檔案管理概論精選(九篇)
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第1篇：檔案管理概論范文
隨著市場經濟的建立和發展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關的人事檔案工作，若繼續沿用黨政機關管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案，已經不能適應當今社會發展要求，因此，必須探索和研究社會主義市場經濟條件下人事檔案管理的新模式。本文主要談談這種模式的含義、特點及建立這種模式的意義。
一、檔案管理改革新模式含義
這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。
1.1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才世界秘書網版權所有,的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
1.2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。
1.3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
1.4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
二、檔案管理改革新模式特點
2.1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式
市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2.2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
2.3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業破產、兼并出現之后，企業干部任用上出現招聘廠長、經理，企業干部自己可自由擇業，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
三、檔案管理改革新模式意義
第2篇：檔案管理概論范文
[文獻標識碼]A
[文章編號]1671- 5918（ 2015） 08- 0032- 02
doi：10. 3969/j.issn.1671-5918.2015.08-016
[本刊網址]http：//hbxb.net
系部檔案是真實記錄高校二級系部單位全部活動的檔案材料，詳細的記錄該二級單位的發展歷程，同時也是該二級單位的重要信息資源。系部檔案管理是系部日常管理工作的關鍵環節，收集和保存著所有教學檔案、學生檔案、行政檔案和黨員發展檔案等，非常詳細的記錄系部的日常管理工作，有利于為系部領導做出科學決策的智力寶庫，是系部增加效益的重要保證。
一、系部檔案管理科學化的必要性
（一）檔案管理是系部日常管理的根本
檔案管理是系部日常管理工作的根本，管理著全系部的重要檔案信息，包括教學檔案，學生檔案，行政檔案，甚至是未公開未申請專利保護的技術檔案。這些檔案記錄著各項教學活動或科研教學或實踐教學的原始數據，是最有說服力的原始證據。系部檔案管理無序或零亂不規范都有可能給系部造成損失，例如，實驗室實踐數據等流失會造成實驗結果泄漏，重則可能泄漏技術機密；會議記錄丟失會造成領導管理層內部混亂，重則可能涉及人員任命機密；學生檔案不詳細或隨意篡改，影響學生終身評價。因此，必須加強系部檔案管理科學化，避免產生各部不必要的損失，影響系部的生存與發展。
（二）檔案管理是系部信用管理的保證
檔案管理是系部信用管理的保證，真實反應系部的管理水平、財務狀況和科研水平。檔案是我國信用信息的重要組成部分，真實反映了一個單位或個人的信用信息。系部檔案是反應系部真實信用的資源，一套完善的系部檔案可以完整的展示該系部的自身誠信。隨著國家信用體系的完善，反映學生或教師的系部誠信檔案一直備受關注，用人單位希望高校畢業生具有較高的信用，社會科研機構希望信用高的科研人員參與企業技術的開發與研究。因此，必然加強系部檔案的信用化發展道路，時刻牢記系部檔案是個人或單位信用保證的基礎。
（三）檔案管理是系部文化建設的供給
檔案管理是系部文化建設的供給，展現整個系部的精神文明面貌。談到一個單位的文化建設，肯定是從它的淵源歷史開始的。要反映歷史，只能從檔案材料里找。系部檔案是完整反應系部的管理水平，系部文化的提煉離不開系部檔案，檔案是歷史文化的存在形式。因此，只有加強系部檔案管理科學化，才能助推系部校園文化建設。
二、當前高校系部檔案管理的主要困境
（一）系部檔案管理不受重視
高校系部檔案管理普通不受重視，大部分系部領導認為系部檔案管理就是保管資料，整理整理內務的事情，差不多能應付就行。大部分系部師生員工也都認為系部檔案管理就是管理管理學生或教師的日常教學管理工作資料而已，資料齊全與否并不是非常重要的事情。更有甚者，許多系部檔案長期沒人管理，灰塵滿地；或者用兼職管理人員來管理，壓根不懂檔案管理知識，只負責開門，這些都大大限制了系部檔案管理的發展。
（二）系部檔案管理水平不高
高校系部檔案管理水平普遍不高，沒有專業背景的檔案管理員。有些檔案管理人員沒有經過專業的培訓，不懂檔案管理的簡單操作，不熟悉整個檔案管理的流程，連基本的收集、整理、裝訂等技術都沒有掌握。還有些檔案管理人員是由教工家庭兼職，沒有文化，也沒有時間認真歸檔，或檔案收集不及時，不全面就歸檔，造成大部分檔案不全，或數據處理方法不當，造成檔案不真實，嚴重影響檔案的信用管理。
（三）系部檔案管理模式相對落后
高校系部檔案管理模式相對落后，大部分檔案處在分散管理的狀態。目前，全國高校的檔案管理基本都是以部門為陣，教務處有教學檔案，人事處有師資檔案，財務處有財務檔案，科研處有科研檔案，系部有日常教學管理檔案，但各種檔案是分散管理的，且冗余重重復，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技術要點不統一，零散無序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把檔案裝進檔案袋，不管科學性，也不管是不是利用查閱。
（四）系部檔案管理現代化水平不高
高校系部檔案管理現代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查閱。隨著計算機影像技術的發展，許多檔案可以利用掃描或攝像的技術實現電子文件化，通常檔案管理系統來管理和查閱檔案，這有利用保護原始檔案不受損壞，尤其是紙質材料。全國高校系部檔案管理幾乎沒有實現現代化水平管理，偶爾有幾個，那也是簡單的電子化，沒有充分考慮檔案查閱的方面性，或檔案管理的實質性。
三、改進高校系部檔案管理的措施
（一）加強系部檔案管理認識
系部檔案管理是系部日常教學科研管理的重要環節，應該加強系部檔案管理的認識。系部檔案管理在各項教學質量評估，就業評估，黨建評估，師資水平評估中都發揮著重要的作用，對于提高教學質量，研究教學規律都起到調節作用。應該轉變檔案管理認識，不要傳統的檔案管理認識來看待今天的檔案管理，一貫認為檔案可有可無，任何人都可以做檔案管理工作。檔案管理人員要認真營銷自己，重新樹立“檔案管理人”的形象，心中牢記競爭意識，創新思維，多學習專業知識，使用現代化檔案管理水平來支撐教學、科研工作。
（二）爭取系部師生員工的大力支持
系部檔案管理要想引起重視，就必須爭取系部師生員工的大力支持，牢記系部檔案資料為師生員工服務的宗旨。首先，積極主動爭取系部領導的支持，多為領導獻計獻策，挖掘系部檔案的信息價值，讓系部領導感覺得到系部檔案管理的存在，引起領導對檔案管理工作的重視。然后，大力推廣系部檔案管理的營銷推廣，為廣大師生員工提供服務窗口，實實在在的通過檔案服務來幫助師生員工解決實際問題，為全系部的教學、科研、日常管理提供智力支持，營造出人人重視檔案管理的良好氛圍。
（三）強化檔案管理員隊伍
系部檔案管理看似誰都可以干的工作，但實質上不同的人做檔案管理，結果卻完全不一樣。只有認真負責、具有檔案管理常識的檔案管理員才能收集好，歸類好，保管好系部檔案。目前，大部分高校系部檔案管理員都是由系部辦公室主任或辦公室工作人員兼職或全職，他們熟悉整個系部工作的流程，承擔著辦公室的大量工作。應該強化檔案管理員隊伍，定期開展檔案管理知識的培訓，并且鼓勵檔案管理員安于本職工作，待遇等傾向檔案管理員，另應該保證檔案管理員工作的繼續性，盡量保證檔案管理隊伍的穩定性，提高所有教職員工的檔案管理意識。
（四）加強檔案管理制度建設
系部檔案管理具有檔案管理的基本特征，也具有學校檔案管理的獨特特征。所謂沒有規矩不成方圓，要改進高校系部檔案管理方法，一定要加強檔案管理制度建設，通過規章建制，嚴格規范檔案管理的流程，通過明確檔案管理員的職責，規定檔案服務的內容，明確檔案查閱手續與檔案歸檔等最終時間，建立非常合理的檔案管理制度，讓系部檔案管理進入良性發展軌道。
（五）注重檔案信息資源的開發
系部檔案價值可能不會像文物古董那樣有價值，但系部檔案卻是反應系部一線教學、科研單位的一手資料。在高校教學、科研管理與評估過程中起著不可替代的作用，教學質量評估，系部師資隊伍建設，人才培養計劃建設，課程設置等方面都要依賴于系部檔案。應該注重檔案信息資源的開發，充分發揮系部教職員工的工作積極性，以系部檔案為基礎，做好系部檔案的分析統計工作，探討教學規律。還可以及時參與教學改革課題，提供大數據樣本給相關的就業保障部門或學生管理部門，深入探討學生成績管理，誠信管理，畢業生就業管理等方面的價值。打破傳統檔案價值利用的局限，向社會單位或用人單位或企業單位開放檔案查閱功能，擴大檔案服務內容，給系部檔案信息資源開發一個新的局面。
第3篇：檔案管理概論范文
Abstract: the archives is a kind of primitive data has a value, the hospital archives is an important basis for hospital development, but also to a recording of hospital development process. In the archives, have an important event for the hospital development, also has a research hospital for many years, can provide valuable information for the future development of the hospital. As a hospital manager, need to recognize the file management is important for the development of hospital.
關鍵詞：醫院；檔案管理；改革；創新；方法
前言
檔案是一種信息資料，是醫院得以發展的重要資源。提高檔案管理的科技含量，促進檔案管理的改革與創新，醫院在不斷發展的過程中的必然之舉。醫院的檔案管理目的是對檔案進行開發與利用，服務于醫院更好更快的發展。檔案管理工作應當與社會、與醫院發展的步伐相協調，為醫院的發展貢獻一份力量。因此，筆者選擇醫院檔案管理的改革與創新方法作為研究對象是有一定的意義的。
一、醫院檔案管理工作中的不足
1.對檔案資料的作用認識不足
在醫院的發展進程中，檔案對于醫院各項工作的開展有著重要的影響，對檔案資源進行有效的利用，可以使醫院的工作獲得更大的經濟效益與社會效益，促進醫院的名利雙收。近些年來，社會對于檔案資料的重要性進行了大力宣傳，但一部分醫療工作者以及社會大眾仍然沒有重視起檔案管理工作的意義。大部分醫院將治病救人作為主要工作，往往忽視了檔案的管理工作。這就使得在醫院的實踐工作過程中，檔案管理的隨意性較大，檔案資料得不到有效的利用，促使醫院工作人員的檔案管理積極性不足。
2.檔案管理機構與制度不健全
受到傳統管理思想的影響，現在的許多醫院的檔案管理工作是由檔案室負責的。檔案室所管理的檔案資料大多為科技檔案與音像檔案等等，而與患者有密切關系的醫療病歷等檔案都是由不同的科室獨立管理的。這就使得在醫院內部，有許多部門參與到檔案管理工作中，但這些科室并不具有專門的檔案管理人員，造成檔案管理制度的不統一，無法實現檔案管理質量的提高。
3.醫院檔案管理規劃不明確
醫院在進行發展規則時，一般會關注醫院規模的擴大，診療科目的增多以及醫療技術的改進等等，沒有將檔案管理工作納入到醫院的議事日程之中。這就使得醫院的檔案管理工作無法與醫院的改革發展相同步，檔案管理工作的落后會限制醫院的發展，影響醫院相關業務水平的提高。
二、醫院檔案管理工作改革與創新方法
1.加強檔案管理意識的提高
要對醫院檔案管理工作進行改革與創新，首先就做的就是對醫院管理人員的檔案管理思想進行改革與創新。管理者對于檔案管理工作的重視是推進檔案管理工作改革與創新的重要動力。因此，醫院的管理者要給予檔案管理工作更多的關注，將檔案管理工作納入到醫院的管理內容之中。強調檔案管理工作對于醫院發展的重要意義，加強檔案管理工作重要意識的宣傳。只有醫院的管理者以及醫院的工作人員承認檔案管理的重要性，才能在日常工作中加強對檔案管理工作的重視，為檔案管理工作提供大力的支持，促進檔案管理工作的改革與創新。
2.建立健全檔案管理制度
加強檔案管理制度的建立與健全是進行醫院檔案管理工作改革與創新的重要基礎。醫院要對檔案相關的各個部門的管理職責進行明確，利用統一的管理標準以及考核標準審查日常檔案管理工作。其次，要加大檔案管理工作的范圍，使檔案管理工作參與到醫院的各項改革工作中，對醫院的日常經營活動進行了解，加強更多有價值的信息的收集與整理。醫院要明確檔案管理的標準與方法，使檔案管理人員具有統一的工作標準，促進檔案管理工作改革。
3.加強檔案管理的信息化建設
作為醫院管理工作的重要組成部分，檔案管理工作效率的高低對于醫院管理工作效率的高低有著重要的影響。在科學技術快速發展的今天，信息技術在各個行業已經實現普及。信息化同樣也是醫院檔案管理工作的重要方向之一，醫院需要加大人力與物力投資，加強計算機設備以及相關檔案管理軟件的采購，為醫院的檔案管理工作人員提供一個信息化的工作環境。只有這樣，才能使醫院的檔案信息檢索工作與行為實現信息化，成功地建立起醫院韌性的檔案資料信息庫，促進檔案資料開發效率的提高。醫院要對檔案管理人員進行培訓，提高其信息技術水平，以人員素質的改革與創新來促進醫院檔案管理工作的改革與創新。
三、結語
綜上所述，在醫院信息化發展的今天，醫院的檔案管理工作方法也要進行改革與創新。筆者從信息化角度出發，對醫院檔案管理工作中的不足進行分析，并提出了幾點醫院檔案管理工作改革與創新的方法。希望醫院的管理者重視起醫院檔案管理工作的重要性，給予檔案管理工作更多的支持，使檔案管理工作的重要意義得到有效的發揮，促進醫院的改革與創新發展。
參考文獻：
第4篇：檔案管理概論范文
首先，企業檔案管理工作的創新是當今社會形勢的客觀要求。隨著經濟全球化的發展，企業改革的不斷深入，企業文化已成為企業國際市場上競爭的靈魂，如何增強檔案管理工作的覆蓋面及影響力都給企業提出了新的要求。要想服務好企業改革，檔案管理工作就必須與時俱進，開拓創新，打開企業管理工作新局面。其次，企業檔案管理工作創新也是推動經濟建設的需要。隨著改革力度的不斷推進，如何處理好改革、發展與穩定之間的關系已經顯的尤為重要。能否建立一個具有與時俱進的現代檔案管理模式，是鑒別企業檔案管理工作的一個重要標志。這也是現代企業檔案管理工作迫切需要解決的一大課題。
二、我國企業檔案管理存在的問題
我國企業檔案工作是由科學技術檔案工作發展而來，后在發展成企業檔案管理。在計劃經濟時期，企業檔案管理工作主要是為國有企業檔案工作，特別是生產型企業的檔案工作。各大中型企業都建立了具有計劃經濟特點的檔案管理機構和管理體制，加強了各類文件材料的收集、整理、歸檔和利用。市場經濟體制后，企業的發展受到了市場經濟大潮的強烈沖擊，給原有的企業檔案管理工作產生了很大的影響。在一些大中型企業中，計劃經濟時期建立起的檔案機構被撤銷，企業檔案管理人員被精簡，企業檔案工作無法再像既定方向發展，與此同時，破產轉制企業大量的出現，民營企業的蓬勃發展，企業組織形勢的多樣話，既給檔案管理工作帶來了更為廣闊的發展空間同時也存在著不適應時展現狀。主要存在以下幾個問題：
第一，企業檔案管理體制上尚未擺脫傳統的管理模式。現在企業的知識化管理和信息化的意識不斷增強，不斷完善辦公自動化、信息管理系統等應用，來促進企業信息化進程。然而傳統的檔案實體管理模式仍未完全改變，有些單位的企業檔案管理仍然分散在各個部門單位之間，管理方法上實行“檔隨人走”，沒有實現檔案管理信息與其他信息的資源共享，沒有進行有效的整合和統一的科學規劃。
第二，檔案管理人員專業素質不高。隨著企業檔案基礎設施的不斷完善，企業培訓和人才隊伍建設的加強，對檔案資源的需要也大量增加。目前，越來越多的企業都意識到了企業檔案資源的重要性，重視對企業檔案基礎設施的建設，但具有高業務水平，較強的計算機應用能力的人才卻相對缺乏，很多企業的檔案人員不同程度存在文化素質不高，老齡化結構嚴重，滿足于簡單的立卷歸檔，對檔案信息深層次研究和開發人才相對匱乏。
第三，企業檔案管理制度有待進一步完善。隨著改革開放以來，我國相繼推出了相關的法律法規政策，使檔案事業步入了正軌。但目前檔案工作主要還是針對紙質、音像等檔案，針對數字化檔案很少，這就要求制定新的標準來規范，建立健全的電子文件信息。
三、積極探討企業檔案管理的改革創新之路
面對經濟全球化，科學技術的日新月異，管理制度的不斷健全，企業檔案管理工作必須解放思想，大膽創新，更好地位企業改革發展服務。如何提高檔案管理工作規范化、標準化，從而進一步提高檔案管理的工作效率，這也是檔案管理工作大當務之急。如何實現這一目標，必須從以下幾方面做起：
第一，提升企業知識資產的理念。企業檔案不僅僅是原始的憑證材料，同時也是企業的有價資產，它給企業帶來了巨大的社會效益和經濟效益。這就要求，企業要高度重視檔案管理工作，把檔案視為有價資產、一種戰略資源，充分發揮在企業的推動作用；同時也要讓檔案管理人員轉變觀念，改變以往的重藏輕用的現象，提高服務質量，加強對檔案綜合利用。
第二，加強培訓機制，提高檔案管理人員的綜合素質。企業檔案管理要實現科學化管理關鍵在于人才。現代管理系統的復雜性和技術標準都要求檔案工作人員不僅要具備專業的業務知識，還需要具備檔案信息分析和處理能力，特別是管理信息技術應用和開發能力。因此，要先培養檔案管理人員的概念意識，在逐步向軟硬件開發人員、數據處理分析人員、網絡運行于維護人員以及決策人員等方向轉變。
第5篇：檔案管理概論范文
加快數字化進程，實現學生學籍檔案管理目標
針對現代學生學籍檔案管理數字化需求，學校應加快數字化學生學籍檔案管理的改革。通過臨時招聘、嚴格符合等方式使現有紙質文檔學生學籍盡快實現數字化學籍檔案。同時針對數字化檔案管理需求對軟硬件系統進行完善。目前，我國普遍應用的學生學籍檔案管理軟件較多，不同學校、不同地域教委的規定也存在差異。其造成了數字化軟件系統以及信息存在不同。針對這樣的問題，我國教育機構還應加快數字化檔案管理軟件的評測。以統一的軟件使數字化信息檔案更加便于管理與利用，促進學生學籍檔案管理工作的開展。
注重學生學籍檔案管理組織架構的改革，促進管理目標的實現
針對現代數字化學生學籍檔案管理需求，學生學籍檔案管理應加快管理組織架構的改革。針對數字化檔案管理特點實現管理架構的優化，以此為基礎促進學生學籍檔案數字化管理工作的開展。首先，學校應對學生生源情況、檔案管理情況進行分析。在此基礎上讀學生檔案管理數字化需求進行探討。確定學籍檔案工作內容及目標后，分析數字化學生學籍檔案管理的組織架構需求以及人員配置需求。通過完善的基礎分析與評測，確定學生學籍檔案管理要求，以此為基礎進行組織架構的建設以及人員的配備優化。
針對數字化學生學籍檔案管理需求進行管理體系的改革與完善
數字化檔案管理方法有別于傳統紙質文件檔案管理，因此，其管理體系以及管理內容也有著很大的區別。針對數字化學生學籍檔案管理需求，在學生學籍檔案數字化進程中還應加快管理體系的改革與完善。以數字化檔案管理方法、需求為基礎，以學生學籍管理特點進行檔案管理體系的構建與完善。改變傳統紙質檔案管理方法以及管理重點，以數字化檔案管理需求開展檔案管理工作，促進學生學籍檔案數字化管理目標的實現。另外，針對數字化學生學籍檔案管理特點，數字化學生學籍檔案管理中還應注重管理體制的改革與完善。以數字化檔案管理需求為基礎，以學生學籍檔案管理特點為重點，針對原有管理制度中的不適用內容進行改革。從學生學籍檔案信息安全管理入手，實現科學的數字化學生學籍檔案管理。
針對現代學生學籍檔案管理需求強化人員素質
針對現代學生學籍檔案管理額需求，學校領導應重視學籍檔案管理工作，并加強教職工檔案意識的強化。將學生學籍檔案建設與管理作為一項基礎性的工作開展持續的管理。落實人員、經費及設備，優化人員架構。針對數字化學生學籍檔案管理需求提高檔案管理人員的專業技能、綜合素質以及計算機運用能力。根據學校所采用的數字化檔案管理軟件開展檔案管理人員的業務培訓工作。同時，建立內部檔案信息網絡、強化數字化學籍檔案的信息備份，以數字化學籍檔案管理水平的提高、人員素質的提高促進學籍檔案管理工作目標的實現。
強化學生畢業后的轉檔管理，保障學生學籍檔案的安全
學生學籍檔案管理中，學生畢業后的轉檔工作是檔案管理中的重點與難點。學生畢業的轉檔時間集中、工作量大的特點。以往這個時期的檔案管理工作多采用多人員參與的方式進行康，但是這樣的方法極易造成檔案的丟失或錯亂。為了保障學生學籍檔案管理質量，應積極利用數字化檔案管理方法開展畢業后的轉檔管理。并利用不同學校間開學時間的差異進行檔案轉檔，以此促進檔案管理目標的實現。針對現代學籍檔案內容需求，各院校還應加快學生學籍檔案內容的豐富，針對學籍轉檔需求以及內容需求進行學籍檔案管理。
第6篇：檔案管理概論范文
關鍵詞：教學檔案 信息化管理 制約因素
目前，理性地分析高校教學檔案信息化管理實踐，系統地研究如何全面實現高校教學檔案信息化管理問題乃是當務之急。
1.信息化社會對高校教學檔案管理的影響
1.1工作的效率和質量得到不斷提高
檔案管理人員通過運用計算機，便可以進行檔案立卷，檔案目錄信息和內容信息的存儲與檢索等，而且各業務環節無時間順序，打破了傳統教學檔案的管理方式，從而提高了高校教學檔案工作的效率和質量。
1.2教學檔案紙質載體得到保護
教學檔案保管部門將現代信息技術運用于教學檔案管理之中，實現數字化教學檔案信息的存貯、管理和索引，那么有關教學方面的信息資源，便可以直接從數據庫中獲得了。這種教學檔案管理的方式可以降低教學檔案原件的利用率，減少工作人員與原始紙質材料的接觸，從而減少了教學檔案原始材料的人為磨損，進而使教學檔案的紙質載體得到保護。
1.3教學檔案管理人員的業務水平得到提高
現代信息技術運用于高校教學檔案管理中，能夠使檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，將大大減少檔案管理人員的工作時間和在庫房中逗留的時間，使檔案管理人員可以把大量的時間用來鉆研業務，學習相關的科學管理知識和業務知識，以便不斷地提高自己的檔案管理水平，開拓自己的研究領域。
2.制約教學檔案信息化管理的主要因素
2.1思想觀念因素
教學檔案管理工作者的思想觀念落后，在他們的思想意識里，教學檔案管理依然停留在重保管輕利用的陳舊思想觀念上。認為只要按時坐等接收，完善保管，提供憑據就行了。很少去考慮如何積極主動地收集相關的教學檔案，開發教學檔案信息，優化教學檔案管理，提高教學檔案利用率。領導的不重視和工作者落后的思想觀念大大阻撓著高校教學檔案信息化的進一步深入，從而制約了高校教學檔案信息化管理的發展。
2.2標準化、規范化管理因素
高校教學檔案管理標準化、規范化是實現教學檔案信息資源共享的重要前提和基礎，也是教學檔案信息化管理的重要內容。由于歷史和社會等因素的制約和影響，致使目前高校教學檔案管理部門收藏的教學檔案在管理規范上標準不統一，教學檔案材料的收集、整理和立卷等質量不高。這些因素制約了高校教學檔案管理的自動化。今后，越來越多需歸檔的教學文件材料可能是電子文件、磁盤和光盤，這就要求教學檔案的管理技術和管理程序的標準，要從計算機信息技術的特點和未來發展來考慮，因此高校教學檔案現行的收集、整理、編研等有關標準需要進一步的標準化和規范化。
2.3管理人員因素
高校教學檔案的信息化管理如何更快更準的實現，其關鍵因素在于人的因素。管理人員不僅要有較高的知識層次，還要撐握一定的現代信息技術，不能僅會一般的計算機操作。當前許多高校教學檔案部門幾乎都缺乏現代化技術過硬的人才。筆者在調查中了解到，教學檔案管理人員大都是兼職或半路出家，專業素質不強。
3.實現教學檔案信息化管理的具體措施
3.1轉變思想觀念，加大宣傳力度
在轉變思想觀念時，教學檔案工作者并非要全盤拋棄已往的思想觀念，而是在堅持優良的傳統教學檔案管理方式和管理理念的同時，要敢于引進現代檔案管理思想和管理理念。只有實現了現代信息技術與先進管理理念在教學文件、教學檔案管理領域的合理契合，教學檔案信息化管理才可能實現，高校教學檔案工作才能更好地適應新時期的要求。
另外，高校教學檔案工作者在轉變思想觀念的同時，還要加強對教學檔案的宣傳力度，提高全校師生的檔案意識，尤其要借宣傳之機，轉變一些領導重教學輕檔案的觀念。在宣傳之際，要適時地將教學檔案信息化管理工作的進展情況和在教學檔案信化管理過程中遇到的問題及時地向領導匯報，爭取領導在政策和經費上的大力支持，為推動教學檔案信息化管理奠定基礎。
3.2教學檔案管理的標準化和規范化建設
目前，高校教學檔案的管理思想、管理手段和管理辦法等方面存在著許多問題，這些問題制約著高校教學檔案信息化管理的發展。為了促進高校教學檔案信息化管理，實現教學檔案信息的最大社會效益，高校教學檔案管理部門必須加強教學檔案管理的標準化和規范化建設。
教學檔案管理標準化和規范化是實現教學檔案信息化管理的重要前提。要實現教學檔案信息化管理，首先要統一檔案信息的輸入格式、輸入項目、輸入代碼符號和輸入代碼的轉換規則。
3.3提高和充實教學檔案管理人員的綜合素質
高校教學檔案信息化管理人員的素質要求有下幾個方面：
（1）具有良好的職業道德素養。教學檔案涉及到教學檢查、評估和各級優秀教學質量評獎材料，學生幾年來的成績、獎懲記錄等，這些材料關乎到教師和學生的榮譽和聲譽。因而教學檔案工作人員要具有高度的責任感和事業心，忠于職守，認真負責，作風正派，處事公道。
（2）具有良好的信息素養和運用信息技術的技能。目前與其他行業相比，檔案信息化人才形勢比較嚴峻，人才資源短缺嚴重地制約著檔案信息化管理的發展，以人為本，加強檔案管理人才隊伍建設已成檔案信息化建設的當務之急。因此，高校教學檔案管理部門應采取培訓、再教育等方式，提升從業者的信息素養和運用現代信息技術的能力。
（3）樹立教學檔案信息服務思想和觀念。高校教學檔案管理者要不斷增強創新意識，改變傳統落后的思想觀念，牢固地樹立起教學檔案信息服務思想和觀念，形成“信息檔案和信息服務”的管理理念。
參考文獻：
第7篇：檔案管理概論范文
【關鍵詞】人事檔案管理，信用檔案，信用化，改革
我國推行人事檔案管理信用化，是為了建設信用化社會。信用化體系的建設，是從每一處細節著手開始的。而人事檔案管理關系到每一個人的工作生活。所以，把信用化納入到人事檔案管理中，可以在保有原先的管理性質不變的情況下，在各個方面實行信用化的轉變。這種實質性的轉變，可以真正的把個人信用與人事檔案有效結合。所以本文就人事檔案管理與信用檔案相結合，做出可行性發展的分析和建議，為人事檔案管理信用化做出一點貢獻。
一、人事檔案管理信用化的現狀
目前，網絡發達的社會，把人事檔案管理中，加入信用檔案，能夠更方便快捷的查詢人事情況。同時也可以對一個人做出更全面的判斷。把信用檔案加入到人事檔案管理中，是當今社會正在推行的信用化體系的重要環節。而信用檔案本身就是人事檔案的一部分。主要記錄的就是工作等信用信息。但是在國家的大力推行下，社會以及企業更加的重視這一部分的記錄。建立完善的人事檔案管理信息化，可以推進社會的信息化建設體系。并且可以為全社會提供更全面的人事檔案管理信息，為人事檔案管理信息化改革提供幫助。我國在2008年就已經超過6億人的人事管理檔案進行了信息化管理，并且被收錄在了國家的信用數據庫中。而截止到2015年，已經有8億多的居民的個人信息被收錄在信息庫中。信息庫的充實讓社會單位享受到資源共享的好處。目前我國人事檔案管理信息化，已經逐步走向了正規。
二、人事檔案管理信用化可行性的分析
（一）人事檔案與信用檔案的相似處。在人事檔案管理過程中，主要也是管理有關人員的工作等詳細信息。把個人資料與數據進行采集和管理，并且大部分資料顯示都是個人信用有關的詳細信息。所以在本質上來說，人事檔案管理和信用化管理是一樣。都是以記錄個人信息有關，并且都和信用資料有關，因為大部分記錄就是一個人的工作信息，或是借貸信息。這樣的一種憑證，能夠為有關的企業提供服務，和有價值的信息。而信用檔案也是以這種形式為個人進行信息管理和做憑證的，所以，在本質上，兩者是一樣的。只是在某些細節上管理有所不同。因為本質的相同，所以把人事檔案管理信息化，就會更容易的推進。再實施的過程中，也會更加的順利。
（二）個人信用數據庫的建立。個人信息，在檔案管理中，如果還是采用老舊的管理手段，會導致信息交流不暢通，而且信息量巨大，在查找的過程中，也很麻煩。所以要建立個人信用數據庫。這樣可以把人事檔案管理中的信用檔案，做成大數據庫，方便企業調用查看。數據庫的建立，能夠為企業提供可靠的，信用度高的信息源。我國自從2006年開始，運行的個人信息庫數據，2008年，大約6億人，再建立的信用數據庫中被錄入。到2015年為止，已經有了8億多人的信用信息被錄入到數據庫中。數據庫的強大，也可以體現出，我國個人信用問題越來越受到重視。并且我國的個人信貸率已經能夠達到了98%，這也為建立更完善的，更豐富的信用數據庫提供了數據依據。
（三）人事檔案管理信用化理念符合社會發展趨勢。當今社會是信息化社會，并且很多的工作、項目都需要個人的信用做擔保。所以為了加快辦事效率，為了整合個人信息資源，要進行人事檔案管理信用化的改革。人事檔案管理信用化，可以讓信息內容更廣泛，并且內容能夠更豐富。會涉及到個人的很多的信用信息，會讓信息更加的全面。并且信用化管理人事檔案，可以讓個人信息隨時進行更新。這是符合現代社會發展趨勢的認識檔案管理改革方式。所以，要對人事檔案管理信息化的改革，進行深入的、全方位的推廣。
三、人事檔案管理信用化改革的具體做法
（一）增設人事檔案的信用內容。信用檔案的完善是建立信用社會體系的核心和重要環節。首先要豐富信用內容，信用內用可以體現身份職業和能力有關的信息上。這樣的信用內容，可以從多方面反應一個人的實際情況。讓企業單位能夠更全面的了解這個人的能力和信用。所以增設更多的認識檔案內容，有助于提供有效的，實時性的個人信息給企業事業單位。
（二）促進人事檔案管理信息化的服務。國家實行人事檔案管理，是為了保障公民應該享有的權利。所以信息化的人事管理，不是過去的監管控制人口流動。而是為了讓公民在享有權利的同時，能夠把信息用來為公民服務。所以要把人事檔案管理，從監管狀態，變換到服務狀態。并且把信息檔案及時的更新，有助于人事檔案管理的發展和完善。并且能夠促進人事檔案管理信息化的建立。
（三）加強人事檔案管理社會化。人事檔案管理，作為甄別人才的有效手段，在符合社會發展的過程中，實行信息化管理以外，更要社會化。讓每一個工作單位都能夠享受到調閱人事檔案的權利，并且能夠讓人事管理社會化的程度得到提高。從而真正的改變現有的人事檔案管理制度。能夠真正的為公民和企業利用，達到最佳的工作效率。
結束語：人事檔案管理與信用檔案管理，有效的結合起來。是推行和建立信用化社會體系的主要環節。而且，將信用檔案融入到人事檔案管理中，還可以對一個人進行全方位的評價。而且國家推行信用化管理，也是為了讓百姓在就業，醫療和升學中，獲得一定的保障。同時進行工作調動的時候，可以讓用人單位更了解應聘者。所以，人事檔案管理信用化，是一項利國利民的政策，可以促進人才最優化的配置，幫助社會推行構建信用化體系制度。
參考文獻：
[1]田海燕.試論人事檔案管理信用化改革[J].人力資源管理，2015（01）：231.
第8篇：檔案管理概論范文
一、檔案管理工作中存在的問題
1.對檔案工作重視不夠。
近年來，相當一部分人員包括部分領導層面對檔案工作缺乏足夠的認識，認為檔案工作不是單位的主要工作，充其量就是收收發發、抄抄寫寫、照抄照轉等事務性工作，抓與不抓無大礙，不能給單位創造經濟效益。只要守好攤、不丟失、不泄密、不出現大的紕漏，確保單位領導及時查閱，就萬事大吉了，導致檔案管理人員只求過得去，不求過得硬。究其根源主要是部分領導同志對檔案工作的認識有偏頗、意識淡薄，這樣勢必造成檔案工作疏于管理。
2.檔案管理制度不夠完善。
突出表現在部分檔案的收集、傳閱、保管、保護、保密制度不夠完善，有的雖建立了相關規章制度，但流于形式，執行不嚴。有的檔案管理人員責任心不強，文件資料堆積如山，收集整理不及時，檔案資料收集不全，有的甚至出現了丟失現象。借閱檔案時，不認真履行借閱手續，有借無還時而發生，時間久了，檔案資料下落不明，在不同層面造成不良影響。
3.檔案基礎設施及經費不足。
近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛應用，創新發展勢頭強勁。而運用計算機及網絡技術管理的單位較少，由于資金短缺，個別單位至今還沒有專用檔案管理閱覽室，有的單位檔案多，而檔案室空間狹窄，潮濕、通風透氣較差。“六防”設備不配套、不完善，導致檔案資料發生霉變、蟲蛀，影響檔案管理工作的現象時有發生。
二、提高運政部門檔案管理的對策
1.強化領導，把檔案管理納入重要日程。
一是交通運政部門要成立以所長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，健全檔案管理機構網絡，建立綜合檔案室，配備專職檔案員。檔案工作領導小組要認真研究解決檔案管理工作中所涉及的經費、設備、檔案室硬件配套設施等相關事宜。二是實行“三納入”“三同步”，即把檔案工作納入單位總體發展規劃、納入單位管理制度、納入相關人員職責范圍。布置工作、檢查工作、總結工作時與相關檔案資料歸檔同步，確保檔案管理工作扎實有效推進。三是檔案室對檔案的收進和移出、案卷數量、檔案利用等情況進行跟蹤服務。單位主管領導及專職檔案管理員定期對所存檔案進行全面大檢查、大盤點。
2.注重培訓，提升檔案人員整體素質。
一是組織檔案管理人員積極參加由上級檔案主管部門舉辦的檔案管理和業務技能培訓班。二是交通運政部門每年組織檔案管理人員系統學習《檔案學概論》《檔案管理學》《科技檔案管理學》以及檔案專業知識理論、現代化管理知識和先進技術設備的操作技能等，加強檔案人員的業務能力培養，不斷提高檔案工作者的素質。三是組織檔案管理員觀摩學習。可采取“請進來，走出去”的辦法，邀請專職檔案員定期對單位檔案人員上門授課、業務指導，進行傳幫帶。組織管理人員到檔案管理先進模范單位，參觀學習檔案管理的先進經驗和操作技能，促進交通運政部門檔案管理工作不斷躍上新臺階。
3.完善制度，促進檔案管理規范化。
制度建設是檔案管理工作的基礎性工作，加強制度建設，嚴格依法治檔，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。依據《國家檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規，交通運政部門對已有的制度進行了修訂，使檔案各項規章制度更加充實、完善和提高。我們重新制定的制度主要包括借閱制度、保密制度、保管制度、統計制度、歸檔制度、文書檔案分類編號辦法，此外，還制定了檔案管理人員的工作考核制度、獎懲制度等。在日常工作中，嚴格遵守各項規章制度，使檔案工作做到有章可循、規范運作，按制度辦事。
4.固本強基，使檔案工作朝著現代化方向邁進。
第9篇：檔案管理概論范文
[關鍵詞]檔案管理者；管理新技能；提高
一、關于“技能”的新內涵
相對于觀念的間接影響和基礎而言，是否有新技能，是能否適應檔案管理現代化環境的直接因素和現實。當然“技能”一詞的涵義是動態的，而非靜態的。就象聯合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強調一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發展的信息語言和計算機操作技術。從檔案界整體人員的素質而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經到了刻不容緩的地步了。
二、加強培訓，掌握新技能
就整體而言，要真正實現檔案管理現代化，檔案界缺乏相關的專業技術人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計算機技術人員隊伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機結合程度不高；而至于兼具兩方面專業知識的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。
要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內舉外引之路，加強人才培養力度，培養一支有志獻身于檔案工作的專業人才隊伍。具體采取三個方面的措施：
第一，各高等院校的檔案專業教育，要加強檔案管理新知識、新技術運用的教育，要把檔案管理現代化，尤其是檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學問題，放到一個重要的位置。總之，高等院校檔案專業要對檔案專業學生進行新知識與新技能的系統教育，盡快培養出一批既掌握檔案學知識、又懂得新技術運用的專業管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業加強專業管理人員的教育與培養，才是真正解決檔案管理現代化人才短缺問題的措施。
第二，加強檔案干部的再培養和繼續教育。目前，我國檔案部門已經普遍開展了檔案干部的繼續教育。把新知識、新技能培訓放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業素質與操作技能并舉的雙重效應。
第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引薦、引進所需的專業人才，來壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質量。
現代高科技的運用與電子文件的大量產生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應隨新科技發展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務的職責，最后也必將嚴重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強知識和技能的培養，以主動適應工作對象、工作環境和工作手段的發展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護檔案的完整與安全，方便社會各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學習計算機技術，學習電子文件形成和管理知識，研究這方面的問題，迎頭趕上，適應這種形勢。
三、檔案管理人員必備的知識技能
在檔案管理現代化環境中，檔案管理人員需要具備哪些知識與技能呢？我國1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過這個問題，并指出電子檔案管理人員必備的知識技能包括三大方面。我們認為這與檔案管理現代化環境中檔案管理人員所需要的知識技能是相一致的。
（一）檔案管理基礎知識
1.檔案學概論
了解檔案的起源與發展，特別是中國檔案的產生與發展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質屬性和檔案種類的劃分等。
2.檔案管理學
了解和掌握以檔案收集為重點的檔案館（室）的館藏建設方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關信息的反饋技術和方法等。
3.檔案保護技術學
了解紙質檔案耐久性的檢測指標及方法，掌握造紙原料質量、纖維質量、造紙工藝與紙質耐久性的關系；了解各種紙質檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據，掌握檔案館庫內外溫濕度變化的一般規律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術和方法等。
4. 文書學
了解文件的概念，明確文件及公務文件的特點、功能及其表現；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。
（二）計算機應用及自然科學基礎知識
1.自然科學基礎學科
學習高等數學、普通物理學、普通化學、電子學、自動化技術等。了解自然科學的基礎知識和物質運動規律，掌握工程技術的設計方法、材料的物理化學性質、電子及電路原理等。
2. 微電子技術
微電子技術是微小型電子元器件和電路的研制、生產以及用它們實現電子系統功能的技術專業學科。在這項技術學科領域內最主要的是集成電路技術。微電子技術是隨著集成電路技術、特別是規模型集成電路技術的發展而發展起來的電子學方面的分支學科。這門學科是電子計算機技術、通信技術的基礎。認真學習微電子技術，就是要了解和掌握電子技術原理，特別是集成定電路方面的基礎知識，為學習電子計算機和通信技術打好基礎。
3. 電子計算機技術
學習電子計算機技術，目的是了解與電子計算機技術的發展過程、分類及發展趨勢。懂得電子計算機的算術基礎、數理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內存儲器及外部設備等，掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。
4. 電子計算機軟件技術
目的是了解熟悉電子計算機使用的二進制和其他數制的轉換關系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。
5.現代通信及電子計算機網絡技術
如果說建立在微電子技術及軟件基礎上的電子計算機是現代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機、光纜、通信衛星及其他現代化通信設備和電子計算機網絡設備交織而成的覆蓋全球的電信網絡，就是現代社會的“神經系統”。學習現代通信技術，就是要了解現代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發展趨勢，掌握信息存儲、傳輸的方法和技術，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。直接管理電子檔案的人員，應掌握網絡操作技能，要達到國家規定的中級以上水平。
6.辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設計（CAD）技術
電子計算機在國家機關、社會團體及生產設計、制造等部門的應用，主要體現在辦公自動化（OA）和電子計算機輔助設計（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設計、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產生到運作的過程及規律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術要求。
7. 電子計算機技術在檔案部門的應用知識
電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質等載體檔案的管理效率，開發檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經過多年的實踐和推廣應用，已被廣大檔案工作者接受并發展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學習電子計算機在檔案部門的應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等，以便在前人的基礎上，更深入一步地拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作應達到國家規定的中級以上水平。
8. 設備維護知識
電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數字通信的一系列設備、電源設備、調控設備等等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學、電子計算機技術，而且要涉及到電工、電子學等方面的專業知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養、維修設備的實際操作技能。
9. 標準化知識
電子文件、電子檔案管理離不開標準化。它涉及到標準制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計算機信息處理、信息技術管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標準內容。了解并制定、完善這些標準，才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作
