大數(shù)據(jù)分析技術(shù)檔案信息管理成本預(yù)測(cè)

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摘要：大數(shù)據(jù)分析技術(shù)是“互聯(lián)網(wǎng)＋”的重要組成部分，是能夠?qū)⒒ヂ?lián)網(wǎng)創(chuàng)新技術(shù)與社會(huì)實(shí)際發(fā)展和經(jīng)濟(jì)進(jìn)步形成緊密聯(lián)系的紐帶，從目前的應(yīng)用場(chǎng)景來(lái)分析，可適應(yīng)多個(gè)領(lǐng)域的使用內(nèi)容，并逐步進(jìn)入到深度合作的范疇。運(yùn)行時(shí)融合傳統(tǒng)技術(shù)和管理模式，推動(dòng)新技術(shù)形成，提升原有體系內(nèi)的工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)組織變革，提升實(shí)體經(jīng)濟(jì)的生產(chǎn)力和創(chuàng)新力，形成更加廣泛深入的以互聯(lián)網(wǎng)作為基礎(chǔ)設(shè)施的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形態(tài)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；分析技術(shù)；檔案信息；成本預(yù)測(cè)

一、引言

企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中不可避免會(huì)產(chǎn)生各種類(lèi)型的成本，成本的產(chǎn)生雖然不可避免的，但是可以通過(guò)具體的措施來(lái)控制成本總量。管理成本是企業(yè)運(yùn)行階段最常見(jiàn)的一種成本，要對(duì)管理成本進(jìn)行預(yù)測(cè)就要有足量的對(duì)比數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行參考。

二、現(xiàn)階段檔案信息管理成本預(yù)測(cè)工作面臨的實(shí)際問(wèn)題

隨著企業(yè)體量的增長(zhǎng)，內(nèi)部信息的產(chǎn)生速度和產(chǎn)生總量都會(huì)發(fā)生極大的變化。對(duì)于負(fù)責(zé)檔案信息管理成本預(yù)測(cè)的人員而言，這樣的變化速度對(duì)于工作效率和質(zhì)量的影響幾乎是顯而易見(jiàn)的。我們重點(diǎn)分析一下兩者之間的關(guān)系以及此前在基于人工操作的邏輯進(jìn)行的相關(guān)嘗試。

（一）總體情況當(dāng)前檔案信息管理成本預(yù)測(cè)工作在實(shí)際操作過(guò)程中面臨的主要問(wèn)題分別為檔案管理缺乏規(guī)劃，硬件設(shè)施配置較為落后，各部門(mén)之間缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，當(dāng)前從業(yè)人員中專(zhuān)業(yè)學(xué)科畢業(yè)的人員數(shù)量嚴(yán)重不足，存在大量兼任情況。缺乏專(zhuān)業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)和教育背景的管理人員，目前所使用的檔案管理模式不先進(jìn)，落后于社會(huì)實(shí)際發(fā)展，檔案資源無(wú)法充分整合利用。檔案信息管理成本預(yù)測(cè)工作是保證企業(yè)各類(lèi)信息內(nèi)容能夠及時(shí)得到歸檔整理的工作，對(duì)于后續(xù)的信息調(diào)取、查看、共享工作有著重要的影響。目前大部分企業(yè)檔案信息管理成本預(yù)測(cè)工作都缺乏有力的抓手，工作重心缺失，缺乏有效手段控制效果。由于先前的認(rèn)識(shí)不足和技術(shù)限制，導(dǎo)致很多部門(mén)在檔案信息收集整理環(huán)節(jié)中缺乏有效監(jiān)督管理，相對(duì)應(yīng)的制度建立上尚未健全，難以獨(dú)立完成檔案信息管理工作。在事后查詢(xún)和日常檢查過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺漏缺失的情況。1.檔案管理方法較為落后檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，同時(shí)目前投入使用的檔案管理模式較為落后，有嚴(yán)重是遲滯表現(xiàn)，內(nèi)容更新速度低下，管理反饋緩慢。我國(guó)企業(yè)引入檔案信息管理成本預(yù)測(cè)工作的時(shí)間較晚，這使得很多企業(yè)對(duì)于這項(xiàng)工作的重要意義缺乏認(rèn)識(shí)，沒(méi)有配置相關(guān)部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人員。檔案信息管理成本的專(zhuān)業(yè)部門(mén)成立時(shí)間較晚，很多人員缺乏類(lèi)似的工作經(jīng)驗(yàn)，也缺乏對(duì)未來(lái)發(fā)展的準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)，因此，在涉及到系統(tǒng)構(gòu)建基礎(chǔ)建設(shè)時(shí)缺乏前瞻性，無(wú)法做到結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行合理的規(guī)劃布局，導(dǎo)致系統(tǒng)上線(xiàn)后，兼容性、穩(wěn)定性、拓展性都受到影響。

很多企業(yè)的檔案信息管理成本預(yù)測(cè)工作甚至還處在部門(mén)、人員、系統(tǒng)、規(guī)劃都缺失的狀態(tài)，嚴(yán)重影響到預(yù)測(cè)工作的推進(jìn)。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)工作的重要性缺乏而那時(shí)，導(dǎo)致必要的運(yùn)行經(jīng)費(fèi)不足，檔案管理的專(zhuān)門(mén)檔案室條件簡(jiǎn)陋，缺乏專(zhuān)業(yè)設(shè)備，無(wú)法確保檔案存放外部環(huán)境，也不符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作相應(yīng)工作流程人員篩選和具體操作流程的規(guī)范制定存在較大的遺漏，容易造成過(guò)程中檔案數(shù)據(jù)的遺失損壞。由于我國(guó)企業(yè)大部分開(kāi)展檔案信息管理成本預(yù)測(cè)工作都是在最近五年，先前我國(guó)并沒(méi)有大量相應(yīng)的成功管理案例能夠借鑒，導(dǎo)致前期規(guī)劃工作難以在一個(gè)準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行。參與檔案信息管理成本預(yù)測(cè)工作的人員中有很大一部分是缺乏類(lèi)似工作經(jīng)驗(yàn)沒(méi)有掌握必要工作技能的，無(wú)法完成準(zhǔn)確的信息系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行。即或如此，目前很多企業(yè)甚至連起碼的人員數(shù)量都無(wú)法保證。大部分檔案管理人員都是從其他崗位臨時(shí)委派或兼職而來(lái)他們?cè)谙惹暗墓ぷ鬟^(guò)程中缺乏對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)和相應(yīng)工作經(jīng)驗(yàn)積累，只能應(yīng)對(duì)簡(jiǎn)單的管理工作，而計(jì)算機(jī)技術(shù)雖然能夠提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理，但是對(duì)于操作者的專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求更高，目前的工作人員組成上不能實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)上完成全部的檔案管理工作，因此，使得檔案管理過(guò)程的價(jià)值和作用一直被限制住，無(wú)法發(fā)揮更多的用處，難以達(dá)到預(yù)想的信息管理狀態(tài)。2.檔案管理模式落后大部分企業(yè)目前使用的檔案管理模式并不先進(jìn)，企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間無(wú)法形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有相應(yīng)專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案工作人員一般只負(fù)責(zé)檔案文件的歸檔整理收集工作，而調(diào)動(dòng)使用則是由其他科室負(fù)責(zé)的，各部門(mén)之間缺乏信息共享，難以在實(shí)際工作時(shí)統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致很多明明處于系統(tǒng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的工作人員，但是對(duì)于檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，整個(gè)檔案管理和成本預(yù)測(cè)工作沒(méi)有一套統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的糾偏制度，過(guò)程中缺乏監(jiān)管。目前由于專(zhuān)門(mén)從事檔案信息整理和成本預(yù)測(cè)的工作人員數(shù)量較少，所以在人員數(shù)量限制情況下，大部分檔案信息管理部門(mén)都沒(méi)有配備相應(yīng)的檔案管理制度，由于缺乏相應(yīng)的檔案管理工作任務(wù)和機(jī)構(gòu)設(shè)置，所以這部分工作人員在日常工作時(shí)無(wú)法進(jìn)行檔案管理的熟悉和訓(xùn)練，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中能夠真正明確檔案管理工作重要性和具體工作內(nèi)容的人員數(shù)量始終維持在一個(gè)較低的水平，能夠發(fā)揮的作用長(zhǎng)期被限制。并且各科室工作人員缺乏信息共享意識(shí)和相應(yīng)的技術(shù)能力，導(dǎo)致各部門(mén)之間信息阻隔較嚴(yán)重，難以讓信息在部門(mén)之間自由流通，實(shí)現(xiàn)一定的信息阻塞情況。缺乏規(guī)范化管理制度建立也讓體系內(nèi)工作人員無(wú)法正確定位自己的工作職責(zé)，在日常工作中會(huì)引發(fā)工作人員工作積極性下降，責(zé)任意識(shí)降低，久而久之檔案管理工作體系中工作人員的隨意性增加，不利于長(zhǎng)久的管理和團(tuán)隊(duì)進(jìn)步。為未來(lái)跨區(qū)域檔案信息調(diào)動(dòng)和遠(yuǎn)程合作造成了阻礙。3.檔案資源無(wú)法充分利用目前檔案信息管理成本預(yù)測(cè)工作所需要的原始信息都是分?jǐn)偨o各有關(guān)部門(mén)各自負(fù)責(zé)的，由于缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，提前也無(wú)法做出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)把握，每一個(gè)部門(mén)依照自己的工作性質(zhì)和認(rèn)識(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和初步整理，很有可能因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不同導(dǎo)致出現(xiàn)大量的廢案，影響下一階段的資料使用。不同部門(mén)之間檔案無(wú)法對(duì)接的情況非常常見(jiàn)。而且由于企業(yè)配置的專(zhuān)門(mén)的檔案室軟硬設(shè)備都無(wú)法承接較大規(guī)模的檔案資源管理工作，因此，造成檔案資源中的關(guān)鍵信息無(wú)法被及時(shí)提取整合，造成了檔案資源的浪費(fèi)。

（二）信息化水平存在短板由于相關(guān)工作的開(kāi)展時(shí)間較短，缺乏現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)，管理制度不健全，部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理與成本預(yù)測(cè)之間的關(guān)系缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，針對(duì)檔案管理和成本預(yù)測(cè)工作的信息化過(guò)度面臨立足不穩(wěn)的局面。想要完成一個(gè)中等規(guī)模企業(yè)的檔案信息管理成本預(yù)測(cè)工作就需要一個(gè)健全的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)來(lái)維持。從前文分析中已經(jīng)可知傳統(tǒng)管理模式不適應(yīng)這種檔案管理工作的需求，在實(shí)踐過(guò)程中一定會(huì)遇到很多問(wèn)題，只能在信息平臺(tái)上進(jìn)行才能完成相關(guān)工作。但是系統(tǒng)建設(shè)的前期是需要投入大量人力資源和時(shí)間成本的，目前企業(yè)進(jìn)行檔案信息管理的人員數(shù)量本來(lái)就很有限，在這樣的情況下還要求其同時(shí)負(fù)責(zé)兩份工作且第二個(gè)工作在操作邏輯上完成與熟悉的流程模式不同，這對(duì)于相關(guān)人員而言壓力太大。檔案管理系統(tǒng)人員的精力和時(shí)間有限無(wú)法快速推動(dòng)相關(guān)系統(tǒng)的落地，無(wú)法在承接更多向信息化平臺(tái)轉(zhuǎn)變的工作，因此，導(dǎo)致檔案信息化水平較低，并且在短時(shí)間內(nèi)如果不能解決人員補(bǔ)充和標(biāo)準(zhǔn)化制度建立那么信息化，水平較低的現(xiàn)狀，還會(huì)維持很長(zhǎng)的一段時(shí)間。另一方面是各部門(mén)之間信息共享程度較低，即使檔案管理部門(mén)完成了檔案信息數(shù)字化工作，由于部門(mén)之間缺乏統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際部門(mén)合作過(guò)程中也會(huì)由于不同部門(mén)之間的格式流程影響到信息，在平臺(tái)上的共享和遠(yuǎn)程操作。

三、推進(jìn)檔案信息管理成本預(yù)測(cè)工作優(yōu)化的策略

（一）活用大數(shù)據(jù)技術(shù)減少工作阻力大數(shù)據(jù)技術(shù)的一大優(yōu)勢(shì)就是能夠直面海量信息內(nèi)容，從中進(jìn)行操作。要對(duì)著一個(gè)特點(diǎn)進(jìn)行持續(xù)的發(fā)掘，試圖以新的方式來(lái)減少工作中遇到的阻力。首先要實(shí)現(xiàn)一個(gè)基本的信息化操作平臺(tái)的搭建，這部分工作完全是由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行的，檔案管理人員不會(huì)介入其中，也不會(huì)對(duì)其工作內(nèi)容造成影響，實(shí)現(xiàn)初步的數(shù)據(jù)共享和流通之后就可以嘗試改變過(guò)去的工作流程和邏輯。通過(guò)實(shí)驗(yàn)性質(zhì)的操作來(lái)呈現(xiàn)各部門(mén)現(xiàn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)制度和區(qū)別，進(jìn)行整體性整合。另一方面要從基層工作人員處著手，首先要讓其能夠正確認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)能夠?qū)ぷ餍蕩?lái)的影響，讓其能夠?qū)ζ溆幸粋€(gè)大致的概念。在實(shí)際系統(tǒng)搭建時(shí)也要注意區(qū)分“互聯(lián)網(wǎng)＋”與“＋互聯(lián)網(wǎng)”的區(qū)別。所謂的“＋互聯(lián)網(wǎng)”可以理解為傳統(tǒng)信息檔案管理工作與線(xiàn)上網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)延伸，它是將一些基礎(chǔ)工作，由線(xiàn)下操作簡(jiǎn)單的移植到互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中，而“互聯(lián)網(wǎng)＋”則是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行處理分析，獨(dú)立完成其改進(jìn)完善和創(chuàng)新工作，只有后者能夠從根本上改善檔案管理工作的效率。

（二）提高標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平針對(duì)目前各部門(mén)之間關(guān)于檔案管理制度建立的區(qū)別，吸取不同信息來(lái)源的特點(diǎn)和側(cè)重點(diǎn)，根據(jù)信息數(shù)據(jù)特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行分類(lèi)管理，準(zhǔn)確合理科學(xué)的檔案管理制度，該管理制度不能照搬過(guò)去傳統(tǒng)的檔案制度，而是應(yīng)該結(jié)合成本預(yù)測(cè)的實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行信息篩選。在信息采集和格式確立時(shí)從實(shí)際出發(fā)著眼于如何提升數(shù)據(jù)信息處理效率和工作質(zhì)量，達(dá)成更高效的工作狀態(tài)。并能夠在調(diào)查程度上貼合當(dāng)前大部分部門(mén)關(guān)于檔案管理工作制度建立的先例，既不閉門(mén)造車(chē)，也不完全推倒重來(lái)，節(jié)約制度建立的時(shí)間，同時(shí)也減少新制度推行過(guò)程中對(duì)各部門(mén)進(jìn)行接軌熟悉所需花費(fèi)的時(shí)間和過(guò)程中要消耗的資源。

四、結(jié)束語(yǔ)

為了提高檔案信息管理成本預(yù)測(cè)精度引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行深度參與，從實(shí)際效果來(lái)看確實(shí)有效，但目前基于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理工作企業(yè)數(shù)量還是很少，本文通過(guò)分析原因給出相關(guān)策略的方式希望能夠?qū)@一情況產(chǎn)生一些良性推動(dòng)。

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作者：王秀軍 單位：梁山縣發(fā)展和改革局