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關鍵詞:物業管理類;辦公室;綜合職能
物業管理的水平在很大程度上受辦公室管理工作的影響,物業管理中心辦公室為物業管理綜合辦事結構,在協調物業工作、各部門之間關系起著承上啟下的作用。辦公室的決策、工作效率等均直接影響上級企業政策的落實情況,并對員工的工作態度有著較大影響。要實現企業科學、健康的運轉,就必須明確物業管理公司綜合辦公室職能,發揮更加高效的管理機制,從而發揮辦公室的作用。
一、辦公室的地位
物業管理辦公室為物業管理中心主任直接領導的綜合辦事機構,主要工作任務有人事資料、行政事務、財務、檔案文件管理、倉庫保管、物資采購等,為協調部門之間關系、聯系上下級的重要部門。
二、辦公室的綜合職能
物業管理公司綜合辦公室內容主要為人事、行政以及檔案文件管理等,依照其工作性質而言,主要職能為管理、協調以及服務,其中服務為主線,管理是主體,協調是核心,只有融合協調三大職能,才可以使辦公室的管理工作更加適應市場經濟的需求,實現企業的長遠發展。1.服務職能作為企業的后勤保障部門,辦公室需要為企業提供基礎的服務從而保障企業的正常運作,及時掌握領導的意愿,并為企業員工、基層做好服務與領導。辦公室的管理人員不僅要與各級主管部門之間建立良好的合作關系外,同時要傾聽基層員工的心聲與意見,及時反饋給企業的上級管理層,從而保障基層員工的合法權益,調動員工的工作積極性,為業主提供更好的服務;依照公司的生產經營情況,加強基層調查研究,收集各方面信息,從而為領導的決策提供科學依據。辦公室要負責公司服務,了解業主的需求并反饋給公司。2.管理職能辦公室作為總經理或者部門主任管轄的部門,同時兼具管理職能,為企業內部中樞,外部窗口。辦公室要發揮管理職能,就必須要積極的參與到企業規則、政策的研究與制定,在充分了解管理層的意見后,全程監督決策的執行過程,并對結果進行驗收,從而維護企業內部的正常運營。負責擬定公司年、季、月的工作計劃,并就不同部門的完成情況進行觀察,定期進行總結;管理公司的人事調動、員工勞保、福利及公司車輛等;對公司各種文件的批辦、收發以及傳閱等進行分類管理和歸檔。同時辦公室工作人員要深入到工作一線,保證下情上傳,上情下達。3.協調職能辦公室作為連接管理者與基層員工的重要橋梁,對于維持公司正常秩序有著十分重要的作用。在傳達上級主管部門的領導精神與思想的同時,要詳細了解各個部門的情況,并對橫向、縱向的各個環節關系進行主動協調,并進行有效的溝通,從而保證部門之間可以更好的合作,高效率的完成公司的工作任務。
三、提高辦公室管理職能水平的對策
1.建立規范的內部管理制度為了適應市場經濟的要求,滿足公司長遠的發展規劃,完善嚴格的辦公司管理制度尤為重要,具體為工作任務的規范,工作流程的細化。企業要高效、安全的運營,就必須要有科學的規章制度作為保障,企業要加強對辦公室員工的約束與管理,對其日常工作進行定期的總結與評估,從而及時發現工作過程中的漏洞并進行及時的糾正。工作無大小,辦公室成員要認真執行公司的每一項任務,從決策的起草至最終的落實,要嚴格按照規章制度進行,按部就班的辦事。同時企業要明確員工的責任制度與考核制度,對每個工作崗位需要承擔的責任進行細化,保證事故可以及時處理并找到責任人。員工考核要獎懲有據、褒勤貶懶,杜絕工作中失誤、推諉以及低效現象,從而使辦公室的整體工作水平顯著提高。2.加強員工培訓,建設高效團隊物業管理公司辦公室的工作較為繁瑣,設計范圍較廣,具有極強的綜合性,對員工的綜合素質有著較高的要求。辦公室工作人員除了要具備高效處理企業日常事務的能力外,同時要做好領導的“左膀右臂”,并加強與基層員工的聯系。除了要具備基礎的計算機技能、業務能力外,同時還要在經濟、政治以及法律等有所了解,從而更好的發現國家政策傾向以及經濟發展動態。因此物業管理公司必須要加強辦公室員工的崗前培訓,并在員工進入工作崗位后定期進行管理與考核,加強工作人員不斷充實自我的積極性,有效避免常規錯誤的出現。同時公司要積極為員工提供實踐機會,從而使員工更好的為公司的發展提供計策,實現公司與個人的共同發展。3.完善部門協調,提高工作效率協調職能是辦公室的主要工作,要提高工作效率就必須要提高全局的合作與協調能力,有效的溝通上下、內外。辦公室工作人員在下達領導思想政策時,要依據不同部門的特點,對其利害關系進行分析,從而有效的減少部門間的分歧與矛盾,共同完成公司任務。因此,辦公室人員必須加強資料利用及整合能力,站在企業的整體利益來思考問題;同時,思想要有寬度,有效的調動公司各部門員工的積極性,遇到問題時主動的解決。均衡員工利益與公司利益,從而最大程度的發揮協調作用。4.優化工作環境,塑造和諧氛圍輕松、和諧的辦公環境可以員工更加輕松積極的面對工作,有效提高工作的效率,因此辦公人員要加強團結,嚴于律己,提高自身說話及行事魅力,盡可能的減少與他人的矛盾與沖突;加強對員工團隊合作精神的訓練,從而使每個人的優勢可以得到最大成都到發揮,使公司處于積極向上的狀態。
四、結束語
總之,物業管理公司綜合辦公室的職能主要有服務、管理以及協調功能,對于公司的健康長遠發展有著十分重要的作用,因此公司必須要加強辦公室規章制度的建設以及員工的培訓,從而建設一支高素質的團隊,以更好的服務于公司級業主,在激烈的市場競爭中占據一席之地。
參考文獻
[1]張林格,劉玉斌.公司戰略管理[M].清華大學出版社,2010.
一、認真學習,不斷提高自身素質和業務水平,為更好地勝任本職工作奠定了堅實的基礎
年是煤礦工程建設的起步年,一年來,綜合辦公室在公司黨政的正確領導和各部門的大力支持下,緊緊圍繞礦井基本建設中心工作,緊緊圍繞確定的目標任務,認真貫徹落實領導指示精神,通過綜合辦公室全體人員的共同努力,較好的完成了下達的各項目標任務。
年初,面對新形勢、新任務,我不僅感受到自己肩負的責任重大,而且,在實際工作中深切體會到自己掌握的綜合辦公室管理、基建等業務知識還十分匱乏,不能準確把握全盤工作,工作起來感到十分吃力和困難。為了不辜負領導和同事們對我的期望,準確地認清當前的政策形勢、管理體制和今后的發展前景,去年以來,我在認真學習政治理論知識的同時,側重性地學習了綜合辦公室管理等方面的業務知識,認真學習基建礦井等方面的知識,使自己很快對基建礦井綜合辦公室工作有了一個全新系統的認識,不僅對提高寫作水平奠定了堅實的理論基礎,而且,更增強了自己熱愛企業、熱愛本職工作的信心。無論在政治學習和理論業務學習上,我都堅持做到了認真筆記、學以致用,并積極鼓勵同事養成勤于學習、善于思考的良好習慣,積極適應形勢發展需要,爭做學習型、知識型、創新型人才,為公司發展貢獻自己的聰明才智。
二、搞好服務,不斷提高協調能力和管理水平
辦公室一項重要職能就是服務好領導、服務好職工,搞好綜合協調工作。為了協調好班子之間、部室之間、領導與職工之間的關系,在協調工作時,我注意講究說話方式,始終以謙和的態度去辦事,從未因自己說話粗魯、態度傲慢引起領導和職工的不滿。在辦公室人員工作分工安排上,統籌兼顧,不搞偏向性,形成了相互支持配合工作的和諧氛圍,使辦公室工作有章可循,忙而不亂。在待人接物、處理人際關系上,不背后議論是非,不做影響和諧團結、有損公司形象的事,用誠實、忠厚的品格和務實的作風,樹立自己良好形象。為了提高管理水平,增強在同事中的號召力,在公司每次組織的各種義務勞動中,積極帶頭參加,不怕吃苦,勇于奉獻,在工作中感受樂趣,在奉獻中實現人生價值,做到了吃苦不叫苦,有累不喊累,受氣不賭氣,用自己的言行去感染每一名同事,取得了大家對工作的理解和支持,無形中促進了管理水平的提高。
三、求真務實,敬業奉獻,腳踏實地地認真做好各項工作
綜合辦公室工作千頭萬緒,繁多復雜,需要有高度的事業心和責任感去認真開展工作。一年來通過自己腳踏實地的工作在搞好服務、參與政務、完成任務、辦好雜務方面做了大量工作,促進了公司整體工作的正常運轉。一是全年處理各級來文302余件,下發文件108份,寫匯報材料71份,配合工程技術部、財務部打請示、報告43件,并負責起草了《綜合辦公室管理制度匯編》等管理制度,及時擬辦各級來文,未因工作拖拉,影響領導批示,辦公室對這些文件都進行了認真登記,妥善保存,未發生泄密丟失文件事件。接聽電話、通知領導參加會議或落實上級工作部署無以計數,如果忘了安排要承擔責任,安排不合適要受批評,這些工作辦起來是小事,誤了就成了大事。二是帶頭遵守公司的各項規章制度。以紀律提高工作效率是我一貫堅持的原則,通過自己帶頭遵守公司的各項規章制度,有力地促進了本部同事的共同遵守,在全公司營造了遵規守紀的良好氛圍。另外,加強了對車輛的安全管理和對司機的職業道德教育,使領導和各部室在公務用車上,能夠按時到位,服務周到。同時,適時組織職工開展衛生大清掃活動,確保了辦公區域干凈整潔。三是公司搬至礦區后,經聯系本地電信營業廳落實網絡、通訊到位,為公司對外聯系提供了便利。
四、廉潔自律,謹慎行事,構筑牢固思想道德防線
一年來,本人嚴格遵守公司關于廉潔自律方面的規章制度,深刻認識和理解廉潔自律對于保護自己、推進黨風廉政建設的重要性和緊迫性。在工作中,不做有損企業形象的事,不搞權錢交易,加強對法律法規學習,提高自己的“免疫力”,自覺抵制各種誘惑,謹言行、慎交友,做到了守得住清貧,抗得住誘惑,經得起考驗。
通過一年來的工作使我深深體會到:辦公室工作隨意性、突發性任務較多,綜合服務工作難干。要想當好一名辦公室主任,就必須得樹立六個意識:一是責任意識。有質量的工作來源于強烈的事業心和責任感,責任意識不強,工作就會出現漏洞,任務就不可能完成好。二是要有超前意識。要充分發揮主觀能動性,把工作想在前、干在前、做在前,在被動中爭取主動,全方位地為領導搞好服務。三是進取意識。大力增強工作的積極性、創造性,各項工作不能滿足于一般化,都要爭先創優,爭創一流。四是效率意識。綜合辦公室工作是綜合服務性工作,必須養成高效、快捷、過硬的工作作風,準確、迅速、圓滿地完成每項工作任務。五是全局意識。辦公室工作必須通盤考慮,把握大局,始終站在公司全局的高度謀大事、想長遠,努力促進整體任務的完成。
過去的一年,綜合辦公室在公司領導的關心和幫助下,在全體員工的不懈努力下,各項工作有了一定的進展,為xx年工作奠定了基礎,創造了良好的條件。為了總結經驗、尋找差距,促進部門各項工作再上一個臺階,現將20xx年工作總結匯報如下。
一、綜合辦公室行政管理工作:
1、認真做好綜合辦公室的文件整理工作
20xx年1月至11月,按照公司要求擬定綜合性文件、報告96份;整理對外發文167份;整理外部收文125份,綜合辦公室已認真做好相關文件的收、發、登記、分發、文件和督辦工作,以及對文件資料的整理存檔工作。
2、協助公司領導,完善公司制度
根據公司運行工作實際,協助公司領導相繼完善了《規章制度匯編》、《員工手冊》等規章制度。通過這些制度,規范了公司員工的行為,增加了員工的責任心。
對在公司召開的會議,會前做好簽到本、茶水、椅子、會議通知、車輛接送等各項準備工作,保證會議按時召開。會后完成記錄報總經理室。對在公司外召開的會議及接待,及時按照通知要求做好酒店、車輛等預定工作,并做好相關費用的結算工作。
5、組織安排各項活動
08年綜合辦公室組織安排了各種形式的活動,得到了各部門、項目部的支持。元月份組織各部門、項目部員工參加抗雪救災活動;4月份在指揮部領導下組織了公司團員參加了植物認養活動;5月份起組織全體員工向地震災區捐款的活動,三次募捐共籌得善款一萬三千余元,物資若干;6月份組織員工參加迎奧運火炬方隊,為奧運圣火在合肥的順利傳遞貢獻了自己的力量,同期,組織各項目員工開展“從細節入手,提高服務質量”大討論活動。
二、綜合辦公室人事管理工作
1、根據需要,及時做好人員招聘及現有人員潛力開發工作
人員招聘是綜合辦公室人事管理工作中的重點,08年隨著政務區各項配套設施的建成,物業基層人員處于一人難求的局面,為打破僵局,綜合辦公室采用多元化招聘手段,與勞務公司簽訂基層員工用工協議;與周邊街道辦事處聯系輸送街道轄區內適齡人員。2月份,公司順利接管天鵝湖畔小區,綜合辦公室迎難而上,高效、及時的完成了小區基本人員配置。截止11月份,公司目前在崗人員941人。
3、加強檔案、考勤管理,確保勞資無誤發放
08年下半年,在外借一人的配合下,對公司相關的員工檔案、考勤卡等進行了整理,目前檔案管理工作基本能達到領導的要求。在勞資管理方面,綜合辦公室人事管理人員一絲不茍,對公司各部門、項目部送交上來的考勤表、加班表反復核對,發現疑問及時匯報,不造含糊不清的帳表,按時將工資表送交財務。
4、做到合法用工,完善勞動合同簽訂和社會保險入戶、轉出工作
08年1月1日新的勞動合同法實施,這就要求,對每位新入職員工都須簽訂勞動合同。改變了以往一貫試用期后簽訂合同的做法,新的規定在無形中加大了勞動合同簽訂和社保辦理的工作量,綜合辦公室人事管理人員在日常工作仔細核對每位員工的信息,以保證在勞動合同簽訂和社保辦理中不出錯。
由于物業公司一線員工眾多,自我保護意識欠缺,在日常工作中經常會出現一些意外傷害,08年申報工傷20余起。另,公司于5月份順得通過公司員工的各項保險基數核定工作。
5、加強績效考核,制定了合理的辦法
采購部按項目部和施工單位上報的采購計劃公開招標,邀標單位都在三家以上,有的多達十余家,并且邀標談質論價全過程總經理室、財務部、律師辦、采購全參與,增加陽光采購透明度,真正做到降低成本、保護公司利益。
2、圍繞控制成本、采購性價比的產品等方面開展工作
20xx年度綜合辦公室采購圍繞“控制成本、采購性價比的產品”的工作目標,在充分了解市場信息的基礎上進行詢比價,注重溝通技巧和談判策略。要求各長期合作供應商在合同價位的基礎上下浮5-8個百分點(當然針對部分價格較高而又不降價的供貨商我們也做了局部調整)。同時調整了部份工作程序,增加了采購復核環節,力求限度的控制成本,為公司節約每一分錢。
3、進一步加強對供應商的管理協調
20xx年綜合辦公室采購進一步加強了對供應商管理,本著對每一位來訪的供應商負責的態度,對每一位來訪的供應商進行分類登記,確保了每一個供應商資料不會流失。同時也利于采供對供應商信息的掌握,從而進一步擴大了市場信息空間。建立了合格供方名錄,在進行邀標報價之前,對商家進行評價和分析,合格者才能進入合格
4、縮減采購時間,力爭項目所需特別及時到位
綜合辦公室采購在總經理室的大力支持下,縮減采購時間,及時無誤的將天鵝湖畔小區所需物品采購到位;完成政務綜合樓、體育中心外墻清洗工作、綠怡、匯林小高層電梯維保工作以及各部門、項目部所需物品的的采購工作。
四、成績的取得離不開總公司領導的正確領導,也離不開各部門的大力協助配合和支持,我們在充分肯定成績的同時,也看到了本部門存在的問題:
1、由于綜合辦公室工作較瑣碎,工作上常常事無巨細,每項工作主觀上都希望能完成得,但由于能力有限,不能把每件事情都做到盡善盡美
2、對公司各部門有些工作了解得不夠深入,對存在的問題掌握真實情況不夠全面,從而對領導決策應起到的參謀助手作用發揮不夠。
3、抓制度落實不夠,由于公司事物繁雜,因而存在一定的重制度建設現象。
關鍵詞:辦公室工作;重要作用;科學管理;對策
辦公室管理一直被視為管理科學中一項十分重要的實踐課題。這是因為辦公室是所有公共和私人組織中的中樞神經系統。企業辦公室管理既有一般辦公室管理的共同點,也有其自身獨特的規律。在石油企業所屬單位內部,辦公室工作就是通過“辦文、辦會、辦事”體現聯系溝通、協調服務、監督指導等職能作用,從而達到服務領導,服務機關部門和基層單位,服務員工群眾的目的。所以,石油企業辦公室工作的管理是否科學以及科學化程度如何,直接關系到所在單位的形象和管理效能的高低。
1 石油企業辦公室的管理職能及重要作用
1.1 石油企業辦公室的管理職能
石油企業辦公室是企業的主要職能部分之一,職責在于“參與政務、管理事務、搞好服務”,是企業賦予辦公室行使企業行政工作的指揮中心,具有橋梁作用。而中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司主要職能有:人事管理、文件收發、印信管理、文電保密、宣傳報道、督查督辦、會議安排、車輛管理、工程與物資采購、信息管理、后勤保障等方面。基于上述原因,石油企業辦公室猶如“決策參謀部”、“工作執行軍事部”和“后勤服務部”,其職能作用發揮的如何,直接關系企業工作的落實和開展,科學管理能否直接影響企業整體管理水平的提升。
1.2 石油企業辦公室工作實施科學管理的重要作用
石油企業辦公室承擔著參政議政、管理事務、搞好服務的重要職責,其作用反映在以下三個方面:
(1)參謀助手作用。當前石油企業發展新形勢下敢于和善于給領導當參謀,是做好辦公室工作的基礎。而參謀就應當以“服務全局”為基礎,以“輔助決策”為目的,以“提醒警策”為手段,圍繞企業的中心工作組織開展工作調研,及時掌握基層單位的熱點和難點問題,反映內部存在的問題和矛盾,了解員工群眾的心聲和需求。參在點子上,謀在關鍵處,為領導決策提供及時、準確、全面的信息,提出決策性的意見,協助企業領導處理、督查政務,組織安排單位重要會議和重大活動。
(2)協調服務作用。作為石油企業辦公室,基于企業屬性所致,在實際工作中,協調服務是辦公室的一種工作方法、一種管理方式,通過協助領導,在辦公室的職責范圍內或在領導授權下,借助有關政策、規章制度和有力的措施,依靠“辦文、辦會、辦事”來銜接溝通,調整和改善人際之間、部門之間、部門與基層單位之間、工作之間的關系,縮小或消除各種矛盾,促使各項活動趨向同步化與和諧化,使管理行為在不同級別的管理層次中發揮充分效能,使管理過程更加流暢,以實現共同目標的過程。
(3)督查督辦作用。作為辦公室工作的一項重要職能,督查督辦任務就是依據本企業(單位)召開的工作會議定的事項、確定的重要決策、部署的重點工作,通過分解事項,明確完成進度、負責領導和落實部門,開展重點督查督辦,促進貫徹和落實。對黨政聯席會議、領導例會議定事項及領導現場辦公(調研)批示和交辦的事項,專項按月督辦、按月通報,使之落實。針對員工反映較多、反映強烈的問題或職代會建議提案主動查辦。
2 石油企業辦公室工作實施科學管理存在的主要問題
與傳統模式下的辦公室管理相比,現代石油企業辦公室盡管在作用發揮、協調運轉、服務保障等方面已具備了較為科學合理的管理方法,但因受機制體制、內外部關系、工作屬性等因素的影響,仍然存在有以下幾個方面的問題。
2.1 管理理念不強
石油企業快速發展背景下,對整個管理工作的開展都提出較高的要求,需在管理內容、管理形式上進一步創新。特別其中的辦公室管理工作,應結合企業經營管理中的動態變化,在管理理念上不斷完善。然而現行辦公室管理活動中,仍未表現出全方位、高層次特征,且不具備一定的預見性,在管理理念上仍局限在簡單的控制、監督與指揮層面,忽視企業經營管理中的變化情況,如職工思想變化等。這種管理理念,直接導致辦公室工作止步不前。
2.2 管理效率不高
目前石油企業在辦公室工作方面,部分人員完全將自身工作界定在事務性工作層面,實際開展工作中更傾向于機械地完成上級領導安排的任務,很少對辦公室涉及的工作主動思考。如在進行文案起草或相關措施規定制定中,往往難以得到上級領導認可,而基層員工對于這些措施也會產生明顯的反感心理。事實上,辦公室工作除表現在事務處理方面,也需做好信息收集、整理與處理等方面,能夠將有效的信息提供給企業決策過程中。
2.3 管理制度不全
制度是辦公室管理工作開展的重要保障。然而當前石油企業在辦公室工作方面,并未在制度上進行具體明確,管理工作無思路、管理工作目標不明確以及職責模糊等問題極為突出,這樣管理人員在工作負荷上極高,且最終獲得的管理效果也不明顯,整個管理過程中人力、物力等資源都將耗費許多。一旦辦公室管理面臨復雜多樣的工作問題,將表現出無所適從的局面,究其原因在于管理制度的缺失。因此,制度建設應成為當前辦公室管理需考慮的重要問題。
2.4 管理創新不夠
在全球經濟一體化,信息全球化、網絡化,新生事物令人應接不暇地撲面而來的今天,石油企業在辦公室部分工作人員由于對自己定位不準,導致工作目標不明確,總是墨守成規、循規蹈矩,未能培養出自己用開放的觀念、開放的思維方式來思考和處理每一項工作。
(1)人員素養不能滿足需要。辦公室工作覆蓋面廣而寬,所涉及的具體業務工作繁多,且工作要求非常高,因此辦公室人員需要具有較寬的知識面和專業技能基礎,比如:文秘、保密、輿情處置、接待等工作,都需要相當的工作水平和工作技巧,而目前石油企業辦公室系統的工作人員并非全為“一鉚一楔”的專業人員,工作能力和水平有所欠缺。
(2)管理程序尚未達到簡約。辦公室在公文處理、會議安排、印信使用管理等方面,盡管每一項工作都力求“簡約化”,但實際操作起來,仍會不可避免地按照一定的秩序有準備、有步驟、循序漸進的進行,耗時耗力。
3 石油企業辦公室工作推進科學管理的對策
辦公室作為石油企業的綜合管理機構,其管理水平直接關系到企業各項工作的正常運轉。在知識經濟的今天,辦公室管理以其獨特的活力引導著管理改革的實施。辦公管理創新,不僅影響著企業管理的質量,還制約著石油企業創新工程的實現。下面結合中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司綜合辦公室科學管理實際,不斷探索新的工作方法,明確職責,強化使命,使辦公室的職能得到全面有效的發揮。
3.1 辦公室人員管理的細化
(1)切實抓好員工培訓管理。根據中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司目前發展的新形勢、新要求,按照公司制定的培訓計劃,組織員工參加各類學習培訓,建設一支思想、作風、技術全面素質過硬的職工隊伍,提高團隊的整體合力。根據年度培訓計劃以及總部相關處室的具體要求,及時安排公司員工參加上級單位組織的專業知識培訓。根據公司目前的發展需要,邀請專職講師,自組織全體員工參加培訓學習。與此同時,根據公司各崗位的不同,組織公司不同崗位員工參加與之相應的專業技術學習,參加職稱評選,提高全體員工素質。
(2)切實抓好崗位聘任管理。今年至此,在中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司黨總支的正確領導下,綜合辦公室認真落實了《公司兩級機關一般管理崗位聘任管理暫行辦法》的內容和要求,組織了江西經營部、海南經營部兩部門副經理的競聘工作。在競聘過程中,對干部競聘任用的標準嚴格掌握不走樣,對干部競聘任用程序切實遵守不變通,嚴格執行了競聘、任職等程序,落實任前公示制,進一步加強組織監督和廣大干部群眾的監督,達到了公開、公正、公平的目的。
(3)切實抓好勞動合同管理。一是嚴格執行《中石油燃料油有限責任公司勞動合同管理辦法》,做好公司員工已到期勞動合同的續聘工作。按照新員工招聘流程,通過筆試、面試等層層選拔的方式,新招聘了3名現場服務工程師。二是加強薪酬管理,每月按照公司核定工資額進行工資測算,并嚴格按照績效考核結果進行工資發放,充分發揮薪酬分配的激勵作用。三是認真貫徹執行公司關于統籌保險的各項政策措施,及時做好養老、醫療、工傷、失業、生育保險以及住房公積金的繳納工作。
(4)切實抓好人事檔案管理。做好中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司員工的考勤登記管理工作,綜合辦公室負責公司員工的考勤登記,要求員工請假必須要有請假條,經部門負責人以及公司領導審批后交辦公室存檔。做好人事檔案的規范和管理工作,公司人事檔案只能由公司人事管理崗專人保管,任何人借閱員工人事檔案,均需層層審批,且只能在專人監看下查閱,不能拍照、抄寫、復印等,更不能帶出檔案室。
3.2 辦公室日常管理的序化
(1)做好行政公文收發工作。中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司綜合辦公室每日做好所有來文查收辦理工作,根據來文單位、來文時間及輕重緩急程度分類辦理,做好各類來文的登記、審核、擬辦、呈閱批示、發送閱知、閱辦及督辦工作。建立健全年度來文和發文及重要資料的移交臺賬,按檔案歸檔要求及時歸檔,并保證其完整性、及時性、準確性。
(2)做好日常印信管理工作。綜合辦公室嚴格按中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司信件管理標準辦理介紹信和證明信等各類信件,做到實事求是,嚴格把關。明確印鑒管理程序,嚴格印章的使用審批,堅持用印必須經過批準的原則。制發文件、函件上報各種表格、單位或個人獎懲材料、聯系業務、物資采購供應、提供情況證明等,一律先由分管領導審批,造冊登記后才能用印。完善使用登記制度,做好用印記錄,年終立卷存檔備查,確保做到規范化、合法化。
(3)做好文電保密工作。中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司在傳遞、管理秘密公文中,均采取相應的保密措施,確保文件安全,及時清理和保管密級文件資料,重要內部秘密文件的保密保管做到及時、安全,按規定范圍傳閱和使用。堅持“信息不上網,上網信息不”的原則,做到不泄密、不失密。
(4)做好宣傳報道工作。綜合辦公室緊緊圍繞中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司業務運行的中心工作,調動和發揮全體員工的積極性,“抓主題、抓隊伍、抓陣地”,努力做好宣傳報道工作。每月關注總部信息上報重點的要求,了解公司動態和業務運行中的亮點工作,積極邀稿,挖掘新聞價值,突出新聞時效性,及時上報投稿。
(5)做好定期督查督辦工作。綜合辦公室根據中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司每周以及每月督查督辦事項,明確各項重點工作責任部門及首辦責任人,確定工作進度及反饋上報時限要求,并按時開展每周定期督查督辦,及時掌握各項工作進展情況,確保各項工作任務及時得到落實。
(6)做好會場組織安排工作。中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司大小會議及培訓都由綜合辦公室組織。每次會議或培訓,辦公室在會標設計、照相、新聞報道等方面,都做到科學安排、細致落實,保證每次會議或培訓的順利召開。
3.3 辦公室規章制度的優化
(1)各項工作流程規范化。首先,建立完善綜合辦公室規章制度要先從完善日常工作管理制度入手,明確分配每位員工的職責,做到每位員工都有各自的工作,每一個工作崗位上都有員工進行工作,除此之外,還要求員工之間進行一定的協作,讓他們知道,綜合辦公室是一個團隊,要學會合作、互相幫助,才能共同進步、提高業績。其次,完善日常工作管理流程,讓不同崗位上的員工按照章程辦事,免得遇到問題時手忙腳亂。如果缺少了工作流程,那么面對繁瑣的工作,員工們很難提高工作,反而會弄到事倍功半的結果,因此要繼續認真完善目前各項工作流程,做到面對困難時不自亂陣腳。
(2)獎懲制度標準化。為了提高各崗位人員工作主動性、積極性,中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司綜合辦公室力推獎懲制度標準化:一是讓部門每位員工養成自我監督的習慣,雖然制定了完備的規章制度,但是如果缺少員工的自我監督,那就毫無意義,因此可以把員工的日常表現與獎金、懲罰等結合在一起,實行獎懲機制,這樣與員工自身的利益結合在一起,員工就自然養成自我監督的意識,使規章制度的實施起到效果。二是充分調動綜合辦公室員工的積極性,像上面提到的獎懲制度,員工由于自己的疏忽犯了錯,就要進行相應的懲罰,讓他們吸取教訓。
(3)信息管理系統化。中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司綜合辦公室緊跟信息管理步伐,遵循“統一、成熟、實用、兼容、高效”的指導方針,堅持“統一規劃、統一標準、統一設計、統一投資、統一建設、統一管理”的原則,建設網絡暢通、安全可靠、統一集成、先進實用的信息平臺,支持和促進公司業務發展。在信息項目的建設實施方面,公司業務部與經營部相關人員正配合總部相關處室完成物流系統、CRM管理系統上線的前期準備工作。運行維護管理方面,遵從“主動預防、積極響應、快速處理”的理念,保證信息系統安全穩定運行。
3.4 辦公室管理創新的強化
隨著改革的深入、辦公自動化的普及,辦公室面臨著新的挑戰。中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司綜合辦公室管理創新方面主要體現以下兩點:
3.4.1 車輛管理創新措施。綜合辦公室車輛管理也是公司的安全隱患與要害部位,嚴格落實車輛管理制度,確保行車安全,是關系到整個公司年度安全事故考核的重要因素。為嚴格落實車輛管理制度,確保行車安全,主要創新措施有:
(1)繼續完善《中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司車輛管理暫行辦法》,著重規范車輛管理,針對目前的不足,及時解決車輛管理中存在的問題,使車輛管理、駕駛員管理始終在制度的控制之下。
(2)加強專職司機、內部準駕人員教育培訓,提高隊伍素質。高度重視駕駛員的教育培訓,把駕駛員素質提升作為公司學習培訓的重要部分認真對待,嚴格管理。認真組織學習車輛管理制度,引導駕駛員樹立安全第一的意識;組織開展交通法規、現代汽車技術等方面的業務培訓,引導駕駛員自覺提高業務技術水平。
(3)嚴格落實制度,確保行車安全。嚴格執行《中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司車輛管理暫行辦法》,嚴禁無準駕證人員駕駛車輛,如發現無準駕證人員駕駛車輛,將對駕駛人員、所屬部門負責人以及車輛管理人員進行嚴格的處罰并通報處理。
3.4.2 采購管理創新措施。全面貫徹落實《中石油燃料油有限責任公司服務采購管理辦法》以及《中石油燃料油有限責任公司華南銷售分公司物資及服務采購管理(暫行)辦法》,緊緊圍繞“依法采購、優質服務、規范操作、廉潔高效”的服務宗旨和“重服務、重效率、重規范”的工作思路,為降低采購成本,節省開支,主要通過以下幾個創新措施嚴格控制、管理:
(1)嚴格供應商管理。嚴格執行《中油燃料油股份有限公司物資供應商管理辦法(試行)》,樹立“為公司節約每一分錢”的觀念,積極落實采供工作要點,堅持“同等質量比價格,同等價格比質量”,在公開公正、比質比價的原則基礎上推進采購。對于辦公設備設施、大勞保用品等物資,由總部統一招標采購,對于日常辦公耗材,采用經總部備案的供應商。
(2)嚴格采購計劃管理。對于公司的物資需求由各部門及駐外機構提出,綜合辦公室做好做細采購前的統計工作,對各單位提出的采購申請嚴格把關及審核,統一制定采購計劃,凡屬無需求的物資一律不列入物資采購計劃。采購計劃的審核范圍進一步擴大,由各級領導審核后方可下達計劃進行采購。
(3)嚴格物資出庫手續。物資出庫、發放是確保生產經營的需要,也是企業控制成本,獲得利潤的源泉。我們的基本要求是:按質按量迅速及時、嚴格檢查領貨手續,防止不合理的領用。物資領用由使用人員提出需求,填寫物資領用申請表,并經部門領導審核后方可交由倉庫管理員進行統一發放。
4 結束語
在經濟全球化和現代大中型企業日趨發展壯大的背景下,辦公室作為現代石油企業經營運作中樞以及信息反饋紐帶,在現代石油企業管理運行中,是溝通聯系石油企業內外,保障石油企業正常運轉的重要渠道。實際強化辦公室管理工作中,應正確認識辦公室管理的重要性,立足于當前辦公室管理存在的問題,不斷拓展工作思路,完善相關制度,并在服務創新功能上進行強化,這樣才可推動石油企業健康持續發展。
參考文獻
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辦公室2016工作總結和2017工作計劃一 綜合辦公室是公司總經理室直接領導下的綜合管理部門,是承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系四面八方的樞紐,工作也千頭萬緒,有文書處理、檔案管理、文件批轉、人事管理、薪資管理、采購管理等。工作雖然繁雜瑣碎,綜合辦公室三名人員各司其職,分管行政、人事、采購工作,人員雖然很少,綜合辦公室人員工卻分工不分家,在工作上相互鼓勵,相互學習。
過去的一年,綜合辦公室在公司領導的關心和幫助下,在全體員工的不懈努力下,各項工作有了一定的進展,為09年工作奠定了基礎,創造了良好的條件。為了總結經驗、尋找差距,促進部門各項工作再上一個臺階,現將2016年工作總結匯報如下。
一、綜合辦公室行政管理工作:
1、認真做好綜合辦公室的文件整理工作
2016年1月至11月,按照公司要求擬定綜合性文件、報告96份;整理對外發文167份;整理外部收文125份,綜合辦公室已認真做好相關文件的收、發、登記、分發、文件和督辦工作,以及對文件資料的整理存檔工作。
2、協助公司領導,完善公司制度
根據公司運行工作實際,協助公司領導相繼完善了《規章制度匯編》、《員工手冊》等規章制度。通過這些制度,規范了公司員工的行為,增加了員工的責任心。
對在公司召開的會議,會前做好簽到本、茶水、椅子、會議通知、車輛接送等各項準備工作,保證會議按時召開。會后完成記錄報總經理室。對在公司外召開的會議及接待,及時按照通知要求做好酒店、車輛等預定工作,并做好相關費用的結算工作。
5、組織安排各項活動
xx年綜合辦公室組織安排了各種形式的活動,得到了各部門、項目部的支持。元月份組織各部門、項目部員工參加抗雪救災活動;4月份在指揮部領導下組織了公司團員參加了植物認養活動;5月份起組織全體員工向地震災區捐款的活動,三次募捐共籌得善款一萬三千余元,物資若干;6月份組織員工參加迎奧運火炬方隊,為奧運圣火在合肥的順利傳遞貢獻了自己的力量,同期,組織各項目員工開展從細節入手,提高服務質量大討論活動
二、綜合辦公室人事管理工作
1、根據需要,及時做好人員招聘及現有人員潛力開發工作
人員招聘是綜合辦公室人事管理工作中的重點,xx年隨著政務區各項配套設施的建成,物業基層人員處于一人難求的局面,為打破僵局,綜合辦公室采用多元化招聘手段,與勞務公司簽訂基層員工用工協議;與周邊街道辦事處聯系輸送街道轄區內適齡人員。2月份,公司順利接管天鵝湖畔小區,綜合辦公室迎難而上,高效、及時的完成了小區基本人員配置。截止11月份,公司目前在崗人員941人。
3、加強檔案、考勤管理,確保勞資無誤發放
xx年下半年,在外借一人的配合下,對公司相關的員工檔案、考勤卡等進行了整理,目前檔案管理工作基本能達到領導的要求。在勞資管理方面,綜合辦公室人事管理人員一絲不茍,對公司各部門、項目部送交上來的考勤表、加班表反復核對,發現疑問及時匯報,不造含糊不清的帳表,按時將工資表送交財務。
4、做到合法用工,完善勞動合同簽訂和社會保險入戶、轉出工作
xx年1月1日新的勞動合同法實施,這就要求,對每位新入職員工都須簽訂勞動合同。改變了以往一貫試用期后簽訂合同的做法,新的規定在無形中加大了勞動合同簽訂和社保辦理的工作量,綜合辦公室人事管理人員在日常工作仔細核對每位員工的信息,以保證在勞動合同簽訂和社保辦理中不出錯。
由于物業公司一線員工眾多,自我保護意識欠缺,在日常工作中經常會出現一些意外傷害,xx年申報工傷20余起。另,公司于5月份順得通過公司員工的各項保險基數核定工作。
5、加強績效考核,制定了合理的辦法
采購部按項目部和施工單位上報的采購計劃公開招標,邀標單位都在三家以上,有的多達十余家,并且邀標談質論價全過程總經理室、財務部、律師辦、采購全參與,增加陽光采購透明度,真正做到降低成本、保護公司利益。
2、圍繞控制成本、采購性價比最優的產品等方面開展工作
20xx年度綜合辦公室采購圍繞控制成本、采購性價比最優的產品的工作目標,在充分了解市場信息的基礎上進行詢比價,注重溝通技巧和談判策略。要求各長期合作供應商在合同價位的基礎上下浮5-8個百分點(當然針對部分價格較高而又不降價的供貨商我們也做了局部調整)。同時調整了部份工作程序,增加了采購復核環節,力求最大限度的控制成本,為公司節約每一分錢。
3、進一步加強對供應商的管理協調
2016年綜合辦公室采購進一步加強了對供應商管理,本著對每一位來訪的供應商負責的態度,對每一位來訪的供應商進行分類登記,確保了每一個供應商資料不會流失。同時也利于采供對供應商信息的掌握,從而進一步擴大了市場信息空間。建立了合格供方名錄,在進行邀標報價之前,對商家進行評價和分析,合格者才能進入合格
4、縮減采購時間,力爭項目所需特別及時到位
綜合辦公室采購在總經理室的大力支持下,縮減采購時間,及時無誤的將天鵝湖畔小區所需物品采購到位;完成政務綜合樓、體育中心外墻清洗工作、綠怡、匯林小高層電梯維保工作以及各部門、項目部所需物品的的采購工作。
四、成績的取得離不開總公司領導的正確領導,也離不開各部門的大力協助配合和支持,我們在充分肯定成績的同時,也看到了本部門存在的問題:
1、由于綜合辦公室工作較瑣碎,工作上常常事無巨細,每項工作主觀上都希望能完成得最好,但由于能力有限,不能把每件事情都做到盡善盡美
2、對公司各部門有些工作了解得不夠深入,對存在的問題掌握真實情況不夠全面,從而對領導決策應起到的參謀助手作用發揮不夠。
3、抓制度落實不夠,由于公司事物繁雜,因而存在一定的重制度建設現象。
4、公司宣傳力度有待加強。
5、對公司其他專業業務學習抓得不夠。
這些都需要我們在今后的工作中切實加以解決。20xx年即將過去,新的一年將要到來。在新的一年里,我們將繼續圍繞公司中心工作,克服缺點,改進方法;深入調研,掌握實情;加強管理,改進服務;大膽探索綜合辦公室工作新思路、新方法,促使工作再上一個新臺階,為公司的健康快速發展作出更大的貢獻。現將20xx年工作計劃匯報如下:
一、加強溝通,抓好宣傳工作
xx年綜合辦公室將根據公司工作實際需要,制定相應制度執行情況反饋表,并時時跟蹤,對相關制度進行修改、完善,使其更加符合公司工作實際的需要。
三、完善績效考核制度,使之更有序進行
20xx年公司試行績效考核以來,截止目前,取得一定成效,也從中得到一定的經驗積累。但在具體操作中,還有許多地方急需完善。20xx年,綜合辦公室將此目標列為本年度的重要工作任務之一,其目的就是通過完善績效評價體系,達到績效考核應有效果,實現績效考核的根本目的。績效考核工作的根本目的不是為了處罰未完成工作指標和不盡職盡責的員工,而是有效激勵員工不斷改善工作方法和工作品質,建立公平的競爭機制,持續不斷地提高組織工作效率,培養員工工作的計劃性和責任心,及時查找工作中的不足并加以調整改善,從而推進企業的發展。20xx年,綜合辦公室在20xx年績效考核工作的基礎上,著手進行公司績效評價體系的完善,并持之以恒地貫徹和運行。
四、完善培訓、福利機制。
企業的競爭,最終歸于人才的競爭。目前公司各部門、項目部的綜合素質普遍有待提高,xx年綜合辦公室將根據實際情況制定培訓計劃,從真正意義上為員工帶來幫助。
同時,20xx年7月份開始的全體員工大體檢活動,在廣大員工中得到了認可,增加了員工對企業的信任及肯定。xx年綜合辦公室將希望繼續為員工能爭取到此類的福利活動。
五、完善xx年各類物品的采購招標工作
走向市場,了解市場行情做好采價準備,對所有采購物品要嚴把質量關,設備、工具類一定要做好售后維修保養,積極聽取相關專業人士對所購物品及采購工作所提出的良好建議意見。
以上總結計劃妥否,請領導批示!
辦公室2016工作總結和2017工作計劃二 過去的一年里,在公司領導和同事們的關心支持下,辦公室緊緊圍繞公司中心工作,團結協作、盡職盡責,全面發揮參謀助手、服務保障、統籌協調的職能作用,通過全體成員的不懈努力,較好地完成了各項工作任務,現將本年度工作情況和明年工作計劃匯報如下:
一、主要工作情況
(一)全心全意做好行政服務工作,為集團及各部門順利工作提供后勤保障和基礎支持。
辦公室的工作是以服務為宗旨,為領導服務、為部門服務、為員工服務。提供優質高效的服務是辦公室工作永恒的主題,也是辦公室全體成員不懈的追求,過去的一年里,辦公室通過不斷提高員工的素質,逐步轉變工作作風,牢固樹立服務意識,全心做好服務。行政前臺,事情多,任務重,既要做好為公司全體員工服務,又要兼顧來訪接待、來電記錄、會務工作,還要做好信件收發登記工作、統一訂餐等。每天最早上班、最晚下班的是前臺,義務加班加點的工作是前臺常年不變的堅持。為了確保全體員工有一個干凈、整潔、舒適的辦公環境,前臺吃苦耐勞,用心細心,在上班之前將所有辦公室、辦公桌整理完畢。車隊司機更是任勞任怨,甘于奉獻,5+2、白+黑到處都有他們接送客戶,保證公司領導、緊急業務用車的忙碌身影。可以說,集團每個辦理緊急業務的人員背后,都有一名或多名默默奉獻的車隊司機。車隊司機在盡力保障安全的同時,為公司所有車輛辦理保險、年檢、油卡等后勤保障工作。在辦公用品采購、申領和發放上,辦公室員工嚴格做到先走OA申請程序,控制辦公用品申請數量,高效采購、發放辦公用品,做到物盡其用,減支降耗,正是依賴于辦公室所有成員的耐心堅持和不懈努力,才使得辦公室在過去的一年里,能夠全面、細致的為集團及各部門工作順利進行提供了良好的后勤保障和基礎支持。
(二)細心做好印章、證照管理工作,提高公章使用的嚴肅性和規范性。
辦公室工作人員認真做好公司合同章、業務章的使用和登記,嚴格審核每一個需要蓋章的合同、協議,確保公章使用的嚴肅性和規范性。一是安排專人專崗做好公章管理。嚴格規范公章的申請使用,每次使用公章需按照規定流程進行申請登記,避免私用濫用公章的情況出現,確保公章使用的規范性和嚴肅性。二是做好公司各類證照的日常使用和存放管理。分門別類將公司各種證照歸類存放管理,日常需要使用時,按照申請領用登記程序管理,掌握證照使用動向,確保證照使用便利性和安全性。三是做好公司合同、協議等文字和內容的審核把關,最大限度避免公司合同在文字方面的錯漏,把公司利益放在首位,以嚴謹、認真、精益求精地工作態度,確保每份涉及公章使用合同、協議的合法性和規范性,把好行政辦公最后一道關。
(三)精心組織協調,統籌安排各項集體活動。
過去的這一年,辦公室以溝通協調、監督管理作為開展工作的切入點,在全心做好服務工作的同時,更注重與各部門的精心協作配合。一是在組織集團會議等集體活動方面,提前做好服務工作,預先了解活動規格、參與人數、活動通知、現場服務、用餐安排、車輛服務等情況,圓滿完成了集團內外大小會議等組織協調工作。二是組織集團公司全體工作人員進行全面體檢,讓員工掌握自身健康狀況,預防疾病發生,提升公司凝聚力,以更好地投入緊張工作,為公司創造價值。三是統籌公司與重大客戶簽約的各項服務工作,預先準備簽約文件、預訂簽約場地、簽約展板、內外溝通,有效提升了公司工作效能和社會美譽度。
二、工作中尚待改進的地方
辦公室工作大都是幕后進行的綜合性工作,工作想出彩很不容易,想一點不出錯卻很難。回顧辦公室一年的工作,雖取得了一些成績,但同樣存在尚待改進之處:
(一)工作效率有待進一步提高。辦公室工作的特點是綜合、瑣碎,但又不可或缺。辦公制度尚需進一步完善,團隊的做事方式和方法,還需要不斷磨合提升,在分工和協作中,進一步提高工作效率。
(二)工作細致度有待進一步提升。辦公室的工作事無巨細,在一些日常事務工作中,由于工作疏忽,細節方面容易出現各種紕漏,因此要嚴把細致關,進一步提升工作細致度。
(三)管理水平有待進一步提升。辦公室管理水平離集團的嚴格高效要求還有一定差距。辦公室內部管理尚不夠明確細致,一些管理制度沒有很好的落實執行,同時缺乏制度執行的監督機制,因此辦公室的科學化管理水平有待進一步提升。
三、2016年的工作計劃
20xx年是公司繼續開拓創新、再續輝煌新的一年。辦公室作為公司的服務部門任重道遠。辦公室成員將進一步高標準、嚴要求,不斷學習,全面提升辦公室管理工作引領、服務和保障能力,助力公司發展。具體工作計劃如下:
(一)加強溝通,做好領導的助手。準確理解公司領導意圖,做好上情下達、下情上報工作。保持與其它部門的充分溝通,盡可能了解各項業務的進展展情況,并將信息及時整理反饋給公司領導,有效協助上級開展工作,真正做好領導的助手。
過去的一年,我們綜合辦公室在曹總的領導下,在各部門的大力支持下,我們部門員工團結一心,努力工作,順利地完成了公司布置的各項工作任務。現將2016年工作總結匯報如下:
1、認真做好文件整理及工程項目投標資料,全年以來共出具報告書860余份,投標項目資料10多份,及時登記業務信息臺賬,做好業務檔案歸檔工作,按照檔案管理具體要求,整理分類,匯總入冊錄入電子檔保存。
2、加強考勤管理,堅持上下班考勤制度,嚴格督察,拒絕了無故曠工的現象。做好衛生管理工作,每日清掃有專人,綜合辦平時采取定期或不定期抽查相結合的方式,督促大家共同搞好環境衛生,為天誠公司營造了一個干凈整潔的工作環境。
3、規范印章管理工作,嚴格按照公司印章使用審批制度,層層審簽,確保無誤再蓋章;公章及報告執業章平時做到領導不批示,堅決不蓋章,一年以來在印章管理工作中沒有出現絲毫差錯。
4、嚴格遵循財務工作的各項規章制度,準時向稅務機關報送各種月報、季報,充分發揮了會計核算、監督職能。每月按時做好會計憑證、電子賬并及時裝訂成冊,財務做好日清月結,賬實相符,賬賬相符。另外按照公司領導要求,每月上報業務收入到賬統計表,庫存現金盤點表,讓領導準確地掌握公司財務資源的收支情況,認真地把好財務關。
5、勤勤懇懇做好服務工作。不管是領導還是其他業務部門同事安排我們綜合辦的工作,我們都是認認真真地去完成,沒有一絲怨言。
由于綜合辦公室工作較瑣碎,工作上常常事無巨細,每項工作可能主觀上都希望能完成得最好,但可能由于一些客觀的原因,導致不能把每件事情都做到盡善盡美。
關鍵詞:辦公室工作 重要性 原則 方法
無論在何種性質的企事業或公務機構中,辦公室必不可少,它既是綜合部門,又是服務機關,縱向要做好上情下達、承前啟后,橫向要做好協調督辦、后勤服務,同時還負責文件流轉、檔案管理、會議安排、人動、業務接待、綜合管理等到其他各項職能,是聯系同一單位間各個部門的樞紐,也是與外單位溝通的重要操手,所以要求辦公室工作人員要有高度的工作熱情、敏感的政治嗅覺、較準確的預見、從容的作風。
一、充分認識到辦公室工作的重要性
(一)辦公室是聯系領導層與職工的橋梁。辦公室的一大職能就是文件處理,一份權威文件在正式下發后,未必人人都能正確掌握其內涵,人人都能領會其意義,這時辦公室擔負著調查與解釋的功能。如一份績效考核文件,因涉及經濟利益非常敏感,在文件制訂下發前,首先要進行調查研究,將各部門各層次人員集中到一起進行會議討論,聽取廣泛意見,針對本單位實際,結合預見情況,保留精華,摒棄弊端,做出更實用的決定。文件下發后,難免有職工不理解有怨言,這時辦公室人員應不急不燥,從公司整體出發,耐心解釋,心平氣和,同時還要學會換位思考,仔細傾聽,以化解職工心中的疑惑。
(二)辦公室是聯系機關與基層的橋梁。機關之所以被稱做“機關”,主要一個原因就是處在領導身邊,從某種程度上相當于“上面”,那么基層似乎就相當于“下面”,如果上下長期不聯系,那么必然會互不了解,機關不能了解基層動態,基層也不會了解機關所作的努力,機關變得高高在上,工作交流不順暢。為了避免這一點,辦公室這時要充分發揮“中轉站”的功能,通過下鄉、走訪、慰問、辦活動等到形式走出室內,主動與基層員工接觸,了解基層員工的所做所想,同時還要將調查到的情況盡快如實地向領導層匯報,以便領導層做出正確判斷,然后再將領導層的決定正式傳達到基層,做到上情下達、下情上報。例如高溫抗暑期間,迎峰度夏期間,一線員工相當辛苦,風霜雨雪,照樣出勤,烈日炎炎,依舊出工。這時辦公室可與其他有關部門一起開展慰問活動,夏送清涼冬送溫暖,既體恤民情,又增添了員工的歸屬感。
(三)辦公室是聯系本單位與外單位的橋梁。每個單位都不是獨立存在的,都需要與上下左右的各級單位搞好往來,這又是辦公室的一個重要職責。辦公室人員在接待中要不卑不亢,辦事時公平公正,處理業務耐心細致,以良好的窗口形象樹立威信,協調各方關系,促進工作開展。
二、辦公室工作必須遵守的三大原則
(一)保密原則。保密性,也就是指內部信息不得外泄,既不得泄露給外單位,也不得泄露給不該知情的內部員工。辦公室作為領導的綜合辦事機構,處在非常關鍵的位置,是重要的涉密部門,既要對本單位領導和上級保密部門負責,又要管理各職能部室和員工。辦公室全體人員應該提高對保密工作的認識,做到三不:不問、不說、不講。由辦公室牽頭,完善保密工作的組織機構,成立保密工作委員會,加強對保密工作的領導、管理和監督。制訂保密規章制度,通過會議或文件形式,將規章制度宣讀下發,讓每一個辦公室人員熟知保密常識,在日常工作中時時提醒自己。隨著辦公自動化和協同辦公系統的運用,保密工作的要求更加嚴格,辦公室人員要謹慎使用計算機,妥善使用移動存儲設備,不登陸不健康的網站,不安裝來歷不明的軟件,不隨意復印本單位的內部資料。辦公室工作人員涉及最多的就是辦公系統以及一些涉密紙質文件,這些文件必須要求有專人妥善保管,不經領導批準不得外傳。加強檔案管理,在調閱檔案時要嚴格按程序辦事,由專人調閱、復印、歸還。
(一)強化學習,不斷提升工作能力
作為中樞機構,辦公室工作人員的工作能力和水平高低,直接影響服務的質量和效率。學習是增強能力、提高水平的必由之路,只有加強學習才能把握經濟發展的內在規律,才能抓住事務的本質,才能提出解決問題的正確思路和方法。我們將以創建學習型科室為目標,樹立終身學習的理念,把加強學習作為提高工作水平的重要途徑切實抓好。做到勤學、深學、多學、學用結合、學以致用,促進知識積累和經驗積累,提高在實際工作中分析問題、解決問題的能力;提高政策水平,把各項政策弄懂弄透,在工作中自覺貫徹執行,增加工作的系統性、科學性、預見性和創造性;提高綜合水平,增強綜合協調能力,承辦專項具體工作和實施管理能力,特殊環境下的協調及重要會議的組織能力、調查研究能力等。
(二)明確職責,著力提高服務水平
辦公室工作千頭萬緒,但最重要的職責是參與政務、管理事務、協調服務。第一,增強服務意識,確保“兩個到位”。一是為全局工作服務到位,為全體工作人員的工作、學習、后勤保障等方面提供服務,為大家營造良好的工作環境。二是為全縣經濟建設服務到位,確實轉變作風,提高工作效率,為經濟建設提供良好的軟環境。第二,理清思路,形成“三個關系”。發揮上通下達的橋梁作用,協調好領導與群眾的交流溝通,形成政令暢通的工作關系;發揮團結協調的紐帶作用,協調好科室與科室之間的配合協作,形成協調和諧的人際關系;發揮聯絡溝通的窗口作用,協調好部門與部門之間的關系,形成相互配合的協作關系。第三,提高參謀水平,當好領導助手。在為領導決策上,當好信息員,在把握信息的深度、廣度、準確度方面提高能力和水平,使領導決策更完善。在為領導工作上,做好拾遺補缺工作,多觀察、勤思考,使領導工作更全面、更細致。
(三)突出規范,完善各項規章制度
關鍵詞:國有企業;辦公室;綜合管理;作用;工作效率
辦公室是國有企業的綜合辦事機構,具有承上啟下、溝通協調的作用,在生產規模大、組織結構復雜、企業事務較多的國企組織結構背景下,辦公室起著服務、協調、組織以及監督等職能,從某種意義上講,做好辦公室的綜合管理工作直接關系到企業的健康發展,因此本文結合筆者的工作經驗,對國企辦公室的綜合管理作用進行詳細地闡述。
一、國企辦公室綜合管理職能的具體表現
國企辦公室綜合管理職能主要包括服務、協調、組織、監督以及考核等,在實際工作中,從辦公室的對內外工作角度而言,國企辦公室的綜合管理作用主要體現在:
(一)對外具有溝通與聯系的職能,是企業與外界開展合作與交流的“馬前足”
國有企業在日常的生產與經營中需要不斷地與外界其他機構進行溝通與交流,比如國有企業必然會與環保、質檢等部門進行聯系,而這些工作都需要辦公室發揮溝通職能,就某些問題與相關部門進行溝通協調,從而保障企業間的良好合作關系。
(二)對內具有協調、組織以及考核等職能
首先辦公室起到參謀的作用,針對企業經營中出現的問題,辦公室要做好各種問題的分析與調研,并且積極為領導制定決策提供參考意見;其次起到協調作用。國企在生產過程中需要各個部門之間的相互配合,而辦公室在其中就要起到組織與協調的作用;再次辦公室要負責對具體決策執行的監督與考核。企業在制定某項決策之后,需要辦公室做好執行的具體工作,并且監督決策的執行情況等;最后辦公室還具有服務保障的職能,辦公室要及時做好安全生產的后期保障,讓企業處于安全的生產環境下。
二、強化國企辦公室綜合管理作用的具體對策
(一)強化辦公室工作人員的工作意識,提高綜合素養
人才是辦公室工作的關鍵,由于國有企業事務比較多,而且工作內容比較繁瑣,因此需要工作人員要樹立正確的工作意識,形成敢于擔當、勇于創新的思想,同時工作人員也要努力提高自身的專業知識結構,辦公室在綜合管理工作中涉及的方方面面比較廣,因此辦公室人員不僅要具有專業的技能,而且還要懂得一定的行政管理、公共關系、社會學、心理學、邏輯學等方面的知識,只有這樣才能合理地處理辦公室工作。另外,國有企業也要加強對工作人員的教育培訓,根據具體的工作內容制定有效的培訓課程。
(二)健全崗位責任制,嚴明工作紀律
受到傳統工作觀念的影響,辦公室工作人員在具體的工作中存在懶散、自由的思想,隨著國企改革的不斷深入以及市場環境競爭的日益激烈,辦公室管理已經不能滿足企業發展的需要,因此國企辦公室要建立健全崗位責任制,嚴明工作紀律:一是辦公室工作要建立崗位責任制,將辦公室的各項工作落實到具體的崗位上,落實到具體的人,保證各司其職;二是國企辦公室要建立責任追責制。針對工作人員在工作中出現的相互推諉的現象,企業要建立責任追責制,屬于誰的責任要追查到底,避免出現責任相互推卸的現象,避免工作落實不到位的問題;三是制定規范的辦公室工作流程。由于辦公室綜合管理涉及的部門比較多,因此為了避免工作出錯,需要建立規范、科學的工作流程,實現辦公室工作的高效運轉;四是嚴明辦公室規章制度。辦公室管理工作中,要制定一套全面且可行的規章制度,確保辦公室的辦事規程及行為準則有章可循。
(三)優化組織結構,提升工作效能
提高工作效率的關鍵在于優化組織結構,基于當前國企存在的人員臃腫、組織結構不合理等問題,企業管理者要優化組織結構:一是以國企改革為契機,做好辦公室人員編制管理,本著遵循精簡、統一、高效的原則,調整辦公室的內設機構和崗位,規范編制、職能、機構名稱,使之更符合新時期辦公室工作的實際要求和客觀規律;二是按照辦公室實際工作需要合理設置組織結構。只有設置合理的辦公室結構才能信息暢通,運轉協調,實現辦公室工作效率的提高。
(四)利用先進手段,實現綜合管理的工作效率
隨著科學技術的不斷發展,尤其是計算機技術的不斷普及,使得計算機成為辦公室綜合管理工作開展的重要工具,對綜合管理工作中的各項內容都具有極大的促進作用。隨著近年來環境問題的日益突出,無紙化辦公也成為當今社會的迫切需要,無紙化辦公不僅對環保工作有積極的促進作用,對單位降低運營成本也起著很大的作用。因此,高效率綜合管理通過對先進技術的使用,在辦公室形成以計算機為平臺,通過專業辦公系統,利用辦公網絡而建立高效的辦公體系。
三、結束語
總之,綜合管理是辦公室重要的職能,也是辦公室作為領導參謀助手的具體體現。要充分挖掘辦公室的工作潛力,強化其綜合功能,提高管理水平,更好地促進國企健康快速地發展。
參考文獻:
[1]胡國陽.淺談如何提高國企辦公室工作效率[J].辦公室業務, 2013(04).