檔案的數字化管理精選(九篇)
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第1篇：檔案的數字化管理范文
一、高校檔案管理現狀
根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據目前的情況來看，主要對其總結了以下這幾個方面特點:第一，學校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學學生的檔案數據進行錄入，也要對畢業生的數據進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現數量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標準化程度不高，各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在各種差異性，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。
二、檔案數字化管理的特點
過去傳統的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統的檔案管理方式顯然是無法滿足現狀的，因此必須在過去傳統的管理模式中，創建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術的快速發展，檔案數字化已成為高校檔案管理的一種發展趨勢，各種新型產品正不斷被研發出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統的檔案管理存在很大的區別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點都是傳統檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統檔案對于現代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優勢，使其優越性得到展現。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：
（一）提供拷貝
在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節省了大量的人力以及財力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關的技術支持。
四、檔案數字化管理的重要作用
檔案數字化管理是一種現代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質記載的信息轉變為數字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數字智能化的管理模式能把相關的檔案按照不同的類別進行數字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節約時間，提高工作效率。利用數字化的管理模式搜集的數據，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節約了時間，提高了工作效率，這便是現代數字智能化管理模式的優點。再次，數字智能化的管理模式可以隨時進行數據更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統的紙質記載信息需要大量的人工進行統計和整理，現在的數字智能化的管理可以利用高科技的電子產品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統化。所以，在社會快速發展的今天，高校檔案管理采用數字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現在的數字化管理模式當中，利用科技化的電子產品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數字化的管理過程當中，對相關的信息進行數字化的編碼，使相關的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統紙質文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質資料環境的干燥、清潔等，要防止火災的發生，防止被水淹沒，而數字化管理則不用擔心這些問題。現如今，數字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統計這個環節當中，主要依靠高科技產品進行自動化的統計，可以節約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數字化的管理模式可以使數字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統比較復雜，在相關的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸的過程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當的操作，這樣才能保證信息的安全。
五、如何規范檔案數字化管理
在檔案數字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產品的使用，電子科技產品是一個很復雜的產物，如果操作不當就會對學校或者學生造成很大的損失，所以在進行數字化的信息管理的時候，要嚴格規范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強檔案數字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學校內部資料，就必須完善相關的管理體系，加強高校檔案的內部管理，對學校內部工作人員進行定期的培訓，提高內部人員的操作能力。在進行數字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網絡世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統進行升級管理，請專業的維修人員進行專業的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數字化的管理順利地進行。
（二）規范操作，減少損失
以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網絡的安全，加強防范意識。
（三）對資料管理人員進行培訓，加強工作的嚴謹性
第2篇：檔案的數字化管理范文
【關鍵詞】房地產 直管房 保障房 檔案管理 數字化
近年來，房產市場不發展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現了房地產檔案的促進社會發展功能。隨著計算機網絡技術不斷在檔案管理中得以運用，激發了檔案管理策略運用的多重性，促進了檔案管理功能的有效發揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現檔案管理數字化，這也是檔案管理發展的必然方向。
1 現階段我國房地產檔案管理數字化的任務
1.1 形成數字化管理思維
我國住房制度改革日漸深化，房地產檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產檔案管理工作轉型，管理模式已經由封閉型轉管理模式轉變為開放型管理模式。在新形勢下，房地產檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉變。基于此，要適應社會的發展，將數字化的管理理念應用到房地產檔案管理中，形成數字化管理思維。
1.2 明確各構建階段的內容與任務
數字化管理檔案館是房地產檔案管理發展的必然方向，體現在檔案管理的每一個管理環節當中。研究表明，房地產數字化檔案館的構建分成不同的發展階段：
（1）檔案館業務自動化管理階段，充分利用現代化信息技術實現各業務環節的自動化管理。
（2）館藏檔案的數字化發展階段，完善網絡，通過檔案館局域網和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現資料和信息的共享網，實現由紙質文檔向數字化信息數據的轉換與保存。
（3）數字房地產檔案館的網絡化建設階段會將各檔案館的聯網，全面數字化。
1.3 制定與長期堅持構建原則
實踐證明，改革與創新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產檔案管理數字化方面，主要有以下幾方面：
（1）統籌規劃，重點突出，將視野放長遠，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。
（2）需求導向，應用促發展，明確構建目的、房地產檔案管理數字化的服務對，以及為什么要構建數字化檔案管理.
（3）整合資源，機制創新，注意現有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內容及創新，使管理數字化有效實現。
（4）防管結合，保障安全，構建數字化房地產檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關注。
2 我國房地產檔案管理數字化的策略
直管公房等保障房是我國房地產檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產檔案管理數字化的策略中的重點。
2.1 建立健全各項規章制度
直管公房等保障房檔案管理制度的建設是檔案收集完整、系統、準確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責任制、管理人員培訓制度，等等。
2.2 加強檔案數字化工作
首先，數字化是現代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調查和搜集，對房產檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內容要精確簡潔，應精簡檔案中的不必要內容。最后，保證檔案資料內容清晰，排序也符合規定；數字化后，還應對信息質量進行檢查。
2.3 實行紙質檔案和電子檔案雙套并存
直管公房等保障房的檔案數字化是檔案工作中的新內容、新發展，有許多問題需要解決：如數字化檔案中信息歸納問題、檔案的執行憑證問題、數字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規范化問題，等等。因此，必須在相當時間內，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。
2.4 加強前期資料的收集
據我國相關法律規定，房產檔案必須是真實準確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發揮憑證作用時出現證據無效和證據不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴格把關：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進行再檢查，如發現錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。
2.5 注重人才的培養
從直管公房等保障房檔案管理未來發展來看，只懂得計算機技術和紙質等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現代化發展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設具有專業管理能力的復合型人才隊伍，實現直管公房等保障房檔案管理的全面進步。數字化房產檔案管理人才必須是全面的人才才能適應社會經濟的發展，積極面對挑戰，解決問題。房產檔案數字化的實現減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進直管公房等保障房檔案管理的發展。
2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺
為了支持直管公房等保障房檔案管理數字化的有效、高效，還應積極建設信息系統管理平臺，應做到以下幾點：
（1）以網絡全程監控，實行申請調查、審核登記、批準發放等保障房申購程序的全面監管。
（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。
（3）設置合理化保障標準及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。
（4）實行數據自定義管理，開通業務提醒，提倡業務流程查詢，時限控制系統。
（5）建立資源共享系統，加強與其他相關房產管理機構的溝通聯系。
參考文獻
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作者簡介
杜海（1974-），男，現為吉林省四平市房產鐵東經營管理處助理館員。
第3篇：檔案的數字化管理范文
【關鍵詞】數字化；檔案；管理
數字化檔案管理不僅通過采用先進的數字化儲存技術對檔案進行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網絡相互聯通的方式構建了一個高速、及時，準確系統的數字化檔案管理系統。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。
一、數字化檔案管理的內涵
信息資源的有效利用和共享是信息化建設的關鍵，檔案資源因其標準化規范化的操作越來越受到人們的青睞。數字化檔案管理系統基于大規模的數據庫系統以及計算機技術，實現了對以下幾種檔案的數字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務和人事檔案等。數字化檔案管理對價值較高的檔案數據資料等多媒體信息進行電子存取。數字化檔案管理系統可看成是存儲數字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數字技術對檔案進行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網絡資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發展的今天將迎接信息技術時代的重大挑戰。為適應社會信息化發展的步伐，充分利用高科技技術對檔案信息進行管理，將信息數字化功能最大限度的發揮出來。檔案管理數字化是檔案管理發展的必然走向。
二、數字化檔案管理的特點
（1）經濟效益高。社會和經濟的快速發展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。
三、提高檔案數字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業技能，進一步加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數字化的真正實現要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數字化管理的真正實現，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規范，積極促進檔案數字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現檔案管理與時代和信息科技的同步發展。
檔案數字化管理與傳統以紙質為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數字化管理的實現有利于檔案管理信息資源的開發。隨著數字化檔案管理的不斷深入研究、創新發展，數字化檔案管理將徹底代替傳統的檔案給管理方式。
參考文獻
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第4篇：檔案的數字化管理范文
【關鍵詞】檔案管理；數字化；落實；方法
檔案管理數字化是一種必然趨勢，是時代的進步和創新，計算機網絡數據庫技術對于檔案管理來講是十分重要的，也具有劃時代的現實意義，給檔案管理創造了許多的方便，檔案管理的數字化同時給人們的生活帶來許多的方便，方便人們查閱信息，檔案管理數字化能夠使檔案管理有序化，能夠使檔案管理工作更加有意義。
一、檔案管理數字化的概念及優點
（1）檔案管理數字化的概念。檔案管理數字化是建立在現代科學技術及數字信息技術發展普及的基礎上，運用現代科技及數字信息技術，將檔案信息資源進行高度且有序的綜合整理，并且以現代的網絡系統為技術設施的分布式、超大規模的數字信息的系統管理。（2）檔案管理數字化的優點。第一，檔案管理數字化能夠大大縮短信息的加工時間，從而進一步提高檔案信息時效性。手工的檔案管理的步驟較為復雜，同時從信息的收集到最后生成信息報告需要很復雜的過程，如果信息過時還會嚴重影響檔案信息的利用價值。第二，檔案管理數字化能夠節省檔案信息的儲存空間，從而使檔案的儲存變得更加完整。利用現代科學技術，能夠將那些紙質的檔案以數字化的形式儲存在計算機的內部，避免了大量紙質的檔案資料的堆積，減少浪費，而且紙質檔案的材料容易殘缺或破損，特別是在長時間的存放和翻閱后，這種情況就不會在檔案管理數字化之后出現。第三，檔案管理數字化大大的提高了檔案信息的利用率，它能使檔案信息完美地與最新的科學技術接軌，充分地利用了網絡和計算機的功能，同時也將它們的功能發揮的淋漓盡致，將檔案信息的成果通過現代網絡系統發送給各級部門，拓寬了服務的范圍，從而大大提高了檔案信息的利用率。第四，檔案管理數字化大大地縮短了檔案信息的檢索時間，手工檔案信息的檢索，需先檢索目錄，然后進行查找，需要浪費很多的時間和人力，而且如果在信息不明確時，則需要更多的查找時間。但是在數字化的管理中，你只需輸入關鍵詞就可以查找到你需要的檔案信息資料，從而大大的縮短了查找時間。
二、管理檔案數字化的方法
（1）要想確保檔案的原件安全以及提高檔案信息的利用
率，檔案管理數字化是必須要做的基礎性的工作。在進行檔案數字化的管理時一定要把握好下面的幾個原則：第一，方便利用的原則。數字化管理的主要目的就是保護原件和方便利用。第二，克隆復制的原則。在檔案數字化的管理當中，一定要有效的保證檔案信息資料的完整性，還要對縮微、數字化、鑒定整理和仿真復制等的工作進行合理的安排和統籌規劃，盡可能的不要拆卷掃描，不能多次拆裝或重復的掃描。在這個過程中，不能因為信息的重要程度和敏感程度等因素而對檔案信息進行刪減，以免造成檔案的不完整，而給檔案的提供利用和管理帶來麻煩。還應該注意要維護檔案的原貌，減少對檔案原件可能會造成的損害。第三，排序的原則。在檔案數字化的管理中，要優先建立起文件的目錄數據庫，這是開展數字化工作的基礎，一定要注重目錄數據庫的建設，重質量。要對檔案信息資料進行準確的不能存在任何失誤的整理、分類、著錄、編頁，建立一個高質量的文件目錄和案卷目錄，打下堅實的基礎，在源頭上杜絕數字化管理的差錯。因為檔案數據的對錯、詳略決定著檔案數字化管理的成敗。（2）檔案管理的數字化是一項系統的細致的工程，它需要多方籌措并且需要長期的開展。第一，建立重要的檔案數據庫，保證重要數據安全。檔案數字化的管理核心就是建立企業的檔案的數據庫系統。首先要建立一個收藏檔案信息的目錄數據庫，它是根據企業的基本情況，通過著錄標引，將企業內收藏的各類的檔案的基本情況都錄入計算機，建立一個基本的數據庫，從而就能通過檢索來提高檔案原件的利用率；然后建立一個基層的報表數據庫，在企業的檔案數字化管理中，建立一個基層報表以及狀態數據庫，然后將各部門反饋的信息和需要報送的數據，通過計算機網絡直接填入到建立的數據庫中，再根據企業的具體要求進行一些調整，還要根據上級的使用情況和要求，及時、迅速、準確的填好基層報表。第二，提高檔案意識，統一思想，要想加快檔案數字化的建設，必須要強化檔案意識。檔案管理部門一定要定期的組織召開會議，宣傳、貫徹檔案管理意識的重要性，提高企業內部員工的檔案意識，還要努力建立一個檔案信息收集、報送和管理的高效機制，同時各部門應該密切的配合，一起搞好檔案的管理工作，有效的發揮出檔案的作用。第三，在當下這個時代必須要將檔案工作實現技術化，也就是數字化。檔案資源的數字化，一是要對現存的檔案資料進行數字化的開發，利用數字備份來加強對檔案資料原件的保存，因為檔案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人們很難直接的查閱到這些資料，但是當將這些檔案資料進行數字化的處理之后，人們就能很簡單的查閱了。二是要在檔案資料進行檔案數字化轉換時，還要注重當前形成了的電子文檔的收集。第四，提高檔案管理工作人員的業務素質，檔案管理人員可以通過學習和時間來掌握系統的文化素質、專業理論知識以及業務能力、技能素質和應用現代化的新技術等。隨著數字信息技術的日新月益，要求檔案管理者不僅僅要有檔案業務的的專業知識、多媒體知識和相關的學科知識，還要掌握熟練地網絡信息技術和計算機操作技術。不僅要提高他們的素質，還要加強檔案管理者的隊伍建設，并且將其納入考核激勵的機制，逐漸的建立完善有效地激勵機制，從而促進檔案管理工作的發展。第五，在我們實現檔案管理數字化的過程中，一定要掌握好全面化、同步化、書面化、和專業化等環節，因為數字化的檔案管理，給我們的工作帶來便利的時候，同樣存在著一些困難和問題，稍微處理不好，檔案信息就可能遭受損失。檔案的管理工作是從文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件審核再到回歸檔案，移交，整個的環節都需要各個部門的密切合作；檔案數字化管理是多方面的，不能只注重傳統資料本身，還要延伸到與其相關的部分，對其進行數字化的處理；還可以設立專職檔案管理員，這種專業化的分工，對檔案管理員進一步的掌握專業知識非常有利，從而使檔案資料的組卷更加合理；還可以實行“雙保險”，即保存紙質檔案資料，也保存數字檔案資料。第六，保證重點檔案的數字化工作，醫院可能由于剛開始致力于檔案管理數字化的工作中，檔案全面的數字化管理不能在短時間內實現，所以可以先保證重點檔案的數字化工作。要保證重點，突出特色，所以我們要對那些使用的頻率比較高、重要的檔案進行完整且優先的數字化管理，尤其是那些對企業長遠發展有著重要指導意義和作用的檔案，更要特別關注它的數字化的方式，來進一步提高這些檔案的利用率。
檔案管理工作對于社會和人們來講都是非常重要的，人們生活中的某些信息都能夠進入檔案管理工作的范圍，如果檔案管理工作做的好，能夠給人們的生活帶來很大的便利，檔案管理數字化是一種社會發展的必然趨勢，能夠使檔案管理的工作更加便捷，檔案管理工作人員也應該全面投入到檔案管理的創新和改革中來，檔案管理數字化水平也是衡量檔案管理工作重要性的標志，計算機網絡數字化成為檔案管理工作的重中之重。
參 考 文 獻
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10-25
第5篇：檔案的數字化管理范文
一、照片數字化管理的必要性
高校檔案部門經過多年的發展和努力，已經積累了大量反映學校歷史發展與變遷、具有收藏和保管價值的照片檔案。作為一種記錄歷史的載體形式，它，生動、詳實、形象地記錄了學校的發展歷程。隨著時間的推移，這些照片檔案的重要性和保存價值也日益凸顯出來。而目前高校在照片檔案的保管與檢索利用等方面存在著許多不足之處，影響了照片檔案的質量，限制了價值的充分發揮。
1、傳統照片檔案難于保管。照片檔案主要包括以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的傳統意義上的照片和以電子數字形式存儲在磁性介質上的數字照片。由于傳統光學照片是由感光材料制成，不管是彩色照片還是黑白照片，耐久性差，受外界影響較大。無論你如何注意保護，都會隨著時間的推移，出現影像褪色、滲化、失真甚至消失等現象；在環境因素的影響下還會出現腐蝕和霉變，影響照片檔案的原價值和有效利用。同時，照片檔案對保管條件的要求非常嚴格，既要防潮、防濕；又要防蟲、防光；還要防干、防灰塵。否則，就會成為一堆垃圾。只有對照片檔案進行數字化管理，才能夠有效防止上述情況的發生，達到永久保存的目的。
2、傳統照片檔案占用空間大、管理混亂、檢索利用不便。首先，由于照片檔案大都是用相冊或卷筒紙來進行手工操作，這樣就占用了檔案庫房的很大空間，而且存放位不同，有的照片盡管內容彼此密切相關但由于規格的差異而必須分開存放，失去了敘事的連貫性，保管和查找起來也很不方便。第三，照片檔案缺乏統一的行之有效的分類標準，導致各行其是，各定規章，使得照片檔案的管理非常混亂，給檢索利用帶來很多不便。此外，已存檔的照片借出使用后一旦收不回來就無法彌補。
二、照片檔案數字化管理的可行性
檔案數字化是隨著計算機技術、網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術在檔案管理中的應用而出現的一種新事物。利用信息技術對信息資源進行收集、整理、開發、利用是數字化的主要內容，照片檔案數字化管理正是順應了時展的要求。
1、先進的現代化設施為照片檔案的數字化管理提供了物質基礎。隨著計算機在高校檔案工作中的廣泛應用，掃描儀、彩色打印機、數碼照相機、光盤刻錄機等先進輸入輸出設備的出現，大容量的數字化存儲設備加光盤、硬盤庫的推出，為照片檔案的數字化管理奠定了物質基礎。高校檔案工作將以管理紙質檔案為主擴大到管理光盤、硬盤為載體的機讀檔案，將從實體檔案管理轉變為檔案信息管理。
2、新影像技術的發展是照片檔案數字化管理的關鍵。由于新的影像技術的發展，特別是數字技術的發展，使得照片的產生方式發生了重大變化，如數碼相機、數碼攝相機在信息形式存儲在磁性介質上的數字照片檔案。這部分檔案產生時就是以數字形式進行存儲的，它沒有傳統照片檔案的底片，也不能以傳統照片檔案的管理方式進行管理。計算機技術與聲像技術的發展為照片檔案的數字化管理提供了強大的技術支持。
3、網絡技術的應用與普及是照片檔案數字化管理的保障。隨著寬帶技術的迅速發展，各高校都普遍建立了局域網，實現了校園的網絡化管理。信息的存儲、傳輸、檢索和利用也越來越多地依賴計算機和網絡技術，從而大大加速了信息開展利用的步伐。這就給高校照片檔案向數字化、網絡化方向發展提供了契機，運用現代掃描、刻錄技術把照片檔案制成光盤或存儲在電腦硬盤中，然后登錄上網，實現照片檔案資源的網上共享。計算機和網絡技術的發展為照片檔案的數字化管理開辟了前所未有的發展空間。
三、照片檔案的數字化存儲
照片檔案的數字化主要通過以下兩種途徑實現：第一種是對傳統照片(或底片)利用掃描儀或數碼相機等設備進行數字化轉換，取得數字化圖像并輸入電腦中。這種方法，根據掃描儀檔次的高低，能得到不同精度的數字化圖像。這是對歷史照片最有效的保護方法之一。第二種就是利用數碼相機拍攝各項活動，直接形成數碼照片(數字化圖像)，并通過接口電纜傳送到電腦進行保存。用這種方法得到的照片沒有底片。對傳統照片進行掃描是實現照片檔案數字化的重要途徑，本文主要側重這一問題進行闡述。
1、確定照片檔案數字化的有關規定
(1)圖像色彩模式的選擇。數字圖像的色彩模式有RGB、CMYK、LAB等。選擇圖像的色彩模式時應遵循保真度高與通用的原則。一般掃描儀和數碼相機記錄的是RGB模式的圖像信息。RGB模式是掃描工作中最常用的模式。建議在掃描照片時，無論是黑白照片還是彩色照片都應選擇36位RGB模式彩色作為數字圖像模式。這種模式不僅通用性與保真性能好，而且能使圖像色調與層次更加細膩豐富，最大程度地還原照片檔案的原始信息。
(2)掃描分辯率的確定。掃描分辯率決定了圖像的清晰度和圖像文件的大小。在二者之間成正比例關系(即：要提高圖像的清晰度，就會增大圖像文件；要減小圖像文件，就會降低圖像的清晰度。)增加分辯率會使文件大小成幾何級數增長。分辯率的大小比較難以把握，但通常情況下一般是由照片檔案的最終用途來確實。如果照片使用時不需要放大，直接打印輸出或出版成冊，分辯率設為300DPI就足夠了。如果照片在最后使用時需要放大，分辯率就要相應地增加。(3)照片檔案的存儲格式中IIFF和JPEG是采用最廣的兩種格式。
“FIFF”格式的圖是無損失壓縮圖像，在存儲時雖然占據空間較大，但圖像清晰，打印效果好，適合舉辦展覽或出版畫冊；同時，又可以在各種操作平臺和圖像處理的軟件中通用并轉換成其它格式。JPEG格式的圖像是有損失壓縮圖像，存儲時圖像信息會損失一些，不適合打印；但是占據空間小，便于傳輸文件和網頁圖像使用，在顯示器上瀏覽，不影響視覺效果。在照片檔案的數字化存儲過程中可根據具體需要采用不同格式。
(4) 色彩位數和灰度級。色彩位數也稱色深，是反映掃描圖像色彩與實物接近程度的性能指標。灰度級是表示灰度圖像高度層次范圍的指標，表明由暗到亮的掃描范圍大小，即掃描儀從純黑到純白之間平滑過度的能力。色深和灰度級的數值大小與掃描質量成正比，即色彩位數越深，灰度級越大，所能表達的色彩和層次就越豐富，掃描效果也就越好。值得注意的是，雖然色彩位數和灰度級數值大小與掃描質量成正比，但沒有必要盲目追求大數量級的色彩位數和灰度級，因為它需要有較大空間和較長時間以及較高成本的掃描儀。一般黑白照片采用256級灰度圖像方式掃描，彩色照片適合用24位真彩方式掃描。
照片檔案由于年代久遠，不可避免地存在這樣那樣的缺陷，如出現掉角、染上污漬、折痕等；有的照片在拍照過程中還會出現紅眼、曝光不足、顏色嚴重偏差等問題。這些不完美的照片檔案通過掃描輸入到電腦后，還必須借助Photoshop等圖像處理技術來進行編輯處理。在不破壞真實性的前提下利用Photoshop軟件對照片檔案進行必要的處理，如校色、銳化(增加清晰度)、修飾去除因照片檔案的本來面貌，真實地再現當時的歷史場景和人物的音容笑貌，而且為照片檔案的再利用、最大限度地發揮照片檔案的價值提供了更好的條件。
3、數字化照片檔案的信息管理
照片檔案通過圖像掃描技術換成數字文件后，如果不對這些數字化的信息資源及時進行結構化的組織，而是隨意地存儲在計算機的硬盤罩，那么采集到的數字化檔案信息就像一盤散沙，雜亂無章，沒有頭緒。為此，必須建立照片檔案數據庫，將數字化的檔案信息有序存入數據庫房。以便于信息的管理、傳輸和開發利用。數據庫的建立是照片檔案數字化管理的關鍵。
數字化照片檔案的信息管理主要體現在：(1)照片檔案數字化過程中描述信息的著錄。如卷宗名稱、檔號、底片號、類別、照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者、照片來源等詳細要素。著錄項目、內容、格式等要遵循一定的標準和規范，嚴把質量關，這對檔案自動檢索系統和檔案信息網絡化起著決定作用。(2)構建照片檔案數據庫和目錄數據庫。照片檔案數據庫一般按照類別管理較為科學，以湖南藝術職業學院為例，照片檔案數據庫包括：年度圖片庫、各類演出劇照、各大小活動圖片、歷史資料圖片、知名校友圖片、職工圖片、校園建設風景圖片、學生活動圖片、教學情況圖片等九個圖片數據庫。目錄數據庫(也就是對每張照片檔案進行的信息錄入)，既要符合國家標準，又要便于實際操作。
(3)提供照片檔案的查詢，設立內容關鍵詞、時間、檔號、類別、照片來源等多種查詢途徑，使用戶快速、準確、便捷地查找所需的照片檔案。
4、制作光盤
第6篇：檔案的數字化管理范文
【關鍵詞】醫療保險 檔案管理 數字化 思考
隨著電子技術的飛速發展和計算機網絡的普遍應用，數字化為人民群眾帶來的便捷與日俱增，就連枯燥的檔案管理也在逐步向著數字化的方向挺進。醫療保險檔案管理作為比較特殊的安安管理業務，實現數字化管理師大勢所趨，建立醫療保險檔案從收集、整理、立卷、保管、利用、移交等各環節全文圖像數字檔案管理系統乃勢在必行之路。實現醫療保險檔案對參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的目標是醫療保險制度改革的必然方向。醫療保險檔案管理按照規范化、制度化、信息化要求，建立醫療保險業務檔案數字化管理系統，將醫療保險業務經辦信息管理系統形成的檔案資料進行數字化檔案管理，將檔案要件通過電子掃描技術將紙質檔案資料數字影像化永久保存，并集中在數據庫統一管理，從而實現了從傳統的紙質載體業務檔案管理模式向信息化業務檔案管理模式的轉變。真正地做到了“誰經辦、誰收集、誰整理”。從而醫療保險業務檔案的查閱、瀏覽都可以在局域網上完成，減少了不必要的事務工作，提高醫療保險經辦工作效率，完善了醫療保險業務經辦流程。
醫療保險檔案管理數字化管理的核心問題是確保系統安全。如何確保數據安全值得思考，值得研究，值得醫療保險檔案管理人員去努力工作。內外網物理隔離技術、異地容災備份技術、云備份技術、防火墻技術、殺毒軟件問題，這里面既有硬件技術也有軟件技術。在日常情況下，異地備份要求兩地數據保持實時同步；災難發生時，通過主機、網絡、數據庫和應用的實時切換，保證業務的不間斷運行。目前醫療保險經辦過程中與業務操作和管理信息化所不相適應的問題是各類社會保險的相關紙質資料（例如病歷檔案、報銷單據、征收單據、轉移單據等）由醫療保險經辦機構保存在各自的檔案室中；這些檔案資料需要不斷實時更新。在辦理醫療保險有關手續中需要對有關資料進行調閱、傳遞、更新，在這個過程中采用傳統的檔案管理模式，帶來了有關資料調閱速度慢、無法及時歸還，原件可能被遺失或損害等問題，同時也使得資料管理工作日益繁重。現行的社會保險資料保管、使用方式已不能滿足業務部門的管理、服務要求，因此提出社保險資料檔案數字化處理要求。
1 數字化是提高醫療保險管理效率的有效途徑
數字化建設的根本目的是提高醫療保險管理工作的效率和維護醫療保險基金的健康安全運行，保障廣大參保人的根本利益，是社會保障體系建設的重心，也是省政府為民辦十件實事的重要內容之一。結合醫療保險數字化建設與應用的實踐，以醫療保險運行報表為指南，回顧了我省醫療保險工作取得的成績和存在的問題，分析了數字化建設在提高醫療保險人群覆蓋率、加強醫療質量管理、促進醫療質量提高等方面均發揮著極其重要的作用。全面推進和提高我省醫療保險管理工作，保障醫療保險基金的健康安全運行，必須具備四個基本條件。一是完善的基礎設施及技術支撐環境；二是從事醫療保險管理工作的高素質隊伍；三是良好的醫療保險制度環境；四是科學有效的管理。
2 醫療保險檔案管理數字化與醫療服務的關系
門（急）診人次、門診大病（慢特病）人次、住院人次住院率等有關數據為了解參保人群的整體健康狀況，調整醫療費用報銷范圍和比例有著一定的指導意義。科學合理地使用醫保基金保障參保人的健康是醫療保險制度的根本目的。健康與醫療服務統計指標，可以通過數字客觀地描述和反映一定時間內，地區人口的健康狀況及其動態變化、發展趨勢，以及醫療服務水平和醫療保險制度對人口健康的影響。
3 醫療保險檔案管理數字化管理與基金運行的關系
醫保基金的運行情況不僅是政府關心的問題，更是老百姓熱切關心的焦點問題。要保障醫保基金的健康、安全、高效運行就必須及時的了解醫保基金的收支余情況，保證其“總量控制、略有結余”。我們應充分發掘醫療保險數字化管理的技術優勢，進一步提高效率，降低運作成本，創造性地發展具有中國特色的醫療保險基金運行模式和保證基金運行的數字安全，同時也要保證其制度上的安全。各地醫保經辦機構都要根據省有關規定，建立比較完善的內部管理制度，對醫療保險基金的籌集、支付、使用和管理做出具體規定，從制度上保證社保基金的安全。其次，我想談談醫療保險數字化平臺與醫療質量管理之間的關系。醫療保險制度的建立和完善歸根到底是形成良好醫療費用共濟和醫療管理監督機制，使醫療機構為參保人創造健康價值。握參保人的基本情況和醫療保險基金的運行情況，能為政府出臺社會保障政策提供強有力的依據。數據共享和表達標準化。推行醫療保險基金運行情況上報制度，強調各類數據采集的真實性和及時性，并根據各地實際情況，對部分指標進行了增刪，建立數據共享平臺，使政府有關部門及時了解醫療保險運行動態，為進一步制定醫療政策提供了科學的依據，同時也為各地市州相互交流學習管理經驗提供了平臺和參照。
4 利用醫療保險數字化平臺加強醫療質量的管理
醫療保險管理的數字化要求醫保定點機構也實行數字化管理，醫療機構為了獲得更多的醫療保險賠付就必須對參保人就醫進行數字化管理和加強醫療服務的質量管理。這樣就更加有利于參保人的醫療費用的控制和醫療服務質量的提高。特別是出臺了基本藥物目錄以后，醫保定點機構加強了藥品使用管理，如抗生素分三級管理和使用、品管理等效果明顯。
5 醫療保險數字化管理的意義
醫療保險檔案數字化管理在管理方式上的變革一是必然促使干部隊伍知識化。數字化的管理模式的運用，必將使醫療保險的業務動作、管理活動越來越依賴于信息系統。反之，信息系統的成功運行又將更多信息應用的工作提升到醫保經辦機構領導工作顯要位置。醫保數據庫的提取和分析把過去的按照感覺進行粗放式管理方式變為用長期積累的大量數據說話，按統計結果決策的管理方式。二是控制醫療費用的增長、提高基金運行效率。醫療費用一直持續高速增長對醫保基金的穩定運行造成很大壓力，直接影響基金的穩定運行。如何合理控制醫療費用的增長，提高有限的醫療保險基金的使用效率，是當前迫切需要探索和解決的問題。醫保經辦機構要著力制定數據交換標準，規范上報表格的內容和格式，推行醫保的數字化管理，這樣也就有利于數據采集的真實性和及時性，通過設定醫保基金預警值，及時向醫療經辦機構提供基金運行現狀，防止基金“穿底“，從而保證其健康、安全、持續的運行，平穩度過“危險期”。
作者簡介
劉旻（1970-），男，吉林省經濟管理干部學院本科畢業。現供職于吉林省四平市醫療保險管理局。
第7篇：檔案的數字化管理范文
【關鍵詞】歷史背景 檔案信息化 總體目標 主要任務
隨著科學技術的發展和信息時代的到來，計算機和人們的生活形成了越來越緊密的聯系，各類應用軟件層出不窮，例如，以前的工程圖紙只能手繪，而如今越來越多的工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中。檔案數字化，是城建檔案管理邁向信息化時代的必由之路。它首先可以解決存儲檔案日益空間匱乏的問題。通過對數字內容的管理，利用采集的新的管理模式，對每一個工作環節的檔案信息進行優化整合以及做到更加的規范化與標準化，這樣一來不但是可以使城建檔案資源實現最大化利用，更能夠實現對珍貴的檔案信息長期永久保存，在使用的過程之中也更加的方便，減少了一些不必要的環節從而提供了一種快捷有效的新的通信方法。我們要善于運用現代化信息技術來提高城建檔案的信息服務功能，使城建檔案在城市建設中發揮其應有的重要作用。
一、信息管理是城市建設檔案工作發展的必然要求
城建檔案信息產業化的發展趨勢，決定了城建檔案工作必須步入數字時代。在我們建設領域時，產生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應用；如何保證，在信息時代城建活動中的真實歷史，作為記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。這種需求、這種信息產業化的發展趨勢必然使得城建檔案工作走進科技時代與數字化時代。
二、對城建檔案信息化工作的指導思想
我國建設部城建檔案工作辦公室，根據國家城建檔案發展的需求，組織有關專家，在總結，近年來我們國家電子文件和電子檔案管理的實踐經驗上，借鑒國際上先進的科研成果、標準規范的基礎上，制定了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》〔建辦檔（2004）39號〕、《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2001）、《城市建設檔案著錄規范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又頒發了關于標準《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117―2007）等等。這些標準的頒布和實施對全國城建檔案信息化建設起了積極的促進作用。這些《規范》和《標準》是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件和加強電子檔案管理的依據。
三、城建檔案信息化建設的總體目標
《全國城鄉建設檔案事業“十一五”規劃》提出要構筑“三網”城建檔案內部局域網、城建檔案信息上因特網、參與當地政務網建設和“一庫”城建檔案建設信息庫的基本框架。總體目標就是為社會、經濟、城市建設的發展提供城市建設檔案數字資源信息，以滿足政府、公眾對城市建設檔案資源的需求與利用。
（一）利用現代信息化管理手段，以當前建設工程項目為首，以建設工程報建開始，從而收集各個部門在工程建設過程當中的相關方面信息（主要有報建信息、工程驗收備案情況、房地產預售狀況等信息），實現對建設工程的動態可視管理。
（二）通過城市地下綜合管線動態管理系統的建立，從而為我們保持地下管線信息管理系統以及建立動態地下管線數據庫的更新和管理工作做好鋪墊。
（三）建立城建檔案空間型數據庫，建立城建實物檔案的信息管理和城市空間信息管理結合為一體，為了全面實現城建檔案的集成化，可視化管理提供廣闊的發展空間。
（四）通過數字化建設，用于實現城市建設信息的遠程數字服務與利用，現在我們可以使用網絡，直接登錄城市建設信息服務，網站進行相關信息的調查，為社會公眾暢通的檔案利用渠道提供了有效的方法，與此同時各級領導以及相關部門能夠更為直接的了解城市建設的相關信息，并且，對此進行有關調查與決策，這樣就可以避免重復以及鋪張浪費的投資與建設。
（五）對城建檔案工作的內在價值發展進行開發利用，為城市的規劃，建設與管理提供具體、準確以及全方位的保障，使城建檔案館真正成為城市規劃以及建設的信息中心。
四、城建檔案信息化建設的近期主要任務
對當前高速發展的城市來講，數字城建檔案館的建設是一項極具有戰略意義的工程，它不單單是城市的基礎平臺建設工程，同時它也是城市信息化水平的提升工程，數字城建檔案館必將成為檔案館的發展的方向，建設好這樣一個工程對我們的意義重大，對社會的影響對人們將來的的生活都起到一定的作用。
（一）從城建檔案工作實際出發，充分發揮建筑規劃機構職能
城建規劃機構需對土地、勞動力、資金等資源根據城市發展需求進行規劃補給的綜合管理機構，建筑規劃機構需根據不斷發展進步社會獲取豐富、全面、準確信息作為建筑規劃基礎，而建立完善的建筑規劃信息網絡系統，可以提高對收集資料和數據整理和歸納效率，更好對相關數據進行科學處理；筑規劃信息網絡系統建立，可充分提升建筑規劃機構職能發揮。
（二）加速數字化進程
建立積極開展和探索電子檔案接收與管理，讓建筑規劃設計者能夠知曉公眾實際喜好和需要，讓我們加強對電子文件的形成和收集還有積累等鑒定、歸檔的監督與指導，以及電子文件的歸檔管理，加大對城建電子檔案的接收力度。
（三）整合資源，優化服務
創建城建檔案特色數據庫，建立基礎的地理信息數據庫和地下綜合管線數據庫以及規劃審批成果數據庫，同時建立最重要的竣工項目數據庫和城市規劃方案數據庫，聲像資料數據庫等等多種。
數字時代，知識經濟呼喚數字化檔案館早日成為現實，建設數字化檔案館是檔案信息化發展到一定程度必然進入的軌道，也是城建檔案館發展的方向。除具有傳統的檔案及其相關的管理知識外，還要掌握新技術尤其是現代信息技術和網絡技術，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展走向正軌，為現代化城市建設的需要，以及構建和諧社會的需要，做出貢獻。
參考文獻：
[1]《山東省檔案條例》 2004年4月2日
[2]《城市建設檔案管理暫行規定》 1987年 11月 8 日
[3]《日照市城市建設檔案管理辦法》 2008年2月3日
第8篇：檔案的數字化管理范文
關鍵詞：數字化；井史資料；檔案管理；檔案利用；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01
引言
檔案是一種潛在的生產力，它既是昨天的遺產，也是今天的財富，隨著社會的發展和進步，我們在工作中對數字化檔案利用的重要性越來越突出。單井檔案作為我廠檔案管理工作中的一個重要組成部分，在石油開采中其數字化建設的開發和利用就顯得尤為重要。
一、單井檔案管理的主要內容
我廠自投入開發建設，歷經近40年開采，是油田成立最早的采油廠。目前單井檔案1857卷，總計大約有15萬張，其中大部分是0號圖以上的大幅圖紙，圖紙最長可達15米。隨著老油井的長期開采和新油井的不斷勘探開發，老井的單井資料數量逐年增加，對于新井需要建立新的單井檔案。這些單井資料是在開采過程中形成的，具有一定保存價值和潛在生產力的原始數據，以往單井檔案的歸檔、保管、利用均以手工為主，檢索方式也只是在單機版中油V2.5檔案系統中檢索條目，影響了單井檔案的應用效率及價值發揮。開發完成了單井檔案數字化及數據庫項目，為地質技術人員大量資料的查閱及應用提供了非常便利的條件，地質技術人員可根據需要在極短的時間內獲取想查閱的單井歷史資料，大大提高了地質技術及管理人員的工作效率。
二、單井數字化檔案的管理和利用
（一）單井檔案數字化的必要性。單井資料在綜合檔案的信息資源中占據著不可或缺的重要地位，在石油企業的發展中也具有非常重要的作用，但是由于各種各樣因素的限制，在其開發利用和管理工作中都存在著很多問題，這極大的限制了地質檔案價值的充分發揮。地質的技術人員，承擔著全廠地質參謀，負責提供油水井措施方案，而每一份地質方案的編制需要分析研究大量單井資料。單井檔案是在鉆井，錄井，測井，壓裂等工作時所產生的第一手寶貴資料，伴隨著油田勘探開發和生產的全過程，對指導油田進一步的勘探開發以及油水井的分析起到了重要作用，是與生產、技術分析有關的最重要的基礎資料之一。地質研究人員使用大量的測井資料開展地層對比、措施選井；使用鉆井、測試資料分析數據；使用分析化驗報告、測試資料開展油水井分析，很多時間消耗在資料的借閱、查找、歸還中。單井檔案的使用率較高，且長期使用，頻繁使用，多人借閱一份檔案，一人同時借閱多份檔案這種情況經常存在。同一時間段、同一資料只能由一人借閱，并且，在借閱的過程中，容易造成檔案的損壞和丟失。特別是，保存時間較長的許多紙質檔案目前已經發黃變脆。由于大幅圖紙需折疊保存，折疊處容易破損，變色，模糊不清。而單井檔案數字化，既可以長期易于保存，又可以解決多人同時借閱、紙質資料易磨損、丟失后無法補救等問題。
（二）單井數字化檔案管理的特點。1、將生成檔號的紙質單井資料進行掃描，生成TIFF格式圖像文件，然后將TIFF格式圖像文件轉換成PDF格式文件。文件名與中油檔案系統生成的檔號一致。為了在瀏覽器上快速打開PDF格式文件，其大小一般不超過10M，但清晰度必須與TIFF格式文件相同。A3以下的紙質文件使用高速掃描儀進行掃描，A2以上的紙質文件使用寬幅掃描儀進行掃描。掃描分辨率黑白≥300dpi，彩色≥400dpi。為保證電子化圖紙的真實性，我們的圖紙全部采用彩色掃描。圖紙包括：測井圖、固井圖、完井圖、錄井圖、成果圖、油水界面圖等。2、單井檔案數字化完成后，引入地質勘探全文檢索數據庫系統，數據庫采用非結構化數據庫技術。這種非結構化數據庫能夠對結構化數據、半結構化數據和非結構化數據進行存儲、管理、檢索，可以處理多種格式（例如：Word、TXT、PDF、PPT、Excel、JPG、TIFF等格式）的電子文件，包括多媒體、視頻、音頻等文件的存儲及播放。地質數據庫采用將電子文件，包括大幅圖紙掃描形成的電子文件，全部存在數據庫中的方式，不外掛，使數據庫與數據庫管理系統軟件相互分離，彼此獨立。這種非結構化數據庫技術能夠在同一臺服務器上建立多個數據庫。這些數據庫相互獨立，其結構可以相同，也可以不同。單井檔案按照區塊建立數據庫。
（三）單井數字化檔案的利用效果。1、由于掃描文件能夠真實反映紙質檔案的基本情況，掃描后的電子文件具有相當高的可信度，數據庫系統相當穩定，且操作方便，因此，數據庫的建立和升級，日常維護以及數據掃描、錄入僅需一名技術人員。2、應用地質數據庫，技術人員在辦公室可以隨時快捷地查閱所需資料，快速全面的掌握單井資料，避免了以往辦公室資料堆積成山、歸還時不能一次還清的情況；避免了大家同時使用同一項資料時的等待，開會匯報時只需帶上電腦就可以通過網絡檢索和調閱所需的單井資料，避免了大量的資料往外攜帶情況；避免了大家在借閱使用過程中，造成資料的損壞和丟失的情況。3、在單井檔案利用中，如文31斷塊南部的一口油井，生產層位沙三段，2002年1月投產，已處于高含水階段，含水91.2%。針對此井現狀，為充分發揮油井生產潛力，利用綜合測井曲線及鄰井生產情況等資料綜合分析后，對該井作業完畢開井，日產油達15.3t，取得了顯著的增產效果。
三、單井數字化檔案目前需要改進的方向
目前我們單井檔案實行的“雙軌制”管理模式：
（一）收集整理單井資料在中油檔案管理系統（E6）錄入條目生成檔號。
（二）按照檔號完成單井檔案數字化，按照區塊建立地質數據庫，采用非結構化數據庫技術將掃描的電子文件全部存儲在數據庫中，保證了數據的完整性。
（三）建議：在檔案安全保管許可的范圍內，這兩個軟件如果能夠掛接在一起，單井數字化檔案就實現了統一管理、統一利用。
第9篇：檔案的數字化管理范文
關鍵詞：大數據時代 實物聲像檔案 數字化管理
檔案主要是針對相關部門生產經營活動的一種歷史記錄，是具有保存價值的文檔資料，可以對部門發展的真實情況進行反映，是內部管理的重要組成部分。在當前大數據時代，傳統的檔案管理模式暴露出許多問題，需要及時引入現代信息技術，實現實物與聲像檔案的數字化管理，提升檔案的管理水平。
一、大數據背景下的檔案管理特點
（一）大數據時代的特點
大數據也稱巨量數據，指數據量極其巨大，無法通過現有的主流數據處理軟件，在合理的時間內進行采集、管理、處理的資訊。大數據是繼移動計算、物聯網、云計算等信息技術之后的又一個新興事物，是在信息技術快速發展的基礎上產生和發展起來的。當數據容量在10TB-1PB之間時，就可以稱之為“大數據”。大數據的特點，一是信息容量龐大，能夠達到1ZP（約為1.0×1012GB）的數量級，與傳統1TB（約為1.0×103GB）的數量級相比要遠遠超出；二是處理效率極高，信息流能夠進行實時計算存儲，依托于網絡可以實現高速傳輸；三是信息結構多樣，除傳統的文本信息，還包括了音頻、視頻、圖像等多樣化的內容，在為人們提供更加高效的數據服務的同時，也在一定程度上增大了信息處理的難度。
（二）數字化檔案管理的應運而生
大數據時代，在信息化技術飛速發展的影響下，檔案信息逐漸向著數字化的方向發展，數字化檔案管理也因此得以產生。與傳統檔案管理相比，數字化檔案管理是一種在高速寬帶網絡上運行的、可以實現跨數據庫檢索的、具有含量數字化信息資源的庫群，能夠針對具有保存價值的文本、圖片、影像等多媒體信息進行收集，通過數字化加工存儲，形成相應的檔案文獻。數字化檔案管理系統的本質，可以看作是對數字信息進行存儲的數據庫，可以利用數字技術進行信息資源的組織管理和存儲，用戶能夠通過連接網絡的終端設備，隨時隨地獲取信息服務。伴隨著計算機技術、互聯網技術以及數據庫技術等的飛速發展，信息存儲方式也在不斷變革，相比較傳統的紙質載體和膠片載體，在存儲同等數量信息的前提下，電子存儲設備的價格更加低廉，而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有著更好的優勢，也因此推動了數字化檔案管理的發展。對于企業及相關部門而言，在實物、聲像檔案中實現數字化管理，應該算是企業檔案管理發展的一種必然趨勢。
二、傳統實物、聲像檔案管理存在的問題
實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映相關單位和部門職能活動以及歷史事件的，具有保存價值的物品，其具有檔案本身所具備的原始性、直觀性以及確定性的特征，包括各類證書、獎杯、錦旗、名人字畫、牌匾等；聲像檔案則是以感光材料或者磁性材料為載體，通過聲音、圖像的方式對各種活動進記錄，形成的具有保存價值的歷史記錄，包括照片、磁帶、錄像帶等。實物檔案和聲像檔案都是全宗檔案的重要組成部分。在傳統的實物、聲像檔案管理中，大數據時代的影響使得檔案數量持續增長，而由于檔案載體的多樣性，在管理中存在著一些問題。
（一）工作環節重復
在實物和聲像檔案管理中，由于載體眾多，為了方便管理需要首先進行分類，針對不同的檔案載體采取不同的管理方式。在這種情況下，不僅工作量巨大，而且存在著大量的重復勞動，對于人力資源的需求巨大，而且不同載體在材質上的差異性對于管理工作提出了更高的要求，加大了對復合型人才的需求。
（二）資金投入巨大
與常規的文書檔案不同，實物檔案和聲像檔案的載體更加特殊，對于存儲環境有著更加嚴格的要求。為了提高管理效率，對檔案進行保護，需要購買專門的存儲設備，尤其是對于一些媒體部門，其對于聲像檔案管理工作要求極其嚴苛，存儲設備的專業性也更強。在這種情況下，購買存儲設備會導致成本的增加，給企業的生產經營造成一定的負面影響。
（三）影響體系構建
對于企業而言，構建完善的檔案管理體系，是提高檔案管理效率的關鍵所在。而對于實物、聲像檔案而言，管理體系的構建需要能夠同時滿足檔案的收集、鑒別、整理、存儲、轉遞以及查閱等多方面的業務需求，集合相應的模塊化設計以及網絡技術，才能夠實現高效快捷的數字化檔案管理。如果依然沿用傳統的檔案管理模式，很難形成滿足上述需求的系統化模式，可能導致歸檔不完整、管理混亂等問題，進而影響檔案管理的優秀性。
（四）檔案保護措施不夠
許多單位在實物和聲像檔案入庫后，沒有采取相應的保護措施，一方面加大了檔案檢索的難度；另一方面部分存儲時間較長的檔案可能會出現損壞和報廢的情況，導致檔案資料的丟失。
三、大數據時代實物、聲像檔案數字化管理策略
以數字化技術實現對于實物、聲像檔案的管理，可以將證書、獎章、照片、視頻等進行相應的數字化處理，經轉錄和編碼后，存儲在計算機平臺中，利用專業的管理軟件，可以大大提高檔案檢索的效率，同時具有更高的存儲價值。具體來講，在大數據時代背景下，實物、聲像檔案的數字化管理應該從以下幾個方面著手：
（一）數字化采集
數字化采集主要是利用專業的數字化設備，將實物、聲像檔案轉化為數字化信息，實現相應的檔案采集。例如，針對照片、證書等檔案，可以利用掃描儀等設備，將收集到的資料掃描到計算機系統中，同時對其進行編碼和保存，實現檔案的數字化管理。對于數碼膠片等聲像檔案，可以依托于互聯網技術，實現數據資料的網上采集，然后對采集到的所有信息進行分類歸檔。與傳統數據采集方式相比，數字化采集可以進一步提高資源的利用價值，同時采集到的信息便于進行管理和保存，即使數據損壞或者丟失，只需要再次采集即可，不會對原來的實物、聲像檔案載體造成影響。
（二）數字化處理
數字化處理必須依照相同的標準，確保處理后的數據信息格式統一，方便進行歸檔和管理。同時，為了保證良好的檔案檢索效率，確保用戶能夠以最快的速度、最短的時間獲得自身需要的目標資源，就必須針對采集到的檔案信息進行統一編碼。例如，在對視頻光碟類型的聲像檔案進行管理時，必須關注錄制的鏡頭和場景，將視頻中涉及的制片、編導、演員等資料進行相應的編目。應該認識到，檔案管理的主要目的，并非是對各類文獻資料等的保存，而是為了方便使用，因此必須做好編目工作。由于實物、聲像檔案本身的特點，編目工作量巨大而且工序比較繁瑣，需要耗費大量的時間，必須依照統一的標準，強化檔案管理人員的責任意識和質量意識，保證較高的編目水平，為用戶提供更加完善的服務。
（三）數據庫建設
資源的高度共享是大數據時代檔案管理的顯著特征。為了提高服務質量，在實物、聲像檔案的數字化管理中，應該構建完善的在線數據庫，做好檔案的整理和分類。以聲像檔案為例，結合其特點，可以分為圖片、音頻和視頻三種不同的類型，通過合理分類，可以提高管理與檢索的效率。同時，檔案分析人員應該結合本單位的特點來完成數據庫的建設。例如，在企業檔案管理中，結合企業經營管理的實際需求，可以利用檢索查詢方式將在線數據庫分為專題專項信息數據庫、時間信息數據庫、項目工程建設信息數據庫，而為了進一步提升數據庫的使用價值，在對在線數據庫進行建設時，必須結合實際情況，采取針對性的措施，嚴格依照相應的檔案管理標準，確保資源的有效共享。另外，考慮到實物、聲像檔案的特殊性，即使轉化為數字化檔案，仍然需要占據大量的存儲空間，需要不斷進行系統升級。對此，可以構建在線檔案，減少對存儲空間的占用。具體來講，可以將磁盤數據分為近線數據流磁帶庫和離線數據流磁帶庫，結合數據庫的利用率進行分別存儲，從而提高系統存儲空間的利用率。實踐證明，這種方式不存在安全風險，而且具有非常顯著的效果，是當前技術條件下數字化檔案管理的一種有效手段，值得進行推廣。
四、結束語
總而言之，信息化技術的發展和普及，帶動了大數據時代的到來，對于檔案管理工作也產生了巨大的沖擊。在這樣的背景下，傳統實物、聲像檔案管理模式暴露出許多的問題，影響了檔案管理水平的提高。檔案管理人員應該及時更新觀念，利用信息化技術，實現實物、聲像檔案的數字化管理，確保檔案管理的效果，為人們提供更好的服務。
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