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關鍵詞:固定資產;管理措施
高校固定資產包括由學校占有或使用、在法律上 確認為國家所有、能以貨幣計量的經濟資源,包括土 地、房屋、圖書、儀器設備、辦公設備等。固定資產是高 校完成各項教學和科研任務的物質基礎,也是衡量高 校辦學實力的重要標準。目前,高校固定資產管理中 存在著監管制度不完善、管理不規范、資產使用效率 低、資產價值失真等問題。如何正確分析高校固定資 產管理過程中存在的各種問題、加強固定資產管理、提 高資產使用效益、促使其保值增值、防止固定資產流 失、是當前擺在高校資產管理者面前的一項非常重要 的任務,對促進高等教育事業發展有著重要的意義.
一、高校固定資產管理存在的問題 目前,高校固定資產管理過程中主要存在固定資 產管理意識淡薄,浪費現象嚴重;固定資產管理制度不 健全,缺乏有效的約束機制;管理體制混亂,缺乏統一 協調;資產管理基礎工作薄弱,會計核算不規范等問 題.
(一)思想認識不足,固定資產管理意識淡薄。長 期以來,行政事業單位普遍存在著“重錢輕物、重供輕 管”的問題,一般都比較重視錢的管控,對錢變成物后 就疏于管理,沒有充分認識到加強固定資產管理實際 上是對資金使用效益的延續,固定資產管理失之以軟、 失之以寬。另外,高校的固定資產主要是通過國家財 政投資建設而成,長期以來高校無償地使用固定資產, 不計提固定資產折舊,也不需要進行成本核算,導致了 部分高校、職業院校負責人,對固定資產管理和教育成 本核算的重要性認識不足。其次,不少高校領導忙于 學校的教學、科研和行政工作,忽視了高校固定資產管 理工作,導致高校固定資產管理機制不健全、管理手段 落后、管理工作缺乏科學性,從而造成高校普遍存在著 重錢輕物、重購建輕管理、公物私用、重復建設、資源浪 費等問題.
(二)管理制度不完善,固定資產流失嚴重。固定 資產流失不僅是國有企業存在的一個重大問題,同樣 在高校中也有類似現象。由于固定資產管理體制沒有 理順,管理制度不完善和執行監督不力,高校固定資產 流失狀況令人堪憂。首先,資產損毀報廢制度不健全.
由于在院校資產購入只登記資產原值,沒有按資產使 用年限計提累計折舊,資產損毀報廢隨意性比較大,特 別是對一些通用辦設備,如計算機、攝(照)相機、電 視、空調等,往往沒有到使用年限就予以報廢,隨意比 較大,有的甚至公物轉為私有。由于單位沒有規定嚴 格的資產報廢審批程序和權限,部分固定資產管理部 門超審批權限處置資產,導致固定資產流失。其次,隨 意改變資產用途。部分擁有固定資產使用權的二級單 位私自對外出租、出借學校的房屋、設備、儀器等進行 經營活動,所得利益歸部門所有,謀取小集體利益,但 其耗損維修費用卻由學校承擔,造成學校資產流失.
再次,對非經營性資產轉為經營性資產缺乏管理。某 些部門對轉為經營性資產的固定資產不按有關規定進 行評估檢查,對出租、出借、轉讓的固定資產不按規定 辦理資產出租、出借、轉讓手續,甚至也不收取使用費 用,使得固定資產被經營單位無償占有和使用,高校資 產投入得不到合理的補償。資產的安全性、完整性也 得不到保證,更談不上資產的保值增值,造成固定資產 的流失.
(三)管理機構不健全、職責不清、管理不到位.
目前,大部分高校對固定資產管理實行的是以賬物分 管為原則的分類歸口管理模式。如后勤管理部門管理 房屋、建筑物;圖書館管理圖書雜志;設備處管理設備 儀器;財務處負責固定資產價值核算。而各職能部門 又分別歸不同學校領導分管,學校的固定資產管理缺 乏一個統一領導、統一管理、權力集中的綜合監督協調 部門。造成固定資產實物流動與財務核算相脫節,職 能管理部門與各教學、科研等占有使用部門相分離的 狀態。這種條塊分割的管理模式,最終導致高校固定 資產普遍存在帳實不符、家底不清、資源浪費,資產流 失等問題.
(四)會計核算不合理,不能真實反映固定資產的 價值。目前,我國大部分高校仍采用收付實現制會計 核算方法,反映在固定資產核算中還存在著一些不合 理的地方,造成高校財務報表中普遍存在著虛增資產、 成本核算不真、資產更新資金不足等問題。根據高等 學校會計制度規定,固定資產只核算原值,不計提折 舊。高校固定資產的財務核算僅設置“固定資產”、 “固定基金”兩個對應的會計科目核算固定資產的增 減變動,固定資產的賬面價值除了清理報廢外,入賬后 數據一直不變。由于固定資產的賬面價值只反映歷史 成本,使固定資產的賬面價值與實際價值相背離,并使 資產負債表中的賬面余額不能反映其客觀情況,從而 導致虛增凈資產。[1]這種會計核算方法既違背了會計 核算的配比原則,也違背了會計核算的真實性原則.
1.1固定資產的含義及分類
1.1.1含義
《企業會計準則》對固定資產標準作了具體規定,將同時具有下列特征的有形資產,列為固定資產:使用期限超過一個會計年度的房屋及建筑物、機器、機械、運輸工具以及與生產經營有關的設備、器具、工具等。為生產商品、提供勞務、出租或經營管理目的而持有的有形資產。固定資產是企業生產經營過程中不可缺少的勞動資料。固定資產價值在企業全部資產中占有相當大的比重,是決定企業素質和效益的基本要素。固定資產管理在企業資產管理中占有十分重要的地位。
1.1.2分類
可按經濟用途分類、使用用途分類、所有權分類以及綜合分類等。
1.2電力企業固定資產管理特點
電力企業是資金密集型企業,同時屬于資產分散型企業。資產使用部門多,使用地點范圍大,可以說從市區到郊區,從平地到山坡,遍及轄區的每一個角落;結構分類復雜,覆蓋面大,按類別可以分為輸電線路、變電設備、配電線路及設備、用電計量設備及通訊設備、自動化設備、工具器具、運輸設備、房屋建筑物、土地、福利設施等十幾大類;另外電力資產通常數量多,金額大,更新快,管理上就要求及時準確反映這些變化,所有這些都為電網企業的資產管理提出了挑戰。綜上所述,電力企業固定資產呈現以下特征:一是品種多,二是分布廣,三是變化快,四是周期長,五是支出大。
2.電力企業固定資產管理問題分析
2.1固定資產價值管理與實物管理脫節
2.2固定資產投資效益評價開展不深入
2.3固定資產信息化管理水平低
2.4固定資產竣工決算編制不及時
3.改善電力企業固定資產管理的措施
3.1推進固定資產管理理念創新
3.2完善企業資產保值增值考核體系
3.3推進固定資產管理信息化
3.4工程項目引入完全競爭機制
關鍵詞:完善管理制度 資產清查 固定資產管理 房產管理
高校固定資產是確保教學、科研以及學科建設工作順利開展的物質基礎。近年來,國家逐年加大對教育事業的投入,我國高等教育實現了跨越式發展,高等院校的辦學規模日益擴大,固定資產的數量和價值成倍增長,其構成也日趨復雜。固定資產的管理難度加大了,原有的管理模式、方法、手段已不適應當前的發展形勢。因此,建立健全科學化、規范化、符合時代要求的高校固定資產管理機制,以保障學校各項事業的蓬勃發展,具有十分重要的現實意義。
1 我校固定資產管理現狀分析
1.1 固定資產總量大、分布廣,大型精密貴重儀器設備增長幅度大
由于國家各項財政資金以及科研經費的大量投入,我校固定資產增長幅度逐年加大。在北京地區和市屬高校中,固定資產尤其是大型精密貴重儀器設備,無論在數量上還是在質量上都位居前列。
我校由于院校合并的原因,目前固定資產按照地理位置主要分布在校本部和三個異地校區。從我校固定資產分布來看,校本部占全校固定資產總值的90%,其他三個異地校區:藝術設計學院占4%,繼續教育學院占2%,實驗學院占4%;其中,在儀器設備分布上,校本部占全校設備總值的93%,藝術學院占2%,繼續教育學院占1%,實驗學院占4%。
由于教學、科研工作的快速發展,對所配置儀器設備的要求不斷提高,尤其是一些重點學科、重點項目,所需儀器設備技術性能、技術指標等均達到國內一流水平;同時進口儀器設備購置量加大,一些高、精、尖儀器設備主要從歐、美等發達國家購置。我校大型精密貴重儀器設備無論從數量上還是質量上均得到大幅提升。2005~2011年,固定資產總值增幅155.9%,儀器設備總值增幅177.2%,大型精密貴重儀器設備總值增幅285%。
1.2 固定資產管理現狀
我校固定資產使用“久其”管理系統,每年定期對4個校區的資產管理人員進行培訓,以達到熟練使用資產管理系統的程度;同時在固定資產管理中注重與財務管理、預算管理相結合,為此我們建立了定期與學校財務處的對賬制度,各類統計數據要求與財務決算以及高校基礎建設報表的數據一致。我校對大型精密貴重儀器設備實行重點管理,每年對設備的機時利用、人才培養以及科研成果等方面進行考核并定期評選先進機組。
2 我校固定資產管理存在的問題
2.1 部分教師資產管理意識淡薄
重購置、輕管理的現象普遍存在。少數教師對“國有資產”的觀念比較淡薄,對國有資產管理的認識不足,在管理和處置等方面帶有一定的隨意性和盲目性,造成國有資產的流失[1];一些教師由于教學、科研任務繁重,將資產管理工作完全交給技術人員或研究生處理,自己很少問津,缺乏管理意識和必要的監督檢查,造成賬目不清;還有一些教師資源開放共享的意識薄弱,對個人科研經費申購的儀器設備,只限于個人或課題組使用,造成儀器設備使用效率偏低。
2.2 土地及建筑物賬目不全
高校普遍存在固定資產多頭管理的情況,各職能部門之間缺乏協調配合,致使管理重疊或脫節,例如有些基建項目已竣工投入使用,但很長時間還沒有入賬。
2.3 房屋管理模式需要改進
房屋和儀器設備在我校總資產中所占比例較大。學校目前正在籌備開發房屋構筑物管理信息系統,進一步加強固定資產的精細化管理。
房屋構筑物管理信息系統,可以規范土地和房屋構筑物的各類信息,滿足各種口徑的數據統計要求。
3 提高固定資產管理水平的對策與措施
3.1 進一步完善管理制度及工作流程
高校應加強固定資產購置、驗收、使用、調撥、轉讓、處置、報廢等各個環節的制度建設,使管理工作制度化、科學化、規范化。對現行管理制度進行清理、健全和完善,例如對土地的計價規則和入賬辦法應做出明確的規定,將現有土地經法定機構評估作價入賬[6]。
及時組織全校資產管理人員對教育部、北京市教委印發的相關文件進行學習,領會精神、對照自己的工作查找問題,在此基礎上國資處對校內《固定資產管理制度》《房屋構筑物管理制度》《大型精密貴重儀器設備管理制度》等文件進行修訂,各二級單位根據各自實際情況和特點,完善相應的管理辦法。
3.2 進一步加強管理人員隊伍建設,提高業務素質
固定資產管理人員的素質決定著固定資產的管理水平,高素質的管理人員和實驗室隊伍是提升高校固定資產管理水平的決定性因素。根據目前固定資產管理工作需要,學校必須采取有效措施,通過引進、培養、培訓等方式,加強團隊建設,以適應新形勢下固定資產管理工作的要求[6]。
我校按照市教委精神,使用“久其”資產管理系統。自2011年以來,校內數次組織“資產管理系統”應用培訓;同時聘請校內外專家對新制度、新問題進行解讀,對資產管理工作進行指導;我們還組織相關人員學習研討,以經驗介紹和討論的方式進行交流,結合各自的工作進行改革探討。
3.3 進一步加強大型精密貴重儀器設備的管理
大型精密貴重儀器設備是學校實驗室、科研基地的主要硬件支撐,有必要重點管理。結合“211工程”設備驗收以及海關檢查進口設備的經驗,建議由資產管理部門建立設備檔案備查。
設備到貨驗收合格后,在建立固定資產賬時,可以轉單的形式將采購合同、驗收報告、發票復印件、建賬單復印件等相關材料封裝存檔,宜在學校檔案館設立“設備檔案專柜”,便于設備使用過程中遇到突發問題時,及時、快速調用設備檔案。
3.4 將資產管理與預算管理、財務管理相結合
將學校資產管理與預算管理、財務管理相結合,通過編制切合實際的預算控制、杜絕資產購置中的隨意性,充分發揮預算、計劃、調節、控制、監督在資產管理中的作用。
在實際工作中,應充分發揮財務部門、相關職能部門在統一項目配置標準和把握學校發展方向等方面的作用,資產管理部門則要掌握學校同類設備的購置情況、利用率、人員編制、資源配套、管理水平等情況,結合專家評議意見,確定項目預算和執行計劃。通過建立合理的資產配置標準,科學分析資產占有和使用狀況,嚴把論證與審批程序,保證資源的合理配置。
3.5 以資產清查為契機,進一步理清家底、查找問題
高校應建立資產清查工作長效機制,保證其制度的正常運行并發揮預期功能。按照不同的管理范圍、資產種類開展定期清查。
學校通過全面徹底的資產清查,界定產權,摸清家底,切實做到賬賬、賬卡、賬實相符。對盤盈的資產要全部估價入賬,對盤虧和報廢的資產,按規定程序報批后進行處理并做相應的賬務調整。將資產清查工作與資產評估工作結合起來,對沒有入賬或賬面余額不能完全反映實際價值的土地、房屋建筑物要重新評估入賬[2]。
3.6 開發房屋構筑物管理信息系統
目前很多高校都在開發房屋構筑物管理信息系統,我校國資處在經過多方調研后也在積極籌備過程中。
開發或購買適合我校實際的房屋構筑物管理軟件,可以切實加強對房產資源的管理。不但可以提高管理人員的工作效率,同時由于房屋信息透明、公開,可供各級管理人員及時掌握信息,便于管理和決策。
將居住用房、辦公用房、教學科研用房以及對外出租房等信息在網上公布,廣大教職工可以隨時了解、監督各類用房的使用管理情況,房產資源在最大限度上得以合理調劑余缺,更好地服務于教學與科研。
4 結束語
高校國有資產管理工作是一項艱巨復雜的系統工程,運用科學、規范的管理辦法,加強和完善各項管理手段,從而防止高校國有資產流失、達到國有資產有效配置、提高國有資產使用效益的最終目的,為高等學校的可持續發展提供必備的物質條件[8]。
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醫院固定資產在管理和使用上的一個最大特點就是多方參與,財務科負責總額控制,設備科管理醫療設備,總務科管理房屋及家具,設備日常使用以專業科室為主。設備科和總務科各設有明細賬,由于設備管理部門、專業科室和財務部門之間缺乏有效的溝通,由于資產管理部門與使用部門相互脫節、溝通不夠、缺乏制約,造成固定資產的真實使用狀況不明,總賬、明細賬不符,賬實不符,出現問題時各部門互相推諉責任,職責權限無法劃分,這樣導致固定資產信息失真,管理決策的依據也就缺乏有效、可靠的基礎。固定資產使用過程中也存在問題,一些醫院沒有訂立必要的保管維護規章制度,科室領用設備后缺乏必要的維護保養體系,特別是在使用公用醫療設備上,各科室都是只管使用不管維護,出現問題直接推到設備管理科,使機器損耗率過大,維護成本增高,無形中大大提高了固定資產的維護支出成本。
多數醫院沒有統一的固定資產管理部門,固定資產的報廢也是分散管理。財務科負責總賬核算,專用固定資產由設備科管理,其余的由總務科管理,原則是哪個職能科室購置的就由哪個職能科室負責管理,由于各職能部門之間,職能部門與使用科室之間內部溝通、銜接效率低,造成報廢的固定資產反映不真實、已報廢的殘值不入賬和資產的盤盈盤虧處理不恰當等問題,長此下去,極易造成醫院固定資產的流失,從而影響醫院決策的質量和政府對醫院的監管。
固定資產采購必須實行申購制度。需求部門提出申請、編寫申請報告及可行性論證報告,醫院管理層應在設備購置的可行性、有效性等方面進行充分調研。采購部門要召開由固定資產使用部門、設備維護部門、財務部門等相關科室組成的討論組進行專項討論論證,并提出本部門的建議,進行購置前的事前控制,發現問題及時提出并報醫院管理層共同研究處理。固定資產采購必須采用招投標方式,通過招標、詢問、比較、議價確定供貨商。嚴把設備購入的質量關。采購部門是資產管理的重要部門,除根據規定實行公開招標外,采購部門要和使用部門、管理部門一起從實際出發,及時了解市場行情及國內外先進技術,購入設備時嚴把質量關和價格關,保證設備的先進性和安全性。
醫院應該完善現有的固定資產管理體系,改變多頭管理的局面。醫院可以建立一個統一的固定資產管理中心,由院長、分管后勤設備的副院長、采購、設備和財務部門負責人組成,負責全院的固定資產管理,召開采購設備的論證大會,組織設備清查盤點的領導工作、討論審查設備報廢等工作。固定管理中心下設一個固定資產管理科,負責制定固定資產管理制度、培訓固定資產管理人員以及全院房屋建筑物、專用設備、一般設備的日常管理和設備安裝驗收及固定資產明細賬的入庫、變更登記。這個科室是固定資產管理的關鍵環節,是管理中心和固定資產使用科室聯系中承上啟下的環節,要經常和固定資產使用科室負責人溝通,及時了解各科室的需求,并形成匯總意見上報管理中心。在固定資產管理方面,建立固定資產管理卡片,并分科室、分部門設立數量金額式明細賬,詳細記錄固定資產的入庫、領用、維修、報廢等情況,定期與財務部門金額對賬,并到領用科室與實物核對檢查固定資產的現狀,達到賬賬相符、賬卡相符、賬實相符。固定資產領用使用部門是固定資產管理的基礎部門,應設專人登記固定資產卡片,資產的領用、維修、流轉等事項由專人簽字負責,訂立專項制度定期盤點固定資產并和固定資產管理科定期對賬,發現問題及時上報處理。
管理制度的完善和實施是醫院固定資產效益提高的關鍵,固定資產管理科要從本醫院實際出發,建立從固定資產的入庫到使用再到報廢一整套的管理制度,并積極實施。固定資產入庫的驗收包括設備、物資的質量和價格。要準確地登記資產購置的總成本,從而保證固定資產統計的準確性,這是保證賬實相符的關鍵。設備一旦購入就要及時驗收入庫,核對好設備的各項技術指標和參數,調試安裝完畢后就要辦理各種相關的手續,及時入賬和建立固定資產實物卡。在調試中發現問題應及時向相關部門和生產廠家反映,做好固定資產購置中的事中管理控制工作。在固定資產使用中建立“三賬一卡”制度,所謂“三賬一卡”,即總賬、一級明細分類賬、二級明細分類賬、固定資產管理卡片。由醫院財務部門負責建立并登記固定資產總賬和一級明細分類賬;由固定資產管理科建立二級明細分類賬,并按資產使用科室進行歸類管理;各使用科室建立固定資產登記卡,卡片一式兩份,一份存放在財務科或固定資產管理部門,另一份給使用部門存查。固定資產管理科應對固定資產使用、保值增值情況進行檢查,將其使用效率和完好程度作為使用部門負責人業績的一個重要指標,為保證固定資產的合理配置和科學使用,創造應有的經濟和社會效益。推行醫院全成本核算,提高固定資產管理效益。醫院積極推行院科兩級全成本核算,將固定資產折舊納入科室成本范圍,實行固定資產有償占用,通過成本核算促進科室重視對固定資產的管理和利用,樹立起投資要有回報,占用資產要交費的成本意識,用經濟杠桿調節醫院資金的投向,優化衛生資源的配置,提高固定資產管理效益。醫院處置資產包括調撥、轉讓、報廢、報損等,資產處置要嚴格按照“先報批后處置”的程序辦理,由固定資產使用部門對需處置的固定資產的使用狀況、損耗程度、處置原因等方面作書面說明報固定資產管理中心,由中心領導匯同使用部門、固定資產管理科、財務部門對資產評估做出處置意見并簽署書面意見后,向主管部門、財政部門、國有資產管理部門提出申請報告,并按有關規定履行審批手續,未經批準不得擅自處置國有資產,否則應追究有關責任人的責任。
【關鍵詞】中學;固定資產;問題;對策
目前我國中學在固定資產管理工作中存在很多的問題,例如缺乏正確的管理理念,沒有對固定資產管理工作有足夠的重視度,固定資產的使用率較低,最終出現帳實不符的情況,所以針對這些問題需要不斷的健全中學固定資產的管理制度,建立專門的固定資產管理機構,明確界定國有資產產權,提高管理人員的責任意識,提高固定資產管理工作的質量。
1中學固定資產的現狀
中學固定資產是實行教育工作的必要條件,其認定標準是使用年限超過了一年以上,并且單位價值符合規定的標準,能夠長期使用的各類器材、設備、建筑物等,即使沒有達到單位價值,如果耐用時間超過一年的也屬于固定資產。中學固定資產分為六類,包括房屋建筑物、專用設備、一般設備、陳列品和文物、圖書、其他固定資產等。隨著中學不斷的深化和改革,固定資產的來源渠道在逐漸增多,固定資產可以通過事業性收入、財政撥款資金、外資貸款、商業貸款的形式得到,由于固定資產的種類和數量比較多,具備很高的價值,更新速度也比較快,除了可以用于教學活動之外,還可以用于校辦企業與非獨立核算經營活動,成為了中學辦學中的物質條件和基礎。
2目前中學固定資產管理中存在的問題
2.1管理意識較為薄弱
由于中學的固定資產來源大多部分是行政劃撥或者是財政撥款,具備著無償占有和使用的特征,無需進行大量的成本核算工作,最終導致中學形成輕管理的理念,對固定資產的管理意識較為薄弱,對固定資產使用的權益不夠清晰,依然遵循的是傳統的經費理念,只注重投入資金購買固定資產,而忽略了對中學固定資產的管理和維修工作,管理工作體制較為不健全。
2.2管理機構較為分散
中學固定資產管理機構的設定較為分散,在職責方面沒有明確的劃分,很多中學采用的是物、帳分離的歸口管理方式,而沒有統一的管理部門,例如,學校的財務部門只對固定資產價格實行核算,而房屋和建筑物的管理工作歸屬于后勤部門,圖書、雜質等屬于圖書館的管理范圍,而由于固定資產歸屬于各個不同的職能部門,這種分塊管理的模式,不具備統一管理與領導,最終出現固定資產帳帳不符、帳實不符的狀況,使得固定資產數據管理出現失真問題。
2.3管理手段滯后
中學對于固定資產的管理存在手段滯后的情況,首先缺乏一套完整的、科學的配置審核制度,導致在購買、保管、使用等工作環節中,出現較多的問題。其次,是缺乏統一的監管體系,不能夠及時反映出固定資產的動態變化與存量分布情況。
3提高中學固定資產管理的方法
3.1樹立正確的固定資產管理理念
首先,中學領導要樹立正確的固定資產管理理念,改善經營管理方式,很多中學的中高管理者很多的都是注重教學方面的管理,而忽視了對固定資產的管理理念。中學要想健全固定資產管理,首先要提高中學領導者對固定資產管理的認知,改善以往落后的經營管理理念,在保障固定資產能夠正常投入教育工作情況下,讓中學固定資產積極投入到市場經理中,提高中學固定資產使用的效率。
3.2完善管理機制
中學要不斷的完善固定資產的管理機制,讓固定資產管理工作能過合理的分配給各個只能部門,各個部門之間要加強溝通和交流,實現統一核算和管理工作。其次還要加強監督管理工作,確保固定資產數據管理的真實性和完整性,實現固定資產的統籌分配與統一管理。
3.3改進與完善會計核算方法
在中學固定資產管理工作中要不斷的改進和完善會計核算的方法,把財會部門的優勢充分發揮出來,合理的提高固定資產的管理質量和效率,實現固定資產資源的合理配置。學校需要建立完整的固定資產明細賬、分類賬、總賬等,聘請專人管理,詳細記錄每一個固定資產的使用單位、型號、價值、數量等,達到賬物相符、帳帳相符、賬實相符的效果。
3.4建立資產調撥數據庫
中學需要建立資產挑撥數據庫,充分提高固定資產的使用率,首先需要讓固定資產實行信息化管理,采用先進的計算機網絡技術和科學的管理理念,完善評價體系、人員體系、管理體系。建立固定資產挑撥數據庫,中學各級領導可以隨時的查閱固定資產的使用狀況和維修情況,有效的降低管理的成本,防止出現固定資產流失的情況,提高固定資產管理效率與質量。
4總結
在中學固定資產管理工作中要想提高管理的質量和效率,需要中學領導提高對固定資產管理的重視度,建立完整的管理、核算體系,加強固定資產管理的審計工作,合理的提高固定資產的利用率。固定資產是中學實行教學的必要條件,只有把固定資產管理作為常規性的工作,同時引入先進的編制手段和編制方法,樹立全新的固定資產管理理念,才能夠把固定資產的優勢充分發揮出來。
參考文獻
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固定資產管理主要由2個部門負責:一是負責固定資產的實物管理,一般是辦公室負責(中小學校為總務處)。二是負責固定資產的價值管理,一般是財務部門。固定資產管理系統往往通過資產的功能和屬性設置為土地、房屋構筑物、通用設備、專用設備、交通運輸設備、電氣設備、電子產品和通信設備、儀器儀表及量器、文藝體育設備、圖書文物及陳列品、家具用具等12類。事業單位會計制度對中小學校的固定資產一般分為六類:房屋及構筑物;專用設備;通用設備;文物和陳列品;圖書、檔案;家具、用具、裝具及動植物。
二、問題
通過對該市(縣)中小學校固定資產管理信息化現狀進行深入分析,不難發現還存在一些問題。
(一)固定資產分類標準不統一
由于財務部門主要是實行事業單位會計制度,習慣根據事業單位會計制度中固定資產的分類標準實施分類。對于固定資產的使用管理部門則是根據資產管理系統設置好的分類進行管理。這樣使得資產管理系統中的同一類資產會出現在財務幾個大類里,不便于管理。因此資產管理系統從屬性來對固定資產分類,最終就會使得實物資產管理部門和財務部門對固定資產的分裂標準不統一,給固定資產管理信息化帶來了很大的隱患。
(二)固定資產管理系統不對接
目前的固定資產管理狀況是實物資產采用資產管理信息系統,而價值管理則是財務管理軟件。財務管理軟件一般不預留任何接口,所以兩個系統之間不可能實現集成或對接,是相互獨立的。遇到核對相關數據的時候,就只能是將兩個系統的數據打印出來進行人工核對,大大降低了信息化管理的工作效率。另外由于分類的標準不一樣,兩者對固定資產的編碼規則不統一,一定程度上給固定資產的日常管理帶來不便。
(三)固定資產系統信息和財務部門信息不一致
一般學校財務部門負責核算固定資產的價值,實物部門負責固定資產的使用情況、報廢等過程。兩者管理的側重點不同,在實際工作中管理結果往往會出現偏差,主要為資產管理部門只要在驗收手續完成后,就可以根據入庫單在資產管理系統登記卡片,然后使用部門投入使用。而財務部門的核算則是根據資金的支付作為登記資產的依據。由于報賬人報賬時間的推遲或者由于資金緊缺而未能及時付款導致了會計核算的遲滯性,造成資產管理系統和財務部門的固定資產信息不對稱。
三、對策
針對固定資產管理信息化的現狀和存在的問題,提出以下解決對策和措施。
(一)統一固定資產的分類標準
綜合考慮事業單位會計制度的分類,積極借鑒不同的分類標準,制定科學合理的固定資產分類標準。單純地將固定資產按照功能作為劃分依據,雖然實物管理比較容易,但與財務核對困難。筆者認為,對于我市(縣)的中小學校而言,應該從財務角度出發,完善資產管理系統中關于財務部門標準的分類,或者將資產管理系統的分類標準逐步與財務標準對接,真正做到兩者的分類標準的一致。
(二)創建完整的固定資產主數據,實現兩者的對接
信息化環境下,利用固定資產管理信息系統對學校的固定資產進行全程管理,首先必須建立中小學校的固定資產基礎數據,應用固定資產信息管理系統對固定資產進行管理,給每一個實物資產都建立一個資產編號,這個資產編號是唯一的,這個資產編號伴隨著資產的構建到最后的報廢的整個周期。同理在財務軟件中也必須有一致的資產編碼相對應。所以必須建立完整的固定資產主數據,逐步推進固定資產信息系統和財務標準一致性,實現兩者的對接。在實踐中,筆者認為應該對固定資產進行統一編碼,即固定資產管理信息系統中產生的資產卡片編碼與財務部門軟件產生的資產編碼要一致,存在著對應關系。即只要一個確定的資產編碼就可以在2套軟件中查詢出相應的信息。這樣在資產信息管理系統和財務軟件中以資產編碼進行資產的查詢、修改、處置、調劑等工作就顯得非常方便,大大提高了效率,消除了原先對賬需要人工核對的弊端。
(三)加強部門間管理信息的溝通,實現數據共享
關鍵詞:固定資產管理;c/s結構,設計與研究;優化設計;資產查詢
本課題是對固定資產管理系統功能、結構、布局、內容等關鍵要素的合理設計,使得管理系統的功能和表現形式達到最優效果,可以充分表現出系統的有效管理功能。針對網絡公司設計一個具有較強的實用性、界面較美觀以及操作方便、具有好的擴展性和可維護性,從而達到優化目的效果的固定資產管理系統。
1.系統分析
傳統的固定資產管理模式無論是從質量上還是從效率上,都難以適應經營管理新形勢的需要。因此,設計一種簡易、高效的管理手段是必然的。固定資產管理系統既可以獨立使用,也可以與其他系統配合使用,形成完整的固定資產財務、業務管理體系,它也是一個完整的ERP的不可缺少的一個組成部分。
1.1需求分析
通過對系統的詳細分析,本系統包括以下功能:(1)系統管理:用戶管理、系統登錄、密碼修改;(2)資產管理:資產錄入、資產維修、資產折舊、資產清理等;(3)基礎信息查詢:部門信息、職工信息、職工信息查詢;(4)系統維護:數據備份、數據恢復、權限設置;(5)幫助:數字詞典、關于、其他。
1.2可行性分析
通過使用網絡公司管理系統,能夠做到:(1)簡化了資產管理手續繁瑣的問題,提高效率;(2)節省固定資產管理的人力,減少支出成本;(3)減少固定資產管理混亂不到位、責任不明確的現象;(4)對于固定資產的管理,達到規范化的程度,為整個企事業的運作提供良好的環境。
2.系統總體設計
2.1系統總體目標設計
本課題所開發的系統具有較強的實用性,界面美觀以及操作方便、高的擴展性和可維護性等特點。
2.2功能設計
建立網絡公司固定資產管理系統,應適合許多企業的特點,設計網絡公司固定資產管理的業務流程,要確定系統的目標和功能,完成各種業務流程的分析。本網絡公司固定資產管理系統具有下列功能模塊:
(1)系統管理功能模塊包括用戶管理、權限設置以及口令修改。(2)固定資產管理模塊包括資產錄入、資產維修、資產折舊、資產清理、資產狀態及資產清理方式。(3)基礎信息模塊包括部門信息、職工信息以及職工信息查詢。(4)信息查詢模塊包括資產信息查詢、資產維修查詢、資產折舊查詢以及資產清理查詢。(5)系統維護模塊模塊包括數據備份、數據恢復以及系統初始化。(6)幫助。
2.2.1系統功能圖
以上功能模塊設計分析得到系統功能結構(見圖1)。
2.2.2業務流程
本系統業務流程的具體管理過程是:將新增資產驗收單里新增固定資產的信息錄入系統,形成固定資產信息單并將信息單輸出,交給歸口管理部門審核,審核通過則進入下一級審核即財務管理部門審核,否則返回修改更正信息再通過下一次審核。經過財務部門審核通過后的資產信息將作為正確無誤的信息存儲在固定資產管理帳戶,審核不通過則返回上一級審核并修改更正信息,以便通過下一次的審核。同時可以對存儲在固定資產管理帳戶的信息進行統計報表、財務報表、分析圖表、上報數據以及資產清查等操作。某固定資產的信息有變動,由固定資產管理帳戶產生資產變動報告,提交給歸口管理部門審核。審核通過則再經財務管理部門審核,如果不需經過財務審核的則直接將信息提交回固定資產管理帳戶,否則審核不通過,不可對該資產進行變動處理。如果某固定資產使用年限已到,需申請報廢,由固定資產帳戶產生資產報廢報告,提交給歸口管理部門審核,審核通過則再經財務管理部門審核,財務管理部門審核通過,對資產進行報廢處理,否則審核不通過,該資產不可進行報廢。
2.2.3數據流圖
根據系統業務流程的分析得出數據流圖,資產驗收單通過導入處理后得到資產信息文件并將數據保存在此文件里;所有保存在資產信息文件里的數據都必須通過資產審核管理,審核處理后形成標準的資產信息數據將保存在資產信息文件里,可對該資產信息文件信息進行修改更新,如資產維修處理有信息要更新,則資產信息數據從資產信息文件里流向資產維修過程,經過處理后的資產信息數據被提交審核,審核處理后再將信息數據保存到資產信息文件中;其他資產信息(資產折舊處理、資產清理處理)更新過程也如此。在資產信息文件里無需更新的數據,可直接通過資產信息統計處理后產生數據報表流向外界。
2.3概念設計
本系統總共設計了12個實體,其中用戶實體單獨分開,其他的實體都與固定資產實體具有對應關系;除了基本屬性之外,每個實體都具有自身的特殊屬性,實體與實體之間的關系。
2.4邏輯設計
固定資產管理系統的數據庫設計包括了較為復雜的數據關系,所以務必做好它的邏輯結構設計。固定資產資產的數據庫表之間的關系圖是以系統數據需求為依據設計出來的,這12個實體包括了固定資產(gdzc)、房屋、交通工具、電子產品、家具設備、部門、職工、資產清理、清理方式、狀態、其他。gdzc實體中保存了資產ID、資產名稱、基本類別、入賬日期等基本信息,fwl實體中保存了房屋ID、資產ID、房屋地址等信息,jtgj實體中保存了交通工具ID、資產ID、使用部門等信息。
3.主要功能模塊設計
3.1主窗體模塊設計
網絡公司固定資產管理系統采用一種比較簡潔的界面形式,界面左側是功能列表,單擊每項功能均可打開相應功能窗體。主窗體主要是調用各功能。
主要設計:(1)在項目中新建一個窗體,命名為mainfrm,保存在main Form unit.pas文件。(2)窗體上方是使用ManiMenu組件設置主菜單,其包括系統管理、資產管理、基礎信息、信息查詢、系統維護以及幫助等模塊功能。(3)主菜單下行是工具欄,其主要用作快捷操作方式。(4)左側是通過用TTreeView組件設置樹形目錄結構,這樣數據結構顯示非常有效和直觀。(5)狀態欄,它常位于窗口底部,用來顯示當前程序的狀態或者是操作的提示。
3.2系統管理模塊設計
(1)用戶管理。用戶管理主要內容包括添加用戶、修改與保存用戶信息以及刪除用戶。用戶的信息主要包括編號、用戶名、用戶密碼以及用戶類型,且用戶名和編號必須不相同。窗體上設置了DBGrid列的數據實體,用于直觀地顯示用戶的基本信息。(2)權限設置。權限設置主要是對用戶權限進行管理設置,其包括用戶管理、權限設置、口令修改、資產錄入、資產維修、資產折舊、資產清理、資產狀態、清理方式、部門信息、職工信息、系統初始化等20個功能設計,信息可以通過用戶信息表顯示出來。(3)口令修改。
3.3資產管理模塊設計
資產管理模塊分為資產錄入、資產維修、資產折舊、資產清理、資產狀態、入帳方式和清理方式七個事務模塊,其中資產錄入模塊分為房屋、電子產品、交通工具、家具設備和其他五類資產,每類資產包括了對資產的添加、修改、刪除、保存和取消等操作。
3.3.1資產錄入設計
在固定資產管理系統中,固定資產的基本資料非常重要,并且系統中的其他模塊均需要使用固定資產的基本資料。固定資產基本資的錄入包括固定資產的添加、修改、刪除、確定、取消等操作。從用戶角度來看這5個方面是不同的,但在程序設計中,五者可以使用相同的界面,因此本系統將5個方面放在一起形成一個模塊,在調用時使用不同的參數表示調用不同的模塊。該窗體只是主窗體的一個MDI子窗體。
3.3.2資產維修管理設計
當固定資產使用到一定程度或因意外出現故障時,需要對其進行維修。本系統的資產維修管理窗體是通過設置資產ID、送修日期、維修日期、維修公司、報修原因、維修情況、送修人以及備注等詳細維修情況來對維修的資產進行有效管理。
3.3.3資產清理模塊設計
固定資產使用了一定年限或發生損壞不能再用時,需要進行清理處理。用戶可以在窗體上添加保存資產ID、清理方式ID、清理費用、清理人、清理日期以及清理原因等信息,還可以取消以上操作。
3.3.4資產狀態模塊設計
資產狀態有閑置、使用、借出等狀態。用戶可以通過對具體某個固定資產的狀態進行登記、修改、保存等操作,這樣管理簡單、操作快捷等特點。清理模塊窗體上的管理與其他窗體的管理功能類似,突出操作簡單快捷等特點。
3.4基礎信息模塊設計
3.4.1部門信息界面設計
在項目中新建一個窗體,命名為“bmxx Form”,保存在bmxxUnit.pas文件中。設置窗口上各屬性,完成固定資產窗口的制作,編輯代碼實現該界面上的各功能。
3.4.2職工信息設計
職工信息窗體采用參數化處理,實現了多態性,可以添加、修改、刪除、保存職工信息。當添加或修改保存某職工信息后,將在Grid表格中顯示相應的記錄,選中某條記錄,按“刪除”則該記錄也相應消失在Grid表格中。
3.5信息查詢模塊設計
固定資產查詢提供各種條件組合查詢固定資產信息的功能。本信息查詢窗體是按照固定資產的資產ID、資產名稱以及部門ID作為條件進行組合條件查詢,查詢結果顯示在列表中。
(1)固定資產信息查詢列表,該表格是用來顯示固定資產查詢的結果信息,主要包括固定資產的基本信息和凈殘余值以及累計折舊。(2)查詢條件。固定資產查詢的條件有比較多,現是按照固定資產的資產ID、資產名稱和部門ID進行組合模糊查詢,執行查詢后符合條件的固定資產信息顯示在固定資產查詢列表中;也可以通過輸入具體的數據。(3)執行查詢。在固定資產查詢窗體中設定各項查詢條件后,單擊“查詢”按鈕既可執行查詢。上述功能可以支持對固定資產的常用管理過程,簡潔實用。
3.6數據模塊的優化設計
在程序中有多處需要訪問數據庫,且有多處訪問相同的表,為了統一程序中對數據庫的訪問,程序利用Delphi提供的數據模塊對程序中一些在多處進行訪問的表放置到數據模塊中進行統一的訪問。
在進行數據庫連接和操作時,創建一個數據模塊來對控件進行統一管理,它包含窗體用到的數據源TDatasource、TADOQuery和Dataset三類控件,同時添加一個ADOconnnectionl數據庫連接控件,所有數據庫訪問組件統一由它來負責與數據庫進行連接,每次需要時都可以進行動態創建和釋放,這樣可以既可以方便統一管理、節省資源,一目了然,使整個系統的結構得到進一步優化,提高了系統的操作速度和調用效率。
3.7幫助模塊
帶有幫助文件的應用程序,無論是程序員還是用戶都有非常大的幫助作用,它能節省大量用戶的開支,對程序員編輯修改和用戶手冊的復制保存都極為方便。制作幫助文件時要注意文檔整理,將文檔改寫成幫助文件比較方便。
實現整體利益最大化是集團企業對固定資產管理的目標,資產管理的根本目的就是要提高資產的使用效率和效益,實現資源配置與利用的最大化。通過上述現狀的分析,集團應在以下方面加強固定資產的管控。
(一)實行集中管理,強化整體觀念
集團應對固定資產的新增、報廢、處置、調撥(下屬企業間)實行集中管理。下屬企業按集團確定的投資導向和原則,結合自身發展需要安排投資項目,經審批后實施。集團根據企業整體經營情況,集中調配各下屬企業的資產,實行集團企業資產動態共享使用,解決資產短缺和閑置并存的問題。通過實行集中管理,打破單一企業思維,強化整體觀念,提升固定資產優化配置及使用效能。
(二)完善固定資產預算管理,建立投資項目后評估機制
建立完善的固定資產投資預算管理制度,在對生產經營進行分析的基礎上制定各下屬企業的固定資產預算額度,并根據業務發展情況的變化,及時對預算進行調整。建立固定資產投資論證制度,強化項目效益評估及可行性分析,并推行“誰使用、誰承擔”的原則。建立固定資產投資項目后評估機制,對項目的實施情況、經濟效益和社會效益進行考評。通過上述措施引導下屬企業合理安排固定資產投資資金,避免重復投資等企業資源浪費。
(三)建立各項資產配置及使用效率指標,實行標桿管理
通過設立生產及辦公場地、車輛、設備等各類固定資產的配置標準,從固定資產購置建設的源頭杜絕奢靡浪費的現象。建立房屋、車輛等重要設備的使用效率和經營效益對標機制,通過設置關鍵指標并進行對標監控,定期通報考評。通過人均辦公面積、車輛百公里油耗及維修費、出租收入增長率等指標強化資產全成本意識(包括購置或建設成本、使用成本、維護成本、處置成本以及資金占用的機會成本),引導下屬企業關注固定資產的使用效能,優化資源的管理和配置,加強固定資產的日常管理。
(四)完善日常管理制度,建立固定資產全生命周期管
理機制固定資產的日常管理是一項長期的工作,涵括固定資產的整個生命周期。集團企業應建立嚴謹的固定資產管理制度,包括采購管理制度、盤活及日常管理規范等。各下屬單位應在集團的指導下根據企業的具體情況制定細化的、可操作性較強的制度。其中包括:1.人員的配備要落實。企業內部應配備素質優良的專職固定資產管理人員,同時各使用單位應配備兼職固定資產管理人員,明確各部門及崗位的職責和權限,確保各項管理工作得以落實。2.建立固定資產盤點制度。企業應定期或不定期組織對固定資產進行盤點抽查,每年年終進行一次全盤。對盤虧資產進行原因清查,落實相關責任人并進行考核。3.加強對調撥、維修、借用的管理,及時辦理調撥手續,更新系統信息。4.制定固定資產報廢審批權限和流程,特別是加強報廢設備的回收管理,實現固定資產的閉環管理。
(五)鼓勵閑置固定資產的對外盤活
閑置固定資產是指企業存放超過一年未使用的固定資產,對企業目前的生產經營來說,閑置固定資產的使用效率很低,但是企業卻需要承擔相關的成本費用,占用企業寶貴的資金資源。所以對于不能通過企業內部調撥進行盤活的閑置固定資產,集團應制定相應機制鼓勵閑置固定資產的對外盤活,特別是閑置的大型設備或房屋資產。鼓勵通過多種方式進行盤活,并建立相關配套管理辦法。通過出售、置換、合作、出租等方式盤活閑置資產,不僅能減少企業資產閑置帶來的損失,還能提高閑置資產的使用效能,為企業創造利潤和現金流。
(六)搭建固定資產管理信息平臺
為了實現高效的固定資產集中管理,集團企業應加強信息化發展,借助信息化手段,提高固定資產管理的效率和水平。固定資產管理信息平臺的功能需求應征求資產管理人員及專業人士的意見,力求結合企業實際建設科學健全合理的管理平臺。通過搭建固定資產管理信息平臺,幫助下屬企業提高固定資產日常管理的效率,同時利用系統強大的分析能力對屬下企業的固定資產進行全面摸查和動態監管,實現提高整體資產使用效率和效益,實現資源配置與利用最大化的根本目標。
二、結束語
總則
第一條
為了加強中央行政事業單位固定資產管理,提高固定資產的使用效益,根據財政部《行政單位會計制度》、《事業單位會計制度》和《行政事業單位國有資產管理辦法》,制定本辦法。
第二條
本辦法適用于中央行政事業單位(以下簡稱各部門)。
第三條
各部門固定資產管理的主要任務是:建立健全各項管理制度,合理配備并節約、有效使用固定資產,提高固定資產使用效益,保障固定資產的安全和完整。
第四條
各部門固定資產的管理和使用應堅持統一政策、統一領導、分級管理、責任到人、物盡其用的原則。
第五條
國務院機關事務管理局(以下簡稱國管局)負責中央行政事業單位國有資產產權界定、清產核資等項工作,負責制定固定資產的配備及使用標準,對納入政策采購范圍的固定資產進行統一購置;負責閑置資產的調劑,對各部門的固定資產管理進行指導和監督;各部門的國有資產管理部門負責本部門固定資產的日常管理,并對實行企業化管理的事業單位、經濟實體占用的固定資產實行監督管理。
第六條
各部門的國有資產管理部門,應設有專人承擔固定資產的管理工作并對所管資產的安全完整負有責任。固定資產管理人員應相對穩定,工作調動時必須辦清交接手續。
第七條
各部門必須對專用設備的管理和操作人員進行技術培訓,建立健全專用設備的操作、維修、保養、檢驗等管理制度;技術復雜、精密度高的專用設備的操作人員,應在考核合格后,方可上崗。
第二章
固定資產的范圍、分類與計價
第八條
符合下列標準的列為固定資產:
(一)使用年限在一年以上,單位價值在500元以上、專用設備單位價值在800元以上,并在使用過程中基本保持原來物質形態的資產;
(二)單位價值雖不足規定標準,但耐用時間在一年以上的大批同類物資,按固定資產管理。
第九條
固定資產分為六類:房屋及建筑物、專用設備、一般設備、文物和陳列品、圖書、其它固定資產。
(一)房屋及建筑物。
指房屋、建筑物及其附屬設施。房屋包括辦公用房、生產經營用房、倉庫、職工生產用房、食堂用房、鍋爐房等;建筑物包括道路、圍墻、水塔、雕塑等;附屬設施包括房屋、建筑物內的電梯、通訊線路、輸電線路、水氣管道等。
(二)專用設備。
指各種具體專門性能和專門用途的設備,包括各種儀器和機械設備、醫療器械、文體事業單位的文體設備等。
(三)一般設備。
指辦公和事務用的通用性設備、交通工具、通訊工具、家具等。
(四)文物和陳列品。
指古玩、字畫、紀念品、裝飾品、展品、藏品等。
(五)圖書。
指圖書館(室)、閱覽室的圖書、資料等。
(六)其它固定資產。
指未能包括在上述各項內的固定資產。
第十條
固定資產的計價:
(一)購入、調入的固定資產,按實際支付的買價、調撥價以及運雜費、保險費、安裝費、車輛購置附加費等記賬;
(二)自行建造的固定資產,按建造過程中實際發生的全部支出記賬;
(三)在原有固定資產基礎上改建、擴建的固定資產,按改建、擴建發生的支出,減去改建、擴建過程中發生的變價收入后的凈增加值,增記固定資產賬;
(四)接受捐贈的固定資產,按照同類固定資產的市場價格或者有關憑證記賬,接受捐贈固定資產時發生的相關費用應計入固定資產價值;
(五)無償調入固定資產,不能查明原值的,按照估價入賬;
(六)盤盈的固定資產,按照重置完全價值入賬;
(七)已投入使用,但尚未辦理移交手續的固定資產,可先按估價入賬,待確定實際價值后,再進行調整;
(八)用外幣進口的設備,按當時的匯率折合成人民幣金額,加上國外部分的運費及其它費用(外幣應折合成人民幣金額),再加上支付的關稅、海關手續費等計價入賬;
(九)融資租入的固定資產,按租賃協議確定的設備價款、運雜費、安裝費等記賬;
(十)購置固定資產過程中發生的差旅費,不計入固定資產價值。
第十一條
固定資產不實行折舊,按原值入賬。
第十二條
已經入賬的固定資產除發生下列情況外,不得任意變動固定資產賬面價值:
根據國家規定對固定資產進行重新估價的;增加補充設備或改良裝置的;將固定資產一部分拆除的;根據實際價值調整原來暫估價值的;發現原來記錄固定資產價值有誤的。