檔案管理資料員精選(九篇)

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第1篇：檔案管理資料員范文

1 病理檔案資料管理的重要性

病理檔案資料見證了病理學(xué)科的發(fā)展，作為醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理工作的橋梁和紐帶，為醫(yī)療過程提供全面的參考并且為患者提供良好的服務(wù)。教學(xué)科研型綜合性醫(yī)院將教學(xué)、醫(yī)療、科研融為一體，創(chuàng)新性思維作為科研工作的核心尤其重視科研信息的時(shí)效性。在種類繁多的病理檔案資料中，如何快速收集信息、準(zhǔn)確分析并加以有效利用，與科研成果的產(chǎn)出密切相關(guān)。同時(shí)，合理整合資源，完善病理檔案資料管理，減少檢索時(shí)間和人力支出，也能夠最大限度地發(fā)揮社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)水平先進(jìn)化、醫(yī)療服務(wù)最優(yōu)化、科研速度最大化三大目標(biāo)。

2 病理檔案資料管理的特點(diǎn)

病理檔案資料作為一種特殊的醫(yī)院檔案有其專屬的特征。首先，病理檔案資料管理專業(yè)性強(qiáng)。在大型綜合性醫(yī)院，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的病理資料，主要包括：（1）文字資料，如病理檢查申請(qǐng)單、報(bào)告單等；（2）組織蠟塊；（3）病理切片，如常規(guī)切片、冰凍切片、免疫組化切片等；（4）病理標(biāo)本，如大體標(biāo)本及法醫(yī)尸體解剖標(biāo)本等。基于病理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性，其涉及到的多種檔案資料亦要求有相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行指導(dǎo)性管理。其次，病理檔案資料管理具有保密性。病理檔案的收集整理過程需要嚴(yán)格遵守檔案信息的保密法，這不僅僅是維護(hù)患者的隱私，更重要的是作為維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一種有效的手段，提高病理檔案資料的社會(huì)價(jià)值。最后，病理檔案資料具有一定的時(shí)效性質(zhì)量管理記錄保存期限至少為2年。病理科應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)病理檔案的保存和管理，其中病理切片、蠟塊和陽(yáng)性涂片保存期限為15年，陰性涂片保存期限為1年，組織標(biāo)本保存期限為報(bào)告發(fā)出后2周[1]。因此，對(duì)于部分達(dá)到規(guī)定時(shí)間的資料需要及時(shí)清理并做好記錄。具有教學(xué)和科研價(jià)值的特殊病理資料做好長(zhǎng)期保存的措施，標(biāo)本的制作盡量保持原狀，歸檔完整的病理信息，提高科研與教學(xué)效率，發(fā)揮病理檔案資料的社會(huì)效益。

3 病理檔案資料管理常見問題

3.1 病理申請(qǐng)單常見問題。病理申請(qǐng)單作為醫(yī)療文書具有重要的法律效力，且其填寫的完整性準(zhǔn)確性直接影響病理診斷的結(jié)果繼而決定患者治療方案的制定。然而，部分臨床醫(yī)師認(rèn)真程度不夠或者缺乏專業(yè)基礎(chǔ)理論，造成申請(qǐng)單中出現(xiàn)內(nèi)容不合格現(xiàn)象：填寫不完整、患者年齡未填寫、字跡潦草難以辨認(rèn)、手術(shù)記錄不全、診斷術(shù)語不規(guī)范等。因此，病理技師在接標(biāo)本時(shí)要認(rèn)真審核申請(qǐng)單，并且及時(shí)與臨床醫(yī)師溝通，對(duì)不合要求的申請(qǐng)單退回修改，保證病理醫(yī)師做出正確的診斷。

3.2 病理切片和蠟塊常見問題。病理切片和組織蠟塊是病理診斷最直接的依據(jù)，同時(shí)用于病理診斷、科研、教學(xué)及會(huì)診等。對(duì)于有爭(zhēng)議的病理報(bào)告或者疑難病例，需要調(diào)出切片或組織蠟塊進(jìn)行科內(nèi)討論、外院會(huì)診或者遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)會(huì)診。因此病理切片和蠟塊的制作質(zhì)量與保存完整程度直接影響著病理工作的進(jìn)程。然而，在臨床工作中依然存在一些問題。大多數(shù)塑料包埋盒的序號(hào)碼模糊不清、蠟塊干裂、蠟塊丟失，尤其是包埋組織塌陷情況普遍存在；載玻片上序號(hào)大多采用手寫，操作中辨認(rèn)不清，部分切片存在粘連、污染、破損等問題；封片時(shí)間過長(zhǎng)導(dǎo)致組織收縮甚至出現(xiàn)裂痕或者部分細(xì)胞核吸收空氣中的水分導(dǎo)致透明不良出現(xiàn)“黑核”。由于管理中出現(xiàn)的疏漏亦有快速玻片丟失、借出玻片過期未還等現(xiàn)象。

3.3 病理報(bào)告單中常見問題。病理學(xué)檢查的結(jié)果最終要體現(xiàn)在病理診斷報(bào)告書中。因而，病理診斷報(bào)告書是一份具有法律效應(yīng)的重要醫(yī)療文件。病理報(bào)告單存在的主要問題有：病理醫(yī)師字跡潦草、醫(yī)用術(shù)語不規(guī)范、格式不統(tǒng)一、語言組織能力差；光鏡下組織學(xué)或細(xì)胞學(xué)改變的描述過于簡(jiǎn)單；重點(diǎn)不突出，沒有將肉眼檢查所見與鏡下表現(xiàn)相結(jié)合；文字報(bào)告單存放不當(dāng)，造成字跡模糊和回潮等現(xiàn)象。近年來，隨著檔案資料向數(shù)字化信息化方向發(fā)展，運(yùn)用切片掃描儀和計(jì)算機(jī)軟件將切片圖像信息掃描入電腦，在帶來方便的同時(shí)出現(xiàn)圖片采集不清晰、采集病變部位有誤等現(xiàn)象。

4 優(yōu)化病理檔案資料管理的建議

4.1 加強(qiáng)病理檔案資料管理意識(shí)。國(guó)家和衛(wèi)生部明確規(guī)定檔案管理的要求，病理科必須建立檔案管理庫(kù)房，適應(yīng)醫(yī)院開展醫(yī)療科研活動(dòng)的需求[2]。目前，國(guó)內(nèi)各大醫(yī)院在病理檔案資料管理過程中只是作為資料文檔記錄，重心放在臨床病理診斷上面，對(duì)檔案的管理工作重視程度不足。另外，大多數(shù)醫(yī)院還未將病理檔案管理納入醫(yī)院考核與責(zé)任管理中。作為教學(xué)科研型醫(yī)院要從思想上加強(qiáng)對(duì)病理檔案資料管理工作的內(nèi)涵與重要性的認(rèn)識(shí)，引起對(duì)病理檔案管理的高度重視。做好病理檔案的信息化建設(shè)，不能只處于資料的簡(jiǎn)單錄入、查詢等階段，要為科研、教學(xué)、臨床及患者提供重要參考，臨床科研分流管理，合理開展檔案借閱查詢制度。必要時(shí)對(duì)病理檔案資料管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)能力，熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為專業(yè)、系統(tǒng)做好病理檔案資料管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.2 規(guī)范病理檔案資料管理制度。規(guī)范的管理制度是做好病理檔案管理工作的保障，在病理檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)章制度保證操作的規(guī)范性。（1）病理檔案資料種類繁多且不易保存，對(duì)保存檔案的室內(nèi)環(huán)境要求較高。保持干凈整潔，做好防火、防蟲、防霉等措施，溫濕度保持適中，確保檔案的長(zhǎng)期保存和有效管理。（2）制定嚴(yán)格的歸檔移交制度。申請(qǐng)單、報(bào)告單等文字資料統(tǒng)一記錄格式方便查閱，組織蠟塊及玻片的接收移交歸檔都應(yīng)做好相關(guān)記錄，有專人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人。（3）完善借閱使用管理制度。近年來對(duì)教學(xué)及科研的重視程度不斷增加，在不影響臨床工作的同時(shí)滿足教學(xué)科研的需求成為亟待解決的問題。建立嚴(yán)格的借閱制度和方法，提出書面申請(qǐng)并攜帶有效證件才可以借閱；定期對(duì)收錄數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份，優(yōu)化病理檔案利用率。由此一來，臨床醫(yī)生可以對(duì)近期的病人信息進(jìn)行查詢，而需要借閱更早時(shí)期或者大量標(biāo)本的科研人員則可通過獲取訪問權(quán)限定位所需內(nèi)容，信息分流，最大程度地優(yōu)化病理檔案利用率。（4）制定合理的檔案保存制度。使用后的組織、蠟塊、玻片要合理保存便于日后查閱。病理診斷發(fā)出一個(gè)月后不存在爭(zhēng)議的組織標(biāo)本由專人處理，做好相關(guān)記錄。對(duì)于比較罕見或特殊的病例可制成標(biāo)本長(zhǎng)期保存，供教學(xué)和科研使用；已判閱過的切片進(jìn)行低溫烘烤后排列在玻片柜中保存，免疫組化切片與常規(guī)切片放在一起，其他切片（科研、會(huì)診、讀片、骨髓、細(xì)穿刺切片等）單獨(dú)保存，便于查閱和使用；用石蠟封存使用之后的組織蠟塊，切忌暴露在空氣中，排列在蠟塊柜中保存便于索引。（5）制定檔案保密制度。相關(guān)檔案管理人員要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，做好病理資料的保密工作，保護(hù)患者的隱私同時(shí)加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。病理醫(yī)師簽名之后的報(bào)告單不可隨意改動(dòng)，同時(shí)要保證電子檔案的信息、圖像采集的安全性，不可隨意篡改。

4.3 提高病理檔案資料管理信息化水平。隨著計(jì)算機(jī)軟件的大量運(yùn)用，建立規(guī)范的電子病理檔案管理模式在檔案管理工作中扮演重要的角色[3]。病理信息系統(tǒng)的建立極大地方便了臨床醫(yī)師與病理醫(yī)師之間、病理醫(yī)師與患者之間的溝通與交流。日常工作中應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)庫(kù)工作流程將各種信息資料輸入電腦。就目前而言，信息化尚不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)蠟塊、玻片的存在，在實(shí)現(xiàn)電子病理信息資源在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)，繼續(xù)保存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案和玻璃切片、蠟塊檔案這樣既可以解決電子病理檔案的提供利用和資源共享問題，又解決了歸檔病理檔案的憑證問題[4]。

第2篇：檔案管理資料員范文

關(guān)鍵詞：資料檔案 管理 醫(yī)院 建設(shè)

資料檔案是醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)醫(yī)療活動(dòng)和從事醫(yī)療服務(wù)過程中形成的，以不同形式和不同載體存在的，具有非常重要的保存價(jià)值，是醫(yī)院的一筆巨大財(cái)富。加強(qiáng)對(duì)資料檔案管理能促進(jìn)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)的決策，對(duì)醫(yī)院的建設(shè)也至關(guān)重要。

一、當(dāng)前醫(yī)院建設(shè)工作中資料檔案管理的現(xiàn)狀

（一）資料檔案管理體制不健全

醫(yī)院的資料檔案管理工作較為繁瑣，涉及的部門和個(gè)人也較多，由于一些工作人員對(duì)資料檔案管理知識(shí)欠缺，片面地認(rèn)為醫(yī)院的中心和主要工作就是提高經(jīng)營(yíng)收入，就只是進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)，為患者提供醫(yī)療服務(wù)，還認(rèn)為醫(yī)院管理工作的重點(diǎn)是研究如何提高醫(yī)療服務(wù)水平，改善醫(yī)療環(huán)境，為患者和病人提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。甚至認(rèn)為資料檔案管理可有可無，忽視了資料檔案管理的重要性，沒有認(rèn)清資料檔案管理工作的必要性，致使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策和建設(shè)時(shí)，不夠重視這部分管理工作，相應(yīng)地管理體制工作也跟不上，不夠健全。

（二）資料檔案管理手段跟不上現(xiàn)代化進(jìn)程

我們都知道，現(xiàn)在的社會(huì)到處都充滿了科技，伴隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也被大規(guī)模引進(jìn)到醫(yī)院的建設(shè)和管理工作中，相應(yīng)的電子檔案也應(yīng)運(yùn)而生。但是在一些醫(yī)院里常常會(huì)出現(xiàn)一種現(xiàn)象是資料檔案管理人員雖然能進(jìn)行基本的檔案信息管理操作和存儲(chǔ)，但是卻對(duì)信息安全和計(jì)算機(jī)病毒防治等缺乏基本的應(yīng)對(duì)能力。計(jì)算機(jī)在檔案資料管理的開發(fā)相對(duì)落后于計(jì)算機(jī)在其它領(lǐng)域的開發(fā)利用。目前，部分醫(yī)院僅將計(jì)算機(jī)用在信息的錄入、檢索和保存方面，沒有充分挖掘計(jì)算機(jī)其它方面的功能和特點(diǎn)，比如，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度、識(shí)別能力等，實(shí)際上這是對(duì)計(jì)算機(jī)資源的一種浪費(fèi)，因此，醫(yī)院在進(jìn)行資料檔案管理工作中要積極開發(fā)系統(tǒng)軟件，拓展計(jì)算機(jī)的應(yīng)用領(lǐng)域和范圍。

（三）資料檔案管理意識(shí)落后

醫(yī)院的資料檔案管理發(fā)展意識(shí)較為落后，管理內(nèi)容和范圍也有太大的隨意性。科技的不斷發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，資料檔案管理工作也在發(fā)生著巨大的變化。特別是在醫(yī)院的檔案管理范圍擴(kuò)大之后，它不僅僅包括文書檔案、病歷檔案、人事檔案，還包括實(shí)物檔案、聲像檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等。由于在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，沒有明確的規(guī)章制度，各醫(yī)院也是根據(jù)自己對(duì)資料檔案管理的理解和了解進(jìn)行管理實(shí)踐，恰恰是這種自己?jiǎn)畏矫娴睦斫猓瑢?dǎo)致了很多資料信息并沒有得到及時(shí)妥善的保管和整理。

二、加強(qiáng)資料檔案管理工作在醫(yī)院建設(shè)中的作用

（一）增強(qiáng)資料檔案管理人員的意識(shí)和素質(zhì)

資料檔案管理工作在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，與醫(yī)療、科研和教學(xué)緊密相連，這就需要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，一方面不斷提高資料檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，為他們提高繼續(xù)深造學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，另一方面還要深入基層，調(diào)查了解不同管理人員對(duì)資料檔案管理的信息需求和理解，同時(shí)還要深化工作人員的管理意識(shí)，讓其充分意識(shí)認(rèn)識(shí)到資料檔案信息管理工作的重要性和必要性，能夠?yàn)獒t(yī)院帶來的效益和利益，自覺參加管理工作的相關(guān)學(xué)習(xí)和實(shí)踐活動(dòng)中，逐步樹立長(zhǎng)遠(yuǎn)意識(shí)和法律意識(shí)，依法對(duì)醫(yī)院的資料檔案進(jìn)行合理科學(xué)地管理。

（二）重視開發(fā)科技信息資源

在醫(yī)院的資料檔案中有一部分重要內(nèi)容，也就是電子科技檔案，對(duì)這部分資料信息的管理不容忽視，相關(guān)工作人員要不斷挖掘和開發(fā)科技信息資源，沒有科研成果和新技術(shù)手段就不會(huì)為醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)帶來經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此管理人員應(yīng)從科研檔案、基建檔案盒設(shè)備檔案等中準(zhǔn)確地摘錄相關(guān)內(nèi)容，詳細(xì)介紹有關(guān)的新技術(shù)和新項(xiàng)目，推廣應(yīng)用臨床新方法等。對(duì)設(shè)備檔案的管理，應(yīng)著重介紹設(shè)備的主要參數(shù)、基本功能、注意事項(xiàng)等，讓醫(yī)務(wù)人員在實(shí)際的工作和操作中學(xué)習(xí)應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備，提高醫(yī)院各方面的效益，進(jìn)而促進(jìn)科研成果等的開發(fā)和技術(shù)轉(zhuǎn)化。

（三）不斷開拓進(jìn)取，探索新途徑

創(chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中，也非常重視創(chuàng)新的意義和作用，因?yàn)楣ぷ鲃?chuàng)新能對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展帶來新的突破點(diǎn)，可以使得醫(yī)務(wù)人員在工作中從實(shí)際出發(fā)，與時(shí)俱進(jìn)，大膽地改革那些與時(shí)展不相適應(yīng)，甚至阻礙現(xiàn)代技術(shù)手段發(fā)展運(yùn)用的舊觀念和舊體系，積極推廣使用新方法和新手段，在工作上做到思想觀念上大膽創(chuàng)新，要有積極的信息轉(zhuǎn)變意識(shí)和市場(chǎng)法律意識(shí)，改變舊有的工作模式，變消極被動(dòng)為積極主動(dòng)，用良好的機(jī)制提高醫(yī)院檔案資料管理工作的效益和水平。

（四）實(shí)現(xiàn)資料檔案的信息化管理

在醫(yī)院的資料檔案管理工作中引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)行信息管理。醫(yī)院的檔案部門也應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，將局域網(wǎng)等納入到工作中，擴(kuò)建醫(yī)院檔案信息管理中心，積極開發(fā)新的辦公自動(dòng)化軟件，形成醫(yī)院的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，方面醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行信息查閱和檢索，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理人員也應(yīng)積極在局域網(wǎng)內(nèi)構(gòu)建平穩(wěn)高效的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息和圖書資料等的一體化管理，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)點(diǎn)，將復(fù)雜繁瑣的檔案管理工作進(jìn)行分類整理，取代越來的管理體系。

三、結(jié)語

總之，伴隨著醫(yī)院醫(yī)療改革體制的步伐，資料檔案管理也應(yīng)隨之改變，不能原地踏步。相應(yīng)地，資料檔案管理人員也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，提高自己的業(yè)務(wù)水平和工作能力，提高資料檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，經(jīng)常向優(yōu)秀的員工學(xué)習(xí)，深入各科室進(jìn)行調(diào)查，了解醫(yī)院的醫(yī)療、科研和教學(xué)活動(dòng)，了解這些活動(dòng)對(duì)檔案信息的需求，有的放矢地進(jìn)行檔案管理工作，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提高信息支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]康敬梅.淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2012（14）

第3篇：檔案管理資料員范文

【關(guān)鍵詞】水利工程 建設(shè)監(jiān)理 檔案管理

1 做好監(jiān)理檔案管理的重要意義

建設(shè)工程監(jiān)理資料是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中形成的信息，詳細(xì)記錄了工程建設(shè)從監(jiān)理進(jìn)場(chǎng)、工程開工前準(zhǔn)備、開工建設(shè)到竣工驗(yàn)收等全過程，以文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄真實(shí)全面地反映工程建設(shè)過程中質(zhì)量、安全、技術(shù)和管理等情況，是建設(shè)工程信息管理的重要組成部分。工程監(jiān)理資料是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)、監(jiān)理人員履職情況的可追溯依據(jù)，是工程質(zhì)量評(píng)定、項(xiàng)目結(jié)算、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行管理和維護(hù)的直接依據(jù)。工程監(jiān)理資料的管理水映了工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的管理水平、人員素質(zhì)和項(xiàng)目監(jiān)理工作質(zhì)量。

2 做好監(jiān)理檔案管理采取的措施

2.1 制定檔案管理規(guī)章制度

項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)明確檔案管理責(zé)任制，分工明確，專職專責(zé)。監(jiān)理機(jī)構(gòu)的總監(jiān)是監(jiān)理檔案管理的責(zé)任主體。為保證監(jiān)理檔案管理工作的順利進(jìn)行，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，總監(jiān)應(yīng)對(duì)整個(gè)監(jiān)理檔案的管理目標(biāo)要求提出指導(dǎo)性意見，在實(shí)施過程中隨時(shí)督促、檢查和指導(dǎo)監(jiān)理檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案管理責(zé)任制落到實(shí)處。

2.2 嚴(yán)格執(zhí)行文件收發(fā)制度，借閱檔案要按規(guī)定辦理登記手續(xù)

嚴(yán)格按照《水利工程施工監(jiān)理規(guī)范》（SL288-2014）要求制定“監(jiān)理收（發(fā)）文月統(tǒng)計(jì)表”，內(nèi)外部往來文件應(yīng)清晰地記錄在“監(jiān)理收（發(fā)）文月統(tǒng)計(jì)表”中。工作過程中要嚴(yán)格履行文件簽收手續(xù)，避免發(fā)生文件收發(fā)錯(cuò)漏的糾紛。利用計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理與利用現(xiàn)代化。建立有效的電子網(wǎng)絡(luò)檔案，將各類檔案合理分類，及時(shí)錄入，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，做到檔案分類清楚，存放有序，管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化。

任何人借閱監(jiān)理資料應(yīng)履行借閱手續(xù)，重要資料須經(jīng)總監(jiān)或副總監(jiān)批準(zhǔn)才能借閱。并要求借閱人員做到閱后資料及時(shí)歸還、放回原位。

2.3 配備專職資料員負(fù)責(zé)監(jiān)理檔案管理

監(jiān)理人員進(jìn)場(chǎng)時(shí)就應(yīng)安排專職資料員負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理部的檔案管理。日常工作包括文件收發(fā)、傳閱、上報(bào)、下發(fā)、歸檔、回收處理無效文件等。總監(jiān)或副總監(jiān)負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查資料員日常工作完成情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在問題，糾正資料員工作中的失誤，促進(jìn)高效率、高質(zhì)量完成監(jiān)理檔案管理日常工作。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)培訓(xùn)

監(jiān)理資料員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。應(yīng)具有認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守《檔案法》、《保密法》及《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面的規(guī)定，做到對(duì)監(jiān)理檔案管理工作負(fù)責(zé)。 如遇工作變動(dòng)，須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。

3 監(jiān)理檔案管理歸檔

3.1 檔案文件預(yù)審

監(jiān)理資料員能夠熟悉監(jiān)理檔案的類型和傳閱途徑，保證文件在各個(gè)參建單位及時(shí)上傳下達(dá)。資料員在接收文件時(shí)，要仔細(xì)審閱文件（尤其是施工單位提交的資料）。對(duì)發(fā)現(xiàn)的表格使用不符合規(guī)范、資料份數(shù)、文件上報(bào)時(shí)效性、簽章不規(guī)范等細(xì)節(jié)問題要及時(shí)匯報(bào)總監(jiān)，并要求施工單位糾正。

3.2 水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案文件分類

資料員要及時(shí)對(duì)監(jiān)理工作過程中形成的文件M行核查登記，分類暫存于檔案盒內(nèi)，做到資料不丟失、不遺漏。

3.2.1 監(jiān)理管理體系文件

（1）監(jiān)理單位資質(zhì)文件：企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照，企業(yè)資質(zhì)等級(jí)證書復(fù)印件。

（2）監(jiān)理人員資格文件：項(xiàng)目監(jiān)理部人員配置表、調(diào)整表，上崗人員崗位證書、總監(jiān)理工程師任命書、總監(jiān)代表授權(quán)書及監(jiān)理員授權(quán)書、分工責(zé)任書等。

（3）項(xiàng)目部管理制度：組織機(jī)構(gòu)表、監(jiān)理工作目標(biāo)、管理制度、工作職責(zé)、工作流程、員工培訓(xùn)記錄。

3.2.2 依據(jù)性文件

（1）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)基本配置清單。

（2）監(jiān)理合同文件：中標(biāo)通知書、監(jiān)理委托合同及補(bǔ)充協(xié)議。

（3）其他文件：施工總承包合同、借貸合同、分包合同、中標(biāo)通知書。

（4）施工圖紙及說明文件：施工圖紙及登記目錄清單。

（5）圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)交底文件：圖紙會(huì)審及交底會(huì)議紀(jì)要。

（6）變更設(shè)計(jì)文件：變更設(shè)計(jì)，技術(shù)核定資料及登記目錄清單。

（7）政府批準(zhǔn)文件：規(guī)劃許可證，施工許可證、施工圖審批意見書、質(zhì)安監(jiān)督書。

（8）監(jiān)理規(guī)劃：監(jiān)理規(guī)劃、內(nèi)部交底記錄。

（9）監(jiān)理實(shí)施細(xì)則：質(zhì)量監(jiān)理細(xì)則，細(xì)則清單，內(nèi)部交底記錄。

3.2.3 監(jiān)理工作控制文件

（1）會(huì)議紀(jì)要：工程例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、其他會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、及會(huì)簽來往函件。

（2）收文、發(fā)文匯總記錄：文件清單、公司及業(yè)主、政府發(fā)文及文件、發(fā)文記錄。

（3）工作總結(jié)：階段性總作總結(jié)（年度、月度、專題等）。

（4）預(yù)控性文件：對(duì)工程建設(shè)行為安全、質(zhì)量等方面提出的監(jiān)理預(yù)控性意見。

（5）監(jiān)理計(jì)劃：?jiǎn)挝还こ讨蟹植浚ㄗ臃植浚卧こ添?xiàng)目劃分表、隱蔽工程質(zhì)量驗(yàn)收計(jì)劃與記錄清單、監(jiān)理旁站工作計(jì)劃、監(jiān)理平行檢驗(yàn)工作計(jì)劃、質(zhì)量抽檢記錄計(jì)劃、工程結(jié)構(gòu)安全和功能項(xiàng)試驗(yàn)計(jì)劃于記錄清單。

（6）監(jiān)理報(bào)審：開工、停工報(bào)審審核表、總分包單位報(bào)審表、施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表。

（7）監(jiān)理報(bào)告：鉆孔樁、承臺(tái)、墩臺(tái)（質(zhì)量）安全評(píng)估報(bào)告、有關(guān)監(jiān)理工作專題報(bào)告、質(zhì)量、安全事故報(bào)告與處理。

（8）監(jiān)理指令：監(jiān)理通知、回復(fù)單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、開工（暫停）令。

3.2.4 監(jiān)理質(zhì)量控制文件

（1）監(jiān)理記錄：各類監(jiān)理旁站記錄表、各類監(jiān)理平行檢驗(yàn)記錄。

（2）監(jiān)理（施工）驗(yàn)收：?jiǎn)卧こ虉?bào)驗(yàn)及質(zhì)量驗(yàn)收記錄，分部工程報(bào)驗(yàn)及質(zhì)量驗(yàn)收記錄，單位工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)及質(zhì)量驗(yàn)收記錄、單位工程質(zhì)量控制資料檢查記錄、單位工程安全和功能檢驗(yàn)資料檢查及主要工程抽查記錄、隱蔽工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)及其記錄、施工測(cè)量報(bào)驗(yàn)及成果記錄。

（3）監(jiān)理見證：見證取樣送檢臺(tái)賬、見證取樣和送檢人員備案表。

（4）其他影像資料：開工前原貌、施工階段、竣工新貌照片、工程建設(shè)過程的錄音、錄像文件。

3.2.5 監(jiān)理安全檢查監(jiān)督記錄文件

（1）聯(lián)系單：監(jiān)理工作聯(lián)系單。

（2）指令及回復(fù)：監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師通知回復(fù)單、工程暫停令，安全報(bào)審表。

（3）會(huì)議紀(jì)要：各類安全會(huì)議紀(jì)要及會(huì)簽，包括監(jiān)理定期檢查例會(huì)紀(jì)要。

（4）書面報(bào)告：向主要部門，建設(shè)單位及上級(jí)單位的報(bào)告。

（5）安全檢查、考核：安全監(jiān)理巡視檢查記錄，施工現(xiàn)場(chǎng)安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化工地考核評(píng)分記錄。

（6）承包方安全生產(chǎn)規(guī)章制度：備案登記表，后附安全生產(chǎn)責(zé)任制、安保體系認(rèn)證證書等八項(xiàng)管理制度。

（7）安全防護(hù)文明施工措施費(fèi)用使用計(jì)劃和簽證：措施費(fèi)使用計(jì)劃報(bào)審表、措施費(fèi)使用支付申請(qǐng)表。

3.2.6 工期管理控制文件

工程開工報(bào)審表、工程復(fù)工報(bào)審表、施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表、施工進(jìn)度計(jì)劃人機(jī)料動(dòng)態(tài)表、工程延期申請(qǐng)表。

3.2.7 投資管理控制文件

工程價(jià)款支付申請(qǐng)證書、工程變更費(fèi)用報(bào)審表、費(fèi)用索賠申請(qǐng)表、審批表、工程量現(xiàn)場(chǎng)簽證單等。

4 監(jiān)理檔案管理存在問題及應(yīng)對(duì)措施

4.1 資料員能力存在個(gè)性差異

由于監(jiān)理部資料員素質(zhì)良莠不齊，個(gè)別人員對(duì)行業(yè)規(guī)范不熟悉，專業(yè)知識(shí)不全面，缺少工作責(zé)任心，對(duì)資料如何進(jìn)行分類、傳閱、整編、歸檔、保管等環(huán)節(jié)不清楚，存在資料分類混亂、保管不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，容易造成資料的缺失。

選用專職技術(shù)人員負(fù)責(zé)監(jiān)理檔案管理，要求能熟知行業(yè)規(guī)范。加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理資料員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)能力，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

4.2 n案資料與工程建設(shè)進(jìn)度不同步

工程開工初期，迫于施工合同工期要求，開工前準(zhǔn)備資料不能及時(shí)上報(bào)，報(bào)審資料存在上報(bào)不及時(shí)、不齊全現(xiàn)象。

相關(guān)監(jiān)理人員要及時(shí)督促施工單位補(bǔ)充完善上報(bào)資料，做到監(jiān)理資料閉合。

4.3 做好現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理資料記錄

駐地監(jiān)理人員匯總的監(jiān)理資料是第一手資料，它直接影響工程的計(jì)量、結(jié)算工作。監(jiān)理人員由于白天盯工地現(xiàn)場(chǎng)，可能存在資料記錄滯后現(xiàn)象。

要求監(jiān)理日記、旁站記錄等資料及時(shí)匯總、記錄，記錄內(nèi)容要清晰、準(zhǔn)確、符合規(guī)范和事實(shí)，為日后工程量計(jì)量、結(jié)算等提供真實(shí)可靠依據(jù)。

4.4 簽證、評(píng)定資料存在滯后現(xiàn)象

施工生產(chǎn)過程中，施工單位不能及時(shí)上報(bào)簽證、評(píng)定資料，往往是先施工后補(bǔ)資料。開盤鑒定單、開倉(cāng)報(bào)審表、單元工程質(zhì)量評(píng)定表等不及時(shí)找監(jiān)理人員簽字蓋章，遲遲拖延。這樣可能會(huì)出現(xiàn)為應(yīng)付報(bào)驗(yàn)程序而湊資料的現(xiàn)象，造成原始數(shù)據(jù)、填寫日期不真實(shí)、不準(zhǔn)確。

監(jiān)理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)理規(guī)范要求，未經(jīng)監(jiān)理人員驗(yàn)收簽字，施工單位不得進(jìn)行下一工序施工。要督促施工單位及時(shí)上報(bào)相關(guān)簽證、報(bào)驗(yàn)資料，做到工程資料和施工進(jìn)度同步開展。

第4篇：檔案管理資料員范文

建設(shè)項(xiàng)目檔案是一種特殊的信息資源，不僅反映了建設(shè)項(xiàng)目的變化和發(fā)展，為項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、工程審計(jì)、工程創(chuàng)優(yōu)以及達(dá)標(biāo)考核等活動(dòng)提供依據(jù)和憑證；還對(duì)項(xiàng)目投產(chǎn)后的生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)、工程改（擴(kuò)建）、歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證以及經(jīng)濟(jì)糾紛等提供依據(jù)，對(duì)推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。那么，如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案在企業(yè)發(fā)展中更好的發(fā)揮作用，就自己四年來從事建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中遇到的困難和存在的問題談?wù)勛约旱捏w會(huì)。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案的概念及特點(diǎn)

“建設(shè)項(xiàng)目檔案”源于“科技檔案”認(rèn)識(shí)的不斷深化，2002年11月國(guó)家檔案局的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）將項(xiàng)目檔案定義為：“指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件”。“項(xiàng)目文件”主要內(nèi)容包括：立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)材料、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、合同文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、設(shè)備文件、財(cái)務(wù)文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等12個(gè)部分。

2現(xiàn)階段建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，建立不及時(shí)，責(zé)任不明確

建設(shè)項(xiàng)目檔案形成的主體多元化，每個(gè)單位自身的檔案管理水平參差不齊；各參建單位無檔案管理體系和機(jī)構(gòu)，只是指派1名資料員來開展本項(xiàng)目部的日常檔案管理工作；檔案責(zé)任無法明確，造成整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作混亂，不能及時(shí)、準(zhǔn)確的反映項(xiàng)目建設(shè)過程；還存在項(xiàng)目文件歸檔不及時(shí)，甚至丟失。

2.2檔案管理隊(duì)伍專業(yè)知識(shí)差、人員配備少，流動(dòng)頻繁

我們?cè)诂F(xiàn)實(shí)工作中，往往可以見到，各參建單位一般只配備一名資料員，有的甚至是兼職，這些人員大多數(shù)沒有上崗證，不具備檔案管理能力，而且這些所謂的“資料員”，把檔案管理工作作為更換工作的“中轉(zhuǎn)站”，隨著工程的進(jìn)展，這些人員會(huì)調(diào)到其它專業(yè)，不再?gòu)氖聶n案管理工作。這樣形成了惡性循環(huán)，在“資料員”頻繁的變動(dòng)中，項(xiàng)目文件移交不明，無法閉環(huán)銜接，造成過程文件丟失，資料殘缺，無法彌補(bǔ)，直接影響到建設(shè)項(xiàng)目檔案的移交和驗(yàn)收。

2.3工程資料與工程建設(shè)不同步

工程建設(shè)過程中，各參建單位都在急于趕工期，想盡一切辦法縮短工期，節(jié)約施工成本，保證利益最大化。忽視工程資料管理，在檔案管理上投入的人力、物力、財(cái)力嚴(yán)重不足，使工程資料、檔案收集歸檔工作與工程實(shí)際建設(shè)脫節(jié)。

2.4檔案管理設(shè)施配備不齊全，管理方法落后，不能實(shí)現(xiàn)檔案共享

項(xiàng)目參建單位為了節(jié)省投資，在臨建方面投入較少，雖然設(shè)置有檔案室，但設(shè)施配置不全，管理方法簡(jiǎn)單，大部分檔案室配置是一間房子、一臺(tái)電腦、幾個(gè)柜子，有些甚至檔案室和庫(kù)房合用，完全談不上檔案規(guī)范管理。有些現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境簡(jiǎn)陋，網(wǎng)線通不上，檔案信息化建設(shè)無法進(jìn)行，檔案信息共享難以實(shí)現(xiàn)，整個(gè)管理方式落后。

3做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策及取得的成果

我們?cè)邳S陵礦業(yè)2×300MW低熱值資源綜合利用電廠項(xiàng)目檔案管理工作中采取了以下措施，有效規(guī)避了項(xiàng)目建設(shè)檔案管理中存在的各種問題，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作正在有序、健康、順利進(jìn)行，為將來建設(shè)項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.1建立機(jī)構(gòu)，落實(shí)職責(zé)，為檔案管理工作提供組織保證

設(shè)立專門檔案室，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。形成以建設(shè)單位、監(jiān)理單位、其他參建單位為主體的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各參建單位檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)：即參建單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、工程技術(shù)人員和檔案管理人員三級(jí)組成，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，由此建立了涵蓋整個(gè)工程建設(shè)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

3.2提高素質(zhì)，嚴(yán)格要求，為檔案管理工作提供人才保證

3.2.1選好檔案工作機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人

企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人是企業(yè)檔案工作的帶頭人，除應(yīng)精通業(yè)務(wù)外，還應(yīng)該具有較高的理論修養(yǎng)、政策水平和豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，具有較強(qiáng)的組織能力，具有務(wù)實(shí)的態(tài)度、開拓的精神和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。負(fù)責(zé)人是檔案管理的決定性人物。

3.2.2保持檔案工作隊(duì)伍的穩(wěn)定

穩(wěn)定的項(xiàng)目檔案工作隊(duì)伍，有利于檔案業(yè)務(wù)情況的熟悉和業(yè)務(wù)水平的提高，從而保證項(xiàng)目檔案工作的持續(xù)開展。實(shí)踐證明，頻繁更換檔案工作人員，對(duì)項(xiàng)目檔案工作勢(shì)必產(chǎn)生消極的影響。因此，項(xiàng)目的檔案管理部門應(yīng)積極采取措施，保證檔案工作隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。

3.2.3加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的教育和培訓(xùn)

作為檔案管理工作人員，要通過多種渠道，采取多種方式，全面加強(qiáng)檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)以及基建、生產(chǎn)管理流程的教育和培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

3.3充分發(fā)揮監(jiān)理檔案的管理優(yōu)勢(shì)和技術(shù)優(yōu)勢(shì)推進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

工程監(jiān)理隊(duì)伍多數(shù)是由各專業(yè)的技術(shù)專家組成，負(fù)責(zé)整個(gè)工程建設(shè)的監(jiān)督檢查工作，對(duì)工程的設(shè)計(jì)、施工、變更等情況非常清楚。因此，充分發(fā)揮工程監(jiān)理的管理優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的督促檢查，能夠有效地促進(jìn)檔案工作的順利推進(jìn)；同時(shí)，充分發(fā)揮監(jiān)理人員技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)保證檔案資料的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確具有積極作用。

3.4加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)工程資料共享，為項(xiàng)目建設(shè)提供信息保證

在信息化建設(shè)規(guī)劃中，我們將檔案管理作為信息化建設(shè)一項(xiàng)重要內(nèi)容，開發(fā)了具有自身特色的工程管理軟件（簡(jiǎn)稱P3系統(tǒng)），要求所有參建單位的檔案管理納入其中。利用現(xiàn)代化設(shè)備（計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等）將各類檢索目錄錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，形成的各類檔案實(shí)體，完成電子化工作。并通過基建及生產(chǎn)MIS系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)（OA）以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，使電子文件的流轉(zhuǎn)、接收、整編、立卷工作管理達(dá)到一體化，即規(guī)范了工程檔案管理，又方便了資料查閱，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息共享。

第5篇：檔案管理資料員范文

1 園林監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀

1.1 應(yīng)收集的資料未收齊。根據(jù)施工進(jìn)度，應(yīng)收集相應(yīng)的報(bào)審資料。施工方案、單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、大型設(shè)備驗(yàn)收、材料進(jìn)退場(chǎng)、隱蔽驗(yàn)收、進(jìn)度款等工序都需要報(bào)監(jiān)理審核后方能施工或進(jìn)入下一工序。經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)檢查，發(fā)現(xiàn)部分工地的工程已進(jìn)入到下一工序，但應(yīng)報(bào)審的資料卻未收齊。有的是施工方資料員未上報(bào)，有的是監(jiān)理資料員不熟悉應(yīng)收哪些資料，未及時(shí)催收造成的。

1.2 收回的資料未分類整理。管理混亂是監(jiān)理過程資料管理普遍存在的最大特點(diǎn)。很多項(xiàng)目的資料、圖紙都是隨意地?cái)[放在辦公桌上，一片混亂，有些項(xiàng)目會(huì)用盒子裝起來，但分類粗糙，不分階段不分專業(yè)地胡亂堆放在一起，盒子的標(biāo)識(shí)不清楚。要查找一份資料，只能憑記憶翻查，費(fèi)時(shí)且容易造成更大的混亂。

1.3 保管不善。所謂的保管不善是指資料收回來沒設(shè)專職資料員保管，或有專職資料員，實(shí)際上資料是辦公室里所有人都可以自取自放，失去專人保管的意義，資料丟失、存放在哪里資料員都不知道。有的辦公室在一樓，資料也存放在一樓，資料容易潮濕發(fā)霉，更甚的是下雨時(shí)，雨水倒灌，所有的資料都泡水了，資料都無法保留。

1.4 沒有專門的檢索工具。這也是每個(gè)工地的資料管理的通病。每次我們到現(xiàn)場(chǎng)檢查資料要調(diào)取一份資料時(shí)，資料員都是翻箱倒柜地找，甚至是找了很久才知道沒有。這種原始的、低效率的工作方式在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)的社會(huì)顯然已經(jīng)是非常落后了。重復(fù)翻查費(fèi)時(shí)費(fèi)力，容易造成資料混亂，沒有一個(gè)臺(tái)賬看不出缺漏也會(huì)給工作造成諸多不便。

1.5 沒有利用臺(tái)賬。每個(gè)工地都有收發(fā)文登記表，就是沒有資料利用（或借閱）登記表。由于所有人可以隨意取閱，誰拿了，有沒有拿回來、什么時(shí)候拿回來都沒有登記，實(shí)際上資料員對(duì)整個(gè)的資料概況是不了解的，資料員都對(duì)概況不了解，何以保管資料？何以提供資料給領(lǐng)導(dǎo)參考利用呢？

1.6 沒有交接手續(xù)。人員流動(dòng)性大也是工地上的一大特點(diǎn)。當(dāng)保管資料的資料員離職時(shí)其與下一任的交接只注重在工作的交接上，對(duì)資料的移交是沒有概念的。沒有一個(gè)詳細(xì)的清單，更沒有核對(duì)一下數(shù)目，沒有具體的交接手續(xù)，只是口頭上的交接，導(dǎo)致新人對(duì)資料的概況不熟悉，數(shù)量不清楚，完整與否也不清楚、如何接收、整理、保管、利用也不清楚。接手過來也不去檢查，當(dāng)我們要調(diào)閱某份資料時(shí)，往往又是翻箱倒柜地找，如此循環(huán)，可想而知資料的管理是什么樣的狀態(tài)。

2 監(jiān)理過程資料實(shí)行檔案管理

檔案管理的工作方法嚴(yán)謹(jǐn)、有序、高效，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理資料的管理可以借鑒其工作方法。

2.1 收集。監(jiān)理過程資料收集不齊的原因，除了人為的主觀因素外，最大的原因是資料員跟不上施工的進(jìn)度、程序，不了解相應(yīng)的進(jìn)度應(yīng)產(chǎn)生哪些資料，哪些要報(bào)上來審批，固然就不會(huì)去催收，也不清楚哪些漏報(bào)。資料員要多與各監(jiān)理員溝通，了解施工的進(jìn)展、設(shè)備情況，或者現(xiàn)場(chǎng)查看；總監(jiān)的帶動(dòng)也很重要，適當(dāng)?shù)刂赋龉こ痰倪M(jìn)度及相應(yīng)產(chǎn)生哪些資料，將會(huì)起到很好的效果；培訓(xùn)，公司對(duì)資料員集中培訓(xùn)后上崗。

2.2 分類整理、入盒。（1）分類。在分單位工程（或標(biāo)段）階段、專業(yè)的基礎(chǔ)上，監(jiān)理過程資料可按其內(nèi)容的不同分成若干類，比如合同、準(zhǔn)備階段文件、綱領(lǐng)性文件、監(jiān)理記錄、造價(jià)、工程材料/構(gòu)配件報(bào)審、安全文明資料、其它文件、施工管理文件、施工記錄、竣工驗(yàn)收、聲像等大類，每大類下可再分屬類，比如監(jiān)理記錄下的屬類可分監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要、監(jiān)理工程師通知單/回復(fù)單及臺(tái)賬、旁站記錄、監(jiān)理工作聯(lián)系單等。（2）排列。每一大類或?qū)兕愊碌奈募磿r(shí)間的先后順序排列，相關(guān)聯(lián)的文件作為一份裝訂在一起。例如，監(jiān)理工程師通知單及回復(fù)；安全隱患整改通知書及回復(fù)；材料報(bào)審表與廠家檢驗(yàn)報(bào)告、合格證、見證取樣記錄、第三方檢測(cè)報(bào)告；正文與附件；塔吊安裝/使用/拆除的資料：告知書、備案登記證、安/拆單位的資質(zhì)證書及安全許可證副本、安/拆合同及與總包簽訂的協(xié)議、安/拆人員的上崗證、施工方案、安全技術(shù)交底、驗(yàn)收記錄、合格證明文件、司機(jī)、司索上崗證、旁站記錄等。按通知在前回復(fù)在后，正文在前附件在后的順序排列，形成一系列程序的、有內(nèi)在聯(lián)系的、又一目了然的文本，就能跟清楚地了解事情的進(jìn)展情況。（3）編號(hào)。每一大類對(duì)應(yīng)一個(gè)類別號(hào)，可以用字母或數(shù)字表示。如（1）中所示的各大類，可用1-12表示，1代表合同、2代表準(zhǔn)備階段文件、3代表綱領(lǐng)性文件、4代表監(jiān)理記錄……，4.1代表監(jiān)理日記，4.2代表監(jiān)理月報(bào)……，如此類推。

文件盒的編號(hào)方法（在盒脊）：

4.2-（1）

盒號(hào)（第1盒）

屬類（第2屬類：監(jiān)理月報(bào)）

大類類別號(hào)（第2大類：監(jiān)理記錄）

若大類4下的所有文件都能放在一個(gè)盒內(nèi)，則編號(hào)可只寫“4”，代表所有大類4下面的文件。

文件的編號(hào)方法：盒內(nèi)每份文件要有自編號(hào)，編寫在文件右上角，用鉛筆，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“1”開始。相關(guān)聯(lián)的文件作為一份裝訂在一起只編一個(gè)文件號(hào)。

2.3 保管。資料的管理、保管原則上設(shè)專職資料員負(fù)責(zé)。可以不必做到像檔案庫(kù)房管理那么嚴(yán)格，但防潮、防濕、防盜（這里指自取自放）還是有必要的，資料最好存放在板房的二樓，設(shè)專門的柜子，上鎖。

2.4 利用。資料的保管、利用專人負(fù)責(zé)。調(diào)閱、返還都需經(jīng)資料員操作，項(xiàng)目人員不能隨便取放。設(shè)收發(fā)文登記本、借閱、復(fù)印登記本，資料的進(jìn)、出都必須登記。

2.5 檢索。隨著工程的進(jìn)度，資料會(huì)越來越多，只要按以上步驟歸類整理好，編寫了與紙質(zhì)版同步的電子目錄，所有的信息都可以通過電腦搜索來完成。一打開目錄就能獲悉所有文件的信息，大大節(jié)省了工程師翻查文件的時(shí)間，大大提高了工作效率。所以說，一個(gè)好的資料員能減輕一個(gè)工程師的工作量。

2.6 資料的交接。指的是資料員離任時(shí)與下一任的資料交接。資料交接要每盒資料都以目錄為基準(zhǔn)，文件名稱、數(shù)量要逐份核對(duì)清楚，然后交接雙方在目錄上簽署姓名、日期，新任資料員留原件，復(fù)印一份給離任的資料員。

第6篇：檔案管理資料員范文

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院；基建檔案；歷史財(cái)富

黨的十會(huì)議的召開為進(jìn)入深水區(qū)的醫(yī)改明確了方向，而隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，醫(yī)院特別是公立醫(yī)院將投身到新一輪的建設(shè)浪潮中[1]。上項(xiàng)目，搞基建，增床位，擴(kuò)張規(guī)模，各種基建項(xiàng)目如火如荼在公立醫(yī)院中開展。如何做好醫(yī)院基建檔案管理，為醫(yī)院保留好珍貴的歷史財(cái)富，成為醫(yī)院工作者不可推卸的責(zé)任。

1 基建檔案的主要特點(diǎn)

基建檔案以項(xiàng)目為一個(gè)檔案單位，涵蓋了從項(xiàng)目審批，建立組織架構(gòu)進(jìn)行工程準(zhǔn)備、報(bào)批、設(shè)計(jì)、預(yù)算、招標(biāo)和合同，建設(shè)準(zhǔn)備階段的立項(xiàng)報(bào)建、勘查設(shè)計(jì)、施工招標(biāo)、施工許可證申辦，工程建設(shè)階段進(jìn)行的質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、預(yù)算控制，工程竣工驗(yàn)收和交付使用，到最后項(xiàng)目決算一整套完整的項(xiàng)目流程材料。

1.1 基建項(xiàng)目涉及的單位和人員較多，影響歸檔率

一項(xiàng)基建工程要和城建、規(guī)劃、環(huán)保、消防、設(shè)計(jì)和勘察、建設(shè)、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)和采購(gòu)等十幾家甚至幾十家部門單位發(fā)生聯(lián)系，有幾十甚至上百人員參與其中。由于收集的部門、單位眾多，材料的分散增加了收集工作的難度。而人員素質(zhì)參差不齊，檔案意識(shí)淡薄，在文化程度、業(yè)務(wù)技能、理論基礎(chǔ)等方面各不相同，對(duì)基建檔案形成的來龍去脈認(rèn)識(shí)不清，對(duì)收集歸檔范圍把握不準(zhǔn)確，造成基建材料收集不齊全。

1.2 基建項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)，影響完整率

基建工程要經(jīng)過提議、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收并投入使用一個(gè)完整周期，在實(shí)際操作過程中還可能遇到資金不到位、設(shè)計(jì)變更、增加預(yù)算和不可抗力客觀因素等原因，一般要經(jīng)歷一年甚至幾年的建設(shè)時(shí)間，使基建檔案材料形成時(shí)間過長(zhǎng)，檔案資料員保存和保管容易丟失。特別是一些基礎(chǔ)隱藏工程和電氣管網(wǎng)工程的記錄單，雖是分項(xiàng)目卻重要和隱蔽而負(fù)責(zé)人員眾多，不僅易漏責(zé)任人的簽字蓋章，還容易丟失不見。

1.3 基建項(xiàng)目專業(yè)性較強(qiáng)，影響準(zhǔn)確率

基建材料產(chǎn)生于多個(gè)專業(yè)技術(shù)部門，有報(bào)建審批表、勘察報(bào)告、招投標(biāo)書、合同協(xié)議書等文字文書材料，還有紅線圖、施工執(zhí)照、驗(yàn)收記錄單、施工竣工圖、預(yù)決算書等報(bào)表圖紙材料，形成了文字、圖紙、照片、錄像等多種載體形式。如果收集人員不熟悉基建工程專業(yè)知識(shí)和項(xiàng)目運(yùn)作程序，就不知道哪里有材料該收集，在哪個(gè)階段要收集上來，則不能及時(shí)收集每一個(gè)環(huán)節(jié)的原始材料[2]。

2 加強(qiáng)基建檔案管理工作的措施

基建檔案反映了醫(yī)院各個(gè)歷史時(shí)期的基本建設(shè)，是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證。它記載了醫(yī)院每個(gè)基本建設(shè)項(xiàng)目的全過程，可以為醫(yī)院中長(zhǎng)期規(guī)劃和建設(shè)提供參考，為醫(yī)院產(chǎn)權(quán)查證和地界劃分提供依據(jù)，更是日后維護(hù)維修、改建擴(kuò)建甚至建筑安全的重要參考依據(jù)。

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，責(zé)任到人，建立基建檔案預(yù)立卷制度

基建工程質(zhì)量是“百年大計(jì)”，反映醫(yī)院基本建設(shè)的整體水平。而基建檔案真實(shí)反映醫(yī)院工程項(xiàng)目管理過程和項(xiàng)目實(shí)體的全面貌，對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要意義。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案意識(shí)，把基建檔案收集管理工作納入到基建項(xiàng)目管理和考核全過程。有分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)專職檔案資料管理員全程專門負(fù)責(zé)各部門、每個(gè)階段材料的催收和整理。其他相關(guān)兼職資料員在做好專業(yè)技術(shù)工作同時(shí)及時(shí)收集和上交產(chǎn)生在本部門的資料，建立順暢的基建檔案材料人員網(wǎng)絡(luò)體系。

基建工程專職檔案資料員要嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范歸檔材料，做好“誰形成文件資料誰負(fù)責(zé)收集立卷”的預(yù)立卷工作，如合同協(xié)議書必須是正本，不能是草稿或副本；簽名簽字要用黑色墨水，不能用圓珠筆、鉛筆和藍(lán)、紅墨水；驗(yàn)收記錄單要簽字蓋章齊全，不要空白和遺漏；文件要保存原件，不能使用復(fù)印件；工程圖紙要標(biāo)注明確，審批蓋章齊全，避免重要的竣工圖收集不規(guī)范等等。專職資料員要在每個(gè)階段及時(shí)整理收集材料，發(fā)現(xiàn)有不規(guī)范的材料馬上退回去整改，從而避免幾年后項(xiàng)目竣工時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，卻因時(shí)間過久而找不到相關(guān)人員和部門彌補(bǔ)的永久遺憾和缺失，甚至影響到工程竣工驗(yàn)收的損失。

2.2 強(qiáng)化收集，監(jiān)督指導(dǎo)和經(jīng)濟(jì)手段雙管齊下，確保材料收集完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)

基建資料收集是基建檔案管理的基礎(chǔ)也是難度最大的工作。收集工作涉牽到多個(gè)單位和醫(yī)院內(nèi)部不同科室。不同的單位和部門在項(xiàng)目各個(gè)階段有不同的收集任務(wù)，作為建設(shè)單位的醫(yī)院基建辦公室的檔案資料管理員要提前介入項(xiàng)目，了解該項(xiàng)目的規(guī)模和使用功能，便于在收集和匯總資料時(shí)做到心中有數(shù)。

工程準(zhǔn)備階段的大量文件主要產(chǎn)生在醫(yī)院，資料管理員要做好前期階段的文件材料收集。工程施工階段的資料由施工單位形成，資料管理員要深入項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，主動(dòng)、積極了解工程進(jìn)度，熟悉每個(gè)階段檔案文件的內(nèi)容，對(duì)照收集清單督促指導(dǎo)施工單位、承包單位和監(jiān)理單位及時(shí)上交施工、竣工、驗(yàn)收各階段的資料，催收缺失的材料。

施工階段包含有土建、水電、照明、供暖、信息、通訊、消防、設(shè)備等主體和各分部分項(xiàng)、隱蔽工程種類繁多的基建資料，其材料收集齊全還關(guān)系到項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收達(dá)標(biāo)。作為建設(shè)單位的醫(yī)院在簽訂各種建設(shè)項(xiàng)目合同時(shí)應(yīng)把歸檔要求和具體內(nèi)容向施工各單位作明確要求，利用合同形式對(duì)歸檔文件的份數(shù)、質(zhì)量、時(shí)間以及違約責(zé)任作出具體規(guī)定，并和工程結(jié)算掛鉤，確保各部門各階段收集的檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)[3]。

2.3 加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平

基建檔案資料管理是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，而在醫(yī)院工作中是以衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員為主，基建后勤管理體制不健全，基建辦公室人員流動(dòng)性大，資料管理員工程技術(shù)專業(yè)性不強(qiáng)，又缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，所以工作起來往往顯得比較被動(dòng)。

廣西壯族自治區(qū)民族醫(yī)院是一所有50多年歷史的三級(jí)甲等綜合醫(yī)院，醫(yī)院正在進(jìn)行住院綜合大樓、腫瘤放療樓和職工危舊房改住房改造等多個(gè)基建項(xiàng)目。隨著各個(gè)大型基建工程的陸續(xù)竣工投入使用，醫(yī)院的就診醫(yī)療條件，職工居住環(huán)境和綜合服務(wù)能力將得到更大的提升。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要建設(shè)工程和檔案管理兩手抓兩手都要硬，選拔一位愛崗敬業(yè)，工作細(xì)致的管理人員通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)使之掌握工程專業(yè)知識(shí)又了解檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高其綜合素質(zhì)和管理能力，從而確保基建檔案管理工作的質(zhì)量和效率，讓基建檔案管理成為醫(yī)院和院長(zhǎng)一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 楊郁素，邱衛(wèi)黎，歐陽(yáng)俠.以基建檔案為例淺談做好醫(yī)院檔案歸檔與管理工作.中外醫(yī)療，2009，23：95-96.

第7篇：檔案管理資料員范文

關(guān)鍵詞：水利工程；施工資料管理；問題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：TV文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、水利工程施工資料及其管理意義

（一）水利工程施工資料及特點(diǎn)

水利工程施工資料是指從事水利工程建設(shè)過程中形成的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等材料，按照一定的原則和辦法，經(jīng)過分類、整理集中保管起來的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等。水利工程施工資料明確地反映了一項(xiàng)工程興建的全過程。水利工程施工資料具有如下特點(diǎn)：

（1）內(nèi)容上涉及面廣

在修筑堤防、興建水庫(kù)、開溝修渠、建設(shè)閘壩時(shí)、必然牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、電力通訊等各個(gè)方面，水利專業(yè)本身又與建筑、水文、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密，由此而形成的水利工程施工資料也是綜合性很強(qiáng)的信息反映。

（2）歷時(shí)周期長(zhǎng)

根據(jù)不同的工程，水文地質(zhì)條件不同，所確定的水利建設(shè)工程、周期長(zhǎng)度亦不同，一般的農(nóng)田水利工程，通長(zhǎng)僅需幾個(gè)月完成，而水庫(kù)、防洪堤工程建設(shè)則需幾年來完成。

（3）文書、科技施工資料一體化

水利工程是科研、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理一體化的運(yùn)行機(jī)制，因而形成業(yè)務(wù)性文書與科技施工資料聯(lián)系密切，明顯具有文書、科技施工資料一體的趨向。

（二）水利工程施工資料管理意義

（1）水利工程施工資料在對(duì)水利單位日常工作查考中能起到參考作用。如ISO內(nèi)部審核或ISO外審中，通過對(duì)水利工程施工資料的查閱可以了解到水利單位工作的程序及建設(shè)產(chǎn)品是否合格，而水利單位也可借助施工資料，在擬訂計(jì)劃、總結(jié)工作、水利工程設(shè)計(jì)等方面作查考憑據(jù)。

（2）完整的水利工程施工資料是一筆寶貴的財(cái)富。在學(xué)術(shù)研究方面，通過查閱施工資料，參考豐富、準(zhǔn)確、可靠的歷史資料，及時(shí)汲取到工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，減少了外借查閱資料的開支，可以更好、更快、更經(jīng)濟(jì)地取得研究成果。

（3）水利工程施工資料在建設(shè)時(shí)期可以用來全面鑒定工程質(zhì)量；在投入運(yùn)行過程中，若出現(xiàn)故障或事故，也方便為查明原因、追究事故責(zé)任提供依據(jù)；在后期規(guī)劃改革中，為后人在工程使用、管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、重建、擴(kuò)建等工作中提供必不可少的依據(jù)。

二、水利工程施工資料管理存在的問題

（一）規(guī)范、制度不健全

在水利工程資料整理的過程中，由于一些規(guī)范的缺失、資料管理制度的不健全使資料員在整理過程中無“法”可依，不知道怎么整理才是正確的，這樣造成的后果就是資料容易返工重做，浪費(fèi)了人力、物力、財(cái)力。

（二）資料管理人員素質(zhì)不高

一些建設(shè)單位，在工程建設(shè)過程中，特別是建設(shè)初期，文件資料無專人管理，或有人管也是其他事務(wù)工作人員兼管，他們沒有檔案專業(yè)知識(shí)，也沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不知道哪些文件材料應(yīng)歸檔，連一些具有法律效力的現(xiàn)場(chǎng)記錄也棄之不要，造成難以彌補(bǔ)的損失。或是不加分析，所有資料都作為檔案保存。并且不知道怎樣分類、組卷，文書、科技、會(huì)計(jì)等文件雜亂堆放，無從下手，盡管他們也付出很大的努力，但工程檔案質(zhì)量仍然不高。

（三）資料收集整理不及時(shí)

由于現(xiàn)階段水利工程的集中、大批量的投入，造成了資料員缺乏，在工地中存在以下情況：（1）一個(gè)資料員從事多個(gè)工程的資料整理工作。由于項(xiàng)目部人員不足資料員除進(jìn)行資料整理外，還要從事其他工作。這樣的結(jié)果往往會(huì)造成由于資料員事情多，工程施工已結(jié)束，但施工資料卻還沒有及時(shí)整理，到最后，只好憑回憶來整理資料，如果原始記錄整理再?zèng)]做好，那么很難使工程資料的前后達(dá)到一致。（2）工地資料員更換頻繁。由于施工工期長(zhǎng)，工資待遇等問題，一些工程，從開始到結(jié)束，甚至更換三四個(gè)資料員，這使得，資料整理的銜接不順暢，在最后驗(yàn)收時(shí)，資料員對(duì)不是自己整理的資料情況不熟悉。

（四）項(xiàng)目劃分及資料內(nèi)容填寫不嚴(yán)謹(jǐn)

由于專業(yè)知識(shí)的缺乏，不熟悉圖紙，不熟悉工程實(shí)際情況，不知道表格中所填的具體內(nèi)容是指哪部分，是什么意思，只根據(jù)例表照葫蘆畫瓢的填寫；進(jìn)行數(shù)據(jù)更改時(shí)，不是按照要求進(jìn)行更改，而是隨意的更改；在評(píng)定表過程填寫，沒有根據(jù)工程的實(shí)際情況填寫，出現(xiàn)多填或漏填的情況；在評(píng)定質(zhì)量等級(jí)時(shí)，與所填數(shù)據(jù)不相符合；人員簽字不按照要求簽，甚至代簽。

三、水利工程施工資料管理問題的對(duì)策

（一）管理制度標(biāo)準(zhǔn)化

從水利工程建設(shè)的批復(fù)文件及勘探、設(shè)計(jì)資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發(fā)放、回收等到技術(shù)檔案的整理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且要形成文件，用制度固定下來。為達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化還必須建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)水利工程技術(shù)資料形成的每個(gè)重要環(huán)節(jié)，凡是有做出突出貢獻(xiàn)的，組織上都應(yīng)給予適應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)確實(shí)屬于不重視檔案工作，工作馬馬虎虎，對(duì)檔案工作造成損失的，應(yīng)給予必要的處分，從而在抓檔案管理工作中，樹立先進(jìn)典型，起到示范帶動(dòng)作用，把檔案管理工作進(jìn)一步做好、做實(shí)。

（二）提高水利水電項(xiàng)目檔案專兼職人員的專業(yè)技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

首先要抓好水利水電建設(shè)項(xiàng)目檔案人員的在崗培訓(xùn)，使他們不僅掌握水利水電檔案工作的基本要求和方法，掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和操作技能，還要懂得工程建設(shè)方面的知識(shí)；其次，檔案行政管理部門須加強(qiáng)對(duì)水利水電工程檔案的監(jiān)督與全程指導(dǎo)，各方面嚴(yán)格執(zhí)行重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備案制度，另一方面還要深入工地現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行具體指導(dǎo)，解決實(shí)際問題，確保水利水電工程檔案的質(zhì)量。

（三）水利工程檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行

水利工程檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，這是國(guó)家和水利部檔案管理辦法與有關(guān)文件中明確提出的要求，也是確保工程檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的重要舉措，為日后的合理開發(fā)利用創(chuàng)造條件。“同步管理”的目的在于工程建設(shè)的整個(gè)過程中，切實(shí)做好工程檔案的收集、整理工作。作為我們檔案人員要緊緊圍繞水利工程檔案工作的中心，及時(shí)收集整理資料，更重視資料的鑒定和整編工作。從項(xiàng)目申報(bào)開始到工程竣工驗(yàn)收，我們每一位檔案人員要了解水利工程建設(shè)的具體程序和各階段的工作安排，掌握各個(gè)階段形成的檔案資料，做到心中有數(shù)。另外，檔案人員要主動(dòng)到施工現(xiàn)場(chǎng)詢問和了解工程建設(shè)進(jìn)展情況，全程跟蹤，及時(shí)掌握工程建設(shè)信息，并做好指導(dǎo)檔案收集整理工作。平時(shí)要把檔案收集、整理納入監(jiān)理單位考核中，形成各標(biāo)段項(xiàng)目經(jīng)理和總監(jiān)對(duì)本工程的檔案工作負(fù)總責(zé)齊抓共管的局面，特別要重視監(jiān)理單位對(duì)監(jiān)理工程項(xiàng)目檔案資料整編監(jiān)督和指導(dǎo)的作用。確保工程檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

（四）嚴(yán)格把好資料填寫關(guān)

建設(shè)單位應(yīng)該按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使施工資料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求。進(jìn)行數(shù)據(jù)更改時(shí)，按照要求進(jìn)行更改；在評(píng)定表過程填寫，根據(jù)工程的實(shí)際情況填寫，不要出現(xiàn)多填或漏填的情況；在評(píng)定質(zhì)量等級(jí)時(shí)，與所填數(shù)據(jù)要符合；人員簽字按照要求簽，不得代簽。

總之，施工資料管理工作的最終目的，是提供有價(jià)值的信息服務(wù)。施工資料管理人員要不斷增強(qiáng)參與意識(shí)，搞好施工資料編研工作，為提高施工資料管理工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

第8篇：檔案管理資料員范文

【關(guān)鍵詞】文件檔案；施工文件檔案管理

1、施工文件檔案在建筑施工單位所起的作用

施工文件檔案是反映建設(shè)工程質(zhì)量狀況的重要依據(jù)，也是建筑工程在日后維修、擴(kuò)建、改造的重要檔案資料。如果竣工以后工程出現(xiàn)質(zhì)量缺陷需要進(jìn)行維修，可以通過查閱工程的施工文件檔案，采取合適、有效的措施。

2、施工文件檔案在建筑施工單位的管理方法

（1）建立健全施工文件檔案管理。施工文件檔案管理為三個(gè)等級(jí)：工程項(xiàng)目經(jīng)理向建筑企業(yè)主管生產(chǎn)的經(jīng)理簽定責(zé)任制；檔案管理專業(yè)技術(shù)員向項(xiàng)目經(jīng)理簽定責(zé)任制；資料員向檔案管理專業(yè)技術(shù)員簽定責(zé)任制，明確責(zé)任人的責(zé)、權(quán)、利。責(zé)權(quán)利明晰化，使責(zé)任人知道具體的責(zé)任內(nèi)容、權(quán)力范圍和利益大小，真正認(rèn)識(shí)工程檔案在工程建設(shè)中的重要性，才能確保了檔案的及時(shí)性與完整性。

（2）做好施工文件檔案記錄與收集。施工文件檔案是對(duì)建筑質(zhì)量情況的真實(shí)反映，各種資料必及時(shí)收集、整理。在工程開工之前，就要指定資料員對(duì)施工文件檔案進(jìn)行跟蹤收集，及時(shí)做好分項(xiàng)分部質(zhì)量記錄，使施工文件檔案的整理和工程進(jìn)度取得同步。

（3）完善質(zhì)量記錄、做好施工文件檔案整理。工程項(xiàng)目的質(zhì)量是靠施工文件檔案的記錄來證明的。在整個(gè)工程項(xiàng)目的施工過程中，為了證明工程部位的質(zhì)量狀況，必須做到有完善的施工文件檔案記錄，做好資料整理和保管工作。

3、施工文件檔案在建筑施工單位的實(shí)際應(yīng)用

（1）做好工程開工前的準(zhǔn)備工作，熟悉設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)計(jì)說明及投標(biāo)文件，抓住重點(diǎn)、細(xì)心專研。填寫和準(zhǔn)備工程開工前必備的各種施工文件檔案資料，分類存放便于竣工資料日后的整理。資料收集過程中按照工程竣工檔案檢查清單順序分類歸檔，用于施工過程中的各種表格進(jìn)行編號(hào)，便于使用時(shí)拿取。

（2）工程開工后的將原材料送質(zhì)監(jiān)站檢測(cè)，同時(shí)做好送檢原材料文件檔案收集工作。將工程投標(biāo)書、測(cè)量交樁復(fù)核記錄、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄，與開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證一起歸檔。

（3）施工過程中收集材料質(zhì)量證明文件，在施工過程中不斷購(gòu)入各種材料，需要收集各種材料的合格證及有效的檢測(cè)報(bào)告。施工文件檔案一般一式四份，按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)工序驗(yàn)收內(nèi)容填寫表格，書寫要求規(guī)范，采用碳素墨水或中性筆。

（4）工程接近尾聲時(shí)進(jìn)行的竣工資料整理工作，查看報(bào)驗(yàn)資料中有無漏報(bào)、書寫有無錯(cuò)誤等情況。將所有施工技術(shù)、質(zhì)量保證、評(píng)定資料和竣工圖統(tǒng)一的檔案清單順序整理、匯總到一起。

（5）工程竣工后填寫工程竣工報(bào)告、工程交工驗(yàn)收證書和質(zhì)量保修書等驗(yàn)收文件并復(fù)印裝訂成冊(cè)，加蓋竣工圖章、簽字。

4、加強(qiáng)建筑施工企業(yè)對(duì)施工文件檔案的審核

建筑施工企業(yè)在施工的各個(gè)階段，企業(yè)主管部門采取定期不定期檢查指導(dǎo)，對(duì)竣工資料核查，對(duì)存在問題限期整改。

綜上所述，施工文件檔案的管理是整個(gè)建設(shè)工程的重要組成部分。施工企業(yè)要重視與發(fā)揮施工文件檔案的作用，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況，強(qiáng)化對(duì)施工文件檔案的日常管理、檢查和監(jiān)督，強(qiáng)化對(duì)施工文件檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，形成的施工文件檔案及時(shí)性、真實(shí)性。工程項(xiàng)目工程文件檔案管理人員能夠按照施工文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，沒有遺漏、沒有錯(cuò)誤地形成每一份施工文件檔案。施工文件檔案管理人員在工作中，能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)和熟悉國(guó)家和行業(yè)頒布的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等，能夠熟練地運(yùn)用規(guī)范的施工文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真檢查每一張表格，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。我認(rèn)為加強(qiáng)施工文件檔案的管理，確保工程技術(shù)資料的收集、整理，利用步入良性循環(huán)的軌道，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

第9篇：檔案管理資料員范文

關(guān)鍵詞:工程資料；收集整理；質(zhì)量問題；建筑工程

中圖分類號(hào)：TL372+.3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

1.資料員的職責(zé)

1、負(fù)責(zé)做好技術(shù)信息、技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)圖集、規(guī)范、規(guī)程的收集、管理、傳遞工作，滿足施工技術(shù)工作的需要。

2、做好工程技術(shù)類文件的控制管理工作

1)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和圖集的控制管理現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和圖集均以國(guó)家或地區(qū)正式頒布的文本以及上級(jí)部門下發(fā)的正式文件為準(zhǔn)。

2)、施工文件的管理

（1）建立工程在施工過程中產(chǎn)生的資料管理的各種記錄。

（2）對(duì)各工區(qū)的施工資料不定期進(jìn)行指導(dǎo)和抽查工程竣工驗(yàn)收后，按照檔案館及業(yè)主的要求，整理成卷，并向項(xiàng)目所在市檔案館、甲方及公司檔案室移交歸檔。

（3）文件的接收與發(fā)放：對(duì)接收的文件識(shí)別其有效性，并對(duì)其進(jìn)行分類編號(hào)、登記、存檔、保管。

（4）文件的復(fù)制與借閱：加蓋“受控”章的文件、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示辦理的文件，復(fù)制要嚴(yán)格控制份數(shù)，并填寫《受控文件復(fù)制/借閱登記表。

3、電子文檔的控制管理

對(duì)接收及上報(bào)的電子文件及時(shí)整理，歸檔。歸檔的電子文件應(yīng)該制成光盤，不得覆蓋，保證其內(nèi)容信息的原始性。

4、領(lǐng)導(dǎo)安排的其它任務(wù)。

2.施工資料的組成

施工資料是以單位工程為組成單元，按專業(yè)類別進(jìn)行整理，每個(gè)專業(yè)都應(yīng)按照專業(yè)產(chǎn)生相應(yīng)的施工資料。一般每個(gè)項(xiàng)目由工程施工前的資料收集、整理；施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審；圖紙會(huì)審記錄；技術(shù)（安全）交底；開工報(bào)告；管理人員名單；各類材料報(bào)驗(yàn)；各類實(shí)驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告；測(cè)量記錄；設(shè)計(jì)變更；現(xiàn)場(chǎng)簽證；隱蔽報(bào)驗(yàn)；檢驗(yàn)批報(bào)驗(yàn)；分項(xiàng)工程報(bào)驗(yàn)；分部工程報(bào)驗(yàn)；單位工程報(bào)驗(yàn)；竣工報(bào)告等幾方面組成。

3.施工資料的收集整理

施工單位的施工資料應(yīng)以各施工過程中形成的重要資料為主進(jìn)行收集、整理。一般可以分為幾個(gè)階段：

a、工程施工前收集、整理的資料

工程開工前，就應(yīng)收集工程動(dòng)工審批表、施工許可證、地質(zhì)勘察報(bào)告、施工圖紙、開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)等資料。其中施工組織設(shè)計(jì)是指導(dǎo)擬建工程施工全過程各項(xiàng)活動(dòng)的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和組織的綜合性文件。另外在這一階段還要注意收集原材料、半成品、成品出廠質(zhì)量證明和試驗(yàn)報(bào)告。

b、施工過程中各分部工程資料的收集、整理

1）各分部工程資料一般包括：1設(shè)計(jì)交底、設(shè)計(jì)變更洽商記錄；2、技術(shù)交底；3、原材料、半成品、成品出廠質(zhì)量證明和復(fù)試報(bào)告；4、施工試驗(yàn)報(bào)告及見證記錄；5、施工記錄；6、測(cè)量復(fù)核及報(bào)驗(yàn)；7、隱蔽工程驗(yàn)收記錄；8、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程驗(yàn)收記錄等。

2）做好施工試驗(yàn)資料的收集、整理

在施工前，應(yīng)根據(jù)施工組織設(shè)計(jì)做好鋼筋、水泥、砂、石等原材料試驗(yàn)計(jì)劃方案，做好同條件養(yǎng)護(hù)試塊留置方案及鋼筋首焊試驗(yàn)。在原材料送檢中批量必須符合要求，混凝土批量及留置組數(shù)應(yīng)符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求。

3）做好施工記錄和隱蔽工程檢查記錄

施工記錄是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工情況的真實(shí)反應(yīng)，要如實(shí)填寫。隱蔽工程檢查記錄即對(duì)隱蔽工程進(jìn)行檢查，并通過表格的方式將工程隱檢項(xiàng)目的隱檢內(nèi)容、質(zhì)量情況、檢查意見、復(fù)查意見等記錄下來，作為以后各項(xiàng)建筑工程的合理使用、維護(hù)、改造、擴(kuò)建等所需的重要技術(shù)資料。凡未經(jīng)隱蔽工程驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的工程，不得進(jìn)行下道工序的施工，隱檢合格后方可進(jìn)行下道工序施工。

4）認(rèn)真做好分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

分部工程的質(zhì)量驗(yàn)收是在分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收基礎(chǔ)上進(jìn)行的。除了對(duì)該分部工程中所含各分項(xiàng)工程進(jìn)行評(píng)定外，還要檢查該分部工程中所涉及到的質(zhì)量控制資料、安全和功能檢驗(yàn)（檢測(cè)）報(bào)告，對(duì)分部工程進(jìn)行觀感質(zhì)量驗(yàn)收。

5）做好技術(shù)交底和施工日志的記錄

技術(shù)交底是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，對(duì)保證工程質(zhì)量至關(guān)重要，因此，不但要把設(shè)計(jì)意圖和建設(shè)單位的合理要求在工程建設(shè)中具體體現(xiàn)，還要貫徹上級(jí)技術(shù)指導(dǎo)的意圖和要求。

施工日志是項(xiàng)目施工的真實(shí)寫照，是驗(yàn)收施工質(zhì)量的原始記錄，也是竣工總結(jié)和工程施工質(zhì)量原因分析的依據(jù)。

c、施工竣工資料的收集、整理

一項(xiàng)工程完成后，在收集整理好各個(gè)分部工程資料后，就要進(jìn)入竣工資料整理。（1）施工單位出具《工程竣工報(bào)告》，向監(jiān)理機(jī)構(gòu)和建設(shè)單位報(bào)告工程已完成，要求進(jìn)入竣工驗(yàn)收程序，并提供全套施工技術(shù)資料交監(jiān)理機(jī)構(gòu)核查。（2）收集監(jiān)理、設(shè)計(jì)、勘察三方分別出具的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告資料。（3）收集單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄：匯總表，工程質(zhì)量主要控制資料核查記錄、安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄，觀感檢查記錄，實(shí)測(cè)實(shí)量記錄等。（4）編制竣工圖。其方法是在原圖上編制和重新繪制竣工圖。凡是利用原圖編制竣工圖的，圖面必須達(dá)到八成新以上，無油污、無磨損、圖字清晰。

4.施工資料歸檔與移交

（1）工程資料的歸檔文件必須是準(zhǔn)確系統(tǒng)，并能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)全過程的文件材料，歸檔文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

（2）工程資料的移交：工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套移交城建檔案館。且城建檔案館的資料必須是原件，以便今后查閱。

總之，工程施工資料除必須做到及時(shí)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性以外，還要符合竣工圖紙、資料的整理、編制要求：①資料要簽字齊全，字跡清晰，紙質(zhì)優(yōu)良，保持整潔；②分類分項(xiàng)明確，封面、目錄、清單資料齊全，排列有序。

5.盡管基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)定對(duì)建設(shè)工程竣工資料編制內(nèi)容和竣工圖紙資料編制都有明確的規(guī)定和要求，但由于種種原因，在工程竣工資料的質(zhì)量及管理中仍存在以下問題：

1、施工技術(shù)管理文件原件不齊全。個(gè)別設(shè)計(jì)、監(jiān)理、建設(shè)單位下發(fā)的施工管理重要文件是復(fù)印件或者是缺少簽字蓋章等。

2、施工資料表格格式不統(tǒng)一、不規(guī)范。在開工前沒有統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容和格式。

3、施工原始資料書寫不規(guī)范。原始資料的文字字跡潦草，使用不規(guī)范的漢子，甚至還有錯(cuò)別字。

4、竣工資料移交不及時(shí)。不能按規(guī)定及時(shí)移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時(shí)間延誤，甚至導(dǎo)致竣工資料丟失。

6.產(chǎn)生這些問題的主要原因有以下幾點(diǎn)：

1、檔案意識(shí)薄弱。由于對(duì)檔案法、檔案知識(shí)和有關(guān)竣工資料編制的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范宣傳力度不夠。

2、檔案管理制度不健全。雖然各參建單位建立了一些資料管理方面的制度，但一般都不健全，難以保證資料整編工作的有效開展。

3、責(zé)任落實(shí)不到位。一是建設(shè)單位與施工單位簽訂的合同中對(duì)竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度等要求不明確、不具體；二是施工單位缺乏完善的管理網(wǎng)絡(luò)，相關(guān)人員檔案管理知識(shí)匱乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)低；三是缺乏有效的監(jiān)督考核機(jī)制。

4、人員素質(zhì)不高。一是施工單位技術(shù)力量薄弱，管理水平差；二是監(jiān)理單位人員有專業(yè)技術(shù)但施工管理水平較差，檔案管理知識(shí)不足；三是現(xiàn)場(chǎng)缺乏既懂檔案又懂技術(shù)的人員，從而影響了工程資料質(zhì)量。

5、過程控制不到位。資料編制與施工進(jìn)度不相符，反映了資料員在資料編制過程中“閉門造車”現(xiàn)象。

7.提高工程資料質(zhì)量的措施與對(duì)策：

1、加大宣傳，提高意識(shí)。在工程建設(shè)初期，工程項(xiàng)目管理單位應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案法規(guī)、工程檔案基本知識(shí)的宣傳教育工作，為提高竣工檔案資料質(zhì)量打下基礎(chǔ)。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高能力。在工程建設(shè)過程中，工程項(xiàng)目管理單位應(yīng)注重資料管理和整編方面的培訓(xùn)。一是對(duì)工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)；二是對(duì)專業(yè)檔案管理人員適當(dāng)進(jìn)行工程專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)一批既懂檔案又懂技術(shù)的工程檔案管理骨干，促進(jìn)歸檔工作的規(guī)范開展。

3、健全制度，落實(shí)責(zé)任，明確施工單位在工程檔案形成過程中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，制定統(tǒng)一的資料編制要求和細(xì)則，規(guī)范工程資料的管理。

4、過程參與，同步管理。從工程建設(shè)籌劃開始，檔案人員就應(yīng)要求工程部門的專職檔案人員從依據(jù)性文件開始就參與其中，按照文件的順序、圖紙的編號(hào)進(jìn)行登記，建立借閱制度。

8.總結(jié)

資料員的工作看起來非常瑣碎、簡(jiǎn)單，但要想把資料員工作干好絕非易事。因?yàn)橘Y料員工作涉及建筑行業(yè)里安全、質(zhì)量、技術(shù)以及現(xiàn)場(chǎng)管理等方面，因此要保證工程資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全、真實(shí)，就必須不斷加強(qiáng)建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位的基礎(chǔ)管理水平，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格落實(shí)工程項(xiàng)目竣工編制工作“三同步”制度，強(qiáng)化過程控制，嚴(yán)格竣工驗(yàn)收審查把關(guān)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳光； 資料員崗位實(shí)務(wù)知識(shí)[M].北京：中國(guó)建筑工業(yè)出版社，2007.