檔案管理四性原則精選(九篇)

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第1篇：檔案管理四性原則范文

一、高校電算化會計檔案管理的內容

隨著信息技術的普及，電算化的會計檔案逐漸在各個單位和部門當中得以應用，并取得了良好的效果。在高校的財務管理過程中，會計檔案起到了不可替代的作用，是各項會計工作得以展開的基礎。高校的會計檔案記錄著高校中的財務信息和經濟活動，因此高校必須重視對財務檔案的管理。

（一）會計檔案是會計信息的重要來源和載體

會計檔案對于提高高校的會計工作水平具有極大的意義。會計檔案能夠促進會計工作的制度化管理及操作的規范性。會計檔案管理起到了會計核算的基礎性作用，在管理過程中必須按照相關的標準由專業的人員負責。會計數據中包含著賬目信息、會計賬簿、財務報表等重要的數據信息。會計電算化的實行使得賬簿、報表等內容的管理更加的便捷、系統，也使得數據的處理和存儲更加的方便。

（二）會計檔案的收集工作

隨著會計電算化的應用，系統中所包含的會計檔案和信息將會不斷增加，高校必須對這些信息進行定期的收集、分類和檢查，從而確保這些信息的安全。此外，高校還應當對相應的計算機設備進行定期的檢查，防止系統損壞導致數據的丟失。在數據存入前要先對數據進行備份，防止意外情況的發生。對于存儲有重要信息的會計電算化設備，在日常工作的過程中要做好安全保護，做到防火、防潮、防塵工作。與此同時，還要定期對會計檔案進行調閱，確認文件的保存限期，對于一些沒有價值的信息應當及時的刪除或更新，防止系統的過載。

二、高校會計檔案管理中存在的問題

（一）管理人員不夠重視，檔案管理意識滯后

會計檔案的管理需要應用到現代化的管理理念和技術，并且要充分利用現有的會計信息資源，將其有效地應用到日常的會計信息管理過程中。然而，我國高校的會計管理現狀是管理人員普遍缺乏會計檔案管理的意識和概念，對會計檔案的重要性沒有明確的認識，認為會計檔案的內容單一、管理簡單，尤其是對于會計檔案的電算化管理沒有引起關注，管理意識十分的落后。在管理部門和人員的組織上也沒有投入應有的力度，管理人員的專業能力普遍偏低。甚至還有一部分高校的檔案室隨意對外界人員開發，讓財務部門的人員進行自行查閱，不僅工作效率低下，而且容易導致會計信息的丟失和篡改。

（二）會計檔案資料收集不齊全，忽視對會計電算化會計檔案的管理

會計檔案中包含著重要的會計信息，如會計賬簿、會計憑證、財務報表等。在進行這些資料的管理時應當首先根據信息的類型進行分類，將存根、銀行賬單、上級文件等進行分類管理。在會計電算化的過程中，對數據的分類尤為重要，只有這樣才能確保信息的有序性，從而提高信息分析和處理的效率。

（三）會計檔案管理缺乏科學性和規范性

高校對會計檔案的管理普遍缺乏科學合理的方法。首先在操作上就沒有根據《會計檔案管理制度》中的相關要求來執行。此外，大多數高校都沒有建立起適合高校自身工作特點的會計檔案管理體系，導致會計檔案的管理過程混亂無序，各部門之間沒有配合。高校會計檔案的管理人員素質也普遍偏低，無法滿足現代化管理的要求。部分學校在會計檔案管理上投入的經費明顯不足，導致會計檔案管理場所狹小、混亂，極易導致信息的丟失。

在會計管理觀念上，許多會計檔案管理人員仍然遵循著傳統的管理理念，在管理方法上缺乏科學性和有效性，導致會計檔案的整理十分混亂。在會計檔案的移交和銷毀方面也缺乏完善的制度，一些已經過期的賬單、憑證等沒有進行及時的處理，造成了人力資源和管理經費的浪費。

（四）輕視會計檔案對高校發展的作用

由于受到傳統會計管理觀念的影響，高校的管理人員仍沒有對會計檔案的重要性引起重視，認為會計檔案的管理只是簡單的收集資料、整理數據，從而導致高校在會計檔案管理方面投入的人力物力嚴重不足，影響了會計檔案功能與作用的發揮。

三、加強會計檔案管理的對策

（一）加強普及宣傳教育，增強檔案意識

會計檔案管理是高校在發展過程中不可忽視的重要工作內容，是考察高校經濟狀況、發展潛力的重要依據。為此，相關部門應當極大對會計檔案重要性的宣傳工作，普及《會計法》、《檔案法》中的相關內容，增強高校管理人員對會計檔案的認識，將會計檔案管理作為一項基礎工作內容在進行。

（二）健全高校會計檔案管理制度，推動會計檔案事業發展

會計檔案中包含著豐富的內容，這使得會計檔案的管理工作量十分龐大。為了確保會計檔案管理的質量，在管理的過程中應當制定完善的計劃和方案，最終形成一個完善的高校會計檔案管理制度。高校的會計管理部門應當與其他部門建立良好的溝通與合作渠道，根據高校的發展實際，建立切實可行的管理體系，使得會計檔案的管理工作有良好有效的依據。與此同時，高校應當建立嚴格的會計檔案監管機制，提高會計信息的真實性和準確性。高校可以從檔案分類、借閱制度、檔案移交等方面進行制度的完善。

（三）遵循會計檔案管理原則

《會計檔案管理辦法》是會計檔案管理的主要依據，在實際的工作與管理過程中，高校的會計檔案管理部門應當嚴格按照標準來執行，并且與其他部門共同做好會計信息的核實與監督工作。在會計檔案管理的過程中，應當遵循一定的原則，如完整性原則、簡易性原則、安全性原則和保密性原則等。

（四）積極運用現代化手段管理會計檔案

在會計檔案管理發展和完善的過程中，應當積極地與現代科學技術結合起來。通過信息技術的應用，能夠極大的提高會計檔案管理的質量和效率。高校在進行會計檔案管理時，可以選用一套適合自身管理體制的軟件，并建立相應的會計檔案管理系統，將相關的數據信息進行分類存儲和管理。管理人員只需要將會計信息輸入到系統中，就可以由計算機進行自動的分類、整理、檢索等過程。相關財務和會計人員只需要登錄系統就可以對需要的信息進行及時的調用。這樣不僅節省了管理的時間，還能限制系統的訪問權限，提高了會計信息的安全性。

四、結語

第2篇：檔案管理四性原則范文

（一）傳統醫院人事檔案管理弊端

1.醫院人事檔案管理制度無法滿足現代化需求。在傳統的醫院人事檔案管理中，醫院人事檔案的管理工作過于依賴相應單位人事部門的管理，并且由于醫院的經營管理性質，醫院人事檔案管理人員思想往往比較保守，管理理念相對較為傳統，通常忽視人事檔案管理的時效性和時代性，過于強調以檔管人的管理核心，忽略了時代要求下的以人為本的人力資源開發管理理念。同時，傳統的醫院人事檔案管理實行人事檔案的終身制管理，醫護人員的工作積極性大打折扣，醫護人員的工作創新意識得不到開發，醫院人事檔案的現代化管理進程發展緩慢。

2.醫院人事檔案資料缺乏一定的時效性和綜合性。在傳統的醫院人事檔案管理中，由于管理人員缺乏現代化的管理創新意識，收集整理人事檔案資料大多是醫護人員工作業績的歷史記錄，而醫護人員日常工作經歷、近期動態等文檔資料往往得不到及時的立卷歸檔，致使保存的人事檔案資料過于陳舊，缺乏一定的時效性。同時，人事檔案的立卷歸檔范圍片面關注醫護人員的個人經歷、政治面貌、職位等級、獎懲事項等方面的情況，很難體現建檔人的整體情況，人事檔案資料缺乏一定的綜合性。

（二）基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新意義

在醫院人事檔案管理中，依據科學性的管理方式進行人力資源的開發，優化醫院人事檔案管理工作人才資源的配置，可以在穩住醫院現有精英人才的同時，吸收引進其他社會精英，人才效益得以全面發揮。同時，在醫院人事檔案的管理中，利用先進的現代信息計算機技術進行人力資源的開發，可以有效避免人事檔案資料的錯誤歸檔，保證人事檔案資料數據的全面性和時效性。此外，科學完整的醫院人事檔案資料可以為醫護人員的薪酬獎勵提供指導依據，保證醫院人事檔案管理和薪酬差異的公平公正性。在醫院人事檔案的管理中，全面完善的醫院人事檔案可以為醫護人員的個人成長和業績考核提供參考依據，避免出現學歷造假、職稱作虛等影響作風的不良現象，可以為醫院樹立良好的社會形象提供紙質文件依據，有利于醫院綜合效益的提升。

二、基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新原則

在醫院人事檔案管理中，針對傳統的醫院人事檔案管理的弊端，為確保基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新意義的發揮，醫院人事檔案管理創新需要依據人事檔案管理的整序開發、充分利用和全面效益三個方面的原則，進行基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新。首先，在醫院人事檔案管理中，整序開發原則即要求人事檔案管理人員切實做到建檔人整體人事情況的立卷歸檔，為醫護人員的開發提供整體詳實的人事檔案依據。其次，在醫院人事檔案管理中，充分利用原則要求人事檔案的資料信息根據客觀實際情況，利用各種途徑可以充分運用于人事資源的開發中，優化人力資源的配置。最后，在醫院人事檔案的管理中，全面效益原則要求醫院人事檔案的管理人員注重醫院品牌效益的樹立和社會效益的提升，確保醫院品牌效益和經濟效益的統一。同時，全面效益原則要求醫院人事管理人員注重眼前效益和長遠效益的一致性，保證醫護人員個人效益和醫院整體效益的雙重體現，為醫院人力資源的開發提供更加全面的數據信息指導依據。

三、基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新探索

在醫院人事檔案管理中，為順利開展基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新，根據醫院人事檔案管理整序開發、充分利用和全面效益三方面的原則要求，需要進行醫院人事檔案強化管理、現代化管理和培訓化管理，才能保證醫院人事檔案管理效益的全面發揮，提高醫院的綜合效益。

首先，為確保醫院人事檔案管理中人力資源的全面充分開發，需要進一步強化醫院人事檔案的管理工作，即需要引起醫院人事管理部門對人事管理的高度重視，以人事檔案資源的充分利用為依據加強人事檔案管理工作，以此完善人力資源在醫學教研和臨床開發優化配置，確保人力資源開發的科學有效性。其次，為保證醫院人事檔案管理工作在人力資源開發中的綜合效益，需要進行醫院人事檔案的現代化管理，即利用先進的現代化信息技術，強化醫院人事檔案管理人員的現代化管理意識，構建覆蓋醫院整體內部人員的信息化系統，進行人事資料的實時交互，保證人力資源開發的力度。同時，在醫院人事檔案管理中，結合計算機網絡技術，完善醫院財務的細節報表和醫療保健體系的構建，保障人事檔案信息的系統有效性。最后，為切實有效地開發醫院人事檔案管理的效益，需要進行醫院人事檔案的培訓化管理，在思想政治意識方面進行醫院人事檔案管理人員的培訓，提升人事檔案管理人員的思想政治意識，改善醫院人事管理人員的管理意識。同時，進行檔案管理人員管理知識水平、人事檔案管理專業技能以及業務處理能力的專業化培訓，提升醫院人事檔案管理人員的管理水平，并以獎勵機制的形式激發人事檔案管理人員的工作積極性和主觀能動性，培養醫院人事檔案管理人員的管理創新意識，進一步提升醫院人事檔案的利用效率，確保醫院整體效益的提高。

第3篇：檔案管理四性原則范文

隨著國家經濟政策調整和區域一體化的發展，國家在基礎設施方面的投資增長迅速，該契機促使大型企業經營發展模式由傳統單一的以項目為主逐步拓展為以投資業務發揮引領作用的新型商業模式——投資項目。投資項目涉及交通、基建、水利、航道、城市建設等眾多領域，這類項目權力與義務關系復雜、風險因素多、風險系數大。投資項目檔案反映了項目建設的真實歷史面貌，是項目建設、驗收、運營及移交的重要憑證和參考性資料，對于企業規避風險、防御或處理糾紛具有佐證作用。本文結合工作實踐，研究投資項目檔案管控的原則與方法，旨在更好地發揮投資項目檔案的價值。

一、投資項目檔案管理現狀及問題分析

投資項目檔案驗收是項目竣工驗收的前提和必要條件，也是項目竣工驗收的先行官，做好投資項目檔案管理工作的重要性和必要性顯而易見。(一)投資項目檔案管理現狀投資項目檔案從形成、收集、歸檔到發揮作用，需要參建方包括投資主體、設計、施工、監理、竣工驗收等單位共同配合完成，是一項復雜的系統工程。盡管各參建單位都了解投資項目檔案的重要性，但是限于投資項目檔案的特點、傳統管理方式以及各參建單位的主觀因素，投資項目檔案管理現狀不容樂觀。1.投資項目數額大、周期長、參建方多、資金來源廣，導致檔案易遺失或散失。在較長的建設周期里，投資項目檔案工作一直處于動態和持續補充狀態，而且由于承建方眾多，使得投資項目檔案文件材料難以做到及時歸檔，齊全完整很難保證。2.投資項目建設管理人員檔案意識薄弱，往往只重視紅頭文件和結論性文件材料的管理，對項目建設過程中產生的一些過程性與隨機性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料歸檔完整率、準確率不高。3.文件材料收集歸檔難。投資項目建設周期較長，項目人員流動性較大，文件材料管理經手人多，極易造成管理斷檔或斷層現象，增加了文件材料收集難度。4.檔案完整性、系統性欠缺。投資項目檔案的形成具有分散性和階段性特征，由于投資項目建設管理人員對檔案工作認識上存在偏差，因此很難確保檔案文件材料的系統、齊全和完整。(二)存在問題分析1.傳統觀念中，檔案管理部門注重檔案整理和保存環節，而忽視檔案收集過程的管理。究其根源在于檔案人員無法對投資項目建設全過程進行有效跟蹤，收集過程被孤立，不能與后續檔案管理環節進行無縫銜接。2.投資項目檔案一般在項目建設完成后才移交到企業檔案部門，但是在項目建設過程中，項目建設與管理部門對文件材料的收集把關不嚴，而企業檔案管理部門未參與項目建設過程，檔案管理環節缺失，對檔案的完整性、系統性無法掌控。3.傳統的企業檔案部門僅有對投資項目檔案文件材料的業務指導權和監督權，沒有過程監控權，致使項目檔案質量的審核是在歸檔之后，存在監管滯后的缺陷。針對上述問題，本文認真研究了針對投資項目管理的有效應對策略，提出建立科學、合理的檔案管控模型，跟蹤投資項目建設流程，以達到對項目文件材料進行全程管控的目的。

二、理清投資項目檔案管理職責

投資項目檔案質量是企業實現投資目的的基本保證之一，而且關系到投資項目完工后使用、改造、維護和責任歸屬等一系列問題。因此檔案管理過程應參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規則》《建設項目(工程)檔案驗收辦法》《建設工程文件歸檔規范》執行。

(一)投資項目的特點決定了檔案管理具有責任重、數量多、難度大、要求高、涉及廣的特點，投資項目文件材料收集歸檔周期長且較復雜，易造成遺漏，因此理清投資項目參建方的權屬關系是做好投資項目檔案管理工作的基礎。參建單位具體情況見表1。

(二)明確投資項目參建方的立卷歸檔職責是做好檔案管理工作的保障。投資項目檔案工作遵循統一領導、分級管理的原則，投資主體或受其委托的項目公司對投資項目文件材料的完整、準確和系統負責。1.投資主體檔案工作職責投資主體對項目檔案管理統籌規劃，負責制定檔案工作方案，對檔案工作提出總體要求，明確雙方在投資項目文件材料歸檔工作中的權利和義務，為投資項目文件材料歸檔工作提供支持和保障。2.項目公司檔案工作職責項目公司根據投資單位和檔案行政管理部門對投資項目文件材料歸檔工作的要求，結合項目實際情況，設立與項目建設相適應的檔案管理機構、庫房，配備滿足投資項目檔案管理需要的檔案人員，負責所轄范圍文件材料歸檔移交工作。3.參建單位檔案工作職責參建單位包括設計單位、施工單位、監理單位及總承包單位，應遵照項目公司關于項目文件材料歸檔工作相關條款的約定，分別負責所承建工程或任務文件材料的收集、整理、歸檔、監督、檢查、審核、匯總工作。

三、明確投資項目檔案主要內容

投資項目檔案是項目在投資立項、審批(核準、備案)、土地征遷、招標投標、勘察設計、設備材料采購、施工、監理、竣工驗收、運營、回購或移交等全過程中形成的具有保存利用價值，經鑒定、整理并歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。為了確保企業投資項目檔案的完整、準確和規范，為項目的執行和運營提供有效的信息和法律保障，降低投資風險，根據《中央企業檔案工作規定》，投資項目參建方應按照“誰形成，誰負責”的原則，對項目建設過程中產生的項目檔案的形成、積累、整理和歸檔各負其責；投資主體對項目投資、建設、運營、回購或移交等階段及各階段銜接產生的管理文件歸檔工作負責。1.投資單位收集投資籌劃、盡職調查、專項評估、可行性研究、審查、出資、后評價、資產處置及成立項目公司進行建設管理產生的批準文件或會議紀要、特許經營協議等內容。2.項目公司收集項目資金籌措、建設實施、交(竣)工驗收、運營管理、養護維修、債務償還、資產管理以及移交過程中產生的項目文件。3.設計單位收集內容包括項目進行勘察后經綜合分析、論證編制的地質勘察資料、初步設計、方案設計、總體規劃設計、施工圖設計等文件。4.施工單位收集內容包括編制施工組織設計和施工計劃，在組織工程施工過程中形成的技術、材料、設備等文件。5.監理單位收集對項目質量、進度和建設資金使用等進行監控形成的文件。6.總承包單位收集內容包括項目總承包范圍內管理文件及匯總整理各分包單位編制的全部項目文件。

四、建立投資項目檔案管理模型圖

投資項目建設實施過程有其計劃性和組織性，是人工、材料、機械、施工組織方法及建設環境條件等有機結合的過程。參照系統工程中的霍爾三維結構方法，根據上述參建方管理職責及收集內容構建投資項目檔案管理模型如圖1。該圖的水平面橫軸表示投資項目檔案管理階段，包括7個環節，縱軸表示投資項目參建方，空間軸表示項目建設階段。該圖清楚地反映了投資項目檔案管理與項目建設的關系，投資項目檔案產生于項目建設各個階段，不同的建設階段有不同的責任主體，形成不同的投資項目檔案。投資項目參建方按照項目檔案管理內容要求分別負責項目檔案管理階段的工作。按上述思路構建了一個順暢、有序、可追溯的文件管控模型，生動系統地體現了投資項目檔案的全程管理思想，對企業投資項目檔案管理具有指導性、針對性和實用性。

五、科學制定投資項目檔案管控原則與方法

(一)管控原則

將檔案管理思想融入整個投資項目管理的生命周期，在投資項目檔案管控中運用全程管理原則，即事前介入、事中控制、事后審核、驗收歸檔，該原則要求把檔案管理納入項目建設計劃中，實現全程有效控制。檔案管理人員在投資項目伊始即提出檔案管理要求；建設過程中進行有效跟蹤，檢查指導項目文件材料管理工作；竣工檔案驗收前進行初審，為投資項目檔案驗收嚴格把關；實現投資項目檔案的科學管理和利用。

(二)管控方法

本文將全程管理原則貫穿于基本方法中，以期實現對投資項目檔案的管控，通過制度建設、合同控制、崗位職責、環節控制具體落實執行全程管理原則，有利于提高投資項目檔案管理水平。1.通過制度進行前端控制傳統管理模式下檔案管理人員一般不參與投資項目的調研、立項、評估等前期工作及實施環節。檔案部門一般是中途介入或事后介入，由此造成投資項目檔案管理難以規范化。全程管理原則要求檔案管理人員實施前端控制，即在投資項目啟動時從頂層框架上設計出一種符合投資項目建設的檔案管理制度，將檔案管理工作基本要求與工程管理相關要求有機結合，抓住管控源頭。檔案制度建設與貫徹落實是管控的核心，是實施投資項目檔案全過程控制的保證。2.通過合同進行法律控制合同約束具有法律效力。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件及其整理、歸檔責任。”采取明文規定的方式，將項目檔案的收集歸檔責任納入合同中實施管理，明確規定參建單位的檔案收集義務、歸檔要求、檔案工作進度及獎懲措施等，運用法律手段約束參建單位，最大限度地防止檔案的流失，實現檔案管控的主動權和法律保障。3.通過職責進行人員控制人員控制主要是明確相關人員崗位職責中有關檔案工作的義務。項目伊始，明確檔案機構對口的部門與單位，形成檔案管理網絡，明確項目負責人、檔案管理員、設計施工監理人員、開箱人員的有關檔案責任，分別負有全局督促、具體檔案業務與協調、整理項目文件、清點檢查隨機文件等職責。通過專、兼職檔案人員的分工和協作，發揮各方專業知識優勢，提高檔案的準確性、有效性和系統性。4.通過考評完善過程控制投資項目建設每個階段都有嚴格的節點要求，根據建設節點設定檔案完成移交節點，要求投資項目檔案管理人員及時、動態地掌握投資項目文件的流轉狀況，協調各方收集歸檔；將考評機制引入檔案工作中，結合檔案節點制定工作計劃，考評結果通報檔案工作完成情況，確保投資項目檔案文件材料的形成歸檔與項目建設同步，最終實現整個投資項目檔案管理的全程控制。

參考文獻：

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[3]曹玉娟.化工企業投資項目竣工檔案資料管理[J].南方論刊，2012(11)：81-82

第4篇：檔案管理四性原則范文

醫院檔案管理工作一直秉承服務至上的原則，主要體現在：一是逐步完善監督管理工作制度，做到各項工作有章可循，有據可依，嚴格按照科學合理的方法進行管理，保證醫務人員可以隨時參考資料等需要。②二是合理調配專業人員，組建精悍高效的檔案管理機構。③加強人事檔案檢查監督管理，嚴格按照干部檔案工作中的有關條例和干部人事檔案工作目標管理的各項要求，加強人事檔案管理工作的力度，將干部人事檔案工作納入人事工作規劃，制定長遠規劃和年度計劃，明確工作重點。因此檔案管理工作是醫院整個工作系統的重要組成部分，檔案管理服務的質量，直接影響到醫務人員的工作效率及整個醫院的發展水平。堅持以人為本、服務至上的工作原則，進一步促進了醫院醫療技術的提高。

二、完善檔案管理設施,實現檔案管理信息化

目前，我國醫療事業不斷發展，醫院的規模也在日益擴大，因此醫院檔案的數量和種類也隨之增多，為醫院檔案管理者帶來了新的挑戰。那么醫院在檔案管理設施和技術上進行完善和改進。④隨著我國信息技術的發展，采用電子檔案管理為醫院檔案管理者提供了便捷。信息化社會就是以知識和信息為基礎的社會，它以現代信息技術的出現和發展為技術特征，以信息經濟發展為社會進步的標志。改進傳統的手工勞動、檢索等管理手段，及時規范檔案管理庫和設施等，使醫院檔案現代化管理水平不斷提高。

三、強化醫院領導對檔案管理的意識

醫院領導應重視醫療質量及醫療技術的發展，重視醫院人才的培養和學科建設發展，對檔案管理方面重視不夠。檔案管理工作是醫院管理工作的基礎之一，是整個醫院重要的信息資源，檔案管理工作質量的高低是一個醫院管理水平的體現，院領導必須認識到這一點，這樣才會提高對檔案工作的領導和支持，并給予硬件及軟件等方面的支持，醫院檔案管理者才有信心把檔案管理工作做好。因此，醫院領導的重視對檔案工作的開展及質量起著決定性的作用。

四、小結

第5篇：檔案管理四性原則范文

關鍵詞：企業檔案;社會化;管理模式

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2015年3月6日

一、我國企業檔案管理現狀

（一）企業檔案管理對象發生顯著變化。自改革開放以后，我國由原來的國有制經濟轉變為國有制為主體多種所有制并存的形式，這個過程中，企業檔案的管理就發生了顯著的變化，原本的國有制經濟中，僅僅包含國有企業這一種成分，企業的檔案自然是由國家政府來進行管理，然而，當經濟體制發生變化之后，社會中的企業不僅僅有國有企業，更有私營企業、民營企業等多種企業，那么，對于企業的檔案管理，就不僅僅是政府與國有企業之間的事務，其管理對象也包含了國有企業檔案、民營企業檔案、私營企業檔案等多種。

（二）企業與政府之間的關系發生了變化。在以往的計劃經濟時代，企業的生產目標都是由政府來制定，政府對于企業發揮著根本的指揮作用。然而，當我國進入市場經濟時代之后，企業與政府之間的關系發生了極大的變化，在這個時期，政府與企業之間是一種財產關系，國家不再直接干預企業的生產經營活動，企業需要對自身盈虧負責。一方面為企業的自我管理提供了一個相對較為寬松的環境，一方面政府的職能也發生了變化，由原來的領導者變為了服務者，企業在經營中的作用被凸顯出來。

二、企業檔案社會管理模式的意義

（一）改善政府職能失靈的問題。當市場自我調節能力失靈，無法處理經濟發展中的問題時，政府就為調節該問題而出現，恰當地處理好公共事務，恢復市場的秩序。然而，如同市場一樣，政府也可能會出現職能失靈的問題，這將會導致企業檔案管理的一系列問題。為了改善這種問題，實施企業檔案社會管理模式，能夠有效地發揮企業管理的個性化，使企業獲得期望中的管理服務，避免因不同類型企業之間差異造成的管理不恰當的問題，讓企業都能夠得到公平的發展機會。

（二）增強檔案行政管理部門的實際管理能力。在企業檔案社會管理模式之下，檔案行政管理部門能夠將一些細致的、具體的檔案管理工作轉移給檔案中介機構，如此一來，檔案行政管理部門就不必再將大量的人力、物力放在那些繁重、簡單、效率低下的檔案管理工作中，而是能夠將更多的精力轉移到對市場經濟發展的宏觀調控中，更好地發揮自身的依法監督市場、服務市場的職能，從而運用更少的精力、資金投入，提供更好的服務，為社會經濟的發展發揮更大的作用。

（三）有利于制定科學、合理的檔案管理政策。在以往的企業檔案管理模式之下，檔案行政管理部門主要是依靠自身多年的管理經驗，結合國家與當地的管理實際情況，來制定檔案管理制度，他們的出發點主要是方便于自身的管理工作，卻很少征求企業的意見，難以反映出企業對于檔案管理工作的需求。而實施企業檔案社會管理模式，則能夠協調政府部門與企業在檔案管理工作中關系，從而充分發揮檔案管理人員的作用，結合企業發展的需求與政府部門管理工作的實際，制定出符合市場發展規律、能夠促進企業進步的檔案管理策略。

（四）激發社會的自我管理能力。企業檔案社會管理模式中，檔案中介機構的出現，為激發社會的自我管理能力發揮了重要的作用。企業能夠根據國家企業檔案管理工作的相關法律法規，根據本企業的經營方式、生產技術、企業管理等進行自我檔案管理，從而獲得更大的發展動力，將企業在檔案管理工作中由被動變為主動，為企業的管理工作注入更多的活力。

（五）有利于實現檔案資源社會化。企業檔案管理工作不僅是在為企業的發展服務，同時也是在為社會服務。在以往的企業檔案管理模式之下，企業只向政府部門提交一些未涉及到企業核心機密的檔案，政府通過這些檔案的管理能夠為企業提供服務，然而，企業檔案管理卻未能為社會帶來任何效益。然而，實現企業檔案社會管理，則能夠將企業檔案集中在一起，在不侵害企業利益的前提之下，實現企業檔案信息的共享，為社會大眾提供更多的服務，從而使企業檔案能發揮更大的作用，實現檔案資源的社會化。

（六）有利于實現人力資源社會化。檔案管理工作需要具有專業知識的人員來進行，對管理人員素質的高要求是造成檔案管理人才短缺的原因之一。而企業檔案社會管理模式則是將業務外包給一些檔案中介機構，如此以來，就能夠使企業檔案得到更為專業人員的管理，而檔案行政管理部門則不需要再專門地招聘培訓大量的檔案管理人才，這就使得檔案管理人才資源的配置更為靈活。檔案中介機構中，具有多個方面的人才，如檔案部門相關工作人員、檔案管理專家等，將檔案管理工作轉交給檔案中介部門，能夠使這些專業人員充分發揮自身的作用，為企業提供更為專業、全面的檔案管理服務。

三、企業檔案社會管理模式的可行性

（一）具備企業檔案社會管理模式實行的條件。改革開放以來，我國的經濟體制由原來的計劃經濟向著現如今特色的市場經濟而轉變，形成了一種以國有制經濟為主體、多種所有制經濟共同發展的繁榮局面，在不同類型企業的相互競爭之下，促進了彼此的不斷發展。由于企業發展的需求，政府對于企業的管理模式也逐漸地發生了改變，政府不再發揮對企業絕對的領導作用，而是進行宏觀的調控，為企業提供財產、政策等方面的服務。隨著政府職能的轉變，檔案行政管理部門的作用也與之前不同，這為企業檔案社會管理模式提供了實行的條件。

（二）具有企業檔案社會管理模式實行的動力。社會經濟的發展，是進行檔案管理社會化的主要動力。首先，由于我國經濟體制的變革，各地逐步建立起了檔案中介機構，并且規模不斷擴大、業務逐漸成熟，為實現企業檔案社會管理模式提供了先決條件。其次，政府對于企業的運作的干預能力逐步減弱，使得企業獲得了更多的自我管理的機會。再次，人們對于企業發展的觀念也逐漸地改變，市民與企業發展的直接接觸越來越多，管理意識越來越強烈。最后，政府管理體制的改革，為實現企業檔案社會管理模式提供了直接的動力。

（三）堅實的企業檔案社會管理模式實行基礎。現如今，我國為社會發展所提供的服務主要是要實現公共服務的市場化、服務職能的轉變、政府部門的改革等，并且要在保障政府部門基礎職能的前提下，讓市場自身來為其發展提供相應的服務，從而優化公共資源配置。檔案中介機構的出現就為政府職能的轉變提供了堅實的基礎，而檔案中介機構則是可以利用自身專業化的人力資源、完善的服務來參與市場的競爭，為自身獲得效益的同時，也實現了企業檔案社會管理模式運行的可能性。

（四）極大的企業檔案社會管理模式實行可能性。在特色市場經濟的環境之下，檔案中介機構建立并不斷地發展著，檔案中介機構的服務工作在很大程度上減少了檔案行政管理部門在企業檔案的管理、監督、企業運營指導方面的重任，使得檔案行政部門的基本職能得以轉變，政府由原來的直接干預企業運營，變為為企業提供相應的服務，其宏觀調控作用在市場經濟發展中的重大貢獻也逐漸凸顯出來。在一些較為發達的城市，檔案中介機構已經總結出了許多可靠的檔案管理經驗，能夠為其他檔案中介機構的管理工作提供參考依據。

四、構建企業檔案社會管理模式的方案

（一）構建企業檔案社會管理模式應當遵循的原則。一是遵循政府宏觀調控的原則。在企業檔案管理工作中，檔案行政管理部門應當適當地放權，將一些較為細致的、簡單的檔案管理工作，轉交給檔案中介機構，充分利用其專業化的人力資源，而政府部門則是要將更多的精力放在宏觀調控方面，并且要加強對檔案管理工作的監管，保證市場發展的正常秩序;二是遵循效益最大原則。對企業檔案進行管理的最終目的，就是為了能夠運用好企業檔案，使其獲得更多的發展機會。因此，對企業檔案的管理，不僅要考慮到政府部門在管理工作中所付出的成本，也要考慮企業的收益是否會受到影響，并且在這兩者之間尋找平衡點，使得其最終的收益最大化;三是遵循靈活管理的原則。企業檔案管理不僅要方式靈活，對不同類型的企業采取不同的管理方式，還要手段靈活，結合法律法規及企業發展情況，提供專業化、標準化的檔案管理服務，同時還要實現運行機制的靈活，建立起符合當地企業發展的運行機制，推動企業自我管理，實現政府、企業、中介共同為檔案管理而努力;四是遵循自主管理的原則。企業檔案關系到企業的切身利益，對于檔案的管理工作，離不開企業自身的作用。因此，政府部門在為企業提供檔案管理服務時，更應當采取相應的措施，鼓勵企業進行自主管理，這不僅能夠減輕政府部門的管理壓力，也能夠實現企業檔案管理的高效化;五是遵循創新性原則。企業檔案管理不能止步不前，而是應當與時俱進，隨著市場經濟的不斷發展，企業的生產技術、管理模式、經營方式都會發生變化，那么企業檔案管理也應當不斷地進行創新，使其符合企業發展的需求，從而為企業的進步和經濟的發展發揮更重要的作用。

（二）構建企業檔案社會管理運行機制。企業檔案管理的內部運行機制構建，首先，要建立與企業發展相符合的檔案管理機構，并聘用專業的人員，在科學合理的管理制度之下，進行檔案管理工作;其次，則是要做好檔案管理服務，凸顯檔案管理在企業運營中的重要作用，獲得企業管理者的認可，為檔案管理的進一步發展獲得更多機會;最后，則是要實現檔案管理與企業共同發展，為企業帶來更多的效益。

企業檔案管理的外部運行機制構建，則需要企業、政府、中介、協會等多個方面共同努力，一是要轉變檔案管理意識，是領導者意識到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作;二是要建立健全檔案管理相關法律法規，運用法律，為企業檔案管理提供可靠的保證;三是要加強政府的行政職能，強化其依法監督的能力，維護好企業的合法利益。

（三）構建企業檔案社會管理模式應注意的問題及相應對策。檔案中介機構受到檔案行政管理部門制約，其主要原因是檔案管理觀念落后、二者關系混亂、管理機制不合理等。要解決這一問題，首先，就要轉變檔案管理觀念，認識到檔案中介機構在企業檔案管理中的重要作用，肯定其專業能力，并給予其法律、政策等方面的支持;其次，則是要理清兩者之間的關系，認識到檔案中介機構的主要職能，給予其應有的檔案管理權力，同時也對其進行嚴格的監督，保證其做好檔案管理服務工作;再次，則是要制定科學合理的檔案管理機制，使檔案中介機構在公平的競爭中不斷進行自我優化，為企業提供更高質量的檔案管理服務。

明確檔案中介機構的管理規范。檔案中介機構的管理工作不嚴格的主要原因就是沒有嚴格的法律來進行約束。這就使得檔案中介機構的管理工作帶有明顯的隨意性。要解決這一問題，就要建立健全我國的檔案管理法律法規。首先，國家應當建立起一系列具體的、具有可行性的檔案管理法律法規，而不同的地區，則可以根據當地企業的類型、規模等實際情況，制定詳細的檔案管理制度，通過這些法律制度，對檔案中介機構的管理行為進行嚴格的規范，使其檔案管理工作不斷趨于成熟，實現我國企業檔案的社會化管理。

主要參考文獻：

[1]潘玉民，陳曉.地方檔案法規關于檔案中介服務規定的集成與分析[J].檔案學研究，2007.6.

第6篇：檔案管理四性原則范文

（一）電子檔案普及。傳統的高校檔案以紙張為主，其管理服務模式是以手工操作為主，該模式工作效率低、耗時多、工作內容繁瑣、容易出錯。隨著計算機科學的不斷發展和應用的普及，電子文件出現在日常管理工作中。電子文件是以計算機為基礎進行記錄、存儲、處理的文件，而電子檔案是電子文件進行保存的一種形式，是一種海量存儲。因此，計算機技術的不斷發展，推動了電子檔案的普及。

（二）信息時代高校檔案管理逐步向信息化過渡。各高校的建設有很大的差異性，使得高校的電子檔案建設存在一定的差別，然而，隨著計算機的普及程度越來越高，各高校都在一定程度上開展了電子檔案的建設任務，學生可以通過高校的校園網對個人的檔案信息進行查詢，校方可以對學生的電子檔案進行管理，計算機的應用使得高校檔案管理模式更加簡單、便捷。

（三）高校檔案管理服務模式多樣化。信息時代高校檔案管理服務模式有信息化、智能化的特點，同時也易于實現，使得檔案管理范圍不斷拓展，管理工作更加方便。

二、信息時代高校檔案管理服務模式創新的必要性

（一）信息時代對高校進行檔案管理的客觀需要。隨著學生信息的不斷增大，數據信息量逐漸加大，如果根據傳統的檔案管理模式，采用紙張對學生的信息進行記錄，查詢學生的檔案信息會更加困難，加大了相關工作人員的工作量，而且工作效率不高。而信息時代的到來，為高校的檔案管理模式帶來了新的機遇。

（二）高校檔案管理服務手段的需求。傳統高校檔案管理以手工查詢為主，這與信息化時代的需求是相悖的，而利用計算機對電子檔案進行檢索，是提高工作效率的手段，同時也是時展的需求。為了利用計算機進行高校檔案管理，必須對管理服務模式進行創新。

（三）高校檔案管理服務方式的需求。傳統的高校檔案管理服務的特點是單一的、被動的，在這種方式下，工作效率與信息化時代利用計算機進行管理的效率是有很大差距的，傳統的檔案管理模式不能滿足信息化時代的服務需求，因此需要對高校檔案管理服務模式進行創新，使其能夠跟上時代的步伐，滿足檔案管理的要求。

三、信息時代高校檔案管理服務模式創新的具體措施

（一）提高相關工作人員的素質。提高高校檔案管理工作人員的素質是對工作人員的首要要求，工作人員只有具備較高、較全面的素質，才能更好的進行工作創新，才能更好的適應信息化時代的需求。受傳統檔案管理模式的影響，對檔案管理人員的計算機水平不夠重視，工作人員不能很好的對計算機進行操作，從而不能順利的熟悉利用計算機進行檔案管理的工作步驟。

（二）健全相關的工作規范。網絡已經成為信息時代信息交換最快速的途徑了，在網絡中，人們迫切地尋找著適合管理自己的數字化檔案信息。傳統的紙質為基礎的檔案管理已經不適合管理數字化檔案了，所以必須健全相關的工作規范。第一步就是把紙質檔案進行數字化建設。即將所有檔案以數字方式存儲到存儲器中。對一些珍貴的、重要的或者說是利用頻率高的、容易受損的檔案優先進行數字化的加工。第二步就是搭建網絡平臺。信息化能夠進行的基本條件就是建立檔案室的內部局域網同時將其接入到互聯網或者外部網。第三步就是指定規范、政策或者標準以適應網絡特點。最后一步就是要堅持一體化原則和雙歸檔原則。一體化就是文檔一體化原則；雙歸檔就是電子和紙質檔案檔原則。

（三）創新滿足社會需求的服務手段。第一步檔案資源建設要著重加強以服務民生。作為檔案事業可持續發展的基礎，全面加強檔案資源建設是高效檔案服務管理部門的首要任務可采取多項措施，如主動記錄，征集檔案等，加大館藏檔案的增長幅度，不斷完善館藏結構。第二步是開展網上服務如建立檔案室網頁。以網站為基礎的高校檔案管理服務可以進一步加快建設檔案信息資源數據庫建設的步伐。第三步是數據管理中心的建設。數據管理中心集中管理各單位的電子文件用以實現信息的資源共享。最后，在線服務的建立。在網上進行快速通信和信息交流，提供咨詢服務和查詢服務是高校檔案管理服務能夠提供的服務方式。

（四）拓展適應社會的服務領域。將信息服務擴大化是首要任務。隨著科學技術的不斷發展，人們從事的活動與研究越來越復雜，所以高校檔案管理服務不僅可以為高校內部服務，還應該能夠為社會各方面服務。將高校檔案管理服務的重心轉移是重中之重。高校檔案管理服務的重心不再只是檔案管理員，更應該是檔案信息財富的提供者，更是擁有者。最后，新的檢索系統及檔案網絡的建立。在國家信息化的進程中，高校檔案管理服務應該發揮其應有的作用，充分利用現有網絡資源來實現檔案的遠程服務。

第7篇：檔案管理四性原則范文

（一）收費站檔案管理制度公路收費站的檔案管理應該采用業務管理兩級制度，檔案的收集，分類，存檔應該在收費站檔案工作管理科室的統一領導下進行，有其負責具體的組織實施。其業務管理分為站、科兩級，對業務活動中形成的大量的收費及車輛交通監測監督資料進行按站、科兩級進行管理。凡歸站級業務的管理的檔案資料，有各科室負責收集，整理，立卷，定期向站級檔案室歸檔，有其負責統一的管理。凡歸科級業務的管理的檔案資料，有各科室負責收集，整理，立卷，有科室負責管理。在對檔案管理業務進行分級時，應按照總體性、綜合性、分析性及學術性的要求和原則進行劃分，一般站級的檔案應包括能夠反映主要業務工作總體水平的材料及在基礎數據監督和監測數據上形成的具有一定的保管價值及保管時限較長的檔案材料，站級檔案應該可以在一定程度上反映和概括本站主要的業務活動和工作水平。（二）收費站檔案安全性要求收費站檔案存儲應按照有關規定選擇適宜的庫房，同時應指定專人負責管理，指定嚴格的檔案管理制度，入庫人員在查找借閱檔案時，應遵守相應的規章制度，無關人員無員禁止入內，檔案庫房應做好防火、防潮及其他安全措施，并指定相應的安全預案，檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，經常核對文件檔案資料，發現問題及時匯報，發現事故及時處理，并做好相應的記錄，以確保檔案資料的安全，如遇。同時對收費站的檔案應考慮其是否，將絕密檔案和普通檔案單獨分開保管，低于檔案應指定相應的條例，加強檔案的管理，查閱相應絕密檔案時，必須嚴格按照規定的程序辦理手續，嚴格杜絕無權、越權調閱，如果出現泄密問題，必須及時查明原因，及時補救，同時檔案的管理人員應該具備良好的政治素質，較強的責任心和保密意識，檔案根據其等級要設置相應的安保設施。

檔案管理的改善措施

（一）檔案的科學分類要根據高速公路檔案專業性的特點，應不斷拓寬高速公路檔案信息收集范圍，適時、準確、全面地做好各類信息的收集、整理、存儲工作。科學分類就是按照檔案管理部門的要求，根據高速公路管理的實際情況，按部門、內容等形式上的異同，分成若干類別。根據實際情況，一般分可講檔案為黨群、精神文明、行政和人勞四大類，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，在檔案整理工作中，案卷不得有金屬物品，如鋼釘、回形針等，同時遇到案卷破損應及時進行修復，以有利于檔案規范化管理。做好照片檔案整理工作，邀請檔案局專業技術人員針對照片的歸檔范圍、保管期限、編號、抄目、裝盒等問題對辦公室人員進行專門的培訓，為整理工作創造一個良好的開端。嚴格遵循有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、利用的原則，將圖像清晰，具有重要意義的照片按照保存年限的不同整理出來對照片形成較多的年份，按照業務類、活動類、會議類、站站容站貌類、領導視察類五類順序進行排列；對于照片形成較少的年份，則按照時間順序依次排列，并嚴格按照六要素進行文字說明，確保能一目了然地反映出照片的真實意義。按照照片檔案冊保存條件，保證檔案室室內溫度和濕度都處于允許范圍內，檔案室由專人負責定期進行除塵和除濕工作，確保照片檔案存放安全。檔案收集只有通過科學分類，才能便于系統地查找利用。（二）檔案資料的編研檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而科學的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。準確把握文件立卷歸檔的界定原則。完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，在基層收費站一般以年度為單位界定進行立歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在科學的立檔原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料，如收費站發文中的請示和管理所對請示的批復，同一個活動管理處下發的活動方案和管理所下發的活動方案等，歸檔在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。（三）檔案管理的信息化建設通過檔案管理信息自動化系統的建設，可以實現檔案工作的自動化程度，針對網絡時代用戶對信息需求快捷、方便、準確等特點，檔案管理人員應利用現代技術對檔案進行科學管理和深層次的開發，加強高速公路檔案管理的信息化建設。在高速公路檔案管理中，檔案管理人員應配合領導對重大問題做好決策，為高速公路管理各項工作及時準確地提交檔案信息材料，為高速公路的各項管理工作服務。

結論

第8篇：檔案管理四性原則范文

關鍵詞：檔案 管理 創新

經濟的發展必然帶動各行各業的變革，檔案管理也不例外，現階段我國的檔案管理還存在的一些不完善的地方，例如：對檔案管理的理解性差、不夠重視、管理方式落后單一等。這些問題嚴重阻礙了我國檔案管理事業的發展，因此有必要借鑒國外檔案管理的先進經驗，改進我國的檔案管理工作，這對我國的檔案管理工作的長遠發展具有重要意義。

一、我國檔案管理的現狀

我國的檔案管理起源于革命r期，我黨和軍隊為了選拔人才，根據個人的經歷和事跡作為選拔干部的條件，逐步建立了以德才智美為基礎的干部檔案管理制度。建國以后，這套制度逐漸完善。檔案管理包括職工檔案管理和人員檔案管理。主要的內容包括檔案的收集、歸檔、保管、傳遞等方面的工做。到了改革開放的初期，我國的檔案管理工作已經有了一定的規模，制度體系基本建立，但是手工操作還處于主要階段。

隨著時間的推進，原有的一些檔案管理模式已經不能適用于新形式下的發展，嚴重的影響到了我國檔案管理工作的進程。

二、我國檔案管理存在的問題

（一）理解性差，認識達不到一定的高度

要想提高檔案管理的水平，首要工作就是要加大對檔案管理工作的重視程度，把檔案管理工作提升到戰略地位來。現階段很多的管理著對待檔案管理的態度還是不夠重視，認為檔案管理對企業的發展無關痛癢，不會給企業帶來單位帶來直接的利益，其實這種觀點是錯誤的，檔案材料的完善對單位人員的考核和發展有著重要的參考意義。

（二）檔案管理工作方式單一落后

目前我國大多數的檔案管理工作還是依賴于手工檢索，信息化程度較低，沒能很好的利用計算機的便捷性。手工管理有著一些不可避免的缺點，例如紙質的檔案容易損壞和丟失，人員的手工檢索出錯率相對較高等。因此有必要改進目前的檔案管理工作方式。

（三）多頭管理影響檔案的完整性

當人員在多個單位或單位內部的不同部門流動時，檔案的信息不能及時跟進，甚至出現人員流動后丟檔的情況。因此應盡量避免檔案多頭管理的情況，建立統一的檔案管理部門，及時有多個檔案管理部門，各部門也應該做好銜接的工作。

（四）缺乏專業的檔案管理人員

檔案的管理并非是一件輕松的事，需要管理人員具備專業的管理技能，最好是相關專業畢業的高素質人員或者是具有豐富工作經驗的工作人員。但是現實情況是很多單位的檔案管理人員專業化素質不高，甚至出現了很多兼職人員從事檔案管理的情況，這就使得檔案的管理工作得不到保障。

（五）檔案管理傳遞方式不規范

目前我國檔案管理還存在著許多不規范的問題，比如傳遞問題尤為嚴重。人員在出院的時候，檔案資料并沒有隨著的移動而流入新的或工作單位。人員調動自己的檔案，不填轉遞單、不經過密封就讓人員自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進記錄工作存在缺失，常常出現“檔在人不在”“人在檔不在”等現象，嚴重的影響了我國檔案管理工作的規范性。

三、國外檔案管理對我國的啟示

（一）檔案管理的集中性

以美國為例子來說，美國檔案管理實行的是集中性的檔案管理體制，所有人員的檔案都是由國家檔案與文件管理總署來負責管理，國家檔案與文件管理總署的工作就是對各級檔案管理部門的監督與指導。對于我國來說，目前我國仍處于改革的階段，要時刻以人為本，吸收和借鑒外國的經驗，采取集中管理的手段去管理檔案管理部門，并提高檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理制度的開放性

在美國，檔案資料不僅對本人開放，而且還對個人、和被授權的機構開放。但是這些開放是有一定的條件的，必須向法院申請，待法院審核批準以后才可以以被授權人的身份進行查閱。并不是對所有人都開放的。美國公民非常重視自己的知情權，他們有權對自己的檔案資料進行查詢，如果發現錯誤的地方，可以提出質疑，可以向主管部門提出核實的請求，如果請求屬實，可以根據錯誤的地方提交一份澄清事實的備忘錄。對于我國來說，任何公民都是有知情權的，我們要合法保障公民的利益，原來模式的封閉性檔案管理顯然已經不適應新形式下的發展，所以我們的檔案管理工作要切實為人民服務，提供相對開放性以供人民查詢。

四、我國檔案管理的建設與對策

（一）健全檔案管理制度，規范化統一管理

檔案是人員真實信息的主要來源。關乎人員的個人前程，目前我國檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們去完善我們的檔案管理制度，進行統一的管理。嚴格把關材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項。

（二）加強隊伍建設，實行專業化管理

培養專業高效的技術人才，提高檔案的工作素質和業務素質等等。及時的更新傳統的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項，實行高效、專業化的管理

（三）加強檔案的信息化建設

目前我國大多數仍舊實行的是手工操作和檢索作業，沒有充分的利用大數據給我們帶來的快捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務。檔案管理要及時的錄入的基本信息，做到實時更新。并對檔案信息進行維護和更新。不斷的提高檔案的信息化水平和服務質量，提高檔案管理的快捷性。

（四）積極調研、獻計獻策、合作共享

檔案的管理工作是一個不斷豐富和完善的過程，因此要不斷吸收寶貴的信息，借鑒先進的管理經驗，這些都是和深入一線的調研，長期工作經驗的積累分不開的。除此之外，各單位要采取何種共贏的態度，只有這樣我國的檔案管理事業才能更上一個臺階。

參考文獻：

[1]趙小蘭.淺析檔案管理存在的問題及解決的措施[J].管理學研究，2011，（23）.

[2]黃雅君.檔案管理工作中的問題及分析[J].平頂山工學院學報，2004，（01）.

[3]段紅.國外檔案管理分析[J].檔案與建設，2010，（07）.

第9篇：檔案管理四性原則范文

論文摘要:教學檔案在成人教育工作中具有重要的參考和利用價值，為了更好地服務于信息化、數字化的社會，服務于成人高等教育，通過優化信息化資源建設、界定教學檔案內容的范圍、嚴格遵循建檔原則、提升檔案管理者的檔案素養、注重教學檔案編研五個層面，淺談成人教育教學檔案實施信息化管理的途徑。

一、優化信息化資源建設

根據國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》有關精神，檔案信息化建設的核心是資源建設，主要包括現有教學檔案目錄數據庫和部分全文數據庫建設，用于文件歸檔與電子檔案管理等方面，從而實現檔案信息資源共享。要實現成人教育教學檔案信息化管理，信息技術的應用是必不可缺的條件，同時已經成為教學檔案管理必然的發展趨勢。因此，在成人教育教學檔案管理的各個環節中要充分應用信息技術，通過采用計算機網絡技術處理和保存檔案信息，進一步挖掘教學檔案的利用價值，提高其服務水平，使成人教育教學檔案以更快捷、更生動、更形象的方式為成人教育整體現代化水平的提高創造條件。為成人教育的教學改革服務。優化信息化資源建設必須把成人教學管理與普通高等教育的現代化建設放在同等地位加以研究和開發，加強對成人教育教學檔案管理現代化設備、設施的投入，保證現代化的基礎設施建設。譬如，開發出一個切實可行的計算機檔案管理軟件系統，建立檔案信息網站；利用成熟的數據庫技術分類建立教學檔案目錄數據庫，把各類教學檔案的目錄信息數字化，等等。為利用計算機技術更好地管理維護和開發利用教學檔案奠定基礎。

二、界定教學檔案內容的范圍

1．招生方面的信息，主要包括招生工作文件、招生政策、招生計劃、招生專業、招生簡章、招生宣傳、招生工作總結、錄取名冊、入學考試成績等錄取材料、入學安排表、入學登記表及有關招生活動的記錄等。

2．日常教學方面的信息，主要包括教學工作計劃、專業教學計劃和教學大綱、學期教學進度表、課程表、授課教師個人信息、教學檢查、教學考勤、各專業課程考試安排、試題庫、試卷、試場記錄表、試卷分析表、記分冊、漢語普通話水平測試和大學英語四、六級考試的組織情況等及其各項教學活動記錄。

3．學籍方面的信息，要求新生入校后認真填寫有關學籍卡片和學生卡片上的個人信息，注明某屆、某專業，為今后查找利用、驗證學歷真偽提供最真實準確的憑證。另外，還包括在校學生學籍材料、學生的學籍卡、成績冊、學籍變更材料（即留級、轉學、退學等）、學生獎懲材料。

4．學位方面的信息，主要包括上級有關成人教育學位工作的文件、學位申報名單、學位考試安排、學位論文及評審意見、學位授予通知等、學位證書的辦理等。

5．畢業方面的信息，包括畢業生名單、成果性的畢業論文設計、畢業生成績總冊、畢業照、畢業學員通訊錄、畢業證領取簽收冊、優秀畢業生評選材料、畢業生去向資料、供需計劃及合同、畢業生質量跟蹤調查資料、信息反饋材料等。

6．教學文書方面的信息，主要包括上級下達的有關成人教育工作的文件，教學改革、培養目標、培養規格、學制等方面的文件，成人教育規劃、實施計劃、規章制度、會議記錄、調研報告、簡報、總結，成人教學檢查、評估及反饋材料，各級優秀教學質量評獎材料，對成人教育工作的請示和批復、各類統計報表等。

三、嚴格遵循建檔原則

第一，規范性原則。建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責各項規章制度，做到有章可循、有據可依、照章辦事。建立各級檔案網絡組織，落實各級管理工作者的崗位職責，在收集、整理、移交、歸檔到開發利用的過程中，嚴格遵循歸檔制度和規范的歸檔程序，對所有應歸檔的材料，按照嚴格的歸檔程序及分類方法進行歸檔。

第二，科學性原則。嚴格按國家標準準確提示檔案文件的外形特征和內容特征，并在案卷目錄、卷內目錄、全引目錄、文件字號目錄、專題目錄等方面實行計算機編制，案卷封面、備考表及脊背均按國家標準填寫。要根據成人教育學籍檔案的特點進行科學歸類，設置的類目要盡量準確，以便對來“料”及時接納，對號入座。教學檔案類目排列、檔號結構的確定要符合檔案學基礎理論和邏輯原則。

第三，真實性原則。教學檔案的內容一定要真實地反映教學活動的情況，以其特有的原始性，真實性記錄所發生的事實、人員的情況及教學的過程，要維護檔案的歷史原貌，避免私自刪改、涂寫，絕不可以各種需要為由對記錄摻雜某些不真實的內容。

第四，實用性原則。借助現代化信息技術和計算機網絡等先進管理手段，對教學過程中形成的文件材料實物進行歸檔整理時，要求分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。可將電子文件加工、整理，轉化為電子檔案，為利用者提供遠程服務，使其可以在不同的區間享受到優質、便捷的信息服務。

第五，保密性原則。由于檔案信息的特殊性，在教學檔案管理中，無論是紙質檔案還是電子檔案，都應該對檔案信息進行嚴格的保密。凡涉及個人秘密的檔案信息，或不能公開的檔案信息，因其合法的權益受到法律保護，均屬于限制利用的范圍。尤其是在檔案信息直接進入網絡系統的條件下，應按保密法，嚴格對用戶界定使用權限。另外，每學年要定期歸檔，減少移交檔案材料在時間上的隨意性，杜絕檔案材料長時間積壓甚至于散落流失，確保材料能夠及時接收、立卷、歸檔、錄入。

四、提升檔案管理者的檔案素養

檔案管理工作既是一項基礎性、服務性的工作，又是一項業務性強、程序復雜、質量要求高的工作。這就要求檔案管理者要提升檔案素養，包括責任意識、服務意識、規范意識、收集意識、整理意識、保密意識和價值意識等。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養，使之能夠熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心、高度的責任感和良好的職業道德規范。其次，要加強對檔案管理人員的業務技能培訓。通過學歷再教育、學術講座和會議交流、崗位培訓和專業培訓等方式，不斷為其提供接受繼續教育的機會，來更新、擴充檔案管理工作者的檔案專業知識，提高其信息技術能力，使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高。第三，檔案管理者自身要不斷學習和提高運用先進技術解決問題的能力，并借助現代化的管理手段，加大對信息資源的開發，為成人教育工作的不斷發展提供高效能的檔案信息支持。第四，要建立切實可行的人才管理制度和獎懲規章制度。選派那些有過硬的信息化業務技能和良好的職業道德規范、協作精神好、吃苦精神強、具備扎實的檔案學基礎理論知識、檔案管理的政策理論要求、基本專業業務素質和實際工作能力的人充實到教學檔案管理崗位，以保證教學檔案管理和利用工作的正常進行。把年度考評與工作實績結合起來，對認真、負責、有突出貢獻的工作人員應實施獎勵，以提高檔案管理人員的工作積極性，使成人教育教學檔案管理水平得到真正的提高。

五、注重教學檔案編研

1．要做好編研的選題。要結合成人教育發展趨勢，選取成教工作急需的、可以為現實工作服務的有利用價值的題目為編研對象。要有明確的目的，必須圍繞成教工作的發展和社會需求，編研出有利于成人教育發展的、系列性的、有價值的參考資料。切忌編研工作與實際需求相脫節，只有這樣，才能選擇出既有現實意義又有完成條件的題目作為編研目標，編研成果才能服務于我們的工作。

2．編研內容要宏觀與微觀相結合。要立足于本單位工作實際，一方面認真研究成人教育檔案的規律和特點，另一方面全面了解本校成人教育事業發展的歷史軌跡、實際現狀、存在的優勢與不足等。在宏觀層面與微觀層面有機結合的基礎上，既要突出成人教育綜合管理方面的研究，又要兼顧諸如教學計劃等專題性方面的研究；既要重視成人學歷教育，又要重視成人非學歷教育；既要研究成人面授教學工作，更要加強學生自學管理的研究；既要突出主管部門的領導作用，又要兼顧地方單位的作用；既要研究經濟因素制約辦學的方面，更要研究教學質量與科學管理在辦學中的主導地位。

3．編研應關注學生信息。不僅要把學生在校期間的所有信息收集、歸檔，還要拓寬信息來源，多調查走訪，搜集與學員有關的材料，力求全面真實反映成人教育學生的學習、品行、能力等。

參考文獻

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［2］何郁群.成人教育學籍檔案規范化管理淺談，檔案時空，2006年第6期.

［3］栗惠芳.成人教育學籍檔案管理探討，合肥工業大學學報(社會科學版)，2006年6月第20卷第3期.