檔案室安全管理精選(九篇)
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第1篇：檔案室安全管理范文
[關鍵詞]檔案管理；檔案安全
[中圖分類號]G269 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 ― 2234（2014）06 ― 封二 ― 01
檔案是直接形成的歷史紀錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻，檔案的重要性顯而易見，但隨著社會的飛速發展和進步，檔案資源的開發力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強，因而，檔案如何被及時、有效的安全保護以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，也相應地突現出來！解決檔案保管及利用的安全問題越來越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜等案件，近幾年時有發生；對檔案管理認識到不到位，沒有認識到檔案的重大歷史和現實意義，不對有價值材料、照片、影音資料及時保存、保管，以致于這一段歷史缺失檔案記錄；由于檔案庫房溫濕度調控不及時，造成檔案發霉、變質現象也時常出現。
一、檔案安全管理的目的。加強檔案安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發生，確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命。保存原始資料，保持資料的原始、準確、完整，以便核對資料的準確性和查證，便于建立人事或項目履歷，便于在今后的工作中進行借簽；而職能部門的檔案，更是當前行依法政行為的過程，更是打造服務型政府的要求，更是保障人民利益的客觀要求。
二、健全檔案安全管理制度。檔案管理必須依據相關檔案管理的法律、法規、規章，必須嚴格執行《中華人民共和國檔案法》，堅持嚴格管理、預防為主、防治結合、確保安全的原則。具體部門、單位在執行好相關安全管理制度的同時，必須建立健全本部門的安全管理制度，用制度規范檔案管理行為，保證檔案安全管理工作的需要，確保檔案安全有效進行管理。從檔案的收集、整理到檔案的分類、歸檔、保存，每個一個過程，都要形成制度，在檔案管理過程中，有嚴格的依據，有嚴格的規范，確保檔案安全萬無一失。
三、要采用計算機等現代化的管理手段。隨著社會的發展，特別是隨著計算機的發展，檔案管理日益現代化，計算機在檔案管理上大量應用，更使復雜化的檔案管理工作變得清松起來，日常管理也方便起來。當前檔案管理示范級建設，不但對檔案管理人員有更高的要求，而且對管理手段也有更新要求，這也是檔案管理現代化的過程，檔案管理規范化的過程，所以用好、管好計算機檔案應用系統，已成為當前檔案管理的當務之急。
四、分類對檔案進行管理。檔案的載體不同，保存的方式也不同，保存的方法也不同，所有要不檔案，要采取不同的安全管理、保管措施。檔案管理人員應熟知檔案安全保護知識，定期進行檔案安全檢查，做好檢查記錄，及時匯報并采取相應措施，每年定期進行安全性抽樣檢查，按規定進行一次全面清點登記，發現問題應及時采取措施予以處理。新收集的檔案資料須 必經消毒、除塵后方能入庫，并對消毒殺蟲情況進行登記；對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，按檔案保護技術要求進行修復或復制；存儲檔案信息的載體，應按所存儲信息的最高密級標明密級，并按相應密級文件的管理要求進行管理；與互聯網相連的計算機或其它電子 信息設備不得存儲、處理和傳遞檔案信息，向社會開放的檔案信息網站，應按規定報相關公安部門備案，并在接受安全評估合格后，方可接入互聯網；到期檔案經鑒定后，銷毀檔案載體應確保檔案信息無法還原。
第2篇：檔案室安全管理范文
摘要：檔案信息安全是辦公室檔案信息化建設中的一項重要保障工作。本文從制度管理及信息化下的數據管理討論了檔案信息安全管理的7 個保障措施：電子文檔歸檔及管理制度；安全保密制度、數字檔案查詢利用制度；檔案數據管理維護制度；數字檔案鑒定銷毀制度；檔案數據網絡和信息設備維護使用制度；檔案庫房管理制度。
關鍵詞 ：檔案信息化電子文檔安全保密制度網絡安全
1 電子文件歸檔管理制度的安全策略
①電子文件是指單位在內部管理和履行行政職能的過程中所產生并存儲在光盤、硬盤等載體中的，可進行網絡傳輸，并且可作為參考資料通過計算機系統調閱和使用的文件。②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進行歸檔處理。③從歸檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時也可進行物理歸檔。基于計算機網絡的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要借助可脫機存儲的載體，先將源電子檔案網絡傳輸到該載體中，經由其轉換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲數據。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉換，然后存儲在指定磁盤。④電子文件歸檔時，機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。⑤電子檔案管理系統采用“計算機集中處理+電子檔案存儲數據資料+ 數據有效管理”的方式，實現對檔案資料“一次采集、反復利用、信息共享”。⑥歸檔方式由“紙質”變“電子”。一改以往每年發一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創新建立專門檔案管理系統，由專人負責錄入管理，一人一檔，定期校驗和轉存，實行檔隨人走“終身制”。⑦時間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統更具有連續性和長效性，可做到隨時可添加，隨時可變更，隨時可查閱，有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續完備的缺點。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊，經上級批示后統一銷毀。銷毀保密等級較高的電子文件時，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負責監管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。
2 安全保密制度
①辦公室行政人員必須對數字檔案系統的登錄帳號、密碼保密。另外，為了保證系統安全，應該用數字+ 字母的形式設置登錄密碼，且不得少于八位數，每隔一段時間修改一次。非單位內部計算機未經上級批示無權登錄檔案管理系統。②除業務檔案以外的電子檔案只允許單位內部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經上級批示不得外傳。涉密檔案禁止網絡共享。
3 數字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢
①非單位內部人員，未經本單位領導批示不得調閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經批示后由本單位后臺管理部門授予訪問權限方可進入系統進行調閱。單位內部人員可通過提前申請的帳號登錄蘭臺檔案管理系統，根據需要調閱電子文件。②根據檔案的保密等級，系統按照登錄權限將單位內部人員分為三類，即普通用戶、中級用戶和高級用戶。③可以對外開放的文件有的設置了限制條件。比如調閱數字檔案時，要求調閱人提前通過網絡遞交調閱申請，經檔案管理人員審查后自由調閱，調閱人不得擅自轉載文件資料。而紙質文件則要通過上級批復再進行調閱。
4 檔案數據管理維護制度
①認真做好文件的收、發工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統計，積極做好檔案信息資源的開發利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務。②數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數據安全；③各部門數字檔案經主管部門領導簽字同意后由行政秘書交檔案室統一管理；④非檔案管理者不得修刪數字檔案；數字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應請示領導配備專用的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。
5 數字檔案鑒定銷毀制
①堅定數字檔案時，首先由領導批示，從各部門挑選專業人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數字檔案，就檔案存毀給出專業意見。然后，工作組統計出不再具有利用價值和存儲價值的檔案清單，編寫銷毀清冊。②檔案鑒定工作組以報告的形式向上級如實反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊。經批示后按規定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊必須永久保存。禁止任何部門或個人未經批示擅自銷毀檔案資料。
6 檔案數據網絡和信息設備維護使用制度
①數字檔案的使用和維護一律參照計算機操作規程操作。假設調閱時計算機突發故障，須盡快通知技術部進行排障，切忌個人盲目處理。②指派專人保管硬盤、光盤等存儲載體，切忌將介質外接，也不允許在本單位計算機載體上使用外來存儲載體。檔案室的計算機未經許可不得上網操作或供個人娛樂。③做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護工作。
參考文獻：
[1]章素文.淺析信息化檔案管理安全防范之策略[J].科技信息，2011.9.
[2]王艷.如何確保信息化檔案管理的安全[J].中國科技信息，2010(09).
[3]馬菲.網絡環境下檔案信息管理安全體系初探[J].湖北檔案，2009(08).
第3篇：檔案室安全管理范文
關鍵詞:勞務用工；安全檔案；施工安全
建筑行業是國民經濟的重要支柱產業，改革開放以來建筑行業得到迅速發展，其增加值約占GDP的7%，而且勞動力密集型行業，而其就業人員多為農民工，農民工為建筑業快速發展提供了大量的勞動力，但也由于該行業人員整體文化程度較低、流動性大、施工現場露天高空作業多、施工工藝復雜等特點，給施工現場的安全管理帶來極大挑戰，有研究分析指出安全事故的發生80%是由于人的不安全行為導致的，如何加強農民工隊伍的安全教育管理成為了安全工作中不可小視的重要工作。根據《中華人民共和國安全生產法》(2014年修訂版)第十八條第三款“生產經營單位的主要負責人對本單位安全生產工作負有下列職責……(三)組織制定并實施本單位安全生產教育和培訓計劃”以及第二十二條第二款“生產經營單位的安全生產管理機構以及安全生產管理人員履行下列職責……(二)組織或者參與本單位安全生產教育和培訓，如實記錄安全生產教育和培訓情況”的內容，建筑施工企業負責人及安全管理人員應該將安全教育培訓工作作為一項重點工作。由于建筑企業項目部人員相對固定，而且從業人員文化水平較高，安全教育工作易于開展，故本文僅針對如何做好農民工的安全教育及資料歸檔。本文基于筆者在重慶軌道高家花園大橋項目從事項目安全管理工作的經歷，著重講述如何采用勞務用工安全檔案的方式完整性、系統性的管理從業人員教育培訓問題。
1當前安全教育培訓現狀
1．1現場勞務作業人員流動性大，文化程度低，難以實現系統性教育培訓
現場勞務作業人員普遍來自農村，文化程度低，大部分人員今天放下鋤頭，明天就到工地了，農田與工地兩頭奔走，就業不穩定。外加工程施工任務繁重與缺少連續性，與親人異地分居等種種原因，勞務作業人員的特點就明顯表現出短期性、流動性、分散性、階段性、流水作業、農民工、文化程度低等。由于這些客觀原因短期內沒法改變，使得目前國內勞務作業人員難以轉變為職業工人，施工現場可能存在未經培訓私下上崗的情況，作業人員工作的不穩定性或高流動性決定了教育培訓工作很難進行合理規劃、完成系統培訓。
1．2安全教育體系混亂，安全管理人員工作量大
目前大多地方的施工安全管理內業資料尚未形成體系，檔案形式不一，導致安全管理人員花費大量的時間和精力放在了勞務人員統計、安全教育培訓及資料整理的工作中，各地方、各部門的不同要求又導致了施工項目部資料整理混亂，無有效針對從業人員安全教育檔案的規范整理，從而使得從業人員教育培訓無系統性、無有效體系。
2加強作業人員安全教育培訓的對策
2．1制定項目部從業人員安全教育培訓制度
制度是開展工作的指引，從制度角度制定從業人員從入場、過程中、退場、教育計劃、教育時間等一系列具體細則，規范人員教育培訓工作，細化勞務用工檔案的建立，而且從業人員勞務用工安全檔案的建立，不是一個人、一個部門能夠完成的，還需要項目人事部門的配合，制定制度有利于約束各部門、各勞務隊伍按章辦事。
2．2建立勞務用工安全檔案
(1)根據我國相關法律法規及規范的要求，從業人員進場時的勞務用工安全檔案，可以涵蓋以下幾項內容:從業人員身份證復印件，制定從業人員花名冊，并著重對年齡55周歲以上的人員給予勸退或者調換工作崗位，避免由于個人身體原因導致安全事故的發生;入場三級安全教育記錄卡，主要記錄從業人員進場時間、入場教育時間及時長、工種以及三級教育的內容等信息;入場安全教育培訓，根據安監總局《生產經營單位安全培訓規定》的要求，對工人進場上崗作業前，進行公司級、項目部級、班組級三級安全教育，此項工作可以結合農民工學校等聯合開展，由項目的人事部門組織進場施工作業人員，項目經理、安全總監、生產副經理、班組長等參與進行;從業人員安全目標責任書，主要是項目建設單位、監理單位及施工單位安全生產控制指標向從業人員通知，以及根據“一崗雙責”的要求，需要向從業人員表明其安全職責、安全權利與義務等內容;崗位危險告知書，主要向從業人員說明所從事的崗位存在哪些危險因素，以及如何避免的安全防護措施、方法;安全操作規程教育，主要是根據從業人員不同工種，根據相關規范的要求，將不同工種或者不同設備的操作規程向從業人員進行教育;考核資料，根據相關法規要求，從業人員必須經考核合格方能上崗，故目前各項目部普遍采用考試答卷的形式考核從業人員是否合格。(2)施工過程中，隨著施工工序或者季節等的變化，還需對從業人員進行各工序或者冬季、雨季、重大節假日前后等的安全教育培訓工作。工程部門技術人員還需要對作業人員進行安全技術交底，安全員進行監督。日常施工檢查、巡查中對作業人員的違章指揮、違章操作、違反勞動紀律“三違”現場的記錄，以及對其的獎勵、處罰記錄、退場時間等也可歸檔到個人檔案內。(3)現場副經理、技術員、班組長對施工人員流動性的管控。由于從業人員流動性大，項目安全部門未必能夠及時發現未經安全教育培訓上崗人員，這就需要項目副經理、現場施工員在安排工作時，如發現陌生面孔需及時上報，項目部也應該制定對勞務隊伍或者班組長的處罰措施，預防此類現象的出現。(4)信息化在檔案管理中的應用。目前市場上已經出現了安全管理信息系統、安全教育培訓工具箱、身份證識讀卡、指紋采集器等工具，根據實際工作情況結合上述工具，可將勞務安全檔案電子化，采用計算機的高速工作，將會極大程度減輕安全管理人員對勞務安全檔案整理的工作量，采用信息化的另一個好處便是通過上述計算機等工具的采集加工，能夠自動設計對從業人員的安全教育培訓形成系統性，便于安全管理的同時，也有利于系統性提高從業人員的安全工作水平。
2．3不斷完善勞務用工安全檔案
從一名作業人員進場開始到其退場，勞務用工安全檔案完整記錄了此人在項目部的進場時間、安全教育培訓、獎勵處罰、違章違紀、接受的工藝培訓、退場時間等內容。此項工作的建立與完善，不僅會減輕安全管理人員的工作量，還避免出現作業人員缺少教育培訓上崗的情況，也方便于各級單位對此項安全工作的檢查，系統性、完整性的再現了從業人員從人場到退場的所有工作及表現。
3結束語
隨著建筑行業勞務人員老齡化的趨勢越來越嚴重，以及建筑行業越來越激烈的競爭，如何打造一批合格的、有較高安全意識及工作能力的勞務工人，勞務用工安全檔案也將會越來越體現出它的作用。后續隨著信息化向建筑行業的慢慢滲入，勞務用工檔案將會省時省力，系統性、多樣化的對作業人員進行安全教育，結合技術水平的培訓，提高他們的安全施工水平，提高施工單位對作業人員的掌控力，減少或者避免安全事故、質量事故的發生，間接提高施工單位的施工質量與進度，繼而提高施工單位的安全施工管理水平，同時公司效益與形象兩者兼得。
參考文獻
［1］中華人民共和國安全生產法，2014.8.31修正．
第4篇：檔案室安全管理范文
電子檔案的建立，使計算機先進技術在檔案管理工作中的作用發揮得更充分。電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。
1、檔案信息可異地實時為利用者提供電子檔案信息，打破了傳統利用方式和時空局限，并可多人在各自計算機上同時查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案利用服務的總體水平，得到有效利用，實現資源共享。
2、電子檔案不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息、而且可以通過終端上權限瀏覽非涉密文檔和涉密文檔，有效的保護了檔案的涉密程度，對檔案實體起到了有效保護作用和物理隔離。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，能快速查閱相關檔案資料，大大提高了工作效率，可以從傳統的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來，效率高，速度快。
3、電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點，而且與紙質檔案的管理方式是相通的。電子檔案有效地節約檔案占用空間，檔案儲備量更加充足。促進了檔案的實體保護，檔案保管更加安全。
4、計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。
5、電子檔案的特點是實物資料的信息化，由于計算機數據在統計和整理過程中運行速度快，能容量大，使得在電子檔案管理過程中能夠儲存諸多的檔案信息，以便于日后查找過程中的需求。
二、電子檔案管理和利用的主要保護措施
現階段對于傳統紙質檔案，我們的重點還習慣于在檔案室、館內對其實施保護，即歸檔后對具體的檔案實體進行保護，包括針對載體的防高溫高濕、防水、防火、防蟲、防震、防有害氣體、修復等保護措施。電子文件在其產生、處理、存儲、保管、利用過程中，很有可能因自然、人為和技術等因素而受到損壞減少，因載體、設備損壞，人員失誤，病毒、黑客的入侵造成電子文件的污染、流失和破壞。其安全性至關重要。由于電子文檔天生具有容易被復制、修改和傳播的特點，企業面臨內外部兩方面的安全威脅，電子檔案的安全保障工作應當全方位、高覆蓋，貫徹于電子檔案建設的全過程。
1、建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批。還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求。
2、從電子檔案的收集、整理、歸檔到保密、安全、利用等各個環節都要有明確細致的操作規程，要明確規定歸檔時間、歸檔范圍、相關軟件、版本、數據類型、格式等，形成一套完善的電子檔案管理體制，做到依法管理電子文件，確保電子檔案的真實性、完整性、安全性。為保證歸檔電子文件的完整、真實和有效利用，從電子文件產生時就應按照制度要求妥善管理以確保其不散失、不損毀、不失真。
3、檔案部門要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環節進行把關和交接，保證電子文件生成過程各環節的真實性、完整性和有效性。
4、科學管理和保護好電子檔案載體，是保證電子檔案安全的前提。電子檔案與傳統檔案保管方法有許多相同的方面，防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜等，但是，電子檔案由于其載體的特殊性對保護措施也有著不同的標準要求。
5、加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。
6、電子檔案長期存取的安全保證。制作備份是保障電子檔案安全的最根本方法，可制作一份或幾份拷貝，并將拷貝分別保留在多處相隔較遠的異地容災備份系統中，以防原件因載體損壞或設備故障等原因而丟失信息。
7、電子檔案信息的安全維護。提高網絡信息安全的技術保障至關重要。對網絡環境下電子檔案信息安全防范和保護的主要措施和手段包括通過入網訪問控制、加密和數字簽名、設立防火墻、漏洞掃描技術。
8、檔案保管部門應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。
第5篇：檔案室安全管理范文
關鍵詞：檔案；安全；問題；解決措施
1電子檔案管理中出現的安全問題
1.1電子檔案保存壽命受限。由于電子檔案受其保存介質的壽命長短、質量優劣以及其更新換代的影響，使得其壽命存在各種差異。如計算機設備的更新換代，過時的檔案介質，造成電子檔案信息無打開利用，從而可能會造成檔案信息的損害和丟失，嚴重損害了信息利用者的利益。
1.2病毒的危害性。網絡時代，各種病毒木馬不斷的對計算機進行攻擊與入侵，使得一些機密的電子檔案在傳輸過程中可能會被病毒等感染，電子檔案系統也可能被黑客所攻擊，從而危害電子檔案信息的安全。
1.3電子檔案真實性受到挑戰。由于紙質檔案可加蓋單位公章，領導簽字，比較容易鑒別，而電子檔案由于具有無限修改復制的功能，如果不加以技術處理，則無法辨認其原稿的真實性，從而造成信息的失真。
1.4電子檔案安全不容忽視。網絡時代，由于互聯網的開放性，使得數據被他人盜取、篡改的事件時時發生，這對機密電子檔案的管理提出了很大的挑戰。
2解決電子檔案安全問題的措施
2.1技術安全處理措施
2.1.1加密處理。數據加密是減少電子檔案信息被盜、泄密的有效方法。通過加密處理，使得數據不被非法竊取、閱讀。電子文件在傳輸過程中可采用非對稱式或雙密鑰碼進行加密。發方可使用收方的公開密鑰發文，而收方只用自己知道的密鑰解密。這樣任何人只能通過公開密鑰向收方發文，而收方才能獲得加密文件，而其他人很難破解密文，從而有效的保護電子文件的機密性。
2.1.2電子簽名技術。隨著計算機技術的發展，電子簽名技術被人們廣泛應用起來，電子簽名可分為證書式數字簽名和手寫式數字簽名。主要作用是在于證實該份文件確實出自作者，確保其內容沒被他人改動。通過證書式數字簽名可有效檢驗文件確實來自發方，內容沒有被人改動。手寫式數字簽名則是將專門的軟件模塊嵌入文字處理軟件中，作者可用光筆在計算機屏幕上簽名，或者用壓敏筆在手寫輸入板上簽名，使其顯示的筆跡與在紙質文件上的親筆簽名的字跡一樣，從而保證其信息的真實性、合法性。
2.1.3權限的使用與監控。檔案管理者應對電子檔案數據訪問用戶設置身份驗證，只有通過身份驗證信息的人才可進行訪問。此外還要根據訪問人身份、電子檔案的秘密等級，來確定其訪問權限。目前可使用的監控技術為防火墻技術，防火墻具有很好的保護作用，入侵者想要接觸目標計算機，必須先穿越防火墻的安全防線，因此可將防火墻配置成許多不同保護級別，使數據庫的信息和結構不受侵犯。
2.2制度安全管理
電子檔案在形成、處理、傳遞、歸檔等過程中都有可能出現信息的丟失與篡改，因此為了保證電子信息檔案的安全性，實行必要的制度管理是必不可少的。可根據需要制定相應的制度，如只有電子信息管理人員才能進入相關操作系統，計算機要設置密碼，專人專用，其他無關人員不得打開或使用其計算機，更不得非法進入或操作該系統。同時，對電子檔案生命周期的整個過程進行嚴格管控，防止任何一個環節出現問題，造成信息丟失或失真現象發生。
2.2.1明確電子文件制作傳遞的責任。電子文件要由專人制作，制作完成定稿后要進行加密處理，如需要參考或利用時，只能以只讀形式進行查閱，防止因主觀或客觀原因造成電子文件的篡改或滅失。
2.2.2及時收集電子文件。很多單位電子文件制作完成后，任由于制作者進行保管，使得電子文件處理松散的管理狀態，容易發生失真現象。電子文件一旦定稿就應由領導使用電子筆等進行簽發，如條件不允許，可在紙制文件上簽發，然后將紙稿與電子稿件一同交由文書檔案管理者進行管理，不得擅自修改。如需修改，應經領導批準后方可進行操作。同時對電子文件要進行備份處理，保證電子文件不得丟失，不滅失。
2.2.3歸檔制度。電子文件歸檔時要進行認真檢查，檢查文件是否齊全完整，真實可靠，是否是最終稿本，其與相應的紙質或其它載體文件的內容是否一致。然后將電子文件放入計算機指定的位置，或者備份到相應的介質中。歸檔時要注意標明相應的保密級別，注明了保密級別的電子文件應及時進行邏輯歸檔，并按照電子檔案的目錄對應放置。電子文件可按紙質文件的要求劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”。
2.2.4保管制度。電子文件和其他紙質檔案一樣，是獨立的檔案門類和載體，要按制度妥善管理，確保電子檔案不損毀、不失真，從而保證電子檔案的完整、真實，實現其應有的價值。電子檔案要進行統一保管，檔案管理者應熟練的掌握計算機使用技術，能夠使用各種檢索工具，使得歸檔的電子文件利用起來更加方便與及時。檔案管理者應對存放電子文件的介質進行不定期的健康檢查，對發現問題的電子文件要采取維護措施，及時修復，防止文件的丟失與破壞。同時，隨著計算機設備的更新與發展，要對歷史電子檔案介質進行同步更新、復制和備份。
2.2.5電子文件利用條件。電子文件的操作與利用需要具備相應條件，管理者可根據實際情況設置相應權限，無關人員不得借閱、操作該電子文件，同時對管理者提出相應的紀律要求，要遵從保密管
理規定，不得向無關人員泄露屬于工作秘密的電子文件檔案，一旦發生屬于秘密的檔案出現泄露與丟失要嚴格追究檔案管理者的責任。2.2.6不可忽視紙質檔案的管理。雖然目前提倡力行節約，實行無紙化辦公，但由于電子檔案安全性、真實性等受到很多制約，因而紙質檔案的管理依然顯得重要，紙質檔案具有保存時間長、真實可靠性強、可信度高等特點，紙質檔案在當今檔案工作中仍發揮著重要作用，因此我們不可忽視紙質檔案的管理與保存。檔案領導者及管理者仍要把紙質檔案工作做為重要工作來抓。
第6篇：檔案室安全管理范文
關鍵詞：檔案 掃描 實體 安全 管理
檔案數字化掃描是新時期檔案館業務工作中的一項重要任務，是延長檔案壽命，減少檔案磨損，方便檔案利用的重要舉措。在檔案數字化掃描過程中，檔案加工的周期長、任務重、要求嚴，檔案實體要經歷出庫、整理、拆卷、掃描、錄入、裝訂、入庫等一系列工序，由于數字化掃描一般都是外包工程，所以保證檔案實體安全的任務尤為重要。
一、建立完善的管理制度是檔案實體安全最可靠的保障
檔案實現數字化是一個浩大復雜的工程，稍有疏忽，就有可能對檔案實體安全造成威脅，所以，保證檔案實體安全是檔案數字化掃描工作中一項重要任務，為之建立完善有效的管理制度顯得尤為重要。
東城區檔案館從2010年初啟動檔案數字化掃描工程。在參觀走訪其他區縣檔案館，學習借鑒別人經驗的基礎上，東城區檔案館制定了《檔案掃描過程中對檔案實體的安全管理規定》，這個規定在后來的工作實踐中不斷得到補充完善，最終形成了《檔案掃描過程中對檔案實體的安全要求》，確定了檔案管理人員的工作規范，提出了檔案出入庫手續要求以及出庫檔案的數量控制要求，對檔案掃描公司員工提出對檔案實體及檔案信息內容上的安全要求。如：檔案在掃描過程中不允許任何人員擅自將檔案帶離掃描場所，防止檔案丟失；嚴禁發生勾劃、涂抹、撕損、剪切等人為性破壞檔案的行為，要維護檔案的原貌：不允許工作人員擅自拍照、抄錄、復印掃描的檔案：在掃描檔案過程中工作人員要輕拿輕放，盡量減少磨損，不允許在檔案旁吸煙、擺放水杯、喝水、吃食物及存放易燃易爆物；當有事需要離開房間時，要將檔案存放檔案柜并鎖好：桌面不得隨意擺放檔案。同時，東城區檔案館與掃描公司簽訂了檔案保密責任書，要求公司負責對員工進行檔案信息保密及檔案安全意識的培訓。
二、把檔案安全意識貫徹到數字化掃描工作的各個環節
1.檔案出庫前檢查
數字化掃描工作程序的第一項就是檔案出庫前檢查，進行這項工作的目的就是要了解檔案實體在出庫前是一種什么狀態。檔案出庫前檢查，主要是檢查檔案是否有破損，是否有頁碼錯誤，是否有非掃描件，是否有非紙質件，以及案卷的總頁數是多少。將檢查的結果記入數字化掃描檔案數據庫中。在這個數據庫里設置了檔號、檔案出庫前檢查情況、是否有非掃描件，出庫前頁數，出庫單號、出庫日期，這部分要在檔案出庫前做好登記，隨著檔案的出庫將數據庫移交給掃描公司，在檔案掃描完畢返回檔案庫房時，掃描公司還要將此批次加工檔案的數據庫返回給檔案局，同時填寫：檔案入庫日期、入庫頁數、是否修改卷內題名、是否有非掃描頁，是否有重編頁碼，檔案修補頁號及其他。檔案入庫后，在經過檔案局專設的數字化掃描檔案實體檢查人員的檢查后，登記入數據庫：檔案實體檢查情況、檢查人。通過這樣一個完整的數據庫可以了解每一卷檔案在經過數字化掃描后具體有了哪些變化，了解檔案修補情況和掃描情況。
2.嚴格的檔案出入庫手續
依照《掃描檔案出入庫登記要求》，檔案出入庫必須嚴格執行檔案出入庫登記制度，要求庫房管理人員每天提前做好掃描檔案的出庫準備工作，確保出庫的檔案數量準確，手續齊備；要求檔案出庫時庫房管理人員要在《掃描檔案出入庫登記表》中做好調出登記，相關人員要簽字確認：要求檔案歸還庫時庫房管理人員要與掃描工作人員認真核對檔案的數量和檔案實體狀況，并登記在《掃描檔案出入庫登記表》中，相關人員要簽字確認，確保還庫的檔案齊全、完整等等。
3.檔案掃描過程中監控
一方面，數字化掃描公司在工作間安裝有監控攝像頭，隨時監控檔案實體在各個工序流轉情況，監控員工的工作狀態；另一方面，檔案館內相關的工作人員也隨時深入掃描工作間，檢查掃描工作環境中是否有不合乎檔案規定的地方，比如，不得放置水杯、水壺和食品；檢查操作人員的工作程序是否規范，比如，是否有粗暴拆、扯、撕檔案的行為。由于有些檔案原有一部分頁是粘合的，掃描比較麻煩，怕個別員工貪圖速度，粗暴對待檔案。
4.檔案入庫后嚴查
掃描完畢的檔案在清點完畢辦理完入庫手續后，還要進行一項工作，就是對入庫的檔案進行實體檢查。檢查的方法是：查看全部卷，清點每一頁。檢查的內容是：是否有丟漏重編頁碼：編制的頁碼是否合乎要求：檔案的裝訂是否合乎標準；是否有不按原裝訂孔裝訂檔案的現象；卷內目錄的題名、頁號是否修改、修改后是否重新標注了案卷封皮：是否有檔案修補。
三、在數字化掃描檔案中應該注意的安全問題
1.減少檔案周轉天數、出庫數量，增加檔案出庫批次
由于在檔案掃描過程中檔案周轉需要時間，檔案完成掃描又需要很多道工作程序，所以通常情況下，如果加工掃描人員有20人，正常情況下每天掃描完成量在8千到1萬頁左右，每天流轉在加工場地的檔案就在6-8萬頁，大約有1000到1500卷，周轉期在一至三周，而檔案的加工場所不在庫區，掃描工作環境因為有大量的設備及人員存在，相對庫房的保管條件惡劣的多，這樣對檔案安全很不利，所以，要按照掃描公司的工作能力，及時調整控制檔案的出庫量，減少檔案在庫外的周轉期以及周轉量，采取增加出庫批次是保護檔案的必要手段。
2.減少檔案連續掃描的次數
實踐證明，多次連續掃描對紙張的物理性能有很大的影響。紙質檔案在連續經過數次掃描后，紙張的強度以及耐折度都會大幅下降。加之很多檔案之前都經歷過復印機等光源照射必然對檔案產生了很大損傷，所以經常建議掃描公司盡量提高檔案一次掃描的成功率，減少重復性的掃描。
3.減少檔案裝訂次數
能不拆卷掃描的檔案盡量不拆，拆了也盡量不重拆再裝訂。檔案的反復裝訂會對檔案實體造成很大的損害。
4.規范檔案整理，隨時協調問題
規范檔案整理，是檔案數字化掃描工作中的一項重要工作，也是直接關系到檔案實體完整性的重要環節。在檔案數字化掃描過程中，由于檔案產生的年代不同，檔案產生的行業部門不同，檔案所屬的全宗不同，所以很多檔案帶有時代烙印和行業特點，很多老檔案整理不規范，紙張規格不一、版式不一、裝訂不一，掃描過程中就會出現各式各樣的問題。比如編頁碼問題。原來的檔案由于版式不一樣，頁碼的編寫位置就有很大出入。對于這樣的檔案東城區檔案館通常采取尊重原著，只要編碼不錯就盡量不修改重編，這樣就可以減少對檔案的涂改。東城區檔案館不允許整理人員使用橡皮擦改頁號，防備萬一不小心涂破檔案，只允許使用2B或HB的鉛筆在需要重新編寫新的頁碼時輕劃錯誤的頁碼，在旁邊寫上新的頁碼。檔案拆訂時，要求輕拉慢拽，必要時剪斷裝訂線，減輕裝訂線對檔案的磨損：檔案裝訂時必須原孔裝回，盡量采取三針裝訂法，即：使用三個針，分別從三個孔同時裝訂，這樣可以減少、減輕線繩對檔案的拉扯。
5.保持掃描加工人員穩定性
掃描人員流動性很大，新從業者多，當加工人員熟悉工作程序后，往往不是經常被抽調到公司的其他項目，就是跳槽離開。人員不穩必然造成工作熟練不穩定。當從業者不熟悉工作程序時容易對檔案造成不必要的損傷。公司的人員穩定檔案館不好把控，但是檔案館有責任對帶班人員以及新人必要的告誡，以達到保護檔案的目的。
第7篇：檔案室安全管理范文
關鍵詞 知識產權 科技檔案 檔案管理
我國是一個科技大國，一直秉承科技興國的戰略手段，科技的發展極大地促進了我國經濟的快速發展，與此同時，也為我國留下了大量的科技檔案。對于這些檔案的管理，難度極高，涉及知識產權問題，使一般檔案無法同日而語。知識產權視角下的科技檔案管理已不單單是檔案的分類整理那么簡單，而是與法律、經濟等產生了聯系。本文對知識產權視角下的科技檔案管理的現狀進行了合理的分析，并提出了相應的改進策略。
一、知識產權視角下的科技檔案管理的現狀
知識產權涉及面相對較廣，不僅僅與經濟緊密相連，更是與法律同樣息息相關。就目前來說，我國的科技檔案管理在某些方面還存在問題，尤其是在知識產權方面。知識產權對于科技檔案的管理非常重要，其可以保障科技檔案的安全性與正確性等。截至現階段，知識產權視角下的科技檔案管理存在與相關法律法規結合不夠緊密、相關部門管理不力、工作人員態度及認識不夠等問題。
（一）與相關法律法規結合不緊密
知識產權很大一部分內容是法律，與法律的結合非常緊密。關于知識產權，我國有專門的法律限制及規定，要求對科技檔案的知識產權進行保護，充分說明我國對科技的重視及知識產權的重視。我國的法律越來越完善，對于知識產權也有了詳細的規定，但目前我國相關部門在進行科技檔案管理時，常常不重視科技檔案管理的知識產權，導致在實際的管理過程中對于檔案的作者沒有準確的記載，難以通過作者對檔案進行檢索。導致這一問題的主要原因是，科技檔案管理與相關法律法規結合不夠緊密，不對科技檔案的知識產權進行詳細的記載和審核。
（二）相關部門管理不力
科技檔案由特定的部門進行管理，這個部門在科技檔案的管理過程中扮演著重要的角色，甚至于影響著我國科技的M步和發展。我國是一個重視科技的國家，尤其重視科技的創新。科技的創新來源于對科技檔案的參考和創新實踐，大部分科技的創新都會對科技檔案進行查閱，最后在前人經驗的指導下，讓科技創新變得更加簡單。即使是如此，我國的科技檔案在管理方面還是有很多的問題，其中最重要的就是相關部門管理不力。管理對于科技檔案的保存是極重要的，甚至影響到科技的進步，尤其是知識產權加入科技檔案管理中以來，管理部門的責任就更加重大了，不僅要對相關的法律法規有足夠的認識，也要對經濟方面有相應的了解。如今，科技檔案管理部門的責任不斷增加，任務不斷加重，導致其在科技檔案管理的知識產權方面監管不力。
（三）工作人員態度及認識不足
科技檔案是一個國家科發展最基本的記載，記錄每個時期科技的進步發展，同時也為未來科技的發展提供了參考，這也可以看作是一種對于對中國歷史的記載。我國很多科技創新與新發現就是在參考科技檔案的基礎上出現的，此外，科技檔案的知識產權對于科技檔案來說就是其身份，詳細地記載了文獻的作者，有了知識產權就象征著這個科技的文獻是作者獨有的，任何人不能抄襲，同樣其他人也不能以盈利為目的進行使用。這就說明了知識產權的重要性，但是我國的科技檔案管理之所以難以促進我國科技的進步，一個重要的原因就是相關部門的工作人員態度及認識不足。譬如，工作人員常常認識不到知識產權保護的重要性，在實際的操作過程中很少對科技檔案的知識產權進行審核，因此造成科技檔案雜亂無章，往往一個科技檔案對應的不止一個作者，這對于我國經濟和科技的進步是非常不利的，甚至會阻礙我國科技的發展。
二、知識產權視角下的科技檔案管理的改進策略
就目前來說，我國知識產權視角下科技檔案管理的過程中存在著各種各樣的問題，嚴重阻礙了我國科技的發展，甚至影響到了我國法律的威嚴，因此這些問題的解決已刻不容緩。下文將針對我國知識產權視角下的科技檔案管理過程中存在的問題提出一系列的改進策略，如培訓工作人員的法律知識、加強管理部門的監管力度及促進法律與科技檔案的結合。
（一）培訓工作人員的法律知識
與科技檔案直接進行接觸的就是檔案管理部門的工作人員。管理部門的工作人員常常直接負責檔案的整理、分類及管理，可以說，工作人員就是科技檔案管理的實施環節，這個環節是科技檔案管理的關鍵步驟，因此，工作人員要對科技檔案管理的具體細節了然于胸。隨著對于知識產權的逐步重視，科技檔案管理已不僅僅是傳統的整理、分類、登記及管理，更是增加了法律的內容，相關法律法規的加入使科技檔案管理變得更加嚴謹和嚴格，要對科技檔案的知識產權進行審核并加以保護。工作人員作為科技檔案管理的關鍵環節，需要其掌握相關的法律法規。相關部門可以開展各項科技檔案管理的講座，其中要著重對其知識產權進行強調，并對相關法律法規進行詳細的解說。通過專項的培訓讓工作人員認識到知識產權的重要性，使其在日常的科技檔案管理的工作中重視科技檔案的知識產權，并將其作為一種習慣。
（二）加強管理部門的監管力度
想要從根本上對科技檔案知識產權進行重視，不在于工作人員，也不在于法律法規的限制，而在于管理部門的監管。并且相關部門的監管并不是一蹴而就的，是需要循序漸進的，也不是短期的管理就能實現的。長時間、大力度的監管是科技檔案管理愈加完善的必要條件，因為只有自上而下地進行管理才能讓知識產權在科技檔案管理過程中受到足夠的重視。即使現階段我國的管理部門還未加強管理力度對科技檔案的知識產權進行保護，但是已在某些方面有所突破和進步，并已認識到了科技檔案知識產權的重要性，下一步必定要加強管理部門的監管力度，確保我國科技檔案知識產權得到合理的保護，并進行詳細的記錄和管理。通過加大監管力度，能提高員工的工作積極性，并實現法律與科技檔案的有力結合。
（三）促進法律與科技檔案的結合
談到知識產權，不得不提的就是法律，只有法律能確保知識產權受到合理的保護，尤其是在科技檔案管理的過程中。科技檔案管理過程中最基本的內容就是法律，法律與科技檔案管理的結合能實現知識產權受到保護。促進法律和科技檔案管理相結合可以從以下三個方面著手：首先，認識到知識產權對于我國科技發展的重要性；其次，多次開展相應的科技檔案管理與知識產權的專題講座；最后，通過相關文件的，自上而下地學習法律與科技檔案管理的相關內容。
三、結語
科技是第一生產力，可見科技對于一個國家的重要性，往往國家各個時期的科技都濃縮在科技檔案中，因此要重視科技檔案管理，而知識產權作為科技檔案管理中的一部分，更要受到足夠的重視。為此，本文提出了一些增強我國科技檔案知識產權保護的策略，力求對我國科技的發展有所幫助。
（作者單位為肇慶市科技中心）
參考文獻
[1] 高國華，葉曉靜.試論知識產權視角下的科技檔案管理[J] .四川檔案，2014（03）：
第8篇：檔案室安全管理范文
【題目】事業單位檔案安全管理問題探究
【引言】事業機構檔案信息管控研究引言
【第一章】事業單位檔案信息管理概述
【第二章】我國事業單位檔案信息安全現狀
第9篇：檔案室安全管理范文
一、食品安全檔案管理現狀
對于食品安全的監管與宣傳方面，相關部門工作滯后，不能建立科學、健全的食品安全檔案。一方面消費者要求安全，另一方面又對安全食品的公認度很低，消費者與生產者信息不對稱。
1、食品檔案工作缺少統一規劃
由于食品管理權限不統一，不便管理，出現了管理部門之間相互排斥的現象，沒有統一的食品安全管理機構。加之監管模式不清晰和法律松弛，尚未對食品安全事故頻發的現象產生實質性的遏制作用。
2、食品檔案大多資源短缺或結構不合理，沒有完備的食品安全信用體系
我國食品生產企業多、規模偏小，大多缺乏生產合格食品的必要條件，而相對較具規模的企業，由于體制等原因，在質量管理，產品開發、市場經營等方面滯后，產品質量不容樂觀。加之食品流通領域秩序混亂，缺乏安全有效的安全檢測手段和質量控制措施，致使造假者有機可乘。以致建立有效的食品檔案更是難上加難。
3、食品檔案不健全給食品安全帶來負面影響
由于食品檔案工作不規范、不健全，給食品監管帶來諸多不利因素。目前，食品生產環境信息檔案制度已經開始在我國許多食品生產企業的生產實踐中被運用并日益普及開來，這一深入人心的制度為廣大消費者能在日常生活中吃到健康、放心食品帶來希望。然而有了好的食品生產安全管理制度，并不意味著從此我們吃到的食品就安全、健康。事實也如此，許多食品生產企業的生產環境信息檔案制度并沒有能夠在他們的食品生產和加工過程中有效的貫徹和落實。
當前我國各地的食品安全監管部門并沒有很好地履行其監管責任，常常對一些企業放任自流，只是定期做一做巡查、抽查的例行工作而已。因而，一些不法的食品生產企業將食品生產信息檔案管理制度視作兒戲，不予重視。以至于存在安全隱患的食品，就這樣悄無聲息地流入到社會上危害廣大消費者的身體健康。
以上諸多問題的出現，很多都可以歸為沒有建立科學、健全的食品安全檔案，造成設計、生產、流通、檢驗等環節出現了問題，所以，盡快建立科學、健全的食品安全檔案，具有重要的現實意義和長遠意義。
二、食品安全檔案的作用和對策
1、加強食品安全法律建設和法制管理，為建立食品安全檔案提供法律工具。要積極開展對外交流與合作，加強國外食品安全法律標準的研究、消化，借鑒發達國家經驗，建立我國食品安全法律、行政法規、行政規章、地方法規、行政規章、規范性文件等多層式法律體系，探索和發展既和國際接軌，又符合國情的理論、方法和體系，建立適合本國、本區域的食品安全檔案。
2、加快食品安全信用體系建設，健全食品安全檔案。建立起我國食品安全信用體系的基本框架和運行機制，使我國食品安全邁上一個新臺階。在制度規范上，建立起食品安全信用的監管體制、征信制度、評價制度、披露制度、服務制度、獎懲制度等，同時，建立真實、健全、科學的食品安全檔案，使食品安全信用體系建設的主要方面有法可依，有章可循。
3、加強現有法律法規的懲罰力度，依法加強權力監督，實施對食品安全的有效保護。各級人大作為地方最具權威的監督機構，依法實施法律監督和經濟工作監督，是憲法賦予的職權，應充分發揮其監督作用，啟動監督程序，依法加強監督，及時發現、糾正和撤銷違法的危害食品安全的行政行為。
4、加強輿論宣傳和引導，建立使公眾信任的食品安全檔案。有關生產、銷售、檢驗部門應該與媒體密切合作，及時建立科學、健全的食品安全檔案，并適時向社會進行適度，引導社會民眾掌握可靠的信息，并起到輿論監督的作用。
三、優化食品安全檔案的措施
1、建立健全食品檔案工作體系，規范食品檔案管理
當前，我國已經具備了食品檔案科學規范管理的條件，但由于傳統思維影響，專業人員的缺乏，讓
食品安全檔案管理建設舉步維艱，缺乏一支素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍，這些問題都是現代工作中應引起高度重視的。對檔案管理人員而言，他們不僅要掌握現代先進的操作技術，還需要對檔案管理有專業的認識。
2、開展食品安全檔案管理信息化建設
由于歷史和現實的原因，人們對檔案管理一直都缺乏真實深刻的認識，而現代人對食品安全信息的需求處在壓抑狀態，信息量無法滿足他們的需求；其次，檔案部門無法提供高質量、高數量的信息，因此，盡快建立信息化的食品安全檔案勢在必行。
3、保證食品安全檔案信息的安全
如今，信息網絡化不斷深入發展，檔案信息得到了普遍應用，而安全問題成為管理工作的重中之重。由于檔案具有一定的保密性，存在使用權限的問題，但網絡容易受到黑客、病毒以及程序缺陷、技術淘汰等多種因素的影響，因此，現代檔案信息的安全問題是值得我們注意的。為了保證信息安全，必須建立完善的信息系統，設計防御軟件，嚴格執行國家及有關部門頒布的有關信息安全的法律、法規和標準、規章。在每次開發利用檔案信息資源和網絡系統建設的過程中，要發揮積極的監督作用，增強安全意識，防止失密、泄密事件發生。
4、建立跨區、跨部門之間的食品安全檔案，實現信息共享，提高管理效率
