檔案管理痛點精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理痛點主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：檔案管理痛點范文
紙質檔案管理
長久以來，紙質檔案一直是各單位存儲相關信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質檔案，通過檢索手段就可查詢相應信息資料，無需使用科技設備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠實現長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質單位的資料同樣如此，通過建檔相應地質資料，形成可供查詢的地質資料信息庫，能夠為單位部門提供區域內各類地質資源信息。紙質檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應數量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質資源檔案這類涉及信息門類復雜的檔案來說，更加需要一定數量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關地質資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質檔案管理者來說，最具挑戰性的工作是整理和編修檔案。從地質資料檔案具體情況來看，當單位對某個區域的地質資料進行重新調研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據新加入的地質資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質檔案管理涉及的預防性內容較多。例如，紙質檔案涉及場所內防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應的措施，而這些也只是預防性基本措施，當不可抗力和意外事件發生時，對紙質檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設置相應預防性措施，這些都為紙質檔案管理增添了難度。
電子檔案管理
電子檔案特點依托電子信息技術存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現在內容的多樣性，另一方面體現在存儲空間的小型化。從內容上看，由于引入了電子信息技術，電子檔案的內容存儲不再局限于文字信息和紙質的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質資料為例，過去紙質檔案中收納資源地貌、資源構成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業的評價，這對獲取地質信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術通過對信息的數字化，將占據大量空間的紙質資料信息轉入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術含量高，對管理人員素質有著一定要求。不同于紙質檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業能力之外，還需要有一定的信息技術使用能力。例如，地質資源電子檔案在涉及相關地質資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數據庫的安全。盡管存儲電子檔案的數據庫多是由專業技術人員指導，但檔案管理人員也需要關注數據庫安全問題，及時對存儲檔案數據庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。
紙質檔案與電子檔案管理比較
對紙質檔案與電子檔案的差異進行比較，有助于提高目前正處于紙質檔案信息化階段的各單位的風險意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進行檔案信息化工作。存儲形式決定的管理環境的異同將紙質檔案與電子檔案差異置于同一視角進行比較，能夠更加清楚地認識到兩者之間的差異。從風險視角來看，紙質檔案的存儲是以實物空間實現的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風險。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風險，其內部的存儲元器件對所處環境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風險，這是兩者在面臨風險時的相似之處。而兩者所面臨風險的不同則較為直觀，相對來說，紙質檔案對物理環境的要求較高，需要在能夠達到長久保存效果的物理場地進行持續的人為干預，即便采用某些設備進行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環境影響而消失的風險概率是很低的。從兩者比較的結果來看，紙質檔案對管理環境的要求更為嚴苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點是，傳統紙質檔案管理環境對紙張造成的影響是長時間的，不會瞬間導致信息湮滅，其發現問題是可以修復的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環境影響，將會出現所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區別在于紙質檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計算機進行，其檢索方式可以有多種，包括關鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進而獲得所查詢的信息。相較于紙質檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當然，電子檔案的這種高效、精準查詢信息的優勢也并非完全優于傳統紙質檔案的信息查詢方式。這主要是因為傳統紙質檔案信息查詢依靠人工實現，而人類具有機器所欠缺的“智慧”。以地質資源信息為例，若要查詢“內蒙古地區”相關信息，計算機所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內蒙古地區”的資料。
檔案管理信息化對策
通過對紙質檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當前事業單位進行檔案管理信息化而言，要進行高效的檔案信息化建設工作，不是簡單地將信息化技術引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎上，同時考慮到當前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質檔案管理信息化的對策。強化檔案管理信息化建設目前，事業單位紙質檔案管理的模式已經十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質檔案管理在轉向電子檔案管理的過程中存在一定風險，因而各事業單位需要強化檔案管理信息化建設力度。通過對比紙質檔案與電子檔案，得知應當在梳理目前事業單位紙質檔案管理現狀的同時，加強對電子檔案管理的深刻認識，以便能有效、有步驟地將信息化技術引入當前紙質檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當前檔案管理信息化建設的重點。基于這種觀點，事業單位檔案管理信息化建設強化工作不僅是對單一信息技術的使用，更追求傳統與新型管理模式的有效對接。一方面，事業單位傳統紙質檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉型的過程中要考慮兩者并行。以地質資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質資源檔案進行電子化，尤其是一些傳統紙質檔案管理模式下查詢比較費時費力的內容，同時，對于一些比較重要的地質資源檔案，還是應以安全性為第一要務。另一方面，事業單位強化檔案管理信息化建設。在加強紙質檔案信息化建設的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式實現有效對接，即不僅要涉及傳統檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環節實現銜接，通過信息化手段讓傳統紙質檔案在所有環節欠缺的部分得以完善，這樣才能發揮出檔案管理信息化的作用。
強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性
在事業單位檔案管理信息化過程中，紙質檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規避這種影響帶來的風險，并且最大程度地發揮出兩者的作用，就必須強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質資源檔案為例，地質資源紙質檔案在信息化過程中，對極為重要的地質資料檔案采用傳統紙質檔案管理模式的同時，要對部分檔案進行電子化，這并不意味著兩者完全不相關，而是可以將重要的紙質檔案電子化當作新增備份，同時電子化的部分地質資料也并不是從紙質檔案中完全剔除，而是管理重點有所側重。未被電子化的地質資料檔案側重于紙質檔案管理模式，電子化的則側重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復雜的地質資源信息檔案依托電子檔案優勢，實現檢索流程優化，同時紙質檔案也能夠發揮出電子檔案目前難以實現的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。強化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風險。提高檔案管理人員素養通過紙質檔案和電子檔案管理的對比發現，管理人員的素養在檔案管理信息化過程中極為重要。事業單位要想更好地實現檔案信息化，必須擁有除掌握傳統紙質檔案管理技術之外的信息化管理人才。對此，研究認為目前各事業單位在檔案信息化推進過程中必須重視從傳統紙質檔案管理人才隊伍中挑選出業務精通、學習能力強、善于鉆研的人員進行信息化管理培養。研究通過對比傳統紙質檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當下事業單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統紙質檔案與電子檔案管理各自存在的風險的基礎上，對兩者進行直觀對比，能夠相對客觀地認識到這一過程中的重點工作，并最大程度地規避工作開展過程中的不利因素。基于這一觀點，當前事業單位在實際檔案管理信息化工作推進中，應兼顧傳統紙質檔案與電子檔案兩者，根據自身實際情況進行調整。
參考文獻
[1]鄭磊.談電子檔案與紙質檔案的優化管理[J].商業文化,2022(05):74-75.
[2]劉瑞.紙質檔案資料數字化分析——提升地質檔案管理能力的重要途徑[J].辦公室業務,2022(02):135-136.
[3]戚芳.紙質檔案與電子檔案并行管理分析[J].黑龍江檔案,2021(06):146-147.
[4]武韶佳.紙質檔案和電子檔案并存的必要性探究[J].城建檔案,2021(12):161-162.
[5]吳英.事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略[J].中小企業管理與科技(下旬刊),2021(09):4-6.
[6]郭亞麗.電子檔案與紙質檔案兩軌并存之思考[J].山西檔案,2019(02):132-133.
[7]關英霞.論電子檔案與紙質檔案的整合管理[J].黑龍江檔案,2012(04):108.
第2篇：檔案管理痛點范文
關鍵詞：電力系統 檔案 程序化
Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.
Key words: power system, files, program
中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：
1 前言
管理電力系統的檔案是企業生產經營歷程的存儲與總結,同時又涵蓋了大量的生產技術與經營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現有專職檔案員2人,檔案管理三級網絡人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數十種。隨著我國電力系統改革的不斷深化,對企業的生產運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業的檔案管理,使其為企業的發展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統傳統的檔案管理方法導致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統性、規范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統性為檔案管理提供了有效的手段。
2 電力系統檔案程序化管理的意義
檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關聯,而實施的一種現代化管理方式,體現了檔案管理內容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內容,使得減少不必要的重復性勞動。
3 電力系統檔案程序化管理的舉措
電力系統檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應用四個環節,各環節間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,體現了程序化檔案管理的集約和效能。
3.1 檔案的收集環節
收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業各部門的研究成果、發展歷程進行系統、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠對材料進行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關電力檔案成果的產生部門制定規范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產活動和發明創新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協調與溝通機制,檔案管理部門要常規性的對各部門進行檔案成果的收集。
3.2 檔案的分類環節。要將收集的檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關系的、不同等級的檔案分類數據庫。電力企業檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應采用復合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產、電力設施建設、電力營銷等部門）的橫向分類與企業不同時間段運營情況的縱向分類。
3.3 檔案的保管環節。電力系統在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設定工作目標與規范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規格、格式、數量等方面做統一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監管,建內部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統檔案管理“事中”監督的單一化管理模式,而應實施“事前－事中－事后”立體化監督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發動員工的力量進行互相監督,促使管理員能夠嚴格按照規范和標準操作。在管理人員調動或離任前,必須對其所承擔的保管任務進行全面檢查,方能辦理相關的調動和離任手續,最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯系。
3.4 檔案的利用環節。收集、分類、保管等前三個環節為檔案的最終利用打下了夯實的基礎,對電力系統而言,有效的利用檔案,為企業的生產運營服務才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業的電力技術研究成果及經營歷程最大限度發揮余熱, 推進企業的技術改進與自主創新。在檔案的閱覽中,要為創設良好的閱覽環境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續,制定相應的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關制度。使借閱檔案的人員能夠對檔案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應的指導咨詢、檢索咨詢等相關機制,樹立服務意識,最大限制的滿足企業發展的需要。同時,要積極與其它電力企業保持聯絡與交流合作,建立與其它電力企業檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。
4 結束語
總之,在新形勢下,強化電力企業的檔案管理,對于企業的運營與發展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統性為電力系統檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應用等四個環節,使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統檔案管理中發揮巨大的作用。
參考文獻
[1]李紅梅.淺析電力企業檔案管理現代化[J]．青海電力，2007(1)
[2]肖莉.拓寬新視野創新電力檔案管理工作[J].新聞天地(下半月刊),2010,(10):24-25.
[3]黃磊.檔案質量管理體系的構建研究[J].山東大學學報,2010,(04):20-22.
[4]孫家騫.電力企業檔案信息化建設初探[J].科技促進發展(應用版),2010,(10)14-15.
第3篇：檔案管理痛點范文
【關鍵詞】電子檔案；傳統檔案；信息技術
隨著我國信息化時代的到來，信息技術被應用到社會的各行各業，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產生與應用，相對于傳統的紙質檔案，電子檔案的出現在給檔案管理工作帶來了便利的同時，也給其帶來了巨大的挑戰。通過對電子檔案和傳統檔案管理的區別和共性問題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關系，進一步提升信息時代下電子檔案管理的能力和水平。
一、電子檔案與傳統檔案管理的區別
（一）電子檔案與傳統檔案的歸檔方式不同。相對于傳統檔案歸檔時的手工作業，電子檔案在進行歸檔時主要依托信息技術，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進行歸檔。電子檔案在編輯的過程中，可實現無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時，由于是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發現，進而使得電子檔案的真實性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進行檔案信息的編輯過程中，應特別注意數字簽名和信息認證，切實做好相應的加密保護工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。
（二）電子檔案和傳統檔案的保管方式不同。傳統的紙質檔案保管存在著很多的風險，如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且，紙質檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間，耗費大量的人力、財力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現從根本上解決了這一問題，它以一種虛擬的存在形式進行保管，通過對信息的數字編制和存儲，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且幾乎受不到物理性損害，極大的降低了電子檔案保管的風險。當然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優勢在另一角度上看很可能演變成一項劣勢。由于當前信息技術的快速發展，流媒體和存儲介質日新月異，檔案存儲的載體會隨著技術革新而出現老化，給電子檔案的可讀性產生了嚴重的影響。鑒于此，檔案管理人員應在電子檔案信息編制的同時，打印一份紙質檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風險。同時，計算機信息技術部門應與文件信息生成部門加強溝通，統一文件信息格式，增強文件信息的可讀性。
（三）電子檔案與傳統檔案的查詢方式不同。傳統的檔案信息查詢時需要人工查找，該項工作費時費力查詢難度較大。而且，由于是對原件信息內容的查詢很可能影響相關的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題，由于事先對檔案信息進行了編輯、注冊、登記等工作，在對具體信息的查詢過程中只需要錄入時，生成一個固定的編碼或解碼便可使用，極大的節約了檔案查詢工作的人力和財力。而且，電子檔案的查詢在實現錄用后與原載體不產生任何關系，不會造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強，不會因為一方對檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。
二、電子檔案與傳統檔案管理的共性
（一）檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統檔案管理，對檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動生成的，它是以傳統的紙質檔案信息為基礎的，只不過是將信息載體由紙質媒介轉化為虛擬網絡，其內容在轉換的過程中并未發生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質檔案進行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時，還應注重傳統檔案管理工作開展。做好館藏紙質檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應充分發揮傳統紙質檔案的基礎和保障功能。
（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統檔案管理基礎之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計算機和互聯網技術，將傳統的紙質檔案管理數字化、虛擬化，而其中所蘊含的管理理論仍未發生變化。如《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領導、分級管理原則”、“維護檔案完整與安全原則”和“便于社會各方利用原則”不僅在傳統的紙質檔案管理中被嚴格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統檔案管理的精神內核并未發生變質，所改變的只不過是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。
（三）電子檔案是對傳統檔案信息資源的擴充與發展。隨著我國經濟社會的快速發展，相伴而來的是信息資源的爆炸式增長，這一變化同樣沖擊著檔案管理工作。依照傳統的檔案管理水平難以應付檔案信息的急劇增長，因此必須依靠先進的計算機信息技術開展檔案管理工作。電子檔案的產生是時展的要求，更是檔案管理工作進一步提升和深化的內在要求。電子檔案管理工作依托先進的科學技術，突破了紙質媒介信息載體的束縛，最大限度的擴充了檔案信息資源。而且，電子檔案管理在擴充檔案信息資源的同時，依靠互聯網的便捷、高效，使得檔案信息的獲取更加便捷、輕松。電子檔案與傳統檔案通過相互之間的優勢互補，共同推動了我國檔案管理工作水平的不斷提升。
第4篇：檔案管理痛點范文
關鍵詞：檔案信息化；數字檔案管理系統
1. 項目建設背景
隨著檔案門類的日益增多，檔案信息化進程的加快，企業檔案數字化越來越成為提升現代化管理水平必要手段。大唐南京發電廠檔案室自2008年新廠搬遷重建以來，不僅接收保存了大量工程項目的科技檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案，還包括自1934年以來的文書檔案和1960年起始的會計檔案，截止目前室藏檔案已達到17萬余萬件。如果運用傳統的手工管理模式，不僅檔案信息利用率低，且查準率、查全率也不高，極大浪費了企業的寶貴資源，難以適應現代化企業的發展要求。因此通過信息化手段開發好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務于企業的發展具有極其重要的現實意義。
2. 項目建設的總體目標
大唐南京電廠檔案信息化建設按照統一規劃、分步實施的原則，建設總體需求是實現大唐南京電廠的檔案管理的電子化，實現各種門類檔案的收集、整理、歸檔、利用等全業務流程的管理，將老數據轉換到新檔案管理型中，實現與OA系統的集成，搭建符合軟件系統運行的軟硬件環境，以及制定相應的檔案管理規范體系，具體概括起來包括如下幾點：
（一）檔案系統建設
建設大唐南京發電廠的檔案管理系統，實現檔案的收集、整理、歸檔、利用等全檔案業務的管理。
（二）接口開發
實現檔案系統與OA中待歸檔文件的自動歸檔，實現檔案系統與認證系統的單點登錄。
（三）軟硬件環境建設
主要是搭建檔案系統運行的軟硬件環境，針對不同階段的部署方案來搭建相應的硬件環境，軟件環境有數據庫、中間件等，硬件環境有數據庫服務器、應用服務器、文件服務器，并備有磁盤陣列和備份磁帶庫等。
（四）檔案規范體系建設
在大唐南京發電廠內制定并建立與檔案系統相適應的數據采集、檔案信息管理和應用等一系列配套的規章制度及操作規范。
布署示意圖如下：
3. 產品選型
企業以自身的需求為選型的基礎，對軟件公司與軟件產品的功能及信息技術，軟件售后服務的物質及涵蓋地區等進行了解與比對，另外再考慮企業e化的預算及可承受的費用，以選出最符合本身需求的企業信息化整體解決方案。
為了保證項目軟件的使用率和可操作性，我廠進行軟件選型時，依照下列的方式和順序來考慮：
選公司：選擇商譽卓著，經營績效良好，經驗豐富的公司。軟件業進入門檻很低，但是軟件公司要能長期經營的障礙卻很高。軟件及服務都是無形商品，應該選一家經營績效良好，經驗豐富的公司。
選產品：選擇的產品能滿足企業長期發展成長的需求，又滿足未來多樣化的需求，質量要穩定，維護要容易。
看服務：選擇的公司擁有完善的售后服務機制，可提供滿足其各種及各地需求的服務。
看案例：選擇的公司，擁有廣大的滿意客戶群，最好有其同行案例客戶。
比速度：企業希望在最短的時間內使用系統。速度是現代企業適應競爭環境必須掌握的重要因素，速度越快，成本越低，風險也越小。
比價錢：在各方面的條件都一致時，應該選擇成本較低廉的解決方案。
結合本企業實際情況，我們最終確定選用紫光軟件系統有限公司的紫光電子檔案管理系統軟件[簡稱：UNIS-AMS]V8.0。
四、項目建設思路及內容
（一）檔案信息化建設的理論依據
依據大唐南京發電廠檔案管理系統的具體要求，檔案管理信息系統的應用群體分為檔案管理工作人員和檔案利用人員，兩部分用戶的需求差別較大。前者以日常管理類操作為主，專業性要求較強；后者主要是檢索和利用類操作。由于各部門和所屬單位辦公地點分散，各自通過網絡互聯互通，故整個系統以網絡為基礎，總體的技術路線是以C/S模式和B/S模式相結合，實現不同的功能。
客戶端/服務器（C/S）方式，主要滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求，實現檔案的收集、整理、編目、歸檔、輔助實體管理、檔案統計、鑒定銷毀等；瀏覽器/服務器（B/S）方式，主要是滿足廣大利用人員，實現檔案的檢索、利用、檔案借閱、審批等。
本方案以關系型數據庫為檔案信息存儲平臺、數據加工流程控制和管理平臺；以專業的全文多媒體數據庫內容管理為數據平臺；以XML作為檔案交換的標準；采用成熟的主流技術和產品來建設檔案管理信息系統，這些技術包括：檔案管理平臺技術，瀏覽器技術，視圖技術，數據庫加密技術，XML技術，數據加密技術等。
本項目的開發采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；開發工具C/S端采用Delphi開發、B/S端采用Eclipse開發；系統的負載測試采用采取企業標準級負載測試工具LoadRunner；系統功能的測試采用黑盒法和白盒法相結合的方法進行測試。
（二）設計原則及特點
按照統一規劃、資源共享、確保安全的原則，立足資源服務和業務管理的宗旨，即按各類檔案的管理規則，運用計算機技術方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源；簡便、高效、穩定查閱利用檔案資源；提供快速、準確、強大的檔案行政監督、業務指導工作管理工具。
1、先進性原則
采用目前主流的技術和架構（（C+B）/S架構），所提供的技術具有一定的先進性，采用先進的、符合工業標準的系統平臺、體系結構和開發技術，系統可以快速的進行應用擴展。
2、靈活性原則
業務和功能模塊能夠自由增加、刪減和移動，能夠根據用戶的要求，用戶自己可以添加、減少項目、字段。查詢信息方便、靈活。
3、開放兼容性原則
系統設備、軟件必須具有良好的開放性，所有硬、軟件都應遵循業界相關標準，支持開放的標準接口，支持跨平臺。使整個系統成為一個統一的整體，而不致產生運行上的“孤島”。
4、安全性原則
系統須具有良好的安全管理功能，數據存儲、檢索、提取、和管理等各個層面和角度都須具有相應的安全機制。
在系統設計中，采用良好的安全機制；在數據傳輸中，選用當前成熟的數據加密技術確保數據安全；在網絡上，選用多層結構技術。同時，利用大型數據庫的安全性能確保存儲數據的安全。
系統建有完善的用戶管理和授權機制，對用戶在系統中的各種操作進行全面的管理和控制。可有效防止非法用戶入侵和最大限度地限制信息泄密；系統具有監控功能和日志功能，對在線用戶進行有效的監控，記錄下用戶的任何操作，確保不可抵賴性。
5、易用性原則
提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機界面、系統維護界面， 系統在使用界面上遵循檔案及資源管理人員的工作習慣， 界面友好易于操作，方便用戶的使用。系統采用客戶端/服務器（C/S）方式，滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求。對檔案信息的檢索和利用、各部門檔案人員信息采集，系統采用瀏覽器/服務器（B/S）架構解決方案，后臺數據庫系統結構清晰，數據字典公開，系統布署方便快捷。
操作簡單，查詢方便，可以通過樹形結構分層查詢，也可以按任意給定的條件（簡單查詢、綜合查詢和模糊查詢）進行查詢。
6、智能性原則
具有良好的統計分析功能，提高工作效率。同時系統應該有強大的圖表功能，可以制作各種類型的報表、客戶信息登記表等，制表方便、快捷，還能根據需要生成統計圖表（如餅圖、矩形圖），報表可輸出到Excel電子表格、Word文檔以及其他特定要求的文本文件。
7、標準性原則
系統采用的規范和標準應符合相關國家、行業的規范和檔案標準要求；電子文件元數據符合最近將頒布的《電子文檔元數據規范》要求。
8、可靠性原則
系統運行具有極高的可靠性和良好的容錯性能。可靠的信息傳輸手段、存儲方式、運行環境和安全保證是系統成功的關鍵。在整體設計中，根據實際情況采用完善的備份方式和災難恢復計劃，確保系統的可靠性。提供7天*24小時不間斷服務。
9、擴展性原則
隨著數據量的增加和運行節點的擴展，系統對硬件軟件的要求會不斷提高，系統所有硬件、軟件的選型和應用系統的設計必須考慮可擴展性的要求。
在軟件系統的設計中，所有產品（包括軟硬件）的選型及配置都應充分考慮到整個系統的可擴展性。系統將滿足隨著業務的不斷發展而隨時增加用戶及軟硬件產品的需求。
為滿足數字化檔案建設不斷深入的要求，在設計時，充分考慮了系統擴充問題，系統具有良好的可擴充性。在程序結構設計和數據接口設計時，預留了各種接口（比如程序開發接口，數據移植接口），能在需要時與各種應用系統進行一體化聯接，采用XML技術描述數據接口技術并提供數據接口程序。遵循XML 數據規范，具有自描述、結構化、交換性、擴展性特點。進行數據交互和關聯操作。當需要進行系統性升級時，能保證數據的平穩遷移，能方便地調整。易于擴充升級，既滿足當前的業務需求，又為今后的擴充留有空間，用戶可自行進行功能擴展。
10、成熟性原則
文檔的獲取、采集、存儲、管理、檢索、統計和等各個環節集成在一個統一的體系結構之中，形成一個閉環的管理。
11、可維護性原則
在系統的設計中，充分考慮了因機構設置及業務流程的不斷變動而帶來的靈活性要求。所有產品（包括軟硬件）的選型及配置都充分考慮到整體系統的靈活性，滿足隨著業務的發展而不斷增加數據量、用戶、軟硬件產品的需求。能通過自擴展的方式適應新類型的文件、檔案和資料；系統中所有的數據結構、操作界面、打印格式及統計要求等都是可靈活定義的，以滿足業務變化的需要；業務處理功能在一定程度內的增加或變更等需求不會影響系統的體系結構，并能在最短的時間內實現新的需求。
考慮到工程實施完成后系統的操作與維護，因此，該系統具備較強的可管理性和易操作性，便于系統管理人員能夠盡快熟練地掌握該系統的操作和管理技術，以保證系統能安全可靠地運行。應用軟件的開發選用了流行的可視化開發工具。在保證用戶基本操作的前提下，給管理員有更多的自主管理功能。
（三）信息資源庫建設
1、目錄庫建設
大唐南京電廠檔案管理系統建立在基于WEB服務基礎上，實現現有管理的電子化、網絡化的需要，并具有開放性，能夠與企業各管理系統集成，接收、管理各系統形成的歸檔電子文件，提供安全授權下檢索利用。
系統主要分為四大功能模塊：信息采集、日常管理、信息服務、系統設置與維護。
檔案業務管理系統具體功能設計如下：
（1）檔案收集
檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責任和流程，通過應用系統提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統建設的關鍵部份。
上圖為歸檔數據的收集、整理、歸檔的總體流程圖。如圖所示，整個流程包括數據收集、數據整理、移交接收和數據歸檔四個步驟，首先由全宗單位內各部門的兼職檔案員通過幾種方式進行待歸檔數據的收集，之后由兼職檔案員對收集到的數據進行整理使其符合歸檔規范，然后由兼職檔案員對整理好的數據進行移交，由全宗單位內的檔案管理員對移交的數據進行接收，最后由檔案管理員對所有接收到的數據進行檢查、編目并歸檔。歸檔后的檔案元數據進入元數據庫，電子原文件進入系統電子原文數據庫，系統將對照元數據庫與電子原文數據庫中的數據自動創建索引庫用于全文檢索功能。下面將詳細介紹這四個步驟的內容：
①信息收集
數據收集分為以下幾種：OA接口收集；在線收集；離線收集；數據轉換等手段。
OA接口收集方案
系統實現與辦公自動化系統（OA）等系統無縫連接，接口部份主要
設計方案如下：
圖 OA 接口收集原理圖
OA系統接口是保證文件自動歸檔的關鍵。通過接口，系統可以以自動或手動兩種方式轉入到檔案系統當中去，文件及其屬性信息歸檔到檔案管理系統的收集整編庫中，同時將收文單、發文單、正文內容、附件內容的電子文件轉入文件服務器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應關系。
在線收集
在線收集是提供各業務部門人員對重要文件進行收集的模塊，不僅可以提供簡單、快捷的檔案錄入功能，方便檔案形成單位的歸檔人員進行歸檔錄入，而且可以對歸檔范圍外的重要文件進行收集錄入，可以將個人的隱性知識顯性化。
檔案管理人員可以根據實體文件直接在檔案系統中進行著錄。檔案系統提供友好的著錄界面輔助用戶進行信息的填寫。
著錄部分提供的功能包括：
1.必填項標識功能。在界面中會對必填字段與可空字段進行明顯的標識區分，方便用戶進行識別。
2.著錄字段可設定默認值。所有字段均可設置默認初始值，或可通過事件定義，自動跟據規則從其他著錄字段提取。也可根據一定業務規則，從相關信息中自動提取初始值，如可自動提取題名、文號、發文時間和保管期限等等。
3.著錄內容提交時自動驗證功能。驗證的范圍包括：是否可空、極值范圍、輸入值類型（自然數、整型、日期等）、特殊類型（身份證、郵箱、手機號碼等）。對不符合規范的輸入，給出友好提示。
4.多種形式的輸入控件。檔案系統提供的多種輸入控件有：文本框、日期輸入框、多行文本輸入框、下拉選擇輸入控件、樹形信息輸入控件、多選或單選控件以及可編輯的下拉控件等多種，方便用戶的使用。
5.界面事件自定義功能。可預先定義在著錄時要進行響應的事件，即某些著錄項的內容可在其他著錄項著錄完成時，根據規則進行自動填寫。如自動對A、B兩字段值進行求和填寫進C字段，或對A、B兩字段進行截取或拼接后填入C字段。
6.著錄信息自動繼承。在連續錄入數據時，可自動繼承前一條所錄數據的各個字段信息，并可根據需要進行選擇性繼承。在著錄時還可根據一條已有數據，進行著錄，系統會自動將所選數據的信息作為新記錄的默認值。
7.支持TAB鍵及光標鍵的焦點跳轉。在著錄時，可方便的通過TAB鍵或光標鍵實現輸入焦點在不同控件上的切換，無需點擊鼠標，極大的方便了錄入工作。
8.著錄同時即可進行電子原文的掛接。著錄時即可掛接電子原文，避免了在條目形成后再掛接的不便。
離線收集
9.離線收集是提供建設項目和流動性企業提供配套的離線客戶端，作為離線狀態下的檔案收集工具。
10與檔案管理系統的數據交換為：
11.離線錄入端配置文件：由檔案管理系統生成離線錄入端配置文件，為XML格式文件，各建設項目和流動性企業使用離線客戶端導入配置文件后才能初始化系統，進行使用。
12.離線錄入端數據：離線錄入端產生的歸檔文件數據由各單位匯總到檔案館檔案管理員離線錄入端機器上，檔案館檔案管理員離線錄入端機器與檔案管理系統網絡聯通，因此可由檔案管理員上傳離線錄入端數據。
數據轉換
數據轉換可實現歷史數據的批量導入功能，批量導入分為兩部份：元數據和電子文件，其中由于歷史數據所使用的業務系統不統一，數據格式和數據結構都不相同，因此我們這里主要支持：DBF、XML和EXCEL三種格式的數據導入，需要各原檔案系統開發商將需導入的數據轉換成上述標準格式，最終實現批量轉換。
系統可為歷史檔案單獨設置一些類別和數字化流程。針對歷史數據和目前檔案系統中數據結構存在不同的問題，系統會提供字段對應關系定義界面，是的用戶可先定義好字段對應關系，然后再進行轉換。
至于電子文件，則可通過內容管理平臺中提供的電子文件轉換功能形成規范化電子文件格式存入系統，電子文件與元數據可自動通過元數據中的關聯關系實現自動對應。
②數據整理
數據整理部分面向全宗單位的部門兼職檔案員或檔案管理員提供對于進入系統的待歸檔數據的整理功能，通過整理使之成為符合檔案規范的數據。此部分系統主要提供以下功能：
自動分組（分類）
由系統程序根據預先定義的業務規則對不同類型的數據自動進行分組（分類）。
自動排序
由系統程序根據預先定義的業務規則對不同類型的數據自動進行排序。
立卷（裝盒）
由系統程序根據預先定義的業務規則對不同類型的數據進行組卷（裝盒）操作，并自動生成相關案卷級/盒級字段信息。此功能分為以下兩種方式：
自動組卷（裝盒）
由系統程序根據預先定義的業務規則對某檔案類型的全部數據進行自動組卷（裝盒）操作。
手工組卷
由系統程序根據預先定義的業務規則對某檔案類型用戶所選擇的數據進行手工組卷操作。
手工調整
對于已組好卷的數據提供由用戶手工調整的功能，包含以下功能點：
增加
提供對歸檔案卷/文件條目信息的增加功能，并提供電子文件的掛接。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于錄入需要歸檔的案卷/文件條目信息，同時掛接電子原文。
刪除
提供對歸檔案卷/文件條目信息的刪除功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，刪除文件條目信息的同時也刪除該條目下掛接的電子原文。
修改
提供對歸檔案卷/文件條目信息的修改功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于修改并保存案卷/文件條目信息的修改結果。
檢索
提供對于案卷/文件條目中各字段的組合檢索、模糊檢索功能，最大程度確保數據的查全率和查準率。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
數據排序
主要是對于進入收集整編子系統的案卷/文件條目信息按相應排序規則默認排序，排序后便于檔案整理人員對于數據的瀏覽和整理工作，此處的排序規則已在系統“檔案業務管理設置”子系統中預先定義完畢，除預先定義的規則外還可以進行任意兩條數據的位置對調和連續多條數據的順序調整。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
數據移出
將當前檔案類型的文件級數據移入到其它的檔案類型的整編庫，如某個工程的申請文件在文書檔案中，需要移入到科技檔案中。不同檔案類型的數據可以相互轉化，且轉化完成后可以保留不同檔案類型間共有字段中的信息。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
案卷打散
將已組好的案卷或盒內的文件打散，重新進行組卷/盒。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
卷內文件抽出
將已經組好的案卷內的文件抽出，使其成為不屬于任何案卷的零散文件。
加入案卷
將用戶選定的零散文件加入某個已組好的案卷中，使其成為此案卷的卷內文件。
③數據歸檔
此部分主要是由檔案管理員對已接收的數據進行檢查歸檔的操作，包含以下功能：
數據檢驗：由檔案管理員詳細檢查所接收的移交數據。
數據編目：由檔案管理員操作系統自動生成數據的相關目錄信息，以備歸檔。
數據歸檔：由檔案管理員操作將數據歸檔進入檔案庫。
2、全文數據庫建設
全文數據庫建設一方面是對室藏紙質檔案的數字化，即利用高速掃描儀等設備對存量檔案數字化。電子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等圖像格式，掃描時采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質檔案，宜采用彩色圖像掃描。因電力企業室藏檔案圖紙多，掃描儀還須具備消藍功能，在掃描過程中不能只追求清晰度，將分辯設置過高，導致圖像太大影響傳輸和存貯。在檔案清晰度滿足要求情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi。另一方面利用OA系統接口將歸檔文件及其屬性目錄信息轉換到檔案管理系統中，同時將收文單、發文單、正文內容、附件內容的電子文件轉入檔案服務器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應關系，實現文檔一體化數據共享。
2010年項目實施時，大唐南京發電廠檔案室人員對室藏檔案全部進行了數字化掃描、加工，共建成17萬余條檔案條目數據庫、約154萬頁原文數據庫，并實現條目與原文100%掛接。
（四）檔案信息安全保障體系建設
1、制度建設
為了規范文件材料的歸檔工作，完善、系統保存本企業檔案，進一步提高檔案信息管理水平，保障電子檔案的安全、完整和有效利用工作得到落實，我們陸續制訂和印發了《電子文件歸檔管理制度》等規章制度，涵蓋了電子文件歸檔、電子檔案的移交、利用、鑒定、檔案數據的管理維護、保管、備份、安全保密等制度。
自工程建設以來，加強檔案管理“三納入”、“四參加”工作。例如：（1）重要檔案工作事項，納入廠辦公會領導議事日程，列入廠年度、月度計劃一同安排；（2）檔案信息化工作明確納入單位規章制度及工作流程；（3）檔案信息化工作納入辦公室與各部門年度工作考核制度及崗位職責；（4）基建期間所有設備開箱、項目驗收、資料交接等，都要求檔案人員參加，并作文字、圖片記錄等。
2、系統操作安全保障
本部分安全設計方案主要是從應用系統安全設計、安全認證、數據加密方面，應用軟件安全主要是從軟件的角度考慮，主要從數據傳輸安全、系統操作安全、數據訪問安全三個方面來考慮。
數據傳輸安全
①采用VIEW服務方式，每個客戶端無需安裝瀏覽軟件，為系統維護帶來極大方便，無需客戶端。
②電子文件以流數據的方式進行傳輸，在客戶機內存中顯示，而不會形成本地的臨時文件，排除了安全問題。
③流數據的傳輸方式解決了傳輸過程中存在的安全隱患。
系統操作安全
登錄（和其它應用系統集成的安全訪問控制）
①登錄的安全控制任務
平臺對外部系統提供相關的接口和服務，需要保證沒有權限的人不能獲取對應的服務，或者不信任的系統不能訪問對應的接口。
平臺登錄的安全控制建立在用戶信息平臺上的統一用戶認證系統之上。在用戶登錄后將持有相關的統一令牌，用戶只需持有統一用戶認證系統頒發的用戶令牌，就可訪問相關的接口和服務。用戶進行統一認證時，進行如下的令牌獲取操作：
從外部系統訪問平臺提供的接口和服務之前，先要獲取相關的系統
訪問令牌；持有令牌的客戶端，訪問相關的平臺提供的接口和服務；平臺驗證令牌是否有效，如果有效，將在檔案信息管理系統中構造相關的用戶信息，并且訪問相關的接口和服務。
②操作權限
操作權限主要分為子系統、模塊、模塊按鈕功能三級。主要根據角色來控制，系統默認的角色有系統管理員、高級檔案管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶（利用者）五個角色。
定義角色的時候可以定義到子系統、模塊、模塊按鈕功能三級權限，其中對應的收集整編、檔案管理、借閱管理等的添加、編輯、刪除、組卷、批量修改、批量刪除等模塊按鈕功能需要涉及到檔案類型，必須根據檔案類型來分別設置權限。
判斷的時候首先要根據用戶的ID取得對應的角色ID，根據角色ID信息來判斷是否在該角色中存在權限信息，如果已經存在則為有權，如涉及到檔案類型需要判斷對應的檔案類型權限。
③操作日志
系統通過記錄用戶操作日志來加強系統的安全性，以便管理員可以對惡意破壞數據過程進行審計。在本系統中，提供有登錄日志、操作日志和數據訪問日志三類日志。
用來記錄用戶成功登錄（退出）檔案系統的事件。用戶登錄指用戶由檔案系統外成功登錄進檔案系統。其形式可以有多種，例如：由門戶系統登錄到檔案系統；在其它系統中，訪問集成的檔案查詢模塊；直接登錄檔案系統等。
主要日志信息包括：用戶帳號（ID）、所屬全宗、登錄日期（時間）、登錄時客戶機IP地址、退出時間，登錄方式（門戶、集成模塊、直接登錄）等。
用來記錄用戶在檔案系統中所進行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部門管理、服務器配置管理、檔案類型管理等。主要日志信息包括：操作者（用戶ID）、操作日期（時間）、所屬全宗、用戶操作等。
用來記錄用戶對檔案數據本身的訪問。例如，對檔案數據條目的刪除。對電子文件的瀏覽、下載等。主要日志信息包括：用戶ID、操作日期（時間）、檔案類型、檔案數據的ID、檔案數據的標題（電子文件的標題）、操作方式（刪除、瀏覽、下載、銷毀）等。
數據訪問安全
數據訪問需要控制用戶訪問的條目和電子文件信息，并可以靈活設置權限。目前大唐南京發電廠檔案管理系統的數據訪問權限根據權限類型分為條目權限和電子文件權限，根據設置方式分為臨時權限、規則權限、默認權限。
規則權限針對網上利用者和普通用戶設置，針對條目權限和原文權限進行判斷，可以設定對應的查詢規則來批量設置權限。可以針對檔案庫進行設置。可以內置一些固定規則，如全部數據、歸檔前數據、歸檔后數據、職務對應密級等。可以選擇組或組下面的人進行設置權限，如果設置了組的權限，下面的人自動繼承組的權限，判斷順序為人優先于組。規則權限判斷流程為：
默認權限主要針對網上利用者和兼職檔案員，可以根據檔案類型來設置，主要權限類型為條目瀏覽、電子文件瀏覽、電子文件下載等。
條目權限根據默認權限和規則權限組合得到對應的用戶的權限。
電子文件的一般使用流程
電子文件一般的使用流程如下圖所示：
上述流程主要包括了電子文件的提交、存儲和利用三個環節，利用時可以對電子文件進行瀏覽、下載、打印、導出光盤等。以上應用模式中存在以下幾個問題：
①電子文件格式不統一，給各種電子文件的安全控制及利用造成很多困難；
②電子文件容易被篡改，篡改不易被發現；
③電子文件一旦提供用戶瀏覽，則電子文件已無法控制，用戶可進行拷貝、另存等，存在重要文檔被轉給其它人員的隱患。
電子文件訪問安全控制的主要任務：
①能有效控制電子文件的閱讀、下載、另存、打印、打印份數、修改、拷貝/粘貼、使用有效期限等。
②保證重要文檔不轉給其它人員。只有經過授權的用戶才能閱讀采用本系統加密的文檔，未經授權的用戶，即使拿到其他人的授權文件，仍無法閱讀加密的文檔。
（五）檔案管理系統硬件設施的建設
1、機架式服務器一臺
存儲設備一臺
2、建立檔案原文數據庫所需要的A0、A3平板掃描儀，高速掃描儀、數碼相機等設備。
五、“數字檔案管理系統”的特點及主要功能
大唐南京發電廠的檔案部門擔負著各類檔案的最高管理職能，在檔案管理系統中，管理職能具體定位如下：
完成大唐南京發電廠各檔案所屬各部門日常檔案管理工作，指導和管理各部門的檔案歸檔工作，完成檔案資料的收集、整編、錄入和管理工作；同時，將與之對應的檔案數據和文件系統中歸檔的檔案數據歸檔到檔案管理系統中。另外，大唐南京發電廠各類檔案需要對各部門的年報進行接收和匯總工作，生成符合國家檔案局要求的年報。
1.全文檢索系統信息服務功能
系統提供了統一的智能搜索產品，實現對附件的全文檢索，并能對常用檢索途徑進行優化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；提供自然語言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持對自動搜索到的全部信息進行智能分類，并可對設定的主題，將全部相關信息進行聚類；系統的自動分類和聚類功能可以以圖形化展示，方便用戶定位到關心的信息以及了解信息分類之間的關系。
針對上述各類搜索方式，都會受到系統權限的控制，保障檔案數據的檢索安全。
目前支持電子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等圖像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字處理格式。
技術特點：索引權限和系統權限完全融合；索引庫、目錄庫、電子文件庫三位一體；系統數據和索引庫數據同步。
全文檢索示意圖
2.主動式檢索服務應用
檔案推送是檔案信息資源提供利用的一種主動服務方式，突破了傳統的檔案被動利用模式，通過管理員對檔案信息資源打包并直接推送給利用人的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時有效的發揮了檔案信息資源的價值；
檔案打包推送一般分為主動推送和請求推送兩種應用方式：主動推送是指檔案管理員將組織好的檔案數據包設定有效期后直接推送給用戶進行利用，檔案數據包可以是編研成果、事件專題等內容；請求推送是指利用者通過網絡向檔案管理員發出檔案利用請求信息，檔案管理員根據請求內容組織所需要的檔案信息，設定有效期限后直接推送給利用者。
檔案推送具有時效性，過期后將失效不能再訪問既方便了利用又保證了安全。
（三）OCR技術的應用
與圖像處理技術一樣，紫光的OCR（漢字識別）技術也已嵌入到系統當中，在系統的所需要的操作中，可以隨時調動OCR功能，實現圖像漢字的識別。OCR技術主要應用與以下幾方面：
紫光的OCR漢字識別技術在文書檔案的數字化和再利用方面可以發揮重要的作用。
首先，在掃描電子文檔的識別中，通過其獨有的版面分析功能，不僅可以快速實現文檔的掃描識別，同時還可以自動提取當中的檔案關鍵信息，自動識別后填入檔案的目錄信息當中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。
其次，快速OCR技術將掃描文件自動識別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對圖像文件自動建立索引的功能。
再次，在用戶檢索查詢當中可以選定所需文件內容，自動對其進行識別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。
對于中英文混排、表格等特殊格式可以比較好的識別還原。
檔案人員在利用檔案的時候常常需要瀏覽檔案原文，對于比較感興趣的內容可以利用在線OCR功能將圖片格式的原文，識別成可編輯的文本信息，以便于下一步的利用。
利用的時候用戶在檔案原文上選擇需要的區域，系統自動將區域內的信息傳到檔案服務器進行識別，然后傳到用戶的窗口顯示出來。
原文瀏覽的時候選擇要識別的區域
識別后的文本文件
在線OCR支持網絡上所有有權限的用戶應用，同時允許多個用戶并行使用。
（四）可擴展支持多種安全技術
系統設計方案中充分考慮了大唐南京發電廠對信息安全性方面的考慮，除了系統本身的用戶權限控制系統和日志管理外，還可以支持與用戶身份認證系統的集成、實現電子印章、數字水印、數字簽名、數據加密、流技術瀏覽等信息安全技術。
（五）檔案數字化加工模塊中圖像處理技術
檔案數字化加工子系統由利用流媒體采集工作站、高速掃描儀、數碼專用設備作為信息入口，將紙張、影像、音像的信息轉換成數字影像文檔，并將數字化信息的圖文數據庫存儲到海量存儲載體中，采用OCR技術，實現掃描結果的文本轉化。對文檔、圖片及其他檔案類型數據進行加工處理及標引。
圖像處理技術的應用
系統中內嵌了紫光圖像處理技術，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。
在收集整編、檔案管理子系統中，都可以在數據錄入和維護時自動打開圖像處理模塊，完成紙介質文件的掃描錄入或對掃描文件的圖像處理功能，利用系統中的圖像掛接功能來實現圖像文件與檔案目錄的自動對應。
圖像處理模塊最大的特點就是除了可以滿足招標文件需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實現批量的圖像掃描和自動處理的功能，是一個功能強大的圖像掃描和處理模塊。
圖像處理功能介紹
該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉、圖像縮放、圖像幅面調整、圖像分辨率調整、圖像壓縮格式轉換、消藍、去污、糾斜、合并等。
圖像處理窗口
掃描的參數設定，在掃描的同時用戶可以設定自動執行糾斜、去黑邊、清除噪聲等功能，掃描后也可以手動進行上述操作。下圖是圖像處理的幾個功能操作界面。
掃描后的文件
去黑邊處理后的文件
糾偏、去污點處理后的文件
掃描后的文件
圖像拼接前
圖像拼接后的效果（合并的時候可以選擇上下合并或左右合并）
六、推廣和應用
第5篇：檔案管理痛點范文
（一）電子檔案裁體的壽命
紙質檔案單位面積上存儲的信息量很少，當今的信息存儲技術，可以將一幅詳細地圖中的成千上萬個信息存儲在小小的一張光盤上，這無疑是技術上的一大進步。但是，當存儲載體的記錄信息能力高速增長時，存儲信息的新型載體的壽命卻不如紙質。手工紙的手稿可保存上千年，而電子檔案載體的壽命非常短。磁帶最多只有十多年，而光盤生產廠商的承諾至多也沒有超過100年。另外，紙張的損壞很易被發現，電子檔案載體的損壞只能由設備來檢驗。影響電子檔案保存壽命的另一個重要因素是將來的設備可能無法讀出今天記錄在載體上的信息內容。
（二）電子計算機的技術更新
除載體的自然損壞外，影響信息存取的還有設備和軟件問題。在數字世界里，技術設備與存儲載體緊密聯系在一起，高密度的信息存儲必須依賴于復雜的電子設備和有關的軟件，而這些設備及軟件總是在隨著技術的進步而不斷地更新，一旦硬件或軟件被淘汰，其記錄在存儲載體上的信息將無法讀取。例如，CD光盤的壽命比其他新型數字存儲載體壽命都長，然而最初給它記錄信息的電子計算機系統，可能早已更新換代多少次了，這就使得CD盤上的信息可能無法讀取。
檔案館主要是保存永久檔案，有的幾十年后才能對外開放。幾十年后不但載體可能自然損壞，其讀取設備可能早就更新換代多次了。環境技術的生命周期對于電子檔案的保存提出了嚴重的挑戰，數字技術的軟硬件一旦過時，廠家就可能不再提供該產品，沒有相應的軟硬件平臺信息就無法讀取。這是電子檔案管理人員必須面對的現實。
（三）信息的真實性
電子檔案存儲載體存在的另一個嚴峻問題，是數字信息可以不留痕跡地被修改。檔案館提供給用戶的電子檔案信息是否準確可靠，也是對電子檔案管理提出的另一挑戰。
二、電子計算機軟硬件技術過時的對策
電子檔案管理在技術上有三個大問題：存儲載體不耐久；讀寫信息的電子計算機軟硬件技術過時，電子信息內容的真實性。
電子檔案存儲載體的壽命一般都超過了讀寫它的電子計算機軟硬件技術生命周期，使得載體壽命相對于軟硬件技術過時而言，顯得并不十分重要。世界上幾乎沒有一個廠家可以保證，它生產的電子計算機硬件和軟件不會過時。技術過時使得各種信息的壽命受到威脅，幾乎都不安全。下面列舉幾種對策方法也只能作為參考。
（一） 再生性技術保護
這里所說的再生性技術保護，是指將技術過時的存儲載體上的信息適時地轉移到紙張或縮微品上，不再使用電子計算機軟硬件讀取。這種方法為長期保存信息提供方便并避免軟硬件技術過時帶來的任何麻煩，對于電子計算機技術人員來說，這可能是最希望采取的方法。但卻存在幾個現實問題：一是有些信息無法轉移到紙張或縮微膠片上，如聲音信息、超文本信息、多媒體信息等；二是上述信息即使可以轉換，也必將失去它原有的風格和能力，如將電子檔案的文本格式信息轉移到穩定長久載體上，使之具有壽命長、人的眼睛可直接閱讀，不受軟硬件技術過時的限制等優點，但卻失去了數字化的傳遞與使用的靈活性。因此，這種方法適用于利用率很低的電子檔案。
（二）建立電子計算機技術檔案館
建立一個過時的電子計算機技術檔案館，收集技術過時的電子計算機軟件、硬件，提供利用，讀取那些過時技術記錄在載體上的信息內容。例如，收集過時的磁帶驅動器和過時的操作系統。這種方法要廣泛收集保管過時技術的全套硬件與軟件，還必須保持操作這些過時技術的某些技能。由于設備的老化，原生產廠家不再生產這些設備的備件，存儲載體在不斷損壞等原因，使得代價十分昂貴，不是檔案部門自己力所能及的可以采取的措施。
（三）拷貝和遷移
拷貝是在原來的技術環境下定時重寫信息數據，防止由于存儲載體理化性能變化引起的信息丟失。這應該成為檔案館管理電子檔案的一種基本方法。這只是常規的管理工作，而不能解決電子檔案由于軟硬件技術過時引起的長期保管問題，解決這個問題的可供考慮的方案是遷移。
將數字信息從一種技術環境轉換到另一種技術環境上的復制稱為遷移。遷移是隨技術變化適時改變數字信息格式的一種處理過程，這個過程使得信息在將來也可以被存取。遷移意謂著基于字符的數據，可以從一個存取載體轉移到另一個存取載體上，以進行數字信息的保護，
即便是純文本的電子文件也是如此。
三、信息真實性的對策
檔案館保管電子檔案，可能經常要進行數字信息的大量存取。用戶要求被存取的信息是真實的。存儲載體損壞的復制與軟硬件技術過時的遷移，不能只保證信息存取的實現，而更要保證被存取信息的原始性、真實性。保證被存取的信息是原始的、真實的，是對電子檔案管理的又一個挑戰。
第6篇：檔案管理痛點范文
電子檔案管理的方式需要借助多項電子設備，還需要應用先進的電子技術，其是現代化的物化表現，也是衡量電子檔案管理水平高低的重要指標。電子檔案管理系統想要更好的發展，必須做好規劃，要保證檔案管理細節的合理性，還要在不同的管理環節應用不同的設備與技術，提高檔案管理的效率。隨著社會的發展，檔案資料的數量越來越多，內容越來越豐富，涉及的范圍也越來越廣，使用電子檔案管理的方法，可以更好對檔案進行分類，也可以實現對檔案的長期保存，相關技術人員要不斷的優化管理方式，保證電子檔案存儲的完整性與安全性。現代化的電子檔案管理系統，對管理方法也進行了優化，由于該系統主要依托于現代化的電子設備，所以，傳統的檔案管理方法無法適應現代化管理的要求，管理人員一定要具有創新的精神、開放的心態，引進專業的技術與理論，完善管理機制，使管理制度不斷的推陳出新，探索出新的管理之路。檔案管理網絡化是電子檔案管理現代化的一個重要標志，計算機的應用、網絡化的發展是信息時代檔案管理標志。現代化的電子檔案管理系統，提高了檔案管理的網絡化水平，逐步建設和完善了檔案部門內部的局域網，還構建了區域性的、全國性的檔案工作信息網。
2我國電子檔案管理的現狀
目前在我國，檔案管理工作已經開始廣泛應用電子信息技術，再加上電子檔案與文件越來越多，更的促使了電子檔案管理工作的快速發展。從整體來看，我國的電子檔案管理著三個特點。即過于依賴計算機，存儲系統存在分離性以及電子檔案管理的不穩定性等。首先，過于依賴計算機在指目前我國的電子檔案信息資源大都是以計算機為主要的存儲介質與管理手段，也就是說電子檔案是要借助于計算機才能實現有效管理的，而并非用傳統的紙質介質進行管理使用。若沒有計算機，電子信息就無法保存、管理以及應用。為此，當前我國的電子檔案管理工作是必須要依靠計算機才能進行的。其次，電子檔案在保存的過程中是以某些有規律的數字編碼來實現的，當要使用電子檔案時，還必須要借助計算機來進行檔案信息的還原與顯示。這樣以來，就使電子檔案管理系統與結構是存在分離現象的。第三，電子檔案是借助于計算機才實現有效管理的，并通過網絡來傳遞信息，實現資源共享。而由于計算機與網絡系統自身的不穩定性，使得電子檔案在生成、存儲、共享的過程中，容易受到網絡病毒侵害，或者因為計算機自身硬件問題導致信息丟失。這些都給電子檔案管理系統帶來了很大的不穩定性。除此之外，目前我國的電子檔案管理系統在運行中還存在著一定的問題，例如對傳統紙質檔案管理工作的摒棄，只是大力發展電子檔案，而忽視了傳統紙質檔案的重要性與必要性。再者，電子檔案管理的安全性問題沒有得到很好的解決，在拷貝或存儲電子檔案時不能做到有效安全防范，對于一些重要的資料文件來講，這是非常不安全的。因此我們要不斷的改進，促使其更好的實現現代化發展。
3實現電子檔案管理系統
現代化發展的措施我國對電子檔案管理系統的研究時間并不長，由于起步較晚，所以管理制度還不夠完善，而且管理工作中存在著較多的問題，為了實現電子檔案管理系統的現代化發展，必須采取有效的措施，對工作中的問題進行改善以及妥善的解決。下面筆者結合自身經驗，提出了一些改進的措施，具體內容如下：
3.1加強電子檔案的分類管理
隨著社會發展進程的加快，電子檔案信息的數量越來越多，內容也越來越廣泛，為了使檔案資料發揮出最大的價值，必須做好檔案分類工作，分類必須按照一定的要求，還要制定出統一規章制度，要以提高使用者方便性為原則，還要保證電子檔案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加強管理與約束，防止信息泄露問題的發生。另外，管理人員還要對特別重要的檔案文件進行備份處理，以免其丟失而造成較大損失。
3.2提高電子檔案網絡系統的安全性
電子檔案管理系統不但借助了多項電子設備，還利用了網絡傳播技術，網絡傳播的速度比較快，實現了電子檔案的共享，但是網絡系統的安全性并不高，檔案管理部門一定要做好權限管理工作，還要健全監督機制，避免不法分子竊取保密檔案現象的發生。檔案管理部門的領導者要加強網絡安全建設，極大資金的投入，還要引進安全防盜技術，定期對計算機殺毒軟件進行更新與維護，防止病毒的侵入。另外，管理人員還要建立完善的制度，加大內部監管力度，加強對員工的管理，做好內部控制工作。
3.3加強電子檔案管理人才的培養
第7篇：檔案管理痛點范文
1 電子檔案與傳統檔案管理工作現狀分析及相關特征
結合檔案電子檔案與傳統檔案管理工作現狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進一步的優化與規范；（2）檔案管理人員專業水平有待提高，電子檔案與傳統檔案管理工作創新性任重道遠。同時，由于實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現象的出現；（3）傳統檔案受到當前發展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰。相對而言，電子檔案由于受到計算機網絡及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特征。傳統檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。
2 電子檔案與傳統紙質檔案在管理中的區別
2.1 歸檔方式方面有所差異
結合電子檔案與傳統紙質檔案的特征及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求并不高。
2.2 歸檔時間不同
當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成后可在計算機網絡及信息技術的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。
2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統紙質檔案在保管方式方面的區別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網絡及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應進行格式轉換，確保電子檔案的統一保存；傳統紙質檔案保管中需要對紙制品材料進行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴格控制存儲環境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。
3 ?子檔案與傳統紙質檔案之間的聯系
電子檔案與傳統紙質檔案之間的聯系表現在：（1）二者本質上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統紙質檔案信息；（2）電子檔案是對傳統紙質檔案的繼承，相比紙質檔案管理工作效率更高， 某些業務中也需要交叉使用電子檔案與紙質檔案；（3）電子檔案的發展與傳統紙質檔案密切相關，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。
第8篇：檔案管理痛點范文
關鍵詞：電力系統；檔案管理；問題；措施
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
隨著我國改革的不斷深入，電力系統各項建設也取得了令人矚目的優異成績。檔案是電力系統建設與發展過程中的重要組成部分，能否對檔案進行現代化管理，提高檔案管理人員的綜合素質，是當前電力企業發展的重要基礎。
一、電力系統檔案管理中存在的主要問題
1、行業標準較籠統
電力系統檔案管理是一項巨大的工作，涉及面較廣，對相關技術標準和規范要求嚴格。在電力系統檔案管理領域，盡管國家頒布了一系列的技術規范和標準依據，入《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T5032228-2001）、《建設工程監理規范》（GB50319-2000）《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）。雖然這些技術規范和標準依據在一定程度上能夠指導電力系統檔案管理工作，但規定仍較籠統，依據不全面，未能在有關具體操作上進行詳細規定，這也導致了檔案管理缺乏操作性等。
2、缺乏具有規范性、科學性的管理制度體系
由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣，存在各施工單位歸檔工作的要求和做法不一致現象。在工程建設的前期階段，在開工建設前設計單位已開始產生檔案，但由于設計工期緊，設計單位經常出現未按要求進行工程檔案的管理。設計方案不規范變更，為檔案管理和利用埋下了隱患。工程施工階段由于施工單位對檔案管理工作的輕視，導致基建檔案的施工記錄不夠詳細、完整。對于升版、后補圖紙，無專人進行管理，即使有管理人員，也會存在因臨時更改文件的突發性和不確定性導致圖紙文件得不到更改，最終使得失效文件繼續流轉下去。工程驗收檔案交接階段，驗收交接檔案蜂擁而至，面對大量的工程檔案，驗收時間緊，任務重，最終導致檔案人員不追求工程檔案的價值性，對于檔案的正確性沒有時間核查，甚至對于重要資料沒有存檔的現象。
3、管理人員的業務素質和專業水平不高。
隨著國家電網建設網架的不斷擴大和加強，電壓等級的不斷升高，輸送電力能源的任務不斷加重，檔案服務的范圍也在不斷擴大，檔案工作的手段也更加現代化。但在實際中，許多檔案管理人員缺乏對檔案的編制與管理能力，僅僅局限于收集、整理、分類、保存、利用等，使得原本珍貴的信息尚未發揮作用。檔案資源效應形同虛設。檔案相關的政策、規定、專業業務知識的及時學習，缺乏積極主動地開展工程檔案收集工作。檔案管理不夠專業化，缺乏在每一項建設工程開工與結束之間，與工程項目管理、施工等部門溝通現象，更很少介入工程建設活動中去實時了解工程建設動態，參與工程建設項目的單項工程驗收、評審活動。
4、對檔案管理的創新意識不夠。在信息化迅猛發展的今天，很多電力企業還沒有使用數字化檔案管理，導致電力系統的檔案不能得到有效和長久的保存，造成重要的檔案遺失，無法查找，造成很大的損失。
二、解決電力系統檔案管理問題的措施
1、建立健全管理的制度體系
為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規劃地進行。根據電力系統項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立電力系統檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。做好電力系統檔案管理工作，建立電力系統檔案管理機制。根據檔案管理法律、法規制定相關管理制度，做到集中管理、集中規劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力系統的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現場指導的方式加強學習與溝通。
2、將電力工程檔案管理工作納入電力工程項目管理
電力工程檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始電力工程檔案文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。建立工程合同制、監理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的電力工程檔案材料數量、套數、歸檔時問和質量要求等事項，并規定工程款的百分之五作為電力工程檔案歸檔的準備金，不提交齊全完整的電力工程檔案不予付款，有效的控制、監督、檢查電力工程檔案的質量。采取電力工程檔案工作納入基建工程計劃中，納入工程規章制度中，納入崗位責任制中;電力工程檔案工作與工程立項同步，與工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步。
3、提高專業檔案人員素質
隨著電力系統檔案工作的領域拓寬，檔案服務的范圍擴大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業人員還要有工程建設、監理、設計等專業技術人員以及其他相關專業人員等，不同專業人才的相互配合高效地利用現代化的專業技術知識，使檔案管理工作高效進行。這就要求檔案人員必須加強業務培訓，，在完善本專業能力基礎上，積極提高電力系統檔案管理水平，做到合理的規劃、分類與管理。因此，在電力系統建設檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質，學習工程檔案相關的政策、規定及相關的業務知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面檔案管理人員還要經常走進工程施工現場，把握工程建設進程，主動參與到工程建設驗收與評審活動中。要根據工程建設的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設的變更動態，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力系統檔案管理工作有秩序、有規劃地開展起來。同時，要完善兼職檔案人員網絡體系，增強企業員工檔案意識，要將檔案管理工作切實歸入企業管理工作中，主動更新知識結構，使檔案資料發揮對企業的發展的服務作用。相關的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規，不斷提高自身的職業道德水平，實現檔案信息資源對企業的經濟效益的服務。
4、進一步加強電力建設工程檔案信息化管理
當前，很多企業已經完成了檔案工作的數字化管理，也就是在檔案管理中應用數字化技術和網絡技術，實現紙質載體向數字栽體的轉化，并能夠在網絡中傳輸，完成檔案的信息化建設與管理。但是在實施檔案工作數字化的同時，應該對檔案進行好類別規整，進一步完善檔案數字化管理中的各類體系索引，使檔案的數字化實現質的飛躍。
三、結束語
電力系統檔案管理是電力企業管理的重要組成部分之一，關系到我國電力經濟的發展，在新形勢下，應當不斷提高電力系統檔案管理的信息匯集，不斷地提高檔案管理的水平，才能有效地減低管理的風險，促進電力工程建設穩步的發展，為我國經濟建設的健康發展保駕護航。
參考文獻
[1]陳加芳.對電力工程檔案管理問題的思考[J].安徽電氣工程職業技術學院學報,2011（01）.
第9篇：檔案管理痛點范文
【關鍵詞】 交通事業單位 改制 企業 檔案管理
改革開放三十多年來，我國的經濟和社會生活發生了翻天覆地的變化。正如馬斯諾的需要層次理論所提到的，衣食住行是人們生活的必需，是第一層次的需要即生理需要。交通事業在近些年蒸蒸日上，對百姓的生活帶來了許多方便。社會主義經濟經濟體制的建立，也對各行各業的管理活動進行了大改革，許多國有企業和股份制企業紛紛進行改制，以適應經濟社會發展的需要。毫不例外，部分交通事業單位也在積極地轉型，加入全面競爭的行列。但是這里有一個問題，交通事業檔案改制以后所形成的檔案性質不一樣了，那么對這些檔案的管理應當如何進行呢？下面我們就來試著分析一下。
1 交通事業單位檔案管理現狀
交通事業單位檔案是交通檔案的一部分，不包括交通行政系統或個人的檔案，而是交通事業單位在交通活動中直接形成的對經濟和社會有價值的歷史記錄，是交通行業發展的重要信息資源。當今時代，交通事業在科學發展觀的指導下，進入了全面持續快速發展的新時期。交通事業單位具有明確的內容和鮮明的特點。
1.1 交通事業單位檔案管理內容
交通事業檔案主要包括各業務方面檔案和行政文書檔案，而業務檔案包括各個部門活動所形成的檔案如行政執法檔案、公路航道建設（改善）檔案、運輸管理檔案等，業務檔案在交通檔案中占較大的比重。
交通事業單位一般有公路、運管、航道、海事等部門， 其業務各自獨立，所以主管部門檔案人員要經常深入基層進行業務指導，每月組織檔案業務學習， 對歸檔立卷的標準要求嚴格，定期收集與整理業務檔案。
檔案管理活動包括收集工作、整理工作、鑒定工作、保管工作、編研工作和利用工作等各個環節。2007年以來，交通部和省各級檔案行政主管部門陸續下達了如何進一步加強建設項目檔案管理以及貫徹重大建設項目檔案驗收辦法等管理性文件。在具體工作中，各檔案機構把好工程前期所形成文件材料的質量關，開展經常性的自查活動，對自查中發現的問題及時整改，以保證項目檔案的準確、完整，保證檔案工作與工程建設同計劃、同施工、同驗收。[1]
1.2 交通事業檔案管理特點
1.2.1 集中統一管理檔案
根據2005年《交通檔案管理辦法》規定，各單位形成的檔案應由各單位檔案部門實行集中統一管理并由檔案部門對本單位的歸檔工作進行指導。
1.2.2 設立專門的檔案部門
由于交通事業單位發展比較成熟，一般都會專門設立檔案管理部門，或錄用專職檔案工作人員。檔案室對本單位各部門或各環節的歸檔工作進行指導。檔案室會同本單位有關業務部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定。總之，檔案室有自己的一套管理方案，能夠保證檔案活動的順利開展。
1.2.3 交通事業單位檔案定期向同級檔案館移交
檔案館的檔案主要包括機關、企事業單位檔案和部分個人檔案或家族檔案。各類檔案館所收藏檔案的內容各不相同。各交通事業單位在完成了文書處理程序，把有保存價值和經過有序整理的檔案向各事業單位檔案室移交，再由檔案室定期向檔案館移交。
2 企業檔案管理特點
企業檔案是企業生存與發展的記憶庫，借助企業檔案，我們能夠了解企業的過去，現在和預測其未來。企業檔案主要包括企業在研發、生產、經營和管理等一系列活動中形成的資料文件。企業檔案由企業自身單獨保管，但是受到各地市檔案館的監督和指導，各破產企業的檔案在一般情況下交由檔案館來保藏。[2]
3 交通事業單位轉制改企后的檔案管理應注意幾個問題
事業單位改革是手段，最根本目的是要發展由這些事業單位所提供的各種公益服務，使其成為中國經濟社會發展的新動力。在事業單位改制后，根據事業檔案和企業檔案管理的不同特點，我們發現，對其所形成檔案的管理活動要進行重新思考。
3.1 在會計檔案管理方面
如今，交通事業單位體制改革正在如火如荼進行，在會計檔案管理方面企事業單位的管理方式不同，主要體現在兩個方面，一是，企業對應收帳款質量的控制是提取壞帳準備，而交通工程事業單位的應收帳款雖越來越多，但在這方面沒有做出任何規定，因此，交通事業單位應該參考企業的做法對應收帳款提取壞帳準備，并對壞帳準備的提取方法和提取比例做出明確的規定；二是，交通事業單位固定資產不計提折舊，固定資產的損耗不在成本核算中體現出來，而企業是通過計提折舊的方法計入成本。這些方面的不同要求事業單位能夠進行認真地反省和借鑒。
3.2 在人事檔案管理方面
在交通事業單位中，人員的變動比較小，整個組織結構模式相對比較穩定，而競爭因素在企業體現地越明顯，導致人事檔案在企業中相對比較復雜，需要檔案管理者足夠重視此方面的內容。人事檔案的管理依據也需要從《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《交通管理處干部檔案管理制度》等規定轉變成企業人事檔案管理規定，由干部向普通人轉變。
3.3 移交單位的變化方面
一般來說，交通事業單位檔案向檔案館移交，除此之后，沒有其他的地方。但是事業單位改制成企業后，可以適用企業檔案管理的辦法，由檔案寄存中心進行寄存管理，引入市場化因素。寄存管理服務項目是為企業檔案提供檔案寄存的一種有償服務，為配備檔案保管條件代價太大，或者不具備保管條件的企業提供了檔案保管歸宿。
4 結語
總之，交通事業單位的改制勢在必行，基于檔案管理方式的不同，對交通事業單位轉企業后應注意的某些方面需要更加重視，比如在會計檔案、人事檔案和服務理念上，在工作重心和移交單位的變化上，是檔案管理一個方面，不容小覷。企業檔案工作當然也需要轉換其管理方式，以期能夠為交通事業單位的發展提供更好的服務。由于我國是實行集中制的國家，在檔案管理方面，一致遵行在組織的集中統一領導下，分散地管理檔案。在集中統一原則下，取其事業單位和企業檔案管理的精華，共同為交通行業的檔案管理工作謀福利。
參考文獻：
