涉外秘書職業道德研究

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【摘要】良好的職業道德是涉外秘書工作的重要基礎之一，涉外秘書的職業道德水平的高低，不僅關系到自身形象與工作的成敗，甚至還可能影響到一個單位甚至是國家民族的形象。涉外秘書應具備的職業道德主要有：知法守法、嚴守機密；善于合作；恪守信用，忠于職守；維護國家利益、民族尊嚴；尊重東西方文化差異。

【關鍵詞】涉外秘書；職業道德；忠于職守；嚴守機密；國家利益

隨著全球經濟一體化以及我國對外貿易、出境旅游及其他外事往來活動的增多，涉外秘書作為一種國際化的職業，其職業道德水平的高低，不僅關系到自身形象與工作的成敗，甚至還可能影響到一個單位甚至是國家民族的形象。良好的職業道德是涉外秘書工作的重要基礎之一，提升職業道德修養對涉外秘書來說具有十分重要的現實意義。職業道德涉及到每個從業者的工作態度，涉外秘書應具備的職業道德主要包括以下五方面的內容：

1知法守法、嚴守機密

在當今國際形勢紛繁復雜的環境下，涉外秘書必須要明確掌握各個國家和國際上通行的相關政策法規，才能在不觸犯法律的基礎上，嚴格按照規章制度辦事。涉外秘書工作內容的國際性與業務性比較強，因而在為領導、同事加蓋印章之前，必須認真審查相關文件，把好政策關、文字關。因此學習并且掌握必要的法律政策知識對涉外秘書來說非常重要。涉外秘書要在遵守職業紀律和相關的法律、法規的同時協助領導依法管理各項事務，并且帶頭遵紀守法發揮示范作用，這樣有利于形成良好的工作秩序。只有在思想上深刻認識到遵紀守法的意義，學習研究法律法規，掌握法律知識，才能夠增強法制觀念，提高遵紀守法的自覺性，真正做到知法守法。涉外保密是秘書工作的一個十分重要的內容。涉外秘書部門是其組織機關的機要核心部門和信息中心，涉外秘書又是最了解領導活動的人，這就要求涉外秘書要有很強的保密觀念，嚴守機密。由于涉外秘書特殊的身份、地位和工作條件，使得涉外秘書能夠有機會接觸到大量的機密文件資料，更加需要時刻謹記嚴格遵守相關保密條例，做到不該說的、不該問的都不要過多關心，不在任何地方向任何人透露機密信息，自覺維護集體與國家利益，否則一旦出現失密、泄密，就會給國家造成嚴重的后果。某涉外企業秘書王某把上級下發的有關邊貿工作的國家機密文件擅自復印并提供給了外商，然而該外商實際上是專門竊取邊貿情報的間諜，幸運的是由于我國相關部門反應迅速，?及時截獲了這份機密文件，才沒使邊境貿易產生重大損失，也沒有影響國家之間的關系。該秘書受到單位的嚴肅處理。此案例中的王秘書就沒有嚴守機密的意識，或者說根本就沒有意識到機密文件的重要性。雖然事后相關人員都受到了嚴厲的懲罰，但是該秘書更應該時刻提醒自己，自覺提高對機密情報的重視，增強保密意識。

2善于合作

涉外秘書的工作往往需要聯系上下、溝通內外，因而要善于合作。很多時候，一些較為復雜的問題單靠涉外秘書很難及時采取措施解決問題，這個時候就需要和其他人員一起合作來解決難題。涉外秘書要能夠平等地聽取不同部門的意見并提出建議和方案，協調矛盾，在經營好人際關系的同時要做到一視同仁，秉公辦事，不偏不倚。因為涉外秘書是連接各部門與外單位的關鍵紐帶，涉外秘書的團隊精神非常重要。團結協作創造的和諧環境能夠加強凝聚力，統一行動，有利于單位各項工作的順利展開。學會團隊合作既是對同事能力的尊重和理解，也是一個相互監督一起成長的過程，涉外秘書在工作中要用心培養合作能力。

3恪守信用，忠于職守

涉外秘書應該端正職業態度，忠于職守，以主動、認真、自覺的職業態度開展工作。對工作認真負責，恪守本分，自覺做好秘書的各項工作，發揮秘書的參謀和輔助作用，不越權越位或濫用職權，認真協助領導做好管理工作。涉外秘書作為一個執行者，要嚴格按照領導的指示和意圖辦事，越過領導自以為是做決定是職業道德所不允許的，同時也是不負責任的，很可能會給單位帶來不必要的損失。某涉外機關秘書姚某在領導不在的情況下擅自代表機關為熟人的企業做了擔保，在該企業還款計劃書的擔保單位上偷蓋了公章，并隱瞞了此事。后來由于企業經營不善，未能按計劃書中的約定履行還款義務，被告上法庭，最終法院判決由該涉外機關負責償還債款，姚秘書也受到了單位的嚴重警告處分。在這個案例中，雖然一切都是秘書姚某的擅自所為，但是最終承擔損失的卻是其所在單位。涉外秘書要對領導和單位負責，所以在做任何一項工作時都要深思熟慮，及時向領導請示，切忌自作主張。涉外秘書的工作要求腳踏實地，恪守信用，因為秘書工作的結果有可能會影響領導的判斷和決策，所以涉外秘書在任何情況下都應該誠實守信，調查情況時要實事求是，撰寫文稿時要講究實際，向領導報告時要如實匯報。?在接受領導下達的任務和處理事務時要量力而行，如果不能按時完成，必須提前進行說明，不要輕易應承自己做不到的事，更不能拖延或者偷工減料。一旦答應下來，不管自己能夠做到什么地步都應該盡自己全力去完成。涉外秘書需要誠實，但誠實并不等于把心中所想毫無修飾地說出來，涉外秘書在實話實說的同時還要學會委婉的說話藝術，要做到既保持原則，又不傷對方面子，更不泄露機密。

4維護國家利益、民族尊嚴

外事活動中涉外秘書應時刻牢記要維護國家利益和民族尊嚴，在與其他國家的交往中要做到不卑不亢，不能自輕自賤有損自身人格，也不能目中無人蠻不講理顯得沒有素質，更不能過分的客氣和謙虛顯得虛偽和卑賤。涉外秘書的愛國精神具體表現在涉外活動中要堅持國家主權、立場等原則問題，自覺維護民族尊嚴和國家利益，自覺遵守外事紀律，不故意泄密、謀取私利、私下交易，不能越過領導自做主張答應不合理的要求，要嚴格按單位的規章制度辦事，以所在單位和國家的集體利益為出發點，不帶私情，嚴格按照上級要求和國家政策辦事。

5尊重東西方文化差異，文明禮貌

東西方文化都有其各自獨特的歷史背景，各方面的差異都非常大。雖然在長時間的歷史發展過程中有了一部分的吸收和融合，但是不變的部分還是占大多數。由于思維方式的不同，東西文化之間有很多幾乎截然不同的習慣方式，比如中國人在各種交際場合上會用各種辦法勸菜、勸酒以表示熱情好客。而在西方的餐桌酒席上，主人從不勸客人喝酒，所有人都是自由地吃喝。雖然有些西方的思維方式在中國人的眼里簡直不能理解，甚至無法接受，但是作為一個合格的涉外秘書，必須要學會尊重這些東西方文化的差異，尊重對方的文化習俗，不能把自己的想法和習慣強加在對方身上。具體來說，在交往方式上，中國人交往時的習慣距離在西方人看來過于親近，所以在涉外活動中應該注意雙方保持適當的距離，這并不代表疏遠和冷漠，而是一種正常的國際交往尺度。在交談內容上，西方國家普遍注重個人隱私權，不愿意受到窺視和打探，所以打招呼閑談從不涉及包括年齡收入等方面的內容，而中國人卻根本不在意這些，很平常地就把這些當成了打招呼的開場白。在國際交往中，一條重要的準則就是尊重隱私，所以凡是涉及到個人狀況、宗教信仰等隱私的問題都不能問，在交流閑談時尤其要注意，不能因為一直以來的習慣脫口而出。尊重東西方文化差異還要做到入鄉隨俗，因為不同的國家、民族，由于不同的歷史、文化、宗教等因素，各有其特殊的風俗習慣和禮節，所以要加以重視，做到相互尊重，切忌不拘小節。在外事工作中涉外秘書代表著單位和國家的形象，應當時刻保持文明禮貌。涉外秘書的言行舉止都應該傳遞尊重、友善的信息，讓接觸到的每一個人都感受到被重視和尊重。為此需要從最基本的禮貌用語開始注意，養成禮貌的習慣，以免給人留下缺乏教養不禮貌的印象。涉外秘書應全面精通各種涉外禮儀，這是涉外交往中基本的素養。在涉外交往過程中，涉外秘書作為陪同人員，事前必須做好充分的準備工作，正確得當的禮儀可以贏得對方的尊重和認可，使接下來的工作能夠順利展開。雖然國際交往中的禮賓活動都有國際通行的固定流程，但是由于不同國家風俗習慣、思想觀念等的不同，在細節之處產生了不少的變化，融入了各個國家的特色。涉外秘書要做的就是分辨和掌握這些細微的不同，做到能夠幫助領導從容安排和應對各種活動。去一個國家訪問之前，都要事先了解該國的文化習俗，收集相關資料，參考前例，提前制定好計劃并多次演練以保證萬無一失。接待外賓的時候一定要尊重對方的風俗習慣與禮節，以減少交往時因文化差異而產生的觀念沖突。良好的職業道德是當今時代涉外秘書自我完善的必要條件，是涉外秘書進行涉外活動的指南。隨著我國對外交往的不斷發展，涉外秘書工作也有了更多的內涵和新的要求。只有具備符合時代要求的良好的職業道德，涉外秘書才能真正做好自己的工作，才能算是一個稱職的涉外人員。

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作者:陳甜 拾景欣 單位:徐州工程學院