檔案管理分類精選(九篇)

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第1篇：檔案管理分類范文

[摘 要]在企業生產活動中，合同是企業維護自身合法權益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風電企業日常管理的重要任務。隨著風電企業業務、規模的不斷擴展，合同檔案的數量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業發展提供信息支持和便捷服務，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優化的措施的基礎上，結合筆者的實際工作經驗，提出了優化合同檔案管理分類的可行性方法。

[關鍵詞]合同檔案；風電企業；管理分類

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

合同檔案詳細記錄了風電企業的各項經濟活動，在企業制定年度預算、評估和審計等工作中發揮了重要的參考價值。調查發現，許多企業對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現合同檔案的科學分類和優化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業的合法權益。

1 企業合同檔案的基本特征

對風電企業來說，企業運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。

1.1 法律性

法律性是企業合同檔案的基本特征，也是區別于企業其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業經濟活動和維護企業法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發揮應有的作用。

1.2 憑證性

近年來，風電行業蓬勃發展，風電企業在推動自身經濟發展的同時，也加劇了行業內競爭的激烈程度。部分企業為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業生產經營活動的真實記錄，對企業應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3 規范性

規范性是企業合同發揮法律效力的必要條件，合同檔案的規范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的H筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發揮。因此，必須要嚴格按照相關的規定進行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4 繁雜性

企業每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2 企業合同檔案管理分類的優化措施

2.1 強化企業合同檔案管理機制

建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業經營業務的發展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業發展向適應。從企業發展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業實現健康和持續發展。

2.2 加強合同檔案之間的聯系

企業合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。

2.3 實施合同檔案的統一編號

為了便于進行合同檔案的管理，風電企業在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。

第2篇：檔案管理分類范文

一、著力觀察研究，分析中小學檔案管理存在的問題

近幾年結合“兩基”工作驗收督查，就云南省部分地區中小學檔案管理工作進行了調查研究中發現的一些問題，綜合起來主要表現在以下幾個方面：

1、教師檔案意識不強，領導重視程度不夠

長期以來，在中小學教育過程中還是認識不到檔案管理在學校建設中的重要性和必要性，使得學校檔案管理嚴重滯后于其它各項工作，學校領導大多對學生檔案不夠重視，總認為學生檔案在學校工作中無足輕重，學生只要學習上出類拔萃，分數令人滿意就行。所以必然就會出現學生檔案工作沒安排、沒要求的紕漏。而廣大教師檔案意識也較為淡薄，誤認為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個人工作之外，忽視學生檔案管理對學校工作的促進作用，對學生的學籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開，就統統丟棄，有時學校想找點班級資料都成問題，查找不到也詢問不到，而領導對此做法也只是睜只眼閉只眼。

2、檔案人員業務水平不高，檔案管理分工不明

一般中小學的檔案管理人員是教師兼職或臨時配備的，沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業務不了解，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是被動的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒有及時整理歸檔，臨到用時才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學校行政內務、上級下發文件文案、教師集體或個人檔案、學生類別檔案統統歸于一處，毫無頭緒，根本就談不上什么檔案的規范化管理。

3、檔案資料收集不完整，利用率較低

由于受多種因素制約，大多數學校只重視學生的考分和社會效應，對檔案管理方面的認識不足，學校領導班子大多也只是注重抓眼前教學工作而忽略了對學校長遠發展有利的檔案管理工作，造成學校檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高的局面。中小學校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問題有：一是檔案資料收集不全，學生檔案資料雜亂無章，尤其對優秀課堂教學、課題研究成果等有保存價值的材料沒有歸檔；磁盤、光盤、照片、實物貧乏。二是檔案室只負責把自認為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調信息難度較大。有時想找點學生的成長記錄或獲獎資料，還得到處打電話、捎口信讓學生從家里帶來（而有的學生已經畢業）。三是缺少必要的監管機制，造成資料收集不及時、隨意歸檔、缺失散失等現象，甚至有些學校因工作人員工作調動，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問題直接影響了學校檔案管理的系統性、完整性、連續性和規范性，使得檔案的價值大打折扣，根本就談不上有效利用。

二、增強時代感，改進中小學校檔案管理工作的思考

1、加強領導，增強檔案意識

領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，學校領導要把檔案管理納入學校發展和管理的重要內容來抓。學校檔案管理工作是教育部門的一項長期任務。中小學校要將其作為一項重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項工作成為全體教職工的自覺行動，而且還要大力宣傳學校檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使之成為中小學校常規管理與建設的一項重要任務。

2、加強檔案人員培訓，提高管理技能，健全檔案管理制度

第3篇：檔案管理分類范文

（一）相關部門不重視

在整個人口和計生工作中，對于基層人口和計劃生育檔案管理的工作是最基礎的，也是最重要的，但是又偏偏是最不受重視不薄弱的一個環節。相關部門沒有意識到基層檔案管理工作的重要性，不重視檔案管理工作，因此工作的中心和工作議程都集中在了其他的工作上，忽視檔案管理工作的重要性勢必會造成檔案的損壞甚至流失，長久以往最后會影響到統計數據的不真實不準確，影響國家政府做出決策。具體表現在對于檔案管理工作的工作人員的選擇隨意性，不考慮人員的鉆也是否符合檔案管理工作；人口和計生工作的工作內容考核并有沒檔案管理工作這一項；檔案管理部門缺乏甚至不具備規范的管理制度，這些相關部門不重視人口和計生檔案管理工作的表現導致檔案管理工作人員對檔案管理工作極大的隨意性，而無法將檔案管理工作處理妥當。

（二）檔案管理工作的客觀條件差

目前的檔案管理工作的條件遠遠沒有達到《檔案法》規定的要求。檔案管理人員由于缺乏專業的訓練培訓，業務素質并沒有達到檔案管理工作的要求。隨之產生基層檔案管理工作雜亂無章，沒有同意的規范，管理隨意等問題。檔案管理工作人員混亂，沒有統一規范的編制，導致整體管理工作混亂不合理，工作內容無法細分，工作責任無處落實。還有許多基層部門檔案管理的條件明顯欠缺，無論的必需的檔案管理設備還是檔案存放的庫房都所有缺乏或者存在明顯的安全問題和隱患。缺少統一嚴格的規章制度，缺乏穩定專用的資金支持，使得檔案管理工作無法正常進行發展，導致檔案資料的損壞甚至流失。

二、完善和加強檔案管理工作的措施

（一）全面普查

數據整合為避免原有檔案管理工作的不足和失誤造成的數據缺失和不準確，在完善檔案管理工作的準備階段，需要對數據安全進行重新普查和整理。于原有的數據和案卷要取其精華去其糟粕，選取可靠的有利用價值的安全重新整合，以達到規范化的標準。對于無法確定準確性的數據和案卷有選擇行的就行數據整理，保留有價值的部分，刪除不合格的數據案卷。

（二）確定類目

統一分類檔案在統計和存放的時候要搞好類別統計，在籌備之初要確定分類類別，新納入數據和案卷的時候進行有效的判斷分類，有依據的進行分類存放。同時利用計算機技術，建立完善的數據庫分類功能，確保數據檢索功能的有效利用。在檔案分類的過程中，對分類有規范性的進行題名，確保檔案的分類號是唯一的有可查性的，對每一份數據和案卷有具有唯一的分類號和題名以方便查找。

（三）分級分次錄入

人口與計劃生育檔案管理工作也隨著信息化時代的要求變得科學化和數據化，在使用計算機技術進行檔案案卷錄入的過程中要注意對案卷進行分類分層次著錄。對統計數據中報表等信息選擇圖標著入，使得數據在使用過程中形象具體；對于音頻視頻類信息采用刻盤的方式錄入，方便保存；對于重要的文件類信息采用高級別的文件級著；而對于那些利用價值不高，問題單一的文件信息選擇案卷類著錄。針對各種檔案的具體性質分類分次分級錄入可以從大體上統計分類類別，減少著錄條目，還能大略的揭示不同類別檔案的大致內容和特征，從一定程度上有效的提高了信息的完整性和檔案管理工作的工作效率。

（四）分門別類

在對具有較好基礎數據支持的案卷和具備完整目標的案卷進行錄入的時候可以直接在全引目錄上面進行標記分類。還有一些特殊形式的檔案案卷諸如案件、病例等，可以利用人名、地址、時間等索引進行有效的關聯之后再錄入。計算機會自動給出統一的分類號，充分利用計算機技術的檔案目錄基礎，分門別類，可以有效的減少不必要的繁瑣著錄環節，從而達到有效提高著錄速度的目的。

（五）提高檔案管理工作人員的素質

檔案管理工作工作人員是否具有良好的專業知識和技能直接影響到檔案管理工作的工作效果，提高檔案管理工作人員的思想素質，培養檔案管理工作人員專業的工作技能和工作知識是做好人口與計劃工作科學管理工作的前提。通過積極組織檔案管理工作人員參加技術培訓和業務培訓，有利于提高檔案管理工作人員的知識水平，改善檔案管理工作人員的知識結構。同時還應該增強檔案管理工作人員對于檔案信息重要性的認識。目前檔案管理工作逐漸信息化系統化科學化，這就要求管理工作人員需要較強的計算機應用能力和情報學知識。利用新知識新技能實現檔案管理工作的現代化科學化既從效率提高了檔案的管理工作又使得檔案管理工作體制逐漸得到完善。

三、結束語

第4篇：檔案管理分類范文

檔案管理工作是企業的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規范化、專業化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發展同步。

現將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。

一、對公司檔案室現存檔案進行了解

作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。

二、對公司檔案室現存檔案進行分類、整理。

通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經驗對檔案室現存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規定前提下，根據公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業的經營管理和各項工作服務。由于現存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。

三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。

具體工作計劃為以公司現有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規定；6檔案保密規定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。

    四、根據新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集

       在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。

五、  檔案管理辦法試行、修改

在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發現一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。

第5篇：檔案管理分類范文

世界變化日新月異，只有創新才能跟上時代的腳步，學校檔案管理工作亦是如此，只有不斷創新，在原有管理規范的基礎上，不斷更新完善，努力創新檔案工作，敢于突破那些與當前學校工作不相適應的工作觀念和管理模式，積極主動地研究高校學校發展過程中所面臨的新情況、新問題，用新的觀念、新的視角、新的模式、新的技術和手段來解決檔案工作中所遇到的矛盾和問題，才能適應現在信息化的需要。

一、學校檔案管理的意義

檔案管理是一種信息控制系統，檔案的建立需要學校各個部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經過加工。輸出又為管理工作服務。提供各項數據。同時，通過對檔案材料的分析和總結又起到促進管理工作的作用。檔案管理是學校管理的一部分，同時又顯現和作用于整個學校管理當中。所以說檔案管理不能簡單的說是學校管理的一部分。

二、加強學校檔案管理的措施

（一）嚴把進入關

現今，從事檔案管理的人員大多都是中文系出身，專業并不對口，致使很多非專業人員從事檔案管理工作。為了提高服務質量及工作效率，引進專業內的工作者十分重要。首先，在招聘人才時，盡量招聘檔案管理相關專業者。第二，在對引進的人才進行的考核時，要分為面試和筆試兩部分。筆試多為理論知識和基礎知識的考察，但是也要有相應的對實際問題的分析。面試的考察重點即位才和德。一方面，引進的人才要熟悉工作流程，必要時可現場操作。另一方面，從事檔案管理人員必須具備較高的素質，這是由檔案管理工作的特殊性所決定。檔案具有一定的絕密性，從業人員不能利用職權之便，泄露他人信息或者其他信息以謀取個人私利，這就要求從業者必須具備較高的素質。

（二）加強檔案管理工作重要性的認識

很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業。不利于形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業發展進程中有邊緣化危險。

（三）制定詳細的檔案管理工作流程

現今的學校檔案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系統的流程，有時甚至影響工作的正常進行。因此，制定一套詳細的工作流程刻不容緩。將學校檔案管理系統分為四部分，分別為系統管理、讀者管理、書籍管理、統計分析。在讀者管理中，分為讀者分組管理和讀者資料管理。之前學校檔案管理通常會將圖書管理作為重點工作，但是建立學生借閱檔案也十分重要。將這條加入今后檔案管理的系統工作中，是學校創新管理的突破口之一。對于書籍管理，可分為書籍類別管理、書籍資料管理、出借資料、歸還資料、損壞資料。細化工作流程，既方便讀者，也對今后的學校的檔案管理大有益處。

（四）合理的檔案分類

日積月累，檔案的數量十分龐大，如果沒有合理的分類標準，查詢起來就像是一件大海撈針的工作。因此，合理的檔案分類十分必要。目前，中圖分類只是針對大致方向進行的概括分類，還有很多跨屬類的存在，給分類工作帶來很大的不變，且中途分類因此是大致分類，不細化，也存在一定的弊端。所以，制定詳細的、合理的分類十分必要。首先，對每一類下一個準確的定義很重要，這可以為分類提供必要的參考。其次，每一小類的分類標準要準確詳細，制定合理的關鍵詞，方面他人的查詢。

（五）創新管理手段

1、加強知識管理的核心是以人為本管理。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推向新層次、新臺階。2、加強信息資源建設。開展資源整合，優化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數字信息的發掘、整理、組織以及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。3.建立檔案管理人才競爭機制。鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內流動，在工作中學習、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業技術知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。

三、結語

第6篇：檔案管理分類范文

關鍵詞：高等學校；圖書館；檔案管理

檔案是高校圖書館各項工作的原始記錄，其客觀真實地記錄著圖書館各個歷史時期各項工作的發展軌跡，是圖書館管理工作決策與規劃的依據，其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。伴隨著普通高校的辦學規模的壯大，圖書館也隨之發展壯大，業務范圍不斷擴展，因此產生的檔案在數量及載體形式上也不斷增多。

然而目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書館的檔案，以滿足高校教學、科研等各方面的需要，就成為迫切之需。

一、高校圖書館檔案管理工作存在的主要問題

利用中國知網學術文獻總庫（2002-2012），以“高校圖書館”并含“檔案”為關鍵詞進行檢索（檢索時間2013年5月9日），共獲得19條期刊文獻記錄，而以“高校圖書館”為關鍵詞進行檢索，則獲得44158條記錄。通過這一簡單的統計對比，表明近十年高校圖書館檔案管理工作的研究比較薄弱。究其原因，源于檔案管理未受到重視及實際工作的欠缺。

1、檔案管理工作未受到重視

圖書館檔案是圖書館發展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據，具有重要的參考保存價值。但在實際工作中，檔案管理工作并沒有受到應有的重視。上至領導下至普通員工大多數認為檔案管理工作可有可無，因而缺乏搜集、提供檔案的主動性。

2、無高校圖書館檔案分類法

按照檔案學原理，做好檔案工作就是要做好收集、整理、立卷、歸檔等基礎工作，而分類科學與否將直接決定案卷質量的高低。高校圖書館檔案作為專門檔案，有其自身的個性特征，并不完全適用于《高等學校檔案實體分類法》。因此，許多學校只能按照時間順序或簡單分類的方式進行歸檔，在實際操作中卻無一套完整的分類法可依，造成高校圖書館檔案分類缺乏科學性，也無法進行二次文獻和三次文獻的開發，無法發揮檔案資源的效用。

3、檔案員素質不高

高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有配備專業人員。檔案工作是一項長期而復雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專業人員管理會使多數應歸檔的文件散落于不同的經辦人手中，最終會導致檔案材料的不完整、不系統。加之兼職檔案管理人員的不穩定，大多沒有經過專門培訓，業務素質參差不齊，必將導致檔案工作的被動落后，最終造成圖書館的檔案工作永遠都做不好。

二、改進高校圖書館檔案管理工作應采取的對策

高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個重要組成部分，它如實記載著高校圖書館各個歷史時期的發展軌跡，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能，對圖書館的未來發展起到很重要的作用。同時，隨著信息公開工作的開展，也對高校圖書館檔案的完備提出了要求。因此，應盡快解決高校圖書館檔案工作中存在的問題，促使檔案管理走上標準化、規范化的科學道路。

1、從思想上、行動上重視檔案工作

領導重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關鍵。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。而這種支持不應該僅停留在思想上，更多地應體現在行動上的支持。因此，館領導要親自抓并主動參與檔案管理工作，并為檔案員在各方面提供工作便利。

2、科學分類，編制高校圖書館檔案分類細則

筆者認為對檔案實行科學分類應是完善高校圖書館檔案工作的重中之重。因為，檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，也便于校內外用戶的查詢、利用。其次，高校館檔案管理人員基本都是兼職人員，其對如何分類并無清晰的認識，編制一個通用的檔案分類細則有助于其更好開展工作。

雖然，教育部在1995年就頒布了《高等學校檔案實體分類法》。但在實際操作中，大多數高校館并未按此實施，而是各制定各的，這不利于檔案分類的標準化，也不利于不同用戶的檢索利用。這方面應向《中國圖書館分類法》學習。只要采用《中圖法》的館，其圖書的分類號都是一致的。而用戶只需了解《中圖法》，就可在不同圖書館實施檢索。因此，筆者建議可由國家教育部或各省教育廳的高校圖工委牽頭，以《高等學校檔案實體分類法》為藍本，結合圖書館特點統一制定《高校圖書館檔案實體分類細則》，明確類目設置、標識符號及注釋。方便各高校館按照統一的規則規范檔案工作。

3、提高檔案員的專業化

（1）對檔案員進行專業化培訓。目前，高校圖書館檔案工作水平低下，很大程度上與兼職檔案人員缺乏專業知識有關。因此，高校應該加強對檔案員專業知識的培訓。一方面要提供培訓機會，另一方面各校檔案館應加強對兼職檔案員的業務指導，而不是放任不管。

（2）健全檔案人員管理體制

在高校中，不單是圖書館，其他各職能部門，各院系從事檔案管理的基本都是兼職人員，這部分人員除了檔案管理工作之外，還有其它工作。而學校對他們只有要求，卻沒有支持及獎勵，這顯然無法調動兼職檔案人員的工作積極性。因此，建立一個全新的檔案人員管理體制十分重要。通過制定聘任制，穩定檔案管理隊伍。通過建立激勵機制，將個人工作表現作為考核的一項指標，并與勞動報酬、評優掛鉤，促進檔案管理工作的良性發展。

（作者單位：大理學院圖書館）

參考文獻：

[1]邱秀文.高校圖書館檔案管理研究.科技情報開發與經濟，2009（8）：24-26

[2]方敏.高校圖書館檔案建設與管理工作研究.大學圖書館學報，2008（1）：73-76

第7篇：檔案管理分類范文

一、美術類院校類專業教學檔案的特點

美術類專業作為藝術類學科，教學環節中包含大量的技能訓練等實踐性教學環節，由此產生的教學檔案相比于其他學科其教學活動具有突出的專業特色。首先，美術類教學檔案具有載體和形式上的多樣性。美術類專業人才培養方案中，大量的技法類課程考核是以學生作品為考核主要依據的，包括繪畫、現代設計、傳統工藝、書法、雕塑、篆刻等門類。而這些作品不同于規格統一的試卷，依課程不同而各具特點。學生考試和作業檔案載體廣泛,形體多樣,與其他院系檔案有很大差別。其次，美術類專業的教學環節的特殊性決定了該專業教學檔案的獨特性。相比其他專業，美術類教學不僅有各類專業性的技法類課程，還有采風、寫生等外出實踐類課程和畢業創作等成果展示類課程。這些課程的不同特性決定了美術類專業對應的教學檔案管理具有更強的專業性和獨特性。此外，由于大量繪畫類實物作品的歸檔，對相關檔案管理帶來了技術性要求，如色料的氧化性和紙張的吸濕特性等因素，這些因素更增加了檔案管理的專業性和難度。

二、美術類教學檔案管理中存在的問題

(一)建檔與管理意識淡薄使教學與檔案管理脫節

作為教學主體之一，長期以來，很多美術和藝術設計專業課教師往往把工作重點放在教學環節，對教學檔案管理的重要性認識程度不足，導致教學環節和教學檔案管理脫節。在日常教學及科研過程中大量有價值的教學過程和教學成果因為教師缺少有意識的保留與整理，造成相關檔案材料的遺失與散落。此外，教學檔案來源分散，除上級業務部門和本校下發的各種文件、二級學院的內部文件外，還有大量文件材料散存于一線教師。這也會導致相關教學檔案無法歸檔，對教學檔案管理工作造成負面影響。

(二)缺乏體現學科專業性的檔案管理規范與制度

由于檔案管理人員缺少對美術學科教學和科研特點的了解，缺乏能體現美術專業特色的檔案信息收集與管理的規范，檔案在管理過程中無論是收集還是分類都沒有一個能體現學科特色的機制進行指導和約束，一方面導致部分體現學科特色的檔案收集不全，如一些具有較高學術價值的美術檔案材料未能及時歸檔，導致教學資源不完整，影響檔案的利用。另一方面也會導致即便檔案收集上來了，但是沒有得良好的分類管理。檔案管理的粗放化，這些都是制約美術專業教學檔案管理的負面因素。

(三)檔案管理偏重于實物化導致信息化管理技術落后

部分美術類院系教學檔案收錄方式更注重于實物材料的收集。教學檔案管理手段還是以實體檔案為主，電子檔案管理系統的應用較少、信息化建設水平不高。由于美術學科作品門類繁復，設計各種平面和立體作品需要占用大量空間，同時由于專業特點，作品材料、尺寸大小不一，難以規范，造成實物檔案收集、分類和保管的困難。盡管隨著數字化的普及，美術院系對于檔案管理都進行了相關的數字化改革，但仍然有相當多的美術院系檔案管理處于滯后狀態，缺乏科學的檔案信息收集、整理、歸類體系。造成難以對相關檔案分類和查閱，影響到相關信息資源的有效開發與利用。

三、美術類專業教學檔案管理對策

(一)強化檔案工作意識并完善教學檔案管理體系

高校美術院系教學檔案管理涉及日常教學和教學管理的方方面面，完善的教學檔案管理工作離不開院系全體教師和管理人員的配合。因此，強化全員檔案管理意識，有必要提高大家對教學檔案管理工作的重要性認識，建立全員參與的教學檔案管理體系。從而形成良好的教學檔案管理意識和環境，這是提高美術類院系教學檔案管理水平的前提。此外，還應結合美術類院系學科教學特點，建立統一領導、分級管理、專業特色突出且符合院校實際的校、院二級教學檔案管理體系。此外，學校檔案管理部門在驗收各院系移交的教學檔案，做好校級教學檔案的整理、分類和保管的同時，應對院系檔案管理工作定期進行專業指導和業務督查，指導和協助院系做好院系級別教學檔案管理工作。明確崗位職責，理順層級關系，形成職責分明、條理明晰的檔案管理工作體系。

(二)加強檔案管理隊伍建設從而提高檔案管理人員的業務素質

美術院系的教學檔案管理任務繁雜瑣碎且管理難度較大，而現實中相當一部分院系往往是院系的辦公室、教學秘書等人兼職檔案管理人員。這些人員一方面給要完成自身崗位工作，又要兼顧檔案管理工作，從精力和專業性方面都難以勝任教學檔案管理工作。這就需要院系應當加強教學檔案管理隊伍建設，教學檔案管理工作能否順利開展，在很大程度上取決于管理人員的專業素質。作為美術類院系教學檔案人員，應當既熟悉美術學學科教學特點、又懂檔案業務，同時還要掌握計算機技術的專業人才，在此基礎上，教學檔案管理工作人員不斷加強檔案管理專業業務學習，深化對教育部本科教學水平評估指標體系的認識和理解，結合美術院系教學和檔案管理特點，在實踐中不斷探索、完善教學檔案管理工作的發展規律,不斷提升教學檔案管理理念。

(三)結合專業特點強化數字化檔案管理

第8篇：檔案管理分類范文

一、失業職工檔案管理現狀

（一）失業職工基礎檔案管理存在不規范的現象

因為失業職工具有流動性強、分散性大的特點，所以在檔案管理的過程中間，

自己和所在的單位都是一種忽視的態度，因此就使得失業職工的檔案記錄消息和內容不全面，時有時無。而單位在管理的過程中，也沒有基本的行為準則和內容要求，在實際的考察中也沒有去全面了解職工的工作經歷、狀況等，這對于單位以后計算員工工齡、調整薪水、養老保險的辦理來說，都是有影響的。

（二）失業職工檔案管理制度目前還不完善

實現利益最大化是大部分企業都在追求的目標，對于員工的檔案管理比較忽

視，還沒有建立起深刻的檔案管理的意識。很多企業的管理者把目光放在企業的生產經營和產品的市場營銷上，在看待失業職工的檔案管理上面的時候，往往都是一種不在乎的態度。有些企業管理者認為員工和企業是一種單純的雇傭關系，既然員工已經離職，那么企業就不必再承擔任何責任，包括負責失業職工的檔案管理。因此，在對于失業職工檔案管理中，大多數企業都比較敷衍，并沒有投入太多的精力去達到失業職工檔案管理的高質量。

（三）失業職工檔案管理過程中的不規范，降低了檔案的利用率

第一，失業職工的檔案填寫都大致相同，個人的實際情況不明確，材料內容還比較分散。第二，失業職工檔案移交的不及時，操作流程不規范。比如說，有的人已經跳槽去了新的事業單位，但是其個人檔案并沒有隨之離開。第三，因為檔案管理的不規范，導致有些人“鉆空子”，利用這些漏洞來偽造虛假材料。這些現象的發生，嚴重影響了失業職工檔案管理的真實性、權威性和嚴肅性。

二、基于失業職工檔案管理現存問題的相關對策

（一）科學的管理失業職工檔案

在管理失業職工的檔案時，要依據科學的管理方法來進行分類、排序和統一編號，同時要建立起全面詳細的目錄和臺賬。專門成立一個檔案庫房，使用不銹鋼的存儲柜來放置檔案，能夠有效的防水、防火、防盜、防止檔案生霉、灰塵侵襲、蛀蟲叮咬等破壞性的現象出現。還要引進科學的檔案保護技術，讓檔案能夠更加完整無缺的長久保存下去。

同時，學會將失業職工檔案數字化，借助信息技術，將失業職工的檔案事無巨細的保存在數據庫里里面，能夠隨時調動和檢索，方便日后的檔案統計工作。創建增加版塊，每當多一個失業人員的時候，計算機系統就會自動添加一個版塊，來存放失業職工的信息。這樣的方法，能夠促使失業職工檔案管理更加規范和科學化，緊跟時代的脈搏，有一定的現實意義。

（二）借助信息技術，方便檔案管理

隨著社會的不斷發展和進步，信息全球化已經在逐步實現。在進行失業職工檔案管理時，也可以充分利用信息技術，讓管理工作變得更加便捷和準確。比如說傳統的失業職工檔案管理在對檔案進行分類的時候，一般都是通過員工的個人理解劃分標準，每一個員工的理解能力都各不相同，因此就導致在分類的時候出現偏差，影響了檔案分類的質量，從而阻礙了工作的正常進行。而借助信息技術，則可以根據關鍵字和主要內容，讓系統進行自動分類，不僅大大節省了分類時間，還提高了分類的準確率。實現失業職工檔案信息化管理，完善檔案管理制度，能夠隨時為需要檔案這提供便利。

（三）規范失業職工檔案管理的流程，提高服務性

首先，要從接收失業職工檔案入手。失業職工檔案要滿足以下兩個基本條件，才能夠被接收：第一，和原單位解除勞動關系的失業職工需要由本人或者原單位辦理檔案保管手續；第二，失業職工檔案中的所有材料都必須完整、規范。在接收檔案之后，要做到手工臺賬和電子臺賬的共同記錄，保證其檔案的完整準確性。其次，失業職工檔案在存檔期間要進行檔案轉移時，要嚴格按照相關手續來進行移交，比如說要出示單位所作出證明的相關證件和辦理轉移的相關手續等。最后，在對失業職工檔案進行管理時，還要提高服務性，熱心為失業職工解答問題，積極宣傳國家優惠政策等。

第9篇：檔案管理分類范文

近年來，隨著信息技術高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。

一、檔案管理信息平臺深化應用的背景

當前，國家電網公司加快實現電網和公司發展方式轉變，努力創建“一強三優”(電網堅強、資產優良、服務優質、業績優秀)現代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。2006年，國家電網公司與紫光電子檔案事業部合作開展“國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目”;2009年，在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前，國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協同辦公系統，福建省電力公司隨即也全面推廣應用，廈門電業局作為國家電網公司轄區內唯一的特區供電企業，在福建省電力系統內率先深化應用該檔案管理信息平臺。

廈門電業局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統率先晉升為“國家一級”，連續3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近?30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。

但目前廈門電業局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質檔案未實現數字化;二是各部門之間系統互不相連、數據互不交換、信息孤島較為嚴重，無法形成統一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊，低水平重復建設現象較為嚴重，軟件管理系統功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應用統一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。

二、檔案管理信息平臺深化應用的目標

福建省電力公司根據自身工作實際，在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上，采用B/S多層應用體系結構，應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統進行深度開發，建成符合福建電力檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理，實現了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數字檔案信息資源管理系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統可隨著業務的變化而進行自行定制，減少了因業務變動而導致的二次開發費用和時間，極大地方便了使用;創新性提出了“現行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺，實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。

檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內容資源的各項分析服務，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等，從無序的海量數據中，找到數據之間的關系和規律，進一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應用，例如，檔案分類并不完全采用業務職能分類方法，而是在按業務活動劃分類別的基礎上，綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區域、文件格式等分類標準。

檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。

三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟

第一步：引入文件連續體模型。文件連續體(Records?Continuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業務流程相結合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對于已有的各種業務系統，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據，盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸;第三，對于文件檔案，明確各業務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業務系統接口，實現對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對于基建、設備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。

第二步：引入知識管理理論。知識管理(Knowledge?Management)是企業管理的新范式，也是指導檔案管理創新的新理念，即將文件檔案視為企業重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術方法，創新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統應突出以下功能：

第一，數據資源全覆蓋，對于沒有納入傳統文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理，以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。

第二，服務手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現相關信息可以主動發送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關的主題內容統一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統中，用戶可以在多種應用系統中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務技術智能化，在基本的數據采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構建資源內容平臺，為搜索引擎系統提供應用基礎。

第三步：實施紙質檔案數字化。即通過各種掃描設備采集影像信息，通過數字化加工系統的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作，把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題

檔案管理信息平臺建設應用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現。用戶或查閱數據，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現了圖、文、聲、像信息融合及網絡一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網絡上完成。數字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性，實現了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段，它將傳統管理手段和先進技術手段有機結合，注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，實現了檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統一的檔案管理信息平臺，樹立了發展、創新的理念，充分發揮了檔案管理部門的信息服務功能，推進了檔案管理高素質人才隊伍建設，真正實現了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革，真正實現了思想理念創新與技術方法創新。

因檔案管理信息平臺在廈門電業局上線運行時間不長，普及性不強，應用用戶人數不多，有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進一步完善;其他應用系統與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立，有待進一步建設實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設。

五、檔案管理信息平臺深化應用的前景