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(一)學籍管理制度的制定缺少法律規范
隨著高等教育體制改革的深入和發展,成人高校學籍過程管理成為人們日益關注的問題,相比之下,對成人高校的角色定位、學籍管理制度效力、責任等問題卻很少有人論及。目前,高校與學生法律關系模糊,高校學生管理制度中的法律性質不明確。由于缺少有效的立法協調機制,學籍管理制度制定過程缺乏法律支撐與指導,導致制定制度不嚴格、不民主,執行制度缺乏效力。
(二)管理制度不健全,制度發展不均衡
成人教育學籍管理制度一直借鑒《普通高校學生管理規定》和《高校學生行為準則》的規定。雖然從管理模塊上看,成人教育與普通高等教育相同點較多,但普通高校是培養全日制學生,而成人教育的教學不僅局限在校內進行,還在函授站進行,成人教育的學習形式多樣,教學方式、學籍管理、學生管理都與普通高校有很大的差異。此外,成人學籍管理制度基本是以省(市、自治區)為單位制定的,在入學報到期限、成績考核、轉專業與轉學、學制、休學、退學等要求方面,各省之間有很大區別。例如,廣東省教育廳會對成人學生部分科目進行統考、抽考,而在許多省,統考和抽考一般由高校統一安排。這些制度的差異,折射出成人高等教育發展的不規范。
(三)政府權限集中,執行制度手續繁瑣
轉專業、轉學是學籍異動的兩個主要方面。隨著成人教育的發展和改革,多數省(市)對于轉專業和轉學的要求都逐漸降低,辦理手續簡化,學籍異動的管理更加人性化,除體育、藝術類等專業外,理工學科范疇、文史學科范疇內部都可以互轉。從政策執行的角度上看,因為成人高校學籍管理部門熟知本校學生情況,了解學生動態,許多省份成人高校都有轉專業的審批權,再報送省教育廳備案即可。個別省份對于轉專業的學生要求較為嚴格,各高校的管理權限小,學生入校后發現報考專業不適合自己長遠發展,因轉專業手續繁瑣,學生學習積極性降低,甚至退學。雖然學籍管理制度對轉學進行了規定,但是如果細化轉學手續,轉學手續難度高。即使轉學不轉專業,各高校的專業目標、專業定位不同,教學計劃、課程設置都有很大區別,甚至課程成績、學分相互得不到認可,給轉學者造成困難。
(四)剛性學制束縛學習積極性
經本文調研,成人學生中許多是在職工作人員,參加成人高等教育學習的主要目的,有18%是為了取得文憑,有68%是為了提升專業知識水平,學生不僅看重學習時間的長短,還很看重教學水平的高低。目前,高中起點專科和專科起點本科的成人教育學制為3年或者2年半,高中起點本科教育學制為4年或5年。在剛性學制的時間限制下,一些學生只能按教學計劃要求按部就班完成學業,降低了學有余力學生的學習積極性。許多成人高校學制仍舊以剛性學制為主,教學模式單一,照搬普通高校課程大綱,缺乏對學生個性化指導,公共課較多,專業課程理論教學和實踐工作脫節。
(五)制度執行程序不夠嚴格,缺少法律規范
學籍管理制度不健全,程序規定不規范,必然導致執行程序不嚴格,從而引發高校學籍自主管理權與學生受教育權的沖突,發生了一些不該發生的制度執行問題。例如,個別成人學生因未被授予學位而狀告母校,主要是由于高校形成處分決議后,沒有將處分決定告知學生,也未告知其應有的相關權利和申訴渠道,制度執行不規范。有些學生或者家長法律意識淡漠,常為解決某一問題擁堵學校大門,甚至采用更激進的措施。沒有科學合理的學籍管理制度和正當程序,無論是學校的“執法均等”還是學生合理合法的請求、選擇、知情權益就難以得到保障和維護。缺乏法律依據的行為不僅損害了成人高等教育各方權益,還嚴重影響了成人高等教育制度的約束力和執行力。從長遠分析,則可能對成人高等教育事業持續發展造成不良影響。
二、改革策略
(一)學籍管理制度納入法治化軌道
為順應高等教育改革和發展的需要,成人高校應以國家制度規定為依托,依法治校,從法律視角分析現階段成人學籍管理制度的不完善性,逐步規范、細化各種制度,構建適合成人學籍管理的管理制度,做到學校要有管理自,學生要有受教育權。尤其是對學生轉專業、轉學、休學、復學、退學、畢業、結業等要求堅持以生為本,既保證學生受教育權、申訴權,又要從學校自主管理角度出發管理和約束學生。因此,完善健全的學籍管理制度是開展各項工作的前提。
(二)健全學籍管理制度,簡化執行程序
目前,各省制定的成人學籍管理制度差異性大,有的省份由教育廳制定并出臺了成人高等學校學籍管理規定等一系列制度,也有的省份沒有出臺具體的成人高等學校學籍管理規定。為保障成人高等教育的可持續發展,各省應逐步健全成人高等學校學籍管理制度,使各成人高等院校及其函授站“有法可依”。同時,省級主管部門在細化、落實教育部規定,制定本省學籍管理制度時,不僅要考慮到省內成人高等院校的實際情況,還要從成人函授站分布、制度執行性的角度出發,考慮到省級學籍管理制度的貫通性。這不僅能促進各省成人高等教育的均衡發展,還能保證各成人高校學籍管理工作的良好銜接。
(三)細化學籍管理制度,完善學籍管理體系
健全學籍管理制度體系,應重點加強以下制度建設。
1.成績考核要求
成人學生基本上按照學校的教學計劃統一上課,但各高校對于考試和考查課程的比例要求存在很大差異。因此,在制定學籍管理制度時,應該以條款的形式對課程分類、考試和考查課程比例做必要說明,對考核形式、成績評定依據、標準要有明確的規范和闡述。同時,還要保證制度的規范性和可執行性。
2.轉專業制度
在轉專業要求方面,根據教育部“學生可以按學校的規定申請轉專業”的規定,省級主管部門在批準學生是否可以轉專業方面,應該給予學校自主管理權限。從教學管理的角度考慮,學校了解學生實際情況,可以結合學生培養效果、學習需求進行轉專業,這也是保證正常教學管理的重要手段;從學生管理角度考慮,公平、有效轉專業是維護學生權益的重要體現。同時,高校在制定轉專業細則方面,既要緊密依據教育部的規章制度行文,又要結合專業特點、專業定位制定條款,細化學生申請轉專業的范圍、申請條件和流程,明確轉專業在學科門類、學歷層次、學籍狀態界限以及課程補休與免修要求。
(四)強化教學改革,落實、實行彈性學制
彈性學制是指學生有一定選擇性的學習,由學生結合自身情況和學校培養方案制定自己的學習計劃,其學習年限也有一定伸縮性。彈性學制的落實應用,需要有一系列完善的制度規章作保障。目前,許多成人高校在試行彈性學制,但教學安排、考試安排、學籍管理制度都沒有緊密契合彈性學制的安排,造成了學制只延長不縮短。因此,真正落實應用彈性學制,把“彈”字作為學籍制度建設、教育教學改革的核心,是現階段成人高等教育學籍管理制度的發展方向。
(五)嚴格執行學籍制度,正確行使高校權限
要管理社會各種公共事務,需要政治學、社會學、經濟學、心理學和法學等學科的專業知識。行政管理學就是綜合了這些學科的基本知識,自成體系,形成一門實踐性很強的應用學科。筆者在臨滄師專從事機房的管理工作,尤其覺得行政管理對我們開展工作影響極大,特別是科學的行政管理對提高機房管理工作實績至關重要。為此,結合自己的工作實際,從以下幾個方面簡要談談對高校機房的科學行政管理。
一、提高機房管理人員工作效率方面的科學行政管理
高校機房的管理涉及課程教學過程中的管理、課后的設備管理、維護維修等管理任務。許多高校機房管理分工越來越細,越來越明確,相應的管理人員也就越來越多,甚至造成管理崗位設置不合理,所以科學的行政管理對高校的發展起著不可估量的作用。科學的行政管理能合理安排管理人員的工作時間,使管理人員人人有事可做、責任到人,最終將高校機房管理人員的工作效率和工作任務有機地結合起來。那么,如何將提高高校機房管理人員的工作效率和工作任務有機地結合起來呢?那就需要科學的行政管理。
1.制作一份便于實施的工作計劃。對于平時的日常管理工作,應先制定一份工作計劃,計劃在先,心中有數才能使工作有條不紊。高校要有機房管理的工作計劃,無計劃工作是盲目的、無目的的,是不允許的。對于高校來說,制定機房管理計劃的依據是機房的教學計劃或機房的課程表。制作計劃的周期定為一個學期,但應將機房管理的計劃分解為日計劃和周計劃。因為高校教學是以周為周期安排的,而機房設備故障卻呈現出臨時性,設備維護需每天進行。每個工作日結束的前半個小時,先盤點當天計劃的完成情況,并整理第二天計劃內容的工作思路與方法。一般來講,機房管理人員會盡力完成當天的工作,因為當天完不成的工作將不得不延遲到下一天完成。這樣必將影響下一天乃至本周的整個工作計劃,從而陷入明日復明日的被動局面。在制定日計劃的時候,必須考慮計劃的彈性,不能將計劃制定在能力所能達到的100%,而應該制定在能力能達到的80%,這是由管理者的工作性質決定的。因為,管理者每天都會遇到一些意想不到的情況,如上級臨時交辦的任務。如果每天的計劃都是100%,那么,在完成臨時任務時,就必然會擠占已制定好的工作計劃,原計劃就不得不延期了。久而久之,計劃就失去了嚴肅性,機房設備不能及時修復,將大大影響機房的使用。將管理工作分類。分類原則主要包括輕重緩急原則、相關性原則、工作屬地相同原則。
輕重緩急包括時間和任務兩方面的內容。很多時候管理者會忽略時間的要求,只看中任務的重要性,這樣的理解是片面的。相關性主要是指不要將某一件任務孤立的看待。因為管理本身是一項連續性的工作,任務可能是過去某項工作的延續,或者是未來某項工作的基礎。所以,任務開始以前,應先向后看一看,再往前想一想,以避免前后矛盾造成返工。工作屬地相同原則指將工作地點相同的業務歸并到一塊完成,這樣可以減少因為工作地點變化造成的時間浪費,這一點對現場管理人員尤為重要。如果這一點處理得好,可避免在現場、自己的辦公地、其他部門以及其他教師之間頻繁接觸,既節約了時間,又提高了工作效率。例如我校為了節約時間,提高工作效率,對機房管理人員進行了分類,把機房管理人員分為課間值班人員、設備維護維修人員、設備管理人員等多種類型;同樣,管理人員也分為基層管理員、中層管理員、高層管理員等多個級別,且各級別的分工不同、工作性質也不同,但都具有專業性等特點。按時完成計劃內的工作。管理人員在接受工作任務的同時,都被要求在規定的時間內完成,常常將時間與質量兩個基本要求貫穿在完成任務的過程中。作為管理者,將任務完成的時間定在提交任務成果的最后一刻是很不明智的,這與上面提到的計劃的彈性是一脈相承的。因為,事情不會一味按個人主觀設定前進,當應提交的任務與臨時的事項沖突時,就只能選擇其中一項,不能二者兼顧。一個能按期按質完成工作任務的管理人員,即使不是天天加班加點,終日忙忙碌碌,也會讓主管覺得你是一個讓人放心的人,他不會天天追問你的工作進度如何。例如臨滄師專教務處每個學期制定使用機房的教學計劃,并將計劃分解到管理機房的現代教育技術中心和信息科學與技術系。現代教育技術中心和信息科學與技術系根據學校機房的基本情況以及教學的實際需求制定機房使用計劃和機房管理、維護維修計劃。機房管理員和機房高層管理員各盡其責:機房管理員按照上述兩種計劃,對機房進行課程教學過程中的管理、課后的設備管理、維護維修;機房高層管理員對整個機房管理工作進行追蹤、檢查,評價效果,并要求管理人員按時按質按量完成各自的管理任務,為師生提供滿意的服務。監督過程管理。因為高校機房管理工作涉及各個教學系、教務處、后勤管理處等多個部門或是崗位。由于這項特定的工作有很多中間環節,增加了協調的難度,所以管理人員在組織某項工作時往往只偏重于自己本身所應完成的職責,將工作傳遞到相關工作部門與工作崗位之后便聽之任之了,這樣就出現了工作總是不能按時完成的狀況。在檢查工作結果的時候,所涉及的中間環節會各自抱怨給予他的時間太短了,或者是某個中間環節耽誤的時間太久了等等,而工作結果只有一個,那就是你沒有如期按質按量完成工作,你的工作業績等級被打了折扣。所以作為一名高校機房的高層管理者,要把握工作的完整性。在事先給定各個中間環節完成工作量的同時,要經常關注他們完成的質量與進度,以避免其中的某個或是某些環節影響整體工作進度;要監督中間環節處理者按你的要求及時完成分管任務,這就應實實在在地進行過程管理。高校機房應實行首問負責制,設置分管校領導、主管部門負責人、機房管理負責人和機房管理員,形成層層管理模式,讓一級管一級,一級監督一級,自上而下,抓好細節督促,哪一個環節出現的問題,就追究哪一個環節管理者的責任,通過這些有效的科學管理,大大提高了管理人員的工作效率。因為對于過程管理的方法研究是永恒的,所以每個人只有有效地利用自己的時間才能有效地提高自己的績效。
1.院、系對學籍管理的重要性認識尚不足。
一定程度上忽略了學生學籍管理工作對提高學習積極性與教學質量的作用。
2.學籍管理制度滯后。
制度本身不夠嚴密,內容與時代脫節,規定老套,正在失去應有的權威性和可執行性。學籍管理在學校教育教學的基礎作用往往被忽視,認為學籍管理是一項事務性的工作。針對校情和學生實際情況制定相應的管理規定(或細則)內容不多,學籍管理一般不能有效地促進因材施教、不能適應現代化社會對人才素質層次多元化的要求。
3.學籍管理隊伍素質普遍不高。
學籍管理隊伍中,大都未經過崗前專業培訓,高教管理專業出身的人鳳毛麟角,而且學籍管理是一項具體細致、繁瑣復雜、工作量大的工作,需要耗費大量的時間和精力,但是待遇相對偏低,導致管理人員工作積極性不高,學籍管理的真正作用難以體現。
二、現階段學校學風建設中存在的問題與原因
1.基礎薄弱,自學能力差。
高職院校為了能招滿學生,加大了對口單招和自主招生的比例,而這些學生的基礎薄弱,沒有良好的學習方法,自學能力較差。進入大學,不能適應以自主學習為主的教育模式,因而學習散漫、難以形成良好的學習風氣。
2.學習目的不明確,動力不足。
一些學生的學習目的不明確,缺乏遠大理想,不知道自己為了什么而學,應該學什么。缺乏學習動力,學習懶散,甚至出現“混文憑”的錯誤傾向。
3.缺乏意志力,組織紀律性差。
有些高職生在中小學階段沒有養成良好的學習習慣,缺乏意志力,在大學自學時間較多,無人督促,更沒有意志力,曠課、遲到、早退現象屢禁不止,即使人在教室里,上課看小說、玩手機的現象也比比皆是。有些學生平時學習不努力,抄襲他人作業,考試前突擊復習。
4.對所學專業不感興趣,嚴重厭學。
有些學生是專業調劑進來的,有些學生所選專業是應父母的要求,有些學生在填志愿時對自己的專業并不了解,這些都導致學生對所學的專業不感興趣,產生厭學情緒。
5.學習壓力小。
高職院校為了提高就業率和畢業率,課程合格率相應提高,使學生的學習壓力減輕。學生學習缺乏壓力,學習氛圍也會隨之下降。
三、學籍管理和學風建設的關系
1.學籍管理在學風建設中發揮著目標導向的作用。
學籍管理對學生考勤、考試、畢業資格、取得學位資格等都作了明確的規定,學生在學習期間所學的內容以及學習所要達到的標準等也有明確的規定,只有那些達到相關規定要求的學生才能予以升級和畢業,對于達不到相關規定要求的學生建議退學、不準畢業,對缺勤和考試作弊的學生予以懲罰和處分等。學生根據學籍的相關規定進行學習,努力達到其相關要求,從而有助于良好學風的形成。
2.學籍管理在學風建設中發揮著檢查監督的作用。
學籍管理中規定對于無故缺考者、考試作弊者予以一定的懲罰,對于缺勤次數超過一定額度、作業不完成的學生不能參加該科考試,成績記零分。思想品德、學業成績優異者,學校給予獎勵。學籍管理通過考核和考試來檢查和監督學生,檢驗教師的教學質量。
3.保障作用。
科學的學籍管理,合理規劃教學內容、方法,能夠保證教學活動的正常進行、保證教育質量。
四、加強學籍管理,促進優良學風建設
1.增強學籍管理意識,發揮“目標導向”的管理作用。
學校要加強學籍管理宣傳教育,使教師和學生從思想上認識到學籍管理的重要性。新生入校后,學校及時對新生進行學籍管理教育,使學生認識到學籍管理的重要性、警示性和指引性,并積極主動地參與到學籍管理中。學生遵守學籍管理規定,嚴格按要求執行,那么學生存在的學習動機不純、紀律松弛、態度不端、目的不明確等問題都可以得到解決,還有利于促進學籍管理的有效實施,從而為促進優良學風的建設打好基礎。
2.制定人性化的學籍管理制度。
①嚴格的學期注冊制度。每學期都在開學時要求學生辦理入學注冊手續,強化學生的學籍意識和自我意識;②規范學習紀律,將學生的上課出勤情況、學習違紀、考試作弊等不良行為的處理與學籍掛鉤,從而使學生遵守學習紀律、自我約束,提高出勤率和聽課效率;③提高畢業條件。學生畢業條件不再僅僅以學生修完在校期間的學分為標準,應該設置知識、能力和素質的畢業標準,使學生的德智體美得到全面發展;④建立靈活的專業和課程選擇機制。學生進校后,允許其在第二個學期重新選專業,但是要達到一定的標準。除了重要的專業課程,其他的課程不作要求,讓學生根據自己的興趣和愛好進行選學;⑤分階段完成學業模式。允許學生延長在校學習時間,學生可以先就業再就讀,然后再就業、再就讀的模式分階段完成學業;⑥人性化處理學生的不良情況。在處理學生曠課、遲到早退、考試作弊等學風違紀行為中,首先予以警示,教育引導學生,對于屢教不改、不思進取、無可救藥的學生,與學籍和畢業標準掛鉤。
3.提高學籍管理人員的素質。
1.學籍的定義
從歷史上看,有學校就有學籍,所謂“學籍”是指符合國家招生規定被正式錄取,按學校有關規定辦理相關入學手續,并在教育部“學籍學歷信息管理平臺”上進行學籍電子注冊后取得的學生資格。學籍管理是高校教育管理工作的重要組成部分,是保障教學質量、維持教學秩序、維護教育的公正性、公平性的重要工作之一,它記載了學生從招考入學到畢業的整個培養過程。
2.學籍管理的主要內容
高校學籍管理是高等院校依據上級教育行政主管部門頒發的有關規定并結合本校實際情況而制定出的規章制度和實施細則,是對學生從入學到畢業整個培養過程的評價與記載。其主要內容包括:新生的報到入學、成績考核、學籍數據修改、學籍異動(保留學籍、休學與復學、跳級與留級、退學、轉學、轉專業)、獎勵與處分、電子信息圖像采集、學籍檔案管理以及各種查詢統計等工作。除此,學籍管理還包括畢業資格、學位資格的預審與證書的發放,學籍和學歷信息的電子注冊、新生入學資格審核等工作,且每一項工作都關系到學生的切身利益,不容忽視。
二、學籍管理方法的發展歷程
1.人工處理時代
學籍管理是一項嚴謹細致且原則性極強的工作,同時也具有很強的時效性,需要在特定的時間內集中完成大量繁瑣的工作。如:考生信息表的整理與歸檔、學生學籍登記表的整理與歸檔、以及建立畢業生檔案等工作需要在一定時間內完成。可謂是時間緊、任務重、要求高。因此在人工處理時期,學籍管理效率相對低下,很難保證信息的準確無誤和工作的按時完成。
2.計算機單機處理時代
隨著計算機的普及,計算機技術逐漸應用于學籍管理領域,這樣就大幅度提高學籍管理效率,降低了信息錯誤率。但由于計算機之間不能進行資源共享,更無法進行相互訪問,使得存儲在計算機內的學籍管理資料很難流動和共享,因此就導致了學籍管理資料利用率不高,管理員對學籍管理數據之間一致性的維護也就成了一件較為繁瑣的事。
3.局域網時代
計算機局域網的出現解決了區域內計算機之間進行實時通信的問題,為高校學籍管理、學籍數據共享、建立各種統計報表等工作提供了更為全面的服務。使學籍管理工作的效率和質量得到了大幅提高,對學籍管理方法的現代化起到了重要的作用。但局域網的覆蓋范圍有限,在局域網以外的用戶則仍不能訪問其數據。
4.互聯網的時代
隨著互聯網技術的不斷發展與成熟,高校學籍管理也隨之進入了網絡化的時代,將學籍管理應用于Internet上,這樣學生就能夠隨時隨地查詢到自己的學籍狀態。直到這時才真正實現了學籍管理的數字化、信息化和網絡化。
三、學籍管理網絡化的必然趨勢
在高校學籍管理工作中,計算機及網絡技術的應用,是促進高校各項劃時代管理手段變革的重要因素。隨著教育部“學籍學歷管理信息管理平臺”的啟用,要求高校日常學籍管理工作進入網絡化管理階段,這不僅對學籍管理工作人員的計算機能力和網絡技術水平有一定要求,同樣也要求學籍管理工作進入網絡化、規范化的管理。學籍管理人員通過采用網絡信息技術管理學籍,能夠大幅度提高學籍管理的工作效率,同時也大大降低處理數據的出錯率。因此,網絡信息技術的應用,改變了過去低效、繁雜、重復的管理模式,提高了學籍管理的準確性和規范性,節約了大量的人力、物力,為及時掌握學生的學籍情況和教學質量的動態情況提供了有力的保障。
四、實行學籍管理網絡化的重要意義
成人教育學籍管理網絡化的一大特色便是把傳統的管理方法與各種現代化管理手段結合在一起,從而擺脫繁瑣、復雜、低效率的工作,降低了辦公成本,從整體上提高了辦事效率和對信息的可控制性,使成人教育的學籍成為一個科學、開放、先進的管理平臺,使成人教育學籍管理向電子化、信息化和集成化發展。其具體效果可以表現為以下方面:
1.網絡平臺下學籍管理操作簡單、安全、快捷
成人教育學籍管理的網絡化使得學校在學籍管理過程中的效率大大提高。計算機技術的運用與信息存儲的電子化,也使傳統紙質檔案在管理方式上存在的一些弊端發生了改變,具體可以從以下兩方面表現出來,其一,學籍管理者通過網絡化的管理方式,將大量的學籍信息集中存儲到磁盤中,這樣既可以避免手工管理所帶來的效率低下等問題,也解決了紙質檔案在管理中存放地方的問題。其二,電子化的信息存儲方式可以使學籍信息保存更加持久,也不會由于外界因素的影響而使學籍檔案受到損壞。
2.規范管理流程,節省學校資源
學籍管理的網絡化對于節省學校資源也起著重要的作用,因為它大大減少了學籍管理工作者大量的重復勞動,使學校的學籍管理工作者在進行學籍管理時有章可循。具體而言,表現在以下幾點,第一,它規范了辦公人員的辦公流程,建立起一個親密、協調、可靠、簡單的管理機制,讓學籍管理者在工作中充滿活力,促進工作的可持續發展。第二,規范的管理流程使工作人員責任更加明確,權限分明,具體事務落實到人,查有所依,也杜絕推脫,扯皮的現象。第三,信息也能更為準確,及時的傳遞,消除傳遞過程中的阻塞、延誤和失真。第四,各部門職責可以得到有效的協調,實現各部門的高效協作辦公。最后,學籍管理的網絡化減少了辦公程序,節省了學校的教育資源,減少了學校不必要的開支。
3.學籍信息查詢的便利性
在學籍管理網絡平臺下,對于學生學籍信息的查詢更加便利,主要表現在:一方面,管理人員在學籍管理平臺上通過各種查詢條件、查詢方法在學籍信息數據庫中檢索所需要的學籍信息,也可以根據檢索條件打印相對應的數據報表;另一方面,學生也可登錄自己的用戶信息,在學籍平臺上查詢自己的個人信息,包括個人成績,當前學期所學課程信息等等,從而極大地減輕管理人員的負擔。
4.有利于提高工作效率,降低勞動強度,增加業務研究時間
近年來,學籍管理工作越來越復雜化,工作量也急劇的增加,學籍管理工作面臨著巨大的挑戰與壓力,這是由多種因素導致的,最主要是因為我國的教育事業正在向大眾化教育階段邁進,再加上每年招生人數的不斷增加,使得學籍管理工作發生了巨大的變化,給學籍管理工作提出更多新的要求和內容,同時也增加了許多的困難。在學籍管理的過程中,管理人員需要在第一時間為學生提供學籍證明、在校成績單等等,隨時做好各種數據的統計與分析,并打印相對的統計報表供領導及有關部門查詢。而在傳統的管理方案中,這些需靠手工操作、管理,使得工作異常的繁瑣,而與之形成鮮明對比的則是計算機網絡化的管理,它可以根據不同的要求,檢索學生的各種信息以及在讀狀況,根據不同的需要,打印各種統計表格,這樣大大提高了工作效率,減少了出錯率,也減輕了管理人員的勞動強度,這樣學籍管理人員既有更多的時間和精力去提升自己的業務水平,鉆研在工作中所遇到的各種問題,又能使學籍管理更加有效、科學。
五、實行學籍管理網絡化應注意的問題
1.數據的安全性問題提高學籍管理的工作效率和學籍檔案資料的利用率,是高校學籍管理實現網絡化的主要目的。網絡化的學籍檔案信息不受時間、空間的限制,實現了檔案信息資源共享,但同時也存在著一定的網絡安全性問題,比如:服務器硬件本身原因而導致數據庫系統的癱瘓,或因用戶訪問數量的增大導致網絡擁塞;缺乏有效的數據保密措施而導致數據泄密;數據在網絡傳輸的過程中被監聽或攔截等等。
2.紙質檔案信息的原始性問題
雖然網絡化的學籍管理檔案有著諸多優點,但不可避免的也存在著相應的弊端,在網絡管理學籍的系統中,大多數的檔案是以電子文檔的形式出現的,學籍管理人員在錄入電子信息時,檔案就修改了,原始信息隨著被改變,修改前的信息用戶也不能查到,這樣就會出現私自修改的現象。而在這一方面,傳統的紙質學籍檔案的優點則十分明顯,在紙質檔案中書寫的痕跡很難被更改和模仿,這就保證了檔案的原始性和唯一性,從而能得到法律的認可。所以,綜合以上所述,我們需要的是雙管齊下,而并不是單純的去否定某一個,認同某一個。我們既要重視檔案的網絡化管理,也要重視紙質檔案的收集和保存,這樣才能使檔案更加的完整可信。
3.學籍管理信息收集的準確性問題
關鍵詞:學籍管理;Delphi;Oracle;數據庫
一、系統需求分析
隨著計算機技術的飛速發展,計算機在各行各業中應用的普及,利用計算機實現學生學籍管理是一個教育單位不可缺少的部分,它的內容對于學校的決策者和管理者來說都是至關重要的。用計算機來作學生學籍管理比人工管理更能體現查詢快捷、保密性好、安全性高、存儲量大、壽命長、成本低和效率高等優點;同時更便于管理和操作。
二、系統開發平臺簡介
根據我們對學籍管理系統和數據庫的需求分析,依據此系統符合規定的特點,考慮到界面的美觀和直接,以及數據庫的可行性和穩定性,我們對開發平臺作了如下選擇:
1.ORACLE8
Oracle8是一個面向Internet計算環境的數據庫,它改變了信息管理和訪問的方式。Oracle8將新的特性融入到了傳統的Oracle服務器之中,從而成為一個面向Web信息管理的數據庫。Oracle8支持Web高級應用所需要的多媒體數據,支持Web繁忙站點不斷增長的負載需求。Oracle8是唯一一個擁有集成式Web信息管理工具的數據庫。Oracle正在推動Java成為下一代應用的標準,它在各個層次,包括Oracle8服務器內的JavaVM,均支持Java。Oracle8將強大的新型功能引入到了聯機事務處理(OLTP)和數據倉庫應用之中。Oracle8還對Oracle數據服務器的幾乎所有方面給予了增強,全面改進了質量、可用性、性能、可管理性、多媒體數據類型支持和復制功能。
2.Delphi7
Delphi是Inprise公司開發的一個優秀的可視化軟件系統,是一個可視化的RAD(RapidApplicationDevelopment,快速應用程序開發)工具,使用了MicrosoftWindows圖形用戶界面的許多先進特性和設計思想,采用了彈性可重復利用的完整的面向對象程序語言(Object-OrientedLanguage)、當今世界上最快的編輯器、最為領先的數據庫技術。程序設計人員可以很快設計出自己滿意的界面,同時系統會自動產生程序原型。面向對象的程序
設計(Object-OrientedProgramming,簡記為OOP)是Delphi誕生的基礎。從Delphi7的整體性能考慮,Delphi7有良好的用戶界面,豐富多樣的開發工具,快捷而準確的編譯執行速度,而且Delphi的封裝程度較高,使程序員可以把大部分精力投入到對程序的考慮上,而不用花太多的時間來考慮程序界面。其次,Delphi7有強大的數據庫開發能力及應用方式,對Oracle的支持也較好。
三、系統設計
1.系統功能的設計
學生證管理:包括學生證的查詢打印、錄入、修改、刪除、補發等;
學籍變更的管理:包括對學籍變更的錄入查詢等;
獎懲管理:包括對學生獎懲情況的錄入和查詢;
獎學金管理:包括對獎學金的測評和統計;
統計管理:各種當年學生數據統計;
數據管理:根據各種需要與其他數據的接口。
2.數據庫的設計
2.1數據庫需求分析
根據調研階段收集的基本數據、數據結構以及數據處理的流程作了詳細的分析,為以后的進一步設計打下基礎。根據學生證和學籍管理所要用到的數據,建立了如下的數據結構圖:
2.2數據庫邏輯結構設計
將數據庫概念結構轉化為oracle數據庫系統支持的實際模型,也就是數據庫的邏輯結構。由數據庫中表在ORACLE8中的實現如下:
學生證表的創建語句:
createtablet_new_xsz(
XJHVARCHAR2(13)NOTNULL,學籍號
FZRQVARCHAR2(8)NOTNULL,發證日期
BFRQVARCHAR2(8),補發日期
SKDDVARCHAR2(30),NOTNULL授課地點
XMVARCHAR2(8)NOTNULL,姓名
XBVARCHAR2(2)NOTNULL,性別
CSNYRVARCHAR2(8)NOTNULL,出生年月日
XYVARCHAR2(50)NOTNULL,學院
ZYVARCHAR2(50)NOTNULL,專業
XZVARCHAR2(2),學制
SFZHMVARCHAR2(18),身份證號碼
JTSZDVARCHAR2(30),家庭所在地
CCQJVARCHAR2(12),乘車區間
RXSJVARCHAR2(8)NOTNULL,入學時間
);
其他表格建立同上。
四、系統物理設計
1.主界面
下圖是學籍管理系統的主界面,最上面的菜單是系統的各個模塊,菜單下面的大圖表是此系統經常用到的一些功能,這樣方便用戶的使用,并且考慮到了色彩的搭配和圖片的選擇。
2.系統登錄
為了此系統的安全性,根據用戶的需求,設置了登錄窗口,必須輸入正確的用戶名和密碼才能進入系統,并且根據用戶名選擇權限,即用戶能進行的工作。通過功能模塊來限制功能,有一些模塊是大家公用的,就是一些基本的查詢,只能進行查詢,沒有修改和刪除的權限,還有數據統計,另外又分為超級用戶,學生證管理用戶,學籍管理用戶,獎學金管理用戶。比如:要想進入學籍管理模塊,用戶名是aa,密碼是bb,此用戶只有權對學籍管理進行訪問。而超級用戶,它能對此系統的任何一個模塊進行查詢、修改、刪除。當你輸入正確的用戶名和密碼,然后系統會根據用戶所輸入的用戶名和密碼,給用戶所擁有的權限,點擊“確定”進入該系統。
3.學生信息導出
由于各地省教育廳自2002年開始備份學生數據,為在校生建立電子檔案,最后報到國家教育部,了解畢業生的準確數據,有利于國家進行宏觀調控。第一次進行電子注冊時,最開始工作是所有學生的基本信息都是由手工錄入的,由各學院根據字段要求負責自己學院的學生信息錄入,然后由學生工作處的專人負責把數據統一。而所有的考生號更是根據學生錄取時的新生名冊由學生手工查詢錄入的,增加了難度和煩瑣程度,而且容易出現錯誤。為了提高用戶的工作效率,將大部分工作簡化成選擇、確定,為數據查詢提供準確數據,使得查詢數據更為簡單,減少手工操作過程的失誤,減輕行政人員的工作負擔。因此,作了這樣一個學生信息導出,用戶可以根據所需要的數據字段進行選擇,然后選擇招生年、省份、標志(一般為普通本科)、錄取批次和錄取科類。這項工作化復雜為簡單,操作也比較方便,以后每年的新生數據將從此窗口導出進行編輯,然后上報省教育廳。
在完成此功能的邏輯思想上,我們運用了OLE(對象連接嵌入)技術,是Microsoft公司同計算機界合作并發展起來的產品規范。OLE自動化是一種為WINDOWS設計的交互進程通信機制,它讓一個應用程序驅動或自動完成另一個應用程序,如在Delphi中創建EXCEL中的表格等。它克服了鏈接和嵌套中存在的缺點,即無法用編程手段對對象進行控制。實現了對OLE組件的編程式控制。
4.德育信息導出和導入
根據學校的學生手冊規定,獎學金的等級來源于綜合測評的成績,而綜合測評是由德育成績和學習成績兩個部分決定的,個人德育占總分的30%他包括三級評定和紅白卡加分(也叫四級評定),一級評定是由同班同學對他進行打分,按比例占25%,二級評定是由班干部對他進行打分,按比例占25%,三級評定是院系老師對他進行打分,按比例占25%。最后還有一個紅白卡積分,根據個人被院系和學校的獎勵和懲罰而得到的紅白卡進行加、減分,加分上限為德育成績的25%,而減分沒有下限。根據這些我們導出進行三級評定和紅白卡加、減分的基本數據給院系,由院系進行德育評定,然后上報學生處,導入學籍管理系統,由學生工作處專人進行測評。
并且根據學院把院系進行評定德育成績做成了一個單個的小系統,先從學籍管理系統中把學生的基本數據導如到院系子系統中,然后由院系進行三級評定和紅白卡的錄入,評定結束后進行導出到學籍管理系統中,然后由學生工作處的相關人員進行統計,根據相應的學習成績進行綜合測評。
五、系統評估
學籍管理信息系統經過反復的調試,并讓相關負責的老師參加了試用,得到了各位老師的認可,基本上達到了預期的開發指標:
很好地實現了客戶端與服務器的交互性;
為使用者提供了直觀友好的交互界面,操作起來使流程更簡單;
為管理人員提供了比較完善的管理功能;
在一定程度上保證了系統的安全性和可擴展性。
參考文獻:
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1.大公無私的高尚情操
高校教學管理人員也是服務型行業中的一員,并且隨著高校規模越來越大,學生越來越多,面臨的工作越來越復雜,課程設置越來越繁瑣,這就給高校教學管理人員提出新的挑戰。高校內部有許多復雜繁瑣的事物,這些都需要高校教學管理人員一一處理,通常較為常見的就是招生工作,學籍管理工作,課程安排工作等,這些都是具有常規性和原則性的工作。高校教學管理人員只有將這些工作重視起來,不為自己的一點私利而違背工作原則,在工作中任勞任怨,對工作認真負責,培養大公無私的高尚情操。
2.寬讓容人的豁達胸懷
目前許多高校都在進行擴招,隨著學生素質的參差不齊,高校教學管理工作也更難開展,高校教學管理人員面對這種情況首先要做的就是敞開胸懷,聽取他人的意見,不對小事斤斤計較,懂得,以學校工作大局為重。其次要善于團結他人,帶動他人的積極性。
3.嚴于律己的自省精神
在高校教學過程中教學管理人員起到了承上啟下的作用,對于整個教學環節都十分重要。教學管理人員要嚴于律己,通過自己的一言一行帶動師生的積極性,為師生做出榜樣,同時還要定期對自己的工作進行解剖,要不斷完善自己,虛心聽取不同的意見,培養自省精神。
二、建構與知識經濟時代相適應的知識素質
提升高校教學管理人員的管理水平,需要以知識為支撐,只有具備先進的文化知識,才能以理論作為基礎,創新管理模式,提升教學管理水平。高校教學管理工作中需要較高知識素質的人來承擔,同時也為高校教學管理工作提供保障。時代在不斷進步,社會生產力也在逐步變化,高校未來發展需要的是多元型的人才,需要具備不同科目的知識,這里將知識分為以下兩類:
1.堅實的基本理論知識
在高校教學管理人員具備的各種知識中,基本理論占據十分重要的地位,它要求我們按照科學的方法開展工作,提高工作滿意度,使管理人員更加高效、快樂的工作。具體來說,基本理論不僅指導管理人員建立與時俱進的政治素養,也指導著管理人員的工作態度、工作方法等等。高校管理人員應該充分研讀基本理論的內涵,領會基本理論的精神,采用科學的方法,不斷提升教學管理效率。
2.廣博的科學文化知識
隨著高等院校師資力量的不斷完善,高校教學管理人員不僅要管理學生,更要管理具備廣博知識的教師,這些教師都是受過高等教育的知識分子,有自己獨特的思想,所以高校教學管理人員具備一定的科學文化知識,還要尋找共同語言,建立一套完善的高等院校教學管理體系。除此之外,高校教學管理人員還要掌握專業知識,主要包括高等教育史、大學生心理學、計算機技術、管理心理學等等,通過這些專業知識的學習,不斷提升自己的管理水平,從而使教學管理工作朝著現代化、系統化的方向發展。
三、建構與知識經濟時代相適應的能力素質
能力對于工作的良好開展極為重要,高校教學管理人員必須有清晰的思維、遠見卓識的計劃能力,無論在任何條件下,都要帶領廣大師生走出困境,這也是高校教學管理人員的根本任務。因此在知識經濟時展的今天,需要高校教學管理人員具備以下四方面的能力。
1.遠見卓識的計劃能力
高校教學管理工作中事務較為繁瑣復雜,這時高校教學管理人員就必須要有一定的計劃能力,將所有工作規劃好,按部就班一件件來處理,要有周密的工作計劃,只有這樣才能確保高校教學管理工作的順利開展,還可以保證工作效率,提升高校教學管理水平。
2.通融豁達的協調能力
高校教學管理人員在教學管理工作中經常會遇到各種問題,在遇到問題時高校教學管理人員不能慌,要學會根據實際情況進行調解,將可利用的現有資源充分利用,對于各部門之間的協調至關重要,要將矛盾降到最低,理順各種關系,確保高校教學管理體系的平衡。
3.知人善任的組織能力
所謂的組織能力其實就是指在高校教學管理工作中教學管理人員要能將所能利用的所有資源做到合理分配和使用,一切都要為實現教學管理目標而服務,主要包括教學政策和方針的制定,日常行為準則的約束,對于高校教學事物的處理,在各項崗位上都要合理安排人員,做到敢用人、善用人。
4.開拓進取的創新能力
如今高校教學管理人員最需要具備的能力就是創新能力,通過創新變革傳統的管理模式,采用現代化的管理手段,提升管理效率,使高校教學工作按照預定的軌道開展。優秀的高校教學管理人員必須具備創新能力,一個沒有創新性思維的人,只會安于現狀,不能激發體內的潛能,永遠不能屹立于巔峰。所以高校教學管理人員首先要培養創新思維,在日常工作中多探索、多發現,敢于將思想付諸于實際行動,不斷將高校教學管理體系進行創新,開拓進取,爭取在最短時間內提升高校綜合競爭水平。
四、總結
1.學籍是指在某一學校所獲得的學生資格,是學生與學校之間的一種隸屬關系。
在我國,高校學生資格的獲得主要是通過高考達到國家招生規定的要求,普通高等學校按照招生規定錄取的新生,按期持錄取通知書和學校規定的有關證件到學校辦理入學手續,經過注冊后復查合格,即取得學籍。
2.學籍管理是指學校依據國家教育行政部門頒發的有關規定和學校制定的實施細則和規章制度
對學生從入學注冊到學成畢業的整個過程所進行的階段和全過程的質量考核及管理。
3.目前高等學校學籍管理工作
①對具有高等學校正式學籍的學生基礎信息進行采集和維護;②對在校學生的學習異動情況進行監控;③對學生的學習成績進行管理和審核;④對學生畢業進行審核并發放畢業證及學位證;⑤對已畢業生進行學歷認證等。
二、學籍管理工作中面臨的問題
1.學籍管理制度不健全,規范性相對較差。
高等學校學籍管理制度國家并未出臺統一的管理制度模式,學籍管理制度一般由各高校根據自身發展情況制定并實施,大多高校在管理操作過程中,隨意性較大,許多管理制度不能認真貫徹和執行,從而很容易造成學籍管理混亂。同時,學籍管理制度不完善,使大多數學生產生得過且過的僥幸心理,不遵守學校規章制度,不服從學校管理,也嚴重影響了高校的正常教學和管理秩序。
2.學籍管理工作流程混亂,高校各職能部門責權不清。
學籍管理工作應按工作流程辦事,并需要高校各管理部門的配合與協作。但很多高校在學籍管理操作過程中,無工作流程,工作流程次序混亂,工作流程煩瑣;許多學籍管理人員不能明確自身責任,管理部門之間分工不合理,甚至各職能部門責權混亂,互相推諉的現象時有發生。學籍管理工作流程混亂煩瑣,不利于高校教師和學生的發展,也給學籍管理人員帶來沉重的工作壓力,降低了工作效率。
3.學籍管理信息更新滯后,學籍信息化管理模式局限性較大。
現工作中,各高校采用不同的學籍管理信息系統,其學籍管理信息功能不完全一致,學籍信息管理模式受多種因素制約,協調性、共融性較差,許多學籍信息不能及時更新,導致學生信息不準確,不完整,不利于教師及學生對各類學籍管理信息的查詢。對有特殊事項的學生,其學籍管理信息不能及時更新,嚴重阻礙了學校甚至其他職能部門對學生的正常管理。4.學籍管理效率低下,學籍管理人員無服務意識。學籍管理工作瑣碎,繁雜,量大,影響因素多,要求學籍管理人員耗費大量的時間和精力處理具體問題,工作效率較低。同時,各高校普遍存在學籍管理人員人數不足、學歷結構不合理、大多數學籍管理人員未經過專業培訓、缺乏專業知識和現代化技術手段等問題。部分學籍管理人員的自身素質及工作態度相對較差,對日常學籍咨詢、學歷查詢等學籍管理工作,無耐心,缺乏服務意識,影響了教學管理的工作效率,也阻礙了學籍管理工作水平的發展和提高。
三、學籍管理工作改革和完善措施
1.完善學籍管理制度,加快法制化建設,合理規范學籍管理工作。
①學籍管理工作的開展應以高校學籍管理制度為核心。高校在制定和完善自己的學籍管理規定時,應以我國相關的法律法規為依據,全面貫徹實施國家《普通高等學校學生管理規定》。學校的制度建設中既要充分維護管理制度的權威性,又應該尊重學生,維護學生的合法權益,合理合法地做好高校學生的管理工作。②高校應增強法制意識,明確學校與學生的法律關系;牢固樹立育人為本的高校學籍管理法制化理念,設計彰顯人性的制度。在推進高校學生學籍管理工作法治化建設和進程中,要增強高校管理者與被管理者的法律意識。正確理解法律的本質,正確認識法律制度的作用,就能提高和增強依法辦事的自覺性,排除外界的各種干擾,把全部的管理工作納入法治程序,有效提高學籍工作的規范化管理。③高校合理規范學籍管理工作的主要包括:對學籍管理制度的改革,對學籍管理工作流程的完善,對學籍管理信息系統的建設,對學籍檔案管理的改進,以及對學籍管理人員隊伍和人員培養等內容。因此高校進行規范化的學籍管理是使學校的管理行為公開、公正、公平的基本保證,是進行管理工作的前提。
2.簡化學籍管理程序,加強部門溝通與協作。
①在高校學籍管理工作中建立科學、合理、嚴格、固定的程序機制是極其重要的。高校學籍管理工作程序,應盡量做到每個環節細化、量化,使學籍管理的每一項工作有章可循,有法可依,流程清晰,具有較強的操作性。在高校學籍管理工作中還要注重簡化工作流程,特別是對學生的棘手問題和特殊請求,應盡量建立起簡捷、順暢、有效的工作程序和操作流程,避免學校與學生之間產生利益沖突,幫助學生解決實際困難,維護學生的合法權益。②高校學籍管理工作應采用各種手段和方式進行宣傳。高校應開展各種活動,加強對入學新生的學籍管理教育,組織相關教師學習學籍管理文件。通過大力宣傳學籍管理工作,可以使高校領導更加重視學籍管理,可以使教師更加深入掌握學籍管理,可以使學生更加了解學籍管理;大力宣傳學籍管理工作,有利于學籍管理工作規范化、公開化、透明化,有利于各職能部門監督。③高校學籍管理工作靠單一部門操作是不可能獨立完成的,需要高校各個職能部門的工作配合與協作。高校應根據各職能部門的特點,合理規范學籍管理工作,明確高校各個職能部門的工作內容和范圍。從而使各職能部門責權明晰,避免各部門互相推諉的現象發生。高校各職能部門還應該加強相互之間的溝通和聯系,構建和諧的工作環境,保證高校的安定團結。
3.創新學籍管理信息體系,改進學籍檔案管理思路。
①學籍管理工作應在工作中注意總結和不斷創新,特別要加強創新學籍管理信息模式,不斷改進學籍管理信息系統,形成適合高校自身發展的特有學籍管理信息體系。該創新體系應與學生在校期間的表現、獎懲、成績、考核等內容相結合,該創新體系還應體現包括學生學籍異動等其他特殊事項。學籍管理信息體系不斷的創新和完善,有利于教師、學生、學生家長及用人單位更全面地掌握和了解學生在校期間的一切學習動態,適應高校人才培養的發展要求,促進學籍管理水平的整體提高。②學籍檔案管理工作是高校管理工作的基礎和重要組成部分,學籍檔案的質量直接反映了高校的管理水平。高校必須加強學籍檔案規范化,將紙質檔案與電子化檔案相結合,采取多種形式進行分類管理,改進學籍檔案管理思路,把學籍檔案管理工作納入議事日程和有關職能部門的目標管理,提高對學籍檔案管理工作重要性的認識。③高校在創新學籍管理信息系統的基礎上,應加強信息化管理,配備專業人員對信息系統進行維護,學校各部門之間應實現信息共享。學籍信息化管理應充分利用信息化的特點大力開展學籍管理宣傳工作,將學籍管理過程中的各項規章制度、工作流程等內容及時通過網絡、電子客戶端等高科技載體共享給高校師生及職能部門,使學籍信息化管理滲透到高校各個方面。
4.增強學籍管理服務意識,培養高素質學籍管理人才。
(一)管理理念落后,缺乏創新意識
高校的科研管理模式多為校、院、所,設校級科技管理處以及二級學院、所科研秘書。存在管理權力過度集中,管理層面大、頭緒繁多等問題。同時,二級院、所科研秘書缺少管理權限,框在被動接受任務,存在沒有自,主動性差等問題,仍是“辦事員”“傳達室”,因此就談不上服務意識創新,也就不能發揮科研管理工作的重要作用。
(二)信息化程度不高,缺乏共享平臺
高校科研管理信息不夠健全、不夠完善,雖然現階段有些數據庫,但在使用的初級階段也存在信息不全、數據庫之間信息不共享、反復填寫信息等情況。信息化程度不高不僅會加大管理人員對相關科研信息搜集統計的工作量,降低工作效率,還會直接影響科研人員項目申報過程中對市場導向的判斷,對相關課題在國內外發展水平的衡量以及科研課題的競爭性和中標率。
(三)科研管理環節松懈,缺乏保護意識
隨著科教興國口號的響起,各高校的科研力量迅速膨大,出重拳在項目申請環節上,在項目申請過程中,科研人員又局限在專業領域、興趣范圍等,沒有很好地結合市場導向,導致成果轉化率低、產出投入比低,有些出現科研項目重復甚至是侵權。但由于無論科研管理部門還是科研人員,對項目實施的過程管理重視程度不夠,或者管理人員本身的流動性導致全責不明或無暇監管,導致高校科研項目頭重腳輕,拖期項目普遍存在卻沒有一定措施。不能達到產學研有效結合的初衷,影響學校科研聲譽及項目的資助力度。
(四)科研管理隊伍素質不齊,缺乏培養重視
目前,高校科研管理人員的素質參差不齊,有本科學歷也有碩士學歷,多為非管理專業人員,而且身兼數職。在校院兩級多重管理的模式中,二級學院的科研秘書地位稍顯尷尬。“重使用,輕培養”,工作量和責任下放,開會交流、學習培訓機會由校級管理人員參與。原本就沒有激勵機制和績效考核機制,導致二級學院科研管理人員積極性不高,更不用說工作的主動性和服務質量。很多高校的院級科研管理人員多為兼職或為合同秘書,不穩定性很大,會因工資、福利等待遇問題而流動性大。
二、提高高校科研管理工作的幾點建議
(一)建立科學化管理體制,強化服務意識
要創新科研管理,建立科學化的科研管理體制,校級科研管理部門可以有限集權、適當放權,增強管理的靈活性來提高科研管理的效果。明確分工,確定好校級科研管理部門、院所主管領導、二級學院科研秘書、科研項目負責人各自職責,責權明晰,工作方能有序開展。管理人員服務過程中,以人為本,樹立服務意識,為科研人員提供全方位綜合服務。結合國家政策、市場導向,在項目申報前做足功課,傳達到位,《指南》解讀準確,申報書規范填寫的審核,提醒大家申報中需要注意的問題,邀請本單位參加全國評審的專家介紹各類項目審定標準和要求等手段,這些有助于科研人員準確選題,提高項目資助率。
(二)建設基礎數據庫,實現科研管理信息化
建立有效的科研信息收集、整理、存儲,實時有效的科研信息,充分利用計算機信息處理技術,將豐富起來的數據庫、信息資源向科研人員提供,并做到及時更新及信息的延續有效。現階段各類別項目申報基本實現網絡申報、評審、中期檢查及驗收。但仍需要在各網絡平臺資源共享方面加大突破,這樣,不僅能避免相類似項目重復申報,還能節約科技資源及資金。
(三)健全科研項目全程管理制度,提高工作效率
科研項目管理是指課題從項目申請、審批、實施、評價、驗收、報告成果、技術推廣和編入檔案的全過程監管。此外,還應加強經費核算,建立科研責任制,建立項目評價綜合性指標體系,抓住項目進展中主要環節,確保項目保質按期順利完成。科研管理的目的是要遵循科研活動規律,通過對眾多關系的協調、服務、整合與制度化,積極創造一個適合科研活動開展的氣候和舞臺,促成科研精品的產出。為此目的,科研管理人員更要全方位多角度學習,轉變觀念,重視科研項目中后期管理,提高工作效率。
(四)建設高素質科研管理隊伍,制定行之有效的激勵機制
在科研管理活動中,責任意識是做好工作的前提。對在職的管理人員應該定期進行培訓,比如強素質能力的培訓,包括信息獲取能力、信息處理能力、服務溝通能力、管理手段等;多角度學習能力,包括國家政策的學習、學科發展現狀、趨勢、不同學科之間關系的學習等。要善于發現問題,提出問題,找出工作特點與規律,提出更好的對策。發揮管理者的主觀能動性為根本目的,有利于提高管理效率,為領導決策提供參考資料,為科技人員提供及時的信息咨詢服務。
三、結語
關鍵詞: 高校學籍管理工作 特點 存在的問題 解決方案
學籍管理是高校教學管理的一個重要組成部分,它綜合反映出學生在校期間的各種表現與變化,是學校和上級主管部門了解、掌握學生基本情況,以及制定學生相應管理制度的重要依據。學籍管理工作的成效直接影響高校的教育教學質量和教學秩序。近年來,高校招生規模的擴大,專業數量的增加,學分制改革的進行,對高校學籍管理工作提出了更高的要求。
一、什么是學籍管理
學籍是學生在校學習資格的認可,取得學生身份和獲得學習資格首先要取得學籍。學籍管理是指學生從入學到畢業期間,學校根據國家有關政策、法規對學生實施培養過程的管理,它包括新生入學各種信息的電子注冊和檔案的處理,在校期間學籍異動的處理,學生成績的審核、統計與分析,畢業生電子圖像信息采集和畢業資格、學位資格的審核與證書的發放,畢業生各種信息的電子注冊,等等。當前,學籍管理主要包括學籍和成績管理兩大部分。
二、學籍管理工作的特點
1.工作量大。
隨著學校招生規模的擴大,以及專業人數的增加,學籍管理的工作量也在逐年增大,這里面既包括休學、退學、轉學、復學、轉專業等一些學籍異動的管理,又包括緩考、補考、重修、成績輸入與維護等成績方面的管理,同時還包括學校里面學生學籍的數據統計。少則一個系上百人,多則整個學校上萬人,學籍管理人員有時整天在學籍與成績數據之間穿梭,無法顧及其他。
2.數據要求準確。
每年開學時學籍注冊,以及畢業時畢業生的學歷數據的注冊,都要求信息準確無誤,否則都會影響到學生的畢業。另外,每個學校現在都有自己的教務管理系統,而數據上報則是在教育部網上的學籍學歷信息管理平臺上進行操作,將校級教務管理系統上的數據導入學信管理平臺上時,還要進行進一步的核實,以免出現差錯。
3.時間比較集中,形式要求多。
平時,學籍管理人員所做的是學生的學籍異動、開具學籍學歷證明、進行成績管理與維護等一些常規性的工作,而每年新生入學與畢業生畢業期間,還要負責各種數據的統計與上報,有些數據要上報到教育部、教育廳、財政廳等國家機關,有些數據則要匯總之后發放到學院的各個部門及系部,由于各個部門要求不同,因此數據統計也要分門別類,以滿足各機關部門的需要。
三、學籍管理中存在的問題
1.學分制改革帶來的問題。
為響應國家要求及適應社會發展的需要,各高校都在積極實施學分制改革,學分制的實行對于學籍管理人員來說,是一個全新的內容,對學籍管理人員有了更高的要求。此外,由于學分制改革在試行期,學分制學籍管理制度尚不太完善,新情況、新問題不斷涌現;同時,學分制與學年制并存,兩種管理模式無疑給學籍管理人員增添了更多的工作量及更大的工作強度。管理手段的相對滯后主要表現為:沒有合適的、較為成熟的、完善的教務網絡管理系統。
2.數據核實問題。
每年關于學生學籍重要數據的上報,都會下發到系部和班主任核實相關信息,但由于個別班主任粗心大意,個別學生數據也會存在問題。比如說有些班主任搞不清學生專轉本、專接本和專升本的關系,只是數據報錯,有些學生姓名中存在偏僻字或更名,班主任以為是小問題,數據核查時不進行說明,最終致使數據錯誤,影響到學生的畢業。但由于過多地核對數據,有時也會引起下面人員的反感,因此,如何處理好與系部及輔導員、班主任的關系,也是我們需要研究的一個課題。
3.成績輸入問題。
實施院系二級管理以來,成績輸入的具體工作由系部和任課老師完成,但為了保證成績管理的嚴肅性,進入系統的成績假如進行更改的話,則必須由教務處進行統一操作。成績輸入從一個側面也反映了教師的責任心。有些老師教學工作不認真,成績評定沒有統一標準,影響到學生獎學金及各種榮譽的評定,學生質疑,自知無理,不得不更改;有些老師原則性不強,學生一求情,心一軟,也會把學生的不及格成績更改成及格成績,這極大地影響了教學管理工作的公平性。
4.系統問題。
由于各個學校的校情不同,開發商的同一個教務管理系統不可能滿足學校學籍管理各個方面的需要,同時,隨著時代的發展,學校里面的新問題、新情況也會不斷出現,這就要求學校的教務管理系統不斷地進行更新和完善,以適應學校發展的需要。比如在學年制向學分制改革的過程中,假如教務系統不進行更新,則必然無法適應學校改革的需要。
四、解決方案
1.適應時展。
隨著時代的發展、學校自身的變革和改進,學籍管理制度也要適應時展不斷改進和創新:一方面,國家會有新的政策出現,比如去年教育部為進一步完善學籍管理制度,實行學年注冊,休學學生中參軍入伍的學生要單獨在教育部網站上處理;另一方,面學校也在不斷探索和改革由學年制向學分制的逐步轉變,選修課、升留級的政策的更新等。為此學籍管理工作要不斷更新和轉變,完善學籍管理制度。
2.理清關系。
學籍管理涉及學校的很多部門,除了教務主管之外,與系部、教師和行政人員也存在著千絲萬縷的關系。在學籍管理工作中,首先要理清這些關系,使大家能夠各司其職,責任明確,以免互相推諉。需要協作的工作,各部門之間要通力協作,不要各人自掃門前雪,譬如數據核查,就需要系辦,輔導員、班主任及學工教務各部門之間通力合作才能做好。
3.加強高等學校學籍管理隊伍建設。
高校學籍管理工作是高校管理工作的重要組成部分,學籍管理工作的成效直接影響高校的教育教學質量及教學秩序。高校學籍管理隊伍的素質是學籍管理工作的質量保障。加強高校學籍管理工作,必須首先加強高校學籍管理隊伍的建設。一方面,加強對教育政策法規的學習、培訓,只有吃透國家的相關政策,工作起來才會得心應手;另一方面,加強學籍管理者業務技術的培訓,這里,重點應該是加強學籍管理人員對現代化管理手段的運用,提高學籍管理工作的效率。例如對學籍管理系統及學籍學時數據上報系統的操作與維護。另外,由于每年都有一部分新老師進校,也有一部分學籍管理工作人員轉崗,因此,有必要對系部及教師每年進行必要的培訓,使系部教師能夠更方便地進行相關操作。
4.加強現代化學籍管理設備的投入和現代化管理手段的應用。
隨著學校的發展及學籍管理工作制度的不斷完善,學籍管理中也應加強現代化的學籍管理設備投入及現代化管理手段的應用,這樣可以使學籍管理工作中工作效率得到大幅度提高。另外,現代化管理設備及管理手段的應用也使管理工作中的人為因素大大減少,保證了學籍管理的公平性。
5.學籍管理者要提高自身業務水平。
一方面,隨著經濟和社會文化的不斷發展,各高校在不斷進行各方面的改革,學籍管理人員要緊跟改革步伐,及時了解學校里面新制定的條例政策,做到有的放矢。另一方面,隨著近幾年信息化的不斷發展,新的軟件系統也在教育機關及學校的各部門之間得到了廣泛的應用,作為學習管理人員要不斷學習新的知識,提高自己的業務水平,以適應學校發展的需要。
學籍管理是高校教學管理的一個重要組成部分,當前,學校的發展投入重點傾向于教學和科研,而對于教輔工作重視不夠,這就大大影響了學籍管理工作人員的積極性。學校在發展進程中,應適當加強對學籍管理部門的投入與學籍管理工作者的培訓;學籍管理工作人員也要做到盡職盡責,既要有很強的責任心,又要求有熟練的業務知識和勤奮的工作態度,唯有如此,學籍管理工作才能更上一個新臺階。
參考文獻:
[1]張忠斌.淺談高校學籍管理中存在的問題及對策.華北航天工業學院學報.
[2]加強高等學校學籍管理隊伍建設的幾點思考.中華碩博網.