檔案管理方法精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理方法主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：檔案管理方法范文
關鍵詞：人事檔案管理；方法；問題與對策
隨著社會的發展，企業以及事業等單位為了自身更好的發展，從而在市場占據有利的位置，對于人力資源的開發越來越全面，也因此，對于人事檔案管理方法的研究也越來越深刻，但是不可否認的是，目前，人事檔案管理方法仍然存在很多的問題，這不僅導致企業以及事業單位無法根據實際情況進行人員的調配，影響自身的發展，也會導致整個社會的人力資源開發不合理的情況發生，但是人事檔案管理在社會發展中有著不可取代的位置，因此，必須采取一定的措施解決人事檔案管理中所出現的問題。
1人事檔案管理方法的現狀
1.1認知意識不足雖然人事檔案管理工作的重要性逐漸被整個社會所認可，但是由于人事檔案的概念進入我國的時間較短，使得絕大多數的人員對人事檔案管理工作認知不全，就會嚴重影響了單位的人員調度，而人事檔案管理的認知不足最主要是由于人事檔案管理工作屬于服務型工作，而服務性工作使得檔案管理人員無法認識到自己工作的重要性，從而使得人事檔案管理工作流于表面，進而在阻礙人事檔案管理工作開展的同時，也影響了人事檔案管理工作的發展。1.2管理制度不健全由于人事檔案管理人員對于自己工作的認知不全，重視度不夠，就會嚴重影響工作態度，從而衍生管理制度不健全的情況發生，進一步的影響人事檔案管理工作的開展并限制了人事檔案工作的發展前景。換句話說，人事檔案管理制度的不健全就會使得整體人事檔案管理無序，混亂，嚴重影響人力資源的進一步的開發，也會使得人事檔案管理工作的安全性極大的降低，從而導致人事部內的人事檔案嚴重流失，這在一定程度上侵犯了個人的隱私。1.3管理人員專業素質較低正是由于人事檔案管理工作屬于服務性工作，這才使得工作人員的工作激情下降的同時，也會使得管理人員的素質逐漸降低，對自己的工作不重視，極易出現偷奸耍滑的情況，進而影響工作的進度以及人力資源工作的開發；再加上由于人事檔案管理工作所需的技術不高，使得人事檔案工作上手容易，從而導致從事人事檔案管理工作的工作人員缺乏相應的專業素質，進而致使人事檔案管理工作出現無序的情況，使得人事檔案管理工作名存實亡。
2優化人事檔案管理方法的對策
人事檔案管理工作在當今社會有著十分重要的作用，但是由于目前人事檔案管理工作出現了各種問題，限制了人事檔案事業的發展，所以必須采取措施優化人事檔案管理方法。2.1強化認知認知不全就會導致對工作不重視，進而影響一個新興行業的發展，而對人事檔案管理工作的認知不健全，不僅會影響人力資源的開啊發，也會衍生其他的問題，影響人事檔案管理工作，所以為了人事檔案能更好的發展，必須強化工作人員的認知意識，從而工作人員對自己工作的重視度，從而使得人事檔案管理工作能落于實際，健全人事檔案管理工作的整體機構，可以使得整個人事檔案管理機構能夠有序的開展工作，2.2健全管理制度健全的管理制度是保證管理工作有序開展的重要因素，而為了進一步優化人事檔案管理工作，必須健全人事檔案管理工作，人事檔案管理工作十分重要，不僅體現在人員調度上，也體現在了人員的潛能開發上；從另一方面來說，人事檔案管理工作是整個公司相對重要的工作，所以為了更大程度的規范人事檔案工作，必須健全人事檔案管理制度，除此之外，建立相應的監督環節就會最大程度的降低人事檔案失竊的情況，進而保證管理工作有序開展。2.3培養管理人員的專業素質人員是一個工作開展的關鍵，因此工作人員的專業素質正是保障管理人員工作開展的關鍵，所以為了提高人事檔案管理工作的效率，必須提高管理人員的專業素質。眾所周知，人事檔案管理工作十分的繁復，也十分重要，所以工作人員需要投入大量的人力、物力保證工作的開展，而其中也參雜著大量的專業知識，因此，必須加強人員的專業素質，培養專業的檔案管理隊伍，降低人員流動所帶來的損失，從而保證人事檔案能夠發揮其應有的效用，進而提高人事檔案管理質量以及管理效率。2.4其他解決措施除卻加強社會對人事檔案管理工作的認知，提高工作人員的專業素質，健全人事檔案管理制度這三種方法來提高人事檔案管理的工作效率，還可以通過建設現代化人事檔案管理來提高人事檔案管理的工作效率，近些年來，由于計算機以及網絡技術的發展以及普及使得信息化建設的逐漸加快了步伐，所以必須將傳統的人事檔案管理方法轉換成現代化計算機管理模式，從而適當的管理更加方便，加強管理效率，使得人事檔案管理能夠發揮相應的效用。
3優化人事檔案管理方法的社會意義
人事檔案記錄著人的一生發展，而人事檔案的管理更是便于對人員管理以及調度的最有效的措施，所以無論是為了人力資源最大程度的開發，還是市場的發展，人事檔案管理都具有一定的重要作用，而從另一方面來說，為了實現中華民族偉大復興的中國夢，就必須把力量都使到刀刃上，因此更需要人事檔案管理工作的開展，所以優化人事檔案管理方法可以為祖國的建設提供一定的助力。綜上所述，當今社會正處于人口大爆發的時代，而為了更好的做好民生工作，人事檔案至關重要，一般情況下，人事檔案僅在企業以及事業單位中被廣泛使用，但是實際上，無論在何處都有人事檔案的蹤跡，而在新的形勢下，舊有的人事檔案管理方法并不足以滿足當前社會對人力資源開發的目的，這也就致使當前的人事檔案管理方法逐漸與社會脫節，進而影響市場的發展，因此人事檔案管理方法必須與時俱進，進而使得人事管理方法能為人力資源的開發做出一定的貢獻，為國家穩定的發展做出一定的貢獻。
參考文獻
[1]吳正明.流動人員人事檔案管理與改革研究[D].合肥：安徽大學，2013.
第2篇：檔案管理方法范文
關鍵詞：財務檔案、電算化、檔案管理信息化
Abstract: along with the development of the cause of the accounting computerization, manual accounting adopted under the file management measures to have the need of computerized accounting, in order to adapt to the accounting computerization has proposed a new requirements, it is necessary to computerized financial records management method after finally discusses, in order to improve financial file management level and financial management work efficiency, and better service to the enterprise economic construction.
Keywords: financial files, computerization, document management informatization
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
引言
隨著我國會計電算化事業的不斷發展，手工會計下所采用的檔案管理辦法己不適應電算化會計的需要。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，更好地參與單位的經營決策。
一、會計電算化背景下的會計檔案特點分析
在企業信息化建設的過程中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。
各級企事業一單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，使會計檔案賦予了許多新的特點，主要體現在以下幾個方面：
1、較之傳統的財務檔案，會計電算化檔案存儲的范田和領域擴大了。
2、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可使用。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。
3、會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。
4、電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。
5、電子財務檔案便于計算、分析，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和質量。
二、電算化會計檔案工作策略探討
1、加強基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。
在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全財務檔案管理責任制等，保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。
2、收集好會計檔案
財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統;財務軟件的編程語言、數據庫系統類型;財務軟件的系統名稱、版本號;財務軟件的銷傳與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好檔案的管理與保存
在形成這些檔案時應準備雙份進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，貼上保護字樣，存放在兩個不同的地點，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。
4、做好檔案的整理和利用
在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況：(1)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。
5、提高財務檔案管理人員的信息化素質
財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員，逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況，滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續教育，以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。
三、電算化會計下檔案管理注意事項分析
1、注意做好備份工作
備份次數每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續;用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封:備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。
2、重視計算機系統的軟硬件維護
計算機系統由硬件和軟件構成。由于硬件系統存在物理易損性，一旦硬件系統出現故障或因停電等其他非人為原因，將導致數據不能被處理，會計工作不能進行，將會嚴重危害系統的安全，若不能及時排除病毒很有可能擴人損失。
會計數據主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質由于受熱、受潮、折損等原因出現損壞，保存的會計數據將會丟失，如果沒有相關備份的話，將給會計電算化系統造成嚴重的損失，嚴重影響到企業的會計工作。磁性介質以磁信號存儲信息，如果數據被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應對攤個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作，如計算機病毒的防范。
3、電算會計檔案必要有專人管理
會計電算化系統的實施主體是“人”，但無論軟件質最如何優良，規章制度如何完善，作為電算化會計系統實施主體的“人”不能發揮作用，有制度而不去執行，甚至惡意地修改軟件程序，修改數據庫中的數據，非法取得口令，都是不行的。因此，企業管理者應當重視對檔案工作人員的選用與培養，增強檔案工作人員的職業道德水準和業務水平，達到電算會計檔案管理系統的主體誠信。這就要求會計電算化系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理，制定相應的管理制度。
4、加強會計電算化系統網絡環境的管理與維護
網絡安全性的指標主要包括數據保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網上財務數據的讀取;起用防火墻，隔離會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系，限制外界透過防火墻對會計信息系統數據庫進行非法訪問:采用數據加密、回響檢查等技術手段進行網絡管理以防止由于遮蔭問題、設各故障導致數據丟失以及不法分子非法攔截盜}H財務數據信息等安全隱患，保障會計電算化系統網絡環境的安全運行。
參考文獻
第3篇：檔案管理方法范文
1． 1 采取專人專管的方式。由專人負責醫護人員人事檔案的保管和更新工作，將人員更新、醫技人員職稱晉升等內容單獨存放，一式兩份的材料做好備份。制定人事檔案借閱記錄，未經主管領導批準不準借閱，避免出現問題出現時相互推諉，丟失檔案時無處查尋。
1． 2 定時進行血站醫護人員人事檔案的續訂工作。將近期醫護人員的個人學歷、晉升、考核等資料進行更新; 衛校、醫學院新畢業參加工作人員報到時就建立接收記錄，適當時候及時建立本人人事檔案，確保檔案建立的及時性。
1． 3 人事檔案保存的環境十分重要。一個環境的溫濕度對保管好檔案，延長檔案壽命有很大關系。因為檔案紙張由于存放年久而變質，這種變化過程稱為自然老化。高溫、潮濕、低溫和干燥對檔案的破壞作用是很緩慢的，我們肉眼感覺不到，因此，這就要求我們采取科學的保護措施，控制與調節庫房溫濕度，避免人事檔案的損壞，所以，保持相對濕度 50% －65% 以及 10－18℃ 的溫濕度環境，是對檔案最好的一個保管狀態。
嚴格的講，血站醫護人員的人事檔案資料是一個人從無到有的依據，需要完善的管理制度，為血站職工保存一份完整的人事檔案是必不可少的一項工作。隨著管理人事檔案的負責人出現工作調整，交接過程中，必需要有交接手續，不僅是明確檔案負責人的責任，也是維護檔案安全、完整的必要手段。現在，許多醫療衛生單位形成了檔案由多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。任何一份材料履歷材料的丟失都會為個人帶來一生的遺憾，而內容丟失最容易出現的環節就是檔案交接的過程。所以，我們在做好血站醫護人員人事檔案保管工作的同時，更要加強檔案交接工作管理。
2 血站人事檔案交接中應注意的問題
2． 1 首先要使負責檔案管理相關人員深刻領會檔案管理的重要意義和檔案交接工作的重要性，上級主管部門要高度重視所有負責檔案管理人員的思想教育工作。檔案管理是一件非常細小、瑣碎的任務，所有負責人需要有特別強的敬業精神和端正的工作態度［1］。如檔案交接過程中出現了問題，不一定是負責檔案管理人員業務能力有問題，更重要的是相關單位忽視了對負責檔案人員的思想教育工作，使得本單位負責檔案管理工作人員缺少責任心。老檔案人員離職后，新增負責檔案管理的人員接管，而檔案交接手續還未辦妥，以致出現兩人都不愿負責，造成檔案丟失、毀壞等情況，責任分工不明確，相互推諉，從而導致檔案管理前后脫節。因此，負責人事檔案管理的專職人員，首先得端正思想、提高認識、明確責任，有強烈的責任感，才能確保人事檔案交接工作嚴格按照制度執行，使檔案完整無缺。
2． 2 常規中人事檔案在移交過程中先要歸檔分類。在移交前把準備交接的檔案進行整理，做好檔案備份。一般醫療單位人事檔案中職稱系列的內容最為重要，尤其是初級、中級、高級職稱要保證內容齊全，這樣才能為下一次晉升打下良好基礎。這過程中應及時交接新增的檔案內容，有些內容還需要再次使用，即使這樣也要先進行歸檔，然后需要時再按制度辦理相關借閱手續。有些醫院在檔案管理過程中不能嚴格執行各項制度，無故延期或缺失相應內容，更沒有按人事檔案管理制度中的要求進行整理，無移交人、接管人等，造成部分檔案即使缺失也無處可查證，給個別醫護人員造成不可彌補的損失。
2． 3 認真做好醫護人員人事檔案交接監管工作，負責人要高度重視人事檔案管理工作。在檔案移交過程中，可由站主管檔案領導負責監督，由直接管理檔案人員進行交接，接收移交人員在監督人員的監督和幫助下對檔案工作進行一些必要的詢問，同時要對一些疑問之處及時提出問題并詳細了解，在所有事項清點之后無任何問題時在交接手續上填寫時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務以及移交內容等［2］。
第4篇：檔案管理方法范文
關鍵詞：衛生；監督員；檔案管理
對執法人員的檔案管理工作進行統一標準的探討，是為了更好地為衛生監督執法人員檔案提供一些更專業的理論依據，最大效用地發揮檔案管理作用，為衛生監督事業做出更多的貢獻。
一、衛生執法監督員檔案概述
衛生執法監督員檔案是檔案的一種，主要是指國家衛生監督機構中的執法人T，在其執業過程中，為機構人事部門收集、整理、保管、鑒定、統計和利用的，記錄其個人經歷和德才表現的檔案。衛生執法監督員檔案對日后進行工作研究和科研活動具有寶貴的參考價值。
衛生執法監督員檔案與其他類型檔案相比，不僅地區空間范圍廣，而且周期性長，具有不可復得性。衛生執法監督員檔案管理內容復雜多樣，涉及管理范圍廣，管理程序復雜，要不斷地完善檔案的記錄、整理和保存，保證衛生執法監督管理工作有效地開展。衛生執法監督檔案管理工作在衛生監督工作中的地位和作用極其重要。首先，衛生執法監督員檔案是對衛生監督管理活動的原始記錄，為其監督工作的有效開展提供了重要的參考價值，同時也維護了衛生監督管理相對人的合法權益，對衛生監督工作公正、客觀的開展提供了有效保障。其次，保證衛生執法監督工作的質量能夠提高衛生監督檔案管理工作的效率，指導著衛生執法監督工作的有序開展。此外，衛生執法監督員檔案中記錄的大量原始數據可以作為考核衛生監督人員工作成果的依據，從而加強對衛生執法監督工作人員的素質建設。
二、衛生執法監督員檔案管理的意義
（一）具有憑證依據
檔案可為各級衛生執法監督機構資質評定，人員職稱及職務晉級等提供原始、完整而系統的材料；為各項評估提供原始和真實的數據和資料。專家組通過對工作檔案的查閱，可迅速、全面地對各項工作及指標完成情況，質量水平等進行準確判斷，給予客觀評價。可見，檔案的完整性，系統性和準確性能全面體現工作成績，為各項工作評定和考核提供多方面資料支持，也是記錄和反映衛生執法監督機構發展歷史的重要表現和載體。
（二）是績效考核的重要組成部分
績效考核是科學評價衛生執法監督工作落實程度，促進各級衛生執法監督機構切實履行基本公共職責的重要舉措；是衡量政府投入效率，促進政府部門切實履行管理指導職責的重要手段，規范的檔案管理是績效考核的重要內容，按照績效考核要求，將日常工作真實而原始的工作形成的記錄或資料及時、全面地收集整理，并對其分類歸檔和完善，規范的檔案管理為績效考核提供大量豐富、準確而規范的資料，能夠真實反映衛生執法監督機構實際工作開展情況，是績效考核的重要組成部分。
（三）可以提高衛生執法監督管理和決策水平
衛生監督工作檔案具有系統性等特點，因此對檔案資料進行統計分析和綜合評價，能直觀地反映出各級衛生監督機構工作質量和水平，通過縱橫向比較，可及時發現工作中的不足，有針對性地加以完善和改進，促進工作整體水平提高可為及時調整各項業務技術指標，開展新業務或新技術評估以及人力資源、財務、設備設施等投入和管理提供準確、真實的依據，為政府和衛生執法監督部門科學決策和管理提供指導，全面提高衛生執法監督工作水平。
三、衛生執法監督員檔案管理現狀
（一）衛生執法監督檔案管理制度不健全
衛生執法監督檔案在文件的歸檔和整理的過程中，無法為后期檔案工作的進行提供完整的資料。而且，有部分人員在檔案信息查找過程中不遵守相關查閱規定，對資料胡亂翻閱而且不愛護資料；在借閱檔案時不進行登記，也不及時歸還，更甚至會丟失，這些現象導致檔案缺乏完整性。因此，在檔案監督管理工作過程中，要不斷地健全管理制度，保證衛生執法監督工作的有效進行。
（二）監督人員業務素質低下
衛生執法監督員的檔案管理業務水平及素質對衛生執法監督檔案管理的影響是非常大的，通過調查發現，衛生執法監督機構檔案管理的絕大多數監督員都是由辦公室的文職人員兼職的，這些文職人員一沒有專門的學習過檔案管理技巧，二沒有專業管理檔案的資格，因此這樣的一種團隊是非常容易受到外界影響的。
（三）管理人員的管理意識不高
從當前我國的檔案管理情況來說，一部分衛生執法監督部門的領導們對檔案管理的意識不夠，尤其是在衛生執法監督管理體制的改革中，對檔案管理不是很重視，這也就非常容易丟失檔案材料，領導對檔案的不重視也直接造成了檔案的利用率低，也會影響到檔案管理的最終質量。
四、衛生執法監督員檔案管理的方法
（一）優化衛生執法監督檔案管理機制
相關衛生執法監督管理部門要進一步建立健全衛生執法監督檔案管理的規章制度，對檔案的歸檔、整理、分類、保密等制度進行相應的完善，實現檔案管理制度的科學化和規范化。衛生執法監督員要針對檔案管理的每個步驟和環節都要認真查閱和審核，再進行簽字確認，對于其中出現的問題要及時處理，從而減少檔案管理工作過程中的疏漏，保證檔案管理工作高質量、高效率地完成。對重大項目的檔案文件資料要進行嚴密保存，強調其重要性，保證其相關機密性。
（二）加大宣傳力度，提升衛生執法監督員檔案管理意識
可以組織各種活動提高現代化的管理意識，例如，組織監督人員到優秀單位進行參觀學習、舉辦專業培訓班、繼續教育等，大力宣傳檔案管理工作的重要性。在新形勢下，衛生執法監督員的檔案管理必須樹立信息觀念、時效觀念、聯合協作觀念與競爭觀念。在信息時代的今天，許多傳統觀念必須改變，檔案工作作為一門科學，要掌握檔案的規律，衛生執法監督員一定要更新觀念，正確認識檔案管理在衛生監督工作中的重要地位和所能發揮的巨大作用。要全面理解檔案管理現代化的內容，如果僅把檔案管理現代化局限于管理手段現代化方面，則難以有新的突破和提高。
（三）檔案管理人員，應具備條件素質
檔案管理人員應具備的素質：①具有良好的思想政治覺悟。政治立場堅定，紀律觀念強，原則性強，保守秘密能力強。②具有良好的服務意識。才能信任該工作。如果這個人不愿意從事該項工作，不安心本職工作，檔案管理工作是無法做好的。檔案管理是一項服務很強的工作，只有服務意識強，熱愛本職工作，才能信任檔案管理工作，才能完成上級賦予的任務。③要具有一定的綜合素質能力。綜合素質能力是多方面的，即要具有衛生監督法律法規知識，又要具有檔案管理基本知識，還要具有良好政治品德素養，特別是工作要有耐心和細心，與時俱進，掌握基本的電腦技術運用。④要具有良好自學能力。自學開始時要從基礎、自然、根本去學，直接學習是受益最快的方法，自學對個人來說成本是最低、是最基本的要求。
（四）提升衛生執法監督員檔案管理工作的信息化技術手段
衛生執法監督員檔案管理工作要適應現代化衛生事業的發展，首先就要加強檔案管理工作的信息化程度。檔案信息化以智能化為主，通過網絡技術手段將原本紙質信息進行數字化處理，建立全面的檔案數據資料庫，提高檔案資源的利用效率，實現檔案資源共享。
五、總結
總之，衛生執法監督員檔案管理工作是對內部人員執法工作再查工作，是實施內部監督管理的手段，內部管理嚴格才能使這個衛生監督新興職業立于不敗之地，才能使衛生監督事業興旺發達。
參考文獻：
第5篇：檔案管理方法范文
一、知識經濟的內涵與檔案管理的內容
知識經濟是以知識為基礎的經濟，與農業經濟、工業經濟相對應的一個概念，是一種新型的富有生命力的經濟形態。工業化、信息化和知識化是現代化發展的三個階段。創新是知識經濟發展的動力，教育、文化和研究開發是知識經濟的先導產業，教育和研究開發是知識經濟時代最主要的部門，知識和高素質的人力資源是最為重要的資源。檔案管理主要包括兩方面的內容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含信息的管理，稱檔案信息組織。
二、檔案管理工作中存在的一些主要問題
（一）檔案管理中相應的標準、規范欠缺
檔案管理中中須制定一系列的規范、標準，這些是檔案信息化快速、有序、健康發展的有效保障。管理規范包括電子檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等;業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案的文件格式、元數據、對象數據格式標準等;技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。但是現如今我國的相應標準和規范相對來說比較缺乏不健全或者與我國國情不相適應。因此在知識經濟環境下應積極制訂和完善檔案管理相關規范和標準。
（二）管理人員素質有待提高
現如今，各行各業對人才的需求越來越多，而且對相關人員的能力也有極大的要求。檔案管理所面對的用戶將不是傳統意義上面對實實在在的用戶，對用戶的管理要求較高，目前的管理情況還需進一步的實踐和探索。知識經濟條件下全新的管理服務模式，雖然有自己特殊的作用及優點，但對于用戶來說需要一段時間來理解并認可這新的管理模式。在此過程中也要求用戶掌握一定的技能，加強用戶培訓也是一個亟待解決的問題。
（三）傳統載體檔案的數字化工作任務十分繁重
在現階段，庫存檔案數字化仍是電子檔案的主要數據來源，而龐大的庫存檔案數字化工作是電子檔案管理面臨的主要挑戰。主要表現在：一是進行數字化掃描必須購置相應的掃描設備、計算機等硬件設備。二是掃描檔案信息的工作量大，要短時期完成數字化轉換工作，人力需求量很大，人力、財力問題將成為檔案信息數字化面臨的重大挑戰。
三、知識經濟下檔案管理的方法
（一）提高檔案管理者的專業素質
在知識經濟時代中，科學技術不斷發展。而在檔案的管理工作中，對科學技術技術的應用主要是由檔案管理人員來完成，在工作過程中檔案管理者的專業知識與技能直接影響著檔案管理的質量與效率。因此，為了提高網絡環境下檔案管理的水平，不僅要加強對檔案管理者的培訓，同時也要注重科學知識技術的更新換代。檔案管理者的專業素質，不僅包括對網絡知識的掌握，同時也包括對網絡檔案查找與信息分布。檔案管理者需要與時俱進，緊跟時展潮流，學習先進科學知識，不斷更新先進的信息網絡技術。
（二）注重檔案設備配置的先進性
隨著科學技術的不斷進步，社會的不斷發展，我國逐漸進入到知識經濟時代，對檔案設備的配置要求越來越高。實現檔案設備配置不斷地更新可以確保檔案管理工作的質量與效率。檔案管理者應在注重檔案設備配置先進性的同時，加大對檔案事業的投資力度，同時也還要加強檔案事業的宣傳，從而得到領導以及社會的廣泛支持。
（三）加強對歸檔電子文件的研究
知識經濟條件下的檔案管理模式，主要是將檔案信息轉化為電子文件的信息形式，因此，為了確保網上檔案管理工作的順利完成，應加強對歸檔電子文件的深入研究。通過對歸檔電子文件的深入研究，不僅保證了網上檔案管理工作的質量，同時也提高了網上檔案管理工作的效率。
（四）構建檔案信息的組織模式
隨著現代技術在檔案管理工作中的普遍使用，為了實現檔案信息資源共享的規模化，應在知識經濟條件下，構建檔案信息的組織模式，通過分布式的信息系統對檔案信息進行管理與收集。在網上檔案信息的管理工作中，檔案信息的組織模式主要是以數字檔案館的形式存在的，因此，要想實現檔案電子文件接收與傳遞的自動化，應注重網上檔案的現代化管理，以及數字檔案館的發展趨勢。
第6篇：檔案管理方法范文
就目前來看，信息化時代的來臨，給檔案管理工作帶了新的挑戰，在檔案管理觀念以及管理方式等一系列方面提出了新的標準與要求。檔案管理工作，在企業、政府機構以及學校中具有非常重要的意義，但是我國檔案管理工作在信息化階段中還存在很多的問題，如何有效地解決這些問題是檔案工作者必須重視的一個事項。檔案科學序列化管理方法在檔案管理中的應用，能夠解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作的正常開展[3]。
2檔案科學序列化管理的背景
檔案管理，是我國檔案事業中重要的組成部分，對于各個具體單位在生產與工作以及整個社會都具有重要意義，它也是我國經濟發展過程中的一個重要事項。檔案管理的主要對象是檔案，主要的任務是將各個分散、量大、零亂的檔案進行科學合理的規劃與管理。隨著信息化技術水平的提升，檔案管理工作者必須加強自身的管理知識與管理水平，保證檔案管理工作能夠跟上信息化進程，這樣才能夠更好地發揮檔案管理工作在各個行業中的作用[3]。
檔案管理工作向信息化方面發展是一種必然的趨勢，而一些管理工作者在信息化管理檔案的過程中，遇到了一些難以解決的問題，主要體現在檔案管理信息化之后，一些檔案呈現一種零散的狀況，很難對其建立相應完整的數據結構，特別是處理含有大量信息數據檔案的時候，例如：某些企業的檔案儲備庫中，很多檔案在邏輯上處于緊密聯系的狀態，但是在物理上卻分散存儲在不同的位置中，這種檔案庫結構不利于檔案的合理規劃與管理。針對這一實際狀況，一些檔案管理工作者采取了檔案科學序列化管理的方法，對檔案進行一個序列化的管理，對各個不同類型的檔案進行分類管理，將相同類型的檔案劃歸為一類，簡化了檔案管理操作流程。
3檔案科學序列化管理的方法分析
檔案管理工作是一項系統性的工程，它要對一些分散的檔案進行規劃，將所有的檔案按照不同類型進行劃分，分別存儲在各自的位置中[1]。一些檔案工作者，結合自身在檔案管理工作的經驗與檔案管理的實際狀況，在對檔案科學序列化管理方法進行分析與研究的基礎上，對檔案科學序列化儲存方案進行改進，主要是根據相關的特征值，將一條檔案序列簡化成一串簡單的字符進行管理，字符串中處于不同位置的字符都有其獨自的定義，通過對字符串進行掃描就能夠便捷地看到檔案每一個條目中所含有的內容，這種檔案科學序列化管理方法主要體現在以下例子中[2]。
將一條檔案中的前12個條目假設為一串數字，即135571409901。如果不對這一串數字進行說明，很難有人能夠準確地理解這一串數字所蘊含的意思。這一串數字實際上指的就是姓名代碼，我國高考中對于通用姓名的代碼收集了很多人名中經常使用的漢字，每4位數字組成一個代碼對其中一個漢字進行表示，然后不同的姓名就能夠通過漢字向數字的轉換，將姓名進行序列化之后形成一個相關的字符串，如果將每一條檔案中的前12個條目設定為相關的姓名，那么每次需要對檔案進行檢索與管理的時候，就只需要對相應的數字串進行檢索就能夠找到檔案。可以通過這一種方式對檔案的內容進行規范，但是要嚴格規定每一條經過序列化處理后的檔案記錄，固定位置中必須設定固定的內容，對于一些不同類型的檔案信息也可以對其設置相應的姓名代碼來解決檔案管理，可以通過一串簡單的字符對大量的檔案信息進行管理，這是檔案科學序列化管理中的一種方法[2]。
檔案科學序列化管理中還存在著一些難以解決的問題，主要體現在三個方面：第一個方面，檔案自身就具備難以規范的性質，各個地區不同類型的檔案在序列長度的設置上難以保持相同的狀態，這在很大程度上阻礙了檔案的檢索；第二個方面，檔案序列化的標準還沒有一個統一的規劃，也難以對標準進行合理的確定，檔案工作者很難在全國范圍內，運用同一種方式對檔案進行序列化管理；第三個方面，我國在檔案科學序列管理方面的檢索工具還不夠完善，導致檔案工作者無法科學地對檔案進行合理的序列化管理。
檔案中含有大量的信息數據，具有非常高的信息數據分析價值，對于檔案內含有的豐富信息數據進行合理分析，可以采用序列化管理方式，對其進行序列分類。經過序列化處理之后的檔案信息，檔案工作者能夠直接對其進行特征分析與研究，然后通過傳統的序列分析算法對其蘊含的意義進行深入的挖掘，獲取它所存在的價值。
第7篇：檔案管理方法范文
關鍵詞：成人教育；檔案管理；管理方法
一、成人教育檔案管理的特點
成人教育的辦學形式多樣化，其中包括函授、短期培訓、自學考試等形式，形式的多樣性以及入學學生的基本信息的復雜性也是管理檔案的難度之一[1]。其中學生的年齡無限制，工作關系涉及面廣，文化程度的高低也不同，包含小學、初中、高中、中專等，政治面貌也各不相同，成人教育的教學方式多樣，流動性也是很大的。一些考生可根據自身的學習情況調整學習時間，學習地點，所在的班級及年級，以及畢業的年限，有個別情況的學生可以中途轉換學科，這不僅加大了管理檔案的工作量，更使管理檔案增加了難度。而學生在畢業后的檔案管理也是極其重要的，這不僅是學生在校學習的憑證，更是記載學生學習期間各種表現的記錄，以及在教學中的各種檔案的記錄和存檔都是非常重要的，因此，成人教育檔案管理是目前當務之急的任務。
二、成人教育檔案管理存在的問題
1.對成人教育檔案管理缺乏重視，制度不健全
人們對成人教育檔案管理的認識還不夠高，重視度也不夠，檔案管理體制還不夠完善[2]。由于成人教育檔案存在多樣性和復雜性，學生的流動性也較大，這為檔案管理工作提高了難度，沒有規定的制度定期核查檔案也是成人教育檔案管理存在的主要問題。
2.管理人員缺乏專業素質，機制設置不完善
檔案管理方面的人才匱乏，成人教育檔案管理者管理意識不夠，而處在管理檔案層工作人員地位較低，計算機水平及管理水平也不夠高，一些管理檔案人員沒有經過專門的培訓和學習，從而不會將檔案進行明確的分類和規整，所以這也是成人教育檔案管理存在的問題之一。
3.設備陳舊，事半功倍
檔案管理方面的設施落后，隨著檔案數量的增多，檔案管理方面的設施不夠完善就會導致整個成人教育檔案管理處于混亂的狀態，這樣既不利于查找所需要的檔案，也加重了工作人員的負擔，事半功倍。
4.管理模式落后，效率低下
檔案管理方面手段落后，檔案管理應與現代科學信息時代相結合，跟住時代的步伐[3]。而一些成人教育檔案還停留在紙質的階段上，這不僅阻礙了檔案更好的管理，而且占地空間及人力需要上無疑增加了支出和工作量，致使檔案管理工作效率低。
三、對成人教育檔案管理存在的問題提出的幾點建議
1.積極宣傳、提高管理者的重視度
針對人們對成人教育檔案管理的認識不高、重視不夠及管理體制不完善的問題，應加強領導層對成人教育檔案重視度，闡明成人教育檔案管理的重要性和提升辦法，制定完善的成人教育檔案管理制度，嚴格要求管理人員按規章制度做事，不僅可以提升教學檔案的錄入質量，也可以使廣大學生的檔案規范化，使學生檔案按規則、標準有序安放，以保證學生從入學至畢業檔案保存完好和有序，使檔案管理實現規范和完整，這也是對學校信譽的一種提高，也是對學生的一種負責態度。
2.加強管理者的自身素質，完善機制設置
檔案管理人員匱乏也是成人教育檔案管理亟待解決的問題[4]，檔案管理工作是一項需要耐心和認真的服務性工作，也是要求準確性及業務能力的高難度工作，這就要求我們成人教育檔案管理者要具備相應的業務素養，其中包括敬業精神、服務意識、強烈的責任感等，根據檔案管理需要選拔一些具有檔案管理經驗及專業對口的人才，以及一些具有創新精神的有想法的青年，組成一支優秀的檔案管理隊伍，保證員工工作的長期性。第一，是檔案管理者自身的優良品德和職業道德素質，這是考察管理者主要條件之一，檔案管理者要有強烈的責任和集體榮譽感以及職業道德。第二，要對成人教育檔案管理者進行培訓，其培訓指的是業務上的提高和完善，通過教育、學術研討會、會議溝通、崗前培訓及專業培訓等形式，以吸取專業的管理方法和借鑒成功的案例，取其精華，去其糟粕，擴展檔案管理者的檔案管理方面的專業知識，提高自己的技術水平，使其得以全方面發展。第三，檔案管理者要利用自身的知識和能力不斷學習和提高，研究開發新的管理方法和手段，為成人教育檔案管理貢獻自己的一份力量。有條不紊地使檔案管理這項工作走入正規化、標準化。第四，無論是國家、企業或者是個人，都要按照嚴格的規章制度辦事，而成人教育檔案管理也需要明確制度和規范，除了要有嚴格的章程要求檔案管理員外，還要有一定的獎懲制度，這樣不僅可以激起員工的工作熱情，也會促使他們按照規章制度辦事。選擇優秀的具有專業檔案管理能力、豐富的檔案管理理論方面的基礎知識、吃苦耐勞、團隊精神、協作能力等方面的人才，將理論運用到實踐中去，做到理論與實踐的完美結合，使教學檔案管理和存儲得到有效的保存和延續，以及學生學籍檔案的記錄得以完整存放。獎勵和表揚對檔案管理工作作出突出貢獻的人，以及在工作中認真、負責、勤勞，有一定工作業績的優秀的檔案管理者，激起檔案管理員的積極性，使成人教育檔案管理員工作體制更加完善和檔案管理的水平得到實質性的提高。
3.更新換代設備，提高效率
檔案管理設施落后，不僅影響員工的辦事效率，更影響整個檔案管理的進程和發展[5]。當今時代是信息化時代，也是電子化辦公的時代，辦公自動化不僅可以節省時間和精力，也為管理檔案者帶來了方便和巨大的便利，采購現代的先進設備，改善管理的環境，營造良好的氛圍，為更好地儲存成人教育檔案中的學生檔案備好所需的硬件設施。而在使用良好的設備的同時，檔案管理工作人員也要定時為設備進行檢修和維護，以免造成工作延誤和損失，設備的更新換代是每一名檔案管理工作員的職責和義務，也是成人教育學校檔案管理部門有效和快速完成檔案的各項工作任務必不可少的工具。
4.將成人教育檔案管理與當今信息化管理相結合
檔案管理應該與現代電子商務信息技術相結合，故而檔案信息化的普及就成為當下研究的重要任務。檔案信息化管理中檔案管理員使用相同的數據庫對教學及學籍等方面的信息進行存儲及共享，這樣不僅便于歸檔檔案，也利于方便查找，節省了時間和精力，將信息技術和檔案管理資料融合在一起，為現代化、信息化的電子商務檔案信息管理時代的進步和發展奠定了堅實的基礎。信息化檔案管理已經成為未來的發展趨勢和必然方向。在成人教育檔案管理中將計算機網絡技術與成人教育學校中各項檔案相結合，進一步完善檔案的完整性和準確性，提高各項服務水平。使成人教育檔案以更直觀、更形象、更便利、更快速的形式去完善成人教育檔案管理的系統，使檔案管理部門更加完善和健全，這不僅是對檔案的完整性的奠定，更是對成人教育學校的發展和進步起到了重要的引導作用。 成人教育是高等教育的重要組成部分，它為社會人士提供了便利，給予了學習的機會和進修的空間[6]。而在為來自五湖四海的社會人士提供學習機會的同時，也造成了檔案管理的困難性，檔案管理在學校中是學校發展和歷史記錄的重要組成部分，這不僅是學校發展的記錄，更是每位學生學習的證明和在校期間的表現的憑證。筆者就成人教育檔案管理中出現的問題進行了解析，并針對存在的問題提出了解決的辦法，成人教育檔案管理制度的完善，設備的更新，人才的選拔和培養，以及將檔案信息化管理融入到檔案管理中，必然會使檔案管理更加完善和進步，也為成人教育行業的發展奠定了堅實的基礎。
參考文獻：
[1]何郁群.成人教育學籍檔案規范化管理淺談[J].檔案時空,2015(3).
[2]栗惠芳.成人教育學籍檔案管理探討[J].合肥工業大學學報:社會科學版,2010(10).
[3]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[J].紹興文理學院學報,2006(6).
[4]馬榮娟.成人教育教學檔案管理工作探析[J].河南科技,2009(11).
[5]王軍芬,周春兒.信息化背景下高校成人教育檔案管理的思考[J].中國成人教育,2009(7).
第8篇：檔案管理方法范文
【關鍵詞】檔案；管理；方法
一、機關事業單位檔案管理工作中的不足
（一）檔案管理意識薄弱。機關事業單位中的工作人員大多重視本單位的專業業務的開展和綜合業務水平的提高，對檔案管理工作缺乏重視，檔案管理制度陳舊、管理人員缺乏專業性、管理方法落后，對檔案管理工作缺乏足夠的監督，對工作中存在的問題缺乏重視。管理人員很難意識到檔案管理工作的重要性，很難以積極的態度投入到檔案管理工作中，工作過程中會產生低下效率。機關事業單位的領導和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作是機關事業單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。
（二）機關事業單位中缺乏完善的檔案管理制度開展。機關事業單位的管理制度中，大多是關于人事和業務相關的，其中很少有檔案管理相關的規定，甚至有的機關事業單位管理制度中沒有檔案管理的相關規定。機關事業單位工作的開展依據主要是相關的規章制度，規章制度的缺乏使工作難以及時、有效、全面地開展。檔案管理工作相關制度的缺乏，使檔案管理工作開展時缺乏依據和參考，檔案管理人員無法展開工作。
（三）缺乏專業人才。由于機關事業單位人員對檔案管理工作重視不夠，導致機關事業單位中沒有足夠的專業檔案管理人員，很多單位的檔案管理人員沒有檔案管理的專業知識，因此，很多機關事業單位的檔案管理工作處于效率低下、程序混亂的非專業狀態，甚至處于癱瘓狀態，使檔案管理成為機關事業單位管理工作中的短板。
（四）檔案管理方法落后。由于機關事業單位的檔案管理工作相關制度的缺失和相關專業人員的缺乏，檔案管理工作缺乏足夠的方法，僅能參考其他工作的工作程序和工作方法開展檔案管理工作，檔案管理方法落后并且不專業，檔案管理工作的效率極低，阻礙了需要利用檔案的相關工作的順利進行。
二、提高機關事業單位中檔案管理工作效率的有效方法
（一）提高工作的重視程度。機關事業單位的領導和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性是機關事業單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。因此，提高機關事業單位中檔案管理工作效率首先要解決的問題就是機關事業單位的領導和檔案管理人員對檔案管理工作重視不足的問題。目前，機關事業單位實行考核制度，提高機關事業單位相關人員對檔案管理工作重視程度的最有效的方法就是將檔案管理工作的效率列入機關事業單位考核范圍之內，并且進行定期考核。
（二）完善檔案管理工作的相關規定。制度的缺乏使工作人員開展相關工作時缺乏依據，因此，提高機關事業單位中檔案管理工作的工作效率需要不斷完善相關的管理制度和規定。檔案管理工作相關制度缺失的單位，應該參考相關的制度規定，盡快制定檔案管理工作規定，并在工作過程中不斷完善。
（三）選取專業的人員。檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案管理人員的專業性與否直接影響到檔案管理工作的效率。目前，很多高校中設有檔案管理專業，因此，機關事業單位應該選取檔案管理的專業人員作為本單位的檔案管理人員。對于本單位的非專業的檔案管理人員，應進行定期和不定期的專業知識和專業技能培訓，不斷提高檔案管理人員的專業素質和專業水平，使檔案管理工作呈現專業性。
（四）采用先進的管理方法。隨著各界人士對檔案管理工作的重視，對檔案管理方法的研究也不斷增多，不斷創造出更加適合檔案管理工作中實際需要的管理方法。隨著信息科技的發展，產生了更多檔案管理的工具，檔案管理工作更加便捷、高效。因此，機關事業單位提高檔案管理工作效率需要根據本單位檔案管理工作的實際需要選擇適合的管理工具和管理方法，并培訓相關的專業人員，使機關事業單位的檔案管理工作不斷專業化，不斷提高檔案管理工作的效率。
【參考文獻】
[1]賈峰.事業單位人事檔案管理存在的問題與解決途徑[J].活力，2013（1）.
第9篇：檔案管理方法范文
關鍵詞：檔案；管理；特點
一、文書檔案管理工作的特點及重要性
（一）文書檔案管理的特點
1.保密性：因為檔案涉及的信息量特別大，大部分都是對一些重要信息進行歸檔。其中不少信息在一定時期和階段是不宜公開的，特別涉及到一些核心機密更有嚴格的規定和要求，所以檔案管理工作具有保密性。
2.安全性：檔案管理工作無小事。無論是在檔案的查閱使用上，還是在建立檔案的過程中，都需要建立嚴格的規章制度并不折不扣地執行，才能確保它的完整和安全。
（二）文書檔案管理的重要性
1.為企業或單位正確決策提供經驗或借鑒
由于檔案中所記錄的內容都是是人們走過來留下的腳印，是對歷史的客觀記載和反映，既包括發展過程的優秀成果和成功經驗，也有對往事的深刻反省和教訓。但“溫故而知新”，“前事不忘，后事之師”。這就為企業或單位決策提供了很好的經驗或借鑒，避免再走彎路或少走彎路。
2.為企業或單位繼往開來提供條件
任何企業或單位的發展都有它自身的過程和規律，有它的連貫性和延續性，需要承前啟后、繼往開來。文書檔案管理工作為企業或單位的發展提供了最完善的系統資料，方便做出科學合理的分析，是制定科學發展的最好參考資料和基礎。
二、文書檔案整理保管方法創新的必要性
目前的檔案整理與保管工作勢必要順應時代的要求。因為現階段保管與整理的方法還相對落后，這樣就使得工作的效率偏低。同時，在經濟體制改革的大背景下，文書檔案的整理與保管工作所面臨的諸多問題暴漏無疑。所以整理與保管方法的變革與創新就是新的趨勢。
（一）現代管理技能必須得到有效應用
社會進人了信息化時代，網絡環境要求各項工作都適應其內外環境。在數字和網絡社會里，文書檔案的管理方法若能和飛速發展的計算機技術有效的結合，勢必會提高工作的效率，達到預期的效果。在對文書檔案進行整理的過程中，需要注意采取合適的辦法給檔案進行分類處理，并充分利用現代先進的檔案管理技術，以此來提高工作效率。而且，將現代檔案管理技術應用在文書檔案管理工作中，也是未來文書檔案發展的主要方向。
（二）現代整理手段必須得到有效應用
就日前來看，計算機技術的應用大大的提升了工作的效率，文書檔案的整理與保管工作也不例外。這項工作中對計算機的運用較以前來說是一項重大的突破。打破了傳統的紙質文書檔案的整理方法，避免了工作強度大，效率低的缺陷。運用計算機對檔案進行整理就會達到事半功倍的效果。
三、如何做好文書檔案的整理工作
（一）分類方法
文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機構分類法和問題分類法。
1.年度分類法就是根據形成和處理文件的年度，是通過將全宗內的所有文書檔案按照時間為標準進行逐步區分，通過形成年限逐次排開。運用年度分類法，要求根據文件的準確日期將文書檔案進行歸納，并且注明其形成的實踐，這是確保分類質量和效率的關鍵，同時也是在當前實際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。
2.組織機構分類法就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。它以立檔單位內部的組織機構為標準，按不同的機構分別設置類目。
3.問題分類法就是按照文件內容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。
（二）檔案裝訂
檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個重要環節。一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復和請示可以合并歸成一件，如果頁數太多當然可以分成兩件或者多件。
（三）檔號章與頁碼編寫
檔案管理中章與頁碼編寫是最細微繁瑣的上作之一，頁碼編號的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應當加印檔號章，檔號章上填寫檔案內容，內容包括檔案號碼、所屬年份、機構代號、問題代號、保管時限、館編件號等項內容。重點應當強調檔案號碼的填寫，按照分類標準的不同，檔案號碼要從分類、保管時限的低級順序向高級順序依次進行。
四、如何做好文書檔案的信息保管工作
通過計算機系統輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時間按照批次處理。當然進行這種方法的時間比較靈活，可以根據工作的進度來實施，可以隨時辦理，不局限于哪個月或者哪天。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納人索引表，其中包括文件責任人、內容、種類等等。這個過程可以有主要和次要之分。按照一定規范要求給每個詞條打分，把其余的詞條錄人到計算機數據庫，歸之為自學習系統，形成后各建詞表。其次，根據不同的要求，對文書檔案的文件格式進行不同的設置。
五、結論
新時期企業核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。檔案事業的發展離不開創新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業的工作進程。因此，相關工作人員必須提高工作意識，轉變陳舊觀念，勇于大膽創新，積極投人實踐。充分利用現有的網絡資源。把新時期文書檔案的整理與保管工作推向新臺階。
參考文獻：
[1]張瑋，許辰弘.與時俱進，更新觀念，做好現代企業的文書檔案管理工作[J].黑龍江電力，2003（03）.
