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關鍵詞:中小學校;財務制度;管理:問題;對策
1.幼兒園財務管理的基本原則
幼兒園高層管理者和財會人員應遵循的指導思想有三點:①貫徹執行國家有關法律、法規和財務規章制度;②“堅持勤儉辦學的方針”;③正確處理事業發展和資金供給的關系,社會效益和經濟效益的關系,國家、集體和個人三者利益的關系。
2.幼兒園財務管理的主要任務
財務管理內容與責任包括:合理編制學校預算;依法多渠道籌集事業資金;加強核算,提高資金使用效益;加強資產管理,防止國有資產流失;建立健全財務規章制度;對幼兒園經濟活動進行財務控制和監督;定期進行財務分析,如實反映學校財務狀況。
3.幼兒園財務管理的體制
單位設置財務機構的幼兒園實行“統一領導、統一管理”的體制;①不具備(不需要)單位設置財務機構的幼兒園實行“集中管理、分校核算”的體制,即在一定區域內設置中心財務機構,集中統一管理財務活動,幼兒園設報賬員,在園長領導下管理財務活動,統一向中心財務機構報賬;②幼兒園財會人員的職責、權限、技術職稱、任免獎罰等按《會計法》執行;③園辦產業、勤工儉學等財務活動均由幼兒園財務機構統一領導。
4.幼兒園財務管理的主要內容
主要包括單位預算、收入管理、支出管理、結余及其分配、專用基金管理、資產管理、負債管理等方面的內容。
二、當前幼兒園財務管理中存在的問題
1.幼兒園領導“重錢輕物”現象比較嚴重
一些幼兒園領導只知道向上級主管部門要錢,但在怎樣合理有效地使用好爭取來的資金,如何保管好用這些資金購買的資產等方面重視不夠,導致學校資產管理不善,重復購置,盲目采購,積壓浪費的現象越來越嚴重。如有的單位購買電腦,買的都是過時淘汰的產品,表面上他們好像是節約了錢,而實際上年年都要花錢整修,反而造成年年花錢、多花錢。
2.財會人員“半路出家”現象相當普遍
多數人認為幼兒園財務管理工作僅僅是記賬、算賬、報賬的簡單工作。因為對財務人員的要求不高,絕大多數學校財會人員是半路出家,尤其是幼兒園的財會人員幾乎是學科教師兼職,不僅不具備相應的專業知識,而且對《會計法》、《審計法》等財會法規也了解甚少,至于編制預算、提出財務報告和作出財務分析,更是不可能的事,加之缺乏相應的教育培訓,幼兒園財會人員隊伍整體素質較低。
3.財務管理“無法可依”現象不在少數
目前在幼兒園財務管理工作方面,尚無比較規范、統一的規章制度。許多幼兒園也不主動制定關于財務管理的規章制度,如預算制度、結算制度、民主理財制度等;有的幼兒園即使有一些規章制度,但有的已不適應實際幼兒園財務管理工作的發展需要,在實際執行過程中也只是流于形式,按制度、按章辦事的不多,隨意性較大。
三、加強幼兒園財務管理的對策
1.強化園長財務管理意識,用好經費,管好資產
首先,園長要認識到強化財務管理是加強幼兒園管理的重要的中心工作必須遵循教育方針和勤儉辦學的方針,按照教育教學活動和經濟活動的客觀規律的要求,科學的管理和客觀的使用各項教育經費,努力提高資金的使用資產為提高教育教學質量和發展教育事業服務。
其次,對于園中現有的資產要認真進行盤點,避免重復購置,對需要購買的資產、設備等要認真分析、討論研究,廣泛征求意見,慎之又慎地作出決策,把有限的教育經費用好。
再來,對于教學上要用的設備、儀器,要優先購買,在購買過程中要貨比三家,首先要比質量、在比價格,從而把有限的教育經費用在刀刃上,不斷提高教育投資的經濟效益和社會效益,為提高教育教學質量和發展教育事業服務。
2.抓好財務管理隊伍建設,增強素質,提高水平
幼兒園財務管理工作是一項專業性、政策性、群眾性很強的經濟管理工作,搞好這項工作必須有一支素質優良的財務管理隊伍。財務管理隊伍包括財務管理干部和財務人員,他們的政治思想、品質作風、業務水平是能否做好財務工作的關鍵。
首先,幼兒園領導要按要求配備財務管理干部和財務人員,并明確職責,要有一名園領導分管財務工作,負責全面管理,除審批學校的年度、季度預算決策,還要進行檢查和監督,并要抓好財會人員的思想工作,調動每個人的積極性,促使財會人員做好自己的本職工作。
其次,在選派財會人員時必須嚴格把關,要選派政治素質、業務水平高、責任心強、有一定會計業務水平的、有為教育教學服務精神的人員擔任財會工作。
再有,作為幼兒園的主管部門、以及上級財政部門也要搞好幼兒園財會人員的業務培訓和繼續教育,要結合《會計人員繼續教育暫行條例》的有關要求,加強幼兒園會計人員業務培訓和自學,使其財會專業水平和技能不斷得到提高,在電子信息技術發展迅猛的當今,要重視幼兒園會計人員的電算化教育培訓,這樣才能將會計解放出來,從而抽出更多時間來參與財務管理,參與財務決策,更好地為教育教學服務。
3.堅持幼兒園財務科學管理,建章立制,規范行為
幼兒園財務工作的科W管理就是吸收傳統財務管理中的先進經驗,運用現代管理科學的理論和方法,在調查統計、科學預測、計劃控制的基礎上,依靠嚴格的組織和制度,使財務管理過程合理化、規范化,從而實現幼兒園財務管理最優化和資金使用高效化的目標。
首先,必須遵循教育方針和勤儉辦學的方針,按照教育教學活動和經濟活動的客觀規律的要求,科學的管理和客觀的使用各項教育經費,努力提高資金的使用,為提高教育教學質量和發展教育事業服務。
一、民辦幼兒園財務管理工作的現狀
1.會計基礎工作薄弱。各民辦幼兒園的會計絕大多數是半路出家,多為兼職,相當部分都是不懂財務的教師、社會青年擔任,沒有經過會計基礎知識培訓學習,會計知識貧乏,財務法規制度不熟悉,理解不透徹。
2.票據管理不規范。絕大多數民辦幼兒園使用非財政部門領取的或者私自印制、購買收款收據收費;沒有開具財政部門統一印制的“行政事業性收費票據”,即便使用了正規票據收費,其手續也不健全,要么學校公章不蓋,要么填寫不規范,項目不全或不分開。
3.執行預算管理力度不夠。一些民辦幼兒園年初不編制經費收支預算,不搞財務收支執行情況分析,收支計劃性不強,經費收取和使用存在很大的盲目性。
4.會計信息不實。(1)報假數。有些民辦幼兒園領導為創造政績,采取不攤、不提、轉移、隱瞞、虛增等手段,指使會計人員報假數,借以得到上級部門的獎勵;有些民辦幼兒園為完成上級下達的指標任務,確保整個系統或地區的整體利益不受影響,不敢說真話,只報虛數。(2)報假帳。有些民辦幼兒園從自身利益出發,違反會計制度規定,設假帳或者帳外設帳,以躲避監督部門的檢查。
二、加強民辦幼兒園財務管理工作的措施
1.建立民辦幼兒園財務管理制度。民辦幼兒園財務管理制度應建立財務計劃和財務決算方面的制度,預算管理制度,基本建設財務管理制度,財產物資管理制度,工資基金管理制度,資金結算管理制度,學校基金管理制度,收費標準管理制度,費用開支標準管理制度,收據和發票管理制度,經營承包財務管理制度,會計檔案管理制度,有價證券管理等制度。
2.民辦幼兒園要按照國家的有關規定設置會計賬簿,按照會計法認真搞好日常會計核算和監督工作。要分清教育機構中的國有財產、創辦者投入到教育機構的財產和教育機構通過辦學積累的財產,并分別登記建賬;及時記賬、結賬、對賬及編報各種財會報表,做到賬證相符、賬賬相符、賬表相符、賬物(錢)相符;及時清理往來款項,庫存現金不得超過銀行核定的限額。按照有關規定,要長期保存會計憑證、賬簿、報表等檔案資料。財會人員調離工作時,必須與接管人員辦理交接手續。
3.民辦幼兒園的收費標準可以根據辦學成本,報經教育、物價、財政等部門批準。只能按批準后的收費標準向受教育者收取費用。所收取的費用必須使用財政統一票據,一生一票,繳人財政專戶統一管理。財政按教學進度定期撥付給各民辦幼兒園,統一用于正常辦學費用支出。任何部門、單位和個人不得截留、擠占和挪用。民辦幼兒園的學生退學,應按學生實際學習時間核退所收費用;收費標準經過有關部門的批準或者備案后,必須遵照國家的《教育收費公示制度》向社會公示。公示的范圍主要為:國家規定的審批權限和程序制定的教育收費,包括義務教育學校的雜費、借讀費、住宿費和非義務教育學校的學費、住宿費等學校所有的收費,均應實行公示制度。公示內容主要包括收費項目、收費標準、收費依據(批準機關及文號)、收費范圍、計費單位、投訴電話等。對家庭經濟困難學生實行收費減免的政策也應進行公示。公示的主要方式為:公示欄、公示牌、公示墻等。學校在招生簡章中要注明有關收費項目和標準。在開學時或學期結束后,通過收費報告單等方式向學生家長報告本學期學校收費情況。
4.按照國家有關規定,各民辦幼兒園要定期向批準辦學的行政機關報送財務報表并接受有關部門的檢查、監督。民辦幼兒園在接受審批機關和審計機關依照法律和國家有關規定進行的監督審計時,要如實提供會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料以及需要提供的有關情況,不得拒絕、隱匿、謊報。民辦幼兒園要根據審批機關的要求,委托審批機關指定的社會審計機構對其進行專項或全面審計,并在審批機關指定的日期內提交審計報告。民辦幼兒園內部應加強財務管理的民主監督,民主理財,財務公開,定期向教職工公布財務收支賬目。
5.建立高素質的財務工作隊伍。配備合格的會計人員,是各單位做好會計工作,保證會計信息真實、完整、充分發揮職能作用的重要保證。每年從大專院校招聘優秀財會專業畢業生,充實到民辦學校財務隊伍中來,補充新鮮血液。面對民辦幼兒園財務人員參差不齊的嚴峻現實,在盡量保證操作人員相對穩定的基礎上,切實加強對他們的業務培訓。可以在相關條件成熟的基礎上,選擇一所學校召開財務管理現場會,邀請各民辦幼兒園財務人員現場參觀、交流、學習先進經驗。定期對民辦幼兒園的會計進行集中培訓,促使他們盡快成為具備一定財務知識的業務人員,從而保證民辦幼兒園財務管理工作的順利推進。
如前所述,ERP信息系統有高水平的信息科學技術作為基礎,以電腦作為運行載體,在傳統的財務管理模式和流程方面做了很多的改善,具有明顯的優勢,而且自身的特點也十分顯著。相比傳統的財務管理模式,ERP最顯著的特點是它的集成性。ERP信息系統將企業內部的所有資源有效整合,為企業的科學決策奠定了良好的基礎,ERP可以做到精準的分析規劃,控制企業內部預算,可以快速分析實際行為與預算之間的差別。ERP的第二個特點是它顯著的即時性。當一個企業在內部實現ERP系統全運行時,企業各部門的相關信息通過系統聯系在一起,數據可以保證得到及時更新,企業的每個相關工作人員都可以在第一時間了解企業資訊信息。ERP的第三個特點是前瞻性。ERP信息系統可以分析已被整合的企業資源,通過分析得出相應的超前的預測分析,為企業的財務管理提出政策建議。
二、石油企業應用ERP信息系統的必要性
(一)促使石油企業財務向規范化、標準化、智能化發展前文曾提到,ERP信息系統的一個顯著特點是集成性。通過它集各種信息于一體的特點,可以使傳統的人的管理轉化為機器的管理。舉例來說,在不使用ERP信息系統時,企業從生產到銷售涉及到的諸多環節,都是由不同的人去管理。這樣在會人為的造成很多誤差,而且每個人有每個人關于數據的統計口徑,一旦統計相關數據的人員的統計口徑不同,那么在企業利用現有數據做預測分析時,會因為數據的不真實而導致預測分析有偏差。傳統的財務管理方式下還會有很多諸如此類的錯誤出現。但是在ERP信息系統的規范下,各環節繁雜的人為工作已經由高性能的信息系統代替,消除了上述因人而異的誤差,使得整個企業的財務工作更加規范化。鑒于ERP信息系統將企業的各種業務與財務系統相結合,相關的財務人員可以在系統里追蹤到每一項業務的從生產出庫到貨款收回全過程的進行狀況,在參與企業管理時,可以迅速為管理者提供最準確的財務建議,企業管理者據此可以為一項經濟活動安排最合適的項目負責人、最高效的機器設備,做出較好的經濟決策。ERP信息系統的高效運行使得石油企業的財務管理更加精細,更加的標準化和智能化。(二)提高石油企業的成本管理水平及管理效率一方面,隨著ERP信息系統在石油企業的順利運行,系統本身可以改善企業成本的管理,使得企業的成本管理工作在一個更高的水平上開展,在業務規范化、標準化的基礎上,管理效果更加的高水平、高效率。在整個系統運行過程中,實現企業業務處理標準化的路徑主要可以通過檢查系統的可用性、檢驗系統預算處理情況以及系統出口的校驗功能來完成,通過這一路徑可以確保整個財務核算過程的準確無誤,從而提升企業成本管理水平及效率。另一方面,ERP系統在企業的有效運轉,將生產、經營計劃與財務緊密聯系在一起,使得數據信息更直觀更可靠。基于系統的運行,企業內部預算支出、費用分攤等問題,可以通過系統進行固定的處理,各部門都可以熟悉明了,企業還可以根據系統分析較為靈活的增加或減少重點項目費用的預算及支出,并對重點項目的運行全過程包括預算的控制、費用的支出等方面都有實時監管,在提升管理效率的同時,也提高了企業對資金的利用率。(三)使得企業業績評判考核方式多樣化綜合上述兩點,石油企業的財務管理和業務處理通過ERP信息系統的集成與處理之后,整個企業運行的更加規范高效。可以看出,ERP信息系統不只單一的涉及財務會計的職能,同時強調了管理會計和成本會計的重要性。隨著經濟的不斷發展,市場競爭越發的激烈,激烈的市場競爭無疑是石油企業面對的一個巨大挑戰。石油企業的業績不再是單一遵循傳統的考評辦法,對信息化的合理利用也是每一個石油企業應該發展的重點。石油企業在傳統的生產經營的基礎上,需要在日常工作中通過系統及時的發現經濟運營上存在的問題和缺陷并及時實施有效的應對措施,充分利用信息化數據進行決策,進而達到企業和社會福利效益的最大化。
三、ERP信息系統在石油企業財務管理中存在的問題
對于一個重視管理、重視發展的石油企業來說,ERP信息系統會帶來暢通無阻的信息交流和精細高效的企業管理,其中的優勢及便利遠遠超出一般企業的想象。但是就筆者對目前國內的實際情況的了解,大部分石油公司在使用ERP信息系統時都存在問題,主要歸結為以下3個方面。(一)企業財務人員整體素質不高,系統應用不順暢核心技術和信息資源企業賴以生存的基本條件,核心技術自不用多說,信息資源上的優勢也是企業在市場競爭中脫穎而出的關鍵。一個石油企業的決策者如果掌握了企業財務方面的所有信息資源,在做決策的過程中就會更加的篤定,這也將是它的制勝法寶。就現階段應用ERP信息系統的石油企業來說,大多財務工作者的個人素質不高,不能意識到信息資源對一個企業的重要性,在使用ERP信息系統時,只是單純的利用統計匯總功能進行簡單的會計工作和財務處理,無法深度挖掘系統的潛在功能達成企業優化資源配置的目標,進而使石油企業利用ERP信息系統高效運行企業經濟活動的訴求難以得到滿足。(二)企業對信息系統認識不夠,系統運行效率低下我們不能把所有的問題都歸結于企業財務工作人員,財務人員的素質不高只是影響ERP在企業運行不順暢、效率低下的原因之一。整個企業沒有對ERP信息系統有一個深刻的認識更是問題的關鍵所在。由于企業錯誤認識ERP,使得具有良好整合行的系統不能物盡其用,從而導致系統運行的效率低下。此外,一些中小型石油企業的管理者對ERP的重視程度不夠,決策層基本不參與到ERP系統中或者在ERP系統中參與管理不到位,這也是導致系統低效運行的原因。(三)系統實用程度的局限性,難以解決部分實際問題ERP信息系統對技術的要求很高,當今世界范圍內,只有德國SAP公司研制的SAPR/3系統被多數企業普遍認可,我國很多石油企業也都選擇運用這一系統。可想而知,國外研制的系統很難全方位切合國內的石油企業日常運作,很多企業還是處在半自動化的信息管理狀態,而且面對國內復雜的市場結構、行業發展狀況,現行的ERP信息系統并不能完全提供完美的信息處理,系統在實際運作中的局限性,也是比較棘手的問題。
四、ERP信息系統高效運作的對策建議
2 ERP系統的概念介紹
ERP中文含義是企業計劃資源,其以企業運行的物流為研究主體,將企業的財務流程進行規范化的一種現代科學技術。ERP是以市場供求關系作為依據,對國有企業進行有秩序的管理,通過嚴格的管理流程,提高企業整體工作效率。通過市場調查可知,ERP系統不僅適用于國有投資公司財務管理中,還適用于財務成本管理與人才管控。ERP系統對國有投資公司的銷售部門,也具有一定的管理作用。ERP系統對國有投資公司具有引導作用,提升公司內外的競爭能力。以傳統的國有投資公司管理模式作為基礎,ERP系統再次基礎上,結合自身優勢,對管理過程容易出現的問題進行預測,根據預測結果再進行有目標的管理[1]。
3 國有投資公司財務管理中ERP系統的應用情況
3.1 ERP系統在國有投資公司財務管理素質中的應用
在國有投資公司財務管理中,ERP系統主要對公司的資金進行管理,對賬目進行核算,控制成本輸出,并對公司的盈虧做出分析。ERP系統在國有投資公司財務管理素質中的應用,提高了國有投資公司工作效率,降低公司人力成本,增強公司在外部市場的核心競爭力。ERP系統是現代社會的高科技技術,為國有投資公司在管理中,提供可靠的數據信息。ERP系統對國有投資公司財務管理素質水平進行研究,對現實市場需求以及競爭力進行調查,在不違背國有投資公司基本原則的基礎上,制定出適合國有投資公司的具有代表性的管理方案。使得國有投資公司從投資、生產、銷售、售后服務等環節,都有明確的管理程序,為國有投資公司節約成本,提高公司整體經濟效益[2]。
3.2 ERP系統在國有投資公司財務管理者能力方面的應用
國有投資公司,在傳統的財務管理中,對計算與核算需要耗費較大的人力資源,需要高速的計算能力,即使這樣在操作過程中仍然會出現失誤。ERP系統在國有投資公司財務管理者能力方面的應用,打破傳統財務管理模式,降低公司在財務核算中的風險,同時節省人力資源。在信息時代,人力資源仍具有一定的局限性,ERP系統能夠在財務管理中,對資金流動做出準確的推斷與監控。ERP系統具有一定的特殊性,由于是運用高科技手段,因此對工作人員的素質要求比較高,只有高素質的財務管理者,才能使ERP系統最大程度的發揮效用。所以,提高國有投資公司財務管理者的綜合能力,對ERP系統的使用至關重要[3]。
3.3 ERP系統在國有投資公司財務管理系統中的應用
對國有投資公司來說,擁有完善的財務管理系統,對公司未來發展具有較大幫助。ERP系統在國有投資公司財務管理系統中的應用,提高人員工作速率,建立統一的財務管理系統,為公司以及工作人員帶來方便。ERP系統在財務管理中的應用,不需要工作人員再次開發,為公司節省人力成本以及財務成本。ERP系統統一規范化的管理模式,對國有投資公司具有激勵作用。ERP系統根據國有投資公司的內部結構,搭配高科技信息設備,避免人為干預,確保公司財務賬目的安全性與準確性,從根本上減少失誤,為公司的整體利益提供保障。
4 提高ERP系統在國有投資公司財務管理中應用效用的措施
4.1 提高工作人員對ERP系統的認識
為使ERP系統在國有投資公司財務管理中發揮有效作用,需要提高工作人員對ERP系統的認識。國有投資公司,在選擇ERP系統時,需要對公司本身需求進行了解。提高工作人員對ERP系統的認識,有助于ERP系統的實施,使其發揮良好的效用,有利于國有投資公司的未來發展。目前公司的員工普遍對ERP系統的操作,以及作用一無所知,國有投資公司應對員工進行培訓,提升員工對ERP系統的認識。成立ERP系統研究小組,定期進行ERP系統知識考核,使得所有員工重視ERP系統,并且積極的參加到ERP系統知識的學習當中。提升國有投資公司員工對ERP系統的認識,有利于ERP系統在國有投資公司財務管理中發揮效用[4]。
4.2 選擇適合的ERP系統
ERP系統利用高科技進行操作,其具有一定的風險性,針對公司類型,選擇合適的ERP系統,可以有效的降低風險。我國的國有投資公司,內部結構與基本情況各不相同,公司在財務管理過程中需求不同,引用的ERP系統也不同,選擇合適的ERP系統,對國有投資公司的發展具有重要意義。適合國有投資公司內部發展的ERP系統,能夠實現公司內部資料規范化,清晰整潔有條理,有利于公司內部文化的發揚,以及公司整體業務水平的提升,促進國有投資公司未來發展。ERP系統對于國有投資公司的財務管理,具有整合一體的作用,但ERP的發展仍有不完整的地方,其與國有投資公司管理水平的連接不夠完善,部分職能存在沖突,選擇適合的ERP系統,可以有效的解決對應問題,降低ERP系統的使用風險[5]。
4.3 完善公司內部管理
國有投資公司的資金核算,以及財產分析都存在一定的風險性。在引進ERP系統之前,需要對公司實際情況進行綜合評估,對未來可能會發生的風險進行預測。加強國有投資公司在財務管理方面的控制力度,各個部門之間相互協作的同時,也要相互監督,成立專門的ERP系統監管小組,強化監管力度。對財務部門的賬務核算部門,進行內部管控,避免出現問題,降低公司風險,使得ERP系統在財務管理中充分發揮效用。同時加強國有投資公司員工素質培養,使得員工熟練ERP系統的操作流程,能夠時實的掌控ERP系統,對出現的問題及時進行解決,保障ERP系統的順利運行。完善國有投資公
司的內部管理,可以降低ERP系統在使用中的風險,節約成本提高效率,確保國有投資公司的經濟利益[6]。
一、ERP系統的概述極其功能特點
(一)ERP系統概述
ERP是指以計算機信息系統為基礎,貫徹以全新的管理理念形成的一種現代化的管理系統。ERP系統是基于現代化企業管理的需求,以供應鏈為主,并通過支持性價值鏈為企業帶來更為科學合理的管理方案,使得企業內部的協調性問題能夠得到更好的解決,從而達到提高企業整體競爭力的效果。ERP系統對資源的利用更加充分,能夠為企業創造出更具價值的市場方案,使得企業產品的競爭力以及服務水平都可以更好的提高,從而幫助企業實現最終的經營目標。
(二)ERP系統的功能特點
ERP系統的特點主要有四點,分別是集成性、及時性、數據共享性以及準確性。
第一,ERP系統的集成性。企業的很多業務都體系出了它的集成性特點。例如:計劃、管理、服務以及運輸等。企業運行所設計到的操作系統和流程規劃都與財務管理有著非常密切的關系,而ERP系統也正是利用財務與業務管理間的各種聯系來完成各項業務間的相互集成,使其成為一個統一的管理系統。
第二,ERP系統的及時性。ERP系統最突出的功能特點是在財務管理中提現出來的上及時性特點,ERP系統通過對相關的數據信息進行整理,去實現使業務與決策的統一。
第三,ERP系統的數據共享性。在對業務數據信息進行整理時,ERP系統能夠利用相互集成的方法,實現對業務信息的監控和處理,同時還能達到模塊與模塊間數據共享的效果,有效的避免重復錄入的過程。
第四,ERP系統的準確性。企業的各項經營活動都是嚴格遵守其標準流程展開工作的,這樣能夠更好的提高財務數據的準確性。
二、ERP系統對財務管理的影響
ERP系統與企業價值鏈之間有著密不可分的聯系,ERP項目的實施對企業的發展有著重要的影響。ERP系統結合先進的計算機信息技術在企業財務管理上實現了高效自動化,使傳統的財務管理發生了巨大蛻變,使財務人員的角色進行了轉換,在一定程度上減輕了財務工作人員的負擔,不僅有效提高了財務工作的效率,同時也使財務數據資料的質量得到一定的提升。例如:傳統財務管理中,工作人員需要對電子賬單進行意義核準,而ERP則完全可以忽略這個環節,因為ERP系統可以利用內置算法可以確保錄入數據的準確性,大大提高了企業的經濟效率的同時,減少大量人力物力的投入。
在財務管理方面,由于企業財務流程與數據都需要經過ERP系統,因此平臺匯集了公司各財務數據與信息報表,從而讓企業管理層能夠實時掌控財務的流動以及企業的運營狀況等重要動態信息。此外,管理人員還可以利用ERP中的查詢功能得到準確的財務數據信息,從而對企業的財務狀況進行實時監控。
三、ERP環境下企業財務管理優化模式
(一)集成化財務管理的概念
集成化財務管理的基本含義是借助現代先進的計算機與信息集成技術,對企業的財務、業務等重要組成部分進行高度集成,以達到企業效益最大化的目的。在保證產品質量與服務的前提下,將企業低耗、高效的管理推向最理想的狀態。所以,企業在ERP環境下的管理模式及其集成技術的作用下,實現了物流、資金流等各方面信息的共享和高效自動化管理。
(二)ERP環境下集成化財務管理特點
1、整體優化性
ERP環境下集成化財務管理的模式具有一定的整合效應,是為了使企業財務管理體系在其總體功能上得到有效提升。在整個財務管理體系集成化的基礎上,企業能夠有效的將投資、運營、分配等項目形成閉環,在總體上實現優化。
2、實時動態性
財務數據與信息的準確性、可靠性與及時性在ERP環境下集成化財務管理模式中得到了充分的發揮與體現,利用ERP系統不僅能夠實現經濟業務數據的隨時隨地登記,而且能夠實時生成動態財務報表方便管理人員進行監控。因此,企業管理層可根據ERP系統所出的動態數據對企業狀況進行及時把控,并作出有效的決策與調整,實現企業的實時動態性。
關鍵詞:企業資源計劃;石油銷售企業;財務管理
中圖分類號:F275文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2011)22-5472-02
The Application of ERP to Enhance the Financial Management Level of Petroleum Sales Company
LI Ya-jie1, GAO Yang1, WEI Qi2
(1.Automation Research Institute of Lanzhou Petrochemical Company Petrochina, Lanzhou 730060, China; 2.Guangdong Petrochemical Company Petrochina, Lanzhou 730060, China)
Abstract: ERP (Enterprise Resource Planning, Enterprise Resource Planning) as the core of information technology work is steady and fast forward in Petrochina, and the ERP implementation of Petroleum Sales Company t effectively improve the financial management. Based on the projects rich background of Petroleum Sales Company implementing ERP, from procurement and financial integration, sales and financial integration, inventory management and financial management of four areas to elaborate how the ERP system to enhance Petroleum Sales Company's financial management level. Finally, the implementation result of ERP systems implementation in Petroleum Sales Company is presented.
Key words: enterprise resource planning; petroleum sales company; financial management
ERP(Enterprise Resource Planning, 企業資源計劃)系統融合了先進的企業管理理念,利用先進的網絡信息技術,將企業的物流、資金流、信息流統一在一個平臺上,對企業所擁有的人力、資金、材料、設備、信息、時間等各項資源進行綜合平衡和充分考慮,從而科學有效的管理企業中的各項業務,為企業經營決策提供及時、準確的信息。因而ERP系統的應用與研究成為了近年來的熱點[1-4]。中國石油以ERP為核心的信息化工作正在穩步、快速的推進,以財務管理為核心的ERP系統先后在山東銷售、東北化工銷售、西北化工銷售、西北銷售、四川銷售、陜西銷售、青海銷售、銷售、新疆銷售等銷售企業得到了推廣和應用,并在采購管理、庫存管理、銷售管理、財務管理等方面取得了良好的效益。對ERP系統在石油行業運用的研究引起了廣泛的關注[5-7]。
本文首先介紹石油銷售企業運用ERP系統的必要性與ERP財務管理子系統的功能模塊。其次,結合中國石油銷售企業實施ERP系統的豐富經驗,從采購業務與財務的集成、銷售業務與財務的集成、庫存管理及資金管理四個方面來分析石油銷售企業是如何加強企業的財務管理水平的。最后,介紹了采用ERP系統后的實施效果。
1 石油銷售企業運用ERP系統的必要性
在企業的日常工作中,財務管理系統是一個基礎,關鍵的環節,直接關系到企業能否健康、穩步、快速的發展,在業務流程日益復雜的石油銷售企業中這一點顯得更為重要。包括各家銷售公司在內的中國石油在實施ERP之前沒有一個集成的信息管理系統,對企業人、財、物的管理都是由各自獨立的管理系統來完成的,缺乏對企業資源的整體考慮。在財務管理方面,傳統會計軟件采用事后會計信息處理的工作流程、使得企業的生產計劃無法靈活反映市場的供需變化,導致財務管理工作效率低下。
ERP財務管理子系統的出現恰好可以解決上述存在的問題,財務管理子系統的實施不僅實現了內部各模塊的充分集成,同時還與采購子系統、銷售子系統及設備子系統等相關子系統達到了無縫連接,從根本上解決了傳統會計軟件事后會計信息處理、無法適應企業對市場靈活反映以及財務效率偏低的問題,使得企業的各項經營活動信息可以得到及時準確地反映,為企業發展及決策提供可靠的財務依據。
2 ERP財務管理子系統的功能模塊
ERP系統是一個高度集成的企業資源信息管理系統,其中的財務管理子系統又是ERP系統中的一個核心子系統,在項目的具體實施過程中,ERP系統上線成功的一個重要標志就是財務管理子系統能否成功上線,因而財務管理子系統的實施效果一直是企業實施ERP時關注的重點,在銷售企業中這一特點顯得尤為突出。
ERP財務管理子系統的下屬子模塊涉及總帳模塊、應收帳款模塊、應付帳款模塊、現金管理模塊、成本核算模塊、財務報表分析模塊、財務預算模塊、固定資產模塊、費用分攤模塊等,各模塊之間互相集成,共享一套原始數據。
3 運用ERP系統加強石油銷售企業的財務管理水平
中國石油銷售企業實施ERP后,系統實現了財務與業務的實時集成,將企業的業務經營和財務管理納入了系統化的鏈式管理,并且對庫存及資金實行科學管理.
3.1 通過采購業務與財務的集成來增強財務管理水平
銷售公司實施ERP時,整個ERP系統將企業的相關業務與財務統一在一個管理平臺上進行運作,業務人員一旦將采購業務的原始單據錄入系統,并按照相關的流程一步一步的實現,那末在財務管理子系統中就會自動生成相關的會計憑證,如圖1所示。
由圖1可以看出,當業務人員執行入庫操作時系統將自動生成會計憑證;當進行發票校驗時,系統將業務的采購訂單、收貨信息與發票自動關聯并生成會計憑證;業務的運輸損益處理和盤點損益處理也將自動更新財務帳。
針對采購業務中的發票校驗,財務人員應當完成的工作有以下三條,第一、根據業務人員提供的“購進結算通知單”和“供應商紙質發票”在系統中進行“購進發票查詢”,查看系統中的發票內容是否和紙質發票一致,如果發現二者有差異需要將發票沖銷并重新錄入;第二、根據業務人員提供的“購進結算通知單”和“供應商紙質發票”在系統中進行‘購進結算單查詢’,查看系統中的購進結算單內容是否和紙質發票一致;第三、如果前面的兩項都已經核對無誤,接下來就可以在系統中做發票校驗。發票金額和稅額按照發票實際金額輸入,如果金額與入庫金額有差異,則調整行項目中的金額,不允許發票數量大于入庫數量。
3.2 通過銷售業務與財務的集成來增強財務管理水平
同樣,業務人員一旦將銷售業務的原始單據錄入系統,并按照相關的流程一步一步的實現,那末在財務管理子系統中就會自動生成相關的會計憑證,如圖2所示。
由圖2可以看出,當業務人員執行出庫操作時系統將自動生成會計憑證;當進行銷售開票時,系統將業務的銷售訂單信息、發貨信息與發票自動關聯并生成會計憑證;業務盤點損益處理也將自動更新財務帳。
銷售業務中分為批發業務和零售業務,對于批發業務,在管理上需要做到先款后貨的管控,在系統中實現的方式是:收到客戶的繳款后,就給此客戶增加信用額度,系統會自動判斷只有當此客戶信用額度足夠時才允許下一步業務操作。而客戶的繳款流程又分為下面的兩種情況,對于客戶繳款到公司本部的預收款,公司本部財務人員確認收款后直接做預收款的財務憑證,當正式憑證生成后此客戶的信用額度將自動增加;對于客戶繳款到營業室的情況,由營業室人員收款后,在系統中進行收款單據錄入,公司本部的財務相關崗位收到營業室收款原始單據及確認銀行收款后,在系統中檢查是否有營業室的收款單,如果有,確認后進行沖銷收款單操作,同時按照此收款單制作預收款財務憑證,隨后也會增加該客戶的信用額度。
對于零售業務,財務上要求加油站客戶預收款需要管理到每個具體的明細客戶,然而在實際系統中,業務部門是根據加油站日報開具銷售發票的,無法在發票中開到明細客戶,只能具體到加油站。鑒于上述情況零售業務可以從以下幾個方面來實現:首先,財務人員需要建立有預收款的客戶的明細主數據,財務收到預收款時記帳到明細客戶;其次,加油站需要建立一個統一的客戶主數據,通常以該加油站命名,開發票時記帳到此客戶;再次,有預收款的客戶到加油站購油時,由財務人員進行減帳處理,對沒有預收款的客戶,加油站收取現款,由財務人員直接記帳到加油站的統一客戶;最后,月末對當月有沖減預收款的每個明細客戶清帳,清帳后的余額為此客戶的預收款余額,月末對加油站統一客戶進行清帳,因為當月發票=沖減預收款+現款,所以此客戶月末余額為零。
3.3 通過完善的庫存管理增強財務管理水平
庫存管理包括出入庫管理和庫存核對管理。企業財務會計憑證是根據業務經辦人在系統內錄入的原始憑證數據生成的,業務經辦人必須正常履行出入庫手續,在系統內生成出入庫手續和數據,當原始憑證的手續和數據齊全后,財務才會記賬和付款。因此,在ERP 環境下的物流、信息流和資金流是同時進行的,財務可以及時掌握庫存情況,加強對出入庫的管控效力。另外,ERP 系統為企業提供了一個內部供需鏈條管理平臺,把內部財務、業務和倉儲集于一體,使過去需要花費很多人力和時間才能完成的三方核對賬務轉化為舉手之勞,財務人員可以利用更多的時間進行庫存信息分析與決策,從而提高財務對庫存的管控效率。
4 實施效果
石油銷售企業ERP系統中財務管理子系統的成功上線,既減少了財務人員的工作負擔,又提高了數據的準確性、一致性,并不斷將財務人員從繁雜的會計憑證制作工作中解放出來。利用ERP的追溯功能,財務人員可以通過科目余額追溯到相關的業務數據,包括訂單、出入庫單、發票等詳細信息,從而可以對業務過程實現全面監控。
綜上所述,實施ERP系統的石油銷售企業能夠將業務數據和財務數據進行同步管理,使財務數據入口底層化、唯一化和合理化,解決了財務單據流轉總是滯后于業務工作流程流轉的問題,保證了財務數據入帳的準確性和及時性,保證了財務計劃、預測、決策、分析的正確性,從而加強了財務對企業的內部控制管理能力。
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一、2017年工作總結
(一)落實義務教育經費保障機制,確保“校財局管校用”。
2017年共撥入義務教育保障經費8944.5 萬元,其中公辦義務教育學校公用經費8381.6萬元,民辦學校經費241.2萬元,特殊教育經費321.6萬元。
(二)認真做好非義務教育學校經費管理工作。
2017年縣財政局共撥入非義務教育學校預算內經費17061.73萬元,預算外公用經費收入3461.69萬元,收入合計20523.42萬元。全年共實現事業支出20523.42萬元,其中工資福利支出14414.83萬元,對個人和家庭補助支出2540.63萬元,商品和服務支出2951.19萬元,其他資本性支出616.77萬元。
(三)做好初中貧困寄宿生補助生活費發放工作及學前教育政府助學金、高中助學金等資金的發放工作。
(四)積極做好教師績效工資發放工作。
2017年核算中心認真核對各校教師人數和績效工資扣發金額,分兩次發放教師績效工資5071.19萬元,有效調動了廣大教師的工作積極性。
(五) 搞好全縣各學校財會人員業務培訓。
一是組織全縣各學校財務人員參加了縣財政局安排的會計人員繼續教育培訓。二是召開學校分管負責人、幼兒園長和財會人員參加的財務管理工作會議,總結回顧了取得的成績和存在的不足,重申了財務管理方面的相關規定,強調新常態下規范使用公務消費的規定,學習了“莒縣教育系統大額資金審批制度”、“莒縣學校食堂財務管理制度”、“莒縣公辦幼兒園財務管理規定”等規章制度。對進一步規范我縣教育系統財務管理工作,提高教育資金的使用效率,促進全縣教育系統財務管理科學、規范、高效具有重要的指導作用。
(六) 對全縣19處鄉鎮中心園獨立建賬。
2017年5月,核算中心對全縣19處鄉鎮中心園獨立建賬,將中心園(包括村辦園)所有收支全部納入縣教育財務核算中心管理。各中心園依法取得的各項收入必須及時全額繳入核算中心專戶,嚴格執行“收支兩條線”管理。幼兒園各項支出必須符合國家統一規定的開支范圍和定額標準,召開會議、教干教師外出考察學習,公務接待等要嚴格按照“八項規定”執行。對于單項經濟業務支出超過5000元的,必須事前報縣教育局審批方可實施,并認真落實政府采購制度。對下一步幼兒園財務管理提出了具體指導意見,進一步提高各幼兒園財務管理水平,保障幼兒園健康規范發展。
(七)改進全縣教育財務管理工作方式。
為進一步規范全縣教育財務管理,不斷加強財務人員業務水平和綜合素質,對全縣中小學教育財務管理工作方式進行改進,提出核算中心帳務處理可行改進意見和措施,不斷提高學校財務管理整體水平。
二、2018年工作計劃
(一)進一步加強財務核算規范管理,充分調動各方面積極性,改進核算中心帳務處理方式到位,不斷提高學校財務管理整體水平。使核算中心的各項管理工作向科學化、規范化、制度化進一步邁進。保證學校各項支出更加合理、更加規范,提高資金使用效益,使有限的資金發揮其最大的效益。
(二)進一步加強業務培訓,不斷提升財會人員業務能力和綜合素質,提高財務核算水平。堅持核算中心會計人員和學校報賬員定期業務培訓和例會制度。2018年計劃每年分期分批組織全縣中小學財會人員參加上級相關部門組織的業務培訓,不斷學習外地的教育財務管理經驗和創新做法,提升財會人員業務能力和教育財務核算管理水平。
(三)繼續嚴把財務核算審核關。除了對項目支出是否合理、單據是否正規、填寫是否規范進行正常審核外,重點加強以下幾個方面的管理:一是嚴禁學校發放各種形式的獎金、福利、加班補貼;二是按照“八項規定”要求,嚴格教師教干外出參觀考察學習、生活接待、培訓費、會議費的支出報銷程序;三是縣直高中50000元、縣直中小學30000元、鄉鎮中小學15000元、鄉鎮幼兒園5000元以上大額項目支出必須上報審批,嚴格審核,并進行實地核實,凡弄虛作假不符合報銷程序的支出項目一律不予報賬,并報局領導按照相關規定對相關責任人進行相應處理。
(四)做好幼兒教育階段財務管理工作。根據莒縣幼兒教育發展規劃,規范幼兒園財務管理,特別是加強幼兒園伙房財務管理。
(五)加強對初中貧困寄宿生補助生活費發放工作及學前教育政府助學金、高中助學金等資金的發放工作的監督。
(六)做好教師績效工資管理和發放工作。對教師績效工資實行專人專戶管理,確保資金專款專用,并將監督學校做好績效工資的發放工作,切實起到調動教師積極性的良好作用。
(七)進一步加強學校各項收費管理,確保各類收入及時上繳專戶管理,全部納入學校賬務核算。會同相關部門對學校所有收費、代收費項目以及教輔資料、圖書報刊征訂管理情況進行不定期檢查,發現問題及時處理。嚴禁超范圍、超標準亂收費和搭車收費。嚴格教輔資料征訂程序,嚴禁違背學生意愿亂訂教輔資料和圖書報刊,切實減輕學生課業和經濟負擔。切實規范教輔資料、圖書報刊費的管理使用,嚴格杜絕私設賬外賬、公款私存、資金管理使用混亂等現象的發生。
學前教育作為我國基礎教育的重要組成部分,其發展一直備受社會廣泛關注。近年來,國家明確出臺相關政策(《國務院關于當前發展學前教育的若干意見》、《國家中長期教育改革和發展規劃綱要(2010-2020年)》等),要求著力發展學前教育,提升幼教行業管理水平。財務會計工作是幼教行業健康可持續發展的重要內容和基本保障。然而,目前從政府主管部門到幼兒園園長,注重的是教研管理,對財會管理均不予重視。幼教行業的財會工作,普遍存在憑經驗和習慣辦事,忽視程序和規則,法制和管理意識淡薄的現象。在學術界,對幼教行業財會管理的研究,也是一個關注嚴重不足的領域,關于實踐經驗的介紹和總結較多,學理思考較少,較少涉及財務會計制度的理論層面。本研究采用目的性抽樣,選取廣東省不同辦學層級和規模的3家公辦幼兒園和3家民辦幼兒園為樣本,對幼教行業的財務會計工作進行了調研,并對部分幼兒家長及幼兒園所在區教育行政部門負責人進行了訪談。
二、幼教行業財務會計管理現狀
一方面,幼教行業重教研、輕管理,尤其輕視財務會計管理的現象普遍存在;另一方面,學前教育發展迅速,國家和社會對幼教行業規范管理的要求與日俱增。二者的嚴重失衡,不但無法滿足當前我國學前教育快速發展的需要,而且由此引發了學前教育資源短缺、發展不均衡、“入園難”、“入園貴”等社會焦點問題。財務會計制度作為幼教行業健康可持續發展的基本保障,從國家到地方,均存在不科學、不規范、甚至缺失的問題。
(一)行業會計制度缺失
會計制度是對會計核算工作的具體規范,直接指導會計實務。目前我國幼教行業,無論公辦、民辦,都沒有統一的法定的行業會計制度和行業規范。在會計制度選擇方面,幼兒園各行其是。有的執行事業單位會計制度,有的執行企業會計制度,還有的執行民間非營利組織會計制度、中小學會計制度等等。行業會計制度的缺失,引起了幼教行業行業會計核算的混亂。會計人員處理具體業務時,常常在多重判斷標準中陷入無條理的模糊與混亂狀態。例如,幼兒園從上級部門或主管單位領撥的經費以及與此相關的支出,有的從資金來源和資產管理方式方面考慮,執行事業單位會計制度;有的從成本核算和績效方面考慮,執行的是企業會計制度。采用其他行業會計制度,難以體現幼教行業會計事項對會計核算要求的特殊性,并且各個幼兒園自行選擇會計制度,直接影響到會計核算資料的可比性。例如,對固定資產核算,有的計提折舊,有的不計提折舊,方式的不同直接影響會計報表所反映的資產狀況。由于沒有一個統一的認識與規范,幼教行業會計核算普遍存在混亂現象。這種不清不楚、不明不白的會計核算無法提供真實、客觀、可靠的會計信息,更無法正確、完整地反映幼教行業的財務狀況和經營情況,在合規性和合法性方面有待商榷。
(二)財務管理缺乏必要的指導和監督
財務管理既是幼教行業的一項內部管理行為,也是一項政府管理行為。對幼教行業高收費問題,近兩年政府物價、財政、教育等部門確實采取了高壓態勢,嚴格查辦了一些違規幼兒園。但幼兒園的財務管理除了收入管理,還包括資金管理、預算管理、票據管理、會計機構與人員管理等多個方面。關于這些方面,政府職能部門重視不夠,缺乏必要的指導和監督。
1.會計基礎工作薄弱目前大部分幼兒園沒有比較規范的財務管理制度,會計基礎工作薄弱。自立收費項目、私設“小金庫”、虛假發票報銷、白條抵庫、公款私存等違反財經紀律的行為普遍存在。
2.忽視預算管理大部分幼兒園對預算管理重視不足,尤其忽視預算編制和評價,偏重于向上級主管部門爭取資金,對如何加強預算管理,合理有效地使用資金,充分發揮內部資源配置效益等均不予重視,經費收支管理隨意。
3.票據管理失控收費票據是法定繳款憑證,是政府部門檢查、監督各項經濟業務的重要依據。幼教行業收費票據主要包括財政票據、稅務發票兩類。公辦幼兒園主要使用財政票據;民辦幼兒園使用稅務發票。長期以來,不少幼兒園,尤其是民辦幼兒園的票據管理處于失控狀態,收費不開立法定票據的現象普遍存在。
4.內部控制缺失幼教行業普遍存在內部控制缺失問題,主要體現在經費收支缺乏必要的審核監督,不相容崗位沒有分離,重大決策缺乏相互制衡機制,往往由園長一人說了算。
5.會計機構和會計人員管理松散設置會計機構和配備會計人員,是一個單位財務工作得以正常開展的重要條件。《會計法》規定“各單位應當根據會計業務的需要,設置會計機構”。不具備單獨設置會計機構條件的,“應當在有關機構中設置會計人員并指定會計主管人員”。目前不少幼兒園,沒有依法依規設置會計機構或配備財會人員。保育員、保健員等其他崗位人員兼任會計、出納的現象普遍。這些人員往往沒有從業資格證,財經紀律觀念淡薄,記賬隨意,手續不清,導致差錯嚴重,會計資料散失。
(三)收費政策虛化現象普遍存在
我國幼兒園的辦園性質分公辦和民辦兩種。公辦幼兒園,主要由教育部門、政府機關、企事業單位或社會組織來辦。由村、集體單位舉辦的,也屬于公辦幼兒園。公辦幼兒園包括財政撥款和自收自支兩種類型,但兩種類型均由政府定價管理,收費標準較低。民辦性質的幼兒園,一般由私人承辦,沒有財政撥款,同時難以享受低息貸款等政策優惠,實行的是商品化、市場化收費制度。由于長期缺乏有效的監管,質次價高已成為大部分民辦幼兒園的“通病”。為了遏制高收費亂收費現象,三部委(國家發展改革委、教育部、財政部)于2011年12月31日聯合《幼兒園收費管理暫行辦法》,規定“幼兒園不得在保教費外以開辦實驗班、特色班、興趣班、課后培訓班和親子班等特色教育為名向幼兒家長另行收取費用,不得以任何名義向幼兒家長收取與入園掛鉤的贊助費、捐資助學費、建校費、教育成本補償費等費用”。針對嚴禁收取與入園掛鉤的贊助費政策,不少幼兒園變相采取“家長委員會”形式,集資運作贊助費,大量資金體外循環,嚴重缺乏管理與監督,產生了更大的財務與經營風險問題。對于嚴禁以開辦特色班等為由,另外收取費用的規定,各個幼兒園也采取了變相處理。例如,特色班由園外機構開辦,使用幼兒園的場地,聘請幼兒園的教師,酬金由園外機構支付。事實上,無論公辦還是民辦幼兒園,收取高額贊助費、以特色班為名高收費的現象仍普遍存在。
三、幼教行業會計制度缺失原因分析
(一)財務會計行為缺乏制度規制,追逐利潤已成為唯一目的
學前教育的教育性與保育性二者合一的獨特性質,決定了幼兒園財務與會計行為目標的公益性和普惠性。幼兒園是基礎教育機構,其財務會計行為必須遵循與企業完全不同的管理效益觀,不能以追逐利潤作為唯一目的。目前大多數投資人或主辦單位,沒有將幼兒園視作基礎教育機構,而是將主要精力集中在如何“籌錢”上,對幼兒園的教育效益和社會效益均不予重視。由于缺乏制度的規制,辦園者為追逐利潤,就會想方設法將辦園成本轉嫁家長。上世紀90年代初開始,一些企事業單位為了解決自身對幼教經費投入不足的問題,達到甩掉福利包袱和高標準收費的目的,將本單位興辦的帶福利性質的幼兒園推向社會,轉型為轉制園。轉型后,幼兒園可依據民辦方式運作,收費標準大大提高。長期以來,幼教行業輕視財務會計管理,法制和管理意識淡薄,也是由于缺乏制度的規制所致。三年前中央政府出臺的《幼兒園收費管理暫行辦法》,是我國第一部關于幼兒園收費管理的政策法規。長年以來,盡管政府部門制定了一系列學前教育政策法規,如《幼兒園管理條例》、《幼兒園工作規程》、《幼兒園教育指導綱要(試行)》等,但這些法規主要著眼于規范幼兒園教研管理、改革辦園體制等方面。幼兒園財務會計行為規范已成為幼教行業管理的軟肋,但在政策法規制定者的視野中似乎沒有什么分量,這對我國幼教行業的管理和健康發展是無益的。
(二)收費政策“一刀切”,不能滿足幼兒園的基本需求
從經濟學的角度看,幼兒園之所以能夠收取贊助費,是因為存在贊助費市場。目前,無論公辦還是民辦幼兒園,都設定了諸如要當地戶口、當地房產證或本單位工作證等不同的入園條件。不具備入園條件的幼兒,家長不愿耽誤子女的智力開發,只能交納高額贊助費。交納贊助費的家長,希望通過這種尋租方式,獲取子女享受優質教育資源的機會。但是,也有一些抱有捐贈意愿的在園幼兒家長,找不到合適的捐贈途徑。尤其在廣東等經濟發達的省份,有家長愿意通過捐款捐物,使得自己子女生活、成長的幼兒園環境更好。雖然《幼兒園收費管理暫行辦法》規定“個人自愿對幼兒園的捐資助學費,按照國家《公益事業捐贈法》和有關社會捐助教育經費的財務管理辦法執行”,但是,由于嚴禁收取與入園掛鉤的贊助費的政策限定,在園幼兒家長的自愿捐贈,目前無政策依據進行操作,幼兒園亟需這方面的政策引導與規范。幼兒園舉辦特色班、開發特色服務項目,不能完全作為幼兒園為謀求經濟利益看待,其中也反映了一定的社會價值取向。例如,開辦幼兒體操班、圍棋班、美術班等,既是幼兒的興趣選擇,也是家長的意愿。還有的幼兒園為了增強社區影響,樹立自身品牌形象,面向幼兒家長開辦一些幼兒教育方面的培訓班,也是很有社會意義的事情。在英國,幼兒園對幼兒開辦興趣班,或對家長開設特色服務項目,并收取相應的費用是常見的事情(劉華,1998)。村、集體舉辦的幼兒園也要求按公辦幼兒園標準收費。這類幼兒園既無政府撥款又無單位補貼,運作艱難。還有不少公辦幼兒園難以進行事業單位登記,身份不明不僅導致收費許可證和收費票據不能依法申領,造成無證無票收費,而且教師的編制與待遇等問題均無法落實。
(三)經費來源渠道單一,政府財政投入過少
目前除財政全額撥款的教育部門辦園和政府機關辦園外,我國普通的公辦和民辦幼兒園,其經費來源主要依賴向幼兒家長收取的保教費。一旦生源無法保證或保教費收費標準過低,幼兒園的日常運營就會受到嚴重影響。據已有的研究(吳靜,2015),2010年全國有11個省份學前教育成本政府分擔比在30%以下,其中廣東省僅為11%。為解決財政投入不足,無法滿足社會對學前教育基本需求的問題,2003年,教育部等10部委下發了《關于幼兒教育與發展的指導意見》,提出“以社會力量興辦幼教行業為主體”的政策導向。目前我國幼教行業民辦幼兒園和公辦幼兒園的二元結構嚴重失衡,公辦幼兒園數量過少。在農村和經濟欠發達地區,更是主要依靠民辦幼兒園來解決學前教育資源嚴重不足的問題。公辦幼兒園由于收費較低,質量較好,老百姓需求量大。民辦幼兒園數量較多,但收費一般較高,質量沒有保障。以廣州市為例,截至2014年10月,廣州市公辦幼兒園(含村、集體單位辦園)占比30.30%(南方日報,2014)。公辦幼兒園一位難求,部分公辦幼兒園乘機坐地起價收取贊助費。供需比例的失調,加上結構性失衡,助長了“入園難”、“入園貴”現象。
(四)辦園成本持續增長,幼兒園運營艱難
幼兒園辦園成本,一般包括人員成本、日常公用成本、設備購置及維修成本、租賃成本等。一般來說,除建設期外,大多數幼兒園在正常運營期,人員成本(教職工的薪酬福利社保等)占最大比例,一般在7成以上,有的高達九成。近年來,人員工資最低標準、社保標準等持續增長,導致了幼教行業人員成本的持續增長。幼兒教師中,年輕人占絕對比例,能歌善舞,工資水平如果低于社會普通用工標準,就會帶來教師隊伍不穩定的問題。此外,由于物價的快速上漲,幼教行業的伙食費、維修費等也在不斷增長。對于民辦幼兒園和轉制園而言,還有高額的園舍或土地租賃成本需要承擔,而且近年來該項成本的增幅也很大。因此,除財政全額撥款的教辦園和機關園外,幼兒園普遍存在運營資金困難問題,大部分幼兒園入不敷出。不可否認,有些幼兒園憑借自身具有優質教育資源的壟斷權,坐地起價收取贊助費;但也有不少幼兒園,收取贊助費是為了補充辦園成本。因此,以現有的機制和收費制度,既難滿足幼教行業的健康可持續發展,同時會引發社會問題。
四、幼教行業會計制度政策建議
(一)促進相關法規出臺,作為幼教行業財會行為的依據和準繩
目前我國幼教行業的財務會計管理,政策觀念淡薄,會計核算混亂,經費缺乏有效的管理和必要的監督。在當前幼教行業發展迅速且復雜的情況下,尤其需要政府財政部門和教育主管部門切實履行管理和指導的職責,盡快制定相應的法律法規,作為幼教行業財務與會計行為的依據和準繩。
1.加快出臺幼教行業會計制度行業會計制度是對經濟活動進行規制的基礎性政策工具。目前幼教行業行業會計制度缺失,削弱了幼教行業會計基礎工作,造成核算混亂,財產不實,數據失真。因此,要加快出臺能夠正確、完整反映幼教行業財務狀況和經營情況的行業會計制度。2.加強幼兒園財務預算管理和內部控制財務預算管理是規范財務會計行為的重要手段。要著重加強幼兒園預算編制和預算評價工作,將幼兒園的全部收支納入預算管理的范疇,加強支出績效評價工作,提高資金使用效率。內部控制是防控風險、防治腐敗,發揮內部監督機制的根本性措施。要著重加強對幼兒園經費收支管理薄弱環節和重要崗位的控制,加強資產管理和清查機制,做到不相容崗位相分離,明確分工,細化責任。
3.建立幼兒園財務管理的外部監督制度建立幼兒園財務管理的外部監督制度,包括行政監督、審計監督和社會輿論監督。行政監督要將財務會計工作作為幼教行業干部政績考核的重要標準,并建立相關責任追究制度。審計監督一方面來自政府部門,另一方面可通過會計師事務所等社會中介。社會輿論監督包括制定財務公開制度,定期公開幼教行業師資、入園幼兒數和經費收支情況,接受家長和社會的監督。
(二)繼續加大財政投入力度,完善財政投入政策
幼兒園是基礎教育機構,無論公辦民辦,其公益性、服務性和社會福利性,都決定了政府應加大財政投入力度。常年以來,由于財政投入的嚴重不足,幼兒園過度依賴向幼兒家長收取的保教費收入,加劇了高收費亂收費現象。盡管從2010年起,中央政府出臺了一系列加大幼教行業財政投入的政策,各省市政府部門開始實施學前教育三年行動計劃,在幼教行業“擴容普及”上取得了不少成效,但據《中國教育統計年鑒》數據顯示,2012年全國181251所幼兒園中,公辦幼兒園占比31.27%,幼兒園的財政投入仍很有限,而且在教育經費財政預算中,學前教育經費至今未能單獨列項。因此,形成以政府為主導,政策立法、國家項目、督導評估等多種措施并舉的穩定長效的財政投入機制,保障并不斷加大幼教行業財政投入,任重而道遠。此外,在財政投入政策的制定上,目前政府部門關注更多的是幼兒園發展的數量和園舍建設等硬件環境,而不是發展的質量和師資隊伍建設等軟件環境。除全額撥款公辦幼兒園有人員經費的直接支付外,目前對其他類型幼兒園的財政資助,主要用于設備購置等公務方面,較少用于人員經費。事實上,幼教行業人員經費占總成本的70%以上,且幼師薪酬過低、師幼比例過低、師資隊伍薄弱是幼教行業長期以來亟待解決的問題。香港特區政府為解決回歸前幼師薪酬低、流動性大等突出問題,就采用了直接資助方式(《幼稚園及幼兒中心資助計劃》和《幼兒中心資助計劃》),對香港非盈利幼兒園的教師工資進行專項資助,使得幼兒園有能力聘請足夠的合格教師,同時吸引較多的優質人才加入幼教隊伍(龐麗娟,2010)。
(三)統一實行政府指導價格管理,細化收費與捐贈政策
我國幼兒園的辦園性質雖然只有公辦和民辦兩種,辦園形式卻復雜多樣,有全民辦、全公辦、公辦民助、集體興辦、單位興辦、中外合作辦學等等。不同的辦園形式,經費來源不同,辦園成本不同,收費管理也應該不一樣。目前政府部門規定的收費標準仍不能滿足幼教行業的基本需求。收費政策過于簡單直接,定價原則不明確。鑒于辦園形式復雜多樣,加之不同質量幼兒園的成本差異、不同地域的經濟水平差異以及家長購買力差異都非常大,幼教行業收費應當統一實行政府指導價格管理。各地各類幼兒園,均按照當地政府指導價格規定和質價相符的原則,確定具體的收費標準和相應的服務質量標準,并與幼兒家長在服務協議中約定。與此同時,政府要對幼教行業服務進行有效的質量鑒別與監控,承擔起建立健全價格市場信息披露的職責,以解決幼兒家長信息不對稱和不完全問題。幼兒園與幼兒家長所確定的具體收費標準不得擅自超出政府指導價格最高收費標準。如確需超出最高標準的,幼兒園應當在正式招生前,向所在地的區、縣級市價格行政管理部門和教育主管部門申請單獨核定。經核定批準的收費標準,作為該園公開招生的最高收費標準。關于在園幼兒家長的捐贈政策,目前急需出臺具體的操作細則,以達到積極鼓勵社會各界(包括幼兒家長)捐資助學,拓寬幼教行業辦園資金渠道的目的。對于幼兒園舉辦特色班收取費用的問題,不宜采取簡單的“一刀切”嚴禁政策,而是應當在不影響幼兒身心發展的前提下,在幼兒園教學管理、時間安排、價格制定等方面進行規范。
(四)加強會計機構和會計人員的管理,提升會計人員業務素質
以黨的xx大精神為指導,以財務規范學校為準繩,加強幼兒園財務管理,健全各項規章制度,規范幼兒園財務收支,嚴肅財經紀律,提高服務質量,打造安全、高效、規范、民主、陽光、廉潔的幼兒園財務,為教育事業的健康、有序發展而不斷努力。
二、情況分析
XX年我園新建教學樓落成使用,房子大了,設施設備多了,水電費、各種辦公用品支出也多了,本學期還增加了4位教職員工,人員經費支出也增加了不少,而幼兒數只比上年度增加了41位,也就是說,收入增加的不多,支出增加了許多,這給我們幼兒園的財務帶來了很大的壓力。如何利用有限的資金,確保人員支出,兼顧辦公支出,為教育教學工作的順利開展提供物質基礎,我們必須加強財務管理,每一項規章制度都必須規范化、嚴格化、細致化,以制度來規范行為,加強幼兒園的收入管理、支出管理、物資采購管理、食堂管理,從源頭上防止賄賂、浪費等不正常現象的產生,提高幼兒園有限資金的使用效率。
三、主要思想與措施
1、規范收費管理,從行動上抓落實
加強幼兒園對收費收入的管理,規范幼兒園收費行為,杜絕亂收亂支現象的發生,堅決執行收支兩條線的管理規定。嚴格執行物價局、教育局核準的收費項目和收費標準,服務性收費堅持先向物價局、教育局申報,待批準備案后再行收費,所有的收費均向幼兒家長出具合法票據,各類收入和結算金額全額納入行政帳簿,不設帳外帳,不設小金庫,贊助費、借讀費全額上繳教育局帳戶。
2、嚴格物資采購管理,從源頭上節資金
幼兒園物資采購的職能部門是總務處,各種辦公用品一般有總務處統一定點購買,如不是在定點單位購買,則須兩人或兩人以上共同購買,談判價格,在比質量、比價格的基礎上進行采購。用品采購后,采購人員須憑稅務部門統一發票及購物清單交財產保管員驗收、簽字,并由財產保管員登記入倉庫,教師借、領用時,實行領用登記手續,幼兒園可選兩位責任性強的老師做倉庫保管員,規定每天或每星期借還、領用物品的時間,這樣,可以最大限度減少物品破損、流失現象。購物發票交會計處統一支付,一次購物超過兩千元的需轉帳支付。凡政府采購范圍的項目都必須實施政府采購。
幼兒園需定期統計物品采購情況(包括物品名稱、數量、價格、采購日期。)接受領導和監管小組的監管,總務處還要建立實物帳冊,每學期要核對一次。
四、主要行事歷
八、九月份
1、 開學收費。
2、 做好收費統計,上賬工作。
3、 幼兒保險登記、核對、輸機。
十月份
1、 固定資產增添、報廢登記。
2、 制定經費管理制度。
3、 完善各項臺帳。
4、 1-10月經費支出匯總。
5、 新教師經費追加。
十一月份
1、 完善相關制度和規定,并建立臺帳。
2、 嚴格核算成本,控制各方面的支出,合理使用幼兒園的經費。
3、 10月經費支出匯總。
十二月份
1、 總務、會計、倉庫保管員清點庫存物資,做到帳實相符、帳證相符、帳帳相符。
2、 經費預算追加。
3、 XX年度財務總結。