電子合同檔案管理精選(九篇)

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第1篇：電子合同檔案管理范文

關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研

【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。

4.4加快合同檔案信息化建設

公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。

通過對合同信息進行著錄，根據各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。

第2篇：電子合同檔案管理范文

(一)合同管理中部門間流轉的效率低下

一份經濟合同從簽定到付款完結，會涉及到業務、紀檢、法務、行政、財務等多部門，需要逐級審批。顯而易見，在傳統合同管理模式下，部門間審批流轉的效率很低。

(二)部門間流轉的規范性控制不夠

在紙質合同流轉過程中，原先需要多部門審批的，由于管理不到位，存在該審批未審批的情況，加大了合同支付風險。

(三)合同的分類、檢索以及信息匯總功能較弱

由于醫院合同數量多、類型雜以及執行周期長等諸多原因，導致傳統合同管理模式下，普遍存在文檔管理較散亂、不統一，合同信息匯總困難等問題，特點是分期付款或后期質保金支付類的長周期合同，合同檢索都會遇到困難。

二、電子化合同管理流程模型

(一)合同文本模版的規范性

根據合同的類型，由法務人員擬定不同的合同文本模版，[1]從條款應用的完備性、內容周嚴性、規定具體性進行把握，可以加快合同簽訂的效率，保證合同的嚴謹。

(二)各部門審核通過的強制性

作為一項突出優勢，電子化合同從程序上對審核流程進行限定，即只有所有部門審核通過后才能夠進入付款程序，這樣有效避免了未規范化審核的合同直接進行了付款，大大降低了支付風險。下圖是財務部門的合同管理操作界面，只有完成所有審核的合同才能進入財務人員的操作界面。

(三)建立電子化合同臺帳，合同流轉清晰明了

合同電子化臺帳是對合同基礎信息的逐項錄入，生成合同基本信息數據表。根據合同名稱、編號，可以查詢到所需的信息，這樣合同的當前流轉環節、合同進度以及付款期限一目了然，大大提高了財務付款環節的準確性。

(四)建立起規范的電子化檔案管理模式

通過全過程封閉式電子化管理，對合同執行科室，合同主體資格相關內容，合同期限，合同金額，付款計劃等內容進行電子登記，存入合同電子稿，確保合同檔案內容齊全，增強合同行為可追溯性，合同檔案內容可以實時追蹤，隨著合同種類、數量大幅度增加，電子化檔案管理具有傳統合同檔案管理無可比擬的優勢。

三、通過合同查詢、統計功能，建立起預算資金使用的監管功能

第3篇：電子合同檔案管理范文

鐵路工程項目在合同管理標準化過程中應嚴格按照合同管理制度動態化、合同分類清晰化、合同成本目標化、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化、合同檔案管理部門化、過程化、常態化、合同管理相關崗位互控化的原則進行管理。

一、合同管理制度動態化

沒有規矩不成方圓。任何一個機構都要有自己的管理制度。制度的建立是基礎，制度的執行是關鍵。制度的建立不是一件一勞永逸的事情，項目管理機構建立之初的制度隨著管理工作的推進，管理范圍和形勢的變化，很多制度已經成為工作的制約和瓶頸。所謂不破不立，對原有制度的修訂和改進是一個永遠都沒有止境的工作。比如項目管理機構建立之初的合同內審制度一般是比較粗糙的，審核部門少，在合同執行過程中出現很多人不知情，對合同的順利履行有一定的影響，于是內部審批制度就改成所有部門負責人都參與的人人皆知的制度，但在這一制度的執行過程中又發現這樣的內審制度有著主次不清的毛病。目前內審制度經過調整已經變得主次分明、合理有效了。舉這樣一個例子，只是說明合同管理制度化，不只是包含對既有制度的執行，還應該包含對制度的修正。即合同管理制度動態化。

二、合同分類清晰化

項目管理機構管理的項目種類多，既有地方項目，又有更新改造項目又有國家鐵路建設項目，還有保密項目。這給合同管理工作帶來一定的挑戰。經手的各類合同既要符合國家的法律、地方法規、行業的規章，又要符合鐵道部和鐵路局相關規定，這就需要吃透大量法規和路局文件，才能做到拿到一個合同就知道從哪里下手辦理。項目管理機構須針對本項目常見的合同整理出一套細化的合同辦理思路，拿到任何一個合同，就把它放到這個框架中，也就是對合同進行分類，按類辦理。

對合同的清晰分類看似是合同管理中不值得一提的小事，但卻直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同審計等工作帶來壞的影響，必須引起足夠重視。

三、合同成本目標化

項目管理機構投資控制的任務很重。由于工期長、經濟形勢變化快，鑒修概算批復期的物價指數、人工成本等影響合同成本的因素在項目中相關合同實際簽訂時會有較大的變化，當然這種變化有時是對成本控制有利的，但大多數時候是不利的。這就對合同簽訂的成本控制提出了較高的要求：不超概算為基本目標，能有所降造、合同成本最小化是最終目標。為了實現這一目標，項目管理機構在合同管理中以合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化為原則，為這一目標的實現提供了很好的保證。

四、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化

項目管理機構須形成較為合理的合同簽訂過程管理程序。由于項目管理機構簽訂的合同大多數具有較多的專業元素，這就決定了專業工程師（包括物資）在合同簽訂中的主導地位，這并不是說專業工程師就是萬能的，由于合同主管和財務主管部門人員位于合同簽訂過程的下游，在多年的工作中積累了大量經驗，因此，合同簽訂前的合同洽商，由承辦人與合同相對方進行聯絡、溝通、洽商，計財部等其他部門在概預算情況、類似合同文本提供等方面配合合同承辦部門的工作。如需要組織洽商會議的，由經辦人組織。洽商前由合同經辦人將合同概況、合同談判進展、談判難點、擬談判內容、談判原則等告知主管領導和相關參加洽商人員，洽商后由合同經辦人將合同談判內容和進展、結果形成合同談判登記記錄，作為合同檔案的一部分。

這樣的機制保證了合同一直處于有人主管的狀態中，因為合同后期的履行和監管主要是由主管工程師負責的，由于各相關部門人員都參與了合同的簽訂洽商，熟知合同的技術要求、驗工、付款等條款，從而使合同執行過程各部門之間的磨合和協調過程提前，從而最大程度減少了合同執行成本。

這樣的機制又保證了合同成本的可控。所謂三個臭皮匠頂一個諸葛亮。主管工程師在技術上是有優勢的，對合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相關價格依據，但在價格談判上可能缺少相應技巧，因此項目管理機構的價格談判就分為三個層次：主管工程師層次；合同洽商會議層次；項目負責人層次。一個合同經過這樣三個層次的把控，經過多幾個人的慧眼識別，就能很好發現對方報價中隱藏的陷阱，才能從根本上降低成本，最大限度實現合同成本控制目標。

五、合同檔案管理部門化、過程化、常態化

毫無疑問，合同簽訂過程至關重要，但中國人常說蓋棺定論，可見結局也同樣不可小視。法律工作尤其重視證據，而合同管理中的檔案管理工作就是一個收集證據的過程。項目管理機構要非常重視合同檔案的歸集、整理工作。合同承辦人按項目管理機構合同管理部門要求跟蹤合同履行結束前相關情況，并圍繞合同收集、管理和保管合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同結束各個環節形成的合同相關資料。原則上在合同履行結束后十日內將上述資料歸檔、裝訂成冊并形成資料清單送交合同管理員；合同管理員在合同簽訂履行過程中也及時收集合同審查、簽訂過程中散落在各處的相關資料、如果參加合同洽商，也要及時協助經辦人做好會議記錄登記整理工作，一邊形成完備的合同檔案。

合同檔案管理不能等到合同履行完畢了再去收集資料，那時已經為時過晚，所以檔案管理的過程化、常態化非常重要，洽商記錄不過夜，合同簽訂登記表填制不過夜。

另外，項目管理機構還要對已經簽訂的合同建立合同檔案路徑管理目錄。在檔案路徑管理目錄的指引下，就能順藤摸瓜，找到存放在綜合部、物資、工程、安質、財務部門的批準文件、相關招投標資料、圖紙、驗工計價、財務付款憑證等資料。

對于比較重要的合同文件資料，可建立掃描版的電子檔案，以便于使用。

六、合同管理相關崗位互控化

第4篇：電子合同檔案管理范文

一、網絡檔案管理存在的弊端

（一）管理人員思想上不夠重視

隨著信息化的不斷發展，越來越多的檔案被存放至互聯網上。這些檔案不僅是個人信息的檔案，還包括一些工程或是國家級別的安全信息問題。因此檔案面臨的安全威脅級別并不低，并且隨著計算機技術的發展，這種威脅已經呈現出頻繁并且向著更高技術性的趨勢發展。然而，在這種狀況下，檔案部門的管理人員在安全管理這一方面的重視程度仍舊不足，只關心檔案有沒有適應現代化的管理需求進行了電子化，仍不去加強對這些電子檔案的安全管理。

（二）傳輸手段的不安全

檔案的收集與管理是為了讓人們能夠更好的利用檔案，而不是說在收集之后就置之不管。因此檔案是要經常被移出與收錄的。在交接過程中，傳輸方式主要是以軟件為主。目前我國使用最為廣泛的傳輸軟件無非就是MSN與騰訊QQ，這類軟件雖然會在數據傳輸時進行加密認證，但認證級別并不高，一些技術較強的黑客能夠輕易將數據截獲，讀取之后再釋放，讓檔案傳輸雙方都無法察覺。

（三）管理人員自身能力不達標

電子檔案數量龐大，涉及到的范圍也越來越廣，網絡中對檔案的管理人員在一開始接受培訓合格后上崗，在當時的條件下是能夠保障檔案安全的。但是由于互聯網絡發展迅速，在短短幾年的時間內就深入到生活學習的各個角落，因此檔案在管理技術上也要隨之提高。但是，由于思想上的局限性，檔案管理工作者往往會疏于對自身能力的提高，對計算機網絡并不能有效了解，為管理工作帶來弊端。

二、優化網絡環境下檔案管理與加密的措施

（一）做好電子檔案與紙質檔案同步管理

在資料收集的過程中，紙質文件是必不可少的。紙質檔案相當于一份證明的“原件”，而這類原件的電子化就是將其掃描之后的文件形式。對于一份檔案來說，若是需要經常性的被查閱或是移交，這個過程中檔案比較容易受到損壞或是遺失。因此檔案若是要進行轉移，可以使用電子檔案。同時，對于紙質原件也應該妥善保存，盡管已經有了電子檔案，但由于網絡環境的不安全，一旦電子檔案遭到破壞就難以恢復。因此紙質檔案一來可以提供原件，二來能夠保障電子檔案遭到損壞之后能夠及時彌補。

（二）合理選擇文件格式

檔案的電子化有多種格式可以選擇，對于不同用途的檔案應該選擇不同的格式來保存。對于檔案管理部門而言，每年都應該對電子檔案進行至少一次的讀取，保證其有效性。在發現文件損壞或是無法讀取的情況時，應該及時與檔案建設部門聯系，保障檔案的完整性。

對于一些需要編輯的文件，像是人事檔案或是工作檔案，可以采用word格式進行存儲，以便于在檔案信息需要更新時能夠方便的進行修改；對于一些像是工程的管理材料檔案或是合同等檔案，可以使用pdf格式來存儲，這種圖片文件的格式更有利于檔案的安全保存。

（三）制定健全的法律法規

網絡環境需要有效的制度去完善，對于一項信息系統，其政策法規是對運行中各項機制有機整合的標準，也是網絡信息建設的原則。完善法律法規的建設首先就是要建立好一個管理目標，要求能夠有效反映當下網絡環境的特點，并根據現有法規的漏洞來進行優化。

完善的規定不僅是針對網絡安全管理而言的，也還要加強對信息人才、信息技術以及信息投資的培養。網絡是一個開放性的環境，應該具備綜合性較強管理條文。在信息安全方面，管理者要提出行之有效的安全管理條例，每個網絡中的成員都應遵守，這樣才能共同構建一個安全和諧的網絡環境。

（四）做好檔案保密工作

在網絡中，一些檔案是可以供人們瀏覽的，例如人事檔案、個人簡歷等，而一些檔案是不能夠任意下載的，就像是工程或是國家檔案。按照我國《保密法》及其實施細則，對檔案的管理應該要分為保密檔案與非保密檔案。并且像是具有保密年限的檔案，一旦時間到了就應馬上解密，供人們瀏覽。對檔案的保密程度劃分要嚴密，過于貴重的保密應慎重入網。按照保密程度的不同，采取的安全協議標準也不一樣。

（五）完善檔案保密技術

1、對稱型加密技術

使用單獨的密鑰對文件進行加密，在解密時也運用同一密鑰。這種保密方法的計算量比較小，系統響應速度快，比較適合一般檔案的管理。

2、不對稱加密技術

不對稱加密使用的是公共秘鑰，需要傳輸雙方用公密與私密結合來完成。這種方式適合于分布式系統中的加密，在使用過程中，應注意密鑰的妥善保存。

3、不可逆加密

這種加密技術指的是數據一旦被加密，就無法進行解密，只有在輸入相同數據并且經過相同加密算法之后才能夠得到相同的加密數據。這種技術適用于數據量不大的情況，例如合同檔案或是工程招標投標檔案。

三、結語

信息化的發展為我國檔案管理事業帶來了新的基于與挑戰，在利用電子化與信息化的同時，網絡環境下的檔案管理應該注意其安全性，加強對電子檔案的管理與保密工作，保障檔案信息的有效性。

第5篇：電子合同檔案管理范文

提出如下意見，農業部、國家檔案局下發了關于加強農村土地承包檔案管理工作的意見》農經發〔〕12號）以下簡稱《意見》現轉發給你并結合我市農村土地承包經營權確權頒證（以下簡稱農村土地確權頒證）檔案管理工作實際。請一并貫徹執行。

一、規范農村土地確權頒證檔案整理工作,統一標準。

主要集中在各區縣（自治縣）農業行政主管部門、各鎮鄉人民政府（街道辦事處）各行政村（社區）各地要按照不同檔案門類進行準確區分，農村土地確權頒證工作中形成的大量文件材料。對農村土地確權頒證業務工作中形成的檔案材料，應當納入專門檔案管理；對各種會議材料、計劃總結、統計匯總等檔案材料，應當納入文書檔案管理；對電子聲像類檔案材料，應當納入電子檔案、聲像檔案管理。

一）文書檔案類文件材料

包括機構成立、意見、方案、指導性通知、計劃、總結、簡報、會議記錄、規劃、報告、檢查記錄、統計匯總等文件材料。1.歸檔范圍。各區縣（自治縣）人民政府、各鎮鄉人民政府（街道辦事處）農村土地確權頒證工作中形成的文件材料。

分為永久和定期，2.保管期限。按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》國家檔案局令第8號）要求。定期一般分為30年和10年。

以“件”為單位，3.整理要求。各區縣（自治縣）農業行政主管部門、各鎮鄉人民政府（街道辦事處）整理這部分文件材料時應納入機關文書檔案統一整理歸檔。按照《市機關歸檔文件整理實施細則》渝檔發〔〕34號）進行整理。

按《市村級檔案管理辦法》規定，各行政村（社區）整理這部分文件材料時。統一納入村級文書檔案的經濟發展類”按照《市文書立卷與案卷構成的一般要求》或《市機關歸檔文件整理實施細則》要求，以“卷”或“件”為單位進行整理。

二）農村土地確權頒證專門檔案類文件材料

1.歸檔范圍。農村土地確權頒證材料包括農村土地確權頒證入戶核實（匯總）表、國土“二調”面積核實表、田（土）面積丈量記錄表、現場勘界確認材料、承包土地空間位置圖、農戶委托書、承包土地確認面積公示表、農戶簽字確認的承包地塊及面積分攤表、農戶土地承包經營權證登記簿、土地承包經營權證書登記表、新證領取表、原證注銷登記表、公告材料；土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權登記臺賬；農村土地確權頒證人員花名冊、集體經濟組織成員討論形成的承包面積確認落實方案、村民代表會議決議、會議記錄；補充完善的土地承包（流轉）合同、依法調整承包土地方案、注銷（變更）土地承包經營權申請、登記材料；其他方式承包申請頒發農村土地承包經營權證書申請、登記等材料；其他農村土地確權頒證專門檔案材料。

2.保管期限。農村土地確權頒證檔案永久保管。

此次農村土地確權頒證工作結束后，3.整理要求。各區縣（自治縣）農業行政主管部門在農村土地確權頒證工作中形成的農村土地確權頒證檔案作為自身全宗內一種專門檔案保管。農村土地承包經營權證登記簿一式二份。必須移交區縣國家綜合檔案館保存一份，農業行政主管部門用作日常登記管理留存一份。

應以各鎮鄉人民政府（街道辦事處）為獨立全宗單位，鄉鎮（街道）級的農村土地確權頒證檔案。集中統一整理，參照《市機關歸檔文件整理實施細則》渝檔發〔〕34號）要求，以“件”為單位進行整理。一般以每戶形成的且能按戶分開的所有文件材料作一件，用線或不銹鋼釘裝訂，同一全宗內以行政村（社區）順序依次排列，同一行政村（社區）中按村民小組順序依次排列并從1開始編制順序號，加蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄，裝入文書檔案盒保管。各鎮鄉人民政府（街道辦事處）形成及整理農村土地確權頒證檔案時，可根據需要一式數套。

村（社區）級農村土地確權頒證專門檔案參照上述方法整理。

三）電子檔案、聲像檔案類文件材料

農村土地確權頒證工作中形成的電子、聲像檔案的歸檔整理按照國家和市相關要求執行。其中電子檔案按照《市電子文件歸檔與管理細則》執行；照片檔案按照《市照片檔案收集整理實施細則》渝檔發〔〕36號）執行；聲像檔案按照《市檔案局關于進一步加強聲像檔案管理的通知》渝檔發〔〕43號）執行。

請按《意見》要求，原缺失二輪承包方案、合同、申請書、臺賬等補充完善材料。分類歸檔。

二、做好農村土地確權頒證檔案移交和利用工作,強化服務。

要按照農業部、國家檔案局《意見》要求，各區縣（自治縣）農業、檔案行政主管部門。切實加強對本轄區農村土地承包檔案管理工作的指導和服務，充分抓住本次開展農村土地確權頒證工作的有利時機，認真做好相關管理工作，全面規范完善農村土地承包檔案。

第6篇：電子合同檔案管理范文

我國在海外開展工程承包業務的主體大多為國內企業，但在這一前提下又包含著多種業務開展方式。主要有：以國內企業為主體、在國外成立分支公司并申請當地企業資質開展業務（這也是目前最主要的一種方式），以技術合作形式開展業務、以項目組為主體單獨開展業務、與當地企業或者外企合作開展業務、以勞務公司國際勞務大分包的形式以及與國內在海外開展其他國際業務的公司合作等。

二、多元化經營條件下海外工程檔案管理面臨的挑戰

在多元格局背景下，由于工程特點、業主情況、當地政策法規等不盡相同，其對檔案管理工作的要求也不一樣，海外工程檔案管理遇到了前所未有的新情況、新問題。

1．多元化特點要求對原有檔案管理方法必須進行相應調整

多元背景下不同類型的工程對檔案管理工作的要求各不相同。比如經濟援助工程、使領館工程的檔案管理不僅要符合一般工程檔案管理的特點，同時還要符合我國商務部、外交部門對工程檔案管理的特殊要求。再如，工業建筑及安裝、道路橋梁等不同類型的工程在檔案的管理方面都有著各自的特殊要求。另外，在國際工程承包檔案管理中，不同的國家和地區執行的工程技術標準及檔案留存的種類和標準也不一樣。比如，執行FIDIC合同的國家要求FIDIC系列合同文件都要作為合同檔案妥善保存，而援外項目和使領館項目則以國內工程承包合同為基礎依據。凡此種種，無不提出對原來檔案管理方法進行相應調整的迫切需求。

2．多元化特點要求對原有檔案管理制度必須進行改革完善

各公司檔案管理制度是檔案管理的基本依據，但從我們所接觸和了解的情況看，大多施工企業雖制定了比較健全的檔案管理制度，但以國內工程為背景出臺的管理制度對于多元背景下海外工程檔案的管理有許多不適應的地方。有的公司雖然建立了自己的工程檔案管理制度，但其中專門針對海外工程檔案管理的條款并不多，并且不能適用多元化的要求。因此，海外施工企業調整現有檔案管理制度就顯得尤為迫切

3．多元化特點要求必須加強海外工程檔案管理隊伍建設

海外工程檔案管理存在的另一個突出問題是檔案管理人員的數量需求和專業素質難以適應檔案工作需要。境外項目大多實行崗位輪換制度，從而導致檔案管理人員的不穩定，同時還普遍存在檔案管理人員配備明顯不足、專業水平低下的情況。以中國甘肅國際經濟技術合作總公司為例，目前在海外16個國家有各種大小在建項目70多個。據統計，在這70多個項目中配有專兼職檔案管理員的只有11個，包括中國駐印度和埃塞俄比亞使領館項目，中國政府援建加納職校項目以及華隴公司承建的加納高等法院和國會大廈項目，安哥拉公司承建的TPA一期項目和國家培訓學院項目等。而其余項目的檔案管理人員要么職責不清晰、要么沒有配備專兼職檔案管理人員，這種現狀勢必嚴重影響檔案管理工作的開展。配有專兼職檔案管理人員的項目，其共同特點是重大項目，并且承接項目的公司實力強，人員充足、管理規范。

4．多元化特點要求海外工程檔案管理人員必須提高外語水平

在多元化背景下，海外工程檔案管理工作還受到語言問題的明顯影響。一般而言，作為工程企業，有限的翻譯人員多被安排在經營崗位，主要參與投標資料翻譯以及談判等工作。檔案管理人員一般由其他業務人員兼任，而這些業務人員的外語水平相對較低。檔案管理人員的語言障礙也會對檔案的分類、整理、歸檔等造成明顯影響。如在非洲開展業務，會涉及英語、法語、葡語、西班牙語等多種語言，而甘肅建投國外公司目前葡語專業人員僅有1名。復雜的語言情況和中方人員不相稱的外語水平，也明顯制約著檔案管理工作的順利開展和檔案管理水平的提高。

5．多元化特點要求必須處理好紙質檔案的收集歸檔與歸國保管問題

多元化背景下，各公司在海外開展業務的點多面廣，在海外設立的分支機構種類多樣，機構的性質、規模不同，其檔案管理水平也參差不齊。有的境外機構管理水平低，存在檔案收集范圍不清晰、收集流程不明確等問題，由此導致檔案管理分散和部分檔案流失等嚴重問題。在甘肅建投目前檔案室保管的資料當中，只有部分較為重要的技術資料，而涉及工程項目的規劃許可證、施工許可證、本工程測量成果表以及施工現場形成的機械安全備案表、材料設備出廠質量合格證書、施工日志等資料，均不齊全或者純粹沒有。另外，由于路途遙遠，許多重要的紙質檔案資料歸國保管也存在種種困難。

三、多元化經營條件下加強海外工程檔案管理的對策

1．充分認識海外工程檔案管理工作的重要性

海外工程檔案真實記錄了企業海外經營、生產、管理活動的全過程，對企業當前和今后工作都有著重要的憑證和參考作用，也是企業規避風險的重要依據。海外工程管理關乎國家形象和企業利益，從施工企業領導層面到一線員工，都要充分認識檔案的重要性。海外工程檔案管理工作應貫穿于項目的投標、報價到竣工驗收的全過程。因此，在各項技術業務開展的同時，應及時完成檔案資料的收集歸檔工作。

2．重視海外工程檔案管理人員配備和責任落實

海外施工企業應根據海外施工隊伍的實力，配備專（兼）職檔案管理人員并保持相對穩定，在國外成立公司或者人員相對充足的施工單位更應如此。對于技術組或者項目組等人員較少的施工機構，則應酌情配備兼職檔案管理人員，將檔案管理列入相關人員的職責范圍，并積極開展檔案管理人員尤其是兼職檔案管理人員的培訓。同時，各海外工程機構要嚴格落實檔案管理責任制，健全和完善相應的考核機制，重點項目可考慮與項目經理簽訂檔案管理目標責任書。另外，對于檔案管理工作中的失職瀆職行為，要實行嚴格的責任追究制度。

3．根據多元化業務特點對海外工程檔案進行科學分類

多元化背景下的海外工程檔案管理必須有所側重，要根據多元化的業務特點科學合理地區分核心檔案與一般檔案，并根據不同業主的要求、工程來源和種類等特點區分檔案資料的重要程度，針對不同情況采取不同的檔案收集歸檔和保管措施，制定明確、簡便、實用的文件材料分類制度。同時，要建立健全規范但不失靈活的檔案管理制度，即在堅持檔案管理基本原則和基本要求的前提下，根據多元化業務特點制定不同的管理辦法，建立科學適用的檔案管理制度，提高檔案管理制度的針對性和可操作性。

4．充分借助現代信息技術做好海外工程檔案工作

計算機網絡和電子技術的發展，給檔案管理帶來革命性變化。多元業務背景下海外工程檔案管理面臨的實際問題，要求我們重視計算機網絡及電子技術在檔案管理中的應用。首先，要借助計算機做好電子版海外工程檔案的保管工作，以提高檔案管理和利用的效率。其次，要借助網絡傳輸，將檔案的電子版或掃描件通過網絡傳回總部，避免紙質檔案運輸的困難。最后，要建立各公司和各項目的電子檔案數據庫，提高海外工程檔案的現代化管理水平。

四、小結

第7篇：電子合同檔案管理范文

Abstract:The electric power designs in the archive office electrical power system construction the capital stock storehouse. This article mainly obtained from the analysis electric power design file's characteristic, to elaborate in the present our country electric power design records management existed the question, and on strengthened the records management to put forward some proposals.

關鍵詞：電力設計 檔案管理 數字信息化

key words:Electric power design Records management Digital informationization

電力設計檔案是電力系統建設的重要資源庫和無形資產，它是指在電力工程建設過程中的工程開工竣工報告、用電環網引接、變壓器施工容量、勘察設計合同、設計變更等檔案資料。這些檔案能為工程的竣工驗收、交付使用、維護管理、改建擴建和解決經濟糾紛提供重要的依據。因此，做好電力設計檔案管理在電力工程建設中具有十分重大的意義。

一、電力設計檔案的特點

1. 工程設計種類多。隨著電力工程的發展，其種類在不斷的增加。除了常見的水力發電站、火力發電站、變電站和輸送線路工程設計外，越來越多的電力工程設計單位涉足核電常規島、風力發電站、環境評估、工程監理等多個方面。與此同時，所產生的設計檔案種類和數量也都隨之增加，呈現出多樣性特點。

2. 涉及專業面廣，專業性強。除了機務、電氣、熱工自動化、采暖通風、輸變電外等以外，還涉及建筑結構、計算機技術、巖土工程、水文氣象、環境工程、技術經濟等多個專業。

3. 工程檔案管理形式多樣。隨著市場變化的需要，電力工程設計院所充當不僅是一個工程設計者的角色，還經常會充當業務工程師、合作伙伴或是技術咨詢師等角色。

二、現階段電力設計檔案管理中存在的問題

1.管理體系的不健全。檔案管理工作具有管理性、科學性的特點，需要一套科學、完整、可操作性強的管理規章制度。但是目前很多的工程設計院卻對檔案管理的重視程度不夠，忽視檔案資料的形成和整理，管理的手段扔停留在經驗管理和手工操作。并且在工程設計書或是大綱中也沒有明確的規定不同工程項目的歸檔范圍，對不歸檔或是歸檔不及時的現象也沒有指定相應的獎懲制度。

2.檔案管理不及時、不準確。電力設計工程檔案的歸檔應該始終貫穿于工程項目的整個過程。但是在實際操作中，往往都是等整個項目完成以后才進行整理歸檔。一方面會造成檔案管理工作的滯后，另一方面，可能會導致資料遺失或是漏掉，造成檔案資料的不準確、不規范。

3.檔案管理工作中數字信息化程度不高。隨著信息技術和辦公自動化技術的不斷發展，電力工程設計的成品越來越多的采用電子文檔的形式，電子文檔的歸檔也隨之增多。但是目前檔案管理的數字信息化建設仍處在探索和發展的階段。信息管理系統、資源管理系統CAD/CAM方面的建設還比較滯后。并且在保存下來的設計檔案中還含有大量紙質的原始底圖、專題圖、各種地形圖、相關文獻資料。這些紙質的材料都還沒有經過數字化的處理，無法在需要的時候為人們提供準確快捷、全面直觀的服務。

三、關于加強檔案管理的建議。

1.健全電力設計檔案管理機制。為了加強檔案的管理，國家制定并頒布了一系列相關的法律法規，如《檔案法》《企業檔案管理規定》《工業企業檔案分類試行規則》等。電力工程設計單位可以參考這些法律法規并結合單位自身的發展水平和實際需要，建立和健全有關電力設計檔案管理制度和實施規范。利用約束機制、激勵機制和監督機制有效的進行檔案管理。并且要著重落實領導責任制。

2.加快推進數字信息化進程。電力設計檔案數字信息化不僅包括信息資源的有序整理和開發利用、數據庫的建立、網絡建設和人才隊伍的建設，而且還包含著為做好以上各項工作制定的標準、規范。要加快推進數字信息化進程，首先要制定出相關的章程，詳細的規定出在數字化建設中每一項工作的操作、管理方法。要做好電力檔案管理數字化的基礎工作，包括：修復受損的檔案、對沒有加工的檔案進行補充，然后進行統一的掃描和數字化入庫。利用現有的較為成熟的軟件和網絡技術，建立文件、檔案和文檔交換三方面安全與管理體系。并且實行統一登錄和用戶權限管理，用戶隨時隨地都可以方便快捷的查找所需的檔案資料。

3.加強檔案管理人員隊伍的建設。定期的組織設計檔案管理人員進行專業培訓，使他們在認識檔案管理工作重要性、增強責任心的同時，掌握設計檔案在接受和整理方面的質量要求及竣工圖紙的編制方法。要特別加強相關人員的信息數字化培訓，保證高質量的進行電力設計檔案信息的收集、開發和傳遞。同時由于電力設計檔案管理所涉及的專業面廣、專業性強，因此也要主要計算機、外語等其他相關專業的人才，實現其他專業人才同檔案管理專業人才的知識互補，為更好的進行檔案管理工作服務。

電力設計檔案管理工作是一項綜合性的工作、涉及到信息化、系統論等諸多領域的知識。隨著電力設計業務的不斷拓展，開展有效的檔案管理工作也會不斷面臨新的問題和挑戰，這需要檔案管理人員在實際工作中不斷的探索和解決。

參考文獻：

[1] 謝品賢. 淺談科技檔案信息在電力設計中的重要作用[J]. 山東電力技術,2001, (02)

第8篇：電子合同檔案管理范文

關鍵詞：電力企業；現代化；檔案管理；措施

1 電力企業檔案管理工作的主要內容

目前我國的電力企業檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補充不及時、檔案順序混亂、資料流失等。下文列出了三點電企檔案管理工作的主要內容，列出該內容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內容，并有針對性地進行檔案管理工作。

1.1 電力企業資料案卷

我國企業文書立卷的有關規定指出，各個企業必須及時對本企業在某一時期產生的文書資源進行整理，并將其組成規范的案卷。案卷一方面能夠反映企業的成長歷史、真實反映企業的社會面貌，另一方面有利于國家的監督和管理。

1.2 定期歸檔

出于最大程度地實現企業檔案的功能和方便電力企業的各部門工作人員使用檔案資源這兩點目的，電力企業檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進行采集，標上注明。再者對重要內容進行重點管理。最后對檔案進行系統化分類安置，進行一一歸檔。

1.3 對檔案的保護

很多電力企業由于歷史久遠，檔案會隨著時間變化而發生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業檔案進行管理，保證企業檔案的長久性和有效性。

2 對電力檔案安全風險的評估

2.1 在部門內建立專門的評估小組

高度重視電力檔案安全風險的評估工作，為了認真落電力實檔案安全工作的進行，應該進行必要的監督，要在部門之內建立專門的評估小組，小組成員要嚴格挑選，每一個組員的責任意識都需要達到非常高的水平，保證對電力檔案進行安全風險評估工作的時候認真負責，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個細節都安排好，每一個人的責任都落實。

2.2 制定合理的評估標準

在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標準，才能保證評估工作科學與合理的進行，在制定評估標準的時候要依據我國法律和行業要求，比如在制定電力行業的檔案保管安全的時候就按照電力管理檔案安全管理原則來進行制定，電力檔案資料的保護和保管，對環境和基礎設備都有嚴格的要求，所以想要構建良好的檔案安全體系，就必須依據我國法律和法規制定合理的措施，以達到保護檔案的目的和要求來進行評估。

2.3 加強對保證評估工作的監督，以確保工作的順利進行

明確評估的目的和方式，按照要求嚴格進行評估，對建設電力檔案館的必備要求進行評估，并且比對現實，以便知曉電力檔案管理中的缺點，對電力檔案安全體系的優化和完善是十分有效的。

3 加強電力企業檔案的現代化管理

如何才能讓檔案管理與時代同步？相信許多的電力企業想知道這個問題的答案。下面我們結合現代化需求，提出四點優化電力企業檔案管理的措施。

3.1 優化檔案管理人員隊伍

其一，電力企業檔案管理工作人員的管理觀念意識在一定程度上影響著企業檔案管理局面，因此要想實現企業檔案的現代化管理，首先要提高檔案管理人員的創新意識。尤其是在人事制度化管理的電力企業現狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創新意識能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業可以通過會議形式定期對企業檔案管理人員進行新知識傳遞，培養他們的創新意識。或者通過活動的形式宣傳創新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時的宣傳和培訓，提高檔案人員的創新意識。

其二，一群高素質的檔案管理人員能夠對企業的檔案進行專業、誠實管理。因此提高檔案管理人員的職業道德素質也是實現檔案現代化管理的重要步驟。電力企業可以在公司內部制定相關獎罰制度，通過獎罰制度提高檔案人員的工作態度和責任意識，訓練他們的樂觀、堅強意志，提高其工作的熱情，增加工作動力，從而提高他們的思想道德品質和職業道德素質。

其三，檔案人員的工作能力也是決定企業檔案管理工作質量的主要因素之一。因此，強化檔案人員的工作技能是優化檔案管理人員隊伍的另一項重要工作。比如時常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設置管理情況。或者進行定期的檔案人員技能培訓，提高企業檔案管理效率和質量。

3.2 運用科技對企業檔案進行信息化管理

其一，檔案的資源網絡體制建設是實現檔案信息化管理的基礎條件。因此電力企業應該使用網絡對各個部門的檔案資源進行分類登錄，并對管理流程進行重組，使得企業資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業績考核記錄的網絡體制建設，可以在民主、公開的條件下，用網絡編程各個部門以及各個崗位員工的工作任務，同時記錄員工的工作業績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責，還方便企業監督考核員工的工作狀況。

其二，新形勢下的電力企業檔案管理必須以科技理念指導思想，只有這樣才能最大限度開發利用企業檔案資源，使其檔案資源服務于企業的一切生產和發展，促進企業的經濟效益。因此，電力企業應當善于運用科技比如網絡計算機等科技設備，對企業的檔案進行有效長期管理。

3.3 通過合同的形式強化電力企業檔案的現代化管理

在當前這個法制社會體制下，合同是一項重要的、具有強制法律約束的，并且用于保障個人和單位的合法權益的有效形式。同時，合同是當今電力企業行業約束和明確雙方責任和義務的現代化依據和手段。因此電力企業在與其他單位進行工程建設合作或者其他工作合作時，應當結合法律以及企業的經濟利益，簽訂相關的合同，并到相關的權威部門進行蓋章和確立，以保障其項目的相關檔案的統一性、權威性和準確性。同時，電力企業還應通過經濟手段對兩者之間的義務、責任、利益進行明確規定，通過經濟促進合同的有效履行。除此之外，企業還應該與企業內部的合同檔案管理工作人員進行勞動合同權利義務的簽訂，使其在法律的強制約束下，認真、用心、盡職盡責保證合同的安全，從而保障公司整體效益。

3.4 加大投資，切實保護電力企業檔案資源

遵照國家相關檔案保護的規定對企業機密檔案進行保護。首先，電力企業應當加大財力的投入，增加防竊、防寒、防災、防毒蟲等等這些保護設備，避免意外事故造成企業檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業必須采取加密保護舉措，比如設置專門的安置地點、加防護鎖、身份證驗證、進行檔案備份、法律保護、設置多層密碼等措施進行加強保護。除此之外，電力企業還應當重點落實好檔案中牽連到企業知識產權和企業機密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學管理保護方法或者實行電子科技監督技術，以杜絕機密向外泄露的情況發生，保障企業檔案系統的安全。

4 結束語

一方面，一個電力企業只有充分認識到檔案管理的重要性，才能加強企業管理人員的管理，從而提高企業工作效率。另一方面，一個電力企業必須結合時代需求、運用新技術、更新管理理念，才能實現企業檔案的有效管理，促進企業又快又穩發展。

參考文獻

[1]段虹.淺談電力企業檔案管理如何與時俱進[J].科技情報開發與經濟，2010，06：175-177.

第9篇：電子合同檔案管理范文

關鍵詞：農場檔案;經濟建設;作用

改革開放以來，特別是“十一五”以來，引龍河農場的檔案工作圍繞農場的發展、建設工作，積極主動地提供檔案信息服務，取得了顯著的效益。加強檔案歸納整理和保存完整的歷史，檔案工作服務領域不斷拓寬，由主要為農場黨政和行政部門提供服務逐漸向為為百姓、為社會各界的全方位服務，以人為本的理念日益深入；加強基礎業務建設，不斷提高管理水平，使農場檔案工作進一步規范，檔案管理水平大幅度提高；加強檔案資源建設，積極開展收集、征集工作，不斷擴大檔案資料的收集范圍，開展了經濟建設的各階段檔案、經濟社會發展、名人檔案、民族特色檔案、歷史檔案等不同門類和紙質、電子、聲像、照片、實物等各種載體的檔案資料的征集和采集工作，檔案的數量和門類均有大幅提高；加強檔案資料編研工作，提高檔案開發利用水平，圍繞農場中心工作，積極主動做好服務，為領導決策和部門工作提供參考。

我們都知道，檔案是社會主義核心價值體系物化的載體，是重要的信息資源，是不可再生的。農場檔案信息是國家信息資源的重要組成部分。國家信息資源大部分源自于各級黨委、政府，而黨政信息也大部分保存在各級檔案館和各單位的檔案室，各級檔案館是相應部門信息的保管基地。正因為如此，《政府信息公開條例》中明確規定，“各級人民政府應當在國家檔案館設置政府信息查閱場所”。同時，檔案又是大到一個國家，具體到一個單位的重要資產，因為它是人類社會經濟、政治、文化、軍事、科技等各方面發展的一個縮影。檔案也是社會的保險閥，因為它和我們每一個人息息相關。因此，盡管我們只是一個單一個體的農場，但是，我們的工作，就是讓每一個單一的個體農場連成覆蓋整體黑龍江省農墾系統并能體現出真實歷史原貌的整體性，因而，其意思十分重大，我們要在建立的檔案網絡中，對農墾的發展做出應有的服務。

近年來，引龍河農場著力加強檔案信息資源建設。一是充分利用各部門收藏單位保存的反映農場農業深刻變化的原始材料，并廣泛收集、歸檔反映農場的文學作品、宣傳報道材料和照片、錄音、錄像、實物等資料，建立健全了專題檔案資料。二是堅持以人為本，按照利農便民的原則，建立了職工土地承包合同檔案，凡十年期土地承包合同的檔案一戶一檔，并利用微機實行動態管理。三是狠抓農場新農村建設各工作領域的建檔工作，并根據上級檔案管理模式改革的要求，堅持和強化集中統一管理原則，全面整合了農場檔案資源。通過向社會各界提供招商引資、房屋拆遷、勞動保險、優撫待遇、土地征用、離退休待遇等各個方面的已公開現行文件和到期應開放檔案，滿足了廣大人民群眾查閱檔案文件的迫切需求，使“紅頭文件”走出了機關，貼近了百姓，服務了百姓，架起了聯系黨和政府與人民群眾的橋梁，發揮出了檔案在推進黨務公開、政府信息公開工作中的作用，同時也大大提升了檔案部門服務社會的功能。

為了更好地發揮檔案工作記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的作用，目前，我們正在通過開展檔案行政審批便民服務、機關檔案工作規范化管理、“檔案資源建設年”等一系列活動，抓緊著手建立并完善“覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和檔案安全體系”，使檔案館真正成為“檔案安全保管的基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心和電子文件中心”。

我們都知道，檔案是一個國家歷史文化遺產的重要組成部分，也是人類的共同記憶。一個富有遠見的民族應該對檔案起敬畏之心，起到震撼心靈的作用。而農場檔案的積累、保存和有效利用，則需要機關、團體、單位和個人的共同努力，并且積極利用這些檔案，讓其在農場經濟建設中發揮重要作用。正是在這樣的背景下，引龍河農場黨政各級組織十分重視檔案工作，設置專業檔案管理人員，并積極參加上級業務部門舉辦的檔案業務知識培訓。進一步修訂、完善了村檔案工作規章制度，先后制定了《引龍河農場檔案管理辦法》、《引龍河農場檔案分類方案、歸檔范圍及保管期限》、《引龍河農場檔案工作基本標準》和歸檔文件整理制度、檔案庫房管理制度、檔案調閱利用制度、檔案人員崗位責任制等。為確保村檔案資料能夠長期有序流傳、保存下去，還建立了《引龍河農場干部離任檔案交接制度》。規章制度的建立和完善，保證了村檔案工作有章可循，有力地促進了村檔案管理和服務常態化、規范化。

同時，農場借助各種宣傳優勢，使社會各界更加了解檔案和檔案工作，更好地履行保護檔案的法定義務。同時，也使檔案部門更好地了解社會各方面對檔案工作的要求和檔案利用的需求，以此推動檔案工作，不斷提升服務大局、服務社會、服務人民群眾的水平。