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關鍵詞:固定資產投資 項目管理體系 構建策略
近年來,由于科學技術突飛猛進以及企業對于基礎設施建設提出了更高要求,企業固定資產投資有明顯上升趨勢,而且規模巨大,這給企業固定資產投資項目管理帶來了嚴峻的挑戰。如何避免固定資產項目管理過程中出現的違法違紀行為,妥善應對挑戰,成為當代企業亟待解決的重要問題。
一、當前企業固定資產投資項目管理的不足
固定資產投資項目管理是一項過程性、系統性的工作,涉及決策、設計、招標、投資、施工等多個環節,但當前企業固定資產投資項目管理存在較多不足,具體體現在以下方面:
(一)項目決策不科學
項目決策不科學主要體現在兩個方面:第一,項目投資之前缺乏可行性和科學性分析,導致投資充滿隨意性,這將給企業固定資產項目管理帶來很大的問題。第二,對項目雖然有一定的分析論證,但是論證方法不科學,論證過程不全面,有些企業在確定投資項目時沒有考慮到企業的現實境況,也沒有進行充分的市場調研而沖動投資,還有一些企業沒有充分考慮本企業內的資本結構,導致投資過大,企業資產負債率偏高。
(二)項目設計不合理
項目設計對企業固定資產投資來說至關重要,但是企業往往意識不到項目設計的重要作用,疏于對待項目設計,導致項目設計不合理。很多企業將項目設計全權交給設計單位負責,本身不再予以關注,導致項目設計不能依據企業的實際情況來開展,不僅出現設計不合理的現象,還會導致腐敗問題叢生。例如,設計單位為了追求不當利益,故意進行超標設計,增加預算,便于一些利益相關者從中牟取私利,而企業卻很難發現其中的問題。
(三)項目招標問題多
項目招標是企業固定資產投資管理過程的一個重要環節,也是滋生問題的關鍵領域。圍標串標是項目投標過程中的典型腐敗行為,其具體表現有:一些單位為了控制中標價格和中標結果,私下里與其他單位結成非法聯盟,在聯盟內串通勾結,輪流坐莊陪標,當達到目的后,就會在聯盟內按照事先約定給予其他陪標單位一定的服務費,看似各不相干的各個單位,實際上已經形成利益整體,從而操控著投標中標的整個過程。
(四)項目投資超計劃
項目投資超計劃問題一般出現在需向上級單位匯報審批的項目上,主要包括超出項目批復范圍、擅自調整項目金額和內容等。出現這一問題的原因有兩方面:一是為了使項目順利完成審批,在立項階段故意隱瞞項目內容和謊報項目資金,等項目審批下來后再進行超批復建設;二是不重視項目立項或者是初期階段,在實地勘查過程中不夠認真仔細,遺漏了很多重要方面。
(五)項目施工控制難
項目施工是歷時最長、出現問題最多最為復雜的階段,具體如下:首先,難以控制項目進度,導致項目不能如期完成。其次,只注重項目施工本身,忽視了對項目參與人員的關心以及對施工場地周圍環境的保護。再次,施工所用材料沒有經過嚴格的審核,一些劣質和低等材料伺機混入,致使工程質量下降。最后,中標單位在施工過程中為了謀取更大的利益,將部分內容轉交和分包給其他單位,對施工過程沒有進行嚴格的看管。
二、企業固定資產投資項目管理體系的構建
針對企業固定資產投資項目管理存在的問題,應及時進行優化調整,盡快構建完善的固定資產投資項目管理體系,為企業發展奠定重要保障,具體措施如下:
(一)建立工作規范體系
企業應對固定資產投資項目管理過程的經驗進行歸納總結,并提前做好應對困難的選擇,從而建立起內容全面、流程清晰、難點重點突出、可行性強的工作規范體系。一般而言,企業可根據具體項目管理的特點和需要,利用項目申報、施工和竣工三個階段中形成的各類規范性文件建立固定資產投資項目管理工作規范體系。例如,xx企業對于項目申報與立項管理的規定如下:①凡屬國家、xx省核準目錄規定范圍內的項目均須辦理項目核準手續。核準項目由集團公司組織、子公司配合辦理項目核準事宜。項目核準所需各種材料由子公司辦理。②需上報xx省備案的項目。按照國家和xx省有關規定需報省備案的項目均須辦理項目備案手續。備案項目由集團公司組織、子公司配合辦理項目備案事宜。建立工作規范體系是一個有效的知識積累和共享過程,依照嚴格的工作規范體系,可以全面提升企業固定資產投資項目管理能力,提高效率,避免重復工作。
(二)統一各項標準
眾所周知,固定資產投資管理涉及環節、領域重要,需要多部門共同聯合。企業不能將固定資產投資管理僅僅局限在一個部門,應積極吸引多個部門共同參與。涉及固定資產投資管理的各部門應相互交流、共同協作,通過明文形式規定不同部門的權力、職責與任務,避免出現部門矛盾與沖突。明確限定每一環節的輸出,更好地控制投資管理活動,與此同時,對各項投資流程進行跟蹤調查,全面提高投資管理效果。與此同時,制定統一、標準、完善的模塊,供不同業務部門之間開展具體工作,盡可能避免因理解不同、標準不一而帶來的問題,通過明確統一的標準規定部門協作的具體要求。例如,企業固定資產投資管理所涉及的合同種類多、施工方案多、研究報告多,因此,可通過項目模板化、規范化運作,提高知識經驗的共享程度,提高各項工作的透明度,從而全面提升項目管理效益。
(三)健全專家庫、法律庫
建立健全專家庫、法律庫,充分結合傳統項目中的專家資源以及國家各項法律知識,綜合專業類別與行業性質建設電子信息數據資源。通過建立電子信息平臺,方便對不同問題、不同規定進行查詢,更好地為項目管理決策提供制度以及專家支持,多方面入手,共同提升項目管理的合法性與科學性。
(四)充分發揮內部審計的作用
保證審計部門獨立性。設置獨立運行的審計部門,使得各項審計工作獨立運行、不受干擾,這是充分發揮審計評價職能、監督職能的前提。企業需結合自身運營實際與市場經濟特點,完善企業產權機制,維護企業審計的權威性,發揮審計部門應有的作用,加大對各項工程方案的審計力度,全面提升企業審計水平。與此同時,完善審計體系。健全的審計體系是做好資產投資管理工作的重要前提,也是強化審計指導作用的重要保障。要想全面加大企業審計執行力度,必須積極建立、完善審計體系,優化審計制度。企業應成立內部審計工作小組,通過內部審計、常規稽查等方式,及時發現資產投資管理偏差,完善資產投資管理體制,預防企業會計風險與經營風險。積極引入審計監督機制,在審計制度的支持下,及時發現企業固定資產管理運營中存在的問題,進而確保固定資產管理工作的順利開展。
(五)健全激勵考核制度
積極建立合理、公正的激勵機制。激勵機制在企業固定資產項目管理考核中處于重要地位。激勵機制是企業吸引人才、調整結構、提升核心競爭力、塑造良好形象的保障。在市場經濟體制深化發展的今天,企業必須完善“以員工為中心”的激勵機制,出臺科學、客觀的評價體系,將考核結果直接與員工薪資、晉升相掛鉤,全面提升員工工作熱情。站在預防、糾正角度,積極圍繞固定資產投資管理問題,制定完善的責任追究體系,細化扣分標準與責任人問責機制。將考核結果與員工評優、崗位調動、薪資升降相掛鉤,在擇優、公平、競爭的原則下,優化用人機制。
三、結束語
固定資產投資項目管理是企業管理活動的重要組成,對企業發展有重要影響。本文以當前企業固定資產投資項目管理的不足為切入點,從工作規范體系、統一各項標準、健全專家庫法律庫、內部審計、激勵考核制度入手,詳細論述了企業固定資產投資項目管理體系的構建策略,多管齊下,共同促進固定資產投資項目管理的良性、有序開展。
參考文獻:
[關鍵詞] 固定資產; 檔案管理; 問題; 策略
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 13. 047
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2012)13- 0079- 03
近年來,我國建設事業獲得高速發展,固定資產投資項目(以下簡稱項目)的管理也日益受到更多的關注。從 2005 年開始,國資委已將項目完成情況列入對央企的考核指標當中。西北機電工程研究所作為國防科研單位,為了做好科研保障工作,自2005年以來,加大了國防科研基本建設項目投資力度及建設規模。項目檔案既是項目建設的真實歷史記錄,也是項目建設和竣工驗收的前提和保證。同時也是提升企業核心競爭力和整體裝備研制技術水平,完成各種型號產品研制生產任務的重要保障。為使項目檔案工作與項目建設真正同步進行,做好項目檔案管理,實現項目檔案的完整、系統、安全、有效是十分必要的。加強項目檔案管理,保護信息資源,已成為全國各行各業當前及今后一項長期的重點工作。
1 項目管理的重要性
項目檔案是對整個項目建設過程的真實記錄,它真實地記錄了項目從立項、 設計、監理、施工到竣工驗收的整個過程,其本質屬性是原始記錄性,任何人無法篡改它的原始狀況;是項目建設的前提,是工程質量評估的依據,是項目竣工驗收的保證;也是今后工程改造、維護的不可替代的權威佐證;是企業維權最有力的證據。因此,加強項目管理具有十分重大的意義。為了加強項目檔案管理工作,確保項目檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用,從1997年開始,國家頒布了一些關于加強項目檔案管理的文件,加強項目檔案管理已成為檔案工作的一個重點。通過加強項目檔案管理工作,提高建設單位對項目檔案管理的思想認識,促使建設單位規范基本建設和設備儀器檔案工作,為今后工程的新建、 改建和擴建,設備的運行、改造、維護等提供信息查考和維權佐證。
2 國家對項目檔案工作的要求
(1) 依法建立健全項目檔案。國家有關通知指出,所有建設項目都要按照《中華人民共和國檔案法》的有關規定,建立健全項目檔案。檔案管理單位和人員要依法行事,嚴格履行職責。要嚴格按照規定收集項目建設的各個環節的資料,然后整理歸類,最后歸檔。
(2) 提高對項目檔案管理重要性的認識。項目檔案是工程質量評價的主要依據,是項目竣工驗收的保證,地位非常重要,各級檔案部門要高度重視,加強項目檔案管理工作。采取有效措施,確保項目檔案的完整、準確、系統和有效。
(3) 對項目檔案管理進行考核監督。國家檔案局明確規定,項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經檔案驗收或者驗收不合格的,不得進行或者通過項目竣工驗收。加強固定資產投資項目檔案管理,應與項目建設工作同步進行。因此,項目建設單位應當將項目檔案工作納入管理程序,實行領導責任制和相關人員崗位責任制,并進行考核監督。
3 項目檔案管理工作的特點
(1) 收集過程復雜。首先,一個項目有許多的參建單位, 他們會各自產生大量與這項活動有關的文件材料,要將這些分散的項目文件材料收集起來很難;其次,建設項目一般耗時很長,收集文件材料的時間比建設過程時間更長; 三是收集人員變動大,而且人員業務水平不一,導致在材料收集范圍上、重要程度上參差不齊。
(2) 整理標準多樣。由于參建單位很多,既有同系統的又有外系統的。同系統的單位整理標準一般還是相同的,但是不同系統的單位收集和整理材料的標準會不同,這樣建設單位會發現他們從各單位收集到的材料標準不一,給項目檔案管理工作帶來很多麻煩。
(3) 參與部門眾多。每一個項目不僅參建單位多,而且就一個參建單位而言,它的內部參與部門也很多,而每個部門的職能各不相同,這就會產生大量與項目相關的文件材料。
(4) 整理難度大。首先,由于參建部門多,關系龐雜,人員變動大,專業種類多,資料很分散,造成積累和收集工作難以控制。其次,由于項目建設周期性強,決定了項目必須按照建設進度要求的時間點完成規定的工作目標。因而檔案工作也必須與項目建設同步進行,以避免脫節。第三,由于項目檔案種類多、數量大、載體復雜,這就使得檔案管理工作也十分復雜。只有將這些分散的、數量巨大的、復雜的文件材料系統整理、統一保管,才能保證項目檔案完整、 準確、 系統和有效。
(5) 整理要求高。項目檔案是項目建設的信息與智力資源,是工程質量評估的依據,是項目竣工驗收的保證;也是今后工程改造、 維護的不可替代的權威佐證;是企業維權最有力的證據。所以項目檔案管理部門對項目整理工作提出了較高的要求,項目檔案工作的質量高低決定了項目檔案是否能夠達到完整、準確、系統和有效。
(6) 資料分布廣。項目參建單位多,資料分布廣,項目信息的載體多種多樣,因此,做好項目檔案工作需要各部門、各級人員、各方面的配合,以合作理念構建一個多方參與的項目檔案管理體系,并成為全員配合的自覺行動。
4 項目檔案管理中現存的問題
(1) 項目檔案管理未納入項目工作程序。經調查研究發現,在管理過程中,常有些項目建設單位領導不重視檔案管理工作。有的單位根本就沒有建立項目檔案管理制度,沒有將檔案工作納入項目建設管理計劃和工作程序,從而造成投資項目在啟動階段就開始出現項目檔案缺失和不全的現象。有的單位雖建立了管理制度,但不夠健全,缺乏完善的規章,相關規定指導性不強,可操作性不夠等,依法管理的意識不強,執行力度不到位,隨意性大,造成收集的檔案系統性差,不完全。有的單位重視項目立項、輕視項目管理,對項目檔案管理的程序控制不到位,導致檔案部門無法及時對項目建設進度進行全程跟蹤,收集最真實準確的記錄,遇到驗收,只好突擊補全,使得項目檔案管理工作嚴重脫節和滯后。有的單位制定的領導責任制沒有落實到位,相對檔案的數量來說,工作人員配備相對薄弱,使歸檔整理工作不能如期完成。有的單位項目檔案管理工作人員待遇低,庫房條件太差, 沒有安保設施或者落后, 項目檔案安全得不到保證。
(2) 資料收集不全。由于建設項目參建單位和部門眾多,關系龐雜,資料分布廣,歸檔制度又不完善,造成大量的項目文件材料收集不上來。再加上項目建設周期長,時間跨度大,人員變動大,業務水平不一,專業種類多,收集標準不一,往往造成各方之間文件材料接口很多,許多文件材料散失在外,收集不全。
(3) 整理不符合規范。國家相關文件對項目文件的收集、整理、歸檔、移交等都做了明確的規定,各行業也分別制定了適合自己行業的項目檔案整理規范,但是在項目檔案驗收工作中,發現有的單位的項目檔案整理完全不符合國家或行業的規定。有的將無效文件也歸檔,檔案載體也不符合要求。
(4) 歸檔不及時。由于項目建設單位缺乏相應的項目檔案管理制度,尤其是歸檔制度,造成一些文件材料沒有及時歸檔。
5 加強項目檔案管理的策略
5.1 更新觀念,提高認識
長期以來,上至建設單位領導,下至全體員工,普遍對項目檔案管理工作缺乏足夠的重視。項目檔案工作是一項涉及多方面的系統管理工作,要做好項目檔案管理工作,需要領導重視、全員參與,各部門協作,這就需要全員提高認識,加強宣傳工作,大力宣傳項目檔案工作各種規章制度,宣傳項目檔案的地位和作用。建設單位可以運用多種方式宣傳,例如組織全體人員學習文件、舉辦培訓班、評選管理先進人物、組織參觀學習、舉行各種研討會等。通過宣傳,提高領導和全體人員的重視,才能使項目檔案工作在和諧中持續發展。
5.2 建立健全項目檔案管理制度
許多單位沒有項目檔案管理制度或制度不健全,要提升建設單位檔案管理整體水平,除了提高全員認識水平外,還需要從制度建設上進一步加強,為項目檔案管理創造一個良好的氛圍和條件。
(1) 實行領導責任制和工作崗位責任制,職責明確,相互協調,充分發揮各級各部門的工作職能。
(2) 制定歸檔制度及考核機制。對項目檔案工作的組織管理、在建項目檔案工作的監督指導情況、檔案驗收完成情況等進行考核,運用激勵措施來推動項目檔案的管理工作。考核機制使項目科技人員和管理人員有了工作動力,增強了他們的工作責任感,想方設法去干好本職工作。
(3) 制定文件歸檔范圍和整理標準。有了范圍和標準,就可以為管理人員指明工作方向,減少失誤,節約時間和精力,提高質量。
5.3 將項目檔案工作納入合同管理
隨著市場經濟體制的逐步完善,合同管理成為一種非常重要的現代戰略管理方式。把項目檔案工作納入合同管理,必然成為項目檔案工作的迫切要求和發展趨勢。為保證項目資料的齊全、系統、準確、完整,建設單位在與參建單位簽訂合同時,一定要在合同中列出有關項目檔案管理的具體條款,對文件的收集、整理與歸檔、移交提出具體要求,明確責任,建設單位要用合同約束參建單位,使他們及時、系統地收集各項材料。
5.4 項目檔案工作與工程建設同步
在調查中發現,有的單位存在檔案資料收集不全,檔案內容缺項,歸檔滯后,無效文件歸檔,檔案載體不符合要求,整理不規范等情況。其中一個重要的原因就是未做到項目檔案工作與項目建設同步進行。項目建設周期長,時間跨度大,要做好項目檔案管理工作,必須與工程建設同步:一是提出文件材料歸檔要求要與下達工程計劃任務同步;二是文件材料形成情況與工程計劃進度同步; 三是檔案驗收工作與項目竣工驗收工作同步。檔案工作與工程建設同步的實質是將項目檔案工作納入工程管理計劃,避免脫節,實行節點控制,及時收集資料,不滯后。同時兩者同步也有利于資料收集的完整和有效。
5.5 提高項目檔案管理人員業務水平
項目檔案工作系統復雜,涉及部門也多,每一項工作都影響著項目檔案的整體管理水平,而檔案管理人員的水平決定了每一項工作的質量。長期以來,人們不夠重視檔案管理,不僅人員配備不夠,其業務水平也參次不齊,難以滿足管理工作的要求。項目檔案工作想要提高整體質量,得到較大發展,就要注意提高管理人員的專業素質,對項目管理人員和項目檔案人員進行業務知識培訓,組織學習文件和參觀。提高他們的待遇,開發他們的智力,挖掘他們的潛能,使他們能夠積極主動地甚至創造性地進行管理。
5.6 建立管理的網絡體系
每一個建設項目都需要由多個部門密切配合才能完成。每個部門都會產生與項目相關的文件材料,造成資料多且分散,將這些文件材料系統收集,整理歸檔,集中保管起來,是一件非常困難麻煩的工作,但項目檔案管理要求必須系統、完整、準確地收集資料,只有這樣才能完整準確地反映出項目建設的整個過程,為項目竣工驗收和建設單位在以后的工作中提供可靠的參考依據。因此,建立項目檔案管理網絡體系是十分必要的,不僅建設單位內部各部門應該相互配合,而且各參建單位也應該相互配合,相互支持,各司其職,各負其責。同時,在建設單位內部成立一個項目檔案工作領導小組,全面管理這個網絡,出面協調各部門和各單位的各項工作。這樣,才能有效地保證整個項目檔案工作順利開展。
5.7 開展項目檔案專項驗收工作
作為項目檔案管理工作的重要環節,檔案專項驗收是項目竣工驗收中最為重要的組成部分。加強項目檔案專項驗收工作是督促建設單位規范項目檔案管理、控制項目檔案管理質量的重要手段,對推進項目檔案管理工作具有重要意義。檔案管理過程中存在的問題使得認真貫徹落實項目檔案驗收工作十分必要和緊迫。
目前國家正逐步加強對項目檔案工作的管理,規定在項目竣工驗收前,必須進行項目檔案的專項驗收。國家和各行業都明文規定:“項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的,不得進行或者通過項目竣工驗收。”各行業也把項目檔案驗收工作作為考核單位領導的一項重要內容。這樣就促進單位領導提高對項目檔案工作的重視,逐漸將項目檔案管理工作提高到戰略地位,納入到日常工作計劃中,納入到單位的發展規劃中,對項目檔案工作合理地配置各種工作資源。通過開展項目檔案專項驗收工作,促使建設單位規范項目檔案工作,確保項目檔案完整、 準確、系統和安全。
5.8 積極擴大項目檔案的利用范圍
項目檔案是為企業生產經營服務的。在實踐中,管理人員要編制項目檔案總目錄、項目簡介、歸檔范圍、分類表;要對項目中的設備及基建項目進行拍照,制成Web文件,形成目錄與設備相對應的多媒體系統,使項目檔案能充分發揮作用,為企業生產經營提供有效服務。
6 結束語
固定資產投資項目檔案管理質量高低決定了工程質量的高低,在項目建設過程中起著十分重要的作用。項目檔案管理的目的是確保固定資產檔案的價值能夠完整、準確、系統地體現。但是項目檔案管理工作是一個比較復雜的過程,涉及范圍比較廣,信息量巨大,系統性較強。這就要求檔案工作者必須有高度的事業心和責任感,要耐心細致,要掌握一定的新技術和新方法,要有較高的專業技術能力。另外,隨著社會的發展進步,在實際工作中,經常會出現各種各樣的新問題、新情況。如何搞好這項工作,解決隨時出現的問題,還需要我們在工作實踐中不斷地探索,不斷地創新。總之,我們要堅持不懈地探索創新,尋找更加快捷有效的工作方式,將實現項目檔案的有效利用作為永恒不變的工作目標。
主要參考文獻
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青島北海船舶重工有限責任公司山東青島266520
摘要:隨著社會主義市場經濟的日益發展,國家企業固定資產投資項目越來越多,隨之項目檔案也日益增多,各個企業也開始重視項目檔案。但項目檔案管理是一項系統復雜的工作,筆者結合北船重工的具體情況簡單地談了固定資產投資項目檔案管理過程中普遍存在的幾個問題,并提出了幾點建議。
關鍵詞 :檔案管理,投資項目,解決措施
0 引言
隨著中國經濟的日益發展,國家和企業也越來越重視固定資產的管理,社會的檔案意識也有所提高。“十五”期間,集團公司固定資產投資項目較多,將產生大量的固定資產投資項目檔案。為了防止企業資源的流失,為了加強項目檔案資料的歸檔整理工作,規范集團公司固定資產投資項目竣工檔案的編制、驗收工作,中國船舶重工集團公司下發了《關于印發〈中船重工集團公司固定資產投資項目竣工文件編制及檔案整理規范〉》。
1 加強項目檔案管理工作
加強項目檔案管理工作,不僅反映了企業發展的歷史過程,而且為項目完成后的投入生產、擴建、改造等提供了原始資料,對企業是絕對有好處的。筆者結合北船重工的固定資產投資項目檔案管理現狀談談固定資產投資項目檔案管理過程中存在的以下四個問題。
1.1 檔案意識薄弱,輕視項目檔案資料管理
檔案意識薄弱,輕視項目檔案資料管理是思想上的問題,也是比較重要的問題。許多建設單位根本不重視項目檔案資料的收集積累,特別是在施工過程中,施工單位都在趕工期,建設單位也只想著項目的進度,好投入使用,忽視了檔案資料的收集和整理,沒有按照本行業、本系統的規定收集相應的資料,或者是沒有做到收集完整,導致重要的檔案資料缺失。等到建設工程完工要辦理竣工驗收時,才想到工程檔案必須要通過驗收。為了應付竣工驗收,建設單位才開始投入大量的人力物力來補充檔案資料,導致很多檔案資料缺失,影響檔案今后的利用和質量。我們企業搬遷,開工了大批的建設項目,項目完成后建設部門歸檔的固定資產投資項目檔案中就有很多缺頁,模糊不清的,根本不能達到檔案制作的標準。
1.2 項目檔案的系統性不行,保證不了原始性和完整性
項目檔案管理是一個動態的過程,從項目的立項、設計到施工、監理、驗收、檔案資料一直處于使用中的狀態,直至項目驗收以后,才能相對穩定。有的一些特種設備還需要定期檢驗。投資項目是由多個行業的隊伍參加施工監理,這些施工隊伍對檔案工作的相關法規不是很了解,有的甚至從來沒有接觸過。他們大多數不知道這些項目檔案的歸檔范圍,不重視投資項目文件材料的管理工作,導致項目檔案的完整、準確、系統都得不到保證,影響了項目檔案工作質量。歸檔的時候還不完整,有的缺了開工報告,有的缺了合同,給我們整理項目檔案增添了麻煩。
1.3 規章制度不完善
北船重工管理項目檔案,主要是根據《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局、國家計委《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、中國船舶重工集團公司《建設工程檔案資料管理規定》、《中船重工集團公司固定資產投資項目竣工文件編制及檔案整理規范》這些規范。畢竟公司有自己的特點,有著它的具體情況,還是需要制定符合本公司的規章制度。
1.4 保管條件不具備
檔案是不可再生的信息,必須要保證檔案的實體安全和信息安全,這就需要具備一定的保管條件,檔案庫房達到八防的要求,庫房與借閱室分離。企業需要給檔案提供良好的保管條件。北船重工還正處于新廠建設的過程當中,很多廠房、辦公樓還正在建設中,所以庫房比較緊張,沒有專門的項目檔案庫房,一些工作環境還不具備整理、保管項目檔案條件,因此利用起來也不是很方便。
2 加強企業項目檔案管理的措施
企業項目檔案管理水平,主要是靠各項基礎工作的實績來體現,只要把基礎工作做好了,企業檔案管理的水平就容易得到提高,這兩者的關系是辯證的、互相影響的。加強企業項目檔案管理,必須從基礎工作做起。筆者認為做好企業項目應從以下幾個方面加強檔案管理工作。
2.1 要加強企業領導和全民的檔案意識
首先,企業里領導對檔案管理的重視程度,是影響檔案管理的重要因素。只有領導有較強的檔案意識,重視檔案工作,給檔案工作人員增加了積極性,才能把檔案工作納入日常管理和制度考核中,保證了檔案工作順利開展。如果領導沒有檔案意識,看不到檔案工作的重要性,那檔案工作很難正常進行。其次,就是全民的檔案意識,特別是基層檔案工作人員的檔案意識,全民有了檔案意識,才能確保有用的檔案資料的及時歸檔,檔案工作才能順利有效地進行。
2.2 加強項目檔案的收集積累
項目檔案管理本身就是一個動態的過程,檔案記錄了項目的全過程。項目一旦出現了問題或者需要維修,這些檔案資料就是最有力的憑證。在項目開工之前,應該將有關計劃通知檔案部門,讓檔案部門來指導建設部門收集項目檔案資料,讓檔案工作提前介入,明確項目資料哪些需要歸檔,哪些只需短期保存,哪些可以作為參考資料,讓檔案工作與工程建設同時進行,保證資料收集的齊全準確。
在項目建設過程中,制定明確的工作程序,從檔案的收集、整理、保管、移交到有效利用,這需要檔案部門、建設部門和施工部門的互相配合,既能保證項目工作的進度,又能符合檔案管理的要求。
在項目完工后,施工部門應將收集的項目檔案資料,按照檔案整理規范整理項目資料,之后向檔案部門移交,確保歸檔后的檔案資料完整、準確。檔案部門應及時提供指導幫助,加強與施工單位、建設單位的聯系,共同努力做好項目檔案工作。
2.3 加強全過程管理工作
檔案工作人員和技術人員要全程跟進投資項目建設的全過程。最主要的是把項目檔案的收集整理工作列入合同的有關條款,運用合同條款和檔案管理的有關規章制度來提高項目檔案的編制質量。項目建設單位的領導要重視和支持檔案工作,在與施工部門、設計部門、監理單位分別簽訂施工合同、設計合同、監理合同時寫入合同里,將檔案工作與經濟效益相掛鉤,以確保項目竣工檔案資料的質量,這樣就能使工程技術管理人員重視檔案工作,并落實責任制,提高他們編制檔案的責任心。
項目的設計單位要按照建設部門的合同、協議規定,按照項目檔案資料的整理規范,編制與建設項目實際情況相符的竣工圖和竣工文件,向建設部門提交完整、準確的歸檔文件,并經系統整理后的項目文件材料及圖紙。
2.4 要提高檔案人員的業務素質,并保證其工作的相對穩定性企業還應配備相應的檔案管理工作人員,培養他們的專業技能,提高他們的業務素質,并保持檔案隊伍的相對穩定性。檔案管理一般是企業中薪酬相對比較低的崗位,這就造成了檔案人員工作不積極主動,比起其他崗位更容易流失人才。如果企業不為檔案工作提供更多更好的便利條件,檔案工作人員也不能安心工作。此外,企業還應該積極參加國家和行業舉辦的業務培訓、技能培訓等,讓檔案管理人員了解項目檔案形成規律,讓檔案人員參加工程項目竣工驗收,參加設備開箱驗收,使檔案人員在文件材料形成之初就能把握文件的來龍去脈,明確項目檔案資料有哪些內容,知道項目檔案資料地歸檔范圍,提高檔案人員的專業技能和業務素質,讓他們能更好地為企業地檔案管理工作。這樣才能不斷提高企業地檔案管理水平。
2.5 完善檔案管理的規章制度
規章制度是規范檔案管理的保障。有了完善的檔案管理制度,檔案工作就有依可循,有章可考。為了全面規范企業檔案工作,提高現代企業管理水平,企業檔案管理部門必須要立足于基礎建設,按照國家及行業規范標準的要求,制定符合本企業具體情況的規章制度,抓好項目檔案資料的形成、整理、保管、歸檔、統計和開發利用,力求在企業內部做到分類統一、編號統一、檔案裝具統一和工作質量標準上的統一。主要是制定項目檔案的歸檔制度,項目檔案的整理規范,項目檔案的查借閱制度,檔案庫房保管制度等等。
2.6 要抓好企業檔案的提供利用和開發
利用是檔案管理的最終目的。為企業在生產經營、銷售以及在解決企業問題中提供檔案資源利用服務,是企業項目檔案管理的重要環節,也是檔案管理工作的基本出發點和根本目的。為了便于檔案資源的開發利用,在企業檔案的基礎管理工作中,應編制出多種途徑的檢索工具,做好檔案資料匯編工作,不斷提高檔案的檢索效率。
(一)投資風險和收益的關系。由于在固定資產投資活動中存在時間性和投資收益的不確定性,所以固定資產投資就必定具有風險。一般情況下,收益越高風險也就越高,風險越小則收益越低。對于大部分投資者來說,一般都希望投資收益能夠實現最大化而風險最小化,當只有風險與收益的關系達到合理程度時,才會吸引投資者進行投資。中小企業的固定資產投資由于受到管理技術和管理知識的限制,缺乏正確的指導思想和方法,不能真正科學合理地完成風險的評估和收益的預測,從而很難確認固定資產投資中風險與收益的關系,進而影響投資決策。
(二)投資方向和投資數量的平衡。由于中小企業將固定資產投資作為企業擴大規模、創造發展空間的重要手段,就存在一個投資方向和投資數量之間需要做出平衡的矛盾。一方面,企業的發展需要要求企業必須盡可能的在短時間內擴大投資,爭取最大的發展速度;另一方面,企業可獲取資源的能力又要求企業必須將有限的資金,在投資中合理分配。這個矛盾雖然對于任何企業都具有普遍的影響,但對于急于發展并資金困難的中小企業來講顯得更加突出。
(三)投資管理成本和效益的矛盾。一般情況下,成本和效益存在正比關系,成本越高收益越大。中小企業的固定資產投資管理需要有較高的收益,但與之相對應的較高的管理成本卻很難被接受。中小企業的管理者對外顯成本的控制意識和對內含收益的模糊認識是造成這一矛盾的直接原因,如果不能很好的處理好這個問題,將很難確立規范、科學的固定資產投資管理體系。而事實上,很多中小企業不能用合理的方法來解決此類矛盾,經常采取回避或漠視的方式,利用思維的慣性將問題簡單化,使得其固定資產投資管理的水平一直徘徊不前。
二、中小企業固定資產投資決策誤區
現實中的中小企業固定資產投資陷入投資誤區、盲目投資的現象十分普遍,導致投資決策缺乏足夠的科學性和合理性,從而成為企業順利成長的巨大隱患。比較突出而普遍的投資決策誤區表現在:
(一)強調短期利益,缺乏戰略眼光。目前,中小企業普遍對固定資產投資過度強調短期收益和降低風險,把是否符合戰略目標的實現放在次要位置,以至造成固定資產投資目的過于簡單化和盲目化。例如,一些企業使用短期借款方式進行廠房、設備等投資回收期長的固定資產投資。有些投資者輕信一兩年就可收回投資的效益預測,用短期融資款購買廠房、設備,結果到期不能按期償還債務,導致罰息、訴訟甚至破產等嚴重后果。產生這一現象的主要原因有:一是戰略管理不到位,戰略意識不強;二是不恰當的或不合理的風險控制意識,使得中小企業出現固定資產投資的短視現象。
(二)籌資困難,投資資金受限。調查統計顯示,中小企業固定資產投資很少能靠銀行獲得,主要依靠自有資金運作。這表明,中小企業存在相當程度的融資困難。企業用于固定資產的投資主要資金來源于企業內部或其他非金融機構的單位或個人,這就嚴重損害了中小企業固定資產投資的熱情并提高了企業投資的風險,造成中小企業必須投資的巨大困難,經常可以看到很好的項目要么無法順利實施,要么項目勉強建成后缺少必要的資金去運營,甚至出現一項固定資產投資拖垮整個企業的嚴重現象。
(三)資產結構控制不合理。中小企業財務管理能力的缺乏,使得企業的資產結構管理無法正常進行。在固定資產投資決策時,很少能充分考慮到資產結構的合理性,不能注意到固定資產占總資產比例是否合理,其所占用的資金是否己經影響到資產收益水平和企業的正常營運。在這一點上,那種只顧有利可圖的短視思想和固定資產越多越安全的意識也起到了很大的推波助瀾的作用,造成很多中小企業固定資產的配置嚴重過剩,不能充分發揮資金的效用,降低了企業的經營效益。
(四)固定資產項目投資缺乏科學管理。一方面,中小企業沒有專門的內設機構或專業投資管理團隊,對固定資產投資進行專業化管理。一些牽扯到企業命運的重大投資項目較少經過董事會或股東大會進行表決,而多由企業主或高層管理人員直接負責。這就使得投資管理中的各種問題無法得到及時、有效的處理,甚至還會在投資監管上出現嚴重漏洞,造成不必要的損失。并且,也很少有中小企業對項目投資的結果作出有效的總結和評價。另一方面,由于對專業企業管理、財務管理知識和人才的缺乏,使得固定資產投資的提出、論證和可行性建議不能依據科學的評估方法來進行,造成經驗和個人愿望主導投資的現狀,使之盲目追隨市場變化隨波逐流的現象也時有發生。
三、中小企業固定資產投資決策的技術選擇
(一)中小企業固定資產投資管理應掌握的原則
1.重視戰略管理。中小企業的固定資產投資不僅要注(重)將戰略管理作為企業管理的重要常規性工作來看待,對企業的發展愿景、發展步驟等重要的戰略管理內容作出明確的規劃,并以此為指導確定包括固定資產投資在內的各項企業活動的行動綱領和行動計劃,克服掉投資無明確方向的陋習;同時還要注意不要被既定戰略完全束縛住,及時地根據市場和環境的變化調整發展戰略,在項目投資中靈活地應對各種巨變。這樣,才能使得固定資產投資能夠實現有序、合理、有效,讓固定資產的投資更加有發展性和全局性。
2.籌資活動先行。中小企業在投資項目提出的時候要首先考慮籌資的途徑和數量,對于無法完全籌措或籌資成本過高的項目需要作出慎重的考慮,必要時應該采取放棄投資的方法,避免實際損失的發生。只有能夠合理或符合投資者期望的籌措到投資所需資金的項目,才應該納入到進一步考察和分析的范圍。堅決杜絕車到山前必有路的草率意識,提高固定資產投資效率。
3.著重提高投資管理質量。固定資產投資管理知識和人才的缺乏,是造成中小企業在這個方面管理能力低下的直接原因之一,在目前情況下,要想有效提高中小企業固定資產資管理質量,可以考慮兩種相應的策略:第一,根據實際條件和實際情況,將現有的、固定資產投資決策中所必需的財務管理和投資決策分析技術進行融合,量身定做一套符合企業實際、易于掌握運用的決策方法,對固定資產投資進行科學的可行性分析,從而提高決策質量;第二,整合社會資源,在關乎企業生存發展的重要投資項目決策時,面向社會聘請有經驗的技術人員組成各種臨時性的專門小組,對項目的各環節進行管理,確保項目決策的完整性和有效性。
(二)投資決策指標選擇建議
固定資產投資是企業根據自身發展需要而進行的投資活動,具有長期性的特點,
所以在進行投資決策分析時所采用的指標應該是長期投資指標。按是否考慮資金的時間價值,長期投資指標分為靜態和動態兩種類型。靜態指標又稱為非貼現現金流量指標,通常有投資回收期和平均報酬率兩種。動態指標又稱貼現現金流量指標,常見的動態指標有凈現值、利潤指數和內部報酬率等。中小企業在進行固定資產投資決策時,選擇哪些決策指標進行分析是應當認真考慮的。以現有的中小企業的經營環境和經營特點以及管理方法的現狀,中小企業在投資決策分析時,建議參考如下指標:
一方面,應把投資安全放在首要位置去考慮。中小企業的經營規模、市場地位以及管理力量等條件,都決定了其各項工作都必須先生存后發展,在生存中求發展。因此,在固定資產投資活動中,也應該將投資安全作為一項重要的決策依據,投資回收期法所反映出的投資回收速度,在一定程度上顯示了投資的風險大小,也顯示出投資的安全程度。這是由于風險所帶來的不確定性與時間有著直接的關系,所以投資回收期法是在進行該類投資決策時不可缺少的指標。一般來說投資回收期越長,未來的不確定性就越高,風險也就越大,投資無法收回的可能性也就越大。中小企業的固定資產投資首先要確定的就是投資能否按期收回,根據投資回收期的長短可以衡量投資是否是企業可以接受的,在多方案分析時也可以直接觀測到哪些方案的回收速度更快,能夠用最短時間創造收益。而且,中小企業的固定資產投資一般情況下,在投資規模方面相對來說不算太大,回收期也不算長,投資的實際收入受資金時間價值的影響不太大,所以投資回收期法是中小企業固定資產投資決策分析首選并且一定要選擇的指標。
關鍵詞:固定資產 管理
近年來,安徽中煙逐步建立并完善內控體系,在采購、投資、銷售等各環節建立內控制度,為生產經營管理合法合規、資產安全、財務信息真實完整提供了保證,提高了管理效率和效果,也確保了公司戰略目標的實現。在固定資產管理方面,安徽中煙明確資產投資管理職責,統一了固定資產分類及核算標準。分廠也在安徽中煙領導下,制定了固定資產管理相關制度,規范流程,不斷提升固定資產管理水平。然而,由于安徽中煙固定資產存在種類多、分布廣、更新快等特點,管理中仍存有一些問題,需不斷提高管控水平。
一、安徽中煙固定資產特點
(一)固定資產價值量大
安徽中煙固定資產價值占總資產的37.78%。固定資產在安徽中煙總資產中占較大比重,管理水平直接決定著資產優良目標能否實現。
(二)固定資產種類繁多
根據固定資產分類及折舊年限表,固定資產分為房屋建筑物、設備等近十大類。龐大的資產種類給管理帶來了難度。
(三)固定資產分布分散
安徽中煙所屬固定資產分布在五廠等處,實物資產較為分散,造成管理難度大,不易掌握和管理。
(四)固定資產更新較快
隨著安徽中煙做大做強,“十二五”期間,固定資產投資加大,“黃山”精品線、都寶線等大型項目將陸續建成投產,固定資產更新速度空前加快。
二、固定資產管理情況及問題分析
(一)安徽中煙固定資產管理情況
1、全面預算管理
固定資產實行投資預算管理,每年度由企業根據生產經營需求編制預算,固定資產退出由企業申請,按照預算和投資管理流程,經安徽中煙或國家局審批后實施。
2、統一分類及核算標準
建立了固定資產目錄,統一了固定資產分類及核算標準。固定資產價值核算執行企業會計制度。固定資產信息完整,核算清晰,資產價值體系完整。
3、投資制度管控
制定了《固定資產投資管理規定》、《固定資產驗收管理辦法》等制度,對固定資產進行管理,在價值管理方面,財務部制定了《固定資產核算管理辦法》,固定資產投資和賬務管理制度較為完備。
(二)固定資產管理存在的問題及原因分析
1、存在認識偏差
認為固定資產資產管理是投資或是財務部門的事。生產廠將成本、質量、安全、穩定成為主要職能。管理認識存在偏差。
2、管理職責不清晰
與固定資產管理職責相關的部門有投資部和財務部,投資部主要承擔投資管理職責,財務部承擔資產價值核算等管理職責。現有部門職責中,未明確固定資產全過程管理職責。
3、管理手段落后
除了財務實行固定資產系統管理外,缺乏管理部門、財務部門、使用部門有效鏈接、數據共享的資產管理信息系統支撐,資產管理、價值管理和資產使用管理無法有效結合。
(三)進一步提升安徽中煙固定資產管理的舉措
中國煙草總公司下發了《中國煙草總公司國有資產管理規定》(中煙辦【2009】257號文),明確各單位要維護國有權益,建立“歸屬清晰、權責明確、保護嚴格、流轉順暢”的資產產權管理制度。結合工作中存在的問題,要進一步提升安徽中煙固定資產管理水平,實現固定資產全過程動態閉環管理,需要從以下幾個方面下功夫。
1、完善內部控制
(1)完善資產管理職責
固定資產管理工作是一項全員全過程管理工作,首先要明確固定資產管理部門、財務部門及使用部門的職責。其次要明確內部審計監督職責,固定資產管理審計部門要全過程參與監督,實現固定資產全過程管理責任清晰。
(2)完善資產管理制度
梳理固定資產全過程管理流程,制定并完善固定資產管理制度。明確全過程管理具體方法及管理要求。制定固定資產評估辦法,對資產投資、資產退出兩個關口嚴格評審,減少固定資產投資風險及退出損失。
(3)統一配置及評價標準
統一配置及更新標準,提升安徽中煙整體形象,減少管理任意性。建立并完善固定資產管理評價標準,為資產考核提供依據,并強化資產管理考核。
2、強化日常管理
(1)實行分類分級管理
實行資產三級管理模式,即一級為總歸口管理部門,二級為各類資產管理部門,三類為資產使用部門。實行分類分級管理,使資產管理更加清
(2)基礎管理工作到位
一是要做好采購環節、保管環節、使用環節、核算環節等常規性的工作。二是做好對賬工作。財務、資產管理及各使用部門要定時對賬。三是做好資產清查工作,定期以賬對物、以物查賬,真正摸清家底。
(3)實行信息化系統管理
實行業務部門與財務賬務信息接口,信息共享,及時解決內部調撥、資產處置各環節信息對等問題,實行電子拍照,建立資產身份管理。實現固定資產管理流程信息化,最終實現固定資產流程可控、信息共享,達到全過程受控目的。
(4)加強資產管理員隊伍建設
固定資產管理要實現全員管理,達到全過程動態閉環管理的目標,需要安徽中煙加強資產管理員隊伍建設,明確主要資產管理崗位職責,建立工作標準。建立管理專職及使用兼職管理員隊伍,定期開展業務培訓交流,履行好資產管理職責。
參考文獻:
[1]安徽中煙工業公司4月份內部會計報表
[2]企業會計準則――基本準則
關鍵詞:固定資產;企業資金;張礦集團
一、固定資產投資資金全程管理與控制的背景
過去企業固定資產投資資金管理中存在的問題
1.資金分散,效率低下
企業集團資金集中管理的需要和子公司資金分散占用的矛盾已成為企業集團資金管理中最突出的問題。這一方面使得集團總部缺乏對現金的統一管理和籌劃,導致各子公司多頭開戶的現象比較普遍,大量閑置;同時集團內部資金配置不平衡,形成存、貸兩高,反映在企業集團的合并報表中,就是資產方的貨幣資金項目有幾億甚至幾十億的存量資金,而負債方卻有大量的銀行貸款,從而形成損益表財務費用項目下大量的利息支出。
2.資金監控不力,資產流失
由于缺乏必要的財務約束機制,特別是缺乏有效的資金監控手段,使得集團公司無法對下屬企業的資金質量及其運行狀況實施有效監管,容易產生資金賬外循環和資金管理失控等現象。
二、固定資產投資資金全程管理與控制的必要性
1.發揮財務資源的聚合優勢
目前張礦集團加強資金的集中管理,有利于保障集團戰略目標的實現以及整體利益的最大化。具體表現在三個方面。
(1)能夠獲得廣泛而通暢的融資渠道和手段。集團企業集合各成員企業的融資渠道,并通過集中管理、統一調度、靈活分配,可以在成員企業需要資金時以較低的成本、更高的質量,及時融入資金。
(2)能夠獲得廣泛而通暢的投資渠道和手段。集團可以集合整體的市場空間,在發現有利的投資機會時,發揮整體資金優勢,有效利用各種投資渠道,并取得理想的收益回報。
(3)能夠提高資金使用效率,降低整體資金成本。對集團內企業的資金進行適度的統一調配和集中管理,能夠降低集團公司的現金資產存量,減少銀行貸款總量,從而提高集團公司內部資金的使用效率,降低資金成本。
2.強化財務監控力度,確保資金安全
加強集團資金集中管理,有利于強化集團公司的財務控制力度。集團公司通過對資金流入、流出的總控制,首先可以獲得成員企業重大財務事項的知情權;其次是通過對成員企業收支行為的有效監督,在投資等重大事項上形成有效的決策約束機制,實現對企業經營活動的動態控制,保證資金使用的安全性。
三、固定資產投資資金全程管理與控制的運用
(一)固定資產投資資金籌措管理
俗話說巧婦難為無米之炊。人沒有血液無法生存,固定資產投資沒有資金就無從談起。因此資金是投資的血液,更是固定資產投資中項目能否立項的關鍵。
煤礦企業的項目資金從哪里來?首先是從企業生產成本中提取的固定資產折舊費、井巷維簡費和安全費;其次是由國家補助資金或上級公司補助資金;三是閑置資產變現收入、資本公積金、盈余公積金等;四是銀行貸款;五是增資擴股、發行企業債券、投融資等。其中折舊費、井巷維簡費、安全費及國家補助資金是煤礦企業的主要項目資金。
為了規范資金的使用,張礦集團公司根據國家的有關規定制定了自己的資金使用權限
1、折舊資金:
各單位按規定構成固定資產的更新改造支出,但屬于煤礦專用的12種小型設備,即7.5千瓦以下電動機、10千伏安以下變壓器、7.5千瓦及以下水泵、PW系列200A以下低壓防爆開關、綜合保護裝置、瓦斯鑒定器、局扇、礦車(包括平板車和坑木車)、各種鉆眼機械(包括電鉆、風鉆、風錘、風鎬和錨桿打眼機)、礦燈、自救器、單體液壓支柱等,應作為低值易耗品由生產成本列支,不得列入固定資產投資計劃。
用于設備大修的主要配件盡管單價較高(如減速器等),也只能作為材料列入生產成本,不得列入固定資產投資計劃。
2、井巷維簡費:
生產礦井向下一水平延深所開鑿的主體工程,包括:(1)主、副井筒、井底車場及峒室;(2)延深水平的兩翼運輸大巷算至井底車場以外100m為止;(3)總回(入)風道;(4)礦井延深后所做的通地面的風井、交通井、管子井;(5)開拓延深工程中的主要設備及安裝、管、線工程和土建工程;(6)其他主體工程;(7)礦井的技術改造;(8)重大項目建設支出;(9)礦井補充地質勘探和水文地質勘探支出。
3、安全費用:
(1)根據財建[2005]168號文規定的十項支出范圍,包括:礦井主要通風設備的更新改造支出,完善和改造礦井瓦斯監測系統與抽放系統支出,完善和改造礦井綜合防治煤與瓦斯突出支出,完善和改造礦井防滅火支出,完善和改造礦井機電設備的安全防護設備設施支出,完善和改造礦井機電設備的安全防護設備設施支出,完善和改造礦井供配電系統的安全防護設備設施支出,完善和改造礦井運輸(提升)系統的安全防護設備支出,完善和改造礦井綜合防塵系統支出,其他與煤礦安全生產直接相關的支出。
(2)經集團公司確定的礦井安全改造項目支出。
(3)煤礦安全改造國債項目支出。
(4)礦井應急搶險救災支出。
4、國債資金、上級補助資金和其他資金的列支必須嚴格按照國家規定的使用范圍,同時必須做到專款專用、專戶儲存任,何單位不得以任何形式、任何理由截留、挪用專項資金。
(二)固定資產投資資金管理與控制
為達到“項目計劃明確、資金存儲清楚、資金用途明晰、決算審計符合要求”的標準,我公司對所有固定資產投資項目全部實行集中管理,其資金按照年度下達的固定資產投資計劃安排使用,集團公司企劃部負責投資計劃及資金的管理,具體管理控制如下:
集團公司在公司內部積極推行全面預算管理(含固定資產投資),首先,各單位根據年度投資計劃編制年度投資預算,報集團公司審批,其次,各單位每月上報月度投資計劃和資金預算,經集團公司審定后下達投資計劃;在次,各單位按工程進度申請資金,并填報《張礦集團撥付款申請表》,同時附有關工程招標資料、預決算、合同書、驗收單等資料,經企劃發展部審查確認后報送財務部審查辦理。
1、基建項目(含國債項目)
(1)項目招標后施工,需付進度款時由集團公司基建管理部組織驗收;但國債項目中不構成工程的零星設備、材料等由集團公司企劃發展部牽頭組織基建管理部、生產技術部、安全監察部等部門進行驗收;(2)項目單位編制工程月度形象進度預算表并報集團公司基建部審查;(3)項目單位填報《張礦集團撥付款申請表》,并附預決算書、合同書、驗收單、形象進度預算等資料;(4)集團公司企劃發展部對照投資計劃,對項目單位的資金撥付申請進行審查;(5)集團公司財務部對照資金預算,對項目單位的資金撥付申請進行審查;(6)集團公司董事長審批;(7)集團公司財務部辦理撥付手續。
2、井巷工程(含國債項目中井巷工程)
(1)由項目單位編制工程技術設計方案或作業規程報集團公司生產技術部進行審批;(2)項目單位根據已審批的方案或規程編制工程預決算等資料并報集團公司基建管理部審查;(3)集團公司生產技術部根據審批的方案(規程)、預決算等資料進行驗收;(4)項目單位填報《張礦集團撥付款申請表》,并附有關工程預算、合同書、驗收單等資料;(5)集團公司企劃發展部對照投資計劃,對項目單位的資金撥付申請進行審查;(6)集團公司財務部對照資金預算進行審查;(7)集團公司董事長審批;(8)集團公司財務部辦理撥付手續。
3、設備購置(含國債)
(1)已列入投資計劃內的設備,通過招標辦進行招標采購后,由物資貿易公司統一簽訂設備采購合同。(2)每月底由物資貿易公司提供需付款的設備的相應明細及相關資料(設備采購合同、及設備驗收單等資料),并填報《張礦集團撥付款申請表》(3)驗收單需生產技術部進行審查并對設備進行驗收。(4)集團公司企劃發展部對照投資計劃對以上資料進行審查;(5)集團公司財務部對照資金預算進行審查;(6)集團公司董事長審批;(7)集團公司財務部辦理撥付手續。
4、土建工程(含國債)
(1)已列入投資計劃內的項目,其工程預算由項目單位編制并報集團公司基建管理部審查。(2)土建工程由集團公司基建管理部組織驗收;(3)項目單位填報《張礦集團撥付款申請表》,同時將工程決算書、合同書、驗收單等資料報集團公司企劃發展部審查;(4)集團公司財務部對照資金預算進行審查;(5)集團公司董事長審批;(6)集團公司財務部根據資金預算辦理撥付手續。
5、預付款的撥付程序
(1)項目單位填報《張礦集團撥付款申請表》,并附有關招議標文件、預(決)算書、合同書等資料;(2)集團公司基建部對工程是否開工進行審查。(3)集團公司企劃發展部對項目單位的資金撥付申請進行審查;(4)集團公司財務部對照資金預算,對項目單位的資金撥付申請進行審查;(5)集團公司董事長審批;(6)集團公司財務部辦理撥付資金手續。
四、固定資產投資資金全程管理的效果
我公司通過以上的規范管理與控制,使固定資產投資資金的管理逐步駛入“科學化、規范化、高效化、有序化”的發展軌道,在固定資產投資的實踐中發揮了巨大的推動作用,同時節省了大量的資金。
建立健全了集團公司固定資產投資資金管理系統,明確了投資計劃、及資金撥付管理的主管部門,下屬單位建立了相應的固定資產投資管理部門或機構,配備專職固定資產投資管理人員,夯實了投資管理的基礎工作,建立健全了投資管理臺帳和檔案,嚴格工程驗收、工程進度報告制度,對投資計劃實施全面預算管理。
關鍵詞:化工企業 固定資產管理 案例
一、化工企業固定資產管理的現狀
化工企業的固定資產占企業總資產相當大的比例,但如今在投資、技術和經濟管理方面都存在很大的問題。
1.固定資產投資管理方面
首先,現在的化工企業固定資產投資計劃管理模式的核心一般都是定項目,這是一種微觀管理,而不是宏觀管理,這就導致企業淡化了宏觀層面的控制。其次,投資決策本應是企業的內部行為,由管理層根據企業投資回收期、生產工藝、經濟效益、生產規模等情況進行全面分析,從而選擇最優方案,投入時機和建設周期也應由企業根據外界市場情況和自身經營能力決定,但立項審批制度使這些都成了行政職能。
2.固定資產技術管理方面
首先,化工企業的固定資產維修改造還停留在根據技術說明書上的要求,進行定期定時強制維修保養,沒有一套科學的決策依據。其次,運營成本和維修費用居高不下。有些設備雖然沒有到固定維修日期,但工作效率已經很低,這種設備如果仍然根據固定時間來維修,將會增加整個設備的日常操作成本。而有些設備雖然到了固定維修日期,但工作效率仍然很高,這時維修就帶來了沒有意義的費用。第三,如今企業固定資產事后維修居多,而事前預防維修的偏少。固定資產的事后維修會造成停工損失和維修費用的增加,而事前預防維修則會減少維修費用,且不會造成設備停工損失。但現在化工企業的維修體制主要是定時定期強制維修和事后維修,事前預防維修偏少。
3.固定資產經濟管理現狀方面
固定資產的經濟管理主要是對整個企業固定資產的日常運營成本和折舊、折耗的管理。現在企業在折舊、折耗的提取上沒有進行嚴格的規定,全部按常規固定資產提取折舊,而沒有對特殊資產進行特別的價值補償。另外,大量閑置、低效的固定資產帶來了巨額的管理和折舊費用,給企業造成了大量的損失。
二、A化工企業固定資產管理分析
A化工企業是國家大型化工企業,現以A企業為例分析化工企業固定資產管理的重點環節。
1.固定資產投資管理的決策程序
要使決策準確無誤,必須要有科學的決策程序來保證。若把決策只看成是最后的抉擇是不對的,它需要遵循科學的決策程序,運用科學的決策方法。建立科學的決策程序,大致有以下幾個步驟:第一,廣泛收集信息資料。科學的決策必須建立在大量準確、及時、適用的信息基礎上。收集信息是投資管理的基礎工作,特別是伴隨著市場上激烈的競爭,資金的投入與信息的聯系更加密切、更加重要。企業要搞好投資管理,必須強化信息工作,要有專們的部門收集信息,供決策者參考。第二,進行方案選擇。只有一個方案不可能是最好的決策,只有多個方案比較才能區分優劣。因此,首先應在擬定出的多個可行備選方案中選優,選出令人滿意的方案。第三,優選方案的貫徹執行。決策者在方案的貫徹執行時,一定要堅持原則,真正實行民主,上下結合。領導應充分讓參與者發表意見并采納優秀建議,另外應加強監督與內部審計等工作,保證真正實行民主。
2.固定資產投資評價指標體系的建立
一般說來構建指標體系要遵循以下幾個原則:第一,全面性原則。評價指標體系必須能夠全面地反映固定資產的綜合情況。第二,科學性原則。根據固定資產投資的目的和要求,建立指標并確定其名稱、內涵,即要求構建的指標體系要有科學性。第三,精確性原則。一方面是指標數量要少,并減少指標之間在內容上的相關性,防止重復。另一方面是指標的表達方式要精確,要經過優化選擇,防止粗制濫造。第四,重點性原則。通常重點指標權重大,次要指標權重小。第五,可比性原則。因為只有通過可比的指標,才能提供準確的信息資料:橫向分析和比較,可以識別先進與落后;縱向分析和比較,可以了解資產的技術經濟狀況的變化情況及過程。第六,可行性原則。建立資產技術經濟指標體系時,各項指標都應做到資料、數據取得的可行性。
例如,A企業在建立固定資產指標體系時,可以分解為5大類指標,包括:技術性指標、經濟性指標、生產性指標、安全環保指標、技術支持指標。又在這些指標下確立子指標,例如,在技術性指標下包括資產壽命、先進性、兼容性、標準化等;在經濟性指標下包括投資回收期、財務凈現值、內部收益率等;在生產性指標下包括設備能力利用率、生產急需程度等;在安全環保指標下包括資產的安全性、資產的環保性等;在技術支持指標下包括資產的人員培訓、資產的備件供應、資產的維修網點等。
3.科學的固定資產技術管理方法
對固定資產的技術管理包括固定資產的技術改造和固定資產的維修管理。
固定資產的技術改造是指應用現代科學技術和先進經驗,改變現有結構,裝上或更換新部件、新裝置、新附件,以補償設備的無形和有形磨損。通過技術改造,可以改善原有固定資產的技術性能,增加固定資產的功能,使固定資產達到或局部達到新的技術水平。固定資產的改造應堅持如下原則:第一,具有針對性。企業的固定資產技術改造,一般是由使用單位與管理部門協同配合,確定改造方案。這種做法有利于充分發揮他們熟悉生產要求和固定資產實際情況的長處,使技術改造能夠密切結合企業生產的實際需要,所獲得的技術性能往往比選用同類新資產具有更強的針對性。第二,具有經濟性。固定資產技術改造可以充分利用原有基礎部件,比采用資產更新的方案節省時間和費用。第三,具有現實性。國家擁有某種固定資產的總量總是大于其生產能力,單靠固定資產更新的方式顯然難以滿足企業發展生產的要求,因此,采用技術改造具有很強的現實性。
固定資產的維修方式主要分為預防維修、事后維修及改善維修三種。最佳的維修方式就是用最少的費用取得最好的效果。從修理費用、停機損失和修理效果等多方面進行衡量,每一種維修方式都有其優缺點,在企業的實際管理中要根據生產特點、固定資產特點等情況擇優選用,甚至一些維修方式并存。
4.加強固定資產經營管理
首先,化工企業應當根據自己的行業特點和固定資產的性質,合理地預計固定資產的使用年限、預計凈殘值,然后選用恰當的折舊方法。在企業實務中,企業可以根據固定資產的技術發展速度、使用工時等劃分折舊年限。第一,屬于技術發展快、淘汰時間短的科研儀器、生產儀器等設備,應選擇折舊速度較快的雙倍余額減法計提折舊。第二,同種固定資產,根據使用情況的不同,應選擇不同的折舊年限。如前線的生產設備應選擇較短的折舊年限,而后勤、機關用的固定資產,應選擇較長的折舊年限。第三,技術較好、設備原值較高的設備,選擇的折舊年限應較長。這樣既符合設備的經濟壽命規律,也符合企業成本管理的要求。
其次,企業資產合理的流動可以給企業帶來效益,而閑置則會帶來損失。多年來,A企業努力盤活存量資產,最大限度地提高資產能力。其主要采取調控結合的辦法,一方面做好閑置資產調劑利用,同時嚴格控制資產中閑置、低效資產的增加,建立閑置資產信息庫。對生產線需求情況,進行認真研究分析,通過廠內調配使資產合理流動,發揮作用。另一方面,積極尋求外界合作經營,有效利用閑置、低效資產。
三、總結
本文首先分析了目前我國化工企業固定資產管理的現狀和存在問題,并從投資、技術和經濟角度上提出了固定資產管理的新方法。得出以下結論:
第一,建立科學的固定資產投資決策程序、評價指標體系,能有效的改善企業固定資產管理。
第二,多種維修方法相結合能延長企業固定資產的使用壽命和降低維修費用。
第三,根據企業設備特征,確定合理的固定資產使用年限,選擇適合的固定資產折舊方法。
面對激烈的市場競爭,大力加強化工企業固定資產的管理,達到固定資產的合理配置,使其發揮應有的效益,實現固定資產使用效益的最大化是當前化工企業資產管理的重點所在。
參考文獻:
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1.1合法性原則
財務管理的設計和實施應當符合國家有關法律、法規的規定和企業內部實際情況。
1.2廣泛性約束原則
廣泛約束性是指財務管理制度對單位內部每位成員都有效,都必須無條件地被遵守,任何人都無權游離于它之外或凌駕于它之上。單位財務管理制度作為單位內部的“法律”,一旦制定實施,上至單位負責人,下至普通職工,就必須人人遵守。單位管理層尤其是單位負責人必須帶好頭,以身作則,大力宣傳,形成個良好的氛圍,以實際行動充分調動各個部門和每位員工的主動性和積極性,真正做到人人、事事、時時都能遵循財務管理制度。否則,財務管理制度即使制定得再合法、再完美,也只是紙空文,發揮不了財務管理的作用。
1.3成本效益原則
成本效益原則是從事任何經濟活動都要遵循的項基本原則。單位建立和實施會計控制所花費的代價不應超過因此而獲得的收益,即力爭以最小的控制成本獲得最大的經濟效益。企業領導層在設計會計控制時,要有選擇地控制,并要努力降低因控制所引起的各種耗費。
2現代企業財務管理的內容
企業財務管理的內容包括資金籌集、運用、回收、分配、償還等各個環節,從企業開辦到終止、清算的全過程的財務活動,其具體內容如下:
2.1籌集資金管理
企業要按照國家有關規定,籌集企業資本金,并確保資本金的保全和完整。要采用科學的籌資決策,選擇有利的籌資渠道,降低資金成本,以取得良好的籌資效果。
2.2固定資產管理
固定資產管理主要包括固定資產分類、計價、固定資產需用量預測,固定資產折舊和再生產,固定資產投資決策,以及固定資產日常綜合管理。
2.3無形資產、遞延資產和其他資產管理
無形資產管理包括專利權、商標權、非專利技術、著作權、土地使用權、商譽等無形資產的計價、攤銷、轉讓、對外投資等管理工作。遞延資產管理包括開辦費和租入固定資產改良支出等管理。其他資產管理包括特準儲備物資、凍結物資和涉及訴訟中的財產管理。
2.4流動資產管理流動資產管理包括對現金各種存款、應收款、預付款、存貨的管理。
2.5對外投資管理
對外投資管理包括短期投資和長期投資管理。長期投資管理又包括股票投資、債券投資和其他投資管理。
2.6成本費用管理
成本費用管理包括成本費用的開支范圍,成本費用預測、計劃、控制、分析、考核等管理。
2.7銷售收入和利潤管理
銷售收入和利潤管理包括產品定價方法和策略,銷售收入計劃和日常管理,稅金管理,目標利潤,利潤計劃和利潤分配管理。
2.8財務綜合管理
財務綜合管理包括財務收支計劃管理、財務收支日常管理以及企業內部經濟核算等。
2.9財務報告與財務分析
財務報告與財務分析包括財務報告體系、財務評價指標體系以及財務報表分析等。
2.10企業終止與清算的管理
企業終止與清算的管理包括企業終止與清算的程序、清算損益和剩余財產的管理等。
3企業財務管理的任務
3.1籌集資金,平衡調度資金,提高資金利用效果
資金是企業生產經營的重要條件,企業初創時需要籌集資本金,生產經營過程,隨著生產規模的擴大以及各種情況的變化,也需要籌集資金。企業財務部門,必須按照法律、法規,通過各種合法渠道取得各種資金,如取得國家撥款,銀行等金融機構貸款,發行股票、債券,利用商業信用、補償貿易、租賃、信托等方式來籌集資金。在籌集資金時要正確地測定企業資金需要量,選擇資金成本低、財務風險小的籌資渠道。企業財產部門還要經常做好企業資金的平衡調度,要使企業資金在數量上和時間上適應生產經營的需要,努力達到收支平衡,使企業保持定的支付能力。企業財務部門還要合理節約地使用資金,加速資金周轉,提高資金的利用效果。為此要做好資金使用的預算、計劃、控制、調度、核算和分析等工作,增產節約,精打細算,把有限的資金運用在刀刃上。要合理調度資金,加速資金周轉,促進資金利用效益的提高。
3.2參與企業經營決策,為實現企業經營目標服務
企業的經營決策,關系到企業的總體發展。如果決策正確,企業就能取得較好的經濟效益;如果決策錯誤,就會造成很大的損失。企業重大的經營決策,如企業的投資方向和投資規模、開發新產品、調整產品結構、技術引進和技術改造、橫向聯合等決策都關系到企業的資金、成本費用、利潤等財務指標。企業財務部門要盡量利用所掌握的信息、資料、參與企業的經營決策,要從降低成本費用、增加利潤的要求出發,對各項決策的各選方案進行分析評價,在企業的經營決策中,充分發揮參謀作用。
3.3降低成本費用,增加企業盈利
成本費用是指企業在生產經營中發生的成本和各種費用,是企業在生產經營過程中的資金耗費。在產品銷售價格和銷售稅率一定的情況下,降低成本費用就可以增加盈利。企業成本費用的高低與該企業內部各單位以及每個職工工作的好壞,都有關系。單靠財務部門是難以全面、有效地降低成本與費用。企業的總會計師(或財會工作的負責人)要協助企業領導推行企業內經濟核算,將成本費用列入考核指標,使全體職工都來當家理財。企業還要采取各種措施,控制各種物資消耗和費用開支,促使增產節約,改善經營管理,不斷提高盈利水平。
3.4正確分配企業收入,協調處理財務關系
企業銷售產品或提供勞務后取得資金收入,這部分資金完成了一次循環。企業取得銷售收入后,應按照稅法的規定繳納流轉稅及附加稅,同時以成本費用為尺度補償生產經營中的耗費,以保證企業生產經營正常進行。然后再按規定繳納所得稅,稅后利潤先扣除被沒收的財物損失,支付各項稅收的滯納金和罰款,彌補企業以前年度虧損,提取公積金和公益金,剩余部分在投資者之間進行分配。在分配企業收入的過程中,要協調好企業與有關各方面的財務關系。
3.5加強財務監督,維護財經紀律
財務監督是通過財務收支對企業經濟活動的合法性與合理性進行監督。經濟活動的合法性是指這此經濟活動是否符合國家有關的法規和制度,是否遵守財經紀律。經濟活動的合理性是指這此經濟活動是否符合企業收益最大、風險最小的目標,是否有利于資金周轉和提高經濟效益。由于財務管理能以價值形式對生產經營活動進行綜合反映,企業的一切財務收支又都要通過財務部門辦理,這就使財務監督成為可能。通過加強財務監督,可以及時發現和制止一些不合法和不合理的收支,打擊貪污盜竊等犯罪行為,保護國家財產的安全與完整。通過財務監督,還可以發現生產經營中的損失和浪費以及企業管理上的薄弱環節,以利于不斷提高經營管理水平。
【關鍵詞】 施工企業; 不良資產; 成因; 控制
前 言
施工企業在激烈的市場競爭中搏擊沉浮,經營風險與之相伴,不良資產與之相隨。所謂“不良資產”是指不能產生經濟效益且無法實現其賬面價值的企業各項資產、債權及其它權利。這些不良資產,直接困擾著企業的正常運營,導致企業資本結構不合理,降低會計報告的真實性和公允性。因此,施工企業盤活用好現有的資產存量顯得尤為迫切。
一、施工企業不良資產的產生
(一)應收賬款中的不良資產
近年來,由于建筑市場運營不規范,市場競爭加劇。有些建設項目業主資金不到位,施工企業為生存,除支付現金保證金外還要墊資施工,工程竣工后,工程尾款和質量保證金難以按時收回。特別是一些長期拖欠款,不僅收回難度大,也容易產生壞賬損失。即使能在若干年后全數收回,也已經嚴重“貶值”,其凈現值已大打折扣。還有的發生時間雖短,但欠款單位經營不善,效益嚴重滑坡,還款可能性極小。這些可能確實無法收回但又沒有合法證據的應收賬款,無法反映企業資產的真實情況,這部分差額,就形成了應收賬款中的不良資產
(二)存貨中的不良資產
由于存貨種類繁多,因此,在實踐中根據不同情況來區分有:1.積壓淘汰、質次、貶值、變質、毀損的存貨,這些資產對單位已經沒有使用價值,并且長期掛在賬上,其變現凈值遠遠小于實際賬面成本,已形成不良資產。2.施工中由于工程設計變更等原因導致提前購買的材料不能使用;特殊工藝形成的造價較高的特制模板,由于再用價值小,無法周轉使用,形成呆滯存貨。3.對存貨中非正常掛賬的“在建工程”,因建設單位資金短缺等原因,致使工程中途停建,計價結算困難,施工企業在法律上的債權又得不到承認,債權實際上早已形成單位的潛虧,這部分“在建工程”也已形成不良資產。
(三)固定資產中的不良資產
由于施工企業具有點多、線長、管理分散的特點,固定資產的存放和使用地域廣,搬運頻率高,地域間氣候條件差異大,增加了維修保養難度,致使機械性能降低;同時,受到工期、施工場地等因素制約,經常出現“人停機不停”的現象,延長了施工機械設備的工作時間,機械設備得不到正常的維修保養,長時間超負荷作業,加速了設備老化;項目銜接不連貫造成利用率低或長期擱置,極易形成閑置資產,以上固定資產的賬面凈值與實際價值差距較大,形成了固定資產中的不良資產。
(四)對外投資中的不良資產
近年來,迫于建筑市場競爭激烈,再加上個別企業領導缺乏投資風險意識,盲目擴大對外投資,極易形成不良資產。主要包括:一是重投資、輕管理,在投資項目的管理過程中,缺乏有效管理和監督,致使投資效益流失;二是由于受資企業經營管理不善,連年出現虧損仍在經營,企業的對外投資實際上已是虛資產;三是企業將閑置資金購買有價證券,由于證券市場低迷,價格下跌尚未變現的部分,隱含了不良資產。
二、控制不良資產的具體措施
不良資產的控制必須找到根源,從根本上盡量杜絕不良資產的產生。
(一)應收賬款中不良資產的控制
應收賬款中不良資產主要表現為回收可能性極小或長期未發生變動,損失可能性極大的應收賬款。首先,謹慎選擇客戶,對客戶的盈利能力、償債能力和信譽狀況進行詳細調查分析,明確項目建設資金的來源渠道、資金到位狀況、施工環境等,以免掉入“陷阱”,盡可能地規避死賬、壞賬風險。其次,完善合同條款及合同管理制度。企業已中標的工程項目,在簽訂合同時要反復推敲合同條款,對驗工計價的時間、方式及工程款結算的違約條款、應承擔的經濟責任填寫清晰明朗。合同一經確定,嚴格認真地按照合同規定執行,不得隨意更改,如需變動雙方應進行充分協商,并要有書面文件明文規定。再次,加強工程結算管理,依法清理工程拖欠款。施工企業按合同規定的結算期及時進行工程價款的結算工作,有關人員簽認后向建設單位收取工程款。
(二)存貨中不良資產的控制
加強存貨的管理,制定合理的進料計劃,科學確定材料庫存量,充分利用買方市場的優勢,壓縮短線物資儲備,實現“長線”物資零庫存。定期對庫存材料清查,進行清倉查庫,調劑處理呆滯材料,盤活存量資產。核算中,合理運用謹慎性原則。同時,加強未完工程施工的管理,切實抓好各項工序的配套完成,盡快達到工程計價驗收標準,使生產資金盡快轉化為結算資金或合法債權。
(三)固定資產中不良資產的控制
企業可以將固定資產從購建、使用到報廢、變價處理建立一套嚴格的管理制度加以約束,對固定資產進行分級管理。比如:大型、關鍵的固定資產由公司總部核算與管理;項目部管理小金額的、對經營不會產生太大影響的輔助設備,公司總部對此類設備的核算與管理進行監督(如:建立臺賬,在報廢、變價處理此類設備時予以審核、監督),從而有效地保護好資產,避免出現不良資產。對于因盲目投資而閑置的固定資產、因技術進步被淘汰但仍有回收利用價值的固定資產,可以委托產權轉讓中介機構處置、調劑,充分利用資產價值,盡量降低不良資產的損失額度,還要擴大固定資產減值準備計提,加快固定資產的調撥,防止資產閑置,提高使用效率,消除不良資產。
(四)對外投資中不良資產的控制
加強對外投資管理,避免不良資產的產生。一是建立科學民主的決策和嚴格的可追溯的決策責任制度,設立投資管理機構,運用科學方法做前期可行性分析,完善投資決策機制;二是建立對外投資管理責任制,實行對外投資經營考核制度,采用風險經營承包責任制;三是實行對外投資項目責任人跟蹤監管制度,有效防范投資風險,減少投資損失。
在建筑業蓬勃發展的今天,大量不良資產的存在成為施工企業輕裝前進、健康發展的桎梏。這就要求施工企業各級決策者充分認識不良資產的存在給企業帶來的風險和危害,合理確定不良資產的范圍,減少不良資產的產生,加快處置不良資產,以實現國有資產的保值增值。