企業檔案管理精選(九篇)
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第1篇：企業檔案管理范文
中圖分類號:F208 文獻標識碼:B文章編號:1009-9166(2010)017(C)-0252-01
檔案是對企業生產、技術、科研、經營等活動全面反映的真實記錄。對于企業的領導層而言,檔案是他們了解企業經營狀況和調整企業戰略的重要依據;同時檔案也是社會各界了解企業經營成果的重要依據。強化企業檔案管理對提升企業的核心競爭力,促進企業全面發展有著不容忽視的作用。因此,企業全方位、多角度入手,強化檔案管理。
一、強化管理意識
科技發展帶動行業革命,隨著企業檔案管理手段的革新,為了適應全新的管理模式,企業檔案管理部門必須解放思想,采取積極有效的措施,提升全體員工的檔案意識:首先通過大力對檔案管理正面和負面案例的對比宣傳,強化領導的檔案意識,增強領導對檔案管理的重視。其次是要通過各種形式的培訓,使領導了解檔案管理的重要性、基本內容、注意事項。
二、完善管理機制
檔案管理是企業管理的重要組成部分之一。企業要想取得長足的發展,完善企業檔案管理的機制勢在必行。首先,要為檔案管理創造必要的物質條件,加大資金的投入,從硬件設施上給予足夠的支持;其次,要依照相關的法律法規建立檔案,堅決貫徹執行《檔案法》,將檔案管理制度落到實處,改變傳統檔案管理中分散管理,多處存放的模式,將公司的一切檔案集中統一管理。再次,是要從實際出發,制定合理的檔案工作發展計劃,并按一定步驟,逐步實施。結合企業自身實際,將檔案管理工作的重點放在如何利用檔案信息為企業生產、經營服務上。最后,建立健全激勵機制,全面調動檔案管理人員的工作積極性,將檔案管理的成效與工作人員的薪資、提干、評優等掛鉤。
三、更新管理手段
隨著現代科學技術的發展,檔案管理的手段也是日新月異,同時,市場競爭愈漸激烈,也使企業對檔案信息的需求不斷增加。在信息時代,為了給企業發展提供更新、更全、更準的檔案信息,檔案管理部門必須加快檔案管理的信息化進程,大膽采用各種先進的檔案管理技術手段,做好企業發展的“信息參謀”。
四、樹立信息服務理念
隨著社會信息產業的發展,信息用戶對信息服務也有了越來越高的要求。因此,企業檔案管理人員必須樹立起主動服務的理念,積極利用技術手段,歸納總結,將信息資源的及其相關的信息轉變、制作成信息產品。信息服務具體來說需要檔案管理部門做好以下幾點:一是要充分考慮客戶的信息利用需求,為客戶建立專門的信息服務平臺,使用戶的信息使用更加簡單,便捷;二是要對收集的檔案信息進行歸納整理,進行深加工,制作成簡單易查的信息庫,使領導和業務部門可以快速、準確的查找相關信息;三是要加快遠程信息系統的建設,為有需求的用戶提供遠程信息服務。
五、加強人員培訓
無論什么工作,它的操作者都是人,就企業檔案管理而言,企業檔案管理人員的工作能力和綜合素質直接影響著企業檔案管理工作的質量水平。企業檔案管理部門應該把提高員工綜合素質和工作能力當成重點任務來抓。為了完成這一目標,企業要加強對員工的培訓力度:首先,企業可以在檔案管理部門舉辦專門檔案管理業務培訓班,使員工掌握檔案管理工作中的各種辦公設備和相關的辦公軟件應用;其次,組織檔案管理人員與友好企業的同行進行業務上的經驗交流,互通有無;再次,鼓勵檔案管理人員自學,企業出資為檔案管理人員配置相應的行業書籍、軟件,為檔案管理人員的自學提供便利;最后,定期對檔案管理人員的業務水平進行考核,將考核結果列為員工加薪、升職的重要考察因素,刺激檔案管理人員提升自我的業務水平。
總之,檔案是企業的“信息參謀”,企業檔案管理工作的好壞直接關系著企業領導制定企業發展計劃的正確性,關系著社會各界對企業經營成果認識的真實性。一個成功的企業,離不開成功的企業檔案管理,檔案工作要跟上時代的發展,要努力為企業的發展提供信息支持。
作者單位:四川省華芝房地產開發有限責任公司
作者簡介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,職稱:館員,學歷:大專,研究方向:檔案管理。
參考文獻:
第2篇：企業檔案管理范文
中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01
摘 要 企業檔案是對企業生產經營具有重要參考價值的文件資料。企業檔案工作最終目的都是最大限度發揮檔案信息，以更好為企業服務。本文主要探討現代企業所需要的檔案管理模式，為各企業的發展提供可行性意見。
關鍵詞 企業檔案 檔案管理 檔案管理模式
當今社會已經進入信息時代，信息資源作為無形資產，有著極其重要的價值。企業檔案作為企業的無形資產，記錄著企業的經營狀況、生產技術等，檔案管理工作影響著企業管理工作的高效發展，因此，需要選擇一種合理的檔案管理模式，服務企業。
一、企業檔案管理模式多元化發展
（一）企業管理模式
1.檔案分散管理模式。一些小微企業和部分民營企業，因其人員和財力的有限性，成立專門的檔案相關部門有一定的困難，所以就把檔案分散，不集中在一起，也就是根據檔案的來源，由企業各個部門管理各自的檔案。例如，財務部門保存會計檔案，生產技術部門保存科技檔案，人事部門保存人事檔案。這種模式雖然有了明確的分工，但是缺少系統的規劃，容易在不同類別檔案的管理方面出現空白或交叉管理的情況，使檔案資源得不到共享，無法確保檔案的安全性，發揮不了檔案信息的有效利用價值。
2.檔案集中統一管理模式。一些中小型企業會設立專門的檔案管理部門，由檔案部門對本單位檔案實行集中統一管理。在統一的檔案管理制度下，對檔案進行集中管理。從理論上講，不管何種類型的企業，均可以應用此種管理模式，但從具體實施中也會遇到一些問題，例如企業規模的大小、企業管理體制的差別、企業技術水平高低，會導致集中統一管理的程度不同。這種管理模式可以確保檔案信息資源的安全性和完整性，使其信息資源能得到充分的利用。
3.集中統一與分散管理相結合的模式。大中型企業或企業集團由于資金雄厚，部門多，檔案材料多樣化，所以可以成立一個專門負責檔案管理的部門或中心，檔案中心也可設立相關的分部門，其中心重點保管產品營銷、科研項目、行政管理等檔案，分室主要保管員工檔案、設備檔案等其他檔案。企業集團除了生產經營管理外，還進行資本運作，國內外市場的開拓，以及技術合作與交流。企業集團具有多層次的組織結構，因此，檔案的管理不但要針對集團內部，還要包括各成員單位。總公司保管資產運作相關的檔案，各子公司分別保管本單位形成的檔案。這種模式不僅體現了檔案管理的靈活性，也提高了相關部門對檔案管理的意識。
4.圖、情、檔一體化管理模式。社會經濟的發展促進了企業經營體制的轉變，企業檔案管理模式也需不斷創新。在當今的經濟形勢下，企業想要長久發展，需要快速準確地掌握大量信息資源，建立一套適合企業發展的檔案信息資源管理系統，結合自身情況，進行資源整合，使企業在競爭中立于不敗之地。已經有部分企業初步嘗試了圖書、情報、檔案一體化管理模式，鑒于大部分企業所掌握的信息資源有限，實現這種模式還有一定差距。
（二）社會管理模式
1.企業檔案協會。一般來講，企業檔案協會是各企業自愿聯合形成的協作組織，是全國或地方性的檔案專業團體。企業檔案協會應作為企業文化的一部分，它可以加強企業檔案工作者之間的合作，例如通過舉辦全國企業檔案年會、論壇等多種形式的交流活動來進行業務交流和學術研究，也可以向檔案管理機關和檔案館提供咨詢建議。檔案行政管理部門也應以行業協會為依托，去約束和引導企業檔案管理工作。
2.檔案中介機構。檔案中介機構是按照一定的業務規則或者程序委托人提供中介服務，并收取相應費用的組織。隨著市場經濟的發展，企業要跟上社會發展的腳步，會將檔案相關工作交給專門的機構去管理，企業不需要成立自己的檔案部門及配備相應的管理人員，從而減少運營成本，從而使企業有更多的時間和精力去進行生產經營活動。檔案中介機構以其特有的社會服務功能在檔案管理部門與個人、企業間提供服務，是一個具有監督、溝通、協調作用的法人組織，具有中介性、服務性、營利性、自律性的特點。
3.企業檔案托管機構。企業檔案托管機構是一個能夠進行獨立核算的社會服務機構，是針對于檔案相關工作而設立的，并收取相應費用來維護機構自身的運營。對于有些規模較小或者不具備保管條件的企業，其檔案可由托管機構來保管。在進行托管前，雙方要簽訂合同，會明確合同雙方的義務或違約責任，因此檔案信息資源不會泄露，企業檔案的安全性得到提高。檔案托管機構還能夠提供更深層次的服務，如，對檔案的鑒定管理、企業內部文件的收集及數字化處理等。
二、企業檔案管理模式發展趨勢
（一）管理形式的轉變
企I檔案管理最初是一種實體管理，當前已經轉為信息管理。顧名思義，實體管理就是對實際存在的檔案實體進行管理，其目的是使檔案管理有序化。在企業開始建立檔案時的管理要求是保證檔案的系統性和安全性，是企業日常工作的組成部分。社會信息化發展，各企業也在不斷摸索中轉變經營體制，信息的價值已逐漸體現出來，各企業檔案相關工作部門意識到信息資源的價值，于是檔案實體管理開始轉向以信息開發利用為目的的信息管理，以更好指導檔案管理工作。
（二）管理方式的轉變
企業檔案在管理方式已呈現規模化，思想觀念已經轉變，管理目標已走向知識化和信息化。檔案管理方式具有管理的社會化特點，開始向檔案員和用戶的管理轉變，能夠優化資源配置，節省人力物力，獲得更大經濟效益，符合“精而全”的要求。
三、結語
本文對當前企業管理模式是一種現象的研究，各企業可根據自身情況，來選擇適合自身發展的檔案管理模式，提高企業的核心競爭力。
參考文獻：
第3篇：企業檔案管理范文
1 企業技術創新中的檔案信息需求
企業在創新過程中對信息需求量很大，只有全面了解企業的信息需求，檔案部門才能提供具有針對性、有效、適用的檔案信息服務。在企業技術創新過程中，企業檔案是一項重要的信息源。檔案是保存和傳承企業文化的載體，因此，開發利用檔案信息資源可以達到弘揚傳播企業文化的目的。檔案只有轉化為信息，建立起多層次、多種類、跨系統的檔案信息資源庫，才能真正實現檔案的價值。
2 企業科技檔案管理現狀
2.1 管理模式落后
目前很多企業檔案部門在管理上還處在對檔案實體的收集、整理、保管利用的初級階段，還沒有進入對科技檔案進行數字信息化管理的高級階段，因此多年來企業科技檔案管理停滯不前，關鍵在于沒有認識到科技檔案信息化管理的重要性、必要性和緊迫性。在現代數字信息化時代，科技檔案的類別、內容、載體、信息等將不斷增加，在當前社會，科技檔案的數字信息化管理模式必將取代傳統的科技檔案實體管理模式。
2.2 服務手段滯后
企業檔案部門很難采購先進的計算機網絡數碼設備，只能對科技檔案案卷、專題目錄進行簡單編輯整理，不能運用現代化計算機網絡通信技術進行科技成果轉讓和信息交流，因而對科技檔案信息資源的開發利用較低。
2.3 服務方式被動
以往企業檔案部門通常懷著按部就班的心態，坐等上門，被動的等待有人將檔案資料送來，因此其服務內容比較單一，一定程度上，限制了其所服務的范圍，服務方式也顯得較為單一，同時，與外界缺乏溝通與交流，所服務的對象僅僅局限于在企業內部借閱和復制。
2.4 專職人員稀缺
很多企業在發展壯大到一定程度時，為了節省成本，不得不在企業內部采取全面深化改革措施。裁員成為企業改革中通常的做法，而其中一些非必要部門譬如檔案部門往往首當其沖，各大企業裁員大軍中，專職檔案工作人員最先被大量裁員精簡，因此企業檔案管理人員通常情況下由本單位的辦公室文案人員或者后勤人員進行兼職，由于其本身工作就很繁瑣，加之沒有接受過檔案管理方面的專業訓練，在面對科技檔案的具體工作時，常常顯得力不從心，只能對日常文件資料進行簡單的收集整理工作，很難應對科技檔案信息的精細化工作。
3 企業科技檔案管理創新
3.1 創新思想觀念
檔案部門在一家企業中占據著非常重要的地位，其思想觀念一定程度上影響著一家企業對未來市場的判斷與決策，因此檔案部門一定要具備高瞻遠矚的創新型思維，與時俱進，轉變觀念，要有組織有規劃的有條不紊地進行科技檔案信息化建設。企業要將科技檔案信息化建設經費也納入年度財務預算的范圍，適當增加經費投入，配置高性能電腦、同時激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數碼像機、數據庫服務器、大型數據庫、檔案管理軟件、網絡安全設備等設施設備也是必不可少的，以此來解決好科技檔案信息化基礎設施建設等根本性問題。
3.2 創新組織機構
創新檔案組織機構建設，要從企業抓起，首先要建立專門的檔案室，并配齊經驗豐富的檔案工作人員，根據實際情況完善既有的檔案規章制度，真正切實重點抓好科技檔案管理工作。同時要積極大力引進檔案信息化管理相關專業技術人才，以擴充檔案人員隊伍建設；其次檔案人員要注重專業知識的積累，企業要對檔案人員加強計算機應用能力方面培訓，使其能熟練掌握計算機方面的基本知識，不斷提升自己的電腦網絡操作技能，提高檔案人員的知識水平和業務水平，從而使科技檔案管理手段向技術型，創新型轉變。
3.3 創新管理模式
在管理體制上，企業科技檔案工作要實行“統一領導、分級管理”的模式。建立層次分明，高效，緊湊的管理模式，企業檔案部門對本單位履行宏觀領導和管理職能，對所屬單位負責監督、檢查和建設性指導，從而避免科技檔案因為有單獨部門或個人的疏忽或者責任心的缺少，導致重要檔案的丟失，造成不可挽回的損失，確保科技檔案完整、準確和齊全，是創新性管理模式的基本目標。在管理機制上，要把管理模式的創新，放在一個重要位置，形成一個理念，同時營造要時刻追求理念創新，管理創新的環境，自上而下，實行總經理負責、總工程師分管、檔案部門和技術部門齊抓共管的機制，形成多級梯度分層管理，堅持不懈持之以恒，真正抓好落實好管理創新這個理念。
企業要對科技檔案信息化建設工作大力支持，大膽革新管理方式。要應用現代化網絡信息技術，整合科技檔案信息資源，實行規范化、標準化、科學化的科技檔案管理方式，從而提供高質量服務。逐步實現轉變為檔案實體的數字化、現代化信息管理的科學高效的檔案管理方式。
3.4 創新管理方法
建立現代化數字網絡信息化的科技檔案管理中心。一是要選擇合適的企業檔案管理軟件，其體系結構、系統功能、適用網絡結構、后臺數據庫、與辦公自動化系統數據接口、以及科技檔案管理模塊都要符合檔案信息化建設的要求。二要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數據庫的錄入、查詢和維護工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步建成母子（分）公司等兩級科技檔案數字化、網絡化信息管理平臺，形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。
3.5 創新服務方式
第4篇：企業檔案管理范文
【關鍵詞】電子檔案 保存 維護 維護 管理對策
信息化的時代，隨著計算機與網絡技術的普及,企業信息數字化、辦公自動化的快速發展,電子檔案已經成為企業檔案工作中必須要面臨的工作問題，并且在實際工作中產生的各種問題和難點也必須面對，需要在企業中得以合理運用。
根據多年的檔案管理工作經驗，在此著重探討分析企業電子檔案管理工作中出現的問題以及一些處理方法，拋磚引玉，和檔案管理工作的同仁們共同探討。
一、企業電子檔案管理中出現的問題
（一）電子文件原始資料的保存
目前,在計算機上起草和制作文件,已是辦公常事。往往文件一旦定稿打印后,作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取保護措施,隨意對其進行刪改,不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非,失去了歸檔保存的意義。
（二）電子檔案的完整性難維護
電子檔案材料的多樣性、結構的復雜性,儲存方式的互換性,容易造成信息缺損。當前,電子檔案儲存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。這些媒介材料的化學性質不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應,容易造成電子檔案信息丟失，使電子檔案內容的完整性很難保障,直接影響信息再現。
（三）信息安全與保密問題
電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性,造成電子檔案與載體的可分離,使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性,使電腦病毒和蓄意破壞的電腦黑客對檔案存放載體形成威脅,載體一旦被電腦病毒感染或被黑客闖入,就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失,甚至造成整個信息系統癱瘓。
（四）電子檔案的接收格式問題
由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內普及,檔案文件在轉手移交過程中,會出現因兩部門存儲檔案方式不同,使用軟件不同,而使電子檔案在轉交過程中出現困難。
（五）電子檔案的長期可讀性難實現
電子檔案的內容是以數字形式存儲于各種載體上的,但由于電子檔案形成單位的不同習慣,所應用軟件、媒體不同,對同一項目所形成的電子檔案格式都不盡相同。電子檔案在以后的利用中,必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案,在電子檔案利用時對信息的交換、顯示會造成很大困難,導致電子檔案打不開或無法顯示而失去可讀性。即使是互相兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案,隨著科學技術的進步,電子計算機系統軟硬件技術的不斷升級,數字壓縮、解讀等技術的不斷更新換代,電子檔案在現在形成時所依賴的先進技術,在未來利用電子檔案時往往是時過境遷,新技術已經不認識老技術了。所以,將最初形成的電子檔案原始軟盤、光盤等原件載體保存起來,也并不意味著載體實物上的電子信息能完整無損地、源遠流長地被利用下去。
二、企業電子檔案管理的對策
（一）電子檔案管理的原則
企業電子檔案管理要秉承規范性、可靠性、高效率的原則。規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則,也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。要求所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行,并盡可能采用國際通用標準，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。可靠性問題，除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外,文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中,要嚴格制度、堵塞漏洞,不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效,還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程,建立必要的備份等,以防止信息的丟失和失真,維護電子檔案的可靠性。而高效率，應在充分研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定,是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵，而優良的電子化加工系統,是檔案信息電子化工程的助推器。
（二）規范電子文檔一體化管理模式
電子文件管理系統的文件管理功能是由電子文檔管理軟件預先內設的元數據需求確定的,所以說電子文檔管理要落實到以軟件為核心的解決方案上,制定相關元數據規范,自覺創建對軟件功能進行規范的平臺。以此為指導,研制有利于電子文檔一體化管理的通用元數據標準,建立電子文檔一體化管理相關的配套標準體系,顯得非常必要。解決電子檔案管理的難題,涉及宏觀政策、信息管理、相關法規以及系統設計等問題。除考慮到電子公文歸檔的需求外,還必須顧及電子文件核心流程層和特定流程層流轉的諸多問題,這是一個復雜的管理系統。而標準又是與時俱進的,需要不斷更新和升級,不能永遠停滯在一個水平上。因而,僅局限于某一個行業、某一個學科或某一個部門研究遠遠不能適應需求。而無政府盲目競爭,自由創建信息孤島,重復設計、各自為政、五花八門、互不兼容也是不行的。要解決電子檔案管理難的問題,與世界電子文檔一體化接軌,就必須建立一個頂級一元化技術權威機制,統一組織協調諸多相關機構聯合攻關,統一全國的電子文檔一體化管理模式,規范電子文檔一體化管理系統軟件開發,以保障電子文檔一體化管理的需求,已成為解決電子檔案管理難的明顯發展趨勢。
（三）采取切實可行的信息保護措施
信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前,為防止檔案信息被竊取、刪除和修改,防止網絡??黑客的進入,常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改,都具有很好的效果。應當不斷改進現代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護水平。
（四）電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理要加強
軟件管理上,要積極開辟電子檔案存儲的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備,對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞,對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級,搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上,要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境,強化防磁設施的完善和維護,有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施,確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。
第5篇：企業檔案管理范文
1 檔案記憶觀的基本屬性
檔案記憶觀作為基于對檔案基本屬性，社會記憶屬性的本質性認識近年來受到檔案界的重視和探討。以社會記憶理論為根本出發點，從傳承、控制和建構的角度對社會記憶的體制與性能進行分析就是檔案的記憶研究，目的是從創建和保護社會記憶的角度，使有關工作人員的積極作用得到充分的發揮，對社會記憶的全面創建，我們可以從以下幾點分析其旨趣所在：
首先，從社會記憶的角度對檔案這一形態給予肯定和了解，從國家與社會記憶的角度分析檔案所特有的價值與意義；
其次，從構建和保護社會記憶的角度對檔案的作用給予肯定和了解，以社會的不斷變化和發展為背景，使檔案的價值和使命得以實現；
再次，深度挖掘和創新有關理論，從理論的角度，創建具有解釋作用的框架拓展系統，同時也為“城市記憶工程”、“世界記憶工程”、“數字記憶工程”等這些有關檔案領域記憶保護、保存活動尋找理論依據。
2 檔案部門的職能定位
根據檔案記憶觀的有關理論，檔案館的意義除了具備文件庫的作用之外，還兼具知識庫和記憶庫的作用。有關檔案管理機構對企業記憶的保存必須從企業發展的角度出發，一個企業的發展過程必須能夠從其檔案館中得到體現，是企業的整個發展歷史能夠為后人所預覽和學習了解。
2.1 擴大搜索范圍，豐富館藏資源
在征集與收集等有關檔案管理工作中，以當前已有的方法進行歸檔之后，還要將包括歷史檔案在內的重要理性資料做出選取，尤其是與企業重大決策有關的資料必須進館收藏。賦予檔案館以真實性和全面性，將企業利益作為重點，對企業的發展與變化做完整詳細的記錄。
2.2 從數字化向智能化轉變
在數量方面，當前的檔案資料越來越多，對許多大中型企業而言，其在數據庫方面已經十分成熟，在收集、編制和查閱有關檔案以及對檔案進行管理方面的效率都非常高，對圖書和檔案的中的有關信息的管理已經實現了電子化，然后，有關機構在對企業的檔案進行數字化管理方面還有待提升，以原始的信息檔案為基礎，在具體需求的引導下，深度挖掘有關專題數據，為用戶及領導決策提供更詳盡、快捷的高效的智能化服務，這不僅是一種操作方式上的變化，而是一種觀念上的突破。
3 企業檔案管理的重要性
在企業有關組織記憶的構建方面，企業檔案其基礎性作用。根據記憶主體的不同，其種類主要包括個人記憶和集體記憶兩種，哈布瓦赫的觀點是：集體記憶的數量與社會中群體的數量是相對應的。從社會的角度而言，包括宗教、家庭、企事業單位以及社會階級等形式在內的有關群體性組織都擁有各自的集體記憶，其中的成員受此類記憶的控制，對他們的過去和未來都形成一定的影響。集體記憶是組織記憶的根源所在，當前生活中，企業在生產、服務和流通等領域中都是互相獨立的，而組織記憶則真是的體現和記錄了一個企業的發展和生存。企業檔案是企業在生產、研發、經營以及管理等活動中形成的有保存價值的各種形式的記錄，是企業組織記憶塑造、構建、傳承、維護的重要工具和內容。今天的企業檔案管理工作，解讀著昨天的組織記憶，同時又構建著明天的組織記憶。
首先，從構建與傳承企業組織記憶的角度分析，企業檔案的優勢非常明顯。某些媒介與載體是傳承并存在記憶的基礎，而企業檔案恰恰就起著這一基礎性的作用。康納頓指出：社會對其記憶的維持和傳播主要靠實踐來完成，他將社會實踐的種類劃分成兩部分，一部分是體化實踐，一部分是刻寫實踐，對身體的依賴是這兩者之間的主要差異，其中前者對人體的依賴比較大，而后者傳遞和存儲實踐的方式則可以完全與人體相分開，而后者對前者而言，主要起補充作用。
其次，從傳承與創建企業組織記憶的角度，企業檔案本身的品質非常優良。謝倫伯格的經典著作《現代檔案技術和原則》中的觀點是：“檔案的本質不是搜集”，其排列的最終順序是通過自然的流轉和沉淀之后而形成的，是由生長而來的。企業的具體活動導致企業檔案的生成，其記錄內容并不簡單，是不同的目的與活動通過練習之后形成的，這種組合和聯系有助于相對客觀、完整的反映企業過去，為我們理解企業組織記憶提供了事實、關聯、依據和理性。
4 檔案記憶觀視野下的新型企業檔案服務管理
企業經過生產、研發、管理和經營等各種活動，將就價值的信息保存下來并記錄就是企業檔案，對企業創建、傳承、塑造和維護企業組織具有重要的作用。當前，企業檔案的有關工作是過去的組織記憶的一種解讀，也是對未來的組織記憶的一種創建。
4.1 企業檔案應把握現階段企業活動脈絡
企業在不同階段的研發、生產、經營、管理等業務活動出現種種變革，企業更要不斷的完善自身的發展戰略，轉變管理理念，調整經營方向，才能立足于激烈的市場競爭。當前，收集檔案的關鍵就在于對目前活動的有關資料的選取，換句話說，開展此類工作的關鍵在于不同階段的企業活動。當前中國在檔案收集方面存在的主要問題就是發展不夠成熟，許多企業依據其制動的有關收集范圍來進行文檔的收集，然后只收集在此范圍內的，對范圍外的工作缺乏重視，最常見的就是企業發生的重要性突發案件，這對企業的組織記憶具有重要作用，但是由于這些內容不在其制定的收集范圍之內，最終導致丟失。工作規范對企業檔案管理工作非常關鍵，但是要想使其作用得到充分發揮還需要時間的配合才行，所以，對當前有關檔案的收集工作而言，當前企業的活動經絡是其全面與否的關鍵，并且，這對組織記憶的構建也具有重要的現實意義。
4.2 企業檔案應保證記憶完整性
4.2.1、制定完善的檔案標準。從檔案管理者的角度來講，對有關工作人員的業務素質要予以提升，對有關責任人予以明確，對有關人員的工作職責予以明確，是有關體制的意義完善，根據《企業檔案管理標準》、《檔案法》等有關政策的規定，從企業對不同規章體系以及有關具體工作的實際情況出發，根據管理檔案的具體要求來形成、整理和收集檔案，并且在歸檔的范圍、收發保密文件、文件保存時間、銷毀等等不同的環節對有關工作進行明文規定。并且針對鑒定工作，有關部門還要積極的進行研究，使鑒定工作更加的準確，降低確實社會記憶的可能性，對有關工作人員在觀念和思想上要加強重視。建立健全檔案管理規章制度，是檔案管理的關鍵。完善的制度和標準是確保記憶完整性的基礎。
4.2.2、數字檔案的收集與管理。 當前，記憶是否完整直接受企業手機數字方面資源的檔案有直接關系。隨著全球經濟的一體化進程不斷發展，網絡信息不斷進步，在企業的可持續發展方面，信息化起著重要的作用，并且還影響企業的經濟收益與競爭能力。企業從自動化生產到內部管理方面都與計算機息息相關，并且隨著電子商務的發展，信息化的影響越來越大，隨之而來的是在生產、銷售和經營等環節中增加的大量數字化信息，這對企業的運轉是否正常起著決定性的作用，當前企業經營的現狀也主要通過數字化信息流體現出來。分散在不同系統、不同業務環節中的關鍵數字化信息，如果得不到及時的沉淀，一旦流失，必然造成企業組織記憶的殘缺。因此，在企業檔案收集工作中，應該及時控制有保存價值的數字文檔信息。
當前越來越多的企業開始重視對與知識有關的平臺和中心的建設，從智力方面支持企業發展，但是，當前的大部分關鍵性信息與知識的狀態以“游離”為主，缺乏系統性，使得信息的作用和價值不能得到充分發揮，流失嚴重；又如，據調查，郵件系統是目前很多企業，尤其是大中型企業開展管理活動的重要平臺，而郵件系統中的郵件多處于失控狀態，即便是非常重要的郵件也鮮有在企業檔案的歸檔范圍之中。因此，要確保企業組織記憶的完整性，必須對各種類型的數字文檔信息進行合理的收集和管理。
4.3 企業檔案應不斷豐富檔案的利用服務
人類對身份的認同以記憶為基礎，企業內部員工被認同的關鍵在于企業組織記憶。而這對員工的歸屬感和自豪感具有重要的意義，對企業的可持續發展具有積極意義。而員工通過傳承和激活組織記憶等來認同企業。美國的著名學者保羅?康納頓指出，原始的外來資料幫助人類恢復記憶，這其中檔案的價值尤其重要，集體記憶中需要追溯和保存的主要內容與檔案中記錄的社群、民族和個體等有極大的關聯性。由此可見，檔案對集體記憶其中間性作用，對記憶具有激活的作用，但是，釋放記憶功能單靠檔案館中被動存放的資料是無法實現的，只有充分的利用檔案才能使其價值得到發揮，對企業的組織記憶才能進行有效的激活。
利用是管理的檔案的中級目的，是檔案為廣大人民提供服務，國家檔案局在建設“三個體系”的方案中對此也有設略。企業檔案在具體的工作中有許多種利用方式，其中發揮價值最為明顯的就是其情報價值與憑證價值。在傳承和激活企業組織記憶的過程中，有關工作人員必須更加系統、深入的整合檔案資源，以生動形象、易于接受的方式，主動將組織記憶呈現給企業員工，在潛移默化中實現企業組織記憶的激活與傳承。
第6篇：企業檔案管理范文
【關鍵詞】 企業檔案管理；現代化；問題；對策
隨著社會經濟高速進步及發展，單位對于檔案管理工作越來越重視，雖然各個企事業單位的檔案管理工作已經取得了一定成績，單位的檔案管理工作雖然也有了一定的提升，但由于運行機制、基礎設備、人員素質等方面的不足，這些都是造成檔案管理現代化進程的障礙。目前大部分企業和檔案部門的檔案管理工作，都還是以手寫登記為主，效率低，準確性不高，不能滿足現代化企業單位對于檔案管理工作的需要。
一、檔案管理存在的問題
1、運行體制不健全
目前由于檔案管理體制正在處于不斷完善和健全過程中，因此檔案管理機構并不能很好的去行使自身的職權，其次檔案管理部門無規范可以操作，工作中沒有統一的標準、步驟，目的不明確等等充分說明機制不健全等等問題。目前基礎單位檔案管理工作與一二級單位的檔案管理工作存在較大差距，因此應該重點考慮不斷完善運行體質。
2、技術設備并沒有得到應有的發揮
目前檔案管理還是以紙質檔案為主要載體，還沒有把電子信息的存儲技術廣泛用于檔案管理工作。大部分企業單位檔案管理的計算機，僅僅是用來做檔案檢索工作，由于檔案主要以紙質檔案為主，因此設備的利用率不是很高。例如部分科技和會計檔案依然是手工檢索。而且系統操作平臺收錄的項目也有差別以及目錄格式也不一樣，有些并沒有按照國家標準和行業標準來進行設置，從而造成許多不兼容，為檔案管理現代化的規范與統一造成困難。
3、檔案管理意識薄弱
要實現檔案管理現代化關鍵是人的問題，只有在思想上重視，實踐中認真落實，這才是對實現檔案管理現代化的主觀條件的落實。檔案管理工作不僅僅是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。而且具有重大的政治意義，因為檔案管理本身就是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作，要求我們在思想上對檔案管理高度重視。但是現階段很多機關、單位、企業對檔案管理現代化并沒有認真落實，有些單位對于其資金投入不夠，設備落后；有些單位有先進的設備但對其利用率并不高，使得設備閑置成了一種擺設。
4、檔案管理隊伍薄弱
檔案管理人員的自身素質是檔案管理工作的基礎問題。現階段，要實現檔案管理現代化專業的、現代化的管理隊伍不可缺少，這就要求工作人員在具有扎實的專業知識、合理的知識結構、堅實的檔案業務理論和實踐功底的基礎上拓寬視野不斷創新。只有檔案管理人員的專業知識扎實、知識結構合理、業務能力強，這樣才能在檔案管理現代化進程中發揮應有作用。目前從筆者了解的情況來看，許多機關、企業、事業單位的檔案管理人員，大多數還停留在收發、查找的階段，不能適應檔案管理現代化的需求。
二、提高檔案管理現代化的措施
1、加強管理促使規范化發展
隨著我國現代化的發展，企業對于檔案管理工作的要求越來越高，管理工作的矛盾也逐漸的顯現出來，實踐證明，檔案管理的現代化是解決問題的必經之路和發展方向。現代化的發展更要求我們做好各項基礎工作，例如人員的專業知識培訓及檔案管理專業設備的系統升級等等。檔案管理的規范是檔案管理工作的基礎，使檔案管理工作規范化進行，對于企業現代化進程具有現實意義和長遠意義。
2、檔案管理要系統化
系統化是指采用一定的方式，對已經制定頒布的規范性文件或者流程進行歸類、整理或加工，使其集中起來作有系統的排列，以便于使用的活動。管理要系統化就是要以系統的觀點和方法去管理檔案的工作。要用系統分析方法來對檔案工作進行管理，就要求我們對于檔案系統的管理問題進行細致、全面的分析，并從研究中出發，尋找實現目標的方案。
3、實現檔案管理思想的現代化
檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神。檔案管理工作人員在除了具備以上要求外還應該：
第一，具備充分的更新觀念。對于從事檔案管理的工作人員來說，一定要正確的認識檔案工作在企業改革中占據的地位和發揮的作用。在服務上一定要從管理型逐漸向服務性轉變，以服務來促進管理，近一步完善服務。
第二，要樹立質量和創新意識。檔案管理的工作人員在進行操作的過程中一定要充分遵循檔案形成的規律，對于檔案的形成過程嚴加控制，抓住每一個環節，從而不間斷的來實行質量管理。創新是一個民族進步的靈魂，是國家興旺發達的不竭動力，也是事業保持活力的源泉。檔案管理者應該具備這種品質積極探索檔案管理工作的新思路、新機制、新方法，創造性地開展工作。
4、檔案管理要標準化
標準化管理是一項復雜的系統工程。檔案管理標準化是讓檔案管理做到行業的統一，具體而言就是要讓檔案管理部門按照統一的規則，統一的標準，運用統一的標識符號、分類方法等來進行操作，按照國家標準執行。標準化使檔案工作更加高速、高效的運行，應該在工作中嚴格執行。
5、加強檔案管理隊伍的建設
檔案管理人員素質的培養對檔案管理現代化具有現實的意義。首先要讓檔案管理工作人員對檔案管理工作從思想上進行轉變，要讓工作人員對檔案管理工作要有一個正確的認識，時時樹立標準意識。因為標準是各個行業工作統一，實現現代化的基礎工作。讓工作人員時時樹立標準意識是檔案管理工作更好有序開展的前提；其次，加強工作人員專業知識的培訓，只有專業知識過硬，才能解決現實條件下很多專業設備不能得到充分利用的問題。例如：計算機培訓，計算機人員缺乏的專業知識，相關部門一定要對其進行培訓，從理論和實踐上解決檔案工作中出現的問題，從而提高檔案人員的素質，使其滿足檔案現代化的需要。此外，要大力解決檔案質量問題，要以國家標準來進行業務建設，對于不符合要求的，要及時返工，只有這樣，才能做好檔案管理現代化工作。
三、結語
檔案管理的現代化的建設是一個系統的復雜的工作，隨著檔案事業的不斷發展，檔案的種類和數量增加，那時現代化的檔案管理方法的重要意義就會凸顯。因此我們應該秉著早起步、先領先的思想率先實現檔案管理現代化，爭取為企業現代化建設做貢獻，不拖企業現代化建設的后腿。
【參考文獻】
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[2]林秀秋. 檔案管理與機關文化建設[J] .機電兵船檔案，2007（3） 29-31.
第7篇：企業檔案管理范文
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。是與其他法律關系主體之間設立、變更、終止、民事權利關系的局面文件，包括合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形的表現所載內容形式。合同管理是對企業各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎管理，合同管理也是企業管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業對合同的簽訂是統一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業合同收集的種類有企業買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業法人委托合同；企業員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當的整理方法。根據國家檔案局版發的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯系，更加體現整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
第8篇：企業檔案管理范文
檔案管理工作的好與差直接關系著企業管理工作的基礎，也標志著一個企業能否長久發展的關鍵，因此要提高對檔案工作重要性的認識。由于檔案管理不能直接創造經濟效益，部分單位負責人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，沒能把檔案管理工作提高到重要位置，認為只要保管好不丟失不損壞就萬事大吉了，某些企業的檔案管理工作人員對檔案管理工作認識錯誤，沒有給予足夠的重視，他們認為從事檔案管理工作沒有太大的發展空間，無法體現自我價值，因此無法端正工作態度，缺乏責任感，無法做到耐心細致，缺乏樂于奉獻的工作精神以及良好的職業道德品質，更不具備扎實專業的檔案管理知識，以及廣泛的科技知識，因此無法正確的認識檔案管理工作在企業的管理工作以及社會的發展進步中所產發揮的巨大作用和重要意義。由于缺乏責任心，工作過程中常常出現失位現象，以至于造成檔案管理工作基礎不牢固，利用率不高，創造的價值不大。再加上對檔案管理工作重要性和緊迫性宣傳力度不夠，使檔案工作在企業經營管理中被忽略，沒有提到議事日程，像抓生產經營那樣科學合理的規劃與實施，尤其在企業的高層管理人員沒有制造出重視、關心檔案管理工作的氛圍，以至于整個企業對檔案管理工作的意識都非常淡薄，從而導致檔案管理工作在企業飛速發展管理模式不斷推陳出新的當下遇到諸多的障礙，處于企業發展進程中的邊緣化。
二、檔案工作的管理與創新
目前檔案管理的模式幾乎都是一臺計算機一套軟件的辦法，檔案管理與提供利用根本無法適應檔案網絡化發展的需要。檔案管理方式的落后，為檔案管理工作帶來了諸多不便，最根本的原因是檔案管理技術的落后無法適應日趨增大的利用需求。導致檔案技術落后有幾點原因：1、部分企業的領導對檔案管理工作缺乏足夠的重視和認知，投入力度小；2、某些單位領導雖然有這方面意識，并且購進了先進的檔案管理設備，但由于人才匱乏雖有設備但沒有熟練操作設備的人員，無法做到物盡其用，以至于無法達到預期的目的。3、管理力度重視程度不夠，雖有計算機和檔案網絡，但是工作人員并沒有錄入電腦，依然按照原始的手工操作方式進行工作，從而導致檔案管理工作跟不上企業管理的步伐，不利于服務企業和提高工作效率，那么檔案管理工作有何談創新呢？檔案管理工作創新要從以下幾點入手：（一）創新觀念，使得的檔案在服務中發揮經濟效益。首先要做到管好檔案，合理的用好檔案。隨著經濟體制的不斷調整，企業不斷的優化重組，生產技術水平不斷地提高檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉變觀念，要深入施工一線，懂得施工的工藝流程，深入了解技術檔案的內涵和保存的價值意義，使得檔案管理的工作人員對各種科技資料檔案做到“胸中有數”。其次要在全員心中樹立起檔案就是資產的理念，在企業中無論是科技成果，會計檔案、還是書、文、聲、像，全部都是企業全體員工智慧的結晶企業的財富積累，它們是企業輝煌發展的真實寫照和鑒證。（二）改革創新體制，使得檔案工作順應現代企業發展需求。企業在不斷地發展企業制度在不斷地完善，檔案工作也要緊跟企業的發展步伐，適應現代企業的制度，因此企業檔案工作進行機構、機制、制度創新迫在眉睫。第一點是機構創新其核心在于將檔案工作進行深化和拓展，將以往單一的檔案管理工作擴大為集檔案、資料、統計、情報、信息等等為一體的“企業檔案信息管理平臺”。第二點是機制創新的關鍵是高效。企業的檔案工作管理機制要隨著企業管理機制的轉換而創新，從單一的檔案管理機制向著檔案、資料、情報、信息、科技一體化的管理機制轉換。第三點是制度的創新，要以企業的實際情況為基礎，制定詳細的制度，在原有制度的基礎上進行創新，制定出明確的階段方針以及目標，考評方式以及方法，制定考核辦法進行總結考評。（三）管理創新，有效提升檔案工作。企業發展的同時檔案工作也應跟上發展的步伐，不僅要高標準，還應高水平，上規模、上檔次，要堅持依法治檔，確保管理的集中和統一。隨著近年來辦公自動化的進程加快，現在大部分的企業都在推行無紙化辦公，所有的崗位都建立了電子文檔，這就要求工作人員應熟練地掌握以及操作計算機的文書處理，以及歸檔的所有程序，認識紙制文件與電子文件歸檔的關系，明確在文件歸檔、整理、以及資料的形成、積累等各項工作中每個人應付的責任。計算機在企業內部進行聯網以后企業檔案利用率在不斷地攀升，企業的各個部門對檔案信息實現了共享。檔案管理部門應當充分發揮信息中心的作用，針對信息再利用以及保密問題，可以通過制定新的管理制度以及管理方法進行解決。
三、結語
第9篇：企業檔案管理范文
一、檔案管理軟件在企業中的應用現狀
檔案管理軟件在企業中應用的最初目的是減少企業檔案歸檔中大量繁雜重復的手工勞動，并使信息處理的速度和效率提高，可靠性增強，將人的主要精力從檔案的收集整理等事務性處理工作中解放出來，充分發揮檔案管理人員的職能，參與企業的決策與經營管理。經過十幾年的不斷完善和改進，檔案管理軟件的開發與設計日臻成熟，我國檔案管理軟件的發展在技術上走過了PC單機PC局域網廣域網幾個階段，正在邁向互聯網時代。在PC單機階段，微型計算機在我國逐步普及，一些單位敏銳地意識到利用計算機管理檔案要比手工管理方便，開始嘗試用計算機管理，檔案管理的工具和介質發生變化，鍵盤、磁盤等進入檔案業務領域，紙質文件延伸到磁盤文件，這一時期為檔案管理軟件的發展積累了豐富的經驗及大量的數據；局域網是計算機通信網的重要組成部分，局域網的建立，更好地實現了資源共享與內部信息的高效傳輸。在局域網階段，檔案管理軟件實現了在局域網內的數據共享，檔案的查詢利用可以從網內的任何終端發起。而基于廣域網絡平臺的文檔管理系統，可以實現集中式的檔案管理，集團型企業可以利用網絡檔案管理系統對所在分支機構統一組織規劃，實現上下級單位間的檔案信息互通。發展至今，檔案管理軟件均采用結構化設計，開發工作直接面向用戶，軟件設計靈活，計算準確，查詢方便，人機界面清晰，易于操作。文檔一體化的檔案管理軟件通常包含以下功能模塊：收文管理、發文管理、歸檔文件管理、專業檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統維護等。系統可以存儲并讀取各種格式的電子文檔，內置完備的打印表單，實現多途徑、多層次的檢索和多方位的統計。目前，絕大多數企業主要采用單機版檔案管理軟件，在企業不斷提倡文檔一體化的同時，雖然OA系統已在各單位得到很好的普及，但是出于對檔案安全、保密因素及系統開發成本的考慮，大多數信息系統并沒有與檔案管理系統形成對接，有學者對38個事業單位進行調查顯示，使用的信息系統中有歸檔功能的僅4個（使用業務系統），占10.52%；無歸檔功能的34個，占89.48%。
二、檔案管理軟件產品案例分析———以華夏銀行為例
華夏銀行檔案管理系統是由華夏銀行總行聘請專業機構設計研制而成的電子文件歸檔系統。它是以華夏銀行有關工作規則和檔案管理制度為基礎，基于“文檔一體化”管理理念而在華夏銀行內部網集中部署的管理信息系統。隨著海量電子文件的生成，各單位領導開始思考如何能夠更好地管理這些文件，因為電子文件從形成、歸檔到長期保存和利用無不依賴于計算機系統，離開了計算機軟硬件，電子文件就會游離于人的掌控之外，因此檔案管理系統的開發運行成為應勢之舉。華夏銀行檔案管理系統以實現檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用的網絡化運行為目標，統一存儲并立足于長期保管辦公自動化系統產生的電子文件以及其他具有保存價值、屬于歸檔范圍的電子文件。該系統的特點如下。
1.采取“三個部門、七個角色”的組織管理模式。“三個部門”分別是辦公室、信息技術部和其他內設機構。辦公室是檔案歸口管理部門，負責提出檔案管理系統業務需求，制定系統應用管理規范等。技術管理部門是系統研發、監控和維護的管理部門，負責檔案管理系統網絡環境的技術支持和運行保障。其他內設機構是檔案管理系統的歸檔整理部門。“七個角色”即檔案管理系統用戶，對其實行統一認證和單點登錄，分別是普通用戶、歸檔整理人員、整理部門審核人員、部門自存人員、檔案整理員、業務管理員和技術管理員。普通用戶在系統中擁有查詢檔案、提交借閱申請、查看個人借閱日志的權限。歸檔整理人員負責收集整理待歸檔文件材料，擬定保管期限、歸檔頁數等信息并提交歸檔審核，對通過歸檔審核的文件材料進行裝盒，打印、粘貼二維條碼標簽，打印檔案移交目錄和備考表，進行電子和實體檔案移交。審核人員負責對本部門歸檔整理人員提交的文件材料進行線上審核，確保歸檔文件材料的齊全、完整和準確。自存人員負責本部門會計、信貸、信息科技等專業檔案的電子和實體接收、自存保管和借閱管理。檔案管理員主要負責各類檔案的歸檔審核、實體接收、保管、統計和利用。業務管理員主要負責系統中用戶權限及相關參數的配置和管理，并對系統應用情況進行監測。技術管理員主要負責系統軟硬件設備的監測和維護，以及數據庫備份和超出業務管理員權限之外的數據和信息的維護。
2.單軌制功能，雙套制歸檔。2011年華夏銀行取消了紙質文件,僅以電子公文的方式在銀行辦公系統中進行，一旦電子公文辦結,馬上實時歸檔，并打印出紙質文件作為歸檔之用。從功能上看,現在華夏銀行辦公系統完全以電子文件的方式運行，取消了紙質文件的運作,紙質文件的作用只是留作歸檔，以便將來做憑證之用。筆者認為，這與文件的雙軌制管理有明顯不同，因為雙軌制是辦公系統中紙質文件與電子文件共存，業務人員要同時處理兩種形式的文件，所以，目前華夏銀行辦公系統的文件應該屬于單軌制運行。從形式上看，華夏銀行的公文歸檔是電子公文、紙質公文共存，屬雙套制歸檔。
3.采取二維碼等新技術手段。
