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關(guān)鍵詞:科研 事業(yè)單位 內(nèi)部控制 制度建設(shè)
內(nèi)部控制(Internal Control,簡稱內(nèi)控)的概念源自企業(yè)經(jīng)營管理,自企業(yè)經(jīng)營開始就存在于企業(yè)內(nèi)部,后來逐漸發(fā)展到商業(yè)、金融、證券、保險等諸多行業(yè)的風(fēng)險管理領(lǐng)域。在現(xiàn)代經(jīng)濟管理中,內(nèi)部控制經(jīng)歷了內(nèi)部牽制、內(nèi)部控制制度、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)、內(nèi)部控制整合框架以及風(fēng)險整合框架等階段,不斷發(fā)展完善,逐漸向多元化、集成化、體系化的方向發(fā)展。廣義地講,內(nèi)部控制是經(jīng)濟實體內(nèi)部建立的對經(jīng)濟行為形成有效管理和制約,保證清晰準(zhǔn)確的會計信息記錄,從而更好地實現(xiàn)的外部監(jiān)督與審計、保障資金財務(wù)安全、提升管理效率等目標(biāo)的一種管理模式與運行機制。隨著我國經(jīng)濟社會發(fā)展和體質(zhì)結(jié)構(gòu)改革,行政事業(yè)單位不僅承擔(dān)部分國家政府機關(guān)的行政管理職能,同時也越來越多地參與到市場經(jīng)濟行為中來,特別是科研事業(yè)單位,承擔(dān)諸多國家級、地方政府以及企業(yè)的縱向和橫向科研項目,包括理論研究、應(yīng)用研究、技術(shù)集成、應(yīng)用示范、成果轉(zhuǎn)化以及產(chǎn)品研發(fā)等環(huán)節(jié),涉及大量經(jīng)費往來和市場行為,因此建立并完善有效的科研事業(yè)單位內(nèi)部控制體系與制度十分重要,對于保障科研事業(yè)單位國有資產(chǎn)、科研經(jīng)費的安全以及科技事業(yè)的高效運行具有重要的現(xiàn)實意義。
為進一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平,規(guī)范內(nèi)部控制,加強廉政風(fēng)險防控機制建設(shè), 2012年11月29日,財政部以財會〔2012〕21號 印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(以下簡稱《規(guī)范》),分總則、風(fēng)險評估和控制方法、單位層面內(nèi)部控制、業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制、評價與監(jiān)督、附則6章65條,自2014年1月1日起施行。與此同時各相關(guān)部委及省級地方政府分別就《規(guī)范》落實推出相應(yīng)實施辦法。針對科研經(jīng)費管理問題,2006年,財政部、科技部共同制定了《國家重點基礎(chǔ)研究發(fā)展計劃專項經(jīng)費管理辦法》、《國家科技支撐計劃專項經(jīng)費管理辦法》、《國家高技術(shù)研究發(fā)展計劃(863計劃)專項經(jīng)費管理辦法》和《公益性行業(yè)科研專項經(jīng)費管理試行辦法》(財教[2006]159號、160號、163號和219號,以下簡稱《辦法》)。為進一步改革和加強科研經(jīng)費管理,落實行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度,亟需結(jié)合我國科研事業(yè)單位實際情況,剖析科研事業(yè)單位內(nèi)部控制面臨主要問題,建立合理高效的科研事業(yè)單位內(nèi)部控制體系和制度,加強科研事業(yè)單位財務(wù)管理,從而滿足科研事業(yè)單位財務(wù)安全性與科學(xué)創(chuàng)造性的雙重目標(biāo)。
一、國內(nèi)外相關(guān)行業(yè)內(nèi)控問題研究進展
內(nèi)部控制在企業(yè)組織管理與風(fēng)險控制領(lǐng)域發(fā)揮重要作用,國內(nèi)外眾多組織機構(gòu)和研究人員開展了企業(yè)及公益組織等內(nèi)控問題的研究,根據(jù)我國的情況,國內(nèi)眾多研究人員分析并探討了我國行政事業(yè)單位內(nèi)控以及財務(wù)管理問題,并提出許多建設(shè)性意見和發(fā)展策略。針對企業(yè)內(nèi)控問題的研究發(fā)展時間最長,相對較為成熟,已形成相對完善的內(nèi)控制度建立機制,美國的內(nèi)部控制已經(jīng)發(fā)展到企業(yè)風(fēng)險整合框架階段,2005年10月,美國反虛假財務(wù)報告委員會的主辦組織委員會了《企業(yè)風(fēng)險管理:整合框架》對1992年《內(nèi)部控制:整合框架》進行更新,以應(yīng)對企業(yè)所面對日趨激烈的市場環(huán)境風(fēng)險,強化風(fēng)險管理理念和意識,將風(fēng)險評估要素進一步細化,標(biāo)志著內(nèi)部控制進入一個全面風(fēng)險管理的發(fā)展階段,建立了會計內(nèi)控、財務(wù)報告內(nèi)控、內(nèi)控信息披露、內(nèi)控鑒證、內(nèi)控審計等制度體系。南京大學(xué)會計與財務(wù)研究院內(nèi)部控制課題組基于現(xiàn)有內(nèi)部控制概念的產(chǎn)生過程以及于審計視角研究內(nèi)部控制的局限性,主張應(yīng)從現(xiàn)代企業(yè)制度產(chǎn)生的歷史背景中挖掘現(xiàn)代內(nèi)控的基本內(nèi)涵及其實踐特征,并且總結(jié)職責(zé)分工、權(quán)責(zé)對等、計量與報告、偏差糾正等基本原則,認(rèn)為基于麥卡勒姆管理思想的內(nèi)部控制概念可以作為當(dāng)前內(nèi)部控制理論范疇賴以存在的現(xiàn)實前提。陳志斌等對內(nèi)控規(guī)范制定機制和內(nèi)部控制執(zhí)行機制分析框架構(gòu)建開展了深入研究,該框架從內(nèi)部和外部因素兩方面討論執(zhí)行機制的成本與效果,模型包括執(zhí)行機制、內(nèi)部因素、外部因素、成本與效果等四個要素,內(nèi)部因素主要包括穩(wěn)定偏好、個人的理性選擇、可比較的均衡、對尊重的投資、信任尊重和互惠等;外部影響因素主要包括了市場環(huán)境、行政環(huán)境、法律環(huán)境、社會環(huán)境等。劉靜等和吳秋生等分別就內(nèi)部控制環(huán)境和內(nèi)部控制評價整合開展研究工作,認(rèn)為我國企業(yè)界面臨的迫切任務(wù)之一是運用先進的內(nèi)控理論和方法,改善內(nèi)部控制環(huán)境,提高管理水平。
行政事業(yè)單位是我國特有的組織機構(gòu),既不同于政府部門,也不同于公益性組織,同時承擔(dān)部分行政管理職能與市場經(jīng)濟職能,內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分。因此,關(guān)于我國行政事業(yè)單位財務(wù)管理與內(nèi)控制度的研究也得到一定程度的發(fā)展,財政部財政科學(xué)研究所唐宇系統(tǒng)介紹了國內(nèi)行政事業(yè)單位和國際公共部門內(nèi)部控制理論的起源與發(fā)展,以美國、英國、日本、荷蘭、澳大利亞以及國際組織為例,從責(zé)任主體、內(nèi)審獨立性、測評標(biāo)準(zhǔn)體系和法律理論基礎(chǔ)等四個方面,對我國行政事業(yè)單位內(nèi)部控制與國際公共部門內(nèi)部控制的情況進行對比分析,借鑒美國聯(lián)邦政府內(nèi)控準(zhǔn)則的五個要素:“控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控”,對我國行政事業(yè)單位內(nèi)控現(xiàn)狀進行系統(tǒng)分析。為我國行政事業(yè)單位內(nèi)控制度建設(shè)提供參考。此外,關(guān)于我國行政事業(yè)單位以及科研(科學(xué))事業(yè)單位內(nèi)控制度建設(shè)的研究都對類似的問題進行了分析探討,得出內(nèi)控制度缺乏、內(nèi)控意識薄弱等若干問題。盡管現(xiàn)有的研究大多從財務(wù)管理或?qū)徲嫷慕嵌葰w納探討了行政事業(yè)單位 內(nèi)控中存在的問題,然而,當(dāng)前我國內(nèi)控問題研究存在形式化、全能化和空洞化的弊端。對內(nèi)控的研究需要嵌入于社會結(jié)構(gòu)之中,體現(xiàn)實體主義風(fēng)格,確立以風(fēng)險防控為目標(biāo)、以運營管理層為主體、以內(nèi)部牽制為核心機制的內(nèi)控內(nèi)涵,需要關(guān)注內(nèi)控的本質(zhì)內(nèi)部牽制機制及其實現(xiàn)形式的具體化、創(chuàng)新性研究,提升內(nèi)控研究成果的實用價值。由于行政事業(yè)單位的特殊性、內(nèi)部控制的復(fù)雜性以及理論和實踐上對內(nèi)部控制重要性認(rèn)識的不足,目前我國行政事業(yè)單位的內(nèi)控建設(shè)普遍相對滯后,存在諸多問題,更加需要目標(biāo)明確、實用性強、操作性強的內(nèi)控制度建設(shè),本文將系統(tǒng)分析科研事業(yè)單位財務(wù)管理與內(nèi)控制度特點及主要問題,并探討科研事業(yè)單位內(nèi)控體系與制度建設(shè),最后以信息化內(nèi)部控制管理平臺建設(shè)實現(xiàn)具體的內(nèi)控管理模式。
二、科研事業(yè)單位財務(wù)管理與內(nèi)控制度特點
我國行政事業(yè)單位內(nèi)控問題具有明顯的自身管理特點,其中科研事業(yè)單位的內(nèi)控問題與一般行政事業(yè)單位相比,即存在許多共同點,也存在明顯的差異。我國科研事業(yè)單位包括科研院所、高等院校是我國主要的科學(xué)研究事業(yè)執(zhí)行與實施機構(gòu),與普通事業(yè)單位相比,共同點在于都存在固定資產(chǎn)、三公經(jīng)費、基礎(chǔ)建設(shè)等財務(wù)管理環(huán)節(jié),從這個角度來說,科研事業(yè)單位與一般行政事業(yè)單位的內(nèi)控管理問題基本一致。另一方面,由于我國現(xiàn)行科技政策和科技體制,與一般事業(yè)單位相比,科研事業(yè)單位承擔(dān)大部分科技項目和科研經(jīng)費,因此科研事業(yè)單位的財務(wù)管理與內(nèi)控制度要突出科研經(jīng)費的管理,科研事業(yè)單位在普通事業(yè)單位管理服務(wù)職能基礎(chǔ)上,還具有科技創(chuàng)新的目標(biāo),因此科研事業(yè)單位財務(wù)管理與內(nèi)控制度具有自身的特點:
(一)科研經(jīng)費管理與行政事業(yè)經(jīng)費管理不同
科研事業(yè)單位財務(wù)管理包擴科研經(jīng)費與行政事業(yè)經(jīng)費以及其他基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費等,行政事業(yè)經(jīng)費是我國用于滿足事業(yè)單位日常運轉(zhuǎn)及辦公服務(wù)目標(biāo)以撥款形式發(fā)放的經(jīng)費。而科研經(jīng)費一般是指各種用于發(fā)展科學(xué)技術(shù)事業(yè)而支出的費用,通常有一定的科學(xué)技術(shù)目標(biāo)或科學(xué)探索目的,科研經(jīng)費通常由政府、企業(yè)、民間組織、基金會等通過委托方式或者通過對申請報告的篩選的方式來分配,用于解決特定的科學(xué)和技術(shù)問題。科研經(jīng)費通常有一定的科技和績效目標(biāo),特定的預(yù)算、執(zhí)行、驗收管理模式,與一般行政事業(yè)經(jīng)費管理模式相比具有很大差異。
(二)科研項目執(zhí)行過程預(yù)算外資金管理
科技項目具有一定的探索性,執(zhí)行過程中通常會伴隨較多不確定性因素。另一方面,科研配套環(huán)境、基礎(chǔ)設(shè)施、實驗環(huán)境以及實驗室建設(shè)等行為與普通的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相比具有自身特點,通常包括適應(yīng)科技目標(biāo)的特種設(shè)備,存在很大程度的非標(biāo)準(zhǔn)化問題。在項目執(zhí)行過程中,會產(chǎn)生預(yù)算外資金和經(jīng)濟行為,因此,科研事業(yè)單位財務(wù)管理工作應(yīng)具備應(yīng)對科研項目執(zhí)行過程預(yù)算外資金管理以及風(fēng)險控制的能力。
(三)科技創(chuàng)新目標(biāo)對財務(wù)管理工作的要求
近年來,隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,政府高度重視科技創(chuàng)新工作,提出建設(shè)創(chuàng)新型國家的發(fā)展戰(zhàn)略。我國和大多數(shù)國家一樣,都非常重視對科研的經(jīng)費投入,科研經(jīng)費占國家GDP的比重日益增長。科技創(chuàng)新目標(biāo)需要依托各類科技項目實現(xiàn),而科研項目的執(zhí)行程度在很大程度上受科研經(jīng)費管理的影響,因此科研經(jīng)費的管理非常重要。科研經(jīng)費管理過程通常需要與科技項目執(zhí)行進度緊密相關(guān),這就要求科研究費在財務(wù)管理環(huán)節(jié)需要有一定程度的靈活性、預(yù)期性和獨立性。
三、科研事業(yè)單位內(nèi)控面臨主要問題
結(jié)合我國行政事業(yè)單位一般情況和科研事業(yè)單位的財務(wù)管理特點,可以分析得到我國科研事業(yè)單位內(nèi)控體系和制度建設(shè)面臨的主要問題主要體現(xiàn)在觀念意識、制度體系、組織架構(gòu)、技術(shù)手段、運行機制、人員素質(zhì)等方面:
(一)整體內(nèi)控意識缺乏
長期以來,我國行政事業(yè)單位包括科研事業(yè)單位對財務(wù)管理以及內(nèi)部控制工作的重視程度與企業(yè)相比都存在較大差距,特別是科研事業(yè)單位,普遍存在重科研、輕管理的思想觀念,大部分科研核心人員對財務(wù)管理內(nèi)控工作沒有明確概念,甚至包括財務(wù)管理人員在內(nèi),內(nèi)控觀念意識相對薄弱,在很大程度上限制了我國科研事業(yè)單位內(nèi)控制度的建立與發(fā)展,因此,強化整體內(nèi)控思想觀念意識是當(dāng)前科研事業(yè)單位完善內(nèi)控制度建設(shè)的關(guān)鍵思想因素。
(二)內(nèi)控制度體系不健全
內(nèi)控制度在企業(yè)管理等行業(yè)的發(fā)展相對成熟完善。針對事業(yè)單位就內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)而言,盡管隨著中國市場經(jīng)濟發(fā)展和一系列的機構(gòu)體制改革,政府職能逐漸轉(zhuǎn)變,公共財政框架逐步建立,中國行政單位內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)體系已成雛形。然而,仍然沒有專門化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的針對行政事業(yè)單位特別是科研事業(yè)單位的內(nèi)控準(zhǔn)則,難以適應(yīng)日益復(fù)雜的社會經(jīng)濟環(huán)境、日漸深化的預(yù)算支出財政改革以及多元化的科研相關(guān)經(jīng)濟行為。因此,亟需建立科研事業(yè)單位內(nèi)部管理細則條例,制定統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī),完善內(nèi)部控制制度體系建設(shè)。
(三)內(nèi)控組織構(gòu)架不合理
當(dāng)前,大部分科研事業(yè)單位面向內(nèi)部控制目標(biāo)的組織構(gòu)架不合理,財務(wù)管理工作與科學(xué)研究工作相對獨立,協(xié)調(diào)程度和同步性不強。現(xiàn)行體制下,大部分科技項目的立項、預(yù)算編制等重要環(huán)節(jié)未涉及財務(wù)部門的參與,財務(wù)部門僅參與經(jīng)費的日常管理以及驗收審計等環(huán)節(jié)的工作,在很大程度上導(dǎo)致科研經(jīng)費管理銜接、預(yù)算契合程度等一系列問題,因此,為適應(yīng)科研事業(yè)單位科技創(chuàng)新目標(biāo),建設(shè)有效的參與制衡機制,從而增強控制約束力,是當(dāng)前科研事業(yè)單位內(nèi)控體系建設(shè)的重要問題。
(四)內(nèi)控信息溝通不暢
因科研任務(wù)不同通常科研事業(yè)單位會設(shè)置多類部門,包括不同科研業(yè)務(wù)部門以及管理服務(wù)部門,科研業(yè)務(wù)多涉及多部門協(xié)調(diào),各部門之間、管理層級之間缺乏高效的信息化傳遞手段,導(dǎo)致信息溝通不暢,領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)職能管理部門對核心業(yè)務(wù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)不能及時、系統(tǒng)地知情掌控;另一方面也造成行政審批效率低下、行政管理成本上升等一系列問題。因此,內(nèi)控信息溝通不暢成為限制內(nèi)控體系建設(shè)的技術(shù)性因素。
(五)新形勢下內(nèi)控的人員綜合素質(zhì)
隨著我國經(jīng)濟社會發(fā)展,科技投入不斷增長,十二五期間國家明確提出建設(shè)創(chuàng)新型國家等戰(zhàn)略導(dǎo)向,是科研事業(yè)單位面臨前所未有的歷史機遇。的在當(dāng)前大力倡導(dǎo)反腐廉政建設(shè)的背景下,國家各級審計機關(guān)、社會輿論、新聞媒體對科研事業(yè)單位和科研經(jīng)費的關(guān)注日益增強,如何確保新形勢下科研事業(yè)單位穩(wěn)定高效運行是一項重要任務(wù),財務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)是建立有效內(nèi)控機制的關(guān)鍵性因素。
四、科研事業(yè)單位內(nèi)控體系與制度建設(shè)
針對我國科研事業(yè)單位財務(wù)管理特點和內(nèi)控制度建設(shè)所面臨的問題,我國科研事業(yè)單位內(nèi)控體系與制度建設(shè)應(yīng)從系統(tǒng)全局的角度著力,采用自頂向下的建設(shè)理念,建設(shè)科研事業(yè)單位內(nèi)控制度理論思想體系與現(xiàn)實執(zhí)行制度,形成覆蓋內(nèi)控意識觀念-規(guī)范制定機制-規(guī)章制度體系-權(quán)力制衡機制-目標(biāo)優(yōu)化管理-風(fēng)險控制約束-執(zhí)行效率評估-管理技術(shù)手段-創(chuàng)新人才培養(yǎng)等環(huán)節(jié)的一套完整的實際操作方法。
(一)建立完善內(nèi)控規(guī)范制定機制,保證財務(wù)和內(nèi)控制度合理規(guī)范。
規(guī)范的制定機制是決定規(guī)范質(zhì)量高低的首要因素,內(nèi)控規(guī)范質(zhì)量的高低與相應(yīng)的制定機制間有很大的相關(guān)性。內(nèi)控規(guī)范制定機制包括制定機構(gòu)、制定程序是內(nèi)控體系制度建設(shè)的根本。由單位領(lǐng)導(dǎo)層、財務(wù)部門、科技部門、核心業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵人員共同組成單位內(nèi)控規(guī)范制定委員會,并制定指導(dǎo)性內(nèi)控制度制定辦法,保證財務(wù)和內(nèi)控制度合理規(guī)范。
(二)完善財務(wù)業(yè)務(wù)流程制度化管理,建立監(jiān)督機制
在內(nèi)控規(guī)范制定機制約束之下,針對科研經(jīng)費管理,建立科技項目預(yù)算、經(jīng)費執(zhí)行、收支管理、財務(wù)報銷、結(jié)題驗收、項目審計等系列規(guī)章制度,實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、制度化流程管理。建立監(jiān)督機制,保證單位經(jīng)濟活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效,通過制定制度、實施措施和執(zhí)行程序,對經(jīng)濟活動的風(fēng)險進行防范和管控。
(三)建立各方職能權(quán)力制衡機制,強化內(nèi)控審計
以支撐科技創(chuàng)新為核心,以保障資金安全,防范經(jīng)濟活動風(fēng)險為目的,建設(shè)科研事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層、財務(wù)管理部門、核心業(yè)務(wù)部門之間的職能權(quán)力制衡機制,明確細化各方權(quán)利與責(zé)任,防止單方面權(quán)力無制約、無限制的財務(wù)執(zhí)行程序。建立并強化內(nèi)控審計機制,強化對各方職能權(quán)力的制衡,從運行機制的制度根源防控財務(wù)風(fēng)險。
(四)建立科研經(jīng)費高效管理服務(wù)模式
科學(xué)研究是科研事業(yè)單位的首要目標(biāo),即使對于高等院校類的科研單位而言,科研工作也占據(jù)十分重要的地位,因此,建立科研經(jīng)費高效管理服務(wù)模式,保證科研經(jīng)費執(zhí)行更好地支持科研項目的進展,更好服務(wù)科研是內(nèi)控制度必要目標(biāo),同時,科研項目內(nèi)部績效評價機制也是促進內(nèi)控體系制度完善的有力措施。
(五)建立預(yù)算外資金內(nèi)控制度,應(yīng)對科研工作不可預(yù)期風(fēng)險
針對科研項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的預(yù)算外資金和財務(wù)行為,結(jié)合科技項目本身具體情況,建立預(yù)算外資金內(nèi)控制度,確立風(fēng)險控制目標(biāo),明確領(lǐng)導(dǎo)層和財務(wù)管理部門對預(yù)算外資金審批權(quán)限與責(zé)任,建立與領(lǐng)導(dǎo)層和財務(wù)管理部門之間的風(fēng)險評估與預(yù)報機制,在保證科研工作順利執(zhí)行目標(biāo)下,有效降低科研工作不可預(yù)期風(fēng)險。
(六)對內(nèi)控制度的合理性、執(zhí)行效率評價以及完善改進機制
為了充分發(fā)揮內(nèi)部控制作用,提升內(nèi)控管理效果,并降低內(nèi)部控制的行政管理成本,對內(nèi)控制度的合理性、執(zhí)行效率評價十分必要,建立有效的內(nèi)控評價機制,結(jié)合行業(yè)單位特點,構(gòu)建內(nèi)控制度評價指標(biāo)體系,并建立綜合評價模型,對內(nèi)控體系做出合理的評價并完善改進不合理因素和制度,從而促進內(nèi)控制度向合理高效的方向發(fā)展。
(七)建立信息化內(nèi)控管理平臺,降低人為干預(yù)因素
利用現(xiàn)代信息技術(shù),實現(xiàn)科研事業(yè)單位財務(wù)管理和內(nèi)部控制的信息化、模塊化,建設(shè)信息化內(nèi)控管理平臺,不僅可以有效提升管理效率,還可實現(xiàn)基于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的實時在線審批,從而實現(xiàn)操作流程的自動化約束,降低人為干預(yù)因素,從而降低科研經(jīng)費使用與執(zhí)行過程中的風(fēng)險,也是保證內(nèi)控制度落地實施的有效措施。
(八)創(chuàng)新管理方式,培養(yǎng)專業(yè)人才,提升業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)
人員因素是創(chuàng)新管理的核心,是建設(shè)高水平內(nèi)控體系和制度的基本保障,此外,內(nèi)控體系高效率、高質(zhì)量運行也依賴于業(yè)務(wù)能力強、綜合素質(zhì)高的專業(yè)管理人才。因此,創(chuàng)新管理方式,有針對性地培養(yǎng)財務(wù)管理與內(nèi)控管理專業(yè)人才,提升管理團隊的綜合組織和業(yè)務(wù)能力具有重要的現(xiàn)實意義。
五、信息化內(nèi)部控制管理平臺建設(shè)
借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段是落實科研事業(yè)單位內(nèi)控制度的有效途徑,將上述科研事業(yè)單位內(nèi)控體系與制度建設(shè)的具體方法集中整合,設(shè)計開發(fā)科研事業(yè)單位信息化內(nèi)部控制管理平臺,對于內(nèi)控制度的實踐操作具有重要意義。信息化內(nèi)控管理平臺基于科研事業(yè)單位內(nèi)控制度進行信息化、模塊化建設(shè),具有財務(wù)管理的全局性、經(jīng)費執(zhí)行的連續(xù)性、賬目信息完整性、合理審批的實時性、資金風(fēng)險的可控性、問題糾正的及時性、外部監(jiān)督的有效性等顯著優(yōu)勢,可大幅提高管理效率,并有效降低傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式資金安全風(fēng)險。信息化內(nèi)控管理平臺建設(shè)具體包括以下內(nèi)容和步驟:
(一)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、制度化
針對科研事業(yè)單位特點,將科研經(jīng)費、行政事業(yè)經(jīng)費、基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費、成果轉(zhuǎn)化與產(chǎn)業(yè)化收入等不同類別的經(jīng)費分別管理,針對不同經(jīng)費和業(yè)務(wù)類型,制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程,分別制定預(yù)算、申報、審批、驗收、審計等具體業(yè)務(wù)的制度化實施細則。
(二)核心業(yè)務(wù)信息化、模塊化
針對科研事業(yè)單位主要核心業(yè)務(wù),設(shè)計架構(gòu)資產(chǎn)管理、預(yù)算管理、收支管理、經(jīng)費管理、項目驗收、財務(wù)審計、科技合同、成果轉(zhuǎn)化等功能模塊,實現(xiàn)財務(wù)管理和內(nèi)部控制電子化、信息化,集成各主要功能模塊構(gòu)建基于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的財務(wù)管理與內(nèi)控信息化平臺。
(三)管理與審批權(quán)限、完善在線審批操作模式
分別對領(lǐng)導(dǎo)層、管理部門、核心業(yè)務(wù)部門設(shè)定不同管理權(quán)限,各主要分管領(lǐng)導(dǎo)、管理中層、科研項目負責(zé)人以及基層工作人員可以根據(jù)自身權(quán)限參與執(zhí)行科研項目和日常業(yè)務(wù),在業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上完善不同層級和相關(guān)人員在線審批。
(四)自動化約束機制以及風(fēng)險報警機制
針對不同權(quán)限的參與方,信息化內(nèi)控系統(tǒng)添加自動化約束機制,有效避免傳統(tǒng)的財務(wù)管理和內(nèi)控管理中可能出現(xiàn)的疏忽。同時,引入風(fēng)險報警機制,對科研項目執(zhí)行與經(jīng)費使用過程中出現(xiàn)的違規(guī)操作及時提出風(fēng)險分析和預(yù)報。
(五)科技經(jīng)費績效分析模塊擴展
內(nèi)控管理系統(tǒng)添加科技經(jīng)費績效分析擴展模塊,在預(yù)算申報、項目執(zhí)行、結(jié)題驗收、財務(wù)審計的全程信息化基礎(chǔ)上,結(jié)合單位科技管理職能部門,對研究性科技項目、基礎(chǔ)設(shè)施性實驗室建設(shè)、設(shè)備購置性實驗室建設(shè)項目進行綜合績效分析評估。
(六)科研項目預(yù)算外資金風(fēng)險評估模型擴展
針對科研項目預(yù)算外資金,可通過啟動申請程序,由主管領(lǐng)導(dǎo)審批的形式進行操作,與此同步,擴展建立該類型預(yù)算外資金的風(fēng)險評估模型,根據(jù)資金類型、用途、金額、周期等具體因素綜合評定風(fēng)險,從而為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供定量化依據(jù)。
(七)針對具體業(yè)務(wù)相關(guān)法規(guī)制度的在線培訓(xùn)
信息化內(nèi)控管理平臺支持財務(wù)管理規(guī)定和內(nèi)控制度相關(guān)在線幫助,實現(xiàn)對不同用戶包括財務(wù)管理人員和普通工作人員的在線培訓(xùn),從而達到強化科研事業(yè)單位工作人員的內(nèi)控意識、風(fēng)險意識的目的,為內(nèi)控制度深入推廣產(chǎn)生積極影響。
六、結(jié)束語
綜上所述,本文針對我國科研事業(yè)單位財務(wù)管理特點,分析我國科研事業(yè)單位內(nèi)控問題,并結(jié)合科學(xué)研究的創(chuàng)新性以及不可預(yù)期性風(fēng)險等特點,提出面向科研事業(yè)單位內(nèi)部控制體系與制度建設(shè)的框架,包括建立內(nèi)控規(guī)范制定機制、完善內(nèi)控制度、建立監(jiān)督機制、強化內(nèi)控評價、控制財務(wù)風(fēng)險、信息化內(nèi)控管理、培養(yǎng)專業(yè)人才等具體措施并探討構(gòu)建信息化內(nèi)控管理平臺以信息化管理手段完善科研事業(yè)單位內(nèi)部控制體系建設(shè),從而滿足科研事業(yè)單位財務(wù)安全性與科學(xué)創(chuàng)造性的雙重目標(biāo)。
科研事業(yè)單位內(nèi)控體系與制度建設(shè)是一項系統(tǒng)工程,不同行業(yè)、不同類型的科研事業(yè)單位面臨的問題不盡相同,結(jié)合自身行業(yè)、領(lǐng)域、地區(qū)特點,建設(shè)有效、高效的內(nèi)部控制體系與制度,是當(dāng)前科研事業(yè)單位財務(wù)管理中面臨的重要課題,開展科研事業(yè)單位內(nèi)控體系與制度建設(shè)理論技術(shù)研究,具有重要的現(xiàn)實意義。建設(shè)高水平內(nèi)部控制體系,不僅可有效提升科研事業(yè)單位規(guī)范化管理水平,更能夠促進科技創(chuàng)新能力建設(shè),從而為我國建設(shè)創(chuàng)新型國家注入強大的發(fā)展原動力。
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摘 要 企業(yè)內(nèi)部控制對企業(yè)的經(jīng)營管理來說是非常重要的。只要企業(yè)有經(jīng)營管理活動,就需要建立相應(yīng)的內(nèi)部控制。因此,我們可以說內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面。而內(nèi)部審計則又是企業(yè)內(nèi)部控制中不可或缺的部分,滲透于企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的各組成要素之間,在許多方面都發(fā)揮著重要的作用。本文側(cè)重于分析內(nèi)部審計在企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)中的作用,內(nèi)部審計在企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)中遇到的問題以及應(yīng)對這些問題的相應(yīng)對策。
關(guān)鍵詞 內(nèi)部審計 內(nèi)部控制
一、內(nèi)部審計在企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)中的作用
內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部控制中的一個不可或缺的組成部分,它在內(nèi)部控制系統(tǒng)中發(fā)揮著兩個重要作用:防護性作用和建設(shè)性作用。
(一)防護性作用
內(nèi)部審計的防護性作用主要表現(xiàn)在以下兩個方面:首先,通過其監(jiān)督職能,內(nèi)部審計可以對企業(yè)內(nèi)部的各種經(jīng)濟活動進行監(jiān)管,督促其行為按照合理、合法、穩(wěn)健、可持續(xù)發(fā)展的要求進行。其次,根據(jù)在監(jiān)控中暴露出的企業(yè)經(jīng)營活動中存在的問題,內(nèi)部審計可以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)其內(nèi)部控制系統(tǒng)在設(shè)置和運行方面存在的不足,從而使其加以改進。故我們說內(nèi)部審計具有防護性作用,可以促使企業(yè)的業(yè)務(wù)、管理、監(jiān)督與控制活動在健康的軌道上運行,幫組企業(yè)達到預(yù)定的目標(biāo)。
(二)建設(shè)性作用
首先,內(nèi)部審計可以參照各種標(biāo)準(zhǔn),來分析和判斷企業(yè)及各部門的經(jīng)營活動和績效,肯定成績,發(fā)現(xiàn)不足,從而促進企業(yè)不斷完善其經(jīng)營管理,為企業(yè)帶來更多的利益,提高企業(yè)在市場上的競爭力。其次,內(nèi)部審計可以根據(jù)各種先進的理念和標(biāo)準(zhǔn),對企業(yè)內(nèi)部控制的健全性及有效性進行評價,促使其不斷更新與優(yōu)化。因此,我們說內(nèi)部審計對企業(yè)的內(nèi)部控制體系的建設(shè)中發(fā)揮著建設(shè)性的作用,為企業(yè)提供改進內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的意見和建議。
二、內(nèi)部審計在企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)中經(jīng)常遇到的問題
(一)對企業(yè)內(nèi)部控制體系含義理解得不到位
從國際上來看,內(nèi)部審計側(cè)重于增加組織價值和改善企業(yè)運營,并且正在實現(xiàn)管理內(nèi)容上的轉(zhuǎn)變,即從管理審計向提高風(fēng)險管理、控制和治理過程的效果方向發(fā)展。而反觀國內(nèi),其內(nèi)部審計則更加注重財務(wù)審計和經(jīng)濟效益審計,審計內(nèi)容還處在從財務(wù)審計向管理審計方向發(fā)展。由此可見,我國內(nèi)部審計的發(fā)展在總體上較之國際上的相對滯后。當(dāng)前時代背景下,內(nèi)部審計工作的重點除了為企業(yè)提供財務(wù)審計,遵循性審計等保證服務(wù)外,更多的還要為企業(yè)提供內(nèi)部控制以及風(fēng)險管理等方面的評估。而我國的企業(yè)內(nèi)部審計則一直在財務(wù)信息的查錯防弊上糾纏,較少涉及到企業(yè)的經(jīng)營管理。正因如此,我國的內(nèi)部審計在決策層面上為企業(yè)的經(jīng)營管理者提供建設(shè)性的意見存在一定困難。
(二)對信息系統(tǒng)的內(nèi)部審計不完善
計算機和互聯(lián)網(wǎng)的飛速普及和發(fā)展,使得人類越來越依賴計算機,各行各業(yè)的信息化進程不斷加快,達到了前所未有的程度。在這個過程中,我國很多企業(yè)都實現(xiàn)了信息化。信息系統(tǒng)的內(nèi)部審計是一個通過收集和評價審計證據(jù),對信息系統(tǒng)是否能夠保證資產(chǎn)的安全、維護數(shù)據(jù)的完整、使被審計單位能夠有效地實現(xiàn)目標(biāo)、使其能夠高效利用資源等方面作出判斷的過程。但當(dāng)前我國企業(yè)信息系統(tǒng)的內(nèi)部審計并沒有做到這些工作,因此難以為企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)提供有效的依據(jù)。可以從以下兩個方面來理解:第一,會計和管理的信息化讓各種處理流程、數(shù)據(jù)實體封裝在系統(tǒng)內(nèi)部。這種情況使得審計工作對審計對象的直接感知性相對缺乏,從而提高了審計工作的檢查難度。第二,管理和會計信息化系統(tǒng)自身會帶來一些新的審計問題,比如,信息系統(tǒng)是否安全,是否準(zhǔn)確以及檢查和評價是否有效等等。
(三)內(nèi)部控制各環(huán)節(jié)執(zhí)行人員素質(zhì)有待提高
人是建立和維護企業(yè)內(nèi)部控制體系的主體。離開人,內(nèi)部控制就成了無本之木,無緣之水。即便企業(yè)有良好的內(nèi)部控制流程,如果沒有高素質(zhì)的人員,則會導(dǎo)致內(nèi)部控制體系運行的缺陷。如有些內(nèi)部審計人員在專業(yè)基本知識和技能方面有所不足,有些則是責(zé)任心和使命感不強,更有甚者為一己之欲,這些都會嚴(yán)重影響企業(yè)內(nèi)部控制體系的建設(shè)。從職業(yè)技能上來看,企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)部審計人員比較熟悉財務(wù)審計和工程審計方面的業(yè)務(wù),但對財務(wù)、工程項目之外的各環(huán)節(jié)點流程就不太了解了,因此具有較大的局限性。
三、提高內(nèi)部審計與內(nèi)部控制能力的途徑
要建立健全企業(yè)內(nèi)部控制體系并使其能夠有效地運行,首要的工作就是必須加強內(nèi)部審計工作,使其規(guī)范化和制度化。為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要,加強企業(yè)內(nèi)部控制體系,提高內(nèi)部審計與內(nèi)部控制能力,結(jié)合上文的問題分析,筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面入手:
(一)轉(zhuǎn)換經(jīng)營觀念,科學(xué)定位內(nèi)部審計的內(nèi)涵
傳統(tǒng)的以糾錯為主的“ 查錯糾弊”型內(nèi)部審計已經(jīng)走入死胡同,取而代之的應(yīng)為以服務(wù)為主的“ 防錯防弊”。因此,在市場經(jīng)濟條件下,內(nèi)部審計不能單純以監(jiān)督者自居,更應(yīng)側(cè)重于為管理者和決策者服務(wù),根據(jù)經(jīng)營目標(biāo)來履行審計監(jiān)督職責(zé)。既要監(jiān)督單位經(jīng)營活動又要努力實現(xiàn)企業(yè)的總體目標(biāo)。服務(wù)型的內(nèi)部審計主要體現(xiàn)在一是工作范圍。即從財務(wù)審計等領(lǐng)域向“我們幫助創(chuàng)建一些程序,以期達到企業(yè)成功所需要的內(nèi)部控制水平”延伸,作企業(yè)內(nèi)部控制體系的積極制定者和監(jiān)督者。二是審計工作方式。摒棄“等待命令式”的審計工作方式,積極制定年度、季度乃至月度審計工作計劃,按期編寫內(nèi)部控制報告,編寫管理建議書等,做好企業(yè)負責(zé)人的好助手,好參謀。從內(nèi)部控制的角度來說,服務(wù)型內(nèi)部審計的最大特點在于由傳統(tǒng)的事后控制向事中、事前控制方向發(fā)展。
(二)改變傳統(tǒng)審計方法,運用現(xiàn)代控制技術(shù)
隨著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與會計電算化的普及,企業(yè)具有內(nèi)部控制核心作用的賬簿系統(tǒng)及財務(wù)報告系統(tǒng)將由計算機來實現(xiàn)控制功能。相應(yīng)的,傳統(tǒng)的對財務(wù)收支活動和會計資料的審計手段已越來越不能滿足現(xiàn)代內(nèi)部審計的需要,取而代之的應(yīng)為計算機審計、對內(nèi)部控制體系的審計。在具體操作上注重事前審計與事后審計結(jié)合,保護性和建設(shè)性并舉,財務(wù)審計與效益審計及制度審計并重。科學(xué)的審計方法有助于內(nèi)部控制體系的深入與完善。
(三)切實提高內(nèi)部審計人員的素質(zhì),加強審計隊伍建設(shè)
審計人員首先要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。時代是變化發(fā)展的,知識是不斷更新的,這要求審計人員必須與時俱進,重視審計專業(yè)知識的更新與提高。具體來說,審計人員要注意加強對審計技術(shù)與方法的研究,從而促使自身業(yè)務(wù)水平的不斷提升。只有這樣,審計人員才能勝任每一個審計項目。其次,審計人員應(yīng)具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),培養(yǎng)強烈的程序意識。在審計過程中,工作人員不能主觀臆斷,想當(dāng)然做事,而是要充分利用好每一條審計線索,不放過任何蛛絲馬跡。對任何線索都要打破砂鍋查到底,把問題查深查透。再次,要加強審計隊伍的建設(shè)。審計工作需要團隊的協(xié)同合作。這要求審計組成員之間要樹立整體觀念,要有對集體的責(zé)任心,要明白審計項目質(zhì)量的高低,不是某個人業(yè)務(wù)水平的高低,而是需要審計組集體的智慧。審計組成員之間要相互交流,相互探討,實現(xiàn)資源共享,充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。對于員工,企業(yè)應(yīng)該要重視人才的培訓(xùn)、交流和后續(xù)教育,只有這樣才能促進內(nèi)部審計人員整體素質(zhì)的提高。
隨著世界一體化和經(jīng)濟全球化進程的逐步加深,企業(yè)面臨著更大的挑戰(zhàn),也要適應(yīng)更加多樣化和多變性的環(huán)境。為了提高企業(yè)的競爭力,就必須加強企業(yè)的內(nèi)部控制體系建設(shè),提高企業(yè)的管理水平。因此,企業(yè)有必要建立一套行之有效的內(nèi)部審計模式。因為這對提高企業(yè)內(nèi)部管理、完善企業(yè)內(nèi)部控制機制、保證企業(yè)財產(chǎn)安全以及防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險都將具有非常重要的意義。
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[關(guān)鍵詞]醫(yī)院;內(nèi)部控制;制度建設(shè)
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.015
[中圖分類號]R197.3 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194(2015)18-00-01
1 我國醫(yī)院內(nèi)部控制制度建設(shè)存在的問題
1.1 對內(nèi)控制度建設(shè)認(rèn)識不足
醫(yī)院內(nèi)部管理階層,尤其是私營醫(yī)院,對此缺乏實際認(rèn)識,甚至是拒絕完善醫(yī)院內(nèi)控制度建設(shè),往往造成各部門人員混用、行政指令的隨意調(diào)配等現(xiàn)象。同時,由于監(jiān)督手段的低效甚至是缺乏,使得上下部門之間、上下等級人員之間缺乏行之有效的監(jiān)督體系,造成醫(yī)院內(nèi)部管理體系混亂,監(jiān)督權(quán)、決策權(quán)得不到保障,醫(yī)院制定的一系列規(guī)則也得不到認(rèn)真貫徹和實施。
1.2 內(nèi)部控制制度不健全
現(xiàn)在雖然有許多醫(yī)院正在逐步接受并完善其內(nèi)部控制制度的建設(shè),但從整體上來講,與西方發(fā)達國家相比,還有許多不健全的地方。如部門、系統(tǒng)之間流程銜接不當(dāng),缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性、科學(xué)性,沒有形成一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)化的、統(tǒng)一性的內(nèi)控制度體系。此外,由于監(jiān)督手段不到位,使得很多規(guī)章制度成為擺設(shè),并沒有真正實施,成為一紙空文。
1.3 醫(yī)院內(nèi)部會計控制有效性的缺乏
大多數(shù)醫(yī)院,尤其是公立醫(yī)院,由于其內(nèi)部會計控制體系不完善,致使醫(yī)院很多科室、項目缺乏準(zhǔn)確的財務(wù)預(yù)算,同時,由于其內(nèi)部財務(wù)管理體制的不健全以及制約體系的不完善使得很多決策缺乏科學(xué)合理的有效依據(jù),從一定程度上增加了醫(yī)院的投資決策風(fēng)險。此外,在會計成本核算過程中,大多數(shù)醫(yī)院缺乏對其自身物資財產(chǎn),尤其是大型醫(yī)療設(shè)備的有效控制和核算監(jiān)督,致使醫(yī)院內(nèi)部固定資產(chǎn)管理混亂,賬面和實際存在很大差距,增加醫(yī)院的運營成本。
1.4 醫(yī)院財務(wù)支出審批程序規(guī)范性和嚴(yán)格性的缺乏
目前我國很多醫(yī)院,尤其是公立醫(yī)院內(nèi)部運行機制僵化,致使醫(yī)院的運營成本一直居高不下,其中低效的財務(wù)管理制度及不規(guī)范、缺乏嚴(yán)格性的財務(wù)支出審批程序是最重要的原因。
2 我國醫(yī)院內(nèi)控制度建設(shè)思路和措施
我國醫(yī)院內(nèi)部控制制度的建設(shè)要充分考慮其所處的外部環(huán)境,如法律、政治制度、經(jīng)濟財稅制度等多方面的外部不可控因素。此外,還要與其所處的醫(yī)院內(nèi)部管理體系及醫(yī)院自身水平相適應(yīng),實事求是,并根據(jù)醫(yī)院自身情況的發(fā)展變化,以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù),建立符合醫(yī)院業(yè)務(wù)規(guī)范和符合其公益性質(zhì)的內(nèi)控制度。
2.1 醫(yī)院文化建設(shè)
醫(yī)院內(nèi)控制度的建設(shè)是其內(nèi)部管理體制建設(shè)的重要組成部分,是針對人的行為所做出的一系列制度措施,從根本上來說帶有一定的文化性。良好的醫(yī)院文化氛圍,可以對員工的思維方式和工作行為產(chǎn)生潛移默化的影響,有利于員工職業(yè)道德的提高、職業(yè)操守的鞏固。人性化的醫(yī)院文化明顯要比僵硬化的指令更容易為員工所接受和認(rèn)可。醫(yī)院可通過塑造和諧的醫(yī)院文化氛圍、建立有效的員工激勵機制,把醫(yī)院獨特的“白衣天使”文化與內(nèi)控制度有效結(jié)合起來,充分發(fā)揮醫(yī)院文化的導(dǎo)向功能、約束,解決組織和個體之間的矛盾,滿足員工的精神需求,促使員工朝著醫(yī)院整體的共同目標(biāo)前進。
2.2 逐步完善醫(yī)院內(nèi)控制度建設(shè)體系
國家、地方政府等相關(guān)管理部門應(yīng)加強對醫(yī)院,尤其是公立醫(yī)院內(nèi)控制度建設(shè)的理論教育,使其意識到醫(yī)院內(nèi)控制度建設(shè)的重要意義,并對其內(nèi)控制度建設(shè)加以引導(dǎo)、支持。而醫(yī)院自身,尤其是醫(yī)院上層管理人員應(yīng)加強本醫(yī)院的內(nèi)控制度建設(shè)、完善內(nèi)控制度系統(tǒng),建立完善的財務(wù)管理體系,做好醫(yī)院財務(wù)預(yù)決算,加強醫(yī)院貨幣物資的會計成本核算,做好財產(chǎn)物資的安全控制工作,并建立一套科學(xué)、合理、規(guī)范的監(jiān)督體系,保障職權(quán)責(zé)相符,給予“授權(quán)性”保障,以維護醫(yī)院的整體利益。
2.3 建立有效的員工激勵機制
科學(xué)合理的員工激勵體制是保障醫(yī)院內(nèi)控制度建設(shè)的重要手段,也是其內(nèi)控制度得以貫徹實施的重要措施。如將內(nèi)控制度中的相關(guān)規(guī)定與年終績效評價掛鉤,并設(shè)置年終考核系統(tǒng),對遵循制度規(guī)章的員工從精神上和物質(zhì)上加以獎勵,而對違規(guī)者,則給予處罰。此外,應(yīng)注意到醫(yī)院內(nèi)部管理體系權(quán)利的平衡與制約,并給予員工職業(yè)發(fā)展的一定空間,有良好的員工競爭氛圍及職位晉升機制。
2.4 堅持內(nèi)控制度建設(shè)的公開化、透明化
在醫(yī)院內(nèi)控制度建設(shè)的過程中,要重視相關(guān)人員,尤其是醫(yī)院管理人員職權(quán)責(zé)的公開化、透明化,規(guī)范其行為,并在醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站上及時公布醫(yī)院員工的獎懲情況,給予員工一定的監(jiān)督權(quán)、建議權(quán),根據(jù)員工的及時反饋,對醫(yī)院內(nèi)控制度建設(shè)進行更加合理、有效的調(diào)節(jié),實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)控制度建設(shè)公開化、透明化,建立起合乎實際且切實可行的內(nèi)控制度。
3 結(jié) 語
作為保障醫(yī)院生存發(fā)展,并取得社會效益和經(jīng)濟效益的重要舉措,醫(yī)院內(nèi)部制度建設(shè)一定要跟上時代潮流,借鑒西方發(fā)達國家的內(nèi)控制度建設(shè)經(jīng)驗,并根據(jù)自身醫(yī)院的具體情況,以事實為依據(jù),逐漸建立起完備的醫(yī)院內(nèi)部控制制度。雖然我國醫(yī)院的內(nèi)控制度建設(shè)起步較晚,但由于我國改革開放的實行,以及市場化的推進、政府的逐步放權(quán),其將擁有廣闊的發(fā)展前景和進步空間。
主要參考文獻
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一、近年來開展內(nèi)控制度建設(shè)活動的實踐及取得的成效
自1999年人民銀行內(nèi)審部門行使中央銀行再監(jiān)督職能以來,內(nèi)審部門在全面內(nèi)審、專項檢查等檢查中將內(nèi)控制度建設(shè)與執(zhí)行情況作為一項重要內(nèi)容,以查促建、以查促整。促使各單位、各部門按照內(nèi)控建設(shè)的要求廣泛開展補充建立新制度、修訂完善舊制度的活動。通過幾年的努力,目前已基本建立了包括全行性、部門性內(nèi)控制度在內(nèi)的內(nèi)控制度體系。
通過開展內(nèi)控制度建設(shè)活動,各單位、各部門對內(nèi)控制度在強化內(nèi)部管理,有效防范風(fēng)險,提高工作質(zhì)量,更好地履行基層中央銀行職能等方面的重要性有了進一步的認(rèn)識,排查內(nèi)部風(fēng)險點進而完善內(nèi)部制約機制的自覺性有了一定程度的提高,單位領(lǐng)導(dǎo)及紀(jì)檢監(jiān)察、內(nèi)審部門等職能部門對內(nèi)控制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查力度逐漸加大,初步形成了內(nèi)控制度先行、內(nèi)控制度建立與執(zhí)行并重的風(fēng)氣和氛圍。
二、目前內(nèi)控制度建設(shè)中存在的主要問題
金融部門向來以內(nèi)控制度嚴(yán)格而著稱,但近幾年部分機構(gòu)在內(nèi)控上卻出現(xiàn)了“外緊內(nèi)松”的現(xiàn)象。這一點從全國各地不少金融機構(gòu)發(fā)生的案件中可以得到答案,特別是最近發(fā)生的人行洪湖支行槍彈失盜案和贛州抽張短款案給我們以警示,必須從內(nèi)控制度建設(shè)中查找不足。目前存在的主要問題有:
1、內(nèi)控制度全面性難以界定
內(nèi)部控制制度是管理現(xiàn)代化的產(chǎn)物,主要內(nèi)容包括:崗位責(zé)任制、內(nèi)部牽制制度、各種工作程序、手續(xù)制度和內(nèi)部審計制度,因此人民銀行內(nèi)部控制制度主要為:金融監(jiān)管制度、貨幣信貸資金管理制度、外匯管理制度、財務(wù)管理制度、會計結(jié)算管理制度、國庫業(yè)務(wù)管理制度、貨幣發(fā)行與金銀管理制度、計算機管理制度、安全保衛(wèi)制度等。盡管各種制度較多,但內(nèi)控制度全面性方面只有原則性規(guī)定,在實際建制工作中缺乏具體判斷標(biāo)準(zhǔn)也即定量要求,導(dǎo)致內(nèi)控制度評價、檢查時標(biāo)準(zhǔn)不一,不利于相關(guān)部門對內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查和評價。現(xiàn)實的問題是:基層行及科室需要制定多少制度才是全面的?作出全面性判斷的標(biāo)準(zhǔn)或依據(jù)是什么?
2、內(nèi)控制度的規(guī)范性不夠
(1)有的基層行未結(jié)合本單位、本部門實際制定內(nèi)控制度,有將上級行規(guī)章制度、全行性內(nèi)控制度直接作為單位、部門內(nèi)控制度的情況。
(2)內(nèi)控制度內(nèi)容過于簡單且與相關(guān)制度之間的銜接不夠,存在有前后不一、相互矛盾的情況。有些制度過于概括、簡單和條文化,操作性不強,不能為業(yè)務(wù)提供實際的指導(dǎo);有些制度偏重于強調(diào)紀(jì)律約束,缺乏必要的程序控制;有些制度缺乏必要的處罰措施,更多的是在實際工作中有制度,但缺乏嚴(yán)格的、經(jīng)常性的檢查制度。使一些基本制度如柜臺交叉復(fù)核、雙人雙責(zé)和事后監(jiān)督等難以落實,替崗、代崗、代人簽章現(xiàn)象時有發(fā)生。這些制度上的不完善和不健全,導(dǎo)致內(nèi)部控制上的漏洞和操作上的失誤,增加了經(jīng)營上的風(fēng)險。
(3)內(nèi)控制度未按照工作制度與管理制度、業(yè)務(wù)流程與操作規(guī)程、崗位責(zé)任制與人員分工三個部分制定。
3、內(nèi)控制度的及時性不夠
近年來,基層人民銀行根據(jù)自身的特點和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,不斷加強內(nèi)控制度建設(shè),出臺了一系列的制度辦法,但是,一些單位、部門未根據(jù)上級行規(guī)章制度以及實際情況的變化及時修訂內(nèi)控制度,以致內(nèi)控制度缺乏系統(tǒng)性,并存在一定的滯后性。如有些新型業(yè)務(wù)已經(jīng)開展,但制度尚未建立,致使運作上帶有盲目性。
三、對內(nèi)控制度建設(shè)存在問題的原因分析
1、對內(nèi)控制度的重要性認(rèn)識不足,錯誤地將內(nèi)控制度建設(shè)工作理解為一項臨時任務(wù)、階段性工作。甚至,個別原來內(nèi)控制度比較薄弱的單位、部門存在厭煩、畏難、抵觸情緒。
2、由于內(nèi)控制度建設(shè)的有關(guān)要求比較原則,導(dǎo)致部分單位、部門在開展內(nèi)控制度建設(shè)工作上理解、做法不一。例如,部門內(nèi)控制度包括工作制度與管理制度、業(yè)務(wù)流程與操作規(guī)程、崗位責(zé)任制與人員分工三個組成部分,但三者之間的相互關(guān)系如何沒有規(guī)定。我們認(rèn)為應(yīng)首先制定工作制度與管理制度,然后將制度的相關(guān)規(guī)定、要求落實到崗位,最后將工作制度與管理制度、崗位責(zé)任制具體體現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程中。又例如,部門崗位責(zé)任制如何制定未明確,有些部門即按部門現(xiàn)有人員來制定崗位責(zé)任制。我們認(rèn)為應(yīng)“因事設(shè)崗”而不應(yīng)“因人設(shè)崗”。
3、內(nèi)控制度體系不夠完整。從目前情況看,從上到下都只要求職能部門開展內(nèi)控制度建設(shè),從內(nèi)控制度的體系角度看是不完整的。我們認(rèn)為,一個單位的內(nèi)控制度應(yīng)由全行性、部門性內(nèi)控制度兩部分組成。全行性內(nèi)控制度對全行各項管理活動進行規(guī)范、約束,部門性內(nèi)控制度對部門各項業(yè)務(wù)活動進行規(guī)范、約
束,兩者無重要性之分,其區(qū)別僅在于約束范圍的不同,即全行性內(nèi)控制度是所有部門、所有員工必須遵守的行為準(zhǔn)則,部門性內(nèi)控制度是該部門、該部門員工必須遵守的行為準(zhǔn)則。
4、內(nèi)控制度建設(shè)的體制和機制存在缺陷
(1)內(nèi)審部門只是內(nèi)控制度建設(shè)的牽頭、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查部門,但實際工作中部分單位、部門誤認(rèn)為內(nèi)控制度建設(shè)是內(nèi)審部門的工作,因而不是主動開展內(nèi)控制度建設(shè),而是等內(nèi)審部門提出問題后再去修訂、完善制度。
(2)內(nèi)控制度評價效果不佳。各行雖然按規(guī)定成立了相關(guān)內(nèi)控制度評價小組,但一方面由于熟悉全行各部門所有業(yè)務(wù)的人員畢竟是少數(shù),評價缺少針對性,另一方面評價小組即使提出了修改意見也存在理解上的不同缺少權(quán)威性。
(3)發(fā)揮職能部門作用不夠。上級行職能部門對下級行職能部門負有監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的職責(zé),在內(nèi)控制度建設(shè)上也不應(yīng)例外。而且,上級行職能部門對下級行職能部門各項業(yè)務(wù)和工作比較熟悉,對制度規(guī)定和崗位分工的原則要求比較了解。而現(xiàn)實的情況是內(nèi)審部門在內(nèi)控制度建設(shè)上單槍匹馬、孤軍奮戰(zhàn)。
四、增強內(nèi)控制度建設(shè)規(guī)范性、有效性的建議
首先應(yīng)該解決好對內(nèi)控制度的認(rèn)識問題。對上級行下發(fā)的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)操作規(guī)程,任何個人都無權(quán)擅自更改;在內(nèi)部制度面前,員工人人平等,無論是普通員工還是領(lǐng)導(dǎo)干部都必須嚴(yán)格遵守,不得違反,一旦違反就要追究責(zé)任。只有切實解決好這些認(rèn)識問題,才能克服內(nèi)部制度管理中的隨意性,提高內(nèi)部制度的權(quán)威性,增強貫徹實施的自覺性,構(gòu)筑起風(fēng)險防范的“銅墻鐵壁”。
1、為改變內(nèi)審部門在內(nèi)控制度建設(shè)工作上單槍匹馬、孤軍奮戰(zhàn)的狀況,充分發(fā)揮職能部門的作用,對內(nèi)控制度建設(shè)工作要實行分工負責(zé)制:內(nèi)審部門負責(zé)本行及下級行全行性內(nèi)控制度的規(guī)范、統(tǒng)一工作,上級行職能部門在做好自身內(nèi)控制度建設(shè)工作的同時,必須負責(zé)下級行職能部門的內(nèi)控制度建設(shè)工作。
2、為解決下級行內(nèi)控制度建設(shè)上理解偏差的問題,同時避免上級行相關(guān)部門開展檢查、監(jiān)督時標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不一可能導(dǎo)致下級行無所適從的問題,建議上級行內(nèi)審部門、職能部門制定下發(fā)下級行全行性、部門性內(nèi)控制度的目錄(目錄中規(guī)定的制度必須制定,除此之外可結(jié)合各行、各部門實際補充制定)。
3、為解決下級行內(nèi)控制度內(nèi)容過于簡單、相關(guān)制度之間的銜接不夠等問題,建議上級行內(nèi)審部門、職能部門將下級行現(xiàn)有已制定的全行性、部門性內(nèi)控制度進行收集、整理,在此基礎(chǔ)上形成相對規(guī)范的各項制度藍本后印發(fā)下級行,由其結(jié)合自身實際參照制定各項內(nèi)控制度。在此一是要注重制度的可操作性,任何內(nèi)控制度在制定的過程中必須合乎客觀實際,并考慮到其可操作性。因為制度是需要人去執(zhí)行和為了規(guī)范操作的,好高騖遠、不切合實際的制度即使再嚴(yán)格、再全面而不具有可操作性也會失去它本身的意義,使員工無所適從、難以執(zhí)行,這就起不到制度應(yīng)有的制約、規(guī)范作用。所以,要避免制度懸空或華而不實現(xiàn)象。二是要注重制度的動態(tài)性、時效性。事物都是在不斷發(fā)展變化的,制度亦然,目前,因為各項改革的不斷深入,部分法規(guī)已不盡適應(yīng)或相對滯后。因此,各單位、各部門應(yīng)隨著業(yè)務(wù)的變化、中心工作的更替、重點的轉(zhuǎn)移、時間的變遷等緊跟形勢,把握政策,及時調(diào)整、修訂、補充和完善相關(guān)的內(nèi)控制度,樹立動態(tài)的監(jiān)督管理理念,避免內(nèi)控制度對業(yè)務(wù)行為的不協(xié)調(diào)性和控制上的滯后,使內(nèi)控建設(shè)緊跟形勢和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。我們相信,通過自下而上和自上而下相結(jié)合的方法,注重制度的可操作性和時效性,一定能較好地解決內(nèi)控制度規(guī)范性問題。
一、世界有關(guān)國家和地區(qū)內(nèi)部控制體系建設(shè)的基本模式
(一)美國-日本內(nèi)控體系建設(shè)模式與基本做法 美國內(nèi)控體系建設(shè)模式可以概括為“立法管制、評價嚴(yán)格、標(biāo)準(zhǔn)明確、措施配套”,被認(rèn)為是內(nèi)控監(jiān)管最為嚴(yán)格的國家,其內(nèi)部控制體系建設(shè)一直處于全球領(lǐng)先水平,具備了較為成熟的組織模式和運作機制。
一是明確了以保證財務(wù)報告真實可靠為核心目標(biāo)的內(nèi)控體系建設(shè)基本思路。在20世紀(jì)近百年的發(fā)展過程中,內(nèi)部控制逐漸由傳統(tǒng)的人員牽制、實物牽制、簿記牽制等內(nèi)部牽制制度發(fā)展成為以保證財務(wù)報告真實可靠、資產(chǎn)安全完整、經(jīng)營效率效果以及合法合規(guī)為目標(biāo)的全面、全員、全過程的內(nèi)部控制制度體系。美國內(nèi)部控制制度體系建設(shè)在兼顧上述目標(biāo)的基礎(chǔ)上,本著服務(wù)資本市場的原則,始終圍繞財務(wù)報告內(nèi)部控制這一核心目標(biāo),確保企業(yè)提供財務(wù)報告的真實性、可靠性,維護投資者和社會公眾的利益。
二是建立了標(biāo)準(zhǔn)制定機構(gòu)和審計評價機構(gòu)協(xié)調(diào)運作的內(nèi)控制度體系建設(shè)組織模式。美國會計學(xué)會、注冊會計師協(xié)會等5家專業(yè)團體發(fā)起成立COSO委員會,負責(zé)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的制定,了被國際社會廣泛認(rèn)可的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)框架,指導(dǎo)企業(yè)建立和自我評估內(nèi)部控制制度;上市公司會計監(jiān)管委員會司職內(nèi)部控制審計評價標(biāo)準(zhǔn)的制定,明確了注冊會計師對內(nèi)部控制有效性的審計計劃和實施評價方法。通過標(biāo)準(zhǔn)制定機構(gòu)和審計評價機構(gòu)的協(xié)調(diào)運作,為整個內(nèi)控制度體系建設(shè)提供科學(xué)、高效的組織保障。
三是形成了以政府立法為保障、市場監(jiān)管為重點、企業(yè)實施為基礎(chǔ)、中介評價為支撐的內(nèi)控制度體系建設(shè)運作機制。朗訊、安然、世通等一系列重大財務(wù)舞弊和會計造假案,反映出企業(yè)在風(fēng)險管理、內(nèi)控機制方面缺乏必要的法律保證,由此導(dǎo)致美國國會2002年7月制定關(guān)于公司治理和會計改革的《薩班斯法案》,要求在美上市公司對財務(wù)報告過程中的內(nèi)部控制進行有效性評價,對涉及公司風(fēng)險控制中的重大弱點作出評估并對外報告。在法律保障下,美國證券監(jiān)管委員會得以出臺或修訂一系列資本市場監(jiān)管規(guī)則,旨在規(guī)范上市公司內(nèi)部控制有效性評價及披露行為,維護資本市場秩序。在美上市公司建立健全內(nèi)部控制制度的同時,必須遵循法律和市場監(jiān)管要求,實施管理層自我評估和注冊會計師審計評價制度。法律管制、市場約束、內(nèi)部實施和外部評價構(gòu)成了內(nèi)控體系建設(shè)有效運作的“四大法寶”。
日本內(nèi)控制度體系建設(shè)與美國有眾多相似之處。以財務(wù)報告內(nèi)部控制作為內(nèi)控體系建設(shè)的核心目標(biāo);由專門機構(gòu)(會計審計委員會內(nèi)部控制分會)負責(zé)同時制定控制標(biāo)準(zhǔn)和審計評價標(biāo)準(zhǔn);通過立法(《金融工具交易法》)保障內(nèi)控體系的實施,要求上市公司自2008年4月1日起建立管理層自我評估制度與注冊會計師審計評價制度。相對美國《薩班斯法案》,日本政府立法僅要求注冊會計師對管理層自我評估報告進行審計,不需對企業(yè)內(nèi)部控制有效性進行獨立審計。
(二)加拿大-中國香港內(nèi)控體系建設(shè)模式與基本做法 加拿大內(nèi)部控制體系建設(shè)模式的特點是“強調(diào)自律,注重自評;標(biāo)準(zhǔn)明確,體系科學(xué)”,是全球較早制定控制標(biāo)準(zhǔn)的國家之一。1995年,加拿大COCO委員會《控制指南》,成為繼美國《內(nèi)部控制整體框架》之后較早被國際認(rèn)可的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)。與美國和日本內(nèi)控制度體系建設(shè)模式有所不同,加拿大內(nèi)控體系建設(shè)強調(diào)行業(yè)自律和市場監(jiān)管,弱化內(nèi)控立法管制;注重控制標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè),弱化評價標(biāo)準(zhǔn)建設(shè);強化內(nèi)控自我評估和披露制度建設(shè),弱化注冊會計師審計評價制度建設(shè)。中國香港內(nèi)控制度體系建設(shè)的組織模式和運行機制與加拿大模式極為相似。中國香港會計師公會2005年制定本地區(qū)的控制標(biāo)準(zhǔn)《內(nèi)部控制和風(fēng)險管理基本框架》,并在有關(guān)市場監(jiān)管規(guī)則中要求上市公司必須于當(dāng)年同時建立管理層自我評估和披露制度。相比之下,中國香港在控制標(biāo)準(zhǔn)和評價制度銜接時間的充分性方面不如加拿大。
(三)新加坡內(nèi)控體系建設(shè)模式與基本做法 新加坡內(nèi)控制度體系建設(shè)的特點是“監(jiān)管規(guī)則和評估制度先行,控制標(biāo)準(zhǔn)和評價標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后”。新加坡財政部2005年6月《公司治理準(zhǔn)則2005》,自2007年開始在上市公司推行內(nèi)控自我評估制度;但其國內(nèi)尚未有一套統(tǒng)一的控制標(biāo)準(zhǔn)和評價標(biāo)準(zhǔn)作為企業(yè)實施內(nèi)控自我評價的基礎(chǔ)和依據(jù)。
二、世界有關(guān)國家和地區(qū)推進內(nèi)部控制體系建設(shè)的啟示
(一)保證財務(wù)報告真實可靠是內(nèi)控制度體系建設(shè)的基礎(chǔ)目標(biāo) 無論是內(nèi)部控制理論發(fā)展脈絡(luò),還是內(nèi)控體系建設(shè)在一個國家的具體實踐,均圍繞財務(wù)報告的內(nèi)部控制展開。內(nèi)部控制是扎根于企業(yè)的深層次、全方位的制度安排,最終將通過財務(wù)報告的形式影響投資者和社會公眾的決策。以財務(wù)報告為中心設(shè)計內(nèi)部控制制度體系有利于從企業(yè)價值鏈流程的終端起步,逐步追溯到業(yè)務(wù)、流程和戰(zhàn)略目標(biāo),從而從根本上遏制企業(yè)風(fēng)險弱化、會計信息失真和資本市場失靈現(xiàn)象,有利于充分發(fā)揮會計在企業(yè)管理中的監(jiān)督職能。
(二)控制標(biāo)準(zhǔn)與評價標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)是內(nèi)控制度體系建設(shè)的基礎(chǔ)和重點 美國、日本、加拿大、中國香港等國家或地區(qū)的相關(guān)法律法規(guī)和監(jiān)管規(guī)定都有一套統(tǒng)一的控制標(biāo)準(zhǔn)與評價標(biāo)準(zhǔn)相配套,從而確保其執(zhí)行有源可溯、有章可循。實踐表明,缺少行之有效的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)往往是導(dǎo)致內(nèi)控有效性評價流于形式的重要原因。
(三)內(nèi)控立法是內(nèi)控制度體系建設(shè)的發(fā)展方向 內(nèi)控法制建設(shè)是資本市場健康穩(wěn)定發(fā)展的堅強后盾,是明確企業(yè)內(nèi)控法律責(zé)任、規(guī)范管理層行為、防范財務(wù)欺詐與經(jīng)濟犯罪的有力武器,是推動內(nèi)控評價制度得以順利實施的重要保障。從各國內(nèi)控制度體系建設(shè)的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢來看,內(nèi)控立法已成為一個國家深化內(nèi)控體系建設(shè)的重要手段和必要途徑。
(四)內(nèi)控立法應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎,做到考慮周全、未雨綢繆 美國《薩班斯法案》自出臺以來,數(shù)度延期執(zhí)行并一再豁免,近期又在考慮修訂完善,顯示出內(nèi)控法律尚存在不成熟之處。借鑒美國、日本內(nèi)
控立法的經(jīng)驗教訓(xùn),內(nèi)控法制建設(shè)應(yīng)當(dāng)早作準(zhǔn)備,重點研究三個問題:一是資本市場的承受能力,避免內(nèi)控立法設(shè)置的進入壁壘過高而降低本國資本市場的國際競爭力;二是企業(yè)的執(zhí)行成本問題,避免內(nèi)控立法要求過嚴(yán)導(dǎo)致企業(yè)支付過高的成本;三是內(nèi)控法律的執(zhí)行時間問題,從美國和日本的內(nèi)控法制建設(shè)模式來看,通常在控制標(biāo)準(zhǔn)和評價標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)具備一定基礎(chǔ)后,留給企業(yè)2-3年的過渡期,再強制執(zhí)行法律管制要求。
三、我國內(nèi)部控制體系建設(shè)概況和建議
(一)我國內(nèi)控體系建設(shè)概況 我國內(nèi)控體系建設(shè)于上世紀(jì)九十年代開始起步,目前已初步形成一套具有中國特色的內(nèi)控體系雛形。一是內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)根基扎實,但標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一。首先,內(nèi)部會計控制標(biāo)準(zhǔn)為內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)奠定了良好基礎(chǔ),但隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和企業(yè)環(huán)境的變化,單純依賴會計控制已難以應(yīng)對企業(yè)面臨的風(fēng)險,會計控制標(biāo)準(zhǔn)必須向全面的業(yè)務(wù)控制、風(fēng)險控制標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展。其次,有關(guān)監(jiān)管部門制定的控制標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,執(zhí)行存在一定難度。國內(nèi)有關(guān)監(jiān)管部門在出臺內(nèi)控監(jiān)管評價規(guī)則的同時,原則性地提出了針對上市公司、中央企業(yè)、商業(yè)銀行、證券公司、保險公司、壽險公司等特定企業(yè)的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn),但未具體化到操作層面。對于一些具有多重身份的企業(yè),如上市央企、上市國有商業(yè)銀行等,在執(zhí)行內(nèi)控監(jiān)管評價規(guī)則時,需要同時滿足不同身份的控制標(biāo)準(zhǔn)要求,這既增加了企業(yè)負擔(dān),又大大提高了監(jiān)管成本。二是內(nèi)部控制評價制度建設(shè)開始起步,相關(guān)配套措施有待完善。近年來,審計署、國資委、證監(jiān)會、銀監(jiān)會、保監(jiān)會以及滬深證券交易所等從行業(yè)監(jiān)管角度對加強內(nèi)部控制提出明確要求,陸續(xù)特定行業(yè)內(nèi)部控制評價辦法。在過去一段時間內(nèi),中國證監(jiān)會和滬深交易所借鑒國外尤其是美國的做法,開始推動國內(nèi)上市公司實行內(nèi)部控制自我評估制度和注冊會計師審計自我評估報告制度。但由于缺乏相應(yīng)的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn),造成企業(yè)在進行內(nèi)部控制自我評估時無所適從,也導(dǎo)致注冊會計師在進行內(nèi)控審計評價時難以人手。
(二)我國內(nèi)控體系建設(shè)的建議 基于我國內(nèi)控體系建設(shè)現(xiàn)狀,借鑒國外內(nèi)控體系建設(shè)經(jīng)驗,結(jié)合我國企業(yè)、會計師事務(wù)所的客觀需要,提出以下幾點建議:
第一,加強協(xié)調(diào),統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。國外成熟的內(nèi)控體系建設(shè)模式都有一套統(tǒng)一的、公認(rèn)的、科學(xué)的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)體系作為基礎(chǔ)和支撐。我國內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)應(yīng)總結(jié)提煉現(xiàn)有成果,學(xué)習(xí)借鑒國外先進經(jīng)驗,盡快出臺統(tǒng)一的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn),解決目前行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、企業(yè)負擔(dān)較重的現(xiàn)象。拓展和改進內(nèi)部會汁控制標(biāo)準(zhǔn),吸收國際尤其是美國內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)的先進理念,形成一套既符合中國企業(yè)實際,又與國際控制標(biāo)準(zhǔn)趨同的公認(rèn)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)體系。加強各部門問的協(xié)調(diào),統(tǒng)一認(rèn)識,逐步形成以公認(rèn)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ),特殊控制標(biāo)準(zhǔn)為補充,行業(yè)內(nèi)控監(jiān)管評價為保障的運作良好的內(nèi)部控制體系建設(shè)模式。
【關(guān)鍵詞】 施工項目 內(nèi)控 成本管理 會計控制
黨的十提出了全面建成小康社會的宏偉目標(biāo),并決定在今后加快推進城鎮(zhèn)化建設(shè)的步伐。在這個大的經(jīng)濟形勢下,建設(shè)類企業(yè)必然面臨巨大發(fā)展機遇。可以預(yù)見,在未來很長時間內(nèi),越來越多的企業(yè)會加大新建項目的投資,以期企業(yè)自身能夠發(fā)展壯大。但目前,在工程項目建設(shè)中,內(nèi)控制度尚不夠完善,這和企業(yè)過于注重效益,不夠重視內(nèi)控的重要性相關(guān),也和內(nèi)控理念陳舊有關(guān)。內(nèi)控機制的缺位導(dǎo)致項目建設(shè)中的浪費時有發(fā)生,導(dǎo)致不必要的成本上升,不僅包括人工、材料等直接費用,也包括許多間接費用的上升。在這樣的背景和動機下,如何加強并且改進企業(yè)的內(nèi)控管理,轉(zhuǎn)變內(nèi)控理念,建立科學(xué)先進的內(nèi)控體系,成為亟待解決的課題。
一、內(nèi)控制度對施工企業(yè)的重要性
第一,內(nèi)部控制是提高企業(yè)工程建設(shè)活動的效益的必要前提。一個良好的內(nèi)控制度可以使企業(yè)實現(xiàn)對工程項目的有效控制,包括事前、事中、事后各階段的有效控制,有效提高建設(shè)進度和建設(shè)效益。
第二,確保國家相關(guān)法律法規(guī)在單位內(nèi)部得到貫徹執(zhí)行,規(guī)避法律風(fēng)險。一個好的工程項目內(nèi)控機制能夠保證企業(yè)在工程項目建設(shè)的過程中,貫徹執(zhí)行國家相關(guān)法律法規(guī),有效完成建設(shè)任務(wù),避免可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險。
第三,內(nèi)部控制是控制工程項目建設(shè)成本的重要手段。通過對工程項目事先的項目預(yù)算控制、事中的實施監(jiān)督控制、事后的成本考核、總結(jié)分析,可以有效節(jié)省建設(shè)成本,避免人工材料等直接和間接費用的浪費,提高投入產(chǎn)出比。
第四,內(nèi)部控制可以確保工程項目建設(shè)管理的協(xié)調(diào)有序進行,提高經(jīng)濟效益。工程建設(shè)單位賴以生存發(fā)展的重要前提是各項業(yè)務(wù)活動能夠科學(xué)合理地組織與實施,健全的內(nèi)控制度能夠促使單位內(nèi)部各部門及相關(guān)員工明晰職責(zé),理順關(guān)系,從而能夠協(xié)調(diào)一致地工作,確保項目如期進行,提高項目實施效率。
第五,良好的內(nèi)控制度可以最大限度確保企業(yè)資產(chǎn)安全。健全合理的內(nèi)控體系可以堵塞資產(chǎn)流失的漏洞,從源頭上遏制企業(yè)內(nèi)部的,保證會計資料的真實、合法、完整,規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險,從而最終提高企業(yè)管理水平,增強市場競爭力,確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
二、目前施工企業(yè)內(nèi)控制度存在的問題
第一,企業(yè)管理層對內(nèi)控建設(shè)不夠重視。很多建設(shè)企業(yè)對于內(nèi)控的認(rèn)識不到位,過于關(guān)注生產(chǎn)施工、過于看重經(jīng)營拓展、過于倚重施工技術(shù)人才,而沒有給予內(nèi)控管理應(yīng)有的企業(yè)地位。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為內(nèi)控只不過是幾份無足輕重的文件,或者只是當(dāng)做會計控制的范疇,沒有認(rèn)識到內(nèi)部控制制度是高層次的管理策略。上行下效,很多員工由于受到領(lǐng)導(dǎo)的影響,對于內(nèi)控也不甚了解,認(rèn)為是浪費時間而敷衍搪塞。思想上的忽視嚴(yán)重阻礙了企業(yè)內(nèi)控的建設(shè)。
第二,內(nèi)控理念落后,且執(zhí)行不力。一方面,雖然很多施工企業(yè)認(rèn)識到了內(nèi)控建設(shè)的重要性,并且也建立了相應(yīng)的內(nèi)部管理制度(如會計、資金、人力資源、成本管理等),但因為沒有成熟先進的理念做指導(dǎo),都不可避免地存在各自獨立且管理理念參差不齊的問題。這從反面導(dǎo)致了內(nèi)控領(lǐng)域的混亂,進一步打擊企業(yè)內(nèi)控建設(shè)的積極性,導(dǎo)致惡性循環(huán)。另一方面,即使有了初具體系的內(nèi)控制度,但由于思想上的輕視,一些企業(yè)的制度形同虛設(shè),員工不看不聽,不遵循也不執(zhí)行,領(lǐng)導(dǎo)層更是如此。
第三,內(nèi)控治理結(jié)構(gòu)不合理。一些企業(yè)的內(nèi)控結(jié)構(gòu)不合理,企業(yè)沒有內(nèi)控部,全靠領(lǐng)導(dǎo)指揮,或者內(nèi)控部門不受重視,員工少,權(quán)力小,獨立性差,不能很好地發(fā)揮獨立審核和監(jiān)督權(quán),尤其在涉及到領(lǐng)導(dǎo)層的問題時更是如此。
第四,內(nèi)控領(lǐng)域狹窄。很多企業(yè)將內(nèi)部控制視作單純的會計控制,忽視了很多其他領(lǐng)域。
三、加強內(nèi)控制度建設(shè),完善內(nèi)控體系的建議
鑒于上述施工企業(yè)工程項目的內(nèi)控制度建設(shè)現(xiàn)狀、問題及原因分析,本文對于加強和改進施工企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè),建立科學(xué)先進的內(nèi)控體系有以下幾點建議。
第一,從思想上認(rèn)識內(nèi)控的重要性。任何制度、規(guī)章、體制、機制的改善和進步,無一不是先從思想認(rèn)識開始的。從內(nèi)控建設(shè)方面,只有從內(nèi)控缺位導(dǎo)致的那些災(zāi)難歷史中汲取教訓(xùn),深刻認(rèn)識到完善內(nèi)控制度的重要性,才能轉(zhuǎn)化為對現(xiàn)行體制問題的思考,轉(zhuǎn)化為集中精力研究探討改進的方法,并體現(xiàn)在行動上;從內(nèi)控制度的執(zhí)行上,企業(yè)主要負責(zé)人的意識及決心決定了制度能否被認(rèn)真遵循和執(zhí)行。有了思想上的緊迫感,施工企業(yè)的主要負責(zé)人才能對其整體實施進行控制,使科學(xué)先進的內(nèi)部控制得到自上而下的嚴(yán)格執(zhí)行。
第二,轉(zhuǎn)變內(nèi)控管理理念,各職能部門要緊密合作。內(nèi)控不僅僅是會計控制、也不僅僅是成本管理,而是包括會計、資產(chǎn)、資金、人力、成本、風(fēng)險評估、預(yù)算管理、項目建設(shè)等多種因素的結(jié)合。只有轉(zhuǎn)變觀念,全面加強各領(lǐng)域的合作,內(nèi)控制度建設(shè)才能更好地推進和實現(xiàn)。
第三,加強原有及新增內(nèi)控制度建設(shè)。這些制度應(yīng)該包括:一是決策管理的民主集中制與有限授權(quán)制。一方面,對于重大事件,如項目安排、資金流動、人事任免等決定應(yīng)該民主決策,規(guī)范化、制度化執(zhí)行各項重大決定和決策。另一方面,設(shè)置業(yè)務(wù)授權(quán)的度,禁止越權(quán)辦理超過項目管理范圍授權(quán)和資金支付范圍的業(yè)務(wù)。二是項目預(yù)算分析與控制。包括集中管理資金與費用(科學(xué)編制和審定各項預(yù)算,規(guī)范化預(yù)算指標(biāo)下達,嚴(yán)格化預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控體系、提高預(yù)算內(nèi)支出費用的執(zhí)行效率、嚴(yán)格預(yù)算外支出的審核和節(jié)余費用的獎勵制),建立完善的預(yù)算管理體系、審核監(jiān)控體系和預(yù)算反饋體系等。三是風(fēng)險控制。樹立風(fēng)險意識,通過識別與分析,對風(fēng)險進行防范和控制。例如為了控制風(fēng)險水平或轉(zhuǎn)移風(fēng)險,可以在材料采購,勞務(wù)錄用的招投標(biāo)環(huán)節(jié)設(shè)置嚴(yán)格的考核制,對資金進行嚴(yán)格控制,也可以通過設(shè)立報價分析評估系統(tǒng)對各種單價進行規(guī)范化的計量和評估,規(guī)避低價中標(biāo)帶來的效益風(fēng)險,等等。總之,要通過各種風(fēng)險防范和控制方法,把風(fēng)險總水平控制在企業(yè)可接受的范圍之內(nèi)。四是工程項目內(nèi)控。企業(yè)可以實行工程項目經(jīng)理競聘制,簽訂書面責(zé)任書,明確雙方的責(zé)權(quán)利。在防范風(fēng)險的同時,又可以充分調(diào)動項目積極性;同時,應(yīng)加強項目管理,為了進行成本分析,實現(xiàn)有效的成本管理,可以在進場前,進行項目成本測算,編寫項目相關(guān)的報表和策劃書等資料,如項目策劃書、成本策劃書、資金流量表、成本報表,做到問題早發(fā)現(xiàn)早解決。另外,加強項目的過程監(jiān)控,如項目的綜合考評制和獎勵制等。五是工程結(jié)算內(nèi)控管理。應(yīng)該對此過程進行嚴(yán)密合理的組織和實施。另外,可以在以下階段進行有效管理和控制:在投標(biāo)階段要注意報價技巧,用以合理實現(xiàn)結(jié)算的最大化,在實施階段加強索賠,注意保存相關(guān)的項目資料,施工過程中由專人在特定時間節(jié)點結(jié)算策劃,并建立科學(xué)合理的獎勵機制,最后建立成本核算方法,對重要項目采取預(yù)結(jié)額度和實際成本對比的方法。六是企業(yè)財務(wù)會計管理。首先,應(yīng)設(shè)置獨立的內(nèi)控財會機構(gòu),建立清晰統(tǒng)一、科學(xué)合理的財會內(nèi)控管理制度,明晰化會計核算原則、口徑、資金管理辦法、費用報銷程序,加強財會檔案管理制度,定期編制財務(wù)報告,建立嚴(yán)格的財會評價體系。七是成本管理。加大投入產(chǎn)出比高的項目,對資金的使用流向進行嚴(yán)格和規(guī)范的管理,每一筆資金的使用,都應(yīng)該經(jīng)過縝密、深入的分析,對預(yù)期收益、回收周期、存在的風(fēng)險等做出比較專業(yè)而理性的分析,力爭使每一筆資金的投入都得到最大化的收益。同時應(yīng)該加快資金周轉(zhuǎn),提高資金的使用率,避免周轉(zhuǎn)期長的項目造成的可能的資金回籠壓力。八是親屬回避與不相容職務(wù)分離制度。在企業(yè)的組織形式和人事職權(quán)劃分上對可能具有高錯誤發(fā)生率的崗位進行分拆,形成相互制衡、相互監(jiān)督的機制。但要注意不能將分離理解為分割,而是在分離的基礎(chǔ)上進行相互配合,充分發(fā)揮內(nèi)部牽制作用。
第四,加強內(nèi)部審計監(jiān)督。在上述措施的基礎(chǔ)上,還應(yīng)有審計人員的參與,這些審計員要具備較強的專業(yè)知識和能力,并在企業(yè)內(nèi)部處于相對獨立的部門,這樣就可以使其能夠擁有掣肘較少的監(jiān)督權(quán),能夠深入一線,檢查工程項目的實施情況和內(nèi)控制度的執(zhí)行情況,針對問題提出改正建議,對上級出具書面建議報告和審計報告書,歸檔并定期回溯,對項目過程進行客觀公正評價,對內(nèi)控執(zhí)行進行嚴(yán)格監(jiān)督,及時發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié),通過分析找出原因及對策,提出完善建議等。由審計人員形成的監(jiān)督防線可以更好地實現(xiàn)工程項目的內(nèi)部控制,但應(yīng)注意與其他部門的配合,避免不作為,也不要越權(quán)。
第五,推進企業(yè)內(nèi)控信息化,提高內(nèi)控效率。通過統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)推進的總體方針,建設(shè)企業(yè)自己的統(tǒng)一內(nèi)控網(wǎng)絡(luò)平臺,將內(nèi)控操作和資源共享統(tǒng)一化、規(guī)范化、制度化,實現(xiàn)工程建設(shè)項目的全過程管理和動態(tài)管理。
在全面建成小康社會的宏偉目標(biāo)指引下,在加快城鎮(zhèn)化建設(shè)的方針政策的帶動下,建設(shè)類企業(yè)迎來了一個前所未有的發(fā)展良機,而健康、安全、高效、可持續(xù)的發(fā)展不僅要依賴良好的企業(yè)文化、管理水平、經(jīng)營理念,也依賴于科學(xué)、合理、先進的內(nèi)控制度。一個完善的內(nèi)部控制制度,能夠規(guī)范企業(yè)自我管理行為,保證資金安全高效合理運用,能夠節(jié)約成本,能夠保證財會信息的真實、合法,能夠堵塞漏洞、消除隱患,防止舞弊和浪費。內(nèi)部控制有許多方式,企業(yè)應(yīng)根據(jù)行業(yè)和企業(yè)自身的特點,將多種方式有機結(jié)合起來,建立健全一套符合自身情況的,科學(xué)、高效、嚴(yán)密的內(nèi)部控制體系。
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[2] 徐彬:工程項目管理中的內(nèi)部控制探討[J].審計月刊,2008(5).
一、組織機構(gòu)控制方面
執(zhí)行情況在組織機構(gòu)控制方面,設(shè)財務(wù)股(會計、出納)、辦公室、綜合業(yè)務(wù)股、政策法規(guī)和基金監(jiān)管股,通過制度建設(shè)做為組織機構(gòu)控制的基礎(chǔ),對每個工作人員的職責(zé)進行了明確;建立了財務(wù)管理、檔案管理、信息管理等制度,對每項業(yè)務(wù)的崗位職責(zé)進行了明確;建立了《業(yè)務(wù)辦理流程》,對各項業(yè)務(wù)的操作規(guī)程進行了明確規(guī)定;建立了限時辦理制度,做到業(yè)務(wù)限時辦結(jié),權(quán)責(zé)關(guān)系明確;嚴(yán)格實施授權(quán)管理,按照規(guī)定分配權(quán)限,信息系統(tǒng)管理明確;落實崗位責(zé)任制度,責(zé)任到人,職工之間相互監(jiān)督、秉公辦事,通過各項制度的建立、執(zhí)行,做到了有章可循,為內(nèi)部控制的整體打下堅實的基礎(chǔ)。
二、業(yè)務(wù)運行控制情況
在業(yè)務(wù)運行控制方面,注重突出基金業(yè)務(wù)的財務(wù)支出、嚴(yán)格按照年初制定的方案執(zhí)行,同時,認(rèn)真學(xué)習(xí)整理上級部門關(guān)于業(yè)務(wù)規(guī)范管理方面的文件或操作步驟,加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)和交流,嚴(yán)格操作規(guī)范,實行程序控制,各項業(yè)務(wù)辦理流程均按上級要求的規(guī)定執(zhí)行。
三、項目財務(wù)控制情況
在項目資金管理過程中,我們自始至終注意思想建設(shè),認(rèn)真嚴(yán)格執(zhí)行各項政策及規(guī)章制度,并不斷完善各項制度和監(jiān)督機制,嚴(yán)格執(zhí)行“收支兩條線”管理,財務(wù)人員依據(jù)合法、有效的會計憑證進行財務(wù)記錄,會計記錄按照規(guī)定的要素完整準(zhǔn)確地反映各項業(yè)務(wù)活動,會計報表由會計人員獨立編制,會計檔案按照要求及時整理歸檔,印章管理符合要求,賬戶開設(shè)符合規(guī)定,做到帳帳、帳表、賬實相符,會計核算沒有出現(xiàn)違規(guī)操作現(xiàn)象,會計科目設(shè)置符合財務(wù)會記制度要求。
四、內(nèi)部控制的管理與監(jiān)督
嚴(yán)格按照相關(guān)要求建立內(nèi)部控制制度,經(jīng)常不定期的圍繞基金收支、管理、監(jiān)督的各個環(huán)節(jié)。深入查找問題,檢查項目資金監(jiān)管政策法規(guī)執(zhí)行情況,內(nèi)控制度是否健全,管理是否規(guī)范,有無違規(guī)操作等各方面問題,對于發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改,進一步提高維護項目安全的自覺性,從源頭上防范風(fēng)險。
五、存在的問題
(一)對內(nèi)控制度建設(shè)的重要性認(rèn)識不夠,認(rèn)為建立了規(guī)章制度,就是建立了內(nèi)控制度,忽視了內(nèi)控制度是一種業(yè)務(wù)運作過程中環(huán)環(huán)相扣的動態(tài)監(jiān)督自律機制。
(二)內(nèi)控制度建設(shè)滯后,內(nèi)控體系不夠完善。自實施內(nèi)部規(guī)范管理以來,著重各項業(yè)務(wù)制度建設(shè),沒有將內(nèi)部制度建設(shè)很好地過渡到內(nèi)部控制建設(shè)上來,個別制度雖然建立了,但對系列業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)流程缺乏牽制、制約關(guān)系,個別制度存在牽制、制約關(guān)系,卻沒有隨著業(yè)務(wù)發(fā)展而及時更新,而且,沒有形成一套整體職責(zé)權(quán)限相互制約、運作有序的內(nèi)控體系,缺乏有力的整體監(jiān)控。
六、下步工作打算
將繼續(xù)按照財經(jīng)紀(jì)律的要求和步驟,以這次檢查為契機,針對內(nèi)部控制的各個方面采取強有力的措施,在認(rèn)真做好整改工作的同時,做好以下幾個方面的工作,把工作抓出成效,確保我縣醫(yī)保事業(yè)的平穩(wěn)運行。
(一)優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu),推進機關(guān)效能建設(shè)。加強干部培養(yǎng)、考核和監(jiān)督,加大輪崗交流和競爭上崗力度。加強思想政治建設(shè),轉(zhuǎn)變觀念、轉(zhuǎn)變職能、轉(zhuǎn)變作風(fēng),全面提升經(jīng)辦隊伍的綜合素質(zhì)和工作能力,構(gòu)建學(xué)習(xí)型、服務(wù)型單位。
(二)進一步認(rèn)識內(nèi)控機制建設(shè)的重要性。在財務(wù)制度不斷改革的形勢下,既要重視業(yè)務(wù)發(fā)展,又要重視依法行政,既要重視規(guī)范管理,又要重視責(zé)任追究,認(rèn)真推行單位內(nèi)控機制。
1.控制環(huán)境基礎(chǔ)薄弱
(1)對內(nèi)部控制制度的認(rèn)識有待提高。從傳統(tǒng)管理向精細化管理的轉(zhuǎn)型時期,醫(yī)院管理者對內(nèi)控制度的重要性普遍缺乏應(yīng)有的認(rèn)識,內(nèi)控制度建設(shè)流于形式,沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用;醫(yī)院各相關(guān)部門也缺乏認(rèn)識,互相協(xié)調(diào)和聯(lián)動不足。(2)組織結(jié)構(gòu)不合理。醫(yī)院內(nèi)部控制目標(biāo)的實現(xiàn)在很大程度上依賴于各管理部門的協(xié)調(diào)與配合。但是目前有些醫(yī)院的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理,管理職能界定不清晰,沒有形成科學(xué)、有效的職責(zé)分工和制衡機制。例如某些醫(yī)院對合同管理沒有統(tǒng)一的歸口管理部門,造成在合同事項管理上的推諉、扯皮。(3)內(nèi)部控制體系建設(shè)未完善。由于行業(yè)及歷史的局限,大部分公立醫(yī)院內(nèi)部控制正在逐步完善,處于探索階段,未形成科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)控框架和體系。
2.授權(quán)審批制度不合理
授權(quán)審批是醫(yī)院根據(jù)一般授權(quán)和特別授權(quán)的規(guī)定,明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項的權(quán)限范圍、審批程序和相應(yīng)責(zé)任。(1)一般授權(quán)和特殊授權(quán)的界定不清。授權(quán)可分為一般授權(quán)和特殊授權(quán)。一般授權(quán)是指醫(yī)院在日常經(jīng)營管理活動中按既定的職責(zé)和程序進行的授權(quán);特別授權(quán)是指醫(yī)院在特殊情況、特定條件下進行的授權(quán)。有些醫(yī)院對一般授權(quán)和特殊授權(quán)的界定不清,出于謹(jǐn)慎考慮,下級往往將一般授權(quán)項目作為特殊授權(quán)項目,交由上級決定,使上級“眉毛胡子一把抓”,決策重點不突出,效率低下。(2)實質(zhì)性審核不足。對重大決策事先未進行有針對性的討論和書面審核,就由所有中高層會簽,甚至有些簽字人員對事項本身也不了解,還認(rèn)為這種審批即使事后追責(zé)也會“法不責(zé)眾”,造成審批形式到位而實質(zhì)性審核不足。(3)審批次序不合理。正確的審批程序應(yīng)由相關(guān)職能部門審核后,再由領(lǐng)導(dǎo)按層級順序由低到高審批,而有些醫(yī)院對審批次序規(guī)定不明確或不合理,出現(xiàn)高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)再交由低層人員審核的情況。
3.資產(chǎn)管理內(nèi)控不到位
資產(chǎn)是指醫(yī)院占有、使用、在法律上確認(rèn)為國家所有、能以貨幣計量的各種經(jīng)濟資源的總稱。目前醫(yī)院資產(chǎn)管理普遍存在家底不清、賬實不符、閑置浪費、效率低下等問題,加大了醫(yī)院的經(jīng)營風(fēng)險,同時會造成醫(yī)院資產(chǎn)的流失。造成這些現(xiàn)象的根本原因在于針對資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制存在薄弱環(huán)節(jié)。
4.內(nèi)控管理手段不科學(xué)
在醫(yī)院內(nèi)部控制管理中,許多醫(yī)院還是采取傳統(tǒng)的手工或半手工的管理手段,對信息系統(tǒng)的利用不夠,造成核對困難,監(jiān)控不力,管理效率低下。
二、完善醫(yī)院內(nèi)控體系建設(shè)
財政部2012年頒發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》,既是行政事業(yè)單位進行內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)文件,也是醫(yī)院進行內(nèi)部控制建設(shè)的理論依據(jù)。醫(yī)院應(yīng)以此為契機,將內(nèi)部控制基本原理與醫(yī)院實際工作相結(jié)合,梳理工作流程,針對薄弱環(huán)節(jié),強化機制建設(shè),保障醫(yī)院資金合法、合理使用,維護醫(yī)院經(jīng)濟利益。以我院為例,近年來在一些審計檢查中暴露出一些問題,分析其中的原因,總體都可歸為內(nèi)控流程不夠合理,內(nèi)控制度不夠完善,內(nèi)控管理力度不夠。對此,醫(yī)院成立了審計聯(lián)席會議領(lǐng)導(dǎo)小組,負責(zé)審計問題的整改與督改,并以此為契機,完善了內(nèi)控體系建設(shè),強化了管理力度,取得了較好效果。
1.領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是內(nèi)控制度建設(shè)的關(guān)鍵
醫(yī)院內(nèi)控制度建設(shè)是一個復(fù)雜的過程,涉及預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、基本建設(shè)、合同等各項經(jīng)濟活動,需要醫(yī)院內(nèi)部各有關(guān)部門加強溝通、相互協(xié)調(diào),形成聯(lián)動機制,這離不開醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持。沒有領(lǐng)導(dǎo)支持的內(nèi)控體系建設(shè),往往會流于形式,有了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的支持,內(nèi)控體系建設(shè)才能真正發(fā)揮作用。
2.通過流程再造,形成制衡機制,“未病先防”
所謂制衡,就是在單位的崗位設(shè)置、權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等方面互相制約、相互監(jiān)督。審計人員應(yīng)聯(lián)合各相關(guān)科室,認(rèn)真分析引起審計問題發(fā)生的薄弱環(huán)節(jié),抓住醫(yī)院經(jīng)濟活動的客觀規(guī)律,實施流程再造,將制衡機制嵌入醫(yī)院內(nèi)控制度建設(shè)各環(huán)節(jié)中,提高內(nèi)部控制力度,實現(xiàn)決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互分離、相互制約。(1)梳理醫(yī)院內(nèi)控流程,調(diào)整部分科室職責(zé)。我院借專項整改落實工作之機,梳理了部分內(nèi)部審批流程。例如,醫(yī)院成立了試劑采購中心,將過去多頭采購變?yōu)榻y(tǒng)一由試劑采購中心進行采購。再如,過去合同簽訂由不同的業(yè)務(wù)科室負責(zé),為落實管理關(guān)口前移,醫(yī)院決定所有經(jīng)濟合同的簽訂,統(tǒng)一由改革與績效管理辦公室負責(zé)。通過這兩個部門的職責(zé)調(diào)整,修改了業(yè)務(wù)流程,形成了制衡,完善了內(nèi)控制度。(2)針對薄弱環(huán)節(jié),制定內(nèi)部控制制度并嚴(yán)格執(zhí)行。通過認(rèn)真分析近年來出現(xiàn)的審計問題,找出了內(nèi)控的薄弱環(huán)節(jié),并修訂了一系列規(guī)章制度。例如醫(yī)院針對科研經(jīng)費管理存在的一些問題,重新修訂并下發(fā)了《科研經(jīng)費管理使用規(guī)定》《科研經(jīng)費購買試劑管理制度》《科研經(jīng)費購買通用物資管理制度》,提高了科研經(jīng)費的管理水平。
3.將內(nèi)部控制嵌入信息系統(tǒng)中
具體探索
如何建立適合地勘單位特點的內(nèi)部控制制度,是中央地勘單位實行企業(yè)化管理以來,一直在不斷思考和探索的重要管理課題。中央地勘單位進行了以下探索和實踐。
首先,明確了各項內(nèi)控制度是為企業(yè)目標(biāo)最大化服務(wù)的。控制降風(fēng)險,控制出效益。為了適應(yīng)企業(yè)化改革及市場競爭的需要,內(nèi)部控制制度建設(shè)的目標(biāo)應(yīng)定位在:強化控制風(fēng)險,提高內(nèi)部運營的效率和效果,并創(chuàng)造價值,確保地勘單位做強做大戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。
其次,為了強化財務(wù)管理,規(guī)范會計核算行為,地勘單位從制定切合本行業(yè)實際的會計內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)人手,進行內(nèi)部會計控制制度建設(shè)。制定并實施了會計基礎(chǔ)工作、貨幣資金、實物資產(chǎn)、存貨、固定資產(chǎn)籌資和投資、工程項目、采購與付款、銷售與收款、成本與費用、擔(dān)保業(yè)務(wù)、財務(wù)預(yù)算等11項會計內(nèi)部控制制度規(guī)范。
再次,針對管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)鍵問題,增強內(nèi)部控制關(guān)鍵點的控制工作,制定并實施了《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理辦法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化考核標(biāo)準(zhǔn)》、《重大財務(wù)事項報告制度》、《合同管理辦法》、《對外投融資管理辦法》。
最后,建立財務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的信息平臺,運用先進的管理方法和工具優(yōu)化控制流程,強化內(nèi)部控制重點和關(guān)鍵點。主要做了以下方面的工作:
1 統(tǒng)一財務(wù)會計政策。全局制定了涉及系統(tǒng)內(nèi)86家企業(yè)和70多家事業(yè)單位的《總局統(tǒng)一會計制度》及相關(guān)規(guī)定。從而統(tǒng)―了中央地勘企事業(yè)會計要素確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn),確保會計信息口徑一致,統(tǒng)―-了會計核算信息的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)。
2 實行資金集中管理。資金集中不僅是資金運作權(quán)力的集中,也是利益和風(fēng)險的集中。在中央地勘單位試點的基礎(chǔ)上,全局實施財務(wù)集中管理。實踐表明,資金集中管理,不僅堵塞了資金管理的漏洞,為各級經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)提供了較有力的資金支持,而且提高了資金的使用效率和效益,有效防范了財務(wù)風(fēng)險,降低了融資成本,為企業(yè)創(chuàng)造了價值。
3 推行全面預(yù)算管理,提升了資源整合和成本控制效率和效果。中央地勘單位2008年在試點的基礎(chǔ)上推行了全面預(yù)算管理,建立了“統(tǒng)一管理、分級負責(zé)”的預(yù)算控制體系。2008年下半年在國際金融危機的影響下,中央地勘單位經(jīng)濟建設(shè)實現(xiàn)了穩(wěn)步增長和資金鏈安全。強化了資源配置和成本費用控制,提升了集團的管理控制能力,實現(xiàn)了從財務(wù)預(yù)算管理向全面預(yù)算管理的轉(zhuǎn)變,確保了戰(zhàn)略目標(biāo)和年度經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)。
4 與經(jīng)營業(yè)績考核緊密結(jié)合,提升內(nèi)控制度執(zhí)行力。各級內(nèi)部控制制度的建立和執(zhí)行,以及對經(jīng)營管理中存在問題的整改情況,與各級經(jīng)營者經(jīng)營業(yè)績考核緊密掛鉤,確保了內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行。
六項注意
根據(jù)地勘行業(yè)實際,筆者總結(jié)了對內(nèi)部控制制度建設(shè)的六點建議。
1 明確企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)體制和機制。
目前,中央地勘單位正在調(diào)整內(nèi)部組織結(jié)構(gòu),積極推進以產(chǎn)權(quán)為紐帶的三級企業(yè)化管理體系建設(shè),加快理順各省局大公司的產(chǎn)權(quán)關(guān)系,最終形成母子公司的企業(yè)管理體系。與這種現(xiàn)代企業(yè)管理體系相適應(yīng),地勘單位應(yīng)構(gòu)建由上到下三級“立體式”的內(nèi)部控制制度體系,明確集團各級次的控制目標(biāo)和責(zé)任。集團總部負責(zé)內(nèi)部控制制度的制定和組織實施及監(jiān)督檢查。二級集團負責(zé)結(jié)合其實際貫徹落實好集團內(nèi)部控制制度。三級企業(yè)執(zhí)行內(nèi)部控制制度的日常運行。
2 內(nèi)部控制建設(shè)要堅持立足單位實際,穩(wěn)步推進,不搞形式。
實踐表明,內(nèi)控制度體系在發(fā)達國家和國內(nèi)先進企業(yè)有比較成熟的經(jīng)驗和模式,卻不能應(yīng)用到地勘單位,照搬照抄操作起來仍然是失效的。地勘企業(yè)實施內(nèi)部控制應(yīng)緊密結(jié)合實際情況。與特定的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、內(nèi)外部環(huán)境相適應(yīng),注重總結(jié)管理經(jīng)驗,不斷進行創(chuàng)新,只有這樣的內(nèi)控制度才會有生命力。
在實施步驟上,應(yīng)采取“總體規(guī)劃,試點進行”的工作方式,選取有代表性、經(jīng)營業(yè)績好、基礎(chǔ)管理工作扎實的基層單位進行試點,最終形成“由上到下、由下到上、上下互動”的有效的內(nèi)部控制制度體系,設(shè)計出一套適合地勘單位實際的內(nèi)部控制制度和流程,并推廣到全局使用。
3 優(yōu)化控制環(huán)境是執(zhí)行內(nèi)部控制制度的關(guān)鍵。
在內(nèi)部控制的五個要素中,控制環(huán)境在內(nèi)控制度建設(shè)中起到非常重要的作用。如果沒有建立起完善的企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu),企業(yè)存在著人治大于法治、不按規(guī)矩辦事的問題,再健全的內(nèi)部控制制度也只能是寫在紙上,貼在墻上。因此,必須注重在規(guī)范組織架構(gòu)、企業(yè)文化、基礎(chǔ)管理、信息系統(tǒng)管理等內(nèi)部環(huán)境上下大工夫治理和改善,有了良好的內(nèi)部控制環(huán)境做支撐,才能彰顯出內(nèi)部控制在管理效率和風(fēng)險控制的能力。
4 注重找準(zhǔn)關(guān)鍵控制點,解決實際管理薄弱問題。
目前企業(yè)存在的最突出的控制問題,是只有選取關(guān)鍵控制點設(shè)計控制環(huán)節(jié),才能使內(nèi)部控制取得成效。在這方面,可以采取穩(wěn)步推進的策略,找到亟待解決的薄弱問題設(shè)計內(nèi)控制度,實施一個階段并取得了實際效果之后,再推進下一個亟待解決和改善的內(nèi)部控制關(guān)鍵點。
5 優(yōu)化控制流程,精簡關(guān)鍵控制點。