會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制與風(fēng)險防范

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摘要:會計電算化雖然提升了會計工作效率，但是其內(nèi)部控制上仍然存在不少問題。這些問題大部分都是人、技術(shù)、制度層面的問題。這些問題都使得財務(wù)內(nèi)部控制效率降低，工作風(fēng)險增大。文章分析了會計電算化的優(yōu)勢，并針對現(xiàn)實(shí)工作中由人、技術(shù)、制度導(dǎo)致的各類問題展開討論，并給出對應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞:會計電算化;計算機(jī)系統(tǒng);內(nèi)部控制;風(fēng)險防范

從1994年財政部就發(fā)出了關(guān)于大力發(fā)展我國會計電算化的通知，時至今日，電算化仍然沒有完全普及，而且在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電算化的企事業(yè)單位當(dāng)中，也出現(xiàn)了明顯的內(nèi)部控制層面的具有共性的問題，這些問題使得會計電算化發(fā)展遭遇瓶頸，只有將其解決，才能確保會計電算化獲得長足發(fā)展。問題和人、技術(shù)、政策、法律等都有一定關(guān)聯(lián)，故此，會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制與風(fēng)險防范是牽一發(fā)動全身的大事。

一、會計電算化的優(yōu)勢

第一，會計電算化利用計算機(jī)來計算和統(tǒng)計，速度并非以往算盤和計算器可比。費(fèi)用歸集、核算十分快速。而且精準(zhǔn)度高，不會發(fā)生傳統(tǒng)手工記賬、核算發(fā)生的偏誤。也正是如此，會計電算化將會計人員從傳統(tǒng)的工作中解放出來，使得其能夠進(jìn)一步向管理會計轉(zhuǎn)化，提升自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)，可以為企業(yè)決策提供更多的參考。第二，以往的記賬憑證是紙質(zhì)的，在保存上有很多影響因素。而會計電算化采用的是數(shù)字憑證，在使用當(dāng)中可以將紙質(zhì)憑證掃描存儲，或者利用網(wǎng)絡(luò)交易憑據(jù)來做記賬憑證，易保存。而且數(shù)字憑證不容易修改，避免了傳統(tǒng)會計管理當(dāng)中存在的一些人為修改的漏洞。第三，核算工作更簡潔。首先，之前核算工作包括了四種形式，即:記賬憑證核算、科目匯總表核算、日記賬核算、匯總記賬憑證核算。電算化核算則有著其獨(dú)特的系統(tǒng)程序，依據(jù)原始憑證直接錄入計算機(jī)開始編制記賬憑證，只是需要在記賬之前將其打印出來形成會計憑證，經(jīng)辦人蓋章生效。其次，由負(fù)責(zé)審核的會計人員對計算機(jī)記賬憑證進(jìn)行審核，之后再由計算機(jī)來進(jìn)行記賬，其具有相應(yīng)的記賬程序，能夠同時達(dá)成總賬、明細(xì)賬、日記賬的登記。再次，結(jié)賬以及編制會計報表。這是會計核算重要的兩個環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)工作中具有工作量大、環(huán)節(jié)繁復(fù)特點(diǎn)。而在會計電算化之下，通過一次性預(yù)先定義賬戶結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系和賬戶報表數(shù)據(jù)對應(yīng)關(guān)系，便可以將結(jié)賬和會計報表編制一步完成［1］。故此我們可以看得到，會計電算化核算工作當(dāng)中，最主要的還是記賬憑證數(shù)據(jù)，而其他的工作都是數(shù)據(jù)的一種轉(zhuǎn)移。只是計算機(jī)的這種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移更加精準(zhǔn)，不會出現(xiàn)錯誤。

二、會計電算化系統(tǒng)存在的共性問題

(一)“人”這一層面出現(xiàn)的問題第一，會計人員綜合素養(yǎng)不足。首先是會計人員道德素養(yǎng)不高，不能堅持會計職業(yè)道德，容易被外部力量影響做出違規(guī)的事情。例如在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)授意下更改財務(wù)數(shù)據(jù)、弄虛作假。這種行為總是會夸大企業(yè)利潤，吸引投資者投資，打亂了行業(yè)秩序，也給資本市場運(yùn)行制造了麻煩。另外也會因?yàn)闀嬋藛T不能充分理解會計電算化操作標(biāo)準(zhǔn)，會在錄入當(dāng)中出現(xiàn)錯誤，將會直接導(dǎo)致系列問題。再者會計人員計算機(jī)技術(shù)缺乏，會導(dǎo)致在使用過程中因?yàn)榉欠ú僮鞫鴮?dǎo)致系統(tǒng)死機(jī)，這些都會對會計工作造成影響［2］。第二，領(lǐng)導(dǎo)不重視，導(dǎo)致執(zhí)行困難。會計電算化工作是需要高層領(lǐng)導(dǎo)重視的，這樣才能獲得企業(yè)政策扶持，能夠在軟硬件的投資上獲得批準(zhǔn)，使得會計電算化系統(tǒng)和企業(yè)現(xiàn)狀匹配，達(dá)成最好的財務(wù)管理效果。然而現(xiàn)階段中小企業(yè)電算化普及難度高，一部分大企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對電算化的認(rèn)識也不高，往往會存在電算化和手工核算并存的情況，極大地浪費(fèi)了人力和物力。況且因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視直接導(dǎo)致不能圍繞會計電算化來進(jìn)行組織架構(gòu)設(shè)計。

(二)技術(shù)層面出現(xiàn)的問題第一，財務(wù)軟件水平不一。財務(wù)軟件源自于不同的研發(fā)公司，軟件功能有一定差異。有的財務(wù)軟件在財務(wù)分析上比較薄弱，這導(dǎo)致了財務(wù)管理上的風(fēng)險管理水平降低。例如財務(wù)分析的指標(biāo)不足，有的需要會計人員制定指標(biāo)，若是財務(wù)人員會計水平差，就會導(dǎo)致指標(biāo)的缺失，不能很好地分析企業(yè)財務(wù)，會直接導(dǎo)致財務(wù)政策失衡。另外，不同的軟件公司提供的售后服務(wù)也不盡相同，財務(wù)軟件發(fā)生故障后，有的技術(shù)人員售后支持差，導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)工作停滯。第二，財務(wù)軟件有其系統(tǒng)的機(jī)制，能夠?qū)崿F(xiàn)總賬、明細(xì)賬、日記賬分別登記。但是若是會計憑證存在造假以及錄入錯誤等，就會造成系統(tǒng)整體數(shù)據(jù)的錯誤。而這種錯誤一旦形成，想要找到源頭難度極高。

(三)制度層面出現(xiàn)的問題第一，憑證記錄、審核權(quán)限混淆不清。在很多企業(yè)當(dāng)中憑證記錄和審核者都是一人來完成，這是不符合會計電算化要求的，給財務(wù)弄虛造假提供了空間。第二，電算化實(shí)現(xiàn)需要系列制度改革，并非零敲碎打。需要依據(jù)會計通則建立大行業(yè)財務(wù)會計制度，同時結(jié)合企業(yè)自身情況來形成內(nèi)部財務(wù)管理辦法。但是現(xiàn)階段這兩者都沒有確立，一個是我國缺乏相應(yīng)的法律規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，一個是各類企業(yè)人才缺乏，從業(yè)人員素質(zhì)不一，導(dǎo)致了內(nèi)部財務(wù)管理辦法總是存在一些漏洞。有業(yè)內(nèi)人士指出，國家需要就會計電算化形成統(tǒng)一的會計電算化管理平臺，通過該平臺來對實(shí)行會計電算化的企業(yè)進(jìn)行監(jiān)控。然而到目前為止，該項(xiàng)工作并未落地［3］。

三、會計電算化內(nèi)部控制提升策略

(一)“人”這一層面第一，必須要扭轉(zhuǎn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的觀念，使得其體會到會計電算化對企業(yè)財務(wù)管理具有的優(yōu)勢，能夠使其自愿批準(zhǔn)會計電算化在企業(yè)獲得執(zhí)行，從而獲得資金支持，能夠確保會計電算化系統(tǒng)擁有較好的軟硬件、人員以及組織架構(gòu)設(shè)計。第二，積極地面對社會招聘會計電算化專業(yè)人才，或者企業(yè)提供相應(yīng)的培訓(xùn)之后以內(nèi)部競聘來塑造會計電算化隊伍。其中需要積極地提升會計人員的從業(yè)道德，能夠從源頭上遏制惡意篡改數(shù)據(jù)粉飾業(yè)績的情況。

(二)技術(shù)層面第一，找到有資質(zhì)的軟件公司來進(jìn)行合作。這樣可以保證該公司的軟件質(zhì)量好、售后服務(wù)好，能夠在企業(yè)系統(tǒng)出現(xiàn)故障后及時提供技術(shù)支持，將影響降低到最低程度。其次，企業(yè)為了保險起見可以讓專業(yè)軟件公司結(jié)合企業(yè)經(jīng)營情況專門研發(fā)軟件，保證了軟件和企業(yè)的匹配［4］。第二，可以采用智能化系統(tǒng)，能夠?qū)χ貜?fù)操作、非法操作、錯誤操作進(jìn)行識別，能夠?qū)Ψ欠〞r間登錄進(jìn)行監(jiān)控，并形成具體的日志，將登錄者信息羅列清楚，方便落實(shí)具體責(zé)任。第三，提升會計人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，使得其向管理會計轉(zhuǎn)化，能做到“業(yè)財融合”，對財務(wù)風(fēng)險具有一定的敏感性，其可以彌補(bǔ)軟件風(fēng)險管理不足導(dǎo)致的短板。誠然，也可以建立財務(wù)風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，當(dāng)某一指標(biāo)達(dá)到閾值而發(fā)出警報，這樣便可以提升企業(yè)財務(wù)風(fēng)險管理水平。

(三)制度層面第一，國家需要積極引領(lǐng)企業(yè)進(jìn)行會計電算化改革，能夠給其制度改革提供指導(dǎo)并制定規(guī)范，使得企業(yè)有據(jù)可依。同時國家積極地成立會計電算化統(tǒng)一管理平臺，能夠?qū)ψ噪娝慊髽I(yè)的財務(wù)管理實(shí)行監(jiān)控。第二，企業(yè)積極地尋求改變，要培養(yǎng)人才充分理解國家政策以及法規(guī)，積極地進(jìn)行會計電算化改革，要保證電算化系統(tǒng)管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性，使得財務(wù)憑證審核和錄入者分開，避免此類低級錯誤。企業(yè)也能夠針對財務(wù)人員進(jìn)行績效考核，不斷推動財務(wù)人員管理水平的提升。

四、會計電算化的風(fēng)險以及防范措施

(一)會計電算化的風(fēng)險第一，人員風(fēng)險。主要是企業(yè)會計人員以及其他有關(guān)主體帶來的風(fēng)險。例如在一定利益驅(qū)使下的惡意篡改數(shù)據(jù);不當(dāng)操作導(dǎo)致的系統(tǒng)崩潰;非主觀故意錄入錯誤等。這些在一定程度上都會導(dǎo)致會計電算化結(jié)果產(chǎn)生錯誤，使得企業(yè)財務(wù)管理紊亂。第二，系統(tǒng)風(fēng)險。首先是軟硬件不兼容導(dǎo)致系統(tǒng)穩(wěn)定性不足，其具有突發(fā)性、隨機(jī)性，往往會導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失，以及財務(wù)管理操作中斷，給財務(wù)管理工作帶來影響。其次，企業(yè)安全管理當(dāng)中沒有設(shè)置權(quán)限，導(dǎo)致了其他人登錄系統(tǒng)進(jìn)行非法操作，或者盜竊企業(yè)數(shù)據(jù)［5］。第三，網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。首先，黑客釋放病毒，通過病毒來篡改企業(yè)數(shù)據(jù)，或者盜取企業(yè)機(jī)密。其次，企業(yè)的數(shù)據(jù)一旦泄露到網(wǎng)絡(luò)上，便會被競爭對手利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)進(jìn)行分析找到其弱點(diǎn)，給企業(yè)發(fā)展帶來致命打擊。再次，工作人員利用優(yōu)盤、硬盤的過程里，導(dǎo)致了病毒傳播，會對系統(tǒng)造成傷害，乃至于會使得數(shù)據(jù)丟失和被篡改。

(二)會計電算化風(fēng)險防范第一，人員風(fēng)險防范。首先，積極地建立管理制度，實(shí)現(xiàn)專人管理、專人維護(hù)。在系統(tǒng)中植入安全管理程序，使得無關(guān)人員不得登錄，或者進(jìn)行秘鑰管理，使得相應(yīng)的主體只能查閱本部門數(shù)據(jù)。在軟件內(nèi)嵌入智能軟件，對操作人員非法操作、延時操作等進(jìn)行監(jiān)控。對操作者進(jìn)行信息登記。第二，系統(tǒng)風(fēng)險防范。首先，保證財務(wù)軟件良好的兼容性;其次，確保硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定性;再次提高工作人員計算機(jī)操作水平，要求其具有相應(yīng)的基本故障排除能力;然后，保證工作人員和軟件售后人員保持密切聯(lián)系，能夠通過各類手段實(shí)現(xiàn)診斷，盡快恢復(fù)系統(tǒng)功能。第三，網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范。首先，積極地培養(yǎng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全管理人員;其次，能夠設(shè)置路由器防火墻，保證其對出入數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描分析，能夠智能攔截病毒，提高系統(tǒng)的安全性。最后，提高操作者道德素養(yǎng)，杜絕企業(yè)數(shù)據(jù)的泄露，要求其使用專用優(yōu)盤和硬盤，并建立責(zé)任制，以此來達(dá)成制衡。

五、結(jié)語

企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制需要從人、技術(shù)、制度三個維度來切實(shí)地抓住關(guān)鍵形成一個嚴(yán)密的內(nèi)部控制網(wǎng)絡(luò)，使得所有資源能夠得到整合，提高會計電算化的優(yōu)勢，讓企業(yè)財務(wù)管理進(jìn)一步做好收支預(yù)算、財務(wù)核算，確保企業(yè)決策層可以獲得更全面的財務(wù)數(shù)據(jù)參考，做出科學(xué)合理的決策。

參考文獻(xiàn):

［1］王建明．淺談基于會計電算化系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制構(gòu)建［J］．市場周刊:理論版，2019(16):90－91．

［2］王瑞娟．淺談企業(yè)會計電算化管理中的內(nèi)部控制［J］．環(huán)球市場，2019(2):60，62．

［3］李潔．基于會計電算化系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制構(gòu)建［J］．北方經(jīng)貿(mào)，2019，410(1):96－99．

［4］王艷軍，金添．會計電算化的風(fēng)險與防范［J］．農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)，2002(6):45．

［5］王曉蕾．會計電算化的會計管理:評《會計信息化實(shí)用教程》［J］．廣東財經(jīng)大學(xué)學(xué)報，2019，34(3):114．

作者：周爽 單位：貴州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院