檔案合規(guī)管理精選(九篇)
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第1篇：檔案合規(guī)管理范文
關鍵詞：土地管理；檔案；規(guī)范；研究
中圖分類號：[Z-0014] 文獻標識碼：A 文章編號：1674-0432（2012）-05-0037-1
土地檔案管理是全方位國土資源管理的重要組成部分。它在處理和協(xié)調土地糾紛，查處違法違章案件都具有佐證、公平、公正的作用。實踐證明，完善和規(guī)范土地檔案管理，在國土資源的依法管理中具有舉足輕重的地位。就其調查情況看，根據(jù)當前國土管理的新形勢，新特點需要，還存在著亟待解決的問題，值得研究。
1 土地檔案管理的基本涵義
主要是指對土地地政、地籍、規(guī)劃、執(zhí)法監(jiān)察、資源信息等在時間上和空間上將所積累的行政和技術資料，用文書檔案形式加以保存和使用。作為歷史資料以備查詢。以史為鑒，服務后人。所謂管理，就是講這些珍貴資料通過科學技術的先進手段和現(xiàn)代整合，加以完善和規(guī)范管理，進而使土地檔案管理工作達到科學化、規(guī)范化，具備實用性和可操作性。并具有法制佐證，公平公正之功能。
2 土地檔案在國土資源管理中的地位和作用
檔案是記敘歷史的載體，在客觀上是靜止存在的文書和史志資料，具有收藏和借鑒的價值。檔案資料和志書價值無限，無時不告誡后人，服務后人。那么，土地檔案管理，伴隨著國土資源管理事業(yè)的發(fā)展，其功效充分顯現(xiàn)，已經成為國土管理事業(yè)不可缺少的組成部分。其地位和作用不可忽視。一是土地檔案是記敘土地歷史的文書鑒證，也具有借鑒和應用價值。自從20世紀80年代土地管理系統(tǒng)組織機構組建以來，土地檔案從農業(yè)系統(tǒng)轉移過來，存在著應用綱目和類型不完整性，但是，記錄的土地歷史是真實的，全面的，具有可信度。仍然可以借鑒與應用。二是土地檔案具有科學性，實用性和可操作性。隨著土地管理事業(yè)的發(fā)展，土地檔案管理日趨完善，在悠久歷史長河中對土地的動態(tài)有著詳細真實的記錄，尤其對全國首次開展土地詳查，地籍調查，土地規(guī)劃等科技成果資料及相關圖件都有著翔實可靠的記載，對今后應用其成果進行國土資源的科技研究，具有科學性、現(xiàn)勢性和可操作性。三是土地檔案對土地糾紛處理和違法違章查處具有法制佐證，公平公正作用。詳實的檔案資料是證據(jù)。因而賦予法律責任，具備法制功能。
3 土地檔案管理現(xiàn)狀與問題
一是國土主觀部門對土地檔案的管理，重使用輕管理。主要反映在人員配備，相關制度缺失，業(yè)務規(guī)范等問題。二是資金投入不足，設備簡陋陳舊，更新難度大。三是內部業(yè)務處理不規(guī)范，不及時投檔，不裝訂，不整理現(xiàn)象時有發(fā)生。應用現(xiàn)代設備操作有誤區(qū)。資料庫資質資格不充分，查閱資料有時證據(jù)不足。佐證作用減弱。四是鄉(xiāng)鎮(zhèn)國土所檔案管理問題較多，主要反映在庫房緊張，設備不全。內部業(yè)務處理不規(guī)范。
4 完善和規(guī)范土地檔案管理的對策與措施
為適應國土管理新形勢，新特點需要，創(chuàng)建土地管理新秩序，維護土地市場的法制氛圍，完善和規(guī)范土地檔案管理都具有現(xiàn)實和長遠意義。
4.1 強化國土管理部門的監(jiān)督力度，加強組織領導，列入工作日程，為營造國土管理新秩序提供優(yōu)質服務
一是健全領導組織機構，配備專職人員，分清職責范圍，為土地檔案的規(guī)范管理奠定組織保障。二是加強專業(yè)人員的業(yè)務培訓，應用現(xiàn)代先進技術，掌握和運用現(xiàn)代科學技術手段，吸納外地先進經驗與當?shù)貙嶋H相結合，營造良好有序的業(yè)務工作平臺，力求與省（市縣）檔案管理部門對接。為國土資源全方位管理提供優(yōu)質服務。
4.2 舍得資金投入，積極改善辦公條件，為土地檔案管理創(chuàng)建良好舒適的工作環(huán)境
一是改善辦公條件，創(chuàng)建良好氛圍。土地檔案管理水平與其他國土管理工作息息相關，要在主要領導高度重視，相關科室關注之下同步到位，步步到位。使其不受輕視和冷落，改過去庫房簡陋，設備陳舊落后為庫房寬敞明亮，設備齊全科學先進之局面；改過去資金不投入或少投入為主動積極投入為先的舉措。二是購置和配備現(xiàn)代化設備，如移動式檔案柜，微機工作臺，攝影投影機等。設立專房專庫專柜，力爭做到室內通風透光良好，防潮濕，防鼠蟲害，防污染等。整體環(huán)境清新，設備工具擺放整潔有序。
4.3 建立和健全相關規(guī)章制度，完善和規(guī)范土地檔案管理水平
一是建立工作人員崗位責任制：相關業(yè)務主管科室問責制。進一步明確土地檔案管理組織機構與其他業(yè)務科室對等待遇。二是接待與資料查閱制度，從一定意義上講，歷史檔案資料具有法律之功效，保密和回避機制在所難免，工作人員應從嚴掌握，仍然堅持主動，熱情優(yōu)質的“窗口”服務。三是規(guī)范和理順相關的業(yè)務程序和手續(xù)。按著規(guī)定設定相應的科目，依據(jù)類別及時主動投檔。對接程序一定要嚴謹，不脫節(jié)，不推諉扯皮。四是堅持以嚴肅認真求實態(tài)度處理佐證事宜，使其在土地糾紛和違法違章案件的處理上不留死角和后遺癥。
第2篇：檔案合規(guī)管理范文
Abstract:This article main elaboration records management work's standardization and the standardized question, raise the records management foundation work level by the time.
關鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 標準化
Key words:Records management standardization standardization
檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個非常重要的中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，也要做好文書處理工作。雖然文書處理工作與檔案工作擔負著不同的任務，都具有獨立性，但由于兩者之間的緊密聯(lián)系，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想。
一、推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎性前提是公文制發(fā)
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。主要是公文用紙質量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。同時還要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致等。再次是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。最后是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。
二、推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié)是實施“以我為主”的立卷歸檔原則
實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。
三、推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證是提高檔案卷質量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
四、推進檔案現(xiàn)代化管理進程需加快數(shù)據(jù)準備
1、檔案管理要分清輕重，逐步推進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有卷宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、檔案管理要分層次著錄
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄。對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、檔案管理要分門別類
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4、檔案管理中用“關鍵詞”替代“主題詞”，提高效率
第3篇：檔案合規(guī)管理范文
關鍵詞：城市規(guī)劃檔案；管理工作；發(fā)展與創(chuàng)新
城市規(guī)劃檔案在城市建設檔案當中占據(jù)著非常重要的地位，城市規(guī)劃檔案應該具備良好的完整性規(guī)范性和系統(tǒng)性，同時，工作人員還要按照系統(tǒng)的要求進行規(guī)劃和抗災等工作。在城市規(guī)劃檔案管理中，很多模式已經不能順應當今時代的發(fā)展，所以要想更好的發(fā)揮其作用，就必須要對該項工作進行創(chuàng)新。
1 城市規(guī)劃檔案的含義及特點
城市規(guī)劃是在一段時期之內為了更好的實現(xiàn)城市各項發(fā)展為主要的目標來對城市的基本性質和發(fā)展規(guī)模及方向予以安排，比如土地的利用和城市空間的基本布置等，要想更好的提升城市規(guī)劃的科學性和合理性，管理人員一定要對城市發(fā)展的基本歷程有一個基本的了解，對城市規(guī)劃檔案就是對歷史的一種非常詳細的記錄，它能夠為規(guī)劃部門的工作提供非常詳細的依據(jù)。
城市規(guī)劃檔案的特點主要有以下三個：
（1）法律權威性。在建筑物產權證辦理工作中，它主要的作用是其他的城建檔案無法比擬的，在城市規(guī)劃管理當中形成的工程一書兩證的元件是按照相關的司法程序所形成的，它涵蓋了很多部門所給出的建議和意見，它是土地開發(fā)和工程建設的一個重要的依據(jù)，所以在法律層面，城市規(guī)劃檔案具有較強的權威性。
（2）客觀真實性。其直觀的反映了建設工程的各方面情況，在批復書上有建設項目的施工單位名稱、工程的性質、建筑的面積、功能、造價等等信息。
（3）內容廣泛性。它包括了單位及個人建設工程的報建、建筑物的改造、功能變更、建設單位變更、建筑物招牌、裝修等內容。
2 城市規(guī)劃檔案重要地位
規(guī)劃檔案的種類有很多，主要有城市總體、詳細、分區(qū)、控制性和修建性多種檔案，在城市建設當中占據(jù)了非常關鍵的地位。城市規(guī)劃檔案在法律上是一個十分重要的依據(jù)，如果站在城市規(guī)劃審批權限的角度上來說，按照我國法律法規(guī)的有關規(guī)定，國家應該采取法律法規(guī)的方式來對城市規(guī)劃和審批的權限進行全面的限定，主要的目的就是對整個城市的規(guī)劃和布局加以統(tǒng)一的管理，保證城市規(guī)劃的科學性和合理性，保證規(guī)劃中能夠嚴格的按照規(guī)劃的要求去實施，因此我們說城市規(guī)劃檔案有非常明顯的權威性，它也成為了城建檔案當中最為關鍵的一個檔案類型。
3 城市規(guī)劃檔案管理工作存在問題
3.1 意識不強
某些城市規(guī)劃部門的檔案工作地位和作用的認識并沒有得到統(tǒng)一，同時也很難得到認同，很多人都認為檔案管理沒有實質上的作用，這樣也就出現(xiàn)了重視使用，不重視管理的情況，這樣一來也就使得檔案管理人員自身的工作積極性受到了非常不利的影響，在某種角度上來說對城市規(guī)劃檔案管理工作的進步和創(chuàng)新都產生了較為不利的影響，在這一過程中也沒有形成一個非常好的氛圍，一些部門的工作人員對檔案并不重視，甚至將一些非常重要的檔案資料當成自己的私有財產，這樣也就影響到了檔案材料的合理利用。
3.2 信息化建設緩慢
在信息化建設的過程中，無論是從電子政務，無論是從流程還是技術標準方面都沒有采取十分有效的應對措施，此外，檔案信息化的建設還沒有建立一個統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范標準，很多檔案內容只是對我國一些法律法規(guī)內容的引用，這樣也就使其操作性受到了非常明顯的影響。
3.3 檔案人員素質較低
在當前的檔案管理員在整體素質上偏低，知識結構單調、相關知識、理念沒有更新、缺少專業(yè)知識、不具備檔案管理從業(yè)的資質、專業(yè)知識老舊、仍按傳統(tǒng)方式管理檔案、分析鑒別的能力差等因素都嚴重影響了檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。
4 城市規(guī)劃檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新
4.1 創(chuàng)新服務機制
在工作中，我們一定要敢于創(chuàng)新，同時還要將城市規(guī)劃檔案的服務領域進行適當?shù)耐卣梗诔鞘幸?guī)劃檔案利用的過程中，一定要充分的考慮到城市發(fā)展的具體情況，在發(fā)展中應該堅持和時代步調一致的原則，不斷的提高管理的質量和水平。沖破傳統(tǒng)工作中的束縛，將被動服務變?yōu)橹鲃臃眨挥羞@樣，才能更好的為城市規(guī)劃檔案的開發(fā)和利用創(chuàng)造良好的環(huán)境與氛圍，從而提升整體服務的質量和水平，這對服務機制的建設有著十分積極的作用，整個城市規(guī)劃檔案管理工作的質量也會明顯改善。
4.2 實行科學的管理
一是實施綜合管理。將各門類、各載體的相關規(guī)劃檔案都納入到集中、統(tǒng)一的管理范圍之內，以維護檔案完整性與安全性，提升工作效率，為檔案資源更深度的開發(fā)利用提供便利。對城市規(guī)劃檔案加強保護工作，改變以往在檔案出現(xiàn)破損后才開始修復的工作模式，在資料檔案入庫前就對存放環(huán)境、資料破損的實際情況等多因素進行研究分析，以預防為主，防治相結合。與此同時，利用復印、掃描、微縮等現(xiàn)代化科技手段，實時的做好檔案備份工作，以減少原件損耗，從一定程度上延長相關檔案使用的壽命。二是實施目標管理。結合實際，將定性管理變?yōu)槎抗芾恚瑢訉臃纸饽繕瞬⒅痦椷M行落實。三是標準化管理。制定相關的管理標準，讓各個步驟，各道工序，各個環(huán)節(jié)都做到有章可循。現(xiàn)代化管理。以現(xiàn)代化的管理技術為指導，加強基礎業(yè)務，加強保護技術，充分發(fā)揮已有設備的潛力，探索現(xiàn)代化管理新方法。
4.3 提高人員素質
首先檔案部門必須有計劃、有步驟的對檔管管理員進行定期培訓、指導，采用現(xiàn)代化人力資源管理方式，提升城市規(guī)劃的檔案管理人員綜合素質與水平，讓他們有機會借鑒別人的工作經驗，開拓管理新思路。其次相關檔案部門必須堅持以人為本的理念，關心檔案管理人員的精神、物質各方面生活。依據(jù)部門與地區(qū)的實際情況，制定不同的相關激勵方法，營造良好的工作氛圍，調動員工的積極性，激發(fā)工作熱情。第三管理人員結合本職崗位工作，提高個人業(yè)務水平，邊學邊實踐，還要重視檔案工作和其他專業(yè)滲透與融合，在提升業(yè)務水平的同時，重視計算機技術、信息技能學習，讓自身成為具有信息相關知識與網絡技能的綜合型、新型規(guī)劃檔案管理人員。
結束語
城市規(guī)劃檔案管理工作發(fā)展和創(chuàng)新是當前城市檔案管理工作中非常重要的一個組成部分，它的質量對城市的建設和發(fā)展有著十分重要的影響，所以我們必須要逐漸打破傳統(tǒng)模式的束縛，創(chuàng)建一個更符合當今發(fā)展要求的模式，這樣才能更好的為我國的城市化發(fā)展提供良好的條件。
參考文獻
[1]白興莉，高鈞.對城市規(guī)劃檔案管理工作的幾點認識[J].黑龍江檔案，2007（6）.
[2]魏少華.城市規(guī)劃檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2010（5）.
第4篇：檔案合規(guī)管理范文
本標準規(guī)定了公務電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。
本標準適用于公務電子郵件的歸檔與管理，在維護其真實性、完整性和長期可讀性的基礎上，為其安全保管和有效開發(fā)利用提供依據(jù)。
國家機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的公務電子郵件歸檔與管理適用本標準。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB/T18894―2002電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB/T 17678．1―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理
GB/T17678．2―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結構
DA/T 1―2000檔案工作基本術語
DA/T 18―1999檔案著錄規(guī)則
DA/T 22―2000歸檔文件整理規(guī)則
國家檔案局令第6號 電子公文歸檔管理暫行辦法
3術語和定義
DA/T 1-2000確立的以及下列術語和定義適用于本標準。
3．1 電子郵件electronic mail
由電子計算機生成、處理，并通過電子郵件系統(tǒng)經由計算機網絡發(fā)送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。
電子郵件可在一機構內部進行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進行傳遞。電子郵件分為三種：公務電子郵件、暫時性公務電子郵件、私人電子郵件。
3．2 公務電子郵件electronic mail document
國家機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務活動中產生的經由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件。
3．3 公務電子郵件系統(tǒng)electronic mail document sys-tem
用于產生、傳送、接收、閱讀和處置公務電子郵件的計算機應用系統(tǒng)。3．4 電子文件管理系統(tǒng)electronic records managementsystem
為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計算機應用系統(tǒng)。
4總則
4．1公務電子郵件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。
4．2公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。
4．3應明確規(guī)定公務電子郵件歸檔的時間、范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔公務電子郵件的質量。
4．4歸檔公務電子郵件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。
4．5公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應納入各單位公文處理程序和相關人員的崗位責任。
4．6機構內設置的公共郵箱(機構內對個人開放的郵箱，郵箱內設有許多文件夾，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發(fā)送疑問或者關于執(zhí)行的公務某一特定方面的信息，只有一定范圍內的人員才能使用的郵箱)必須說明創(chuàng)建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，并向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關責任人。
4．7系統(tǒng)管理員應設定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應妥善保護，并定期更改。
4．8各單位系統(tǒng)管理人員應為使用公務電子郵件系統(tǒng)的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統(tǒng)，并確保工作人員在使用文件或查找信息時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護功能都能啟動。病毒特征庫應當定期更新。
5公務電子郵件的撰寫與傳遞
5．1公務電子郵件標題、正文內容的撰寫以及署名規(guī)則參照相關紙質公文規(guī)定。郵件標題撰寫應符合郵件主題或公務性質，以保證郵件應用的時效性以及歸檔、檢索利用質量。
5．2各單位應在公務電子郵件系統(tǒng)的公務信箱中發(fā)送和接收公務電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經發(fā)出，必須原樣保存。應盡量避免公務郵箱用于私人活動。
5．3公務電子郵件應使用專網和專門的郵件服務系統(tǒng)進行發(fā)送和接收，并對發(fā)送的郵件進行加密處理，同時應對網絡環(huán)境、服務器、工作站進行安全性驗證。
5．4在發(fā)送公務電子郵件時應使用真實身份，并根據(jù)電子郵件的密級和發(fā)送范圍，確定是否應進行加密和電子簽名。不得在公務電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。
5．5各單位系統(tǒng)管理人員或有關人員應保存經由公務電子郵件系統(tǒng)傳送的所有電子郵件收發(fā)記錄，作為指導、監(jiān)督歸檔的依據(jù)(公務電子郵件發(fā)文、收文登記表參見附錄A．1，A．2)。
公務電子郵件收發(fā)記錄應當歸檔，只有授權人員方可查詢。
5．6使用公務電子郵件系統(tǒng)的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發(fā)現(xiàn)病毒，應立即通知系統(tǒng)管理人員。
5．7公務電子郵件收發(fā)日志應備份，脫機保存，定期移交檔案部門。
6公務電子郵件的鑒定與歸檔
6．1鑒定歸檔責任歸屬
6．1．1對外發(fā)送的郵件由發(fā)送者進行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進行鑒定歸檔。
6．1．2內部電子郵件應由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進行鑒定歸檔。
6．1．3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責任人進行鑒定歸檔。個人郵箱內郵件的鑒定，由郵箱擁有者負責。
6．2鑒定內容
6．2．1應根據(jù)電子郵件的內容確定其是否具有公文性質，是否具有保存價值。對于涉及公務但以個人名義收發(fā)的電子郵件應視為公務電子郵件。
6．2．2公務電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關紙質文件材料的保管期限和密級的有關規(guī)定執(zhí)行。
6．2．3各單位檔案部門必須對需要歸檔的公務電子郵件進行真實性、完整性、有效性鑒定。真實性鑒定是指認定郵件是否當時當人收發(fā)的，檢查公務電子郵件的內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后是否與收發(fā)時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術手段，檢查公務電子郵件的內容信息、背景信息、結構信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。
6．3歸檔范圍
6．3．1凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應歸檔。
6．3．2：土務電子郵件歸檔時，應包括以下部分：
a)郵件發(fā)送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務、所屬部門和公務電子郵箱)；
b)發(fā)送、接收郵件的時間；
c)郵件密級；
d)郵件的題名；
e)郵件正文、附件；
f)郵件收發(fā)日志；
g)發(fā)送、接收郵件的軟件名和版本號。
6．4歸檔要求
6．4．1：辦理完畢且具有保存價值的公務電子郵件應及時從原有郵箱中遷移出來，進行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統(tǒng)中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內。
6．4．2發(fā)送或接收具有保存價值的公務電子郵件后應立即將電子郵件打印成紙質文件，將打印輸出存檔到紙質文件管理系統(tǒng)中。
6．4．3采用物理歸檔的公務電子郵件應采用或轉換為本標準規(guī)定的標準格式(公務電子郵件存儲格式參見附錄B)，如無法完整、準確地轉換，應將相關的應用程序一并歸檔。
6．4．4一般情況下電子郵件和附件作為整體進行歸檔。
6．4．5經加密的公務電子郵件應解密后明文歸檔。
7歸檔公務電子郵件的整理
7．1歸檔公務電子郵件的整理按DA/T22―2000規(guī)定的要求進行。
7．2歸檔公務電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機構(問題)等進行分類整理，公務電子郵件編號規(guī)則應與電子文件編號規(guī)則保持一致，有對應其他版本的，應通過檔號建立兩者之間的聯(lián)系。
7．3將已整理好的公務電子郵件按順序存入規(guī)范化載體(公務電子郵件存儲載體參見附錄C)，不同保管期限的公務電子郵件應分別存儲在不同的載體上，務必保證電子郵件的真實與完整。
7．4公務電子郵件的著錄參照國家有關規(guī)定進行。存儲公務電子郵件的載體著錄內容包括：
a)說明文件，對存儲載體內文件及軟硬件環(huán)境進行描述。
b)類目表文件，說明載體內文件分類信息。
c)著錄文件，存放有關文件的目錄信息。
d)公務電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務電子郵件。
7．5存儲公務電子郵件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標明以下信息：
a)載體編號；
b)立檔單位名稱；
c)類別(或主題)；
d)郵件起止日期；
e)轉存日期；
0密級；
s)文本(正本或備份)；
h)操作環(huán)境(硬件或軟件)；
i)存儲介質的生產日期；
j)保管期限。
8公務電子郵件的移交與接收
8．1各單位文件管理人員應按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務電子郵件，移交時應履行規(guī)定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．2移交單位和檔案保管部門應對歸檔的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《公務電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．3歸檔公務電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。的公務電子郵件采用物理方式移交。
8．4無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務電子郵件，均應當將電子形式轉換成紙質形式或者縮微形式一并保存后移交。
9公務電子郵件的保管
9．1檔案保管部門應對各單位移交的公務電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
9．2歸檔公務電子郵件的保管要求應符合GB/T18894―2002中9．4的相關規(guī)定。
第5篇：檔案合規(guī)管理范文
關鍵詞：農業(yè)科技檔案 農村經濟發(fā)展 服務方法
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）12-0017-01
農業(yè)科技檔案是農業(yè)科學技術研究活動的真實記錄，是從事農業(yè)科技研究、生產、技術開發(fā)的重要依據(jù)。科學合理的歸檔范圍是科技檔案齊全完整的重要保證，是整個科技檔案管理工作的基礎。
一、農業(yè)科技檔案信息資源的重要性
農業(yè)科技檔案是農業(yè)科技工作者的經驗結晶，它是反映農業(yè)科技動態(tài)和發(fā)展規(guī)律，指導農業(yè)科技發(fā)展，保持農業(yè)科學技術研究的連續(xù)性、系統(tǒng)性、可靠性和準確性方面有著舉足輕重的作用，它是一種特殊的和不可再生的寶貴信息資源。因此，做好農業(yè)科技檔案管理工作，對于新形勢下搞好農業(yè)科技檔案管理信息資源開發(fā)利用，以及促進知識創(chuàng)新和農業(yè)科技發(fā)展，具有重要意義和深遠的影響。
大力開發(fā)檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會主義精神文明建設的重要內容，可以說，檔案是政治教育的重要內容和生動素材，利用檔案中的生動素材M行政治思想教育可以收到良好的效果。檔案作為各項歷史活動的記錄，記錄了改革開放以來建設有中國特色的社會主義事業(yè)取得的豐碩的成果。檔案部門從檔案文獻中挖掘出的具有宣傳價值的史料，可以幫助人們特別是青少年了解中華民族的悠久歷史和燦爛的文化，可以使他們了解歷史軌跡，掌握時展的脈搏，可以使他們自覺宣傳黨的光輝歷史和英雄人物事跡，使他們受到革命傳統(tǒng)、愛國主義、集體主義和社會主義教育。
二、開發(fā)農業(yè)科技檔案信息資源方式方法
1.加強宣傳。積極爭取黨委和政府的重視和支持，同時主動與農業(yè)部門聯(lián)系協(xié)商，召開涉農單位檔案工作座談會，統(tǒng)一認識，明確任務，落實責任，形成了條塊結合，齊抓共管，分級負責，層層落實的農業(yè)科技檔案工作管理體系。
2.典型引路。發(fā)現(xiàn)、總結和推廣典型，運用典型的示范引導作用指導工作，推動工作全面發(fā)展。建章建制，依法治檔，是做好農業(yè)科技檔案工作的有力保障。在工作中注重建章建制，統(tǒng)一標準，規(guī)范做法，使農業(yè)和農村檔案工作走上標準化、規(guī)范化、制度化軌道。與有關部門聯(lián)合進行農業(yè)科技檔案工作檢查，推動了檔案法制化建設。
3.咨詢服務。在實際工作中，檔案管理人員通過個人素質訓練，利用檔案資料和各種檢索工具準確地解答咨詢者提出的各種問題，掌握所分管的工作區(qū)域、內容、種類明細，并具有較強的專業(yè)技術管理水平，能夠掌握使用者提出所需資料的內容，技術名稱，從而有效地推動科學有效地利用檔案資料過程，發(fā)揮檔案咨詢在農業(yè)生產、經營、管理活動中的作用。
4.開架閱覽。廣泛挖掘利用檔案資料的價值，變借閱為開架閱式開放型服務。并把檔案室設置為閱覽室形式，既可使借閱者詳細查閱，又可使檔案管理人員在短短的時間內迅速準確地提供各類資料，提高服務質量和資料利用率，提供各種資料，解決各種技術難題，使檔案資料的價值得到了進一步發(fā)掘和利用。
5.科普講座。開展信息咨詢，印發(fā)實用技術資料、簡報并利用電視、廣播等廣泛宣傳農業(yè)科技知識，提供農業(yè)科技信息，將農業(yè)科技博覽會、涉農部門技術講座以及報刊剪報等收集來的新技術新品種資料，重點圍繞蔬菜生產、林果生產、保護地栽培、農作物生產以及病蟲害防治等為農民提供技術信息服務。幫助農民，依靠科技致富。
6.網絡平臺。發(fā)揮農經網信息量大，傳播及時的優(yōu)勢，將其納入檔案信息咨詢中心的工作范疇，定期為農民提供致富信息、科技信息、供求信息、市場價格等，開發(fā)利用好農經網資源，讓農民掌握市場動向，明確市場發(fā)展趨勢。下載科普小知識、農產品供求信息，通過多種形式向社會公布，利用信息平臺這塊陣地，解決農業(yè)生產中的問題。
三、提高科技檔案的質量，創(chuàng)新服務方式
1.及時收集檔案材料，確保完整、準確、系統(tǒng)、全面。檔案資源建設是實現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎性工作，各級農業(yè)科研院所要加強檔案資源建設，走出傳統(tǒng)收集的圈子，跟蹤、掛靠研究課題，積極主動地向科研人員收集課題準備階段形成的文件材料。
2.農業(yè)科技檔案部門要科學規(guī)范管理，充分利用信息資源存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網絡化的優(yōu)勢，研究制定相關技術標準，統(tǒng)一相關數(shù)據(jù)格式，實現(xiàn)信息資源社會共享。編研成果包括公開出版物和內部參考，這是開展農業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用的一條重要途徑。挖掘農業(yè)科技檔案資源要因地制宜、因時制宜，從農作物新品種、栽培技術、病蟲害防治、新成果推廣等方面入手，編研各種載體的農業(yè)推廣技術資料。利用室藏檔案資源編研水稻、果樹、花卉、畜禽、食用菌等新品種簡介以及推廣技術材料，匯集多項科研成果與新品種介紹。根據(jù)科研成果制作光盤、宣傳版面、多媒體、照片、錄像帶等不同形式和載體的科普宣傳材料，充分發(fā)揮檔案信息的科普宣傳作用。
3.農業(yè)科技檔案濃縮了大量的農業(yè)科學技術信息，樹立為“三農”服務的指導思想，把農業(yè)科技檔案應用到農業(yè)生產第一線，主動配合科研人員，結合科技下鄉(xiāng)活動，將農業(yè)經濟信息送門入戶，提高農戶科學種養(yǎng)技術，從而加速提高農村經濟的發(fā)展水平。農業(yè)科技檔案的管理工作是直接影響到農業(yè)經濟發(fā)展的重要因素。農業(yè)科技檔案要更好服務于現(xiàn)代農村經濟發(fā)展，加快農業(yè)科技信息傳播，促進農業(yè)科技成果轉化及推廣應用，實現(xiàn)信息資源服務生產力，才能挖掘出現(xiàn)代農業(yè)科技檔案潛在的價值，將科技檔案資源轉化為生產力，為農村經濟發(fā)展助力。
第6篇：檔案合規(guī)管理范文
[關鍵詞]檔案管理；科學規(guī)范；法制化
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學化、規(guī)范化和法制化的道路。
一、做好檔案管理工作的重要意義
科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據(jù)，為經營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經營成果，為企業(yè)與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業(yè)經營管理的有機結合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經濟中競爭力具有重要意義。
二、檔案管理工作的邊緣化危險
隨著計算機技術的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。
三、新時期企業(yè)檔案管理如何與時俱進，走上科學規(guī)范化道路
1.企業(yè)檔案管理的法制化。未來企業(yè)檔案工作要納入法制軌道，檔案管理部門的宏觀管理主要通過制定法規(guī)和執(zhí)法監(jiān)督來體現(xiàn)。首先，要通過宣傳貫徹、落實國家有關企業(yè)檔案工作的法律、法規(guī)并檢查其在企業(yè)的實施情況，努力規(guī)范企業(yè)檔案工作的內部管理體制及管理行為。要結合企業(yè)改革和發(fā)展的實際情況，宣傳貫徹好《檔案法》與《檔案法實施辦法》，強化檔案法制教育，不斷增強企業(yè)領導和檔案工作人員的檔案法制觀念。其次，市場經濟體制下的企業(yè)檔案工作，必須自覺依法治檔，用檔案管理部門及有關行業(yè)部門的相關政策、法規(guī)來約束自己的檔案行為，接受有關部門的監(jiān)督檢查。
2.企業(yè)檔案管理的規(guī)范化。檔案管理是“對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想”的一項重要工作，保管和利用好檔案是檔案管理部門的基本任務。一方面，要認真貫徹落實檔案管理標準與工作標準，對檔案進行規(guī)范化管理，明確責任分工和考核標準，切實加強利用過程的檔案安全管理。另一方面，采取重要文件異質異地備份保存制度，即逐步將電子文件轉換成其他載體（如紙、膠片等形式），整理異質保存或電子文件異地等級備份。
3.企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化。現(xiàn)代化的管理手段，是搞好檔案工作的重要途徑。檔案管理使用微機，實現(xiàn)了微機存儲、分類、檢索、統(tǒng)計、保護、開發(fā)及打印各種目錄等。通過調整歸檔文件整理工作流程，改變原有的每年集中整理歸檔的習慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進入檔案整理環(huán)節(jié)，“隨辦隨歸”，促進了文檔一體化管理的實現(xiàn)，充分顯示了快速、安全、準確、高效的特征，大大地減輕了勞動強度，提高了工作效率，使檔案管理工作更趨于科學化、規(guī)范化、程序化。
綜上所述，科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，使檔案管理走上科學規(guī)范化道路。
參考文獻：
[1]劉濤.《談談檔案工作的“有為”與“有位”》《科技咨詢導報》，2006年第14期.
[2]宋北星.《讓檔案工作插上翅膀》，《航天工業(yè)管理》，2006年第12期.
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[4]劉瑛.《質疑檔案工作能否產業(yè)化管理》，《蘭臺世界》，2005年第7期.
第7篇：檔案合規(guī)管理范文
【摘要】本文通過簡單分析軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問題，討論提出有效的一體化管理對策，希望能為軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作實踐提供參考。
關鍵詞 軌道交通行業(yè)；綜合檔案；檔案管理；一體化管理
在信息時代的沖擊下，軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作面臨一些問題，需要檔案管理人員追求創(chuàng)新，通過實施一體化管理措施促使提升其綜合檔案管理水平。
一、軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問題
（一）綜合檔案管理的實踐比理論要少。從總體上看，自我國開始進行檔案一體化管理的理論研究與實踐以來，實踐工作就遠遠少于理論研究工作[1]。在實際的運作過程中，軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等歸不同的部門管理，相互之間缺乏交流，很多人很難將工程檔案、行政檔案等歸集一體，沒有意識到綜合檔案一體化管理是軌道交通行業(yè)檔案管理在信息時代的必然選擇。
（二）在建設信息資源網站方面存在不足。軌道交通行業(yè)實行綜合檔案一體化管理，最終目的在于為用戶使用檔案提供方便。由于軌道交通行業(yè)目前對于綜合檔案一體化管理的認識存在不足，加上綜合檔案的網絡聯(lián)合平臺建設本身面臨著巨大的困難，導致我國軌道交通行業(yè)的綜合檔案一體化管理實踐中的信息資源網站建設跟國外信息網站中信息資源的集中程度相去甚遠，且信息檢索也不夠快捷和方便。
（三）在研究綜合檔案用戶需求上不夠完善。不管是工程建設工作、行政管理工作，還是檔案管理工作，如果這些信息資源沒有被用戶有效利用，那么檔案也就失去了意義，更何況是將軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等有機結合的綜合檔案一體化管理工作，檔案的利用擁有更加重大的意義。然而，在我國軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理工作的實踐中依舊忽視研究用戶需求，即使研究了少數(shù)用戶的需求，通常也是淺嘗輒止、停留在表面，導致一些用戶在利用軌道交通行業(yè)的綜合檔案時態(tài)度不佳，得不到人性化的服務。
二、軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理對策
（一）鼓勵開展軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實踐探索。針對軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理實踐少于理論研究的問題，應鼓勵軌道交通行業(yè)的各個檔案館、參建單位等積極參與綜合檔案一體化管理的實踐活動。一是要大力宣傳軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等的一體化管理，及時樹立綜合檔案一體化管理理念。宣傳工作應從軌道交通行業(yè)企業(yè)的領導層著手，爭取自上而下轉變對綜合檔案一體化管理的思想認識，重新樹立綜合檔案組織管理理念，把領導的消極態(tài)度轉變成積極態(tài)度，形成充分利用網絡、計算機、信息等技術，從本質上改變綜合檔案管理政策、體制，加快實踐綜合檔案一體化管理的步伐。二是支持軌道交通行業(yè)實踐綜合檔案一體化管理。建立健全范圍廣、層次多、功能協(xié)調的綜合檔案一體化管理的理論體系，針對軌道交通行業(yè)成立綜合檔案一體化管理的協(xié)調機制，從而科學管理其工程檔案、行政檔案等，并及時分析綜合檔案一體化管理環(huán)節(jié)產生的矛盾和問題，采取科學的手段解決問題，承擔起綜合檔案一體化管理的職責。
（二）建立健全軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的網絡平臺。從當下我國軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實踐情況來看，建立健全一體化管理的網絡平臺迫在眉睫。在網絡信息環(huán)境下，傳遞信息、交流信息的時間限制、空間限制等已被消除，在某種程度上，信息資源已經在全社會范圍內實現(xiàn)了共享[2]。所以，構建通用的、兼容的網絡平臺，構建綜合檔案一體化管理的各種信息資源網站，在網絡上有效整合軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等信息資源，從而統(tǒng)一檢索、利用各種信息資源，以便更好地為社會、為用戶提供服務，從而充分發(fā)揮出軌道交通行業(yè)綜合檔案的經濟效益、社會效益。因此，只有建立健全綜合檔案一體化管理的網絡平臺，軌道交通行業(yè)才能更好地實施綜合檔案一體化管理。
（三）通過創(chuàng)新綜合檔案一體化管理體制來加強研究用戶需求。一體化管理創(chuàng)新主要體現(xiàn)在一體化建設與軌道交通企業(yè)經營發(fā)展的戰(zhàn)略目標的雙重引導下，通過利用集成管理機制和協(xié)同、統(tǒng)一等方式，把以往工程檔案部門、行政檔案部門等具備的相應資金、設備、工具、人力、物力等資源跟檔案管理的其他要素進行集中和統(tǒng)一，最終實現(xiàn)對檔案的綜合管理與控制，促使檔案管理要素優(yōu)化組合、合理搭配，并對檔案資源進行統(tǒng)一的開發(fā)和利用，以順應信息化時代對軌道交通行業(yè)市場競爭提出的需求。那么在研究用戶需求方面，軌道交通行業(yè)就應實踐一體化管理體制，通過對用戶在工程檔案、行政檔案等方面的需求開展調查和研究，以充分了解用戶需要什么信息，想要得到什么樣的服務等，從而改變以往封閉落后的檔案管理服務方式，爭取為用戶提供開放的、現(xiàn)代化的服務，采用網絡技術、計算機技術、設備等增強軌道交通行業(yè)檔案管理部門的信息集散能力、反應能力、處理能力，從而提高各個檔案管理部門的服務質量，為綜合檔案用戶提供人性化服務。同時，軌道交通行業(yè)檔案管理部門及人員通過研究用戶對工程檔案、行政檔案等信息的服務需求，能準確地定位各自的服務對象，吸引更多的用戶利用檔案，這是軌道交通行業(yè)檔案一體化管理現(xiàn)實意義的體現(xiàn)。
參考文獻：
第8篇：檔案合規(guī)管理范文
關鍵詞：市政管線；工程檔案；質量；執(zhí)法；制度
Abstract: The paper further explores the main problems existing in the project file archiving and management work of the city municipal pipeline, and puts forward the feasible solutions from the level of management system and law enforcement.Parts of the problems suggested is universal, solving which can have guiding significance for the practical work.
Key words: municipal pipelines; project files; quality; law enforcement; system
中圖分類號：G271文獻標識碼： A文章編號：2095-2104（2012）
一直以來，由于市政管線工程檔案業(yè)務難度較大，加上市政管線工程一般不需要辦理房地產確權證明，所以工程檔案歸檔過程中存在問題多，困擾多。我市城建檔案館自從成立市政管線科以來，千方百計加大力氣做了大量的有針對性的工作，取得了良好的成效！使我市市政管線工程檔案（尤其是利用率高的工程準備階段文件、勘察文件、測量數(shù)據(jù)、竣工圖等）的歸檔率以及歸檔質量大大提高；并且隨著地下管線工程檔案專項工作的開展，地下管線數(shù)據(jù)的移交工作也在逐步推進中。但是，與成熟的房屋工程檔案歸檔工作相比擬，依然存在著不盡人意的以下幾方面問題：
一、市政工程報建手續(xù)不完善的現(xiàn)象相對常見，檔案資料遭遇先天不足的問題。
市政工程基本都是政府投資工程，有的由于急于上馬，常常未完成正常報建程序就開工建設（大多數(shù)工程直至竣工階段用地手續(xù)依然未辦理完畢）；有的是邊開工邊報建；有的甚至是先開工后報建（比如由于臺風刮壞海堤而產生的修堤應急工程）。部分代建單位懷有僥幸心理，直到工程完工也并未去補全報建手續(xù)，檔案資料遭遇先天不足的問題；而市政工程都是關系民生，完工之后不管檔案資料齊全與否，工程都將投入使用，檔案資料欠賬就常常不了了之。
二、部分建設單位對檔案工作重視程度不夠，未能履行其組織、監(jiān)督、檢查、收集、匯總以及移交檔案等職能。
部分建設單位對檔案工作重視程度不足，無視《珠海市地下管線管理條例》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》等相關法律法規(guī)的要求，一是在基建過程中，未履行其組織、監(jiān)督、檢查以及匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、收集以及立卷歸檔工作的職責；二是在工程檔案預驗收和歸檔階段，亦未組織勘察、設計、監(jiān)理、施工等單位收集以及向城建檔案館移交檔案；三是甚至當施工單位到城建檔案館辦理工程檔案預驗收和歸檔時，還不積極、不配合城建檔案館，找種種理由或者想各種辦法，推諉移交本由該司負責移交的工程準備階段文件以及竣工驗收文件，影響工程檔案預驗收順利進行，導致檔案資料歸檔不完整。
三、部分管線建設（或產權）單位無視相關法律法規(guī)要求，拒絕向城建檔案館移交管線資料。
附屬于道路建設的管線工程，如給水、排水、電纜溝、交通視頻監(jiān)控工程，往往能按照有關要求，與道路一起辦理工程檔案預驗收以及檔案移交工作，在城建檔案館歸檔質量良好。單獨報建的管線工程，主要是電力、通訊、燃氣、有線電視等工程，建設（或產權）單位一直以來，不但未履行其作為建設單位組織、監(jiān)督、檢查、匯總以及移交工程有關各方檔案資料的職能，而且本該屬于該司向城建檔案館移交的資料，他們卻一直以各種理由拖延移交，盡管該檔案資料（含測量數(shù)據(jù)）齊全。而對于這種不移交檔案的明顯違法行為，地方執(zhí)法力度又不足；盡管珠海于2008年又出臺了地方性法規(guī)《珠海市地下管線管理條例》，這種事實依然沒有改變，地下管線檔案數(shù)據(jù)的存檔依然是老大難問題，導致挖斷管線事情常有發(fā)生，社會經濟損失不斷。
四、檔案資料員更換頻繁，熟手資料員流失情況嚴重。
經筆者多年工作發(fā)現(xiàn)，市政管線工程相關單位，尤其是施工單位，普遍缺乏固定的檔案資料員。每逢工程開工之初，隨便指派一名工作人員或者在外面找人兼職擔任檔案資料員，這樣的人大多未經過檔案專業(yè)培訓，他們不光缺乏必要的檔案理論知識，也不具備一定的檔案專業(yè)水平；同時，他們由于身兼多項工作或者純屬兼職，所以缺乏足夠的時間在工地從事資料收集工作；再遇上施工項目漏測漏驗的情況，檔案資料員閉門造車編寫檔案資料數(shù)據(jù)的情況普遍存在；而數(shù)據(jù)資料的蓋章審查不嚴格情況普遍，造假的數(shù)據(jù)資料往往可以蒙混過關，造成了檔案與施工過程不同步，檔案不真實，不準確、質量不高的現(xiàn)象。
每當新檔案資料員完成一到兩個工程項目，剛剛對檔案工作有一定的認識，往往又被安排去做其他工作，新資料員重新上崗，重新開始學習檔案知識，就這樣周而復始，沒法保證檔案資料的質量與穩(wěn)定。
綜上所述，盡管城建檔案館做了大量的工作，檔案歸檔率以及歸檔質量情況得到根本好轉，但是依然有完善與提高的空間，只有開動腦筋，積極行動，聯(lián)合有關部門，以法律為依據(jù)，從機制上、從流程上、從加大違法成本上著手，就能解決目前工作中存在的主要問題，讓歸檔檔案更完整、更高質量。具體如下：
一、嚴格報建手續(xù)管理制度，將完善報建手續(xù)與工程結算緊密相連。
針對報建手續(xù)不完善的問題，一是有關行政管理部門必須嚴格按照國家法律法規(guī)有關規(guī)定，加強監(jiān)管，工程務必滿足相關條件才能進行項目報批。二是將完善報建手續(xù)與工程結算緊密相連，市財政部門在結算前要核對工程報建手續(xù)是否完善（可由城建檔案館出具檔案存檔的證明文件），發(fā)現(xiàn)有報建未完善的，應停止進行該工程的結算工作，直至建設單位補辦相關報建手續(xù)后才恢復受理該工程結算工作。
二、做好做大宣傳工作、提高檔案工作意識。
城建檔案館必須進一步提高工作人員的檔案理論知識以及檔案工作水平，熟悉有關國家、地方性法律法規(guī)及檔案專業(yè)規(guī)范的要求。走向街頭，走進相關單位，定期舉辦大型宣傳活動，定期舉辦座談會、咨詢會，大力宣傳國家、地方性法律法規(guī)及檔案專業(yè)規(guī)范，轉變工作對象的思想觀念，為工作順利開展打基礎。日常工作中，遇到不履行職責、不理解檔案工作、不愿意移交檔案的情況，必須以相關法律法規(guī)為依據(jù)，曉之以情、動之以理，從大局、長遠以及辦事對象的角度耐心地進行說服，敦促、提醒該單位轉變思想，嚴格按照有關要求辦事。
三、嚴格執(zhí)行處罰措施，加大違法成本，讓違法單位付出違法代價。
《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《珠海市地下管線管理條例》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線檔案管理辦法》等法律法規(guī)對建設單位在工程檔案竣工驗收后向城建檔案館或者有關部門移交檔案都有明確的規(guī)定；對于未移交檔案的行為，也明確了相應的處罰措施。雖然有那么多法律法規(guī)保駕護航，但是在我市，多年來，未移交檔案的違法行為并未得到應有的追究與懲罰，管線建設（或管理單位）的違法行為不必付出成本與代價，這不光褻瀆了法律的尊嚴，而且助長了這種違法行為的長期發(fā)生，最終導致了城建檔案館檔案存檔數(shù)據(jù)不完整，給政府決策以及社會發(fā)展帶來諸多不便。
事實上上，若能做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究，這種不移交檔案的行為就一定能得到有效地遏止。比如我們的臨近城市――中山市，為了收集地下管線測量數(shù)據(jù)，即使該市未出臺地下管線法律法規(guī)，僅憑借《城市地下管線工程檔案管理辦法》，該市規(guī)劃局與城市管理行政執(zhí)法局聯(lián)合發(fā)文，對于不辦理規(guī)劃報建、逾期不進行竣工測量、不辦理規(guī)劃驗收、不按規(guī)定報送工程檔案的行為，由市城建檔案館將違章建設單位名單同時報送市規(guī)劃局和市城管執(zhí)法局，該市規(guī)劃局馬上暫停受理該單位所有建設工程（含管線工程）的報建審批業(yè)務，待其按照要求補辦工程報建、竣工測量、規(guī)劃驗收、工程檔案歸檔等所有事項后才恢復受理其建設工程案件；另一方面，市城管執(zhí)法局則按照有關規(guī)定對上述違法行為進行處罰，取得顯著的成效。
珠海等城市，完全可以照搬中山市的做法，讓違法的建設單位付出違法成本，為其違法行為付出代價。
四、必須實行工程檔案資料員上崗證制度、備案制度、相對固定的制度。
第9篇：檔案合規(guī)管理范文
一、規(guī)范縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理的意義
縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門不僅要負責單位內部的人事管理工作，而且要負責（參與）全縣（區(qū)）行政事業(yè)單位、學校、醫(yī)院、國有企業(yè)等單位的人事管理，因而其文書檔案管理必須規(guī)范化、科學化，這樣才能達到服務單位、服務全縣（區(qū)）的目標。
1、人力資源和社會保障部門的發(fā)展要求規(guī)范文書檔案管理。文書檔案管理是人力資源和社會保障部門重要工作，規(guī)范這一工作，首先，可以為人力資源和社會保障部門決策提供參考，人力資源與社會保障部門的工作特別是決策性的工作需要參閱大量的歷史資料，而詳實、規(guī)范的文書檔案管理工作，可以幫助決策主體盡快的獲取相關信息，科學的做出決策。其次，可以降低單位管理成本，提高工作效率。規(guī)范的文書檔案管理工作使得人力資源和社會保障部門在撰寫各種文件等行為有模式可以參考，這就避免另起爐灶等增加了工作難度。
2、其他主體的需求要求規(guī)范文書檔案管理。人力資源和社會保障部門要負責指導、參與全縣的人事工作，特別是，縣、區(qū)一級要出臺諸多的文件、政策，如人才引進政策、職稱評審政策、工資定級政策等，所轄區(qū)域內部各單位都需要參閱這些資料，如果文書檔案管理不規(guī)范，則在其他單位需要借閱這種資料時容易出現(xiàn)信息獲取難、資料借閱手續(xù)復雜等問題，相反，如果文書檔案管理規(guī)范，則可以為其他單位提供高效優(yōu)質的服務。
3、文書檔案工作本身的發(fā)展要求推行規(guī)范化管理。當前，文書檔案工作正遭受信息化等帶來的挑戰(zhàn)，這種挑戰(zhàn)要求文書檔案的內容信息化，并積極利用信息化管理工具規(guī)范文書檔案管理，如開發(fā)出文書檔案信息化管理軟件等，這些工作的開展都要求規(guī)范文書檔案管理工作。
二、縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理存在的問題
雖然我國縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理工作取得了一定成績，在分類歸檔、存儲借閱等方面出臺了一些制度，但從實踐來看也還存在一定的問題，表現(xiàn)在制度體系不完備、管理方法相對滯后，管理人員素質有待提升等方面。
1、文書檔案管理制度體系不完備。制度是規(guī)范化管理的基礎，只有制度完備才能做到管理規(guī)范。首先，制度細化不夠，人力資源和社會保障部門制定的文書檔案管理制度多為一些宏觀性的、指導性的文件，如明確崗位職責等，但對于具體如何管理、如何規(guī)范缺乏細化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不夠，現(xiàn)有的制度多為定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不夠邁入沒有定量化的考核制度等。再次，制度實化不夠，現(xiàn)行的制度宏觀性較強，但缺乏具體的、針對崗位特征的規(guī)定，導致文書檔案管理中缺乏指導實踐的制度。
2、管理方法相對滯后。管理方法是規(guī)范化管理的有效工具，只有方法先進才能真正實現(xiàn)規(guī)范化管理。首先，從文書檔案管理本身來看，部分區(qū)縣人力資源和社會保障部門沒有按照國家檔案管理的相關規(guī)定科學的對文書檔案進行分類，并形成分類保管體系，導致管理不規(guī)范。其次，信息化手段的利用來看，部分區(qū)縣人力資源和社會保障沒有充分利用編碼技術等管理帶來的便利，沒有開發(fā)相應的軟件模塊完善管理，仍然依靠傳統(tǒng)的人工管理，導致規(guī)范中規(guī)范化難度大。
3、管理人員素質有待提升。管理人員素質的高低直接關系到規(guī)范化的難易程度，首先，部分文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，他們多為兼職的檔案管理人員，本身并沒有接受過專門的檔案管理教育，導致其在文書檔案管理中面臨很多專業(yè)性的困難。其次，部分文書檔案人員繼續(xù)教育缺乏，由于這一崗位工作創(chuàng)新需求少，人力資源和社會保障部門內部對這一崗位的培訓投入相對不足，難易為規(guī)范化管理提供支持。
三、促進縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理規(guī)范化的思考
文書檔案管理規(guī)范化是必然的趨勢，也是一種必然的要求，縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門必須高度重視，加強人才培訓，加強文書檔案規(guī)范化管理設施建設，并制定規(guī)范化管理制度，確實推動規(guī)范化管理落到實處。
1、加強文書檔案管理人才培訓。首先，要根據(jù)人力資源和社會保障部門文書檔案管理的要求制定繼續(xù)教育方案，一方面，要明確文書檔案管理崗位所需要具備的崗位技能，包括檔案管理技能、信息化操作方面的技能等，另一方，要明確崗位職責，即文書檔案需要完成哪些工作，以此指導整個培訓工作，避免培訓虛化、表面化。其次，要加大投入積極開展培訓工作，通過與高校、檔案管理部門等單位合作，積極幫助文書檔案管理人員獲取最新的專業(yè)知識，如利用信息化手段進行管理等。
