高等院校檔案管理信息化建設研究
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摘要：隨著科學技術的迅猛發展，計算機技術逐漸融入到日常工作和生活中，并給工作和生活帶來了天翻地覆的變化。對于高校檔案管理來說，信息技術的應用使管理工作更加準確完整、高效有序，同時對于檔案資源價值的開發、利用起到了很大的促進作用。本文將針對高校檔案管理信息化建設進行深入探討，并對高校檔案管理信息化發展過程中存在的問題提出合理的改善措施，從而促進高校檔案管理的信息化建設。
高校在開展各項事業和擴大招生規模的同時，檔案的數量、類別和載體在逐年增長，高校檔案利用范圍越來越大，服務對象越來越廣泛，與之相應的檔案管理工作的要求也在逐漸提高，加強高校檔案管理工作的信息化建設至關重要。隨著信息社會的不斷發展,信息化技術正逐步滲透到社會的各個領域,然而現階段高校檔案管理工作明顯滯后于檔案管理信息化的現實需求。新時期如何加快檔案工作的信息化進程、推進檔案事業的可持續發展,成為高校檔案工作面臨的一項重要課題。
一、高校檔案管理工作中存在的問題
（一）對檔案管理信息化建設缺乏重視隨著信息技術的不斷發展，高校檔案管理的作用愈發顯著。但很多高校一直將學校建設的重點放在提升教學質量上，將管理的重心投入到各項科研工作當中，并未充分認識到學校檔案管理工作的重要性。由于對檔案管理的重視不夠，從而忽略了學校檔案管理工作的開展。檔案管理工作作為高校管理的重要內容，對推進學校各項工作意義重大。目前，雖然很多高校在檔案管理過程中已經開展了信息化建設，但由于對檔案管理缺乏足夠的重視，在進行信息化建設的過程中投入的各項資源較少，導致檔案管理信息化建設進度較為緩慢。
（二）信息化建設缺乏相應的技術支持高校檔案管理工作在投入建設的過程中，不僅需要管理人員的重視，還需要先進的硬件設備以及軟件系統的共同支撐，但這必須有足夠的資金投入，才能夠促進檔案信息化建設的完成。相對來說，高校資金較為緊張，因而檔案管理的人力、物力、財力投入欠缺，計算機硬件、軟件設施薄弱，檔案管理數字信息化的軟、硬件系統更新升級緩慢，維護不及時，導致檔案管理信息化程度不夠，檔案管理的現代化程度不高，影響了檔案管理的信息化進程。這是很多高校的檔案管理信息化效率低的直接影響因素。
（三）高校檔案管理人員整體素質較低為了適應時代的發展，高校檔案管理人員應當不斷提升自身的管理水平，通過對檔案管理理論的學習和先進技術的運用，從而更加熟練地對高校的檔案資源進行有效地管理和整合，形成清晰的管理體系。但就目前高校的檔案管理人員來說，普遍存在知識儲備低下，管理水平較弱的現象。由于檔案管理人員能力的限制，導致高校的檔案管理工作無法與時俱進，從而影響了高校檔案管理的信息化和專業化的開展。
二、完善高校檔案管理信息化的措施
（一）加強重視，完善高校檔案管理制度為了更好地實現高校檔案的信息化管理，確保檔案信息化工作健康全面發展，應在在思想上給予重視，改變陳舊的檔案管理理念，明確信息化管理的重要性和必要性，制定符合高校檔案發展的有效措施和管理制度，完善檔案管理制度，實現對高校檔案的規范化管理。如果管理層在思想上缺乏對檔案管理的重視，那么在制定管理措施時，就會缺乏系統性或者不能從根本上提出相關的管理措施，無法對檔案事業的發展起到實質性的作用。應根據檔案管理的新要求結合新修訂的《中華人民共和國檔案法》，研究制定結合高校現代化檔案管理模式，運用新方法、新途徑把檔案信息化管理工作列入高校檔案管理的重要議事日程。
（二）培養高校檔案管理人才為提高高校檔案管理信息化管理水平，應要求檔案管理人員不斷提升專業知識和業務能力。首先定期定向開展專業技術培訓，加強學習專業技術、計算機技術能力，培養出能夠適應崗位需求的實踐性人才。其次，定期開展理論學習培訓，培養檔案管理人員先進的檔案管理理念與科學的管理方法。再次，定期開展職業素養、道德法規等方面的培訓，培養檔案管理人員的高效服務意識，提升檔案管理人員的綜合素質。最后，通過開展專題展覽和宣傳教育，增強對檔案管理重要性和責任性的認識，擴大檔案在高校的影響力。加強高校檔案管理信息化建設，打造一支數字信息化檔案管理人才隊伍，使檔案管理工作更好地為學生及社會服務。
（三）完善軟硬件設施高校檔案管理信息化建設需要資金支持。首先，需依托計算機技術、數字技術、現代通信技術等構建一個多元信息傳播、存儲系統設備，為檔案管理信息化工作的有效進行提供保障。其次，提高檔案管理工作的效率，需要完善、先進的硬件設備和軟件設施，定期更新計算機設備，更新優化檔案管理信息設備，定期對檔案管理信息化軟件進行升級，構建符合數字化信息化時代要求的現代化檔案管理系統。再次，重視網絡建設。現代的檔案形式多以電子檔案為主，要想對其充分利用就必須統一高校各個部門之間的檔案存儲模式，進行各部門的對接，通過流暢快捷的網絡技術，保證檔案傳輸與保存的順利，從而對其進行標準化的管理。最后，建立符合高校規劃檔案管理需要的數據庫，與其他部門數據庫進行對接，通過大數據技術的有效應用使檔案管理工作便捷有效，實現數據信息共享。隨著時代的進步、科技的發展，信息化技術應用于各行各業。互聯網技術的迅速崛起帶動了檔案管理工作的發展，微信、微博、網站、App等互聯網平臺為高校檔案的信息化管理提供了更好的途徑。通過線上、線下相結合的管理模式，使檔案管理工作能夠符合時展的需求，利用在線預約和查詢的方式降低檔案管理的管理成本，從而實現平臺和個人相互連接的便捷程度，增強用戶的體驗感，使高校的檔案管理信息化工作更好地為社會服務。高校檔案是高校發展、改革過程中重要組成部分，承載著高校成長與發展的歷史軌跡。結合高校實際情況，高校檔案管理工作必須根據時代要求不斷提升管理水平，全面發揮檔案管理信息化的作用。新時期對檔案管理工作提出了新的要求，因此加強檔案管理信息化建設至關重要。應加快推進檔案信息化建設，充分發揮檔案資源在高校建設與發展中不可替代的作用。
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作者：張紅 單位：西安建筑科技大學檔案館