檔案數字化技術要求精選(九篇)
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第1篇：檔案數字化技術要求范文
[中圖分類號]G250.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）11-0060-02
檔案數字化建設是指利用計算機技術、掃描技術、數據庫技術、存儲技術等高新技術把各種紙質、聲像等傳統介質的檔案轉換為數字化檔案，利用網絡將其連接，通過計算機加以管理，最終形成一個檔案信息庫，實現檔案的共享與快速利用。[1]
高校檔案數字化建設是伴隨著計算機技術的飛速發展和高校現代化管理的開展而出現的。[2]高校檔案數字化建設，通過在高校檔案管理工作中充分運用各種現代化的信息技術，以達到數字化管理相關檔案并提供利用的目標。[3]
一、高校檔案數字化建設目標及現狀
高校檔案數字化建設的目標是使檔案庫房原有的檔案全部實現數字化，建立相關檔案的目錄數據庫、現行檔案的全文數據庫和照片、音頻、視頻等聲像檔案的多媒體數據庫，采用完備先進的數字化檔案管理系統對高校檔案進行安全、高效的管理和利用。[4]
我國高校檔案數字化建設起步較晚，大部分高校檔案管理還主要以紙質檔案管理為主，有些高校雖然使用在線檔案管理系統，但也未充分挖掘系統的各項功能，因此，高校檔案數字化建設還有很漫長的道路要走。
二、高校檔案數字化建設存在的問題
（一）高校檔案數字化思想意識薄弱
隨著高校檔案事業的不斷發展，檔案工作已逐漸為高校師生所了解，并逐漸為高校領導所重視，但關于檔案數字化工作，高校才剛剛起步，還停留在對紙質檔案的保管與利用上。
（二）高校檔案數字化相關制度不夠完善
高校檔案數字化工作必須依據統一的標準規范進行，使高校檔案數字化工作能夠有章可循。但就目前來看，高校檔案數字化相關的技術標準、規范并不完善，需要制定相關制度，以此作為高校檔案數字化工作的依據。
（三）高校檔案數字化的理論研究不足
目前，檔案數字化本身還處于不斷探索論證的初級階段，距離其全面實施還需要很長時間，從總體來講，我國以檔案數字化為主題的研究僅僅在最近幾年才逐漸活躍，因此高校檔案數字化理論研究相對不足，還需要社會各界共同努力探索。[5]
（四）缺乏檔案數字化方面專業人才
檔案數字化工作是一項專業性較強的工作，要求檔案管理人員具備較高的綜合素質，不僅要求其具備檔案專業理論，還要熟悉計算機掃描、音視頻處理等較高的計算機技能，而高校檔案部門的檔案管理人員相對較少，更談不上具備計算機技能的檔案管理人才，因此，從總體來講，高校檔案部門缺乏全面掌握數字化知識的檔案管理人才。[6]
（五）高校檔案數字化硬件技術缺乏
目前，雖然大部分高校檔案部門已經建立了本部門的局域網，已建立了初具規模的信息化體系，但實際上現有高校檔案的管理模式，還主要是手工管理模式，很少通過計算機技術對檔案進行管理；雖然有些高校檔案管理部門配備了一些先進的計算機設備，但仍然存在部分設備老舊過時的情況；有些檔案管理系統軟件也存在過時的情況，導致相關檔案數據無法讀?。徊⑶胰狈σ粋€操作簡單、功能強大的檔案管理系統。
（六）高校檔案數字化資金投入不足
由于高校檔案數字化建設要以高新技術為支撐，而高新技術的投入則需要巨額資金，如購入大量的數字化設備及軟件；維持現有設備的正常使用，更新過時的設備和軟件；更換過時的硬件或升級相關軟件，設備過時時還需要遷移轉錄數字檔案信息等，因此，資金短缺也就成為了高校檔案數字化建設的主要障礙。
（七）數字化檔案信息安全存在問題
將檔案數字化后，因為計算機技術的不斷發展，數字化檔案信息可能存在以下安全隱患：檔案數字化載體的壽命一般不長，這時候如果沒有產生新型載體，數字化的檔案信息將面臨無法讀取的危險；檔案管理系統的軟件和硬件更新換代速度相對較快，導致換代后系統中的數字化檔案也可能無法讀??；檔案管理系統本身也存在許多威脅檔案信息安全的問題，比如：計算機病毒、計算機犯罪等。[7]這些問題若是沒有解決，數字化的檔案信息將面臨巨大威脅，可能造成無法挽回的損失。
此外，有些紙質檔案上有單位的蓋章、領導簽字或蓋章等，這是有法律效力的，因此這些紙質檔案具有十分重要的憑證作用。但是，由于存在計算機技術條件的限制及立法相關的問題，這些數字化了的檔案屬性遭到廣泛的質疑，法律部門對其也不予認可，因此，利用這種數字化檔案無法實現檔案的原始憑證價值。[8]
三、高校檔案部門如何應對檔案數字化的挑戰
（一）加強高校人員的檔案意識
高校檔案部門應加大對檔案數字化工作的宣傳力度，每學期定期召開由各部門兼職檔案員參加的檔案培訓，由學校檔案管理人員對兼職檔案員的歸檔工作進行指導，宣傳檔案相關制度，講解檔案管理系統的使用方法等。同時在校園里也應適時開展檔案知識和對檔案數字化的宣傳活動，使學生和教工廣泛了解檔案數字化的便利性，提高對數字化檔案的利用意識，最終有效提高高校人員的檔案意識。
（二）建立和完善檔案數字化建設相關制度
建立和完善檔案數字化建設的相關制度有利于全面開展高校檔案的數字化工作，有效進行高校檔案數字化工作，確保高校檔案數字化建設的質量和進度。高校檔案部門在檔案數字化工作開展前，首先應遵循國家的統一標準，既要按照國家已有的與檔案工作相關的法律法規和已經明確的國家信息化體系來制定，同時也要充分了解本校的實際情況，使高校檔案數字化工作真正做到有章可循。
（三）加大投入，并提供技術保障
高校檔案要想實現數字化并確保數字化的檔案能夠得到有效利用，一方面，要以計算機技術作為保證，而計算機技術的應用則是以高投入為代價才能進行的，這就需要高校加大對檔案數字化工作的投入；另一方面，高校檔案部門進行檔案數字化還需要相關技術保障，可以采取以下措施：高校檔案部門應遵循國家制定的技術標準和規范并制定自己學校的檔案數字化技術標準和規范；高校檔案部門應配備必要的硬件設施，還應對系統和設備定期進行升級并加以完善，組織自己開發或購置先進的數字化檔案管理系統；挑選數字化檔案存儲介質和相關設備時，盡量選擇以主流、成熟的技術為基礎的存儲設備；還應更新、檢測存儲設備，當技術發生升級、載體過于老化時，還應及時將數據遷移到新載體上。
（四）加強檔案數字化人才的培養
高校檔案部門應大力培養檔案管理型、復合型人才。高校引進與培養檔案管理人員時應做到與時俱進，要求檔案管理人員具有較全面的知識結構、良好的職業道德。高校檔案數字化工作是一項專業技術含量較高的工作，這就對高校檔案部門檔案管理人員提出了新要求：要求其不僅檔案專業素質過硬，還要重視計算機專業知識的獲取及提高。而高校則要重視檔案管理人才的引進，定期對現有檔案工作人員進行針對性培訓，使其能適應新形勢下檔案工作的發展。
（五）重點館藏檔案數字化
數字檔案館的出現已成為檔案事業發展的必然趨勢，并引起檔案界的普遍關注。檔案數字化建設是檔案信息化建設的起點。
高校檔案館主要是為學校的教學工作和廣大師生服務的，但短時間內將全部館藏檔案實現數字化是不可能，因此檔案工作者要對重點、有特色、利用率高的檔案資料先進行數字化以保證服務利用。
總之，高校檔案數字化建設是一項任重而道遠的工作，我國高校檔案數字化建設才剛剛起步，還需要不斷探索完善，本文僅從現狀、存在問題與對策方面給予理論探索，但問題可能并未全面完備，需要進一步完善，為我國高校檔案數字化建設提供更好的理論保障。
【參考文獻】
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[6]杜敬民，陳文.基層檔案室檔案數字化建設研究[J].河南科技，2009（01）：27-28.
第2篇：檔案數字化技術要求范文
關鍵詞：企業檔案 檔案管理 檔案數字化
引 言
檔案數字化理論的研究始于美國，隨著信息技術與網絡技術的飛速發展，逐步波及到發展中國家。國內檔案數字化工作還剛起步，還處在探索與論證階段，對檔案數字化建設的研究也剛剛起步，且主要集中在數字檔案館建設的研究，以及一些專門檔案數字化建設的研究，對企業檔案數字化的研究甚少。
檔案信息化建設是信息時代檔案工作的主題，而檔案數字化建設則是檔案信息化建設中的重要內容，是檔案管理過程中一場深刻的革命。因此，探析企業檔案數字化建設具有十分重要的意義。
1.檔案數字化建設概述
檔案數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。①數字化的優點有檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全等。
1.1檔案數字化建設的必要性
第一，檔案數字化是提高企業工作效率的要求。數字化檔案建設完成后，企業領導、各部門以及相關資源共享單位就能通過網絡查詢檔案的電子文檔信息，避免了傳統文檔在使用上的麻煩，不用多次重復地把相同的紙質檔案到處傳遞、收回，這樣可以節省檔案管理者很多的時間，同時大大提高了工作效率，降低了檔案信息利用的成本。
第二，數字化建設是檔案管理工作的必然要求。庫存的紙質檔案實現數字化、電子化管理，既是各企業單位檔案管理部門實施國家檔案事業“十一五”規劃的要求，也是促進檔案管理現代化、信息化的具體舉措，對企業檔案管理實際工作具有重要意義。檔案實施數字化管理后，不僅優化了檔案管理的手段、方法，而且提高了檔案的利用率，同時還可以大大提高企業的形象。
1.2檔案數字化的內容和實施步驟
1.2.1檔案數字化的內容
檔案數字化的內容從程度上看包括檔案目錄的數字化（建立檔案目錄數據庫）和檔案全文的數字化（將檔案全文按原貌逐頁存儲為圖像文件）。具體講，包括：提高檔案標準化、規范化水平，即檔案業務要規范，檔案標準要建立健全并真正實施；提高系統的整體水平，檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力；抓好數據庫建設，開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。
1.2.2檔案數字化處理的實施步驟
①檔案整理。檔案整理人員要檢查檔案案卷及文件的完整性，檢查卷內頁號是否完整無誤，發現有誤及時糾正，發現沒有頁號的正確添加。②
②掃描（錄入）準備。如果具備掃描條件的企業，要準備好掃描儀，并與計算機正確連接；如果通過手工錄入的，要備份好歸檔的文件夾，以保證電子文檔的妥善保存。
③正式掃描（錄入）。打開計算機內的紙質檔案數字化制作軟件，根據實際情況準確選擇好各個參數。掃描參數一般包括亮度值、分辨率、顏色值、頁面大小、掃描方式、存儲格式等。手工錄入的內容應當按順序、分類進行。
2.新技術環境下企業檔案數字化工作面臨的挑戰
2.1檔案管理人員素質和檔案管理水平有待提升
很多企業從領導者到檔案管理者，對檔案管理工作不夠重視，對檔案管理業務不夠熟悉，檔案管理素質普遍不高。有的企業為了節約成本，一個行政文員或秘書不僅要做行政文秘工作，辦公室日常事務處理，還要做檔案管理工作，缺乏專業的檔案管理人員，因此企業的檔案管理水平就上不去。企業各種檔案實行現代化管理，人的因素起到關鍵作用，沒有穩定的、具有檔案專業知識和計算機基礎知識的隊伍，企業的檔案現代化管理、數字化管理就很難在面上鋪開。
目前，許多企業在檔案管理配備專業人員的穩定性和專業人員對檔案工作的適應性方面，還不能完全符合項目檔案現代化管理的要求。如我公司在工程項目建設過程中，施工、監理單位對項目檔案的規范整理水平還參差不齊；各項目業主及所轄縣區建設指揮部在管理項目文件材料收集的完整性和征地拆遷材料整理的規范性、及時性等方面，還有太多不盡如人意的地方。加之對檔案的數字化建設缺乏必需的硬件支撐，因此與檔案現代化管理的要求相距甚遠，檔案數字化建設更是遙不可及。
2.2電子檔案的網絡化管理存在問題
電子文檔之所以涉及范圍迅速擴展、數量急劇增加，最主要的原因就是計算機網絡化的快速發展。網絡化帶來的突出問題是，企業在辦公自動化網絡的建設中沒有檔案部門參加，而一些檔案工作者又對計算機網絡了解甚少，缺少參與的能力。因此，這樣建成的網絡中，對電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問題不會少。例如從安全方面看，據計算機安全專家的調查，約有10%的局域網在新建立過程中就受到過病毒感染，運行3年后從未發現過病毒的網絡只剩約10%。而接入互聯網所遇到的非法訪問則難以計數，現在的“防火墻”等技術對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網絡只設計了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進行物理歸檔，一旦網絡毀壞，企業電子檔案的丟失將難以避免。
2.3電子檔案的真實性、安全性難以保障
電子文檔具有操作方便、傳遞快速等特點，但也有一些缺點，如：電子文檔對軟件硬件設備的依賴；不能直接讀取，信息與載體相分離；病毒侵害；容易被更改，數據容易丟失；存儲電子檔案選用的載體不耐久；保證電子文檔真實性的技術過于復雜，不易于采用等。電子文檔的這些缺點，使得它的真實性、安全性難以保障。加上實際工作中，檔案管理方法的失誤或單一，如：從電子文件的生成到歸檔缺少規范的程序化管理；收集電子文檔時，忽略采集背景信息和元數據；多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法等，電子文檔的真實性和安全性受到了更多的影響。
3.企業檔案數字化建設的對策
3.1打造高素質的數字化檔案管理隊伍
全力打造一支高素質的檔案管理隊伍，配備一批既懂項目檔案管理又懂計算機信息技術的復合型人才，才為企業檔案現代化管理奠定人才基礎。
3.1.1提高檔案工作者的綜合素質
檔案數字化建設要求檔案工作者不僅有牢固的檔案專業知識，具備檔案信息采集、分析、處理、研究的能力，還要求掌握現代信息技術如數字技術、信息存貯技術、計算機通信、數據庫及網絡技術，并具有其他專業領域的相關知識。檔案工作者的業務素質高低關系到檔案數字化建設的成敗。
因此，企業領導要高度重視，采取積極措施應對檔案管理人員素質較低的問題：（1）引進檔案管理專業人才。企業應結合工作需要，不惜成本，吸引具有現代檔案管理專業知識、計算機知識的高層次人才，規范檔案管理工作。（2）對檔案管理人員進行現代信息技術和數字檔案管理知識的培訓，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，提高檔案人員的數字化檔案管理意識和管理水平；（3）培養一批檔案資源加工與管理、系統開發與維護、知識產權使用與保護、數字化檔案管理等方面的專業人才。
3.1.2加強對檔案使用者的培訓
在電子環境下，檔案信息共享化、社會化服務成為必然與必需，為了使用戶能夠更方便地獲取和利用數字化信息資源，檔案工作者要以用戶為中心，樹立“以人為本”的思想，除了要提供更加豐富的檔案信息資源外，更重要的是要增強檔案用戶檢索利用檔案信息資源的能力，使他們快捷地找到所需檔案信息。同時，企業檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設信息檢索培訓班、咨詢人員現場指導等提高和增強使用者的查找能力。
3.2完善數字化文件歸檔制度
第一，加強對各種文檔的收集管理。計算機在企業的使用已經十分普遍，各種電子文檔也日趨增多。很多企業沒有歸檔意識，電子文檔轉化為紙質文檔后，反而忽視對電子文檔的歸檔和管理，隨意儲存在計算機中甚至遺失，增加了檔案數字化建設的成本。企業應要求檔案管理人員加強對紙質文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔。
第二，建立和完善文件歸檔制度。隨著計算機的普及以及信息化的加快，企業每天處理的數字化文件不斷增多。如果企業檔案管理部門不對文件格式、文件質量等方面提出要求，將影響到數字化檔案信息資源的質量，甚至造成不必要或難以彌補的損失，為檔案數字化建設帶來負面的影響。
3.3加大網絡檔案信息資源的開發和整合
檔案網站建設是數字化建設的基礎，是數字化檔案信息開發利用的加速器。檔案數字化是實現檔案信息化、網絡化的必然要求，檔案信息化、網絡化是實現檔案數字化的發展方向。計算機網絡技術的發展，使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了使開發出來的檔案信息能及時滿足社會的廣泛需求，應積極進行檔案網站建設，把開發出來的檔案信息及時上網傳輸。
隨著計算機技術、網絡技術的普及，電子文件大量產生。面對如此龐大的數字化信息資源，就需要對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網。僅靠單個檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此不同企業的檔案部門應搞好合作，在數字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協調，注重數字化信息資源建設的質量，避免重復建設，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務，真正實現信息資源共享。
3.4加大數字化檔案信息數據庫建設的力度
檔案數據庫建設是檔案數字化的重要組成部分，是實施檔案信息化和建設數字檔案館的基礎工作。
第一，加大檔案信息資源數據庫建設的力度。數字化檔案信息資源數據庫是數字化檔案信息利用的基礎條件，檔案信息數據庫類型以檢索性數據庫和文件性數據庫兩種較為常見。檢索性數據庫主要用于介紹開放檔案的范圍、目錄和網上檢索途徑；文件性數據庫主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網絡獲得檔案信息。③
第二，加大電子文檔管理系統建設的力度。電子文檔管理系統是以網絡化應用為基本特征，是以數字化形式存在的各種類型電子文檔進行錄入、修改、查詢、審批、簽發、歸檔等操作的軟件應用系統。該系統不僅能夠通過掃描、數碼攝像等方式將以傳統物理形式存在的各種信息進行數字化轉化，而且能夠對新生成的數字文件的起草、審核、簽發、歸檔等流轉過程進行有效管理，并對這些文檔的實際管理與利用狀況進行實時監控。
結 語
檔案數字化建設是一項系統工程，需要長期的努力和摸索，需要企業領導者高度重視。企業要結合自身實際，不斷采取措施，加強檔案數字化建設工作，為我國檔案信息化的深入做出貢獻。本文提出的打造高素質的數字化檔案管理隊伍、完善數字化文件歸檔制度、加大網絡檔案信息資源的開發和整合以及加大數字化檔案信息數據庫建設的力度等措施，希望對企業檔案數字化建設有一定的借鑒意義。
參考文獻：
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注 釋：
①馮惠玲,張輯哲.檔案學概論.北京：中國人民大學出版社，2001年版
②朱錚.紙質檔案數字化制作系統.山西檔案，2005（3）
③ 梁榮憲，任鑫，國明晨.關于檔案數字化建設的幾點思考.山東檔案，2003年第4期
第3篇：檔案數字化技術要求范文
【關鍵詞】檔案；數字化；建設
信息技術的不斷革新帶動了各行各業的發展，也為各行業發展帶來諸多便利，尤其對于信息量較大的檔案工作，檔案的數字化建設極大的促進了檔案工作的效率，提高了檔案工作管理水平，然而檔案數字化工作的開展也同時給目前管理工作帶來諸多的麻煩，工作方式的轉變，導致很多管理人員不能夠很快的適應，所以本文就將對檔案數字化建設進行論述，以供參考。
一、檔案數字化建設的必然性
1、檔案數字化建設是形勢發展的需要。21世紀是信息化的時代，數字檔案館是數字化建設的重要組成部分，一方面檔案館就是保管和提供利用檔案信息的職能部門；一方面檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化，目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
2、檔案數字化可以改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，進而使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
3、檔案數字化建設是社會強烈需求。當今，人們的時間觀念越來越強，必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數字化建設措施
1、提高檔案人員素質和全員檔案意識。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質和業務素質，提高自身的政治素質，加強責任感，把檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯；要切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓，一是各種有關檔案的法律法規、規章制度、行業標準等規范性文件的培訓；二是檔案管理各環節的實際操作技能培訓。同時，檔案管理人員還應努力學習現代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求；三是引進檔案管理專業人才。企業應結合工作需要，不惜成本，吸引具有現代檔案管理專業知識、計算機知識的高層次人才，規范檔案管理工作；四是對檔案管理人員進行現代信息技術和數字檔案管理知識的培訓，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，提高檔案人員的數字化檔案管理意識和管理水平；五是培養一批檔案資源加工與管理、系統開發與維護、知識產權使用與保護、數字化檔案管理等方面的專業人才。
2、加強對檔案使用者的培訓。在電子環境下，檔案信息共享化、社會化服務成為必然與必需，為了使用戶能夠更方便地獲取和利用數字化信息資源，檔案工作者要以用戶為中心，樹立“以人為本”的思想，除了要提供更加豐富的檔案信息資源外，更重要的是要增強檔案用戶檢索利用檔案信息資源的能力，使他們快捷地找到所需檔案信息，同時，企業檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設信息檢索培訓班、咨詢人員現場指導等提高和增強使用者的查找能力。
3、完善數字化文件歸檔制度。一是要加強對各種文檔的收集管理。計算機在企業的使用已經十分普遍，各種電子文檔也日趨增多，很多企業沒有歸檔意識，電子文檔轉化為紙質文檔后，反而忽視對電子文檔的歸檔和管理，隨意儲存在計算機中甚至遺失，增加了檔案數字化建設的成本，企業應要求檔案管理人員加強對紙質文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔；二是建立和完善文件歸檔制度。隨著計算機的普及以及信息化的加快，企業每天處理的數字化文件不斷增多，如果企業檔案管理部門不對文件格式、文件質量等方面提出要求，將影響到數字化檔案信息資源的質量，甚至造成不必要或難以彌補的損失，為檔案數字化建設帶來負面的影響；三是加大網絡檔案信息資源的開發和整合。檔案網站建設是數字化建設的基礎，是數字化檔案信息開發利用的加速器，檔案數字化是實現檔案信息化、網絡化的必然要求，檔案信息化、網絡化是實現檔案數字化的發展方向，計算機網絡技術的發展，使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了使開發出來的檔案信息能及時滿足社會的廣泛需求，應積極進行檔案網站建設，把開發出來的檔案信息及時上網傳輸，隨著計算機技術、網絡技術的普及，電子文件大量產生，面對如此龐大的數字化信息資源，就需要對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網，僅靠單個檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此不同企業的檔案部門應搞好合作，在數字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協調，注重數字化信息資源建設的質量，避免重復建設，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務，真正實現信息資源共享。
4、有重點地抓好數據庫建設，目前，我們企業檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設，開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體，數據庫的含義就是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用，建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程，經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等，當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
參考文獻：
第4篇：檔案數字化技術要求范文
關鍵詞：信息化環境；文化藝術檔案；數字化建設
中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2016)04-0233-03
隨著信息技術的快速發展，通過計算機網絡對信息進行處理和共享變得方便快捷。檔案是各種實踐活動、研究成果的第一手材料，是人類社會的寶貴財富和重要的歷史文化遺產。隨著社會文明程度的提升，文化藝術檔案深入社會生活各個方面，對國家和社會的發展產生重要影響。因此，加快檔案數字化建設步伐，將文化藝術檔案數字化納入國民經濟和社會發展總體格局中，推動檔案數字化建設進程，成為檔案管理機構重點研究的課題。檔案數字化作為檔案工作向現代化發展的必然趨勢，文中從文化藝術檔案數字化建設的內容和重要性入手，介紹檔案數字化建設的總體格局和主要功能，以期為檔案管理信息化建設提供重要參考。
1文化藝術檔案數字化建設的重要性
一個國家或地區信息資源開發利用程度，是判斷該地區經濟、文化、科技發展水平的重要標志。檔案信息化作為國家信息化戰略的重要組成部分，加強文化藝術檔案數字化建設滿足時展要求。文化藝術檔案就是文化藝術機構或工作者在實施藝術創作、演出、教育及社會文化工作形成的，記錄具有保存意義的各類文字、聲像、實物等不同載體的珍貴內容，是我國寶貴的文化遺傳。傳統藝術檔案主要以紙質、聲像和實物記錄等為載體，存在檔案信息利用率低、保存檔案容易受損、信息共享困難等問題。隨著多媒體技術、計算機等技術的普及應用，傳統的存儲方式和載體有所改變，借助計算機實施各類藝術創作和教學活動等方法如雨后春筍蓬勃發展，載體的形式及存儲空間產生一定的變化。如何讓文化藝術檔案資源發揮最大應用價值，有效管理新型電子檔案信息，促使這些檔案為藝術工作提供信息服務，成為建設數字化檔案重點關注的內容。
2檔案數字化的內涵及建設內容
2.1檔案數字化的概念
數字化是指采用0和1兩位數字進行編碼，從而表達相關信息的綜合性技術。檔案數字化換言之是指檔案信息化，使用數據庫、高速掃描等技術將聲像、紙質文件等傳統介質或已歸檔的電子檔案進行管理，其系統組成具有明顯序列的檔案信息庫。什么是檔案數字化？楊公之編制的《檔案信息化建設導論》一書認為在國家檔案管理部門的統一規劃和組織下，檔案管理活動中采用現代信息技術，合理管理、處理檔案信息資源。換言之：檔案數字化是指采用計算機技術、信息技術及網絡技術為手段，遵循現代管理學理念，開展一系列涉及多個學科知識交叉使用的工作模式，充分挖掘文化藝術檔案的信息，提升檔案現代化管理水平和效果。實施數字化處理后，文化藝術檔案能有效提升計算機檢索速度，改善檔案庫過于緊張的情況。同時，數字化檔案能降低頻繁使用檔案原件導致材料磨損的情況，有效豐富信息資源的內容及數量，加大檔案信息資源的利用效率。
2.2文化藝術檔案數字化建設的內容包含兩個層次
①目錄數字化；②檔案全文數字化。檔案目錄主要作用是規范檔案著錄標引，并合理設計檔案目錄數據庫結構。檔案數字化根據掃描錄入方式，并為其設計合理的目錄索引或采用光學字符技術判別存儲信息的內容。進行檔案數字化建設中，根據檔案自身特點和檔實際情況，建設數字化檔案主要包括以下內容：
1）整理數字化檔案資源是指采用數字技術把館藏中各種檔案信息和接收歸檔的電子檔案，也是進行檔案數字化建設的基礎。具體途徑如下：①開發并匯集檔案館原有的紙質檔案為三次文獻信息，借助數字化方式輸入計算機網絡中；②借助數字照相、掃描等技術對原檔案實施數字化處理；③進行辦公自動化建設過程中組成規范的電子文件。
2）建立數字化檔案數據庫主要功能是存儲、維護、處理檔案信息，該數據庫主要包括文件管理、檔案管理和數字目錄中心等管理系統。建立數字化檔案信息網絡就是在互聯網上、傳遞數字化檔案信息。隨著互聯網技術的不斷發展，各個地區的檔案館與國際互聯網實現連接，確保各個區域的使用者均能查詢所需的檔案信息。用戶借助計算機網絡，能夠遠距離檢索網上開發的國內或國外的數字化檔案資源。
3檔案數字化建設的重點內容
3.1提高檔案管理人員素質水平
檔案數字化建設需要依靠大量高素質創新型人才，隨著一系列高新技術的快速應用和推廣，必須創建一種高素質、分工合理的檔案管理團隊。檔案管理員的管理水平直接影響整個檔案數字化建設成敗，檔案數字化建設涉及計算機技術、通信技術等現代技術，管理人員必須熟練將上述技術應用到檔案管理中。因此，文化藝術檔案檔案工作人員必須做到以下幾點：
1）熟練利用各項信息工具。文化藝術檔案管理人員要重視自身的自我完善，掌握計算機相關理論和運用技能，確保自己能熟練運用各類現代化信息工具，為更好地管理、利用檔案信息打下堅實基礎。
2）準確鑒定檔案信息的有效性。作為文化藝術檔案管理人員，必須將有價值的信息及時傳遞給檔案利用者，這也是用戶評判評價檔案機構信息服務的主要標準。信息化環境下，檔案信息具有份量大，內容復雜等特點，檔案工作人員應具備較強的鑒定評估能力，準確判斷、鑒選并分析檔案信息，從而為利用者篩選出有利用價值的內容，為其提供最佳的服務。同時，檔案管理人員要具有較強的信息捕捉能力，不但要快速、及時獲取檔案館存儲的信息為利用者服務，而且也充分運用網絡的便利和優勢引導利用者獲取大量檔案信息。③具有嚴謹的工作作風。檔案工作不僅服務性較強，也是一項復雜、繁瑣的工作，這要求管理人員要具有嚴謹、細致的工作作風。檔案管理人員要明確各種檔案保管期限、分類立卷、匯編等內容，確保各個環節準確無誤的落實到位。
3.2建立檔案信息的標準規范
標準規范是進行檔案數字化建設的“交通法規”，文化藝術檔案數字化建設中必須依賴各類法律法規和規范標準的支持，根據國家檔案部門制定統一、規范標準設定管理目標，確保各類案卷的完整化，檢索更加方便。推行檔案館規范化管理應加強檔案管理者和領導干部的法律意識，提升檔案管理工作的科技含量。
1）規范檔案信息著錄檔案著錄主要由著錄原則、項目、文字、來源、主要規則、標識符號等內容，檔案著錄是創建檔案數字化數據庫的第一步。借助著錄把文件的內容和形式完整記錄下來，組成數據條目并將其錄入計算機，組建規范化的檔案數據庫。著錄必須遵循統一規范的原則，防止發生同一事物或同一人物出現不同名稱，不同的事物或人物卻存在同一名稱等問題，使得同一檢索條目前后不一致的情況，嚴重影響檔案檢索的效果。
2）檔案信息存儲的規范化目錄檔案信息一般采用硬盤進行存儲，隨著檔案數量的增多，為確保檔案信息的安全，必須采用統一的存儲載體。如果以光盤為主要存儲內容，必須將光盤當做檔案信息保存載體展開研究，并制定一系列標準和規范。
3）選擇合理的軟件開發技術檔案數字化建設就要采用計算機對傳統檔案實體信息及管理信息實施輔助管理。一個規范的檔案計算機管理軟件，應具有收集、編目、鑒定、檢索、開發利用等管理能力，這并非簡單的模擬手工作業，而要依據檔案管理的各個業務工作流程，結合計算機硬件實現高效率、高質量的工作模式。因此，管理人員必須時時更新已有的檔案信息管理系統，把原有的數據庫轉入新的信息平臺中并投入使用，為高度共享檔案資源打下良好的基礎。
4文化藝術檔案數字化建設方案
4.1項目建設總體原則
在數字化檔案管理建設小組領導下，統一規劃并建立數字化檔案管理平臺，創建包含紙質檔案、電子文檔為一體的綜合性檔案管理平臺。本次建設以內網運行為基礎，創建小批量紙質檔案智能歸檔管理、分級管理把紙質文檔、辦公系統文檔歸納為一期管理目標。借助已有的網絡、信息資源和業務系統，加強各種互聯網的互動，實現資源共享。
4.2系統總體框架
文化藝術檔案管理系統主要包括檔案數據庫、檔案分級共享管理系統、安全保障及應用系統組成。
1）建設檔案數據庫數據庫建設過程中要嚴格按照國家及檔案管理系統制定的相關制度和規范，對詞匯、表格、數據等進行有效管理。數據庫能夠存儲綜合的檔案數據信息，管理對象主要由科技檔案、聲像檔案、實物檔案等內容，數據庫可以執行檔案的所有管理環節，并兼容各類不同介質的檔案，如：電子檔案、圖片、光盤、紙質檔案等。目前，市場上常用的數據庫包括Oracle、DB2、Sy⁃base等，依據檔案已有的庫存及10年內增長情況綜合分析，選擇MSSQLServer200版本即可滿足建設需求。標準檔案數據庫設置在該機構的網絡中心，運用原有的SQLserver2005數據庫軟件，與新時期檔案管理各項要求相互結合，組建檔案信息資源中心和數據接口中心，從而實現日常文化藝術類文件歸檔、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不僅滿足檔案數據條目和原文存儲數百萬條以上的要求，也不會因數據冗余導致數據庫運行緩慢，完全滿足文化藝術檔案館發展要求。
2）建設檔案管理應用系統檔案管理應用系統設置在檔案館專網中，借助C/S與B/S相互結合的方法進行開發。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP開發平臺，可以與主流服務設置無縫集成，達到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人員前期分析紙質檔案信息、加密和自動入庫，有效解決歷史檔案信息和紙質檔案存在的管理問題。B/S模式為所有訪問檔案的的人提供身份認證平臺，訪問者通過瀏覽器完成歷史檔案的查詢、瀏覽等操作。
3）建設分級共享管理系統檔案分級共享隸屬于系統內部權限控制范疇，主要用來識別訪問者身份，合理分配相應的訪問范圍、下載控制等等。安全保障系統是保障檔案管理系統可以正常、合理使用而設計的操作規范。任何人在具體操作過程中，系統可以自動記錄詳細的操作步驟，主要由復制內容、打印內容等信息，防止出現違規使用和惡意攻擊的情況出現。為保障文化藝術檔案信息系統建設和維護的連續性，該系統開發主要借助主流的開發技術，使用.net和SQL數據庫進行操控。
5結束語
總之，檔案數字化建設是指充分利用計算機、網絡等技術手段，對數字檔案信息進行合理的控制和管理，成為國際檔案信息管理發展的必然趨勢，符合當今社會發展對檔案管理工作的要求。文中以檔案數字化為研究依據，設計文化藝術檔案的總體框架及主要管理系統，以期為檔案數字化建設做出重要參考。
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第5篇：檔案數字化技術要求范文
一、數字化加工中檔案原件與數字檔案信息安全管理主要內容
1 工作流程的設計
制定科學合理的檔案數字化工作流程。只有制定完善的數字化工作流程，才能確保數字化過程中檔案原件和檔案信息的安全。通過對不同種類檔案數字化工作的考察分析，我們設計了一個科學合理的檔案數字化工作流程，這個工作流程涉及了調檔、前處理、數字化、還檔、掛接以及相應的檢查等全部檔案化工作環節。具體工作流程見圖。
2 管理細節的控制
建立和逐步完善各工作崗位的責任制，細化數字化工作過程中各工序間的檔案交接手續，規范數字化加工場所的安全保密要求，加強對數字化承建單位及人員的安全保密管理和采取各種安全保密措施，是檔案數字化工作中管理控制的基礎。
(1)根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》、《信息安全技術信息系統災難恢復規范》等有關法律法規和標準的規定，制定檔案數字化中的檔案安全保管和保密工作責任制。檔案部門要制定具體的工作方案，調整充實檔案安全領導機構，建立健全安全檢查、安全保管制度，建立安全檢查檔案。工作人員要分工明確、責任到人，從檔案出庫、前處理、數字化到最后檢查、還檔和數字檔案信息的存儲備份，每個環節、步驟，都要安排專人負責。要采取強有力的措施，確保檔案原件與檔案信息的絕對安全。
(2)設計檔案數字化流程中各個工作環節登記表。要嚴格做好檔案進出及各個工作流程的登記工作，確保每份檔案的流向有書面記載。設計與“調檔”工作相配套的《檔案調檔登記表》，與“前處理”工作相配套的《檔案數字化前處理登記表》，與“數字化”工作相配套的《數字化加工登記表》，與“檢查數字檔案信息”工作相配套的《數字檔案檢驗登記表》，與“數字檔案信息存儲、備份、提供利用”工作相配套的《數字檔案信息存儲備份登記表》和與“還檔”工作相配套的《檔案驗收還檔登記表》等，每張表格均標明日期、全宗號、目錄號、數量、張頁數、重量、破損情況等相關信息，并要求相關交接人員簽字確認，做到每份檔案的去向都登記在冊，一目了然。通過這些涉及各個工作環節的登記表，讓數字化工作中每份檔案都有一份明確的、清晰的、記錄有每個加工環節錄的“安全檔案”，以確保每個工作環節中檔案原件和檔案信鼠的安全。
(3)檔案數字化要指定專門的數字化加工場所。數字化應在檔案館指定的安全場所內進行，工作場所中應安裝監管系統與保密設施，實現防磁泄漏功能或加裝磁干擾設備，消除通過磁泄漏而產生的安全隱患，并不得在工作場所中使用與工作無關的任何電器設備。要制定嚴格的數字化工作場所人員出入制度，條件允許的情況下，可加裝門禁系統，嚴禁無關人員進入檔案數字化場所。數字化加工場所必須配備消防系統、防盜報警系統、視頻監控系統。針對自然災害要制定相應的防范措施，以便在自然災害發生時可以最大限度保護檔案的安全。禁止在加工場所內吸煙，在加工工作臺飲水、餐飲等。對于數字化加工場所要進行定期和不定期的檢查，發現問題及時解決，防止各類檔案安全事故的發生。
(4)要對檔案數字化承建單位及人員有嚴格的安全保密要求。檔案數字化工作的承建單位應該有特定資質，數字化承建單位要嚴格遵守《保密守則》和檔案法律法規，嚴格按照數字化工作流程進行工作，確保數字化加工中檔案原件和檔案信息的安全。不得遺失、損壞檔案原件。未經檔案部門同意。不得擅自將檔案原件和加工數據帶離指定場所，凡因加工需要，檔案或數據必須離開指定場所的，必須采取措施，確保檔案原件和檔案信息的安全。數字化承建單位對數字化工作人員要進行保密培訓，并持證上崗。要制定數字化工作期間的人員安全管理制度、安全審查制度、崗位安全考核等制度，并要嚴格執行。嚴禁加工人員對檔案原件及檔案信息的私自復制。
(5)要采取各種行之有效的安全保密措施。在檔案的“前處理”、“數字化”和“原檔復原”等工作環節中可能要對檔案進行拆卷、掃描、裝訂、放音、放像等處理，每一步都要采取必要的安全措施，以保證檔案原件的安全，不能因為人為的原因造成檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失。
3 技術支撐平臺的保障
搭建檔案數字化工作的技術支撐平臺。要根據檔案數字化工作的實際情況，采用各種安全技術和安全手段，以確保檔案信息的安全。技術支撐平臺主要包括網絡建設、硬件建設、存儲備份方案、安全技術和防范手段等幾個方面。
二、技術支撐平臺的設計與搭建
1 網絡建設
檔案數字化加工網絡必須采用物理隔離方式，打造封閉式檔案數字化工作網絡體系，該網絡必須是封閉式獨立網絡，禁止與其他任何網絡系統互聯，并且該網絡系統要嚴格按照保密部門的相關規定進行管理。
2 硬件建設
在硬件組成方面，重點考慮實現整個檔案數字化工作所必需的設備及其性能，包括服務器、終端設備、存儲設備、網絡設備、各類輸入設備等，整個系統的硬件組成及布置設計如下：
(1)服務器：在數字化所形成的數據量不大的情況下，服務器可用高性能微機代替，否則應配備專用服務器；
(2)終端設備：終端設備應采用可以控制各輸出口，如USB口、打印口、軟驅、可刻錄光驅的瘦客戶機或專用計算機；
(3)存儲設備：若數字化所形成的數據量較大，則要購買專用存儲設備，如磁盤陣列，否則可采用在服務器上加裝硬盤的方式；
(4)網絡設備：采用100M以上帶寬的網絡設備，用于數字化過程中各工序的信息傳輸和共享；
(5)輸入設備：紙質檔案數字化可采用專業高速掃描儀、彩色大幅面掃描儀、零邊距高速平板彩色掃描儀等設備，錄音錄像檔案數字化可采用專用音視頻采集設備。
3 存儲備份方案
要制定良好的存儲備份方案，以切實保證數字檔案信息的安全。存儲備份方
案要遵循數據適度安全準則，綜合考慮數據安全與長期保存讀取、存儲備份自動化程度、操作快捷有序、存儲備份經濟性等各種因素，采取網絡在線存儲備份，異地、異質備份等相結合的技術手段，并指定專人負責。
(1)紙質檔案數字化一般采用黑白二值模式；對于頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式；對于頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式。掃描分辨率要求一般在200DPI以上。數字化后所形成的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應在保證圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。
(2)照片檔案數字化時，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式。分辨率一般應不低于600dpi。數字化后所形成的圖像文件，一般采用TIFF格式存儲，采用LZWN式壓縮。
(3)錄音帶數字化時應選用44.1kHz，16bit來進行立體聲采樣。數字化后存儲格式應為WAV或MP3。錄像帶數字化時數據傳輸率應不低于4Mb／s，采用MPEG2壓縮存儲標準。
4 安全技術
要采用入侵檢測、操作系統安全內核技術，病毒防范等技術和內網安全審計管理技術加強檔案信息的安全。
(1)啟用人侵檢測和訪問控制的聯動服務，對計算機和網絡資源的惡意使用行為進行識別和響應處理，以幫助系統對付網絡攻擊，擴展系統管理員的安全管理能力。
(2)采取操作系統安全內核技術，把系統內核中可能引起安全性問題的部分從內核中剔除出去，提高系統的安全性。
(3)采取病毒防范技術，建立網絡化的病毒防范體系，實現病毒庫的同步升級，做到無漏洞運行，提高檔案信息的安全性。
(4)采用內網安全審計管理技術，將用戶終端所有信息輸出口封閉，在網絡內只允許數據由終端向服務器進行的單向傳輸，杜絕隨意拷貝、復制檔案信息的可能。
第6篇：檔案數字化技術要求范文
近幾年來，數字終端、無線通訊和互聯網技術已經從專業領域延伸到工作和生產生活的方方面面，對人們的生活、工作和思?S模式都產生了巨大的影響，在國家“加快推進傳統檔案載體數字化”建設的大背景下，檔案數字化也正在逐步進入檔案的日常工作，檔案利用者在查檔、用檔等方面也獲得了前所未有的高效和快捷的服務，檔案工作者也逐漸改變往日的手工粗放管理方式，開始利用網絡、數字終端和信息系統開展現代化管理和提供服務。下面，結合檔案數字化和服務工作實踐，談談如何做好數字化檔案服務的粗淺認識。
一、檔案數字化質量是檔案服務的重要保證
1.檔案數字化后的應用首先面臨的是數字化質量問題。數字化質量與檔案數字化技術密切相關，其數字化的過程就是數據采集處理和存儲的過程。在此基礎上，可以對檔案信息進一步的加工、存儲和傳輸，建成各種檔案專題數據庫，并在利用時將這些信息還原成原始聲音、圖像和文字，通過計算機網絡途徑實現信息共享和利用。因此，抓好數字化質量是重要一關。
2.檔案數字化質量必須保證其真實性、有效性、完整性。在使用時必須保證數字化檔案能正確還原成電子文件以備查詢利用。紙質檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。確保檔案原件和數字化檔案信息的安全，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的行為記錄。
3.數字化質量還應包涵檔案利用率問題。方便人民群眾利用是檔案數字化建設的目標追求。檔案數字化應根據利用者的要求和想法，對檔案利用情況統計分析，綜合檔案利用的頻次，制定數字化實施方案，優先對重復利用率高的常用檔案，特別是民生檔案進行數字化，同時也要考慮多層次檔案數字化處理的預案。
4.數字化質量還包括檔案歷史全貌問題。檔案數字化既是對檔案信息的提煉，也是充分反應檔案的全貌，特別是有重要關聯的、集中反映歷史活動真實全貌的關聯性檔案。但是，不能背離客觀真實的歷史。
5.數字化質量還包括整體性問題。檔案數字化必須體現全宗系統性，力求做到對各個時期、各個層面、各個領域、各類載體檔案的處理標準一致。在單個全宗中，也要注意系統性、完整性，切不可孤立地抽取個別重要文件進行數字化處理而使其失去與一組文件的內在聯系，因而影響到檔案的整體價值。
二、最大化服務是數字化檔案的目標追求
1.網絡是最大化服務的最佳手段。檔案利用數字化和網絡化，是創新公共服務方式、提高服務效率的物質基礎。要達到數字化檔案利用即時見效、方便快捷的目標要求，必須在檔案數字化加工過程中，堅持軟、硬件建設同規劃同部署同實施。
2.效益是最大化服務的目的。最大化服務包括社會效益、經濟效益、管理效益和應用成本。在完成檔案數字化任務的同時，還要根據檔案數字化標準，接收或移交數字化檔案，并對數字化檔案進行處理、入庫、存貯和應用。數字化與利用網絡化同步，這是方便人民群眾的檔案利用體系的內在要求。數字化檔案通過網絡同步接入互聯網開放服務，并向用戶提供計算機、手機等多種終端設備接口，提供數字信息查詢、轉貯、打印等多種服務功能，推動地方經濟社會建設和民生事業發展。
3.數據建設是最大化服務的根本。檔案數據庫建設既是提供網上服務的需要，也是提高服務質量的需要。數據庫建設有助于整合檔案資源，推動檔案資源科學配置和高效利用；有助于各級檔案館室對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發，提供高質量檔案信息產品，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，強化服務功能。
4.技術支撐是最大化服務的保證。數字檔案的服務與信息技術密切相關，其軟硬件基礎設施的架構、應用軟件的研發、信息系統的實施、數字檔案平臺的運行維護以及數字檔案資源管理等技術性較強的工作從傳統檔案館中剝離出來，將數字化檔案信息的安全保障、共享、傳輸、利用等眾多技術性工作實行集中控制和統籌管理，建立以精通信息技術、跟蹤檔案業務及信息技術發展的，并能夠將檔案工作與信息技術融會貫通使用的技術團隊，面向現代檔案管理業務提供專業化的集成服務。
三、規范化是檔案服務的關鍵
檔案數字化、利用網絡化是一項龐大復雜的系統工程，必須從檔案數字化整個工作流程進行系統分析，在組織管理層面和技術層面進行流程設置，科學配置人力、物力、財力，控制時間成本、經濟成本，保證檔案數字化質量、網絡服務效率。這一切都來源于檔案信息資源和服務的規范化。
在規范化管理層面，完善組織機構，保證人財物的合理配置、技術部門的全力支撐、管理部門的有效指導、專家的具體建議的全面落實，形成一套切實高效的服務管理體系。
在技術管理層面，要抓住服務手段多樣化等各個環節，堅持流水作業、集中辦公。其人財物的安排要圍繞服務目的合理配置，達到人盡其才，物盡其用，充分發揮檔案數字化的優勢。
四、系統安全是檔案服務的基本要求
1.增強保密意識。對于涉密檔案，無論是在數字化處理環節，還是在網絡應用環境下，都必須有足夠的保密意識。加大安全保密檢查力度，及時發現和排除隱患，堵塞漏洞，嚴防檔案損毀和失泄密事件的發生。要建立健全并嚴格執行各項保密規章制度和責任追究制度。同時，要切實改善檔案保管保密條件，建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。
2.完善備份制度。數字化檔案安全還依賴于技術和設備的完善程度。通常情況下，必須選擇不同載體進行數據備份、脫機存儲。其次，還可以采用“異地備份”的存儲方式。因此，對數字檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份。
3.抓好利用環境建設。在當前網絡環境下，檔案數據和利用都面臨安全和保密問題的考驗。安全問題是一把雙刃劍，制?s著數據的安全和應用的開放性。
數字化檔案利用的環境，既取決于檔案信息本身的特點，也取決于檔案利用的方式、權限等諸多制約因素，還不可避免地受到管理、服務以及利用檔案用戶意識和行為的多重影響。檔案數字化建設的目標就應該使利用者能夠突破時空的界限、環境的限制，能夠在任何時間任何地點以任何方式檢索和利用所需的檔案信息。檔案數字化是大勢所趨，利于數字化檔案資源更廣泛更高效地服務于社會各方面的需求。一方面，檔案數字化將使得許多利用者不需要直接到檔案館，都可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息；另一方面，網上利用檔案的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。
五、做好數字時代背景下檔案服務的規劃
1.做好總體服務規劃。從全面檔案信息化發展角度，對檔案數字化建設基于頂層設計和規劃，從基層具體檔案業務和信息技術綜合應用方面具體策劃數字檔案館室的建設、運行與發展戰略，全面實施數字檔案服務平臺系統的建設。
2.做好業務服務規劃。根據傳統檔案館室和數字檔案館室的服務特性，從檔案信息資源的收集、管理、開發、利用等基本業務需求出發，規范數字檔案管理的業務流程，促進平臺化建設和基礎性工作的開展。
3.做好技術及服務研發規劃。為確保數字檔案館服務平臺穩定運行和持續發展，從數字檔案館室的角度，研究數字檔案服務模式和基礎服務平臺，為各種與數字化檔案相關的產品服務、系統服務、運行維護、業務管理，提供全方位的保障服務，確保數字檔案館服務環境的穩定，網絡訪問的暢通與安全。
4.做好服務實施規劃。從數字化檔案的個性化業務需求出發，分析其總體需求，針對未來發展狀況，制定服務實施規劃，為社會各階層提供數字化建設和應用服務。同時以低成本、高效率、共建共享的服務模式保證數字檔案信息的高可用性，實現信息技術與檔案業務的緊密結合與互動發展，確保數字化檔案資源建設更符合檔案信息長期保存和廣泛利用的需要，保障服務規范更有效地實施。
第7篇：檔案數字化技術要求范文
隨著現代化信息技術的不斷發展，互聯網技術已經滲透到人們生活的方方面面，因為具備便攜快捷等諸多優秀的性能，各行各業都開始青睞于現代化信息技術的運用，從而使得工作效率大幅度提高，節約了人員成本。檔案管理工作的工作性質極其復雜煩瑣，人工化的管理不僅沒有效率，而且造成檔案遺失等諸多復雜的不必要錯誤。如果將現代化信息技術應用到檔案管理當中，實現檔案的數字化管理，會極大程度的提高檔案管理的質效，優化人力資源的配置。然而現今的檔案數字化管理還遠遠沒有達到預期的效果，當務之急是解決檔案數字化管理發展所面臨的問題，使現代化信息技術更好的作用于檔案管理工作當中。
【關鍵詞】
互聯網技術；檔案管理；數字化管理
我國的現代化建設效果日趨顯著，在現代化建設的大背景下，隨著多種新興技術的蓬勃發展，文字信息處理技術也實現了質的飛躍。原有傳統的檔案管理模式已經不能順應時展的潮流，因而建立發展檔案數字化管理成了檔案管理工作的關鍵點，能否成功建立完善檔案數字化管理體系，直接關系到我國檔案管理事業的發展進程。本文就檔案數字化管理中需要注意的問題做出了簡要的分析，希望對我國檔案數字化管理的發展有所幫助。
一、檔案管理數字化的含義及發展意義
檔案的數字化管理，顧名思義就是通過數字化的手段實現對檔案的有效歸類整理。數字化就是以計算機軟件為媒介實現管理智能化、便攜化的手段。檔案管理的數字化技術應用能極大程度的提高工作效率，降低不必要的人力資源損耗，以最為簡潔便利的方式實現檔案管理最優化的效果。因此檔案管理數字化的應用對于檔案管理事業的發展具有長遠深入的影響。同時檔案管理數字化的優越性也是傳統人工檔案管理不可比擬的。
（一）智能化辦公，降低資源損耗
在傳統的檔案管理模式下，人工整理排序檔案所需要消耗的精力過大，再加上現在事業性單位，大型企業的不斷擴招發展，其檔案總量越來越大，整理分類的內容也逐漸增多，人工的檔案整理方式不免會出現瑕疵，遺漏。然而發展檔案數字化管理技術，極大程度的避免了細節性問題的發生，不僅加快了辦公效率，實現了智能化辦公，而且降低了人力資源，物力資源，財力資源的損耗，節約了檔案管理的成本。
（二）網路共享，大幅縮短查閱時間
相對于傳統查閱方式而言，實現檔案管理的數字化之后，極大程度地提高了檔案查找的效率，節省了不必要浪費的時間，優化了人員最優配置。不僅如此，如果通過網絡，直接建立免費的查閱庫，那么普通文本檔案的查閱將更為輕松便捷，甚至節省了檔案工作人員代替查閱的時間，個人在家中即可查閱相應的檔案資料。當然要注意的是，保密文本的處理要做好相應的措施，例如設置查閱優先級或是加密文本檔案等。這樣一來，既有效地保證了數字化查閱的可行性，又有效遏制了保密檔案的泄露，緩解了使用與保密之間的矛盾。
（三）科技含量增加，提升工作競爭力
檔案數字化管理的不斷發展，對各單位，企業的人員結構也提出了更高的要求。這樣一來，不但大幅減少了所需人員的數量，而且由于科技含量的增加，提高了對工作人員的專業要求，進而提升了員工的工作競爭力，及工作積極性。
二、檔案數字化管理面臨的問題
（一）檔案數字化管理人才稀缺
檔案數字化管理作為比較新式的檔案管理方式，其對于人員專業技能的要求比較苛刻，因此大多數人都不愿意去學習檔案數字化管理的專業化知識，致使檔案數字化管理人才稀缺。檔案數字化管理事業在未來發展中是否占據優勢，關鍵還是在于高技術高素質高指標人才的培養，所以要針對當下計算機人才素質普遍低下的實際情況，制定相應的培訓計劃，進一步做到檔案管理員工的復合性技能培訓達標。除此之外，要制定“三步人才引進培養計劃”，首先引進單位稀缺的檔案數字化管理人才，其次集訓在崗人員的專業化技能，提高員工對檔案數字化管理工作的熟練度，最后要注意“后備力量”的培養力度，增多培養方式，讓所有員工都能積極參與到檔案數字化管理技術的學習中。只有實現三步戰略，我國檔案數字化管理事業才能真正有效解決管理人才稀缺的問題。
（二）統一檔案數字化管理軟件
檔案數字化管理軟件種類繁多，每種軟件的管理側重點也有所不同，為了實現檔案數字化管理技術的高效應用，應當統一檔案數字化管理軟件，同時也要制定人員進行檔案管理的統一標準以及統一的工作模式。如此一來，就形成了完整的統一化檔案管理體系，不僅提升工作效率，節約了人，物力資源，實現了檔案資源高效率共享模式，而且集中統一的管理更便于軟件系統的升級更新，節省了在更新系統方面所花費的時間。因此統一檔案數字化管理軟件是檔案管理事業發展中必不可少的環節?，F今數字化管理軟件基本分為兩大類型，其一為人工型檔案管理軟件，該類軟件是以傳統手工管理模式為基礎，加入計算機技術進行輔助的檔案管理軟件，局限性較強，只能進行文件級檔案的管理，人工錄入耗費資源過大，在有效管理檔案方面也有較大的漏洞。在事業型單位及大型企業中，因為檔案的煩瑣復雜，對檔案管理的要求較高等主觀因素，這種管理軟件并不能很好的適用。其二便是以多媒體為基礎的檔案管理軟件，這種軟件充分利用掃描儀等計算機硬件設備，實現了對檔案的活化管理，通過該軟件的智能化控制，創造了更為靈活的查閱檢索方式，降低了管理者工作的重復率，縮短了查閱時間。在保證查閱精確率的同時，有效實現了對原始檔案的保護，延長了檔案壽命。
（三）工作人員硬件基礎不夠扎實
檔案數字化管理主要依托于電腦硬件的使用，然而現今檔案管理工作人員對計算機硬件的操作不夠熟練，工作人員硬件基礎普遍不夠扎實，因此在擴大計算機硬件資金投入的基礎上，更要加強工作人員硬件基礎培訓。使得員工都能熟練使用計算機中各硬件部分，繼而提高員工對檔案數字化管理的運用。
（四）安全保障措施不夠完善
檔案數字化管理的運用，極大程度地提高了檔案管理工作的效率，但是同樣也面臨安全的問題，安全保障措施的不夠完善，是檔案數字化管理進程的一大阻礙。安全問題在檔案數字化管理工作中主要表現在兩個方面：其一是開放化文件和保密文件之間的矛盾以及檔案歸屬問題的糾紛，檔案的數字化管理，使得檔案對外開放的程度加大，而有些保密文件的保存路徑不當，有可能造成嚴重的泄密后果，因此，要在開放公眾檔案的同時，通過增加查閱級別或者文件加密等功能，處理好保密文件的問題。其二是檔案資料的泄露問題，隨著電子信息技術的不斷發展，電子設備等硬件也是層出不窮，為了避免設備傳輸故障等影響檔案安全的問題，要加強網絡防火墻的有效性，防止病毒，線上拷貝等問題影響到檔案資料的安全。同時要定期進行檔案資料的備份工作，防止不確定因素導致檔案缺失的問題。
（五）建設初期無質量要求
在初期檔案數字化管理工作過程中，受到傳統檔案管理模式的限制，再加上管理者對檔案數字化管理概念的模糊不清，工作人員往往忽視數字化管理體系建設的質量，過度依賴傳統人工檔案管理，只做表面工作，不重視其建設質量，造成雖然在實施檔案數字化管理，但是沒有成效的現象。因此，在檔案數字化建設的初期，要重視其建設質量，從各級檔案管理工作人員出發，深度了解檔案數字化管理的意義，提升員工在建設檔案數字化管理時的積極性，主動性，從建設根基開始，做好檔案數字化管理體系發展進程的每一步，只有這樣，才能真正使得檔案數字化管理發揮其應有的作用。
三、結語
隨著現代化信息技術的不斷發展，檔案數字化管理已經成為檔案管理工作發展的必然趨勢，數字化管理的運用能極大程度的節省各項資源，進而實現自動智能化辦公體系，降低人工勞動強度，優化單位人員配置，加快檔案查檢速率。因此作為檔案管理人員，要緊跟時展的步伐，利用現代化技術，實現管理的科學化，規范化，優質化，進而使得我國檔案管理事業不斷進步發展。
作者：高建博 單位：華東政法大學檔案館
參考文獻：
[1]支秀蓮.淺析檔案數字化管理中應注意的幾個問題[J].中國科技信息,2006(03).
第8篇：檔案數字化技術要求范文
【關鍵詞】企業；音像檔案；數字化
音像檔案是企業檔案資源中的重要組成部分。很多企業的檔案館（室）都有一定數量的音像檔案。隨著時代的發展，音像檔案的數量還在大量增加。在信息化時代的今天，如何搶救、保護、整理、利用好這些音像檔案，不僅是擺在企業領導和檔案人員面前的一個重要課題，也是擺在全社會面前的一個重要課題。因為企業的音像檔案不僅是各企業的檔案資源，也是全社會檔案資源的重要組成部分。搶救、保護、整理、利用好這些音像檔案，前提是要盡快實現音像檔案的數字化。
一、企業音像檔案數字化的主要含義及其必要性
企業音像檔案是指企業在社會活動中形成的，具有保存價值的照片、磁帶、唱片、磁盤、光盤、縮微片、幻燈片等，以感光材料或磁性材料以及光盤為主要載體的檔案。音像檔案在維護歷史真實面貌、彌補文字檔案的不足等方面具有獨特的地位和重要的作用。套用現在網上的一句流行語，叫作“一圖勝千言”。
（一）企業音像檔案數字化的含義。要分析音像檔案數字化的含義，首先要弄清楚數字化的含義。一般認為，數字化就是將許多復雜多變的信息轉變為可以度量的數字、數據，再以這些數字、數據建立起適當的數字化模型，把它們轉變為一系列二進制代碼，引入計算機內部，進行統一處理，這就是數字化的基本過程。說白了，就是要把音像檔案按照一定的格式，錄入計算機當中的數據庫，以便實現長久保存和隨時調閱、遠程調閱。
（二）企業音像檔案數字化的必要性。企業音像檔案數字化具有如下幾個必要性：
1.降低管理成本。傳統的音像檔案的管理需要較大的檔案室和較多的管理人員，管理成本較大。而數字化管理檔案使傳統的音像檔案信息轉為機讀檔案，可以節省占地空間，節約保管費用。
2.提高辦公效率。數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。檔案數字化管理可通過計算機和網絡立即提供檔案信息，為領導決策提供服務。
3.增強檔案原件保護。將音像檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑對其是更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
二、音像檔案數字化的作用和意義
針對傳統音像檔案面臨的風險，通過音像檔案數字化，即利用信息技術將音像檔案原有的模擬聲音（視頻）信號轉換為可被計算機識別的數字音（視）頻文件，是安全保管和有效利用這些重要檔案的唯一出路。因此，音像檔案數字化，不僅是有效解決傳統音像檔案面臨問題的不二選擇，更是對檔案工作的長遠發展和歷史文化的有效傳承都具有重要意義。
三、企業音像檔案數字化過程中存在的主要問題
企業音像檔案數字化過程中存在如下幾個問題：
（一）是觀念落后。由于音像檔案只是近一個世紀以來才逐漸出現的，它積累的數量與紙質檔案相比是九牛一毛，在檔案工作中一直處于邊緣的位置。而許多檔案部門也就逐漸形成了“重紙質檔案而輕其他專門檔案”的思想觀念，使得音像檔案長期得不到重視，而音像檔案數字化也就自然地落下了。
（二）是缺乏標準。音像檔案數字化是一項系統工程，需要統籌規劃、全程控制，需要確定工作流程和環節，需要綜合選定各種技術指標和參數，必須要有專門的標準作為指導才能順利地開展，但我國目前仍沒有出臺關于音像檔案數字化的國家標準或行業標準，標準的缺失嚴重制約了音像檔案數字化工作的發展。
（三）是人才短缺。與紙質檔案數字化相比，音像檔案數字化涉及的技術更復雜，對數字化加工、組織和管理人員的要求也比較高，而檔案部門在這方面的技術力量和人才儲備大都比較薄弱，從而使音像檔案數字化具有了一定的難度。
（四）是檔案數字化硬件嚴重不足。就硬件而言，檔案數字化主要需要三類設備：一類是信息采集設備，一類是信息存儲設備，還有一類是信息利用設備。信息采集設備一般包括：檔案資料和照片的采集設備，如掃描儀；聲音和影像的采集設備，如采集卡；其它的信息轉化設備，如縮微片掃描儀。存儲設備一般包括磁盤陣列、光盤庫。信息利用設備一般包括計算機、互聯網、打印機、復印機等。但由于當前一些企業財力緊張，大部分企業的檔案館（室）這些設備嚴重不足，有的只有少數價值不高的簡易設備，很難滿足音像檔案數字化的需要。
（五）是檔案數字化軟件開發滯后?？v觀當前各企業檔案館（室）所用檔案管理軟件，不是沒有信息管理功能，就是缺乏信息通用功能。現今檔案館（室）使用的計算機型號不一，軟件研發渠道不同，沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機軟件系統。由于不能互調，就不能順利利用計算機完成信息搜集，、信息管理、信息利用等工作，不能快捷地整理、、出版信息成果，特別是檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。這在一定程度上制約了檔案數字化的進程?？偟膩碚f，數字化的音像檔案對軟硬件設備具有依賴性，內容、結構與存儲載體的可分離性，運動形態的易變性，存儲載體對背景信息和元數據的依賴性，在閱讀及處理手段上具有非直接性音像檔案數字化的根本目的是使信息流動的覆蓋面和反映度都提高到一個新的層次，最大限度地提供人類共享檔案信息資源，實現檔案信息的社會服務。音像檔案的數字化是一項新時期需要盡快開展和實施的工作，同時也面臨不少需要解決和注意的問題，它仍處于起步發展的不成熟階段，但是它的發展前景是廣闊的，需要在實踐當中不斷地加以完善，從而將檔案工作提高到一個新的高度，為社會作出更大的貢獻。
四、音像檔案數字化的可行性和必要性
（一）可行性。1.技術支撐，在電子計算機技術高速發展的今天，計算機的應用已深人到各行各業中，甚至已滲透到人類生活的各個方面，音像檔案的數字化是社會發展的必然趨勢，是社會進步的必然體現。2.人才保障，當代教育事業的飛速發展，為傳統的音像檔案向數字化的音像檔案的過渡做好了人才準備。3.良好的社會環境。國家對檔案事業的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際合作的開展等等，都為音像檔案的數字化發展提供了良好的社會氛圍。
（二）必要性。1.傳統的音像檔案的保存現狀并不樂觀。以原有形式存在對檔案的利用造成了很多不便，因此需要實施音像檔案的數字化工作，將其轉錄為能被識別的媒體格式文件，使其聲音信號脫離原有的保存介質。2.有利于音像檔案事業的效率的提高。實現音像檔案信息數字化后不僅方便查找，從音像檔案的收集、整理、利用和技術保護方面，提高了效率和效益。3.從長遠來看，錄音、錄像檔案的數量會逐年增加，實行音像檔案的數字化，可以更好地開展對外社會化服務，產生無法估量的社會效益和經濟效益，具有巨大的發展前景。
五、加快企業音像檔案數字化的幾點建議
針對企業音像檔案數字化的現狀，提出如下幾點建議：
（一）建立標準化的規范體系?！吨腥A人民共和國標準化法》指出：“對需要在全國范圍內統一的技術要求，應當制定國家標準。國家標準由國務院標準化行政主管部門制定。對沒有國家標準而又需要在全國某個行業范圍內統一的技術要求，可以制定行業標準。行業標準由國務院有關行政主管部門制定，并報國務院標準化行政主管部門備案，在公布國家標準之后，該項行業標準即行廢止?！边@充分闡明了標準化的地位和作用。現在各地的檔案館（室）數字化建設還都處在試驗和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館（室）數字化建設中，標準化的規范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館（室）數字化建設高質量的堅實基礎。在建立標準化的規范體系方面我們應遵循以下原則：
1.以標準化管理為主，制度管理為輔。標準化適合于技術工作領域的規范化管理，可操作性強，而且與管理體制的關系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標準化管理更有利于不同部門之間的協調。制度通常以法規形式出現，約束力較強，但管理范圍有限，所以在標準化管理的基礎上，配合制度可以形成檔案館（室）數字化工作所需的嚴密的規范化管理體系。
2.首先考慮采用國際標準，其次才是國家、行業及地方標準。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案館（室）數字化階段也應優先采用適用范圍盡可能廣泛的標準，盡量做到一次到位。檔案館（室）數字化建設中確定標準的原則是：面向計算機和網絡及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標準；面向綜合性信息的處理優先采用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化的規范體系。
（二）建設高質量的檔案信息數據庫。早在1992年就有學者指出檔案工作現代化的核心是建設高質量的數據庫，這個認識到今天仍然具有指導意義?，F在我們檔案館（室）數字化建設的核心依然是建設檔案信息數據庫，并通過網絡平臺進行信息傳遞和信息交流。
檔案館（室）計算機數據庫類型以檢索性數據庫和文件性數據庫兩種較為常見，檢索性數據庫主要用于揭示館藏內容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網上檢索途徑；文件性數據庫，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網絡獲得檔案信息。檔案信息數字化后以數據形式集合成數據庫，檔案信息組織形式就發生了本質上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉變為計算機的直接的、網狀的方式，索引文件、超文本技術可以使信息按本身的邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構，依賴先進的智能化信息管理技術，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務。一個高質量的數據庫中的數字信息要達到以下質量標準：第一、數據的準確性；第二、數據項目和內容的完整性；第三、數據的規范性；第四、數據的穩定性。
（三）檔案信息安全問題。安全是檔案館（室）數字化建設不可忽視的一個重要方面。檔案館（室）與圖書館最根本的不同在于圖書信息基本上是面對普通公眾，而檔案信息則對安全保密有嚴格的要求，有相當一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館（室）數字化建設中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術保證兩類，檔案館（室）在數字化建設中對此應該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應的技術措施進行自動控制，才能做到更加嚴密。如中國第二歷史檔案館在進行民國檔案數字化建設的探索時就十分重視數據的安全問題。他們認為在黑客猖獗和網絡安全保護手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計劃、有步驟、分階段地進行數字化民國檔案網絡化服務。他們首先對已有的檔案信息系統進行改進分化，對館內不同用戶根據權限提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內達到資源共享。當館內數據庫接入Internet網時，除盡最大可能保證網絡安全外，將那些有機密性的、不開放的檔案不存放在網絡服務器上。在當前的技術條件下，為了解決檔案信息的安全問題，也可以使用Intranet技術，提供授權的檔案信息服務。
（四）加快相關人才的培養和使用。人才問題是關系到檔案館（室）數字化建設成敗的另一關鍵。檔案館（室）數字化建設的過程是與新知識、新技術的普及密不可分的。說到底，檔案數字化最根本的還是檔案管理人員素質的現代化。再先進的設備，最終還是要靠人來操作，靠人來應用。為此，要把加快檔案管理人員培養教育工作，作為一項長期的、重要的任務來抓。檔案數字化建設過程中，各級領導要引導和鼓勵廣大干部職工進行知識更新、能力更新、技術更新、工作更新。要通過檔案數字化，進一步完善創業機制，充分調動一切積極因素。建立起一支信息資源庫開發、維護、管理的專業技術人員隊伍，建立起一支應急、咨詢、論證服務的專家庫，并促使現有人員的知識結構全面更新，逐步形成適應檔案數字化建設的中堅力量和專業隊伍。
全球已經進入以“互聯網+”為特色的信息化時代。全社會應高度重視企業音像檔案的數字化工作，各級領導和企業檔案人員要增強緊迫感、責任感和使命感，加快企業音像檔案的數字化步伐，使企業音像檔案更好、更快地服務于企業、服務于社會、服務于國家。
【參考文獻】
[1]楊中營.音像檔案數字化淺析.北京檔案，2013（07）.
第9篇：檔案數字化技術要求范文
所謂圖書館檔案管理數字化，就是建立在現代化信息技術普遍應用的基礎上，利用數字化手段，以綜合檔案信息資源為處理對象，對數字化檔案信息資源進行收集、管理和提供服務。通過建立網絡支持平臺、業務管理平臺和信息服務平臺，實現檔案信息資源的傳輸網絡化、管理自動化、服務人性化，從而實現檔案的長期保存和充分利用。因此，圖書館檔案管理工作應充分借助信息網絡技術發展的契機，利用信息網絡正在迅速向大集成、高性能、智能化方向全面發展的大環境，以科學化和技術化的手段管理圖書館檔案，從而逐步實現圖書館檔案管理的信息化，不斷推動檔案事業的科學發展。
一、為什么要建設圖書館
檔案管理數字化
圖書館檔案管理數字化具有館藏檔案信息數字化、信息組織與傳輸網絡化、檔案管理自動化、服務范圍大眾化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。為此，通過加強圖書館檔案數字化建設，在優化檔案館藏、細化檔案管理、強化檔案服務等方面具有特別重要的意義。
1.檔案信息的數字化，提高了信息的利用率。檔案信息數字化是指利用信息存貯技術把各種檔案信息加工成計算機可識別的數字化信息資源，形成電子文獻，實現知識信息載體的革命性變革。數字化在圖書館檔案管理中的應用給傳統的圖書館檔案管理帶來了生機和活力。長期以來，圖書館檔案都是以紙質的實物形式存在，這給檔案信息的采集、保存和利用帶來費時費力、管理成本高、查詢困難多、資源共享難等諸多問題。檔案管理數字化與傳統圖書館檔案管理的最大區別，就是利用了現代信息技術，將以往傳統介質的檔案轉化為數字信息，實現信息的數字化、信息存儲的無紙化，節約了圖書館檔案的貯存空間，減少館藏副本的存量，提高了信息的利用率。
2.檔案管理的自動化，提高了管理工作的效率。隨著計算機存儲技術的發展，過去那種大量的、重復的、煩瑣的僅靠人力來完成的檔案管理工作，現在可以依靠計算機操作輕而易舉地實現。比如利用計算機技術、掃描技術、存儲技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等多種高科技，對圖書館檔案進行立卷、歸檔、存儲、檢索和利用，便于圖書館檔案管理人員開展各項檔案管理工作，實現了圖書館檔案管理的自動化，不僅有效地節約了大量的人力、物力和財力，而且大大地提高了檔案管理人員的工作效率和工作水平。
3.信息傳遞的網絡化，提升了社會化服務的質量。傳遞網絡化是指通過利用網絡技術和通訊技術環境，圖書館檔案數字化可以為用戶提供高速連接的信息服務，實現了更大范圍的檔案信息共享，為遠程教育培訓提供了必要的條件，使檔案服務管理在內容、方式和效果等方面實現了重大突破。信息傳遞網絡化還具有跨時空的信息服務、高度開放的信息利用以及信息傳遞的標準化、規范化和現代化等特征。
4.資源利用的共享化，滿足了用戶個性化的多種需求。資源利用共享化是指信息技術和網絡技術可以打破地域界限，適應了不同用戶需求日益社會化的趨勢，可以從多角度滿足眾多用戶個性化的需求，用戶能隨時隨地與數字系統相互交融，促進了信息資源的合理流動，實現了廣泛的信息交流和資源共享。據此，圖書館檔案用戶不僅僅局限于本地區、本系統、本校園，還可以為遠程用戶使用圖書館檔案信息資源提供方便快捷的優質服務。
二、怎樣實現圖書館檔案管理數字化
1.積極推廣應用計算機技術，構建信息化環境下的檔案數字化平臺。堅持推廣應用計算機技術，按照國家和地方信息化建設整體規劃，以檔案核心業務的數據存儲、處理和交換等主要功能，統籌好圖書館檔案數據中心建設。數據中心主要應內設檔案用戶目錄數據庫、圖書館檔案指南資料庫、音頻視頻資源庫以及史料文件匯編資料庫等四大數據庫。同時，要加強對網絡系統、服務器、檔案數字化技術支持等基礎設施建設和檔案管理應用軟件及操作系統軟件建設，實行檔案的計算機網絡化管理，建立圖書館檔案數字化平臺。
2.優化完善檔案信息網絡設施建設，創新信息化環境下的檔案管理模式。首先，要加強非涉密圖書館檔案專網（內部局域網）建設。內部局域網是用于與本系統、地方政府的連接，按照國家和地方的整體要求，建設完善本級圖書館檔案網絡系統，優化網絡結構，提高網絡性能，增強網絡安全運行能力。其次，要完善圖書館檔案外網（因特網）建設。外部局域網是連接互聯網的公眾網，要及時更新和維護外網設備，確保外網安全穩定運行，使之成為信息公開、與公眾溝通展示圖書館檔案成果的主要渠道。為了保證數字化檔案管理運行中的安全性，對內、外網要進行物理隔離，著重提高網絡安全和信息傳輸的穩定運行和安全可靠。同時，要進一步完善內、外網相關功能，逐步形成檔案管理數字化，不斷創新信息化環境下的檔案管理方式、方法。
3.建立完善檔案數字化標準規范和服務體系，實現信息化環境下的網絡及應用系統的標準化、規范化。要建立和完善檔案信息資源標準化。在國家和地方有關檔案信息化標準的基礎上，提出符合自身實際的檔案信息資源補充標準。特別是要采用通用的標準格式來標引檔案資源，完善數字圖書館檔案分布式數據庫跨庫檢索，使其適應Internet環境，實現檔案編碼、目錄和檔案內容的一體化；要建立和完善檔案信息系統的運行與監控管理的標準化。依據國家和地方有關標準及要求，提出符合自身實際的檔案管理系統的信息系統運行維護、運行監控管理和維護管理推廣的補充標準；要不斷完善檔案制度機制建設，使圖書館檔案管理走上標準化、規范化的科學軌道；要高度重視數字資源開發與服務的質量，提高知識含量，形成符合市場需求、滿足社會公眾普遍要求的高質量的信息內容產品體系，提高檔案信息服務的質量；要建立和完善檔案信息化外包服務機制。參照國家和地方信息化主管部門的方案及要求，以符合自身實際情況為主導，以IT企業為支撐，以信息系統運行維護為主要內容的外包服務機制，實現網絡及應用系統的規范化管理。
