檔案管理的必要性精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理的必要性主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：檔案管理的必要性范文
1.1提供拷貝
電子檔案在使用的過程中，第一路徑便是拷貝，也就是向使用檔案的人員提供檔案最為初始的一個狀態，保證其可以充分利用這個檔案。檔案部門向使用檔案的人員提供載體進行拷貝的過程中，可以直接將文件轉換成為通用格式的存儲內容，再讓檔案的使用者自主通過軟件和硬件平臺對內容進行顯示和處理。而當使用檔案的人員不擁有一定的軟件和硬件平臺的條件下，可以要求檔案管理部門直接提供相關檔案的打印件。
1.2通信傳輸
通信傳輸這一途徑能夠解決檔案使用者無法直接來到檔案地的問題，同時能夠省去很多的人力、物力和財力。通信傳輸的含義是不同檔案管理部門可以通過互聯網或者數字通信技術實現點對點的檔案傳輸，實現電子檔案的利用。電子檔案在利用的過程中，經常會通過通信傳輸這一方式被相關人員進行使用。
1.3直接利用
直接利用便是通過檔案部門的計算機在部門的網絡中直接對電子檔案進行查詢?？梢员ＷC比較多的使用者在同一時間得到同一份電子檔案，能夠為使用電子檔案的人員提供一定的技術支持。
2電子檔案的重要性
對于現階段我國大部分的單位和工作部門來講，電子檔案依然是一個全新的事物，而電子檔案在檔案管理中又處于一個比較高的地位，擁有很大的重要性。下面便針對電子檔案的重要性開展深入的分析和研究。
2.1電子檔案可以節省人力、物力
通過大范圍的使用電子檔案，能夠省去了傳統檔案查詢過程中的繁瑣步驟，加快檔案立卷歸檔的速度，為檔案工作人員減輕了很大的工作負擔，提高了檔案歸檔整理的質量，有利于節省大量的人力物力，極大地增加了檔案管理的工作效率和工作水平。
2.2電子檔案可以提高檔案服務水平
實施檔案管理工作的目標便是為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務，強化電子檔案管理工作，實現電子化的檔案管理，能夠進一步提高檔案的服務水平和質量。實施電子檔案管理，能夠將大部分的原始檔案直接儲存于計算機當中，利用互聯網或者是數字通信技術實現眾多用戶對于檔案的查詢和篩選。
3提高電子檔案管理水平的建議和措施
電子檔案的利用途徑有很多種，并且也對于技術手段存在很大的依賴性，所以在進行電子檔案管理過程中存在很大的問題和復雜流程。在強化電子檔案管理工作的過程中，應當通過多個方面的有機協調，全面地開展電子檔案管理工作，提高電子檔案管理水平。
3.1構建檔案管理制度，加強電子檔案安全性管理
想要充分發揮檔案管理工作的作用，首先就應當構建一個相對完善的檔案管理制度，規范計算機條件下檔案管理的相關步驟，進一步適應電子檔案管理的要求；其次，在電子檔案使用的過程中，存在著一定程度的安全患，由于計算機技術的快速發展，網絡技術也隨著得到了巨大的發展，這樣一來黑客和計算機病毒便會隨時侵入檔案管理的計算機系統當中，所以在實際工作當中，一定要針對這些網絡安全漏洞進行及時修復，安排專業人員定期檢查檔案管理網絡，保證網絡的安全系數在一個合理的水平，進而保證電子檔案管理工作的有效開展。
3.2規范檔案利用方式，防止不可挽回損失的發生
在檔案使用的過程中，經常會出現檔案丟失或者是信息泄露等問題，為了防止這些問題的再次發生，應當規范檔案利用方式，要求在對電子檔案進行利用之前，相關使用者需要得到檔案主管的同意，才能夠對電子檔案進行查詢和使用。另外還應當構建一個相對完善的檔案利用管理制度，通過相關的網絡技術加強電子檔案的收集工作，對電子檔案進行實時更新，保證電子檔案信息的實效性。
3.3加強檔案工作人員的管理，提高檔案保護意識
第2篇：檔案管理的必要性范文
關鍵詞：計算機；房屋管理；必要性
隨著我國改革開放的逐步深入，我國住房制度改革也在不斷的拓展，導致房屋市場競爭越來越激烈。通過對我國房屋管理情況進行調查和研究，我國很多房屋管理局仍然采用傳統的手工管理模式進行管理，這樣的管理模式已經不能滿足市場經濟發展的需求。隨著我國科學技術的發展和進步，高科技產品已經被應用于房地產市場中，在運用計算機進行房地產市場管理的過程中，使房地產市場充滿了活力，我國房屋正在逐步運用計算機進行管理。
一、我國房屋檔案資料管理存在的問題
檔案類別主要分為轉移登記，變更登記，預告登記，初始登記，他項權登記，還有注銷登記，房屋檔案資料管理是房屋管理工作的重要組成部分，房屋檔案主要包括收集、整理、鑒定等環節，房屋檔案資料能夠反映住戶的實際居住狀況，而且房屋檔案資料具有較高的保存價值，房屋檔案資料是確定房屋產權的最重要依據。
對于部分大型的房屋管理局，其擁有的房屋檔案資料的數量較大，且涉及到的范圍較廣，對于這樣的房屋管理局，其戶主會經常發生變動，在這樣的情況下，如果采用手工管理模式進行房屋管理，將會非常麻煩。在手工管理模式下，通常選用紙質記載房屋信息，如果長時間翻閱房屋檔案資料，原始材料在一定程度上會有損壞。
隨著經濟的不斷發展和進步，我國部分地區的人員流動逐漸增多，這就使房屋的戶主頻繁發生變化，手工式的管理模式已經不能滿足時展的要求。隨著房屋檔案資料逐漸的增加，其采用手工模式進行分類統計匯總將費時費力，不利于提高房屋管理的效益。
二、在房屋管理中，應用計算機的重要作用
1.有利于快速、準確的統計房屋檔案資料
在實際的房屋管理工作中，對房屋檔案資料進行統計匯總是經常性的工作，從工作程序上看，其工作程序非常繁瑣。這項工作需要很多步驟才能完成，例如：數據的搜集、項目的管理、歸并、制作報表等工作，如果采用人工的方式進行工作，不僅浪費時間和精力，而且還存在筆誤的問題，可能會造成差錯，會給房屋管理工作造成一定的影響。
目前，運用計算機進行房屋管理，有利于提高房屋管理工作的準確性，并能大幅度縮短房屋管理工作的時間，在很大程度上有利于提高房屋管理工作的效率。在通常情況下，運用計算機進行房屋管理，可以在1小時內統計出35000多套住房的使用信息，并可以利用報表的形式將房屋的使用情況打印出來。就計算機本身而言，其具有較強的統計能力，運用計算機進行房屋管理，不僅有利于房屋管理人員全面的掌握房屋的使用情況，而且還能夠為房屋管理者的決策提供可靠的依據。
2.有利于提高房屋管理的效率
縱觀所有的房屋管理工作，其經常的業務主要包括查詢和檢索檔案資料，雖然在我國房屋管理制度中已經嚴格規定查詢和檔案資料的相關內容。但是，如果運用人工的方式進行查詢，其仍然存在著很多缺點，如果進行頻繁的查詢紙質的房屋檔案資料，將會損壞紙質資料，且費時費力。
運用計算機進行房屋管理，可以根據數據庫的具體形式，輸入相應的命令，也可以通過數據庫查詢某住戶的實際情況?？梢赃\用系統查詢進行檔案管理，每一份檔案都有編號，在電腦上能一一查詢出來編號，這樣更有利我們拿實體檔案，但是如果掃描的就能直接把資料打印出來，不用那么麻煩去庫房找實體檔案。另外，如果各地房管局都能聯網，這樣要是要查外地的人的房產就不用跑去外地了，這樣比較便民。
3.有利于簡化工作程序
房屋管理的整個過程是一個動態的管理過程，要針對住戶的姓名、單位、權屬進行核實、登記，這將有利于保證房屋檔案管理的準確性和完整性。通常房屋住戶的變更手續大致分為轉戶、換房、新分配入住等，如果運用傳統的方法進行管理，其手續的辦理非常繁瑣。要進行后臺查閱，并根據住房的相關示意圖，進行臺賬的信息進行相關修改，并在住房示意圖上標明手續辦理情況，這樣的房屋管理非常麻煩，將會降低工作效率。
如果應用計算機進行管理，操作程序將會簡化，僅僅需要專業人員根據計算機程序，輸入相應的數據，如果存在調動住房的情況，要運用計算機將相關數據進行修改。這樣的房屋管理工作較為便捷，在很大程度上縮短了工作程序，簡化了工作的內容，而且省時省力。
三、運用計算機進行住房資料管理的過程中必須注意的問題
在運用計算機進行住房檔案管理的過程中，雖然計算機起著舉足輕重的作用，而且計算機的應用也為住房資料管理工作提供了便捷，但也不能忽視原始住房檔案資料的重要性，一旦計算機出現問題，或者因為某種原因而不能正常工作，這就需求住房檔案的原始資料。因此，要將電腦和原始檔案結合起來，而不能單純依靠電腦，原始檔案資料也要好好保存，運用現代化技術的基礎上要對原始檔案備份，好好保護好原始檔案。
四、結語
隨著我國社會經濟的不斷進步和發展，我國逐步的進入計算機網絡時代，計算網絡給人們的生活帶來了很多方便。在我國房屋市場管理的過程中，正在逐步的應用計算機網絡。計算機網絡的應用，提高了房屋管理的工作效率和工作質量，更方便于房屋管理者掌握房屋使用信息，同時，也為住戶提供了準確的住房依據。計算機的普遍應用，使我國房屋管理在市場經濟大潮中穩步前進。
參考文獻：
[1]唐時奎，余道澄，王崢.計算機管理在設備管理中運用探討[A].2008年中華臨床醫學工程及數字醫學大會暨中華醫學會醫學工程學分會第九次學術年會論文集[C].2008.
[2]袁衛玲.計算機管理在中心藥房的應用[A].危重病人監測、急救技術與基礎護理暨21世紀護理理念發展與資源開發學術交流會論文匯編[C]，2001.
第3篇：檔案管理的必要性范文
【關鍵詞】歷史背景 檔案信息化 總體目標 主要任務
隨著科學技術的發展和信息時代的到來，計算機和人們的生活形成了越來越緊密的聯系，各類應用軟件層出不窮，例如，以前的工程圖紙只能手繪，而如今越來越多的工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中。檔案數字化，是城建檔案管理邁向信息化時代的必由之路。它首先可以解決存儲檔案日益空間匱乏的問題。通過對數字內容的管理，利用采集的新的管理模式，對每一個工作環節的檔案信息進行優化整合以及做到更加的規范化與標準化，這樣一來不但是可以使城建檔案資源實現最大化利用，更能夠實現對珍貴的檔案信息長期永久保存，在使用的過程之中也更加的方便，減少了一些不必要的環節從而提供了一種快捷有效的新的通信方法。我們要善于運用現代化信息技術來提高城建檔案的信息服務功能，使城建檔案在城市建設中發揮其應有的重要作用。
一、信息管理是城市建設檔案工作發展的必然要求
城建檔案信息產業化的發展趨勢，決定了城建檔案工作必須步入數字時代。在我們建設領域時，產生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應用；如何保證，在信息時代城建活動中的真實歷史，作為記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。這種需求、這種信息產業化的發展趨勢必然使得城建檔案工作走進科技時代與數字化時代。
二、對城建檔案信息化工作的指導思想
我國建設部城建檔案工作辦公室，根據國家城建檔案發展的需求，組織有關專家，在總結，近年來我們國家電子文件和電子檔案管理的實踐經驗上，借鑒國際上先進的科研成果、標準規范的基礎上，制定了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》〔建辦檔（2004）39號〕、《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2001）、《城市建設檔案著錄規范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又頒發了關于標準《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117―2007）等等。這些標準的頒布和實施對全國城建檔案信息化建設起了積極的促進作用。這些《規范》和《標準》是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件和加強電子檔案管理的依據。
三、城建檔案信息化建設的總體目標
《全國城鄉建設檔案事業“十一五”規劃》提出要構筑“三網”城建檔案內部局域網、城建檔案信息上因特網、參與當地政務網建設和“一庫”城建檔案建設信息庫的基本框架。總體目標就是為社會、經濟、城市建設的發展提供城市建設檔案數字資源信息，以滿足政府、公眾對城市建設檔案資源的需求與利用。
（一）利用現代信息化管理手段，以當前建設工程項目為首，以建設工程報建開始，從而收集各個部門在工程建設過程當中的相關方面信息（主要有報建信息、工程驗收備案情況、房地產預售狀況等信息），實現對建設工程的動態可視管理。
（二）通過城市地下綜合管線動態管理系統的建立，從而為我們保持地下管線信息管理系統以及建立動態地下管線數據庫的更新和管理工作做好鋪墊。
（三）建立城建檔案空間型數據庫，建立城建實物檔案的信息管理和城市空間信息管理結合為一體，為了全面實現城建檔案的集成化，可視化管理提供廣闊的發展空間。
（四）通過數字化建設，用于實現城市建設信息的遠程數字服務與利用，現在我們可以使用網絡，直接登錄城市建設信息服務，網站進行相關信息的調查，為社會公眾暢通的檔案利用渠道提供了有效的方法，與此同時各級領導以及相關部門能夠更為直接的了解城市建設的相關信息，并且，對此進行有關調查與決策，這樣就可以避免重復以及鋪張浪費的投資與建設。
（五）對城建檔案工作的內在價值發展進行開發利用，為城市的規劃，建設與管理提供具體、準確以及全方位的保障，使城建檔案館真正成為城市規劃以及建設的信息中心。
四、城建檔案信息化建設的近期主要任務
對當前高速發展的城市來講，數字城建檔案館的建設是一項極具有戰略意義的工程，它不單單是城市的基礎平臺建設工程，同時它也是城市信息化水平的提升工程，數字城建檔案館必將成為檔案館的發展的方向，建設好這樣一個工程對我們的意義重大，對社會的影響對人們將來的的生活都起到一定的作用。
（一）從城建檔案工作實際出發，充分發揮建筑規劃機構職能
城建規劃機構需對土地、勞動力、資金等資源根據城市發展需求進行規劃補給的綜合管理機構，建筑規劃機構需根據不斷發展進步社會獲取豐富、全面、準確信息作為建筑規劃基礎，而建立完善的建筑規劃信息網絡系統，可以提高對收集資料和數據整理和歸納效率，更好對相關數據進行科學處理；筑規劃信息網絡系統建立，可充分提升建筑規劃機構職能發揮。
（二）加速數字化進程
建立積極開展和探索電子檔案接收與管理，讓建筑規劃設計者能夠知曉公眾實際喜好和需要，讓我們加強對電子文件的形成和收集還有積累等鑒定、歸檔的監督與指導，以及電子文件的歸檔管理，加大對城建電子檔案的接收力度。
（三）整合資源，優化服務
創建城建檔案特色數據庫，建立基礎的地理信息數據庫和地下綜合管線數據庫以及規劃審批成果數據庫，同時建立最重要的竣工項目數據庫和城市規劃方案數據庫，聲像資料數據庫等等多種。
數字時代，知識經濟呼喚數字化檔案館早日成為現實，建設數字化檔案館是檔案信息化發展到一定程度必然進入的軌道，也是城建檔案館發展的方向。除具有傳統的檔案及其相關的管理知識外，還要掌握新技術尤其是現代信息技術和網絡技術，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展走向正軌，為現代化城市建設的需要，以及構建和諧社會的需要，做出貢獻。
參考文獻：
[1]《山東省檔案條例》 2004年4月2日
[2]《城市建設檔案管理暫行規定》 1987年 11月 8 日
[3]《日照市城市建設檔案管理辦法》 2008年2月3日
第4篇：檔案管理的必要性范文
在抄核收工作中，工作人員有時發現需要客戶攜帶資料辦理相關業務來完善管理，而山于紙質檔案資料的各種問題，導致這些業務遲遲未能辦理，嚴重影響抄核收工作的開展，因此建立客戶檔案電子化管理對抄核收工作十分必要。本文將通過抄核收工作中遇到的問題，對檔案管理現狀進行研究，進而詳細分析客戶檔案電子化管理的必要性和可行性，并提供初步的實施方案。
2檔案管理對抄核收工作的影響
2. 1抄核收工作與客戶檔案的聯系
抄核收人員在現場工作時，需要核對資料中的客戶姓名、地址、表號、用電類別等數據與現場是否一致;核對計量裝置與記錄是否相符;對電能計量裝置的運行和完好情況進行檢查;核對電能表安裝位置是否正確;核對電能表是否長期未使用等。如發現以上涉及到改名、改類、遷表、銷戶等方面的情況，需通知客戶帶相關資料辦理業務。
2. 2客戶無法提供檔案資料的原因
根據以上情況，客戶需要辦理相關業務，但客戶不一定能提供到所需資料，出現這種情況主要有兩方面原因:
2.2.1客戶方面。(1)客戶不愿花時間尋找繁雜的資料;(2)客戶遺失資料需另補辦，因程序繁瑣、難以證明等原因而放棄。
2.2.2供電部門方面。(1)紙質檔案的管理具有一定的時效性且容易被損壞而導致客戶資料遺失; (2)客戶檔案存放的順序比較混亂而難以尋找;(3)檔案員因工作繁瑣而拒絕調閱檔案。
2. 3建立新型的檔案管理對抄核收工作的重要性
鑒于以上原因，客戶或者供電部門無法提供辦理相關業務所需的資料，導致業務遲遲未能辦理，嚴重影響抄核收工作的順利開展。而這兩方面的原因都是山于紙質檔案的局限性引起的，如果不能解決好，這方面的抄核收工作就會毫無規范，為此建立一種便捷和高效的檔案管理對抄核收工作非常重要。
3客戶檔案管理的現狀與存在的問題
3. 1紙質檔案管理的現狀與缺點
傳統的檔案管理模式是實行就地、屬地化管理，將客戶的檔案資料以紙質形式，分門別類存放在檔案室，但它具有很多缺點:
3.1.1對保存環境要求高。紙質檔案易黃、易脆、易粘，對溫度、濕度要求極高，另外還要注意防火、防水、防蟲、防鼠、防霉等。
3.1.2易遭受人為毀損。紙質檔案極易受到磨損、撕毀、遺失，甚至遭到人為故意損壞，這對檔案的安全構成極大的威脅，無法充分保證檔案的完整性。
3.1.3不能實時共享資料。處理口常工作往往需要多人同時查詢各種數據資料，但傳統的紙質檔案是分門別類存放在檔案室，只能供一人翻閱。
3.1.4查找速度極慢。紙質檔案的查詢通常需要身份驗證、檔案檢索、檔案取出、檔案翻閱、檔案歸還等程序，需要較長的時間以及花費較大人力。
3.1.5占用大量儲存空間。檔案通常采用櫥柜的形式存放，并且櫥柜之間必須保留較大的空間。隨著客戶檔案信息量的不斷增加，占據空間越來越大。
3.1.6缺乏安全有效的備份。傳統的檔案利用都是基于紙質文檔原件，而紙質文檔原件無時無刻不面臨各種威脅，迫切需要安全有效的備份。
3. 2目前對檔案管理的需求
現有的檔案業務辦理及用戶體驗依舊存在諸多不足的地方需要改善，需要一種新的平臺來承載實現這些優化，這些不足圍繞用戶需求體現出來(見圖1)。
3.2.1完善業務辦理流程，提供工作效率的需求。
3.2.2提高業務辦理速度，掃描速度，閱讀速度的操作需求。
3.2.3實際業務中，快速檢索查詢的需求。
3.2.4避免紙質檔案遺失、損壞等所造成的客戶資料管理的需求。
3.2.5數據的計算機、管理系統存儲和備份檔案的需求。
3.2.6檔案信息實現安全性、穩定性、不間斷運作的保障需求。
4實行客戶檔案電子化管理的必要性和可行性
基于各方面的需求特性，客戶檔案電子化管理可完全滿足這些條件?？蛻魴n案電子化管理是指通過電子化技術手段，采用海量儲存技術和計算機網絡技術，把所有檔案以電子文檔的形式儲存、分類及查詢，提高數據查詢的效率，實現快速查詢客戶信息，有效提升了客戶檔案可視化管理水平的操作管理。
4. 1實行客戶檔案電子化管理的必要性
檔案電子化管理是對現有紙質檔案管理進行的一項改革，不僅對抄核收工作帶來好處，而且對整個檔案管理工作都是意義重大的(見圖2)。
客戶檔案電子化管理降低保存成本，簡化工作流程并可以為相關人員提供方便快捷的信息查詢，有力推進了檔案管理科學化、規范化、精細化;對查閱檔案之類的工作，直接在計算機查找搜索就能完成，提高工作效率，并為提高服務質量做鋪墊，提升企業形象。當抄核收工作需要客戶辦理業務時，只需調閱出電子檔案資料，通知客戶辦理即可。
4. 2實行客戶檔案電子化管理的可行性
為實行客戶檔案電子化管理，需要落實步驟是:組織+模式+環境+實施。
4.2.1組織:領導統一目標立項、成立項目小組、組織推廣與維護隊伍建設。
4.2.2模式:根據業務需求開發檔案電子化平臺，檔案信息從載體錄入到保存與查閱均采用電子化手段運作。
4.2.3環境:提供財務支持、自上而下推廣應用，明確項目人員分工。
4.2.4吐實施:設定運作流程制度與實施計劃，先試點再逐步全面推廣，最終以實現電子化檔案系統全面運轉和取消不必要的紙質檔案為目的。
具體實施步驟如下:(1>領導統一目標，以成立項目小組的方式運作，確定成員，明確分工。需購買相關平臺軟件，并與軟件公司達成合作共識，同時對客戶檔案運作流程進行詳實調研，提出標注與開發需求，明確目標，開發合適的平臺;(2>在購買存儲設備上要結合實際需要購買設備，提供合適的機房環境與電力設備;(3)平臺的應用需要規范制度與流程作為保障，比如對相關崗位操作人員進行績效考核，同時制訂專門的推廣計劃及開展對使用人員的培訓等。
4. 3實行客戶檔案電子化管理可能存在的問題以及解決措施
4.3.2設備購置成本高。實行客戶檔案電子化管理需要購置的設備主要有服務器或存儲器、電腦、復印機等，花費不少，需評估可行性采購方案，然后購買滿足平臺的設備。
4.3.2開發前期需花較大的人力物力。公司在未能滿足系統管理平臺自研開發的情況下，需對平臺開發商進行招標。在這個過程中涉及到意向達成、合作期限、合作方式、需求確認、系統設計、驗收標準、平臺后期維護、收費標準等協議的落實，需要不斷進行協調。
4.3.3設備存在故障風險。用來承載檔案資料的電子設備可能會發生故障，必須做好電子檔案數據的備份恢復工作，備份技術能保證關鍵信息在發生災難性故障后得以恢復，對此在系統建設時需要對設備功效進行詳細考慮。
4.3.4吐電子文件的原始信息存在被刪改的風險。要通過采取技術處理將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。
4.3.5電子化管理改革需要一定時間推進。實行檔案電子化管理不是一蹦而就的事，應使紙質和電子檔案逐漸接軌，同時需分別在紙質和電子檔案中注明對應的文件號及存地，以便參照互補，建立相互準確的標識關系。
5檔案電子化管理應用的成功案例
財政局:2009年，云夢縣財政局以目標管理推進檔案業務規范化建設，加強電子檔案管理系統的推廣應用，加大檔案安全保護力度，增強檔案電子化程度的開發利用功能;全縣的財政所檔案管理全部達到省一級水平。2009年底，財政局機關檔案管理順利通過省特級驗收。
供電企業:2011年12月9口，開封供電公司客戶電子檔案管理系統正式運行，該系統擁有完整的客戶檔案信息，能清晰反映出客戶用電管理的全過程，可以方便地從系統中查詢受理申請、供電方案、業務收費、受電工程設計審查、竣工驗收、送電等各環節的工單內容，實現客戶業務檔案的全痕跡管理。
以上案例說明檔案電子化管理模式已被應用到政府機關和企業的口常工作中，是適應檔案管理現代化的趨勢，也是新形勢下對檔案管理工作的新要求。
第5篇：檔案管理的必要性范文
實現檔案管理現代化,是我國社會主義市場經濟發展的必由之路。加強檔案管理現代化是我國社會主義現代化建設的組成部分，是社會發展的必然趨勢。檔案管理的現代化就是應用現代管理的理論、方法，對檔案和檔案工作實現科學管理，提高工作效率和效益，以滿足社會政治、經濟、文化發展對檔案管理工作的要求。這就需要廣大的檔案工作者積極開拓，以先進的管理技術和現代化的手段科學管理檔案，迅速準確而有致的為社會現代化建設服務。
一、檔案管理現代化的內容
檔案管理現代化是當今世界檔案事業不斷發展、不斷創新、不斷實現的過程，是新時期檔案事業發展的必然趨勢。也是檔案事業快速發展的必由之路。隨著信息化時代的到來，信息化從理論方式到技術手段，都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程。
1.檔案資源信息化。21世紀，信息化已成為各行各業現代化的核心與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。因此信息化是新時期檔案管理現代化的核心內容。
2.檔案管理現代化?，F代化的檔案管理要求必須以創新的思想和觀念來開展。與檔案管理現代化相對應的是傳統手工管理模式。傳統的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統計和提供利用等諸環節?，F代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環節以監控信息為核心。因此要實現檔案管理現代化，就要改變檔案管理模式，提高檔案管理水平，針對檔案管理工作的特點，改變傳統的手工檢索查檔方法，以智能化的計算機管理檔案，以數字化的信息技術提供利用服務，提高檔案現代化管理的整體水平。
3.檔案管理標準化。檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準與規范，制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。
4.檔案利用現代化。保管檔案的目的在于利用。隨著檔案 管理信息化的發展，以數字化、網絡化手段提供優質高效的檔案信息服務，已經成為檔案工作的方向和重點。未來的檔案館是一種以電子計算機和通訊網絡聯系起 來的檔案館的集合。它將使檔案館走出自我封閉，從有限開放到全面開放，為社會各界提供最快、最新、最準確的檔案信息服務。
二、加快檔案管理現代化的必要性
1.知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
2.依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義?？傊?，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。
3.知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅意味著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。
4.知識經濟時代，對檔案工作蛇的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員一方面要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能推動檔案事業發展。
三、加快檔案管理現代化的對策
1.要加強檔案信息素質教育，加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。
2.要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。
3.要強化服務意識，拓寬服務領域。要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務餓軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜。
4.培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。
面對我國檔案事業建設與發展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，培養一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現檔案信息化，推動檔案工作的改革。
參考文獻：
[1]錢云祥，陳曉春，陳明.關于檔案管理現
第6篇：檔案管理的必要性范文
關鍵詞：勘察設計；檔案資料管理；電子信息化
近年來，電子信息不斷普及，這就為檔案管理創造了良好的發展機遇，檔案管理工作越來越向著信息化、專業化、數字化方向發展，而勘察設計單位的檔案管理工作也必須適應信息化時代大環境。如今，勘察設計單位的檔案管理工作已經難以適應社會經濟的發展，所以勘察設計單位檔案管理工作必須適應時代要求，實現勘察設計單位檔案資料管理電子信息化。本文是就勘察設計單位檔案管理電子信息化的必要性進行論述。
1 勘察設計單位勘察設計單位檔案資料概況
勘察設計是每一項工程必不可少的環節。近些年我國經濟不斷發展，基礎設施也在不斷完善，各項工程也不斷進行著，勘察設計單位也隨之得到長足發展。而檔案管理作為勘察設計單位工作的重要組成部分，在勘察設計單位工作中有著重要作用與意義。
勘察設計單位的檔案主要涉及人事檔案以及勘察資料檔案兩部分，人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。勘察設計單位人事檔案則是國家人事檔案的組成部分，是勘察設計單位工作人員在進行工程勘察期間的出勤、工作及各種創新獎勵、榮譽的真實歷史記錄，是勘察設計工作人員工作及其今后選拔、任用、考核的主要依據?？辈熨Y料檔案是勘察設計單位在勘測、規劃、設計活動過程中收集的資料，包括圖表、聲像、圖紙、文字以及計算性形式保存的勘察材料?？辈熨Y料檔案是勘察設計單位工作成就的歷史記錄，是勘察設計單位非常寶貴的信息資源，勘察資料檔案是勘察設計單位發展的重要保障。
2 勘察設計單位傳統紙質檔案
紙質檔案是勘察設計單位傳統的檔案管理方式，其地位不斷受到新型的檔案載體的沖擊，其弊端缺點在科技不斷創新的當代表現也越來越突出，很難適應當代勘察設計單位檔案資料管理的需要。1、紙質檔案受環境因素影響大。在高溫、潮濕、光感強、有有害氣體的環境里，在氧化劑的作用下紙質檔案容易發生氧化反應，氧化紙張，使其受損變碎，從而損害了紙張上的檔案資料，變得模糊，使其失去了其價值，這對勘察設計工作帶來了巨大的損害，影響了工作進程。2、在勘察設計中會有大量資料與數據，紙質檔案儲存會產生大量的紙張，這樣便會占有大量的儲存空間。而勘察設計的檔案類型多種多樣，各種分類就會需要不同的檔案室與檔案架，這些檔案室與檔案架的設置需要大量的資金。3、勘察設計方案資料多種多樣，紙質檔案管理方法對這些勘察設計方案資料分類需要消耗大量的人力、物力、財力，同時對檔案管理者也是一種負擔。4、勘察設計的紙質檔案資料甚多，攜帶不便而且受災害影響也大，遇到自然災害或人為災害時，會有巨大損失，不容易挽回。
3 勘察設計單位電子信息檔案
3.1 概況
電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位?？辈煸O計單位的工作人員將收集的資料以計算機光盤、磁片等化學磁性材料為載體，儲存在云盤或磁盤里。
3.2 特點
1、檔案信息的非人工識讀性：電子檔案不需要人工識讀，它由計算機儲存制作而形成，它通過計算機解碼裝換成人們能認識的符號字體然后被人們認識和使用。
2、檔案信息存儲的高密度性：電子檔案儲存在虛擬的空間里，它以磁盤和移動硬盤為載體，儲存空間大，可以儲存海量的信息。但不占用與其比例相等的空間，便于攜帶查閱。
3、檔案信息與載體之間的可分離性：電子檔案儲存在虛擬空間里，可以沒有固定現實位置，不需要通過紙質載體來傳輸，其以非實體的方式進行管理加工、復制傳輸、攜帶閱讀。具有超時空的共享性。
4、多種信息媒體的繼承性：電子檔案繼承了各種信息媒體的特點，它把文字、圖像、動畫、聲音等匯聚一身，方便了勘察設計工作人員的查閱。
5、電子檔案對系統依賴性：電子檔案是需要高科技支持，它的儲存與閱覽需要電子軟件與硬件來實現。
4 勘察設計單位電子檔案較傳統紙質檔案的優勢
4.1 共享性
勘察設計單位電子檔案的共享性是指同一份電子檔案超越時空，不受時空限制，實現電子檔案的共享。而紙質檔案大多是獨份，有固定的時空限制，難實現共享。
4.2 多樣性
勘察設計的電子檔案形式多樣，有文字，有聲音，有動畫及視頻，以多種形式呈現在需求者面前，而且電子檔案易于修改，如改變其格式、內容、及錯誤點，使電子檔案變得更加靈活便攜，使用效率大大提高。而紙質檔案形式單一，對紙質檔案的修改不易進行。
4.3 經濟環保性
科技進步，電腦應用也隨之普遍，因此勘察設計的電子檔案是既經濟又環保的有效手段。電子檔案在網絡環境下，利用電腦網絡的虛擬性擁有虛擬的儲存空間，其通過電腦網絡的共享性來實現電子檔案的傳輸與利用，從而減少了資源的浪費；而紙質檔案需要大量的紙張與人力去整理，這樣既不經濟又不環保。
4.4 保護原件性
電子檔案再利用時可以減少文件的損耗，方便使用者重復使用，而紙質檔案受各種因素影響容易損耗原檔案的資料，不利檔案的保存。
4.5 便于傳輸性
電子檔案可以通過網絡虛擬傳送，穿越時空限制進行電子檔案的傳輸，大大提高了檔案信息資源的可用性。而紙質檔案需要多種傳輸媒介，而且有時間的限制，不利提高檔案利用效率。
結論：從上述的論述與對比我們可以明顯看出勘察設計單位檔案電子信息化的優越性，它是傳統紙質檔案所無法比擬的，因此勘察設計單位檔案資料管理實現電子化信息化是勘察設計單位檔案管理工作的內在要求，是適應時代要求的，是非常必要的。
參考文獻
[1] 中華人民共和國國家檔案行業標準歸檔文件整理規則.中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準，DT/T22-2000
[2] 楊策媛、秦艷.《電子檔案的特點與管理》，2011
第7篇：檔案管理的必要性范文
關鍵詞：檔案管理；現代化；基礎工作
一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：
檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多、案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、檔案管理基礎工作存在的主要問題解決辦法
（一）實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2.重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3.結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4.統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
5.規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
（二） 加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1.分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2.分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3.分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
參考文獻
第8篇：檔案管理的必要性范文
【關鍵詞】：數字化 檔案管理 內涵 必要性 優點
信息技術的高速發展和推廣應用使信息產業成為國民經濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產業之一，與此同時信息技術的發展與廣泛應用使檔案數字化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案管理部門應提高網絡信息社會條件下檔案信息管理的服務和創新意識，增強責任感和使命感，提高檔案管理者駕馭數字化檔案信息系統的技能，推進各級檔案管理工作數字化標準體系建設，實現檔案管理與科技、時代的同步發展。
一、數字化檔案管理的內涵
數字化檔案管理是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興檔案管理技術。它是一個建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，利用數字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網絡為技術設施的超大規模、分布式數字信息系統管理。
二、檔案管理數字化的必要性
1.檔案管理數字化是經濟社會信息交流的必然需求
隨著經濟社會發展，社會各階層對檔案信息的需求日益增長，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層、各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁，人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流的平臺，實現檔案館際之間的檔案信息資源共享。當前，數字化、電子網絡技術日新月異，在社會各界得到廣泛應用，實行數字化檔案管理的需求不僅現實而且迫切。因此，實現檔案管理數字化，是滿足經濟社會各階層對檔案信息資源需求的必由之路。
2.檔案管理數字化是實現政府信息公開的迫切要求
《中華人民共和國信息公開條例》對檔案信息開放提出了新的挑戰，如何保障政府信息公開的順利實施是各級檔案館面臨的現實挑戰，同時也是一種發展機遇?；跈n案館在保存政府公開信息方面具有的責任和優勢，檔案信息管理無疑應該對政府信息建立完整的數據庫，為社會各界對政府公開信息資源的需求提供便捷有效地檢索、查詢和服務。實行檔案管理數字化可以促成檔案數字信息庫與政府網站的對接，大大方便社會各界對政府公開信息的查詢需求。
3.檔案管理數字化是實現檔案管理現代化的重要手段
當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐，瞄準社會對檔案信息資源的需求加快創新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統檔案管理止步不前，守著“金山”找飯吃，無疑是不現實的。因此，檔案工作只能堅持與時俱進。積極改善檔案管理工作，加快服務創新，最大限度地發揮檔案信息的增值作用，服務社會需求是各級檔案管理部門的必然選擇。數字化檔案管理作為檔案管理現代化的重要手段，使計算機通訊技術、網絡數字技術以及多媒體技術等現代科技在檔案管理中得到廣泛應用，必將促進檔案信息管理的巨大變革，也必然會促進實現檔案管理現代化，滿足社會各種對檔案信息資源的需求，提升和發揮檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
三、數字化檔案管理的優點
1.節省存儲空間，信息管理數字化
利用計算機的存儲空間，可以將紙質檔案以數字形式存儲在計算機內部，這就可以避免大量的紙質檔案資料的堆積，轉化成數字形式存儲于計算機內的檔案信息，不會因為長時間存放及翻閱而損壞或丟失。同時采用先進數字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點。
2.提高檔案信息利用率，實現資源共享
檔案信息數字化后，可使檔案信息順利地與最新技術接軌，充分利用和發揮現有計算機及網絡的功能，將檔案信息成果通過網絡發送給各級領導及各個部門，可以提高檔案信息的利用率。同時通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，實現檔案館館際互借和文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。
3.縮短檔案查找時間，實現信息管理智能化
檔案信息數字化后，能迅速的通過相關字段查找所需的檔案信息材料，大大縮短檔案的查找時間?？梢允估谜哌\用超文本及多媒體技術進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。
4.節約成本，提高工作效率
實施檔案信息數字化后，檔案管理人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率，從而節省大量的人力、物力和財力資源。
5.縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。
手工檔案信息加工通過選題、選材、編輯、出版這一流程來實現，從文件資料形成到二次檔案信息的出版時間長，造成信息過時，導致檔案信息的應用價值受到嚴重影響。檔案信息數字化?？芍苯永脵C讀形式的檔案，利用計算機的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次檔案信息，大大提高了檔案信息的時效性。
結束語：
隨著社會發展水平和科學技術的進步，檔案越來越引起人們的重視，近年來我國已在各個省市陸續啟動了中國數字化檔案館工程，一個覆蓋全國、功能強大、方便快捷的數字化檔案管理網絡正悄然形成。我們完全有理由相信，在科學發展觀的理論指引下，我國的數字化檔案管理一定可以不斷地取得成功。
參考文獻：
[1]張予軍.芻議數字化檔案管理[J].蘭臺世界，2011(8)
[2]劉惠霞.淺談數字化檔案管理[J].交流，2011（12）
第9篇：檔案管理的必要性范文
首先，電子文件的大量產生，改變了傳統文件載體的結構。隨著現代辦公自動化的廣泛應用，文件的載體結構正逐步發生變化，紙質文件比例下降，光盤、磁帶等電子類介質的比例增加。電子類介質具有存儲量大、體積小的優點，是紙介質所無法比擬的，科技的更新使電子類介質的壽命、性能和容量不斷得到提高，這些因素在很大程度上削弱了文件中心賴以存在的基礎―――節省空間的優勢。同時，計算機技術的廣泛應用，提高了文檔管理的效率，從而也使文件中心節省人力的優勢不再突出。
其次，文件與檔案一體化的實現，也對文件中心的建立產生影響。文檔一體化包括兩個層面的一體化，一是在一個機關內部文件與檔案管理的一體化，二是在機關與檔案館之間文件與檔案管理的一體化。在現代辦公自動化出現前，在一個機關內部，紙質的文件和檔案，先后存放于機關文秘部門（或業務部門）與機關檔案室，在時空上是分離的。但隨著電子文件的產生，文件和檔案在形式和內容上，比紙質文件和檔案更難以去分，甚至完全“合二為一”，隨著網絡技術的應用，機關文秘部門（或業務部門）與檔案室的文件和檔案管理，才真正走向了一體化。機關內部文檔一體化的實現，無疑模糊了傳統文件的運動軌跡，模糊了傳統的文件產生部門和檔案管理部門之間的界限，這就使機關專門的檔案管理部門的獨立性下降、地位被削弱，而文件中心這種作為過渡型的機關檔案管理部門，其建立的必要性也因此被削弱。
第三，數字檔案館的建立，同樣也削弱了文件中心存在的必要性。數字檔案館作為現代信息技術環境下應運而生的一種新型檔案館，具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
數字檔案館的出現，為實現上述所說的第二個層面的文檔一體化創造了條件。盡管文檔一體化并不是數字檔案館出現后才提出的新問題，多年前檔案界就已開始了研究和實踐。但是，在數字檔案館、傳統檔案館兩種不同的環境條件下，文檔一體化的實現卻是有區別的。對于傳統檔案館，館藏來源主要是接收機關移交的檔案，而且主要是紙質形態檔案，按有關規定，其進入檔案館的流程是，在機關文秘部門或業務部門產生后，到了第二年通過立卷歸檔進入機關檔案室，直至10年或20年后才進入同級檔案館。可見，文件轉化為檔案在時空上是分離的，也就是說文件產生以后還不能馬上轉化為現實的檔案館藏資源。因此，對傳統檔案館而言，文檔一體化管理，只是兩者管理方法、標準的一體化，它主要強調檔案部門要提前介入文書工作，實行前端控制，但由于政策規定和技術局限（未實現網絡化），還難以實現真正意義上的文檔管理完全一體化。
而數字檔案館所具有的虛擬性、網絡化特點，不僅能把所有的檔案館聯結在一起，而且同時還把各機關的文秘部門、檔案室聯結在一起，在文件（電子文件）形成辦理后立即給予鑒定、歸檔，成為數字檔案館的館藏資源，瞬間實現了文檔一體化管理。可見，數字檔案館的建立，同樣模糊了各階段文件的界限，模糊了文件形成部門、檔案管理機構之間的界限。因此，隨著現代信息技術的應用，文件轉化為檔案的流程將日益縮短，檔案管理的中間層次（部門）將逐步精簡，這是大勢所趨。由此可見，在網絡化時代，文件中心這種過渡型的檔案管理部門，其存在的必要性就要大打折扣。
