電子檔案信息精選(九篇)

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第1篇：電子檔案信息范文

辦公自動化、無紙化的提出是最近幾年出現的，這也說明了檔案事業的發展方向。檔案過去都是紙質的，而且生成方式也是起草、簽發、催辦、歸檔，過去都是紙質和手工處理，而現在都是使用計算機來實現這些功能，在通過通訊線路進行傳送。所以檔案就需要能夠被計算機所識別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內容，這些內容可能處于各種機讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進行系統的提取就是檔案工作者所要完成的事情。

二、檔案信息電子化有其不可替代的優勢

檔案信息電子化，其益處有：1.能夠對現有的微機進行利用，提高其使用效率。現在很多的檔案館里面的計算機設備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計算機來進行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當時的科技不發達，另一方面也是有其可取之處，但是就當前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準確性上要高出手工加工不是一點半點，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計算機加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產出的模式，能夠節約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經費比較多，而且不能夠多次產出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領導和需要的部門，拓寬了服務范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。

三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實現檔案電子化

第2篇：電子檔案信息范文

1 電子檔案歸檔現存問題分析

電子檔案歸檔工作是檔案管理部門重要的內容之一，但是當前仍然存在一些問題，下面對幾種常見問題進行說明：其一，電子檔案獨立性較差。當前多數企?I的電子檔案均由紙質檔案生成，獨立性較差，并且多數企業對電子檔案管理工作過的重視程度不夠，隨意更改和丟失等情況時有發生，導致電子檔案的真實性和完整性明顯減低；其二，電子檔案歸檔流程存在問題。電子檔案歸檔主要指工作人員對整理完成的電子文件的屬性進行判斷，之后對其進行拷貝，進而實現長期存儲的目標，但是當前一些企業在電子檔案歸檔過程中不能嚴格按照相關流程進行，例如：未對電子檔案真實性和屬性等進行判斷便直接進行歸檔處理，這種情況導致歸檔工作雜亂無章，工作效率和效果較差；其三，檔案管理人員專業水平有限。電子檔案歸檔工作對工作人員的專業知識和技術有較高的要求，但是當前工作人員在專業水平上存在較低的問題，在實際工作過程中會出現一些人為失誤，導致電子檔案歸檔工作無法取得預期效果。

2 提高電子檔案歸檔工作效果的措施

第一，構建合理的電子檔案歸檔管理體系。為了對電子檔案歸檔的合理性進行提升，檔案管理部門需要根據實際情況對歸檔管理體系進行構建，主要包括如下內容：其一，所有待歸檔的文件不能分散保存，需要及時進行歸檔；其二，制定科學、統一的整理方法，在正式歸檔前工作人員需要做好電子文件整理、鑒定及監測工作，此工作由文件形成部門負責；其三，對電子文件載體質量，格式以及規格等進行明確規定，讓各部門對待歸檔文件按照規定要求進行調整；其四，制定責任制度，保證電子檔案歸檔中每一項工作均有直接負責人，保證每項工作可以落實到實處，從而使電子檔案歸檔工作保質保量的完成。

第二，對電子檔案的真實性和完整性進行嚴格檢查。在電子檔案歸檔前工作人員需要對其真實性及完整性進行嚴格的檢查，檢查內容主要包括：對其同紙質文件內容是否相同及文件載體、格式和規格是否符合規定要求等進行判斷，進而為其真實性提供更多保障。為了實現上述目標工作人員可以從如下幾點著手：其一，在收集電子檔案時需要對一些重要文件的原本進行保留，如果后期需要修改必須在保留原本的情況下進行，此種做法可以保留多種不同版本的電子檔案，可以為后期真實性檢查工作提供便利條件；其二，對一些新式的設備和軟件進行合理應用，使用其對電子檔案中數據計算是否準確進行檢驗，在發現問題后可依及時進行調整，從而對其準確性進行提升。

第三，對電子檔案歸檔方法進行合理選擇。現階段電子檔案歸檔方法主要有物理歸檔、邏輯歸檔和雙套制歸檔三種，下面分別進行說明：其一，物理歸檔。物理歸檔方法又分為介質歸檔和網絡歸檔，前者主要指文書部門將整理完成的電子文件儲存在相應的介質后上交至檔案管理部門，后者主要指在網絡平臺上將電子文件傳送至檔案管理部門相應的設備上。其二，邏輯歸檔。邏輯歸檔主要指文書部門將電子文件相對應的邏輯地址發送給檔案管理部門，其在網絡上對電子檔案進行管控，此種歸檔方法能夠保存電子檔案原有的物理存在位置，并且不能進行隨意更改，電子檔案完整性較好。其三，雙套制歸檔。雙套制歸檔主要將上述兩種方法進行聯合使用，并且需要將相應的電子檔案制成紙質版同時進行歸檔，此種方法能夠對電子檔案丟失后造成的影響進行規避，可以根據紙質版再次生成電子文件。在實際歸檔過程中檔案管理部門需要根據電子檔案的類型對歸檔方法進行合理選擇，從而保證歸檔工作的質量和效果。

3 加快檔案信息化建設速度的措施

第一，構建電子檔案管理記錄系統。為了更好的保證電子檔案的真實性和完整性，檔案部門需要對構建電子檔案管理記錄系統工作產生足夠的重視，利用此系統可以自動的對電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時間等進行準確記錄，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現的可能，同時可以為檔案信息化建設工作提供更多的數據支持，加快建設速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數據庫，在數據庫中對各類檔案的多種形式和版本進行保存，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件。

第二，對檔案信息化技術水平進行提升。通過提高信息化技術水平可以為檔案信息化建設工作奠定堅實的基礎，檔案管理部門可以從如下幾方面進行：其一，加大基礎設施投入力度。檔案管理部門需要根據實際情況對計算機，路由器，掃描儀以及服務器等基礎設備進行合理配備，以供工作人員開展各類工作進行使用，通過配備上述基礎設備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數字信息錄入工作產生更多重視，工作人員需要邊整理邊錄入，從根源位置對數據和信息錯誤的情況進行杜絕，使用雙套制的方法進行歸檔，在保證歸檔效果的同時可以最大程度的減少工作量。其三，設定相應的權限。檔案管理部門首先需要對密級標準進行合理制定，在制定完成后嚴格按照其要求對歸檔的電子檔案進行分類，主要包括公開檔案、內部檔案和機密檔案等，之后需要設置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機密電子檔案時需要進行身份驗證，在驗證成功后才能進行一些服務，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現象出現的可能。

第三，對電子檔案工作人員進行培訓。當前從事電子檔案管理工作的人員在專業水平和素質等方面存在參差不齊的問題，一些工作人員對此項工作內容和相關標準的了解較為粗淺，無法更好的進行工作。為了對上述問題進行解決檔案管理部門需要對工作人員進行專業培訓，通過培訓過程讓其對電子檔案工作產生更多的了解和認識，并且能夠對自身知識和技術進行豐富，為后期實際工作奠定基礎。與此同時在引進先進的設備或者技術后也需要對工作人員進行培訓，讓其對設備和技術的使用技巧進行掌握，能夠將其正確的應用于工作中，從而推動檔案信息化建設步伐。

第3篇：電子檔案信息范文

關鍵詞：文書檔案；電子化；科學化

科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。文書檔案信息的電子化涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。

1 文書檔案信息電子化的作用

1.1 充分利用和發揮計算機的潛能，提高利用率

目前大多數單位檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。

1.2 提高檔案信息的時效性

檔案信息的電子化，工作人員可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。

1.3 檔案信息可多份復制，拓寬了服務范圍。

2 文書檔案信息電子化的優點

2.1 電子檔案能使辦公效率大大提高

電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優點。它解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整，出現漏抄，字跡不工整等問題，節約了人力也提高了準確性。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2.2 電子傳輸，實現資源共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以及時了解檔案室概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

2.3 電子文件保存具有很強的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

以往文書檔案辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失、延誤的情況時有發生，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

3 文書檔案信息電子化管理中存在的問題

3.1 電子檔案真實性難以保障

因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

3.2 電子檔案的安全性問題日益突出

目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。

3.3 電子文件兼容問題

電腦軟件開發的通用性差，不同系統生成的電子文件，相互不能通用，或者是不同軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，為管理人員增加了轉換電子文件格式的工作量，同時也增加了經費的支出，要購買多種格式的軟件，以便使用。

3.4 要求檔案管理人員應具備較高的綜合素質

實現檔案信息電子化，首先管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

4 改革措施和解決辦法探討

文書檔案信息電子化的應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應對方法。

4.1 信息化系統內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

4.2 提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬件環境，提高檔案人員業務技能。二是要不斷加強自我學習，逐步提升業務能力，自覺樹立學習意識、責任意識、安全意識。四是加大檔案部門間系統合作的力度，通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

5 做好文書檔案管理工作的重要意義

單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位行政管理人員及時了解單位整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。

參考文獻

[1]鄧邵興，檔案管理學，中國人民大學出版社

[2]董永昌，電子文件與檔案管理，百家出版社

[3]劉濤《談談檔案工作的“有為”與“有位”》，[J]，《科技咨詢導報》，2006年第14期。

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第4篇：電子檔案信息范文

1 對醫院電子檔案信息安全管理產生影響的因素

綜合分析，當前對醫院電子檔案信息安全管理產生影響的因素主要涉及到以下幾個方面。

1.1 環境安全因素

電子檔案是將電信號和磁介質作為主要載體的檔案文獻，因此環境中的磁場干擾和突然斷電等問題都會對電子檔案信息安全產生影響，出現檔案數據失真問題，影響電子檔案信息安全的合理管理[1]。同時供電系統的故障也可能會給電子檔案信息造成嚴重的破壞。所以在加強電子檔案信息安全管理工作的過程中，應該注意突出環境建設，以環境建設為電子檔案信息安全管理提供良好的支持。

1.2 網絡環境的影響

近幾年隨著網絡信息技術的發展和其在社會上的普及性應用，網絡安全問題頻繁出現，網絡病毒和黑客等對信息安全產生了嚴重的不良影響，醫院電子檔案信息安全管理也受到嚴重的威脅。所以醫院應該正視來自互聯網的威脅，對網絡安全環境進行合理分析，進而從網絡安全角度加強電子檔案信息安全管理，有效促進檔案管理水平的全面提升。

1.3 制度和人為影響因素

現階段我國醫院檔案管理工作中管理制度建設不完善以及工作人員計算機專業素質偏低的問題也對電子檔案信息安全管理的優化開展產生了一定的不良影響[2]。在制度不完善的情況下，管理規范性不足，并且由于管理人員綜合素質偏低，無法應對計算機系統故障和網絡安全對電子檔案信息安全管理產生的威脅，導致醫院電子檔案信息安全管理水平偏低。

2 新時期醫院加強電子檔案信息安全管理的措施

當前社會上層出不窮的信息安全問題不僅對社會信息安全造成了一定的不良影響，甚至嚴重者還會威脅社會的穩定。所以社會各界都加強對信息安全管理工作的重視，希望借助科學合理的信息安全管理，為信息行業的穩定發展提供良好的支持。在此背景下，醫院電子信息檔案管理也受到高度重視，成為醫院檔案管理部門重點關注的問題。所以本文基于當前醫院電子信息檔案管理實際需求對電子檔案信息安全管理的措施進行了適當的分析，以期為電子檔案信息管理的全面優化提供良好的支持。

2.1 加強對安全穩定數據庫環境建設工作的重視

醫院新時期加強對電子檔案信息安全管理工作的重視，最為關鍵的一點就是應該保證安全穩定環境的建設，為電子檔案信息數據庫的穩定運行提供良好的支持。首先，針對醫院電子檔案信息的實際需求，醫院應該嘗試構建獨立的存儲電子檔案信息數據庫室，并對數據庫室內的環境進行合理布置，將其設置為暗室，注意采取適當的避光防塵措施，室內除了應該設置獨立的18T的光纖通道存儲設備外，也應該引入數據核心交換機、高性能刀片服務器等設備[3]。同時，針對醫院的具體情況可以有選擇性的配置除濕器和恒溫機，保證醫院數據庫室整體環境保持在恒定溫度和濕度范圍內，并堅持遠離磁場，避免數據庫?子檔案信息受到電子干擾。同時，由于電子檔案信息數據庫的穩定運行需要電源的支持，因此在環境建設工作中也注意電源保護問題，設置獨立的電源，即使遇到突發停電的情況也能夠保證數據庫室在一段時間內的穩定運行，進而為管理者手動保存資料、關閉數據庫提供充足的時間，有效規避突然斷電對檔案數據信息產生不良影響。這樣借助良好數據庫外部環境的建設，醫院電子檔案信息安全管理就能夠獲得良好的設備支持，提升管理效果。

2.2 提升網絡信息技術安全保障工作質量

網絡信息技術安全保障工作在醫院電子檔案信息安全管理工作中發揮著重要的作用，能夠促進醫院電子檔案信息安全管理工作的順利推進，促進管理水平的進一步提升。所以醫院檔案管理部門在開展檔案管理工作的過程中必須保持對網絡信息技術安全保障工作的高度重視，從多角度探索安全保障措施。首先，應高度重視備份工作，確保即使電子檔案信息受到外部力量的沖擊仍然能夠進行及時的恢復，維護電子檔案的安全。在開展備份保障工作的過程中，醫院應該按照不同的類別實施電子檔案信息的本地備份和異地備份、在線備份和離線備份、增量備份和差分備份等，保證備份的全面性和有效性，為電子檔案信息安全工作的良好開展創造條件[4]。其次，電子檔案信息加密保障工作，借助加密保護，有效防止病毒和黑客的入侵，并避免電子檔案信息被不合理的修改泄密等，切實維護醫院電子檔案信息安全。一般情況下，醫院電子檔案管理部門在實施加密保障的過程中可以引入軟硬件結合的加密措施，保證只有借助專門的軟件才能夠讀取檔案信息，維護電子檔案數據安全。最后，設置高級別的防火墻，對檔案資源使用者進行合理的限制，對于醫院電子檔案資源中非機密性的信息可以供個人或者相關組織使用，而對于機密性檔案則應按照嚴格的借閱流程才能夠使用檔案資源。這樣不僅能夠實現對醫院電子檔案信息安全的合理維護，還能借助對檔案機密性等級的劃分，增強電子檔案信息的有效利用率，為患者和社會相關組織提供相應的檔案信息服務。

2.3 逐步完善檔案規章管理制度，提升管理人員的綜合素質

在醫院電子檔案信息安全管理工作中，檔案規章管理制度的建設是維護檔案管理信息安全的重要保障，而高素質人才則能為電子檔案信息安全管理提供相應的人才保障，所以在加強電子檔案信息安全管理的過程中也應該重視制度建設和人才隊伍建設[5]。首先，應該結合醫院電子檔案信息安全管理的實際需求逐步構建相對完善的規章制度，加強對檔案管理工作的規范，保證電子檔案信息的全面性、完整性和安全性。其次，應注意組織檔案管理人員參與相應的在職培訓活動，促進管理人員綜合管理素質的提升，保證管理人員能夠結合醫院電子檔案信息安全工作的實際需求開展各項管理工作，提升安全管理工作質量。這樣，醫院電子檔案信息安全管理工作就能夠在新時期實現新發展，促進醫院電子檔案信息資源的合理利用。

第5篇：電子檔案信息范文

[關鍵詞]信息時代；電子檔案；安全性

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.092

[中圖分類號]G647；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）22-0-02

0 引 言

檔案記錄在我國由來已久，古時其記錄了中華民族的發展史，隨著時代的推移，如今其擁有了更廣闊的應用范圍，也發揮了越來越重要的作用，如今電子檔案已經基本取代傳統檔案管理，其作為科學技術發展的產物，固然能夠很大程度上改善傳統檔案中的弊端，但也為檔案安全帶來了挑戰。如今檔案信息公開已經得到了社會各界的認可和關注，其能夠更大程度上促進企業發展，而在此過程中值得注意的是，在操作相關信息時一定要細心，否則一旦誤刪則很難恢復。

1 電子檔案存在的安全隱患

1.1 對系統設備的依賴性

傳統檔案管理主要由管理紙質材料為主，而電子檔案與其有著很大的差異，不難發現，電子檔案一旦離開計算機則難以使用，甚至無法進行檔案錄入、檔案分類等工作。數字編碼作為生成電子檔案的主要表現形式，其只存在于算機內部，若人們認為可視圖片、文字等信息即為電子檔案的話，只能說明人們并不十分了解電子文件的整體構造，無論文字或圖片均不能夠將其明確定義為電子文件，其只是作為輸出形式而已，計算機作為輸出載體，一旦失去計算機電子文件也就失去了效用。

1.2 載體與信息的可分離性

相較傳統檔案而言，電子檔案更加隨性，其可以根據不同的要求將信息轉化為不同的形式，也可以利用網絡技術將其進行分享，因此已經形成電子檔案的文件可以完全脫離載體而獨自存在，紙制檔案則必須依附于紙張載體，一旦載體受損紙質檔案也會受到相應影響。雖然電子文件可以有效避免此種情況，但由于其具有較好的獨立性，也導致了其分離性有所增加，人們可以手動刪減文件內容，也可以隨意添加內容，并且在不同的載體中進行加固，此種方式雖然便捷但也造成了新的問題，如何保障信息完整性成為了其亟待解決的主要問題之一。

1.3 生成環境的安全性差

如今已經進入網絡社會、信息社會，計算機技術也在不斷更新和完善中，為現代檔案管理提供了更為便捷的方式，但網絡自身攜帶的開放性卻給電子檔案的傳輸、生成等方面造成了影響，尤其人們難以分辨來自網絡的各種電子信息是否真實。另外，對于大多數檔案應用系統而言，其常常處于不設防狀態，使得檔案寫入、傳輸、變換等多項操作均存在安全隱患，尤其需要注意的是黑客，黑客具有強大的計算機操作能力，其能夠輕易盜取電子檔案，或者在電腦遭遇病毒入侵時，也容易對電子檔案產生影響。

2 提升信息時代電子檔案安全性的相關措施

2.1 加強安全防范管理

安全防范管理是一項較為繁瑣且系統的工作，為了能夠使電子檔案更具安全性，應采取多種手段共同實施的方式，如行政、技術手段等，技術手段方面可以利用加密技術，加密技術如今已經成為各個領域保護文件的重要措施之一，其能夠有效避免在檔案傳輸過程中被第三方窺視，從而盜取相關信息，除此之外也可以充分利用防寫技術，同時加強計算機自身防護能力，善于利用防火墻技術，也可以采用安全衛士等系統來提升電腦防范病毒的能力。

2.2 壯大并優化人才隊伍

如今社會發展速度飛快，社會各界對人才的要求也有了明顯提升，對人才的要求已經由單純的學歷、經驗轉變為全能型人才、綜合型人才，對從事電子檔案管理工作的人員來說，其若無法充分提升自身技能以及個人素質，則很難勝任電子檔案管理工作。電子檔案在使用過程中需要工作人員熟悉各種計算機技術，并對網絡技術也要有一定的了解，但僅僅如此依然無法滿足當代社會的發展要求和發展趨勢，除此之外，其需要不斷增強自身管理能力，尤其要靈活運用現代化管理方式，并具備上進心、求知欲，以便促進自身全面發展。

2.3 重視基礎設施建設

基礎設施若得不到充分完善同樣難以使電子檔案安全得到保障，如我國大多數校園教育中往往存在計算機老舊的現象，而負責存放電子檔案的計算機也常常會由于老化而發生故障，嚴重阻礙了工作的開展，同時也不利于信息的添加以及傳輸。鑒于此，我國政府應加大對此方面的資金支持，同時要對計算機技術進行深度完善，而在電子檔案管理方面可以積極開發出功能更為全面的查詢系統，以此來提升檔案調用的效率，使其真正實現信息化、實時化、數字化、智能化。

2.4 完善相關管理制度

無論對于何種機構而言，實現制度管理均可以有效約束人員行為，而引入市場機制更可以起到雙重作用。因此今后在開展工作時，應在檔案部門內部制定信息準入制度，并制定管理制度，使各個員工均能夠明確認識到自身權限，以及應負的責任，另外要建立監督部門，其不僅要對工作人員的工作狀態進行監督，也要對已完成的電子檔案進行再次確認，避免出現因工作人員粗心大意而造成紕漏，如此才能更好地保障電子檔案安全。

2.5 完善信息轉移工作

電子檔案不似傳統檔案，容易實現長期存放，如將電子檔案存入郵箱后可以實現保存，并且其也是傳輸文件常用的方式之一，然而存放在郵箱的電子檔案通常有時限限制，一旦超過預規定時間系統會自動刪除，因此如何使電子檔案長久保留下來也是目前較為難解決的問題。雖然針對此問題已經作出了相應努力，但收效均不是十分可觀，近年來互連標準的出現漸漸改善了這一現象，其可以實現不同軟件之間的數據互換，利用該技術可以將同一檔案信息不斷轉移，并存放在不同的系統中，如此一來則可以進行永久保存。

2.6 做好保密工作

完善的保密措施可以有效避免電子文件被盜用、被損壞，具體可以從以下幾個方面著手：一，設定權限審核，由于在生活和工作中難免會有很多人接觸到同一臺計算機，或有其他人需要查看該電子檔案，此時則需要使用系統判定功能，以便于確認其是否具有使用權限，同時要開啟自動跟蹤功能；二，進行加密處理，鑒于計算機內部容量極大，其可以同時包含成千上萬的電子檔案，然而檔案的保密程度不同，對于需要保密的檔案應進一步加強措施，同時也賦予其合理的使用權限。

2.7 保障信息設備環境安全

由于電子文件的載體自身均具有一定價值，因此其通常會被存放在如公司、機房或其他區域，并且此類區域通常均帶有門禁系統，如此一來則可以避免非工作人員進入的情況。如今傳統鎖頭已經無法發揮很好的作用，因此可以將其更換為密碼鎖，進入的密碼只有領導以及相關工作人員可以知曉，若其他有需要的人想進入該領域，則應事先請示并做好人員登記。除此之外，做好備份也是極為重要的工作，畢竟當今社會中火災、天災往往不期而至，一旦檔案被毀則可以利用備份檔案繼續開展工作。

3 結 語

電子檔案如今備受關注，作為新式檔案管理方式其已經很好的實現了其價值，并且也很大程度上實現了檔案信息化、數字化，但其所存在的安全隱患也已經成為人們較為關注的話題，因此今后在使用電子檔案時，應積極采取措施盡量避免在使用過程中出現問題。除了要加大軟件建設外，也要注重提升工作人員的綜合素質及能力，這也是當下順利開展電子檔案工作的重要手段之一。然而雖然近年來我國已經越來越重視電子檔案的安全問題，也采取了相應措施，但似乎收效不大，因此相關機構和人員應再次加強對此方面的研究。

主要參考文獻

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第6篇：電子檔案信息范文

一、電子政務環境下檔案信息資源管理的特點

電子政務就是把現代信息技術引入政府機構，將管理和服務通過網絡技術進行集成，在互聯網上實現政府組織結構和工作流程的優化重組，創建一個虛擬的政府辦公環境。政府信息資源管理涉及信息資源、信息網絡、信息技術應用、信息產業發展、信息化人才、信息化政策法規標準等多方面在內的政府信息化體系，其中信息資源是進行檔案信息管理的核心。電子政務環境下檔案信息資源管理的特點主要有：一是檔案信息資源管理目標的多樣性。由于政府公務部門的性質，檔案信息資源管理必須能夠輔助好政府決策，宣傳政治、經濟、文化思想，并實現其相應的目的。二是檔案信息資源管理模式的靈活性。檔案信息資源管理模式無論在任何地方都不能有完全的通用性，不同時期、部門要注意檔案管理的需求分析，只有這樣，才能充分發揮電子政務環境下檔案信息資源的價值。三是檔案信息資源管理手段的多元性。行政手段和法律手段一直是記錄管理的主要手段，如政務檔案信息密級越高，越能發揮作用。而隨著信息技術的發展，技術手段對于檔案信息管理顯得愈發的重要。先進的技術手段不僅能提高檔案信息的管理效率，也有利于提升政務檔案信息的安全系數。

二、電子政務環境下檔案信息資源管理的現狀

政府信息資源管理起源于記錄管理，隨著社會信息化的發展，電子政務成為政府信息資源管理的新動向。電子政務環境下的檔案管理工作從形成、審核到各項環節都有了新的突破，建立了新的流程制度。同時，電子政務的蓬勃發展也促使最初的檔案計算機輔助管理系統逐步發展成為專業的政府電子文件管理系統。目前，多數政務部門都建立了自己的檔案中心，檔案門戶網站的建設也日趨完善，并建立了一系列有關檔案信息資源管理的法律法規、制度與標準。同時，電子政務環境下的檔案信息建設也逐漸引起了廣大研究人員的注意，從內涵、特點到管理策略、發展方向都給出了相應的指導性意見。但是，電子政務環境下的檔案信息化建設雖然取得了一定的進展，但其中也存在一些問題值得我們關注。目前，檔案信息資源建設的不完善導致政府信息資源開發和利用不充分，主要表現在：一是政府決策所需要的信息不全，政務檔案信息沒有做好科學管理；二是有用信息沒能得到利用，缺乏相應的檔案信息庫；三是檔案信息質量差，不利于政務決策；四是檔案信息封閉造成政務信息交流受阻，信息共享程度低。

三、電子政務環境下檔案信息資源管理的策略

電子政務環境下檔案信息化建設是以網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以社會共享為目標的動態發展過程。而如何保證政府電子文件的可靠性和可利用性是當前我們面對的主要問題，也是電子政務環境下進行檔案信息資源管理的意義所在。

1.建立相應的檔案資源數據庫。建立數據庫的前提是健全檔案信息，保證檔案數據的全面、真實、完整，然后才能設計出符合政務需求的電子文件管理系統，不僅便于組織和查詢，還可以進行深度數據挖掘，為政府決策提供全面可靠的信息支撐。

2.開展政務檔案公開信息服務。政務公開就是使國家機關信息公開，行政權力公開透明運行。電子政務環境下的檔案信息資源作為政務信息的重要組成部分，有必要推行公開信息服務。政務機關要結合自身特點，對關乎社會民眾切身利益的檔案信息資源進行公開、公示，以更好地改善政務檔案信息質量。

3.建立面向公眾的檔案信息服務通道。檔案工作不僅要滿足公務機構或組織的需求，還要滿足社會大眾的需求，最大范圍地向社會各方面提供檔案信息。隨著新媒體時代的到來，微博、數字雜志、數字報紙、數字廣播、手機短信、移動電視、觸摸媒體等都可以作為檔案信息服務媒介，建立起多元化的檔案信息服務通道，這種人性化、便民化的方式可以更好地改善檔案信息資源的服務水平。

第7篇：電子檔案信息范文

關鍵詞：檔案管理；電子信息化；措施；途徑

1 檔案管理電子信息化的優勢分析

1.1 大幅提高了辦公效率。檔案管理電子信息化的最大優點是計算機的信息處理能力非常強，通過計算機軟件對檔案信息的處理，對文件資料的收集、統計、分類、存儲和查閱等工作都變得非常方便、有序，避免了人力、財力、物力的過多浪費，提高了檔案部門的工作效率；同時使二次文獻信息的加工時間縮短，進而使得檔案信息的時效性得以提高；檔案管理電子信息電子化還能夠實現一次投入、多次產出，其信息成果可以進行備份且允許任意的拷貝。

1.2 文件和文字信息得到充分共享。在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。

1.3 增加電子文件保存的穩定性。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要。選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存u盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性。在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

2 檔案電子信息化管理的歸檔要求

在電子文件的歸檔過程中，應注意登記電子文件的容量及形成時間，特別是形成時間不但要登記年、月、日還要登記時、分，因為文件只要修改其存儲容量、時間，則和原來的文件是不一致的，這樣檔案人員就能注意到文件在復制、打開過程中是否被有意或無意的修改，如果發現文件被修改，應及時尋找原因，防止類似情況再次發生，并盡可能恢復原電子檔案的本來面貌。對歸檔的電子文件應注意是否被加密和壓縮，當發現文件被加密時，應及時和文件形成者取得聯系，給予解密。對壓縮的文件，由于壓縮工具眾多，一人一個方法，不利于檔案的提供利用，建議對所有壓縮的文件全部解壓后再存儲在光盤上，這樣對電子檔案的保管、日后維護、提供利用等都是有利的。歸檔拷貝的份數，一般為二套，分別存放在不同的地方，如果某些電子檔案利用率特別高，可做一套專門用于提供利用。保存二套的原因是由于電子檔案在長期保存過程中可能會出現讀寫錯誤，但同時同一文件同一位置出錯的可能性是很小的，這樣可大大提高電子檔案的安全性和可靠性。光盤存儲技術發展到現在也只有二十年的時間，檔案管理人員不能有太大的期望能永久保存電子檔案，在經濟能力允許的情況下，可適當考慮轉存到縮微膠片等其它更能耐久存儲的載體上。

3 電子檔案的保管和維護措施

電子檔案的保存，首先要求具備一個適合電子檔案載體保存的環境。電子檔案載體的保存環境，一般是指脫機存儲而言，因而要達到有關要求如歸檔光盤應直立排放，嚴防變形，不得擦洗、劃刻、觸摸盤片的處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，對需長期保存的電子檔案最好存放在恒溫恒濕的檔案庫房中，有條件的檔案館可將光盤等直接存放在防磁柜中，防磁柜平時盡量少開啟，防磁柜的鑰匙應有專人負責。良好的保存環境，不僅可以延緩載體的自身老化，而且還可以減慢載體上所有信息的自然衰減。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響，即使在良好環境下，也難免不發生信息丟失或讀取錯誤的現象，這是由于載體在長期保存過程中材質老化及磁記錄的自然衰減所致，所以對保存的電子檔案，應每隔一年抽樣機讀檢驗一次。光盤的拷貝轉存應根據光盤的保管情況、光盤驅動器的發展和兼容情況、計算機操作系統變化情況、硬件環境的變化情況而定，當上述四個條件任何一個發生較大變化時，應考慮有必要進行轉存，轉存時特別要注意選擇最新型號的光盤、驅動器、計算機操作系統和硬件環境，這樣下次轉存的時間間隔可長一些，同時原光盤至少應保存一個轉存周期，以防萬一。

4 實現檔案電子信息化的途徑

4.1 檔案信息數字化。檔案信息數字化是經過電子技術處理而記錄在新的介質上的一種方式，進而形成了新的文件和檔案。稱為電子文件和電子檔案。電子檔案具有信息與載體之間的可分離性、信息的可變性、信息的記錄與讀取速度快、多種信息集成性、信息的可操作性等特征。電子檔案的這些特性，使人們獲得與處理檔案信息的方式發生深刻的變革，檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快捷，可使檔案信息實現資源共享化，更大限度的滿足企業對檔案信息利用的需求。實現了檔案信息數字化就為檔案信息網絡化打下了基礎，檔案信息數字化是實現檔案電子化的有效途徑。

第8篇：電子檔案信息范文

醫院電子信息檔案建設是一項惠及大眾的措施，我國醫院現代化建設將側重點放在醫療設備和醫療技術上，社會各界對與醫院檔案管理工作的重視程度遠遠不夠，醫院檔案管理工作缺少必要的監督，無法進行有效科學的管理。醫院對于本院的檔案管理工作的管理意識薄弱，得不到重視的結果必然是缺少支持，這直接導致了在我國醫院現代化建設中，電子信息檔案管理工作的進展緩慢、鮮有成效。

2基礎設施落后

在我國用于醫院電子信息檔案管理的設備較為落后，不能滿足信息化檔案管理的需要，電子信息技術的應用需要良好的硬件和軟件設施作為支撐，醫院中聚集了醫療方面的專業人才，但是對于先進檔案管理設施沒有概念，基礎設施建設的不健全，也使得醫院電子信息檔案管理的發展緩慢。醫院缺少對世界先進電子信息檔案管理工作發展的關注，不能及時更新設備來為醫院電子信息檔案建設創造良好的條件。

3如何加強醫院電子信息檔案建設

3.1加強培訓

針對目前我國醫院現代化建設中檔案管理人員素質較低和專業人才缺乏的問題，加強相關培訓無疑是最有效的方法，通過加強各部門人員的計算機知識培訓,來為提高醫院電子信息檔案管理水平的創造條件。對于檔案管理人員來說，加強業務學習,在自覺學習掌握專業的檔案管理理論基礎上，時刻關注國內外先進的電子信息類檔案工作發展動態,從而實現通過計算機檔案管理軟件對電子信息檔案進行科學規范的管理。

3.2提高重視程度

醫院的重視是醫院電子信息檔案建設的關鍵，醫院的現代化建設不能只著眼于硬件，醫院電子信息檔案的建設工作關系到全局，醫院相關負責人需要樹立全局意識，對于醫院電子信息檔案管理工作給予充分的理解和足夠的重視，硬件是醫院醫療水平提高的基礎，軟件則是硬件的重要輔助，兩者互相補充、互相促進。醫院電子信息檔案建設惠及廣大民眾，同時也需要社會各界的大力支持，醫院的支持和社會的支持構成醫院電子信息檔案建設的發展動力，我們需要為其提供便利的資源和技術，在醫院現代化建設中為電子信息檔案建設創造更多條件。

3.3制定相關制度

針對相關制度缺失的問題，我們需要建立科學規范、高效合理的電子信息檔案管理制度，只有通過嚴格的制度化管理才能保障醫院檔案管理的現代化和信息化發展。依據國家相關法律法規建立嚴格的檔案查閱制度，在此同時，逐步建立起嚴格的采集制度、傳送制度、保存制度、歸檔制度、鑒定制度和清理制度等。嚴格的管理制度需要明確相關管理人員的職責，對電子信息檔案管理中出現的各類問題要進行詳細的規定和解釋，確保問題發生后采取的處理方法有著科學合理的依據。制度制定后必須嚴格遵守，對應著檔案管理制度可以出臺相應的獎懲措施，這樣的方式能夠充分調動管理人員積極性，對推進醫院電子信息檔案建設也有著很好的推動作用。

3.4加強軟硬件建設

在醫院的現代化建設中，軟硬件設施的建設是基礎性的工作，我們在醫院的電子信息檔案建設中，需要加強基礎的設施的建設，醫院電子信息檔案建設需要先進色軟硬件設備作為保障，只有在保障先進設備和軟件的基礎上才能實現電子信息檔案管理工作的高效和準確，電子信息管理系統的應用能夠有效提高醫院電子信息檔案的管理效率。保持與世界接軌，關注世界電子信息技術發展動態，及時進行設備和軟件更新，只有時刻保持與世界先進水平相一致，才能使得我國醫院信息化水平得到不斷提高。醫院要將電子信息檔案建設作為重點工作認真對待，為其發展創造條件。

4結束語

第9篇：電子檔案信息范文

（一）與傳統檔案相比，電子檔案具有如下特點。1.文件記錄方式多樣，變化性大。傳統的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發揮出來。但電子檔案的出現改變了信息的承載介質，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。2.與傳統的紙質檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優點。電子檔案以數字編碼將內容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質內部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內容可以進行壓縮編碼或加密等技術處理，所以即使有相應的設備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內容。3.電子檔案對元數據和背景信息有很強的依賴性。一方面電子檔案的元數據必須依附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌；另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網絡上進行，操作者互不見面，體現背景關系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來檔案的有效利用帶來隱患。

（二）基于電子檔案的特點，電子檔案具有獨特的優越性。1.電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發展的今天，現代信息網絡系統為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。2.電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統的紙質檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網絡管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積。可見，微機管理省時省力，給工作人員節省了充足的時間去提高業務能力和水平。3.檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統的紙質檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點，能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關的文件，從而保證了文件的保密性。4.電子檔案的微機管理有效地提高了檔案管理工作的質量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據自己的理解來進行操作，顯然立卷人對立卷標準掌握的尺度有很強的主觀性，立卷標準很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案管理進行微機管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發揮出更好的時效價值。

三、做好電子檔案管理的措施

（一）要完善體制，建立統一的電子文件管理標準。首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展。其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行。再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準。最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

（二）要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而到對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

（三）應做好電子檔案使用中的控制與管理。首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。 對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。