財(cái)務(wù)檔案歸檔要求精選(九篇)

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第1篇：財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文

摘要：本文分析了目前高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀；最后，從觀念，技術(shù)，人才、制度等幾方面提出了加強(qiáng)高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞 ：高等學(xué)校；會(huì)計(jì)檔案；管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

隨著高校參與社會(huì)活動(dòng)日益頻繁，財(cái)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)量逐年加大，各種財(cái)務(wù)檔案快速增加，會(huì)計(jì)檔案工作的新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)。如何通過(guò)現(xiàn)代化高科技管理手段科學(xué)、規(guī)范的管理財(cái)務(wù)檔案，將是當(dāng)前高校檔案工作人員面臨的新課題。

一、高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

長(zhǎng)期以來(lái)，“重核算、輕管理”意識(shí)普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理，認(rèn)為財(cái)務(wù)部門(mén)只要資金管好，報(bào)賬準(zhǔn)確，及時(shí)報(bào)送資料就行，而會(huì)計(jì)檔案只是會(huì)計(jì)核算的后續(xù)工作、內(nèi)務(wù)管理，沒(méi)有必要設(shè)置專人專崗進(jìn)行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點(diǎn)關(guān)注的往往是傳統(tǒng)手工檔案，忽視對(duì)電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護(hù)方面較為復(fù)雜，操作人員在思想上容易產(chǎn)生畏難情緒，一些單位對(duì)電子檔案更是缺乏足夠認(rèn)識(shí)，在歸檔過(guò)程中不作任何篩選和分類處理，會(huì)計(jì)檔案常常出現(xiàn)遺漏和重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。若歸檔基礎(chǔ)工作不嚴(yán)謹(jǐn)、管理隨意，檔案利用人常常無(wú)法正常進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)的查詢、檢索其所需信息，這樣勢(shì)必影響高校檔案工作的整體質(zhì)量和服務(wù)水平。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

高校的財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)資金預(yù)算、收入、支出等日常業(yè)務(wù)都制定相應(yīng)的管理辦法，嚴(yán)格的管理制度，但大多缺乏會(huì)計(jì)檔案管理制度。特別是已實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量電子文件、磁盤(pán)、光盤(pán)、硬盤(pán)、微縮制品等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，沒(méi)有形成一整套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無(wú)序狀態(tài)，致使許多應(yīng)該歸檔的電子文件整理不規(guī)范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒(méi)有集中統(tǒng)一歸檔保存，正確維護(hù)，使之安全、可靠的處于一種可隨時(shí)被利用狀態(tài)。沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔程序，勢(shì)必導(dǎo)致檔案歸檔驗(yàn)收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個(gè)高校財(cái)務(wù)檔案的信息資源整合與數(shù)據(jù)共享。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理信息化程度不高

目前，高校財(cái)務(wù)檔案管理還未全部實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和存儲(chǔ)，傳統(tǒng)的儲(chǔ)存及歸檔方式很難適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。因此，加強(qiáng)電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質(zhì)的檔案通過(guò)信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，錄入到數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，依托數(shù)字化校園平臺(tái)，經(jīng)過(guò)各個(gè)系統(tǒng)間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實(shí)際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務(wù)及領(lǐng)用過(guò)程中都存在各種問(wèn)題。具體表現(xiàn)：管理人員思想觀念保守、設(shè)備陳舊落后、實(shí)際操作和管理存在疏漏，不注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的挖掘、整理、加工，缺乏對(duì)檔案界最新動(dòng)態(tài)的關(guān)注等。

（四）缺乏專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員

目前高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理工作大多由會(huì)計(jì)人員兼職。學(xué)校對(duì)檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學(xué)校對(duì)檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)整體不高。

二、加強(qiáng)高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

（一）提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

高校財(cái)務(wù)檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國(guó)家財(cái)金、稅務(wù)檢查的重要證據(jù)。只有觀念轉(zhuǎn)變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個(gè)新臺(tái)階。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎ぷ髦胁荒苡卸↑c(diǎn)閃失，半點(diǎn)馬虎。要實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)定》的辦法實(shí)行財(cái)務(wù)檔案專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財(cái)務(wù)檔案工作。對(duì)會(huì)計(jì)電算化核算形成的電子檔案，要配置適當(dāng)規(guī)模的庫(kù)房和檔案專柜等專用設(shè)施，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，做好紙質(zhì)檔案與電子檔案按時(shí)同步歸檔，并不斷充實(shí)和完善檔案內(nèi)容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

（二）建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子文檔蘊(yùn)藏著更豐富的信息資源，做好各類財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保護(hù)和利用顯得越加重要。高校財(cái)務(wù)電子檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理、利用，各應(yīng)用系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)信息共享，都是基于網(wǎng)絡(luò)傳輸信息而實(shí)現(xiàn)。要想系統(tǒng)得以安全運(yùn)行，技術(shù)是保障，管理有方法。首先，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理教育，樹(shù)立高度的檔案信息安全防范意識(shí)，強(qiáng)化高校會(huì)計(jì)電算化檔案工作人員的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、防范能力，完善保密措施，對(duì)涉密性較高的信息進(jìn)行分級(jí)管理和保護(hù)。在財(cái)務(wù)軟件方面，應(yīng)注重系統(tǒng)自身功能建設(shè)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。面對(duì)客觀的數(shù)據(jù)相關(guān)人員不能隨意操作,篡改數(shù)據(jù)。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權(quán)限調(diào)用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來(lái)的各種財(cái)務(wù)隱患。

（三）提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度

傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)為載體，財(cái)務(wù)檔案管理、財(cái)務(wù)查賬和財(cái)務(wù)審計(jì)煩瑣且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，與會(huì)計(jì)信息化的迅速發(fā)展相比，高校檔案信息化發(fā)展則相對(duì)滯后。信息化條件下，要實(shí)現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理，必須依托現(xiàn)有檔案，逐步建立完善財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將財(cái)務(wù)檔案資料無(wú)縫對(duì)接，通過(guò)轉(zhuǎn)換進(jìn)入高校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)公共目錄查詢、遠(yuǎn)程檢索服務(wù)和對(duì)數(shù)據(jù)匯總分析、財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流、查找滿足指定條件的會(huì)計(jì)記錄等。海量的財(cái)務(wù)信息，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對(duì)檔案翻閱的工作量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。

（四）設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理專職崗位

高校檔案管理工作除了硬件設(shè)備和軟件設(shè)施齊頭并進(jìn)外，還要堅(jiān)持以人為本，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，建立一支與時(shí)俱進(jìn)、素質(zhì)高、相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問(wèn)題。在信息技術(shù)和知識(shí)不斷更新的時(shí)代，定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行檔案知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)和相關(guān)技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)或外出交流，幫助他們了解、掌握財(cái)務(wù)檔案工作的新變化、最新動(dòng)向，開(kāi)拓眼界，挖掘財(cái)務(wù)檔案的潛在用途和利用價(jià)值，使得高校財(cái)務(wù)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。

總之，高校財(cái)務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是提高高校財(cái)務(wù)管理工作水平的一項(xiàng)重要方面。加快高校檔案建設(shè)工作自身的創(chuàng)新發(fā)展，合理規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)，采取科學(xué)有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進(jìn)一步完善和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張?zhí)K彤.法務(wù)會(huì)計(jì)高級(jí)教程[M].北京，中國(guó)政法大學(xué)出版社，2007.

第2篇：財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文

我局在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍，主要有：

一）生產(chǎn)技術(shù)管理方面

1、上級(jí)下達(dá)的技術(shù)性指示、命令、決議和決定；

2、主要技術(shù)問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù)；

3、本單位近期電力規(guī)劃；

4、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)和安全方面的規(guī)程制度；

5、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)的年度計(jì)劃、工作總結(jié)和統(tǒng)計(jì)年報(bào)；

6、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)管理，技術(shù)引進(jìn)和技術(shù)改造等管理形成的各種文件材料；

7、有關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、通報(bào)、自動(dòng)化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料；

8、質(zhì)量管理、標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。

二）計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面：有關(guān)各種計(jì)劃統(tǒng)計(jì)年報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)形成的各種文件材料。

三）勞動(dòng)工資方面：有關(guān)定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)、保險(xiǎn)、獎(jiǎng)罰等工作中形成的各種文件材料及名冊(cè)、年報(bào)表。

四）財(cái)務(wù)管理方面：有關(guān)財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。

五）教育培訓(xùn)方面：有關(guān)干部、職工教育和技能培訓(xùn)的文件等。

六）黨、政、工、團(tuán)工作方面：有關(guān)黨務(wù)工作以及組織，紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團(tuán)和工會(huì)工作中所形成的各種文件材料等。

七）基本建設(shè)（工程）方面：是指工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。

八）設(shè)備、儀器方面：有關(guān)設(shè)備供貨合同、設(shè)備廠試驗(yàn)報(bào)告、合格證、說(shuō)明書(shū)等出廠文件材料。

九）局各部門(mén)單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同、購(gòu)電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。

十）歸檔：文件材料主要包括紙張，光盤(pán)、磁帶、照片、膠片，物等各種載體形式。

二．歸檔時(shí)間

一）各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，應(yīng)在第二年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審查后，交辦公室歸檔。

二）基建項(xiàng)目文件在其項(xiàng)目鑒定，竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段，單項(xiàng)歸檔。

三）會(huì)計(jì)文件材

料在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門(mén)按歸檔要求負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔，保管一年后由財(cái)務(wù)部門(mén)編造清冊(cè)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后移交檔案部門(mén)保管。

四）重要會(huì)議（如電力工作會(huì)議、黨代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、職代會(huì)、工代會(huì)等）文件材料應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔，重要會(huì)議記錄應(yīng)在第二年的一月份交辦公室歸檔。

五）合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。

六）重要設(shè)備、儀器開(kāi)箱時(shí)，有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在檢查驗(yàn)收設(shè)備出廠技術(shù)文件材料，在開(kāi)箱驗(yàn)收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

七）局員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。

八）光盤(pán)、磁帶、照片及底片膠片、實(shí)物等形成的文件材料在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。

九）下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔

1、縣級(jí)供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關(guān)情況、文件、合同、會(huì)議紀(jì)要、議案、工作方案、實(shí)施細(xì)則等方面的文件材料。各職能部門(mén)專（兼）職資料員在文件材料形成后及時(shí)移交辦公室歸檔。

2、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

3、內(nèi)容機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料。

4、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中的文件材料。

5、其他臨時(shí)性活動(dòng)形成的文件材料。

三．文件材料的歸檔要求

一）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面目。

二）生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)中形成的科技文件材料（含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤(pán)、光盤(pán)等），由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理后交辦公室歸檔保管。

三）各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，由各職能部門(mén)按其生產(chǎn)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集整理后交辦公室歸檔。

四）歸檔文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。

五）歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)復(fù)制。

六）辦公室在接收歸檔材料時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。

四．文件資料檔案的保密管理

一）對(duì)機(jī)要檔案、重要檔案、重要會(huì)議記錄必須由局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只準(zhǔn)在檔案室查閱。

二）文書(shū)資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用，不得外借，如確因工作需要，須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

三）非財(cái)務(wù)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，須經(jīng)局財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

四）檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)擅自復(fù)印，經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得帶出局外，更不得劃道填字、涂改、損壞文件。

第3篇：財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

原標(biāo)題：淺談行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

收錄日期：2013年11月6日

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)主體經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分，其收納范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的情況下，除了打印輸出的證、賬、表以外，整個(gè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)形成的全套文檔資料、存儲(chǔ)有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)等都屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇，也應(yīng)妥善保管。

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案作為記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料證據(jù)，在加強(qiáng)財(cái)政財(cái)務(wù)管理、開(kāi)展資金績(jī)效評(píng)估、實(shí)施責(zé)任審計(jì)、提供宏觀決策信息等方面具有不可替代的作用。在具體工作中，盡管《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理作了明確具體的規(guī)定，但由于客觀條件的變化和主觀因素的影響，各行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理還是存在許多問(wèn)題，一定程度上成為了財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。加強(qiáng)和規(guī)范行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用，成為當(dāng)前迫切需要解決的問(wèn)題之一。本文擬從存在的主要問(wèn)題、原因分析和對(duì)策建議三個(gè)方面探討完善行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

一、存在的主要問(wèn)題

（一）相關(guān)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。從會(huì)計(jì)檔案的責(zé)任者、管理者、使用者分析，都存在對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題。從責(zé)任者的角度看，一方面很多財(cái)會(huì)人員明知會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，但秉持“鐵路警察，各管一段”的錯(cuò)誤理念，認(rèn)為僅是會(huì)計(jì)檔案管理人員的事，卻不知會(huì)計(jì)檔案的管理與其形成過(guò)程是緊密相關(guān)的；另一方面，會(huì)計(jì)檔案管理人員又認(rèn)為每一份會(huì)計(jì)檔案在其各個(gè)責(zé)任環(huán)節(jié)分別有經(jīng)辦人、審核人、歸檔人等責(zé)任主體，會(huì)計(jì)檔案的管理就是保管和銷毀。從管理者的角度看，單位領(lǐng)導(dǎo)甚至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)資金管理和會(huì)計(jì)核算一般都很重視，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作往往忽視。從使用者的角度看，在需要的時(shí)候會(huì)很重視會(huì)計(jì)檔案管理，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案使用的相關(guān)手續(xù)辦理卻不很理解，甚至覺(jué)得繁瑣，對(duì)檔案管理人員不尊重。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善或執(zhí)行不嚴(yán)格。絕大多數(shù)行政事業(yè)單位沒(méi)有根據(jù)國(guó)家規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際制定本單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，或僅作為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的一個(gè)部分。有些單位雖然有制度，但也沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。兩者共同的結(jié)果，往往是單位會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)不清、程序不嚴(yán)、要求不明、手續(xù)不全，久而久之，單位會(huì)計(jì)檔案管理就會(huì)錯(cuò)漏叢生，問(wèn)題不斷。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理投入不足。一是硬件投入不足，表現(xiàn)在檔案存放場(chǎng)所過(guò)于簡(jiǎn)陋、防盜防潮防火防蟲(chóng)防光防溫防塵等設(shè)施不齊全、檔案陳列架、盒等存放設(shè)施不符合要求等，同時(shí)很多單位沒(méi)有電子檔案和圖片檔案管理設(shè)施；二是軟件方面，沒(méi)有配備必要的管理軟件、也沒(méi)有制定和嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的制度措施；三是部分單位沒(méi)有配備專（兼）職會(huì)計(jì)檔案保管人員，已配備的單位，往往也存在業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的問(wèn)題。

（四）會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作不規(guī)范。在立卷和歸檔上，有些單位沒(méi)有建立預(yù)設(shè)案卷制度，導(dǎo)致分類、立卷和歸檔混亂。在保管上，沒(méi)有建立會(huì)計(jì)檔案定期歸檔、入庫(kù)驗(yàn)收等制度，導(dǎo)致部分會(huì)計(jì)檔案得不到及時(shí)歸檔整理，同時(shí)一些裝訂不規(guī)范、簽章不齊全的會(huì)計(jì)檔案“蒙混過(guò)關(guān)”進(jìn)入了保管庫(kù)房。在查閱和銷毀上，主要是手續(xù)不齊全、交接不清楚、程序不規(guī)范，造成查閱困難、銷毀不及時(shí)、積案過(guò)多、毀損嚴(yán)重等。

二、主要原因分析

（一）單位沒(méi)有建立會(huì)計(jì)檔案人員長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔一般都由會(huì)計(jì)人員完成，會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低則取決于會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟練程度。但是，幾乎所有單位都沒(méi)有組織相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，財(cái)政部門(mén)和檔案管理機(jī)構(gòu)也很少進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，絕大多數(shù)的會(huì)計(jì)檔案歸檔和技術(shù)處理主要靠本單位老會(huì)計(jì)人員的言傳身教。這樣的后果：一是造成相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理人員和責(zé)任對(duì)象沒(méi)有規(guī)范的檔案法制意識(shí)；二是沒(méi)有規(guī)范的檔案管理技術(shù)可供借鑒和參考，容易和檔案事業(yè)發(fā)展的技術(shù)脫節(jié)；三是對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，在工作中容易忽視管理細(xì)節(jié)，責(zé)任心不強(qiáng)。

（二）檔案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事業(yè)單位類別較多，情況龐雜，很多行政事業(yè)單位對(duì)業(yè)務(wù)工作檔案很重視，管理制度很規(guī)范、措施也得力，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理，往往認(rèn)為僅是財(cái)務(wù)人員的事，沒(méi)有必要制定單獨(dú)的管理制度。特別是規(guī)模小、人員少的單位，由于財(cái)務(wù)工作業(yè)務(wù)量不大，單位會(huì)計(jì)有可能是外聘人員承擔(dān)，由于外聘人員流動(dòng)性大，加之單位領(lǐng)導(dǎo)不熟悉財(cái)政財(cái)務(wù)管理工作，“費(fèi)力不討好”的會(huì)計(jì)檔案管理很容易成為邊緣工作而無(wú)人過(guò)問(wèn)，更別提制定和完善相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度了。

（三）經(jīng)費(fèi)不足，工作條件有限。一方面會(huì)計(jì)檔案管理作為單位內(nèi)部管理的一部分，檔案主管部門(mén)和財(cái)政部門(mén)都沒(méi)有經(jīng)費(fèi)投入的明確規(guī)定，其管理人員、管理場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備等經(jīng)費(fèi)投入，一般是由單位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排，沒(méi)有例行的經(jīng)費(fèi)預(yù)算提供保障；另一方面很多單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性、專業(yè)性認(rèn)識(shí)不足，難以保證會(huì)計(jì)檔案存放在時(shí)間、空間、設(shè)施、環(huán)境等方面得到足夠的重視，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只要不丟失就可以了，舍不得投入。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查和審計(jì)工作中，很少有將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理作為檢要事項(xiàng)的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會(huì)計(jì)檔案管理真正融入到財(cái)政財(cái)務(wù)管理工作的全過(guò)程，作為單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來(lái)對(duì)待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，影響了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會(huì)計(jì)檔案的有效利用。

三、對(duì)策建議

（一）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)和水平。首先，財(cái)政部門(mén)和各行政事業(yè)單位應(yīng)高度重視會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)的重要內(nèi)容，努力使會(huì)計(jì)人員熟練掌握會(huì)計(jì)檔案整理的基本知識(shí)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)與操作技能，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)工作；其次，檔案主管機(jī)關(guān)要從規(guī)范管理的角度，對(duì)行政事業(yè)單位開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理的水平；最后，單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部財(cái)務(wù)人員之間要做好“傳、幫、帶”工作，將好的意識(shí)、好的技術(shù)、好的經(jīng)驗(yàn)認(rèn)真?zhèn)鞒小?/p>

（二）全面梳理檔案管理流程，完善檔案管理制度。要根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法規(guī)的規(guī)定，認(rèn)真全面地梳理本單位會(huì)計(jì)檔案管理流程，結(jié)合自身實(shí)際，從“定崗位、定職責(zé)、定目標(biāo)、定措施”等方面著手，制定契合本單位要求的檔案管理制度，落實(shí)檔案管理人員的崗位責(zé)任制。

（三）加大經(jīng)費(fèi)投入，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。一方面要在硬件上加大投入，確保會(huì)計(jì)檔案管理場(chǎng)所和相關(guān)設(shè)施符合要求；另一方面要理順會(huì)計(jì)檔案管理體制，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案保管的責(zé)任機(jī)構(gòu)，由財(cái)務(wù)部門(mén)將相關(guān)經(jīng)費(fèi)列入本單位年度預(yù)算，保障檔案管理經(jīng)費(fèi)有穩(wěn)定可靠的來(lái)源。此外，規(guī)模再小的單位，也要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題，配備必要的場(chǎng)所，在人員更替時(shí)注重會(huì)計(jì)檔案的完整交接和保管，配備必要的保管設(shè)施并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度。

（四）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作

1、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔。要結(jié)合本單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量等實(shí)際，制定科學(xué)合理的立卷、歸檔方案，準(zhǔn)備好預(yù)設(shè)案卷；二是及時(shí)規(guī)范整理會(huì)計(jì)檔案。日常產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證要及時(shí)整理裝訂，規(guī)范封粘、簽章。在檢查確認(rèn)憑證封面所列事項(xiàng)記載完整后進(jìn)行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒(méi)有散頁(yè)后按月份先后順序放入檔案盒中，并逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒上的內(nèi)容；三是年度終了，若在手工記賬環(huán)境下，必須將活頁(yè)賬簿中的空白頁(yè)取出，并按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫(xiě)目錄，認(rèn)真填寫(xiě)賬簿啟用表，活頁(yè)賬簿、目錄及賬簿啟用表一并裝訂完成后封粘，裝訂人員在封粘處簽章；若在電算化會(huì)計(jì)情況下，年終要將打印輸出的各類會(huì)計(jì)賬頁(yè)分類整理，按科目及時(shí)間順序用號(hào)碼機(jī)打印序號(hào)后編制目錄，按科目填寫(xiě)賬簿啟用表，分類分科目裝訂后封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會(huì)計(jì)報(bào)表分月逐頁(yè)編制序號(hào)，并按序號(hào)編制目錄，最后按時(shí)間先后順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會(huì)計(jì)資料的裝訂同會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂。

2、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案可由財(cái)會(huì)部門(mén)暫管一年后（便于財(cái)會(huì)部門(mén)查閱近期資料）按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒(méi)有建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)要明確專（兼）職人員負(fù)責(zé)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)人員交接時(shí)，要認(rèn)真辦理交接手續(xù)。

3、建立嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案的查閱、銷毀制度。一要嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查閱利用手續(xù)，做到借出、送還、移交、銷毀各個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責(zé)任明確、內(nèi)容完整、時(shí)間清楚；二要嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案查閱審批制度，未經(jīng)有權(quán)限人員批準(zhǔn)，任何人不得查閱會(huì)計(jì)檔案；三要嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案銷毀規(guī)定。要特別突出檔案銷毀的法律意識(shí)，依法依規(guī)進(jìn)行檔案銷毀。要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)法規(guī)，對(duì)已到保管期限需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案編制銷毀清冊(cè)，列明名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，按規(guī)定不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行由相關(guān)部門(mén)監(jiān)銷制度。

（五）加大會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)管力度。財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)等部門(mén)在進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查時(shí)，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要利用價(jià)值。單位內(nèi)部應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的相關(guān)制度之中，在日常管理中嚴(yán)格遵循，形成長(zhǎng)效機(jī)制。

以上是筆者對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的一些粗淺認(rèn)識(shí)，若有不當(dāng)之處，敬請(qǐng)大家提出寶貴意見(jiàn)，共同探索，使會(huì)計(jì)檔案管理走上規(guī)范化的軌道。

主要參考文獻(xiàn)：

第4篇：財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文

一、歸檔范圍：凡是本單位在工作中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字材料、圖表、帳簿、聲像等均屬歸檔范圍，并嚴(yán)格按照“三合一”制度規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行。

二、歸檔時(shí)間：管理文件在第二年五月以前立卷歸檔，本單位專業(yè)文書(shū)在辦理完畢后立卷歸檔。基建工種全套材料在完工后及時(shí)歸檔，會(huì)計(jì)核算材料由財(cái)務(wù)人員按要求裝訂成冊(cè)，保管一年后交檔案室歸檔，形成的聲像材料、實(shí)物隨時(shí)歸檔。

三、歸檔要求：歸檔的文件材料必須齊全完整，檔案類別層次分明，保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件排列有序；案卷題名簡(jiǎn)明確切。封面填寫(xiě)工整；裝訂案卷牢固，檔案入庫(kù)案卷規(guī)范統(tǒng)一。

第5篇：財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文

一、加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

會(huì)計(jì)檔案作為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息載體，最重要的功能就是反映和監(jiān)督。這里的反映和監(jiān)督功能一方面是按照國(guó)家財(cái)經(jīng)制度及相關(guān)法律法規(guī)要求，對(duì)財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的資料進(jìn)行歸類整理保管，使得會(huì)計(jì)檔案具有法律依據(jù)功能，另一方面是醫(yī)院加強(qiáng)自身內(nèi)部管理的需要，積累發(fā)展歷程中的重要數(shù)據(jù)，為當(dāng)前和未來(lái)管理決策提供參考和支持。真實(shí)、完整的會(huì)計(jì)檔案對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理具有重要的支持、保證和促進(jìn)作用，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)提高醫(yī)院管理水平有重要意義。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題

《新辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案定義別指出各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括電子會(huì)計(jì)檔案。顯然會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類及其他類都屬于其范疇，其涵蓋收集、整理、保管和銷毀過(guò)程。其中行政事業(yè)會(huì)計(jì)檔案定期保管年限分為10年和30年，較之前有很大區(qū)別。

近年來(lái)醫(yī)院隨著業(yè)務(wù)工作量的增長(zhǎng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的增加，以及新的結(jié)算形式給會(huì)計(jì)檔案帶來(lái)的沖擊，使得會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量增長(zhǎng)過(guò)快。例：某大型三級(jí)甲等綜合醫(yī)院，單月全部原始記賬憑證為194冊(cè)，組成結(jié)構(gòu)為：門(mén)診收入原始憑證101冊(cè)，占全月總量的52.06%；住院收入原始憑證43冊(cè)，占全月總量的22.16%；全院報(bào)銷支出原始憑證50冊(cè)，占全月總量的25.78%，其中：總務(wù)、科研、教學(xué)等支出原始憑證44冊(cè)，占全月總量的22.68%；藥品報(bào)銷支出原始憑證6冊(cè)，占全月總量的3.1%，以上原始憑證中未含原始POS機(jī)小票約1.26萬(wàn)張，此部分檔案單獨(dú)存檔。通過(guò)對(duì)上述檔案連續(xù)三年數(shù)據(jù)的測(cè)算，每年均以10%的速度進(jìn)行增長(zhǎng)。會(huì)計(jì)檔案涵蓋了所有與財(cái)務(wù)相關(guān)的信息，收集、整理、歸檔、儲(chǔ)存、查閱工作都比較繁雜，往往是周期長(zhǎng)、流程多、專業(yè)性強(qiáng)，有的資料還涉及核心敏感信息，其管理工作需要專業(yè)的知識(shí)、規(guī)范的制度和敬業(yè)的精神。筆者工作實(shí)踐中覺(jué)得目前檔案管理還存在以下幾方面的問(wèn)題。

1.未設(shè)置獨(dú)立的檔案部門(mén)及未對(duì)檔案進(jìn)行分類管理

《新辦法》規(guī)定會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，最長(zhǎng)不超過(guò)三年，期滿之后原則上移交本單位檔案部門(mén)統(tǒng)一保管。實(shí)際工作中大多數(shù)醫(yī)院均未設(shè)置專門(mén)檔案機(jī)構(gòu)，使得會(huì)計(jì)檔案的保管和銷毀工作缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督[2]。財(cái)務(wù)部門(mén)不僅要為日益增加的會(huì)計(jì)檔案尋求保存空間并負(fù)責(zé)妥善保管，還要承擔(dān)接待各部門(mén)甚至外界查閱會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)工作。由于未對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理，導(dǎo)致查詢效率低，工作量大等問(wèn)題的產(chǎn)生。

2.未將電子財(cái)務(wù)檔案完全納入管理范圍

《新辦法》規(guī)定內(nèi)部形成和外部接受且符合相關(guān)要求的會(huì)計(jì)資料可作為電子會(huì)計(jì)檔案保存。這是從制度上彌補(bǔ)了電子檔案歸檔、保存的空白，可以說(shuō)是檔案管理里程碑式的進(jìn)步。很長(zhǎng)時(shí)間來(lái)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的電子資料打印成紙質(zhì)存檔，不僅耗用了審核崗位大量時(shí)間精力和實(shí)物資源（紙張和墨粉），同時(shí)也占用了大量檔案空間；同時(shí)會(huì)計(jì)專業(yè)軟件系統(tǒng)的安裝光盤(pán)、磁盤(pán)、用戶名稱密碼、用戶服務(wù)卡及使用手冊(cè)等資料也散落在各崗位手中，沒(méi)有做到統(tǒng)一歸檔入庫(kù)，不利于維護(hù)和查詢工作[3]。

3.未充分利用開(kāi)發(fā)檔案的內(nèi)涵價(jià)值

會(huì)計(jì)檔案涵蓋醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的財(cái)務(wù)信息，專業(yè)性很強(qiáng)，這就要求會(huì)計(jì)檔案的管理者要具備會(huì)計(jì)、檔案、醫(yī)學(xué)、信息等知識(shí)背景，才能更好地管理、利用會(huì)計(jì)檔案資源，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。目前會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和檔案部門(mén)沒(méi)有專門(mén)的管理會(huì)計(jì)檔案的人才，沒(méi)有充分開(kāi)發(fā)利用檔案資料的信息資源。基于會(huì)計(jì)檔案資料的豐富內(nèi)涵，如果不能對(duì)其充分開(kāi)發(fā)利用，不僅無(wú)法有效體現(xiàn)檔案的價(jià)值，也直接影響管理者和使用者對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

4.未按規(guī)定及時(shí)銷毀

《新辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的銷毀流程做出明確規(guī)定。而一直以來(lái)，作為會(huì)計(jì)檔案管理重要環(huán)節(jié)的銷毀工作在實(shí)際工作中卻并不重要，呈現(xiàn)無(wú)人來(lái)銷、無(wú)人敢毀的局面。這里面原因很復(fù)雜，既有主觀上耗時(shí)耗力、怕有疏忽承擔(dān)責(zé)任的顧慮，也有客觀上缺乏專門(mén)管理機(jī)構(gòu)、明確操作制度和可行操作流程，使得會(huì)計(jì)檔案越積越多，占用大量庫(kù)房空間，一旦需要轉(zhuǎn)移就是浩大的搬遷工程，耗費(fèi)人力、物力和財(cái)力。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的思考和建議

1.設(shè)置獨(dú)立的檔案部門(mén)并對(duì)檔案進(jìn)行分類管理

設(shè)置獨(dú)立檔案部門(mén)既是貫徹相關(guān)法律法規(guī)要求，也是加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作的組織保。這樣可以一方面逐步實(shí)現(xiàn)檔案的歸口管理，提升會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)功能，另一方面也可以對(duì)檔案的收集、歸檔進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，在不違反國(guó)家有關(guān)規(guī)定的前提下對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行瘦身。會(huì)計(jì)檔案分類整理是檔案管理的重要組成部分，如：對(duì)合同、POS機(jī)刷卡憑證等原始資料進(jìn)行分類整理保管后，可隨時(shí)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行定期銷毀，這樣可以達(dá)到提高檔案的查詢效率及工作質(zhì)量，節(jié)約有效的空間，提升服務(wù)品質(zhì)的目的。

2.加快會(huì)計(jì)電子檔案管理，通過(guò)信息化手段全方位提升檔案管理的水平

根據(jù)《新辦法》要求加快電子檔案的歸檔、保存，一方面對(duì)于電子數(shù)據(jù)易被修改的特點(diǎn)，采取嚴(yán)格授權(quán)審批、權(quán)限管理、電子簽名和及時(shí)備份等方式加強(qiáng)相關(guān)數(shù)據(jù)的安全保密措施；另一方面電子檔案也要分類歸檔、安全存儲(chǔ)，從而方便整理和查閱，提升會(huì)計(jì)檔案的利用效率及價(jià)值。

3.切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念提升檔案的利用功能

會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅是對(duì)資料的整理保管以備查閱，還有對(duì)資料的開(kāi)發(fā)、利用，從而最大程度實(shí)現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。因此，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔和保管中要做到合理規(guī)范，建立嚴(yán)格的查閱制度，保護(hù)檔案完整、安全的前提下，為相關(guān)部門(mén)和個(gè)人提供查閱服務(wù)，同時(shí)檔案管理部門(mén)也應(yīng)該根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和反饋信息做好效果分析，積極主動(dòng)采取措施，借助各種信息化手段，方便管理者和研究者使用檔案資料，在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)提升人們對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)。

4.做好保管期限屆滿會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作

第6篇：財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文

關(guān)鍵詞： 會(huì)計(jì)；檔案；管理

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)工作，隨著當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的改革任務(wù)的深入進(jìn)行，它的財(cái)務(wù)管理任務(wù)越來(lái)越繁重，財(cái)務(wù)管理在衛(wèi)生監(jiān)督和管理工作中的地位和作用越來(lái)越重要。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表及其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料等），它記錄著衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)動(dòng)的重要史料的證據(jù)。因此全面加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理，切實(shí)提高衛(wèi)生監(jiān)督財(cái)務(wù)管理水平，為促進(jìn)和保障衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的健康發(fā)展做出了積極的貢獻(xiàn)。

1 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)資料的歸檔

1.1 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)憑證的歸檔 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)憑證是記錄衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)動(dòng)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明，是辦理衛(wèi)生監(jiān)督各項(xiàng)費(fèi)用的征收和登記的依據(jù)。它是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)、是處理賬務(wù)的依據(jù)、是事后查考的依據(jù)。它的記賬憑證根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的資金運(yùn)動(dòng)及衛(wèi)生監(jiān)督各項(xiàng)收費(fèi)原始憑證編制而成，會(huì)計(jì)憑證的歸檔應(yīng)按日期順序、會(huì)計(jì)記賬憑證及時(shí)裝訂，裝訂的順序以憑證排列先后次序?yàn)闇?zhǔn)進(jìn)行歸檔。

1.2 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)賬簿的歸檔 賬簿是由賬頁(yè)組成的簿籍。它全面、理想、系統(tǒng)、綜合記錄著衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的資金運(yùn)動(dòng)的發(fā)生。它是將衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)憑證日期、編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。各會(huì)計(jì)事項(xiàng)一方面要記入有關(guān)的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細(xì)賬。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫(xiě)記賬憑證上的日期。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)賬簿與會(huì)計(jì)記賬憑證應(yīng)同時(shí)歸檔。

1.3 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)報(bào)表的歸檔 會(huì)計(jì)人員都必須全面熟練地操作衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)報(bào)表處理方法。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按月、季、年上報(bào)及時(shí)歸檔。

1.4 其他相關(guān)會(huì)計(jì)資料的歸檔 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)的交接手續(xù)、會(huì)計(jì)檔案向本單位或上級(jí)部門(mén)的檔案室移交歸檔的會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)等，這都是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)資料歸檔中不可缺少的。

2 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案的業(yè)務(wù)安全性

2.1 衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)動(dòng)資料數(shù)據(jù)的收集和錄入數(shù)據(jù)的安全性 衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)動(dòng)資料數(shù)據(jù)的正確收集與數(shù)據(jù)的正確錄入是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)資料歸檔安全性的依據(jù)，它體現(xiàn)了衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)動(dòng)的真實(shí)性和可靠性。也是司法訴訟取證的重要依據(jù)。

2.2 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)與備份 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案可按檔案劃分的種類、保管的期限、保管的要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案用科學(xué)的原則和方法進(jìn)行紙類檔案存儲(chǔ)管理。還要把紙類檔案的內(nèi)容用計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全備份管理，便于檔案保存和查找。雙重的存儲(chǔ)與備份的安全性可使會(huì)計(jì)檔案不能損壞或丟失。

2.3 會(huì)計(jì)的電算化運(yùn)用到衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)核算中，必須考慮其系統(tǒng)的安全性 為了確保系統(tǒng)安全、可靠地運(yùn)行，應(yīng)防止對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的各種破壞，因此必須重視系統(tǒng)安全性設(shè)計(jì)。系統(tǒng)是由相應(yīng)的管理人員來(lái)實(shí)施和維護(hù)的，無(wú)關(guān)人員無(wú)權(quán)進(jìn)入系統(tǒng)，同樣沒(méi)有數(shù)據(jù)修改權(quán)限的財(cái)務(wù)人員只能瀏覽衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案，不能修改會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)電算化應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行安全備份管理。

2.4 會(huì)計(jì)檔案期滿銷毀的安全性 本單位檔案部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，必須同會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定；嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容，清點(diǎn)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書(shū)面報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人，另一份歸檔備查。保管期滿的會(huì)計(jì)檔案但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止［1］。

3 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案的管理安全性

3.1 對(duì)一些記錄著有關(guān)繳費(fèi)個(gè)人及單位的含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理 對(duì)有特殊繳費(fèi)的個(gè)人及單位的資料要絕對(duì)保密，有特殊原因的也不能透露。

3.2 檔案書(shū)寫(xiě) 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)紙類檔案的書(shū)寫(xiě)必須字跡工整、清楚，不得有筆誤（如有必須按財(cái)務(wù)有關(guān)規(guī)定辦理），不得涂改，必須減少安全隱患的存在。

3.3 加強(qiáng)檔案管理工作人員的安全意識(shí)和保密意識(shí) 確保檔案的完整與安全是檔案工作的重要方面，檔案管理工作人員要始終牢記使命，把安全和保密工作放在首位，要做到警鐘長(zhǎng)鳴。加強(qiáng)檔案工作人員的安全教育與培訓(xùn)，使安全意識(shí)深入人心，要制定檔案安全管理工作預(yù)案。同時(shí)加大檔案保管力度，在內(nèi)部明確庫(kù)管責(zé)任，理順管理關(guān)系，切實(shí)做好檔案的防火、防盜、防蟲(chóng)、防塵、防霉、防光、防潮、防有害氣體的“八防”工作，必要時(shí)對(duì)檔案庫(kù)房的防火、防盜改造，提高安全防范能力［2］。

3.4 衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案的利用能為最高領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供準(zhǔn)確的資金運(yùn)動(dòng)數(shù)據(jù) 把好衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案在工作中利用的安全關(guān)，增強(qiáng)安全利用意識(shí)，完善檔案利用手續(xù)，制定會(huì)計(jì)檔案的借閱制度，建立檔案利用安全責(zé)任制，確保會(huì)計(jì)檔案不丟失、不泄密。綜上所述，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案是衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)依法開(kāi)展業(yè)務(wù)的憑證，是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法過(guò)程的質(zhì)量記錄，同時(shí)也是體現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的管理水平的一個(gè)重要方面。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理中最重要的組成部分，它的安全性可以保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的順利進(jìn)行，它的安全性可以避免司法訴訟，它的安全性關(guān)系到衛(wèi)生監(jiān)督工作的開(kāi)展。加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的安全意識(shí)也是保證衛(wèi)生監(jiān)督工作正常開(kāi)展的重要因素。

參考文獻(xiàn)

1 汪翠萍.如何近一步規(guī)范事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理.湖北檔案，2006；增刊：113.

第7篇：財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文

辦公室

辦公室是宿管會(huì)中組織協(xié)調(diào)其他各部的關(guān)鍵部門(mén)，以配合主席團(tuán)、協(xié)調(diào)各部門(mén)工作為主要職責(zé)。其職能可分為日常工作、財(cái)務(wù)管理、檔案管理三大塊。為將辦公室建設(shè)成為一個(gè)有特色﹑高效率的部門(mén)，更好地修訂與落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定，抓緊、抓實(shí)地開(kāi)展各項(xiàng)工作。現(xiàn)將各塊工作安排如下：

一、日常工作版塊

保證日常工作的有序開(kāi)展和各項(xiàng)職能的扎實(shí)落實(shí)，是辦公室工作的基點(diǎn)，也是辦公室工作的主要責(zé)任。

1、起草下學(xué)期即將成立的宿管會(huì)的計(jì)劃、總結(jié)和各項(xiàng)規(guī)范。

2、負(fù)責(zé)主席團(tuán)例會(huì)和全體會(huì)議例會(huì)的點(diǎn)到及會(huì)議進(jìn)程記錄工作；作好各種會(huì)議的通知工作。

3、負(fù)責(zé)學(xué)工辦二報(bào)刊的收發(fā)及增訂工作；整理布置學(xué)辦，購(gòu)置辦公用品，發(fā)送比賽請(qǐng)柬，制作席簽等日常事務(wù)。

4、負(fù)責(zé)學(xué)工辦二的值班安排以及抽查工作，并監(jiān)督各部做好學(xué)工辦二的財(cái)物保管及保潔工作，為大家營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。

二、檔案管理版塊

由于檔案管理具有長(zhǎng)期性，且各部活動(dòng)較多較雜，有些活動(dòng)檔案往往很難收齊。因此，辦公室將及時(shí)明確各部門(mén)專門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的人員，每次活動(dòng)后，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員，收齊相關(guān)檔案，做到一個(gè)活動(dòng)有一個(gè)檔案，并及時(shí)進(jìn)行歸檔、存檔。對(duì)各類檔案的管理，實(shí)行具體問(wèn)題具體分析，對(duì)特殊檔案實(shí)行特殊歸檔法。

1、保留三年內(nèi)具有使用價(jià)值的舊檔案，其余作廢。

2、將當(dāng)前各部所有活動(dòng)的方案、總結(jié)自成一檔，檔案統(tǒng)一用a4紙打印，一式四份，分別由學(xué)工辦﹑主席團(tuán)﹑辦公室﹑本部各保留一份。

3、為了使各部的各項(xiàng)活動(dòng)及各種評(píng)比結(jié)果能夠有檔可查，確保檔案管理不流于形式。辦公室將及時(shí)做好對(duì)各部的學(xué)期工作計(jì)劃、工作總結(jié)以及學(xué)期末干事考核結(jié)果的歸檔工作。

4、特殊檔案管理，在繼續(xù)沿用原檔案管理細(xì)則的基礎(chǔ)上作了適當(dāng)調(diào)整，尤其是對(duì)基礎(chǔ)部各項(xiàng)檢查評(píng)比結(jié)果的歸檔上作了如下規(guī)定，以確保檔案管理的嚴(yán)肅性：

①各項(xiàng)檢查評(píng)比結(jié)果在下月初10號(hào)前匯總后交辦公室歸檔。

②歸檔前如發(fā)現(xiàn)檢查結(jié)果有誤，基礎(chǔ)部可自行更正，并注明理由及負(fù)責(zé)人簽名，歸檔后原則上一律不得修改。

③歸檔后如確需修改，到學(xué)工辦辦理申請(qǐng)手續(xù)后方可改動(dòng)。

三、財(cái)務(wù)管理版塊

為了規(guī)范即將成立的宿管會(huì)的財(cái)務(wù)收支狀況，使各部在經(jīng)費(fèi)使用上擁有自和支配權(quán)，同時(shí)使財(cái)務(wù)管理更具規(guī)范性，將制定新的《人文學(xué)院宿管會(huì)財(cái)務(wù)細(xì)則》和《人文學(xué)院學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷手續(xù)》。此措施的出臺(tái)將使各部經(jīng)費(fèi)的使用更具目的性和規(guī)范性。根據(jù)各部的工作計(jì)劃，做好財(cái)務(wù)預(yù)算工作。平時(shí)，對(duì)宿管會(huì)財(cái)務(wù)進(jìn)行宏觀調(diào)控，統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)，規(guī)范活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)手續(xù)及經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷手續(xù)，對(duì)拉贊助所得收入也及時(shí)進(jìn)行保管和記錄工作，既保證各部使用經(jīng)費(fèi)的自主性，又確保經(jīng)費(fèi)使用有的放矢，避免浪費(fèi)。在學(xué)期末，及時(shí)清算帳目，做好財(cái)務(wù)總結(jié)工作。具體程序如下：

1、 活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)：

①申請(qǐng)部門(mén)領(lǐng)取活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表，并按要求填寫(xiě)。

②院領(lǐng)導(dǎo)﹑主席團(tuán)﹑辦公室財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取資金。

③活動(dòng)結(jié)束后上交活動(dòng)清單和發(fā)票，由辦公室記錄，申請(qǐng)報(bào)銷。

④每月30日歸還所申請(qǐng)的經(jīng)費(fèi)。

2、 贊助收入：

宿管會(huì)由外宣部負(fù)責(zé)拉贊助，各部也可自行去拉，贊助收入交辦公室保管并記錄，各部需活動(dòng)經(jīng)費(fèi)則向辦公室申請(qǐng)，發(fā)揮辦公室“財(cái)務(wù)管理中樞”的作用。

3、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷：

申請(qǐng)者備好收據(jù)﹑財(cái)務(wù)章﹑必備簽字，統(tǒng)一轉(zhuǎn)帳。（詳見(jiàn)《人文學(xué)院學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷手續(xù)》）

總之，辦公室的工作是瑣碎的繁雜的，但卻是不可或缺的。在今后的工作中，我們將強(qiáng)化辦公室的職能，有序開(kāi)展各項(xiàng)工作，不斷完善自身建設(shè)，積極開(kāi)拓創(chuàng)新，努力協(xié)助宿管會(huì)做好各項(xiàng)工作。

基礎(chǔ)組

基礎(chǔ)組是為同學(xué)們服務(wù)的部門(mén),工作都屬常規(guī)工作，既瑣碎又繁雜。大致分為三個(gè)方面：即寢室內(nèi)務(wù)、查夜以及小家電維修。上學(xué)期，我們迎來(lái)了基礎(chǔ)組有史以來(lái)的最大的改組和職能轉(zhuǎn)換擴(kuò)充，我們已成立“學(xué)生宿舍管理委員會(huì)”。管理寢室方面的各項(xiàng)事務(wù)。

第8篇：財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文

摘 要 目前我國(guó)煤炭企業(yè)正步入轉(zhuǎn)型發(fā)展、資源整合的重大時(shí)期，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于煤炭企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)來(lái)講具有十分重要的意義。本文結(jié)合信息化時(shí)代背景，對(duì)煤炭企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作做了一些有利的探討，指出了目前煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的不足，提出了會(huì)計(jì)檔案管理的思路和對(duì)策，以期推動(dòng)煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理水平進(jìn)一步提高。

關(guān)鍵詞 煤炭企業(yè) 會(huì)計(jì)檔案 管理

隨著我國(guó)煤炭企業(yè)步入轉(zhuǎn)型發(fā)展和資源整合的重大時(shí)期，煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理迫切需要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。在過(guò)去礦務(wù)局的基礎(chǔ)上改制后組建的國(guó)有企業(yè)通過(guò)近幾年的跨越式大發(fā)展，走多元化一體化道路逐步形成了具有煤炭開(kāi)采、煤化工、火力發(fā)電、房地產(chǎn)等多個(gè)產(chǎn)業(yè)的大型煤炭企業(yè)集團(tuán)。由于受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和舊的手工賬下的會(huì)計(jì)檔案管理辦法的雙重影響，煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理逐步地與財(cái)務(wù)管理信息化的要求不相適應(yīng)。會(huì)計(jì)信息化發(fā)展提高了會(huì)計(jì)核算、資產(chǎn)資金管理的準(zhǔn)確性，進(jìn)一步規(guī)范了操作流程，提升了財(cái)務(wù)人員的工作效率，降低了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，使他們從繁重而繁瑣的核算工作中解脫出來(lái)，更好地參與到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理決策中來(lái)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作既是當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的客觀需要，也是時(shí)展的必然訴求。管好用好會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)每一個(gè)財(cái)務(wù)工作者的重要責(zé)任，也是會(huì)計(jì)工作向高水平方向發(fā)展的重要前提。

一、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視度不夠。不少企業(yè)重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視會(huì)計(jì)檔案管理工作，未設(shè)置專職的會(huì)計(jì)檔案管理員，在制度設(shè)計(jì)上缺少檔案保管項(xiàng)目，監(jiān)督管理缺乏。這種作法導(dǎo)致會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作于檔案保管工作差距日益拉大，不利于企業(yè)的管理水平的提升。會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作遲延拖沓，不少單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿多年來(lái)只歸檔不鑒定，更不銷毀，認(rèn)為地將會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作一拖再拖，導(dǎo)致新的憑證檔案不能順利歸檔，會(huì)計(jì)部門(mén)暫行保管的憑證超出一年的情況甚至成為普遍現(xiàn)象，這甚至影響到后續(xù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的開(kāi)展，從而影響了財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量和效果。

2.會(huì)計(jì)檔案制度缺乏具體操作規(guī)程，責(zé)任不明確。目前國(guó)家會(huì)計(jì)培訓(xùn)教材往往偏重于規(guī)范會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作，屬于會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容，主要是規(guī)范了保存年限等內(nèi)容，對(duì)于具體的裝訂等方面沒(méi)有做具體要求。具體檔案保管操作規(guī)范需要企業(yè)在本企業(yè)會(huì)計(jì)制度中自行規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)信息的載體，對(duì)于檔案要求不明確，會(huì)計(jì)人員執(zhí)行主觀性偏大造成會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到管理要求。對(duì)于合同類會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部門(mén)往往錯(cuò)誤認(rèn)為合同屬于煤礦企業(yè)管理科管理，自己就無(wú)須整理了，這樣不僅導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案不全，還造成了財(cái)務(wù)付款缺乏依據(jù)，不能按照合同進(jìn)度進(jìn)行付款，甚至出現(xiàn)超付，給企業(yè)帶來(lái)了一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3.會(huì)計(jì)檔案整理工作不夠規(guī)范，未能實(shí)行分類別管理。往往在整理歸檔時(shí)側(cè)重于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表資料的打印、裝訂歸檔，但是與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料并沒(méi)有進(jìn)行整理，如財(cái)務(wù)決算批復(fù)、審計(jì)意見(jiàn)等資料未能及時(shí)附到憑證后面。部分煤礦財(cái)務(wù)由于出料單多裝訂到憑證后面較厚，出于省事而未作為憑證附件單獨(dú)裝訂。對(duì)于資料的輕重緩急區(qū)分不夠，遺漏重要會(huì)計(jì)文件的存檔工作，給未來(lái)查閱帶來(lái)了不必要的麻煩。會(huì)計(jì)檔案在銷毀時(shí)未能及時(shí)將土地使用權(quán)等涉及資產(chǎn)購(gòu)置的憑證、未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證及時(shí)抽出，導(dǎo)致對(duì)未來(lái)會(huì)計(jì)期間會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生重大影響。

4.會(huì)計(jì)檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)。從業(yè)人員由于缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的基本操作規(guī)程、財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍等標(biāo)準(zhǔn)不清楚。有的單位甚至存在財(cái)務(wù)人員利用會(huì)計(jì)檔案管理的職權(quán)違反會(huì)計(jì)法規(guī)，私自偽造、篡改、變換原始憑證、記賬憑證，為個(gè)人謀取私利。有的單位為完成虛假收入指標(biāo)，在沒(méi)有實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的情況下違反國(guó)家稅收征管和發(fā)票管理規(guī)定，為他人虛開(kāi)、為自己虛開(kāi)、讓他人為自己虛開(kāi)、介紹他人虛開(kāi)增值稅專用發(fā)票，玩企業(yè)的考核辦法于股掌之間，欺騙上級(jí)監(jiān)管部門(mén)。有的則為了完成項(xiàng)目部經(jīng)營(yíng)指標(biāo)而人為調(diào)劑原煤與項(xiàng)目部利潤(rùn)。建假賬、建賬外賬、虛列成本設(shè)置“小金庫(kù)”行為造成會(huì)計(jì)核算工作的很不規(guī)范，會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了企業(yè)集團(tuán)的戰(zhàn)略決策。

5.財(cái)務(wù)檔案管理重書(shū)面資料，輕視電子檔案的保管。隨著計(jì)算機(jī)普及和網(wǎng)絡(luò)信息化的迅猛發(fā)展，企業(yè)逐步地考慮到將紙質(zhì)文檔以電子文本的形式保存下來(lái)，但是由于保存措施不當(dāng)，未能進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。由于沒(méi)有及時(shí)辦理借閱手續(xù)，導(dǎo)致不知所蹤難以找回。由于網(wǎng)絡(luò)傳播的普遍性和及時(shí)性，不經(jīng)意間透露的企業(yè)的某些會(huì)計(jì)檔案信息有可能會(huì)被人利用，泄露企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，給企業(yè)造成不必要的損失，加強(qiáng)電子數(shù)據(jù)安全性成為當(dāng)務(wù)之急。

二、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。我國(guó)會(huì)計(jì)法律體系的基本法《會(huì)計(jì)法》第二十三條規(guī)定：“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)制定。”單位負(fù)責(zé)人負(fù)有依法辦理本單位會(huì)計(jì)工作移交和保管會(huì)計(jì)檔案資料的責(zé)任。單位負(fù)責(zé)人作為會(huì)計(jì)工作的主要責(zé)任人，要進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的理念，從維護(hù)企業(yè)真實(shí)面貌的高度，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入議事日程，納入本單位發(fā)展規(guī)劃，及時(shí)解決會(huì)計(jì)檔案管理工作中的實(shí)際困難和問(wèn)題。本單位的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人要把會(huì)計(jì)檔案工作列入本部門(mén)年度崗位目標(biāo)責(zé)任制考核，落實(shí)會(huì)計(jì)檔案工作人員職責(zé)，有效地開(kāi)展工作，為會(huì)計(jì)檔案工作創(chuàng)造有利條件，確保會(huì)計(jì)檔案完整有效。

2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)從業(yè)人員的檔案管理知識(shí)的考核培訓(xùn)，提高管理人員的知識(shí)技能和職業(yè)道德素養(yǎng)。作為會(huì)計(jì)檔案整理的直接責(zé)任人，專職（或兼管）會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的認(rèn)知和熟練度，直接決定了會(huì)計(jì)檔案工作質(zhì)量。會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，會(huì)計(jì)檔案管理人員除了具有較強(qiáng)的專業(yè)技能以外還要求具有一定的檔案管理能力，培養(yǎng)知識(shí)技能全面的會(huì)計(jì)檔案管理人員是做好新形勢(shì)下財(cái)務(wù)管理工作的保證。要從政治上、工作上和生活上關(guān)心愛(ài)護(hù)會(huì)計(jì)檔案工作人員，為他們排憂解難，選派會(huì)計(jì)人員參加檔案部門(mén)舉辦的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮好會(huì)計(jì)檔案工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，不斷提高企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)檔案管理水平。

3.建立健全本單位會(huì)計(jì)檔案工作機(jī)構(gòu)，明確工作職責(zé)。為落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任制，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作，做到管理到位、責(zé)任到人，各單位要建立健全會(huì)計(jì)檔案室，明確財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和專（兼）職會(huì)計(jì)檔案員，會(huì)計(jì)檔案管理員要保持相對(duì)穩(wěn)定，若要更換則要做好交接手續(xù)。會(huì)計(jì)檔案室主要履行以下職責(zé)：貫徹執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案法律法規(guī)，建立健全會(huì)計(jì)檔案工作規(guī)章制度；對(duì)本部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；統(tǒng)一保管財(cái)務(wù)部門(mén)的各種會(huì)計(jì)檔案，并按規(guī)定向本單位檔案室移交；負(fù)責(zé)所保管會(huì)計(jì)檔案的提供和利用；協(xié)助稅務(wù)、財(cái)政機(jī)關(guān)查閱會(huì)計(jì)檔案；完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)。建立健全會(huì)計(jì)檔案收集整理、立卷歸檔、安全保密、開(kāi)發(fā)利用、鑒定銷毀、檔案人員崗位責(zé)任制等制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。因管理不善或給檔案造成嚴(yán)重?fù)p失的，依法追究有關(guān)負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人的責(zé)任。財(cái)務(wù)工作實(shí)行定期輪崗制度，會(huì)計(jì)檔案管理人員也不例外，通過(guò)檔案管理工作定期輪崗有利于提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平。

4.會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況以及事務(wù)特點(diǎn)，將會(huì)計(jì)檔案分類進(jìn)行管理以提高會(huì)計(jì)檔案利用率。會(huì)計(jì)檔案可以按照來(lái)源不同分為內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案和外部會(huì)計(jì)檔案。外部會(huì)計(jì)檔案是按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定要定期移送到檔案管理部門(mén)的資料，如年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等，而內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)部門(mén)自行保存的會(huì)計(jì)檔案，如預(yù)算管理類報(bào)告、工程管理類、稅政管理類、資產(chǎn)資金管理類、合同管理類等等。在整理檔案時(shí)要根據(jù)檔案的連續(xù)性、系統(tǒng)性加以篩選保存，制定統(tǒng)一格式，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于查詢利用。

5.建立健全會(huì)計(jì)檔案安全機(jī)制，維護(hù)企業(yè)商業(yè)機(jī)密。安全是會(huì)計(jì)檔案工作的頭等大事，必須高度重視，警鐘長(zhǎng)鳴。信息技術(shù)的發(fā)展給我們的工作帶來(lái)巨大的變化，電子文檔在信息存儲(chǔ)上相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔具有空間小而容量大的特點(diǎn)。這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但并不意味著紙質(zhì)檔案不重要。我們要在保留一份紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的同時(shí)，保留一份電子檔案，實(shí)現(xiàn)雙備份，雙保險(xiǎn)。在保存上對(duì)電子信息要定期刻制光盤(pán)加以保存。要定期檢查檔案保管情況，制定檔案安全應(yīng)急方案，確保檔案絕對(duì)安全。在信息化時(shí)代，會(huì)計(jì)信息作為一種資源在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中的地位越來(lái)越顯得重要，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息資源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企業(yè)設(shè)置了財(cái)務(wù)信息專網(wǎng)，要設(shè)置權(quán)限限制非本企業(yè)財(cái)務(wù)人員登錄訪問(wèn)，及時(shí)修改登錄密碼，防止財(cái)務(wù)信息泄露。對(duì)于財(cái)務(wù)部門(mén)以外人員要求提供財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)信息要建立健全責(zé)任追究制度，未經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)不得對(duì)外提供企業(yè)的財(cái)務(wù)信息，否則要承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)法律責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的還要加以辭退。

6.深化ERP系統(tǒng)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)記賬憑證與原始憑證電子檔案聯(lián)查功能。會(huì)計(jì)核算軟件中不能僅僅是賬務(wù)處理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)深化會(huì)計(jì)檔案功能的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)記賬憑證與相關(guān)原始憑證和支持文件的聯(lián)查功能。目前個(gè)別國(guó)產(chǎn)軟件如用友的NC系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了該功能，即在編制憑證分錄的同時(shí)，能夠在對(duì)應(yīng)的憑證分錄上實(shí)現(xiàn)相關(guān)文件資料的上傳和查閱功能，但不足的是對(duì)于上傳附件的大小不能限定，造成了資源的極大浪費(fèi)。因此應(yīng)當(dāng)在滿足電子查閱功能的同時(shí)，最大限度提升系統(tǒng)空間的使用效率，加強(qiáng)憑證附件上傳的監(jiān)督管理工作，防止無(wú)效文件上傳，并定期做好數(shù)據(jù)備份工作。

總之，會(huì)計(jì)檔案工作應(yīng)當(dāng)要緊密聯(lián)系會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的時(shí)代要求，在遵守現(xiàn)有的檔案管理法律法規(guī)的基礎(chǔ)上積極采取有效措施，探索創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理模式，促進(jìn)煤炭企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作更上一個(gè)新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

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第9篇：財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案；學(xué)校

隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學(xué)校運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決管理問(wèn)題的迫切需要，將使得學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類工作過(guò)程成為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學(xué)校都是采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)管理本校的各類信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對(duì)待電子檔案的管理上我們還需要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)和探討，如何對(duì)這些電子文件進(jìn)行整理、歸檔和保護(hù)？我將在本文中談?wù)勛约旱囊恍┙?jīng)驗(yàn)和看法。

一、電子文件的整理

1、基建、設(shè)備等電子文件的事理。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對(duì)于設(shè)備檔案的管理，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。

2、財(cái)務(wù)電子文件的整理

（1）工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接的憑證。

（2）賬簿。學(xué)校會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容一般已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

3、學(xué)校其它電子文件的整理。現(xiàn)在的學(xué)校一般都建有計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，如行政信息管理系統(tǒng)，包括教學(xué)、科研、人事管理等內(nèi)容；教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、課表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。對(duì)這些電子文件該如何進(jìn)行整理呢？計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

（一）借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后檔案人員根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

（二）選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，各院校都設(shè)立了計(jì)算機(jī)與信息管理中心，由他們利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校信息管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理中心成為了電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一。

無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)。

三、完善電子文件歸檔制度

1、電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

2、“兩套制”歸檔的必要性。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì) 與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

四、電子檔案的保護(hù)。由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件是用光盤(pán)保存，因此，對(duì)當(dāng)前歸檔電子文件載體要制定保護(hù)措施。 1、規(guī)范排放和使用。 2、保持良好的溫度、濕度環(huán)境。 3、注意避光。

總之，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，我們的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度，這樣才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，既節(jié)約了資源，也提升我們的檔案管理層次和效率。

參考文獻(xiàn)：