使用通知來下發。出現這一問題的原因還在于對公務管理的要求掌握不全面。

二、在公文寫作具體操作規范方面的常見錯誤

1.公文版頭部分

錯誤一，非密級文件標注份號。文件的份號是與密級、保密期限相對應的，無保密要求的文件一般不須標注份號；此外文件份號、保密期限中的數字均要使用阿拉伯數字標注。錯誤二，不具備發文資格的機關濫發公文。發文機關必須是具有完全行為能力的法人單位，包括企業法人、事業法人和行政單位法人，它們對公文所規范和涉及事項承擔相應的責任；無完全行為能力的機關內設部門無權制發具有對外聯絡交往功能的公文。錯誤三，聯合發文的格式不規范。聯合發文要使用專門印制的公文用紙，公文的版頭部分要依次印制聯合發文的幾個機關。此外還要做到在正文的落款和蓋章要與版頭聯合發文機關的排列順序一致并上下對應。錯誤四，發文字號隨意編制。由機關代字、年號、順序號三部分共同組成的發文字號，年號須使用六角括號而非方括號等括起，年號必須完整而不得有所省略，發文順序號前一定不要相當然地加“第”字。錯誤五，有多個簽發人時標注位置不準確。上行文必須標注簽發人，以示對所請求、匯報事項負責，并方便上級機關聯系及落實。聯合行文有多個簽發人時，不但要求發文字號左移并與簽發人的最先一行對齊，同時要求簽發人姓名按照發文機關順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

2.公文主體部分

錯誤一，公文標題中隨意對機關名稱進行簡化。由發文機關、事由和文種三個要素共同組成的標題，發文機關只能使用全稱和規范化簡稱。錯誤二，公文標題較長需要回行時割裂了公文意圖、詞意及概念的完整性。公文標題回行時詞組不能拆開，標題中的“的”字不能與文種單獨排行，如“的請示”、“的通知”等不能單獨排行。錯誤三，公文標題中錯誤地使用標點符號。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。如印發管理辦法，因其不是法規、規章，所以不可用書名號；而印發規定等規章類文件，要用書名號標注。錯誤四，公文的主送機關排列無序。公文主送機關較多需要分行時，不能按照文章段落的格式要求來處理，兩行均須居左頂格；如果主送機關名稱過多導致首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記，將版記中“抄送”改為“主送”，編排方法同抄送機關；另外主送機關的編排要嚴格按照職權和層級進行，遵循“先上后下、先外后內”原則，不同系統、不同級別的主送單位之間用逗號隔開，同一系統、同一級別的主送單位之間用頓號隔開。錯誤五，正文詳略不當。前言宜簡不宜全；主體要詳盡明確、層次清晰，不能邏輯混亂；結尾要表明態度、提出要求。錯誤六，附件的細節處理不講究。附件不能直接標注在正文的下一行而要下空一行；不能用“附：”或“附表：”等不規范的形式；有多個附件時，要用阿拉伯數字標注附件順序號，而能使用“附件一、附件二”等形式；附件的名稱后面不加分號、句號等任何標點符號；附件名稱較長需回行時，應與上一行的附件名稱首字對齊；附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排；附件如是橫排表格時，頁碼位置也要與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。錯誤七，只有成文時間而無落款。與以往的公文處理辦法相比，新的黨政公文處理工作條例要求在成文時間之上增加發文機關全稱，以保證做到公文版頭、主送單位、落款、印章等四項要素的對應和統一；此外，在公文印制中，注意不要將發文機關與成文時間的位置上下顛倒。錯誤八，印章加蓋位置不規范。印章要端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，聯合行文時印章之間互不相交或相切，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內；另外，聯合上報的公文可以由主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文發文機關都必須加蓋印章。

3.公文版記部分

錯誤一，附件另面編排時版記位置處理不當。附件另面編排時，版記不得印制在附件前面；附件與正文不能一起裝訂時，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。錯誤二，標注了主題詞。新的《黨政機關公文處理工作條例》出臺后，主題詞已不再使用，不必再在版記部分印制校對人、打字人等與公文責任履行者關系不大的工作人員姓名。錯誤三，“抄送”部分處理隨意。“抄送”部分回行時，要與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關的名稱后面要標句號。錯誤四，空白頁編排頁碼。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不能編排頁碼。

三、出現上述錯誤的原因分析

第5篇：公文管理范文

關鍵詞：公文；電子歸檔；全文檢索

中圖分類號：TP317.1文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)30-0630-03

Electronic Document Management System Design and Implementation

YANG Wu1, 2

(1.College of Information Science and Engineering,Ocean University of China,Qingdao 266000,China; 2.Shandong Changle Bureau of Education, Changle 262400, China)

Abstract: With the popularity of computer-related hardware and raising the level of computer users of all kinds of documents for electronic archiving has become possible. In order to achieve this function, improve the efficiency of document management and electronic archive of the development work, Delphi and Oracle based on the design and realization of an electronic document management system. In introducing the system on the basis of modular structure, focused on the systems involved in a number of key technologies and a large number of the system functionality and performance was verified. The experimental results and practical applications show that the design and implementation of electronic document management system-use efficiency, to improve the efficiency of document management, has a high theoretical significance and value.

Key words: documents;electronic archiving;full-text search

1 引言

公文是政府軍隊等各類部門請示匯報、命令下達等工作中的重要部分。傳統的公文歸檔以紙質原件為主，存放在檔案局等部門，當歸檔公文數目逐漸增多時，公文的查找就存在效率較低等缺點。尤其是當用戶記不清楚公文的具體年份、標題等內容時，在紙質歸檔公文中進行基于內容的模糊查詢幾乎無法實現。另外，紙質公文的管理、維護、防腐等，也需要大量的人力物力支持。

隨著計算機硬件、局域網設施的普及以及用戶計算機水平的不斷提高，當前公文的撰寫基本都是先完成電子版本，然后再打印傳達。因此，將公文的電子版進行歸檔成為可能[1-2]。實施電子公文的歸檔管理[3-4]，與傳統方法相結合，可以在幾乎不增加額外勞動量的前提下，對公文的管理、查找、維護工作起到大大的改善效果。

2 系統設計

《電子公文管理系統》就是在這樣的背景下產生的。其目的是在不改變用戶公文撰寫流程的前提下，完成電子公文的歸檔、查詢等功能。此外，對歷史公文的充分借鑒，還可以提高用戶公文撰寫格式的規范以及公文內容風格的一致性等。

系統采用標準的客戶端-服務器模式（C-S模式），由Oracle數據庫服務器[5]對電子公文的存儲、查詢提供支持。客戶端軟件由Delphi實現，包括公文模板管理、公文歸檔、公文撰寫、臨時公文管理、公文查詢和系統設置六大模塊，如圖1所示。

“公文模板管理”可以將常用的空白公文模板存儲到數據庫中，用戶可以據此撰寫新的公文。“公文撰寫”模塊可以依據公文模板或已經歸檔的歷史公文，撰寫新的公文。用戶只需修改其中的內容即可，而不用再過多關心其格式等內容，提高公文撰寫的效率。“臨時公文管理”對新撰寫的公文以及尚未定稿的公文進行管理，支持同一公文的多個不同版本，并可以將臨時公文及時上傳備份到服務器以防丟失，同時能夠方便地從其它機器閱讀修改公文。“公文歸檔”對于已經完成的公文，可以歸檔錄入數據庫，以方便將來查閱。系統提供單個公文歸檔、批量歸檔等多種歸檔方式，并能夠通過“公文自動分析”功能解析出公文中的項目，如標題、關鍵字等，減少公文歸檔的工作量，提高系統可用性和效率；同時還可以將領導簽字照片等附件一同錄入，以提高公文歸檔的完整性可用性。“公文查詢”模塊能夠對所有已歸檔的公文進行高效查詢。除了支持靈活的按照各種項目自定義條件查詢外，還支持基于內容的查詢，即可以查找內容中包含指定文字的所有公文。最后，“系統設置”模塊包括不同部門、不同級別用戶的用戶管理及權限控制功能，靈活的數據庫連接參數配置功能等。

3 關鍵技術

系統實現的主要難點和創新包括以下幾個方面：1）公文在Oracle數據庫中的存取控制；2）公文內容的自動解析和批量歸檔；3）基于公文內容的全文檢索查詢；4）本地文檔與數據庫備份文檔的比較及版本控制。

3.1 公文在數據庫中的存取

一個公文由很多元素組成，如標題、發文機關、公文種類、年份、主題詞、引發說明、承辦說明、正文等等[2]。在數據庫中的存取有兩個方案：一是將各種元素分開存儲，用戶預覽全文時再按照公文格式要求合并成一個文檔。該方案的好處是分開存儲便于用戶的查詢；不足是當合成新文檔是需要考慮公文的格式要求。因為公文類型繁多，因此恢復新文檔的操作復雜，而且往往難以完全恢復原樣。第二個方案是將整個文檔采用二進制方式存儲在數據庫中。這樣的好處是文檔的恢復比較簡單，但是由于各個元素沒有分離，因此在公文的查詢方面存在不足，需要解析文檔內容并逐個分離出元素信息，效率較低，難以滿足快速、靈活的查詢需求。

通過分析比較，系統采用了一個折中方案：對于除正文以外的其它元素，如標題、發文機關、年份等，在數據庫中分別在不同字段中分離存儲，以方便用戶的查詢；同時又將文檔本身進行存儲，以便于公文的恢復。該方案以一定的存儲開銷為代價，較好地照顧了查詢操作和公文恢復操作。因為除正文以外的其它元素內容很少，通過數據庫中的日期型字段、VarChar字段等即可滿足要求，因此引入的額外開銷非常小。實驗部分證明了該方法的有效性。

公文文檔存放在Oracle中的BLOB字段中，具體是通過Delphi中TBlobField類的LoadFromFile()和SaveToFile()方法實現了數據庫的存入和讀出。

3.2 公文內容的自動解析和批量歸檔

為了解決在公文歸檔過程中手工輸入各種元素信息的效率問題，系統實現了公文內容的自動解析。根據公文格式規定，通過程序對指定的公文進行自動分析，解析出各種元素的內容，然后自動填入數據庫。

Delphi提供了兩個類：TWordApplication和TWordDocument[3]。前者可以連接到MS Word應用程序中，后者可以連接到一個Word文檔。公文中的每一段、每一行以及每一個表格，都可以通過TWordDocument對應的如Paragraph、Line以及Table對象等獲得。根據公文承辦規定中對相關元素位置、格式的定義，配合識別元素的關鍵詞信息，通過逐段逐行分析，就可以解析得到元素內容。

實現了對一個公文的解析功能，再配合Findfirst、FindNext以及FindClose等Windows的API函數的遞歸調用，就可以查找指定路徑下（包括子目錄）的所有Word文檔，然后逐一對之進行解析并將分析結果入庫，就可以實現公文批量歸檔的功能。

公文內容自動解析及批量歸檔功能的實現，簡化了公文歸檔的工作量，用戶只需指定文件或者路徑，系統即可自動完成剩余工作，大大提高了公文歸檔的效率。

3.3 基于內容的全文檢索查詢

指定通過公文標題、發文機關等元素內容，查找滿足條件的公文，是基本的數據庫查詢操作，比較容易實現。但是在公文的查找中存在一類需求，即用戶只記得公文的大致內容，如公文內容中包含的幾個關鍵詞，但是關于公文更詳細的內容如發文時間、發文機關名稱等并不清除。在這種情況下需要對公文進行基于內容的全文檢索查詢。

該功能的實現流程如圖2所示。對數據庫中的每條記錄，均先將對應的Word文檔保存到本地，然后用Delphi的TWordDocument類打開。TWordDocument類的Content屬性為Range對象，調用其find.execute()方法可以在該范圍內進行文本查找，功能與Word應用程序中調用“編輯-查找”功能菜單一樣，不僅可以進行基本的查找，還可以通過參數控制在查找過程中是否區別大小寫、是否使用通配符等。如果匹配成功，則該方法返回True，系統為該條記錄做好標記，作為查詢結果中的一條進行顯示。當數據庫中所有的記錄都處理完后，查詢處理結束，所有被標記的記錄均為滿足條件的結果，即內容中包含指定關鍵詞的公文。

3.4 文檔版本控制

“臨時公文管理”模塊主要是將正在撰寫尚未正式定稿的公文存放到數據庫中進行備份，同時支持同一稿件在撰寫修改過程中產生的多個不同版本維護功能。文檔修改前后的比較、版本控制是這一模塊的主要技術點。

版本控制主要是通過獲取文件最近修改時間來實現的。具體來說包括以下步驟：1）系統啟動時，通過Oracle中的sysdate函數取得數據庫服務器的當前時間，并將客戶端時間與服務器時間進行自動同步；2）臨時公文上傳到服務器進行備份時，獲得文件的最近修改時間并保存在數據庫中的UpdateTime字段中；3）檢查本地文件與數據庫備份文件是否一致時，再次獲得本地文件的最近修改時間，通過與數據庫中保存的時間進行比較完成。

獲取文件最近修改時間功能實現，主要是通過Windows的API函數FindFirstFile()獲得文件屬性數據，該數據的ftLastWriteTime屬性即為文件的最后修改時間。值得注意的是，該屬性獲得的是用32位表示的文件時間戳，為操作系統使用。要想轉換為用戶能看懂的本地系統時間，需要通過FileTimeToLocalFileTime()、FileTimeToSystemTime()以及SystemtimeToDateTime()函數進行轉換。

4 測試驗證

為了驗證依據上述分析設計的有效性，對已實現的公文管理系統進行了測試驗證。

4.1 實驗設置

試驗在2臺PC機組成的局域網內進行。數據庫服務器的基本配置為PIV 2.0G CPU，1G內存，120G硬盤，其上安裝了Oracle 9i；客戶端PC機配置為PIII 1G CPU，512M內存，80G硬盤，安裝了Oracle客戶端和Office 2003軟件。

實驗數據集為某單位2006-2008.6產生的500個實際公文文件，大小從50K到500K不等，平均大小約為200K。在其上進行了存儲開銷比較、查詢性能、自動歸檔性能以及全文檢索性能的實驗。

4.2 實驗結果

采用三種存儲方案對公文進行存儲，考查隨公文數增加不同方案存儲開銷之間的差異，如圖3所示。其中方案一為所有元素均分離存儲；方案二為僅存儲完整的公文文件；方案三為本文采取的折中方案。

可以看出，方案一所需空間最小，方案二其次，方案三所需空間最大。這是因為，方案一僅保存了必須的文本內容，而且不同元素之間相互無重疊冗余；而方案二存儲的完整文件除了包含字符格式、字體等信息外，還包含Doc文件必須的文件格式頭等內容，因此所需空間較大。方案三在方案二的基礎上還冗余存儲了一些元素內容，因此所需空間最大。但總體看來，方案三與方案二相比，額外所需的存儲空間并不是很大，約占文件大小的0.5~1%左右。

三種存儲方案下普通查詢的效率和原文檔恢復所需時間分比較別如圖4、圖5所示。可以看出，方案三普通查詢的效率與方案一幾乎沒有差別，受益于Oracle數據庫管理系統的查詢性能，在實驗數據規模上返回結果的時間為毫秒級；而方案二由于需要還原文件后再進行全文檢索，所需時間較長，尤其隨著數據庫中記錄數增加所需時間也線性增加，當數據規模較大時難以滿足用戶需求。而在文檔恢復方面，方案一需要將所有內容進行重組，并按照公文承辦規定設置相關元素的格式等，所需時間為秒級，而且恢復效果較差；而方案二和方案三直接從數據庫中讀取完整文檔并恢復，所需時間僅為毫秒級。

在采用第三種存儲方案實現的系統中，隨歸檔文檔數的增加，系統自動歸檔所需時間情況如圖6所示。可以看出，系統具有較高的自動分析和批量歸檔功能，平均每個文檔所需的分析歸檔時間不足1秒。因此能夠較好滿足歸檔需求。

系統全文檢索效率如圖7所示。可以看出，全文檢索所需時間與隨公文數目增加呈線性增加，平均處理每個公文所需的時間約為200毫秒。因此，當公文數目較多時，建議先通過普通查詢縮小全文檢索范圍，可以有效降低全文檢索的響應時間。

5 結束語

基于Delphi和Oracle數據庫，結合MS Word的VBA相關功能，設計并實現了一個電子公文管理系統，探討了其總體結構及設計實現相關的關鍵內容，并通過大量實驗驗證了上述工作的有效性。該系統目前已經投入使用，運行穩定，性能良好，也在一定程度上驗證了本文工作的可行性。

參考文獻：

[1] 單玉剛，張榮茂. 面向電子政務的公文管理系統開發與應用[J]. 小型微型計算機系統，2003(3).

[2] 陳偉，丁秋林，鄭洪源，等. 在J2EE平臺上開發電子政務系統的建模方法研究[J]. 南京航空航天大學學報， 2003(4).

[3] 王承. 電子公文管理及歸檔工作分析[J]. 山東檔案，2003(5).

[4] 曾凡智，趙慧民，盧炎生，等.基于特征抽取的電子公文防偽系統的研究[J]. 中山大學學報：自然科學版，2007(6).

第6篇：公文管理范文

第二條電子政務用戶要嚴格遵守國家有關保密法律、法規，凡涉密內容嚴禁。

第三條機關各部門要將電子政務設為計算機網頁的首頁，并堅持每天上班后，以個人名義登錄電子政務，以便隨時查看有關通知、公告。

第四條辦公室安排專門人員接收新鄉河務局的通知、公告，并將所接收到的內容按正式文件運轉方式運轉。

第五條各部門要及時更新電子政務工作動態欄目。

第六條電子公文運轉要嚴格按照收、發文流程運轉，各環節操作人員要對所經手的公文進行嚴格把關，避免發生紕漏。

第七條電子公文發文流程

1、上行文流程

擬稿部門負責人核稿辦公室負責人把關主管局領導審閱局長簽發文印室登記編號排版辦公室秘書審核發送

2、下行文和平行文流程

擬稿部門負責人核稿辦公室負責人把關主管局領導簽發文印室登記編號排版辦公室秘書審核發送。

第八條電子公文中“部門負責人”指各部門正、副職，公文一般由分管此項工作的負責人審核；如果擬稿人是部門負責人，則提交給另外一名負責人審核；如果僅有一名部門負責人，且該負責人為擬稿人，則提交給本人，由其本人負責審核（這是公文流程中必須的一步）。

第九條擬稿人在送紙質文檔交辦公室審核、局領導簽發時，要同時提交電子公文，否則，辦公室、局領導不予受理。擬稿人有協助局領導完成電子公文處理的義務和職責。

第十條部門負責人、辦公室核稿人員和局領導在對電子公文審核后，需填寫意見并保存，否則，電子政務系統將不記錄審核過程。

第十一條關于公文附件

附件如果是擬稿人所寫，為便于修改，要將附件直接附于正文之后，不必用“增加附件”的方式，以避免修改時的繁瑣；如附件是上級或下級來文，可點擊“增加附件”添加。

如擬稿人將其所擬附件作為附件添加，各環節經手人員如需對附件進行修改，在修改前，要首先將該附件另存到指定位置，修改后將該附件作為附件添加，不可直接在附件上修改，因為電子政務系統無法保存所修改內容。

不可將正文作為附件添加，也不可有附件而不予添加，否者，辦公室要將該文退回擬稿人。

第十二條關于公文會簽

文件如需多個領導會簽，已簽署意見的領導，要點擊“轉交相關領導”，向其他領導發送，最后簽署意見的領導點擊“送秘書”，轉交給辦公室負責人。

第十三條如果發送錯誤，在收文者尚未打開該文件之前，可將該文件收回。

第十四條電子公文收文流程

長垣秘書登記提交辦公室主任擬辦長垣秘書領導1領導2領導3（直至全部領導閱畢）長垣秘書發送至辦理部門發送至長垣秘書結束。

第十五條局領導閱畢收文后，要將公文發送至“長垣秘書”，而不是發送給具體的辦公室人員。

第7篇：公文管理范文

一．培訓內容

這次培訓班的課程充實緊湊，涉及到辦公室工作的各大方

面，具體講授了以下專題：

財政部辦公廳秘書處邱玲處長講授的《認真執行國務

院公文處理辦法進一步提高財政公文質量》。內容包括：

（）年月了《國家行政機關公文處理辦

法》，相較于舊的《辦法》，作了重要的修改并新增了不少內容。（具體內容見材料）

（）公文辦理中需要注意的問題和常見差錯。其中，主

要講解了“函”這一文體。“函”說白了就是非文件，是一個大類。相較于正式的“文件”，函的形式更靈活、運作的過程更簡便。

府辦公廳秘書處馮宏梅處長講授《關于國家行政機關

公文格式的若干問題》。對公文的格式作了具體而詳盡的總結。

（）介紹了公文的種類。分為①文件式（紅頭文件）；②信函式、命令式；③會議紀錄、電報；

（）介紹了文件式的格式，文件式是公文中最常用的

文體，包括版頭（眉首）、主體、版記三部分，每一部分都有具體而詳盡的規定；

（）介紹了信函式、命令式的格式；

（）介紹了會議紀要的格式；

（）介紹了省政府辦公廳的動作。即收文、分辦、辦

理、呈送、核稿、審批、發文（對外發文）、督辦、返譴、歸檔的全套模式。

廣東省檔案局石大泱處長講授《加強機關檔案工作、提高檔案水平》。內容涉及以下三個方面：

（）《檔案法》對機關檔案工作的規定。重點指出行政部門形成的檔案是國家檔案的重要組組成部分。受國家重點保護；要求行政部門檔案要集中統一管理，要維護檔案完整。

（）檔案工作與機關工作的聯系。石處長指出檔案工作是各項業務工作的一個基礎，機關工作的過程、結果都客觀地記在檔案中。同時，檔案材料也是加強機關管理的基礎材料、是機關領導決策的重要參考、是開展機關各項研究工作的重要材料、是編史修志的第一手材料。

因此，機關部門應對檔案工作給予高度的重視。

政府辦公廳信息處羅展懷處長講授《政務信息工作理

論與實踐》。主要內容包括：

（）怎樣看待信息工作。首先認識信息工作的特點：對

現實情況反映快、涉及社會經濟的范圍廣、形式靈活。其次是了解信息工作的作用：是領導了解各方面工作的渠道，可以讓領導掌握社會動態；是向領導同志匯報工作、擴大影響的經常性渠道；是反映問題和解決問題的一個途徑；可以成為推動政府轉變職能、轉變工作作風的有力手段。

（）信息工作的具體內容。作為政務信息，包含了三個

層面：為上級領導服務；為本級領導服務；為下級領導服務。

二、培訓心得

各級領導在培訓班上的發言、授課，對辦公室作為一切工作運轉中心的重要地位給予了高度肯定，對今后更好地開展辦公室各項工作提出了新的建議：

邱玲處長在如何提高財政公文質量的問題上提出在辦公室的具體工作中，首先要深入學習年的新《辦法》，嚴格按照新《辦法》的各項規定進行公文寫作，務求格式規范、內容嚴謹；

其次是要深入了解新《辦法》中提出的“函”這一形式，相較于文件，“函”的靈活和運轉的簡便有助于減輕繁雜的辦公室事務。一些重要性、緊急性低的內容應多用“函”的形式發出，以簡便流程、減輕辦公室的工作量。

馮宏梅處長在公文格式的問題上提出各級機關部門應嚴格把住公文的格式關，將格式上的錯誤降到最低點。

同時，馮處長也介紹了省政府辦公廳的運作過程以供各級機關部門參考：①收文，由秘書處資料科收文，包括上級、同級、下級各方面的來文，分為閱卷和辦卷來進行登記，分送承辦的科室；②辦理，由省政府辦公廳綜合一二處辦理，收文后每人簽收，按規定處理，將不符合要求的文退回，將不屬于本處職權范圍內的文再分送；③承送，報送領導審批；④核稿，是正式文件的核稿，領導審批完付印前由辦公廳主任最后審核，再由秘書處審核一次，有原則性改動的重新審批，沒有原則性改動的可付印；⑤發文，由發行科發文，電報則由省委機要局發出；⑥督辦，對已發文進行事后監督，包括電話催辦、領導上門等方式；⑦返譴，用領導批示回報表，復印領導批示，送達先閱先批者處；⑧歸檔，書面存檔，方便以后查閱，將所涉及所有材料羅列。

此外，馮處長建議各級機關制作政務動態通報，將一天內重要領導批示，上訪情況等整理制文，第二天放至領導處，以全領導全面掌握情況。

石大泱處長對檔案工作提出了新的要求：首先是要對《檔案法》進行深入學習，將《檔案法》里的各項規定落實到各項具體的工作中；其次是認識到檔案工作與機關工作的密切聯系，在具體工作中加大對檔案工作的重視；再次是提出辦公室作為檔案工作的領導，應如何在具體工作中加強它的領導作用。

羅展懷處長提出了做好信息上報工作的具體內容：首先，要保持良好的溝通交流渠道，其中又以人的溝通為主為重；其次是要把握上報住處的最基本的內容，這些內容包括重大的經濟社會動態、突發事件、重要的工作部署、領導決策落實的情況、需要上級幫助解決的困難、上級要求上報的內容、領導批示的反饋等等；再次是要提高上報信息的針對性。這主要是指內容的針對性：考慮內容的重要性、綜合性；介紹的經驗是否先進和可借鑒性；反映的問題是否需要上級關注和幫助解決、提出的建議是否針對上級提出來的。

第8篇：公文管理范文

關鍵詞：電子公文檔案；管理系統；安全機制探究

一、引言

伴隨著信息化技術的快速發展，人們對于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網絡化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門必須加強對其的安全管理，制定科學合理的管理機制，為管理系統的安全運行提供保障。

二、強化安全管理理念的運行

眾所周知，理念具有先導性作用。隨著網絡的不斷發展，網絡安全隱患問題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現較多的安全隱患，進而使得電子公文檔案無法發揮其應有的作用。因此對于電子公文檔案管理部門的領導而言必須從戰略的高度重視對電子公文檔案的管理，制定科學合理的安全管理機制，安排專業的人員進行管理。同時加強對部門人員的培訓工作，增強其管理專業知識，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規范的環境下運行，才能有效的加強對電子公文檔案的管理。為進行上述的工作，電子公文檔案管理部門人員必須按照相關的安全要求制定科學合理的安全管理制度，同時確保管理人員嚴格按照管理制度開展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監督之下。例如，對于管理人員而言，必須對管理人員的使用權限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統，避免出現人為因素。除此之外，還需加強對物理隔離模式的應用，嚴格執行身份認證制度，禁止管理人員以外的人員進入電子公文檔案管理系統，同時還必須加強對制度執行力的監督，避免是安全管理制度有名無實。

四、加強安全管理系統的建設

對于電子公文檔案的管理而言，只有加強各部門之間的協調配合，才能真正實現對其的安全管理。關于某個單位，其電子公文檔案管理系統需要由管理部門與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門進行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現安全管理漏洞。除此之外，還必須加強各部門之間的工作與技術的協調性，避免使安全管理出現“空白點”，以此來真正發揮安全管理體系的作用。

五、加強數據庫的安全建設

所謂的數據庫安全建設即是指避免使數據庫中的數據遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數據庫管理系統為非關系全文檢索數據庫Trip。其安全機制分為不同的層面，對于數據庫的訪問在數據庫級、記錄級、字段級三個層面予以授權，對用戶的訪問權限與訪問內容進行控制。當數據庫被破壞時，可根據相應的日志文件對原因進行查找，并進行恢復，同時還可對數據庫進行備份，便于相關管理人員的使用。此數據庫擁有四級用戶權限，即系統管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權限圖）。系統管理員擁有最高的系統管理權限，只有通過系統管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實現對電子公文檔案的有效管理，若未經過系統管理員的授權，則任何人不可以進入電子公文檔案的管理系統，使電子公文檔案始終處于安全的運行管理之下。

六、加強應用程序安全的管理

應用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現，才能有效的確保電子公文檔案系統的安全運行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統，然而必須注意的是不同的部門需要建立不同的數據庫，并建立嚴格的使用權限。為確保系統的安全，管理部門必須不定期的對數據庫資料進行備份并進行歸檔處理。一旦歸檔，數據庫資料將完全被寫入不可擦除的光盤中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數據庫資料的丟失。除此之外，為確保系統的安全運行，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設計技術。系統可自動的記錄用戶對于系統的任何操作并形成日志文件，使系統管理員可以及時的發現系統存在的安全隱患。

七、拓展安全管理的內容

若想加強電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對安全管理內容進行拓展，以此為加強電子公文檔案管理系統的安全運行提供額外的保障。為實現上述目標，安全管理部門必須加大進行物理安全管理、技術安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開展工作。為此必須發揮協調機制的作用，各部門各司其職并加強溝通，對于安全隱患及時的發現并排除，尤其是在數據安全方面，管理者需要在U盤、光盤與云存儲中同時進行備份，實現“三管齊下”。

八、結束語

綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內容，與紙質檔案共同構成了檔案管理體系，雖然我國已進行范圍較廣的電子公文檔案管理應用，然而對于其中存在問題也不容忽視，只有加強全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統的正常運行。

參考文獻：

[1]張慎武,王玉霞,李國偉.電子公文檔案管理系統安全機制研究[J].檔案管理,2013(4):48-49.

[2]石玉梅.電子公文檔案管理系統安全機制研究[J].赤子:上中旬,2015(13):218-218.

第9篇：公文管理范文

關鍵詞：辦公公文 管理系統 開發

以計算機為工具的辦公公文管理系統與傳統的信息管理系統相比，在數據流程、處理方法、操作方法及表現形式等方面有很大的差別，新老系統轉換的同時也要求管理人員從傳統管理系統進入新系統。剛建立的辦公公文管理系統必然有不少只有在實際運行中才能發現的缺陷，這也是在辦公公文管理系統過程中始終存在的要予以解決的問題[1]。

1需求分析

辦公公文管理系統是指一個軟件系統，它可以幫助單位更好地運用網絡信息化特點，將網絡化的建設融入到單位管理工作中。總之，選項這種教學模式相比于傳統意義上的的學方式具有積極的意義，通過將數據加密、表、數據庫、Web Form代碼及表示層( Web Form)的分離，分別以類、Web服務、ASPX等的形式存在，因此不僅實現了各業務邏輯之間的無縫連接，同時也增加了代碼的系統的可維護性和可重用性。也就完全從真正意義上使得了跨語言進行系統開發具有了可行性。

2關鍵技術

在計算機應用于管理的重要變革中，業務人員的支持、理解和積極參與也至關重要。所以，建立管理信息系統，不能忽視單位辦公人員的宣傳、教育和培訓，要想方設法消除他們對建立系統的疑惑特別是抵觸情緒，爭取他們的積極配合和參與[2]。由Tim Berners-Lee提出的關聯數據，作為語義網的關鍵技術，具有堅實的技術基礎、完整的系統結構和簡便的方式，能有效解決資源異構問題。一方面，關聯數據的技術架構提供了信息資源的RDF (Resource Description Framework)語義描述，可以應用于非結構化、半結構化和結構化的數據與內容。另一方面，關聯數據創造了把信息資源和外部世界相互連接起來的機會，使得單位信息資源集成系統不僅是單位內外部信息資源的主體和客體，而且可以利用關聯開放數據項目(Linking Open Data，LOD)云圖獲取關聯開放數據，為單位提供外部資源的發現和訪問服務[2]。

3系統設計

3.1系統采用的軟件體系架構

通過業務邏輯與類的設計，除了可以實現軟件代碼重用外，還可以有效地提高軟件的開發效率及開發質量，所以就可以保證系統的安全和便于以后擴展系統的功能。相關的業務邏輯或者是類之間調用關系是一種從數據庫級逐層向上的一種繼承調用關系，這種逐層向上的繼承調用關系是系統內部的過程行為和協作關系。信息資源已經成為單位最重要的財富之一。由于單位信息的復雜性與單位需求的多樣性，“數據集中”與“文檔集成”的單位信息資源集成難以滿足單位自身發展的需求，信息資源集成則顯得更為重要，可以有效減輕集成單位信息資源的復雜性，使各種異構資源形成一個有機整體，為信息集成檢索、信息融合等應用提供豐富的數據源。據此設計單位信息資源集成策略，構建以關聯數據技術為依托、以語義互聯為導向的單位信息資源集成方案。

3.2系統的模塊設計

公文辦理功能模塊主要包括增加公文登記、修改公文登記、刪除公文登記、領導批示、辦理意見、公文辦結、公文歸檔、轉辦。

公文簽收功能模塊：是指公文在不同單位進行交換的過程需要記錄收發文件的信息。業務部門內部簽收的公文均分為兩類：一類是電子公文，一類是紙質公文。電子公文，通過公文管理系統對公文完成簽收。（1）公文分辦：將接收到的公文分給各處室或承辦人辦理。（2）公文新增：對本部門公文的登記。（3）公文退回：校辦通過公文分辦，將公文分辦給處內分文人員，如果處內分文人員覺得不合適，可以將公文退回給校辦。但校辦不能通過本系統退回到文電處[3]。

3.3系統的數據設計

4系統的實現

4.1實現公文管理功能的JavaBean

這個JavaBean實現與公文管理相關的各個功能，包括增刪公文、獲取公文信息及更新公文信息等。

4.2業務邏輯由存儲過程或XML配置SQL語句實現

參考文獻：

[1]楊芙清. 軟件工程技術發展思索[J]. 軟件學報 2009 VOL.16，No.1，P.1-7.