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1.沖突
商品化軟件帶著濃重的經濟意識早在幾年前就粉墨登場了,一個要實現工作電算化,經多方選擇,最后敲定某一商品化軟件,然后出資購入,經過一段時間的運行,財務人員已較熟練的掌握該軟件的操作,隨著的,經濟業務的繁多,財務管理的需要,企業要加強會計電算化的作用,這時已有的軟件已不能滿足需求,成為羈絆。雖然此時的軟件公司也在不斷的適應市場,改進完善自己軟件的功能,然而其目光往往巡視著新的用戶,因為那里有利潤更豐厚的市場,老的用戶如果要在深度和廣度上發展電算化事業,或是升級已使用軟件的版本,或是將本單位的發展需求向軟件公司提出,希望其能給予針對性的設計,那么無疑又是一筆費用支出,財務人員又要重新適應新的版本,重新經歷軟件的調試、需逐漸熟悉的緩慢過程。
2.軟件開發所依托的基本信息來源的局限性,市場上無論是通用型還是專業版財務軟件,其信息采集都有較大的局限性,而其所開拓的市場卻非常大,對于財務工作來說,即使是相同的行業,不同的單位在核算上的也不盡相同,對電算化水平的要求也不一致,因此用戶在選擇軟件時所看到的軟件公司對該軟件某些功能的演示,經過本單位的具體才,發現有很大的差異,不能適應本單位的核算特點,即使軟件公司根據用戶要求進行了部分改動,其軟件模式的大局已定,很難盡如人意,用戶只能放棄該功能的利用,最終了企業電算化的效率。
3.會計電算化信息資源不能共享現階段的電算化發展只是局限在孤立系統的普及和應用上,會計信息共享方面的發展非常欠缺。反觀我國電算化發展的十余年,每一個基本利用機代替手工記賬、報表等基本會計核算的單位,幾乎都同時擁有幾套報表程序,滿足不同部門對本單位會計信息的需要。由于各商品軟件發展的孤立性,決定了各軟件之間很難對同一數據進行解讀、轉移,另外各軟件的使用者,出于各自的需要來選擇適合自己的軟件,對于企業來說,只能對同一數據重復錄人,以滿足不同的需要。另外,財務部門是對企業經營活動最終成果的核算部門,其會計信息的積累過程與其他業務部門統計信息是密切相關截然不可分的,然而工資核算系統無法直接利用人事勞資管理系統數據;材料核算不能享用物資供應部門的數據資料。凡此種種,這不僅僅是對人力和設備資源的浪費,更嚴重的是它增加了數據的差錯率,降低了會計信息利用的時效性,影響了會計電算化的發展。
4.人員問題財務工作專業性很強一個稱職的財務工作者需要扎實的專業知識和豐富的實踐經驗。會計電算化發展的今天,對財務人員又提出了新的挑戰,既對計算機知識的掌握。目前,各專業院校都設置了會計電算化課程,培養了大批的復合型人才。然而在財務工作的實際崗位上,正處在人才的青黃不接時期,老的財務人員不能適應會計電算化發展的需要,新的財務人員沒有足夠的實際經驗應對日益復雜的帳務處理,即使有一部分人通過會計電算化的也只是掌握了一些對計算機的基本應用,不能靈活運用軟件滿足工作需要,遇到超出范圍的問題,只能找軟件的維護人員,而維護人員又基本是計算機專業出身,對財務知識知之較少或是一竅不通,雙方不能很好地配合,這也是制約電算化發展的原因。
二、解決方案
基于以上原因,本人認為應從以下幾方面考慮解決方案:
1.商品化軟件對其用戶應一包到底商品化軟件的開發是出于目的,如果我們要求商品化軟件對用戶一包到底是否了其經濟利益,不會的。做為軟件公司為了擁有更廣闊的市場,應高瞻遠矚,摒棄狹隘的市場觀和短視行為,不能放棄老用戶,應加強售后服務,與用戶建立密切的合作關系,通過老用戶對其軟件實際運用中發現的及用戶根據需要提出的新要求,不斷的完善自己的產品,推出升級版本滿足市場需要,同時用新的軟件回報老的用戶曾經給予的經濟及信息反饋的支持,解除用戶的后顧之憂,及時為軟件公司提供一手資料。避免了軟件開發人員因信息采集范圍局限性以至紙上談兵,致使軟件實用性差,使用問題多。而且售后服務、承諾兌現情況及老用戶的滿意程度也是新的用戶對該公司信譽考核的關鍵。
【關鍵詞】會計電算化;發展現狀;對策;研究
一、我國會計電算化的發展現狀
(1)會計電算化普及率低。根據有關統計資料,目前實行了會計電算化的單位不到總數的20%,同時分布也不平衡。一般來說大中型單位、國有單位、較發達地區的單位采用較多,其他情況的單位采用的極少。(2)會計信息系統的優勢發揮不足。一些使用了決策型或管理型會計信息系統的單位中,因為管理環境限制或軟件使用人員的素質問題,導致對會計信息系統的使用不足。軟件中的會計核算功能部分功能被使用,但財務管理和決策分析功能部分的使用率極低。(3)應用會計電算化技術水平較低。在使用會計電算化的單位中,大多使用傳統的核算型財務軟件,而采用決策型和管理型財務軟件的單位較少,采用ERP的企業就更少了。(4)會計信息系統使用成本較高。有的單位在會計信息系統使用上有不務實的情況,在購置軟件時不顧單位實際求全求新,造成高價購買的軟件使用率極低,造成會計信息系統使用成本較高。
二、我國會計電算化存在的問題
(1)對電算化的認識不足。大多單位電算化都是用于替代手工核算,單純從降低會計人員工作負荷,提高核算效率方面考慮,沒有認識到建立完整的會計信息系統對單位的重要意義,造成會計信息不能為單位決策及管理提供服務。再有對軟件更新和硬件投入方面重視不足,根本沒有考慮采用信息技術優勢來提升單位的運行效率。(2)電算化人才缺乏。財會隊伍中的一些人員知識老化,特別是缺乏相應的計算機知識,學習會計電算化的積極性較低,通過短期培訓較難獲得良好效果,而會計電算化專業的畢業生因為會計實踐經驗相對不足,造成既掌握會計知識,又掌握電算化的復合型人才缺乏,所以計算機和會計的復合型人才更是供不應求,直接制約會計電算化工作的順利開展。(3)財務軟件的使用標準不統一。因為財務軟件的開發沒有實行統一的標準,各個單位使用的財務軟件分別向不同的軟件開發商購買的,造成會計電算化所用財務軟件較為混亂。不同的財務軟件的使用方法、數據接口不同,導致了數據查詢、報表匯總、數據傳輸的不便。(4)軟件安全性差。一般來說財務上的數據是單位的機密,直接關系到單位的發展和生存。大多財務軟件公司都存在數據安全問題。財務軟件存在的數據安全問題,導致系統如果癱瘓,或者突然斷電,或者受病毒侵襲,就很難恢復原來的數據資料。
三、提高會計電算化水平的對策
(1)加強會計電算化的認識。單位負責人要充分認識會計電算化的重要作用,積極支持單位會計電算化的實施。可以通過在本單位內部設立專門負責會計電算化組織的主管領導,并對實施效果負責。結合本單位的實際情況及整體發展規劃,制訂單位會計電算化實施發展規劃。(2)培養會計電算化復合型人才。會計人員要積極更新專業知識,以滿足單位發展的要求。單位也要積極為會計人員提供各種多渠道獲取新知識的途徑,特別是對會計電算化專業人員的培訓工作要經常性的開展,通過經驗交流等多種形式,讓培訓獲得實效,要求會計人員建立會計電算化的理念、以便學習更多的會計電算化專業知識。(3)建立統一的財務軟件標準。財務軟件已是單位全面管理軟件中的重要組成部分,要求財務軟件融合理論與開發技術,實現不同系統層次的數據交換,所以要建立一個統一的財務軟件協議。在該協議中要規定相同的數據接口,提高數據的標準接口技術,從而實現不同數據可以相互交換,能夠在不同軟件系統里直接使用。再者可以由相關的上級組織部門協調各單位情況,提供一個滿足大多單位情況的會計電算化協議,保證財務軟件的統一性。(4)加強會計數據的安全性。單位要建立信息安全內部控制制度,在進入系統時增加一些諸如用戶口令、指紋辨認、聲音監測等檢測手段和用戶權限設置等限制方法。此外還可以考慮硬件加密、軟件狗或把系統做在芯片上加密等機器保密措施和建立相應的安全管理制度,如專室專用、專機專用等。
我國會計電算化發展雖取得了一定的進步,但是發達國家還存有著一定的差距,所以要提高對會計電算化的認識,培養高素質的會計電算化復合人才,開發高水平的計算機軟件,培養一批既懂會計又懂計算機的復合型人才,還要加大對會計人員的管理力度。對于會計電算化制度中的一些法規和條例應該不斷改進和完善,來適應會計電算化的發展。在我國電算化事業中要學習國外的一些好的經驗,從而推動我國會計電算化事業的健康快速發展。
參 考 文 獻
[1]劉語成.中國會計電算化的實踐分析[M].北京:海洋出版社,2003
關鍵詞:會計電算化;問題;對策
傳統的財務管理制度和管理方式缺少信息技術的支持,財務部門與業務部門、管理部門等之間的信息互通性差,財務信息在支持企業經營管理決策方面的作用尚未充分發揮出來。隨著經濟社會的快速發展,我國會計管理制度已遠遠不能滿足發展的需求。在這樣的背景下,20世紀70年代,會計電算化在這個過程中應運而生并取得一定的發展。但我國會計電算化推行過程中還存在一系列的問題,需要進一步完善。
一、會計電算化的作用分析
1.提高企業財務工作效率
會計電算化通過計算機實現對企業財務管理工作的自動化,代替原來的手工操作,告別財務票據手工粘貼和計算器計算時代,大大降低了會計從業人員的工作強度,解放了更多的人力,可以從事更多的財務分析等工作。而且,會計電算化能夠通過計算機實現了財務信息存儲、整理、統計、分析、傳輸等的自動化,提高了數據處理分析的效率,簡化財務程序,提高了財務管理的效率。同時,會計電算化軟件可以實現企業內部財務管理的程序化,財務人員按照既定的程序、要求錄入相關信息,極大的提高財務信息處理的效率。
2.提高企業的財務管理水平
首先,保證了財務數據分析的準確性和可靠性,之前的數據分析主要由手工操作,容易出現計算分析錯誤,但在會計電算化系統中,數據分析完全由電腦實現自動化運作,能夠確保數據計算的準確性和可靠性。其次,不斷擴展財務管理作用,傳統的會計工作很大程度上是起到核算作用,記錄歷史賬目,但在會計電算化模式下,企業財務管理的工作具備了更多的分析功能,為企業管理決策提供更多、更完善的財務決策依據。
3.有利于提高財務信息的透明度
之前的財務數據完全通過紙質版的方式顯示,審查和查閱很受限制,而在會計電算化模式之下,會計數據信息都儲存在計算機里面,便于對會計信息進行檢查審核,為企業高效審核工作提供技術支持。同時,會計電算化模式之下,企業財務數據可以隨時供管理者、債權人、投資者等進行查閱,為企業重要的利益相關者在管理決策時提供決策依據。健全的財務信息管理制度可以促進企業的財務信息公開,提高企業的透明度,有利于維護市場經濟秩序,推動市場經濟持續健康發展。
二、我國會計電算化存在的問題分析
1.會計電算化系統開發不完善
首先,會計電算化系統軟件質量參差不齊,現在市面上有很多種會計電算化軟件系統,但這些軟件系統的質量良莠不齊,而很多企業為了節省成本,又多會選擇一些價格便宜的軟件,導致企業在應用過程中出現很多問題,進而影響企業推行會計電算化的積極性。其次,很多會計電算化系統軟件功能相對單一,僅僅只能為財務部門提供賬務管理工作,而不能為銷售部門、成本控制部門等提供服務,而且,軟件系統之間的互聯互通性也較差,無法實現功能的充分融合。第三,軟件系統的升級更新不及時,很多軟件在銷售之后,軟件公司的更新服務不及時,軟件功能落后,影響會計電算化系統的應用推廣。
2.會計電算化系統應用落后
首先,從企業內部來講,雖然一些企業已經開始推行會計電算化,但很多企業還是依托于傳統的手工操作制度,將會計電算化僅僅作為代替手工操作的便捷手段,而沒有充分挖掘會計電算化系統的其他功能,并不是真正意義上的會計電算化。其次,對企業外部來說,社會上還主要以紙質版的發票等為主,對于電子發票的應用較為局限,因而,外界環境也嚴重限制了會計電算化的發展。
3.會計電算化信息系統存在安全隱患
在會計電算化背景下,企業的財務信息儲存在計算機上,通過互聯網連接到外界,特別是很多中小企業沒有自己專用的會計計算機或網絡情境下,企業的會計數據面臨著嚴重的安全隱患,會計數據一般都屬于企業的核心機密,被入侵所帶來的風險是致命的,同時,互聯網也會給企業財務管理工作帶來新的沖擊。但現在很多企業尚沒有充分關注到會計電算化系統的安全性,而且,會計電算化軟件安全系統的構建需要持續的資金、技術支撐,也給企業帶來了巨大的挑戰。
4.缺乏統一的會計電算化軟件系統標準
現在,很多企業的會計電算化軟件系統是不統一的,應用的編程語言、算法等各不相同,不同企業之間會計計算結果無法實現互通互用,比如供應鏈企業之間的會計票據問題,如果不能實現互通互用,會導致企業不愿意選擇會計電算化軟件系統,而更愿意選擇用傳統的紙質票據處理兩者之間的財務問題。
5.容易引起會計信息虛假問題
一方面,現在的電子票據真假辯證較為困難,電子簽章制度現在不完善,對于電子票據的審核較為困難,不如使用紙質票據審核容易。另一方面,會計電算化系統對會計數據的處理自動化,但需要人工輸入,在輸入相關數據時,容易出現偏差,導致計算出的結果不準確,而且在計算過程中也不會像人工一樣對數據進行進一步檢查。
三、我國會計電算化發展的對策建議
1.完善會計電算化制度
完善的制度是會計電算化推廣的重要保障,因而,政府和企業應該不斷完善會計電算化制度。首先,政府應該積極制定會計電算化法律法規,為會計電算化制度的推廣奠定堅實的法律基礎,不斷完善會計電算化的相關標準和實施細則,推動會計電算化的貫徹落實。其次,企業應該在國家法律法規制度的指導下,制定企業的會計電算化制度,保障會計電算化制度在企業的順利實施。
2.加大對會計電算化軟件的開發力度
首先,政府相關部門應該加大對會計電算化軟件的基礎性技術等功能的開發,為其他會計電算化軟件奠定技術基礎,特別要注意對軟件安全性能的開發,切實保障對會計電算化軟件系統的安全性能。其次,軟件開發企業應該加大對會計電算化軟件系統的研發力度,不斷完善軟件功能,制定軟件功能的標準,并積極將標準推廣為行業或國家標準。第三,軟件應用企業也應該投入更大的力度,選擇功能較為完善的會計電算化軟件系統。
3.加大對會計電算化軟件系統的推廣力度
對于應用企業來講,政府相關部門可以選擇功能較為完善的軟件系統進行推廣,給予一定的資金、政策等方面的支持。同時,在全社會推廣完善電子票據制度,逐漸用電子票據取代紙質票據,比如,當個人在購買產品或服務時,銷售商開具的電子發票可以直接對接到消費者的企業財務部門,省去了消費者拿到紙質票據再到財務部門報銷的流程,為會計電算化的應用推廣奠定社會基礎。同時,必須要完善對電子票據的鑒定制度,防止開具的電子票據出現虛假行為。
4.完善企業內部控制制度
企業也應該不斷完善企業內部控制制度,堅決杜絕企業利用電算化軟件出現的行為,建立健全企業會計電算化軟件的權限授權制度、職能分工制度、檢查糾錯制度、風險防范制度等,通過完善的制度避免財務的行為。從會計電算化制度開始之初就防止這些行為的出現,這也是企業財務管理制度當中非常重要的一環。
四、結論
通過以上分析可以發現,會計電算化制度的應用推廣能夠規范企業的持續快速發展,對經濟社會的長足發展起著重要的作用。雖然我國會計電算化已取得了重大的發展,但還存在一系列的問題,包括會計電算化系統開發不完善、會計電算化系統應用落后、會計電算化信息系統存在安全隱患、缺乏統一的會計電算化軟件系統標準等。通過完善會計電算化制度、加大對會計電算化軟件的開發力度、加大對會計電算化軟件系統的推廣力度、完善企業內部控制制度等提出有針對性的策略,推動我國會計電算化工作的穩步推進。
參考文獻:
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由于企業會計包括財務會計和管理會計兩大分支,會計電算化也可以細分為財務會計電算化和管理會計電算化。財務會計電算化的功能主要是向外界提供企業的財務狀況和經營成果,而管理會計電算化主要是向企業內部管理層提供預測、分析、決策等信息。在會計電算化發展的初期,電算化主要應用于財務會計方面,在管理會計領域較少涉入。隨著計算機在會計工作中的廣泛應用,以及電子計算機的日益普及和網絡技術的飛速發展,電算化在管理會計領域的應用將會越來越廣泛。
1 我國會計電算化的發展現狀
1.1 復合型會計人才緊缺
隨著計算機的進一步發展,企業對會計人員的要求越來越高,而目前許多企業的會計人員僅對專業知識有一定的了解,部分會計人員還是通過短期培訓班加入會計隊伍的,會計人員的素質參差不齊,中小企業的會計人員在這方面表現尤為明顯,大部分會計人員只會機械的操作會計軟件,對于計算機硬件知識知之甚少,在計算機出現問題時無法及時的加以解決,而許多懂計算機的專業人士又不懂會計專業知識,導致在軟件出現問題時無法從專業的角度去完美的加以解決。因此目前缺乏一批既懂會計專業知識又懂計算機技術的復合型會計人才。
1.2 高檔次的會計軟件較少
目前大部分企業的會計電算化僅滿足于會計的核算工作,并沒有參與到企業的經營管理中去。市場上比較知名的國內會計軟件如用友、金蝶、金算盤等大部分還是基于會計核算進行的軟件設計。滿足管理需要的會計電算化軟件較少,即使部分軟件公司已開始著手管理會計軟件的推廣和使用,但仍不能反映先進的管理思想,很難滿足企業的需求,模塊與模塊之間的契合度不高。難以把財務核算與財務管理有機的通過軟件結合起來,達到企業所需要的多變的需求。同時會計軟件的開發著眼于國內,沒有考慮國際化。隨著經濟全球化趨勢的進一步加強,許多企業已成為跨國企業,但我國的財務軟件基本上不具備多國語言、多幣種處理能力,在軟件的設計上有許多還不符合國際慣例和國際會計準則的要求。
1.3 會計電算化內部控制存在諸多問題
內部控制的目標是合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整,提高經營效率和效果,促進企業實現發展戰略。企業實現會計電算化后,內部控制方面也出現了諸多問題。表現在以下幾方面:①在實行電算化后,企業發生的經濟業務以電磁為介質,數據被直接記錄在磁盤或光盤上,企業數據資料發生修改后不留痕跡,加大了業務風險。②權限設置不當。許多企業的電算化崗位職責分配不合理,部分企業為了減少成本,把一些不相容崗位合并為由一人操作,加大了操作風險。③數據輸入不正確。在電算化環境下,會計數據處理更多的體現為自動化、集中化,因此一旦數據輸入有誤,將會引起總賬、明細賬及報表出錯,導致會計信息失真。
1.4 會計電算化的安全性存在較多漏洞
計算機病毒對計算機系統的安全造成極大危害,會計電算化的數據一旦遭到破壞,對企業將會造成嚴重的損失;網絡技術的飛速發展給會計電算化的安全性帶來了新的難題,會計信息在網絡傳輸過程中有可能被非法攔截、復制、銷毀,導致信息失真甚至丟失;由于會計電算化的數據大多存儲在磁盤或介質中,一旦發生火災、水災等事故,數據有可能全部丟失或毀損,后果不堪設想。
2 我國會計電算化的發展趨勢
2.1 復合型會計人才將不斷涌現
隨著網絡技術的進一步升級,運用計算機進行會計核算和管理成為必然趨勢,因此會計人員只有既掌握計算機軟硬件知識,又具有會計專業知識才能滿足企業的發展。而90后的學子已開始在這方面下功夫,各院校在專業設計方面也開始優化人才培養方案的課程設置,學生不僅要學習會計專業知識,還需要掌握計算機專業的一些軟硬件知識,為更好的滿足企業人才的需要做準備。同時許多企業也越來越重視復合型會計人才的培養,通過各種培訓提高會計人員的綜合素質。對于大中型企業而言,將出現一批熟悉本企業情況的復合型會計人才以滿足企業的需要。
2.2 符合企業需求的高檔次會計軟件將會不斷推出
隨著企業發展的需要,單一的核算型會計軟件已不能滿足企業的要求,越來越多的企業需要把會計的核算與管理相結合融入電算化系統中,更多的實現會計系統與業務系統的一體化,因此ERP等綜合管理軟件將不斷出現,滿足企業需求的管理型和決策型會計軟件也將會越來越完善,以適應企業管理決策需要。同時隨著企業會計業務擴大至世界范圍,電算化軟件將會符合多國和國際會計準則,出現多語言、多幣種,從而能參與國際競爭。
2.3 會計電算化內部控制將不斷完善
會計電算化環境下,企業的內部控制將逐步走向成熟。主要表現在以下幾方面:①制定嚴格的內控制度,包括一整套完整的日常操作管理制度、崗位管理制度、軟硬件管理制度、檔案管理制度等。②采取各種措施保證會計數據的正確性。隨著電算化的發展,業務系統與會計系統互聯后,當發生業務時,業務系統會將數據直接送給會計系統,會計系統根據這些數據,按照既定規則生成記賬憑證,這樣就減少了會計數據輸錯的可能性。對于個別需要輸入的數據,需經過有關審核人員審核后才能錄入電算化系統中。
2.4 會計電算化的安全性將會有更多的保護措施
隨著計算機在企業的廣泛應用,它的安全性也越來越被重視。許多企業開始購買正版的殺毒軟件來保證計算機的正常運行,不再象以前僅僅從網絡上下載一些軟件來殺毒,為軟件的有效運行提供了保障;網絡會計在實現資源共享的同時也將自身暴露在安全隱患之中,為了提高網絡的安全防范能力,企業會采取各種措施,如采用網絡安全加密設置、防火墻技術、身份驗證等方式;為了確保會計數據不被毀損或破壞,會加強磁介質載體檔案的保管,建立電子會計資料備份管理制度,確保會計資料的安全、完整和會計信息系統的持續、穩定運行。
2.5 信息化、網絡化、資源共享將成為必然,企業集團公司將逐步建立財務共享服務中心
摘要:本文針對煤炭企業電算化應用現狀進行了介紹,對其中存在的問題進行了分析,并提出了相應的解決措施,希望對相關工作人員能夠有所幫助。
關鍵詞 :煤炭企業;會計電算化;發展趨勢
一、現階段煤炭企業會計電算化應用存在的問題
(一)缺少高素質人才
人才是企業發展過程中的“必需品”,從目前情況來看,我國煤炭企業會計電算化的一個重大難題就是缺少高素質人才。工作多年的會計人員,對計算機的掌握有限,同時因為受到年齡和精力的限制,這一部分擁有豐富會計工作經驗的會計人員學習計算機上的速度較為緩慢,因此在對電算化軟件上的應用上面臨著較大的困難,很難做到掌握。而具備較強計算機應用能力的年輕會計,因為受工作年限的限制,會計工作經驗匱乏,在業務處理和會計核算上將會存在許多不足,因此目前煤炭企業會計電算化的應用受高素質人才稀缺現狀的影響較為嚴重。
(二)缺少管理制度
會計工作是一項嚴謹、嚴肅、不得有一絲馬虎的工作,不同會計在對不同的財務問題進行處理時,會形成相互牽制和相互制約的關系。但從目前煤炭企業在會計電算化的實施來看,許多煤炭企業往往只看到了會計電算化可以提高工作效率、減少工作人員的工作量,從而使煤炭企業與會計有關的工作都由同一個會計人員完成。再加上許多煤炭企業沒有合理的監督機制,對會計電算化使用過程中的操作流程進行監督。也在一定程度上,使煤炭企業中的會計核算工作更加的混亂。從而在會計核算工作中出現問題時,很難找到相應的責任人來為此負責,這一情況也導致了煤炭企業中的會計工作頻繁出現錯誤。究其原因,還是因為煤炭企業在會計電算化實施過程中缺少相應的管理制度造成的。
(三)信息的安全性無法得到保障
無論在何種企業中,會計信息都是企業在管理過程中的主要依據,在煤炭企業中也是如此。會計電算化使煤炭企業在會計信息的存儲上實現了無紙化辦公,會計信息都以數據的形式存儲在硬件設備上,這在一定程度上提高了會計信息資源的共享性,對提高會計工作的效率十分有利。但在實際應用過程中,因為受到會計人員操作失誤、網絡安全、管理等方面的因素影響,很可能會導致會計信息被他人盜取、篡改,會計信息的準確性和安全性無法得到保障,會計信息的安全性存在較大風險,會計信息的風險越大,煤炭企業在經營過程中所面臨的風險也就越大。
二、解決煤炭企業會計電算化存在問題的有效措施
(一)加強人才的培養和引進
煤炭企業在會計電算化的應用過程中要加強對高素質人才的培養和引進,在煤炭企業中建立一支素質過硬的人才隊伍。培養、引進高素質人才,使其在會計崗位上發揮應用的作用。此外,煤炭企業還應當通過合理的激勵制度,提高會計的工作效率,為企業留住人才。此外,煤炭企業還應當加強對企業會計人員在電算化技能上的培訓工作,讓會計人員充分掌握與會計電算化有關的知識,從而使煤炭企業會計人員的工作效率和工作質量得到提高。
(二)完善會計的培訓和管理制度
無規矩不成方圓,在煤炭企業中要完成對會計人員的培訓制度,提高煤炭企業中會計人員對電算化平臺的了解,使其能夠熟練的應用電算化操作平臺。在實際工作中,第一,應當定期對會計人員電算化軟件的應用進行培訓,使會計人員能夠利用自身掌握的知識,提高工作效率。第二,針對會計電算化制定嚴格的操作流程,提高對會計在信息輸入、輸出以及數據管理人員的管理,避免管理人員自行對數據進行更改,從而影響工作效果。第三,在電算化管理上制定口令制度,對工作流程中所設計的到各個環節都通過口令進行管理,會計電算化管理人員在工作過程中需要依據口令進行,確保了會計信息的可靠性。第四,為了使會計電算化的日常管理能夠得到提高,應當針對日常操作流程制定嚴格的規范,但會計人員進行會計電算化操作時要嚴格的依照相關的標準進行,加強對信息錄入過程的檢查和監督,確保數據的準確。
(三)加強網路信息安全防范
會計電算化與傳統的會計工作最大一個區別就是信息的存儲位置。開展會計電算化后,多數的會計信息都存儲在硬件設備上,這使得信息共享變得更加便捷,但同時也使其安全性遭受到了新的威脅。在信息安全方法上應當從以下幾個方面入手:①加強對會計人員的安全教育,使其意識到安全防范的重要性。②在電算化軟件的應用上進行改善,可以通過指紋辨認的措施來提高其安全性。③通過殺毒軟件、防火墻等構建一個健康的網絡運行環境,降低會計信息在傳輸中被他人盜取的可能。
三、煤炭企業會計電算化未來的發展趨勢
(一)多元化
從長遠的角度來看煤炭企業的發展,會計電算化要想得到更加廣泛的應用,必須在電算化平臺的基礎上,在功能上進行擴展,從而使煤炭企業中的電算化平臺能夠與煤炭企業中的人力資源管理、物資管理、銷售管理等合理的結合在一起。除此之外,會計電算化還應當具有成本核算和資產核算功能,從而為煤炭企業的發展過程中做出的決策提供準確的數據支持,從而使會計電算化為煤炭企業發展提供強有力的支持。
(二)合理的使企業管理系統與會計電算化相結合
從目前我國煤炭企業的會計電算化發展情況來看,多數煤炭企業在電算化的應用上還僅停留在財務會計電算化層面上,在管理會計系統上的涉及內容較淺,而在未來的發展過程中,會計電算化將會與管理系統合理的結合在一起,從而將企業的會計預測、分析、決策、審計等工作變得更加簡單。
(三)網絡化
在電子信息技術高速發展的今天,煤炭企業應當對網絡進行合理的利用,不斷的拓寬其管理渠道,通過互聯網實現虛擬的電子商務活動。從而使財務管理不僅針對企業的內部進行開展,同時也使管理合理的延伸到企業的外部以及周邊,最終可以與企業外部的資源進行整合,提升企業的管理能力。
綜上所述,煤炭企業會計電算化,可以提高企業的會計的工作效率。但由于會計電算化在我國的發展時間較短,在應用過程中面臨著各種各樣的問題。因此為了會計電算化在煤炭企業中得以應用和推廣,煤炭企業必須了解其在運用中的不足,通過相應的措施提高其應用。同時,電商和互聯網的時代已經到來,煤炭企業在發展過程中要充分認清會計電算化的發展趨勢和優勢,從實際出發,使煤炭企業的會計電算化能夠擁有一個更好的明天。
參考文獻:
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就我國當下會計電算化發展現狀而言,影響其發展因素主要在于內部與外部,內部是財務信息的安全,企業財務是企業發展生存的基礎,當企業財務安全沒有足夠的安全保障時,就容易使企業財務信息泄露,從而對企業造成致命危害(武敏純,大數據時代下管理會計發展現狀和對策探討:山西農經,2017)。在外部,會計人員綜合素質以及專業性對于企業發展有著重要影響,企業會計人員專業的技能,能夠幫助企業提高經營決策效率,同時,會計人員的高素養能夠幫助企業提高財務信息安全等。企業高層對于會計電算化重視程度,決定這企業是否開展大數據時代下的會計電算化工作,也決定著企業高層是否會加強企業財務信息安全等。
1.1財務信息安全問題
在大數據時代下,信息數據更加復雜,同時,數據在網絡上也更加流通,企業利用會計電算化系統能夠大程度上對信息進行收集,之后通過對比分析,以形成相比以前更多的財務信息。企業財務信息增加的同時,也就意味著企業系統被黑的概率增加,使得企業財務信息泄露。面對這一情況,我國市場上還沒有針對這一情況的數據安全軟件,不能夠很好地保護企業財務信息安全。但由于會計電算化系統的便捷性,多數企業仍會選擇使用,這也使得企業財務信息能夠輕易泄露。所以,在大數據時代下,如果企業沒有健全的財務信息保護措施,就會被不法分子竊取并加以利用。所以,提高會計電算化安全是極其重要的。
1.2會計人員不正確操作問題
在除去網絡上的威脅時,還要預防企業內部人為的不正確操作帶來的威脅,企業會計人員不規范操作會使得企業財務信息安全性降低,就復雜信息而言,財務人員在處理時可能會因為經驗不足或處理不當使得企業信息泄露。
1.3會計人員專業能力不足問題
在大數據時代下,企業會計電算化系統更為復雜,就數據類型而言,在有結構型數據的同時也帶來了較多的非結構數據類型,據有關數據表明,企業中的數據類型有八成都是非結構型數據,同時,這些數據每年都以極快的速度增漲,這些數據表明企業不再滿足傳統的結構型數據類型,而是更多使用非結構數據(蔣楠,大數據時代下會計電算化的挑戰:農村經濟與科技,2016)。與此同時,數據結構的轉變也對企業會計工作人員的專業技能提出更高要求,但目前對數會計人員能力不足,同時多數是非會計專業畢業,僅是擁有會計從業資格證,沒有經過專業培訓,缺乏系統知識的培養。
1.4企業管理層對會計電算化重視不足問題
就我國當下狀態而言,有四成企業已經開始大數據時代下會計電算化工作,但是仍有一半多企業對于會計電算化認識不足,忽視了會計電算化所帶來的優勢,以至于企業不能跟上時展。在管理層上,管理者更愿意將資金運用在能夠加大企業生產力度的設備上,在面對價格較高的電算化軟件設備上,往往采用忽視的態度。這種雖然能夠短時間加大企業收益,但長遠來看,這種發展方式并不可取。
2.大數據時代下會計電算化措施
2.1強化財務信息安全
企業在面對網絡安全時,首先要加強公司防火墻,隔絕多數黑客攻擊,其次,定時對企業會計系統進行升級優化,清除不重要的信息與系統垃圾,對于存在的病毒及時進行查殺,以確保企業會計系統安全性。同時,企業在選擇會計系統時,應選用正版軟件,防止因使用不正規軟件而使得企業財務信息泄露。在軟件市場上,政府應加強對不正規軟件的調查,嚴禁不正規軟件進入市場,加強對軟件市場的監督,同時完善相關法律法規,以防止不法分子利用法律漏洞進行牟利,對于在網絡上出售不正規軟件的人員嚴格打擊,以杜絕類似事情的再次發生。使得我國軟件市場完全正規化,從源頭減少企業財務信息泄露的可能性。總而言之,強化企業財務信息安全,是需要企業與政府共同努力。
2.2強化企業內部控制制度
在大數據時代下,會計電算化的自動機制使得傳統會計工作沒有了職責分明,同時也喪失了相互監督的作用,這種工作人員之間制約機制的失效,就要從其他方面加強。首先,對于會計工作人員自身職能進行加強,使得會計工作人員能夠清楚的了解自身工作職能。在這個大數據時代下,會計電算化系統使得工作人員能夠擁有一個是與自己的獨立密碼,使其能夠進入企業會計系統,并對密碼進行定期更改,以提高企業財務信息安全性。其次,完善崗位輪換制度,使得會計人員能夠互相監督,起到傳統會計工作的特點,預防會計工作人員利用自身職能進行犯罪(劉范棟,我國會計電算化發展現狀與存在的問題及對策:商場現代化,2016)。在企業內部,要加強對員工綜合素質的培養,使得企業員工能夠按照企業規章制度進行工作,對于部分不能改變的員工要給予嚴厲處罰,以健全企業內部管理制度,使得企業會計工作更加規范化,強化企業內部控制制度,減少員工在會計工作上的失誤,從而提高企業財務信息安全。
2.3提高會計人員專業性
就我國目前會計行業來看,取消會計從業資格證考試,就代表我國基礎會計人員已經飽和,起碼在現在已經不再需要更多的會計人員,同時,這也是順應時展,在這個大數據時代背景下,企業會計人員不再是數量上的優勢,而是專業性。因此,針對這一情況,就以高校為例,高校應改革會計專業課程,在堅持傳統會計技能的同時,也要開創符合大數據背景的課程,注重理論知識與實踐操作的同向發展,以強化會計人員專業性。對于新入職的會計人員,空有理論知識卻缺乏實踐經驗,因此,企業要對其進行定期培訓,規范員工操作過程,增加員工實踐經驗。雖然我國會計人員已經飽和,但是在大數據時代下,有較高專業性,精通會計電算化系統的會計人員仍是缺乏的,因此,通過合理的方式增強會計人員專業性是極其重要的。
2.4提高管理層對會計電算化的重視程度
通過網絡與媒體,加大對大數據時代的宣傳,同時,使得企業認識到或看到會計電算化對企業的幫助,使得管理層認識到在大數據背景下會計電算化的積極作用,同時,政府也可以積極鼓勵企業使用會計電算化,在面對小型企業資金缺乏時,政府也可以適當給予財政幫助,以全面促進會計電算化的發展。總之,通過多種方法,多渠道提高企業管理層對會計電算化的重視程度,以促進企業加大對會計電算化資金投入,推動會計電算化發展。
摘 要 自二十世紀八十代以來,中國會計電算化迅速發展,會計軟件與企業管理軟件也從無到有、從小到大迅速發展起來。本文就會計軟件的發展現狀和發展趨勢做了深入討論,希望本文對今后我國會計軟件的發展趨勢作一展望后,對我國會計軟件有一長足發展。
關鍵詞 會計軟件 環境影響 發展現狀 趨勢分析
近年來,隨著計算機技術的高速發展,會計信息化也得到了前所未有的進步。會計軟件在我國會計工作中應用已有20多年,會計軟件在這短短的二十年間有了長足的發展。目前,國內已有300余家財務軟件廠商和100多種財務會計軟件產品,這些會計軟件從無到有,從簡單到復雜,從低級到高級,逐步發展完善,對提高財會工作質量和適應市場經濟發展起到了積極作用。
一、會計軟件的界定
會計軟件是指專門用于完成會計工作的電子計算機應用軟件,包括采用各種計算機語言編制的一系列指揮計算機完成會計工作的程序代碼和有關的文檔技術資料。它用于配合計算機完成記賬、算賬、報賬,以及部分的會計管理和會計輔助決策等工作。
二、我國會計的當前形式分析
(一)會計軟件所處的環境
1998年6月,我國8家主要會計軟件企業在北京宣布全面向企業管理軟件進軍,從此會計軟件與企業管理軟件的發展聯系在了一起。現在我國財務及企業管理軟件的環境是一個市場化的環境,我國的財務及企業管理軟件市場已經從政府主導型發展成為自由競爭型,我國的市場已經從一個國內的市場,發展成為國際市場的一部分,我們必須把握這個基本形勢。目前,國內會計軟件市場正面臨著一個轉折點。從產業發展背景來看,國內會計軟件將逐漸失去由于政策壁壘所帶來的壟斷地位。
(二)我國會計軟件的發展現狀
我國的會計電算化事業是從結束以后才開始的,相對美國等西方國家早在1965年就陸續建成完整的會計信息系統,我國的電算化事業起步很晚。國內會計軟件的開發起步于20世紀70年末,并經歷了專用會計軟件與通用會計軟件兩個階段。在實施財務管理信息化的初期,大部分企事業單位都是運用自己開發的專用會計軟件。由于此類會計軟件的開發周期長、投資大,財務管理信息化推進非常緩慢。截止2012年,國內會計軟件銷售額為13.20億元,占國內管理軟件整體市場50.4%的份額,仍是管理軟件市場的主體。
(三)我國會計軟件存在的主要問題
會計電算化工作始于本世紀70年代末,至今已走過近30年的歷程。會計電算化從無到有,從簡單到復雜,從緩慢發展到迅速普及,取得了可喜的成績,一批民族品牌的商品化財務會計軟件的發展更是突飛猛進。但同時也存在著諸多問題,嚴重阻礙了我國會計電算化向更深層次發展:
一是會計軟件未體現出計算機的優勢。會計電算化軟件只是用了現代計算機技術代替了手工系統下的紙張、筆墨加算盤而已,只是將中世紀的會計思想反映到了現代計算機的屏幕上,計算機只不過是充當了手工會計的工具。因為它既沒有消除會計手工信息系統存在主觀判斷因素等固有缺陷,又未在信息處理方面發揮計算機的優勢。
二是會計軟件通用性差。通用會計電算化軟件的優點是非常明顯的:投資集中、設計周到、便于交流、售后服務較易管理。但在近幾年我國會計電算化軟件的應用逐漸暴露出了難以克服的弱點,如系統初始化工作量較大,系統定義較抽象,系統體積較大,企業難以增加自己需要的功能等等。
三是安全性得不到保障。數據的實時共享性差,安全保密性弱。就目前的計算機網絡技術上數據庫技術發展水平來看,我們完全有可能在會計電算化軟件中實現數據的高度實時共享,但遺憾的是目前許多軟件還只是保留在單個用戶級的水平。
(四)我國會計軟件發展趨勢分析
面對如今電子商務帶來的機遇,我國財務及企業管理軟件廠商紛紛行動起來,提出的新的觀念、新的思想,并設計和開發了會計軟件。目前有關會計軟件的說法很多,各種說法不盡相同。但總的來說,會計軟件的中心思想是:基于計算機技術,能夠在企業內部、企業間網絡以及互聯網范圍內整合起來,不僅能夠具備以往的會計軟件的功能,而且還能夠支持遠程處理,支持電子商務應用模式和網上理財服務。
三、我國會計軟件發展的建議
會計軟件的市場廣闊、國內會計軟件的競爭力不強以及國外會計軟件的潛在威脅便構成了中國會計軟件的現狀。如何獲得更大的市場份額、抵御國外會計軟件的侵入是國內會計軟件公司面臨的重大問題。解決這一問題的關鍵就是全力發展國內會計軟件,其發展方向是國際化。促進我國會計軟件向國際化發展應做好以下兩個方面的工作:
(一)加強會計理論及會計電算化理論的研究
會計理論的發展水平是衡量會計學科成熟程度的重要標志,會計電算化理論則是以會計理論為基礎用于直接指導會計電算化事業發展的理論,它們的發展對會計軟件的發展起著關鍵作用。沒有完善、成熟的會計理論和會計電算化理論也就不可能有功能強大、適應我國會計事業發展的會計軟件。對于會計軟件公司則最好能一方面關注理論界和國家財政法規的變化動態,另一方面自己也投入一定的人力、物力結合會計實務現狀和未來發展趨勢進行理論研究,以期更好的進行會計軟件的開發。會計軟件公司不應當只跟從理論界和國家財政法規的發展,可以有所突破和超前,因為會計軟件的發展會進一步推動會計理論和會計電算化理論的發展。
(二)加強人才培養
人才匱乏是我國會計軟件水平低下的重要因素,要使我國會計軟件能向國際化方向發展,加強人才培養是必不可少的。進行會計教學應當密切關注國內外會計發展動態,盡可能的縮短教學與實務之間的距離;同時應當加強對學生自學能力的培養,這樣即使畢業生的知識已經過時陳舊也能通過自學及時得到更新。只有能夠適應會計發展變化的人才有可能推動會計理論和會計電算化理論的發展。
四、結語
盡管國內有些會計軟件公司已推出企業管理軟件,但至今還沒有權威的報告證明這些軟件除了減少財務人員的核算工作量以外還能有其他更大的、明顯的作用。所以軟件公司不能只考慮我國現行的會計體系,還應當考慮我國會計體系的發展趨勢,以適應和促進在我國會計事業快步的、面向國際的發展。
參考文獻:
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關鍵字:會計電算化;發展;信息
中圖分類號:F232 文獻標識碼:A 文章編號:1002-7661(2012)11-0010-02
隨著中國經濟的快速發展,會計電算化越來越被廣泛地應用。然而我們也應看到,計算機在企業管理及會計信息處理中的迅速普及和廣泛應用,在給我們帶來極大方便和效益的同時,也存在著一些不足。下面就會計電算化發展現狀對會計信息的影響問題進行探討。
一、會計電算化在我國的發展現狀及功效
(一)會計電算化在我國的發展現狀
我國會計以前一直是使用傳統手工記帳的記賬方式,這種記賬方式,不僅耗時,而且耗力。每到月底進行會計記帳、登記帳簿、填制各種報表,以及年終的填制會計決算報表的核算都是相當復雜和繁瑣的。將計算機應用到會計實務中,實現會計數據處理的電算化,在我國始于上世紀70年代末80年代初。經過近20年的發展歷程,會計電算化的發展從專用會計軟件的開發研究到商品化會計軟件的應用,從單一的核算型會計軟件到以財務為中心的管理型會計軟件,對推動廣大企事業單位向管理現代化轉變起到很大的促進作用。到目前為止我國已有數百萬家企事業單位使用了會計核算軟件處理會計工作,依靠這些會計核算軟件的有效運行完成日常記帳、算帳、報帳任務,把廣大財會人員從煩瑣的手工會計工作中解脫出來,極大地提高了工作效率。
(二)會計電算化的作用
會計電算化促進會計職能的轉變,使財務管理水平發生了質的飛躍
會計是社會發展到一定階段,為適應管理生產過程的需要而產生的即對勞動耗費及勞動成果進行記錄、計算、比較和分析的工具,它是一個信息系統,通過對大量原始數據的收集和處理,反映企業財務狀況和經營成果,對企業的投資作出正確的決策.
(1)手工記賬
手工記賬是指會計人員主要靠人工進行對原始數據的收集、分類、匯總、計算等形式,通過對原始憑證和記賬憑證的兩種分類,采用日記賬、明細賬、輔助賬、總賬以及會計法規定的會計核算形式,采用“平行登記、錯賬更正、對賬、試算平衡、結賬、轉賬”等記賬規則的運用,進行賬目處理的會計核算體系。
(2) 會計電算化
會計電算化是將計算機技術應用到會計領域,完成數據的自動化.會計電算化的概念有廣義和狹義之分,狹義的電算化是指以電子計算機為主體的當代電子信息技術在會計工作中的應用;廣義的會計電算化是指與實現社會會計工作電算化有關的所有工作.會計電算化通過數據庫存入或提取會計信息,打破了傳統手工系統會計工作對會計事項分散處理的記賬規則.會計電算化大大提高了會計質量指標體系的運用,加強了會計核算功能運用計算機的算術和邏輯運算功能,在會計史上真正實現了人機對話,提高了會計信息的質量.
二、會計電算化應用發展中的問題
(一)對會計電算化的認識不足
盡管會計電算化在我國有了長足的發展,但與會計電算化發展的終極目標還有相當距離。然而,很多單位滿足于會計電算化的現狀,對進一步發展和優化裹足不前,究其原因,是與上上下下對會計電算化的認識不無關系的。
l、管理層
絕大部分單位的管理層對會計電算化工作都極為重視,將其列為本單位的重要議事日程,這也是會計電算化在我國得到長足發展的根本所在。很多管理層滿足于為財務部門配齊計算機硬件設備、自行開發或購置一套應用軟件便完事大吉,對會計電算化的后續管理、升級改造、全面推廣等沒有作為長期戰略加以規劃、安排、部署和落實。
2、會計人員
對于會計電算化,很多會計人員自身也存在著很大的認識誤區。在實行電算化的初期,最為通俗的說法是實現會計上機,這從很大意義上說明只是將會計電算化視作了由手工記賬演化為計算機記賬,只是記賬方式的轉變,從而使會計電算化工作的起點不高,這種認識上的誤區導致了對會計電算化工作淺嘗輒止,沒有充分利用會計電算化的優勢發揮會計手工處理方式下無法比擬的作用和功能。
(二)會計人員的素質難以滿足會計電算化的要求
會計電算化是計算機在會計領域的充分運用,是計算機知識與會計知識的高度融合,這就要求會計人員同時具備相當的計算機知識和會計專業特長,但在目前的會計電算化實踐中,會計人員兼具這些知識的比例還相當低。
1、計算機知識匱乏。在目前的會計人員結構中,有相當一部分是師傅帶徒弟模式下成長起來的“老會計”,有的是從人中專院校會計專業畢業多年從事會計工作的人員,對計算機知識沒有充分的基礎甚至一竅不通。
2、會計知識不全面。為了推動會計電算化的深入開展,很多單位新招聘了一批計算機專業人才,以充實本單位的會計電算化隊伍。這些人的加盟,大大提高了計算機軟、硬件的應用水平,帶動了部門內部對計算機使用的熱情,但由于這些人長期專攻于計算機專業,對會計知識知之甚少,甚至從未有過接觸。
3、知識綜合性程度不高。會計電算化除涉及計算機和會計知識之外,還大量涉及法律、外語、經濟、金融、行政管理等多個領域,一些新培養的會計電算化人才。
(三)會計電算化在不同類型單位的發展不平衡
我國幅員遼闊,行業眾多,機關、企事業單位類型各異,這就決定了會計電算化在不同性質、不同規模、不同所有制形式的單位之間差異明顯,政府機關、事業單位、大中型企業,由于內部設置了專門的獨立部門,而且人才、資金優勢明顯,因此會計電算化工作起步早、發展快,對新技術、新設備的應用比較超前。而大量的小型、微型企業,限于管理水平、發展規模、人員、資金等多方面的不足,最基本的賬務處理體系都未能很好地建立起來,更枉談高水平的會計電算化了。
(四)會計電算化的綜合功能未能全面發揮
在會計電算化的具體應用中,存在著如下誤區,影響了會計電算化綜合功能的發揮。
1、重操作,輕分析
很多單位僅僅將會計電算化作為由計算機操作代替人手工操作的過程,側重于所有業務操作均由計算機來完成。但會計電算化帶來的強大數據分析優勢卻被忽略了,沒有通過計算機對數據的海量操作形成有價值的分析數據,用以指導本單位的經營實踐。
2、重核算,輕監督
會計的兩大基礎功能是核算和監督,但在會計電算化的條件下,過多的精力用在了會計核算功能上,對會計監督的功能大大忽視了。很多人認為所有會計處理均由計算機完成了,會計處理的結果也由計算機來反映,因此對會計處理所依據的憑證不再像手工處理階段那樣嚴格,該有的簽字或審批被忽略掉了,對計算機處理的結果也不再進行必要的審驗,對會計處理反映山來的經營缺陷不再進行深入細致的挖掘,形成了為會計核算而進行會計處理的局面,大大弱化了會計為經營決策提供參謀的功能。
3、重投入,輕完善
很多單位在初始會計電算化投入時上上下下都比較重視,人、財、物均向其傾斜,但在會計電算化實現初步效果之后,便很少有人問津,對于計算機設備的升級換代、軟件的維護與更新,得不到必要的財力、物力支持。
4、重硬件,輕軟件
很多單位在實行會計電算化的過程中,對計算機硬件設備百般挑剔,配置了處理速度和精度都很高的部件和設備,但對相配套的軟件卻重視不夠,沒有在事前進行周密的論證和規劃,造成小馬拉大車,系統功能無法充分發揮。
(五)會計電算化的后續管理工作有待完善
1、日常處理沒有做到封閉運行。會計處理是一項保密性很強的工作,需要相對獨立的運行空間。然而,很多單位的會計人員在操作賬務處理時使用的是公共的計算機設備,軟件功能也沒有加密。
2、對會計檔案的管理提出了新課題。在實現會計電算化之后,會計檔案絕大部分以存儲于計算機硬件設備中和拷貝成磁介質的形式存在。那么這些檔案如何管理,存放于哪些地方,如何防止不被損壞,如何方便于查閱,都是亟待解決的課題。
3、數據銷毀的管理不夠細致。一些單位在對會計數據銷毀的過程中存在嚴重的安全漏洞:帶有會計數據的計算機設備遭淘汰時,沒有到指定的銷毀廠家進行作業;而有的在銷毀時被人拆走了計算機硬盤,造成數據流失。對于磁介質的銷毀,沒有采取嚴格的粉碎程序,而是隨意丟放,被人不經意間帶走或挪作他用。銷毀過程沒有嚴格的監審程序,沒有像紙質檔案銷毀時那樣履行必要的手續。
三、電算化發展現狀對會計信息的影響
(一)會計電算化下會計信息的完整性和可用性還不是很完善
1、會計電算化未能站在企業管理信息化的高度進行研究。因過分注意軟件的會計核算功能,而輕視了財務管理和控制、決策功能。會計軟件囿于傳統的思維方式,模擬手工核算方法,缺少管理功能。
2、會計信息系統與企業管理信息系統未能有機結合。會計信息系統不僅與生產、設備、采購、銷售、庫存、運輸、人事等子系統脫節,而且會計軟件內部各子系統也只以轉賬憑證的方式聯系,從而造成數據在內外子系統之間不能共享,信息不能通暢,既影響財務管理功能的發揮,又不能滿足企業現代化管理的需要。
3、會計信息系統仍然是一個封閉式的系統。會計系統的開放性除了體現在企業內部各子系統之間的信息共享之外,更體現在會計向外界披露信息的內容和方式上。但目前會計信息系統既不能通過Internet網絡向股東財務報表等綜合信息和明細信息,也不能通過網絡直接向稅務、財政、審計、銀行等綜合管理部門提供信息,更不能有選擇地披露相關的人事、技術、設備以及股東所關心的其他信息。
(二)會計電算化下會計信息的保密性和安全性差
會計電算化是建立在計算機網絡技術和安全技術等信息技術基礎之上的,會計信息是以足夠的安全技術為保障,以一定的計算機硬件支撐,在相應的軟件管理下在網絡中流通、存儲和處理,并最終以人們需要的形式表現出來。隨著計算機應用范圍的擴大,利用計算機進行貪污、舞弊、詐騙等犯罪現象屢見不鮮。在會計電算化環境下,會計信息以各種數據文件的形式記錄在磁性存儲介質上,這些存儲介質上的信息是以機器可讀形式存在的,因此很容易被復制、刪除、篡改而不留下任何痕跡。數據庫技術的高度集中,使未經授權的人員可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件,復制、偽造、銷毀企業重要的財務數據。
四、進一步完善會計電算化的對策
(一)提高對會計電算化重要性的認識
會計電算化工作開展的成功與否很大程度上取決于單位管理層的參與程度,雖然會計工作的重要性已經愈來愈為廣大管理者所認識、重視,但是他們對會計電算化工作的認識、理解還遠遠不夠。會計電算化實現后,要求財務部門進行全面財務核算,加大參與單位內部經營管理的力度,由過去會計部門只是反映財務情況、提供財務信息,轉化為推動經營和參與決策。這就要求財務部門全面、及時、準確地提供會計信息,提高會計人員素質,促進會計工作規范化。
(二)做好會計管理基礎工作
會計工作的基本要求是認真、嚴謹、一絲不茍,日常工作應嚴格按照會計基礎工作規范、會計電算化工作規范來處理,會計電算化的實現并非削弱了會計工作規范的要求,而是更有條件來實現會計工作的規范化,會計工作規范化同會計電算化是相輔相成、相互促進的關系。會計工作規范化了才能搞好電算化工作。因為機處理會計業務,必須是事先設置好的處理方法,因而要求會計數據輸入、業務處理及有關制度都必須規范化、標準化,才能使電算化會計信息系統順利進行。
(三)提高會計人員應用計算機能力
不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來,他們在使用微機處理業務的過程中往往很多是除了開機使用財務軟件之外,對微機的軟硬件知識了解甚少,一旦微機出現故障或與平常見到的界面不同時,就束手無策,會計電算化,從各方面要求會計人員提高自身素質,更新知識結構,一方面為了參與企業管理,要更多地經營管理知識,另一方面還必須掌握電子計算機的有關知識。
各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,維護軟件正常運行,掌握計算機先進技術,培養復合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。另外培養復合型人才,可以在大專院校開設會計電算化專業或在財會專業中增設計算機編程、維護等課程,可以讓財會人員進修計算機課程,還可以讓計算機人員、在崗人員實習并進修財會知識。
電算化會計下會計工作效率的提高和會計人員勞動強度的降低,使會計人員有更多的時間參與企業經營管理,促進會計工作職能發生轉變,從而引起會計人員知識結構的變化和素質的提高。電算化會計下的人員除會計專業人員外,還有計算機專業人員。會計專業人員不但要精通本專業,還要熟悉計算機,具有上機處理基本業務核算工作的能力,掌握一般性故障排除方法和糾錯方法;計算機專業人員除應有本專業知識外,還應有財會專業知識,了解會計核算工作,通曉會計數據流程。他們都要不斷學習和掌握日新月異的計算機知識和應用技術,以不斷滿足電算化會計進一步發展的需要,成為復合型人才。
同時,要加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃,要注重實效,不搞一刀切。培訓的內容要切合實際工作需要,學了就能用得上。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員,應按不同內容、不同要求進行培訓。
(四)加強會計信息系統的安全和保密
財務上的數據往往是企業的商業秘密,在很大程度上關系著企業的生存與發展。對于重要的計算機系統應加電磁屏蔽,以防上電磁輻射和干擾。制定計算機機房管理規定,制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發事件的應急對策等。在電腦網絡環境下,某些內部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性,因此建立內部控制制度是必要的。第一,實行用戶權限分級授權管理,建立網絡環境下的會計信息崗位責任。第二,建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三,建立會計信息資料的備份制度,對重要的會計信息資料要實行多級備份。第四、健全數據控制結構。
(五)做好電算化檔案管理
為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作,我們必須根據電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。在一定的時間間隔內如一個會計年度,把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁介質或光盤上,從而脫離于原計算機系統。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
做好電算化會計檔案的管理與保存,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。完善電算化會計檔案的利用程序,加強對電算化會計檔案調閱的管理。
(六)從軟件方面著手保證會計信息的完整性和可用性
1、ERP軟件與普通財務軟件接口方式。ERP(Enterprise Resource Planning)企業資源計劃系統,是指建立在信息技術基礎上,利用現代企業的先進管理思想,全面集成企業的所有資源信息,并為企業提供決策、計劃、控制與經營業績評估的全方位和系統化的管理平臺。ERP成為現代企業的運行模式,反映時代對企業合理配置資源,最大化地創造社會財富的要求,成為企業在信息時代生存和發展的基石。ERP對于我國企業界還是一個新鮮事物。它是基于MRP需求計劃上發展起來的,它吸收并內嵌了國際先進企業的財務管理實踐經驗,改善了企業會計核算和財務管理的業務流程,大大提高了財務管理的效率。
2、會計電算化軟件的網絡化發展。過去的會計電算化以單純的計算機技術為主,現在的會計電算化以計算機網絡和通信等現代技術為主。在會計電算化的網絡環境下,會計信息的傳遞可以通過互聯網進行信息傳遞且傳遞速度十分迅速,因此企業的在線財務報告有可能隨時更新,信息使用者可以及時獲取最新信息。日常會計工作中,所有的賬務處理從憑證的取得、填制到有關的賬項調整,再到最終會計報表的生成、財務報告的等均在網絡上進行,最大范圍地實現信息處理電子化,降低有關紙張、資源的消耗,同時也將有關會計人員從繁忙的手工記賬系統中解脫出來。
隨著21世紀信息時代的到來,會計電算化不僅提高了會計核算的質量,減輕了會計人員的勞動強度,還大大提高了會計信息的及時性、準確性、完整性,為會計人員參與生產經營決策創造了有利條件。但是在充分發揮會計電算化優勢的同時,也出現了許多問題,給企業帶來了很大的損失。只有逐步完善會計電算化的法規,做好會計電算化初始化工作,增強會計電算化信息系統的安全性,才能夠促進會計工作的規范化,提高企業經濟效益。
【關鍵字】
會計電算化 審計風險 對策
會計電算化是將先進的電子技術和信息技術應用于財務和金融領域, 應用電子計算機進行記賬、算帳、報帳以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的全過程,是現代社會化大生產和新技術革命的必然產物,它不僅是會計數據處理手段的變革, 而且也對會計理論和會計實務產生深遠的影響。
一、我國會計電算化的現狀及特點
(一)發展現狀
目前, 我國多數企業不同程度地實現了會計電算化。但由于我國會計電算化工作起步晚, 開發使用時間短, 管理制度不健全, 會計電算化水平普遍不高, 各地區、各企業單位的開發程度與管理水平也參差不齊, 處于單項應用、綜合應用和系統應用等不同水平上。
(二)發展特點
我國的會計電算化起步較晚,發展速度快, 發達國家的會計電算化工作一般都經歷了手工數據處理等三個階段, 而我國則直接由手工處理階段過渡到電算化處理階段。當然我國電算化水平參差不齊,目前我國會計電算化業務中使用的會計軟件既有先進實用的, 也有許多是較低水平的。
二、會計電算化存在的問題
手工記賬條件下, 內部財務的控制機制完全是人與人之間的互相監督, 從而來實現內部控制的目標。會計電算化的應用, 使得審計監督和控制主要表現為人和機器雙重控制,以對機器的控制為主。如果審計人員沒有進行專業的知識培訓,缺乏相應的計算機系統知識,測試不出會計軟內部控制的缺陷將會給后面的審計工作造成很大的誤導, 審計結果的偏差性也大大提高。計算機審計系統的操作人員、技術人員和開發人員等,如果對計算機硬件、軟件和處理系統沒有充分的了解, 就有可能帶來審計風險。會計電算化下計算機舞弊可以是對計算機系統的舞弊,對計算機硬件、計算機系統中的數據和程序進行破壞或偷盜; 也可以是利用計算機進行舞弊活動, 利用計算機編制程序對其他系統進行犯罪活動。由于會計電算化專業人才的缺乏, 為了順利進行會計電算化審計, 會計師事務所往往會向社會聘請計算機專家協助他們開展審計工作。一旦聘請的計算機專家不能遵守或不能完全遵守職業道德規范,就導致審計風險。
三、會計電算化風險應對政策
(一)加強審計軟件技術的開發
為適應會計電算化環境下的各種財務軟件的發展, 必須要加快審計軟件更新換代的步伐,提高開發審計軟件的速度,開發通用審計軟件和專用審計軟件。引進計算機輔助審計軟件的技術, 對有推廣價值的審計軟件進行評審, 促進審計軟件商品化。另外,要強化審計人員對數據庫程序的學習,促使其完成審計任務,從根本上擺脫財務軟件升級帶來的束縛, 克服審計工作中存在的各種技術問題。
(二)加強對人員的管理控制
為防止利用計算機系統舞弊, 必須加強對審計人員的控制。第一, 實現職權分離, 將電算化部門與用戶部門的職責相分離, 盡可能保持不相容職能, 如業務授權、執行、保管和記錄等的分離。第二, 制定相應的上機守則與操作規程。制定計算機業務處理過程的具體操作步驟和具體要求,明確各種操作命令以及非常情況的處理等。隨著經營的變化而不斷修改完善相關的規章制度, 從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。
(三)加強計算機舞弊的審計
對于計算機舞弊的審計, 首先通過對被審計信息系統內部控制的評審, 找出系統內部的缺陷和突破口, 根據計算機舞弊的各種手段的特征確定可能的舞弊手段,然后實施深入的技術性審查, 最后寫出審計報告及建議。另外,計算機舞弊行為可以分為輸入計算機舞弊和輸出計算機舞弊。通過偽造、篡改數據,冒充他人身份或輸入虛假數據達到非法目的是輸入計算機舞弊行為, 這也是我國目前發生的計算機犯罪最多的一種類型。
參考文獻:
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