知識管理下企業檔案資源體系構建研究

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摘要：企業檔案資源是國家檔案資源體系的重要組成部分。當前社會各界對企業檔案資源體系建設的關注度越來越高，而知識管理理論也為企業構建檔案資源體系帶來思路創新的突破口。文章首先分析企業檔案具有的側重自主管理、知識挖掘有限、社會化共享程度低等一般性特征；其次提出構建檔案資源體系三個目標導向：提升企業治理現代化水平、助力企業增強市場軟競爭力、推進企業檔案管理模式轉型；最后從資源、利用、保障三個層面提供具體的體系構建實踐路徑。

關鍵詞：檔案管理；知識管理；企業檔案；檔案資源體系

一、前言

知識管理是現代企業的重要工作內容及生產要素，貫穿企業生產經營活動全過程。企業檔案是企業在某一歷史時期實踐活動的原始記錄，在經驗參考和事實憑證方面具有很高的利用價值。檔案工作的核心業務與知識管理中的知識獲取、組織、共享與創新等內容有著高度的契合[1]。知識管理和檔案管理的對象都是具有知識屬性的信息資源，兩者致力于在利用過程中發揮知識的應用價值。融合知識管理理論，構建企業檔案資源體系，有助于提升檔案的服務質量，促進檔案資源的知識發現和創新。通過文獻查閱，學界基于知識管理視角在非物質文化遺產檔案[2]、國家檔案館[3]、高校[4]等實踐領域進行了深入探討，包括應對突發事件[5]、檔案記憶再生產[6]的框架設計，并在知識管理公式基礎上推衍出檔案編研方法[7]，但學界在知識管理視角下構建企業檔案資源體系得出的研究成果尚少。本文基于知識管理理念探究企業檔案資源的體系構建，以促進企業提升對檔案資源的重視和關注，發揮檔案資源的情報價值。

二、企業檔案資源管理一般性特征

受傳統檔案管理模式影響，企業檔案資源的管理一般以集中式、分散式或協同式展開，這可能會在檔案知識組織開發與共享環節中形成“信息孤島”現象。知識管理以知識為核心，通過知識地圖等方式向用戶提供知識服務；而檔案資源管理則存儲豐富的信息資源，為知識發現提供源泉。結合兩者具有的共性管理思維，分析企業檔案資源管理的一般性特征，是以知識管理為導向構建檔案資源體系的重要研究視角。

1.側重自主管理。企業檔案資源來源于其實踐活動中具有保存價值的原始記錄，與其主營業務有著緊密的聯系。《中華人民共和國檔案法》（2020年修訂）條文規定，檔案工作“實行統一領導、分級管理原則”，“企業應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導”[8]。在此基礎上，企業對自身檔案資源管理具有較高的自主化權限，可以根據現實情況采取符合自身需求的檔案管理方式。因此，從立卷歸檔、整理組織到開發利用的工作流程中，企業的檔案管理水平直接影響檔案資源的質量、安全性及完整性，關系檔案知識開發與價值實現與否。自主性管理為企業提供了良好的知識加工組織的空間條件，但資源分散等問題容易導致企業檔案工作者將檔案資源知識庫建設成“囤積式倉庫”，不利于檔案資源對知識進行有效開發。而知識管理導向的檔案資源體系構建可以為形成“知識庫”指明方向。

2.知識挖掘有限。事實憑證和經驗參考是當前檔案資源利用價值的體現，顯性知識仍然處于主導地位，而隱性知識則很難被喚醒。同時，檔案信息組織的不規范給知識挖掘帶來很大的困難，制約檔案資源的知識發現與知識共享。從建立企業檔案管理體系的角度出發，檔案建設從根本上應該是立足于現實與超前的信息需求，在知識傳遞與服務環節中為用戶提供問題解決的方案。例如，某央企旗下的房地產開發子公司檔案借閱范圍主要是管理類檔案文件（如公司營業執照、公司章程、法人變更等）、建設項目類前期階段文件（各類項目證件、政府批文、建設施工圖/平面圖、合同/協議文件等）。利用目的主要是辦理預售許可證等各類證件、銀行開戶、按揭貸款辦理、現場施工參照、內部檢查等。以解決問題為導向的傳統檔案利用模式不應該占據整個檔案管理工作的絕大部分，而是需要轉向以知識為核心的管理活動。因此，企業檔案工作者不能止步于檔案的歸檔整理、借閱利用和庫房管理等常規化工作，要重新定位檔案工作者對知識管理者角色的認同。創新企業檔案資源管理模式，挖掘檔案資源隱性知識因子，融入企業智庫的建設戰略，對解決企業檔案知識挖掘有限的難題具有重大的現實意義和深遠的歷史意義。

3.社會化共享程度低。知識共享是知識管理的一項重要內容，是以受眾為中心，為用戶提供易于理解、易于接收的知識。知識共享是企業檔案開發和利用的重點和難點，也是影響檔案知識作用發揮的重要因素。一方面，因文件密級安全要求及知識產權保護等條件，為降低信息安全風險，保護自身利益，企業對自身的檔案資源限制在內部使用范圍內，成為推進檔案知識社會化共享的阻礙因素。另一方面，由于目前企業檔案尚未納入國家檔案資源體系，缺乏有機統一的共享化平臺，企業檔案資源較為分散，不利于整合檔案信息提煉知識因子。企業檔案信息大量以數據形式存在，不同的業務系統和系統實施的不同時期，造成了數據異構性、文檔格式異構、軟件架構異構現象[9]。深入推進檔案資源的知識共享體系建設，加快推進企業檔案對外開放，既是“十四五”全國檔案事業發展規劃的主要任務，也是企業檔案資源真正深度融入產業戰略發展的需求。

三、構建企業檔案資源體系的目標

企業檔案資源體系建設成效關系檔案管理活動全過程，對檔案資源顯性知識體現和隱性知識挖掘起關鍵作用。在知識管理視角下，應深度聚合和高效開發企業檔案資源并轉化為知識成果，服務企業生產經營活動的各環節，實現企業檔案資源體系的構建價值。

1.提升企業治理現代化水平。企業對檔案資源的管理工作可以折射出整個組織的管理水平，客觀反映出其各系統和各功能部分運行的規范性和科學性。企業檔案機構是確保企業檔案工作順利開展的組織保障，其設置及運行決定了檔案機構本身的履職能力，直接關系到企業治理現代化目標的實現程度[10]。知識管理理念注重知識的系統性，對企業在檔案的收集歸檔、利用及開發環節中有著更加明確的方向引導。融入知識管理思想構建企業檔案資源體系，對組織內部流程管理起到規范性的作用，如界定審批流程的歸屬關系，明確職責范圍；在知識管理視角下，檔案資源體系的功能可以得到有效外延，推動企業內部管理更加規范化、科學化、精準化，對提升企業治理現代化水平有著重要的現實意義。

2.助力企業增強市場軟競爭力。知識管理倡導以知識為核心，更加側重知識在企業軟實力和市場軟競爭力提升上的重要地位。檔案具有知識屬性，企業檔案資源是知識積累和存儲的集合體，也是知識發現和創造的重要來源。在未來的全球化競爭中，知識管理能力將成為企業的核心競爭力和可持續發展的關鍵[9]。構建企業檔案資源體系對推動知識的開發具有重要的意義。企業檔案蘊含著豐富的知識，包括科研信息、技術生產信息、管理經驗信息等，與企業本身的生產和經營活動有著很強的聯系性。構建企業檔案資源體系有助于企業積累的知識再利用、再創造，能夠將知識直接投入企業的實踐活動中，將企業檔案資源化為企業競爭力的重要因素，增強企業的實力。

3.推進企業檔案管理模式轉型。隨著信息技術及網絡技術的深入發展，企業也在推進內部的數字化建設以面對大數據時代的浪潮。傳統檔案以紙質文本載體為主，常規利用方式主要為檔案查閱、復印與外借、開具證明、信息咨詢等[11]。雖然部分企業實現了線上線下相結合的借閱模式，但是大多時候以紙質為主的檔案實體外借仍然占有很大的比重。知識管理學科融合信息技術及大數據技術等，在管理活動中更加注重智能化和高效率、正向反饋。將知識管理引入企業檔案資源體系的構建過程中，有利于優化檔案部門的管理模式，提升檔案知識服務的智能化、智慧化、高效化水平。

四、構建企業檔案資源體系的路徑

在知識管理理論指導下，企業檔案形成初始時期既要注重各個環節之間的有機聯系，也要充分挖掘檔案資源的知識空間。

1.檔案資源體系。（1）檔案收集階段：知識獲取。檔案收集階段主要任務是按照國家法律法規要求對國家、社會具有保存價值的原始記錄信息進行收集、立卷并歸檔入庫。檔案收集對應知識管理理論的知識獲取，檔案資源是知識開發的根基，知識利用是檔案資源價值得以實現的目標，兩者間存在緊密的邏輯關系。企業檔案實體體現顯性知識，包括文字、圖片、錄音錄像、榮譽獎杯實物，可以通過語言、文字等結構化、規范化地揭示出信息內容和特征。在檔案資源收集階段，需要更加注重資源結構的合理化、內容的規范化和準確性等，對知識的加工、分析和挖掘的工作環節形成新的知識起著重要推動作用。因此，在“應收盡收、應歸盡歸”的原則基礎上，檔案收集過程中需要嚴把質量關口，確保數據的真實性、準確性及完整性，應做到不遺漏、不重復，避免片面化追求單純的數量增長，而忽略檔案收集的質量。如工程建設類檔案的報審表、驗收記錄、檢測證明等原始記錄文件一般在工程前期已經由建設單位移交對應的檔案部門，其本身的借閱量非常低，填鴨式的收集入庫可能帶來一系列的管理難題：一是資料遺漏，數據的真實性無法得到有效的保證，二是對人力、物力、空間的浪費。（2）檔案整理階段：知識存儲與組織。檔案整理對應知識存儲與組織，是檔案利用價值得以實現的重要前提。檔案整理是對入庫的檔案數據根據其內容特征及外部特性進行分類、編目、著錄、標引等。知識組織是在檔案信息的有序組織基礎之上，對知識單元進行科學化組織、描述、表達，展示其內在聯系[12]。檔案資源是企業內部核心的知識資源。必須對移交庫房的檔案數據進行有序化、可視化組織，優化館藏資源。一是需要對檔案的顯性知識因子進行挖掘、分析和加工，為提取新知識、隱性知識因子的發現及轉化為顯性知識提供可能。二是根據檔案資源的內容特征與外在形式特征形成分類標引、主題標引等，在此基礎上構建知識地圖，讓用戶快速便捷地鎖定需求的信息。

2.檔案利用體系。（1）檔案開發階段：知識評價。檔案資源開發階段主要是對企業檔案資源進行編研、展覽等，最后形成檔案年鑒等編研成果。知識評價是對檔案資源進行鑒定，確定其知識價值。檔案資源的開發首先需要對其進行價值、保管期限、密級等鑒定工作。相比傳統檔案鑒定，更關注檔案的情報性價值、現實價值與利用價值[13]。檔案資源入庫不能僅僅將其視為歷史數據或經驗性知識，需要在知識管理理論視角下，根據檔案鑒定的標準對其進行入庫評價與定期評價。知識評價必須堅持“以用戶為中心”的原則，確定統一的評價指標體系。評價指標能夠充分體現出各知識要素之間的關系，使用戶在實踐運用過程中具有可操作性。（2）檔案開放階段：知識服務與共享。知識服務的服務理念是以用戶為中心，以為用戶提供知識、輔助決策作為服務目的，強調用戶在知識管理全過程中的重要作用。檔案資源作為集成信息，是知識的重要來源以及知識服務的首要前提條件。企業檔案資源的知識服務應當以信息技術作為支撐條件，在實現知識傳遞的同時，提供便捷化、個性化、針對化的用戶服務，強調知識傳遞的時效、準確度等，提升檔案資源的服務質量。搭建服務平臺是檔案資源利用及知識服務的重要窗口，但檔案管理與知識管理在管理范圍、側重點、加工深度、傳播渠道等方面存在一定的差異，結合知識管理理論框架及檔案管理工作實際，將知識管理融入檔案管理流程是檔案館開展知識管理的最佳方式之一[14]。同時，檔案資源知識服務更應該注重用戶的反饋，滿足用戶動態化的知識需求及企業的發展需求。

3.安全保障體系。檔案文件的保護是檔案資源管理活動中至關重要的環節，是知識產權保護的重要關口。作為企業內部戰略性、優勢性的核心資源，檔案資源知識庫保護可以從制度層面、人員層面、技術層面構建安全保障體系。制度層面。企業應當設立檔案機構或指定部門負責檔案管理工作，建立健全檔案工作責任制，制定檔案管理制度和業務規范標準。同時針對檔案文件內容確定檔案文件的保密程度，明確檔案利用的范圍和權限。人員層面。首先，以知識管理為導向的檔案管理提高了對傳統檔案工作者的要求，復合型人才成為對檔案工作者的核心要求，檔案工作者除具備相應的專業素質，還應當提高知識產權保護的法律意識與素養。其次，多元主體協同治理更應該是知識管理導向的知識產權保護的重要方向。技術層面。可以采用區塊鏈技術對檔案數據進行安全保護。區塊鏈技術是一種不可篡改和偽造的分布式數據庫，是互聯網數據庫技術，去中心化、匿名化、分布式、不可任意修改的存儲技術，其對數據利用的追蹤具有天然優勢。區塊鏈技術可以有效防止不法企業或個人違規操作及利用共享的檔案數據。

五、結語

知識管理給企業檔案資源體系的構建帶來了新的思維，對企業檔案管理模式的創新及知識創造具有重要的實踐意義，同時也是企業應對市場形勢變化及適應社會發展需要的重要支撐點。引入知識管理理念，能夠提高企業對檔案價值的認同度和關注度，提升企業檔案的服務水平，推動檔案事業的全局性發展。

作者:劉蓓 韋兆焯 單位:金茂蘇皖企業管理（天津）有限公司南京分公司