檔案管理相關制度精選(九篇)

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第1篇：檔案管理相關制度范文

第一條為加強對我市檔案科學技術研究項目的科學化、規范化管理，推動我市檔案科技創新、促進檔案科技成果轉化，根據國家檔案局有關規定，結合我市檔案工作實際，制定本辦法。

第二條本辦法適用于報經市檔案局立項、審核、成果鑒定、申報評獎和推廣使用的檔案科技項目。

第三條檔案科技項目管理內容，包括項目研究選題指南的編制、項目建議書的審核和批準、項目合同的鑒定、科研資助經費的籌措和管理、科研項目的中期檢查、鑒定驗收、結題以及成果應用推廣、重大科技項目的招投標等。

第四條市檔案局負責全市檔案科技項目的管理，日常管理工作由市檔案局科技處負責。

各項目承擔單位及其主管部門應當依照本辦法的規定，協助做好科技項目管理的相關工作。

第二章項目研究范圍

第五條檔案科技項目的研究范圍包括：

1、檔案學基礎理論研究及其應用和檔案工作研究。

2、檔案工作標準化研究，包括對檔案管理工作具有實用價值和指導意義的地方標準、業務規范、工作制度。

3、檔案載體材料、檔案裝具及其他專用設備研究。

4、檔案修復技術、保管環境(條件)及保護技術的研究。

5、檔案信息資源開發與利用研究，包括檔案信息的收集加工、傳遞報道、分析研究、情報服務及技術處理等研究。

6、國外新理論、新知識、新技術、新工藝、新方法、新經驗的研究和推廣。

7、檔案科學領域中具有一定新穎性、先進性的理論和技術。

8、對本市檔案事業宏觀發展有指導意義并帶有研究性質的示范工程。

第三章項目申報與管理

第六條檔案科研項目按一般項目和重大項目分類管理。一般項目主要解決檔案管理和檔案工作中的，一些突出問題和技術難題。重大項目是為滿足檔案管理和檔案工作中的重大科技需求而開展的研究項目。

第七條項目申報程序及條件：

1、市檔案局每年第三季度末制定和下一年度科研項目指南。

2、各有關單位和各區縣檔案局根據市檔案局科研項目指南組織項目申報，一般項目主要由各單位自行申報，重大項目可向社會公開招標。

3、項目申報人須填寫《*市檔案科研項目計劃任務書))。

4、項目承擔單位應具有獨立法人資格，具備較強的管理水平、完成研究項目任務的科研能力和基礎條件。承擔項目的第一負責人應當是具有三年以上從事檔案工作經歷，有一定組織能力和管理能力并具有中級以上技術職稱或研究生學歷的專業技術人員。

5、需通過招標確定項目承擔單位的，由市檔案局按照市科技局有關科技項目招投標的規定向社會公開招標。

6、項目計劃任務書(一式三份)經申報單位簽署意見后報送市檔案局科技處。

第八條市檔案局組織專家對申報項目進行評審論證，本著公開、公平、公正的原則，擇優選擇項目并下達立項通知。

第九條在項目正式確定后，市檔案局與項目承擔單位簽訂《*市檔案科技項目合同書》。項目合同書要明確研究任務、研究階段和技術路線、考核內容和方式、雙方的權利和義務等。項目合同書是項目資助經費撥付、結題考核、評估驗收的基本依據。

第十條市檔案局對列入計劃科研項目的進度、質量及經費使用情況，分別在年中和年末進行兩次抽查，協調解決項目實施過程中出現的問題。對有一定影響的重大項目，市檔案局應組織相關領域專家，參照項目合同書等相關材料，對項目階段性工作或年度計劃執行情況進行評估，并提出下一階段研究工作的指導意見。

第十一條承擔單位應嚴格按照項目合同書內容執行。對跨年度項目，承擔單位必須于每年一月份向市檔案局書面報告上一年度項目研究進展情況。對由于特殊原因確需對研究內容、技術指標、工作進度、資助經費等進行調整或變更的項目，項目承擔單位必須向市檔案

局提出書面申請，經市檔案局審查批準后方可變動。否則，按違反項目合同予以項目中止或撤銷處理。

第十二條項目在執行過程中凡遇下列情況之一者，市檔案局有權暫?；虺蜂N：

1、項目負責人及主要研究人員發生重大變化導致項目組織管理不力，致使研究工作無法進行的；

2、與項目相關的其他部門配套資金或自籌經費不能落實，影響項目任務完成的；

3、沒有特殊原因不能按期完成項目合同規定任務的；

4、違反本管理辦法和合同的相關規定的。

第四章經費管理

第十三條市檔案局根據我市檔案科技發展的需要，創新機制，逐步爭取多渠道解決檔案科技經費投入和獎勵基金。

第十四條項目經費按科研進度對應下達。本年度課題先按科研經費的80％下達，待課題完成后，再下達剩余部分；跨年度課題，第一次下達所需經費的60％，剩余部分分次下達。

第十五條項目承擔單位要拓寬經費來源，多渠道籌措項目配套經費。

第十六條項目經費必須?？顚Ｓ?，不得挪用于與項目研究無直接關系的開支。項目承擔單位對項目的管理費用不應超過10％，經費使用情況由本單位科技管理部門和財務部門管理，并接受市檔案局的監督檢查。

第十七條項目研究成果通過驗收后，其經費節余可用于項目研究成果的出版資助以及對項目組成員和有關管理人員的獎勵。

第十八條項目經費的使用情況，由所在單位財務部門按年度編制決算報告，報市檔案局科技處。

第十九條因項目撤銷、合同解除，項目承擔單位應按合同約定返還經費，并由市檔案局結轉到下一年度科技經費中。

第五章結題管理

第二十條項目完成后應當及時結題，結題方式包括：(1)課題總結；(2)項目驗收；(3)科技成果鑒定。具體采用的結題方式，在合同中約定。

第二十一條采取課題總結方式結題的，項目承擔單位應當在課題完成后十五日內向市檔案局提交課題書面總結報告及相關技術資料。

第二十二條采取項目驗收方式結題的，項目承擔單位應當在項目完成以后及時申請組織驗收，并按驗收工作要求認真準備。市檔案局組織驗收，根據項目驗收情況以及績效評價結果，提出驗收審核意見。

第二十三條采取科技成果鑒定的，項目承擔單位應當提交成果文件、資料以及有關附件，經市檔案局審查并報科技成果鑒定管理部門組織鑒定。

第二十四條科技成果通過鑒定的，項目承擔單位應及時辦理成果登記、公報；鑒定證書由組織鑒定的單位核發，報送市檔案局備案。

第二十五條市檔案局資助項目的科技成果使用權、轉讓權歸市檔案局和項目完成單位共有，市檔案局有權組織該成果的轉化和推廣?？萍汲晒Ｃ茏裾諊业挠嘘P法律法規。

第六章獎懲

第二十六條鼓勵本市檔案系統與高等院校、科研院所和大型企業聯合開展檔案科技項目。市檔案局適時對項目實施績效突出、科研取得重大進展或取得突出成果和效益的項目承擔單位、項目負責人予以表彰或適當獎勵。并優先安排后續項目。

第二十七條市檔案局將擇優向國家檔案局、省檔案局和有關部門推薦科研項目。

第2篇：檔案管理相關制度范文

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

一 檔案管理當前存在的問題

（一）檔案管理水平較為薄弱

由于沒有建立比較完善的檔案管理制度，以及相關部門對檔案管理缺乏重視，直接導致了檔案管理的工作水平在整體上達不到應有的水平。而這種較低的管理水平主要是由于大部分負責檔案管理的員工未受到與檔案管理相關的專業培訓，因而對檔案管理方面許多地方的知識和技術不夠熟悉，而事實上檔案管理人員一般只是把檔案歸檔而沒有進行及時的整理，這就體現了對檔案管理的意識比較淡漠，且各方面投入較少，對檔案整理的認識也比較片面，從而影響了檔案管理的工作水平。

（二）檔案管理條件較為簡陋

目前已有的檔案室大部分都比較簡陋，還有個別單位因為基礎條件較差所以還沒有建立起檔案室，而某些單位雖然檔案較多但是存檔室卻十分陰濕狹窄，且缺乏部分檔案管理的設備。這種情況可能會導致檔案材料出現蟲蛀或霉變情況從而導致檔案受損，對檔案的整潔和外觀產生不良影響。

(三)相關的規章制度不夠完善

由于對檔案管理這項工作缺乏足夠的重視，因而也沒有建立足夠完善的管理制度。現有的關于檔案管理的規章制度對許多細節都沒有明確的要求，只是籠統地表明理想的歸檔效果。在實際歸檔時，大部分工作人員都只是做到對紙質文件歸檔而已。在電子檔案管理方面，由于沒有完善的相關制度的規范，導致電子歸檔工作常常出現紊亂。一般只是將手工記錄改為計算機打印。此外，在沒有建立比較完善的檔案管理制度和檔案管理人員職責規定的情況下，由于電子檔案更容易進行無痕跡地修改，因此很難避免檔案受到損壞甚至人為破壞現象的出現。

(四)缺乏專業的檔案管理人才

檔案管理是一項很重要的工作，單反重要的工作都應分配相應的專業人員以便更好地展開工作。而檔案管理本身并不是一項熱門專業因而專門學習相關知識的人很少，通常情況下，檔案管理的負責人員基本是從文秘方面分配過來的，這樣還需要對檔案管理的重點技能和專業知識進行慢慢培養，耗時費力不說，有時還會耽誤工作的進行。除此之外，新興的電子檔案管理往往會與系統和軟件的安全維護和更新提高等較為專業的領域有關，因而需要具有對電子檔案的系統安全進行維護能力的專業技術人員。然而目前的實際情況一般只是對文秘或會計等專業的人員進行培訓便讓其進行操作，因而導致檔案管理人員不懂電子方面的管理與維護以至于有可能對相關部門造成損失。

（五）檔案管理工作的重視性不夠

從檔案管理工作出現到現在，包括領導干部在內的大部分職員對檔案管理的工作都不夠重視，或者是在其認識上存在著誤區。及時到現在，還有許多人以為檔案管理工作只是負責抄寫信心，管理相關資料等近似于保管性質的工作，這種工作并不能給單位帶來實際的經濟效益因而不被重視。在實際工作的進行中也往往帶著只是保管好、勿丟勿漏以及應付檔案檢查的心態。這種對檔案工作所懷有的應付心態其源頭在于對檔案管理的工作缺少重視和了解，其直接導致的后果是許多現代的檔案管理工作并不能適應相關部門甚至社會發展的要求。

（六）檔案保密問題

此外，在檔案管理中還會出現保密方面的問題，這類問題主要包括檔案管理的保密意識不夠、檔案資料丟失導致保密資料泄漏、電子檔案的流通性導致造成保密工作的難度加大以及檔案管理人員違法泄露造成的保密問題等方面。這些都會對檔案管理的保密工作產生很大的影響。

二 改進檔案管理工作的對策

（一）提高工作質量，改善檔案管理

提高工作質量可以通過采取信息化的方式來進行。信息化是當今社會發展的趨勢，這種趨勢對檔案管理提出了新的要求，即當前形勢下的檔案管理工作人員一檔運用新的管理方法和手段來提升其檔案管理的水平，以實現信息化管理的新趨勢。因此，檔案管理要對檔案功能進行重新定位，在保證記錄內容的全面性和客觀性的基礎上，關注檔案中所保留下來的的重要內容。做到不斷豐富和擴大檔案管理的內涵性，重視適應用人單位對檔案信息管理的需求，以發揮出檔案管理的作用，從而更好地為單位服務。

（二）提高檔案工作的重視度，提升工作服務水平

為了改善檔案管理工作存在的問題，有關單位的領導應提高對電子檔案管理的重要性和認識，從而督促相關制度的建立。如今仍有許多單位對檔案資料的管理僅局限于手工操作的管理階段，對此應重視提高電子檔案管理人員的素質，把電子檔案管理的資料存儲方法進行落實。然而要做好檔案管理工作，必須要強化檔案管理的服務意識以提升檔案管理的工作水平。對此，檔案管理工作人員要增強服務意識，明確檔案管理的服務功能，端正服務的思想和態度，樹立工作就是服務和主動服務的新觀念，積極地而富有創造性地展開工作。這樣才能提高檔案管理的工作質量，為進一步促進單位的工作做出積極有效的貢獻。

(三)建立檔案借用手續制度和檔案備份制度

提高檔案管理的質量還應建立起嚴格的檔案借用手續制度和檔案備份制度。檔案借用手續制度是指查閱檔案要經過相關部門負責人的批準，并依照檔案管理的有關規定進行借閱手續的辦理。若是外單位想要查閱其他部門的檔案資料和信息，應當開具單位介紹信并獲得有關部門的領導或者負責人的批準。檔案備份制度是指數據檔案應該進行定期備份并建立登記簿以備檢查之用。登記簿要能夠提供檔案數據備份的時間和大小以及保管信息等備份細節。此外，基于數據存儲器本身的媒介特性，檔案管理人員應該對那些存儲的數據檔案進行定期檢查

和備份，以杜絕檔案數據信息產生損壞的情況發生。

（四）提高檔案管理人員的素質，完善人員配置結構

提高檔案管理人員的素質是提高檔案管理工作水平的必要措施。其主要內容是在挑選出具有良好的作風和政治覺悟性以及高度的責任心的職員基礎上，對其給予重視并提供培訓和教育，通過改善其生活和工作水平來調動這些人的工作熱情。通過這種途徑來提高檔案管理的工作水平和質量。在對檔案管理人員進行教育和培訓時，要從其本身所具有的素質水平出發，鼓勵其進行自學并提供相關的業務培訓，通過這種方式使其掌握身為檔案管理工作者應具備的知識和技能，并清楚自己工作的細節方面的要求，以及進行檔案管理的方法和原則，從而提高檔案的管理水平，使這種工作向著更加實用、更加系統高效和更加科學方向發展。此外，要想加強對電子檔案的管理，就必須增加相關的專業人才，才能為有效的信息統計和管理打好良好基礎。于此同時，由于電子檔案對系統和軟件的安全維護的要求較高，因而也需要有關部門提供相應的專業人才以保障日常工作的正常運轉。

（五）建立健全檔案管理制度，尤其是歸檔和保管制度

想要解決現有的檔案管理工作存在的問題，必須要建立并完善相關的檔案管理制度，尤其是歸檔制度和保管制度。首先，建立檔案管理制度應該遵循幾個基本原則的要求，即檔案管理制度應該要更加科學合理化、要簡明實用化、要更加嚴肅并具有開放性和雙向性。除此之外，還要注意完善電子檔案管理方面的歸檔和保管制度。建立電子檔案的歸檔制度主要是指電子檔案的相關資料以及所使用的軟件和系統程序，都應以電子檔案的形式進行歸檔并加以保管。電子信息的數據在未進行輸出或未打印之前要對進行副本制作并妥善保存，對于賬單憑證、存款日記和其他現金帳要進行輸出打印，并依據稅務和審查等相關管理部門的要求制定出賬簿或者報表。建立檔案的保管制度要根據國家檔案局的標準來著手進行。其主要內容是要使用高檔的存儲設備作為資料備份的媒體來存儲電子檔案數據，并且要將儲存盤與備份分開存放。此外還要做好防光、防塵、防壓和防腐等方面的工作，還要依照一定的順序對作為信息數據儲存器的電子檔案進行分類并編號，編號要注明文件建檔時間以及內容，并以此做出卡片以便更好地進行檔案文件的管理工作。

（六）加強檔案保密工作

檔案管理過程中出現相關的檔案保密問題會對檔案管理工作造成一定的影響。在檔案開放利用過程中，應注意從健全檔案管理的相關規章制度以及對于檔案管理進行嚴格的監督、加強對于檔案管理工作人員的素質提升等方面，減少檔案開放利用對于檔案保密工作造成的影響。一般情況下，檔案管理制度中包括檔案閱覽以及外接、復制等管理制度。對于檔案管理的監督除了建立相應的制度外，還可以使用攝像頭或者監視器等設備進行監督管理。

第3篇：檔案管理相關制度范文

1 電子檔案管理的現狀

與多年以前相比，檔案由紙質變成了電子檔案，在電子檔案的管理過程中，提高了檔案在使用過程中的準確率，也在一定程度上減少了查檔的工作強度和工作任務量。這樣改變了了相關部門的人員的工作，也為社會人員使用檔案提供了更好的便利。電子檔案利用網絡等高科技飛向了更高的高速。電子檔案在管理技術上得到了加強，在數據統計方面進行了更好的優化，在檔案查找上變得更加迅速，這對管理人員的工作提供了更得大保障，對工作人員的工作量減輕了很多。但實際在檔案管理中出現的問題卻十分嚴重。

和以往使用紙質檔案時相比較，技術的應用反而造成了工作人員問題的增加。和以往的檔案管理人員相比，新的檔案管理人員擁有更加得天獨厚的管理條件，和更加輕松的管理環境，問題出現原因值得深思以及對管理進行更好的加強。電子檔案管理人員的確在工作過程中的得到了更好的便利，但在工作思維和態度上卻產生了極大的惰性。態度的不端正造成了對管理工作的不認真，檔案管理在出現問題的時候，沒有對相關人員進行更加嚴格的追究更加造成了相關管理人員的懈怠，因此很多檔案管理的工作人員現在抱著任性隨意的工作態度進行檔案管理。觀念的陳腐導致了工作進行的不順利，相關單位投入的大量的資金和科研人員才在檔案的系統上進行了創建和優化，為了保持這一成果不會再未來工作中被浪費，所以需要在檔案管理中需要加強管理力度，解決在工作中出現的疑難雜癥。

2 電子檔案管理中的問題

2.1 檔案管理部門對檔案管理不重視

想要電子檔案管理工作更加順利有效的進行，就需要檔案管理部門進行重視，只有這樣才能讓檔案管理工作順利的開展，在未來的工作中更加順利有效的進行。但現在很多檔案管理部門工作人員的工作態度不容樂觀，因此由于疏忽導致的問題時有發生。應對社會的發展，創作出與社會實情相匹配的檔案管理模式才能與社會相互促進共同發展。檔案管理與實際生活過程中的聯系過于抽象，模糊。因此相關部門在實際的工作過程中，重視程度不夠，在工作進行過程中由于工作人員的疏忽出現許多不該發生的低級問題。很多時候檔案管理人員工作懶惰，不按照規章制度和工作流程進行工作，理應完成的進度沒有完成，檔案管理的數據收集不全面，檔案管理的優劣也不了解，沒有及時反饋。因此本該更好發展的電子檔案事業在現有的水平上停滯不前。想要讓電子檔案在現有的水平上得到突破，必須進行相關部門的管理態度進行強力整改。

2.2 電子檔案管理相關的規章制度不健全

電子檔案管理人員是按照合理的規章制度進行管理工作的，因此需要建立更加完善的規章制度。建立規章制度就需要在電子檔案管理工作中進行實踐操作，將順利進行的實踐方案納入整個檔案管理工作中去，這需要在檔案管理過程中進行付出更多的精力。在有限的精力下只能完成有限的工作。因此對管理制度的完善加強就會影響整個檔案管理的工作進行進度。和提高電子檔案管理的顯著成效相比，完善檔案管理規章制度的工作就不會有太多人選擇去做。在整個電子檔案管理規章制度建立過程中，一開始就建立了簡單的規章制度。雖然可以保證電子檔案管理工作可以順利的進行，但依然存在很多細節方面的不完善，在工作中出現各種大小管理問題。檔案管理相關工作人員過于追求眼前的工作成效，而忽視了檔案管理過程中相關管理制度起到的顯著成效。電子檔案管理的規章制度工作也被一再延期，沒有進行實際完善。對整個檔案管理進程造成影響。因此想要檔案管理工作更加順利的進行，應提早完善電子檔案管理的相關規章制度。

2.3 電子檔案管理的利用率較低

電子檔案的最終目的是要實際應用在人民群眾中的生活和社會的實際應用中去。因此對電子檔案的利用率有著相對嚴格的要求，電子檔案的目前利用率不是太高，這在整個電子檔案的發展過程中造成了相對嚴重的影響。利用率不高也造成了資源的浪費。為了更好的實現電子檔案的使用價值，在檔案信息的收集和錄入過程中需要準確的錄入。精準全面的信息才能使電子檔案更好使用，在整個電子檔案的使用過程中才能提高電子檔案使用的效率，提高電子檔案的實際利用率。

2.4 電子檔案更新的及時性和安全性

目前在電子檔案的管理過程中，更新的及時性和安全性難以保證?？萍嫉陌l展帶了了技術水平的提高，但也降低了管理的安全性，信息的泄露情況時有發生。病毒進入管理系統時，造成大量的數據丟失和信息的泄露。一些檔案信息具有?欄竦謀C芐裕?人員信息的泄露造成檔案管理相關部門公信力嚴重降低。為了確保檔案使用的全面性和準確性，檔案在管理的過程中也需要進行不斷的更新和完善。但很多檔案由于工作人員的疏忽和安全意識的不足，造成嚴重的安全隱患?，F在市場上竟然出現檔案信息售賣事件。在嚴重影響社會治安的同時也對檔案的安全管理造成了不小的隱患。電子檔案的更新不及時也對檔案的使用造成嚴重的影響，在查閱使用檔案時，經常發現在一些檔案的信息還停留在多年前的基礎之上。在進行信息彌補查找過程中付出了額外多余的精力，檔案的不及時更新也會造成信息的丟失，嚴重影響日后的使用，在對檔案進行具體情況分析時，也影響了結果的準確性。

3 對電子檔案管理采取的有效策略

3.1 完善檔案管理的規章制度

為了電子檔案事業更好的發展，管理工作更加合理有效的進行。首先要進行檔案管理相關規章制度的完善工作，按照良好的規章制度進行更好的流程規劃。首先需要對電子檔案的工作模式進行更好的規劃，在人員的管理上也采用更加先進的管理思想，加強監管力度，提高管理人員綜合素質，為了讓管理人員以更加認真的投入到管理工作中去，就需要建立獎罰分明的考核制度。對檔案管理人員在實際檔案管理工作中出現的失誤，追究責任予以處罰，對檔案管理工作效率高的人員進行獎勵，工作能力的提升得到認可才能提高檔案管理人員在檔案管理上的積極性。改變以往檔案管理部門集體吃大鍋飯的現象，能力強的員工需要承擔更繁重的工作任務，能力弱的員工也不受工作環境影響，這樣就造成了強者不強，弱者不弱的現象。對整個電子檔案管理是十分不利的。物競天擇的工作環境才能激發出管理人員的斗志，讓管理工作更加實際有效的進行下去。

3.2 加強對檔案管理的重視程度

加強對檔案管理的重?，才能加大對檔案管理的力度，讓檔案管理在實際過程中發生的問題得到更好的解決，將可能出現的問題防患于未然。檔案管理對整個社會的發展起到了十分重要的作用，但檔案管理在社會中的實際地位卻變得越來越低，逐步接近邊緣?，F在電子檔案雖然也采用了科學技術手段，但依然存在較大的發展空間，在使用需求上依然有很大的不足。為了避免在未來電子檔案使用中出現更大的失誤，需要提早重視電子檔案的發展。社會需要重視，相關部門需要重視，檔案管理人員依然需要重視。這樣才能對檔案管理工作的提高，工作環節得優化，管理資源的投入上有所提高。

3.3 加強對電子檔案管理人才培養

提高管理人員的綜合素質，可以加強對檔案的管理。因此檔案管理相關部門需要在人才上進行更好的培養。想要管理好檔案需要檔案管理人員具有豐富的管理經驗，掌握全面的管理理論，熟悉先進的電子檔案管理系統的應用。在檔案管理的過程中，需要管理人員進行更加細致的工作流程。在電子檔案管理中，需要檔案管理人員在管理思想上及時進行創新和改變來迎合未來電子檔案管理過程中出現的問題。不能沉迷與過去的工作模式中，不能墨守成規，采用保守的工作模式。在電子檔案管理的過程中，電子檔案在整個時代的潮流下如逆水行舟，不進則退。這就需要更加優秀的檔案管理人員劃動這艘發展的小船。首先在檔案管理人員的招聘上進行高標準嚴要求的考核。在觀察應聘人員的觀察上考核其能力和人品，檔案管理部門在人員檔案上有近水樓臺的優勢，可以在海量的人員檔案中篩選出適合檔案管理部門的管理人才。另外在檔案管理部門人員培養上加大力度，派遣部門優秀的工作人員前往先進的城市和國家進行學習檔案管理技術，將先進的檔案管理技術帶到目前的檔案管理工作中，在應有的檔案水平上進行更加有效的提高。對檔案管理人員進行思想道德教育，提高檔案管理人員的思想品質，這樣才能更認真的投入到電子檔案管理的工作中去，在進行檔案管理的過程中，減少問題的出現，更加認真的對待工作的每一個環節。

3.4 提高檔案管理軟件的功能

為了讓檔案管理工作更加順利的進行，加強電子檔案管理系統的提高有著更好的管理效果。想要在電子檔案管理的過程中得到更好的發展，就要在電子檔案的管理系統上進行更好的優化。這樣在檔案管理的實際過程中，更高的科技將檔案管理提升到更高的高度。加大電子檔案系統研發，才能在檔案管理上提供更高的技術支持，加大檔案管理力度，電子檔案系統的開發研究需要投入大筆的資金，但在整個檔案的管理過程中和對貢獻社會的實際效果是十分巨大的，無論是在后期工作的人力物力節省，還是實際效益創收都是可以進行成本回收的。

第4篇：檔案管理相關制度范文

關鍵詞：行政事業單位；會計檔案；問題；對策

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

原標題：淺談行政事業單位會計檔案管理存在的問題及對策

收錄日期：2013年11月6日

會計檔案是記錄和反映經濟業務主體經濟活動的重要史料和證據，是國家檔案的重要組成部分，其收納范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料。在實行會計電算化的情況下，除了打印輸出的證、賬、表以外，整個系統開發形成的全套文檔資料、存儲有會計數據的有關介質等都屬于會計檔案的范疇，也應妥善保管。

行政事業單位會計檔案作為記錄單位經濟業務的重要史料證據，在加強財政財務管理、開展資金績效評估、實施責任審計、提供宏觀決策信息等方面具有不可替代的作用。在具體工作中，盡管《中華人民共和國會計法》、《會計基礎工作規范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理作了明確具體的規定，但由于客觀條件的變化和主觀因素的影響，各行政事業單位的會計檔案管理還是存在許多問題，一定程度上成為了財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了財務管理的質量和水平。加強和規范行政事業單位會計檔案管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案的重要作用，成為當前迫切需要解決的問題之一。本文擬從存在的主要問題、原因分析和對策建議三個方面探討完善行政事業單位的會計檔案管理制度。

一、存在的主要問題

（一）相關人員對會計檔案管理的重要性認識不夠。從會計檔案的責任者、管理者、使用者分析，都存在對其重要性認識不足的問題。從責任者的角度看，一方面很多財會人員明知會計檔案管理是財務管理的重要環節，但秉持“鐵路警察，各管一段”的錯誤理念，認為僅是會計檔案管理人員的事，卻不知會計檔案的管理與其形成過程是緊密相關的；另一方面，會計檔案管理人員又認為每一份會計檔案在其各個責任環節分別有經辦人、審核人、歸檔人等責任主體，會計檔案的管理就是保管和銷毀。從管理者的角度看，單位領導甚至財務負責人對資金管理和會計核算一般都很重視，但對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作往往忽視。從使用者的角度看，在需要的時候會很重視會計檔案管理，但對會計檔案使用的相關手續辦理卻不很理解，甚至覺得繁瑣，對檔案管理人員不尊重。

（二）會計檔案管理制度不完善或執行不嚴格。絕大多數行政事業單位沒有根據國家規定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴格執行。兩者共同的結果，往往是單位會計檔案管理職責不清、程序不嚴、要求不明、手續不全，久而久之，單位會計檔案管理就會錯漏叢生，問題不斷。

（三）會計檔案管理投入不足。一是硬件投入不足，表現在檔案存放場所過于簡陋、防盜防潮防火防蟲防光防溫防塵等設施不齊全、檔案陳列架、盒等存放設施不符合要求等，同時很多單位沒有電子檔案和圖片檔案管理設施；二是軟件方面，沒有配備必要的管理軟件、也沒有制定和嚴格執行相應的制度措施；三是部分單位沒有配備專（兼）職會計檔案保管人員，已配備的單位，往往也存在業務素質不高的問題。

（四）會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作不規范。在立卷和歸檔上，有些單位沒有建立預設案卷制度，導致分類、立卷和歸檔混亂。在保管上，沒有建立會計檔案定期歸檔、入庫驗收等制度，導致部分會計檔案得不到及時歸檔整理，同時一些裝訂不規范、簽章不齊全的會計檔案“蒙混過關”進入了保管庫房。在查閱和銷毀上，主要是手續不齊全、交接不清楚、程序不規范，造成查閱困難、銷毀不及時、積案過多、毀損嚴重等。

二、主要原因分析

（一）單位沒有建立會計檔案人員長效培訓機制。會計檔案的整理歸檔一般都由會計人員完成，會計檔案案卷質量的高低則取決于會計人員對會計檔案規范化整理的熟練程度。但是，幾乎所有單位都沒有組織相關人員進行會計檔案管理知識培訓，財政部門和檔案管理機構也很少進行相關業務指導，絕大多數的會計檔案歸檔和技術處理主要靠本單位老會計人員的言傳身教。這樣的后果：一是造成相關會計檔案管理人員和責任對象沒有規范的檔案法制意識；二是沒有規范的檔案管理技術可供借鑒和參考，容易和檔案事業發展的技術脫節；三是對會計檔案管理的重要性缺乏認識，在工作中容易忽視管理細節，責任心不強。

（二）檔案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事業單位類別較多，情況龐雜，很多行政事業單位對業務工作檔案很重視，管理制度很規范、措施也得力，但對會計檔案管理，往往認為僅是財務人員的事，沒有必要制定單獨的管理制度。特別是規模小、人員少的單位，由于財務工作業務量不大，單位會計有可能是外聘人員承擔，由于外聘人員流動性大，加之單位領導不熟悉財政財務管理工作，“費力不討好”的會計檔案管理很容易成為邊緣工作而無人過問，更別提制定和完善相應的會計檔案管理制度了。

（三）經費不足，工作條件有限。一方面會計檔案管理作為單位內部管理的一部分，檔案主管部門和財政部門都沒有經費投入的明確規定，其管理人員、管理場所、設施設備等經費投入，一般是由單位領導臨時安排，沒有例行的經費預算提供保障；另一方面很多單位領導和財會人員對會計檔案管理的重要性、專業性認識不足，難以保證會計檔案存放在時間、空間、設施、環境等方面得到足夠的重視，認為會計檔案只要不丟失就可以了，舍不得投入。

（四）會計檔案管理監管力度不夠。在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務管理工作的全過程，作為單位財政財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。

三、對策建議

（一）加強會計人員檔案知識培訓，提高會計檔案管理意識和水平。首先，財政部門和各行政事業單位應高度重視會計檔案管理業務培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓納入會計人員崗前培訓和繼續教育培訓的重要內容，努力使會計人員熟練掌握會計檔案整理的基本知識、基礎業務與操作技能，從源頭上做好會計檔案管理的基礎工作；其次，檔案主管機關要從規范管理的角度，對行政事業單位開展會計檔案管理的業務指導，進一步提高會計檔案管理的水平；最后，單位財務機構內部財務人員之間要做好“傳、幫、帶”工作，將好的意識、好的技術、好的經驗認真傳承。

（二）全面梳理檔案管理流程，完善檔案管理制度。要根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計基礎工作規范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等法規的規定，認真全面地梳理本單位會計檔案管理流程，結合自身實際，從“定崗位、定職責、定目標、定措施”等方面著手，制定契合本單位要求的檔案管理制度，落實檔案管理人員的崗位責任制。

（三）加大經費投入，理順會計檔案管理體制。一方面要在硬件上加大投入，確保會計檔案管理場所和相關設施符合要求；另一方面要理順會計檔案管理體制，嚴格按照有關規定，明確會計檔案保管的責任機構，由財務部門將相關經費列入本單位年度預算，保障檔案管理經費有穩定可靠的來源。此外，規模再小的單位，也要高度重視會計檔案管理問題，配備必要的場所，在人員更替時注重會計檔案的完整交接和保管，配備必要的保管設施并嚴格執行相關制度。

（四）規范會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作

1、規范會計檔案立卷、歸檔。要結合本單位會計業務的內容、會計檔案的數量等實際，制定科學合理的立卷、歸檔方案，準備好預設案卷；二是及時規范整理會計檔案。日常產生的會計憑證要及時整理裝訂，規范封粘、簽章。在檢查確認憑證封面所列事項記載完整后進行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入檔案盒中，并逐項填寫檔案盒上的內容；三是年度終了，若在手工記賬環境下，必須將活頁賬簿中的空白頁取出，并按賬頁編號順序填寫目錄，認真填寫賬簿啟用表，活頁賬簿、目錄及賬簿啟用表一并裝訂完成后封粘，裝訂人員在封粘處簽章；若在電算化會計情況下，年終要將打印輸出的各類會計賬頁分類整理，按科目及時間順序用號碼機打印序號后編制目錄，按科目填寫賬簿啟用表，分類分科目裝訂后封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會計報表分月逐頁編制序號，并按序號編制目錄，最后按時間先后順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會計資料的裝訂同會計報表的裝訂。

2、規范會計檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后（便于財會部門查閱近期資料）按照相關規定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財會部門要明確專（兼）職人員負責妥善保管會計檔案，會計人員交接時，要認真辦理交接手續。

3、建立嚴格執行會計檔案的查閱、銷毀制度。一要嚴格會計檔案查閱利用手續，做到借出、送還、移交、銷毀各個環節都有規范的記錄，做到責任明確、內容完整、時間清楚；二要嚴格執行會計檔案查閱審批制度，未經有權限人員批準，任何人不得查閱會計檔案；三要嚴格執行會計檔案銷毀規定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規進行檔案銷毀。要嚴格按照會計檔案管理相關法規，對已到保管期限需要銷毀的會計檔案編制銷毀清冊，列明名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并由單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，按規定不得銷毀，應當單獨抽出立卷并在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明，保管到未了事項完結時為止。銷毀會計檔案時，應嚴格執行由相關部門監銷制度。

（五）加大會計檔案管理的監管力度。財政、審計、稅務等部門在進行各項業務檢查時，應將會計檔案的規范化管理作為檢查的重要內容，促使單位規范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發揮會計檔案的重要利用價值。單位內部應將會計檔案監管作為內部控制的重要內容，融入單位財政財務管理的相關制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。

以上是筆者對會計檔案管理的一些粗淺認識，若有不當之處，敬請大家提出寶貴意見，共同探索，使會計檔案管理走上規范化的軌道。

主要參考文獻：

第5篇：檔案管理相關制度范文

1.1完善的檔案資料收集制度是前提

醫院檔案資料的收集制度是建立制度化和專業化醫院檔案的前提，檔案只有在全面的、及時的、準確的收集好之后，才能進行更好的管理，一切的檔案管理制度和檔案管理工作都是建立在檔案收集的基礎之上的。首先要確定檔案資料收集的范圍，確定哪些是應該收集的檔案資料，哪些是無用的信息。要將規劃設計、調研、審批、施工等各個環節產生的圖表、文字、音像形式的資料、圖紙、收據等文件收集起來，根據各個項目的規模將資料做好分類，列出清單，做到全面準確，減少遺漏的現象。只有建立完善的檔案資料收集制度，做好檔案資料收集的基礎工作，才能確保檔案資料的完整、準確，為醫院的檔案管理工作打下堅實的基礎。

1.2建立好檔案資料整理立卷裝訂的制度

在收集好檔案資料后，下一個環節就是對檔案資料進行整理，將整理好的檔案資料整理成卷，再進行裝訂，這個環節就需要完善的檔案資料整理立卷裝訂的制度對這些環節進行詳細的規定，使得檔案資料整理的各個環節都按照規定有序地進行。但是目前許多醫院都沒有相應的檔案資料整理立卷裝訂的制度，檔案的整理和裝訂只是隨意進行，致使許多檔案資料長期的堆放在辦公室，無人整理。有的雖然經過整理，但是由于缺乏相關的系統的制度規定，整理的不夠規范，不方便檔案的查詢。因此，全面的檔案資料整理立卷裝訂的制度是十分必要的，有了制度的規范，檔案的整理工作就會有序的進行，而且方便檔案的查閱。

1.3檔案驗收移交是保證檔案完整的重要環節

檔案經過整理立卷裝訂后，要經過驗收的程序，這一環節也需要相關的制度規定，判斷整理過后的檔案是否符合要求，對于符合要求的檔案才能移交。醫院要制定相應的標準，檔案管理人員要按照規定的標準驗收檔案，符合標準的檔案可以通過驗收，對于不符合標準的檔案要退回給相關人員重新整理。對于驗收通過的檔案要及時移交，如果驗收過的檔案還是堆放在原來的位置，不移交給相關的人員存放起來，檔案就得不到很好的保管，很難保證檔案的完整和齊全。因此醫院要制定相應的制度規范檔案的驗收和移交，所需要的手續必須齊全，不能遺漏，做好各個環節的簽收手續。只有建立完善的驗收移交制度，才能做好檔案的驗收移交工作，確保檔案能夠及時的按照規定的要求，完整的移交給相關單位保存起來。

二、有利于明確檔案管理的責任

制度化和專業化的醫院檔案管理，有利于檔案管理人員分工合作，明確自身的責任。制度化和專業化的醫院檔案管理，能夠明確各個單位、各個科室、每個檔案管理人員的職責，每個單位、部門都有自己的責任，每個單位和部門在清楚了自己的職責后才會更加清晰明了的完成自身的任務。傳統的醫院檔案管理工作十分混亂，各個單位和部門的職責劃分不清，經常會出現工作內容重復，或者某些檔案管理工作無人負責的情況，一旦出現問題便會互相推諉，檔案工作執行起來十分混亂。而醫院檔案管理進行制度化和專業化管理，就使得各個部門和單位的職責明確，積極配合，更好的完成醫院檔案的管理工作。責任到人、責任到崗的檔案管理制度，明確了每個人的工作范圍和工作內容，使得檔案工作變得清晰明了，能夠有序的進行，可以提高檔案管理工作的質量和工作的效率。

三、有利于促進檔案保管人員素質的提高

多數醫院對檔案管理工作的重視程度較低，檔案保管人員的素質也不高，職業素質較差，缺乏相關的專業知識，處理不好醫院檔案的管理工作，致使醫院的檔案信息經常丟失、遺漏甚至外流，造成嚴重的影響。檔案管理者較低的業務水平會嚴重影響醫院的檔案管理工作，有時會產生嚴重的后果，損害醫院的形象，因此醫院檔案管理制度化和專業化建設是十分必要的，用制度規范檔案管理人員的工作，促使他們提高對檔案管理工作的重視程度，提高工作的效率和準確性，提高檔案管理人員的專業素質。

因此醫院要制定明確的制度規范檔案管理人員的行為，還應為檔案保管人員提供培訓的機會，使他們提高工作的專業化水平，提高專業素質，嚴格管理并且完善醫院的檔案管理工作。加強對檔案管理人員的教育、培訓和考核，提高檔案保管人員的工作能力和管理水平，不斷優化檔案保管人員結構。檔案保管人員自身也要規范自身的行為，嚴于律己，認真負責，做好檔案的管理工作。

第6篇：檔案管理相關制度范文

關鍵詞：醫院；科研檔案；管理；對策

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）007-0000-01

檔案是記錄歷史的重要資源，而醫院的科研檔案，則是對醫學方面相關研究理論等的過程及其細節的原始記錄，通過這些整理好的科研檔案管理資料，相關科研人員就能夠更好的專心于科研工作，為自身和醫院帶來更好的發展。它承載了一定的歷史使命，甚至對整個醫學科研領域的發展具有不可替代的作用。因此，我們必須重視醫院科研檔案的管理工作，保存其歷史價值的同時，充分發揮其在當下醫學工作中的作用。

一、醫院科研檔案管理中存在的問題

1.對醫院科研檔案管理工作認識不到位

醫院在自身的規劃發展過程中，相較于科研檔案的管理工作，更重視病人檔案的管理，顯然，科研檔案管理在整個醫院的發展運行過程中并未得到應有的重視。造成科研檔案管理工作意識疏忽的原因，一方面可能是由于醫院本身作為盈利機構部門的身份，注重追求市場方面的經濟效益，[1]另一方面，則可能是醫院人力資源分配不夠合理所導致，醫院的科研工作人員大多重視個人科研項目的進展，而對科研檔案管理本身卻并不關心。

2.責任分工不明確

管理制度存在漏洞的情況下，醫院科研檔案管理工作的相關責任的邊界就會變得模糊，一些急功近利者便趁此機會“事不關己高高掛起”，只關心科研經費是否到位，或者自己的科研項目的進展情況，亦或是對自己的科研成果有所保留，而對科研檔案管理工作卻表現出推卸責任，漠不關心的態度。對于醫院科研檔案管理工作，醫院沒有設立相關的管理制度，明確職責，所以才導致“踢皮球”現象頻出，科研人員不配合檔案管理工作，檔案管理者也對此不聞不問。

3.科研檔案管理機制落后

科研檔案管理機制的落后主要體現在制度不健全、人手分配不能保質保量、管理手段落后等幾個方面。[2]

首先，治病救人是醫院的首要任務，這是大眾所公認的醫院的職責所在，也正因此，醫院的管理制度都是圍繞著醫療救護來展開，從而忽視了對其他方面工作制度的完善，這樣，醫院的科研檔案管理工作就會在整個醫院管理工作系統中顯得邊緣化，制度上也就相應的沒有得到保障。

其次，也正是由于醫院對科研檔案管理工作制度上的疏忽，其重視程度沒有得到提高，醫院在人事方面的設置安排上也就顯得較為隨意，目前甚至在很多醫院中，醫院科研檔案管理工作都交由文化素質不高的人員來執行，檔案管理專業水準較低，同時，檔案管理工作人員不足的情況也較為常見。

最后，醫院的檔案管理工作手段落后也是一大詬病?？萍及l展到今天，電子產品無處不在，醫院的科研檔案管理如果仍停留在紙質材料的整理上，那就未免顯得太落后于時代的發展了，然而目前，這種現象卻較為普遍，一些醫院沒有建立起相應的電子檔案管理流程，管理手段亟待調整。

二、醫院科研檔案管理工作的優化對策

1.提高醫院和工作人員的檔案管理意識

作為醫院，在踐行救死扶傷的社會責任的同時，也在為自身創造著巨大的經濟效益，但是，醫院作為一個大型的醫學專業機構，不僅要吸收前人的醫學研究成果，還應當承擔起整個醫學行業的科研重擔，為醫學行業未來的發展添磚加瓦。因此，醫院一定要提高對醫學檔案管理工作的認識。另一方面，醫院科研檔案管理工作人員要注重自身綜合素質的提高，在知識經濟時代努力培養自己的專業檔案管理能力，同時，科研檔案管理工作人員也要相應的提高服務意識和責任心。出于科研檔案管理工作自身的一些特性，檔案管理工作人員的醫學科研方面的知識要有一定水平，另外，檔案管理過程中，其完整性、系統性和準確性都需要檔案管理工作人員的耐心細致，[3]所以，檔案管理工作人員必須要以高度負責認真細致的態度對待工作。

2.優化科研檔案管理制度

一個較為完善的管理制度將會有效提高工作效率，它能夠對檔案管理工作的不合理之處進行約束的同時，充分發揮科研檔案管理的價值。在科研檔案管理制度的制定過程中，要注重明確責任、完善保密制度、實現檔案管理流程的規范化。此外，在科研檔案管理的實際操作過程中，可以參考圖書館圖書資料管理相關制度，嚴格固定檔案管理的范圍，明確各項檔案的類別并對其進行細分歸類處理，對于不符合規定的檔案應退回相關機構，重新收集相關資料，補齊資料不足的檔案，[4]在每個具體環節上落實科研檔案管理制度，促使其逐步走向規范化。

3.逐步推進科研檔案信息化管理

以往的科研檔案管理由于技術上的發展有限，因而絕大部分為紙質材料的收集整理，而紙質材料由于其易被腐蝕、不易保存、占空間等缺點，會給科研檔案管理工作帶來諸多不便。因此，實現檔案的信息化管理是優化科研檔案管理工作的一個重要途徑。信息化管理相對于傳統的科研檔案管理而言，具有諸多優勢，如減少人力財力的消耗，信息保存較為便捷，整個檔案管理工作流程信息化后，與其他部門的工作交接也相應的更為容易。所以，在科研檔案管理工作中，醫院應當充分利用網絡資源，迅速建立起科研檔案信息化管理流程。

三、結束語

醫院的科研檔案管理工作對于醫院乃至醫療行業的發展有著至關重要的作用，它不僅能夠規范醫院的科研檔案管理流程，為科研人員的工作掃除障礙，推動醫療行業科研工作進展。本文提出的醫院科研管理工作中存在的問題主要在于檔案管理意識、管理制度以及責任分工等方面，針對這幾個方面，對科研檔案管理工作優化方案表達了一些個人見解，希望能夠與同行相互學習。

參考文獻：

[1]楊偉紅.如何加強醫院醫學科研檔案管理工作[J].中國醫藥導報，2010，07（18）：22-23.

[2]王志陽.淺談醫院科研檔案的管理[J].醫學理論與實踐，2011，24（19）：35-36.

第7篇：檔案管理相關制度范文

1.1缺少對人事檔案管理的重要性認識

人事檔案的管理工作跟其他工作不一樣，要經過長時間的積累，在短時間內也不容易取得有顯著的成績。長期以來，因人事檔案管理是屬于幕后工作類型，有些人員以及領導都對人事檔案的管理工作存在著一些錯誤的認識，認為人事檔案管理工作就是一些資料的抄寫以及保管工作，并不是單位的主要工作，因此，人事檔案的管理工作未被重視，大部分時間都對人事檔案的管理只停留在口頭上說說，使得人事檔案的管理處于表面形式，等到使用檔案資料時才發現人事檔案的管理的重要性，對機關事業單位的人力資源選擇有著較大的影響。

1.2檔案管理水平較低

隨著社會經濟的發展，人事管理制度也在進行的改革，人員也在不斷地進行著變動，有些人事檔案的管理人員并不是專業人員，缺乏實際工作經驗，對檔案管理的相關工作不是很熟悉，向信息的收集、檔案的歸類以及資料的整理等。也有一些人事檔案管理人員并不是專職人員，而是兼職的，對人事檔案的管理意識比較淡薄，缺乏相關的管理知識，在進行資料管理的時候，只將相關資料裝進袋子，并沒有按照嚴格的相關管理規范進行管理，很容易造成資料的丟失。還有相關管理人員的管理手段比較落后，大多數檔案管理工作都是利用手工來操作，不但費時也很費力，工作效率也比較低。

2、提高人事檔案管理的措施

2.1提高人事檔案管理的意識

要想做好人事檔案管理的工作，首先就是需要提高事業單位領導對人事檔案管理的重要性認識，要將人事檔案管理工作放入日常工作中來，建立相關的檔案管理小組，定期對人事檔案管理進行相應的檢查，如果發現問題可以進行及時的解決。還可以制定相關的人事檔案管理工作的考核制度，定期對管理人員進行考核，從而提高管理人員對人事檔案管理的重要性認識。

2.2完善人事檔案管理制度

人事檔案管理是一項比較瑣碎繁雜的工作，如果沒有相關的管理條例來制約，就會導致管理工作比較雜亂，沒有章法可循。所以應根據社會的發展，對人事檔案管理工作相關制度進行相應的調整和完善，并進行落實。從而提高人事檔案管理工作效率。特別是引進現代化的設備結合相關管理制度來輔助人事檔案的管理，根據相關管理制度對檔案資料進行嚴格的審查，防止虛假信息進入檔案中。利用現代化的設備對資料進行收集和錄入，從而提高人事檔案管理的工作效率，為事業單位的人事工作提供更好的服務。

3、結束語

第8篇：檔案管理相關制度范文

論文關鍵詞 檔案管理科學化制度化規范化

隨著時代的進步和人類辦公技術日新月異的發展，社會各項制度的改革日益加深，檔案制度作為當今信息化時代不可或缺的應用技術，其改革也日益加深。面對各界信息量越來越復雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為重要。檔案管理工作該如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加完善地服務于全局工作，更加高效的應對日趨紛繁復雜的檔案種類和數量，更加適應新時期檔案管理工作的要求，已經成為每一位檔案管理工作者面對的首要問題。

一、檔案管理工作改革的困難和重點

（一）大多數人對檔案管理工作的重視不夠

許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。他們認為搞好檔案工作并不能給單位創造經濟效益，更不會實現任何社會效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現了諸多檔案管理方面的問題。這需要我們認真審視，正確看待檔案管理工作，承認其重要性。檔案管理工作是整個單位工作的基礎和根基，正是這項工作有條不紊的進行，才為整個單位工作的順利進行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關個人資料，還記錄了單位和公司的相關工作數據和大量重要信息，所以加強對檔案工作的重視程度是十分有必要的。

（二）檔案交接制度不嚴謹

每年，巨大的檔案變動、更新、調取和維護工作確實是檔案工作的重點和難點。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環節就是檔案交接時?，F如今，大多數單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關部門應著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。檔案管理工作者更應該負起重要責任，告知調取和變動檔案的人員相關規定，敬告擅自調取或是刪改檔案的嚴重后果和所應負起的法律責任，做到完成本職工作的基礎上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。加強檔案交接工作的規范性，增強檔案交接制度的嚴謹性，改善檔案交接工作的實效性，在當今的檔案管理工作中變得越來越重要。

（三）許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務

很多人由于缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要檔案時，才發現檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時明確的告知檔案持有人有關檔案的相關事項，明確檔案持有人的責任和不重視檔案可能造成的不良后果，告知前來調取和填寫檔案的人員應該如何填寫，并告訴他們應認真誠實的填寫相關檔案，如果不認真對待就會造成嚴重的后果，想要彌補就會變得很麻煩。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關個人資料，還記錄了單位和公司的相關工作數據和大量重要信息，擅自調取或是刪改檔案的后果是十分嚴重的，所應負起的法律責任也是巨大的。

（四）當前的檔案管理工作不夠現代化和信息化

這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發現。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的檔案發霉或發潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預知的事件很容易導致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導致大量重要的檔案丟失，造成嚴重的后果。當前的檔案管理工作急需引進現代化和信息化較強的技術來應帶這種局勢，比如電子信息技術的應用。電子信息技術借助電子管理技術和相關程序應用，以電子計算機為硬件設備，以網絡技術為先導，能夠有效的提高檔案管理工作的實效性，加強檔案管理工作的技術應用性和各類工作的效率。電子信息技術能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術可以省去檔案室的存在，將大量數據和檔案存儲在電腦中，保存完好，節省了人才財力的同時，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。

二、檔案管理工作的對策及思考

（一）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發揮計算機技術的應用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統。與此同時，應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質，調動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內容真實可靠。只有這樣，才能滿足當今檔案管理工作的需要，從容面對龐大復雜的檔案材料和一系列檔案補充調取工作。

（二）檔案交接嚴格按程序進行

檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續應是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

（三）健全檔案管理制度

健全檔案管理制度時應按照規范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現的風險。首先應加強檔案管理人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現不該出現的漏洞。其次，應盡量統一各單位檔案存儲的格式、統一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。與此同時，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性和科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應不同單位對不同的檔案管理的需要。第二，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。第三，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用，實現人性化管理和簡單快速的操作目標。

（四）建章立制，有章可循，規范操作

第9篇：檔案管理相關制度范文

1.1信息化建設滯后

信息化建設滯后這一問題主要體現在兩個方面，一方面，在我國醫院檔案管理信息化建設中，存在發展不均衡的問題，部分醫院還沒有開展較好的信息化建設，缺乏相關投入。例如在一些偏遠地區的醫院檔案管理中，由于缺乏較好的資金支持，很多醫院檔案管理依然是傳統的工作模式，沒有采購相關計算機設備。另一方面信息化建設滯后問題還體現在相關信息系統不完善等方面，雖然近年來我國大多數醫院都對檔案管理工作模式進行了改革，加強了信息化建設。然而從實際應用情況來看，在檔案信息管理系統應用中，存在功能單一、系統老化、安全措施不完備等問題。部分醫院的檔案管理由于缺乏較好的安全保障措施，使得其檔案管理中存在著很大的安全隱患，可能會造成檔案信息的丟失。并且在檔案信息管理中，也缺乏較好的網絡化應用。

1.2缺乏較好的管理機制

隨著計算機技術和信息技術在醫院檔案管理中的應用，改變了傳統的檔案管理模式，這也要求在檔案管理機制方面進行相應的調整，以適應檔案管理模式的改變。當前很多醫院的檔案管理機制所針對的還是傳統的檔案管理模式，并沒有針對當前檔案管理工作的特點進行改變，從而使得這種傳統的檔案管理機制很難適應當前的檔案管理工作需求。例如在檔案保管方面，現代檔案管理中檔案信息主要儲存在計算機設備中，為了保證檔案管理的信息安全，就需要在檔案管理機制中體現出這一特點。如果在檔案管理機制中缺失了相關的信息安全保護內容，就會造成一定的信息安全隱患。另一方面，在檔案管理機制中，如果不對傳統的檔案管理機制進行改變，也會影響檔案管理的工作效率，無法充分體現出新的檔案管理模式對于工作效率提高方面的顯著作用。

1.3缺乏高素質的檔案管理人才

在檔案管理創新中，做好相關的人才保障也是非常重要的一個方面，特別是隨著計算機技術、信息技術等在醫院檔案管理中的應用，人才的重要性開始進一步凸顯。事實上，隨著近年來醫院信息化建設速度的加快，越來越多的醫院已經開設了專門的信息技術管理部門，組成了專業的信息技術團隊對各種信息技術的應用提供技術支持。對于醫院檔案管理來說，也是如此，由于缺乏高素質的相關人才，沒有充分利用檔案管理信息系統的各種功能。同時，很多醫院檔案管理人員并不具備熟練的計算機操作能力，極大限制了檔案管理信息技術的應用。對于檔案管理創新來說，人才是創新的基礎，由于缺乏相關的高素質人才，無法較好的針對醫院檔案管理情況進行有效的創新，當前這一人才缺乏問題主要是由于信息技術在醫院檔案管理中的應用造成的。

2醫院檔案管理創新策略

2.1構建高效的信息管理系統

在醫院檔案管理創新中，創新應當構建更加高效的檔案信息管理系統，隨著醫院檔案管理信息化建設的推進，應當對于現有的檔案信息管理系統進行優化。醫院應當針對自身檔案管理工作的特點，在信息管理系統功能方面進行相應的調整，豐富檔案管理系統的功能，在滿足主要功能需求方面應當增加一些輔助，例如在檔案管理信息檢索方面進行優化。簡化檔案信息管理系統的步驟環節，提高檔案管理工作效率，充分發揮信息技術在檔案管理方面的優勢。同時，還應當提高檔案信息管理系統的安全性，配備完善的安全設備，如防火墻、數據信息備份設備等等，提高檔案信息的安全性保障。在構建高效信息管理系統中，還應當充分融入網絡技術，在保證信息安全的基礎上，實現資源共享、信息共享，這對于提高檔案管理的工作效率也有著重要意義。

2.2完善檔案管理機制

針對當前檔案管理工作的特點，應當建立起更加完善的檔案管理機制，例如在檔案管理信息化建設方面，由于檔案管理的工作方式發生了改變，因而在檔案管理機制中也應當進行相應的調整。從檔案管理制度、人員配置、責任機制等方面都應當進行調整，使之能夠適應新檔案管理模式的特點。制定完善的檔案信息安全管理制度，由于檔案信息都存儲在計算機設備中，如果發生計算機安全事故，可能會造成檔案信息的損害。因而在檔案管理中為了提高檔案信息的安全性，應當建立相關的安全制度，制定完善的操作規范，建立數據信息備份制度，規定操作人員定期進行數據信息備份，并且做好保存工作。同時，在檔案信息查詢方面也應當完善相關制度，設置嚴密的訪問權限，禁止沒有權限的人訪問檔案信息數據庫，完善相關責任制度，提高檔案管理人員的責任感和使命感。

2.3做好人才保障